Área:

Administración de Programas

Tema:

Dirección de Programas y

Portafolios

Objetivos

• Definir qué es un Programa.

• Identificar las características, propósitos y la importancia de una Programa.

• Dar a conocer la Administración de Programas.

Contenidos Conceptuales

• Administración de Programas.

Programa

¿Qué es un Programa?

Definiciones de Programa “Una organización flexible y temporal, creada para coordinar, dirigir un conjunto de

actividades y proyectos relacionados, para entregar resultados y beneficios relacionados a los objetivos estratégicos de la corporación”.

UK Program Management

Standard

“Un programa es una colección de acciones de cambio (proyectos y actividades operacionales) agrupadas apropósito para que conjuntamente logren beneficios”.

Murray, Webster y Thiry 2006

“Conjunto de proyectos relacionados que persiguen hasta cierto grado objetivos comunes .”

APM Asociation of

Program Managers

“Un grupo de proyectos relacionado, cuya administración es realizada de forma coordinada para la obtención de beneficios y un nivel de control, que no es posible lograr siendo dirigidos de forma individual.”

PMI (The Standard for

Program Management)

(2008)

Características de un Programa

Los programas contienen grupos de proyectos relacionados. Objetivos comunes o similares para crear un resultado esperado

Los programas están alineados a los objetivos estratégicos de la organización. Medios por los cuales las organizaciones logran sus metas de acuerdo a los planes estratégicos

Los principales componentes de un programa son los proyectos que contiene. Otro componente pueden ser las operaciones que sustenten objetivos del programa

Características de un Programa

Programa

Proyecto

Proyecto

Operaciones

Programa

Proyecto

Proyecto

Proyecto

Programa

Proyecto

Proyecto Operaciones

Propósito de los Programas

Agrupar Proyectos

Desarrollar Capacidades

Beneficiar Interesados

Contribuir al logro de

metas y objetivos

Alinear a la

Visión

Propósito de los Programas

El principal propósito de un programa:

Generar valor a los múltiples interesados, por medio del alineamiento estratégico y creación de nuevos productos y servicios, que mejoren las capacidades y el nivel de competitividad de la organización.

Administración de Programas

Definiciones según PMI (2008):

“Es la aplicación del conocimiento, herramientas, habilidades y técnicas a un programa.” “Es la administración centralizada y coordinada de un programa para alcanzar beneficios y objetivos estratégicos de la organización.” Involucra la alineación de múltiples componentes (proyectos y operaciones

relacionadas) para alcanzar las metas del programa.

Permite la optimización de costo, calendario y esfuerzo, entre sus componentes.

Se enfoca en:

Administración de Programas

Integrar

Monitorear

Controlar

…las interdependencia de proyectos y ayuda a determinar el enfoque óptimo para administrarlas.

Administración de Programas Ventajas de crear programas:

Recursos, talentos y juicio experto son compartidos a través del programa. Se rompe el aislamiento de los proyectos. Todos los proyectos siguen las mismas reglas y políticas del programa. La administración de riesgos y los problemas se centraliza a nivel de

programa. La información puede ser fácilmente compartida. La negociación colectiva, la adquisición compartida y administración de

proveedores se unifican. El costo y el control de calendario se gestionan desde un punto

centralizado. Creación de nuevos activos de los procesos para la organización (formatos,

lecciones aprendidas, buenas prácticas, etc.).

¿Por qué es importante la Administración de Programas para las Organizaciones?

Su aplicación ayuda a las organizaciones a diferenciarse de la competencia: • Proporciona un medio para hacer frente a la creciente

complejidad y presión competitiva en el entorno empresarial.

¿Por qué es importante la Administración de Programas para las Organizaciones?

Provee una triple ventaja sobre la competencia: • Previsibilidad y fiabilidad en la ejecución del

proyecto. • Incremento en la satisfacción del cliente (mejor

ejecución del proyecto). • Incremento en el retorno de la inversión.

Categorización de Programas

• Programas continuos. • Altamente predecible. • Centrados en la mejora continua. • El objetivo es mantener el

desempeño de la organización a través de operaciones y proyectos cortos.

Eje: programas de desarrollo de carreras, inducción, etc.

Programas Incrementales

• Proyectos administrados para incrementar los beneficios tácticos.

• Mejoramiento del desempeño.

• Entregar nuevas capacidades al negocio.

Portafolio de Programas

• El objetivo es transformar la organización en la forma que hace negocios.

• Su resultado es difícil de prever.

• Apoya iniciativas estratégicas. Eje: cambios organizacionales,

fusiones, etc.

Programas Estratégicos

Según el tipo de configuración

Categorización de Programas Según su nivel de predictibilidad y grado de interdependencia:

Proyectos que poseen un nivel de predictibilidad media, y baja interdependencia.

Proyectos Complejos

Proyectos con un nivel de predictibilidad en un rango de medio-alta, y ninguna dependencia.

SubPortafolio

Proyectos con un nivel de predictibilidad en un rango de bajo-medio, y una interdependencia media-alta.

Programas

Categorización de Programas

Según la forma en que son iniciados:

Programas de Visión 1

Programas Emergentes 2

Programas de Conformidad 3

Conclusión

La Administración de Programas es de mucha

importancia y permite a las organizaciones conjuntar de

forma coordinada los proyectos alineados a su visión,

para maximizar los beneficios esperados y/o

desarrollar nuevas capacidades. Enfocando

efectivamente y eficientemente los recursos de la

organización en la creación de valor.