2013-09-30 programa de gestión documental

8/12/2019 2013-09-30 Programa de Gestin Documental

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PROGRAMA DE GESTIN DOCUMENTAL

Formulado por:

Grupo de Archivo y Correspondencia

Aprobado por:

Comit Institucional de Desarrollo Administrativo mediante Acta 3 del 30 de septiembre de 2013

SECRETARIA GENERALSubdireccin Administrativa y Financiera

Grupo de Archivo y CorrespondenciaBogot, D. C., Septiembre de 2013

Versin 1.0
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Contenido

1. INTRODUCCIN ............................................................................................................................................................................................................ 3

2. ANTECEDENTES ........................................................................................................................................................................................................... 3

4. JUSTIFICACIN............................................................................................................................................................................................................. 4

5. OBJETIVO...................................................................................................................................................................................................................... 4

6. MARCO LEGAL ............................................................................................................................................................................................................. 4

7. MBITO DE APLICACIN ......................................................... ........................................ ........................................ ......................................... ........... 4

10. CONSIDERACIONES BSICAS ................................... ........................................ ........................................ ........................................ ................................ 5

10.1. PRINCIPIOS ARCHIVSTICOS......................................................................... ........................................ ........................................ ......................... 5

11. COMPONENTES DEL PROGRAMA DE GESTIN DOCUMENTAL ..................................... ........................................ ........................................ ..... 7

11.1. DEFINICIN ............................................................................................................................................................................................................. 7

11.2.

Planeacin ............................................................................................................................................................................................................... 7

11.3. Produccin Documental y Trmite ...................................... ........................................ ........................................ ......................................... ........... 7

11.4. Formatos para uso general de la Entidad ........................................ ......................................... ........................................ ...................................... 7

11.5. Procesos Misionales .................................................................. ........................................ ........................................ ........................................ ..... 8

11.6. Procesos de Apoyo ........................................ ........................................ ........................................ ........................................ ................................ 8

11.7. Procesos de Evaluacin y Seguimiento.................................... ........................................ ........................................ ........................................ ..... 9

12. Recepcin de Documentos ................................... ......................................... ........................................ ........................................ ......................... 9

13. Radicacin ............................................................................................................................................................................................................... 9

14. Distribucin ............................................................................................................................................................................................................. 9

15. Organizacin Archivstica ..................................... ......................................... ........................................ ........................................ ....................... 10

16. Almacenamiento y Conservacin .................................................... ......................................... ........................................ .................................... 12

17. Disposicin final ....................................... ........................................ ......................................... ........................................ .................................... 12

CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS......................................................... ........................................ ........................................ ........................................ ... 12

TABLAS DE RETENCIN DOCUMENTAL ................................................................ ........................................ ........................................ .............................. 13

2. Presentacin y Aprobacin....................................................... ........................................ ........................................ ......................................... ......... 14

3. Ajustes ........................................................................................................................................................................................................................ 14

4. Aplicacin.................................................................................................................................................................................................................... 14

TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES ................................... ......................................... ........................................ ........................................ ....................... 14

1. Transferencias primarias ...................................... ........................................ ........................................ ........................................ .............................. 14

2. Transferencias Secundarias ....................................... ......................................... ........................................ ........................................ ....................... 14

3. Custodia ...................................................................................................................................................................................................................... 15

CONSULTA ............................................................................................................................................................................................................................. 15

RESERVA ................................................................................................................................................................................................................................ 15

INVENTARIO ........................................................................................................................................................................................................................... 15

ndices..................................................................................................................................................................................................................................... 16

POLTICA CERO PAPEL Y GESTIN ELECTRNICA DEL DOCUMENTO .................................. ........................................ ......................................... ......... 16

1. Implementacin de la firma electrnica .................................... ........................................ ........................................ ......................................... ......... 17

2. Implementacin de la poltica ..................................... ......................................... ........................................ ........................................ ....................... 17

3. Seguimiento a la implementacin ...................................... ........................................ ......................................... ........................................ ................ 17

4. Sustitucin de memorandos y comunicaciones internas en papel por soportes electrnicos .............................. ......................................... ......... 18

5. Intercambio de correspondencia entre entidades por medios electrnicos .............................................. ........................................ ....................... 18

6. Mejoramiento trmites y procedimientos .................................................................. ......................................... ........................................ ................ 18


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PROGRAMA DE GESTIN DOCUMENTAL

1. INTRODUCCINMediante la expedicin de la Ley 594 de 2000; por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones, se establece que lasentidades pblicas debern elaborar Programas de Gestin Documental, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologas y soportes, en cuya aplicacindebern observarse los principios y procesos archivsticos . Adicionalmente el captulo II y anexo del Decreto 2609 de 2012, por medio del cual se dictandisposiciones en materia de Gestin Documental, establecen la obligacin y la metodologa para la elaboracin, aprobacin e implementacin del Programa deGestin Documental.

En observancia a lo establecido anteriormente, la Unidad Administrativa Especial Migracin Colombia ha formulado el Programa de Gestin Documental, el cualcontiene el conjunto de acciones administrativas y tcnicas a corto, mediano y largo plazo, tendientes a la planificacin, manejo y organizacin de ladocumentacin producida y recibida por la entidad, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su conservacin y acceso.

El Programa de Gestin Documental PGD, ilustra de manera detallada la planeacin para la ejecucin de los procesos de gestin documental de la entidadincluyendo la produccin, recepcin, distribucin, trmite, organizacin, consulta, conservacin, disposicin final de los documentos y la implementacin denuevas tecnologas como herramienta para contribuir a una gestin pblica efectiva, eficiente y eficaz, al reducir el uso del papel en la gestin de Migracin

Colombia, tanto para sus procesos internos como para los servicios que presta a los ciudadanos, en desarrollo a lo previsto en las polticas de Gobierno en LneaGEL y Eficiencia Administrativa y Cero Papel.

Con la ejecucin del PGD, Migracin Colombia busca lograr la racionalizacin y control en la produccin documental, en atencin a los procedimientos, trmitesadministrativos y flujos documentales, lo mismo que la normalizacin e implementacin de modelos y formatos para la produccin documental, la utilizacin demateriales, soportes y equipos de calidad que faciliten la preservacin y el cuidado del medio ambiente, la normalizacin en los procedimientos de recepcin,radicacin y distribucin de la correspondencia mediante la utilizacin de sistemas eficientes de correo y mensajera, regularizar el manejo y organizacin delsistema de administracin de documentos y archivos, mediante la implementacin de un software de gestin documental, bajo los preceptos de autenticidad,integridad, inalterabilidad, fiabilidad, disponibilidad y la preservacin de documentos, la implementacin de la Tabla de Retencin Documental se normalizarnlos procesos de organizacin, transferencias primarias, recuperacin, preservacin, conservacin de la Informacin y disposicin final de los documentos y laorganizacin de los archivos, de acuerdo con los criterios tcnicos archivsticos establecidos para tal fin.

2. ANTECEDENTESEl Gobierno Nacional a travs del Decreto 4062 de 2011 cre La Unidad Administrativa Especial Migracin Colombia como un organismo civil de seguridad,denominada Migracin Colombia, con personera jurdica, autonoma administrativa, financiera y patrimonio independiente, con jurisdiccin en todo el territorio,adscrita al Ministerio de Relaciones Exteriores.

El objetivo de Migracin Colombia, es ejercer las funciones de autoridad de vigilancia y control migratorio y de extranjera del Estado colombiano, dentro delmarco de la soberana nacional y de conformidad con las leyes y la poltica que en la materia defina el Gobierno Nacional.

En Migracin Colombia, como resultado de la supresin del DAS y el traslado de la funciones de Extranjera, el proceso de organizacin de archivos se inici enel 2012, con la cesin del Contrato Interadministrativo de prestacin de servicios 143 de 2010 suscrito entre el DAS y el Archivo General de la Nacin, cuyoobjeto fue la realizacin del inventario documental y la organizacin archivstica correspondiente al archivo de extranjera del Departamento Administrativo deSeguridad D.A.S., teniendo en cuenta los aspectos legales y tcnicos establecidos para tal fin, y dems normas proferidas por el Archivo General de la Nacin.

En el marco del Contrato Interadministrativo de prestacin de servicios 143 de 2010, se organizaron un total de dos mil seiscientos (2.600) metros lineales dedocumentacin, de los cuales ochocientos ochenta y nueve (889) se constituyeron en transferencia secundaria entregada al Archivo General de la Naci y losrestantes un mil setecientos once (1.711) entraron a ser parte del archivo de gestin de la Migracin Colombia.

Es importante resaltar que los archivos correspondientes a la serie documental Historias de los Extranjeroscontienen toda la informacin relacionada con laidentidad y movimiento del extranjero en el pas, con la informacin ms completa y nica sobre cada uno de los visitantes al pas: edad, sexo, condicin civil,motivos de ingreso, permanencia, resea decadactilar, entre otra informacin de los extranjeros que han permanecido por diferentes motivos en el territorionacional. Esta informacin facilita las investigaciones detalladas y puntuales sobre el movimiento migratorio, circunstancias que han acompaado dicho

movimiento, estadsticas relacionadas con perfiles, motivos de ingreso, actividades del extranjero en el pas, impacto en la economa y en el orden social.

3. ALCANCEEl Programa de Gestin Documental se formula en directa relacin con la prioridad del Plan Estratgico Institucional Fronteras en Lnea 2012-2014, el cualestablece a mediano plazo la ejecucin del Proyecto de Inversin Implementacin del Programa de Gestin y Conservacin Documental a nivel Nacional parala organizacin y preservacin del patrimonio documental de extranjeros transferido a Migracin Colombia, buscando desarrollar y fortalecer las competenciasmisionales y administrativas del personal a cargo de operacin, as como las condiciones generales de su conservacin.

Dentro del concepto de cadena de valor del Plan Estratgico Institucional de Migracin Colombia, la ejecucin del Programa de Gestin Documental, le permitira la entidad desarrollar actividades de soporte tendientes al manejo y control de informacin contenida en los archivos con criterios de confiabilidad yoportunidad, minimizando las debilidades institucionales en lo que respecta en los controles y seguridad de los archivos, mediante el aprovechamiento detecnologas de la informacin y las comunicaciones en la produccin y administracin de documentos y expedientes electrnicos.


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Todos los aspectos contemplados en el Programa de Gestin Documental estn dirigidos tanto para los archivos generados durante la fase activa del DAS, quefueron y sern entregados a Migracin Colombia en razn a las funciones asumidas por esta entidad, como para los generados y recibidos a partir de la puestaen marcha de la entidad.

4. JUSTIFICACINEn desarrollo de lo previsto en el artculo 19 y 21 de la Ley General de Archivos 594 de 2000, y en el Decreto 2609 del 14 de diciembre de 2012, MigracinColombia debe desarrollar todas las acciones necesarias para la elaboracin, ejecucin, seguimiento y evaluacin del Programa de Gestin Documentaltendiente a desarrollar procesos relacionados con la normalizacin de formas y formularios electrnicos, a la formulacin de planes de riesgo operativo para lapreservacin de documentos vitales o esenciales, la administracin de documentos electrnicos, la tercerizacin de la custodia y administracin ydescentralizacin de archivos, sistemas de fotocopiados, impresin y digitalizacin, administracin de documentos grficos, sonoros y audiovisuales, lacapacitacin y formacin de los servidores en materia archivstica

5. OBJETIVOSuministrar los lineamientos para la normalizacin y aplicacin de los procedimientos para la produccin, recepcin, trmite, organizacin, conservacin ydisposicin final de los documentos, as como para la implementacin del documento electrnico, en Migracin Colombia, facilitando el acceso y la consulta dela informacin de manera segura, eficiente, gil y confiable, garantizando la prestacin eficaz del servicio a usuarios y ciudadanos.

6.

MARCO LEGAL Ley 43 de 1913. Sobre uso de tinta indeleble para documentos oficiales. Ley 527 de 1999. Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrnico y de las firmas

digitales, y se establecen las entidades de certificacin y se dictan otras disposiciones. Ley 594 de 2000. Por medio de la cual se dicta la ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones . Ley 6 de 1992, articulo 74 Valor probatorio de las imgenes pticas no modificables. Ley 962 de 2005. Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalizacin de trmites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades

del estado y de los particulares que ejercen funciones pblicas o que presten servicios pblicos. Decreto 2363 de 2012. Sobre la firma electrnica. Decreto 2578 de 2012. Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos . Decreto 2609 de 2012. Por el cual se reglamenta el ttulo V de la Ley 594 de 2000 . Decreto 2693 de 2012. Por el cual se establecen los lineamientos generales de la estrategia de Gobierno en lnea de la Repblica de Colombia, se

reglamentan parcialmente las Leyes 1341 de 2009 y 1450 de 2011, y se dictan otras disposiciones . Acuerdo 060 de 2001, (Art. 3, 5, 8,11 y12. Establece pautas para la administracin de las comunicaciones oficiales en las entidades pblicas y las

privadas. Acuerdo 039 de 2002: Por la cual se regula el procedimiento para la elaboracin y aplicacin de las tablas de retencin documental. Acuerdo 042 de 2002: por el cual se establecen los criterios para la organizacin de los archivos de gestin en las entidades pblicas. Acuerdo 04 de 2013, Por el cual se reglamentan parcialmente los Decretos 2578 y 2609 de 2012 y se modifica el procedimiento para la elaboracin,

presentacin, evaluacin, aprobacin e implementacin de las Tablas de Retencin Documental y las Tablas de Valoracin Documental Acuerdo 05 de 2013, Por el cual se establecen los criterios bsicos para la clasificacin, ordenacin y descripcin de los archivos en las entidades

pblicas y privadas que cumplen funciones pblicas y se dictas otras disposiciones. Circular No. 004 de 2010. Estndares mnimos en procesos de administracin de archivos y gestin de documentos electrnicos Circular Externa No 004 de 2011 - Directrices o Lineamientos al Manejo y Administracin de los Archivos de las Entidades Sealadas en la Ley 1444 De

2011 Circular Externa No. 005 de 2012 - Procesos de Digitalizacin y Comunicaciones Oficiales Electrnicas en la Iniciativa Cero Papel. Circular Externa No. 002 de 2012 - Adquisicin de herramientas tecnolgicas de Gestin Documental. Directiva 0049 del 13 de Marzo de 2013. Sobre poltica cero papel de Migracin Colombia. Directiva interna 017 de 2013. Polticas de seguridad de la informacin para Migracin Colombia. Cdigo Disciplinario nico: artculo 34: deberes y artculo 35: Prohibiciones de los funcionarios pblicos.

7. MBITO DE APLICACINEl responsable de garantizar la implementacin y de hacer seguimiento al PGD es el Grupo de Archivo y Correspondencia, en coordinacin con la Oficina deControl Interno de la entidad.

Es aplicable a cualquier tipo de informacin producida y/o recibida por la entidad, sus dependencias, funcionarios y contratistas que presten servicios a laentidad, en atencin a las funciones asumidas por Migracin Colombia, independientemente del soporte y medio de registro (anlogo o digital), en que seproduzca.

El Programa de Gestin Documental PGD ser socializado a todos los funcionarios de la entidad, utilizando los diferentes canales de comunicacin existentesy estableciendo los recursos necesarios para garantizar su cumplimiento. Los directores regionales y coordinadores de Centros Facilitadores y Puestos deControl Migratorio, velarn porque se apliquen los procedimientos establecidos en este programa, de conformidad con los lineamientos impartidos por el nivelcentral y las normas sobre la materia. Cada funcionario que genere, reciba y administre documentos de archivo deber conocer e implementar el PGD.


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10. CONSIDERACIONES BSICAS

Es importante conocer los fundamentos que rigen la gestin documental, como son el principio de procedencia y principio de orden original, as como losconceptos bsicos que permitan una mejor comprensin del programa de gestin documental.

10.1. PRINCIPIOS ARCHIVSTICOS Principio de procedencia:Se define como aquel segn el cual cada documento debe estar situado en el fondo documental del que procede, y dentro

del mismo en su lugar de origen. Cada documento debe guardar relacin con el rgano que lo ha producido respetando la estructura jerrquica de laentidad.

Principio de orden natural: Conservacin de los documentos en el orden secuencial de produccin. La disposicin fsica de los documentos deberespetar la secuencia de los trmites que los produjo.

Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pblica oprivada, en el transcurso de su gestin, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e informacin a la persona o institucin que losproduce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. Tambin se puede entender como la institucin que est al servicio de la gestinadministrativa, la informacin, la investigacin y la cultura.

Archivo de Gestin:Donde se rene la documentacin en trmite, sometida a continua utilizacin y consulta por las mismas oficinas u otras que la soliciten.Es el archivo de las oficinas productoras.

Archivo Central:Unidad administrativa donde se agrupan documentos transferidos o trasladados por los distintos archivos de gestin de la entidad respectiva,una vez finalizado su trmite, que siguen siendo vigentes y objeto de consulta por las propias oficinas y los particulares en general.

Archivo Histrico: aquel al cual se transfiere la documentacin del archivo central o del archivo de gestin que por decisin del correspondiente comit dearchivos, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigacin, la ciencia y la cultura.

Archivo Pblico:Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se derivan de la prestacin de un servicio pblico por entidadesprivadas.

Archivo Total:Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital.

Acceso a los Archivos:Derecho de los ciudadanos a consultar la informacin que conservan los archivos pblicos, en los trminos consagrados por la Ley.

Automatizacin:Aplicacin de los medios tecnolgicos a los procesos de almacenamiento y recuperacin de la informacin documental y de los documentos

electrnicos de archivo.

Accesibilidad: La caracterstica de ser de fcil acceso o utilizar con un mnimo de barreras. La capacidad para localizar la informacin relevante a travs deluso de catlogos, ndices, instrumentos de bsqueda, u otras herramientas. Autorizacin para localizar y recuperar informacin de uso (consulta o de referencia)dentro de las restricciones que establece la ley por la cual se ordena la publicidad de los actos y documentos oficiales.

Bases de datos: Coleccin datos anes, relacionados entre s y estructurados de forma tal que permiten elRpido acceso, manipulacin y extraccin de ciertos subconjuntos de esos datos por parte de programas creados para tal efecto o lenguajes de bsquedarpida.

Cartogrcos: Mapasy planos, algunos de ellos con valores histricos y en muchos casos artstico.Estos documentos, debido a su naturaleza y origen, deben ser tratados de manera especca (utilizarUn escner especial, metadatos particulares, entre otros).

Ciclo vital del documento: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su produccin o recepcin en los archivos de gestin y archivosadministrativos y su conservacin temporal, hasta su eliminacin o integracin a un archivo permanente.

Correos Electrnicos (comunicaciones El correo electrnico (e-mail): es uno de los servicios ms usados en Internet que permite el intercambio demensajes entre las personas conectadas a la red, de manera similar a como funcionaba el correo tradicional. Bsicamente es un servicio que nos permite enviarmensajes a otras personas de una forma rpida y econmica, facilitando el intercambio de todo tipo de archivos, dando clic en el link adjuntarque aparece enpantalla. Los documentos que se adjuntan comienzan a ser nombrados como documentos electrnicos de archivo, debido a que incorporan informacin de altovalor que sirve de soporte y evidencia para lasEntidades. Constituye un tipo de documento en el que con mayor frecuencia se incluyen datos de gran valor documental.

Documento de Archivo: Registro de informacin producida o recibida por una persona o entidad en razn a sus actividades o funciones, que tiene valoradministrativo, fiscal o legal, o valor cientfico,econmico, histrico o cultural y debe ser objeto de conservacin.

Documento Electrnico: Documento cuyo soporte material es algn tipo de dispositivo electrnico y en el que el contenido est codificado mediante algn tipode cdigo digital que puede ser ledo o reproducido mediante el auxilio de detectores de magnetizacin.


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Documento Electrnico de Archivo: Es el registro de informacin generada, recibida, almacenada y comunicada por medios electrnicos, quepermanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razn de sus actividades y debe ser tratada conforme a losprincipios y procesos archivsticos.

Documentos Omticos:Documentos de procesadores de texto, hojas de clculo, grficos, etctera, que son producidos con distintos programas o paquetesde software y en diferentes versiones de un mismo software.

Entidad de Certificacin: Es aquella persona que, autorizada conforme a la presente ley, est facultada para emitir certificados en relacin con las firmasdigitales de las personas, ofrecer o facilitar los servicios de registro y estampado cronolgico de la transmisin y recepcin de mensajes de datos, as comocumplir otras funciones relativas a las comunicaciones basadas en las firmas digitales.

Expediente Electrnico:es un conjunto de documentos electrnicos que hacen parte de un mismo trmite o asunto administrativo, cualquiera que sea el tipo deinformacin que contengan y que se encuentran vinculados entre s para ser archivados.

Firma Digital:La firma digital es un valor numrico que se adhiere a un mensaje de datos y que utilizando un procedimiento matemtico conocido, vinculadoa la clave de quien origina el mensaje y al texto que contiene, permite determinar que este valor se ha obtenido exclusivamente con la clave iniciador y queel mensaje inicial no ha sido modificado despus de efectuada la transformacin. Esta firma digital est basada en un certificado reconocido y generadamediante un dispositivo seguro de creacin. La firma digital tiene, respecto de los datos consignados en forma electrnica, el mismo valor que la firmamanuscrita en relacin con los consignados en papel.

Formularios Electrnicos:Formatos que pueden ser diligenciados por los ciudadanos para realizar trmites en lnea. Por ejemplo: Formularios de contactooFormularios para peticiones, quejas y reclamos.

Funcin Archivstica: Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivstico, que comprende desde la elaboracin del documento hasta sueliminacin o conservacin permanente.

Gestin Electrnica de Documentos (GED):Un sistema GED es un software que le posibilita conservarla informacin de la institucin; por un lado la queprocede de archivos fsicos en papel y por otro la contenida en archivos electrnicos.

Gestin Documental: Conjunto de actividades administrativas y tcnicas tendientes a la planificacin, manejo y organizacin de la documentacin producida yrecibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilizacin y conservacin.

Gestin de Documentos (Records Management): Gestin documental. rea de gestin responsable de un control eficaz y sistemtico de la creacin, larecepcin, el mantenimiento, el uso y la disposicin de documentos, incluidos los procesos para incorporar y mantener, en forma de documentos, la informaciny prueba de las actividades y operaciones de la organizacin.

Herramientas de Bsqueda: Documento que contiene informacin detallada acerca de una coleccin especfica de documentos o registros dentro del archivode una institucin.

Imagen, Videos y Audio Digital:Los archivos creados en estos tipos de formatos se admiten como pruebas en el sistema judicial colombiano.

ndice Electrnico: constituye un objeto digital donde se establecen e identican los documentos electrnicos que componen el expediente, ordenados demanera cronolgica y segn la disposicin de los documentos, as como otros datos con el n de preservar la integridad y permitir la recuperacin del mismo.

Intercambio Electrnico de Datos (EDI): La transmisin electrnica de datos de una computadora a otra, que est estructurada bajo normas tcnicasconvenidas al efecto.

Mensajes de Datos Generados Mediante Redes Sociales: En algunos casos este tipo de mensajes pueden ser utilizados dentro de algn proceso llevado acabo por la administracin (Twitter, Facebook, entre otros).

Pginas Web: Una pgina web est compuesta principalmente por informacin (texto y/o mdulos multimedia), as como por hipervnculos. Adems, puedecontener o asociar datos sobre el estilo que debe tener y cmo debe visualizarse y tambin aplicaciones embebidascon las que se puede interactuar parahacerlas dinmicas. Deben establecer se actualizacin, producir y aprobar la publicacin.

Programa de Gestin Documental: Modelo integral de gestin de la documentacin que recibe o produce la entidad ajustado a la normatividad y procesosarchivsticos alineados con los objetivos y metas estratgicas.

Registro (registration): Acto por el que se adjudica a un documento un identificador nico en el momento de su entrada en el sistema.

Sistemas Electrnicos de Gestin Documental (Electronic Records Management): Conjunto de programas, utilizados para recuperar y almacenardocumentos electrnicos y/o imgenes digitales de documentos originalmente soportados en papel.

Sistema de Gestin de Documentos (records System): Sistema de informacin que incorpora, gestiona y facilita el acceso a los documentos a lo largo deltiempo.

Sistema de Informacin: Se entender todo sistema utilizado para generar, enviar, recibir, archivar o procesar de alguna otra forma mensajes de datos.


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Soporte Documental: Medios en los cuales se contiene la informacin, segn los materiales o medios tecnolgicos empleados. Adems de los archivos enpapel existen los archivos audiovisuales, fotogrficos, flmicos, informticos, orales y sonoros.

Tabla de Retencin Documental: Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cadaetapa del ciclo vital de los documentos.

11. COMPONENTES DEL PROGRAMA DE GESTIN DOCUMENTAL11.1. DEFINICINEl Programa de Gestin Documental en Migracin Colombia se entiende como el conjunto de actividades y procedimientos tendientes a establecer loslineamientos para la produccin, distribucin, organizacin, consulta y conservacin de los documentos, de conformidad con los parmetros y metodologas delArchivo General de la Nacin.

11.2. PlaneacinEl Programa de Gestin Documental se disea teniendo en cuenta los resultados del Diagnstico Integral del Sistema de Gestin Documental, elaborado porMigracin Colombia, mediante el cual se identificaron los diferentes aspectos relacionados con la infraestructura para los archivos, condicionesmedioambientales, unidades de conservacin, adems de los aspectos sobre organizacin y descripcin archivstica, tanto a Nivel Central, como de las

Regionales a nivel nacional.Migracin Colombia cuenta con el Comit de Archivo, reglamentado mediante Resolucin 665 de 2012, el cual tiene la funcin de asesorar al Director en laformulacin, definicin y fijacin de polticas internas para la organizacin administrativa y tcnica del archivo de la Unidad. De igual manera se cre el ComitInstitucional de Desarrollo Administrativo de Migracin Colombia, mediante Resolucin 0455 de 2013, el cual tiene como funcin la de aprobar el Programa deGestin Documental y las Tablas de Retencin Documental.

Dentro del plan anual de accin institucional, se para la vigencia 2013, se vienen ejecutando actividades tendientes a la implementacin de la poltica EficienciaAdministrativa y Cero Papel. El seguimiento de los mismos est dado por los informes trimestrales y la verificacin por parte de la Oficina de Control Interno, elComit de Archivo y el Comit Institucional de Desarrollo Administrativo.

En lo que respecta a la capacitacin para el 2013, se formul el Plan de Capacitacin Archivstica, con el respectivo cronograma, para impartir a losfuncionarios a nivel nacional los lineamientos y tcnicas para la aplicacin de las Tablas de Retencin Documental en la organizacin de los archivos de gestin.

Los manuales de procesos y procedimientos, de funciones y el Organigrama de la entidad hacen parte de la planeacin en materia de gestin documental y seconstituyeron en fuente de informacin relevante para la elaboracin de la Tabla de Retencin Documental, la cual fue aprobada por el Comit Institucional deDesarrollo Administrativo el 21 de junio de 2013.

Los lineamientos tecnolgicos para la implementacin de Gobierno en Lnea y de la poltica Eficiencia Administrativa y Cero Papel estn cubiertos en elPrograma de Gestin Documental para ser implementados a travs del aplicativo de Gestin documental que se viene diseando por la Unidad bajo el principiode interoperatibilidad interna con los diferentes aplicativos que actualmente se estn siendo implementando en la entidad, tales como:

SEVEN. Aplicativo para la administracin del sistema financiero y contable Kactus. Aplicativo para la administracin del talento humano Platinum. Aplicativo para el control de los procesos misionales de control migratorio, verificacin migratoria y extranjera. Centro virtual de atencin al ciudadano. Radicacin, distribucin, control y respuesta virtual de peticiones, quejas, reclamos y sugerencias. SIPAV. Aplicativo para el control y administracin de pasajes y viticos.

11.3. Produccin Documental y TrmiteLa Produccin Documental comprende los aspectos de origen, creacin y diseo de formatos y documentos, conforme al desarrollo de las funciones propias deMigracin Colombia, con el propsito de normalizar y unificar los criterios de elaboracin y presentacin de los documentos, reflejando la imagen institucional dela entidad.

Al interior de Migracin Colombia se viene aplicando la gua EDG.01 (v1), donde se establecen los lineamientos que se deben tener en cuenta para laelaboracin de documentos y registros, los cuales son utilizados en cada uno de los procesos que hacen parte de la entidad y de esta manera adoptar accionesnecesarias para el mejoramiento continuo y la calidad de la informacin procesada en Migracin Colombia, basados en el cumplimiento de las normasconstitucionales y legales. Esta gua permite definir el procedimiento para la elaboracin, aprobacin, codificacin y manejo de los documentos y registros queproducen las dependencias de la Entidad, lo cual permite la unificacin, presentacin, distribucin y su correcta utilizacin.

11.4. Formatos para uso general de la EntidadLa Gua EDG.01 (V1) define la jerarqua de los documentos, los cuales se encuentran divididos en dos clases: Externos e Internos.

Documentos externos: Documento generado por terceros y que se requiere para llevar a cabo los procesos en la Unidad, son: Leyes, decretos, resoluciones,normas tcnicas, informes, estudios, investigaciones, planos, especificaciones y en general, toda informacin necesaria para la prestacin del servicio.


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Documentos Internos: Son aquellos que orientan de forma general y especfica las actividades de la Unidad y estn clasificados as:

Documentos estratgicos: Aquellos en los cuales se refleja la direccin y poltica a seguir institucionalmente, como por ejemplo: PEI, Polticas, Planes,Programas y Proyectos.

Documentos dispositivos: Aquellos en los que la autoridad expresa una voluntad que debe ser cumplida, como por ejemplo las resoluciones, directivas ycirculares.

Documentos operacionales: Los que se aceptan legalmente como prueba de un hecho, por ejemplo, rdenes de trabajo, informes, expedientesdisciplinarios, contratos, entre otros.

Documentos informativos: Cuando recogen una informacin determinada.El contenido de cada uno de los anteriores documentos debe tener las siguientes caractersticas:

Veraz y actualizado Preciso y concreto Didctico y ameno Coherente con otros documentos Libre de enmendaduras

Dentro de la produccin documental de Migracin Colombia hay formatos que son de uso comn adoptados mediante acto administrativo por la entidad yregulados en los siguientes manuales por proceso:

Proceso de Comunicacin Estratgica y Servicio al CiudadanoEstablece que cada servidor pblico de Migracin Colombia debe cumplir un papel fundamental en el servicio al ciudadano, al estar facultados para proporcionarinformacin de los diversos procedimientos y servicios ofrecidos, recibir las peticiones del pblico y procesar la informacin resultante, dado que sus acciones yactitudes son la imagen de la institucin frente a la ciudadana. As mismo define que la Gestin enfocada en el Ciudadano, requiere como un primer pasoesencial el convencimiento claro que l, es el eje de la gestin pblica y que toda la organizacin se alinea con el propsito de satisfacer sus expectativas ynecesidades.

Proceso direccionamiento EstratgicoEn este se encuentran los lineamientos de carcter estratgico que orientan la gestin de la entidad, presentando diferentes procedimientos en materia deplaneacin y procesamiento y anlisis de informacin estratgica.

11.5. Procesos MisionalesEn el marco del Sistema integrado de Gestin, Migracin Colombia elabor documentos a nivel de caracterizacin de procedimientos, guas, instructivos yformatos, conformando Manuales para cada uno de los procesos misionales, de apoyo y evaluacin y seguimiento que permiten el correcto funcionamiento dela entidad.

Proceso de Control MigratorioIncluye procedimientos para la verificacin que realiza MIGRACIN COLOMBIA a personas naturales, jurdicas, nacionales y/o extranjeros sobre el ingreso ysalida del territorio nacional.

Proceso de ExtranjeraEste manual tiene como objeto regular los procesos de la Subdireccin de Extranjera buscando con los mismos el cumplimiento de los fines sealados y laclaridad en los procedimientos para los servidores que, a nivel central y en las Regionales, prestan los servicios del rea a ciudadanos nacionales y extranjeros.

Proceso Verificacin MigratoriaEs la verificacin de los ingresos, la permanencia, las visas, la ocupacin, la profesin, el oficio o la actividad que adelantan los extranjeros en el territorionacional, as como la confirmacin de la autenticidad de los documentos, la comprobacin de parentesco, la verificacin de convivencia marital y la confirmacinde cumplimiento de los extranjeros. El control tambin se refiere a las actividades relacionadas con su permanencia en el territorio colombiano.

11.6. Procesos de Apoyo Proceso de Gestin del Talento Humano

Contiene procedimientos para la seleccin e incorporacin del talento humano, la permanencia y el retiro del mismo, dndole una estructura integral, en buscadel mejoramiento continuo, siempre pensando en satisfacer a los diferentes usuarios, tanto internos como externos


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Proceso de Gestin ContractualEstablece preceptos generales aplicables a la gestin contractual, fijando parmetros de actuacin que permitan identificar las responsabilidades que competen

a cada uno de los actores partcipes de la gestin contractual y que se traduzcan en procesos de seleccin de contratistas transparentes y eficientes quegeneren contratos ejecutados para satisfacer intereses pblico y cumpliendo los fines que la ley impone a la Unidad Administrativa Especial Migracin Colombia.

Proceso de Gestin AdministrativaLos procedimientos que conforman este manual permiten cumplir con el objetivo establecido para el proceso de Gestin Administrativa. Dichos procedimientosse encuentran relacionados con el almacenamiento, distribucin, registro de inventarios, aseguramiento, baja y disposicin final de los bienes; as mismo, estnincluidos los procedimientos para gestionar la prestacin de servicios generales y el mantenimiento preventivo y correctivo de los bienes inmuebles de MigracinColombia.

Proceso de Gestin FinancieraEsta herramienta sirve para que todos los funcionarios de la entidad conozcan y apliquen los procedimientos con el fin de dar cumplimiento a las normas legalesvigentes, as mismo, como apoyo para el desarrollo de las actividades financieras dentro de la institucin, tales como el flujo de la cadena presupuestal, losingresos, egresos, el anlisis, la verificacin y la consolidacin de la informacin, entre otros. Igualmente, es un soporte para las entidades y dependencias queejercen vigilancia y el control en el tema financiero.

11.7. Procesos de Evaluacin y Seguimiento Proceso de Control Disciplinario Interno

Establece los procedimientos que se deben desarrollar en el Control Disciplinario Interno buscando con los mismos el cumplimiento de los fines sealados en laLey y la claridad en la realizacin de las actividades propias de la Subdireccin, responsable de la ejecucin de este proceso.

Proceso de Seguimiento y MedicinContiene los roles que legalmente corresponde, en trminos de asesora, acompaamiento, evaluacin, y seguimiento debidamente planificados, procedimientosque se reflejan en el manual de calidad de la entidad.

Es importante sealar que este instrumento de control de gestin, facilita interactuar con cada uno de los procesos de Migracin Colombia a nivel central yregional, lo que permitir tener una visin actualizada de la organizacin, para apoyar el mejoramiento continuo de los servicios que ofrece la Unidad a sususuarios, en cumplimiento del decreto 4062 de 2011.

12. Recepcin de DocumentosMigracin Colombia implement la Gua AGAG.04 (v1) la cual unifica los criterios y se define las polticas para la radicacin y distribucin de las comunicacionesoficiales recibidas y enviadas a nivel interno y externo, convirtindose en una herramienta para normalizar los procesos al interior del Grupo de Archivo yCorrespondencia y de las reas de Correspondencia en Regionales, proporcionando a los funcionarios de la Unidad los elementos que orienten las accionespara el uso eficaz y eficiente del servicio prestado a travs de estas reas.

13. RadicacinPara el ingreso oficial las comunicaciones en Migracin Colombia se registran en el aplicativo de Software SIGDOC, de acuerdo con la el manual para sumanejo y administracin. Como parte del mejoramiento institucional y sobre la base de que dicho aplicativo no cuenta con la funcionalidad para el adecuadocontrol y trazabilidad de los trmites, se viene adelantando el proceso para la implementacin del Software de Gestin Documental Orfeo, en las siguientesfases:

Instalacin de la base de datos y aplicacin en los servidores. Configuracin y parametrizacin de usuarios y dependencias del nivel central. Capacitacin a funcionarios del nivel central. Instalacin de puntos de radicacin a nivel nacional. Puesta en produccin Integracin con el aplicativo misional Platinum Puesta en produccin del mdulo de PQRS Integracin con el aplicativo de administracin del Talento Humano Kactus

14. DistribucinCon la entrada en produccin del aplicativo de Gestin Documental ORFEO se plantea el inicio de la implementacin de la Poltica Eficiencia Administrativa yCero Papel.


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Las comunicaciones oficiales recibidas que contengan peticiones, quejas, reclamos o consultas, se tramitarn en la forma y el plazo que para tales casosestablezcan las normas vigentes.

Los trminos dentro de los cuales se debern responder estos tipos de comunicaciones oficiales empiezan a contarse a partir del da siguiente al de su

radicacin.

Las dependencias de Migracin, recibirn de los funcionarios del rea de Archivo o Unidad de Correspondencia, las comunicaciones oficiales, atendiendo alsiguiente procedimiento:

Recibir la comunicacin entregada por el funcionario del rea de Archivo o Unidad de Correspondencia. Revisar en la planilla pre impresa o en el formato Reporte Radicados: que el nmero de radicacin en el documento corresponda al registrado en la

planilla, que las comunicaciones que se reciban correspondan a los asuntos que se manejan en la dependencia y que los anexos estn completos. Registrar en la planilla la fecha, nombre y firma de recibido.

Si se constata que el asunto es competencia de otra dependencia, se debe proceder a devolverla de manera inmediata al Grupo o Unidad de Correspondencia,para que sea descargado y re direccionado. As mismo, cuando se encuentre una inconsistencia o error en los datos incorporados en la radicacin por parte delGrupo o Unidad de Correspondencia, se deber informar oportunamente para realizar las correcciones pertinentes.

Con el propsito de velar por la transparencia de la actuacin administrativa, no se podrn reservar nmeros de radicacin, ni se asignar un mismo nmero a dos

o ms comunicaciones diferentes, no se harn enmendaduras, tachaduras o correcciones.

En caso de presentarse errores involuntarios en la radicacin y que se requiera la anulacin de un nmero, se debe dejar constancia por escrito en un Acta, quecontenga fecha, nmero de radicacin, justificacin, la cual deber firmarse por parte del responsable de la radicacin y del Jefe del Grupo o Unidad deCorrespondencia, segn el caso.

Cuando el ciudadano presente personalmente la comunicacin, se le entregar de inmediato su copia debidamente radicada. Deber presentar un original, unacopia y cuantas copias adicionales se requiera, de acuerdo con el nmero de destinatarios. El original pasa para el trmite respectivo al destinatario.

Todos los sobres cerrados cuyo destinatario sea la entidad, sern abiertos, para verificar su contenido, los datos del destinatario y remitente, previo a suradicacin. La apertura de los sobres se har siempre y cuando no tenga ninguna anotacin especial como: No abrir, confidencial, privado, reservado, entre otros.En caso de fayas en el sistema, cortes de energa u otro inconveniente, se le entregar la copia sellada, la cual contendr datos de entidad, y fecha de recibido.

En condiciones normales todas las comunicaciones oficiales recibidas debern ser radicadas el mismo da de su recepcin. En caso de ingreso de grandesvolmenes y para las comunicaciones que ingresen finalizando el da, se radicarn a ms tardar el da siguiente.

15. Organizacin ArchivsticaConjunto de acciones orientadas a la clasificacin, ordenacin y descripcin de los documentos de Migracin Colombia.

Fondos acumulados

Teniendo en cuenta que Migracin Colombia, por efectos de lo ordenado en el artculo 23 del Decreto 4057 de 2011, en donde se establece que los archivos conlas funciones que se trasladan, sern asumidos por las entidades que los reciben y lo previsto en el ARTCULO 32, donde se establece que los archivos de loscuales sea el titular el Departamento Administrativo de Seguridad - DAS en Proceso de Supresin, a la entrada en vigencia del presente decreto y que tenganrelacin con las competencias de Migracin Colombia, debern ser transferidos a esta entidad, en los trminos que sealen los representantes legales a travsde las Secretaras Generales, Migracin Colombia viene administrando el Proyecto de Inversin Implementacin del Programa de Gestin y ConservacinDocumental, donde se tiene previsto presupuesto para las vigencias 2013 a 2016 para la organizacin de los archivos de las antiguas 27 seccionales delDepartamento Administrativo de Seguridad DAS, as como de la documentacin de Extranjera que se reposan en el Archivo Central de dicha entidad.

Se tiene un estimativo que se reciba del DAS en Proceso de Supresin, un promedio de 4.000 metros lineales, de los cuales un aproximado de 3.500 seencuentran sin los procesos tcnicos archivsticos requeridos para el acceso a la informacin y el cumplimiento de las normas legales sobre la materia.

Para la organizacin del Fondo Documental entregado por Migracin Colombia, se desarrollarn los siguientes procesos archivsticos:

Valoracin:Proceso que se adelantar con base en lo establecido en el Acuerdo 002 del 23 de enero 2004 y en la gua para la Organizacin de FondosDocumentales, tanto del Archivo General de la Nacin como del Archivo de Bogot.

Organizacin: En el entendido de ejecutar actividades relacionadas con la clasificacin, ordenacin, foliacin, seleccin, descripcin archivstica yalmacenamiento para la conservacin de la documentacin, en concordancia con lo establecido en el Acuerdo 42 de 2002 del Archivo General de la Nacin.

El cronograma con responsabilidades del proceso de organizacin, tanto del DAS en Proceso de Supresin como de Migracin Colombia, est siendo sometidoa validacin por parte de las entidades, con la mediacin del Archivo General de la Nacin.


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Archivos de Gestin

La organizacin de los archivos de gestin de Migracin Colombia se har de conformidad con lo establecido en el Acuerdo 042 de 2002, del Archivo General de

la Nacin. De igual manera Migracin Colombia cuenta con la gua MEG03 Gua Consulta de Base de Datos y Manejo de Archivos, en la cual se establecen loscriterios bsicos para la organizacin de Archivos de Gestin.

Como resultado del contrato interadministrativo 143 de 2010, suscrito entre el Fondo Rotatorio del DAS y el Archivo General de la Nacin, actualmenteMigracin Colombia administra dentro de su archivo de gestin un total de 303.054 de un total de 703.874 historias de extranjeros, los cuales se encuentranorganizados y estn siendo objeto de actualizacin.

La Unidad Administrativa Especial Migracin Colombia, actualmente administra aproximadamente 350 metros lineales de archivo de la serie Historias deExtranjeros, producida por UAEM desde el 1 de enero de 2012, de los cuales Sesenta y Cinco (65) metros lineales fueron organizados en el stano del EdificioPlatinum, mediante la suscripcin del contrato interadministrativo con la firma Servicios Postales Nacionales S.A. 4-72. Actualmente se suscribi el contrato 056de 2013 con la misma firma para la organizacin de aproximadamente 285 metros lineales de documentacin que requieren ser intervenidos aplicando lametodologa prevista para tal fin, garantizando la normalizacin de los procesos archivsticos para esta serie documental.

Actividades

Clasificacin documental: Identificacin de las series y subseries documentales de las dependencias, de conformidad con la Tabla de RetencinDocumental. Ordenacin documental: de acuerdo con los sistemas de ordenacin documental se deben ordenar los documentos al interior del expediente ocarpeta, teniendo en cuenta el criterio de ordenacin que corresponda por ao fiscal o expediente.

Foliacin: numeracin consecutiva de los expedientes y carpetas previamente ordenadas, este proceso se hace de conformidad con lo establecidoen la Gua de consulta en bases de datos y manejo archivos fsicos del Manual de Extranjera.

Disposicin fsica: conservacin en carpetas y cajas establecidas por la entidad. Descripcin: elaboracin de los inventarios de archivo de gestin en el formato unido de inventario documental FUID, establecido en el Acuerdo

042 de 2002.

Sistemas de Ordenacin

Teniendo en cuenta que la ordenacin debe hacerse a partir de las series documentales definidas en la TRD, se debe adoptar el sistema de ordenacin que seajuste a la documentacin, necesidades administrativas y con las caractersticas de la serie: Numricos (simples y cronolgicos), alfabticos (onomsticos,toponmicos y temticos) y los mixtos o alfanumricos.

Sistemas de ordenacin numricos

Ordinal: Consiste en disponer los documentos en forma consecutiva, progresivamente, obedeciendo a la numeracin que los identifica; ejemplo:

rdenes de Pago Contratos

Orden de pago No. 1234 Resolucin No. 123Orden de pago No. 1243 Resolucin No. 124Orden de pago No. 1244 Resolucin No. 125

Cronolgico: Consiste en ubicar un documento detrs del otro en forma secuencial de acuerdo con la fecha en que ha sido tramitado, teniendo en cuenta ao,mes, da; ejemplo:

2012-03-212012-05-032012-06-132012-08-02

Sistemas de ordenacin alfabticos: consiste en ordenar los documentos por orden de letras (A-Z)Onomstico: Se aplica para series documentales conformadas por expedientes que permanecen abiertos por largos periodos; historias laborales, ejemplo:

Acosta Prez, JorgeBotero Acosta, MargaritaHiguera Mendez, Fabio AndresJaimes Manrique, Melisa

Toponmico o (alfabtico geogrfico): La serie documental se ordena alfabticamente por nombres de lugares; ejemplo:

AmazonasAndinaCaribe


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San Andrs

Temtico: Las series y subseries se ordenan por el asunto o tema de su contenido; Ejemplo:

InformesInformes de GestinActasActas del Comit Institucional de Desarrollo Administrativo

Sistemas de ordenacin mixtos: La documentacin se ordena combinando el orden alfabtico y numrico.

16. Almacenamiento y ConservacinSe refiere a todas las medidas de tipo tcnico, necesarias que debe adoptar la entidad para garantizar la preservacin de los archivos, de conformidad con elAcuerdo 049 de 2000 y dems normas sobre la materia. Estas se deben adoptar a travs de todo el ciclo vital de los documentos (Archivo de Gestin, ArchivoCentral y Archivo Histrico), la ltima fase corresponde aplicarla al Archivo General de la Nacin.

Los edificios o lugares destinados para la custodia de los archivos de Migracin Colombia, deben contar con las condiciones medio ambientales, de seguridad yde mantenimiento que garanticen la adecuada conservacin de los documentos.

Actualmente la UAEMC a nivel central no cuenta con las espacios adecuados para la conservacin de los documentos, por lo que se suscribi contrato con elArchivo General de la Nacin para la custodia de los expedientes de extranjeros, valorados como histricos, los cuales pasaron a conformar parte del archivohistrico de Migracin y del patrimonio histrico de la nacin. Estos documentos Datan de 1916 y reflejan la historia migratoria desde la creacin delDepartamento Administrativo del Servicio de Inteligencia Colombiano (SIC), a partir del ao 1960, el cual pas a ser el Departamento Administrativo de Seguridadhasta el ao 2011. La transferencia fue efectuada por Migracin Colombia en razn al contrato 143 de 2010, cedido por el Departamento Administrativo deSeguridad en Proceso de Supresin a Migracin Colombia.

17. Disposicin finalLa disposicin final de los documentos se refiere a la decisin que se tome con respecto al destino de los documentos, una vez culmine su retencin en elarchivo de gestin y archivo central. Esta disposicin est dada en las tablas de retencin documental, en 4 alternativas:

CT: Conservacin Total: los documentos deben ser conservados permanentemente y ser transferidos al Archivo General de la Nacin para sucustodia definitiva.S:Seleccin: De la totalidad de la serie o subserie se toma una muestra representativa para su conservacin definitiva.RT: Reproduccin Tcnica: Los documentos se reproducen a travs de un medio tcnico como la digitalizacin.E: Eliminacin:Los documentos se eliminan una vez culmine su retencin en el archivo de gestin y/o central.

CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS

Se refiere a las etapas sucesivas por la que atraviesan los documentos de archivo desde su produccin o recepcin en la oficina y su conservacin temporal hastasu eliminacin o integracin a un archivo permanente.

La Ley 594 de 2000, en su artculo 23. Formacin de archivos: establece que: Teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos, los archivos se clasifican enArchivos de Gestin, Archivo Central y Archivo Histrico .

Archivo de gestin: Esta fase comprende toda la documentacin que es sometida a continua utilizacin y consulta administrativa por las oficinasproductoras u otras que la soliciten. Su circulacin o trmite se realiza para dar respuesta o solucin a los asuntos iniciados .

En esta fase se desarrollan los siguientes procesos del Programa de Gestin Documental:

Produccin Recepcin Distribucin Trmite Organizacin Consulta Conservacin Transferencia primaria Disposicin final de documentos

Archivo Central: En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestin de la entidad, cuya consulta no es tanfrecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general .

En esta fase se desarrollan los siguientes procesos del Programa de Gestin Documental: Conservacin, Consulta, Transferencia secundariaDisposicin final de documentos


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Archivo Histrico: A este archivo se transfiere la documentacin del archivo central o del archivo de gestin que de conformidad con las tablasde retencin documental se valoran como de conservacin total. La transferencia documental de estos archivos se efecta a travs del Grupode Archivo y Correspondencia y su custodia la hace el Archivo General de la Nacin.

TABLAS DE RETENCIN DOCUMENTAL

El artculo 24 de la Ley 594 de 2000, seala Obligatoriedad de las tablas de retencin. Ser obligatorio para las entidades del Estado elaborar y adoptar lasrespectivas tablas de retencin documental.

Las Tablas de Retencin Documental - TRD son una herramienta archivstica necesaria para la gestin documental. Esta permite la clasificacin de losdocumentos generados y recibidos por la entidad, en razn a las funciones asumidas por las dependencias de la Unidad, facilitando la optimizacin yracionalizacin de la produccin de los documentos.

Las TRD se elaboraron con base en los principios bsicos, esto son teniendo en cuenta la estructura orgnico funcional de la entidad con el fin de identificar lasseries y subseries documentales cualquiera sea el soporte en que se generen.

Las TRD son parte fundamental del Programa de Gestin Documental de la entidad, mediante la aplicacin de las TRD, se garantizar la adecuada organizacinde los archivos, facilitando la recuperacin de la informacin y dndoles una oportuna disposicin final.

Para dar cumplimiento a lo establecido en la mencionada normatividad la Unidad Administrativa Especial Migracin Colombia, inicio actividades en octubre de2012 para la elaboracin de las TRD, a travs del contrato 122 de 2012 suscrito con Servicios Postales Nacionales 4-72.

Para la elaboracin de la Tabla de Retencin Documental se aplic la siguiente metodologa sealada por el Archivo General de la Nacin:

Investigacin preliminar sobre Migracin ColombiaCompilacin de la informacin institucional: Se compilo informacin de la estructura orgnica funcional de la entidad como:

Disposiciones legales, actos administrativos y otras normas relativas a la creacin y cambios estructurales de la entidad (Decretos,resoluciones, acuerdos, directivas, entre otros)

Estructura interna vigente de la entidad, manuales de funciones y procedimientos. Organigrama actual, resoluciones y actos administrativos de creacin de grupos internos de trabajo y asignaciones de funciones.

Entrevista con los productores de documentos:

Se hicieron entrevistas a todos los jefes de reas del nivel central (Direccin, Subdirecciones, Oficinas y Grupos) y a nivel regional en Andina y Caribe, con el finde aplicar la encuesta unidad documental para la definicin de:

Unidades documentales Anlisis de la produccin y trmite documental teniendo en cuenta los manuales de procedimientos de las dependencias. Valoracin primaria de los documentos.

Anlisis e interpretacin de la informacin compilada


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Una vez compilada la informacin institucional, se hizo el anlisis estableciendo:

Cuadro de clasificacin documental Series y subseries con los respectivos tipos documentales. Valoracin y seleccin documental: identificacin de los valores primarios y secundarios y su permanencia en cada una de las fases de

archivo. Relacin de normas internas y externas para la valoracin documental de las series y/o subseries documentales. Definicin y alcance de las series y subseries.

2. Presentacin y AprobacinUna vez elaborada la propuesta de TRD para cada dependencia del nivel central, se someti a consideracin del respectivo jefe de rea, socializndolas yajustndolas en la medida en que as se requiri, as mismo para las Regionales que se tomaron como modelo. Estas fueron avaladas en primera instancia porcada jefe.

Las TRD de Migracin Colombia fueron sometidas a consideracin del Comit Institucional de Desarrollo Administrativo, quien emiti concepto de favorabilidadmediante Acta de Reunin del 21 de julio de 2013.De igual manera se expidi Resolucin Interna No. 0918 del 24 de junio de 2013, por medio de la cual se aprueban las TRD para Migracin Colombia.

Finalmente estas TRD sern presentadas ante el Comit Evaluador de Documentos del Archivo General de la Nacin, para su evaluacin tcnica yconvalidacin, acompaada con los anexos que soporten su elaboracin.

3. AjustesEn caso que el AGN efectu observaciones que den lugar ajustes, estos debern realizarse en el tiempo que seale el AGN.

De igual manera las una vez aplicadas las TRD, se podrn efectuar ajustes cuando se presenten las siguientes situaciones:

Necesidad de crear una nueva serie y/o subserie documental Necesidad de suprimir una serie y/o subserie documental Reestructuraciones de la estructura orgnico funcional de la entidad (creacin, fusin o supresin de dependencias)

Para todos los casos los ajustes sern efectuados por el Grupo de Archivo y Correspondencia, en coordinacin con las reas afectadas.

4. AplicacinTeniendo en cuenta la expedicin de la Resolucin No. 0918, una vez convalidadas las TRD de Migracin Colombia, por parte del Comit Evaluador deDocumentos del AGN, su aplicacin ser de obligatorio cumplimiento. Para su aplicacin, el Grupo de Archivo y Correspondencia realizar las siguientesacciones:

Difusin de las TRD y el instructivo para su aplicacin Difusin de la normas sobre organizacin de archivos de gestin. Capacitaciones a nivel Nacional segn el Plan de Capacitacin Presencial sobre Gestin Documental, para funcionarios de la Unidad

Administrativa especial Migracin Colombia emitida por la Secretaria General con fecha 08 de Marzo de 2013. Esta capacitacin contemplatodos los aspectos bsicos necesarios para la aplicabilidad de esta herramienta.

Acompaamientos y seguimiento, de acuerdo con lo contemplado en el Plan Anual de Gestin.TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

1. Transferencias primariasEl traslado de los documentos desde los archivos de gestin al archivo central de la entidad, una vez culmine su retencin en el archivo de gestin, se realizan

de conformidad con la tabla de retencin documental, por parte de la dependencia productora, en coordinacin con el Grupo de Archivo y Correspondencia,atendiendo al respectivo cronograma de transferencias.

Teniendo en cuenta que Migracin Colombia, creada en octubre de 2011, entro en operacin a partir del 2012, los periodos de retencin de la documentacinpara ser transferida de los Archivos de Gestin al Archivo Central, inicia en la vigencia 2014. Para efectos de la planificacin de la entrega de la documentacin,el Plan de Accin Gestin Documental 2013, prev la elaboracin del Plan Anual de Transferencias donde se determinarn las condiciones de entrega yrecepcin de la documentacin as como el cronograma respectivo a desarrollarse durante el 2014.

2. Transferencias SecundariasEn cumplimiento de lo ordenado en el artculo 2 del Decreto 1382 de 1995, el cual establece la obligacin de efectuar transferencias secundarias al ArchivoGeneral de la Nacin, y como resultado del proceso de levantamiento del inventario documental y la organizacin archivstica de los expedientes de la seriedocumental Historias de Extranjeros, adelantado en el marco del contrato interadministrativo No. 143 de 2010, la Unidad Administrativa Especial Migracin


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Colombia, hizo entrega de trescientos tres mil cincuenta y cuatro (303.054) expedientes de historias de extranjeros, que cumplieron con los periodos de retenciny entran a ser patrimonio documental de la Nacin bajo la custodia del Archivo General de la Nacin.

La legalizacin de la transferencia secundaria, mediante la cual se hacen entrega fsica y real de la documentacin al Archivo General de la Nacin, qued

materializada en el Acta suscrita el 12 de diciembre de 2012, dentro de la cual se estipula que Migracin Colombia debe efectuar el acompaamiento del procesode revisin, verificacin, y determinacin del protocolo para el acceso a los expedientes, para lo cual, en el evento de presentarse variaciones en las cantidades,se harn los ajustes y correcciones correspondientes.

En desarrollo de lo previsto en el Acta de Transferencia suscrita con el Archivo General de la Nacin, Migracin Colombia viene prestando el acompaamientodel proceso de revisin, verificacin, y determinacin del protocolo para el acceso a los expedientes, para lo cual, en el evento de presentarse variaciones en lascantidades, se harn los ajustes correspondientes. Para desarrollar dichas actividades, la UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL MIGRACIN COLOMBIA,suscribi el Contrato Interadministrativo 40 de 2013 con la sociedad Servicios Postales Nacionales 4-72.

3. CustodiaCon el fin garantizar laautenticidad de la evidencia que se utilizara como pruebadentro de un proceso de investigacin judicial. Se utiliza para resguardar laevidencia y para evitar adulteraciones, prdidas y contaminaciones de la misma. Por lo tanto, cualquier personal por cuyas manos pase la evidencia, esresponsable de guardar la cadena de custodia.Los archivos de los expedientes de las Historias de Extranjeros vienen siendo almacenados en depsitos o bodegas que cumplen con las condiciones tcnico ambientales requeridas para garantizar su preservacin, salvaguarda, acceso y consulta, a travs de Contratos Interadministrativos suscritos con el Archivo

General de la Nacin. Lo anterior, debido a que Migracin Colombia no cuenta con la infraestructura suficiente para el almacenamiento y conservacin de ladocumentacin.

CONSULTA

Migracin Colombia garantiza el acceso a la documentacin de archivo a los servidores y ciudadanos que requieran informacin, de conformidad con las normaslegales sobre acceso y reserva de los documentos y dems que apliquen segn el caso.

Usuarios internos. La consulta se surte con base en los procedimientos establecidos internamente. En caso de requerirse el retiro de losdocumentos de la dependencia responsable, se deja el registro en los controles correspondientes mediante la implementacin de formatos paracontrol de prstamos.

Ciudadanos externos. Los archivos deben atender a los requerimientos y solicitudes de manera personal, telefnica, escrita, por correoelectrnico o remitiendo al usuario al funcionario competente. De ser necesario a obtener copia de los mismos (cumpliendo los requisitos para cadacaso).

RESERVA

De los archivos de la Unidad Administrativa Especial Migracin Colombia, el registro de extranjeros, los documentos que contienen informacin judicial einvestigaciones de carcter migratorio y el movimiento migratorio, tanto de nacionales como de extranjeros, tienen reserva legal por estar relacionados con laseguridad nacional y por involucrar la privacidad de las personas. Esto de conformidad con el artculo 32 del Decreto 834 de 2013, concordado con el artculo 12de la Ley 57 de 1985 y el numeral 4 del artculo 24 de la Ley 1437 de 2011.

No obstante, la anterior informacin que se lleva en la Unidad Administrativa Especial Migracin Colombia, podr ser entregada a:

Los funcionarios judiciales y de polica que adelanten investigaciones respecto de la persona registrada. Las autoridades y entidades que cumplan funciones administrativas que siendo constitucional y/o legalmente competentes para ello necesiten conocer la

informacin para el debido ejercicio de sus funciones o por virtud de disposicin legal expresa que lo establezca. El titular del dato o informacin. Los parientes del titular del respectivo registro, hasta el cuarto grado de consanguinidad en lnea ascendente o descendente y primero civil. El cnyuge o compaero permanente debidamente reconocido del respectivo titular del registro. Los terceros que cuenten con la facultad expresa mediante poder especial debidamente otorgado por el titular de la informacin en cumplimiento de lo

dispuesto por el numeral 4 del artculo 24 de la Ley 1437 de 2011 o por virtud de disposicin legal expresa que lo establezca.

Mediante Resolucin 790 de 2013 se cre el Comit Tcnico del Sistema de Gestin de Seguridad de Informacin, de Migracin Colombia, con el propsitoentre otros, de asegurar que se establezcan, implementen y mantengan los procesos necesarios el Sistema de Gestin de Seguridad de la informacin. De igualmanera se expidi la Directiva 017 de 2013, en la que se establecen y definen las polticas de seguridad y normas de uso de la infraestructura de tecnologa,con el fin de garantizar la proteccin de la informacin institucional y la Directiva 054 de 2013, por la cual se adopta la poltica de seguridad de la informacin SGSI con el fin de proteger los activos de informacin de Migracin Colombia, asegurar el cumplimiento de la confidencialidad, integridad, disponibilidad ylegalidad de los mismos.

INVENTARIO

El artculo 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000 establece como obligacin de las entidades de la Administracin Pblica elaborar inventarios de losdocumentos que produzcan en ejercicio de sus funciones, de manera que se asegure el control de los documentos en sus diferentes fases.


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En el Acuerdo 042 de 2004 del Archivo General de la Nacin se establecen los parmetros para organizar los archivos de las entidades pblicas y privadas quecumplan funcin pblica y se regula el inventario nico documental, suministrando las pautas para su realizacin.

De igual manera el Decreto 2578 de 2012, en el artculo 24, establece que es responsabilidad de las entidades del Estado a travs del Secretario General o de

otro funcionario de igualo superior jerarqua y del responsable del Archivo o quin haga sus veces, exigir la entrega mediante inventario, de los documentos dearchivo que se encuentren en poder de servidores pblicos y contratistas, cuando estos dejen sus cargos o culminen las obligaciones. As mismo, deberndenunciar ante los organismos de control el incumplimiento de esta obligacin para las acciones del caso. Es su pargrafo seala que es deber de entregarinventario de los documentos de archivo a cargo del servidor pblico, tanto de los documentos fsicos en archivos tradicionales, como a los documentoselectrnicos que se encuentren en equipos de cmputo, sistemas de informacin, medios porttiles de almacenamiento y en general en cualquier dispositivo omedio electrnico.

El inventario documental de la entidad deber ser publicado en lugares visibles y en medios electrnicos de fcil acceso a los ciudadanos, de conformidad con loestablecido en la Metodologa para la Implementacin del Modelo de Gestin Integrado de Planeacin y Gestin, de la presidencia de la Repblica.

En los archivos de gestin, el Grupo de Archivo y Correspondencia viene impartiendo instrucciones para la elaboracin y administracin de los inventarios deconformidad con el Acuerdo 042 de 2002. Mediante la implementacin del Formato nico de Inventario Documental FUID. Debido a lo restringido del formatoen Migracin Colombia se administrarn columnas adicionales que permitan incorporar ndices de acceso o descriptores para hacer eficiente los procesos debsqueda.

Dentro del contrato interadministrativo No. 143 de 2010, la Unidad Administrativa Especial Migracin Colombia, se llev a cabo el proceso de levantamiento del

inventario documental y la organizacin archivstica de los expedientes de la serie documental

Historias de Extranjeros

, Dentro de la transferencia secundariasefectuadas con el Archivo General de la Nacin. En la entrega de trescientos tres mil cincuenta y cuatro (303.054) expedientes de historias de extranjeros, quecumplieron con los periodos de retencin y entran a ser patrimonio documental de la Nacin bajo la custodia del Archivo General de la Nacin.

Los inventarios documentales, actualmente se administran en hojas de clculo Excel. Hacia el mediano y largo plazo se tiene previsto su administracin en elmdulo de administracin de archivos del software de gestin documental.

ndices

Mediante la gestin electrnica, digital y la administracin de los expedientes virtuales basados en las TRD, y la introduccin de metadatos se obtendrn ndicesde acceso para la recuperacin de la informacin.

Dentro de la gestin documental de la entidad, se disearn otros instrumentos de consulta de la informacin que faciliten el acceso a los documentos, mediantela implementacin de herramientas tecnolgicas.

POLTICA CERO PAPEL Y GESTIN ELECTRNICA DEL DOCUMENTO

El Plan Nacional de Desarrollo de 2010 2014 tiene dentro de los propsitos del gobierno nacional el establecimiento de una gestin pblica, efectiva, eficientey eficaz, para lograrlo contempl la estrategia denominada Poltica Cero Papel, la cual consiste en sustituir los flujos documentales generados en papel, porsoportes y medios electrnicos, sustentados en la utilizacin de tecnologa de la informacin y las telecomunicaciones, con el fin no solo de evitar el impactoambiental sino adems incrementando la eficiencia en la administracin pblica.

Como aporte al Plan Estratgico Institucional de Migracin Colombia, especficamente para desarrollar la poltica de Modernizacin Tecnologa, desde la gestindocumental la implementacin de la Poltica gubernamental de Eficiencia Administrativa y Cero Papel, se plantean acciones institucionales para laimplementacin de la iniciativa, en cuatro componentes principales:Procesos y procedimientos: ajustes a nivel de procesos y procedimientos que se requieran.

1. Cultura organizacional: promover activamente el cambio de cultura, en cuanto a la utilizacin de documentos y procedimientos normalizados para laadministracin de documentos electrnicos de archivo.

2. Componente normativo y de gestin documental: Aplicacin de normas externas e internas sobre la gestin documental.3. Componente Tecnolgico: Diseo de un programa de gestin documental que incorpore la gestin electrnica de documentos.

Con el propsito de dar cumplimiento a lo establecido por el Gobierno Nacional, la UAEMC ha desarrollado y realizado las siguientes acciones:

Elaboracin del diagnstico de produccin documental. Expedicin de la Directiva 049 del 13 de marzo de 2013. Implementacin del software de gestin documental.

De igual manera se han implementado campaas para que los funcionarios sigan las siguientes recomendaciones:

Fotocopiar e imprimir a doble cara. Reduccin en impresin y reproduccin en soporte papel. Imprimir a doble cara, con excepcin de aquellos casos en que normas internas, como las del Sistema de Gestin de Calidad o Programa de

Gestin Documental, o requerimientos externos, exijan el uso de una sola cara de la hoja. Reducir el tamao de los documentos al imprimir o fotocopiar.


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Elegir el tamao y fuente pequeos Lectura y correccin en pantalla En las versiones finales o en documentos oficiales debern utilizarse las fuentes y tamaos determinados por el Sistema de Gestin de Calidad o las

normas relacionadas con estilo e imagen institucional. Configuracin correcta de las pginas Verificar la configuracin de los documentos antes de dar la orden de impresin. Para evitar estos desperdicios de papel es importante utilizar las

opciones de revisin y vista previa para identificar elementos fuera de las mrgenes. Revisar y ajustar los formatos Reciclar Implementacin de herramientas de tecnologa Uso de la Intranet: se puede evitar la impresin est la posibilidad de publicar o compartir documentos, incluso aquellos de gran tamao que no

admiten el correo electrnico. Adicionalmente la Intranet puede configurar servicios de informacin y referencia en lnea para consolidar elementosde interaccin y trabajo colaborativo tales como blogs, wikis, foros, entre otros.

Uso del correo electrnico: el correo electrnico debe constituir la herramienta para compartir informacin evitando el uso de papel. No imprimir correos electrnicos a menos que sea estrictamente indispensable.

Como parte del PGD y en atencin a lo sealado en la Ley 594 de 2000, por la cual se expide la Ley General de Archivos, la UAMC incorporar el uso de nuevastecnologas, de conformidad con la Ley 143 de 2011, Ley 906 de 2005, el Decreto 2609 de 2012, la Circular 005 de 2012 del AGN.Como punto de partida la Unidad est desarrollando una nueva herramienta tecnolgica para la gestin del documento fsico y electrnico, con laimplementacin del Software de Gestin Documental (SGD), bajo la Licencia Pblica General GNU/GPL la cual est orientada principalmente a proteger la libre

distribucin, modificacin y uso de software. Este software desarrolla funcionalidades para la administracin de los flujos documntales y archivsticos con el finde garantizar la calidad de los procesos documentales dentro de una organizacin.

El software es un sistema web que le permite a la entidad acceder fcilmente mediante cualquier navegador a travs de Internet o Intranet para gestionar latrazabilidad de los documentos, evitando as en un gran porcentaje el manejo de documentos fsicos.

Mediante la implementacin del software de Gestin Documental se lograr la administracin de la documentacin desde su captura, registro, clasificacin,archivo, que controle el acceso, facilite la publicacin y recuperacin as como su disposicin final, con todas las medidas de seguridad necesarias. Esto harposible el manejo del expediente virtual, lo cual permitir el acceso oportuno a la informacin.

De igual manera la herramienta tecnologa para la administracin documental, se integrar con otros aplicativos de la entidad de manera que se facilite lagestin y trmites adelantados por la entidad.

1. Implementacin de la firma electrnicaLa Ley 527 e 1999, en su artculo 2, literal c, define la firma electrnica se define como el valor numrico que se adhiere a un mensaje de datos y que utilizando

un procedimiento matemtico conocido, vinculado a la clave del iniciador y al texto de mensaje permite determinar que este valor se ha obtenido exclusivamentecon la clave del iniciador y que el mensaje inicial no ha sido modificado despus de efectuada la transformacin.

El uso de la firma digital tiene la misma fuerza y efectos que la firma manuscrita siempre y cuando sea nica a la persona que la usa y est bajo su control, seasusceptible de ser verificada, est bajo control exclusivo de la personal que a use, est ligada a la informacin o mensaje y est conforme a la reglamentacin,art.28La implementacin de la firma electrnica es una alternativa que ser adoptada por Migracin Colombia a partir del anlisis de las condiciones administrativasque permitan establecer protocolos claros con base en la normatividad e instrucciones que se den desde las instancias competentes en el tema.

De igual manera que garanticen el documento con firma electrnica cumpla con los requisitos de autenticidad, integridad, inalterabilidad, fiabilidad, disponibilidady conservacin que garanticen su valor de evidencia a lo largo del ciclo de vida, de conformidad a lo establecido en la Ley 527 de 1999. Para el efecto, dentrodel Plan de Accin para la implementacin de la Poltica Eficiencia Administrat iva y cero papel, se tiene previsto realizar las siguientes actividades:

2. Implementacin de la poltica

Formulacin de la poltica cero papel para Migracin Colombia: Directiva 049 de 2013 sobre Eficiencia Administrativa y Poltica cero papel. Diseo del indicador para la medicin de la eficacia y el impacto de la poltica de cero papel. Realizar seguimiento a los indicadores de cero papel. Socializar y sensibilizar la poltica institucional de cero papel y promover el cambio de cultura frente al consumo de papel a todos los funcionarios de

Migracin Colombia a nivel nacional, a travs de campaas masivas de divulgacin.

3. Seguimiento a la implementacin Realizar seguimiento a la ejecucin del Plan de Cero Papel en Migracin Colombia. Realizar informe de resultado de las actividades desarrolladas frente a la estrategia de Cero Papel a la Alta Consejera del Buen Gobierno y

Eficiencia Administrativa, el Archivo General de la Nacin y el Programa GEL


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4. Sustitucin de memorandos y comunicaciones internas en papel por soportes electrnicos Adelantar la Fase I del Proyecto: Puesta en produccin del software de gestin documental (Mdulo de Correspondencia)

Adelantar la Fase II del Proyecto: Articulacin del software de gestin documental a PLATINUM con prueba piloto del Procedimiento salida demenores.

Adelantar proceso de outsourcing de impresin. Realizar la distribucin nacional de las herramientas tecnolgicas.5. Intercambio de correspondencia entre entidades por medios electrnicos Elaborar concepto sobre la legalidad de los formatos electrnicos y la generacin de archivos en formatos PDF con las imgenes de los documentos

para su administracin en expedientes electrnicos.

Realizar integracin de bases de datos INTERPOL - MC.6. Mejoramiento trmites y procedimientos Elaborar documento que defina los tiempos establecidos en trmites ante usuarios externos. Definir cules documentos y qu funcionarios requieren implementacin de firma digital o mecnica. Adelantar contrato de adquisicin de firmas digitales. Elaborar estudio para determinar espacios de almacenamiento. Elaborar estudio para identificar los documentos de las hojas de vida de extranjeros que deben ser digitalizados Elaborar modelo de requisitos para la gestin de documentos electrnicos Definir perfiles de acceso al sistema Platinum. Realizar revisin de los Flujos documentales TRD.

Para la utilizacin de la firma electrnica Migracin Colombia deber obtener previamente un certificado digital, expedido por una entidad certificadoraacreditada por el Organismo Nacional de Acreditacin de Colombia para prestar sus servicios en el pas.

En toda actuacin administrativa o judicial, no se negar eficacia, validez o fuerza obligatoria y probatoria a todo tipo de informacin en forma de un mensaje dedatos, por el slo hecho que se trate de un mensaje de datos o en razn de no haber sido presentado en su forma original.

La conservacin de registros y mensajes de datos se podr realizar directamente o a travs de terceros, siempre y cuando se cumplan las condiciones

enunciadas en la Ley 527 de 1999.

2013-09-30 programa de gestión documental

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