Administrar reglas de formato condicional en Excel 2013Ya hemos analizado varios ejemplos de formato condicional en Excel y el mtodo de aplicar diferentes formatos sobre nuestros datos, ahora revisaremos la manera en que podemos administrar todas las reglas creadas.El Administrador de reglas de formato condicionalesElAdministrador de reglas de formato condicionalesnos permite crear, editar, eliminar y ordenar las reglas existentes en una hoja de Excel. Para abrir este cuadro de dilogo debemos ir a Inicio > Estilos > Formato condicional > Administrar reglas.

Este cuadro de dilogo contiene los siguientes controles: Lista de seleccin superior: Permite elegir entre mostrar las reglas de formato condicional de todo el libro o solo las reglas de las celdas seleccionadas actualmente. Nueva regla: Abre el cuadro de dilogoNueva regla de formatoque nos permite seleccionar el tipo y configuracin de la nueva regla. Editar regla:Abre el cuadro de dilogoEditar regla de formatopara modificar la configuracin de la regla. Eliminar regla: Borra la regla de formato seleccionada en la lista inferior. Subir y bajar: Permite definir el orden en que se aplicarn las reglas de formato, especialmente til cuando existen varias reglas sobre un mismo rango.Por debajo de los controles se encuentra la lista de las reglas de formato condicional aplicadas a la seleccin actual de celdas o a la hoja completa y para cada una de ellas tenemos la posibilidad de cambiar el rango de celdas a las cuales est siendo aplicada la regla.Borrar reglas de formato condicionalCuando eliminamos el contenido de una celda no estamos eliminando la regla de formato condicional asociada sino que es necesario eliminar la regla explcitamente. Una opcin es utilizar el botnEliminar reglaque est dentro del Administrador de reglas de formato condicionales.Otra alternativa que tenemos para borrar una regla de formato condicional es seleccionar la opcin de men en Inicio > Estilos > Formato condicional > Borrar reglas la cual muestra varias alternativas:

Borrar reglas de las celdas seleccionadas: Eliminar las reglas de las celas que estn seleccionadas en ese preciso momento en la hoja. Borrar reglas de toda la hoja: Elimina absolutamente todas las reglas de la hoja. Borrar reglas de esta tabla: Si tenemos una tabla de Excel que contiene reglas de formato condicional, entonces esta opcin eliminar las reglas asociadas. Borrar reglas de esta tabla dinmica: Ya que tambin podemos aplicar formato condicional a una tabla dinmica, esta opcin nos permite eliminar las reglas asociadas a una tabla dinmica.Copiar celdas sin formato condicionalEl formato condicional est vinculado a una celda, o rango de celdas, de manera que si copiamos y pegamos una celda que tiene formato condicional se crear una nueva regla. Si solo queremos copiar los valores de las celdas, sin su formato condicional, entonces debemos utilizar la opcin Pegado especial > Valores.

Los informes de tabla dinmica tienen las mismas opciones de formato que el resto de la hoja de clculo. Estas son algunas de las acciones que puedes llevar a cabo: cambiar el tamao de la fuente, cambiar el color de la fuente, aplicar cursiva, negrita o subrayado, alinear texto, aadir bordes a las celdas, usar el formato condicional para cambiar el formato de la celda a partir de reglas personalizables.Asegrate de realizar todos los cambios de formato despus de terminar de aadir y ordenar los campos. Los cambios de formato, incluidos los de formato condicional, no se aplicarn a las nuevas celdas que se aadan al informe de tabla dinmica.No podrs modificar los encabezados de filas y columnas del informe, ya que tendrn los datos de los cambios que hayas aadido a las categoras "Filas" y "Columnas". Para realizar un cambio, accede a la hoja de clculo original y ajusta el encabezado de columna. Al hacerlo, cambiars los ttulos de los campos correspondientes del informe de tabla dinmica.http://www.laprofedeoffice.org/index.php/tema-5-formato-de-las-hojas-de-calculo/5-8-formato-condicional

5.8. Formato condicionalEl formato condicional permite responder visualmente preguntas especficas sobre los datos.El formato condicional ayuda a responder estas preguntas porque facilita el proceso de resaltar celdas o rangos de celdas interesantes, de destacar valores inusuales y de ver datos empleando barras de datos, escalas de colores y conjuntos de iconos. Un formato condicional cambia el aspecto de un rango de celdas en funcin de condiciones (o criterios). Si la condicin es verdadera, el rango de celdas basa el formato en dicha condicin; si la condicin es falsa, el rango de celdas no tiene formato basado en dicha condicin.5.8.1. Reglas de los valoresLos valores a evaluar para aplicarles un formato condicional deben cumplir las siguientes condiciones: Porcentaje.Los valores vlidos son del 0 (cero) al 100. No escribas un signo de porcentaje. Percentil. Los valores de percentiles vlidos son del 0 (cero) al 100. Frmula.La frmula se inicia con un signo igual (=). Las frmulas no vlidas harn que no se aplique ningn formato. Se recomienda probar la frmula para asegurarse de que no devuelve ningn valor de error.5.8.2. Formato condicional: Resaltar reglas de celdasPara encontrar ms fcilmente celdas especficas dentro de un rango de celdas, puedes aplicar formato a dichas celdas especficas basndose en un operador de comparacin.5.8.2.1. Elegir de la galera 1 Selecciona una o ms celdas de un rango, tabla o informe de tabla dinmica. 2 En el grupoEstilode la pestaaInicio, haz clic en la flecha junto aFormato condicionaly, a continuacin, haz clic enResaltar reglas de celdas. 3 Selecciona el comando que deseas, comoEntre,Igual a texto que contieneoUna fecha. 4 Escribe los valores que desees utilizar y, a continuacin, selecciona un formato.5.8.2.2. Ms reglas 1 Selecciona una o varias celdas de un rango, tabla o informe de tabla dinmica. 2 En el grupoEstilosde la fichaInicio, haz clic en la flecha situada junto aFormato condicionaly, a continuacinResaltar reglas de celdas, hazclic sobre el comandoMs reglas 3 Aparece el cuadro de dilogoNueva regla de formato. 4 EnSeleccionar un tipo de regla, haz clic enDar formato a todas las celdas segn sus valores(opcin predeterminada). 5 EnEditar una descripcin de regla, en el cuadro de listaDar formato nicamente a las celdas con, Los procedimientos son los siguientes: oAplicar formato por nmero, fecha u horaSeleccionaValor de la celda, selecciona un operador de comparacin y, a continuacin, escribe un nmero, fecha u hora. oAplicar formato por textoSeleccionaTexto especfico, elige un operador de comparacin y a continuacin escribe texto. o Tambinpuedes escribir una frmula que devuelva texto. o Si escribes una frmula, que inicias con un signo igual (=). Las frmulas no vlidas hacen que no se aplique ningn formato. Se recomienda probar la frmula para asegurarse de que no devuelve ningn valor de error. 6 Para especifica un formato, haz clic enFormato.7 Selecciona el nmero, fuente, borde o formato de relleno que se deseas aplicar cuando el valor de la celda cumple la condicin y, a continuacin, haz clic enAceptar.

5.8.3. Formato condicional: Reglas superiores e inferioresSe pueden buscar los valores ms altos y ms bajos en un rango de celdas segn un valor de corte que se especifique.5.8.3.1. Elegir de la galera 1 Selecciona una o ms celdas de un rango, tabla o informe de tabla dinmica. 2 En el grupoEstilode la pestaaInicio, haz clic en la flecha junto aFormato condicionaly a continuacin haz clic enReglas superiores e inferiores. 3 Selecciona el comando que desees, como10 elementos superioreso10% inferiores. 4 Escribe los valores que desees utilizar y, a continuacin, selecciona un formato.5.8.3.2. Ms reglas 1 Selecciona una o varias celdas de un rango, tabla o informe de tabla dinmica. 2 En el grupoEstilosde la fichaInicio, haz clic en la flecha situada junto aFormato condicionaly, a continuacinReglas superiores e inferiores,clic sobre el comandoMs reglas 3 Aparece el cuadro de dilogoNueva regla de formato. 4 EnSeleccionar un tipo de regla, haz clic enDar formato a todas las celdas segn sus valores(opcin predeterminada). 5 EnEditar una descripcin de regla, en el cuadro de listaAplicar formato a los valores que estn en el rango en,seleccionarSuperioroInferior. 6 Para especificar un formato, haz clic enFormato. 7 Selecciona el nmero, fuente, borde o formato de relleno que deseas aplicar cuando el valor de la celda cumple la condicin y, a continuacin, haz clic enAceptar.5.8.4. Formato condicional: barra de datosUna barra de datos le ayuda a ver el valor de una celda con relacin a las dems. La longitud de la barra de datos representa el valor de la celda. Una barra ms grande representa un valor ms alto y una barra ms corta representa un valor ms bajo.5.8.4.1. Elegir de la galera 1 Selecciona una o ms celdas de un rango, tabla o informe de tabla dinmica. 2 En el grupoEstilode la pestaaInicio, haz clic en la flecha junto aFormato condicional, haz clic enBarras de datosy a continuacin selecciona un icono de la barra de datos.

5.8.4.2. Ms reglas 1 Selecciona una o varias celdas de un rango, tabla o informe de tabla dinmica. 2 En el grupoEstilosde la fichaInicio, haz clic en la flecha situada junto aFormato condicionaly, a continuacinBarras de datos,hazclic sobre el comandoMs reglas 3 Aparece el cuadro de dilogoNueva regla de formato. 4 EnSeleccionar un tipo de regla, haz clic enDar formato a todas las celdas segn sus valores(opcin predeterminada). 5 En la listaEstilo de formato, seleccionaBarra de datos. 6 Selecciona unTipoenMnimayMxima. Para elegir una escala de color deMnimayMxima, haz clic enColor de la barra. 7 Para mostrar solo la barra de datos y no el valor en la celda, seleccionaMostrar solo la barra. 8 Para aplicar un borde slido a las barras de datos, selecciona Borde slidoen el cuadro de listaBordey elige un color para el borde. 9 Para elegir entre una barra slida y una barra degradada, eligeRelleno slidooRelleno degradadoen el cuadro de listaRelleno. 10 Para aplicar formato a las barras negativas, haz clic enValor negativo y ejey, a continuacin, en el cuadro de dilogoValor negativoy configuracin del eje, eligelas opciones para los colores del relleno y el borde de la barra negativa. 11 Se puedes cambiar la direccin de las barras. Para ello, elige una configuracin en el cuadro de listaDireccin de barra.

5.8.5. Formato condicional: escala de coloresUna escala de colores permite comparar un rango de celdas utilizando una gradacin de dos colores. El tono del color representa los valores superiores o inferiores. Por ejemplo, en una escala de colores azul y naranja, se puede especificar que las celdas de valor superior tengan un color ms azul y las celdas de valor inferior tengan un color ms naranja.5.8.5.1. Elegir de la galera 1 Selecciona una o varias celdas de un rango, tabla o informe de tabla dinmica. 2 En el grupoEstilosde la fichaInicio, haz clic en la flecha situada junto aFormato condicionaly, a continuacin, enEscalas de color. 3 Selecciona una escala de dos colores.5.8.5.2. Ms reglas 1 Selecciona una o varias celdas de un rango, tabla o informe de tabla dinmica. 2 En el grupoEstilosde la fichaInicio, haz clic en la flecha situada junto aFormato condicionaly, a continuacinEscalas de color,hazclic sobre el comandoMs reglas. 3 Aparece el cuadro de dilogoNueva regla de formato. 4 EnSeleccionar un tipo de regla, haz clic enDar formato a todas las celdas segn sus valores(opcin predeterminada). 5 EnEditar una descripcin de regla, en la listaEstilo de formato, seleccionaEscala de 3 colores. 6 Selecciona un tipo en el cuadroTipoparaMnima, Punto MedioyMxima.

5.8.6. Aplicar formato a todas las celdas empleando un conjunto de iconosLos iconos se utilizan para comentar y clasificar los datos en tres y hasta cinco categoras separadas por un valor de umbral. Cada icono representa un rango de valores. Por ejemplo, en el conjunto de iconos de 3 flechas, la flecha verde hacia arriba representa los valores ms altos, la flecha amarilla hacia los costados representa valores medios y la flecha roja hacia abajo representa los valores ms bajos.Tambin puedes crear una propia combinacin de conjuntos de iconos; por ejemplo, una marca de verificacin de smbolo verde, una luz de semforo amarilla y una bandera roja.5.8.6.1. Elegir de la galera 1 Selecciona una o ms celdas de un rango, tabla o informe de tabla dinmica. 2 En el grupoEstilode la pestaaInicio, haz clic en la flecha junto aFormato condicional, haz clic enConjunto de iconosy, a continuacin, selecciona un conjunto de iconos.5.8.6.2. Ms reglas 1 Selecciona una o varias celdas de un rango, tabla o informe de tabla dinmica. 2 En el grupoEstilosde la fichaInicio, haz clic en la flecha situada junto aFormato condicionaly, a continuacinConjunto de iconos,clic sobre el comandoMs reglas. 3 Aparece el cuadro de dilogoNueva regla de formato. 4 EnSeleccionar un tipo de regla, haz clic enDar formato a todas las celdas segn sus valores(opcin predeterminada). 5 EnEditar una descripcin de regla,en la listaEstilode formato, seleccionarConjunto de iconos. 6 Seleccionar un conjunto de iconos. El valor predeterminado es3 semforos (sin marco). El nmero de iconos, los operadores de comparacin y los valores de umbral para cada icono pueden variar para cada conjunto de iconos. 7 Puedesajustar los operadores de comparacin y los valores de umbral. El rango predeterminado de valores para cada icono es igual en tamao pero puede ajustarlos para satisfacer requisitos nicos. 8 Para que el primer icono represente valores ms bajos y los ltimos valores ms altos, seleccionar Invertir criterio de ordenacin de icono. 9 Para mostrar solo el icono y no el valor en la celda, seleccionarMostrar icono nicamente.

5.8.7 Administrador de reglas de formato condicionalesEl administrador de reglas de formato condicional permite la realizacin y gestin de todos los formatos condicionales expuestos en los puntos anteriores.5.8.7.1. Para crear nueva regla 1 Selecciona una o ms celdas de un rango, tabla o informe de tabla dinmica. 2 En el grupoEstilosde la fichaInicio, haz clic en la flecha situada junto aFormato condicionaly, a continuacin, enAdministrar reglas. 3 Se mostrar el cuadro de dilogoAdministrador de reglas de formato condicionales. 4 Para agregar un formato condicional, haz clic enNueva regla. Aparecer el cuadro de dilogoNueva regla de formato. 5 Utilizando el ejemplocotizaciones 1 voy aplicar las siguientes nuevas reglas que darn el aspecto siguiente: Filas con valores positivos en Dif. y Dif.%., la fuente adoptar un color verde. Filas con valores igual a cero en Dif. y Dif.%., la fuente adoptar un color amarillo. Filas con valores negativos en Dif. y Dif.%., la fuente adoptar un color rojo.

5aAgregar Nueva regla(para dar color verde a las columnas Dif. y Dif.%.),esta regla puede ser omitida aplicando el formato de formula explicado en el punto Selecciona los datos de columnas Dif. y Dif.%. yAplicar formato a las celdas que contengan. Dar formato nicamente a las celdas con:eligeValor de la celdamayor que 0. Haz clic sobre el botnFormatoy en la fichaFuenteestablece un color verde para la fuente. Acepta.

5bAgregar Nueva regla(para dar color amarillo a las columnas Dif. y Dif.%.),esta regla puede ser omitida aplicando el formato de formula explicado en el punto Selecciona los datos de columnas Dif. y Dif.%. yAplicar formato a las celdas que contengan. Dar formato nicamente a las celdas con: elige Valor de la celdaigual que 0. Haz clic sobre el botnFormatoy en la fichaFuenteestablece un color amarillo para la fuente. Acepta.5cAgregar Nueva regla(para dar color rojo a las columnas Dif. y Dif.%.),esta regla puede ser omitida aplicando el formato de formula explicado en el punto Selecciona los datos de columnas Dif. y Dif.%. yAplicar formato a las celdas que contengan. Dar formato nicamente a las celdas con: eligeValor de la celdamenor que 0. Haz clic sobre el botnFormatoy en la fichaFuenteestablece un color rojo para la fuente. Acepta.5dAgregar Nueva regla(para dar color verde a las filas) Selecciona todos los datos yUtiliceuna frmula que determine las celdas para aplicar formato. Dar formato nicamente a los valores donde esta frmula sea verdadera:la formula introducida implica que se valore la columna C y que se actualice por las distintas filas pero sin salir de la columna C para ello se fija la columna C y se libera la fila 2, la formula quedara = $C2>0 Haz clic sobre el botnFormatoy en la fichaFuenteestablece un color verde para la fuente. Acepta.

5eAgregar Nueva regla(para dar color amarillo a las filas) Selecciona todos los datos yUtiliceuna frmula que determine las celdas para aplicar formato. Dar formato nicamente a los valores donde esta frmula sea verdadera:la formula introducida implica que se valore la columna C y que se actualice por las distintas filas pero sin salir de la columna C para ello se fija la columna C y se libera la fila 2, la formula quedara = $C2=0 Haz clic sobre el botnFormatoy en la fichaFuenteestablece un color amarillo para la fuente. Acepta.5fAgregar Nueva regla(para dar color rojo a las filas) Selecciona todos los datos yUtiliceuna frmula que determine las celdas para aplicar formato. Dar formato nicamente a los valores donde esta frmula sea verdadera: la formula introducida implica que se valore la columna C y que se actualice por las distintas filas pero sin salir de la columna C para ello se fija la columna C y se libera la fila 2, la formula quedara = $C2=$C$4;1;0)

Fjese que al utilizar referencias mixtas (fijando fila pero no columna) la frmula que aplicar a cada columna ser la adecuada, es decir, comparar el promedio de cada columna (zona) con el promedio general (C4).

6. Pulsamos el botnFormato, vamos a la pestaaTramasy seleccionamos el color verde. Aceptamos.

A partir de este momento las zonas cuyo promedio de ventas supere el promedio general se rellenarn (el encabezado) de color verde:

7. Seleccionamos el rangoventas09(por ejemplo haciendo directamente clic sobre este nombre dentro delcuadro de nombres) y vamos aFormato/Formato condicional. Establecemos las condiciones como se muestran en la imagen y aceptamos:

El resultado ser el solicitado...

Puede conseguir los mismos resultados sin tener querealizar los pasos 1, 2 y 3, es decir, sin la necesidad de mostrar en la hoja (rango C2:C4) los valores mximo, mnimo y promedio respectivamente. Para ello debe sustituir dentro del primer formato condicional la frmula indicada en el paso 5 por la siguiente:

=SI(PROMEDIO(C$8:C$19)>=PROMEDIO(ventas09);1;0)

En el segundo formato condicional debe sustituir las condiciones por las siguientes:

donde la primera frmula dice=SI(C8=MAX(ventas09);1;0)y en donde la segunda frmula dice=SI(C8=MIN(ventas09);1;0)

FORMATO CONDICIONAL USANDO CONJUNTO DE CONOS

El formato condicional ofrece una visualizacin de sus datos bien sea numricos o de texto informacin grfica adicional, resalta celdas interesantes, enfatiza valores poco usuales y visualiza datos usando barras de datos, escalas de color y conjuntos de conos basados en criterios.

En el siguiente ejemplo, veremos cmo mostrar por medio de 3 conoscmo se comportan las ventas de determinados empleados.

1. Escriba en una hoja de clculo nueva, la siguiente informacin

2. Seleccione el rango de celdas desde B2 hasta E5

3. En la cinta de opciones Inicio, haga clic en el botn Formato condicional, seleccione "Conjunto de conos" y ubique la opcin "3 smbolos (en crculo)"

4. Automticamente, Excel le dar un formato a ese conjunto de celdas seleccionadas de acuerdo a un criterio estndar

5. De aqu en adelante, modificaremos la condicin del formato que cumpla las caractersticas nuestras. Para ello, con este rango de celdas seleccionadas, haga clic nuevamente en "Formato condicional"; y seleccione la opcin "Administrar reglas"

6. En la ventana Administrador de reglas de formato condicional,haga clic en el botn "Editar regla"y seleccione la primera opcin "Aplicar formato a todas las celdas segn sus valores"

7. En la lista desplegable de la opcin "Estilo de formato" seleccione el tem "Conjunto de conos"

8. Para nuestro ejemplo de empleados y sus ventas, le diremos que coloque el conocuando las ventas superen los 900.000. En este caso, digite el nmero 900000 en el campo "Valor" que se encuentra al frente del botn respectivo. En la opcin "Tipo", seleccione Nmero.

9. Para el caso deevaluaremos como alerta los vendedores que debern reforzar su plan de ventas, para lo cual, tendremos las ventas superiores a 500.000 y menores que 900.000. En este caso, digite el nmero 500000 en el campo "Valor", y en la opcin "Tipo", seleccione Nmero.

10. Y para el caso dese tomarn en cuenta los valores inferiores al valor digitado en la opcin de alerta. Lo cual indica que no se est cumpliendo el plan de ventas programado.

11. Termine haciendo clic en Aceptar y verifique si este formato cumple con sus necesidades

Una vezcreada tu tabla dinmica, Excel te permite aplicarle un formato de manera similar a la que ya usamos con lasTablas de Datos.Para esto, simplemente debes seleccionar tu tabla dinmica y dirigirte a la ficha contextual Diseo.Recuerda:que las fichas contextuales, aparecen nicamente cuando tienes seleccionado el objeto de inters. En este caso, tu tabla dinmica.Una vez en la ficha diseo, dentro de la seccin Estilos de tabla dinmica, pincha en el botn Ms.Aparecer un men en el que se listan todos los estilos disponibles para aplicar en tu tabla dinmica. T debes elegir el que ms se adapte al diseo de tu reporte.

Tal como vimos en la creacin de Tablas de Datos, los estilos se clasifican en: Claro, Medio y Oscuro.Dependiendo del diseo de tu reporte, t elegirs uno u otro. Generalmente yo utilizo los tonos medios para las tablas dinmicas, ya que se adaptan al estilo de reportes que hago normalmente.Selecciono mi estilo favorito y mi tabla ya qued formateada con su nuevo color, de forma rpida y sencilla.

Otras opciones.Ahora bien, habrs notado que dentro de la ficha diseo hay otras dos secciones de las que an no te he hablado.

Estas secciones tambin afectan al diseo de la tabla dinmica, ya que te permiten restringir las secciones de tu tabla a la que se le aplicar el formato elegido.Por ejemplo, podras necesitar que los encabezados de columna no sean considerados en el formato. O los encabezados de fila.Tambin podras requerir que el estilo actual muestre las filas bandas. Esto quiere decir que se mostrarn las filas alternando entre dos colores, tal y como te muestro aqu.

El mismo efecto se puede conseguir con las columnas, tal y como puedes ver.

En la seccin Diseo, tienes cuatro botones que te permitirn modificar la disposicin de algunos elementos en el diseo de tu tabla dinmica.

1. En el botn Subtotales, puedes elegir entre no mostrar subtotales o mostrarlos en la parte superior o inferior.2. El botn Totales, te permite activar o desactivar los totales en tu tabla dinmica, e inclusive puedes elegir si los activas solo para las filas o solo para las columnas.3. Con el botn Diseo de informe, puedes realizar otros juegos con la disposicin del diseo de tu tabla.4. El botn Filas en blancote permite elegir si se muestran filas en blanco, despus de cada elemento.Aqu debes probar si estas opciones se adaptan a lo que necesitas lograr con tu diseo de tabla dinmica, aunque de momento estos dos ltimos botones no los vas a necesitar mucho.Otra forma de hacerlo.Ahora, djame contarte que existe otra forma de darle formato a nuestra Tabla Dinmica. Esta consiste en seleccionar la tabla y, en la ficha Inicio, pincha sobre el botn Dar formato como tabla.

Vers que aparece un men similar al que vimos hace un momento.A partir de aqu, el proceso es el mismo, ya que puedes elegir entre los diferentes estilos disponibles en el men, de acuerdo a tu necesidad.