Administración de Administración de proyectos Tecnológicos proyectos Tecnológicos (Microsoft Project Parte 1)(Microsoft Project Parte 1)

ObjetivoObjetivo: Realizar el proceso de administración : Realizar el proceso de administración de proyectos tecnológicos a través de la de proyectos tecnológicos a través de la observación de las etapas y la realización de observación de las etapas y la realización de un ejercicio práctico de forma sistemática.un ejercicio práctico de forma sistemática.

Administración de Proyectos Tecnológicos

Por: Adolfo José Araujo JaimesPor: Adolfo José Araujo Jaimes

adolfo_araujo@yahoo.com adolfo_araujo@yahoo.com www.ingwebsu.wordpress.cwww.ingwebsu.wordpress.com om www.linkedin.com/in/www.linkedin.com/in/ajaraujoajaraujo

Administración de Proyectos Tecnológicos

MS ProjectMS ProjectParte de la Microsoft Office System (Cliente)

Microsoft Office Server

Aplicación para administrar proyectos a través de tablas, gráficos y formularios

Tablas similares a Excel

Gráficos: Grantt, PERT, Calendario (similar a Outlook)

Formularios: Solicitan o proveen información

http://office.microsoft.com/es-hn/projectserver/

http://office.microsoft.com/es-hn/project/

Alternativa Gratuitahttp://www.project-open.com

Interfaz de Usuario 2007Interfaz de Usuario 2007

Creación Nuevo ProyectoCreación Nuevo Proyecto

Proyecto / Información del ProyectoProyecto / Información del Proyecto

Se tiene establecido la fecha de inicio o de finalización (restricción)

Definir el Calendario LaboralDefinir el Calendario Laboral

Herramientas / Cambiar Calendario de TrabajoHerramientas / Cambiar Calendario de TrabajoTipo de calendario: Estándar, 24 horas, Nocturno

Días de trabajo y feriados (ej.:Día del maestro)

Horas de entrada y salida

Definir el Calendario LaboralDefinir el Calendario Laboral

Herramientas / Cambiar Calendario de TrabajoHerramientas / Cambiar Calendario de Trabajo

/ Opciones / Calendario/ Opciones / CalendarioOpciones:

Día (dom, lun) y mes inicio fiscal, hrs/día o semana, dias/mes trabajados (Concordar información)

Guardar el ProyectoGuardar el Proyecto

Archivo / Guardar o Guardar comoArchivo / Guardar o Guardar comoPreguntará si desea guardar una línea de base, si no ha establecido un plan previsto para el Proyecto

PLANIFICACIÓN DE TAREASPLANIFICACIÓN DE TAREAS

Definir Tareas en ProjectDefinir Tareas en ProjectEnumerar los pasos necesarios para lograr los objetivos del Proyecto. Formas de Enumerar los pasos necesarios para lograr los objetivos del Proyecto. Formas de definirlo:definirlo:- Lluvia de Ideas: introducir las tareas directamente.

- Secuencial: pensar desde el principio del proyecto hacia el final, e introducir las tareas.

- Fases: en base a las fases del proyecto.

- Hitos y Entregables: en base a los Hitos y entregables del Proyecto.

- Colaboración de Equipo: cada equipo define una lista de tareas para las áreas bajo su responsabilidad.

- Histórico de Proyecto: revisar los proyectos similares anteriormente realizados.

Crear la Lista de TareasCrear la Lista de Tareas

Digitar directamente en las celdas de la Columna Digitar directamente en las celdas de la Columna “Nombre de la Tarea” de la tabla del la Vista “Nombre de la Tarea” de la tabla del la Vista “Diagrama de Gantt”“Diagrama de Gantt”

Enlistar las Tareas Necesarias (Planificación)Enlistar las Tareas Necesarias (Planificación)

Ej.: Producto Multimedia (Lluvia de ideas)Ej.: Producto Multimedia (Lluvia de ideas)

Diseño

Elaborar Contenido

Realizar Pruebas

Finalidad del ProductoDelimitaciónJustificaciónPerfil de la audienciaMedio predominanteTipo de InteracciónTiempo de actualización

Mapa secuencial (Storyboard)Distribución pantalla (lay-out)TipografíaPaleta de coloresBarra de NavegaciónHerramienta de ayudaEscritos del audioBosquejos imágenesSketch (animaciones o video)

Plataforma de trabajoHardwareSoftwareDisp Entrada o SalidaDisp. almacenamiento

Editor de textoEditor de AudioDiseño GraficoAnimadorEditor de VideoProgramador Script

Ensamblar textoAudioImágenesAnimacionesVideoInteracción

Prueba con un usuarioOrtografía y gramáticaAntivirusDispositivo de almacenamientoResoluciónComputadoras

Selección Herramientas

Autoría Multimedia

Definir Audiencia

Importar desde ExcelImportar desde Excel

Archivo / Abrir / archivo.xlsArchivo / Abrir / archivo.xls

Seguir el AsistenteSeguir el AsistenteRespetar formato de tablas

•Plantilla-online (editGrid)

•Producto-multimedia.xls (box.net)

Si hay problemas de compatibilidad, será Si hay problemas de compatibilidad, será necesario configurar:necesario configurar:

Menú Herramientas / Opciones / Seguridad / Formato Heredado

Enlistar las Tareas NecesariasEnlistar las Tareas Necesarias

Al Digitar o importar las tareas, por defecto Al Digitar o importar las tareas, por defecto asigna la duración de un día y la fecha de inicio asigna la duración de un día y la fecha de inicio del proyecto o la actual del proyecto o la actual

Editar las TareasEditar las TareasTodo proyecto solo tiene un inicio y un finalTodo proyecto solo tiene un inicio y un final

Insertar Insertar una tarea o fila Insertar

EliminarEliminar una tarea: Suprimir (Delete)/ Limpiar o eliminar

MoverMover TareasTareas Arrastrándola desde Identificador de la fila

Personalizar Columnas: Personalizar Columnas: Doble Clic nombre de columna

Insertar Insertar Clic derecho / Insertar ColumnaEDT (Estruc. Descomp. Trab.)o WBS

Programar las TareasProgramar las TareasMicrosoft Project usa Método Camino Critico (CPM) para hacer la programación, Se Microsoft Project usa Método Camino Critico (CPM) para hacer la programación, Se puede programar:puede programar:— Desde el inicio (Forward pass)

— Desde el final (Backward pass)

Tarea Crítica: Tarea Crítica: no tienen margen de demora, no se pueden posponer sin que ello no tienen margen de demora, no se pueden posponer sin que ello suponga un retraso para otra tarea. Por tanto condicionan la fecha de fin del Proyecto.suponga un retraso para otra tarea. Por tanto condicionan la fecha de fin del Proyecto.

Ruta Crítica: Ruta Crítica: serie o conjunto de tareas criticas, que deben completarse según la serie o conjunto de tareas criticas, que deben completarse según la programación para que un proyecto finalice a tiempo.programación para que un proyecto finalice a tiempo.

Determinar Duración (Programar tiempo)Determinar Duración (Programar tiempo)

Establecer duración (unidad de tiempo)Establecer duración (unidad de tiempo)Automáticamente calculan las fechas de inicio y fin de cada una de las tareas de acuerdo con la cantidad de horas de trabajo establecidas anteriormente

Hito (Milestone): Hito (Milestone): Representa un hecho importante del Proyecto (fin o inicio de una tarea) no consumir recursos (0 día o mín.)

Unidad de TempoUnidad de Tempo InglésInglés EspanolEspanol

Hito 0

Minutos #m

Horas #h

Dias # o #d

Semanas #w #s

Aplicación ComplementariaAplicación Complementaria

TaskCoachTaskCoachAdministrador de Tareas

Tareas Resumen o FasesTareas Resumen o Fases

Crear una estructura jerárquica, mostrando Crear una estructura jerárquica, mostrando Tareas ResumenTareas Resumen que están formada por un que están formada por un grupo de subtareasgrupo de subtareas

Añadir Tarea ResumenAñadir Tarea ResumenPresionar el botón “Sangría” (Indent) Vincular la ultima subtarea con la tarea resumen sucesora

Convertir Subtarea en TareaConvertir Subtarea en TareaPresionar el botón “Anular Sangría”

(Outdent) Vincular la ultima subtarea

con la tarea resumen sucesora

Cambiar Apariencia de la Tareas ResumenCambiar Apariencia de la Tareas Resumen

Las tareas resumen hacen una Las tareas resumen hacen una sumatoriassumatorias de las de las duraciones de las subtareas Utilizar la barra de duraciones de las subtareas Utilizar la barra de formato, Seleccionar las subtareasformato, Seleccionar las subtareas

Cambiar AparienciaCambiar Apariencia de Tareas Resumen de Tareas ResumenHerramientas /Opciones Vista /Opciones Fuera de línea

Convertir a Normal la Tarea ResumenConvertir a Normal la Tarea Resumen

Eliminar una Tarea ResumenEliminar una Tarea Resumen1. Seleccionar la tarea resumen

2. Presionar la tecla suprimir (delete)

3. Aceptar el aviso que Cuando se suprime o se mueve una tarea resumen se suprimen todas las sub-tareas

Convertir una Tarea Resumen a NormalConvertir una Tarea Resumen a Normal1. Seleccionar la tarea resumen

2. Presionar el icono para disminuir sangría

3. Ahora se puede eliminar si afectar a las demás tareas

Dividir una TareaDividir una Tarea

Dividir una tareaSeleccionar tarea Sucesora y presionar el botón “Dividir tarea” luego arrastrar parte de la tarea

Secuencia de las TareasSecuencia de las Tareas

De acuerdo a los recursos con que se cuenta, algunas De acuerdo a los recursos con que se cuenta, algunas tareas se podrán realizar tareas se podrán realizar paralelamenteparalelamente y otras tendrán y otras tendrán que esperar a sus que esperar a sus predecesoraspredecesoras para iniciar para iniciar

Tarea Predecesora 1

Tarea Sucesora

Tarea Predecesora 2

Forma de Vincular las TareasForma de Vincular las TareasFormas de enlazar tareasFormas de enlazar tareas

Colocando el los IDs separadas por “,” (comas) de las tareas predecesoras en la fila de la tarea sucesora

Arrastrando desde la tarea predecesora en el diagrama de Gantt (puntero cruz de 4 puntas hasta tarea predecesora (puntero eslabones )

Seleccionar Varias tareas (secuenciales) y presionando el botón Vincular Tareas

Desvincular las TareasDesvincular las TareasRomper un vinculo de tareas

Seleccionar tarea Sucesora y presionar el botón “Desvincular tarea”

Ver el vinculo de las tareas seleccionadasVer el vinculo de las tareas seleccionadasPresionar el botón “Ir a tarea seleccionada” en el Gráfico de Gantt

Tipo de DependenciasTipo de Dependencias

Determinar Dependencias entre tareas:Determinar Dependencias entre tareas:

cómo se relacionan las tareas entre sí y con fechas cómo se relacionan las tareas entre sí y con fechas concretasconcretas

4 tipos de dependencias:4 tipos de dependencias:

Tipo de DependenciasTipo de Dependencias

Menú Proyecto / Información de la TareaMenú Proyecto / Información de la TareaDoble Clic sobre la tarea

Clic Derecho / Menú Emergente / Información de Tarea

Mayus + F2

Superponer y Posponer TareasSuperponer y Posponer Tareas

• • Tiempo de Adelanto: superposiciónTiempo de Adelanto: superposición entre tareas que tienen entre tareas que tienen una dependencia, se representa con un valor negativo (-). una dependencia, se representa con un valor negativo (-). Mostrar los adelantos entre las tareas, se superponen

• • Tiempo de Posposición: Tiempo de Posposición: retraso entre tareas que tienen retraso entre tareas que tienen una dependencia, se representa con un valor positivo (+). una dependencia, se representa con un valor positivo (+). Mostrar los retrasos entre las tareas, se posponen

Superponer y Posponer TareasSuperponer y Posponer Tareas

Información de la Tarea / Predecesoras / PosInformación de la Tarea / Predecesoras / Pos

Tipo de DelimitacionesTipo de DelimitacionesDelimitación: Delimitación: restricción establecida en la fecha de comienzo o fin de una tarea.restricción establecida en la fecha de comienzo o fin de una tarea.

Pueden ser:Pueden ser:Flexible: no ligada a una fecha concreta.

Lo más tarde posible (LMTP): delimitación flexible, permite programar una tarea tan tarde como sea posible siempre que se finalice antes del término del proyecto y sin retrasar las tareas siguientes

Lo Antes Posible (LAP): delimitación flexible, permite programar el comienzo de una tarea tan pronto como sea posible.

Inflexible: ligada a una fecha concreta.

Delimitaciones InflexiblesDelimitaciones InflexiblesNo Finalizar Antes Del (NFAD): programar la finalización de una tarea en una fecha concreta o después de ella.

No Finalizar Después Del (NFDD): programar la finalización de una tarea en una fecha concreta o antes

Debe Finalizar El (DFE): programar la finalización de una tarea en una fecha concreta

Debe Comenzar El (DCE): programar la tarea para que comience en una fecha concreta

No Comenzar Antes Del (NCAD): programar la tarea para que comience en una fecha concreta o después de ella

No Comenzar Después Del (NCDD): programar la tarea para que comience en una fecha concreta o antes de ella

Delimitaciones FlexcibesDelimitaciones Flexcibes

Delimitación Abr. Programar Fecha

No Finalizar

Antes de NFAD

Finalización

Concreta

Después

Después de NFDD Antes

Debe

Finalizar el DFE ---

Comenzar el DCE

Comienzo

---

No Comenzar

Antes de NCAD Después

Después de NCDD Antes

Tipo de DelimitacionesTipo de Delimitaciones

Información de la Tarea / Avanzado / Tipo de Información de la Tarea / Avanzado / Tipo de DelimitaciónDelimitación

Ejercicios Ejercicios Planificación de las Planificación de las

TareasTareas

Objetivo: Objetivo: crear tareas e hitos asociados así crear tareas e hitos asociados así como la creación de un nuevo calendario y como la creación de un nuevo calendario y establecer diferentes dependencias entre establecer diferentes dependencias entre tareas. tareas.

1- Configurar Proyecto y Calendario de 1- Configurar Proyecto y Calendario de ProyectoProyecto

Configurar el proyecto para que inicie el segundo viernes del próximo año

Configurar el calendario de trabajo de 5.5 días/ sem., incluyendo hasta el medio día de los sábadosHorario diario: de a las 8:00 a 17:00.

2- Insertar Tareas y Duración2- Insertar Tareas y Duración

Digitar todas las tareas con sus respectivas duracionesId Nombre de tarea Duración

1 Análisis del Proyecto 1 día?

2 T1 4 días

3 T2 3 días

4 T3 1 día?

5 Diseño del Proyecto 1 día?

6 T4 2 días

7 T5 3 días

8 T6 2 días

9 Implementación 1 día?

10 T7 3 días

11 T8 2 días

12 Pruebas 1 día?

13 T9 3 días

14 T10 2 días

J V S D L M X J V11 ene '10 18 ene '10

3- Tareas Resumen e Hitos fin de Fase3- Tareas Resumen e Hitos fin de FaseCrear tareas resumen e HitosCrear tareas resumen e Hitos

• Análisis del proyecto” engloba las tareas T1, T2 y T3.• El hito que marca el final del “Análisis del proyecto” es “Entrega Análisis Funcional” (H1)• “Diseño del proyecto” cuyas tareas son T4, T5 y T6.• Hito: “Entrega Documento Diseño” (H2).• “Implementación”: tareas T7 y T8. • Hito: “Entrega Codificación”(H3). • “Pruebas”: tareas T9 y T10. • Hito: “Entrega Documento Pruebas”(H4)

Proyecto Con Tareas Resumen e HitosProyecto Con Tareas Resumen e Hitos

Id Nombre de tarea

1 Análisis del Proyecto

2 T1

3 T2

4 T3

5 Análisis Funcional (H1)

6 Diseño del Proyecto

7 T4

8 T5

9 T6

10 Documento Diseño (H2)

11 Implementación

12 T7

13 T8

14 Codif icación (H3)

15 Pruebas

16 T9

17 T10

18 Documento Pruebas (H3)

15-01

15-01

15-01

15-01

X J V S D L M X J V11 ene '10 18 ene '10

4- Insertar las Relaciones4- Insertar las Relaciones

Realizar la vinculación y desde la ventana Realizar la vinculación y desde la ventana “Información de la tarea” establecer el tipo de “Información de la tarea” establecer el tipo de dependenciadependencia

Proyecto con Vínculos entre TareasProyecto con Vínculos entre Tareas

Id Nombre de tarea Predecesoras Duración

1 Análisis del Proyecto 4 d ías?

2 T1 4 días

3 T2 2CC 3 días

4 T3 3 1 día?

5 Análisis Funcional (H1) 4 0 días

6 Diseño del Proyecto 5 d ías

7 T4 5 2 días

8 T5 7FF 3 días

9 T6 8 2 días

10 Documento Diseño (H2) 9 0 días

11 Implementación 3 días

12 T7 10 3 días

13 T8 12CC 2 días

14 Codif icación (H3) 13,12 0 días

15 Pruebas 3 días

16 T9 14 3 días

17 T10 16CC 2 días

18 Documento Pruebas (H3) 17,16 0 días

20-01

25-01

28-01

02-02

X J V S D L M X J V S D L M X J V S D L M X J11 ene '10 18 ene '10 25 ene '10 01 f eb '10