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Seminario taller en Gestión

Documental

23/09/2014 Gestión Documental 1

Coordinación Sistema de Gestión de la Calidad

Contenido


Fundamentación

Gestión Documental

Organización de archivos

Fundamentación


Normatividad


Decreto 2609 diciembre de

2012

Reglamenta el titulo V de la ley 594 de 2000, referente a Gestión

Documental.

Resolución 381 de 2011 reglamento de archivo de la Universidad Sergio Arboleda

Responsabilidad en la Gestión

Documental


Administración pública

Entidades territoriales

Entidades privadas que

cumplen funciones públicas

Servidores y empleados

públicos

Entidades del estado en las

distintas ramas del poder

Organismos regulados por la ley 594 de 2000

Coordinación de la gestión

documental.


Los diferentes aspectos y componentes de la gestión de

documentos deben ser coordinados por los respectivos

Secretarios Generales o quienes hagan sus veces

Comité Interno de Archivo


Grupo asesor de la alta dirección, responsable de definir las políticas, los programas de trabajo y de la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos.

Fuente: Luis Eduardo Peña Z.

Conceptos básicos Gestión

Documental

Serie

Tipo documental

Cuadro de

clasificación documental

Ciclo vital de los documentos

Inventario documental

Tabla de

Retención documental

Subserie

Unidad documental


¿Qué es la gestión documental?

El conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

Reglamento General de Archivos


¿Qué es un tipo documental?

Unidad mínima que reúne todas las características necesarias para ser considerada documento. Son ejemplos de tipos documentales un acta, un informe, un memorando, una factura, entre otros.


Tipo documental


¿Qué es una unidad

documental?

Unidad de análisis en los procesos de identificación y caracterización documental. La unidad documental puede ser simple cuando esta constituida por un solo tipo documental o compleja cuando lo constituyen varios tipos documentales, formando un expediente.


Unidad documental simple


Actas Comité de

Planeación

Acta 01

Acta 03

Acta 02

Acta 04

Unidad documental compleja


Evaluación del evento y acción de mejora

Registro audiovisual o documental

Requerimiento a proveedores Diseño y aprobación de la

logística

Presupuesto para la realización del evento

Requerimiento Escuela o dependencia

Eventos Académicos

¿Qué es una serie documental?

Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas.

Ejemplos: Historias, Contratos, Actas, Informes.


Series documentales


¿Qué es una subserie

documental?

Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie y se jerarquizan e identifican en forma separada del conjunto de la serie por los tipos documentales que varían de acuerdo con el tramite de cada asunto.


Subseries documentales



SERIE

SUBSERIE

UNIDAD DOCUMENTAL

TIPO DOCUMENTAL

¿Qué es un cuadro de

clasificación documental (CCD)?

Es un instrumento archivístico que se expresa en el listado de

todas las series y susbseries documentales con su

correspondiente codificación.


Cuadro de Clasificación

documental


¿Qué es tabla de retención

documental?

Listado de series con sus correspondientes tipos documentales producidos por las unidades administrativas de una entidad, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.


Tabla de retención documental


¿Qué es el inventario

documental?

Instrumento de recuperación de información que describe de manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo documental.


Inventario documental


Ciclo vital de los documentos

Las etapas o ciclos que atraviesan los documentos desde su proceso de creación hasta su disposición final.


CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

Histórico Cultural

Investigación Científico

ARCHIVO DE GESTIÓN

ARCHIVO CENTRAL

ARCHIVO HISTÓRICO

Administrativo Legal Fiscal

Contable Técnico

Valores Primarios

Valores secundarios

Documentación Activa

Documentación Semi-activa

Documentación Valorada y conservada

Gestión Documental 30

Taller 1


Gestión Documental


La gestión documental.


Aplica para cualquier tipo de Información producida y/o recibida por una entidad…

Tipos de información


a. Documentos de Archivo (físicos y

electrónicos).

b. Archivos institucionales (físicos y

electrónicos).

c. Sistemas de Información

Corporativos.

d. Sistemas de Trabajo Colaborativo.

e. Sistemas de Administración de

Documentos.

f. Sistemas de Mensajería Electrónica.

g. Portales, Intranet y Extranet.

h. Sistemas de Bases de Datos.

i. Disco duros, servidores, discos o medios

portables, cintas o medios de video y audio (análogo o digital), etc.

j. Cintas y medios de soporte (back up o

contingencia).

k. Uso de tecnologías en la nube.

Procesos de la gestión documental.

Planeación

Gestión y trámite

Producción

Valoración

Preservación de largo plazo

Disposición de documentos

Transferencia

Organización


Instrumentos archivísticos para la gestión documental.

Decreto 2609 de 2012 artículo 8°.

a) El Cuadro de Clasificación Documental

(CCD).

g) Los bancos terminológicos de tipos, series y sub-series documentales

c) El Programa de Gestión

Documental (PGD).

f) Un modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos

h) Los mapas de procesos, flujos documentales y la descripción de las funciones de las unidades administrativas de la entidad.

d) Plan Institucional de

Archivos (PINAR).

e) El Inventario Documental.

i) Tablas de Control de Acceso para el establecimiento de categorías adecuadas de derechos y restricciones de acceso y seguridad aplicables a los documentos.

b) La Tabla de Retención

Documental (TRD).


Elaboración de la TRD

1. Investigación preliminar sobre la institución y fuentes documentales.

2. Análisis e interpretación de la información recolectada

3. Elaboración y presentación de la Tabla de Retención Documental para su aprobación.

4. Aplicación

5. Seguimiento y actualización de las Tablas de retención Documental.


Aprobación de la TRD

1. Presentación de la propuesta de TRD al Comité de Archivo institucional.

2. El Comité de Archivo institucional es de gran importancia para el proceso de elaboración y presentación de las TRD.

3. Entregar las TRD -a cada integrante del Comité de Archivo.


Eliminación de documentos

La sustentación de eliminación documental debe hacerse por escrito, mencionando la normatividad que señala:

1. la pérdida de valor de los documentos,

2. el hecho de que existe copia en otra serie documental y oficina,

3. la compilación de la información en otra serie,

4. o la intrascendencia de la información (sin valor alguno) para la historia, siempre debe señalarse el por qué de dicha determinación.


Taller 2



47

ORGANIZACIÓN

Clasificación Descripción

• Localización y consulta de los documentos • Conservación de los documentos

Comprende

Para

Ordenación

23/09/2014 Gestión Documental

Clasificación

Operación archivística que

consiste en el

establecimiento de las

categorías o grupos que

reflejan la estructura

jerárquica del fondo. 23/09/2014 Gestión Documental 48

Clasificación


A 2 3 D C 4 B 1

Números 1 2 3 4

Letras A B C D

Secciones de datos

Fondo de datos

Principio de procedencia

• Principio fundamental de la teoría archivística por el cual se establece que los documentos producidos por una institución y sus dependencias no deben mezclarse con los de otras.


Aplicación del Principio de

procedencia

• Identificar el nombre de la entidad o persona autora de los documentos.

• Reconstruir la organización jerárquica de la entidad productora.

• Precisar funciones y actividades correspondientes a cada dependencia.


Ventajas con la aplicación del

Principio de procedencia

• Sirve para proteger la integridad de las agrupaciones documentales.

• Permite ubicar correctamente el documento en el Fondo que le corresponde de acuerdo con la actividad o función que lo genera.

• Se aplica a todas las tareas relacionadas con el quehacer.


Ordenación

Operación archivística realizada dentro del proceso de organización que consiste en establecer secuencias naturales cronológicas y/o alfabéticas, dentro de las categorías o grupos definidos en la clasificación.


Sistemas de Ordenación

1. Numéricos: simple o cronológico.

2. Alfabéticos: onomástico, toponímico, temático.

3. Mixtos: Se ordena la serie documental utilizando a la vez orden alfabético y numérico cronológico.


Sistemas de Ordenación

1. Numéricos: simple, ordinal o cronológico.

2. Alfabéticos: onomástico, toponímico, temático.

3. Mixtos: Se ordena la serie documental utilizando a la vez orden alfabético y numérico cronológico.


Principio de Orden Original

Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el cual se establece que la disposición física de los documentos debe respetar la secuencia de los trámites que los produjo.


Causas por la cual el Orden

Original se pierde

No siempre se ha respetado este principio en el transito administrativo , surgiendo de esta manera una fatal perdida de la razón final de ser de los archivo, el orden.



Original se pierde

Incorrectos procesos de producción y distribución documentales (duplicidad de Documentos, mal manejo de copias).



Original se pierde

Desconocer el trámite para la disposición física de los documentos, pues es el trámite o gestión el que indica (y obliga) el orden debido.



Original se pierde

Incorrectas maneras de ubicar los documentos han llevado a que se formen series que no reflejan trámites establecidos (documentos de un mismo trámite repartidos en distintas series).



Original se pierde

Agrupaciones por tipos documentales: (Solicitudes, certificaciones, correspondencia recibida, correspondencia enviada, facturas, constancias).



Original se pierde

Uso generalizado y sin ninguna reflexión de los distintos sistemas de ordenación.


Expediente

Conjunto de tipos documentales que tratan de un mismo asunto o materia, producido a medida que se desarrollan los trámites.


Expediente

Cada pieza (tipo documental) individual e indivisible, es un eslabón en una cadena que le da un valor que no tendría el documento visto individualmente.


Ordenación de expedientes

• El primer documento será aquel que le ha dado origen (mas antiguo) posteriormente se irán añadiendo mas documentos hasta el que concluye el tramite (mas reciente).

• No se tendrán en cuenta las fechas de los anexos de los documentos principales.

• No es correcto abrir unidades de conservación bajo el nombre de Correspondencia recibida o despachada.


Expediente

Cada pieza (tipo documental) individual e indivisible, es un eslabón en una cadena que le da un valor que no tendría el documento visto individualmente.


Foliación

Consiste en dar un número consecutivo 1 a todos los folios escritos de cada unidad de conservación.


Paso a paso en la foliación

• Debe hacerse solamente cuando las unidades de conservación estén perfectamente ordenadas.

• Analizar si los documentos responden al trámite, y depurar.

• La foliación se transcribirá en el borde superior derecho del folio a nivel de lectura.

• Tener cuidado de no repetir o de omitir números.

• Si existe otra foliación esta se anulará con una línea diagonal (/).

• En caso de expedientes que su contenido este en mas de una unidad de conservación, la foliación de la segunda será continuación de la primera.


Descripción

Proceso de análisis de los documentos de archivo o de sus agrupaciones, materializado en representaciones que permiten su identificación, localización y recuperación de su información para la gestión y para la investigación.


Descripción


La identificación bien sea de las carpetas o de las cajas de archivos son una pequeña descripción de la

información contenida.

Carpetas de archivo


Taller 3


Contacto: Jairo Sánchez Quintero PhD

[email protected]

Asesor y Director Calidad

Celular: 3145884850

Diana Carvajal Martínez

[email protected]

Coordinadora Sistema de Gestión de la Calidad

Celular: 3214872410

Teléfono: 4305056 ext. 112

Sugey Patricia Rodriguez Rincón

[email protected]

Practicante Gestión de la Calidad

Celular: 301 673 8189

Teléfono: 4305056 ext. 112


mailto:[email protected]



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