EXCEL 2007

FORMATO CONDICIONAL

FORMATO CONDICIONAL

Sirve para que dependiendo del valor de la

celda, Excel aplique un formato especial o

no sobre esa celda.

El formato condicional suele utilizarse para

resaltar errores, para valores que cumplan

una determinada condición, para resaltar las

celdas según el valor contenido en ella, etc.

Aplicar un formato condicional a una celda:Seleccionamos la celda a la que vamos a

aplicar un formato condicional.Accedemos al menú Formato condicional de

la pestaña Inicio.

Aquí tenemos varias opciones, como resaltar

algunas celdas dependiendo de su relación

con otras, o resaltar aquellas celdas que

tengan un valor mayor o menor que otro.

Utiliza las opciones Barras de datos, Escalas

de color y Conjunto de iconos para aplicar

diversos efectos a determinadas celdas.

Al seleccionar nueva regla aparece un cuadro de diálogo Nueva regla de formato como el que se ve a continuación.

Seleccionar aplicar el formato únicamente a las celdas que contengan

un valor, se puede escoger otro diferente.

En el marco Editar una descripción de regla deberemos indicar las

condiciones que debe cumplir la celda y de qué forma se marcará.

En la sección Valor de la celda se puede escoger entre varias

opciones como pueden ser un valor entre un rango mínimo y

máximo, un valor mayor que, un valor menor que y

condiciones de ese estilo.

Los valores de las condiciones pueden ser valores fijos o

celdas que contengan el valor a comparar.

Si se pulsa sobre el botón Formato... entramos en un cuadro

de diálogo donde se puede escoger el formato con el que se

mostrará la celda cuando la condición se cumpla. El formato

puede modificar, el color de la fuente de la letra, el estilo, el

borde de la celda, el color de fondo de la celda, etc.

Al pulsar sobre Aceptar se creará la regla y

cada celda que cumpla las condiciones se

marcará. Si el valor incluido en la celda no

cumple ninguna de las condiciones, no se le

aplicará ningún formato especial.

Si pulsamos sobre Cancelar, no se aplicarán los

cambios efectuados en el formato condicional.

PRÁCTICA

Validación de datos

Es muy similar al formato

condicional, salvo que esta

característica tiene una función muy

concreta y es validar el contenido de

una celda; pudiendo incluso mostrar

un mensaje de error o aviso si

llegara el caso.

Para aplicar una validación a una celdaSeleccionar la celda que se quiera validar.

Acceder a la pestaña Datos y pulsar Validación

de datos.

Aparece un cuadro de diálogo Validación de

datos como el que se ve en la imagen donde se

puede elegir entre varios tipos de validaciones.

En la sección Criterio de validación se indica la condición

para que el datos sea correcto.

Dentro de Permitir se puede encontrar Cualquier valor,

Número entero, Decimal, Lista, Fecha, Hora, Longitud de

texto y personalizada. Por ejemplo si elegimos Número

entero, Excel sólo permitirá números enteros en esa celda,

si el usuario intenta escribir un número decimal, se

producirá un error.

Podemos restringir más los valores permitidos en la celda

con la opción Datos:, donde, por ejemplo, se puede indicar

que los valores estén entre 2 y 8.

Si en la opción Permitir: se elige Lista, se puede escribir una lista de

valores para que el usuario pueda escoger un valor de los disponibles

en la lista. En el recuadro que aparecerá, Origen: podremos escribir

los distintos valores separados por ; (punto y coma) para que

aparezcan en forma de lista.

En la pestaña Mensaje de entrada podemos introducir un mensaje

que se muestre al acceder a la celda. Este mensaje sirve para

informar de qué tipos de datos son considerados válidos para esa

celda.

En la pestaña Mensaje de error se puede escribir el mensaje de error

que queremos se le muestre al usuario cuando introduzca en la celda

un valor incorrecto.

Por ejemplo, en un libro de marketing, puede

configurar una celda para permitir

únicamente números de cuenta de tres

caracteres. Cuando los usuarios seleccionan

la celda, puede mostrarles un mensaje como

el siguiente:

Si los usuarios no tienen en cuenta este mensaje y escriben

datos no válidos en la celda, como un número de dos o de

cinco dígitos, puede mostrarles un mensaje de error

específico.

En un escenario un poco más avanzado, podría usar la

validación de datos para calcular el valor máximo permitido

en una celda según un valor que se encuentra en otra parte

del libro. En el siguiente ejemplo, el usuario ha escrito 4.000

dólares en la celda E7, lo cual supera el límite máximo

especificado para comisiones y bonificaciones.

Mensajes de validación de datosLo que los usuarios verán al escribir datos no válidos

en una celda depende de cómo se haya configurado la

validación de datos. Puede elegir mostrar un mensaje

de entrada cuando el usuario seleccione la celda. Este

tipo de mensaje aparece cerca de la celda. Si lo desea,

este mensaje puede moverse y dejarse visible hasta

que el usuario pase a otra celda o presione ESC.

También puede elegir mostrar un mensaje de error que sólo aparecerá cuando el usuario escriba datos no válidos.

Puede elegir entre tres tipos de mensajes de error:

FUNCIONES EN

MICROSOFT EXCEL

Las funciones nos permiten realizar operaciones

más complejas y de forma sencilla, tanto con

valores numéricos o valores de texto.

Todas las funciones tienen en común, el nombre

de la función la cual la identifica y una serie de

argumentos, todos ellos separados por puntos y

comas, todos ellos dentro de paréntesis.

FUNCIONES DE TEXTOFunciones que nos permiten trabajar con el

texto que contienen las celdas.

Es importante hacer notar que en el

momento que utilizamos estas funciones, en

los argumentos, tanto podemos utilizar texto

directamente entre comillas o una referencia

a una celda la cual contiene texto.

CONCATENARUne diferentes elementos de texto en

uno sólo. Estos elementos pueden ser

celdas o directamente texto utilizando

comillas "". Esta función puede tener

como máximo 30 argumentos.

Estructura: CONCATENAR(Texto1;Texto2;...)

Ejemplo:Si en la celda A1 tenemos el texto "Juan", en la

celda A2 "Rodriguez" y queremos que en la

celda A3 aparezca el nombre y apellidos en la

misma celda deberíamos escribir la siguiente

función: =CONCATENAR(A1;" ";A2)

Otra forma de obtener el mismo resultado que

utilizando la función Concatenar sería

utilizando & de la siguiente forma: =A1&" "&A2

IGUALRealiza la comprobación si dos valores son exactamente

iguales. Esta función sólo nos devolverá Verdadero o

Falso.

Ejemplo: En la celda A1 tenemos el texto "Avión" y en la

celda A2 "Avión". En la celda A3 podríamos realizar la

comparación con la función Igual de la siguiente manera.

=IGUAL(A1;A2), como resultado el ordenador nos

devolvería el valor Falso.

Estructura: IGUAL(Texto1;Texto2)

ENCONTRARNos devuelve la posición en la que se encuentra un valor dentro de una

cadena de texto.

El tercer argumento no es obligatorio, si no se introduce Excel

considerará la primera posición como número 1.

Ejemplo: En la celda A1 tenemos el texto: Mailxmail si deseamos saber

en que posición se encuentra la x deberemos escribir en la celda A2 la

función =ENCONTRAR("x";A1) nos devolverá un 5 como resultado ya

que la primera letra la considera como si estuviera en la primera

posición.

Estructura: ENCONTRAR(Texto que deseamos buscar; Dentro

del texto; Número de posición inicial)

IZQUIERDANos devuelve una cantidad de caracteres

determinados empezando a contar desde la

parte izquierda de la cadena de texto.

Ejemplo: En la celda A1 escribimos el texto:

"Funciones Excel". Si en la celda A2 escribimos

la función =IZQUIERDA(A1;9), obtendremos

como resultado "Funciones".

Estructura: IZQUIERDA(Texto; Número de caracteres

a extraer)

DERECHANos devuelve una cantidad de caracteres

determinados empezando a contar desde la parte

derecha de la cadena de texto.

Ejemplo: En la celda A1 escribimos el texto:

"Funciones Excel". Si en la celda A2 escribimos la

función =DERECHA(A1;5), obtendremos como

resultado "Excel".

Estructura: DERECHA(Texto; Número de caracteres a

extraer)

LARGONos retornará la cantidad de caracteres que tiene la

cadena de texto.

Ejemplo: en la celda A1 escribe el texto: "Funciones

Excel". Para saber la cantidad de caracteres que forman

este texto deberás introducir en otra celda la función

=LARGO(A1). Como resultado nos devolverá un 15.

Estructura:

LARGO(Texto)

MINUSC Todo el contenido de un texto o celda cambia a minúsculas. Si se

utiliza una celda en la que contiene texto esta no se transforma toda en

minúsculas, si no que... en la celda donde pongamos la función

obtendremos una copia de la primera celda pero toda en minúsculas.

Ejemplo: En la celda A1 tenemos el texto: "Funciones de EXCEL". Si

escribimos la función =MINUSC(A1) en la celda A2 el resultado que

obtenemos sería: "funciones de excel". Volvemos a recordar que

tenemos los dos textos tanto en la celda A1 como en la A2, ya que la A2

es una función que dependerá siempre del contenido que hay en la A1.

Estructura: MINUSC(Texto)

MAYUSCCon esta función obtendremos todo el contenido de

un texto o celda en mayúsculas.

Ejemplo: En la celda A1 tenemos el texto:

"Funciones de EXCEL". Si escribimos la función

=MAYUSC(A1) en la celda A2 el resultado que

obtenemos sería: "FUNCIONES DE EXCEL".

Estructura: MAYUSC(Texto)

EXTRAENos devuelve una cantidad de caracteres

específicos a partir de una posición inicial de una cadena de texto.

Ejemplo: Si en la celda A1 tenemos el texto: "Funciones de Excel" y en la celda A2 queremos obtener la palabra "de" deberíamos escribir la función =EXTRAE(A1;11;2)

Estructura: EXTRAE(Texto; Posición inicial; Número de caracteres a extraer)

NOMPROPIOCon esta función obtendremos un texto en el que

aparecerá en mayúsculas la primera letra de cada

palabra que forma parte del texto.

Ejemplo: Si escribimos la función =NOMPROPIO(A1)

en la celda A2, y en la celda A1 el texto: "Funciones de

excel" obtendremos como resultado "Funciones De

Excel".

Estructura:

NOMPROPIO(Texto)

REEMPLAZAR

Con esta función conseguiremos reemplazar

parte de texto, indicando desde que posición y

cuantos caracteres deseas reemplazar y el texto

que deseas poner.Estructura: REEMPLAZAR(Texto original; Posición inicial a partir de donde deseamos recortar; Número de caracteres a quitar; Nuevo texto a insertar)

Ejemplo: En la celda A1 escribe el texto "Funciones

de Excel" y en la celda A2 la función:

=REEMPLAZAR(A1;11;2;"dentro de") esta

función nos devolverá el texto: Funciones dentro de

Excel. La función lo que realiza es eliminar del texto

que hay en la celda A1 desde la posición 11, 2

caracteres y estos los sustituye por el texto "dentro

de". Hay que observar que hemos eliminado 2

caracteres y hemos introducido 9 en su lugar.

REPETIRLo que conseguimos con esta función es que se

repitan una cantidad de veces un texto determinado.

Ejemplo: Si en la celda A1 escribimos esta función

=REPETIR("la";3) obtendremos como resultado

"lalala".

Estructura: REPETIR(Texto; Número de veces a repetir)

ESPACIOSElimina los espacios en blanco que hay dentro de una cadena de

texto, excepto los que son de separación de palabras.

Ejemplo: Si en la celda A1 tenemos escrito el texto: " Funciones

de Excel ". Si quisiéramos que no aparecieran estos espacios en

la celda A2 tendríamos que poner la función =ESPACIOS(A1)

de tal forma que el resultado final será: "Funciones de Excel".

Estructura: =ESPACIOS(Texto a quitar espacios)

FUNCIONES LÓGICASFunciones que nos permiten "preguntar"

sobre el valor de otras y actuar según la respuesta obtenida.

Las funciones lógicas se clasifican en:

Funciones Lógicas "SI".Funciones Lógicas "Y" Funciones Lógicas "o"

SILa función SI nos permite realizar una pregunta

lógica, la cual pueda tener dos posibles resultados

Verdadero o Falso y actuar de una u otra forma

según la respuesta obtenida.

Utilidad de la Función "SI":

Se debe utilizar en todos los problemas en los que

se plantee una disposición legal (condición) y

dependiendo de esta condición el usuario puede

tener uno de los dos caminos disponibles.

Lo que escribamos dentro del segundo y tercer argumento serán

las acciones que se realizarán en caso de que la respuesta a la

pregunta lógica sea verdadera o sea falsa. Los dos primeros

argumentos son los únicos obligatorios para esta función.

Para realizar la pregunta lógica podremos utilizar los siguientes

operadores de comparación: = para preguntar si dos valores son

iguales, > para saber si un valor es mayor que otro, < para

preguntar por menor, >= con este podremos conocer si es mayor

o igual, <= preguntamos por menor o igual, o si deseamos mirar

sin son diferente utilizaremos <>

Estructura: SI(Pregunta lógica; Acción en caso verdadero; Acción en caso falso).

Ejemplo: Imagina que en la celda A1 escribimos la edad

de una persona y en la celda A2 queremos que aparezca

el texto "Mayor de edad" en el caso que la edad sea igual

o 20 superior a 18, mientras que nos interesará aparezca

"Menor de edad" en caso que la edad sea menor de 18.

La función que deberíamos escribir sería

=SI(A1>=18;"Mayor de edad";"Menor de edad")

Observa que en el primer argumento preguntamos por

mayor o igual que 18, si la respuesta a la pregunta es

Verdadera se realizará el segundo argumento:

"Mayor de edad", en cambio si la respuesta es falsa,

realizamos el tercer argumento: "Menor de edad".

Funciones Lógicas "Y”Esta función lógica sirve para agrupar

condiciones simples y trabajar dentro de una

función "SI"

Condiciones Simples: Emiten valores de

verdad o falsedad

Ejemplo: A5 > 100

Sintaxis: = y (Condición1; Condición2; condición3 .. )

Valor de verdad de "Y"

P Q P Y Q

V V V

V F F

F V F

F F F

OEsta función también se suele utilizar

conjuntamente con la función Si. Con ella también

podremos realizar varias preguntas dentro del Si y

la parte que está en el argumento reservado para

cuando la pregunta es verdadera, sólo se realizará

en el caso que cualquiera de las respuestas a las

preguntas dentro de la O sea verdadera.

Estructura: O(Pregunta 1; pregunta 2; pregunta 3;...)

Ejemplo:Utilizaremos el mismo ejemplo anterior pero dejaremos

pasar si la persona es mayor de 16 años o mide más de

150. De esta manera con que se cumpla una de las dos

aparecerá el texto "Puede pasar". El único caso que

aparecerá "NO puede pasar", será cuando las dos

preguntas no se cumplan.

=SI(O(A1>16;B1>150);"Puede pasar";"NO puede

pasar")