54000-instituto de fomento municipal

CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS

INSTITUTO DE FOMENTO MUNICIPALInforme de Auditoría

a la Liquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresosdel 01 de enero al 31 de diciembre de 2006

Guatemala, mayo de 2007

Instituto de Fomento Municipal Resumen Gerencial 534Resultados de Auditoría 535Objetivos de Auditoría 536Alcance de Auditoría 537Dictamen 539Estados Financieros y Notas a los Estados Financieros 540Informe sobre Control Interno 550Informe sobre Cumplimiento 568Seguimiento a Recomendaciones de Auditorías Anteriores 581Funcionarios Responsables 582

Contraloría General de Cuentas Sistema de Auditoría Gubernamental (SAG) 534

Auditoría a la Liquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos Ejercicio Fiscal del 01 de enero al 31 de diciembre de 2006

INSTITUTO DE FOMENTO MUNICIPAL

De conformidad con el Decreto No. 1132, del Congreso de la República, el Instituto de Fomento Municipales el responsable de promover la descentralización y autosostenibilidad de la municipalidades, brindándolesel apoyo financiero, técnico, tecnológico, jurídico y administrativo, integrándolas plenamente al proceso demodernización del Estado; proporcionar y coordinar la capacitación de personal del Instituto y la asistencia alos gobiernos municipales para la prestación de mejores servicios, facilitando la formulación de programas yproyecto de desarrollo municipal.

Administrar en forma eficiente los fondos nacionales y externos para el desarrollo de obras y proyectos deagua potable, saneamiento, educación sanitaria y ambiental en el área del país.

Cuenta con la Unidad Administrativa responsables de coordinar la formulación del presupuesto, laprogramación de la ejecución y con los responsables de cada programa, la evaluación de la gestiónpresupuestaria.

Mediante Acuerdo Gubernativo No. 92-2005 de fecha 29 de noviembre de 2005, se le asignó unpresupuesto inicial de Q319,963,530.00, el cual se modificó por aumentos netos de Q63,040,799.00, para unpresupuesto vigente de Q383,004,329.00, percibiéndose la cantidad de Q266,027,027.95, equivalente al69.45%.

Para cumplir con las funciones asignadas, objetivos y metas, al Instituto de Fomento Municipal, INFOM,inicialmente se le aprobó un presupuesto de egresos de Q319,963.530.00, el mismo fue modificado poraumentos netos de Q 63,040,799.00, para un presupuesto vigente de Q383,004,329.00, ejecutándose lacantidad de Q256,797,980.72, equivalente al 66.94%.

RESUMEN GERENCIAL

ANTECEDENTES




RESULTADOS DE AUDITORÍA

HALLAZGOS DE CONTROL INTERNO

HALLAZGOS DE CUMPLIMIENTO

Artículos en mal estado y obsoletos (Hallazgo de Control Interno No.1)

Bienes sin movimiento desde el año 2000 en la Bodega de Proveeduría. (Hallazgo de Control InternoNo.2)

Materiales no utilizados en proyecto, son almacenados en forma inadecuada (Hallazgo de ControlInterno No.3)

Recepción inadecuada en compra de materiales sin cumplir con las especificaciones de contratación(Hallazgo de Control Interno No.4)

Libros de Bancos, Almacén e Inventarios sin autorización (Hallazgo de Control Interno No.5)

Formularios de viáticos constancia con tachaduras, enmiendas y borrones (Hallazgo de ControlInterno No.6)

Control deficiente en el manejo de inventario de Activos Fijos (Hallazgo de Control Interno No.7)

Suspensión de los trabajos asignados a UNEPAR en el proyecto de perforación de pozo en CantónReforma, La Chacarita, Chiantla Huehuetenango (Hallazgo de Control Interno No.8)

Deficiencias de control en la ejecución de proyectos de abastecimiento de agua y saneamiento(Hallazgo de Control Interno No.9)

Falta de seguimiento a las Recomendaciones realizadas en auditorías anteriores de la UDAI (Hallazgode Control Interno No.10)

Incumplimiento al Contrato Administrativo de Servicios Técnico Profesionales (Hallazgo deCumplimiento No.1)

Incumplimiento a normas establecidas para la creación y manejo de fondo rotativo asignado (Hallazgode Cumplimiento No.2)

Deficiente control de Ingreso de materiales a Bodega (Hallazgo de Cumplimiento No.3)

Saldos no conciliados en cuentas de activo (Hallazgo de Cumplimiento No.4)

Incumplimiento de los plazos de ejecución de proyectos de Agua Potable, algunos con saneamientobásico, en los Departamentos de Alta y Baja Verapaz (Hallazgo de Cumplimiento No.5)

Cobro de cheques por parte del Gerente Regional de San Marcos (Hallazgo de Cumplimiento No.6)

Materiales despachados sin llegar a su destino (Hallazgo de Cumplimiento No.7)

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

1

2

3

4

5

6

7




Emitir opinión sobre la razonabilidad de los estados financieros, ejecución y liquidación del presupuesto deingresos y egresos para el ejercicio fiscal 2006.

Evaluar la estructura del Control Interno.

Verificar el adecuado cumplimiento de las normas, leyes, reglamento y otros aspectos legales aplicables.

Evaluar las posibilidades de irregularidades y fraudes cometidos por funcionarios y empleados públicos.

Contribuir al fortalecimiento de la administración de los recursos públicos, por medio de lasrecomendaciones que se considere pertinentes.

OBJETIVOS DE AUDITORÍA




Para el examen de los estados financieros, ejecución y liquidación del presupuesto de ingresos y egresosdel ejercicio 2006, se aplicaron los criterios contenidos en la planificación específica, de la forma siguiente:

Control interno

Se evaluaron los siguientes aspectos:

Las operaciones financieras realizando pruebas sustantivas y de cumplimiento a los procesos, sistemasintegrados, registros de operaciones y otros documentos y procedimientos que generan la informaciónfinanciera.

Los informes y trabajo desarrollado por las Unidades de Auditoría Interna, UDAI.

El nivel de riesgo inherente, nivel de riesgo de control y se determinó el nivel de riesgo de detección.

La ejecución presupuestaria orientada al análisis de los resultados y efectos de los programaspresupuestarios del INFOM.

Ingresos

Con base a la ejecución presupuestaria de la entidad examinada, se aplicaron criterios para la selección dela muestra, elaborando los programas de auditoría, para cada rubro de ingresos aplicando losprocedimientos siguientes:

Los ingresos privativos generados por la entidad, hayan sido percibidos y registrados de conformidad con labase legal que los establece.

Las conciliaciones bancarias durante el período 2006, para comprobar los movimientos de efectivo por losingresos percibidos y sus intereses devengados.

El registro y presentación de conformidad con principios de contabilidad y presupuestarios.

Que hayan sido ingresados oportunamente a cuentas bancarias.

Egresos

Con base en la ejecución presupuestaria, se aplicaron criterios para la selección de la muestra, elaborandolos programas de auditoría para cada grupo de egresos, aplicando los procedimientos siguientes:

Se utilizó el reporte consolidado de la ejecución de presupuesto por programas, grupo y renglón de gasto.

Se examinó el porcentaje establecido de acuerdo a la evaluación de la estructura de control interno y losriesgos inherentes y de control plasmados en la cedula correspondiente conforme a su naturaleza,aplicando el criterio de importancia relativa, a manera de satisfacerse de la razonabilidad de los egresos porprograma y grupo de gasto.

Se verificó el cumplimiento a la legislación aplicable en el uso y manejo de los fondos asignados.

Modificaciones Presupuestarias

ALCANCE DE AUDITORÍA




En la evaluación a las modificaciones presupuestarias, se aplicaron los siguientes procedimientos:

Se analizaron los documentos legales que respaldan las modificaciones, recortes, ampliaciones ytransferencias internas con la finalidad de establecer el monto definitivo aprobado para los programaspresupuestarios.

Se revisaron los registros contables para establecer si las disminuciones, incrementos y transferenciasinternas efectuadas, fueron operadas en los registros contables correspondientes y su presentación en losestados financieros, ejecución y liquidación del presupuesto de ingresos y egresos.

SeñoresJunta DirectivaInstituto de Fomento Municipal INFOMCiudad

Hemos auditado el Balance General adjunto del Instituto de Fomento Municipal INFOM al 31 de diciembrede 2006, y los correspondientes Estado de Resultados de sus Operaciones y el Estado de Liquidación delPresupuesto de Ingresos y Egresos por el año terminado en esa fecha. Estos estados financieros sonresponsabilidad de la Administración de la Entidad. Nuestra responsabilidad es expresar una opinión sobreestos estados financieros, basados en nuestra auditoría.

Efectuamos nuestra revisión, de acuerdo con Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas y de AuditoríaGubernamental. Estas normas requieren que la auditoría sea planificada y ejecutada para obtener certezarazonable de que los estados financieros no contienen errores importantes. Una auditoría incluye el examensobre una base selectiva, de la evidencia que soporta las cantidades y revelaciones presentadas en losestados financieros. Incluye también la evaluación de los principios de contabilidad y presupuestariosutilizados y de las estimaciones importantes hechas por la administración, así como una evaluación de lapresentación general de los estados financieros. Consideramos que nuestra auditoría provee una baserazonable para nuestra opinión.

En nuestra opinión, excepto por el efecto de lo mencionado en el párrafo precedente, los estados financierosarriba mencionados presentan razonablemente, en todos los aspectos importantes, la situación financieradel Instituto de Fomento Municipal INFOM al 31 de diciembre de 2006, los resultados de sus operacionespor el año terminado en esa fecha, de conformidad con Principios Presupuestarios y de ContabilidadGeneralmente Aceptados.

Guatemala, 30 de mayo de 2007

DICTAMEN

En el Balance General al 31 de diciembre de 2006 se presenta en las cuentas de Almacén un saldode Q1,743,721.23 y en la cuenta de Propiedad, Planta, Equipo e Intangibles un saldo deQ180.244,433.29 y a la misma fecha la integración del saldo de proveeduría, asciende aQ1,761,827.59; y el inventario de Propiedad, Planta, Equipo e Intangible asciende a Q74.213,621.58,presentando una diferencia Q18,106.36 y Q106.030,811.71, respectivamente.(Hallazgo de Cumplimiento No.4)

1

ES

TA

DO

S FIN

AN

CIE

RO

S Y

NO

TA

S A

ES

TA

DO

S FIN

AN

CIE

RO

S





En la planeación y ejecución de nuestra auditoría al Balance General adjunto del Instituto de FomentoMunicipal INFOM al 31 de diciembre de 2006, y los correspondientes Estado de Resultados de susOperaciones y el Estado de Liquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos por el año terminado en esafecha, evaluamos la estructura de control interno, para determinar nuestros procedimientos de auditoría conel propósito de emitir una opinión sobre la razonabilidad de los estados financieros y no para proporcionarseguridad del funcionamiento de la estructura del control interno. Sin embargo, notamos ciertos asuntos enrelación a su funcionamiento, que consideramos deben ser incluidos en este informe para estar de acuerdocon las normas de Auditoría Generalmente Aceptadas y de Auditoría Gubernamental.

Los asuntos que nos llaman la atención y que están relacionados con deficiencias en el diseño yoperaciones de la estructura de control interno, que podrían afectar negativamente la capacidad de laentidad para registrar, procesar, resumir y reportar información financiera uniforme con las aseveraciones dela Gerencia de los estados financieros, son los siguientes:


INFORME SOBRE CONTROL INTERNO




Recepción inadecuada en compra de materiales sin cumplir con las especificaciones de contratación(Hallazgo de Control Interno No.4)






Falta de seguimiento a las Recomendaciones realizadas en auditorías anteriores de la UDAI(Hallazgo de Control Interno No.10)

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10





En la Bodega de Proveeduría se encontraron en existencias bienes obsoletos, otros que están en malestado, los cuales ascienden a la cantidad de Q83,683.98. Estos bienes se utilizaban en máquinas que seencuentran en desuso, además existen formularios y papel afectado por la filtración de agua y otros que yano se utilizan, tales como sellos de funcionarios que ya no laboran en el Instituto.

Acuerdo Gubernativo 217-94, Reglamento de Bienes Muebles de la Administración Pública, indica que esprocedente dar de baja a bienes que ya no se usan. Articulo 23. Los casos no previstos en el presentereglamento, serán resueltos por la Contraloría General de Cuentas a solicitud del jefe de la dependenciainteresada.

Esto se debe a la falta de interés de la Unidad Administrativa del INFOM, ya que no se han iniciado lasgestiones para tramitar el traslado o baja del inventario de materiales.

Esto ocasiona que el inventario de materiales este sobre valorado, ya que el material es obsoleto y nopuede ser utilizado.

Girar instrucciones a la Unidad Administrativa para que con base a las listas de productos obsoletos y enmal estado, se proceda a solicitar la baja correspondiente con los procedimientos establecidos y se excluyade las existencias del inventario de materiales. En las Oficinas Regionales es probable que todavía utilicenel toner, cintas para impresora o maquina de escribir por lo que seria conveniente informarles de lasexistencias obsoletas que puedan ser utilizadas por el equipo a su servicio.

A partir del mes de agosto del 2006, se realizaron en la bodega en tránsito los trámites correspondientes yse dieron de baja todos los artículos inservibles, en mal estado y obsoletos ante Bienes del Estado y eneste año se está depurando el listado en la bodega de proveeduría para determinar los artículos que sedarán de baja, para luego elaborar el proyecto de baja de estos artículos ante la Gerencia General para laaprobación del mismo.

Esto quedará solventado a partir de la primera semana de mayo.Luego se realizará este mismo trámite en la sección de transportes con los vehículos, repuestos yaccesorios.

Esta comisión es de la opinión que son dos temas completamente diferentes, ya que para efectos de losartículos en mal estado es un trámite interno, que la institución debe realizar a efecto de depurar susbodegas. Por lo que se confirma el hallazgo.

Condición

Criterio

Causa

Efecto

Recomendación

Comentarios de la administración

Comentarios de auditoría

HALLAZGOS DE CONTROL INTERNO




Sanción económica de conformidad con el Decreto No. 31-2002 del Congreso de la República, LeyOrgánica de la Contraloría General de Cuentas, Artículo 39, numeral 18, para la Coordinadora de la UnidadAdministrativa, por la cantidad de Q2,000.00.

Acción Correctiva





En el listado de existencia aparecen bombas sumergibles para agua, una motobomba y sus accesoriosrespectivos, repuestos para vehículos y materiales para agua potable, casi todos provenientes dedonaciones de la Cooperación Española con ocasión del Huracán Mitch, sin que estén valorizados, niubicados en el lugar donde pueden ser utilizados.

El Decreto No. 31-2002 del Congreso de la República Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas,en el artículo 4 literal d) establece dentro de las atribuciones de la Contraloría General de Cuentas; "Evaluarlos resultados de la gestión de los organismos, instituciones, entidades y personas a que se refiere elartículo 2 de la presente Ley, bajo los criterios de probidad, eficacia, eficiencia, transparencia, economía yequidad".

Falta de atención de las autoridades del INFOM, en la distribución de los bienes donados por laCooperación Española.

Esta situación ha ocasiona que las bombas no se hayan utilizado en algunos de los proyectos que el INFOMejecuta y que sigan ocupando espacio en la bodega.

Girar instrucciones a la Coordinadora Administrativa para que efectué el traslado de dichas bombas,materiales y repuestos a las bodegas respectivas de UNEPAR con su correspondiente ingresos a inventario,para que no ocupen espacio que corresponde a artículos en la bodega de proveeduría.

Desde el mes de agosto de 2006 se están buscando los mecanismos legales para poder proceder a ladonación de estos artículos en las comunidades más necesitadas.

Esta comisión considera que las deficiencias fueron detectadas al momento de realizar las pruebas decampo, fecha a partir de la cual se están haciendo las correcciones correspondientes, por lo tanto seconfirma el hallazgo.

Sanción económica de conformidad con el Decreto No. 31-2002 del Congreso de la República, LeyOrgánica de la Contraloría General de Cuentas artículo 39, numeral 18, para la CoordinadoraAdministrativa, por la cantidad de Q2,000.00.

Condición

Criterio

Causa

Efecto

Recomendación



Acción Correctiva





El Proyecto de sistema de agua potable y saneamiento básico de la comunidad de Raxahá, San PedroCarchá, Alta Verapaz fue suspendido debido al desistimiento de los vecinos, sin embargo, materiales poruna cantidad de Q1,793,336.90 se encuentran en la bodega regional de Cobán, exceptuando 8,978 sacosde cemento, por una cantidad de Q442,615.40 que se encuentran respaldados por un vale único de laempresa DIPROBA, de fecha 7 de diciembre de 2005, en donde se encuentra en resguardo, dado elvolumen de materiales no existe suficiente espacio para ser almacenados adecuadamente, encontrándose ala intemperie.

El Decreto 31-2002 del Congreso de la República, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, en elartículo 4 inciso d) establece dentro de las atribuciones de la Contraloría General de Cuentas; "Evaluar losresultados de la gestión de los organismos, instituciones, entidades y personas a que se refiere el artículo 2de la presente Ley, bajo los criterios de probidad, eficacia, eficiencia, transparencia, economía y equidad".

Esto se debe a que la Regional de Cobán no cuenta con bodegas adecuadas para el almacenamiento de lacantidad de materiales comprados para ese proyecto, y a la falta de seguimiento de los mismos, utilizandolos procedimientos legales establecidos.

Esto ocasiona que el material, por no contar con bodegas adecuadas para su resguardo, se deteriore y en elcaso del cemento, si no se utiliza oportunamente, se corra el riesgo de alguna penalización por parte de laempresa proveedora.

Las autoridades del INFOM deben analizar la utilización de estos materiales de forma inmediata, a efectoque no se sigan deteriorando, y beneficiar a la comunidad, pues son materiales que ya se encuentran en lasbodegas del INFOM y puedan ser utilizados en otros proyectos o comunidades que lo necesiten.

La bodega de la Regional de Cobán, Alta Verapaz, solo se utiliza como bodega de tránsito para losproyectos del Programa KFW, ya que los materiales que son adquiridos son trasladados directamente alos proyectos en ejecución, por tal razón el espacio físico con que se cuenta es suficiente paraalmacenar únicamente los materiales que se manejan de otros programas, por lo que este caso no estabacontemplado. En conversaciones sostenidas con personeros del Programa KFW, manifestaron que enlos próximos días se estará realizando las gestiones para el arrendamiento de un espacio adecuadopara el resguardo de los materiales.Esto solucionará cuando se den problemas como es el caso actual donde la comunidad ya no aceptó el proyecto. En providencia ref. 134-2007 de fecha 13 de marzo se solicitó a la Dirección de AsesoríaJurídica emitiera opinión respecto al uso de los materiales del proyecto Raxahá, el cual fue declarado nofactible debido al desistimiento presentado por la comunidad, a la fecha estamos a espera del dictamencorrespondiente.Entendiéndose que va ser viable reasignar estos materiales a otros proyectos que los necesitan, con lo cualya se cuenta con la no objeción del Programa KFW, por lo que en corto plazo se solventará esta situación.

Condición

Criterio

Causa

Efecto

Recomendación





Esta comisión considera que no obstante las bodegas existentes en la regional son para material en transito,el material adquirido debió haberse almacenado de manera adecuada y buscar los mecanismos legalespara reasignarlo a otros proyectos del área, por lo que se confirma el hallazgo.

Sanción económica de conformidad con el Decreto No. 31-2002 del Congreso de la República, LeyOrgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39, numeral 18, para el Coordinador de Regionalesy Gerente Regional INFOM las Verapaces, por la cantidad de Q40,000.00, para cada uno.


Acción Correctiva




Recepción inadecuada en compra de materiales sin cumplir con las especificaciones decontratación (Hallazgo de Control Interno No.4)

Al practicar pruebas de campo en la Regional del INFOM en el municipio de Cobán del Departamento deAlta Verapaz, se estableció que veintidós proyectos se encuentran inconclusos, debido a que se adquirieronpor parte de la Unidad Ejecutora del Programa de Acueductos Rurales UNEPAR, angulares para laconstrucción de casetas para letrinas, sin estar maquilados; maquilación que consiste en lijar, pintar, doblar,perforar y poner bisagras, habiendo sido recibidos de esta manera por instrucciones del Coordinador delPrograma Kreditanstalts Fur Welderaufbau (Banco para la Construcción) KFW y el coordinador delPrograma de Agua y Saneamiento Rural PASRURAL. Para que los angulares sean utilizados en losproyectos, es necesario erogar el monto correspondiente a la maquilación.

El Decreto No. 31-2002 del Congreso de la República, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas,en el artículo 4 inciso d) establece dentro de las atribuciones de la Contraloría General de Cuentas; "Evaluarlos resultados de la gestión de los organismos, instituciones, entidades y personas a que se refiere elartículo 2 de la presente Ley, bajo los criterios de probidad, eficacia, eficiencia, transparencia, economía yequidad".

Esto se debe a deficiencias de control, ya que no debieron recibirse los angulares sin la maquilacióncorrespondiente.

Esto ocasiona que los proyectos estén paralizados, y que para usarse estos materiales se tengan queefectuar gastos adicionales, afectando los intereses del INFOM.

El Gerente General del Instituto de Fomento Municipal, debe girar instrucciones a todas las UnidadesEjecutoras del Instituto, a fin de que en lo sucesivo, sin excepción alguna, no se reciban materiales sin quecumplan con las especificaciones técnicas que se requieren para una eficiente ejecución de los proyectos.

Desde el inicio de la adjudicación los angulares de 1/8"x2"x2" por su longitud, fueron solicitados sinperforación, ni pintura anticorrosiva y solamente cortados a la medida indicada en el oficio No. 550-05 /KFW, de fecha 08 de Noviembre del 2005.Mencionamos que los proyectos no están paralizados en su totalidad, ya que un proyecto se compone de 3componentes agua potable, letrinas y disposición de aguas grises; el sistema de agua potable se estaejecutando al igual que la disposición de aguas grises según consta en nuestros avances físicos; en el casoespecial de las letrinas se ha avanzado con los trabajos de las fosas para las letrina.

Esta comisión es del criterio que, en virtud de que los angulares no pueden ser utilizados de la manera enque fueron comprados y al no tener disponibilidad presupuestaria para realizar la maquilación, provocandoel atraso parcial en los proyectos, situación que debió considerarse al momento de hacerse la compra ydebe ser tomado en cuenta para futuras adquisiciones, en tal virtud se confirma el hallazgo.

Condición

Criterio

Causa

Efecto

Recomendación






Sanción económica de conformidad con el Decreto No. 31-2002 del Congreso de la República, LeyOrgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39, numeral 18, para el Director Ejecutivo INFOM-UNEPAR, Coordinador del Programa KFW y Coordinador del Programa PASRURAL, por la cantidad deQ3,000.00 para cada uno.

Acción Correctiva





Al examinar los libros de Bancos, Almacén e Inventarios del INFOM, se estableció que dichos registros sellevan en hojas movibles, las cuales no están autorizadas por la Contraloría General de Cuentas.

El Decreto Presidencial número 2084, artículo 2, establece "Los libros de contabilidad (entre los cualesquedarán comprendidas las hojas sueltas, las tarjetas y todas las fórmas que se utilicen para llevar lascuentas), los libros de actas y todos aquellos que tengan importancia por servir de base a las operacionescontables, o que puedan utilizarse como comprobantes de las mismas, así como los libros que disponga laSecretaría de Hacienda y Crédito Público o el Tribunal de Cuentas, deberán someterse, antes de ponerseen uso, a la autorización de las dependencias que se indican más adelante. El artículo 4, inciso k) delDecreto 31-2002 del Congreso de la República, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas,establece que dentro de sus atribuciones está la de Autorizar y verificar la correcta utilización de las hojasmovibles, libros principales y auxiliares que se operen en forma manual, electrónica o por otros medioslegalmente autorizados por la entidades sujetas a fiscalización".

Esto se debe a deficiencias de control interno y a la inobservancia de la normativa vigente.

Esto ocasiona que los registros no sean confiables, ya que pueden ser modificados en cualquier momento ypor cualquier persona.

El Gerente Financiero Administrativo del INFOM, debe girar instrucciones para que se tramiten deinmediato las autorizaciones de libros que se utilizan en el registro de las operaciones financiero contablesante la Contraloría General de Cuentas.

Hasta el 31 de diciembre 2005 con el sistema Fox Pro se llevaron libros autorizados por la ContraloríaGeneral de Cuentas, con el cambio de sistema a Sicoin-Web esto cambió, la Contraloría emitió el acuerdoA-28-06 para el cobro de las nuevas autorizaciones, pero debido a lo excesivo de las tarifas se presentóamparo ante la Corte de Constitucionalidad según expediente 2311-2006, por lo que a la fecha aún no hasido resuelto y es imposible que autoricen las nuevas hojas movibles, y es por esto que el control y registrose lleva pero en hojas sin la autorización respectiva.

Esta comisión es del criterio que se debió continuar utilizando las hojas movibles de los libros autorizadoscon el sistema anterior, por lo que se confirma el hallazgo.

Sanción económica de conformidad con el Decreto No. 31-2002 del Congreso de la República, LeyOrgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39, numeral 18, para el Director Administrativo yTesorero del INFOM, por la cantidad de Q3,000.00 para cada uno.

Condición

Criterio

Causa

Efecto

Recomendación



Acción Correctiva





Al examinar los Comprobantes Únicos de Registro CUR correspondientes al pago de Viáticos deComisiones realizadas al Interior de la República correspondiente al Programa 206 Coordinación DonaciónJaponesa, hacia los departamentos de Jutiapa, San Marcos, Totonicapán, Huehuetenango yQuetzaltenango, se estableció que en los formularios de Viático Constancia, existen alteraciones en lasfechas de finalización de las comisiones.

El Acuerdo Gubernativo 397-98 Reglamento de Gastos de Viáticos para el Organismo Ejecutivo y lasEntidades Descentralizadas y Autónomas del Estado, en el Artículo 10 indica: "Liquidación Incompleta. Nose aprobará la liquidación de los gastos de viáticos y otros gastos conexos, a que se refiere el artículoanterior, si en la liquidación faltaren comprobantes o requisitos que se deben cumplir, o existan anomalías.En tales casos, se le fijará al responsable el término improrrogable de ocho (8) días contados a partir de lafecha de la notificación, para que presente nueva liquidación con los documentos y requisitoscorrespondientes...".

Esto se debe a falta de controles en la recepción de documentos de viáticos, por parte de la Unidad dePresupuesto de la Gerencia Financiera Administrativa del Instituto.

Esto puede ocasionar que se paguen viáticos que no hayan sido devengados, afectando los recursos delINFOM y por ende del Estado.

La Gerencia Financiera Administrativa debe girar instrucciones a las Oficinas Regionales y a todas lasUnidades Ejecutoras del INFOM, para que en lo sucesivo, no se acepte para trámite de pago los formulariosde Viáticos Constancia con tachaduras, enmiendas o borrones, además de asignar a una personaencargada de revisar las liquidaciones previo a iniciar el trámite para pago.

Debido al exceso de trabajo en el Área de Ejecución Presupuestaria, el personal encargado de la revisiónde los documentos y elaboración de Cur de pago, no se percató y dejo pasar las constancias conalteraciones, el personal que se retira de comisión en este Programa generalmente son los albañiles ytienen problemas al llenar los formularios, esto no exime de culpa a los responsables, por lo que para evitaresta situación se solicitó a Gerencia General la autorización de Fondo Rotativo a cargo de personal deTesorería ya que ellos son los encargados del control de viáticos para todo el personal 011, 029 y 031.

En virtud de que los argumentos vertidos por la administración no justifican el procedimiento utilizado, seconfirma el hallazgo.

Sanción económica de conformidad con el Decreto No. 31-2002 del Congreso de la República, LeyOrgánica de la Contraloría General de Cuentas artículo 39 numeral 18 para el Jefe de la Unidad dePresupuesto, 4 Operadores, 4 aprobador y Auditor Jefe, por la cantidad de Q2,000.00 para cada uno.

Condición

Criterio

Causa

Efecto

Recomendación



Acción Correctiva





En el área de inventario de Activos Fijos del INFOM, se evaluó la Unidad de Informática, estableciendodeficiencias tales como, activos sin registro en el inventario, traslados entre diferentes unidades sin larespectiva nota de registro, equipo de cómputo sin tarjeta de responsabilidad, faltantes de bienes,deficiencia en el registro de licencias de software y la falta de uniformidad en la identificación del bien.

El Acuerdo No. 09-03, Normas Generales de Control Interno Gubernamental, de la Contraloría General deCuenta, Norma 5.4 en su parte conducente, establece lo siguiente: "...deben contar con la tecnología ymetodología, así como la organización formalmente descrita en manuales de funciones y procedimientos,que permitan ejercer un eficiente control sobre los activos, pasivos, patrimonio, ingresos, egresos, etc., paraasegurar el cumplimiento de las políticas, normas, leyes y regulaciones a las que estén sujetas todas lasoperaciones...".

Esto se debe a controles deficientes en el área de inventarios y a la falta de comunicación entre lasdiferentes unidades del INFOM que deben reportar cualquier movimiento de los bienes.

Al no estar registrados los bienes en el inventario, ni asignados por medio de tarjeta de responsabilidad alos empleados, se corre el riesgo del extravío de los mismos, ocasionando pérdidas aI patrimonio delINFOM.

El Gerente Financiero Administrativo, debe girar instrucciones precisas a los encargados de inventario, a finde realizar una depuración y actualización del mismo, así como que se registre y actualice en las tarjetas deresponsabilidad.

Los activos sí están registrados en el inventario, los cuales se encuentran asignados al encargado de labodega de tránsito, se están tomando acciones para realizar el traslado a la persona que lo está utilizando.Todo el equipo de cómputo están registrados en las tarjetas de responsabilidad al personal bajo su cargo,las que se encuentran sin identificación son propiedad del Ministerio de Economía en el año 2000. Eldepartamento de Informática lleva el control de estos equipos (adjunto copia), los cuales se encuentran enmal estado por ser obsoletos. Se están haciendo las gestiones ante el Ministerio de Economía parasolventar esta situación, ya que son propiedad de ellos.Con relación a las licencias de software todas se encuentran debidamente registradas dentro del inventarioen el grupo 3316 tipo 151 (equipo de computación). (Adjunto copia de tarjeta). Cuando el software nopertenece a un equipo de cómputo se registra en el libro auxiliar de utensilios, por instrucciones deContabilidad del Estado del Ministerio de Finanzas Públicas.Con relación a la identificación de los bienes, se está cotizando equipo especial para poder identificar losbienes ya que en algunos casos por el tipo de material se levantan con facilidad.

No se pueden aceptar los comentarios de la administración, en virtud de que estas deficiencias se estándando a la fecha, por lo tanto, se confirma el hallazgo.

Condición

Criterio

Causa

Efecto

Recomendación



Acción Correctiva




Sanción económica de conformidad con el Decreto No. 31-2002 del Congreso de la República, LeyOrgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39 numeral 18, para la CoordinadoraAdministrativa, Directora de Informática y Encargado de Inventario, por la cantidad de Q2,000.00 para cadauno.





Se estableció que lo referente al compromiso de INFOM-UNEPAR de la construcción de la red dedistribución y acometidas prediales en el Cantón Reforma, La Chacarita del Municipio de Chiantla,Huehuetenango, los trabajos se encuentran suspendidos desde el 29/11/2006 por falta de un rediseño de lared de distribución, y haber cambiado las condiciones iniciales del proyecto, con un avance físico reportadodel 10%.

Se suscribió el convenio de construcción, administración, operación y mantenimiento del sistema deabastecimiento de agua potable, educación sanitaria y ambiental del proyecto Cantón Reforma, LaChacarita, Buenos Aires, Chiantla, Huehuetenango, s/n de fecha 28 de abril de 2006, aportando INFOM-UNEPAR con carácter de fondos no reembolsables, para ejecución de la red de distribución del sistema deagua potable, más la acometida predial, según acta No. 11-2006 de fecha 28 de noviembre de 2006, sedejó constancia de los cambios al diseño original y el compromiso de realizar el trabajo de topografía, porparte de UNEPAR.

Esto se debe a negligencia de la Dirección Ejecutiva y Coordinación del INFOM-UNEPAR, al no darinstrucciones para la realización del rediseño y el funcionamiento del sistema, toda vez que ya se realizaronlos otros componentes del proyecto.

Esto ocasiona atrasos para el funcionamiento del sistema, y costos adicionales en la construcción delproyecto y la población no recibe los beneficios.

Que el Director Ejecutivo y la Coordinación del programa de INFOM-UNEPAR, cuando se den cambiosjustificados a las condiciones iniciales de los proyectos agilicen los trámites pertinentes a efecto deminimizar el atraso del plazo convenido.

Para poder iniciar los trabajos propios de la red de distribución (aporte de INFOM -UNEPAR) se debíaterminar la perforación del pozo mecánico y comprobar la producción del mismo, corroborando el caudalpara cubrir la demanda de la comunidad. Los trabajos de perforación se iniciaron el 02-05-06 y finalizaron29-05-06 arrojando un resultado satisfactorio, así como finalizar el proceso de compra de materiales yentrega en la comunidad; iniciándose los trabajos de la red el 02 de nov del 2006.A requerimiento del comité y un número muy grande de vecinos se suspendieron los trabajos el 29 denoviembre para modificar el diseño original, por lo que fue necesario solicitar a la Unidad de Pre-Inversióndicha modificación, siendo obvio que al re-diseñar los planos originales redunda en un atraso en la entregade la obra, a pesar de esto la comunidad condicionó la continuación de los trabajos si no se realizaban lasmodificaciones.El rediseño ya fue concluido, los materiales que fueron adquiridos para el diseño original se adaptaron alrediseño, encontrándonos a la espera de la aprobación de una transferencia presupuestaria para lacontratación de la mano de obra calificada para reiniciar los trabajos de construcción de la red.

No se aceptan los comentarios de la Administración, en virtud de que un rediseño no puede prolongarse

Condición

Criterio

Causa

Efecto

Recomendación






tanto tiempo, y el compromiso de la modificación fue acordado por medio de acta en el mes de noviembre2006, la visita se realizó en marzo 2007 y aún no se contaba con la misma, encontrándose suspendido elcompromiso de INFOM-UNEPAR de la ejecución de la Red de Distribución y Conexiones Prediales, por loque se confirma el hallazgo.

Sanción económica de conformidad con el Decreto No. 31-2002 del Congreso de la República, LeyOrgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39 numeral 18, para el Director Ejecutivo deINFOM-UNEPAR y Coordinador del programa de Agua Subterránea, por la cantidad de Q2,000.00 paracada uno.

Acción Correctiva





Los proyectos ejecutados por administración por parte de la Unidad Ejecutora del Programa de AcueductosRurales -UNEPAR-, presentan atraso considerable, debido a la irregularidad en la entrega de materiales, losdiseños no son actualizados previo al inicio de su ejecución, los supervisores asignados inicialmente a losproyectos son cambiados a otros proyectos o son removidos, asimismo se estableció que en cada uno delos proyectos verificados, el libro de bitácora es utilizado indistintamente para otros registros y no para lafunción técnica en el desarrollo de las obras.

Según los convenios suscritos, Nos. 016-2004/KFW de fecha 23 de septiembre de 2004, 02-2004/KFW defecha 20 de mayo de 2004 y 018-2006/INFOM-KFW de fecha 20 de junio de 2006, es responsabilidad deINFOM-UNEPAR "supervisar la ejecución de la obra, con personal calificado, de modo que la misma serealice en el tiempo y con las especificaciones técnicas establecidas, llevando desde el inicio del proyectoun libro de bitácora, en el cual se anotará el avance y observaciones que se efectúen sobre la ejecución dela misma, el que se utilizará para fines de evaluación final".

Esto se debe a que la Gerencia y Coordinación del programa KfW de UNEPAR no dan el seguimientopermanente y objetivo a los diferentes proyectos en ejecución.

Esto provoca atraso en el cumplimiento de los plazos, con costos adicionales innecesarios y la poblaciónno recibe el beneficio oportunamente.

El Director Ejecutivo, Gerente Técnico de proyectos y Coordinadores de los programas INFOM-UNEPARdeben velar por el estricto cumplimiento de las cláusulas de los convenios, a fin de evitar estas deficiencias.

Atraso generado en la ejecución de los proyectos del KFW IV.El Lote 1 esta conformado por 17 proyectos (acueducto, aguas grises y letrinas), se ha tenido unairreguralidad en la entrega de los materiales locales (arena, piedrín, piedra) que es responsabilidad de lamunicipalidad, y con la falta de estos materiales no se alcanza el avance físico en la obra, ya que fueentregado con irregularidad y hasta la fecha se tienen los mismos problemas; con respecto a los materialesno locales la institución cumplió con la entrega de los materiales, a excepción de las válvulas de compuertaque fueron entregados en el mes enero del presente año, debido que por especificaciones técnicas de ladonación alemana fue necesario importarlas, ya que no fue posible adquirirlas en el mercado nacional,actualmente se encuentran en las obras.El Lote 2: esta conformado por 22 proyectos (acueducto, aguas grises y letrinas), los materiales no locales(arena, piedrín, piedra) han sido entregado parcialmente por parte de las municipalidades, con losmateriales no locales para acueductos estos están entregados totalmente, para los proyectos de letrinasestán entregados parcialmente faltando (angulares, material de fijación, tazas).El Lote 3 esta conformado por 20 proyectos (acueductos, aguas grises y letrinas) se tiene pendiente laentrega de materiales, en espera del dictamen de misión alemana que se encuentra actualmente en el país.En forma general para los tres lotes se ha tenido problemas con la contratación del personal 031 dealbañilería, la cual se contrata hasta que exista una aprobación presupuestaria.Diseños no actualizados al inicio de su ejecución: Los diseños fueron realizados por personal contratado por

Condición

Criterio

Causa

Efecto

Recomendación





la institución y revisados en forma conjunta por personal de la Unidad Pre-Inversión y la consultora alemanaguatemalteca Gitec Consult, se tienen los estudios detallados de cada proyecto como parte de el se tienenlos planos típicos y los planos específicos para cada proyecto y se da inicio las obras hasta tener el 100%.Durante la ejecución se han tenido cambios por factores topográficos y sociales por los que estos cambiosse reflejaran en documento final que se entregara a la institución por parte de la empresa consultora.Los supervisores asignados inicialmente a los proyectos son cambiados a otrosEsta situación se ha debido principalmente a que los ingenieros se retiran de la institución por razonespersonales, ocasionando que los ingenieros que se tienen contratados se tengan que reasignar a losproyectos que los ingenieros han dejado, mientras se recontrata a los ingenieros para cubrir las plazas yproyectos dejados por el personal anterior.El libro de bitácoras es utilizado para otros registros y no para el desarrollo de la obra: Con los monitoreosque se han estado realizando por parte del programa Kfw, se enfoca la prioridad a darles el uso adecuadoa los libros de bitácoras, implementado nuevamente capacitaciones al personal técnico, y miembros de loscomités para evitar estas irregularidades

Con relación al atraso, se refiere a la irregularidad de entrega de materiales por parte de INFOM-UNEPAR yno a los otros aportes, lo referente a los diseños no actualizados, se estableció que en los proyectos de aguay saneamiento, son cambiados los renglones de los planos originales y no son actualizadas lasmodificaciones para control y en lo que corresponde a los cambios de supervisores, se dá el caso de que, elsupervisor del proyecto de Pozo Seco no se retiró y sí fue trasladado a otro proyecto, por lo que estacomisión confirma el hallazgo.

Sanción económica de conformidad con el Decreto No. 31-2002 del Congreso de la República, LeyOrgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39 numeral 18, para el Director Ejecutivo deINFOM-UNEPAR, Gerente Técnico de los Programas y Coordinadores de los Programas KfW y AguaSubterránea por la cantidad de Q2,000.00 para cada uno.


Acción Correctiva




Falta de seguimiento a las Recomendaciones realizadas en auditorías anteriores de la UDAI(Hallazgo de Control Interno No.10)

Al 31 de diciembre de 2006 en las pruebas de auditoría practicadas a la Unidad de Auditoría Interna delINFOM y de acuerdo a los informes de la UDAI, se estableció que a la fecha existen Hallazgos detectadosen las diferentes Unidades Ejecutoras del Instituto, sin que se les haya dado el debido seguimiento a lasrecomendaciones formuladas por los auditores.

Las Normas de Auditoría Gubernamental Interna y Externa, numeral 4.6, establece que las "Unidades deAuditoría Interna de las entidades del sector público, periódicamente, realizarán el seguimiento delcumplimiento de las recomendaciones de los informes de auditoría emitidos. Las recomendaciones que seencuentren pendientes de cumplir, deberán tomarse en cuenta, para la planificación específica de lasiguiente auditoría".

Esto se debe a la falta de apoyo de la Gerencia General a la Unidad de Auditoría Interna, al no establecerlineamientos conjuntos para la verificación de los plazos establecidos para el cumplimiento de lasrecomendaciones.

Al no efectuarse el seguimiento a las recomendaciones planteadas en los informes, no se verifica elcumplimiento de las acciones que se tienen que dar para las correcciones de las deficiencias.

La Gerencia General y la Unidad de Auditoría Interna del INFOM, deben velar porque las UnidadesEjecutoras correspondientes, le den el seguimiento a las recomendaciones y se enmienden las deficienciasdetectadas en las auditorías practicadas.

Verificamos las solicitudes de información hechas por la coordinación que preside observando que fueronatendidas y que se referían al período 2006, en el cuadro que presentaron como integración de los casosque no se les ha dado seguimiento incluyen auditoria de otros períodos por lo cual no se trasladodocumentación de seguimiento a recomendaciones de auditoria anteriores.

Ante lo cual manifestamos a usted que para dar cumplimiento a lo que establecen las Normas de auditoriaGubernamental Interna y Externa, en el numeral 4.6 (a que hace referencia). Se da a conocer loshallazgos y recomendaciones ante las autoridades de INFOM, los directores de las áreas que han sidoauditadas y Gerentes Regionales por medio de las actas que se suscriben en el momento de detectar losproblemas, y los informes que se rinden como resultado final del trabajo desarrollado.Se monitorea por medio de oficios girados a los jefes inmediatos para verificar que se tenga conocimientode las deficiencias administrativas en el área que le corresponde.En las auditoria subsiguientes, se verifica si ya se cumplió con lo recomendado en caso contrario se hacenuevamente del conocimiento de las autoridades indicando que es un hallazgo recurrente.

Así mismo, para cumplir con lo que establece el Decreto Número 1132 del Congreso de la República LeyOrgánica del Instituto de Fomento Municipal, en el Artículo 33 Segundo párrafo El auditor jefe dará cuentainmediata al gerente o a la Junta Directiva, según los casos de las irregularidades que perjudiquen la buenamarcha de los negocios de la institución; si no se corrigieren las irregularidades denunciadas, dentro de un

Condición

Criterio

Causa

Efecto

Recomendación





plazo prudencial, el auditor jefe pondrá el caso en conocimiento de la Contraloría General de Cuentas paraque se adopten las medidas que procedan.

Hacemos de su conocimiento, que cuando se ha reiterado en múltiples oportunidades, de un caso enparticular y no se han obtenido resultados positivos en la gestión, para cumplir con el mandato que la leyorgánica nos designa, se han trasladado los expedientes a la Contraloría General de Cuentas para queproceda según crea conveniente, se mencionan algunos casos:No. De Oficio Fecha ExpedienteAI-274-2005 17-08-2005 CelularesAI-275-2005 17-08-2005 CuentadantesAI-285-2005 17-08-2005 CombustibleAI-304-2005 22-08-2005 San RaymundoAI-308-2005 23-08-2005 Omisión de Intereses, Ptamo. Coatepeque, Quetzaltenango.En virtud de los anterior, consideramos que cumplimos con las Normas de Auditoria Gubernamental Internay Externa y la Ley Orgánica de INFOM, por lo que comunicamos a usted nuestra buena disposición encoadyuvar al desarrollo de su actividad de auditoria, por lo que cualquier ampliación que requiera en algúncaso en particular, respecto al seguimiento que se les da a los hallazgos detectados, estaremos endisposición de proporcionarlo.

Los comentarios de la Administración y la documentación presentada, confirman la recurrencia de loshallazgos y por consiguiente la falta de cumplimiento a las recomendaciones que auditoría interna plasmaen sus informes, sin embargo las autoridades del Instituto, no accionan para que esas recomendaciones secumplan, por lo que se confirma el hallazgo.

Sanción económica de conformidad con el Decreto No. 31-2002 del Congreso de la República, LeyOrgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39 numeral 2, para el Gerente General, por lacantidad de Q5,000.00.


Acción Correctiva





Como parte de la aplicación de nuestros procedimientos de auditoría, para obtener seguridad razonableacerca de si el Balance General adjunto del Instituto de Fomento Municipal INFOM al 31 de diciembre de2006, y los correspondientes Estado de Resultados de sus Operaciones y el Estado de Liquidación delPresupuesto de Ingresos y Egresos por el año terminado en esa fecha, están libres de errores importantes,hemos hecho pruebas de cumplimiento de leyes y regulaciones aplicables.

El cumplimiento con los términos de las leyes y regulaciones aplicables, es responsabilidad de lasautoridades superiores del Instituto de Fomento Municipal -INFOM-. Evaluamos el cumplimiento por partede dicha Entidad. Sin embargo, nuestro objetivo no fue el de expresar una opinión sobre el cumplimientogeneral con tales regulaciones. En consecuencia, no expresamos tal opinión.

Instancias materiales de incumplimiento son fallas en cumplir con los requisitos, o violaciones a los términosde las leyes y regulaciones, aplicables, que nos llevan a concluir que la acumulación de las distorsionesresultantes de tales fallas o violaciones, es importante en relación con los estados financieros. Losresultados de nuestras pruebas de cumplimiento revelaron las siguientes instancias de incumplimiento:

Hemos considerado estas situaciones importantes de incumplimiento, al formarnos una opinión respecto a silos estados financieros del Instituto de Fomento Municipal INFOM, por el año terminado al 31 de diciembrede 2006 se presentan razonablemente, en todos los aspectos importantes, de acuerdo con los términos delas leyes y regulaciones aplicables.


INFORME SOBRE CUMPLIMIENTO


Incumplimiento a normas establecidas para la creación y manejo de fondo rotativo asignado (Hallazgode Cumplimiento No.2)






1

2

3

4

5

6

7





Por medio del Contrato Administrativo 36-2006 se contrataron los servicios de un técnico-profesional, por elperíodo comprendido del 3 de enero al 31 de diciembre 2006, con cargo al renglón 029. El monto delcontrato asciende a la cantidad de Q207,000.00. No fue posible realizar la entrevista a la personacontratada, en virtud de no haberla encontrado en las oficinas del INFOM. Al analizar los informes rendidoscada fin de mes y el informe final se determinó que los mismos son trascripción fiel de los términos dereferencia adjuntos al contrato 36-2006 y también de lo indicado en el romano II Servicios a suministrar, dela cláusula segunda de dicho contrato.

El contrato Administrativo de Servicios Técnico-Profesionales No. 36-2006 de fecha 5 de diciembre 2005 ensu cláusula décima; Informes: indica: "El Técnico-profesional, se obliga a presentar informes cada fin demes de los servicios prestados y un informe final al concluir el plazo del presente contrato".

El incumplimiento de las cláusulas del contrato obedece a que los informes presentados por la personacontratada, no son debidamente evaluados por la Subgerencia y por la Encargada de la Unidad a quecorresponden los servicios prestados.

Esto ocasiona que se realicen pagos por servicios Técnico-Profesionales, sin que se comprueben losresultados del trabajo contratado, afectando los intereses del instituto y por ende del Estado.

La Subgerencia del INFOM y las Unidades Ejecutoras deben velar porque los informes presentados por lostécnicos y profesionales sean debidamente evaluados, a fin de establecer que se cumpla con las cláusulasde los convenios correspondientes y se cancelen únicamente los servicios realmente recibidos.

Con relación a los informes que la señora Emma Leticia Sandoval Bernal presenta cada fin de mes a laSubgerencia General para su aprobación de pago, se procedió a hacer una revisión de los mismos, yatendiendo las sugerencias de dicha anomalía, se han giraron instrucciones a todo el personal contratadobajo el renglón 029, que los mismos fueran conforme a las actividades mensuales que realizan; dichasinstrucciones fueron giradas por la Licenciada Nelda Arzú, para lo cual se adjunta fotocopia del oficiorespectivo.

Con respecto a que no se pudo localizar en las oficinas centrales de INFOM, a la señora Sandoval, cuandola Delegación de la Contraloría General de Cuentas lo requirió; esto debido a que la señora Sandovalprestaba sus servicios en el interior de la República, la Unidad de Recursos Humanos procedió a citar a laseñora en mención, quien atendió la entrevista respectiva en las oficinas de dicha Delegación.

No está de mas informarles, que con fecha 30 de marzo del presente año, la señora Sandoval solicitórescisión de su contrato de trabajo No. 206-2007, rescindiéndose el mismo mediante Acuerdo de GerenciaRH-26-2007.

Condición

Criterio

Causa

Efecto

Recomendación


HALLAZGOS DE CUMPLIMIENTO




Acción Correctiva

Debido a que no se presentaron los informes ni la evidencia de haber realizado el trabajo por la personacontratada y que la administración acepta la deficiencia, se confirma el hallazgo.


Sanción económica de conformidad con el Decreto No. 31-2002 del Congreso de la República, LeyOrgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39, numeral 18, para la Subgerente General, por lacantidad de Q80,000.00.




Incumplimiento a normas establecidas para la creación y manejo de fondo rotativo asignado(Hallazgo de Cumplimiento No.2)

La Gerencia General del INFOM y la Unidad de Auditoría Interna tienen asignado un Fondo Rotativo deQ20,000.00 cada una, sin embargo al revisar los gastos se estableció que en la mayoría de facturas porcompra de alimentos no existe la justificación correspondiente, además no se ha observado el montoautorizado como límite para la adquisición de bienes o servicios.

El Normativo General de Procedimientos y Control para el Funcionamiento de Fondos Rotativos y CajasChicas de las Dependencias del Instituto de Fomento Municipal, la Unidad Ejecutora del Programa deAcueductos Rurales -UNEPAR- y las oficinas regionales del INFOM, en el Artículo 5 establece Artículo 5.DESTINO DEL FONDO. Con los recursos del Fondo o Caja Chica únicamente se podrán adquirir bienes,servicios o suministros no personales que establece la Ley y que sean requeridos con urgencia, cuyosvalores no sean mayores de Q1,000.00.

Esto se debe al deficiente Control Interno en el manejo del fondo así como a la falta de justificación delgasto y a la inobservancia de los requisitos legales y administrativos internos, así como de las normasestablecidas en la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento por parte de los responsables delmanejo del fondo.

Esta situación perjudica los intereses del INFOM y del Estado, ya que se realizan pagos por alimentos, sinque exista la debida justificación, utilizando los recursos del Instituto para gastos no autorizados.

Que la máxima autoridad del Instituto de Fomento Municipal gire instrucciones a los responsables delmanejo de los distintos Fondos Rotativos asignados a las Unidades Ejecutoras del Instituto, para que seutilice estrictamente para lo que son autorizados.

El Fondo Rotativo de Gerencia General fue creado según Acuerdo de Gerencia No. 17-2006 de fecha 20 deenero 2006, bajo la responsabilidad de la señora Luz Marina Morán, con Acuerdo de Gerencia No.053-2006de fecha 07 de febrero 2006 se designa a la señora. Marta A. Orellana de Pellecer como responsable delFondo Rotativo y con el Acuerdo de Gerencia No. 197-2006 de fecha 16 de mayo 2006 se designa a laseñorita Delma P. Ochoa G. como responsable del fondo en sustitución de la señora Marta A. Orellana dePellecer, este fondo fue creado al igual que todos los de la Institución y de los Programas que INFOMadministra, para cubrir los gastos en la adquisición de bienes, servicios o suministros inherentes a lasactividades que son competencia de las dependencias administrativas y según el Acuerdo de Gerencia 223-2004 de fecha 27 de mayo 2004 indica que modifica el articulo 5 del Normativo General de Procedimientosy Control para el Funcionamiento de Fondos Rotativos el cual indica: Artículo 5 Destino del Fondo: con losrecursos de Fondo o Caja Chica únicamente se podrán adquirir bienes, servicios o suministros nopersonales que establece la ley y que sean requeridos con urgencia cuyos valores no sean mayores de Q1,000, para gastos generales, a excepción de los que sean requeridos directamente por la Junta Directivay/o la Gerencia General del Instituto, que no podrán exceder de Q5,000; cuando corresponda a gastos porcompra de accesorios y repuestos para vehículos hasta Q 10,000. Para el caso de la Gerencia General losgastos coinciden con las diversas visitas de comisiones oficiales para lo cual en lo sucesivo se consignaraen la factura correspondiente la justificación por cada visita. Por lo que se estima que no existeincumplimiento de normas en el manejo del fondo fijo rotativo. Al respecto manifestamos que los señores

Condición

Criterio

Causa

Efecto

Recomendación





Auditores Gubernamentales utilizaron un Normativo de Fondo Rotativo que a la fecha no se encuentravigente.

Acción Correctiva

El Normativo utilizado por ésta comisión de auditoría para la evaluación del Fondo Rotativo, fuéproporcionado por ésta institución; según oficio No.DDET-0973-2006 del 3 de noviembre 2006 de tesoreríadel INFOM, sin embargo la modificación que argumenta la administración se basó en los montos de gastosaprobados, no así en los requisitos que se deben cumplir para la realización del gasto, por lo que seconfirma el hallazgo.


Sanción económica de conformidad con el Decreto No. 31-2002 del Congreso de la República, LeyOrgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39 numeral 7, para el Gerente General, AuditorJefe, Encargada del Manejo del Fondo Rotativo de Gerencia y Encargada del Manejo de Fondo Rotativo deAuditoría Interna, por la cantidad de Q5,000.00 para cada uno.





En el área de almacenamiento de proveeduría aparecen materiales y suministros por valor de Q46,473.83y dos depósitos de plástico para agua de 1000 litros cada uno con valor de Q2,420.00, los cuales fueronrecomendados desde junio 2005. Sin que exista autorización de la Coordinación administrativa para guardaréstos depósitos y los otros bienes.

El Decreto 101-97 del Congreso de la República, Ley Orgánica del Presupuesto, en el artículos 49 literal a)establece que toda adquisición de bienes no fungibles que ocurra en el transcurso del año y que constituyaun aumento en el activo, deberá agregarse a continuación del inventario anterior, previa reapertura delmismo en el libro autorizado, teniendo cuidado de hacerlo en las fechas precisas en que se lleva a cabo laadquisición.

Esto se debe a falta de controles y de interés por parte de las autoridades del Instituto de FomentoMunicipal, al no verificar el cumplimiento de la normativa vigente, relacionada con el manejo de inventarios.

Esta situación ocasiona que no se cuente con un inventario real, además del riesgo latente de que al no serinventariados los bienes, puedan ser susceptibles de extravío dañando los intereses del INFOM.

El Gerente, debe girar instrucciones a la Coordinación administrativa para que ordene el traslado de losdepósitos y bienes mencionados a las bodegas de UNEPAR y que los mismos sean ingresados a lasexistencias, asimismo, que no se acepte tener bienes en calidad de recomendados en la bodega.

Ya se registraron en el sistema de proveeduría. A partir del mes de agosto de 2006 se buscaron losmecanismos adecuados para solventar el problema de los depósitos de agua, ya están ingresados al libroauxiliar de inventarios y se encuentran asignados a la Dirección de Regionales.

Condición

Criterio

Causa

Efecto

Recomendación


Acción Correctiva

No se aceptan los comentarios de la Administración, debido a que los bienes se encontraban desdeprincipios de 2006, y no fue sino hasta la intervención de la comisión de auditoría, que se iniciaron lasgestiones para corregir la deficiencia, por lo tanto el hallazgo se confirma.


Sanción económica de conformidad con el Decreto No. 31-2002 del Congreso de la República, LeyOrgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39 numeral 18, para la Coordinadora Administrativay Encargado de la Bodega de Proveeduría, por la cantidad de Q2,000.00, para cada uno.





En el Balance General al 31 de diciembre de 2006 se presenta en las cuentas de Almacén un saldo deQ1,743,721.23 y en la cuenta de Propiedad, Planta, Equipo e Intangibles un saldo de Q180.244,433.29 y ala misma fecha la integración del saldo de proveeduría, asciende a Q1,761,827.59; y el inventario dePropiedad, Planta, Equipo e Intangible asciende a Q74.213,621.58, presentando una diferencia Q18,106.36y Q106.030,811.71, respectivamente.

El Acuerdo No. 09-03, Normas Generales de Control Interno Gubernamental, de la Contraloría General deCuenta, Norma 5.7 establece: "que las unidades especializadas deben realizar las conciliaciones de saldosde acuerdo a la normatividad emitida por la Dirección de Contabilidad del Estado y las autoridadessuperiores de cada Entidad, quienes velaran, en su respectivo ámbito, porque se apliquen losprocedimientos de conciliación de saldos de una manera técnica, adecuada y oportuna." Y la Norma 2.4establece: "Cada entidad pública debe establecer por escrito, los procedimientos de autorización, registro,custodia y control oportuno de todos las operaciones."

El área de contabilidad del INFOM no ha efectuado las integraciones de la Bodega de Proveeduría y dePropiedad, Planta, Equipo e Intangible durante el año 2006.

La situación financiera no se refleja adecuadamente en las cuentas de Almacén, Propiedad, Planta, Equipoe Intangibles.

El Gerente General debe nombrar una comisión para la depuración e integración de todas las cuentas delos Estados Financieros.

En el Balance General las cuentas de Almacén y Propiedad Planta y Equipo e Intangibles presentandiferencias.Debido al cambio de sistema de Fox Pro a Sicoin-Web en el año 2006, el nuevo sistema directo con elMinisterio de Finanzas Públicas no tenía contemplado el control de Inventarios para los años 2006 y 2007sino que hasta el 2008; debido a esto en las cuentas descritas no se lleva integración y las diferencias son:Almacén -18,106.36 y Propiedad, Planta, Equipo e Intangibles 106,030,811.71.La diferencia en Almacén será analizada y regularizada, con relación a Propiedad, Planta y Equipo,estamos a la espera de la información que deberá proporcionar la Contabilidad del Estado para el registroen el módulo de Inventarios. Las obras en proceso no pertenecen a INFOM sino que a las Comunidades, alestar concluidas se les hace entrega mediante acta respectiva por el Coordinador del Programa que lasejecutó.

Condición

Criterio

Causa

Efecto

Recomendación


Los comentarios de la Administración no desvanecen el hallazgo, por lo tanto se confirma.Comentarios de auditoría




Acción CorrectivaSanción económica de conformidad con el Decreto No. 31-2002 del Congreso de la República, LeyOrgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículo 39 numeral 18, para el Gerente General, GerenteAdministrativo Financiero, Auditoria Jefe, Director Financiero, Subdirector Presupuestario y Supervisor deContabilidad, por la cantidad de Q2,000.00 para cada uno.





De la verificación física a proyectos del programa Agua potable y saneamiento básico en la comunidad dePozo Seco del municipio de Chisec, Alta Verapaz y las comunidades de Chuaverená, Guatzilep, Chicustín yXolacoy del municipio de Cubulco, Baja Verapaz, se estableció que a la fecha tienen atrasos de ejecución,tomándose como referencia las actas de inicio.

Según los convenios Nos. 016-2004/KFW de fecha 23 de septiembre de 2004, 02-2004/KFW de fecha 20de mayo de 2004 y 018-2006/INFOM-KFW de fecha 20 de junio de 2006, para la construcción,administración, operación y mantenimiento del sistema de Agua Potable y Saneamiento, EducaciónSanitaria y Ambiental de los proyectos, se establecen plazos de ejecución de 12, 12 y 8 mesesrespectivamente, asimismo el compromiso por parte de INFOM/UNEPAR es supervisar la ejecución de laobra en tiempo, cumpliendo con las especificaciones técnicas establecidas.

Esto se debe a que INFOM/UNEPAR no verificó el cumplimiento de los convenios suscritos.

Esto ocasiona un incremento en el costo de los proyectos y los beneficios no llegan oportunamente a lapoblación.

Los plazos de ejecución deberán ajustarse a las condiciones socioeconómicos de cada comunidad, paraevitar caer en incumplimiento y en el atraso del beneficio a las comunidades.

Proyecto de Pozo Seco, Chisec, Alta Verapaz. Debido al tamaño del proyecto el tiempo estimado en elestudio detallado del mismo, no determino la falta de apoyo Municipal en sus aportes en material localarena y piedrín; y mano de obra, a tiempo y han retrasado considerablemente la ejecución del proyecto.INFOM-UNEPAR cumple con Supervisar los trabajos en la ejecución de la obra, pero se establece uncriterio, cuando los trabajos son de parte de la municipalidad esta sub-contrata los trabajos de la mano deobra y en algunos casos los materiales locales con alguna empresa; por lo tanto el Programa KfW haresuelto solicitar a las Municipalidades información, para determinar el atraso que ha ocasionado con elproyecto especifico de Pozo Seco, Chisec, A.V.Otro factor ha sido las aprobaciones tardías de lasTransferencias presupuestarias, para poder contratar albañilería, y haber cedido espacio presupuestariopara el Programa San Benito, Petén del KfW; orden disposición de Junta Directiva de la Institución.Proyecto Chuaverená Guatzilep, Cubulco, Baja Verapaz. Actualmente este Proyecto se encuentra dentrodel Lote No. III del Programa KfW IV, y no está en ejecución debido a que aún no se ha terminado decompletar la Licitación 01-2006, la cual contiene el material para dicho proyecto.También de parte del Donante KfW se asigno una Evaluación-Auditoria Técnica-financiera-legal; paradeterminar en primer término si es posible hacer o no el Lote No. III, está pendiente dicha resolución porparte del KfW Alemán; resumiendo todos los proyectos del Lote No. III no están autorizados a ejecutarsehasta definir una postura oficial del Donante.Con respecto al proyecto Chicuxtin y Xolacoy, Cubulco, Baja Verapaz, se estará finalizando a mediados delmes de mayo, con lo que se estará contribuyendo a mejorar el nivel de calidad de vida de esa comunidad.

Condición

Criterio

Causa

Efecto

Recomendación






Acción Correctiva

No se aceptan los comentarios de la administración, en virtud de que según lo establecido en los conveniosel aporte Municipal es de 20%, lo cual no tendría que repercutir en el atraso de los proyectos, por lo que elhallazgo se confirma.

Sanción económica de conformidad con el Decreto No.31-2002 del Congreso de la República, Ley Orgánicade la Contraloría General de Cuentas, articulo 39 numeral 18, para el Director Ejecutivo de INFOM-UNEPAR y Coordinador del Programa KFW, por la cantidad de Q2,000.00 para cada uno.





En la regional del INFOM en el departamento de San Marcos, se verificó que se contrató una persona apartir del 16 de octubre 2006 como conductor de vehículo pesado, según contrato número 462-2006,finalizando su relación laboral dieciséis días más tarde por enfermedad, sin embargo, se emitieron chequescorrespondientes a su salario de los dieciséis días de octubre, noviembre y diciembre 2006, así comoprestaciones laborales, sin que éste haya cobrado dichos cheques. Al examinar los cheques se establecióque los mismos fueron cobrados y depositados a la cuenta número 38-0001215-3 del Banco G y TContinental a nombre del Gerente Regional de San Marcos, por la cantidad de Q4,778.19.

El Decreto No. 31-2002 del Congreso de la República de Guatemala, Ley Orgánica de la ContraloríaGeneral de Cuentas, artículo 4 literal d) establece dentro de las atribuciones de la Contraloría General deCuentas: "Evaluar los resultados de la gestión de los organismos, instituciones, entidades y personas a quese refiere el artículo 2 de la presente Ley, bajo los criterios de probidad, eficacia, eficiencia, transparencia,economía y equidad".

Esto se debe a deficiencias de control en el pago de nóminas, en la regional de San Marcos.

Esto constituye menoscabo para los recursos del patrimonio del INFOM y por ende del Estado.

La Unidad de Auditoría Interna debe incluir dentro de su Plan Anual de Auditoría inspecciones regulares alas regionales departamentales, a fin de evitar este tipo de anomalías, además de que la Gerenciaestablezca los procedimientos de seguridad necesarios para evitar que se puedan dar estas situaciones.

Conforme a este hallazgo, en el momento de recibir la información de las anomalías en la Regional de SanMarcos, se le corrió audiencia de tres días al señor Guillermo Roberto López y López, Gerente de dichaRegional, posteriormente con fecha 09 de abril del presente año, el señor López reintegró la cantidad deQ4,778.19 en la Tesorería del INFOM. Por instrucciones de la Gerencia General, se procedió a destituir alseñor Roberto Guillermo López y López, mediante Acuerdo de Gerencia No. RH. 018-2007, de fecha 16 deabril de 2007. Por separado se ha establecido la procedencia de presentar denuncia, por lo que se hangirado instrucciones por parte de la Gerencia General para tal efecto, recopilándose en este momento todala información.

Condición

Criterio

Causa

Efecto

Recomendación


Siendo uno de los objetivos de la auditoría la recuperación de los recursos del Estado, se realizaron losprocedimientos para la recuperación de los mismos de común acuerdo con las autoridades de la entidad ydébido a que se amplió la investigación, encontrándose en proceso; después de que se le pusiera enantecedentes por parte de la comisión de auditoria de la Contraloría General de Cuentas, se acordó queserá la Dirección de Asuntos Jurídicos del INFOM, la que presente la denuncia ante Ministerio Público, porlo que el hallazgo se confirma, en virtud de que las acciones fueron tomadas hasta la intervención de estacomisión de auditoría.





Acción CorrectivaDenuncia presentada por el Instituto de Fomento Municipal INFOM, ante el Ministerio Público, el dia 24 deabril de 2007.





Como parte de la auditoría al Instituto de Fomento Municipal INFOM, se procedió a verificar las bodegas enla Regional de San Marcos, encontrando el vale No. 02-2007 de fecha 19 de febrero de 2007 por el cual seautorizó la salida de la bodega de 32 tubos PVC de 2 ½" de 160 PSI, por un valor total de Q4,196.00 y elvale No. 03-2007, de fecha 19 de febrero de 2007, en el que se autorizó la salida de bodega de 60 quintalesde hierro de 3/8" con un valor incorrecto de Q 9,720.00 en cual tiene un precio de mercado de Q17,496.00 y20 quintales de hierro de ½" consignando un valor incorrecto de Q2,840.00, siendo el valor correctoQ5,495.00, para la comunidad 4 de febrero, del Municipio de Malacatán, San Marcos, sin embargo, estosmateriales nunca llegaron a dicha comunidad.

El Decreto No. 31-2002 del Congreso de la República, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas,Artículo 4 literal d) establece dentro de las atribuciones de la Contraloría General de Cuentas; "Evaluar losresultados de la gestión de los organismos, instituciones, entidades y personas a que se refiere el artículo 2de la presente Ley, bajo los criterios de probidad, eficacia, eficiencia, transparencia, economía y equidad".

Esto se debe a deficiencias de control interno en la Regional de San Marcos.

Esto ocasiona que los comunitarios no sean beneficiados con los materiales que les han sido asignadospara la ejecución de los proyectos que benefician a sus comunidades.

La Unidad de Auditoría Interna debe incluir dentro de su Plan Anual de auditoría, inspecciones regulares alas regionales departamentales, a fin de evitar este tipo de anomalías.

Se estableció que el titular de la Regional de San Marcos le correspondió verificar el cumplimiento de lasdisposiciones relacionadas con el despacho de materiales en la bodega de esta Regional. Por instruccionesde la Gerencia General, se procedió a destituir al señor Roberto Guillermo López y López, medianteAcuerdo de Gerencia No. RH. 018-2007, de fecha 16 de abril de 2007.Por separado se ha establecido la procedencia de presentar denuncia, por lo que se ha girado instruccionespor parte de la Gerencia General para tal efecto, recopilándose en este momento toda la información.

Condición

Criterio

Causa

Efecto

Recomendación


Acción Correctiva

Se verificó en las pruebas de campo que los materiales no llegaron a su destino, por lo que se confirma elhallazgo.


Formulación de Cargos No. 1-2007 por la cantidad de Q31,965.19, de conformidad con el AcuerdoGubernativo 318-2003 Reglamento de la Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Artículo 53.




Se verificó el cumplimiento a las recomendaciones planteadas por auditorias anteriores, de lo que seestableció que las autoridades del Instituto de Fomento Municipal INFOM, efectivamente cumplieron con lasmismas.

No está demás indicar que fueron verificadas y evaluadas por personal de la Dirección de Calidad delGasto, de la Contraloría General de Cuentas.

SEGUIMIENTO A RECOMENDACIONES DE AUDITORIAS ANTERIORES




RICARDO ANTONIO SARAVIA TORREBIARTE

LUIS ROBERTO RAMIREZ HERNANDEZ

BILLY ALEXANDER ROCA GARCIA

JORGE ANTONIO GARCIA MANCILLA

NELDA GRACIELA ARZU RAMIREZ

HECTOR GIOVANNI MARROQUIN BARRIOS

CESAR LEONEL FRANCO GIRON

JULIO RENÉ LEMUS CORADO

MARVIN ENRIQUE GUZMAN ENRIQUEZ

GERENTE GENERAL

GERENTE ADMINISTRATIVOFINANCIERO

GERENTE

SUB GERENTE GENERAL

SUB GERENTE GENERAL

DIRECTOR AUDITORIA INTERNA

DIRECTOR FINANCIERO

SUPERVISOR DE CONTABILIDAD

SUPERVISOR EJECUCIÓNPRESUPUESTO

01/01/2006

01/01/2006

01/01/2006

01/01/2006

04/04/2006

01/01/2006

01/01/2006

01/01/2006

01/01/2006

06/03/2006

31/12/2006

31/12/2006

03/04/2006

31/12/2006

31/12/2006

31/12/2006

31/12/2006

31/12/2006

FUNCIONARIOS RESPONSABLES

Nombre Cargo Del Al

1

2

3

4

5

6

7

8

9

No.

54000-instituto de fomento municipal

Documents