1. Presenta: Mtro. Javier Solis Noyola Camara Nacional de la Industria y la Transformacin Delegacin Gmez Palacio

2. OBJETIVO GENERAL DE APRENDIZAJE (INFORMATIVO) El alumno conocer y comprender los conceptos bsicos de la administracin del tiempo con un enfoque de teora de sistemas (enfoque sistmico). OBJETIVOS FORMATIVOS: Reflexionar sobre la importancia de transformar sus paradigmas que no favorecen la productividad en el tiempo. Desarrollar sus actividades de aprendizaje con espritu de colaboracin, participacin y responsabilidad (individual y grupal). Compartir experiencias o vivencias de su trayectoria 3. PROGRAMA DE CONTENIDOS Diagnstico Personal sobre el del Uso del Tiempo. Conceptos bsicos relacionados con la Administracin del Tiempo. Matriz del Tiempo. Factores que no favorecen el uso adecuado del tiempo. El Enfoque Sistmico como estrategia integral para Administrar el Tiempo. 4. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES 16:00 a 16:15 Hrs. Bienvenida y presentacin participantes. 16:15 a 17:25 Hrs. Presentacin de los temas del Programa de Contenidos mediante la tcnica de la Conferencia. 17:25 a 17:45 Hrs. Anlisis del Video Paradigmas 17:45 a 18:00 Hrs. Receso 18:00 a 18:35 Hrs. Tcnica de Aprendizaje Colaborativo (equipos). 18:35 a 18:45 Hrs. Plenario de Conclusiones 18:45 a 19:00 Hrs. Entrega de Constancias y Agradecimientos. 5. Cmo manejo mi tiempo Cuestionario tomado de: Administracin del tiempo del autor Mauro Rodrguez Estrada Todos contamos con 168 horas a la semana Cmo usas las tuyas? A continuacin hay diez afirmaciones sobre manejo del tiempo. Encierra en un crculo la que corresponda a cada punto. 1.- Cada da dedico un tiempo a planear mi trabajo. a) Casi nunca b) A veces c) Frecuentemente d) Casi siempre 2.- Cada ao me fijo metas especficas y las pongo por escrito. a) Casi nunca b)A veces c) Frecuentemente d) Casi siempre 3.- Diariamente hago una lista de pendientes, los jerarquizo segn su importancia y trato de manejarlos en ese orden. a) Casi nunca b)A veces c) Frecuentemente d) Casi siempre 4.- Dedico mi tiempo a tareas que soy capaz de realizar, y no lo dedico a cosas utpicas o improductivas. a) Casi nunca b)A veces c) Frecuentemente d) Casi siempre 6. Cmo manejo mi tiempo (Cuestionario tomado de: Administracin del tiempo del Autor Mauro Rodrguez Estrada.) 5.- Llevo una agenda flexible para estar en condiciones de manejar problemas, as como algo inesperado. a) Casi nunca b)A veces c) Frecuentemente d) Casi siempre 6.- Delego satisfactoriamente buena parte de mis actividades. a) Casi nunca b)A veces c) Frecuentemente d) Casi siempre 7.-Trato de manejar una sola vez la papelera que me llega, analizndola de inmediato y decidiendo sobre ella. a) Casi nunca b)A veces c) Frecuentemente d) Casi siempre 8.- Tengo una estrategia diseada para evitar las interrupciones. a) Casi nunca b)A veces c) Frecuentemente d) Casi siempre 9.-Soy capaz de decir NO cuando se me requiere en cosas que interfieren con mi tiempo destinado a asuntos pendientes. a) Casi nunca b)A veces c) Frecuentemente d) Casi siempre 10.- En forma habitual practico la relajacin para reducir tensiones. a) Casi nunca b)A veces c) Frecuentemente d) Casi siempre 7. Cmo manejo mi tiempo (Cuestionario tomado de: Administracin del tiempo del Autor Mauro Rodrguez Estrada.) Calificar como sigue: * 4 puntos por cada Casi Siempre * 3 puntos por cada Frecuentemente * 2 puntos por cada A veces * 1 punto por cada Casi nunca Suma los puntos obtenidos en las respuestas que marcaste, y tu resultado ser el siguiente: Entre 10 y 25: Mal, debes preocuparte. Entre 25 y 30: Bien, pero puedes mejorar. Entre 30 y 35: Muy bien. Entre 35 y 40: Excelente, sigue as. 8. Qu es el Tiempo? Duracin de fenmenos. Aspecto mensurable de duracin. Duracin de cosas sujetas a cambio. El tiempo es la dimensin del cambio. Mauro Rodrguez Estrada 9. Caractersticas del tiempo 9 El ms importante de los recursos. El recurso ms equitativo: todos tenemos el mismo. Un recurso limitado y caduco: hagamos lo que hagamos se nos acaba. Recurso inflexible: ni ahorrarse, ni acumularse, ni prestarse. El ms indispensable de los recursos: ninguna accin humana puede realizarse sin tiempo. Recurso insustituible. Recurso inexorable: no lo podemos variar. Lo ms que podemos hacer es utilizarlo mejor o peor, a medida que va llegando. Recurso Paradjico: Todos disponemos de Todo el tiempo del mundo. Podemos quejarnos de cmo lo usamos, pero 10. Qu es la Administracin del Tiempo? Es el conjunto de tcnicas y mtodos que contribuyen a aprovechar de la mejor manera el tiempo. Pasado presente futuro Lo que sucedi Lo que esta por suceder Slo puedo describirlo Puedo Administrarlo 11. CUATRO GENERACIONES DE LA ADMINISTRACIN DEL TIEMPO Cada generacin toma como base la anterior y permite un mayor control de la vida. La primera se caracteriz por las notas y listas de tareas que tendan a proporcionar cierto reconocimiento de los mltiples requerimientos planteados. La segunda consider el uso de agendas. Reflej el intento de mirar hacia adelante y programar los acontecimientos y actividades del futuro La tercera sum la idea esencial de priorizar, clarificar valores y comparar la importancia relativa de las actividades sobre la base de su relacin con esos valores. Se centr en el establecimiento de metas, objetivos a largo, mediano y corto plazo hacia los cuales orientaban el tiempo y la planificacin diaria del plan especfico para alcanzar las metas y actividades a las que se atribua mayor vala 12. CUATRO GENERACIONES DE LA ADMINISTRACIN DEL TIEMPO La cuarta no consiste en administrar el tiempo, sino en administrarnos a nosotros mismos. La satisfaccin depende tanto de la expectativa como de la realizacin. En lugar de encontrarse con las cosas y el tiempo, las expectativas de la cuarta generacin se centran en preservar y realizar las relaciones de la persona y 13. Conocimiento Tierra Trabajo Capital Agrcola Industrial Conocimiento Fuentes de creacin de riqueza (Paradigmas en el tiempo) Fuente: Savage Ch. 1991. 14. Tiempo C a m b i o Tiempo C a m b i o Tiempo C a m b i o Percepcin del tiempo Soc. Agrcola Soc. Industrial Soc. del Conocimiento 15. Matriz de la Administracin del Tiempo (Stephen Covey) I II III IV URGENTE NO URGENTE IMPORTANTE NO IMPORTANTE 16. IMPORTANTE Y URGENTE Qu es lo importante? Son las actividades que nos llevan a lograr nuestros objetivos. Qu es lo urgente? Son las actividades importantes que no se atendieron en su momento. 17. I II Actividades: Actividades: Crisis Prevencin Problemas apremiantes Construir relaciones productivas Proyectos cuya fecha vencen Reconocer nuevas oportunidades Planificacin, recreacin Aprendizaje III IV Actividades: Actividades: Interrupciones, algunas llamadas Trivialidades, ajetreo intil Correo, algunos informes Actividades no provechosas Algunas reuniones improductivas Perdida de tiempo, llamadas ImportanteNoimportante MATRIZ DEL USO DEL TIEMPO (Actividades) Urgente No urgente 18. I II Resultados: Resultados: Estrs Visin, productividad Agotamiento Equilibrio, pocas crisis Administracin de crisis Disciplina, control Siempre apagando incendios Adaptacin al cambio, transformacin Caos organizacional Aprendizaje continuo (C-H-A) III IV Resultados: Resultados: Relaciones frgiles o rotas Total irresponsabilidad Impotencia, excluido del control Despidos Concentracin en plazos cortos Dependiendo de otros Administracin de crisis Desequilibrar o colapsar la ImportanteNoimportante MATRIZ DEL USO DEL TIEMPO (Resultados) Urgente No urgente 19. I II Resultados: Visin, productividad Equilibrio Disciplina, control Adaptacin al cambio, transformacin Aprendizaje continuo (C-H-A) Matriz de la Administracin del Tiempo (Cuadrante de la Administracin de Personal Efectiva ) 20. Actitud proactiva-preventiva Primer Cuadrante Accionar Reactivo-no preventivo-quejoso!! Segundo Cuadrante Accionar Proactivo-Preventivo tiempo tiempome quejo... me quejo... me quejo... me quejo... me cuestiono... analizo... planifico... hago... disfruto... me quejo... 2001 2013 21. FACTORES QUE NO FAVORECEN EL USO ADECUADO DEL TIEMPO EXTERNOS Interrupciones del telfono Interrupciones por visitas inesperadas Urgencias Incapacidad de los subalternos Falta de informacin adecuada Exceso de reuniones Liderazgo deficiente Trmites excesivos (burocracia) Falta de motivacin, indiferencia Sistemas de comunicacin deficientes Desinters por el aprendizaje continuo Percibir las cosas como aisladas y no como un sistema. Paradigmas Organizacionales muy arraigados y estticos. INTERNOS No saber decir no No saber delegar actividades Indecisin Aplazar, dejar las cosas para despus Indisciplina en el cumplimiento de los propios planes Desorganizacin: confusin y desorden Ruidos y distracciones visuales Intentar demasiadas cosas a la vez Tensin y preocupaciones Obsesin por lo trivial Inconstancia, hbito de dejar lneas inconclusas Desinters por el aprendizaje continuo Percibir las cosas como aisladas y no como un sistema. Paradigmas personales muy arraigados y estticos. 22. ENFOQUE SISTMICO COMO ESTRATEGIA INTEGRAL PARA LA ADMINISTRACIN DEL TIEMPO 23. TEORA DE SISTEMAS SISTEMA: Es un conjunto organizado, formando un todo, en el que cada una de sus partes est conjuntada a travs de una ordenacin lgica, que encadena sus actos a un fin comn (objetivo). 24. CARACTERSTICAS DE LOS SISTEMAS SISTEMA Estabilidad Adaptabilidad Eficiencia Sinergia 25. ESTABILIDAD La estabilidad es la cualidad por la cual el sistema permanece en funcionamiento eficaz, frente a las acciones de los factores externos e internos del mismo. 26. ADAPTABILIDAD La adaptabilidad es la cualidad que debe poseer el sistema, mediante el cual es capaz de evolucionar dinmicamente con arreglo a su entorno, de manera que atraviese diferentes estados en los que conserve su eficacia y su orientacin al objetivo que constituye su finalidad. 27. EFICIENCIA Podemos sealar la eficiencia como la cualidad por la cual el sistema atiende a su objetivo con economa de medios (recursos), poniendo en juego procesos que le permitan ser adaptable y equilibrado. 28. SINERGIA La sinergia es la cualidad por la cual la capacidad de actuacin del sistema es superior a las de sus componentes sumados individualmente. 29. Productividad = Resultados = Eficacia Entradas Eficiencia Economa de Recursos E SProceso de Transformacin Medio Ambiente externo P R O DU C T I V I D A D 30. Pensamiento Sistmico 1234 5678 Izquierdo Derecho Pensamiento Lgico (Convergente) Pensamiento Creativo (Divergente) Mano derecha Mano Izquierda 31. CREATIVIDAD E INVENTIVA 32. El filsofo y cientfico Thomas Kuhn dio al paradigma su significado contemporneo cuando lo adopt para referirse al conjunto de prcticas que definen una disciplina cientfica durante un perodo especfico de tiempo. Es un modelo o esquema fundamental que organiza nuestras opiniones con respecto a algn tema en particular. Una forma de general de interpretar al mundo. Es la forma bsica de percibir, pensar, evaluar y hacer, asociado con una particular visin de la realidad. Paradigma s 33. Qu ves? 34. Mira bien el dibujo...que ves? Lee la explicacion que estan a la derecha. Las investigaciones han demostrado que los nios pequeos no pueden diferenciar esta pareja, ya que ellos en su memoria aun no tienen esta informacion asociada a nada. Los nios pequeos solo ven 9 delfines!! Moraleja Si en el transcurso de 3 segundos no encuentras los delfines, te daras cuenta que clase asociaciones tiene tu cerebro... 35. Elementos de un paradigma personal Paradigma Valores Emociones Costumbres Creencia s Hbitos Conocimientos Habilidades 36. EVOLUCIN DE LOS SISTEMAS ORGANIZACIONALES MISIN VISINFILOSOFA (paradigmas) 37. MISIN La misin es un elemento del proceso de evolucin de un sistema, esta es la actividad que realiza el conjunto de personas que integran al sistema empresarial. (Que hacer) 38. FILOSOFA Es un conjunto de principios, herramientas, valores humanos que promueven la competitividad de una organizacin con eficacia y eficiencia. 39. VISIN La visin es la proyeccin del crecimiento y desarrollo de la organizacin (como me quiero ver en el futuro). 40. ESTRATEGIAS CON ENFOQUE SISTMICO QUE FAVORECEN LA ADMINISTRACIN DEL TIEMPO Capacitacin Continua e Integral (conocimientos, habilidades y actitudes). Trabajo en equipo Comunicacin efectiva (escrita y oral). Planeacin de actividades (laborales, personales, familiares, recreativas, descanso, etc.) Pensamiento Sistmico (Pensamiento: lgico y creativo). Mejora Continua (Evaluacin-control) Delegacin por responsabilidades (Empoderamiento). Establecimiento de relaciones productivas. Uso responsable de las tecnologas de la Informacin y la comunicacin (bsqueda de informacin til, tele-trabajo, comercio electrnico, educacin en lnea, etc.) Todo lo anterior promover el uso eficaz y eficiente de nuestros recursos, entre ellos el tiempo, y favorecer la productividad organizacional; pero sobre todo, favorecer la administracin personal del tiempo. 41. EL DESAFIO DEL CAMBIO Solamente cambiar mi vida si cambio mis percepciones (paradigmas). Soy producto de cmo pienso (paradigmas). La prctica produce hbito, por eso , practique bien. 42. CONCLUSIONES El tiempo es un recurso o insumo en las empresas. La Administracin efectiva del tiempo exige administrarse a uno mismo. Los modelos mentales o paradigmas favorecen o desfavorecen el uso adecuado del tiempo. El Enfoque de sistemas favorece la administracin efectiva del tiempo, ya que se centra entre el orden e interaccin de las cosas para el cumplimiento de objetivos con eficacia y eficiencia. Cada quien en lo individual debe establecer su propio plan de mejora continua para incrementar su productividad. 43. REFERENCIAS INFORMTICAS DE ESTE CURSO: OConnor, Joseph y McDermott Ian. Introduccin al Pensamiento Sistmico. Editorial Urano. 1998. Rodrguez Estrada Mauro. Administracin del Tiempo. Editorial Manual Moderno, segunda edicin. 1999. R. Covey Stephen. Los Siete Hbitos de la Gente Altamente Efectiva. Editorial Paids. 2003. 44. Gracias! Mtro. Javier Solis Noyola Correo electrnico del Instructor: jsnoyola@hotmail.com