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Control de Sistemas de Archivo.
Adriana Burgoa Gutiérrez
A. Descripción de los sistemas de archivo
Resultado de Aprendizaje: Implementa archivos alfabéticos aplicando los lineamientos
establecidos por la empresa
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Sistemas de Archivo
Arreglo de equipo y suministros que
permiten el almacenamiento de
documentos de acuerdo con un
plan definido.
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Capacidad de lograr el efecto que
se desea o se espera
Eficacia
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La comunicación escrita aporta seriedad y formalidad en toda transacción comercial.
Puede ser interna o externa. En toda empresa, sea grande o pequeña, se crean, reciben, procesan, transmiten y registran documentos que facilitan el trabajo.
Importancia y métodos para el manejo de documentos en una empresa
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Tipos de comunicación
escrita
Interna:
Circular
Memorando
Convocatoria
Acta de Juntas
(minuta)
Informes
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Tipos de comunicación
escrita
Externa:
Carta comercial: Dirigirnos a
nuestros clientes
Escritos oficiales: Oficios y
certificados
Escritos de carácter social: Invitaciones, felicitaciones.
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Medio de prueba legal
Que una comunicación escrita tenga
el valor de constancia, le otorga una
nueva propiedad: ser medio de
prueba legal en caso de litigio. Esto se
debe a que es un testimonio fiel de las
condiciones en que se hizo una
transacción.
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CONCLUSIÓN
Los documentos de una empresa
deben ser ordenados para su pronta
localización, utilizando diferentes
sistemas de archivo de acuerdo a las
necesidades de la empresa.
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Equipo funcional de archivo
Gaveta Guías Archivero con
4 gavetas
Marbete de
gaveta con
título simple
Marbete de gaveta
con título doble
D - F
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Guías
Son de cartón o
fibra.
Dividen la gaveta
en secciones.
Sostienen los
documentos.
Son un poco más
grandes que las
carpetas.
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Títulos o encabezamiento de las guías
Pueden ser
simples o dobles.
Deben ser cortos
para ser leídos
con rapidez.
A-AL
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Ventajas títulos simples
Permiten una fácil
expansión de los
sistemas de
archivo, debido a
que las guías
secundarias o
adicionales
pueden ser
introducidas
donde se
necesite una
subdivisión.
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Ventajas títulos dobles
Muestran la
extensión total de
la sección que
ocupa la guía.
A-AL
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Carpetas o folders
Cuando
contienen
correspondencia,
se llaman
expedientes
La máxima
capacidad es de
100 hojas
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Títulos para expedientes
Los títulos se
escriben en cintas
de papel
engomado
(membretes).
Las palabras del
título deben
escribirse a
máquina.