agenda de trabajo

Agenda de trabajo

Actividad Responsable Horario

Registro 09:30 – 10:00

Bienvenida contextualización Vicerrectoría Ejecutiva 10:00 – 10:30

Sistema de gestión financiera (contabilidad gubernamental)•Modelo conceptual•Catálogos contables (aprobados)

Dirección de Finanzas 10:30 – 11:00

Cronograma P3e COPLADI 11:00 – 11:15

Modificaciones al SIIAU WEB P3e COPLADI y CGTI 11:15 – 11:45

Consideraciones para la integración de los proyectos

COPLADI 11:45 – 12:00

…Agenda de trabajo

Actividad Responsable Horario

Preguntas y respuestas 12:00 – 12:30

Receso 12:30 -12:45

Comprobación financiera Contraloría General 12:45 – 13:00

Asuntos varios 13:00 – 14:00

Cierre de la sesión 14:00

BienvenidaContextualización

Consideraciones generales Se han integrado los catálogos armonizados al sistema P3e para que la

planeación y la programación proporcionen los datos requeridos para elaborar los informes que requiere la LGCG a inicios del 2012. En el 2013 se tendrá un sistema simplificado integrado a la contabilidad en tiempo real.

Se elaboraron nuevos reportes que permiten organizar los montos programados por línea estratégica, programa, objetivo, estrategia, fondo y objeto de gasto.

Se incluyen algunas recomendaciones para la integración de los proyectos en la primera fase del modelo sistémico de evaluación, es decir, la evaluación de entrada (ex ante). Además se retoma la evaluación de salida (ex - post) a través del registro en sistema del avance de las metas de los proyectos para obtener del sistema el informe de gestión financiera.

Continuación

Para el año 2012 la asignación para el subsidio ordinario será del 80% sobre la base del 100% del ejercicio 2010. Para la AG y a los CU con ese recurso tendrán que considerar atender gasto operativo más contratos.

Es importante atender los tiempos establecidos para el cierre del ejercicio 2011 a efecto de poder iniciar las operaciones del ejercicio 2012 conforme lo requiere la LGCG.

Sistema de Gestión Financiera (SGF) - Contabilidad gubernamental

Planeación y programación

Patrimonio

Administración de la nómina

Administración de la plantilla

Pensiones y jubilaciones

Transparencia

Administración de catálogos

Financiamiento

Ejercicio presupuestal

Sistema de Gestión Financiera

Sistema de Gestión Financiera

Contabilidad institucional

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Evaluación

Modelo conceptual

9

Modelo conceptual

Administración de catálogosAdministración de catálogos

Transparencia Transparencia

Entrada - Salida

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Módulos

Pensiones y jubilacionesPensiones y jubilacionesAdministración de plantillaAdministración de plantilla

Módulos que alimentan al SGF

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Módulos que integran el SGF

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PatrimonioPatrimonioPlaneación y programaciónPlaneación y programación

Contabilidad institucionalContabilidad institucional FinanciamientoFinanciamientoEjercicio presupuestalEjercicio presupuestal

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• ObjetivoDar cumplimiento a la aplicación y

registro de los momentos contables establecidos en la Ley General de Contabilidad Gubernamental a través de los procedimientos identificados y de acuerdo a las operaciones que se llevan a cabo en las diferentes dependencias de la Red Universitaria, para contar con información contable integrada en tiempo real mediante herramientas tecnológicas que permitan la consolidación del registro contable.

• ResponsableDirección de Finanzas

• AlcanceDesde la integración, formulación y

aprobación del presupuesto de egresos, hasta la ejecución del pago realizado por la Unidad Responsable de Gasto en el ejercicio de una partida específica.

…Módulos que integran el SGF

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EvaluaciónEvaluación

…Módulos que integran el SGF

Catálogos contables

Catálogo Administrador de CatálogoClasificador Administrativo Secretaria General

Clasificador Económico Dirección de Finanzas

Clasificador Funcional del GastoCoordinación General de Planeación y Desarrollo Institucional

Clasificador por Objeto del Gasto Dirección de finanzasClasificador por Tipo de Gasto Dirección de FinanzasClasificador por Rubro de Ingresos Dirección de Finanzas

Clasificador ProgramáticoCoordinación General de Planeación y Desarrollo Institucional

Catálogo de Bienes Muebles Coordinación General de Patrimonio

Plan de Cuentas Dirección de Finanzas

Catálogo de Cuentas Bancarias Dirección de FinanzasCatálogo de Eventos Dirección de FinanzasCatálogo de Fondos Dirección de FinanzasCatálogo de Clientes Dirección de FinanzasCatálogo de Proveedores Coordinación General Administrativa

Catálogo de Proyectos Vicerrectoría Ejecutiva

Códigos de Trabajadores Coordinación General de Recursos Humanos

Catálogo de Pólizas Dirección de Finanzas

Catálogos de Aranceles (conceptos) Dirección de Finanzas

Catálogos de Referencias Dirección de Finanzas

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Aprobados por el Grupo de Armonización Contable

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Concepto Responsable

Clasificador Administrativo Secretaría General

Catálogo de Fondos Dirección de finanzas

Clasificador por Objeto del Gasto Dirección de Finanzas

Clasificador Funcional del Gasto Coordinación General de Planeación y Desarrollo Institucional

Clasificador por Rubro de Ingresos Dirección de Finanzas

Clasificador Programático Coordinación General de Planeación y Desarrollo Institucional

Clasificador por Tipo de Gasto Dirección de Finanzas

Responsabilidades y atribuciones del administrador de catálogo

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• Nombrar al Responsable del Mantenimiento de Catálogo quién deberá: Realizar altas, bajas y edición de cuentas del catálogo del cual son

administradores• La baja de cuentas solo aplicará para aquellas que no tengan registros

contables• Una vez realizada la actualización se deberá registrar en sistema

Proponer modificaciones de la información contenida excepto en las cuentas del CONAC.

Realizar el mantenimiento dentro del plazo establecido. Notificar la actualización de cuentas a los responsables de catálogos que

se vinculen. 1)

Notificar el cambio a los usuarios del catálogo.

Notas: 1) El sistema automáticamente lo realiza una vez que el validador realizó la pre-validación del catálogo con vinculación.

El formato de aprobación de catálogos será utilizado únicamente para nuevos catálogos.

Responsabilidades y atribuciones del:

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Administrador del módulo

Realizar altas, bajas y edición de cuentas emitidas por el CONAC de todos los catálogos que integren el módulo

Validador

Aceptar o rechazar las modificaciones realizadas por el administrador de catálogo

Dar seguimiento a la actualización de cuentas en el caso de catálogos vinculados

Nota:

El formato de aprobación de catálogos será utilizado únicamente para nuevos catálogos.

Vinculación

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20

Formato “Aprobación de Catálogo”

Cronograma P3e

Cronograma para el proceso de elaboración de proyectos P3e, integración del presupuesto inicial 2012 y evaluación de los proyectos P3e 2011

Como parte del proceso de evaluación, las entidades que conforman la Red realizarán el registro de avance de las metas de los proyectos de manera semestral.

Cronograma para el proceso de elaboración de proyectos P3e, integración del presupuesto inicial 2012 y evaluación de los proyectos P3e 2011

Niveles de integración de los proyectosIn

tegr

ació

nIn

tegr

ació

n

Modificaciones al SIIAU WEB P3e

CarátulaModificaciones a la carátula de proyectos 2012.

Fondo LGCGFondo LGCG

Clasificador Funcional de Gasto

Clasificador Funcional de Gasto

26 P3e 2012

Cuando se elige el Fondo, automáticamente se carga el fondo

LGCG.

Cuando se elige el Fondo, automáticamente se carga el fondo

LGCG.

Fondo armonizado con la Ley General de Contabilidad Gubernamental (LGCG).

27 P3e 2012

…Carátula

Clasificador funcionalClasificador funcional

Clasificador Funcional del Gasto.

28 P3e 2012

…Carátula

Recurso

Tipo de GastoTipo de Gasto

Tipo de gasto, se carga de forma automática cuando se elige la cuenta de gasto.

29 P3e 2012

Se debe de seleccionar el Fondo LGCG.


Recursos de fondo 1102 (Ingresos Propios).

30 P3e 2012

…Recurso

Contrato

Fondo LGCGFondo LGCG

Se muestra el fondo seleccionado en la caratula.

31 P3e 2012



Contratos de fondo 1102 (Ingresos Propios).

32 P3e 2012

…Contrato

Reportes

Nuevos ReportesNuevos Reportes

Se incluyen nuevos reportes.

33 P3e 2012

…Reportes

AñoAño

EntidadEntidad

ReportesReportes

Se elige un reporte y se consulta la información por entidad y año.

34 P3e 2012

…Reportes

35 P3e 2012

…Reportes

36 P3e 2012

…Reportes

37 P3e 2012

…Reportes

38 P3e 2012

Criterios

• Contratos laborales (criterios para la programación)• Asignación de recursos fondo 1101 (1.1.1.) – subsidio ordinario 2012, 80%

según la base del ejercicio 2010

Consideraciones para la integración de los proyectos P3e

(Evaluación ex – ante, evaluación al desempeño)

Plan de desarrollo InstitucionalVisión 2030

Dimensión transversal de evaluación

La evaluación se entiende como el proceso continuo, integral y participativo que permite identificar una problemática, y analizarla y explicarla mediante información relevante. Como resultado proporciona juicios de valor que sustentan la consecuente toma de decisiones…

En el caso específico de la Universidad de Guadalajara, la evaluación es el proceso de carácter institucional que permite brindar información oportuna y pertinente para la toma de decisiones en los niveles directivos de la Red Universitaria, a fin de contar con los elementos suficientes para consolidar las políticas, planes y programas y conducir a la Red hacia el logro de su misión, visión, objetivos y metas. La evaluación tiene como fin determinar sistemática y objetivamente la pertinencia, eficacia, eficiencia e impacto de todas las actividades, a la luz de sus objetivos. Se trata de un proceso organizativo para mejorar de manera continua las actividades y ayudar a la administración en la planeación, programación y toma de decisiones futuras. …

Fuente: Plan de Desarrollo Institucional, Visión 2030, páginas 42 y 43

La ASF y la Ley General de Contabilidad Gubernamental

La evaluación es una tendencia de carácter generalizado en el ámbito nacional, principalmente a través de un organismo (Auditoría Superior de la Federación - ASF) y por medio de la Ley General de Contabilidad Gubernamental.

La ASF realiza una serie de auditorías con carácter anual a las cuentas públicas, esto con el fin de fiscalizar la gestión financiera y comprobar que el ejercicio, registro y control de los recursos federales se ajustaron a las disposiciones legales y normativas aplicables. La cuenta 2009 de la UdeG fue auditada por este organismo.

La LGCG aplicará a todos los organismos o instituciones que reciben recursos de origen público. Esta ley entrará en vigor a partir del primero de enero del año 2012, implicando un proceso complejo de armonización contable y para el cual ya se está trabajando.

El CONAC y la LGCG

El Consejo Nacional de Armonización Contable (CONAC) es el órgano de coordinación para la armonización de la contabilidad gubernamental, este tiene por objeto la emisión de las normas contables y lineamientos para la generación de información financiera.

Los instrumentos normativos, contables, económicos y financieros emitidos por la CONAC deben ser implementados por los entes públicos a través de las adiciones, modificaciones y reformas a su marco jurídico.

Para cumplir con los requerimientos de la CONAC y por tanto de la LGCG, la UdeG está siendo asesorada por INDETEC, asistiéndose al mismo tiempo a los congresos y talleres de la AMEREIAF.

La LGCG y la evaluación al desempeño

Artículo 54.- La información presupuestaria y programática que forme parte de la cuenta pública deberá relacionarse, en lo conducente, con los objetivos y prioridades de la planeación del desarrollo. Asimismo, deberá incluir los resultados de la evaluación del desempeño de los programas federales, de las entidades federativas, municipales y de las demarcaciones territoriales del Distrito Federal, respectivamente, así como los vinculados al ejercicio de los recursos federales que les hayan sido transferidos. Para ello, deberán utilizar indicadores que permitan determinar el cumplimiento de las metas y objetivos de cada uno de los programas, así como vincular los mismos con la planeación del desarrollo.

ASF: la auditoría al desempeño de la UdeG

La importancia de contar con procesos de evaluación permanentes y a partir de los compromisos institucionales, se ve acentuada a partir de las observaciones realizadas por la Auditoría Superior de la Federación en la Auditoría de Desempeño: 09-4-99024-07-0255*, realizada a la Universidad de Guadalajara para el ejercicio fiscal 2009 y que forma parte del Informe del Resultado de la Fiscalización Superior de la Cuenta Pública 2009 (Febrero 2011). El objetivo de dicha auditoría fue: Fiscalizar el desempeño de la universidad, mediante sus indicadores de capacidad, competitividad e innovación académica y de gestión institucional, para verificar que se avanzó en la consecución de los objetivos de fortalecer la planeación estratégica; de mejorar la calidad de la educación superior, la calidad de sus programas educativos y sus procesos de gestión; de fomentar el aprendizaje efectivo de los estudiantes y procesos de autoevaluación y evaluación externa, así como de cerrar brechas de calidad dentro de las Dependencias de la Educación Superior, mediante el Programa Integral de Fortalecimiento Institucional.

* http://www.asf.gob.mx/Trans/Informes/IR2009i/Tomos/Tomo4/2009_0255_aa.pdf

http://www.asf.gob.mx/Trans/Informes/IR2009i/Tomos/Tomo4/2009_0255_aa.pdf

http://www.asf.gob.mx/Section/58_Informes_de_auditoria

http://www.asf.gob.mx/Trans/Informes/IR2009i/Tomos/Tomo4/2009_0255_aa.pdf

La evaluación al desempeño

La evaluación al desempeño representa la revisión de una entidad a la luz de factores de desempeño que se consideran críticos para cumplir con su misión, en los términos de la visión que para ella se haya adoptado

Este tipo de evaluación atiende con mayor énfasis al concepto de eficacia, es decir, se enfoca a evaluar los factores (acciones, recursos, procesos, etc.) de los cuales depende fundamentalmente el logro de los objetivos del ente y, por consecuencia, de la misión y visión. Por otra parte, tiene el propósito fundamental de determinar si las dependencias y entidades cumplen, no sólo con la normatividad, programas y metas establecidos, sino también con las expectativas de la población que recibe sus bienes y servicios, y si los recursos humanos, materiales, financieros y tecnológicos utilizados para producirlos u otorgarlos son razonables, debiendo evaluar la eficiencia y eficacia en el cumplimiento de los objetivos para los cuales fueron creadas.

Compromisos institucionales y evaluación de proyectos

No es posible cumplir de manera total los compromisos institucionales si no se lleva a cabo el seguimiento de los mismos, estos es, verificar en qué medida las acciones que se desarrollan permitirán alcanzar los objetivos establecidos y en su caso aplicar medidas correctivas. En este sentido, uno de los principales referentes para cualquier proceso de evaluación continua que se realice en el ámbito institucional debe ser los proyectos cargados en el sistema P3e, ya que estos vienen a ser los instrumentos mediante los cuales la Universidad trata de alcanzar sus finalidades institucionales. La evaluación de estos proyectos debe realizarse mediante el modelo CIPP ya que este hace énfasis en la mejora, orientándose además al fortalecimiento de la toma de decisiones. Este modelo fue aprobado por el Consejo de Rectores.

EVALUACIÓN DEL CONTEXTO

INSTITUCIONAL-PDILÍNEAS ESTRATÉGICASOBJETIVOS ESTRATÉGICOSINDICADORES ESTRATÉGICOS

POLÍTICAS INSTITUCIONALES

MISIÓN y VISIÓN

METAS

EVALUACIÓN DEL CUMPLIMIENTO DE

OBJETIVOS(PDI)

EVALUACIÓN Ex - ante

ALINEACIÓN, PERTINENCIA Y CONSISTENCIA DE LOS

PROYECTOS

EVALUACIÓN Durante

REGISTRO DE AVANCE DE LOS PROYECTOS,

INFORMES DE GESTIÓN FINANCIERA

EVALUACIÓN Ex - post

CUMPLIMIENTO DE LOS OBJETIVOS DE LOS

PROYECTOS

ANÁLISIS DEL INTERNO Y DEL ENTORNO

Modelo de evaluación sistémico P3eAprobado por el Consejo de Rectores en 2004

Programas Operativos

Anuales en base a proyectos

ENTIDADES DE LA RED - PERLÍNEAS ESTRATÉGICASOBJETIVOS PERINDICADORES PERMETAS

Modelo de evaluación sistémico P3eLínea de tiempo y ejercicios fiscales

Evaluación “ex - ante”

Evaluación

“ex -

post”

Ejercicio 2011

Ejercicio 2012

Ejercicio 2013

Octubre2011

Noviembre 2011

Enero2012

Febrero - Octubre2012

Evaluación “Durante”

(julio)

Noviembre

2012

Evaluación

“ex - ante”

Evaluación “ex - post”

Enero 2013

Recomendaciones para la evaluación de entrada (ex-ante) de los proyectos P3e 2012

Criterio: ALINEACIÓN

La alineación del proyecto (bajo qué eje, objetivo y estrategia operará, tiene coincidencia o aporta para su logro) debe ser lógica y evidenciarse en la justificación y en los objetivos del proyecto.

¿Hay correspondencia entre el proyecto y las políticas institucionales del PDI?

¿Hay correspondencia entre el proyecto y la línea estratégica del PDI en el cual se le inscribió?

¿En lo enunciado en la justificación y objetivos del proyecto es clara la alineación con relación a la línea, objetivo o estrategia del PDI que se seleccionaron para ubicar al proyecto?

¿En lo enunciado en la justificación y objetivos del proyecto es clara la alineación con relación a la línea, objetivo o estrategia del PER que se seleccionaron para ubicar al proyecto?


Criterio: PERTINENCIA

Este criterio observa que la realización de los proyectos sea oportuna, adecuada y conveniente, tanto en el marco de la dependencia que los propone como de los planes y programas de desarrollo de la instancia superior y de la institución.

¿El proyecto está orientado a reducir algún rezago y/o asimetría (programa educativo, servicios académicos, administración-gestión, etc.)?

¿El proyecto tiene que ver o impacta directamente con la función (sustantiva y/o adjetiva) de la Ures donde se origina?

¿El proyecto hace un aporte sustancial al objetivo del PER/PDI de la entidad a la cuál pertenece la Ures que lo elaboró?


Criterio: COHERENCIA INTERNA

Cada una de las partes de los proyectos (justificación, objetivos, metas, actividades etc.) deberán tener relación entre sí. De acuerdo a este criterio debe revisarse la estructura del proyecto para verificar el orden de los elementos y la relación lógica que existe en cuanto al contenido.

¿Las partes redactadas del proyecto (justificación, objetivos, metas y actividades) se expresan de manera clara y concisa? ¿Cada uno de los apartados del proyecto se articula entre sí y se advierte coherencia interna entre sus partes?La justificación enuncia con claridad el por qué es importante realizar el proyecto a nivel de Ures o Entidad.¿El objetivo general Indica claramente cuáles son los resultados esperados?¿Los objetivos particulares especifican qué es lo que se espera obtener o se pretende alcanzar? ¿Están secuenciados y son suficientes para el logro del objetivo general?¿Los indicadores están bien construidos? ¿Permiten medir el avance del objetivo que se pretende alcanzar?Los recursos materiales son los adecuados para la realización de las actividades?


Criterio: CONSISTENCIA

Este criterio es básicamente para revisar que la información contenida en el proyecto sea real y susceptible de comprobarse. Se deberá considerar que la información técnica como objeto de gasto, fondos, estructura programática, etcétera, sea la correcta y acorde con las normas y políticas del presupuesto de ingresos y egresos.¿La información programática -presupuestal del proyecto (actividades, fondo, tipo de recursos y cuentas por objeto de gasto) es acorde con las normas y políticas del Presupuesto de Ingresos y Egresos de la Universidad de Guadalajara?¿La información referente a programa, fondo, recursos y cuentas por objeto de gasto es correcta y acorde con las actividades enunciadas en el proyecto?¿La información programática -presupuestal del proyecto (actividades, fondo, tipo de recursos y cuentas por objeto de gasto) respeta lo establecido en el Reglamento de Adquisiciones, Arrendamientos y Contratación de Servicios?¿La información programática -presupuestal del proyecto (actividades, fondo, tipo de recursos y cuentas por objeto de gasto), de ser el caso, respeta lo establecido en el Reglamento de Obras y Servicios Relacionados con las mismas de la Universidad de Guadalajara?¿Las actividades del proyecto referentes a consumos y gastos por concepto de combustibles, lubricantes, refacciones, reparaciones, servicios y mantenimiento de los vehículos oficiales, es correcta y acorde con el acuerdo vigente emitido por el C. Rector General, relacionado con los “Lineamientos para Vehículos Oficiales de la Universidad de Guadalajara”?¿Hay rubros o costos en alguna(s) actividad(es) del proyecto que sugiere usted sean revisados?


Resultado de la evaluación del proyecto.

¿De acuerdo a los respuestas obtenidas en los criterios, vistos como un conjunto, el proyecto debe ser: aprobado, modificado, rechazado?

¿Qué observaciones son de carácter general al conjunto de los proyectos de las URG de la Entidad presupuestal?


Recomendaciones para la elaboración de actas en el contexto de la evaluación de proyectos

Si bien existe una serie de elementos normados jurídicamente en cuanto a la elaboración de actas relativas a los órganos de gobierno institucionales, es deseable que aquellas que se refieran específicamente a la aprobación de proyectos P3e compartan una serie de elementos que faciliten su evaluación en el corto y mediano plazo. En este sentido resulta de importancia fundamental el trabajo, en cada nivel de aprobación, de los órganos colegiados ya que ellos tienen la responsabilidad y compromiso de asegurar la congruencia y pertinencia de los proyectos. Estas son las recomendaciones para el trabajo:

• Desglose detallado de los proyectos y montos por línea estratégica y objetivo PER.

• Un análisis de cómo impactarán los proyectos en los indicadores de los objetivos PER y en los indicadores del objetivo relacionado del PDI.

• Descripción de la forma en que se consideraron en los proyectos las políticas generales, las políticas de las líneas estratégicas y las dimensiones transversales del Plan de Desarrollo Institucional Visión 2030.

Comprobación financiera

EjercicioAdeudo

al 26 de septiembre

Comprobado

31 de octubre

Adeudo

al 04 de noviembre

%

Comprobado

2008 3,177,676.41 620,052.31 2,557,624.10 19.51

2009 132,917,727.97 37,990,411.92 94,927,316.05 28.58

2010 62,005,146.56 20,241,779.50 41,763,367.06 32.65

2011 251,349,914.51 75,039,437.82 176,310,476.69 29.85

Total 449,450,465.45 133,891,681.55 315,558,783.90

Avances en comprobación financiera de saldos vencidos

Nota.

Información con aplicación de comprobaciones recibidas en la Dirección de Finanzas, al 31 de octubre de 2011.

Asuntos varios

agenda de trabajo

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