adriana burgoa gutiérrez · importancia y métodos para el manejo de documentos en una empresa ....
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Control de Sistemas de Archivo.
Adriana Burgoa Gutiérrez
A. Descripción de los sistemas de archivo
Resultado de Aprendizaje: Implementa archivos alfabéticos aplicando los lineamientos
establecidos por la empresa
Sistemas de Archivo
Arreglo de equipo y suministros que
permiten el almacenamiento de
documentos de acuerdo con un
plan definido.
Capacidad de lograr el efecto que
se desea o se espera
Eficacia
La comunicación escrita aporta seriedad y formalidad en toda transacción comercial.
Puede ser interna o externa. En toda empresa, sea grande o pequeña, se crean, reciben, procesan, transmiten y registran documentos que facilitan el trabajo.
Importancia y métodos para el manejo de documentos en una empresa
Tipos de comunicación
escrita
Interna:
Circular
Memorando
Convocatoria
Acta de Juntas
(minuta)
Informes
Tipos de comunicación
escrita
Externa:
Carta comercial: Dirigirnos a
nuestros clientes
Escritos oficiales: Oficios y
certificados
Escritos de carácter social: Invitaciones, felicitaciones.
Medio de prueba legal
Que una comunicación escrita tenga
el valor de constancia, le otorga una
nueva propiedad: ser medio de
prueba legal en caso de litigio. Esto se
debe a que es un testimonio fiel de las
condiciones en que se hizo una
transacción.
CONCLUSIÓN
Los documentos de una empresa
deben ser ordenados para su pronta
localización, utilizando diferentes
sistemas de archivo de acuerdo a las
necesidades de la empresa.
Equipo funcional de archivo
Gaveta Guías Archivero con
4 gavetas
Marbete de
gaveta con
título simple
Marbete de gaveta
con título doble
D - F
Guías
Son de cartón o
fibra.
Dividen la gaveta
en secciones.
Sostienen los
documentos.
Son un poco más
grandes que las
carpetas.
Títulos o encabezamiento de las guías
Pueden ser
simples o dobles.
Deben ser cortos
para ser leídos
con rapidez.
A-AL
Ventajas títulos simples
Permiten una fácil
expansión de los
sistemas de
archivo, debido a
que las guías
secundarias o
adicionales
pueden ser
introducidas
donde se
necesite una
subdivisión.
Ventajas títulos dobles
Muestran la
extensión total de
la sección que
ocupa la guía.
A-AL
Carpetas o folders
Cuando
contienen
correspondencia,
se llaman
expedientes
La máxima
capacidad es de
100 hojas
Títulos para expedientes
Los títulos se
escriben en cintas
de papel
engomado
(membretes).
Las palabras del
título deben
escribirse a
máquina.