FRANCISCO BARCENAS MERLANOAdministrador de Empresas. Esp. finanzas Telefono Universidad de Cordoba7860022-7904050 Ext. 246franfinan@hotmail.com

PROCESO ADMINISTRATIVOMARZO A JUNIO DEL 2005Administracin Una perspectiva global.Harold KoontzHeinz Weihrich.Mc Garw HillAdministracin. Proceso administrativoIdalberto Chiavenato

INTRODUCCION Por qu debo aprender administracin cuando las empresas estn reduciendo su tamao y todos los puestos administrativos estn desapareciendo ? A la medida que las organizaciones cambien, el papel del administrador tambin cambiar.

INTRODUCCION Todos tenemos un inters creado por mejorar la forma en que se administran las organizaciones. Los administradores de xito requieren:1.- Convertirse en especialistas.2.- Ser participe del equipo.3.- Conocer lo suficiente sobre otras disciplinas. 4.- Ser Autosuficiente

Concepto2.- Definicin y Funciones de la administracin. 2.1.- Definicin :Es el proceso de disear y mantener un entorno en el que, trabajando en grupos, los individuos cumplan eficientemente objetivos especficos. Harold Koontz

Anlisis de la Definicin La administracin se aplica a todo tipo de organizaciones. Se aplica en todos los niveles organiza- cionales. La intencin de todos los administradores cumplir con los objetivos establecidos

Funciones de la AdministracinLas cinco funciones bsicas de la administracin son: Planeacin, Organizacin, Integracin de Personal, Direccin y Control.Entorno a estas cinco funciones pueden organizarse los conocimientos que se hallan en base a las mismas. Es por ello que los Conceptos, Principios, Teoras y Tcnicas de la administracin se agrupan en estas cinco funciones.

Funciones de la Administracin Es evidente que los Administradores no pueden desempear correctamente sus tareas si no comprenden y se muestran sensibles a los muchos elementos del ambiente externo, Factores Econmicos, Tecnolgicos, Sociales, Polticos, ticos, que afectan a su rea de operacin.

2.2 Etapas y Funciones Planeacin. Organizacin. Integracin de personal. Direccin. Control.Conceptos.Principios.Teoras.Tcnicas.Conocimientos Admon.ProcesoAmbiente externoEconmico TecnolgicoSocialesPolticosticosLiderazgo

El proceso en diferentes niveles en la organizacin.

ALTO NIEVELNivel intermedio Nivel operativo

PlaneacinOrganizacinDireccinControl

2.4 Habilidades Administrativas y Jerarqua Organizacional Habilidades Tcnicas Es la posesin de conocimientos y destrezas en actividades que supone la aplicacin de mtodos procesos y procedimientos Habilidades HumanasEs la capacidad para trabajar con individuos, esfuerzos cooperativos, trabajo en equipo, la creacin de condiciones donde las personas se sientan protegidas y libres de expresar sus opiniones.

Habilidad de Conceptualizacin Anlisis del entorno Es la capacidad para percibir el panorama general, distinguir los elementos ms significativos de una situacin y comprender las relaciones entre ellos. Habilidad para disear soluciones Es la capacidad para resolver problemas en beneficio de la empresa, los administradores deben ser capaces de hacer mucho ms que advertir un problema.

Habilidades TcnicasHabilidades HumanasHabilidad de concep-tualizacin y diseoJerarqua Organizacional

2.5 Metas de todos los Administradores y Empresas La totalidad de los administradores de toda organizacin comercial y/o de servicio deber ser el de obtener SUPERAVIT. Los administradores deben de establecer un entorno en el que los individuos puedan cumplir metas grupales con la menor cantidad de tiempo, dinero, recursos materiales, etc.

Para lograr el supervit deber ser una empresaproductiva, esto implica eficacia y eficiencia. EficaciaCumplimiento de los objetivos de acuerdo en un tiempo determinadoEficiencia Es el logro de metas con la menor cantidad de recursos

Frederick TaylorPadre de la Administracin 1856 - 1915 Miduale Stell CompanyFiladelfiaII La Evolucin de la Administracin1.- Administracin Cientfica

2.- TEORICOS DE LA ADMINISTRACION GENERALAutores que desarrollan teoras generales sobre lo que los gerentes hacen y lo que constituye una buena prctica gerencial.HERI FAYOLLa atencin de Fayol estaba dirigida a las actividades de todos los gerentes y escriba partiendo de su experiencia personal como presidente de una empresa minera de carbn.

Sostena que la administracin era una actividad comn a todos los esfuerzos humanos en los negocios, el gobierno y hasta en el hogar. Henri Fayol establece las funciones gerenciales.

PlaneacinOrganizacin.Coordinacin Control.

3.- MOVIMIENTO DEREALCIONES HUMANASDale CarnegieEl camino al xito era mediante la cooperacinde los dems:1.- Hacer que otros se sientan importantes gracias al reconocimiento sincero de su esfuerzo.2.- Crear una buena impresin.

3.- Ganarse a la gente dejndolas hablar y expresar su forma de pensar mostrar condescendencia y nunca decir a nadie que esta equivocado.4.- Cambiar a las personas alabando sus aspectos positivos y dar al ofensor la oportunidad de salvar su imagen.

Abraham Maslov1908-1970Psiclogo Humanista que propuso una jerarquaterica de necesidades humanas.* Fisiolgicas.* Seguridad.* Social* De estima* Autorrealizacin.

UNIDAD IIDefinicin de Proceso AdministrativoDefinicin de PlaneacinImportancia y funcin de la Planeacin Tipo de planesEtapas de la planeacin.Polticas y reglas

PROCESO ADMINISTRATIVOConceptoLa Administracin es un proceso a travs de el cual se logran determinados objetivos previamente establecidos, mediante la utilizacin racional de recursos humanos, materiales, tcnicos y financieros.

PROCESO ADMINISTRATIVOEs el conjunto de fases o etapas sucesivas a travs de las cuales se efecta la administracin misma que se interrelacionan y forman un proceso integral.DEFINCIONFASES DEL PROCESO ADMINISTRATIVO PlaneacinOrganizacin DireccinRecursos HumanosControl

PLANEACIONCules son las metas de la organizacin a largo plazo?Qu estrategias son las mejores para ograr los objetivos establecidos?Qu objetivos se deben de formular a corto plazo?Quines deben de formular la planeacin?

Organizacin Qu nivel de centralizacin o descentralizacin debe adoptarse?Cmo debe disearse las tareas y los puestos?Quines son las personas idneas para ocuparlos?Qu mtodos y procedimientos deben ser utilizados?Cul es el diseo del trabajo?

Direccin Cmo dirigir el talento de las personas?Qu estilo de conduccin es el adecuado?Qu nivel de autoridad o responsabilidad asignar a cada persona?Cmo orientar a las personas hacia el cambio?Cmo solucionar los problemas y los conflictos ?Cmo se deben tomar las decisiones?

Control - EvaluacinQu actividades necesitan ser controladas? Qu criterios deben aplicarse para determinar los resultados? Qu medios de control deben de utilizarse para controlar Qu herramientas o tcnicas se pueden utilizar para ,medir el desempeo ?Qu actividades relevantes deben controlarse?

La planeacin es esencial para el adecuado funcionamiento de cualquier grupo social, ya que a travs de ella se prevn las contingencias y cambios que puede deparar el futuro y se establecen las medidas necesarias para afrontarlas.Importancia de la Planeacin

PLANEACIONDefinicinEs determinar los objetivos y elegir los cursos de accin para lograrlos, con base a la investigacin y la elaboracin de un esquema detallado que habr de realizarse en un futuro.

PLANEACIONFUNDAMENTOS DE LA IMPORTANCIA1.- Propicia el desarrollo de la empresa al establecer mtodos de utilizacin racional de recursos.2.- Reduce los niveles de incertidumebre que se puede presentar en el futuro, mas no lo elimina.3.- Prepara a la empresa para hacer frente a las contingencias que se presenten, con mayor garantas de xito.

4.- Reduce al minimo los riesgos, y aprovecha al mximo las oportunidades.5.- Al establecer un esquema o modelo de trabajo (plan), suministra las bases a travs de las cuales operar la empresa.6.- La moral se eleva sustancialmente, al conocer todos los miembros de la empresa hacia donde se dirigen sus esfuerzos.7.- Maximiza el aprovechamiento del tiempo y los recursos, en todos los niveles de la empresa

FUNCION DE LA PLANEACION 1.- El disear un entorno eficaz donde el individuo desempee su trabajo en grupo y todos conozcan los propsitos y objetivos del grupo, y los mtodos para alcanzarlos.2.- Para el logro de la eficiencia del grupo deber de proporcionarse los aspectos que la administracin espera de cada uno de ellos.

3.- La seleccin de los diferentes planes, acciones y controles para los mismos, ya que stos son un mtodo para cumplir los objetivos preseleccionados.

TIPO DE PLANESEstratgicosSon los planes que cubren a toda la organizacin, que establecen los objetivos generales de la organizacin y buscan colocar a la organizacin de acuerdo su visin.Operacionales Su objetivo es apoyar a los planes estratgicos, ya que ayudan a su aplicacin en el corto plazo, se refieren a actividades especficas asignando recursos y definiendo estndares de actuacin.

A corto plazoSon aquellos que se debern realizar en un plazo no mayor de un ao.A largo plazoSon aquellos planes que se contemplan a un plazo mayor de un ao y menor a cinco.Inmediatos y Mediatos Inmediatos se son los que se establecen hasta seis meses. Mediatos son aquellos que se proyectan a un peridos mayor de seis meses.

ETAPAS DE LA PLANEACIONPropsitos o misin Objetivos o metas EstrategiasPolticas Procedimientos ReglasProgramasPresupuestos

Propsito o MisinEs determinar que se debe hacer para llegar el futuro que se concibe como posible o deseable. Es definir el rumbo y generar los compromisos necesarios para lograrlo.

Objetivos o Metas Es la expresin cualitativa de un fin o propsito a alcanzar dentro de una organizacin. Es necesario fijarlo por escrito. Deben de difundirse y estar a la vista. Sirven como unidad de medida para verificar y comparar la productividad de la empresa o sus rganos.Tienen una Jerarqua dentro de la empresa.

Los Objetivos naturales de una Empresa son:Satisfacer las necesidades de bienes y servicios de la SociedadProporcionar un retorno justo a los factores de entradaProporcionar empleo productivo a todos los factores de Produccin.

Los Objetivos se agrupan en cuatro categoriasUtilidad.ExpansionSeguridad en el futuro.Continuidad.Autonomia o Independencia

Estrategias Cursos de accin o alternativas que muestran la Direccin y el empleo general de los recursos y esfuerzos, para lograr los objetivos en las condiciones mas ventajosas.

Descripcin del porque la empresa existe

Provee un contexto para todas las decisiones dentro de la organizacin

Describe una realidad duradera

til para entes internos y externos

Su logro puede ser infinito Diferencias entre misin, visin y estrategiaMisinEstrategiaVisin+

POLITICASSon enunciados o criterios generales que orientan o encauzan el logro de los objetivos y facilitan la implementacin de las estrategias . Las polticas ayudan a decidir asuntos antes de que se conviertan en problemas Ejemplo de polticas La contratacin a nivel profesionalUn elevado estndar de tica empresarial Fijacin de precios competitivos

REGLAS Es un mandato preciso que determina la disposicin, actitud o comportamiento, que deber de seguir o evitar en situaciones especificas el personal de la empresa. EJEMPLO DE REGLAS No se aceptan cheques personales Al ingresar al rea de produccin es necesario el uso de casco protector No fumar en el rea de soldadura

ProgramaCada programa tiene una estructura propia y puede ser un fin en si mismo, o bien, puede ser parte de una serie de actividades dentro de un programa mas general. Un programa es un esquema en donde se establecen: La secuencia de actividades especificas que habr de realizarse para alcanzar los objetivos.

Programa 2.- El tiempo requerido para efectuar cada una de sus partes.3.- Todos aquellos eventos involucrados en su consecuencia.

La elaboracin tcnica de un Programa debe tener: Identificar y determinar las actividades comprendidas.2.- Ordenar cronolgicamente las realizaciones de las actividades3.- Interrelacionar las actividades. Cuales primero, las simultaneas, y las actividades posteriores.4.- Asignar a cada actividad la unidad de tiempo de su duracin as como los recursos necesarios.

Planeacin de un Programa de Fabricacin de partes

PresupuestosLos programas estn estrechamente ligados con los presupuestos que son la expresin cuantitativa de los programas. Los presupuestos permiten al ejecutivo ver claramente cuanto dinero ser gastado, por quien, para que, y donde, que costos, ingresos unidades o productos que involucran los planes y programas.

PresupuestoUn presupuesto es un esquema escrito de tipo general y/o especifico, que determina por anticipado, en termino cuantitativo (monetario y/o no monetario),el origen y la asignacion de recursos de la empresa, para un periodo especifico.

Clasificacin de presupuestos.nivel jerrquicoEstratgico o Corporativo. Cuando se establecen en el mas alto nivel jerrquico de la empresa y determinan la asignacin de recursos de toda la organizacin.

Presupuestos Departamentales. Son aquellos que son formulados para cada una de las areas de actividad de la empresa. Presupuesto de ventas. Presupuestos Operativos. Se calculan por secciones de los departamentos. El presupuesto de mantenimiento.

ProcedimientosUn procedimiento es la forma ordenada y cronolgica en que se establecen una serie de tareas y actividades para ejecutar un trabajo que debe hacerse en forma repetitiva.

Lineamientos para los ProcedimientosCapacitacin del personal en esa actividad.Los procedimientos que sean accesibles y fcil de interpretar.Que se representen grficamente.Que se evite la automatizacin del personal.Al implementarlos que se adecuan a situaciones reales y factibles.

Que se revisen peridicamente.

Deben adecuarse a las necesidades y caractersticas de cada departamento y/o seccin.

No debe ser demasiado rgido.Debe ser estable, los cambios confunden a los empleados.

La supervisin no debe ser muy rigurosa.

PASOS DE LA PLANEACION Atencin a las Oportunidades ClientesNuestras fortalezasNuestras debilidadesMercadoCompetenciaEstablecimientos de Objetivos Para la empresa Para los departamentos

Desarrollo de Premisaspara implementarPronsticos Polticas Planes Identificacin de alternativasPara el cumplimientos de los objetivos de la organizacin

Evaluacin de alternativasPara cumplir metas al menor costo y con mayor utilidades.Eleccin de una alternativa Seleccin del curso de accin que se seguir

Formulaciones de Planes de apoyoPara compra de equipoCompra de materiales Contratacin y capacitacin del personal Elaboracin de presupuestosInversiones en bienes de capital Gastos de operaciones para los planes Volumen y precios de venta

ORGANIZACION3..1. Estructura y diseo organizacional 3.1.1. Definicin de estructura y diseo 3.1.2. Principios del diseo de la organizacin 3.1.3. Etapas de organizacin: 3.1.3.1. Departamentalizacin Funciones, Territorial y geogrfica, Proceso , Por producto, Matricial 3.1.4. Descripcin de Funciones Autoridad y poder, coordinacin 3.2.1. Concepto de autoridad 3.3.2.Tipos de autoridad3.3.3.Concepto de poder3.2.4. Tipos de poderUNIDAD III

DEFINICION

Es agrupar las actividades necesarias para alcazar ciertos objetivos, asignar a cada grupo un administrador con la autoridad necesaria para supervisarlo y coordinar tanto en sentido horizontal como vertical toda la estructura de la empresa.

ELEMENTOS DE LA DEFINICIONAgrupacin y asignacin de actividades. Tiene la finalidad de promover la especializacin sin el individuo no existe la organizacin. Jerarqua. La organizacin como estructura origina la necesidad de establecer niveles de autoridad y de responsabilidad dentro de la empresa.

Objetivos. El propsito para organizar deber ser para realizar ciertos y predeterminados objetivos, el organizar sin objetivos es un esfuerzo poco productivo. Estructura Esta sirve para relacionar a los individuos unos con otros y para proveer la comunicacin formal que se hace necesaria en toda organizacin.

IMPORTANCIA DE LA ORGANIZACIONLa organizacin lleva hasta los ltimos detalles todo lo que la planeacin ha sealado, respecto a como debe ser un organismo social y lo que es en realidad. Su carcter es continuo, jams se puede decir que ha terminado, dado que esta sujeta a cambios constantes.

Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al determinar funciones y responsabilidades.Es un medio y no un fin, porque es una fase de la administracin para lograr los fines que se persiguen en un organismo social. Evita la lentitud e ineficiencia en las actividades, reduciendo los costos e incrementando la productividad

PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACIN Del objetivo.De especializacin.De jerarquia.De paridad en autoridad y responsabilidad.De unidad de mando.De difusin.De amplitud y de control.De coordinacin.

ETAPAS DE LA ORGANIZACIONILA DIVISION DEL TRABAJOEs la separacin de las actividades con el fin de realizar una funcin con mayor precisin eficiencia y mnimo de esfuerzo, lo que da lugar a la especializacin y al perfeccionamiento en el trabajo.

La divisin de trabajo se realiza a travs de: 1.- LA JERARQUIZACION.2.- LA DEPARTAMENTALIZACION. 3.- EL ESTABLECIMIENTO DE FUNCIONES Y OBLIGACIONES

1.- LA JERARQUIZACION Es la disposicin de las funciones de una organizacin por orden de rango, grado o importancia.ELEMENTOS DE LA JERARQUIZACION1.- Niveles jerrquicos. Es la estratificacin ordenada de cada grado de autoridad y responsabilidad del organismo social

Niveles Jerrquicos Alta Direccin Mandos MediosMandos Operativos

2.- Responsabilidad. Es la obligacin que tiene un subordinado para desarrollar deberes asignados. Es el compromiso de una persona para manejar un trabajo con lo mejor de sus habilidad. 3.- Centralizacin. Esto sucede cuando se rene un conjunto de actividades en un puesto, o en un departamento.

EMPRESAOrganigrama Responsabilidades Centralizacin

3.- Descentralizacin . Existe cuando la autoridad se delega y se pugna por impulsar la toma de decisiones a niveles inferiores de la organizacin 4.- Departa mentalizacin . Sirve para agrupar las funciones en unidades prcticas en base a la similitud de ella, facilitando de este modo la especializacin.

EMPRESAOrganigrama Descentralizacin Departa mentalizacin

2.- DEPARTAMENTALIZACION Seis pasos para la departa mentalizacin1.- Listar las funciones de la empresa.2.- Clasificarlas 3.- Agruparlas segn orden jerrquico.4.- Asignar actividades a cada uno de las reas o departamentos.5.- Especificar las lneas de autoridad, responsabiliza y proporciona obligaciones entre los departamentos. 6.- Establecer lneas de comunicacin e interrelacin entre los departamentos.

DIVERSOS TIPOS DE DEPARTAMENTALIZACIONPor funciones . Agrupar las actividades anlogas segun su funcin primordial. FinanzasContabilidadTesoreraPresupuestos

Por producto. Esta se hace con base en un producto o grupo de productos relacionados entre si. Ventas PerfumeraElectrnicos Ropa de dama

Por Geografa o por territorios. Generalmente se utiliza en el rea de ventas y en empresas que abarcan un gran territorio.VentasVentasCentroChapultepec

Por clientes. En este caso se crean unidades para servir a los distintos compradores .VentasDamasCaballerosJvenes

Por proceso o equipo. En esta departa mentalizacin segn el proceso o equipo.Produccin CorteFresadoTorneadoBarnizadoEmpaque

Por secuencia. Esta se aplica por razones tcnicas o econmicas, y se requiere un responsable en cada turno. ProduccinTurno Matutino T. VespertinoT. Nocturno

3.- Establecimiento de funciones y obligaciones Son todas aquellas actividades que nos conducirn a el logro de los objetivos tanto generales de al empresa como los particulares de los departamentos, seccin o divisin de la empresa.

IILA COORDINACION Segunda Etapa de la Divisin de TrabajoEs la sincronizacin de los recursos y los esfuerzos de un grupo social, con el fin de lograr oportunidad, unidad, armona y rapidez, en el desarrollo y consecucin de objetivos.

TIPOS DE ORGANIZACIONLa autoridad se concentra en una sola persona, que es la que toma las decisiones y tiene la responsabilidad bsica del mando.

A los subordinados les queda claro que las ordenes se obedecen , no se discuten.Organizacin Lineal o Militar.

GerenteSupervisoresObrerosEmpleados A u t o r i d a d R e s p o n s a b i l i d a d

VENTAJAS* Es sencilla y clara* No hay conflictos de autoridad* Evita fugas de autoridad * Evita fuga de responsabilidades* La disciplina es facil de mantenerDESVENTAJAS * Es rgida e inflexible * No fomenta la especializacin* La organizacin depende del hombre clave, lo que puede originar trastornos.* No es aplicable a grandes empresas.

INTEGRACION DE PERSONAL Razones de la integracin de personal en el Proceso Administrativo Primera: Esto implica enfoques y conocimientos que los administradores en ejercicio suelen pasar por alto, como la escasa atencin sobre estas funciones.

Segunda: Concebir a la integracin del personal como una funcin independiente permite actuar con mayor medida con el elemento humano en la seleccin, evaluacin, planeacin de carrera y desarrollo de administradores. Tercera: El rea de personal cuenta ya con un importante conjunto de conocimientos y experiencias propias, para poder considerarse un elemnto ms dentro del proceso administrativo

Cuarta: Es que los administradores tienden a descuidar la integracin del personal como si no fuera parte de sus responsabilidades y asignarselas al departamento de personal.

DEFINICION DE INTEGRACION DE PERSONAL Consiste en ocupar y mantener los puestos de la estructura organizacional. Esto se realiza mediante la identificacin de los requerimientos de fuerza de trabajo, el inventario del personal disponible y el reclutamiento , seleccin, contratacin, ascenso, evaluacin, planeacin de carrera, compensacin y capacitacin o desarrollo tanto de candidatos como de empleados en funciones a fin de que puedan cumplir eficaz y eficientemente sus tareas.

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