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Informe Definitivo de la Auditoria Integral a la Contraloría Departamental de Bolívar, Vigencia 2008

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AUDITORIA GENERAL DE LA REPUBLICA GERENCIA SECCIONAL V

INFORME DEFINITIVO DE AUDITORIA INTEGRAL A LA CONTRALORIA DEPARTAMENTAL DE BOLIVAR

Vigencia 2008

Barranquilla D.E.I.P, Diciembre de 2009


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Dr. IVAN DARIO GOMEZ LEE Auditor General de la República

Dr. FREDY CESPEDES VILLA Auditor Delegado para la Vigilancia de la Gestión Fiscal

Dr. ALVARO RAFAEL AGUILAR BOLAÑO Gerente Seccional V

LUISA FERNANDA RODRIGUEZ DIAZ Coordinadora

VANESSA LYSSETH CAMPO JIMENEZ ISABEL DE LA ASUNCION LOPEZ MARIBEL CORTES VELASQUEZ

JORGE ENRIQUE MUÑOZ VILLANUEVA EDGARDO ALONSO SANTIAGO ARRIETA

Grupo de Auditores


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TABLA DE CONTENIDO

Página INTRODUCCIÓN................................................................................................................................. 5 1. DICTAMEN DE LA AUDITORÍA...................................................................................................... 7 1.1 DICTAMEN SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS .......................................................... 8 1.2 EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO...................................................... 8 1.3. EVALUACIÓN DE LOS MACROPROCESOS AUDITADOS ................................................ 8 1.3.1. Gestión Administrativa .............................................................................................................. 8 1.3.1.1. Gestión Presupuestal ............................................................................................................. 8 1.3.1.2. Gestión Macrofiscal................................................................................................................ 9 1.3.1.3. Gestión del Talento Humano ................................................................................................. 9 1.3.1.4. Gestión de la Contratación Estatal......................................................................................... 9 1.3.1.5. Trámites Judiciales................................................................................................................. 9 1.3.2. Gestión Misional...................................................................................................................... 10 1.3.2.1. Gestión Misional de Control Fiscal....................................................................................... 10 1.3.2.2. Gestión misional respecto a las indagaciones preliminares, procesos de responsabilidad fiscal, jurisdicción coactiva y administrativo sancionatorios.............................................................. 11 1.4. PRONUNCIAMIENTO SOBRE LA CUENTA ................................................................... 11 2. ASPECTOS RELEVANTES DE LA ENTIDAD.............................................................................. 12 3. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA.............................................................................................. 13 3.1. EVALUACIÓN AL AREA DE CONTROL INTERNO........................................................... 13 3.1.1. Evaluación a las actividades desarrolladas en la Oficina Asesora de Control Interno de la

Contraloría Departamental de Bolívar. ................................................................. 13 3.2. EVALUACION DE LA GESTION ADMINISTRATIVA ........................................................ 16 3.2.1. Gestión Contable..................................................................................................................... 16 3.2.1.1 Proceso Contable.................................................................................................................. 16 3.2.1.2.Gestión Presupuestal ............................................................................................................ 20 3.2.1.3. Austeridad en el Gasto......................................................................................................... 22 3.2.1.4. Gestión Macro Fiscal........................................................................................................... 23 3.2.2. Gestión del Talento Humano .................................................................................................. 24 3.2.3. Gestión Contractual................................................................................................................. 28 3.2.4. Evaluación de la Tecnología de Información .......................................................................... 30 3.2.5. Controversias Judiciales ......................................................................................................... 32 3.3. EVALUACION A LA GESTION MISIONAL ...................................................................... 33 3.3.1. Control Fiscal .......................................................................................................................... 33 3.3.1.1 Evaluación del Proceso de Revisión de Cuentas ................................................................. 33 3.3.1.2 Evaluación al Proceso Auditor. ............................................................................................. 35 3.3.1.2.1 Control Fiscal Ambiental .................................................................................................... 39 3.3.1.2.2 Evaluación al Patrimonio Cultural ...................................................................................... 42 3.3.1.2.3. Evaluación al Control a los Recursos de Salud ................................................................ 43 3.3.1.2.4. Evaluación a la Gestión de Traslados de Hallazgos......................................................... 45 3.3.2. Evaluación a la Gestión de Participación Ciudadana ............................................................. 45 3.3.3. Gestión Misional Respecto a las Indagaciones Preliminares, Procesos de Responsabilidad Fiscal, Jurisdicción Coactiva y Administrativos Sancionatorios........................................................ 47 3.3.3.1 Evaluación a los Procesos de Responsabilidad Fiscal......................................................... 47 3.3.3.1.1 Indagaciones Preliminares................................................................................................. 47 3.3.3.1.2 Procesos de Responsabilidad Fiscal ................................................................................. 48 3.3.3.1.3 Procesos Administrativos Sancionatorios .......................................................................... 50


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3.3.3.1.4 Procesos de Jurisdicción Coactiva .................................................................................... 52 4. SEGUIMIENTO A QUEJAS Y DENUNCIAS EN CONTRA DE LA CONTRALORÍA DEPARTAMENTAL DE BOLIVAR .................................................................................................... 55 5. EVALUACIÓN DE SEGUIMIENTO AL PLAN DE MEJORAMIENTO........................................... 63 6. ANALISIS DE LA AUDITORIA GENERAL DE LA REPÙBLICA A LAS CONTRADICCIONES PRESENTADAS POR LA CONTRALORÍA DEPARTAMENTAL DE BOLIVAR............................... 72 7. RELACIÓN DE HALLAZGOS DETERMINADOS EN EL PROCESO AUDITOR ....................... 109


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INTRODUCCIÓN La Gerencia Seccional V de la Auditoría General de la República en cumplimiento al contenido del artículo 274 de la Constitución Política Nacional, al Decreto - Ley 272 de 2000, a la Sentencia 1339 de 2000 de la Honorable Corte Constitucional y en desarrollo del Plan General de Auditorias establecido para la vigencia de 2009, programó practicar auditoria integral a la Contraloría Departamental de Bolívar a la vigencia 2008 entre el 26 y el 30 de octubre del 2009. Relacionado con lo anterior, el numeral 2 del artículo 17 del Decreto - Ley 272 de 2000, señala dentro de las funciones del Auditor General de la República, el “Prescribir los métodos y la forma en que sus vigilados deben rendir cuentas y determinar los criterios de evaluación financiera, operativa y de resultados, entre otros, que deberán aplicarse para el ejercicio de la vigilancia de la gestión y para la evaluación del Sistema de Control Interno”. Para la evaluación de los procesos se utilizó la valoración de riesgos, pruebas selectivas y análisis de evidencias documentales que soportan la gestión, permitiendo ampliar la comprensión y conocimiento de la entidad auditada, se evaluó su gestión financiera, de control fiscal, procesos fiscales y control interno, teniendo en cuenta la calidad, oportunidad y eficacia de las actividades realizadas; al respecto se emitirá un dictamen sobre la razonabilidad de los estados financieros y el pronunciamiento de la cuenta para esta vigencia. Mediante la auditoría financiera se evaluó el sistema de registro y reporte de la información de acuerdo con los estados con corte a 31 de diciembre de 2008. De igual forma, se realizó una evaluación transversal de las operaciones internas de la Contraloría mediante los procesos completos que atraviesan toda la organización como son: presupuesto, contabilidad y tesorería, procesos administrativos, contratación, talento humano, desarrollo tecnológico y la implementación del nuevo Modelo Estándar de Control Interno “MECI”. Asimismo, con el objeto de emitir un pronunciamiento sobre la razonabilidad y consistencia de la información económica y social por el ejercicio de la vigencia 2008, durante la auditoría practicada se revisó el Balance a diciembre 31 de este periodo; el Estado de actividad financiera, económica y social y el Estado de cambios en el patrimonio; los anexos al balance general y las notas a los estados contables e Informes complementarios, libros de contabilidad, comprobantes de diario, conciliaciones bancarias, comprobantes de ingresos y egresos e informes de ejecuciones presupuéstales.


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Evaluadas las actividades y operaciones ejecutadas en la gestión de la entidad y culminado el proceso de auditoría, se elaboró el presente INFORME DEFINITIVO que contiene la opinión sobre la razonabilidad de los estados financieros, el concepto sobre la gestión adelantada por la administración en los diferentes macroprocesos, teniendo en cuenta los principios de economía, eficiencia, eficacia y equidad. Igualmente se conceptúa sobre el cumplimiento de las normas, las disposiciones aplicables por la entidad en cada una de sus actuaciones y el desarrollo del sistema de control interno y ante lo cual se espera que los resultados de esta auditoría contribuyan al mejoramiento continuo de la Contraloría Departamental de Bolívar, además de facilitar y asegurar una eficiente fiscalización de los recursos públicos.


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1. DICTAMEN DE LA AUDITORÍA

Barranquilla D. E. I. P., 1 de diciembre de 2009. Doctor FABIAN OCHOA SANCHEZ Contralor General del Departamento Bolívar Cartagena – Bolívar La Gerencia Seccional V de la Auditoría General de la República con fundamento en las facultades otorgadas por el artículo 274 de la Constitución Política Nacional, el Decreto Ley 272 de 2000 y la Sentencia 1339 de 2000 de la Honorable Corte Constitucional, practicó la auditoría integral a la Contraloría Departamental de Bolívar, en la cual se evaluó el balance general y el estado de actividad financiera, económica y social, el estado de cambios en el Patrimonio a 31 de diciembre de 2008 presentados por dicha Contraloría; los resultados de la gestión financiera, administrativa y misional y el cumplimiento de la normatividad vigente aplicable en los diferentes procesos desarrollados, la evaluación del sistema de control interno y la cuenta presentada de la vigencia del 2008. La preparación de los estados contables y de la información económica y social es responsabilidad de la entidad; la de la Auditoría General de la República consiste en producir un informe en el cual se exprese la opinión sobre la razonabilidad de dichos estados, el concepto sobre la gestión adelantada por la administración, la verificación sobre el cumplimiento de las normas que la regulan. La auditoría se llevó a cabo sobre una muestra representativa de la información que soporta la gestión de la entidad y mediante pruebas selectivas de acuerdo con normas, políticas y procedimientos de auditoría de general aceptación, por tanto requirió la planeación y ejecución del trabajo, de manera que el examen y el resultado de las pruebas proporcionan una base razonable para fundamentar la opinión y los conceptos expresados en el informe.


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1.1 DICTAMEN SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS La Auditoría General de la República, ha practicado el control financiero al balance general de la Contraloría Departamental de Bolívar a diciembre 31 de 2008, y a los estados de la actividad financiera, económica, social y de cambios en el patrimonio, relativos al año terminado en esa fecha, comparados con cifras del año anterior, acompañados de las notas explicativas cuya preparación es responsabilidad de los administradores de la Entidad, la nuestra, es la de expresar la opinión sobre los estados en su conjunto y verificar si, entre ellos, existe la debida concordancia. El examen fue practicado de acuerdo con las normas de auditoría generalmente aceptadas en Colombia, pruebas de documentos y registros de contabilidad, que proporcionaron una base razonable para fundamentar la valoración. Con base en los resultados descritos en el presente informe, la Auditoria General de la República emite Opinión Limpia sobre la razonabilidad de los estados contables consolidados a 31 de diciembre de 2008 de la Contraloría Departamental de Bolívar, ya que estos reflejan, en todos los aspectos importantes su situación Financiera, además fueron preparados y presentados conforme a principios y normas de contabilidad prescritas por la Contaduría General de la Nación. 1.2 EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Teniendo en cuenta el análisis de todas las actividades ejecutadas por los directivos y demás funcionarios de la Contraloría Departamental de Bolívar, orientadas al logro de los resultados operacionales, económicos y sociales que garantizan el cumplimiento eficaz y eficiente de los objetivos y estrategias correlacionadas con el plan estratégico, misión y visión, se puede afirmar que el sistema de control interno operó de forma adecuada en la entidad, atendiendo los principios constitucionales que debe garantizar la administración publica.

1.3. EVALUACIÓN DE LOS MACROPROCESOS AUDITADOS 1.3.1. Gestión Administrativa 1.3.1.1. Gestión Presupuestal De la aplicación del sistema de legalidad en el proceso presupuestal, encontramos que cumplieron satisfactoriamente con los procedimientos y normas aplicables; mientras que en materia de gestión y resultados el nivel es muy bueno, sustentado en los porcentajes de recaudo, de ejecución, el pago de las obligaciones por pagar


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de la vigencia anterior y la utilización adecuada de los rubros de acuerdo con la naturaleza de las obligaciones y compromisos. 1.3.1.2. Gestión Macrofiscal La Contraloría Departamental de Bolívar presentó el informe sobre la situación financiera, económica y social de la Administración Central y los entes objetos de estudio de esta Contraloría, de acuerdo con la Ley 42 de 1993. En la vigencia 2008, la Contraloría Departamental, emitió dictamen a los estados financieros de las entidades sujetas de control. La entidad no evalúo en el período 2008, seguimiento a los planes de desempeño, ya que las entidades sujetas a este ente fiscalizador no suscribieron convenios. 1.3.1.3. Gestión del Talento Humano En la Contraloría Departamental se dieron avances durante la vigencia 2008, relacionados con la liquidación de nomina, se realizaron ajustes en la recepción y el manejo de las novedades de nómina, se solicitó la programación de vacaciones por oficina, y se adoptó la entrega de comprobantes de pago de nómina a los funcionarios; así mismo se establecieron con el propósito de organizar el flujo de información y la consulta de documentos relacionados con el personal, la recepción de solicitudes por escrito de certificaciones con plazos de tiempo al personal retirado como el personal activo. 1.3.1.4. Gestión de la Contratación Estatal La entidad de control fiscal dio aplicación moderada al procedimiento establecido para la contratación pública en los contratos suscritos en la vigencia 2008; se detectaron irregularidades procedimentales, legales y de cumplimiento de requisitos en la mayoría de los contratos, especialmente relacionados con la elaboración del plan de compras, expedición del certificado de idoneidad del contratista que debe expedir el ordenador del gasto, tampoco se expidió el concepto jurídico sobre la conveniencia o inconveniencia de la labor que se pretende contratar. 1.3.1.5. Trámites Judiciales La Contraloría Departamental de Bolívar para la vigencia del 2008 reportó sesenta y dos (62) controversias judiciales. En términos generales se atendió la defensa de los intereses de la Contraloría Departamental de Bolívar, los expedientes revisados están organizados y mantienen las hojas de ruta actualizadas.


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1.3.2. Gestión Misional 1.3.2.1. Gestión Misional de Control Fiscal En lo referente al proceso de rendición de cuentas, la Contraloría General del Departamental de Bolívar recibió ochenta y un (81) cuentas, de las cuales se recibieron en término setenta y dos (72) y nueve (9) fueron extemporáneas. Se emitió pronunciamiento de no fenecimiento a la totalidad de las cuentas recibidas. El número de procesos sancionatorios aperturados en la vigencia 2008 fue de sesenta y siete (67). El proceso auditor adelantado por la Contraloría Departamental de Bolívar presentó indicadores de gestión regulares por la cobertura del PGA que dejó por fuera a los principales entes vigilados, desde hace dos vigencias no se audita a las entidades de mayor relevancia, complejidad y problemática social; no se trasladaron la mayor parte de los hallazgos configurados, hubo disminución en el número de informes definitivos comunicados y de planes de mejoramiento suscritos; se mejoró el contenido de los informes con argumentos más críticos y se mejoró la organización de los documentos generados en el proceso auditor. Respecto al proceso de participación ciudadana, en la vigencia auditada se corroboró que se recepcionaron entre quejas, denuncias y derechos de petición, ciento sesenta y cinco (165) las cuales fueron recibidas a través de correo, medios de comunicación, de forma personal y/o línea telefónica. De estas siete (7) fueron archivadas por improcedente, a quince (15) se les dio respuesta directa, ciento nueve (109) fueron trasladadas a la Dirección de Control posterior, veintinueve (29) fueron trasladadas a otras entidades, a dos (2) se les inició indagación preliminar y a tres (3) se les aperturó proceso de Responsabilidad Fiscal. En cuanto al control fiscal ambiental, se ejecutaron en el año 2008 veinticinco (25) auditorias ambientales de las cuales dos (2) fueron de seguimiento y veintitrés (23) especiales. La calidad de los informes elaborados permite establecer que si bien la Contraloría utiliza una estructura uniforme para la elaboración de los informes ambientales, el contenido de los mismos es plasmado en forma general no teniéndose en cuenta las particularidades propias de cada entidad evaluada. En cuanto al control fiscal a los recursos de salud para esta vigencia se implementaron auditorias con énfasis en el control sobre los recursos que financian el sector salud, su administración y disposición en la Secretaria Departamental de Salud y algunas entidades de salud. En materia de control fiscal del patrimonio cultural, la Contraloría no ejecutó auditorias sobre los recursos destinados al Patrimonio Cultural del departamento de Bolívar.


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En traslado de hallazgos no se llevan carpetas independientes para este propósito, además esta labor es muy incipiente pues no se realiza sobre la totalidad de los hallazgos trasladados y frente a las respuestas ofrecidas por las autoridades competentes la Contraloría no procesa la información. 1.3.2.2. Gestión misional respecto a las indagaciones preliminares, procesos de

responsabilidad fiscal, jurisdicción coactiva y administrativo sancionatorios. El grupo auditor en el trabajo de campo, se observó mejoramiento en el tramite procedimental establecido en la Ley 610 de 2000; en las indagaciones preliminares y en los procesos de responsabilidad fiscal, además se observó, notificaciones por edicto inadecuadas, insuficiencia en el traslado de pruebas del procesos auditor al proceso de responsabilidad fiscal. La gestión y los resultados de los procesos sancionatorios fueron positivos por el número de procesos adelantados, por la calidad y oportunidad de la sustanciación observada en cada uno de ellos y por las decisiones tomadas contra los investigados que no justificaron el incumplimiento del deber de rendir cuentas e informes. La observancia de la legalidad en estos procesos fue buena debido al cumplimiento de los procedimientos y trámites establecidos en la resolución reglamentaria y en el Código Contencioso Administrativo. Existen deficiencias en la fundamentación de las sanciones de multa y la valoración de la culpa en la conducta de los investigados. En materia de gestión y resultados el balance es deficiente, debido a que el recaudo reportado en la cuenta representa el 0,19% de la cuantía total de las obligaciones para el cobro coactivo; además, el cobro persuasivo y los acuerdos de pago no han surtido efectos adecuados, el despacho revocó once (11) títulos de recaudo cuyas cuantías superan los $160.000 miles y hasta el momento de la realización del trabajo de campo, no se han adoptado medidas efectivas por parte del despacho para mejorar la carga laboral de quienes sustancian estos procesos ni para dotar de mejores herramientas de trabajo a la dependencia encargada de efectuar el cobro coactivo. 1.4. PRONUNCIAMIENTO SOBRE LA CUENTA La Gerencia Seccional V de la Auditoría General de la República con fundamento en las facultades otorgadas por el artículo 274 de la Constitución Política Nacional, por el Decreto Ley 272 de 2000 y la Resolución Orgánica 016 de 2005 y como resultado de la revisión integral de la cuenta rendida por la Contraloría Departamental de Bolívar correspondiente a la vigencia 2008, emitió pronunciamiento de FENECIMIENTO de la cuenta.

ALVARO RAFAEL AGUILAR BOLAÑO Gerente Seccional V


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2. ASPECTOS RELEVANTES DE LA ENTIDAD

La Contraloría Departamental de Bolívar es un órgano de carácter técnico, con autonomía administrativa y presupuestal para administrar sus asuntos en los términos y condiciones establecidas en la Constitución y en las leyes. Ejerce el control fiscal en el Departamento de Bolívar a los organismos que integran la estructura central y descentralizada; las empresas industriales y comerciales, así como a los particulares que manejen fondos o bienes del Departamento. En la vigencia 2008, la Contraloría tuvo un presupuesto de ingresos inicial y definitivo de $3.190.670 miles, presentó una planta ocupada de cuarenta (40) funcionarios, ciento once (111) entidades sujetas a control con un presupuesto total de $1.323.296.072 miles y desarrolló las siguientes actividades: En lo referente a la evaluación del proceso de rendición de cuentas, se recibieron ochenta y un (81) cuentas, de las cuales setenta y dos (72) fueron en término y nueve (9) extemporáneas; emitiéndose para la totalidad de estas, pronunciamiento de no fenecimiento. En lo referente al proceso auditor se programaron en la vigencia cincuenta y tres (53) auditorias y se comunicaron con informe definitivo veintinueve (29). Se recepcionaron entre quejas, denuncias y derechos de petición, ciento sesenta y cinco (165) las cuales fueron recibidas a través de correo, medios de comunicación, de forma personal y/o línea telefónica. La Contraloría atendió cuarenta y cuatro (44) indagaciones preliminares, ochenta y tres (83) procesos de responsabilidad fiscal y reportó seiscientos cinco (605) procesos de jurisdicción coactiva.


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3. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA

3.1. EVALUACIÓN AL AREA DE CONTROL INTERNO 3.1.1. Evaluación a las actividades desarrolladas en la Oficina Asesora de

Control Interno de la Contraloría Departamental de Bolívar. En la Contraloría Departamental de Bolívar para la vigencia 2008, a partir del mes de septiembre el señor Luis Anchique, es el encargado de apoyar a la entidad en la coordinación de la Oficina Asesora de Control Interno, para llevar a cabo auditorias, evaluaciones y seguimiento a todas las dependencias, emitir recomendaciones a los distintos procesos y procedimientos y evaluar la implementación del Modelo Estándar de Control Interno. Dentro de las actividades realizadas se encontraron las siguientes: Se realizó evaluación a la gestión desarrollada por las siguientes dependencias: Tesorería General, División Financiera y Presupuestal, Subcontraloría, Jurisdicción Coactiva, Control Posterior y la Oficina Asesora Jurídica, verificándose los compromisos adquiridos a través de los planes de acción adoptados en la vigencia evaluada, y de este resultado se emitieron recomendaciones muy puntuales, las cuales ayudaran al mejoramiento de la Contraloría Departamental. Se recomienda desarrollar visitas internas, basadas en el procedimiento establecido para ello, de tal forma que se discriminen y se demarquen cada una de las etapas: iniciando con la planeación, en esta etapa se deberán puntualizar los objetivos a desarrollar al momento de la visita a cada una de las dependencias, luego la etapa de ejecución donde se verificaran dichos objetivos y por ultimo una etapa de elaboración de informe tanto el preliminar como definitivo, para concluir con la suscripción de un plan de mejoramiento con sus correspondientes seguimientos. Se constató la realización de siete (7) comités de control interno dentro de las siguientes fechas: 8 de marzo, 16 de abril, 30 de septiembre, 30 de octubre, 2 de diciembre en el año 2008 y existen dos (2) que carecen de fecha. En las actas de los comités, se verificó que se le realizó seguimiento al plan de mejoramiento suscrito con la Auditoria General de la Republica, se realiza constante seguimiento a la implementación del MECI y se verifica el avance del mismo, se revisa el cumplimiento de los informes de gestión entregados mensualmente por cada una de las dependencias, se realiza el respectivo seguimiento a las actividades que encierran cada uno de los planes de acción de cada dependencia, de igual forma dentro de estos comités se señalan puntos débiles que posee la entidad, a los


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cuales se recomienda identificar posibles soluciones para subsanar en el menor tiempo posible estas desviaciones presentadas. Las reuniones del Comité son espacios que deben ser aprovechados por la entidad para revisar, evaluar y adquirir compromisos con las diferentes áreas, para mitigar los riesgos internos y externos que afectan al ente y plantear posibles soluciones que deban ser evaluadas en las próximas reuniones, por lo que se recomienda hacer de estos comités una herramienta de control de las actividades más importantes dentro del desarrollo de las funciones de la entidad. De otro lado se verificó la presentación oportuna del Informe Anual de Evaluación del Sistema de Control Interno ante el Departamento Administrativo de la Función pública, el día tres (3) de febrero de 2009 con el número de radicación 2190. Se verifico la realización de diez (10) arqueos de caja menor en las siguientes fechas: 3 de abril, 7 de abril, 8 de mayo, 30 de mayo, 27 de junio,16 de julio, 20 de noviembre, 28 de noviembre, 15 de diciembre y 29 de diciembre de 2008. Al final de la vigencia se vinculo a la entidad al señor Freddy Antonio Buelvas Solano a través de un contrato de prestación de servicios para apoyar a esta oficina en la realización de las actividades asignadas. Se recomienda que la oficina Asesora de Control Interno, siga perfeccionando los controles creados para un óptimo sistema de control interno en la entidad, y estar evaluando permanentemente a las dependencias, para optimizar los proceso y así constatar el cumplimiento de las funciones del ente de control fiscal del orden departamental. Avance en la Implementación del Modelo Estándar de Control Interno MECI. Dentro del desarrollo de la implementación del Modelo Estándar de Control Interno (MECI), en la Contraloría Departamental de Bolívar, se verificó la existencia de actos administrativos y actividades adelantadas en las diferentes dependencias, de la siguiente manera: Dentro de los documentos que soportan los principios y valores éticos de la entidad se constató la existencia de un Código de Ética, el cual fue acogido a través de la Resolución No. 280 de fecha 12 de junio de 2006 y la Resolución No. 0281 del mismo mes y año donde se adopta el Código de Buen Gobierno. Existe además en la entidad un manual de funciones y competencias laborales el cual fue adoptado a través del Acto Administrativo 213 de fecha 8 de junio de 2007. Se verificó la existencia de un plan institucional de formación y capacitación,


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programa de inducción y reinducción, también un programa de bienestar y plan de incentivos. Dentro del elemento de estilo de dirección se encuentran suscritos planes de acción, donde se establecen los compromisos por niveles de responsabilidad, igualmente la entidad tiene su plan estratégico adoptado a través del acto administrativo No. 0121 de fecha 7 de abril de 2008 y el cual fue modificado a través del acto administrativo No 0848 de fecha 31 de diciembre de 2008, el cual contiene: misión, visión, principios y valores éticos, políticas de calidad y de desarrollo administrativo, objetivos corporativos, diagnostico de la entidad y estructura de la matriz estratégica. De igual forma se suscribieron acuerdos de Gestión, como también se han creado los diferentes indicadores de eficiencia, eficacia y efectividad en cada uno de los componentes. De igual manera se tiene definida la estructura organizacional y se han estructurado las caracterizaciones correspondientes a cada uno de los procesos. De otro lado se constató que se encuentran definidos los instrumentos para identificar, analizar y valorar los riesgos tanto internos y como externos que afectan a la entidad, identificados por procesos, como es la creación de un mapa de riesgos, como también se encuentra definida la política para la administración de los mismos. Del mismo modo en el manejo de la información primaria y secundaria dentro del sistema de información de la entidad, se tienen definidas las personas que hacen parte de la recepción y tramite, pero no se ha identificado como se debe archivar, bajo que lineamientos, como es el uso de las tablas de retención documental de acuerdo con lo previsto en la Ley 594 de 2000. En cuanto a la información organizacional se tiene definida las políticas para el manejo de la comunicación informativa y manejo de medios de comunicación. En el subsistema de control de gestión se han definido elementos que garantizan el ejercicio del control al cumplimiento de las funciones, planes y programas en la entidad, haciendo efectiva las acciones necesarias al manejo de riesgos y orientando la operación hacia la consecución de sus resultados, metas y objetivos como son los siguientes elementos: indicadores y manuales de procedimientos. Además se han definido directrices claras para el manejo de los componentes de la información primaria, secundaria, sistemas de información y medios de comunicación, para tener en cuenta que estos componentes hacen parte fundamental de la operación de la entidad, ya que son insumos para la ejecución de los procesos y a su vez producto de los mismos. En el subsistema de control de evaluación encontramos el conjunto de componentes que al actuar interrelacionadamente, permiten valorar en forma


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permanente a través de la oficina asesora de Control Interno de la Entidad, la eficiencia, la eficacia y efectividad de los procesos, el nivel de ejecución de los planes y programas, los resultados de la gestión, detectar desviaciones, establecer tendencias y generar recomendaciones para orientar las acciones de mejora. Este componente de autoevaluación durante la vigencia evaluada, se inicio su implementación, definiendo puntos de control que permite en cada área de la entidad medir la efectividad de los mismos en los procesos y los resultados de la gestión en tiempo real, verificando su capacidad para cumplir las metas y los resultados a su cargo y tomar las medidas correctivas que sean necesarias al cumplimiento de los objetivos previstos por la Contraloría. Presentaron con oportunidad el informe ejecutivo anual de control interno y se encuentra diseñado un programa de auditorias interna. Además, se corroboró la elaboración de planes de mejoramiento institucional. Los subsistemas, componentes y elementos que hacen parte de MECI se encuentran implementados en su gran mayoría; sin embargo, para lograr los fines perseguidos se requiere promocionarlos y difundirlos para que sean adoptados y aplicados por todos los servidores de la entidad. 3.2. EVALUACION DE LA GESTION ADMINISTRATIVA 3.2.1. Gestión Contable 3.2.1.1 Proceso Contable El análisis de los Estados Financieros reflejan la información resultante del proceso contable, las cifras fueron tomadas de los libros de contabilidad con corte a 31 de diciembre de 2008, contemplan los elementos relacionados con la medición de la posición financiera, económica, social y ambiental. Los libros oficiales de contabilidad del periodo evaluado, se sustentan en documentos fuentes, registran el cierre contable, revelan el origen de las operaciones y se encuentran debidamente aperturados por el Contralor Departamental y el contador. La estructura financiera de la Contraloría Departamental de Bolívar en la vigencia 2008 presentó el siguiente comportamiento: Activos. Los activos corrientes en la vigencia 2008 representan el 29.3% $473.199 miles de los activos totales $1.616.392 miles, siendo el rubro de Efectivo el de mayor incidencia dentro de estos activos por valor de $409.617 miles, le sigue el rubro de Deudores por valor de $63.582 miles.


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Los activos no corrientes representan el 70.7% de los Activos totales, donde se destaca la cuenta de Propiedad, Planta y Equipo por valor de $635.103 miles, los Otros Activos corresponde a la suma de $508.090 miles. Cabe resaltar que el 3.9% de los deudores corresponden a cuotas de fiscalización y auditaje de vigencias anteriores, en este rubro la Contraloría está gestionando para la recuperación de estos saldos. Pasivo. Los pasivos corrientes de la entidad durante la vigencia 2008 representan el 100% del total de los pasivos $145.504 miles; las cuentas por pagar constituyen el 16% que equivale a $23.634 miles, las Obligaciones laborales y Seguridad Social representan el 76% por valor de $110.212 miles y Otros activos representan el 8% por valor de $11.658 miles. Patrimonio. El Patrimonio de la entidad en la vigencia 2008, presentó un valor de $1.470.888 miles, el cual en comparación con el periodo 2007 cuyo valor fue de $1.163.648 miles aumentó en la suma de $307.240 miles. Ingresos. En el periodo 2008, se obtuvo ingresos totales por $3.204.384 miles, que corresponden a los siguientes conceptos: Transferencias Departamentales por valor de $3.190.670 miles, y Otros Ingresos: por $13.714 miles, que comparado con el año 2007, que fue de $2.284679 miles, se incrementó en $919.705 miles. Cabe anotar que la Contraloría Departamental de Bolívar, reintegró a la Gobernación de Bolívar (tesorería) los Otros Ingresos por concepto de sancionatorios, rendimientos financieros, paz y salvo y las apropiaciones no utilizadas en la vigencia 2007. Gastos. Los gastos de la vigencia 2008, fueron de $2.846.336 miles discriminados así: Gastos de Administración $2.843.517 miles y Otros Gastos por $2.819 miles, confrontando los gastos del año 2008 con los del 2007 $2.238.293 miles se observa un aumento de $608.043 miles. Análisis y Resultado de la Auditoria. En la Contraloría Departamental de Bolívar al momento de realizar el trabajo de campo, se encontró que no se ha depurado en su totalidad el rubro de Deudores, estos corresponden a cuotas de Auditaje de vigencias anteriores, la entidad está haciendo la gestión para la recuperación de estos recaudos. Se constató que en la Contraloría Departamental de Bolívar, al momento de realizar el trabajo de campo, los libros principales (Libro Mayor y Libro Diario) a 31 de diciembre de 2008, se encuentran actualizados, archivados, foliados y


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registrados de acuerdo a la carta circular de la Contaduría General de la Nación que establece las normas relativas a los libros de contabilidad.

Se verificó en el trabajo de campo que la Contraloría Departamental de Bolívar suscribió el convenio con el Banco Davivienda, para realizar los pagos de Nóminas, cancelándose por medio de transferencia electrónica, los aportes parafiscales, y pagos de salud y pensión se realizan a través de la Planilla Única por medio de transferencia electrónica del banco Davivienda, los cuales se vienen desarrollando sin contratiempos hasta la fecha. En la vigencia 2008, la Contraloría registró mediante el programa Apolo Ultra la información contable, presupuestal y de tesorería, la nómina se lleva mediante el programa Zeus y la información de Almacén se lleva por medio de hojas de cálculo Excel, las cuales no garantizan total seguridad. Se evidenció que la entidad adquirió el software Apolo Ultra para el almacén y está funcionando desde Enero de 2009. En el Área de Contabilidad y Tesorería se encuentra el archivo de movimientos contables, documentos soportes y libros de contabilidad archivados, lo que garantiza su conservación. Cuentas Bancarias. En la revisión practicada a los saldos reportados en el formato 03 Información Financiera Cuentas Bancarias, se encontraron seis (6) cuentas, cinco (5) corresponde a los gastos de funcionamiento de la Contraloría y una (1) corresponde al recaudo de los fallos sancionatorios y de responsabilidad fiscal. La cuenta del Banco Colpatria, se encuentra inactiva por más de cinco años, se evidenció que se están haciendo las gestiones para cancelarla debido a que se encuentran embargadas, éstas cuentas están conciliadas y corresponden a los saldos presentados en el Libro Mayor y Balance. Caja Menor. Se constituyó mediante Resolución No. 0040 de enero 28 de 2008, por valor de $923 miles, contó con póliza de manejo vigente No. 1002210 de La Previsora S.A. se asignó como responsable de la misma a la señora Nacira Romero De La Ossa.. El fondo de la caja menor tuvo una rotación de quince (15) veces al año, lo que indica que en promedio cada veinticuatro (24) días se realizó un reembolso. Los reembolsos totales de la vigencia fueron de $9.911.069 (miles), ajustados al presupuesto de gastos de la vigencia 2008.


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Al revisar el libro auxiliar de caja menor se evidenció que este fue llevado y soportado con sus recibos de caja menor y sus facturas correspondientes. La legalización de la caja menor se hizo al cierre de la vigencia, según Resolución No.0787 de diciembre 26 de 2008. Garantía para el manejo de Fondos de Bienes de la Entidad. Se constató el aseguramiento de los bienes y fondos de la entidad en la vigencia 2008, con la Compañía de Seguros La Previsora S.A., según pólizas Nos. 1002748,1002880, 1002795, 1002210,1000221, 1006288 y 1006289. Retención en la Fuente y otros impuestos. La Contraloría Departamental de Bolívar, se encuentra al día con los pagos de retención en la fuente en la vigencia 2008. Es importante resaltar que durante esta vigencia las deducciones por salarios se efectuaron de conformidad con la Ley. Sostenibilidad del Sistema Contable. En la vigencia 2008 no se reunió el Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema Contable de la Contraloría Departamental de Bolívar, teniendo en cuenta que habían hecho los ajustes y reclasificación en la vigencia anterior. Control Interno Contable. Existen situaciones contables en la Contraloría consignadas en el informe de control interno contable, que ameritan analizarlas y tomar decisiones, sobre algunas de las inconsistencias identificadas para hacer los ajustes necesarios. En cumplimiento de la Resolución No. 034 de enero 31 de 2008 de la Contaduría General de la Nación, se realizó la evaluación anual del sistema de control interno contable correspondiente al período comprendido del 1 de enero al 31 de diciembre de 2008. El informe identifica debilidades y fortalezas, a su vez realiza recomendaciones como: • No se depuró en su totalidad el rubro de deudores. • Cuenta Inactiva y embargada con más de cinco años. • La Oficina de Control Interno, realizó evaluaciones a los procesos del área

financiera (Contabilidad, Tesorería y Presupuesto), en las cuales se identificaron diversas inconsistencias, que dieron lugar a planes de mejoramiento, a los cuales se les efectúo el seguimiento de cumplimiento de las acciones correctivas. También se observó que el Contralor Departamental se apoya en los informes de la Oficina de Control Interno, para generar directrices a los Jefes de oficina y área.


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3.2.1.2. Gestión Presupuestal Aprobación del presupuesto. El presupuesto inicial de la Contraloría Departamental de Bolívar de la vigencia 2008, fue aprobado mediante Ordenanza 05 de diciembre 21 de 2007, por la Honorable Asamblea Departamental, y desagregado por el Contralor Departamental de Bolívar, mediante Resolución 001 del 1 de enero de 2008, por valor de $3.190.670 miles.

Tabla 3-1: Distribución del presupuesto de ingresos

(Cifras en Miles)

DESCRIPCIÓN PRESUPUESTO INICIAL INGRESOS VIGENCIA 2008 Transferencias Departamental 3.190.670 TOTAL $3.190.670

Fuente: Información suministrada por la Oficina de Presupuesto de la Contraloría. En el proceso presupuestal se implementaron mejoras a los procedimientos internos, a la organización documental y soportes de los registros presupuestales que permitieron mejorar los índices de gestión y resultados, tal como se advierte en los componentes de este tema explicados a continuación. Modificaciones al presupuesto. En esta vigencia, igual que en la inmediatamente pasada se presentaron pocas modificaciones al presupuesto; se registraron dos (2) traslados mediante resoluciones Nos. 0219 03 de junio y 0629 del 04 de noviembre de 2008, por cuantía total de $361.074 miles, tal como se observa en la siguiente tabla:

Tabla 3-2: Modificaciones al Presupuesto (Cifras en miles)

Resolución Fecha Traslado 0219 3-06--08 134.000 0629 04-11-08 227.074

TOTAL $361.074 Fuente: Información suministrada por la Dirección Financiera y Contable de la Contraloría.

El presupuesto final de la entidad después de las modificaciones (Traslados) fue de $3.190.670 miles. Las modificaciones fueron soportadas con sus respectivos Actos Administrativos. El PAC de la vigencia fue adoptado mediante Resolución No. 0002 Enero 2 de 2008 y, como consecuencia de los dos (2)) traslados presupuestales, fue debidamente modificado en una (1) ocasión mediante la Resolución No. 0689 Noviembre 28 de 2008.


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Ejecución presupuestal de ingresos. Para predeterminar los Ingresos de la vigencia 2008, se tomó como base los ingresos corrientes de libre destinación certificados por el Secretario de Hacienda en cuantía de $101.269.7 miles, y la categorización del Departamento en tercera categoría, mediante Decreto 583 del 29 de octubre de 2007, expedido por parte del Gobernador Departamental. Del presupuesto definitivo de ingresos y gastos cuantificado en $3.190.670 miles, la entidad recaudó la suma de $3.190.170, es decir, que el porcentaje fue del 99,98%, quedando un saldo por recaudar de solo $499.998 miles, tal como se aprecia en la siguiente tabla:

Tabla 3-3: Presupuesto de Ingresos de la Contraloría Departamental de Bolívar Vigencia 2008

(Cifras en miles) Descripción Valor a

Recaudar Valor

Recaudado Saldo x Recaudar

Transferencias Dptal 3.190.670 3.190.170 0 Cuotas de Fiscalización 18.000 17.500 499.998 TOTAL $3.190670 $3.190170 $ 499.998

Fuente: Información suministrada por la Oficina de Presupuesto de la Contraloría Al cotejar el libro de Ingresos con los recaudos contables y la información rendida se comprobó la elaboración de comprobantes de caja, cuyos valores concuerdan con los registros contables y presupuestales. Ejecución presupuestal de gastos. De los compromisos por pagar constituidos por valor de $41.984 miles, mediante Resolución No. 0554 del 31 de diciembre de 2007 fueron cancelados $41.984 miles; es decir, que se canceló en su totalidad la obligación. El porcentaje de ejecución del presupuesto de gastos fue del 92.5% representado en compromisos por valor de $2.952.711 miles; quedando un excedente o saldo no comprometido de $237.959 miles, los cuales deben ser devueltos a la Tesorería Departamental de Bolívar. Del monto de los compromisos presupuestales se pagó la suma de $2.952.711 miles, al cierre de la vigencia no quedaron obligaciones pendientes. Cabe resaltar que en el trabajo de campo se constató que el saldo no comprometido fue devuelto a la tesorería Departamental según comprobante de Egreso No. 4410 de Octubre 23 de 2009 y Resolución No. 0845 de 31 de Diciembre de 2008.


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3.2.1.3. Austeridad en el Gasto La Contraloría presentó el siguiente comportamiento en la ejecución de los rubros que comprometen la austeridad en el gasto:

Tabla 3-4: Ejecución presupuestal de los rubros de austeridad en el gasto público

(Cifras en miles)

Concepto 2007 2008 Diferencia %

Viáticos y Gastos de Viaje 124.834 178.366 42% Mantenimiento y Rep Vehiculo 11.777 14.607 24% Impresos y Publicaciones 7.542 14.376 90% Combustibles 15.000 12.000 -20% Servicio Telefónico Fijo 24.491 21.427 -13% Telefonía Móvil 6.266 3.251 -49% Servicio Energía 26.875 29.019 7% Servicio Agua y Alcantarillado 8.091 15.438 90% Servicio de Gas 135 148 9% Servicios Técnicos 0 0 0 Honorarios 92.610 266.180 187% Materiales y suministro 99.704 94.588 -5% Capacitación 8.554 26.744 212% Bienestar Social 2.400 13.896 479% TOTALES 428.279 690.040 161%

Fuente: Información suministrada por la Oficina de Presupuesto de la Contraloría. De acuerdo a lo consignado en el cuadro anterior observamos que: • El 50% de los rubros se incrementaron por encima del IPC, excepto el de

energía, combustible, telefonía Fija y Móvil y material y suministros que se situaron por debajo de éste,

• El rubro que mayor incremento presentó fue el de Bienestar Social, • El rubro de Capacitación fue el que presentó el segundo mayor incremento,

superior al 212%, • El rubro de Honorarios se incremento en 187%, • Los rubros de impresos y publicaciones y Servicio de Agua reflejan un aumento

del 90% es decir casi el doble de lo gastado en el 2007, • El rubro de viáticos - gastos de viaje refleja un aumento del 42% de lo gastado

en el 2007, • El Rubro de Mantenimiento de Vehiculo refleja un aumento del 24% de lo

gastado en la vigencia anterior, • Los rubros Combustible, Servicio de Telefonía Fija y móvil, materiales y

Suministros están por debajo de IPC.


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Los rubros de austeridad en el gasto, en conjunto, superaron el 161% de incremento respecto de la vigencia 2007; es decir, que se situaron por encima del índice de precios al consumidor en más de 20 veces. Las entidades de control están llamadas a dar ejemplo de austeridad y racionalidad en la ejecución presupuestal, por ello, y a pesar de las justificaciones dadas por el equipo directivo respecto del notable incremento en estos rubros atribuibles al incremento en las actividades misionales de auditorías, visitas de campo para verificación de actividades de participación ciudadana, así como en la dotación y mantenimiento de equipos de cómputo , la entidad debe implementar una política de austeridad en el gasto, así como diseñar puntos de control como aplicativos del sistema de control interno en este tema, que permitan realizar un control y seguimiento frecuente y efectivo, especialmente en el tema de viáticos y Honorarios. Se concluye que se debe hacer uso racional y prudente de los recursos y sobre todo, se deben evaluar permanentemente los resultados y beneficios alcanzados por la Contraloría. 3.2.1.4. Gestión Macro Fiscal Análisis Financiero del Departamento de Bolívar y sus Entidades Descentralizadas.

La Contraloría Departamental de Bolívar presentó el informe sobre la situación financiera, económica y social de la Administración Central y las entidades sujetas de control, de acuerdo con la Ley 42 de 1993.

Este documento contiene los principales resultados de las Finanzas Públicas del Departamento en el 2008, acompañado de un análisis de los mismos, incluye las cifras del Departamento y de las demás entidades sujetas de control. La base de los análisis contenidos en el informe la conforman la contabilidad de ejecución presupuestal y las estadísticas fiscales del Departamento de Bolívar. Deuda Pública: Mediante Resolución No. 065 de septiembre 24 de 2007 la Contraloría Departamental de Bolívar, reglamentó la refrendación y registro de la deuda publica del nivel territorial y la expedición de los certificados de registro de deuda publica.

El saldo de la deuda pública en el periodo 2006-2008 del Departamento de Bolívar es el siguiente:


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Tabla 3-5: Deuda Publica Departamento de Bolívar (Cifras en miles)

Vigencia Saldo Deuda Publica 2006 58.398.319 2007 28.725.585 2008 27.132.503

Fuente: Contraloría Departamental de Bolívar

Evaluación Convenios de Desempeño: La Contraloría Departamental no evalúo convenio de desempeño a los entes sujetos de control en el periodo 2008, ya que estos no suscribieron planes de desempeño. Entidades en Procesos de Reestructuración Financiera Ley 550 de 1999 y en Liquidación: A 31 de diciembre de 2008 la Gobernación de Bolívar, los municipios de Magangue y Achí se encontraban en Proceso de Restructuración Financiera (Ley 550/99). A 31 de diciembre de 2008, se encontraron en Proceso de Liquidación las siguientes entidades: ESE Hospital de San Pablo de Cartagena, ESE Hospital Montecarmelo de El Carmen de Bolívar, ESE Hospital San Juan de Dios de Simití, ESE Hospital San Juan de Dios de Mompox, ESE Hospital San Juan de Dios de Magangue, ESE Hospital Universitario de Cartagena, Empresa de Servicios Públicos de El Carmen de Bolívar, empresa de Servicios Públicos de San Juan, Industria Licorera de Bolívar y Lotería de Bolívar. Certificación del Balance: En la vigencia 2008, la Contraloría Departamental de Bolívar, emitió dictámenes a los estados financieros de las entidades sujetas de control dando cumplimiento a la Ley 42 de 1993. 3.2.2. Gestión del Talento Humano La Contraloría Departamental de Bolívar, cuenta con una planta de cargos global, según ordenanza No. 02 de Febrero 19 de 2001, y ajustada según Ordenanza 016 del 26 de Diciembre del 2006, por medio de la cual se ajusta el Manual Especifico de Funciones y las competencias laborales para los empleos de la planta de cargos; es así que a diciembre 31 de 2008, el ente de control contaba con una planta de personal de cuarenta (40) funcionarios integrados de la siguiente manera:


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Tabla 3-6: Planta de Personal

Conformación Planta de Personal

No. % Asistencial 15 37.5 Técnico 0 - Profesional 21 52.5 Ejecutivo 0 - Asesor 2 5 Directivo 2 5 Totales 40 100

Fuente: Formato No 14 Rendición de cuenta Vigencia 2008 En cuanto al nivel de profesionales que conforman la planta de personal corresponde a veintiún (21)1 funcionarios, es decir el 52.5%, siendo un nivel bajo, los diecinueve (19) restantes corresponden a asesores, asistencial y directivos que equivale al 47.5%. Evaluación de las hojas de vida. En este tema se encontraron los siguientes hechos: Las hojas de vida de los funcionarios se encuentran bien organizadas y foliadas, con los documentos reglamentarios, tales como formato de hoja de vida de la Función Pública, soportes de estudios y experiencia laboral, documentos de identificación, resoluciones de vacaciones, de cesantías, formatos de inscripción al régimen de seguridad social, evaluaciones de desempeño para los funcionarios de carrera administrativa con sus respectivos formatos, no obstante lo anterior las carpetas no se encuentran organizadas en forma de libro, de tal manera que las actuaciones que se vayan surtiendo sean los últimos folios Distribución de funcionarios por actividades realizadas. Según el personal involucrado en las actividades misionales y de apoyo de la Contraloría Departamental de Bolívar, durante la vigencia 2008 presenta la siguiente distribución:

Tabla 3-7: Distribución del Personal por Actividades Realizadas

ACTIVIDADES REALIZADAS CANTIDAD %

Área Misional Control Fiscal (Auditorias, Revisión de Cuentas, Responsabilidad Fiscal)

23 57.5

Funcionarios del área administrativa 17 42.5 TOTAL 40 100

Fuente: Formato 14 rendición de cuentas Vigencia 2008

1 Sumatoria de los niveles profesional, asesor y directivo.


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De acuerdo con lo anterior en lo que respecta a la distribución de actividades se observa que el 57.5% de los funcionarios se dedica a labores misionales, siendo este un porcentaje adecuado si se compara con los funcionarios que realizan labores administrativas y financieras que es del 42.5%, toda vez que la mayor parte de los funcionarios están dedicados a la consecución misional de la entidad. Manejo de la nómina. En el ciclo de nómina intervienen la Dirección Administrativa y Financiera encargada de elaborar las novedades y pagos, finalmente es revisada por el Contralor Departamental, en este proceso no se detectaron irregularidades. Es de anotar que a cada uno de los funcionarios se le hace entrega de un documento en el que se consignan todos los valores devengados, descuentos, embargos y demás deducciones que se efectúan, colocando además la identidad del funcionario y cargo que ocupa. Parafiscales y Aportes a los Fondos de cesantías, salud y pensiones. En cuanto a los pagos por estos conceptos correspondientes al año 2008, se encuentran al día, según certificación expedida por la Directora Administrativa y Financiera de la entidad de control fiscal, corroborado por el funcionario de la AGR que se encargó de analizar la parte contable en esa Contraloría.

Respecto al oficio remitido por el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar, a la Contraloría General de la Republica, el cual se hizo extensivo por parte de la AGR a las Contralorías territoriales, relacionado con deudas por pago de aportes parafiscales, se corroboró que la Contraloría Departamental de Bolívar, canceló la suma de dos millones ochocientos trece mil doscientos once pesos ($2.813.211 pesos Ml), que adeuda al ICFB de aportes parafiscales de vigencias anteriores; lo anterior según certificaciones expedidas por el Jefe de recaudo de la Regional Bolívar del ICBF y que fueron entregadas a la comisión de auditoria. Vacaciones. Para esta vigencia se mejoró notablemente en la programación y disfrute de las vacaciones de cada uno de los funcionarios de la entidad, se constató que no se reemplazó a ninguno de ellos con contratistas o supernumerarios, sustentado esto con la certificación expedida por el Jefe de la Oficina Administrativa y Financiera de la Contraloría Departamental de Bolívar. Capacitación, bienestar social y salud ocupacional. En materia de bienestar social la entidad de control fiscal, organizó diferentes programas de integración, como el taller para fortalecer las actitudes positivas de las relaciones interpersonales de los funcionarios de la entidad, celebración de cumpleaños de los funcionarios, celebración del día de la secretaria, en la cual se logró la integración de todos los funcionarios de la Contraloría; los costos de estas


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actividades fueron asumidos en su totalidad por la Contraloría Departamental de Bolívar, los cuales suman el valor de $15.718 miles.

Las actividades desarrollas se fundamentan en la necesidad de protección, promoción y prevención de salud de todos y cada uno de los funcionarios que conforman la entidad.

Respecto al programa de capacitación en la entidad durante la vigencia 2008, se llevaron a cabo programas de formación concentrados en su mayoría en el personal directivo, ejecutivo y en un menor grado en el personal profesional y asistencial por un valor de $8.375 miles, que incluye gastos de viaje, viáticos y en algunos casos valores de la capacitación. Carrera Administrativa. La Contraloría Departamental de Bolívar, adoptó, los criterios legales y las directrices establecidas por la CNSC, para la evaluación de desempeño laboral de los empleados de esa entidad de control fiscal. Se realizaron las evaluaciones durante la vigencia y en las cuales se observó que se suscribieron recomendaciones de mejoramiento para cada uno de los funcionarios. Viáticos: El señor Contralor Departamental de Bolívar Fabián Ochoa Sánchez y la Subcontralora de la misma entidad Lilia Castro Julio, incurrieron en una presunta falta disciplinaria establecida en el artículo 35 numeral primero de la Ley 734 de 2002. De acuerdo con lo establecido por el Gobierno Nacional en el Decreto 668 del 4 de marzo de 2008 suscrito por el Presidente de la República en unión con el Ministro de Hacienda y Crédito Público y el Director del Departamento Administrativo de la Función Pública, mediante el cual desarrollaron las facultades conferidas por el legislador en la Ley 4 de 1992, solo es procedente legalmente reconocer y pagar viáticos a los empleados públicos de las entidades estatales; es decir, que no es procedente pactar, reconocer ni pagar viáticos a Contratistas, debido a que éstos no tienen el carácter de empleados sino de auxiliares de la administración pública. De conformidad con los lineamientos de los artículos 5 y 19 de la Ley 909 de 2004 los contratistas no hacen parte de la planta de empleos públicos de las entidades del estado y en consecuencia, no es posible pagarles, con los recursos del presupuesto público, gastos de manutención y alojamiento para desarrollar las actividades pactadas en los contratos. En los contratos números 040, 033, 042, 055, 054, 031, 061, 010, 052, 041, 034 y 004 se pactó el pago de los viáticos a los contratistas por parte del contralor y de la contralora encargada, lo cual indica que los contratantes se apartaron del procedimiento consagrado en la Ley 80 de 1993 y en la Ley 1150 de 2007 y sus


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decretos reglamentarios para convenir el pago de viáticos a los mentados contratistas. Los contratistas a los cuales se les reconocieron y pagaron manutención y alojamiento y sus cuantías, fueron los siguientes:

Tabla 3-8: Pago Viáticos a Contratistas – Vigencia 2008

(Cifras en miles) CONTRATO CONTRATISTA VIATICOS 040 Mérida López Torres 3.324 033 Santiago Prens Yance 8.247 042 Ruperto Zúñiga Escobar 4.972 055 Richard Villafañe Ortega 4.057 054 Samuel Palacio Paez 3.144 031 Humberto Méndez Rojas 2.885 061 Elsa Pérez Ortega 1.890 010 y 052 Carlos Cuesta Yépez 700 041 Yolanda Wong Baldiri 2.136 034 Wilson Peinado 1.516 004 Juan Carlos Añoro 120

Fuente: Formato 13 rendición de cuentas vigencia 2008 y papeles de trabajo En conclusión dentro del proceso de Talento Humano en la Contraloría Departamental se dieron avances durante la vigencia 2008, relacionados con la liquidación de nomina, se realizaron ajustes en la recepción y el manejo de las novedades de nómina, se solicitó la programación de vacaciones por oficina, y se adoptó la entrega de comprobantes de pago de nómina a los funcionarios; así mismo se establecieron con el propósito de organizar el flujo de información y la consulta de documentos relacionados con el personal, la recepción de solicitudes por escrito de certificaciones con plazos de tiempo al personal retirado como el personal activo. 3.2.3. Gestión Contractual Durante la vigencia auditada, la Contraloría reportó cien (100) contratos por valor de $618.675 miles a través de la Contratación Directa, de los cuales, cuarenta y dos (42) corresponden a órdenes o contratos de prestación de servicios; diez (10) de ellos, el objeto del contrato fue la realización de auditorias que se programaron en el PGA de la vigencia 2008, en las órdenes de prestación de servicios Nos. 042 y 055 de 2008, se contrató a dos economistas para el ejercicio de estas labores, siendo que en la Planta de personal de la entidad existen siete (7) funcionarios con el mismo perfil profesional inclusive adscritos en la dependencia de Control Posterior en calidad de auditores, de lo anterior el Jefe de la Dependencia de Control Posterior expidió certificación donde así lo manifiesta, lo que


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presuntamente viola el artículo 32 de la Ley 80/93 y las normas de austeridad en el gasto público especialmente el artículo 3 del Decreto 2209/98, que señala: “los contratos de prestación de servicios con personas naturales o jurídicas, sólo se podrán celebrar cuando no exista personal de planta con capacidad para realizar las actividades que se contratarán”, por lo que originaría una presunta responsabilidad disciplinaria. Manual de Contratación. La entidad adoptó un manual de contratación actualizado con la Ley 1150/07 y el Decreto 2474/08, a través de la resolución No 093 de Marzo de 2008, la cual modifica la Resolución No 0110 del 13 de marzo de 2003, de igual forma se profirieron durante la vigencia dos resoluciones más que modificaron el manual de Contratación de la Contraloría Departamental de Bolívar, las cuales fueron las Nos. 0297 y 0843 de 2008. En el proceso contractual participa la Oficina jurídica, Administrativa y Financiera, el Despacho y la dependencia donde se origina la necesidad. Plan de compras. No se adoptó el plan de compras por medio de un acto administrativo ni se hicieron las modificaciones con esa formalidad, solo fue elaborado el plan de compras con fundamento en las encuestas de necesidades por dependencias y en el cual mantuvo la planificación adecuada para la adquisición de los elementos de papelería, oficina y aseo, implementó el comité de compras, no suscribió varios contratos con un mismo objeto contractual, hizo los estudios de conveniencia y oportunidad en todos los contratos, emitió los conceptos jurídicos. En cuanto al cumplimiento de formalidades en la realización del proceso contractual de la Contraloría, se encontraron las siguientes irregularidades: • En el Contrato de prestación de servicios No 040, no se encontraron los

comprobantes de pagos realizados al contratista. • En los contratos Nos. 071 y 090 no se encontró el certificado de idoneidad de

acuerdo con lo establecido por el articulo 82 del Decreto 2474 de 2008, el cual debe expedir el respectivo ordenador del gasto y/o a quien se haya delegado para tal fin.

• En los contratos Nos. 079 y 095 no se encontró los informes de actividad del contratista, al igual que el certificado de idoneidad del mismo el cual debe expedir el ordenador del gasto.

• En la carpeta del contrato No. 092, no se encontró los pagos de salud y pensión, hoja de vida de la Función Publica, certificado de idoneidad del contratista y los informes de actividades.


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• En la Carpeta de los contratos Nos. 097 y 099, evidenció que este anexo los pagos de salud y pensión como los respectivos informes de actividades del contratista.

• No se encontró los informes de actividades en la carpeta del contrato No. 028. • En ninguno de los contratos celebrados se encontró concepto que debe emitir

la oficina jurídica de la entidad ni el control previo administrativo que debe ejercer el Sistema de Control Interno.

3.2.4. Evaluación de la Tecnología de Información Durante la vigencia 2008 la Contraloría Departamental de Bolívar en su planta tecnológica contaba con treinta y cuatro (34) equipos de computo propiedad de la entidad, ocho (8) computadores portátiles adquiridos por intermedio de la Auditoria General de la Republica a través del proyecto “Mejoramiento de la Calidad del Proceso Auditor” y uno (1) donado en comodato por la Contraloría General de la República. Además cuentan con diez (10) impresoras láser, dos (2) impresoras de tinta y cinco (5) matriz de punto. También poseen una (1) cámara digital, un (1) scanner, un (1) modem, tres (3) Router, un (1) Access Point propiedad de la AGR y cinco (5) switches (uno (1) de 8 puertos, uno (1) de 16 puertos y cuatro (4) de 24 puertos). Todos los equipos se encuentran en Red. Durante la vigencia 2008 la administración de los recursos informáticos, asesoría en el soporte de los equipos, así como interventoría en contratos que afecten los recursos tecnológicos de la entidad para apoyar al despacho del Contralor en la ejecución de la políticas institucionales, en cuanto a tecnología y los procesos misionales de la entidad en lo que se refiere a su área de conocimiento, estuvieron a cargo del señor Carlos Andrés Cuesta Yepes y al final de la vigencia se contrató al señor Cristian Franco Castillo. Se recomienda ser específico en las tareas que desarrolla durante la vigencia del contrato y las responsabilidades que tiene a cargo. En estos momentos el servicio de Internet lo proporciona Telefónica Telecom Banda Ancha 2Gb, la entidad posee una página Web: www.contraloriadebolivar.gov.co y tienen creado un correo electrónico institucional [email protected]. El servicio de arrendamiento de Hosting del sitio web de la entidad y el aplicativo de rendición de cuenta fiscal en línea para la vigencia analizada se encontró que estaba contratado con la empresa COLNODO durante diez (10) meses contados a partir del mes de febrero de 2008. El aplicativo de rendición de cuenta fiscal en línea no ha sido utilizado. Por otra parte se contrató con la empresa Voice & Market Soluciones Ltda para el rediseño y puesta en funcionamiento de la página WEB de la entidad.


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En la Contraloría Departamental, encontramos que para el manejo de las áreas de contabilidad, presupuesto y tesorería utilizaron la aplicación Apolo Ultra, a la que se le realiza backup diario. También se verificó que al final de la vigencia evaluada la empresa Zeus Tecnología S.A. fue la entidad que suministró y realizó la instalación del aplicativo tecnológico “ZEUS Nomina SQL” para la actualización del software que actualmente ejecuta la nomina de los funcionarios de la Contraloría Departamental de Bolívar. Asimismo se adquirió a través de la empresa Apolo Systemas y/o RAUL LOMBANA HERNANDEZ, un aplicativo tecnológico para la gestión documental de la entidad, el cual ya se encuentra actualmente en funcionamiento. Durante la vigencia 2008, se suscribió un (1) contrato para realizar mantenimiento preventivo y correctivo a los equipos de computación ubicados en el área financiera de la entidad y se verificó otro contrato para el mantenimiento preventivo y correctivo a la planta de equipos de computación al servicio de la entidad y de los gabinetes donde se encuentra el cableado de los mismos lo que incluyó treinta (30) equipos y limpieza a dos (2) rack. En la entidad se adquirieron cinco (5) computadores con sus respectivas licencias Windows Vista Basic y Microsoft Office 2007 Basic y una impresora multifuncional F2180, este contrato fue por valor de $12.600.000, a además a través de la empresa Comercial Universo Limitada se obtuvo un Antivirus para la entidad con un cubrimiento de 40 usuarios KL4853NAFP, para un año de servicio, este contrato fue de $1.820.000. También se compro un servidor HP ara la red de sistemas de la entidad, debidamente licenciado por valor de $11.980.000. Para esta vigencia se han establecido políticas de seguridad de la información, que reposa en los equipos de cómputo, para cada uno de los funcionarios y de forma general, ya que en la vigencia anterior cada funcionario era responsable de la información que reposa en cada uno de los equipos. En conclusión la infraestructura tecnológica con la que cuenta la Contraloría Departamental de Bolívar es adecuada para el normal desarrollo de sus funciones en cada una de las dependencias. Evaluación del convenio de la AGR Suscrito con la Contraloría Departamental de Bolívar Dentro del proyecto “Mejoramiento de la calidad del proceso auditor a nivel nacional”, la Contraloría Departamental de Bolívar fue una de las entidades beneficiadas, por lo tanto fue objeto de estudio por parte de la comisión auditora. Las herramientas informáticas que hacen parte del convenio son: ocho (8) equipos portátiles HP y un (1) Acess point inalámbrico PoE DLINK DWL3200AP.


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Se verificó que la entidad tenía conocimiento del convenio suscrito con la AGR y se encuentra firmado y con todos sus anexos. Con relación a los equipos entregados se encuentran en condiciones físicas adecuadas y se estaban ubicados en las dependencias misionales de la entidad. Se comprobó la existencia de la póliza de seguro No. 1000221, la cual se encuentra vigente, están asegurados todos los equipos de computo involucrados en el convenio suscrito. Respecto a la implementación del software Sistema Integral de Auditoria –SIA- Modulo Rendición Electrónica de Cuentas - Contralorías, dentro de las etapas que la Contraloría ha iniciado para el proceso de adecuación del sistema, se encontró: • Se solicitó el perfil de la contraloría a la Auditoria General de la Republica, con

el usuario y la clave del administrador. Con relación a la implementación de esta herramienta se requiere mayor compromiso de la alta dirección y las dependencias involucradas en el proceso para cumplir las obligaciones adquiridas con la Auditoría General de la República en la cláusula TERCERA del convenio mencionado. 3.2.5. Controversias Judiciales La Contraloría Departamental de Bolívar, rindió en la cuenta para la vigencia 2008, sesenta y dos (62) Controversias Judiciales. Las controversias judiciales en contra de la entidad fueron atendidas por el Asesor Jurídico del despacho y un contratista quienes mantienen una adecuada vigilancia y atención a los procesos judiciales, han representado la entidad en la defensa de sus intereses, contestando las demandas, presentando alegatos y realizando los seguimientos adecuados de cada proceso ante los despachos judiciales.

Tabla No. 3-9: Estado de las Controversias Judiciales Cant. Tipo de acción Autoridad Judicial 44

Nulidad y Restablecimiento del Derecho

Tribunal Contencioso Administrativo y Juzgados Administrativos

16 Reparación Directa Tribunal Contencioso Administrativo

1 laboral Juzgado Único civil de Mompox 1 ejecutivo Juzgado laboral del circuito de Cartagena

Fuente: Papeles de trabajo de la auditoria integral practicada a la vigencia 2008 de la Contraloría.


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De lo anterior, se determina como Fortalezas:

• Las controversias judiciales están organizadas por carpetas debidamente foliadas.

• Las hojas de rutas están actualizadas, • La Oficina de Control Interno practicó visita para verificar cumplimiento al

plan de mejoramiento suscrito con la AGR. • Para la vigencia no fue condenada la Contraloría en los procesos en los

cuales se dictaron sentencia.

Debilidades: • En las carpetas de las controversias de vigencias anteriores, no reposan el

poder otorgado por el nuevo Contralor Departamental al asesor jurídico, ni fotocopias de las piezas procesales más importantes.

• No se envía informe de las cuantías de las Demandas Contenciosas Administrativas al Departamento de Contabilidad de la Contraloría Departamental para su registro contable.

3.3. EVALUACION A LA GESTION MISIONAL 3.3.1. Control Fiscal 3.3.1.1 Evaluación del Proceso de Revisión de Cuentas El proceso de rendición de cuenta en la Contraloría Departamental de Bolívar durante la vigencia 2008, se encontraba reglamentado por la Resolución No. 0027 de enero 20 de 2004, por medio de la cual se estableció el procedimiento y demás informes necesarios para evaluar la gestión fiscal del Departamento de Bolívar. Posteriormente, mediante Resoluciones Nos. 0078 de marzo 10 de 2004 y 0564 de diciembre 11 de 2006, se hicieron modificaciones a la Resolución No. 0027 de 2004, mediante las cuales se relacionó información adicional para su presentación por parte de las entidades sujetas a control, la cual había sido omitida anteriormente. La periodicidad de la rendición de cuenta consolidada se encuentra establecida por la vigencia fiscal comprendida entre el 1º de enero al 31 de diciembre, cuyo término máximo para la presentación de la cuenta es hasta el 28 de febrero del siguiente año. Sin embargo, la Contraloría Departamental de Bolívar, mediante la Resolución No. 0065 de febrero 21 de 2008, prorrogó el plazo de la rendición de cuenta de la vigencia 2007 por diez (10) días hábiles, teniendo en cuenta lo


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establecido en el parágrafo del artículo 52 de la Resolución No. 0027 de enero 20 de 2004. Lo anterior, fue motivado según lo consignado por la entidad, porque la gran mayoría de las alcaldías municipales, no habían hecho el empalme o recibido la documentación necesaria para la presentación del informe de gestión de la vigencia 2007, por parte de las administraciones salientes. En el formato de rendición de cuentas, la Contraloría reportó la información de la siguiente forma: Vigencia 2008 En término 72 Extemporáneas 9 En el trabajo de campo se verificaron cuarenta y dos (42) cuentas que representan el 52% del total de las presentadas por las entidades sujetas a control de la Contraloría Departamental de Bolívar, obteniéndose los siguientes resultados: Vigencia 2008 En termino 35 Extemporáneas 7 Durante la vigencia se rindieron en total ochenta y un (81) cuentas, las cuales fueron en su totalidad no fenecidas y no rindieron cuenta, treinta (30) entidades. Teniendo en cuenta que los sujetos de control de la Contraloría son ciento once (111), se concluye que las cuentas rendidas en la vigencia 2008 representan el 73% del total de las entidades, siendo conveniente que la entidad de control fiscal, siga adoptando mecanismos para la oportuna rendición de las cuentas por parte de la totalidad de las entidades sujetas a control. La entidad practicó Auditoria Gubernamental con enfoque integral, a la información de la cuenta a través de los principios de economía, eficiencia, eficacia y equidad con que administraron los sujetos vigilados los recursos puestos a disposición y los resultados de su gestión en el periodo de enero a diciembre de 2007. Teniendo en cuenta que dicha revisión se hizo de los formatos y documentos anexos como soportes, es decir, sobre la información física presentada, la Contraloría Departamental de Bolívar conceptuó que esta situación no le permitió comprobar las operaciones que las entidades realizaron durante la vigencia fiscal 2007 ni verificar las cifras contenidas en los estados contables para establecer su


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razonabilidad, por tanto, el pronunciamiento fue de abstención para la totalidad de las cuentas presentadas. En lo referente a los procesos administrativos sancionatorios, se verificó en el trabajo de campo, la apertura de sesenta y siete (67) procesos administrativos sancionatorios por no rendición o extemporaneidad en la presentación de la cuenta, los cuales se encuentran radicados con los siguientes números 67, 68, 69, 70, 71, 72, 73, 74, 75, 76, 77, 78, 79, 80, 81, 82, 83, 84, 85, 86, 87, 88, 89, 90, 91, 92, 93, 94, 95, 96, 97, 98, 99, 100, 101, 102, 103, 104, 105, 106, 107, 108, 109, 110, 111, 112, 113, 114, 115, 116, 117, 118, 119, 120, 121, 122, 123, 124, 125, 126, 127, 128, 129, 130, 131, 132 y 133 de 2008. 3.3.1.2 Evaluación al Proceso Auditor. La Contraloría Departamental de Bolívar, tuvo bajo su vigilancia el mismo número de entidades que en la vigencia 2006; es decir, ciento once (111) entes cuyos presupuestos de gastos ejecutados ascendieron a la suma de $1.323.296.072 miles; de los cuales uno (1) pertenece al nivel central, sesenta y cinco (65) del nivel descentralizado, cuarenta y cuatro (44) de nivel municipal y un (1) ente especial. PGA. Cobertura, Ejecución y Resultados: en el plan general de auditorías definitivo programaron la realización de cincuenta y tres (53) auditorias de las cuales reportaron la ejecución de cuarenta y nueve (49); sin embargo, en trabajo de campo se comprobó que las auditorías ejecutadas con informes definitivos comunicados al finalizar la vigencia fueron sólo veintinueve (29), quedando 20 en ejecución, de las cuales comunicaron 9 informes en enero del 2009; es decir, que la entidad ejecutó en la vigencia veintinueve (29) de las cincuenta y tres (53) auditorías programadas para un cumplimiento real del 54,7%, lo cual refleja desmejora con relación al cumplimiento del PGA de la vigencia anterior que alcanzó el 92%. Con relación a la cobertura presupuestal y la relevancia de las entidades a las cuales se programaron y ejecutaron auditorias en el 2008, tenemos que desde el año 2007 la Contraloría Departamental de Bolívar, ha desmejorado en la cobertura presupuestal y la relevancia de las entidades que audita, debido a que solo ha realizado auditorias especiales y de seguimiento, no realiza auditorias integrales, ha dejado de aplicar control fiscal a sus principales sujetos vigilados como son: Gobernación, Iderbol, Asamblea, Universidad de Cartagena, Lotería de Bolívar entre otras, ha dejado de ejercer control fiscal sobre el manejo dado al proceso de contratación, al manejo presupuestal, financiero y contable en las entidades sujetas a su vigilancia, lo cual es preocupante si se tiene en cuenta el riesgo que estos hechos representan y que la realidad fiscal, financiera y contractual de las


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entidades públicas del departamento de Bolívar y la realidad social demandan un control fiscal y un seguimiento minucioso y oportuno. Esta situación no es coherente con el mayor gasto de viáticos registrado en esta vigencia, registrando un incremento superior al 45% con relación a la vigencia anterior representado en más de $53.000 miles. En cuanto a resultados del proceso auditor encontramos que: Suscribieron cuatro (4) planes de mejoramiento en la vigencia frente a nueve (9) de la vigencia anterior y a veintidós (22) en el 2006; es decir, que en este tema registra desmejora. En la vigencia comunicaron veintinueve (29) informes de auditorías, veintitrés (23) de ellas en meses anteriores a noviembre, lo cual le debió permitir la posibilidad de suscribir por lo menos un número igual de planes de mejoramiento. Reportaron el trasladado quinientos treinta y siete (537) hallazgos así: ciento cuarenta y cuatro (144) fiscales, ciento cinco (105) penales y doscientos ochenta y ocho (288) disciplinarios; pero en el trabajo de campo se detectó que los trasladados fueron ciento veintidós (122) en total, tal como se analiza en el subtema de Traslado de Hallazgos de este informe. La muestra de auditoria escogida fue de diez (10) procesos auditores relacionados con municipios, entes descentralizados, nivel central y puntos de control, que corresponden al 34% de los ejecutados en la vigencia. Se examinó el proceso auditor desde la fase de planeación, ejecución, hasta el seguimiento de los planes de mejoramiento. De lo anterior observamos que: - La Contraloría no programó realizar mayor número de auditorías respecto a la

vigencia anterior, - Adelantó veintinueve (29) de las cincuenta y dos (52) programadas, lo cual

representa el 54,7% de lo programado, - La cobertura temática de las auditorías fue sobre los recursos del Sistema

General de Participación y medio ambiente, - No se realizó control fiscal a temas que suscitan quejas y denuncias

ciudadanas y en los medios de comunicación como el proceso Contractual, manejo y estado fiscal de los municipios y entes del departamento, calidad de los servicios de salud y educación pública,

- El PGA del 2008 no se articuló con el plan estratégico diseñado y adoptado por el actual contralor mediante Resolución 0121 de 2008, en el cual formularon como Objetivo Corporativo: “Mejorar la cobertura del control fiscal en el Departamento”.


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El presupuesto de las entidades a las que la Contraloría Departamental de Bolívar practicó los 49 ejercicios auditores fue de $ 414.331.337 miles, lo cual representa el 31,4% del presupuesto total de las entidades vigiladas que asciende a $1.323.296.072 miles, esto refleja una baja cobertura del control fiscal aplicado en el Departamento. Fortalezas Del examen del proceso auditor observamos unas fortalezas relacionadas con el PGA –resultados y contenido de los informes-, así: De fondo: • Cumplieron con la evaluación de las líneas de auditoria y los procesos

programados en los memorandos de planeación, • Los argumentos de los informes y el contenido de los mismos es más crítico y

menos descriptivo, • Los hallazgos fueron soportados probatoriamente, excepto los fiscales en los

que no se anexaron las pólizas de seguros de amparo de manejo, pruebas de la calidad de gestores fiscales de los presuntos investigados ni las hojas de vida de la función pública de los mismos,

• Trasladaron los hallazgos de auditoría en formatos preestablecidos para ello, con oficios de traslado e identificando los hechos, soportes probatorios, causas, época de ocurrencia, presuntos responsables, monto del detrimento o faltante y normas infringidas,

De forma: • Establecieron una estructura unificada para todos los informes de auditoría, • Elaboraron memorandos de encargos para las auditorías adelantadas en los

que establecieron objetivos generales y específicos, líneas de auditoría y programaron los tiempos de ejecución del trabajo de campo.

• Realizaron mesas de trabajo de discusión en trabajo de campo, • Comunicaron a las entidades auditadas sobre la práctica de los ejercicios de

auditorías, • Comunicaron los informes preliminares de auditoría y concedieron a los entes

vigilados términos para la presentación de descargos, • Organizaron por carpetas los memorandos de planeación, los oficios de

comunicación de las auditorías, los informes preliminares, los planes de mejoramiento, las auditorías y los hallazgos de acuerdo a su naturaleza penal, fiscal, disciplinaria o sancionatoria.


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Debilidades

De fondo: • La fase de planeación de las auditorías presenta debilidades, debido a que no

tienen en cuenta los resultados de la revisión de las cuentas, ni identifican procesos o subprocesos de mayores riesgos,

• No evaluaron la gestión ni resultados como sistema de control fiscal en las auditorias que practicaron,

• No auditaron a las principales entidades del departamento de Bolívar, • Los hallazgos no están construidos con la identificación de las causas, efectos

y criterios y en algunos casos no adjuntan a los hallazgos fiscales las pólizas de seguros que ampararon la gestión fiscal de los presuntos responsables, ni las hojas de vida de la función pública de los mismos,

• El porcentaje de planes de mejoramiento suscritos es bajo, lo cual afecta la efectividad del control fiscal aplicado por la entidad, que debe reflejarse en un mayor número de acciones correctivas encaminadas a suprimir las causas de las deficiencias detectadas a través del proceso auditor o a disminuir los efectos de aquellas.

De forma • En la mayor parte de los ejercicios de auditoría de la muestra examinada, no

cumplieron los tiempos programados, esto dio lugar a que varios informes definitivos no se comunicaran al finalizar la vigencia. Al respecto el señor contralor y el director de Control Fiscal manifestaron que el retraso en la entrega de la correspondencia y dificultades en la entrega y búsqueda de la información en los municipios incidió significativamente en el cumplimiento de los tiempos de auditoría.

• Los papeles de trabajo no se encuentran organizados adecuadamente con referencias documentales.

Rendición de la cuenta: El formato No 20 no fue diligenciado en su totalidad debido a que el monto del presupuesto de gastos ejecutados de los Municipios de Marialabaja, Mompox, Calamar, Cicuco y Montecristo no fueron suministrados; respecto al formato 21 relacionaron equivocadamente veinte (20) procesos auditores en los cuales no hubo comunicación de informe definitivo dentro de la vigencia 2008 y reportaron el traslado de quinientos treinta y siete (537) hallazgos pero en el trabajo de campo se encontró evidencia de haber trasladado sólo ciento veintidós (122); es decir, el 23% de los reportados.


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En conclusión, el proceso auditor adelantado por la Contraloría Departamental de Bolívar presentó indicadores de gestión regulares por factores como: La cobertura del PGA dejó por fuera a los principales entes vigilados, desde hace dos vigencias no se audita a las entidades de mayor relevancia, complejidad y problemática social; aunque no se trasladaron la mayor parte de los hallazgos configurados, los trasladados se incrementaron en aproximadamente un 100% respecto a la vigencia 2007; hubo disminución en el número de informes definitivos comunicados y de planes de mejoramiento suscritos; se mejoró el contenido de los informes debido a que los argumentos son más críticos y menos descriptivos y se mejoró la organización de los documentos generados en el proceso auditor. 3.3.1.2.1 Control Fiscal Ambiental

La Contraloría Departamental de Bolívar para la vigencia 2008, ejecutó veinticinco (25) auditorias ambientales en las modalidades de seguimiento (dos) y especiales (23). En el trabajo de campo, se tomó una muestra de ocho (8) informes de auditorias que representan el 30% de los cuales dos (2) corresponden a auditorias gubernamentales con enfoque integral de seguimiento línea medio ambiente a los municipios de Simití y Santa Rosa del Sur, mientras que las seis (6) restantes son auditorias gubernamentales con enfoque integral modalidad especial línea medio ambiente a los municipios de Calamar, Arroyohondo, Pinillos, Turbana, San Estanislao y Soplaviento. Fase de Planeación. Revisada esta fase se puedo constatar que se presenta incumplimiento de los tiempos establecidos siendo necesario implementar acciones que permitan identificar en la etapa de planeación la duración de las diferentes etapas del proceso auditor y darle cumplimiento. Fase de ejecución y elaboración de informe. En los informes de auditorias de modalidad especial línea medio ambiente se evaluaron aspectos como la organización administrativa para la gestión ambiental, instancias y competencias en materia ambiental, formulación y ejecución del esquema de ordenamiento territorial o plan de ordenamiento territorial en lo relacionado con el medio ambiente, formulación y ejecución del plan de desarrollo municipal en la parte ambiental, gestión en la prestación de los servicios públicos domiciliarios de agua, alcantarillado, residuos sólidos, gestión en la prevención y atención de emergencias y salud publica en la vigencia fiscal enero 1 a diciembre 31 de 2007. De la revisión de los informes se puede evidenciar que si bien la Contraloría utiliza una estructura uniforme para su elaboración, su contenido es plasmado en forma general, no teniéndose en cuenta las particularidades propias de cada entidad evaluada, siendo necesario que se especifique y se caracterice según la entidad auditada los hechos que se presentan. Para ello, la Contraloría entre otros


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insumos cuenta con un cuestionario elaborado para la recolección de información ambiental de los municipios del departamento. En los informes de auditorias de seguimiento se verificó el cumplimiento de los planes de mejoramiento suscritos así: En la Auditoria Gubernamental con enfoque integral de seguimiento Medio Ambiente a la Alcaldía Municipal de Simití, se suscribió un plan de mejoramiento donde se identificaron nueve (9) observaciones de las cuales se verificó por parte de la Contraloría un cumplimiento del 67% de las actividades comprometidas. Mientras que en la Auditoria Gubernamental con enfoque integral de seguimiento Medio Ambiente a la Alcaldía Municipal de Santa Rosa del Sur, se identificaron en el plan de mejoramiento nueve (9) observaciones de las cuales se cumplió el 90% de las actividades comprometidas. Resultado de la Revisión de la documentación del proceso auditor. En el trabajo de campo se verificó que se elaboraron memorando de encargo, cronograma de actividades, oficio comunicando a la entidad la realización de la auditoria, sin embargo en algunas de las carpetas revisadas los documentos soportes no se anexaron en su totalidad y/o no se encuentran debidamente firmados por las personas que intervienen en su elaboración. Asimismo, no se encontró evidencia de los descargos presentados por las entidades sujetas a control. Es pertinente que la Contraloría realice un adecuado archivo en orden cronológico de la totalidad de los documentos soportes del proceso auditor y verifique que se encuentren debidamente firmados en aras de garantizar la custodia y veracidad de la información. Planes de Mejoramiento. En el año 2008 fueron remitidos dos (2) planes de mejoramiento por las Alcaldías Municipales de Santa Rosa Norte y Turbana mientras en el año 2009, fueron once (11) con las Alcaldías Municipales de Margarita, San Estanislao, Calamar, Arroyohondo, San Jacinto, Talaigua Nuevo, San Fernando, San Martín de Loba, Arjona, Hatillo de Loba y El Guamo. La Contraloría realizó seguimiento al cumplimiento de los planes de mejoramiento mediante la realización de dos (2) auditorias gubernamentales con enfoque integral de seguimiento medio ambiente a los municipios de Simití y Santa Rosa Sur de Bolívar. Entre otras actividades ambientales desarrolladas por la Contraloría Departamental de Bolívar, a través de la Oficina de Participación Ciudadana se constató en el trabajo de campo la realización de la Jornadas Cívico Ambientales en los municipios de Santa Catalina, Calamar, y San Juan Nepomuceno, sobre temas relacionados con el medio ambiente en procura de fortalecer el control fiscal participativo y colaborar con las comunidades en acciones concretas de promoción


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y protección medioambientales, las cuales buscan mejorar su calidad de vida y beneficiar el medio ambiente. Para esta vigencia la Contraloría, realizó el informe anual presentado ante la Asamblea Departamental de Bolívar, sobre el Estado de los Recursos Naturales y el Medio Ambiente del Departamento de Bolívar. Este documento presentó una visión sectorial en los municipios de la entidad territorial departamental, examinando con especial énfasis los recursos naturales (suelo, aire, agua, fauna y flora), evaluación de la organización administrativa para la gestión ambiental, evaluación de las competencias en materia ambiental, evaluación del esquema de ordenamiento territorial o plan de ordenamiento territorial y la formulación y ejecución del plan de desarrollo municipal, evaluación de la gestión ambiental en la prestación de los servicios públicos domiciliarios (agua potable, alcantarillado, residuos sólidos), matadero municipal, evaluación de la gestión del comité de atención y prevención de emergencias y evaluación de la gestión en materia de viviendas de interés social. Teniendo en cuenta los anteriores resultados y calificando los doce (12) subprocesos que integran la gestión ambiental que desarrollan las Contralorías, como lo señala el Manual del Proceso Auditor 2.0 expedido por la Auditoria General de la República, la entidad obtuvo un promedio del 78.3%, que muestra un nivel de satisfacción de “aceptable” y de “existencia media” del control fiscal que debe realizar. En general, se puede afirmar que la Contraloría esta cumpliendo con su función en materia de control fiscal ambiental, conforme a lo señalado en el artículo 8° de la Ley 42 de 1993 en lo relacionado con la evaluación de la gestión. Debilidades: • Incumplimiento de los tiempos establecidos en el memorando de planeación

para las diferentes etapas del proceso auditor, • Las carpetas soportes del proceso auditor no se encuentran adecuadamente

archivadas, si se tiene encuentra que algunos documentos no fueron anexados mientras que otros no se encuentran debidamente firmados,

• La Contraloría utiliza una estructura uniforme para la elaboración de los informes ambientales, sin embargo, el contenido de los mismos es plasmado en forma general.

Fortalezas: • La Contraloría Departamental de Bolívar para la vigencia 2008 ejecutó un

número representativo de auditorias ambientales (en total 25),


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• Se desarrollaron actividades ambientales a través de la Oficina de Participación Ciudadana entre las cuales se encuentran las Jornadas Cívico Ambientales en los municipios de Santa Catalina, Calamar y San Juan Nepomuceno, donde se realizaron charlas educativas con la participación de la ciudadanía sobre temas relacionados con el medio ambiente además de acciones concretas de promoción y protección medioambientales,

• La entidad elaboró un cuestionario para la recolección de información ambiental de los municipios del departamento de Bolívar.

3.3.1.2.2 Evaluación al Patrimonio Cultural La Contraloría Departamental de Bolívar para la vigencia 2008, no ejecutó auditorias al patrimonio cultural material e inmaterial que permitiera evaluar en términos financieros, de gestión, de calidad, de resultados o de legalidad, el ejercicio del control fiscal por parte de las entidades sujetas a control. Lo anterior, muestra incumpliendo del punto 16 del plan de mejoramiento suscrito con la Auditoria General de la República como resultado de la auditoria integral practicada a la vigencia 2006, el cual es objeto de evaluación en esta vigencia . La entidad presentó en el trabajo de campo explicaciones mediante oficio de fecha octubre 29 de 2009 donde consigna que “en cumplimiento del plan de mejoramiento que se suscribió para la vigencia 2007, donde quedó contemplado que se incluyera en el PGA 2008, la auditoria de impacto al Patrimonio Cultural, la Contraloría Departamental de Bolívar, efectivamente la programó para realizarla en octubre de 2008”. Asimismo, en el oficio hacen referencia a la solicitud de colaboración a la Auditoria General de la República, para llevar a cabo la auditoria bajo los parámetros establecidos para el desarrollo de auditorias al patrimonio cultural sin que hubiese sido posible según lo consignado por la Contraloría concretarse dicho apoyo, por lo que se reprogramó para desarrollarse del 3 de noviembre al 28 de diciembre de 2009. Teniendo en cuenta lo anterior y una vez revisados los oficios remitidos a las diferentes alcaldías del departamento en octubre de 2008, donde se solicitaba las ejecuciones presupuestales de manera discriminada de ingresos y gastos de los sectores cultura y deporte de las vigencias 2004, 2005, 2006, 2007 y 2008 hasta el mes de octubre, se puede afirmar que la Contraloría si bien adelantó acciones tendientes al desarrollo de auditorias al patrimonio cultural no ha cumplido con su ejecución.


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3.3.1.2.3. Evaluación al Control a los Recursos de Salud La Contraloría en desarrollo de su plan general de auditorias para la vigencia 2008 programó cinco (5) auditorias en salud a entidades de ese sector: ESE Hospital Local del Municipio de Tiquisio, ESE Hospital Local del Municipio de Turbaco, ESE Giovanni Cristinni de El Carmen de Bolívar, además la Contraloría realizó Auditoria Gubernamental con Enfoque Integral Modalidad Especial en la Gobernación de Bolívar – Secretaria de Salud Departamental, en la cual se auditó: Asignación y distribución de recursos del Sistema General de Participaciones, recursos propios y otros recursos destinados a financiar el Fondo Departamental de Salud, examinándose el monto total de los recursos asignados por cada fuente de financiación, a cada uno de los componentes y su incorporación en el presupuesto durante la vigencia de 2007. La línea de ejecución de recursos consistió en la evaluación de los procesos presupuestal y contractual del componente prestación de servicios de salud a la población pobre, no cubierta con subsidios a la demanda para la vigencia del 2007 y los Recursos del 4.01% para la Promoción de la salud y Prevención de la enfermedad en el Régimen Subsidiado. En las auditorias ejecutadas a las entidades de salud, mencionadas se desarrollaron las siguientes líneas de auditoría: Asignación, distribución y ejecución de recursos, examinándose el monto total de los Recursos del Fondo Local de Salud, Propósito General y Otros Recursos, asignados por la Nación, a través del Sistema General de Participaciones, Transferencias Nacionales, Departamentales, Recursos del Balance, Recursos Propios, ETESA, FOSYGA y la incorporación de los mismos al presupuesto de los entes territoriales. Evaluación formal: Los memorando de planeación puesto a disposición del grupo auditor, no estipula claramente los periodos en el cual se realizaran las fases del proceso auditor, no determinan las fechas en las cuales debe de cumplirse la totalidad del proceso auditor. En cuanto a la Auditoria Integral Modalidad especial en la Gobernación de Bolívar – Secretaria de Salud Departamental, el informe preliminar fue comunicado el 25 de septiembre del 2008 y el definitivo el 2 de diciembre 2008; Como producto de esta auditoría se configuró cinco (5) hallazgos fiscales por cuantía de $4.800.231 miles, veintiún (21) hallazgo disciplinario, treinta (30) administrativos y cuatro (4) penales. Por falta de un orden cronológico en el traslado de hallazgo en el informe definitivo, se encontró como debilidad el no traslado oportuno de uno (1) de los hallazgos encontrados en el proceso auditor.


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En este ejercicio auditor no se implementó el mapa de riesgos o la identificación de las áreas críticas de la entidad, no se cumplieron los términos programados en el memorando de encargo; para analizar los descargos y liberar el informe definitivo la entidad ocupó más de 2 meses. En cuanto a las demás auditorias en salud programadas, realizaron el trabajo de campo pero los informes no se comunicaron en las fechas estipuladas, incumpliendo con la programación del proceso auditor. Evaluación de fondo: De las auditorias analizadas en el trabajo de campo se observó que enfocaron el control sobre las áreas de la disposición de los recursos de la salud. Se cumplió con la evaluación de los procesos programados, se formularon argumentos críticos. Atendiendo la trascendencia del tema de la salud en el Departamento del Bolívar y la situación en que se encuentra no se debió dejar por fuera del control fiscal en temas esenciales como el comportamiento y gestión de las ESE frente al subsidio a la demanda (régimen subsidiado), ni la calidad de tales servicios, oportunidad del servicio de salud que se presta en el Departamento, no se aplicó el análisis de la gestión y resultados de los servicios prestados por la entidad, lo que conlleva a que no se conozca por parte del ente de control y de la ciudadanía en general la oportunidad, calidad y eficacia de la labor misional de la secretaria de Salud ni de las E.S.E’s, auditadas.

Debilidades del proceso auditor en salud: Inadecuado archivo de los documentos del proceso auditor en cuanto a las etapas, comunicaciones, papeles de trabajo, no se archivan en forma de libro, ni cronológicamente Se observó en el trabajo de campo que los traslados de los hallazgos son realizados por contratistas, que acompañaron el proceso auditor, labor que deben desarrollar los auditores de planta de la Contraloría. Además los traslados de hallazgo a Procesos de Responsabilidad Fiscal son enviados sin el material probatorio adecuado, como la póliza de manejo, carácter de funcionario publico, como la Resolución de nombramiento, acta de posesión, fotocopia de la declaración de bienes, fotocopia de la hoja de vida , y en algunos casos no se identifica la última dirección del investigado, documentos que orientan la investigación, con el fin de determinar y establecer la responsabilidad de los investigados.


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3.3.1.2.4. Evaluación a la Gestión de Traslados de Hallazgos La Contraloría reportó el traslado de mil ciento cincuenta y dos (1.152) hallazgos correspondientes a ciento cuarenta y cuatro (144) fiscales, ciento cinco (105) penales y doscientos ochenta y ocho (288) disciplinarios, de igual forma reportó seiscientos quince (615) hallazgos administrativos. La determinación, análisis y calificación de los hallazgos se hace en mesas de trabajo en las que los auditores participan con el coordinador de auditoria y el Jefe de Control Posterior de la entidad. Los hallazgos son trasladados por el despacho del Contralor. El traslado de los hallazgos, no se hace en forma oportuna ya que una vez configurados se demoran mas de un (1) mes para hacerlo; en lo concerniente al seguimiento de los mismos se encontró que no llevan carpetas independientes para este propósito y que esta labor es muy incipiente, pues no se realiza sobre la totalidad de los hallazgos trasladados y frente a las respuestas ofrecidas por las autoridades competentes la Contraloría, no procesa la información. Se recomienda implementar mecanismos de control que permitan efectuar los traslados en un menor tiempo, responsabilizar a una dependencia para que ejerza el control sobre el seguimiento de la totalidad de los hallazgos trasladados. Se constató que no se trasladaron en la vigencia auditada, la totalidad de los hallazgos reportados en la cuenta, pues sólo se encontró evidencia del traslado de sesenta y siete (67) hallazgos a la Procuraduría existiendo una diferencia respecto a lo reportado en doscientos veintiún (221) hallazgos disciplinarios, treinta (30) de ciento cuarenta y cuatro (144) hallazgos fiscales reportados en la cuenta y veinticinco (25) de ciento cinco hallazgos penales. Frente a esta circunstancia la entidad de control fiscal es pertinente que aclare esta situación y soporte documentalmente los traslados de hallazgos restantes, con el propósito de establecer responsabilidad si hay lugar a ello por inconsistencias en la rendición de la cuenta o por omisión en el deber de efectuar el traslado de los mismos. 3.3.2. Evaluación a la Gestión de Participación Ciudadana En la vigencia 2008, se recepcionaron entre quejas, denuncias y derechos de petición, ciento sesenta y cinco (165) las cuales fueron recibidas a través de correo, medios de comunicación, de forma personal y/o línea telefónica. De estas siete (7) fueron archivadas por improcedente, quince (15) se les dio respuesta directa, ciento nueve (109) fueron trasladadas a la Dirección de Control posterior, veintinueve (29) fueron trasladadas a otras entidades, dos (2) se les inició indagación preliminar y a tres (3) se les aperturó proceso de Responsabilidad Fiscal. De estas quejas, denuncias y derechos de petición se tomo una muestra


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en el trabajo de campo de treinta y tres (33) de las cuales se pudo evidenciar que trece (13) fueron trasladas a otras entidades, seis (6) se les dio respuesta directa, once (11) fueron gestionadas por la división de control posterior y tres (3) a la División de Acciones Fiscales. De otro lado las quejas, denuncias y derechos de petición son archivados en carpetas individuales donde reposan todos los documentos que hacen parte de la trazabilidad de las mismas, desde su recepción, el traslado inicial que se le da, como la respuesta al quejoso ya sea parcial o definitiva, además se lleva un registro en Excel con sus actuaciones respectivas. De la atención y trámite dado a cada una de estas quejas se pudo constatar que estas son recepcionadas de forma adecuada, en los comités de participación ciudadana se les define el primer impulso a las mismas, y estas son acatadas de forma oportuna, sin embargo encontramos que no se le realiza seguimiento pertinente a cada una de ellas. Hay que tener en cuenta que en esta oficina durante la vigencia 2008 existía solo un funcionario encargado del manejo de las mismas, lo que muestra que por el gran volumen de las quejas en algunos casos no se realizaba un tramite y/o seguimiento acertado, por esto se recomienda involucrar a otros funcionarios que faciliten el desarrollo normal de las mismas y además coadyuven en el impulso adecuado de estas. Durante la vigencia 2008, se verifico contra las actas la realización de once (11) comités de quejas y denuncias, de fechas: 29 de enero, 29 de febrero, 25 de abril, 9 de junio, 27 de junio, 30 de julio, 22 de agosto, 25 de septiembre, 30 de octubre, 28 de noviembre y 30 de diciembre de la vigencia evaluada. Dentro del desarrollo de estos comités se designa el funcionario o dependencia a la que se le realiza el traslado para su respectivo tramite, como también se decide la orientación de alguna queja. En el acta No 2 de fecha 29 de febrero de 2008, se informan las debilidades que existen dentro de la entidad en cada una de las dependencias para el manejo de las mismas. Como también se enuncian los diferentes inconvenientes que se han presentado para el normal desarrollo de las mismas y se proponen soluciones a estos problemas, por lo que se recomienda tomar los correctivos necesarios y que sean evaluados en los comités posteriores para asegurar que estos sean corregidos en su totalidad. En cuanto a los mecanismos implementados en la Contraloría Departamental de Bolívar se realizaron tres (3) Jornadas Cívico Ambientales en los municipios de Santa Catalina, Calamar y San Juan Nepomuceno, las cuales fueron realizadas conjuntamente con otras entidades como son: CARDIQUE, ARMADA NACIONAL, IDERBOL, SECRETARIA DE SALUD DEPARTAMENTAL, POLICIA NACIONAL, PERSONERIAS Y ALCALDIAS MUNICIPALES. En la ejecución de estas jornadas se realizaron charlas sobre diferentes temas como: control social y participación


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ciudadana, preservación del medio ambiente, siembra de árboles, recolección de materiales inservibles en patios, recuperación del parque, limpieza de arroyos, recolección y siembra de peces larvíboros, jornada de vacunación de personas, animales caninos y felinos, recuperación de los parques de las cabeceras municipales, brigadas de salud, de estas actividades se encontraron evidencias durante el trabajo de campo. Asimismo durante el desarrollo de estas jornadas se realizaron foros en temas específicos dirigidos a veedores y ciudadanía en general. De estos mecanismos implementados se pudo corroborar mediante material fotográfico la participación de la ciudadanía en estos eventos. 3.3.3. Gestión Misional Respecto a las Indagaciones Preliminares, Procesos

de Responsabilidad Fiscal, Jurisdicción Coactiva y Administrativos Sancionatorios

3.3.3.1 Evaluación a los Procesos de Responsabilidad Fiscal La actividad misional encaminada a determinar la responsabilidad fiscal por el detrimento del erario público de las entidades territoriales del orden municipal y departamental, la desarrolla la Contraloría Departamental de Bolívar a través de la División de Acciones Fiscales. 3.3.3.1.1 Indagaciones Preliminares La Contraloría a través de la Oficina de Acciones Fiscales para la vigencia 2008 reportó cuarenta y cuatro (44) indagaciones preliminares, de las cuales se tomaron como muestra de auditoria doce (12), que representan el 30% de la totalidad. De las escogidas en la muestra, se archivaron tres (3) y pasaron para procesos de responsabilidad fiscal, cuatro (4) y en tramite cinco (5). El siguiente cuadro muestra el estado de las indagaciones preliminares 2008:

Tabla No. 3-10: Estado de las Indagaciones Preliminares (Cifras en miles)

Indagaciones Preliminares N° % Cuantía Originaron proceso de responsabilidad fiscal. 4 33 415.711.384 Archivadas por no mérito 3 25 ND Archivadas por pago 0 0 0 En tramite 5 42 326.683.990 Total 12 100 742.395.374

Fuente: Papeles de trabajo de la auditoria integral practicada a la vigencia 2008 de la Contraloría.

Fortalezas: • El recurso humano con el que cuenta es suficiente, tiene el perfil adecuado,

las cargas laborales son equitativas, recursos físicos y tecnológicos adecuados,


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• Las decisiones de archivo en las indagaciones fueron consultadas oportunamente, el grado de consulta de cada una de ellas se surtió en el término establecido.

Debilidades:

• Hallazgos. Los traslados de hallazgos del proceso auditor no son soportados, no se aportan las pólizas de amparo, funciones de los investigados, acta de posesión, numero de cedula, domicilio del investigado, entre otros.

• Pruebas.Se encontró debilidades en el soporte del acerbo probatorio para fundamentar el auto de apertura de las Indagaciones Preliminares, ya que no se dicta auto, que ordene el traslado de las pruebas determinadas en el proceso auditor.

• Se implementaron correctivos para darle cumplimiento al articulo 39 de la Ley 610 en cuanto a los términos procesales de tal manera que se redujo el término de sustanciación procesal de la Indagaciones Preliminares, no obstante lo anterior, se encontraron algunas que fueron decididas después de los seis meses que indica la ley.

3.3.3.1.2 Procesos de Responsabilidad Fiscal En ésta vigencia fueron reportados en la cuenta ochenta y tres (83) procesos de responsabilidad fiscal de los cuales se tomó una muestra de veinticinco (25) procesos equivalente al 30%. El siguiente cuadro muestra el estado de los procesos de responsabilidad fiscal analizados en la vigencia 2008:

Tabla No. 3-11: Estado de los Procesos de Responsabilidad Fiscal (Cifras en miles)

Procesos de Responsabilidad fiscal revisados (25) No % Cuantía Fallados Con Responsabilidad fiscal 5 20 203.617 Fallados Sin Responsabilidad Fiscal 3 12 6.184.648 Archivados por No Mérito 5 20 776.542 Archivados por Caducidad 0 0 0 Archivados por Prescripción 0 0 0 Archivado por Pago 0 0 0 En tramite 12 48 17.761.790 Total 25 100 24.926.597

Fuente: Formato No 17 de la rendición de cuenta vigencia 2008 y papeles de trabajo auditoria integral practicada a la vigencia 2008 de la Contraloría Departamental de Bolívar.


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Para la vigencia fiscal 2008 la División de Acciones Fiscales estuvo conformado por cuatro (4) profesionales del área del derecho, y un contratista de la rama del derecho. Control de Legalidad. Se observa mejoramiento en el cumplimiento en los términos previstos en la Ley 610 de 2000 para realizar el trámite de las Indagaciones Preliminares y de los Proceso de Responsabilidad Fiscal, se surte el grado de consulta a los procesos archivados Se garantiza el debido proceso y su trámite se adelanta con sujeción a los principios establecido en los artículos 29 y 209 de la Constitución Política. Control de Gestión. Se verificó que los hallazgos trasladados y las quejas de los ciudadanos enviadas a Indagaciones preliminares y Procesos de Responsabilidad Fiscal fueron iniciados oportunamente, provenientes de irregularidades manifiestas. En cuanto a la vinculación del garante, algunas compañías fueron vinculadas en algunos procesos. Durante las investigaciones se realizan estudio de bienes. En cuanto a fallos con responsabilidad fiscal de la vigencia, se pudo verificar que fueron reajustados a valores presentes, y enviados oportunamente para el cobro coactivo, además se envió informe al Boletín de Responsables Fiscales de la Contraloría General y a la Procuraduría General de la Nación, obligación establecida en el articulo 48, numeral 57 de la Ley 734 de 2002. Control de Resultado. De los ochenta y tres (83) procesos reportados para la vigencia 2008, profirió nueve (9) Fallos con Responsabilidad Fiscal, por una cuantía de $ 4.997.493 miles. Los expediente se encontraron debidamente foliados, su guarda y custodia es la adecuada. Debilidades: • Traslado de Hallazgos. En los traslados de hallazgos no se aportaron todos

los documentos soportes como la dirección actual, la hoja de vida, funciones y la póliza que ampara la gestión del funcionario.

• Recaudo de las Pruebas. Es de gran importancia para el proceso de Responsabilidad Fiscal las pruebas, las cuales deben ser allegadas o aportadas al proceso, para dar certeza del daño causado al detrimento patrimonial y de la responsabilidad del investigado. En algunos autos de


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apertura de los procesos de responsabilidad fiscal no se relacionan las pruebas determinadas en los hallazgos, las cuales deben servir de soporte en los procesos.

• Notificaciones. No se anexa al proceso copia del soporte de la guía del correo certificado, donde consta que el investigado recibió la citación, para que se presente a notificarse personalmente, y si no lo hace, se continua el tramite para notificarlo por edicto.

Seguimiento al Cumplimiento al Plan de Mejoramiento: En términos generales la Contraloría cumplió las acciones de mejoramiento y las acciones en relación con los fallos de responsabilidad fiscal, se verifico que se están expidiendo los oficios para las investigaciones de bienes de los presuntos responsables, las decisiones de archivo se están consultando, se están vinculando a las compañías aseguradoras. 3.3.3.1.3 Procesos Administrativos Sancionatorios En el trabajo de campo se encontró que la Contraloría, adelantó ciento treinta y seis (136) procesos sancionatorios durante la vigencia 2008, de los cuales aperturó sesenta y siete (67) contra los representantes legales de entidades vigiladas que no rindieron cuentas e informes en la vigencia 2007, en atención al compromiso suscrito con la Auditoría General de la República en el plan de mejoramiento vigente. Se comprobó que los procesos reportados corresponden a los encontrados en trabajo de campo. El procedimiento que regula estos procesos en la entidad está estipulado en la resolución interna No. 0401 del 28 de agosto de 2006. La atención y decisión en primera instancia de estos procesos está asignada en el manual de funciones al Director de Responsabilidad Fiscal de la entidad. La muestra seleccionada fue de veintiocho (28) procesos, respecto de los cuales encontramos: La Resolución 0401/06 establece en el artículo 16 que el pagador de las entidades donde laboran los funcionarios sancionados debe efectuar los descuentos, cuando transcurridos 10 días hábiles desde la firmeza de la resolución sancionatoria no se haya producido el pago, se recomienda a la entidad revisar la legalidad de esta disposición, teniendo en cuenta que dentro del proceso sancionatorios no es procedente decretar ni practicar medidas cautelares. De la revisión de la cuenta observamos que fueron archivados cuarenta y cuatro (44) procesos, cuarenta y uno (41) quedaron en trámite al finalizar la vigencia y


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cincuenta y uno (51) fueron decididos en primera instancia con multas cuantificadas en $186.624.374, de los cuales veintinueve (29) fueron trasladados a jurisdicción coactiva. Fortalezas: • Llevan un libro radicador de procesos actualizado, • Iniciaron investigaciones para determinar responsabilidades contra 67

representantes legales de entidades vigiladas que no rindieron cuentas e informes o lo hicieron en forma incompleta o no atendieron los requerimientos de información durante el trabajo de campo de las auditorías

• Requirieron información sobre los ingresos de los investigados para la época de ocurrencia de los hechos,

• Citaron a los investigados para notificarles el auto de apertura de la investigación,

• Efectuaron la notificación de los autos de apertura a todos los sujetos procesales, indicando en las actas de notificación los recursos que proceden y ante qué dependencias se interponen,

• Concedieron término para presentar descargos en todos los casos, • Impusieron sanciones por más de $186.000 miles en primera instancia, • Resolvieron los recursos de primera y segunda instancia interpuestos contra

las sanciones de multa, • Profieren Constancia de Ejecutoria al finalizar los procesos, • Trasladaron oportunamente las sanciones de multa para el cobro coactivo y • Remiten mediante oficio los expedientes para la decisión del recurso de

apelación. Debilidades: • Varios expedientes no fueron organizados cronológicamente en forma de libro,

sino al revés, • Los hallazgos son trasladados mediante oficio, sin diligenciar los formatos

correspondientes, • Al trasladar los hallazgos la Dirección de Control Fiscal no identifican, en todos

los casos, a los representantes legales de las entidades que no rindieron cuentas o lo hicieron extemporáneamente, así como tampoco las direcciones para notificaciones,

• Algunos hallazgos no presentan fecha de recibido en la Dirección de Responsabilidad Fiscal,

• En los autos de apertura no determinan las posibles sanciones aplicables a las infracciones que dan lugar a las investigaciones, tampoco ordenan la


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averiguación de ingresos de los procesados (radicados Nos.130, 109, 101 de 2008),

• Aparecen Edictos para notificación de autos de apertura sin mediar constancia de entrega de las citaciones a los destinatarios, (radicados Nos.130 y 102 de 2008),

• En los eventos en los que los sancionados pagan las multas antes de aperturar los procesos de cobro coactivo, no ordenan el archivo de los procesos por pago efectivo de las sanciones,

• La valoración de la culpabilidad de los investigados en las resoluciones sancionatorias examinadas presentan debilidades por falta de precisión,

• En las providencias en las que imponen multa no fundamentan la tasación de las mismas, ni tienen en cuenta circunstancias excluyentes o atenuantes como la colaboración mostrada por el investigado para presentar la información, eventos de fuerza mayor o caso fortuito, importancia o trascendencia de la información que no fue presentada o se hizo incompleta o extemporáneamente, reincidencia o no del investigado, gravedad de la falta por conducta dolosa o culposa,

La gestión y los resultados de los procesos sancionatorios fueron positivos por el número de procesos adelantados, por la calidad y oportunidad de la sustanciación observada en cada uno de ellos y por las decisiones tomadas contra los investigados que no justificaron el incumplimiento del deber de rendir cuentas e informes. La observancia de la legalidad en estos procesos fue buena debido al cumplimiento de los procedimientos y trámites establecidos en la resolución reglamentaria y en el Código Contencioso Administrativo. Se requiere mejorar la fundamentación de las sanciones de multa y la valoración de la culpa en la conducta de los investigados. 3.3.3.1.4 Procesos de Jurisdicción Coactiva Para la vigencia fiscal 2008, la entidad reportó en la cuenta seiscientos cinco (605) procesos de jurisdicción coactiva por cuantía de $26.093.896 miles, lo cual representa un incremento de cincuenta y tres (53) procesos y de 1.740.710 miles respecto de la vigencia 2007, representados en treinta y un (31) multas y 22 (veintidós) fallos con responsabilidad fiscal trasladados en la vigencia 2008. Se escogió una muestra de auditoría de Sesenta (60) procesos. La entidad reportó un recaudo en la vigencia de $50.106 miles. Estos procesos siguieron a cargo de la Jefatura de Jurisdicción Coactiva integrada por sólo dos (2) funcionarios de planta. Existen ochenta y seis (86) mandamientos de pagos que no se han notificado, de los cuales dieciséis (16) corresponden a títulos de recaudos de los años 2000 a 2004 por mas de $56.000 miles, de igual forma existen cincuenta y ocho (58)


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mandamientos de pago notificados desde los años 1999 a 2004 por más de $5.500.000 miles sin que se haya producido el recaudo efectivo de las obligaciones o la terminación de los procesos, tampoco existe certeza en los expedientes de la materialización o práctica de las medidas cautelares, esta situación fue detectada en ejercicios de auditorias practicados sobre las vigencias 2006 y 2007 sin que el despacho del contralor y el jefe de la división hayan adoptado medidas efectivas tendientes a obtener el recaudo de las obligaciones contenidas en esos procesos; es decir, que la entidad no ha mostrado una adecuada gestión frente al cobro de más de $5.556.000 miles, lo cual constituye una falta disciplinaria por incumplimiento a los deberes consagrados en los numerales 1 y 2 del artículo 34 de la Ley 734 de 2002, en cabeza del Jefe de Jurisdicción Coactiva. El cumplimiento de los parámetros y disposiciones legales aplicables a los procesos de cobro coactivo fue deficiente debido a que: • De un universo de seiscientos cinco (605) procesos, suscribieron sólo 5

acuerdos de pago, • Archivaron once (11) procesos por medio de la figura de la Revocatoria Directa

afectando obligaciones por cuantías superiores a los $160.000 miles, • Las medidas cautelares decretadas no se practican, ni se requiere a los

pagadores o tesoreros para confirmar su cumplimiento, • Los estudios de bienes son ineficientes debido a que, a pesar de existir los

oficios remitidos a las entidades en la mayor parte de los expedientes de la muestra de auditoria, no existe prueba de que los oficios fueran remitidos en su totalidad o que llegaron a sus destinatarios y además, en el 90% de los casos no aparece prueba en los expedientes de que fueron atendidos,

• No se ha cumplido con la notificación de dieciséis (16) mandamientos de pago que presentan más de 5 años desde la ejecutoriedad de los títulos de recaudo, por lo que se recomienda estudiar la aplicación de la figura de la remisibilidad consagrada en el articulo 820 del Estatuto Tributario,

• Sólo a finales de la vigencia 2008 se adoptó la ley de normalización de cartera o Ley 1066/06 mediante la Resolución 0645 del 12 de noviembre.

En materia de gestión y resultados el balance es deficiente, debido a que el recaudo reportado en la cuenta fue de $50.106 miles que representa el 0,19% de la cuantía total de las obligaciones para el cobro coactivo por $26.093.896 miles, el cobro persuasivo y los acuerdos de pago no han surtido efectos adecuados y por otra parte, el despacho revocó once (11) títulos de recaudo cuyas cuantías superan los $160.000 miles; además hasta el momento de la realización del trabajo de campo, no se han adoptado medidas efectivas por parte del despacho para mejorar la carga laboral de quienes sustancian estos procesos ni para dotar


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de mejores herramientas de trabajo a la dependencia encargada de efectuar el cobro coactivo, esto a pesar de haber sido advertidas estas circunstancias en el informe de auditoria. Fortalezas: • Se iniciaron cincuenta y dos (52) procesos de cobro coactivo por los traslados

efectuados en la vigencia, • Se foliaron los expedientes adecuadamente, • El libro radicador de jurisdicción coactiva está diligenciado y actualizado, • En los expedientes de la muestra aparecen los oficios y formatos de las

comunicaciones a la Contaduría General de la Nación sobre la existencia de deudores al Estado cuyas obligaciones superan los 5 salarios mínimos legales mensuales y los 6 meses desde que se hicieron exigibles,

• Se libraron citaciones a los ejecutados para notificarles personalmente los mandamientos de pago,

• Según la información rendida en la cuenta notificaron más de 350 mandamientos de pago durante la vigencia 2008.

• Los correctivos sobre el contenido de los mandamientos de pago fueron adoptados en la vigencia 2009.

Rendición de la cuenta: Se detectaron errores en el formato 18 de la rendición de la cuenta, debido a que reportaron tres (3) procesos archivados por prescripción, pero en trabajo de campo comprobamos que fue uno (1) el archivado por ese fenómeno en la vigencia 2008. Según lo rendido en la cuenta aperturaron cincuenta y un (51) procesos en la vigencia, en trabajo de campo comprobamos que fueron cincuenta y dos (52), mientras que el informe de gestión del 18 de diciembre de 2008 oficio 112-1035 suscrito por el Profesional Especializado de Jurisdicción Coactiva reporta que los aperturados fueron cincuenta y cuatro (54); en el mismo sentido encontramos que en el proceso 057 reportaron notificado el mandamiento de pago el día 22 de agosto de 2008, pero en trabajo de campo no encontramos evidencia de ello. En trabajo de campo se comprobó, conjuntamente con la funcionaria encargada de los procesos de jurisdicción coactiva, que por error reportaron procesos como archivados, que se encuentran en trámite. Por las connotaciones de la información reportada en el formato 18 se recomienda comprobar la veracidad de la misma, comprobando el estado de los procesos y las fechas de notificación de los mandamientos de pago.


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4. SEGUIMIENTO A QUEJAS Y DENUNCIAS EN CONTRA DE LA

CONTRALORÍA DEPARTAMENTAL DE BOLIVAR 1.- SIQ No 217-2008-17. Denuncian irregularidades en el ejercicio del control fiscal que realiza el Contralor Departamental, sobre los Municipios del Departamento, especialmente a los de Calamar, Mahates, El Carmen de Bolívar, Arjona, Arroyohondo, San Cristóbal y San Estanislao, relacionado con el manejo presupuestal, contable, de control interno y fiscal de esos municipios. Para atender esta queja se hizo revisión de la información rendida por la Contraloría Departamental de Bolívar respecto a la vigencia 2008, encontrando que en ese año no hizo auditoría a los temas de Presupuesto, Contabilidad, ni Control Interno. Las auditorías ejecutadas por la entidad a 33 municipios del departamento se hicieron a los temas de Medio Ambiente, Recursos del Sistema General de Participaciones y seguimiento a planes de mejoramiento, por lo que no fue posible evaluar la calidad y resultados del control fiscal ejercido en esos temas; sin embargo, en el informe de auditoría de la vigencia 2008 la Auditoría General de la República resaltó como una debilidad del control fiscal que desarrolla la Contraloría Departamental de Bolívar, la ausencia de control fiscal en los temas de presupuesto, contratación, contabilidad y deuda pública durante los últimos dos años, así como la ausencia de control fiscal en las entidades de mayor complejidad y con mayores presupuestos, situaciones que fueron incluidas en el plan de mejoramiento vigente y en el que saldrá de el ejercicio de auditoría de la vigencia 2008. 2.- SIQ No 217-2008-19. Denuncia anónima contra el Contralor Departamental, donde se solicita se investigue el proceso de contratación que realiza en esa Contraloría, el cual satisface intereses clientelistas y personales, habiendo personal de planta para ejercer las labores contratadas. Al respecto, se solicitaron las carpetas de los contratos de la vigencia 2008, y se observó que en dos de ellos se contrató a dos economistas para la realización de las auditorias que se programaron dentro del PGA de la vigencia, existiendo personal de planta en la entidad con el mismo perfil para realizar esta labor. Lo anterior lo certifico el Jefe de la dependencia de control posterior y en la que se observa que dentro de la planta de personal de la entidad existen siete (7) economistas en esa dependencia para la ejecución de las auditorias a los distintos sujetos de control que tiene la entidad. Lo anterior en el acápite del proceso de contratación, se realizaron las valoraciones del caso y se configuró una presunta falta disciplinaria de acuerdo con lo señalado por el artículo 32 de la Ley 80/93 y las normas de austeridad en el gasto público especialmente el artículo 3 del


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Decreto 2209/98, que señala: “los contratos de prestación de servicios con personas naturales o jurídicas, sólo se podrán celebrar cuando no exista personal de planta con capacidad para realizar las actividades que se contratarán”. 3.- SIQ No 217-2009-3. Se solicita la investigación sobre la conducta de la sub. – Contralora Departamental de Bolívar y el Señor Contralor Departamental relacionado con el ejercicio del Control Fiscal que ejerció sobre los hechos relacionados con la adquisición, a través de la figura de la Urgencia Manifiesta, de Mercaditos y elementos de asistencia humanitaria para los damnificados de la ola invernal de finales del 2007. La Gerencia Seccional V había hecho el recaudo de la información relacionada con estos hechos atendiendo la queja radicada en el SIQ en marzo de 2009, por lo que para hacerle seguimiento a estos hechos, se le solicitó información al despacho del señor Contralor Departamental de Bolívar para que aportara los soportes documentales y probatorios sobre el estado actual de las investigaciones relacionadas con estos temas de competencia de la Contralorías, así como de los procesos judiciales adelantados en los juzgados por parte de la Gobernación y de los contratistas y del fundamento legal que habilitó a la Subcontralora Lilia Castro Julio para atender personalmente la verificación de la información necesaria para emitir pronunciamiento sobre la Urgencia Manifiesta decretada por el Gobernador de Bolívar para atender las calamidades generadas por la ola invernal del 2007. De acuerdo a la información suministrada por el Despacho y a los análisis realizados por la comisión de auditoría la Contraloría Departamental de Bolívar si ha realizado seguimiento a los hechos relacionados con la Urgencia Manifiesta decretada por el Gobernador mediante decreto 690 de 2007, toda vez que la Contraloría se constituyó en parte civil en las investigaciones penales que se adelantan por estos hechos en la Fiscalía delegada ante los jueces penales de la ciudad de Cartagena de Indias. De igual forma encontramos que la entidad le ha hecho seguimiento a los procesos contenciosos administrativos cursantes contra los contratos suscritos bajo el amparo de la urgencia manifiesta. Finalmente se encontró que la doctora Lilia Castro Julio participó personalmente en la verificación de los hechos actuando en calidad de Contralora encargada, condición que le permitió asumir el conocimiento y decisión de la actuación administrativa relacionada con este tema. De acuerdo con la información suministrada por el despacho del Contralor, los procesos contenciosos administrativos y penales están en trámite.


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4.- SIQ No 217-2009-4. Se investigue la presunta extorsión que efectuaron el señor Contralor Departamental y la sub. – Contralora Departamental, en la auditoria que se llevó a cabo en el Municipio de Canta Gallo – Bolívar, en donde se arregló el proceso auditor por la suma de $60.000.000, además se investigue los contratos que estos señores tienen a través de terceros en la Alcaldía de Mahates y la ESE de ese Municipio, como también la exigencia que se le realizó a los alcaldes de los municipios de Santa Catalina, Calamar, San Juan Nepomuceno, Zambrano y el Guamo, en los cuales se les exigió contratos a cambio de exonerarlos de posibles sanciones. De acuerdo con el contenido de la queja la Subcontralora recibió dineros y un contrato del alcalde de Cantagallo y contratos en la ESE y la HUMATA del mismo municipio para favorecerlos en las auditorias adelantadas en esas entidades. Se solicitaron los procesos auditores que la entidad hubiere realizado sobre estos entes, así como los formatos en los cuales los municipios de Cantagallo, Santa Catalina, Calamar, San Juan Nepomuceno, Zambano y el Guamo, reportan a la Contraloría los contratos suscritos en la vigencia 2008, de lo cual no se encontró evidencia de que la subcontralora hubiere suscrito contrato alguno con esos entes públicos ni se encontraron evidencia de irregularidades en la planeación ni ejecución del proceso auditor que se realizó en esos entes durante la vigencia 2008. En la vigencia 2008 la Contraloría Departamental de Bolívar solo realizó una auditoría Especial al municipio de Cantagallo cuya línea de auditoría fue la evaluación a los recursos provenientes del Sistema General de Participaciones destinados a los sectores salud y educación. En esta auditoría participaron 3 contratistas, un funcionario de planta como coordinador y la Subcontralora. En el informe de auditoría especial se configuraron 4 hallazgos fiscales por cuantía de $3.600.946.386, 5 penales y 16 disciplinarios; sin embargo, no se encontró evidencia que los mismos hayan sido trasladados a las autoridades y dependencias competentes por parte del Contralor Departamental, por lo que se le hará seguimiento al tema, solicitándole que se sirva remitir fotocopia de los soportes documentales en los que conste que se hayan efectuado los traslados respectivos. Por otra parte, advierte la comisión de auditoría que efectivamente la subcontralora Lilia Castro Julio participó en la auditoría practicada al municipio de Cantagallo en calidad de comisionada para realizar esa auditoría, tal como consta en las resoluciones 0140 y 0250, así como en la auditoria practicada al municipio de Magangué, según el contenido de las resoluciones 0203 y 0243 de 2008; incurriendo en la presunta falta disciplinaria descrita en el tipo del numeral 1º del


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artículo 35 de la ley 734 de 2002, al extralimitar las funciones que le fueron asignadas a su cargo en la ordenanza 016 de 2006 y las estatutarias consagradas en el manual de funciones de la entidad. En otras palabras, la subcontralora realizó actividades que son de competencia de los funcionarios de control posterior. Según la Resolución 0243 de 2008 fue comisionada para la “… ejecución de las auditorías gubernamental (sic) con enfoque integral, modalidad especial vigencia 2007, en los municipios y fechas que se relacionan a continuación: … … …

MUNICIPIO COMISIONADO FECHA Magangué Lilia Castro Julio Del 16 al 18 de junio de 2008 … …” ARTÍCULO SEGUNDO: Reconocer y pagar a los comisionados como viáticos según la escala tarifaria aplicable a la asignación básica de cada uno de éstos las sumas de dineros que se señalan a continuación y correspondientes al número de días que dura la citada comisión, así: MUNICIPIO COMISIONADO DIAS VR. COMISION Magangué Lilia Castro Julio 2.5 x 146.000

Transporte 365.000 80.000

$445.000 …. …. …. FABIAN JAVIER OCHOA SÁNCHEZ Contralor Departamental En la resolución 0203 se comisionó a la subcontralora para “Que en cumplimiento al Plan General de Auditorías PGA vigencia 2008, se hace necesario comisionar a la doctora LILIA CASTRO JULIO, Subcontralora Departamental al municipio de Magangué los días 27 y 28 de mayo de 2008, con el fin de realizar el seguimiento a la ejecución de la auditoría que se lleva en el citado municipio.”


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Igualmente en las resoluciones 0140 y 0250 se comisionó a la subcontralora para participar en la auditoria que se adelanta al municipio de Cantagallo y para practicar auditoria gubernamental con enfoque integral, modalidad especial vigencia 2007, en el sector salud al mismo municipio, respectivamente. De acuerdo con la Ordenanza 016 de 2006 y el manual de funciones de la entidad, los cuales no han sido modificados desde esas fechas según verificó la comisión de auditoría, las funciones para planificar y ejecutar auditorias propias del proceso auditor del control fiscal de la Contraloría Departamental de Bolívar, corresponden a los cargos de profesional universitarios código 219, grado 09 asignados a la dependencia de Control Posterior. Como quiera que el quejoso manifiesta la presunta ocurrencia de delitos como Estafa, Peculado y Extorsión, conductas que son de competencia de la Fiscalía General de la Nación de acuerdo a lo establecido en el artículo 250 de la C.P., se le dará traslado a la misma. 5.- SIQ No 217-2009-6. Solicitan se investigue la falta de vigilancia que realiza la Contraloría Departamental de Bolívar presuntas irregularidades que viene cometiendo al frente de la Gobernación de Bolívar el señor Gobernador Juaco Berrio Villareal. Con relación a esta queja, se solicito durante el trabajo de campo información al respecto y en fecha 28 de Octubre de 2009, la Subcontralora Departamental de Bolívar, comunica que efectivamente se recibió por parte del señor Libardo Sierra Rodríguez copia de unas denuncias presentadas por el quejoso ante la Procuraduría General de la Nación y la Fiscalía General de la Nación; de esto de inmediato se dio traslado al grupo de participación Ciudadana de la Contraloría con el fin de que evaluara el tramite a seguir. Respecto a esta queja la Subcontralora Departamental Lilia Castro Julio, rindió un informe a la comisión de auditoria en donde se establece el trámite dado a los derechos de petición que ha presentado el quejoso. 6.- SIQ No 217-2009-21. Solicitan se investigue la falta de vigilancia y control que debe ejercer la Contraloría Departamental al Municipio de Turbaco – Bolívar, relacionado con el hurto de impuestos y las regalías que ingresan a ese municipio. Al respecto se observó que la Contraloría Departamental de Bolívar no realizó auditoría al tema de las Regalías en el municipio de Turbaco, como tampoco al tema de los impuestos o recaudos del municipio, durante la vigencia 2008. En el examen que se hizo al PGA y a las auditorias ejecutadas en la vigencia 2008, se detectó que la entidad no ha efectuado control fiscal al tema presupuestal, financiero y fiscal de los municipios del departamento desde hace 2 años, por lo


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que, dentro del ámbito de nuestras competencias señaladas en el artículo 274 de la Constitución Política, el Decreto Ley 272 de 2000 y las sentencias C-499 de 1998 y 1339 de 2000, se incluyó la observación en el plan de mejoramiento vigente y en que se suscribirá como resultado de la auditoria practicada sobre la vigencia 2008, sobre los cuales se hará estricto seguimiento y valoración, a fin de determinar su cumplimiento y responsabilidades. 7.- SIQ No 217-2009-23. Solicitan se investigue la presunta sustracción de los recursos que ingresan a la ESE Centro de Salud Giovanni Cristinni del Municipio del Carmen de Bolívar por parte del señor Gerente; hechos estos conocidos por la Contraloría Departamental de Bolívar la cual no se ha pronunciado al respecto. Se reviso por parte del funcionario de la comisión de la Auditoria General de la Republica el proceso auditor que llevó a cabo la Contraloría Departamental de Bolívar sobre la vigencia fiscal 2008 en el la ESE Centro de Salud Giovanni Cristinni, encontrando que configuraron cinco (5) hallazgos administrativos y un (1) hallazgo disciplinario, no hubo hallazgos fiscales. La comisión de auditoría no encontró evidencia de irregularidades en el proceso auditor examinado. La Auditoría General de la República en ejercicio de sus competencias advierte que la configuración de los hallazgos de auditoría determinados en este ejercicio auditor presentan inconsistencias y debilidades, por cuanto les dieron connotaciones de hallazgos administrativos a hechos que podrían configurar conductas disciplinables y sancionables penal y fiscalmente, debido a que parecen involucrar presuntos detrimentos patrimoniales y presuntas irregularidades en el manejo de los recursos de la ESE. De acuerdo con lo anterior, se hará el seguimiento que corresponda al control fiscal que ejerza la Contraloría Departamental de Bolívar a la ESE Giovanni Cristinni. 8.- SIQ No 217-2009-24. Solicitan se investigue sobre una denuncia que se presento ante la Asamblea Departamental de Bolívar, la cual fue remitida a la Contraloría Departamental con el fin de que inicie las investigaciones del caso, en la cual se encuentra involucrada la Subcontraloría Departamental. La Contraloría Departamental, mediante oficio rinde las explicaciones solicitadas en el trabajo de campo referente a esta queja y en la que nos informa que, la denuncia remitida a la Asamblea Departamental donde se cuestiona la conducta de la Subcontralora Departamental de Bolívar relacionado con el chantaje a varios alcaldes para obtener contratos, se expidieron los oficios a los municipios involucrados en la queja con el fin de que manifiesten si algún funcionario de la Contraloría a exigido a dadivas o contrato alguno a cambio de ayudarles o


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exonerarlos en los procesos de auditoria que corresponde efectuar. Se hizo entrega a la comisión de auditoria de fotocopias de los oficios de respuestas de los alcaldes y gerentes de entidades presuntamente involucradas donde manifiestan que no han recibido presiones ni exigencias de funcionarios de la Contraloría Departamental de Bolívar con el fin ayudarlos en los procesos auditores.

9.- SIQ No 217-2009-35. Queja Anónima sobre hechos que salieron publicados en el periódico El Universal de Cartagena en los cuales esta presuntamente involucrado el Contralor Departamental de Bolívar sobre hechos de corrupción relacionados con el sector salud del Departamento. Para atender los hechos materia de esta queja se solicitó información al Despacho y a Control Posterior de la entidad, así como fotocopia de los procesos auditores adelantados por la entidad en el sector salud del departamento, incluida la Gobernación y las ESE de los municipios. El señor Contralor Departamental, en fecha 29 de Octubre de 2009, manifiesta que la grabación es un montaje basado en pruebas ilegales en su contra, por personas que desean desacreditar su labor en el cargo de contralor Departamental. Agregó que los hechos fueron puestos en conocimiento de la Fiscalía General de la Nación, correspondiendo la investigación a la Fiscalía 16 de Cartagena, encontrándose al despacho para resolver un escrito donde se pide la preclusión de la investigación, basado en la ilegalidad de las pruebas y en su inocencia. De igual forma estos hechos también fueron puestos en conocimiento de la Procuraduría Regional de Bolívar y actualmente cursa una investigación disciplinaria en periodo probatorio. Al analizar el proceso auditor ejecutado por la Contraloría Departamental de Bolívar en la Secretaría de Salud departamental, incluidos los memorandos de encargo, informes de auditoria, papeles de trabajo y traslados de hallazgos, encontramos que en el proceso auditor de la Contraloría Departamental de Bolívar es presidido y dirigido por la Subcontraloría de la entidad, quien asignó a seis (6) contratistas como auditores (Ruperto Zúñiga Escobar, Mérida López Torres, Yolanda Wong Baldiris, Richard Villafañe Ortega, Carlos Cuesta Yépez y David Coneo Salgado), y de acuerdo con lo expuesto en el escrito de descargos al informe preliminar y los soportes documentales aportados con el mismo, asignó a un funcionario de la planta ocupada de la entidad como coordinador de esa auditoría. Finalmente, con relación a los hechos de la grabación, analizada la información y los documentos recaudados en el trabajo de campo se advierte que no comportan hechos de competencia de la Auditoría General de la República en los términos del artículo 274 de la C. P. y la sentencia C-1339 de 2000, y por estar conociendo


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la Fiscalía General de la Republica Seccional Cartagena (Fiscalía 16) y la Procuraduría General de la Nación de estos hechos, este Despacho realizará el seguimiento respectivo de los mismos ante esas entidades.


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5. EVALUACIÓN DE SEGUIMIENTO AL PLAN DE MEJORAMIENTO

Como resultado de la auditoria integral practicada a la vigencia 2006, se suscribió un Plan de Mejoramiento con la Contraloría Departamental de Bolívar para que se adoptaran los correctivos necesarios de acuerdo con las observaciones formuladas por la Auditoria General de la República. Durante el trabajo de campo realizado por la Seccional V, el grupo auditor en pleno evaluó el plan de mejoramiento, obteniéndose los siguientes resultados:

DEFICIENCIAS ACCIONES CORRECTIVAS CALIFICACIÓN

1 Implementar un software en las áreas de Presupuesto Tesorería Almacén y Nómina, para garantizar que los saldos de los rubros sean concordantes con la información reportada en la cuenta, en cumplimiento a las políticas del estado y al deber de brindarles las herramientas necesarias para que los servidores públicos ejerzan sus funciones. La Contraloría debe implementar un Software en las dependencias mencionadas.

Para el año 2008, en el presupuesto de la Contraloría Departamental de Bolívar, se tiene una partida para la compra de un software financiero o la implementación y actualización de las falencias que tiene el programa actual y así cumplir con las recomendaciones impartidas por ustedes.

La Contraloría cumplió con las recomendaciones impartidas por el grupo Auditor. Acción Cumplida

2 Gestionar la devolución del gravamen 4x100 ante las entidades bancarias, La Contraloría debe iniciar los mecanismos necesarios para el cumplimiento de este recaudo.

Nosotros desde el mes de mayo de 2006, solicitamos a las diferentes entidades financieras la exoneración de dicho gravamen, las gestiones que realizamos en ese entonces permitió que el Banco Davivienda exonerara a las cuentas de la entidad el impuesto antes mencionado , con relación al Banco Agrario se le solicito la exoneración, estamos en espera de una respuesta positiva.

La entidad cumplió con el recaudo del gravamen financiero y la exoneración de este tributo a la entidad. Acción Cumplida

3 Cancelar las cuentas Bancarias inactivas con más de cinco (5) años de vencimiento. La Contraloría debe iniciar el trámite respectivo para la cancelación de estas

Me permito informarle que esta entidad procedió desde inicio de la vigencia del 2007 a realizar la depuración de la cuentas Bancarias, logrando reducir las cuentas a dos Entidades Financieras: La única cuenta que no se logro

La Contraloría aportó pruebas de desembargo a la cuenta del Banco Colpatria, pero aun no ha logrado cancelarla debido que actualmente esta vigente otro


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cuentas bancarias. cancelar fue la cuenta corriente No. 15110110205 del Banco Colpatria, por que sobre ella actualmente esta vigente un embargo del Juzgado Sexto Laboral del Circuito de Cartagena, por valor de $10.807.942.00 demanda ejecutiva laboral interpuesta por la Doctora NOHEMI DEL ROSARIO CARVAJAL. Hasta tanto el Juzgado no emita la orden del desembargo, la entidad Financiera no cancela la cuenta. No obstante lo anterior ya que se coordino ante el Juzgado el trámite de desembargo de dicha cuenta.

embargo. Acción Parcialmente Cumplida

4 Implementar en su totalidad y mantener actualizada la pagina Web de la entidad ya que es una herramienta de ayuda tanto para la entidad como para toda la ciudadanía.

Establecer la organización y actualización de la pagina WEB, de la entidad.

Se realizaron los cambios necesarios para subsanar esta debilidad. Acción Cumplida

5 Seguir preservando una cultura para el cuidado de las herramientas informáticas de la entidad. La Contraloría debe iniciar un plan de acción con el fin de que las herramientas informáticas se mantengan en buen estado.

Establecer un plan de mejoramiento preventivo y correctivo con el fin de mantener en buen estado las herramientas informáticas.

Se realizaron los correspondientes mantenimientos preventivos y correctivos a la plataforma tecnológica con la que cuenta la entidad. Acción Cumplida

6 Los planes de mejoramiento contribuyen a la verificación del cumplimiento de las observaciones hechas por la Contraloría en las Auditorias ejecutadas, por lo que es pertinente el adecuado seguimiento a dichos planes verificando periódicamente su grado de cumplimiento. La Contraloría debe ejercer mayor seguimiento en cada uno de los planes

Incrementar las auditorias de seguimiento a los planes de mejoramiento suscritos por los entes de control y la Contraloría Departamental.

Se realizaron cuatro (4) auditorias de seguimiento a planes de mejoramiento. No se hizo seguimiento a todos los suscritos y vigentes. Acción Parcialmente Cumplida.


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de mejoramiento suscrito con sus vigilados.

7 La participación activa de la comunidad en la conservación y protección de los recursos naturales del medio ambiente del departamento conviene ser incentivadas para la Contraloría para hacer más efectiva su labor en materia de Control fiscal ambiental. L contraloría debe dar mayor participación a la comunidad.

Capacitar a la comunidad en la conservación y protección de los recursos Naturales directamente o con el apoyo de otras entidades.

Se verificó la realización de Jornadas Cívico Ambientales en los municipios, donde se realizaron charlas educativas sobre temas relacionados con el medio ambiente además de acciones concretas de promoción y protección medioambientales. Acción Cumplida.

8 Se sugiere aperturar los cuatro (4) procesos administrativos sancionatorios por no rendición de cuenta que se encuentran pendientes, dando lugar con ello a que se diluya el control fiscal sobre la disposición de los recursos en el departamento de Bolívar. La Contraloría debe iniciar lo más pronto posible esos procesos administrativos sancionatorios.

Aperturar los cuatro (4) procesos administrativos sancionatorios pendientes.

Se aperturaron los cuatro (4) procesos administrativos sancionatorios pendientes Nos. 059, 064, 065 y 066, los cuales se encuentran culminados. Acción Cumplida.

9 El derecho de contradicción permite fortalecer el proceso de retroalimentación entre la Contraloría y sus entidades sujetas a vigilancia en el medio ambiente, de ahí la importancia de su incorporación dentro de las fases que conforman el proceso auditor. La Contraloría debe dar mayores garantías a sus vigilados para ejercer este derecho.

Realizar informes preliminares para que el auditado tenga el derecho de contradicción.

No se encontró evidencia en las carpetas soportes del proceso auditor de los derechos de contradicción presentados por las entidades auditadas. Acción No Cumplida.


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10 Para el fortalecimiento de la entidad en la etapa de planeación de las auditorias se sugiere implementar los mapas de riesgo. La Contraloría debe implementar mapa de riesgos con el fin de dar fortalecimiento al proceso auditor.

Implementar los mapas de riesgos de la División de Control Posterior para fortalecer el proceso auditor.

No se han implementado los mapas de riesgos en la entidad como insumo de la fase de planeación, tampoco se ha implementado procedimiento alguno para identificar los procesos o áreas críticas de las entidades vigiladas. Acción No cumplida.

11 Para una mejor organización todos los papeles de trabajo producto del proceso auditor incluyendo los oficios de comunicación de informes, los informes preliminar y definitivo se recomienda archivarlos cronológicamente.

Archivar cronológicamente los papeles de trabajo.

Se implementaron correctivos para organizar los documentos generados en el proceso auditor. Acción Cumplida.

12 Para que la entidad cumpla con los tiempos establecidos en cada una de las etapas del proceso auditor se propone tener en cuenta durante los ejercicios auditores el cronograma establecido para ello. La Contraloría debe tener un cronograma para cada uno de los ejercicios auditores que realice.

Exigir a los auditores el cumplimiento del cronograma de actividades

Los cronogramas de actividades no se cumplen en la mayor parte de los procesos auditores. Acción No Cumplida.

13 Mejorar sustancialmente la calidad de los informes de auditoria en lo concerniente a la profundidad y críticas teniendo en cuenta las líneas de auditorias definida previamente en el memorando de planeación. La Contraloría debe implementar mecanismos tendientes al mejoramiento y calidad de los informes de

Exigir a los auditores calidad en la rendición de informes de auditoria.

Se implementaron mecanismos para mejorar la calidad de los informes, logrando la formulación de argumentos menos descriptivos y más críticos, pero persisten debilidades serias en la configuración adecuada de los hallazgos. Acción Parcialmente Cumplida.


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auditorias. 14 Hacer mayores énfasis

en el control sobre los recursos que financian el sector de salud, su administración y disposición. La Contraloría debe vigilar con sumo cuidado los recursos destinados para el mejoramiento de los recursos en salud.

Programar auditorias sobre el sector salud.

La Contraloría realizó auditoria a los recursos destinados al sector salud. Acción Totalmente Cumplida.

15 Hacer énfasis en la gestión resultado de los entes que administran y manejan los recursos de la salud en el departamento. La Contraloría debe profundizar la vigilancia sobre los recursos que van destinados para la salud en el Departamento.

Programar auditorias sobre el sector salud.

La Contraloría realizó auditorias a los recursos destinados al sector salud, pero no auditó lo referente a gestión, calidad y resultado de la prestación del servicio de salud. Acción Parcialmente Cumplida.

16 Incluir auditorias al Patrimonio Cultural del Departamento de Bolívar. La Contraloría debe incluir para la próxima vigencia fiscal auditoria al patrimonio cultural del Departamento.

Programar auditorias al patrimonio cultural en el Dpto. Bolívar

La Contraloría no ejecutó auditorias al patrimonio cultural material e inmaterial del Departamento de Bolívar. Acción No Cumplida.

17 La dependencia encargada del traslado de hallazgos no los organiza en carpeta individuales por su naturaleza ni les hace seguimiento periódico, inaplicando las normas sobre manejo de información documental y dificultando el seguimiento y control sobre el tema.

Organizar en carpetas y realizar seguimiento al traslado de hallazgos.

Persiste deficiencia en la dependencia encargada de la organización y traslado y seguimiento de los hallazgos. Acción no cumplida.

18 Cumplir con los procedimientos y etapas procesales establecidas en la Ley 610 de 2000 para el trámite de las indagaciones

Cumplir con los procedimientos y etapas procesales establecidas en la Ley 610 de 2000.

La Contraloría se ha ajustado a la ley en cuanto al procedimiento de la Indagaciones Preliminares y Procesos de Responsabilidad


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preliminares y de los procesos de responsabilidad fiscal. La Contraloría debe implementar un plan de acción con el fin de que se cumpla con lo señalado por la ley 610 de 2000

Fiscal pero las etapas procesales necesitan de mayor impulso con el fin de cumplir con lo señalado en la Ley 610 /2000. Acción Parcialmente Cumplida.

19 Surtir las notificaciones de los autos de apertura de las indagaciones preliminares y de los procesos de responsabilidad fiscal. La Contraloría debe notificar los autos de apertura como señalan los artículos 44 y 45 del Código Contencioso Administrativo y en los términos adecuados.

Notificar los autos de apertura de las indagaciones preliminares de acuerdo a los establecido en los artículos 44 y 45 del CCA.

La Contraloría no aporta en el proceso los soportes de las guías de entrega de la correspondencia. Acción Parcialmente Cumplida.

20 Procurar la vinculación de las Compañías Aseguradoras en todos los procesos de responsabilidad fiscal o dar traslado a la Procuraduría cuando los presuntos responsables no hayan tomado las pólizas de manejo y cumplimiento. Las Contralorías deben vincular a las Compañías de Seguro de acuerdo con lo señalado por los artículos 44 y 45 de la Ley 610 de 2000.

Vincular las compañías de seguros en los procesos de responsabilidad fiscal cuando el funcionario la haya tomado o en su defecto dar traslado a la Procuraduría.

Aún permanecen procesos sin vincular a las compañías aseguradoras. Acción Parcialmente Cumplida.

21 Realizar un adecuado y completo estudio de bienes de todos los investigados en la totalidad de los procesos de responsabilidad fiscal que se adelantan. La Contraloría debe ser minuciosa al momento de realizar el respectivo estudio de bienes de los presuntos responsables.

Realizar un estudio minucioso sobre los bienes de los presuntos responsables.

Se realizan estudios de bienes a los presuntos responsables. Acción Cumplida.


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22 Comunicar el auto de apertura oportunamente. La Contraloría debe realizar la comunicación de los autos de apertura a la mayor brevedad posible.

Comunicar los autos de apertura dentro del término legal.

La dirección de responsabilidad fiscal comunicó y notificó oportunamente la totalidad de los autos de apertura de procesos sancionatorios. Acción Cumplida.

23 Librar oportunamente los oficios de citación que se produzcan en los procesos. La Contraloría debe enviarles a los investigados la comunicación relacionada con el archivo o resolución sancionatoria que se produzcan en los procesos de manera oportuna.

Enviar oportunamente a los investigados la comunicación sobre el archivo o sanción que se produzca.

La dirección de responsabilidad fiscal citó oportunamente a los investigados para las notificaciones personales de las decisiones proferidas. Acción Cumplida.

24 Indicar en las actas de notificación de las resoluciones sancionatorias los recursos que proceden y en el termino para interponerlos. La Contraloría al momento de notificar a los investigados de las resoluciones que se prefieran en los procesos sancionatorios, debe indicarles los recursos que proceden contra ellas, de acuerdo con lo señalado por los artículos 47 y 48 del CCA.

Incluir en los autos de notificación los recursos de ley que procedan contra la decisión tomada de acuerdo a los arts. 47 y 48 del CCA.

La dirección de responsabilidad fiscal diseñó y aplicó un acta de notificación personal en la que indican los recursos de ley para agotar vía gubernativa, en qué términos y ante que dependencia. Acción Cumplida.

25 Confirmar con las entidades bancarias las circunstancias del pago depositante, fecha, monto y destinatario. Con el fin de asegurar que los sancionatorios hayan depositado el valor de las multas impuestas, la Contraloría debe

Solicitar a la entidad bancaria el envío de la certificación o constancia de pago del valor de la multa impuesta a los sancionados.

En los eventos en los que hubo pago de las obligaciones ejecutadas, se requirió información para confirmar el monto, fecha, consignante y beneficiario de los depósitos. Acción Cumplida.


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solicitar a la entidad bancaria respectiva el envío de la certificación o constancia de pago del valor de la multa impuesta a los sancionatorios.

26 Los mandamientos de pagos deben notificarse siguiendo el procedimiento legal señalado. La Contraloría debe notificar los autos de mandamiento de pago de acuerdo con lo consagrado en el articulo 564 del C.P.C.

Practicar los mandamientos de pagos siguiendo los procedimientos consagrados en el articulo 564 del C.P.C.

La entidad reportó la notificación de cerca del 80% de los mandamientos de pago, de lo cual se comprobó en trabajo de campo que se notificaron siguiendo el procedimiento consagrado en el artículo 564 del CPC. Acción Cumplida.

27 Practicar la notificación del mandamiento de pago con la mayor celeridad posible a fin de evitar la perdida de fuerza ejecutoria del titulo de recaudo o de la caducidad de la acción, especialmente en los enunciados en vigencias anteriores. La Contraloría debe notificar oportunamente los autos de mandamiento de pago.

Notificar oportunamente el mandamiento de pago con la mayor celeridad posible.

La entidad reportó la notificación de cerca del 80% de los mandamientos de pago. Al finalizar la vigencia 2008 aún existían 86 mandamientos de pago sin notificar, la mayoría de ellos de vigencias de 2000 a 2004. Acción Parcialmente Cumplida.

28 Realizar un estudio completo y general de los bienes de los ejecutados y ordenar la práctica de medidas cautelares con el propósito de garantizar el recaudo de las obligaciones a favor del erario público. La Contraloría debe implementar la práctica de medidas cautelares sobre los bienes de los presuntos ejecutados, de acuerdo con el estudio de bienes que se haga de ellos.

Imponer y practicar medidas cautelares a los sancionados previo estudio de los bienes que poseen.

En el trabajo de campo no se encontró evidencia de haberse practicado o materializado las medidas cautelares ordenadas en los expedientes sobre los bienes de los ejecutados. Acción No Cumplida.


71

29 Comunicar al departamento de contabilidad por parte de la División de jurisdicción coactiva, sobre la existencia de títulos ejecutivos para su registro. La dependencia encargada debe informar de inmediato de ello al departamento de Contabilidad de la entidad.

Informar al Departamento de Contabilidad sobre la existencia de títulos ejecutivos.

Los títulos judiciales fueron registrados contablemente por la entidad por las acciones correctivas implementadas, tal como consta en una certificación suscrita por el Tesorero y por los registros contables efectuados en la vigencia. Acción Cumplida.

Resultado al Seguimiento al Plan de Mejoramiento

MATRIZ DE CUMPLIMIENTO PLAN DE MEJORAMIENTO

PROCESOS EVALUADOS % CUMPLIMIENTO

Oficina de Control Interno 87 AREA ADMINISTRATIVA Informática 100

Proceso Auditor 53

Indagaciones Preliminares 74

Procesos de Responsabilidad Fiscal 85

Procesos de Jurisdicción Coactiva 67

Procesos Administrativos Sancionatorios 100

AREA MISIONAL

PORCENTAJE DE CUMPLIMIENTO 81

Con base en las verificaciones y comprobaciones realizadas por el grupo auditor, se concluye que el avance de cumplimiento del plan de mejoramiento resultado de la auditoria integral practicada a la Contraloría Departamental de Bolívar, vigencia 2006 fue del 81%. El mayor porcentaje de incumplimiento se obtuvo en Proceso Auditor, Proceso de Jurisdicción Coactiva e Indagaciones Preliminares. Al nuevo plan de mejoramiento que surja como resultado de la presente auditoria, deberán incorporarse aquellas acciones correctivas que no se cumplieron.


72

6.

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La Contraloría suscribió las Ordenes de

servicios Nos 042 y 055, en donde se

contrato a dos economistas cuyo objeto

del contrato fue la realización de

auditorias que se programaron en el

PGA de la vigencia 2008, siendo que

en la Planta de personal de la entidad

existen siete (7) funcionarios con

el

mismo

perfil

profesional

inclusive

adscritos en la dependencia de Control

Posterior en calidad de auditores.

Efectivamente m

ediante contratos números 042 y 055,

de fecha 6 de m

ayo y 13 de junio de 2008, fueron

contratados dos profesionales del área de las ciencias

económicas, m

ediante la m

odalidad de contratación de

prestación servicios profesionales.

El objeto de estos

contratos

fue ”la prestación de

servicios

profesionales, como economistas

para el

AP

OY

O al área de control posterior en la realización de

las

auditorias

programadas

dentro del PGA de la

presente vigencia”.

De igual forma los contratistas se comprometieron con

las

siguientes

obligaciones: Recibir la inducción del

cargo por parte del jefe de división,

AP

OY

AR

a la

comisión en

la realización de las auditorias programadas

en los

diferentes

municipios

y sujetos

de control

atendiendo lo establecido en el memorando de encargo

y a presentar un informe mensual de

la gestión

realizada, entre otros.

Con base a lo anterior fueron comisionados

como

profesionales de apoyo a las siguientes auditorias:

Secre

tari

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e S

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e B

olí

var: Fue comisionado el

Doctor Ruperto Zúñiga Escobar, bajo la coordinación del

líder de la comisión Doctor Alberto de la Barrera Díaz

profesional universitario de planta de esta institución

(anexo oficio de fecha mayo 8 de 2008); posteriormente

fue ampliada dicha auditoria mediante oficio fechado

agosto 4 de 2008 en donde se comisiona al Doctor

Richard Villafañe Ortega en compañía de cinco

profesionales más(anexo oficio agosto 4 de 2008), con el

No

se

acep

tan

la

s

exp

lic

acio

nes

de

la

Co

ntr

alo

ría, en razón a que los contratos

de prestación de servicios con personas

naturales

o jurídicas, sólo se podrán

celebrar cuando no

exista personal de

planta con capacidad para realizar las

actividades que se contratarán de acuerdo

con lo señalado por el artículo 1° del

Decreto 2209 de 1998; se entiende que no

existe personal de planta en el respectivo

organismo, entidad, ente publico o persona

jurídica, cuando es imposible atender la

actividad con personal de planta, porque de

acuerdo con los manuales específicos, no

existe personal que pueda desarrollar la

actividad para la cual se requiere contratar

la prestación del servicio, o cuando el

desarrollo de la actividad requiere un grado

de

especialización

que

implica

la

contratación del servicio, o cuando aun

existiendo personal en la planta, este no

sea suficiente, la inexistencia de personal

suficiente deber acreditarse por el jefe del

respectivo organismo.

De acuerdo con lo anterior y como quedo

anotado en el hallazgo, se contrataron a

dos

economistas

para la realización de

auditorias dentro del PGA de la vigencia

2008 de la Contraloría Departamental de

Bolívar, existiendo personal de planta en la

entidad para la realización de estas labores;

inclusive hay en la entidad de control siete


73

objeto de auditar algunos contratos específicos a raíz de

un debate realizado al

interior

de la Asamblea

Departamental sobre el tema de salud; dicha auditoria

arrojó los siguientes resultados : Se determinaron 30

hallazgos

administrativos, de los

cuales

21 tienen

presunta connotación

disciplinaria,

5 fiscales

y 4

penales.

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: Fueron comisionados

los

Doctores

Ruperto Zúñiga

Escobar y Richard Villafañe Ortega, bajo la coordinación

del líder de la comisión Doctor Elvis Yépez Yépez


(anexo validación de encargo de auditoria); dichas

auditorias arrojaron los siguientes resultados: Alcaldía

Municipal del Carmen de Bolívar Se determinaron 19

hallazgos


cuales

13 tienen

presunta connotación disciplinaria y 9 tienen presunta

connotación

fiscal;

ESE

Giovanni

Cristinni

se

determinaron 5 hallazgos administrativos de los cuales 1

tiene presunta connotación disciplinaria.

Alc

ald

ía M

un

icip

al

de A

rro

yoH

on

do

Bo

líva

r mediante

memorando de encargo fechado noviembre 6 de 2008

fue comisionado el D

octor Richard Villafañe Ortega, bajo

la coordinación del líder de la comisión D

octora Ketty

Solórzano torrecilla profesional universitario de planta de

esta institución (anexo oficio); dicha auditoria arrojó los

siguientes resultados: Se determinaron 23 hallazgos

administrativos

de los

cuales

17 tienen presunta

connotación disciplinaria y 2 tienen presunta connotación

fiscal.

Alc

ald

ía

Mu

nic

ipal

de

Mo

nte

cri

sto

B

olí

var:

Fue

comisionado el Doctor Ruperto Zúñiga Escobar, bajo la

coordinación del líder de la comisión Doctor Alberto de la

Barrera Díaz profesional universitario de planta de esta

institución (anexo oficio de noviembre 6 2008); dicha

auditoria

arrojó

los

siguientes

resultados:

Se

determinaron 31 hallazgos administrativos, de los cuales

(7)

funcionarios

con el

mismo perfil

profesional (economistas) los cuales como

se

ha

dicho

están

adscritos

a

la

dependencia de control fiscal en calidad de

auditores. Lo anterior guarda total armonía

con lo establecido por el artículo 23 del

Decreto 26 de 1998, que señala: "Los

órganos públicos solo podrán celebrar

contratos de consultoría o de p

resta

ció

n d

e

serv

icio

s

con

personas

naturales

o

jurídicas cuando no exista personal de

planta especializado para la labor requerida.

" (Negrillas fuera de texto).

De otro lado tampoco es de recibo aceptar

el dicho de la Contraloría al manifestar que

las dos personas contratadas participaron

activamente, en la atención de denuncias

con los radicados números: 26782, 26783,

26784,

26598,

26599,

26339,

27122,

27312, 26647, 27310, entre otras, lo cual ha

sido fundamental, si se tiene en cuenta que

esta entidad tenía un gran cúmulo de

denuncias

pendientes

de trámite por la

escasez de personal, ya que si se revisa el

objeto del contrato de cada uno de ellos,

esa labor no esta señalada expresamente

dentro de cada uno de los

contratos,

máxime si se revisa de igual forma los

estudios de conveniencia y necesidad en

los

cuales

se tiene

que determinar las

actividades que se necesitan contratar.

Se m

an

tien

e e

l h

all

azg

o.


74

30 tienen presunta connotación disciplinaria y 1 tiene

presunta connotación fiscal.

Como se puede confrontar con los oficios de encargos

los Doctores Ruperto Zúñiga Escobar y Richard Villafañe

Ortega, cumplían su actividad de apoyo a la comisión

bajo el liderazgo de un profesional de planta de la

Institución.

Igualmente, participaron activamente, en la atención de

denuncias con los radicados números: 26782, 26783,

26784, 26598, 26599, 26339, 27122, 27312, 26647,

27310, entre otras, lo cual ha sido fundamental, si se

tiene en cuenta que esta entidad tenía un gran cúmulo

de denuncias pendientes de trámite por la escasez de

personal.

Por otro lado, podemos indicar que el perfil profesional y

ocupacional de estos dos profesionales de la economía

es integral en lo que concierne el manejo y control de la

cosa pública.

El Doctor Richard Villafañe Ortega ha tenido experiencia

laboral en diferentes áreas de distintas empresas del

estado, jefe de almacén y

jefe de compras

en la

Empresa Social del Estado Hospital San Pablo de

Cartagena, liquidador de impuestos Departamentales en

la G

obernación de Bolívar, Asesor de la comisión de

presupuesto de la Honorable Asamblea Departamental

de Bolívar y prestó sus servicios profesionales en el área

de Control Interno de la ESE Hospital Local de

Cartagena en donde en coordinación con el Jefe de

Control Interno realizó labores

relacionadas

con la

planeación y Organización del sistema de control interno

de la entidad; de igual forma así como lo pueden

constatar en la página colgada en internet de la

Corporación Universitaria del Caribe CECAR, que la

especialización en Gerencia Pública realizada por el

Doctor Villafañe en esta institución, le da un perfiles

profesional con conocimiento de recursos

humanos,


75

planeación del desarrollo local y

regional,

manejo

eficiente del presupuesto y contratación pública entre

otros; y

le da un perfil

ocupacional donde están

preparados para desempeñarse en los organismos de

inspección, vigilancia, y control del estado, como asesor

de los entes territoriales y de las empresas sociales del

estado entre otros.

El Doctor Ruperto Zúñiga Escobar, además de ser

economista tiene una experiencia en el sector publico de

más

de 20 años

en especial en el sector Salud,

ocupando cargos como Jefe de la sección financiera de

la Secretaria de Salud departamental de Bolívar, y como

Jefe de la División Administrativa, de donde le toco

apoyar todo el proceso de descentralización de la salud

en el Departamento de Bolívar, asesor en diferentes

oportunidades del Departamento Administrativo Distrital

de salud de Cartagena- DADIS, donde apoyó todo el

Proceso de la creación de la E.S.E. Distrital de

Cartagena. La experiencia del Dr. Zúñiga en el sector

de la Salud ha sido fundamental en las

auditoria

realizadas, ya que en la planta de personal no hay un

funcionario con experiencia similar en este sector, más

si se tiene en cuenta los constantes cambios normativos

e institucionales que se vienen realizando en el sector

salud y la gran cantidad de recursos manejados por este

sector.

Es

de anotar, que como ustedes

mismos

dejaron

plasm

ado en el Informe de Auditoría vigencia 2007, esta

Contraloría no realizaba auditorias a los recursos del

sector salud, lo cual fue redireccionado y debidamente

atendido por esta entidad a partir de la vigencia 2008, lo

cual ameritó la vinculación de profesionales como los

economistas en cuestión, quienes han dado resultados

excelentes, tal como se evidencia en los informes y

hallazgos de auditoría, en los cuales ellos participaron.

De la m

isma m

anera, les manifiesto que la Contraloría

Departamental de Bolívar, tiene ciento once (111)


76

sujetos de control, sin contar instituciones educativas, y

solo cuenta con 10 Profesionales de planta para labor

auditora, lo cual resulta realmente precario para ejercer

un buen control. Es así, como a nuestra llegada a la

Contraloría vimos la necesidad, lo cual quedó plasm

ado

en el Plan Estratégico 2008-2011, de vincular personal

profesional e idóneo, para ampliar la cobertura y calidad

en la ejecución del PGA y mejorar la atención y trámite

de denuncias. Igualmente, ampliamos el número de

líneas

de auditoría y

su impacto, tales

como la

evaluación y análisis de la asignación, distribución y

ejecución de recursos, tanto propios como del Sistema

General de Participaciones, mientras que anteriormente

sólo se miraban los comprobantes de egresos, que

correspondían sólo a una parte de la línea de ejecución

de recursos.

Por último, les informo que hemos ampliado cobertura

en el número de municipios

auditados, haciendo

presencia en más de 30 municipios de los 45 del

departamento, igualmente realizamos

auditoría a la

Secretaría de Salud

Departamental y a varias ESE

Municipales, las

cuales

no habían sido objeto de

auditoría desde hace varios años. Así mismo, el

número de hallazgos trasladados, tanto fiscales, como

penales y disciplinarios, es m

uy superior a los que se

habían evidenciado en vigencias anteriores.

Por lo expuesto, considero que es por lo menos injusto,

que se cuestione la contratación de estos dos

profesionales altamente capacitados y con experiencia,

pues

considero que le han aportado mucho a la

institución para la mejora de sus resultados, como lo

pueden corroborar con quienes ellos han apoyado en la

labor de auditoría. Es más, considero que se requieren

más profesionales tanto del perfil de ellos que es muy

integral, como de otras profesiones que también hemos

contratado, para poder realizar una mejor labor de

control fiscal y con mayor cobertura, por ello en la

actualidad se está adelantando un estudio de perfiles,


77

cargas laborales, funciones, con el fin de presentar ante

la Honorable Asamblea Departamental una nueva

estructura orgánica para la contraloría más acorde a las

necesidades actuales de control y realista en la parte

presupuestal,

pues

como

ustedes

conocen

el

presupuesto de las contralorías territoriales está sujeto a

bruscas variaciones que dificultan planear a largo plazo,

y el gasto de personal de planta es por naturaleza

creciente e inflexible.

2

Tale

nto

hu

man

o

La Contraloría reconoció y

pagó

VIATICOS a diez (10) CONTRATISTAS

vinculados

a la entidad durante la

vigencia 2008 para apoyar

a la

dirección de Control Posterior en las

auditorias programadas en esa m

isma

vigencia.

El D

ecreto 4944 del 27 de diciembre de 2007 por el cual

se liquida el Presupuesto General de la Nación para la

vigencia fiscal de 2008, se detallan las apropiaciones y

se clasifican y definen los gastos, en su artículo 39 al

definir las

apropiaciones

dentro del presupuesto

nacional, las divide en tres grandes grupos a saber:

Gastos de funcionamiento, servicio de la deuda y de

inversión.

Dentro del primer grupo se define lo concerniente a

viáticos y gastos de viajes en los siguientes términos:

“V

IÁT

ICO

S Y

GA

ST

OS

DE

VIA

JE

Por este rubro se le reconoce a los empleados

públicos y, según lo contratado, a los trabajadores

oficiales del respectivo órgano, los gastos de

alojamiento,

alim

entación y transporte,

cuando

previa resolución, deban desempeñar funciones en

lugar diferente de su sede habitual de trabajo.

Este rubro también incluye los gastos de traslado

de los empleados públicos y sus familias cuando

estén autorizados para ello y, según lo contratado,

a los trabajadores oficiales.

N

o s

e p

od

rán

im

pu

tar

a e

ste

ru

bro

lo

s g

as

tos

co

rresp

on

die

nte

s

a

la

mo

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izació

n

den

tro

d

el

perí

metr

o u

rban

o d

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iud

ad

, n

i viá

tico

s y

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asto

s

de

via

je

a

co

ntr

ati

sta

s,

salv

o

qu

e

se

esti

pu

le a

sí

en

el

resp

ecti

vo

co

ntr

ato

.

Se aceptan las explicaciones dadas por la

Contraloría,

analizada la contradicción y sus

documentos soportes se constató por parte

del

grupo auditor

la procedencia del

reconocimiento y

pago de viáticos

a

contratistas, en los

eventos

en que se

estipula o conviene en el texto de los

contratos,

siempre

que

se

haya

fundamentado en la formación de los

mismos. En el caso de los contratos objeto

de la observación, se comprobó que la

circunstancia de los viáticos fue prevista en

la minuta de los mismos.

La Gerencia Seccional V de la AUDITORIA

GENERAL DE LA NACION efectuará

seguimiento

al

proceso

contractual,

especialmente

en

el

tema

del

reconocimiento y

pago de viáticos

a

contratistas.

Se r

eti

ra e

l H

all

azg

o.


78

Los viáticos solo podrán computarse como factor

salarial para la liquidación de cesantías y pensiones

cuando se cumplan las condiciones señaladas en la

letra i) del artículo 45 del Decreto-Ley 1045 de1978.

El Departamento Administrativo de la Presidencia

de la República y la Dirección Nacional

de

Estupefacientes podrán pagar con cargo a este

rubro los gastos de esta naturaleza al Personal

Militar, de Policía, de Seguridad y del INPEC a su

servicio.

Las

entidades

públicas

a

las

cuales

el

Departamento Administrativo de Seguridad, DAS, o

la Policía Nacional presten servicios de protección y

seguridad personal a sus funcionarios, podrán

cubrir con cargo al rubro de viáticos y gastos de

viaje de sus respectivos presupuestos, los gastos

causados por los funcionarios que hayan sido

designados por aquel para tal fin.

De igual form

a la Unidad de Salud del Ministerio de

Defensa Nacional, podrá pagar con cargo a este

rubro los gastos de esta naturaleza al personal

Militar del área asistencial -m

édicos, odontólogos,

bacteriólogos, enferm

eros, auxiliares de enferm

ería

y psicólogos- que están al servicio del Subsistema

de Salud de las Fuerzas m

ilitares.” (Negrillas fuera

del texto)

Después de ser estudiada la norma anterior, vemos

como es procedente la autorización de pagar viáticos a

contratistas de entidades públicas, estando supeditada a

que previamente ésta circunstancia se encuentre

expresamente pactada dentro del contrato por ser de la

esencia del objeto a desarrollar dentro del mismo,

criterio que de manera unánime se ha venido adoptando

dentro de la ejecución de los presupuestos de cada

entidad estatal,

y entre ellos

de la Contraloría

Departamental de Bolívar desde años atrás.


79

Este criterio concuerda de manera absoluta con el

principio de legalidad presupuestal, que establece que

cada gasto debe ser reconocido y tener apropiación del

presupuesto estatal en normas jurídicas, y viéndolo así,

nos es forzoso concluir que no podría ser de otra forma,

ya que se estaría violando los principio que rigen el

gasto público y la gestión fiscal.

Por otro lado, es necesario indicar que no incluir el pago

de viáticos a los contratistas que apoyan el proceso

auditor, cuyos honorarios están por el orden de los

$2.000.000 mensuales antes de descuentos, equivaldría

a hacer imposible la ejecución del objeto contractual, por

cuanto las distancias entre C

artagena y los diferentes

municipios y los costos de hospedaje y alim

entación

harían imposible que se pudiera m

antener el equilibrio

contractual contemplado en el Estatuto de Contratación.

Es de anotar que el año inmediatamente anterior, se

presentaron ante la Auditoria G

eneral de la República

dos denuncias anónimas, por supuestas irregularidades

en los contratos de prestación de servicios que adelanto

esta entidad durante el 2008, que son los mismos que se

auditaron en la presente vigencia, dando como resultado

que se hicieran dos actuaciones, tanto por parte del ex

gerente de la Seccional V de la AGR, como por parte del

Grupo auditor que realizo la visita, dando como resultado

el

archivo y

la desestimación de los

hechos

denunciados, por

cuanto encontraron en orden y

ajustados

al ordenamiento legal la documentación

soporte de dichos contratos.

3

Pro

ceso

Au

dit

or

La subcontralora Lilia Castro Julio

participó en la auditoría practicada al

municipio de Cantagallo en calidad de

comisionada para realizar esa auditoría,

tal como consta en las Resoluciones

0140 y 0250, así como en la auditoria

practicada al municipio de M

agangué,

según el contenido de las Resoluciones

Es necesario precisar que las comisiones otorgadas

mediante los citados actos administrativos no estaban

encaminadas a que la doctora Lilia Castro Julio, en su

calidad

de Subcontralora, realizara auditorias. Sin

embargo, se requirió su desplazamiento a los municipios

citados,

en

ejercicio

de

sus

funciones

como

Subcontralora por las siguientes razones:

Cuando iniciamos

la ejecución del PGA 2008, se

En la contradicción se afirma que la

Subcontralora no fue comisionada para

realizar actividades

de

auditora, que su

participación fue para la instalación del

trabajo

de

campo

y para

el

acompañamiento en m

esas de trabajo en

los municipios; sin embargo, en la parte

motiva de las Resoluciones no se dice que

el objeto de la comisión de la Subcontralora


80

0203 y 0243 de 2008; incurriendo en la

presunta falta disciplinaria descrita en el

numeral 1º del artículo 35 de la Ley 734

de 2002, al extralim

itar las funciones

que le fueron asignadas a su cargo en

la Ordenanza 016 de 2006 y

las

estatutarias consagradas en el manual

de funciones de la entidad. En otras

palabras,

la

subcontralora

realizó

actividades

que

están

asignadas

estatutariamente a los

profesionales

universitarios código 219, grado 09.

procedía por parte del Contralor, la Subcontralora o el

Profesional

Especializado de Control

Posterior

a

acompañar al grupo auditor designado a instalar y

presentar ante los entes vigilados el procesos auditor,

informando los objetivos y el alcance de la auditoria a

practicar. Este es un ejercicio sano y que se hace en

muchos entes de control,

entre ellos la Contraloría

General de la República, por lo cual no veo que se deba

hacer la afirmación de que estaba realizando auditoria,

sino simplemente cumpliendo una de sus funciones de

Subcontralora. Esto en cuanto a la Resolución No 0140

del 24 de abril de 2008.

En relación a las Resoluciones No 0203, 0243 y 0250 de

2008, en estas se comisionó a la doctora Lilia Castro, en

su calidad de Subcontralora,

para que realizara

acompañamiento técnico

y seguimiento a dichos

procesos auditores, que valga decir, fueron de los más

complejos, por cuanto se trata de dos

entes

que

manejan un presupuesto importante dentro del

departamento, y como se dijo en una respuesta anterior,

apenas hasta el año pasado implementamos en la

Contraloría Departamental la evaluación a la asignación,

distribución y ejecución de recursos del SGP, etesa,

fosyga y de regalías, lo cual hacía necesario que se les

hiciera a los grupos auditores un acompañamiento, por

cuanto correspondía aplicar nuevas metodologías dentro

del proceso auditor, que como se anotó era nueva para

la Profesionales Auditores de la entidad, más no para la

doctora Lilia Castro, quien conoce el tema y tiene una

amplia experiencia en control fiscal y en proceso

auditor, en la Contraloría General de la República, en la

cual se viene m

anejando desde hace varios años las

líneas de auditoría implementadas en el 2008 en esta

contraloría, que se indicaron anteriormente.

Por lo anterior, consideramos

que la Subcontralora

estuvo comisionada en ejercicio de sus funciones, en

especial lo establecido en los numerales 3, 5, 8 y 11 del

era el de instalar

las

comisiones

de

auditorías en el trabajo de campo, tampoco

dicen que realizaría acompañamiento en

mesas de trabajo.

Aún más, en lo relacionado con la auditoría

al municipio de C

antagallo, se dice en el

escrito de descargos que su participación

fue para la instalación de la comisión de la

auditoría, lo cual no corresponde con el

contenido de la Resolución 0140 de 2008,

pues en ella se le comisiona para una labor

que demanda 4 días de labores, ni con el

contenido de la Resolución 0250 del mismo

año en la que se comisiona para una labor

de auditoría de 5 días en el municipio de

Cantagallo.

Respecto del acompañamiento al municipio

de Magangue, soportado, presuntamente

con las Resoluciones 203 y 243 de 2008,

tenemos que el contenido de ésta última no

corresponde con lo afirm

ado en los

descargos, debido a que en la parte motiva

de esa Resolución no se indica que el

objeto de la comisión haya sido para

realizar

acompañamiento en mesas

de

trabajo, o para dar a conocer los alcances y

parámetros del proceso auditor; lo cual si se

hizo en la Resolución 203 de 2008 donde

se indica que la Subcontralora va a realizar

seguimiento a la ejecución de la auditoría

que se realizaba en Magangué.

Se m

an

tien

e e

l h

all

azg

o.


81

Manual especifico de Funciones

aprobado por

la

Ordenanza No 16 de 2006.

4

Por

falta de cuidado,

la auditoría

especial ejecutada a la Secretaría de

Salud Departamental fue realizada por

seis contratistas

designados

por

la

subcontralora, sustituyendo las labores

asignadas por la Ordenanza 016 de

2006 y el manual de funciones de la

entidad a los auditores de la planta

ocupada de la entidad, vulnerando lo

dispuesto por el inciso 2 del artículo

267 de la CP y el artículo 31 de la Ley

42 de 1993 y desatendiendo lo decidido

por la Honorable Corte Constitucional

en Sentencia C-374 del 24 de agosto

de 195, M.P. Antonio Barrera Carbonell.

El

PGA 2008 fue aprobado por

el

Contralor

Departamental de Bolívar, la Subcontralora y por el

Profesional Especializado de Control Posterior, los

cuales establecieron los procesos auditores a efectuar y

los funcionarios encargados para ejecutarlo. Fue así

como mediante el m

emorando No 220-072 expedido por

el Profesional Especializado de Control Posterior, se

designó como líder

de dicho proceso auditor

al

Profesional Universitario de Planta Alberto de la Barrera

Díaz, lo cual está ratificado en el oficio 100-361 dirigido

por el C

ontralor Departamental al G

obernador, en donde

le informa el inicio del proceso auditor, los objetivos y el

alcance.

Posteriormente, con el objeto de auditar unos procesos

de embargo de recursos contra la Secretaría de Salud

Departamental, algunos contratos específicos a raíz de


interior

de la Asamblea

Departamental sobre el tema de salud que también

trascendió en algunos medios de comunicación, y con el

fin de realizar algunos

procedimientos

de auditoría

especializados en el área de sistemas, fue necesario

ampliar los términos de ejecución de dicha auditoria, así

como asignar a unos contratistas idóneos para que

apoyaran dicha auditoria, por cuanto el resto

del

personal de planta auditor estaba en esos momento

adelantando auditoria en otras entidades.

Igualmente, le informo que gracias

a la ampliación

efectuada a la auditoria y la evaluación realizada con el

apoyo de los contratistas se dieron unos excelentes

resultados

de dicho

proceso,

determinándose 30

hallazgos


cuales

21 tienen


disciplinaria,

5 fiscales

y 4

penales.

En relación a la designación de los Profesionales para

De acuerdo con los soportes documentales

(memorando de encargo, oficios y actas) y

lo afirmado en el escrito de contradicción se

observó que en la Auditoría realizada a la

Secretaría

de

Salud

Departamental

participó el funcionario Elvis Yepes Yepes

de la planta ocupada de la entidad en

calidad de Coordinador.

Cabe aclarar que en el trabajo de campo no

fue posible determinar la existencia de

actas de m

esas de trabajo ni de oficios de

requerimiento de información en trabajo de

campo ni en la fase de planeación de la

auditoría.

En conclusión,

en el

proceso auditor

realizado sobre la Secretaría de Salud

Departamental participó un funcionario de la

planta

ocupada

de

la

Contraloría

Departamental en calidad de Coordinador,

por lo tanto se retira el hallazgo.

Se r

eti

ra e

l h

all

azg

o.


82

apoyar las auditorias en algunos momentos que se

requiere, sean contratistas o de planta, en la entidad

existe un procedimiento,

donde el

Contralor, el

Subcontralor y el Profesional Especializado de Control

Posterior evalúan el perfil requerido para los procesos a

auditar, y la disponibilidad de personal en ese momento,

y de acuerdo a ello, se procede a atender.

5

Pro

ceso

de J

uri

sd

icció

n C

oacti

va

Existen dieciséis (16) mandamientos de

pago

cuyos

títulos

de

recaudos

quedaron ejecutoriados

en los

años

2000 a 2004 por mas de $56.000.000

que no se han notificado, así como 58

mandamientos

de pago notificados

desde los años 1999 a 2004 por más

de $5.500.000 (miles) sin que se haya

producido el recaudo efectivo de las

obligaciones

por

deficiencias

en el

impulso de los mismos, tampoco existe

prueba en los

expedientes

sobre la

práctica de las medidas cautelares; es

decir, que la entidad no ha m

ostrado

una adecuada gestión frente al cobro

de m

ás de $5.556.000 (miles), lo cual

constituye presunto incumplim

iento a

los

deberes

consagrados en los

numerales 1 y 2 del artículo 34 de la

Ley 734 de 2002, en cabeza del Jefe de

Jurisdicción Coactiva.

Señala la auditoria que existen 86 mandamientos de

pago que no se han notificado de los

cuales

16

corresponden a títulos de recaudo de los años 2000 a

2004, afirmación que no coincide con el examen de los

expedientes pues se evidencia que en 2004 se realizó la

publicación de un edicto en el cual se citaba a los

deudores desde el proceso 001 al 213 para que se

notificaran del mandamiento de pago y luego fueron

notificados quienes no comparecieron, por medio de

curadores

ad litem,

los

mandamientos

de pago

subsiguientes del 214 al 620 fueron notificados algunos

personalmente, por conducta concluyente y otros a

través

de curadores

ad litem. Efectivamente los

mandamientos

de

pago

fueron

notificados,

las

averiguaciones de bienes se realizaron en un numero de

111.096 oficios de solicitud de bienes que supera en

más del 200% lo que se hizo en el año anterior, sobre

inmuebles,

automotores,

vinculación

laboral,

establecimientos de comercio y enviamos oficios de

cobro persuasivo, pero ni aun con todo este despliegue

de gestiones ha sido posible conseguir bienes sobre los

cuales aplicar las medidas cautelares ni persuadirlos de

realizar

acuerdos

de

pago.

La

costumbre

de

insolventarse para soslayar el cumplim

iento de las

obligaciones de parte de algunos funcionarios públicos

hace nugatoria cualquier gestión.

Cabe anotar, que en la actualidad esta área ha sido

fortalecida con

recurso humano, consistente en 2

profesionales

del derecho, quienes

se encuentran

vinculados mediante contrato y han apoyado el proceso

coactivo en la presente vigencia.

Continúan diciendo que

el

cumplim

iento de los

La Contraloría no desvirtuó probatoriamente

lo detectado por la comisión de auditoría en

la revisión de la cuenta y confirmado por la

misma en el trabajo de campo; es decir, no

desvirtuó

que

existieran

un

número

significativo de mandamientos de pagos de

más de 5 años sin que se haya producido

recaudo alguno, ni que se hayan realizados

gestiones

adecuadas

para obtener

el

recaudo de tales obligaciones.

Afirman haber notificado la totalidad de los

mandamientos de pago, pero no aportaron

las

pruebas

documentales, este hecho

resulta contradictorio con

la información

rendida en la cuenta de la vigencia 2008 y

con lo encontrado por la comisión de

auditoría en el trabajo de campo.

Respecto a la gestión general en los

procesos coactivos, la entidad no desvirtuó

las deficiencias detectadas por la comisión

de

auditoría,

pues

el

recaudo

es

insignificante frente al valor total de la

obligaciones para el cobro coactivo, debido,

a precisamente, las

deficiencias en la

gestión e impulso de los

procesos

coactivos, dado que registran pocos

acuerdos de pagos suscritos y vigentes,

registran un alto número de procesos

revocados y no existe prueba de que las

medidas cautelares se hayan practicado.


83

parámetros

y disposiciones legales

aplicables

a los

proceso de cobro coactivo fue deficiente debido a que:

•

So

lo

se

su

scri

bie

ron

5

acu

erd

os

de

pa

go.

Podemos señalar que los acuerdos de pago

son actuaciones

que se inician con la

manifestación de la voluntad de pagar el

deudor, lo cual no depende del funcionario

responsable del cobro coactivo.

•

Arc

hiv

aro

n o

nc

e (

11)

pro

ceso

s p

or

med

io d

e

la f

igu

ra d

e l

a R

evo

ca

tori

a D

irecta

afe

cta

nd

o

ob

lig

acio

nes

po

r va

lor

su

peri

or

a

los

$160.0

00

mil

es. Es preciso señalar que las

Revocatorias

Directas

no

fueron decisiones

tomadas en Jurisdicción Coactiva y en esta

división, por haber desaparecido de la vida

jurídica el titulo ejecutivo, se procedió a decretar

el archivo de los procesos afectados con esta

medida.

•

Las

med

idas

cau

tela

res

decre

tad

as

no

se

p

racti

can

ni

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uie

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ag

ad

ore

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te

so

rero

s

para

co

nfi

rmar

su

cu

mp

lim

ien

to.

Sobre m

edidas cautelares nos referimos en el

primer punto, pero es preciso señalar que en la

mayoría de los casos cuando el titulo ejecutivo

llega a jurisdicción coactiva para cobro ya estos

funcionarios no laboran en la entidad afectada.

Sin embargo se denunció ante la procuraduría

a seis (6) funcionarios

por no aplicar las

medidas cautelares.

•

No

se

ha

cu

mp

lid

o

co

n

la

no

tifi

cació

n

de

d

iecis

éis

m

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5

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eje

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tori

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co

nsag

rad

a

en

el

art

ícu

lo 8

20 d

el

Esta

tuto

Tri

bu

tari

o. No

señala la auditoria el radicado de los procesos

que supuestamente no tienen el mandamiento

de pago notificado, pero analizando la cuenta y

Se m

an

tien

e e

l h

all

azg

o.


84los

expedientes

encontramos

casos

en

los

cuales

la

casilla

correspondiente

a

notificaciones

no está diligenciada pues

al

habérsele decretado una medida de revocatoria

directa se procedió a

su archivo y

fueron

excluidos del proceso de notificación, lo mismo

que quienes se acercaron a realizar pago total

fueron archivados.

A continuación relacionamos los procesos que no tienen

fecha de notificación en la

cuenta

rendida

en

2008 y que están en las anteriores condiciones, los otros

corresponden a vigencias anteriores que por problemas

técnicos no fueron dados de baja al rendir la cuenta de

2008:

R

EL

AC

ION

DE

PR

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OS

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O A

PA

RE

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CO

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EC

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ICA

CIO

N V

IGE

NC

IA

2008.

Proceso

Nom

bre

y Apellidos

Fecha

Asuntos Realizados

258

Salin

Hadechin

es

Caja

Nº 7

Archivado 19-08-08

313

Carlos

Quezada

Caja

Nº 3

Archivado 23-02-08

325

José

Orozco

Ariza

Caja

Nº 7

Archivado 15-05-08

384

Edesio

Fonseca

Soto

Caja

No. 7

Archivado 25-06-08

409

Pedro

Pérez

30-07-

08

Archivado

423

Cadir

Ibañez

Franco

03-04-

08

Archivado

439

Juan A.

Perez

Vargas

20-10-

08

Archivado

451

Betina

Julio

Caja

No. 7

Archivado 23-07-08


85

452

Eloy

Taborda

26-03-

08

Archivado

466

Rogelio

Diaz

Caja

No. 7

Archivado 18-06-08

484

Manuel

Arrieta

Archivado 26-02-08

512

Heriberto

Urrego

Caja

No. 7

Archivado 15-12-08

535

Mario del

Castillo

Caja

No. 7

Revocatoria

562

Heriberto

Urrego

15-12-

08

Pago Total

583

Danis M.

Salcedo

2008-

08-05

Revocatoria Directa

590

Alfredo

del Rio

26-02-

08

Revocatoria Directa

602

Laissa

Eljaiek

26-06-

08

Pago Total

604

Elsy

Peña

Barrios

08-04-

08

Revocatoria Directa

608

Zenaida

Vargas

15-10-

08

Pago Total

643

Prospero

Carbonel

l Blanco

27-08-

08

Revocatoria Directa

•

Señalan que en el proceso 057 se reportó notificado

en la cuenta el día 22

de agosto de 2008,

verificando en la cuenta y

en el expediente

respectivo encontramos que la fecha de notificación

corresponde a 2

2 d

e a

go

sto

de 2

002 notificado por

curador ad litem.

•

Con respecto a los procesos aperturados, se pudo

verificar con el libro radicador de procesos que se

aperturaron 51 durante esa vigencia.

•

Es preciso señalar que si bien el recaudo es bajo,

también es

cierto que este ha mejorado

ostensiblemente pasando de $15.000.000.oo en el

2007 a $50.000.000.oo en el 2008 que representa

un 300% mas, igualmente pasamos de un indicador

de recaudo de 0.04% a 0.19%, lo cual indica que si

bien el recaudo es bajo, también es cierto que


86

hemos mejorado. Ahora hay que tener en cuenta

que la debilidad en el recaudo de la cartera es una

situación que afecta a todas las contralorías del país

por

la “insolvencia”

provocada para evadir el

cumplim

iento de las

obligaciones

de muchos

deudores. O

tro m

otivo que incide en que a pesar

que ha ido mejorando cada año se vea bajo el

recaudo se debe a que en la División de Jurisdicción

Coactiva la cartera es muy abultada, por lo cual y de

acuerdo a la normatividad vigente se ha procedido a

la conformación de los Comités de

Normalización

de Cartera y de Sostenibilidad Contable con los

cuales estamos

trabajando el

tema de la

remisibilidad. Además

en estos

momentos

la

entidad está realizando una afiliación a la Cifin con

el fin de poder realizar las consultas necesarias para

la aplicación de la figura de la remisibilidad, y poder

detectar así mismo donde

tienen dineros y poder

librar medidas cautelares sobre ellos, lo mismo que

identificar el último lugar de residencia reportado y

línea telefónica.

Este servicio que prestará Cifin también estará a

disposición de la División de Acciones Fiscales para que

dentro de los procesos que adelanten puedan también

decretar medidas cautelares y de esta manera evitar que

cuando el proceso llegue a Jurisdicción Coactiva ya los

funcionarios

no

se encuentren laborando y

estén

insolventes. Por lo anterior esperamos en el primer

trimestre de 2010 estar saneando la cartera lo que nos

permitirá mostrar mayor eficiencia.

6

Pro

ceso

au

dit

or

(qu

eja

s)

Posibles

actos

de

corrupción

relacionados con el sector salud del

Departamento de Bolívar, en el que

aparecen presuntamente involucrados

un

diputado

de

la

Asamblea

Departamental de Bolívar, el Director

del Hospital Regional del Caribe y el

señor

Contralor

Departamental

de

Como les manifesté por escrito desde el momento en

que realizaron la auditoria al indagarme al respecto, lo

considerado hallazgo es un montaje en

mi contra de las

personas que desean desacreditar mi labor en el cargo

de Contralor Departamental de Bolívar.

La grabación comentada en los anónimos obedece a

pruebas falsas e ilegales., que fueron enviadas de igual

manera a la Fiscalía General de la Nación y se

Se a

cep

tan

las e

xp

licacio

nes d

ad

as p

or

la C

on

tralo

ría en razón a que estos hechos

sobre posibles actos de corrupción en el

sector salud del Departamento de Bolívar

están siendo investigados por la Fiscalía

Seccional No 16 de Cartagena, al igual que

en la Procuraduría General de la Nación; al

respecto la Auditoria General

de la

Republica-Gerencia Seccional V realizara


87

Bolívar.

encuentran en conocimiento de la fiscalía Seccional 16

de Cartagena con radicado No. 1300160011292009-

01932 encontrándose al despacho para resolver una

solicitud de preclusión de investigación presentada por

los abogados de la defensa, basados en la ilegalidad de

las pruebas y en mi absoluta inocencia, se recolectaron

todos las pruebas ordenadas por la Fiscalía las cuales

demuestran que todo es una farsa.

El mismo anónimo fue enviado a la Procuraduría

Regional en donde se adelanta una investigación

prelim

inar con radicado No. 075-004226-2009 que se

encuentra en periodo probatorio.

El compulsarme copia a la fiscalía y Procuraduría seria

inocuo teniendo en cuenta que las investigaciones las

están conociendo con anterioridad a los hallazgos y se

atentaría contra el debido proceso constitucional, ya que

nadie puede ser investigado dos veces por los mismos

hechos.

los seguimientos a que hay lugar con el fin

de evacuar las investigaciones de carácter

fiscal que se adelantan.

Se r

eti

ra e

l h

all

azg

o.

N

o

HA

LL

AZ

GO

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A

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NE

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LIC

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1

Posibles

actos

de

corrupción

relacionados con el sector salud del

Departamento de Bolívar, en el que

aparecen presuntamente involucrados

un

diputado

de

la

Asamblea

Departamental de Bolívar, el Director

del Hospital Regional del Caribe y el

señor

Contralor

Departamental

de

Bolívar.

Como les manifesté por escrito desde el momento en

que realizaron la auditoria al indagarme al respecto, lo

considerado hallazgo es un montaje en

mi contra de las

personas que desean desacreditar mi labor en el cargo

de Contralor Departamental de Bolívar.

La grabación comentada en los anónimos obedece a

pruebas falsas e ilegales., que fueron enviadas de igual

manera a la Fiscalía General de la Nación y se

encuentran en conocimiento de la fiscalía Seccional 16

de Cartagena con radicado No. 1300160011292009-

01932 encontrándose al despacho para resolver una

solicitud de preclusión de investigación presentada por

los abogados de la defensa, basados en la ilegalidad de

las pruebas y en mi absoluta inocencia, se recolectaron

todos las pruebas ordenadas por la Fiscalía las cuales

demuestran que todo es una farsa.

Se a

cep

tan

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nes d

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la C

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tralo

ría en razón a que estos hechos

sobre posibles actos de corrupción en el

sector salud del Departamento de Bolívar

están siendo investigados por la Fiscalía

Seccional No 16 de Cartagena, al igual que

en la Procuraduría General de la Nación; al

respecto la Auditoria General

de la

Republica-Gerencia Seccional V realizara

los seguimientos a que hay lugar con el fin

de evacuar las investigaciones de carácter

fiscal que se adelantan.

Se r

eti

ra e

l h

all

azg

o.


88

El mismo anónimo fue enviado a la Procuraduría

Regional en donde se adelanta una investigación

prelim

inar con radicado No. 075-004226-2009 que se

encuentra en periodo probatorio.

El compulsarme copia a la fiscalía y Procuraduría seria

inocuo teniendo en cuenta que las investigaciones las

están conociendo con anterioridad a los hallazgos y se

atentaría contra el debido proceso constitucional, ya que

nadie puede ser investigado dos veces por los mismos

hechos.

2

Por una queja anónima esta G

erencia

atendió unos hechos en los que está

implicada

la

Subcontralora

Departamental de Bolívar Lilia Castro

Julio,

relacionados

con

presuntos

hechos de extorsión y cohecho que

involucran a funcionarios de la alcaldía

de Cantagallo, Mahates, y la ESE de

ese m

ismo m

unicipio, así como de los

municipios de Santa Catalina, San Juan

Nepomuceno, Zambrano, El Guamo,

Santa Catalina y Calamar, por lo que se

dará traslado a la Fiscalía Seccional de

Bolívar.

Al respecto le informo que este despacho adelantó las

diligencias pertinentes las cuales fueron comunicadas

a la Auditoria General de la República mediante oficio

No. 100-330 dirigida a la doctora SUSANA DEL

CARMEN ABRAHAM D. y posteriormente al doctor

ALVARO RAFAEL AGUILAR B. con oficio 100-492, de

lo cual se informó a la comisión de auditoria con oficio

No. 100-713 dirigido a la doctora LUISA FERNANDA

RODRÍGUEZ Coordinadora Comisión de Auditoria.

Si bien la contraloría había entregado

información relacionada con los hechos, en

virtud a unos requerimientos de la Gerencia

Seccional V librados para atender una queja

ciudadana, la misma se encuentra en

trámite y sin decidir debido a que se había

incorporado en el proceso auditor para

hacer acopio de mayor información y para

verificar la que había sido entregada por la

Contraloría Departamental;

sin embargo,

dado que se trata de posibles conductas

punibles, la valoración de la procedencia de

una investigación penal no corresponde a la

Auditoría General de la República si no a

la Fiscalía G

eneral de la Nación, por esta

razón, se remitirá a esta por competencia.

Se m

an

tien

e e

l h

all

azg

o.

N

o

HA

LL

AZ

GO

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MIN

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EP

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LIC

A

1

Co

ntr

ol

Inte

rno

Por

falta de planeación

la oficina

asesora de control interno no incluye en

sus actividades a desarrollar dentro de

la vigencia la realización

de visitas

internas, para ejercer un control más

Aceptamos las sugerencias o recomendaciones de la

Auditoria General de la Republica, por falta de una mejor

planeación para ejercer un control m

ás efectivo en cada

una de las dependencias de la entidad a través de

Auditorias

internas

(visitas). Sin embargo, para la

vigencia del 2009 hemos desarrollado un plan de

La entidad aceptó la debilidad encontrada.

Se m

an

tien

e e

l h

all

azg

o.


89

efectivo en el seguimiento de las tareas

que

realiza

cada

una

de

las

dependencias de la entidad.

auditoría interna, encuestas, planes de m

ejoramiento

internos y actas de compromiso en cada uno de los

veintiún procesos de la entidad que presenten fallas o

deficiencias a corregir.

2

Co

nta

bil

idad

. Por falta de diligencia

no se ha

depurado en su totalidad el rubro de

Deudores,

como

lo

establece

el

régimen de Contabilidad.

En la vigencia 2009 creamos el C

omité de Normalización

de cartera el cual está realizando estudios para la

depuración de la cuenta de deudores por concepto de

cuotas de fiscalización, ya que esta situación es mas

jurídica que financiera. En reuniones adelantadas con el

área jurídica y el área de cobro coactivo, se determinó

definir los conceptos jurídicos para esta depuración y

envío posteriormente al comité en mención para su

depuración y envío al área financiera, para que se

hagan los correspondientes ajustes contables. Este

procedimiento debe culminar a más tardar el 31 de

diciembre de la presente vigencia.

No se aceptan las explicaciones dadas por

la Contraloría teniendo en cuenta que en la

vigencia 2008, no se adelantó ninguna

gestión,

como lo aceptan en su respuesta.

Se

man

tie

ne e

l h

all

azg

o.

3

Tale

nto

Hu

ma

no

Las

carpetas

no

se

encuentran

organizadas en forma de libro, de tal

manera que las actuaciones que se

vayan surtiendo sean los últimos folios.

Se tendrá en cuenta la observación que presentaron

para organizar las

carpetas, teniendo en

cuenta lo

establecido en la ley de archivo para esta clase de

documentos.

La Contraloría acepto la observación por lo

tanto s

e m

an

tie

ne e

l h

all

azg

o.

4

La Contraloría pago la suma de

$34.295.000.oo,

por

concepto

de

viáticos a diez (10) contratistas a través

de ordenes de prestación de servicios.

La respuesta

está contenida en el punto anterior, folios

03 y 04. Se debe tener en cuenta que los Entes

sujetos de control (Municipios) se encuentran ubicados

a lo largo del Departamento de Bolívar, muchos de ellos

a una gran distancia de Cartagena.

Se aceptan las explicaciones dadas por la

Contraloría,

analizada la contradicción y sus

documentos soportes se constató por parte

del

grupo auditor

la procedencia del

reconocimiento y

pago de viáticos

a

contratistas, en los

eventos

en que se

estipula o conviene en el texto de los

contratos,

siempre

que

se

haya

fundamentado en la formación de los

mismos. En el caso de los contratos objeto

de la observación, se comprobó que la

circunstancia de los viáticos fue prevista en

la minuta de los mismos.

La Gerencia Seccional V de la AUDITORIA

GENERAL DE LA NACION efectuará

seguimiento

al

proceso

contractual,

especialmente

en

el

tema

del

reconocimiento y

pago de viáticos

a


90

contratistas.

Se r

eti

ra e

l H

all

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o.

5

Co

ntr

ata

ció

n

La Contraloría suscribió las órdenes de

servicios Nos 042 y 055, en donde se

contrato a dos economistas cuyo objeto

del contrato fue la realización de

auditorias que se programaron en el

PGA de la vigencia 2008, siendo que

en la Planta de personal de la entidad

existen siete (7) funcionarios con

el

mismo

perfil

profesional

inclusive

adscritos en la dependencia de Control

Posterior en calidad de auditores.

Efectivamente m

ediante contratos números 042 y 055,

de fecha 6 de m

ayo y 13 de junio de 2008, fueron

contratados dos profesionales del área de las ciencias

económicas, m

ediante la m

odalidad de contratación de

prestación servicios profesionales.

El objeto de estos

contratos

fue” la prestación de

servicios

profesionales, como economistas

para el

AP

OY

O al área de control posterior en la realización de

las

auditorias

programadas

dentro del PGA de la

presente vigencia”.

De igual forma los contratistas se comprometieron con

las

siguientes

obligaciones: Recibir la inducción del

cargo por parte del jefe de división,

AP

OY

AR

a la

comisión en

la realización de las auditorias programadas

en los

diferentes

municipios

y sujetos

de control

atendiendo lo establecido en el memorando de encargo

y a presentar un informe mensual de

la gestión

realizada, entre otros.

Con base a lo anterior fueron comisionados

como

profesionales de apoyo a las siguientes auditorias:

Secre

tari

a d

e S

alu

d d

e B

olí

var: Fue comisionado el

Doctor Ruperto Zúñiga Escobar, bajo la coordinación del

líder de la comisión Doctor Alberto de la Barrera Díaz


(anexo oficio de fecha mayo 8 de 2008); posteriormente

fue ampliada dicha auditoria mediante oficio fechado

agosto 4 de 2008 en donde se comisiona al Doctor

Richard Villafañe Ortega en compañía de cinco

profesionales más (anexo oficio agosto 4 de 2008), con

el objeto de auditar algunos contratos específicos a raíz

de un debate realizado al interior de la Asamblea

Departamental sobre el tema de salud; dicha auditoria

arrojó los siguientes resultados : Se determinaron 30

hallazgos


cuales

21 tienen


disciplinaria,

5 fiscales

y 4

No se aceptan las

explicaciones

de la

Contraloría, en razón a que los contratos de

prestación de servicios

con personas

naturales

o jurídicas, sólo se podrán

celebrar cuando no

exista personal de

planta con capacidad para realizar las

actividades que se contratarán de acuerdo

con lo señalado por el artículo 1° del

Decreto 2209 de 1998; se entiende que no

existe personal de planta en el respectivo

organismo, entidad, ente publico o persona

jurídica, cuando es imposible atender la

actividad con personal de planta, porque de

acuerdo con los manuales específicos, no

existe personal que pueda desarrollar la

actividad para la cual se requiere contratar

la prestación del servicio, o cuando el

desarrollo de la actividad requiere un grado

de

especialización

que

implica

la

contratación del servicio, o cuando aun

existiendo personal en la planta, este no

sea suficiente, la inexistencia de personal

suficiente deber acreditarse por el jefe del

respectivo organismo.

De acuerdo con lo anterior y como quedo

anotado en el hallazgo, se contrataron a

dos

economistas

para la realización de

auditorias dentro del PGA de la vigencia

2008 de la Contraloría Departamental de

Bolívar, existiendo personal de planta en la

entidad para la realización de estas labores;

inclusive hay en la entidad de control siete

(7)

funcionarios

con el

mismo perfil

profesional (economistas) los cuales como

se

ha

dicho

están

adscritos

a

la

dependencia de control fiscal en calidad de


91

penales.

Alc

ald

ía

Mu

nic

ipal

del

Carm

en

d

e

Bo

líva

r y

ES

E

Mu

nic

ipal

GIO

VA

NI

CR

IST

INI

del

Carm

en

de B

olí

var

: Fueron comisionados

los

Doctores

Ruperto Zúñiga

Escobar y Richard Villafañe Ortega, bajo la coordinación

del líder de la comisión Doctor Elvis Yepes Yepes


(anexo validación de encargo de auditoria); dichas

auditorias arrojaron los siguientes resultados: Alcaldía

Municipal del Carmen de Bolívar Se determinaron 19

hallazgos


cuales

13 tienen

presunta connotación disciplinaria y 9 tienen presunta

connotación

fiscal;

ESE

Giovanni

Cristini

se

determinaron 5 hallazgos administrativos de los cuales 1

tiene presunta connotación disciplinaria.

Alc

ald

ía M

un

icip

al

de A

rro

yo H

on

do

Bo

líva

r mediante

memorando de encargo fechado noviembre 6 de 2008

fue comisionado el D

octor Richard Villafañe Ortega, bajo

la coordinación del líder de la comisión D

octora Ketty

Solórzano torrecilla profesional universitario de planta de

esta institución (anexo oficio); dicha auditoria arrojó los

siguientes resultados: Se determinaron 23 hallazgos

administrativos

de los

cuales

17 tienen presunta

connotación disciplinaria y 2 tienen presunta connotación

fiscal.

Alc

ald

ía

Mu

nic

ipal

de

Mo

nte

cri

sto

B

olí

var:

Fue

comisionado el Doctor Ruperto Zúñiga Escobar, bajo la

coordinación del líder de la comisión Doctor Alberto de la

Barrera Díaz profesional universitario de planta de esta

institución (anexo oficio de noviembre 6 2008); dicha

auditoria

arrojó

los

siguientes

resultados:

Se

determinaron 31 hallazgos administrativos, de los cuales

30 tienen presunta connotación disciplinaria y 1 tiene

presunta connotación fiscal.

Como se puede confrontar con los oficios de encargos

los Doctores Ruperto Zúñiga Escobar y Richard Villafañe

Ortega, cumplían su actividad de apoyo a la comisión

bajo el liderazgo de un profesional de planta de la

auditores. Lo anterior guarda total armonía

con lo establecido por el artículo 23 del

Decreto 26 de 1998, que señala: "Los

órganos públicos solo podrán celebrar

contratos de consultoría o de p

resta

ció

n d

e

serv

icio

s

con

personas

naturales

o

jurídicas cuando no exista personal de

planta especializado para la labor requerida.

" (Negrillas fuera de texto).

De otro lado tampoco es de recibo aceptar

el dicho de la Contraloría al manifestar que

las dos personas contratadas participaron

activamente, en la atención de denuncias

con los radicados números: 26782, 26783,

26784,

26598,

26599,

26339,

27122,

27312, 26647, 27310, entre otras, lo cual ha

sido fundamental, si se tiene en cuenta que

esta entidad tenía un gran cúmulo de

denuncias

pendientes

de trámite por la

escasez de personal, ya que si se revisa el

objeto del contrato de cada uno de ellos,

esa labor no esta señalada expresamente

dentro de cada uno de los

contratos,

máxime si se revisa de igual forma los

estudios de conveniencia y necesidad en

los

cuales

se tiene

que determinar las

actividades que se necesitan contratar.

Se m

an

tien

e e

l h

all

azg

o.


92

Institución.

Igualmente, participaron activamente, en la atención de

denuncias con los radicados números: 26782, 26783,

26784, 26598, 26599, 26339, 27122, 27312, 26647,

27310, entre otras, lo cual ha sido fundamental, si se

tiene en cuenta que esta entidad tenía un gran cúmulo

de denuncias pendientes de trámite por la escasez de

personal.

Por otro lado, podemos indicar que el perfil profesional y

ocupacional de estos dos profesionales de la economía

es integral en lo que concierne el manejo y control de la

cosa pública.

El Doctor Richard Villafañe Ortega ha tenido experiencia

laboral en diferentes áreas de distintas empresas del

estado, jefe de almacén y

jefe de compras

en la

Empresa Social del Estado Hospital San Pablo de

Cartagena, liquidador de impuestos Departamentales en

la G

obernación de Bolívar, Asesor de la comisión de

presupuesto de la Honorable Asamblea Departamental

de bolívar y prestó sus servicios profesionales en el área

de Control Interno de la ESE Hospital Local de

Cartagena en donde en coordinación con el Jefe de

Control Interno realizó labores

relacionadas

con la

planeación y Organización del sistema de control interno

de la entidad; de igual forma así como lo pueden

constatar en la página colgada en internet de la

Corporación Universitaria del Caribe CECAR, que la

especialización en Gerencia Pública realizada por el

Doctor Villafañe en esta institución, le da un perfiles

profesional con conocimiento de recursos

humanos,

planeación del desarrollo local y

regional,

manejo

eficiente del presupuesto y contratación pública entre

otros; y

le da un perfil

ocupacional donde están

preparados para desempeñarse en los organismos de

inspección, vigilancia, y control del estado, como asesor

de los entes territoriales y de las empresas sociales del

estado entre otros.

El Doctor Ruperto Zúñiga Escobar, además de ser


93

economista tiene una experiencia en el sector publico de

más

de 20 años

en especial en el sector Salud,

ocupando cargos como Jefe de la sección financiera de

la Secretaria de Salud departamental de Bolívar, y como

Jefe de la División Administrativa, de donde le toco

apoyar todo el proceso de descentralización de la salud

en el Departamento de Bolívar, asesor en diferentes

oportunidades del Departamento Administrativo Distrital

de salud de Cartagena- DADIS, donde apoyó todo el

Proceso de la creación de la E.S.E. Distrital de

Cartagena. La experiencia del Dr. Zúñiga en el sector

de la Salud ha sido fundamental en las

auditoria

realizadas, ya que en la planta de personal no hay un

funcionario con experiencia similar en este sector, más

si se tiene en cuenta los constantes cambios normativos

e institucionales que se vienen realizando en el sector

salud y la gran cantidad de recursos manejados por este

sector.

Es

de anotar, que como ustedes

mismos

dejaron

plasm

ado en el Informe de Auditoría vigencia 2007, esta

Contraloría no realizaba auditorias a los recursos del

sector salud, lo cual fue redireccionado y debidamente

atendido por esta entidad a partir de la vigencia 2008, lo

cual ameritó la vinculación de profesionales como los

economistas en cuestión, quienes han dado resultados

excelentes, tal como se evidencia en los informes y

hallazgos de auditoría, en los cuales ellos participaron.

De la m

isma m

anera, les manifiesto que la Contraloría

Departamental de Bolívar, tiene 111 sujetos de control,

sin contar instituciones educativas, y solo cuenta con 10

Profesionales de planta para labor auditora, lo cual

resulta realmente precario para ejercer un buen control.

Es así, como a nuestra llegada a la Contraloría vimos la

necesidad,

lo cual quedó plasm

ado en el Plan

Estratégico 2008-2011, de vincular personal profesional

e idóneo, para ampliar la cobertura y calidad en la

ejecución del PGA y m

ejorar la atención y trámite de

denuncias. Igualmente, ampliamos el número de líneas

de auditoría y su impacto, tales como la evaluación y


94

análisis de la asignación, distribución y ejecución de

recursos, tanto propios como del Sistema G

eneral de

Participaciones, mientras

que anteriormente sólo se

miraban

los

comprobantes

de

egresos,

que

correspondían sólo a una parte de la línea de ejecución

de recursos.

Por último, les informo que hemos ampliado cobertura

en el número de municipios

auditados, haciendo

presencia en más de 30 municipios de los 45 del

departamento, igualmente realizamos

auditoría a la

Secretaría de Salud Departamental y a varias ESE,S

Municipales, las

cuales

no habían sido objeto de

auditoría desde hace varios años. Así mismo, el

número de hallazgos trasladados, tanto fiscales, como

penales y disciplinarios, es m

uy superior a los que se

habían evidenciado en vigencias anteriores.

Por lo expuesto, considero que es por lo menos injusto,

que se cuestione la contratación de estos dos

profesionales altamente capacitados y con experiencia,

pues

considero que le han aportado mucho a la

institución para la mejora de sus resultados, como lo

pueden corroborar con quienes ellos han apoyado en la

labor de auditoría. Es más, considero que se requieren

más profesionales tanto del perfil de ellos que es muy

integral, como de otras profesiones que también hemos

contratado, para poder realizar una mejor labor de

control fiscal y con mayor cobertura, por ello en la

actualidad se está adelantando un estudio de perfiles,

cargas laborales, funciones, con el fin de presentar ante

la Honorable Asamblea Departamental una nueva

estructura orgánica para la contraloría más acorde a las

necesidades actuales de control y realista en la parte

presupuestal,

pues

como

ustedes

conocen

el

presupuesto de las contralorías territoriales está sujeto a

bruscas variaciones que dificultan planear a largo plazo,

y el gasto de personal de planta es por naturaleza

creciente e inflexible.

6

No se adoptó el plan de compras por

medio de un acto administrativo ni se La entidad ha venido adoptando el plan de compras a

través de acta debidamente firmada por el Comité de La Contraloría aceptó la observación por lo

tanto s

e m

an

tie

ne e

l h

all

azg

o.


95

hicieron las

modificaciones con esa

formalidad.

Compras, igual se hace cuando se modifica, sin

embargo, tendremos en cuenta su observación para que

se adopte por medio de resolución.

7

Co

ntr

overs

ias J

ud

icia

les

Por falta de cuidado en las carpetas de

las

controversias

de

vigencias

anteriores,

no

reposan

el

poder

otorgado por

el

nuevo Contralor

Departamental al asesor jurídico, ni

fotocopias

de las

piezas

procesales

más importantes con el fin de verificar

la gestión

de la defensa de los

intereses de la Contraloría.

Acogemos

la observación,

anexando en cada

expediente el poder y las fotocopias de las piezas

procesales más importantes que se hayan dado en

cada proceso.

La Contraloría tomará los

correctivos

al

respecto.

Se m

an

tien

e e

l h

all

azg

o.

8

Por falta de información no se reportan

las

cuantías

de las

Demandas

Contenciosas

Administrativas

al

Departamento de Contabilidad con el

fin de informar al área financiera.

Acogemos la observación, la oficina jurídica a partir de

la fecha, enviará un informe a contabilidad con las

demandas contenciosas adm

inistrativas debidamente

cuantificadas.

La Contraloría acoge la observación.

Se

man

tie

ne e

l h

all

azg

o.

9

Pro

ceso

Au

dit

or

Por dificultades en el recaudo de la

información en el trabajo de campo, por

demoras en la comunicación de los

informes de auditoria y por falta de

cuidado y

de compromiso,

no se

cumplieron los

tiempos

programados

para las etapas del proceso auditor,

especialmente los de comunicación de

informes, incumpliendo lo establecido

en el PGA de la vigencia 2008.

Esta situación siempre se ha venido presentando y

tenemos que tratar de buscar mecanismos para su

corrección, debido a que como se está enviando un

informe prelim

inar y esperar la respuesta o descargos de

este informe para realizar el definitivo, pero en la

mayoría de los municipios el correo demora demasiado

en llegar, tanto al municipio como la respuesta para

hacer el análisis, pero de todas maneras tenemos que

buscar los mecanismos para corregir esta observación.

Lo otro, es que nos hemos trazado unos PGA muy

ambiciosos y amplios, teniendo en cuenta la lim

itante de

personal que padecemos

y que nos

dificulta dar

cumplim

iento estricto a lo programado.

La entidad aceptó la observación.

Vale agregar que para la programación

adecuada del PGA es recomendable tener

en cuenta los factores reales de riesgo que

afectan la ejecución del mismo, entre los

cuales se encuentran las lim

itaciones de

personal y las dificultades en la entrega de

la correspondencia.

Se m

an

tien

e e

l h

all

azg

o.

10

La fase de planeación de las auditorías

–por falta de compromiso y disposición-

presenta debilidades, debido a que no

tienen en cuenta los resultados de la

revisión de las cuentas, ni identifican

procesos o subprocesos de mayores

riesgos, como insumos indispensables

para identificar los procesos o áreas de

mayor riesgo en las entidades vigiladas

Dentro de la fase de planeación si se tiene en cuenta la

rendición de la cuenta efectuada por los sujetos de

control, lo que sucede es que buscando mejorar la

calidad de las auditorias y la cobertura del control fiscal a

cargo de este ente, se han efectuado auditorias

especiales, donde se orienta la evaluación a los

Recursos del Sistema G

eneral de Participaciones, que

como todos sabemos son los que alim

entan en casi su

totalidad las

finanzas

municipales. Esto

lo hemos

La entidad no probó que la revisión de las

cuentas se incorpore efectivamente a las

auditorías que ejecutan.

Se m

an

tien

e e

l h

all

azg

o.


96

y como herramienta adecuada para

racionalizar

el

tiempo del

proceso

auditor; inobservando el

deber

de

ejercer la función pública con eficiencia

y eficacia tal como lo consagra el art.

209 de la CP.

efectuado, principalmente con el fin de optim

izar el poco

recurso humano que tiene la entidad en el proceso

auditor, para mejorar la calidad de los informes y de los

hallazgos

auditoria, como en efecto

sucedió, pero

consideramos que es sano hacer algunos ajustes para

mejorar.

11

Por negligencia y falta de control, no se

suscribieron planes de mejoramiento al

finalizar los ejercicios auditores con la

comunicación

de

los

informes

definitivos, incumpliendo el deber de

exigir la implementación de acciones

correctivas a los entes vigilados, según

lo establecido en el artículo 100 de la

Ley 42/93.

Consideramos

que no hubo negligencia ni falta de

control,

simplemente que por la dificultad de las

comunicaciones con los diferentes municipios, m

uchas

veces hay que esperar más del tiempo requerido para

que se presenten los planes de mejoramiento, porque no

se recibe oportunamente ni en la entidad controlada,

como

tampoco

nosotros,

pero

buscaremos

los

mecanismos para subsanar y mejorar esta situación.

Es necesario indicar, que a nuestra llegada a la CDB

encontramos que realmente hay un problema de falta de

rendición de cuentas e informes, así como de entrega de

planes de mejoramiento por parte de los sujetos de

control, por lo que se han adoptado medidas de control y

seguimiento para m

ejorar; igualmente realizamos en el

mes de febrero de este año una capacitación a los entes

sujetos de control sobre la importancia de rendir cuenta

y presentar los informes y planes de mejoramiento

oportunamente,

que considero han dado algún

resultado, si se tiene en cuenta que de las auditorias

ejecutadas

en el 2008, en este mismo año se

suscribieron siete planes de mejoramiento y en el 2009

veinticuatro.

La falta de control ha dado lugar a que

existan demoras e incumplim

iento de los

términos para la revisión y aprobación de

los planes de mejoramiento. La comisión de

auditoría encontró planes de m

ejoramiento

que son revisados 3 meses después de

presentados a la entidad. Esta situación es

preocupante si se tiene en cuenta que la

suscripción de los planes de m

ejoramiento

marca el inicio de los compromisos de los

funcionarios de las entidades para aplicar

correctivos

efectivos

y oportunos

a las

deficiencias detectadas.

Se m

an

tien

e e

l h

all

azg

o.

12

La subcontralora Lilia Castro Julio

participó en la auditoría practicada al

municipio de Cantagallo en calidad de

comisionada para realizar esa auditoría,

tal como consta en las Resoluciones

0140 y 0250, así como en la auditoria

practicada al municipio de M

agangué,

según el contenido de las Resoluciones

0203 y 0243 de 2008; al extralim

itar las

funciones que le fueron asignadas a su

Es necesario precisar que las comisiones otorgadas

mediante los citados actos administrativos no estaban

encaminadas a que la doctora Lilia Castro Julio, en su

calidad

de Subcontralora, realizara auditorias. Sin

embargo, se requirió su desplazamiento a los municipios

citados,

en

ejercicio

de

sus

funciones

como

Subcontralora por las siguientes razones:

Cuando iniciamos

la ejecución del PGA 2008, se

procedía por parte del Contralor, la Subcontralora o el

En la contradicción se afirma que la Sub

contralora no fue comisionada para realizar

actividades

de

auditora,

que

su

participación fue para la instalación del

trabajo

de

campo

y para

el

acompañamiento en m

esas de trabajo en

los municipios; sin embargo, en la parte

motiva de las Resoluciones no se dice que

el objeto de la comisión de la Sub contralora

era el de instalar

las

comisiones

de


97

cargo en la ordenanza 016 de 2006 y

las

estatutarias

consagradas

en el

manual de funciones de la entidad. En

otras palabras, la subcontralora realizó

actividades

que

están

asignadas

estatutariamente a los

profesionales


Profesional

Especializado de Control

Posterior

a

acompañar al grupo auditor designado a instalar y

presentar ante los entes vigilados el procesos auditor,

informando los objetivos y el alcance de la auditoria a

practicar. Este es un ejercicio sano y que se hace en

muchos entes de control,

entre ellos la Contraloría

General de la República, por lo cual no veo que se deba

hacer la afirmación de que estaba realizando auditoria,

sino simplemente cumpliendo una de sus funciones de

Subcontralora. Esto en cuanto a la Resolución No 0140

del 24 de abril de 2008

En relación a las Resoluciones No 0203, 0243 y 0250 de

2008, en estas se comisionó a la doctora Lilia Castro, en

su calidad de Subcontralora,

para que realizara

acompañamiento técnico

y seguimiento a dichos

procesos auditores, que valga decir, fueron de los más

complejos, por cuanto se trata de dos

entes

que

manejan un presupuesto importante dentro del

departamento, y como se dijo en una respuesta anterior,

apenas hasta el año pasado implementamos en la

Contraloría Departamental la evaluación a la asignación,

distribución y ejecución de recursos del SGP, etesa,

fosyga y de regalías, lo cual hacía necesario que se les

hiciera a los grupos auditores un acompañamiento, por

cuanto correspondía aplicar nuevas metodologías dentro

del proceso auditor, que como se anotó era nueva para

la Profesionales Auditores de la entidad, más no para la

doctora Lilia Castro, quien conoce el tema y tiene una

amplia experiencia en control fiscal y en proceso

auditor, en la Contraloría General de la República, en la

cual se viene m

anejando desde hace varios años las

líneas de auditoría implementadas en el 2008 en esta

contraloría, que se indicaron anteriormente.

Por lo anterior, consideramos

que la Subcontralora

estuvo comisionada en ejercicio de sus funciones, en

especial lo establecido en los numerales 3, 5, 8 y 11 del

Manual especifico de Funciones

aprobado por

la

auditorías en el trabajo de campo, tampoco

dicen que realizaría acompañamiento en

mesas de trabajo.

Aún más, en lo relacionado con la auditoría

al municipio de C

antagallo, se dice en el

escrito de descargos que su participación

fue para la instalación de la comisión de la

auditoría, lo cual no corresponde con el

contenido de la Resolución 0140 de 2008,

pues en ella se le comisiona para una labor

que demanda 4 días de labores, ni con el

contenido de la Resolución 0250 del mismo

año en la que se comisiona para una labor

de auditoría de 5 días en el municipio de

Cantagallo.

Respecto del acompañamiento al municipio

de Magangue, soportado, presuntamente

con las Resoluciones 203 y 243 de 2008,

tenemos que el contenido de ésta última no

corresponde con lo afirm

ado en los

descargos, debido a que en la parte motiva

de esa Resolución no se indica que el

objeto de la comisión haya sido para

realizar

acompañamiento en mesas

de

trabajo, o para dar a conocer los alcances y

parámetros del proceso auditor; lo cual si se

hizo en la Resolución 203 de 2008 donde

se indica que la Subcontralora va a realizar

seguimiento a la ejecución de la auditoría

que se realizaba en Magangué.

Se m

an

tien

e e

l h

all

azg

o.


98

Ordenanza No 16 de 2006.

13

Por falta de compromiso la Contraloría

Departamental de Bolívar no ejerce

control fiscal sobre sus entes vigilados

más

importantes,

representativos,

complejos o de mayor trascendencia en

el Departamento, generando ineficacia

en el control fiscal aplicado en el

departamento e impunidad por

los

malos

manejos

o deficiencias

en la

administración

de

los

recursos

estatales.

Creo que no se puede m

anifestar falta de compromiso,

por cuanto en el PGA de 2008 y en el de 2009 se

incluyeron casi todos los importantes del departamento.

Es así como se hizo el año pasado auditoría ante la

Secretaría

de

Salud

Departamental,

ente

muy

representativo del orden departamental, igualmente, se

hizo auditoria en Magangué, que es

el segundo

municipio del departamento después de Cartagena, en

el C

armen de Bolívar, en Cantagallo, ente que recibe los

mayores por Regalías en Bolívar, entre otros. En la

actual vigencia se auditó la Secretaría de Educación

Departamental,

IDERBOL, Fondo de Transporte y

Transito de Bolívar, entes representativos del orden

departamental. Igualmente, se adelanta auditoria en la

Universidad de Cartagena.

Considero además

que nuestra intención es

hacer

auditorias en todos los entes bajo nuestro control, sin

embargo, no tenemos

el personal ni los

recursos

suficientes para hacerlo. No obstante, tendremos en

cuenta esta observación para tratar de incluir siempre en

el PGA las entidades más representativas

En la vigencia 2008, la Contraloría no

realizó auditorías a sus principales entes

vigilados, tal como se dijo en el informe de

auditoría:

Universidad

de

Cartagena,

Iderbol,

Asamblea

Departamental,

Gobernación ni entidades descentralizadas

del nivel departamental. La cobertura sobre

los municipios es para resaltar, pero por las

limitaciones presupuestales y de personal,

se hace necesario priorizar el control fiscal

que se realiza en el departamento, a fin de

focalizarlo sobre los entes que presentan

mayor

complejidad, mayores

riesgos

o

deficiencias o que manejan presupuestos

mas representativos.

Se m

an

tien

e e

l h

all

azg

o.

14

En la configuración de los hallazgos,

por

falta

de

conocimiento,

de

capacitación y

deficiencias en las

mesas de configuración de hallazgos,

no se identifican con claridad las

causas con el fin de identificar con

claridad

las

acciones

correctivas

pertinentes,

inobservando

los

principios

de eficiencia del servicio

público establecido en el artículo 209

superior.

Aceptamos

la observación, indicando que se hace

necesario que los auditores profundicen más en el

análisis de los

hallazgos,

para lo cual

también

consideramos que se hace necesario una capacitación

con los funcionarios de Acciones Fiscales, para analizar

la configuración y estructuración de los mismos, debido

a que en la entidad existe un formato preestablecido que

contiene:

� Características del hallazgo

� Descripción de los hechos

� Donde y cundo sucedieron los hachos

� Normas presuntamente violadas

� Material probatorio

� Presunto responsables


Se

man

tie

ne e

l h

all

azg

o.


99

15

Por

falta de cuidado,

la auditoría

especial ejecutada a la Secretaría de

Salud Departamental fue realizada por

seis contratistas

designados

por

la

subcontralora, sustituyendo las labores

asignadas por la ordenanza 016 de

2006 y el manual de funciones de la

entidad a los auditores de la planta

ocupada de la entidad, vulnerando lo

dispuesto por el inciso 2 del artículo

267 de la CP y el artículo 31 de la ley

42 de 1993 y desatendiendo lo decidido

por la Honorable Corte Constitucional

en Sentencia C-374 del 24 de agosto

de 195, M.P. Antonio Barrera Carbonell.

El

PGA 2008 fue aprobado por

el

Contralor

Departamental de Bolívar, la Subcontralora y por el

Profesional Especializado de Control Posterior, los

cuales establecieron los procesos auditores a efectuar y

los funcionarios encargados para ejecutarlo. Fue así

como mediante el m

emorando No 220-072 expedido por

el Profesional Especializado de Control Posterior, se

designó como líder

de dicho proceso auditor

al

Profesional Universitario de Planta Alberto de la Barrera

Díaz, lo cual está ratificado en el oficio 100-361 dirigido

por el C

ontralor Departamental al G

obernador, en donde

le informa el inicio del proceso auditor, los objetivos y el

alcance.

Posteriormente, con el objeto de auditar unos procesos

de embargo de recursos contra la Secretaría de Salud

Departamental, algunos contratos específicos a raíz de


interior

de la Asamblea

Departamental sobre el tema de salud que también

trascendió en algunos medios de comunicación, y con el

fin de realizar algunos

procedimientos

de auditoría

especializados en el área de sistemas, fue necesario

ampliar los términos de ejecución de dicha auditoria, así

como asignar a unos contratistas idóneos para que

apoyaran dicha auditoria, por cuanto el resto

del

personal de planta auditor estaba en esos momento

adelantando auditoria en otras entidades.

Igualmente, le informo que gracias

a la ampliación

efectuada a la auditoria y la evaluación realizada con el

apoyo de los contratistas se dieron unos excelentes

resultados

de dicho

proceso,

determinándose 30

hallazgos


cuales

21 tienen


disciplinaria,

5 fiscales

y 4

penales.

En relación a la designación de los Profesionales para

apoyar las auditorias en algunos momentos que se

requiere, sean contratistas o de planta, en la entidad

De acuerdo con los soportes documentales

(memorando de encargo, oficios y actas) y

lo afirmado en el escrito de contradicción se

observó que en la Auditoría realizada a la

Secretaría

de

Salud

Departamental

participó el funcionario Elvis Yepes Yepes

de la planta ocupada de la entidad en

calidad de Coordinador.

Cabe aclarar que en el trabajo de campo no

fue posible determinar la existencia de

actas de m

esas de trabajo ni de oficios de

requerimiento de información en trabajo de

campo ni en la fase de planeación de la

auditoría.

En conclusión,

en el

proceso auditor

realizado sobre la Secretaría de Salud

Departamental participó un funcionario de la

planta

ocupada

de

la

Contraloría

Departamental en calidad de Coordinador,

por lo tanto se retira el hallazgo.

Se r

eti

ra e

l h

all

azg

o.


100

existe un procedimiento,

donde el

Contralor, el

Subcontralor y el Profesional Especializado de Control

Posterior evalúan el perfil requerido para los procesos a

auditar, y la disponibilidad de personal en ese momento,

y de acuerdo a ello, se procede a atender.

16

Co

ntr

ol

Fis

cal

Am

bie

nta

l Los

informes

de

las

auditorias

ambientales

por falta de

disposición

presentaron

deficiencias

en

su

elaboración, teniendo en cuenta que se

plasm

aron en forma general los hechos

encontrados,

inobservando

las

particularidades

propias

de

cada

entidad evaluada las cuales contribuyen

a la identificación de las falencias, la

elaboración de las acciones correctivas

y la posterior

verificación de su

cumplim

iento

por

parte

de

la

Contraloría.

Analizada la observación hecha en relación con la

inobservancia de las particularidades propias de cada

entidad, se procederá cuando así lo amerite a detallar

cada una de las

falencias, acciones

correctivas

y verificación de dichas acciones, partiendo de lo general y

aterrizando en lo anteriormente enunciado.

La entidad aceptó la observación contenida

en el hallazgo administrativo. Se le hará

seguimiento con el propósito de comprobar

su cumplim

iento.

Se m

an

tie

ne e

l h

all

azg

o.

17

Se presentaron deficiencias en la etapa

de planeación por falta de previsión

hecho que generó incumplim

iento de

los

tiempos

establecidos

siendo

necesario implementar acciones

que

permitan identificar la duración de las

diferentes etapas del proceso auditor

para su cumplim

iento.

En las auditorias de m

edio ambiente no hubo m

uchos

inconvenientes en el cumplim

iento de las etapas, por lo

que en la mayoría se cumplió, pero de todos modos se

tendrá en cuenta esta observación con el fin de cumplir

en su totalidad con el proceso de las auditorias de medio

ambiente.

Debido a que la Contraloría no desvirtúo

con sus

explicaciones

las

deficiencias

encontradas en la etapa de planeación,

se

man

tie

ne e

l h

all

azg

o.

18

Los papeles de trabajo de las auditorías

debido a la falta de compromiso de los

auditores

no

se

encuentran

organizados

adecuadamente y

en

algunos casos no se firman por quienes

en ellas intervienen incumpliendo los

fines de la gestión documental y las

normas de archivo, hecho que genera

desorganización en los soportes de las

auditorías ejecutadas.

Esta observación

se tendrá en cuenta, organizando

debidamente los documento que hacen parte de de la

auditorias.

La entidad aceptó la observación contenida

en el hallazgo administrativo.

Se m

an

tie

ne

el

hall

azg

o.

19

Co

ntr

ol

Fis

cal

al

Patr

imo

nio

Cu

ltu

ral

La C

ontraloría por falta de directrices

Para este año se programó esta auditoría, por lo cual se

empezó a recaudar la información necesaria, no

La Contraloría en su descargo no desvirtuó

el hallazgo; se verificará en el próximo


101

claras

no

ejecutó

auditorias

al

Patrimonio Cultural incumpliendo con

su función de vigilar el m

anejo de estos

recursos en el departamento de Bolívar

y generando incertidumbre sobre la

gestión fiscal adelantada.

obstante les debemos informar que se ha tenido mucha

dificultad para conseguir la información necesaria, sobre

todo por tratarse de varias vigencias.

ejercicio auditor que se haya ejecutado la

auditoria al patrimonio cultural que la

entidad programó para el año 2009.

Se m

an

tien

e e

l h

all

azg

o.

20

Co

ntr

ol

Fis

cal

a

los

Re

cu

rso

s

de

Salu

d

La Contraloría por falta de planeación

no audito el tema de gestión y resultado

de los servicio de salud a la población

Bolivarense

lo

que

genera

el

desconocimiento sobre el tem

a.

La Contraloría desde el año pasado incluyó dentro de su

PGA auditoria al sector salud, incluyendo la Secretaría

de Salud Departamental de Bolívar y algunas ESE

Municipales

y departamentales, así mismo en la

presente vigencia se cuenta en la auditoria ante salud

departamental

con un auditor

medico que está

evaluando este tema. No obstante en la programación

de los próximos PGA, se programaran auditorias en el

sector salud que evalúen esta línea específica.

La contraloría tomará los correctivos.

Se

man

tie

ne e

l h

all

azg

o.

21

Tra

sla

do

de h

all

azg

os

No se trasladaron en la vigencia

auditada, la totalidad de los hallazgos

reportados en la cuenta.

Por las

razones

expuestas en uno de los

puntos

anteriores, en donde la respuesta de los

informes

prelim

inares, no se reciben a tiempo porque el correo

demora demasiado y si no tenemos la certeza del

recibido, estos hallazgos se caen porque le violamos el

derecho a defensa y

debido proceso, por lo que

tendremos que buscar mecanismos para cumplir con el

tiempo establecido en el proceso auditor. No obstante,

les manifestamos que en la vigencia 2009 se dio el

traslado de los hallazgos que quedaron pendientes de

2008, a los diferentes organismos de control y acciones

Fiscales, tal

como se puede observar

en las

comunicaciones que se anexan al presente informe.

No

se a

cep

tan

las e

xp

lic

acio

nes d

ad

as

p

or

la

Co

ntr

alo

ría, debido a que el

resarcimiento del erario publico, se busca

es

a través

de los

diferentes

procesos

fiscales

(sancionatorio y

responsabilidad

fiscal) que aperture la entidad y esto se da a

través

de un oportuno traslado de los

hallazgos que se configuren en cada uno de

los procesos de auditoria que se realicen a

los entes bajo vigilancia y si bien es cierto

muchos

de esos

hallazgos

se han

trasladado durante la vigencia 2009,

también es cierto que durante la vigencia

fiscal 2008 fueron comunicados

varios

informes

definitivos

y los

hallazgos

que

quedaron en firme en cada una de ellas no

se trasladaron en la vigencia

Se m

an

tien

e e

l h

all

azg

o.

22

La Contraloría no lleva una carpeta

individual

para cada

uno de las

modalidades de los hallazgos (Fiscal,

Disciplinario y Penal).

La Contraloría no presentó descargos

sobre este

hallazgo.

No se presentaron contradicciones

por

parte de la Contraloría.

Se

man

tie

ne

el

hall

azg

o.

23

Part

icip

ació

n C

iud

ad

an

a

Por falta de planeación a la totalidad

Me permito informarles que este proceso ha venido

teniendo una m

ejora ostensible en su trámite, teniendo La entidad reconoce las debilidades en esta

área,

situación

que

esperamos

sea


102

de las quejas, denuncias y peticiones

no se les

realiza un seguimiento

periódico, para tener conocimiento del

estado de cada una de ellas y revisar

de esta forma si el impulso dado ha

sido el adecuado y efectivo.

en cuenta que las limitaciones de personal afectan a

ésta área, que desde el año pasado ha sido saturada por

una gran cantidad de denuncias, como resultado de la

motivación dada por esta dependencia a los ciudadanos

en los foros y actividades desarrolladas, lo que hace

difícil que se pueda realizar el seguimiento adecuado a

todas y cada una de las denuncias.

subsanada en la evaluación de la siguiente

vigencia.

Se m

an

tien

e e

l h

all

azg

o.

24

Ind

ag

acio

nes P

reli

min

are

s

Por falta de gestión los funcionarios

sustanciadores no imprimieron a todos

las

indagaciones

prelim

inares

el

impulso adecuado conllevando a que

algunas indagaciones prelim

inares se

decidiera meses

después de los

estipulados por el art. 39 de la Ley 610

del 2000.

Si es cierto, algunas indagaciones superaron el término

legal pero a la presente fecha todas se encuentran

totalmente terminadas

pasando unas

a proceso de

responsabilidad fiscal y otras finiquitadas con auto de

archivo.

Se acota que dicho incumplim

iento se obedeció a las

cargas de trabajo que superan la premediación normal

de actuaciones

que cada profesional universitario

comisionado debe adelantar.

Gracias a los planes de m

ejoramiento implementados

como mecanismo de control interno se ha normalizado la

situación lo que permite que en adelante no se incumpla

dicho término.

La Contraloría tomará los correctivos.

Se

man

tie

ne e

l h

all

azg

o.

25

Pro

ceso

s d

e R

esp

on

sa

bil

idad

Fis

cal.

Por falta de cuidado el funcionario

sustanciador no allega al proceso las

pruebas relacionadas en los traslados

de los hallazgos.

El hallazgo se traslada al proceso con sus soportes y así

se hace constar en el auto de apertura de proceso, en

términos generales. Para mejoramiento se acoge el

criterio de la auditoria integral en el sentido que en

adelante se relacionaran cada una de las

pruebas

documentales que hacen parte de los soportes del

proceso, pues ello redundaría en una mejor garantía del

derecho de defensa de los vinculados como presuntos

responsables.

La Contraloría tomará los

correctivos

relacionando las pruebas trasladas en el

hallazgo, las cuales se harán valer en el

proceso de responsabilidad fiscal.

Se

man

tie

ne e

l h

all

azg

o.

26

El funcionario sustanciador por falta de

cuidado no anexa al proceso la copia

de la entrega del soporte de la guía con

la cual se envía la citación para que el

presunto

implicado

se

notifique

personalmente, y en caso de no hacerlo

se continúe con el trámite para la

notificación por edicto.

Es verdad, en casos muy particulares no se encontró

allegada a la actuación la guía de correo que da cuenta

del envío y

recibo de la citación o

comunicación

procesal, no obstante, es una sugerencia que será

también tenida en cuenta para que en adelante se le de

estricto cumplim

iento, para evitar nulidades que puedan

generarse traumatismos en el discurrir del proceso.

La Contraloría tomará los correctivos.

Se

man

tie

ne e

l h

all

azg

o.

27

Pro

ceso

s S

an

cio

na

tori

os

Son casos excepcionales en los que se ha omitido


Se


103

El

auto

de

apertura

de

las

investigaciones

sancionatorias

no

identificó con claridad a los presuntos

responsables como personas naturales,

ni

advirtió a éstos que pueden

presentar

o pedir pruebas

con la

presentación de los

descargos, en

cumplim

iento al principio del debido

proceso administrativo; dando lugar a

confusión

sobre

los

presuntos

investigados y a causales de nulidad

por no permitirle a aquellos aportar o

pedir pruebas.

identificar en debida forma a los presuntos responsables,

sin embargo,

implementaremos

un mejoramiento

respecto de esta situación, adoptándose el correctivo

desde el mismo memorando de antecedentes

que

remiten las

otras

dependencias

de la Contraloría

Departamental de Bolívar, evitando con ello posibles

traumatismos

en cuanto a la individualización del

procesado. En igual forma, se procederá respecto a la

indicación de la facultad

de aportar pruebas

y la

información expresa respecto del término para ser

aportadas o allegadas al proceso por el procesado.

man

tie

ne e

l h

all

azg

o.

28

La tasación de las multas impuestas

por la Contraloría no tuvo en cuenta

circunstancias

excluyentes

o

atenuantes

como

la

colaboración

mostrada por

el

investigado para

presentar la información, eventos de

fuerza

mayor

o

caso

fortuito,

importancia o trascendencia de

la

información que no fue presentada o se

hizo incompleta o extemporáneamente,

reincidencia o no del

investigado,

gravedad de la falta por conducta

dolosa o culposa; desatendiendo el

principio

del

debido

proceso

administrativo,

dando

lugar

a

la

ocurrencia de causales

de nulidad

procesal.

Son casos muy puntuales en los que no se ha tenido en

cuenta la ocurrencia de los posibles factores legales

que inciden en la tasación de las multas o la valoración

de posibles causales de exclusión de responsabilidad o

atenuantes, no obstante, se acoge favorablemente la

sugerencia de la auditoria integral en el sentido que en

cada uno de los procesos, sin excepción, se proceda a

dar valoración estricta de dichos factores y se tenga en

cuenta los factores de exclusión o atenuación de la

sanción.


Se

man

tie

ne e

l h

all

azg

o.

29

Pro

ceso

s C

oacti

vo

Existen mandamientos

de pago sin

notificar con m

ás de tres años desde

que quedaron ejecutoriados y procesos

con más

de cinco años desde que

fueron notificados los mandamientos de

pago sin que se haya producido el

recaudo efectivo y

total

de las

obligaciones y en los que no existen

acuerdos de pago vigentes; situaciones

Señala la auditoria que existen 86 mandamientos de

pago que no se han notificado de los

cuales

16

corresponden a títulos de recaudo de los años 2000 a

2004, afirmación que no coincide con el examen de los

expedientes pues se evidencia que en 2004 se realizó la

publicación de un edicto en el cual se citaba a los

deudores desde el proceso 001 al 213 para que se

notificaran del mandamiento de pago y luego fueron

notificados quienes no comparecieron, por medio de

curadores

ad litem,

los

mandamientos

de pago

La Contraloría no desvirtuó probatoriamente

lo detectado por la comisión de auditoría en

la revisión de la cuenta y confirmado por la

misma en el trabajo de campo; es decir, no

desvirtuó

que

existieran

un

número

significativo de mandamientos de pagos de

más de 5 años sin que se haya producido

recaudo alguno, ni que se hayan realizados

gestiones

adecuadas

para obtener

el

recaudo de tales obligaciones.


104

generadas por sobrecarga laboral de

los 2 funcionarios responsables de los

605 procesos

de cobro coactivo,

además por y falta de compromiso para

impulsar

oportunamente

estos

procesos; inobservando lo consagrado

en el artículo 209 de la C. P.

subsiguientes del 214 al 620 fueron notificados algunos

personalmente, por conducta concluyente y otros a

través

de curadores

ad litem. Efectivamente los

mandamientos

de

pago

fueron

notificados,

las

averiguaciones de bienes se realizaron en un numero de

111.096 oficios de solicitud de bienes que supera en

más del 200% lo que se hizo en el año anterior, sobre

inmuebles,

automotores,

vinculación

laboral,

establecimientos de comercio y enviamos oficios de

cobro persuasivo, pero ni aun con todo este despliegue

de gestiones ha sido posible conseguir bienes sobre los

cuales aplicar las medidas cautelares ni persuadirlos de

realizar

acuerdos

de

pago.

La

costumbre

de

insolventarse para soslayar el cumplim

iento de las

obligaciones de parte de algunos funcionarios públicos

hace nugatoria cualquier gestión.

Cabe anotar, que en la actualidad esta área ha sido

fortalecida con

recurso humano, consistente en 2

profesionales

del derecho, quienes

se encuentran

vinculados mediante contrato y han apoyado el proceso

coactivo en la presente vigencia.

Continúan diciendo que

el

cumplim

iento de los

parámetros

y disposiciones legales

aplicables

a los

proceso de cobro coactivo fue deficiente debido a que:

•

So

lo

se

su

scri

bie

ron

5

acu

erd

os

de

pa

go.

Podemos señalar que los acuerdos de pago

son actuaciones

que se inician con la

manifestación de la voluntad de pagar el

deudor, lo cual no depende del funcionario

responsable del cobro coactivo.

•

Arc

hiv

aro

n o

nc

e (

11)

pro

ceso

s p

or

med

io d

e

la f

igu

ra d

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evo

ca

tori

a D

irecta

afe

cta

nd

o

ob

lig

acio

nes

po

r va

lor

su

peri

or

a

los

$160.0

00

mil

es . Es preciso señalar que las

Revocatorias

Directas

no

fueron decisiones

tomadas en Jurisdicción Coactiva y en esta

Afirman haber notificado la totalidad de los

mandamientos de pago, pero no aportaron

las

pruebas

documentales, este hecho

resulta contradictorio con

la información

rendida en la cuenta de la vigencia 2008 y

con lo encontrado por la comisión de

auditoría en el trabajo de campo.




de

auditoría,

pues

el

recaudo

es



a precisamente, las

deficiencias en la


procesos






Se m

an

tien

e e

l h

all

azg

o.


105

división, por haber desaparecido de la vida

jurídica el titulo ejecutivo, se procedió a decretar

el archivo de los procesos afectados con esta

medida.

•

Las

med

idas

cau

tela

res

decre

tad

as

no

se

p

racti

can

ni

se r

eq

uie

re a

lo

s p

ag

ad

ore

s y

te

so

rero

s

para

co

nfi

rmar

su

cu

mp

lim

ien

to.

Sobre m

edidas cautelares nos referimos en el

primer punto, pero es preciso señalar que en la

mayoría de los casos cuando el titulo ejecutivo

llega a jurisdicción coactiva para cobro ya estos

funcionarios no laboran en la entidad afectada.

Sin embargo se denunció ante la procuraduría

a seis (6) funcionarios

por no aplicar las

medidas cautelares.

•

No se ha cumplido con

la notificación

de

dieciséis mandamientos de pago que presentan

mas de 5 años desde la ejecutoriedad de los

títulos de recaudo, por lo que se recomienda

estudiar

la aplicación de

la figura de la

remisibilidad consagrada en el artículo 820 del

Estatuto Tributario. N

o señala la auditoria el

radicado de los procesos que supuestamente

no tienen el mandamiento de pago notificado,

pero analizando la cuenta y los expedientes

encontramos

casos

en los

cuales

la casilla

correspondiente a notificaciones

no está

diligenciada pues al habérsele decretado una

medida de revocatoria directa se procedió a su

archivo y fueron excluidos del proceso de

notificación, lo mismo que quienes se acercaron

a realizar pago total fueron archivados.

A continuación relacionamos los procesos que no tienen

fecha de notificación en la

cuenta

rendida

en

2008 y que están en las anteriores condiciones, los otros

corresponden a vigencias anteriores que por problemas

técnicos no fueron dados de baja al rendir la cuenta de

2008:


106

RE

LA

CIO

N

DE

P

RO

CE

SO

S

QU

E

NO

A

PA

RE

CE

N

CO

N F

EC

HA

DE

NO

TIF

ICA

CIO

N

V

IGE

NC

IA

2008.

Proceso

Nom

bre y Apellidos

Fecha

Asuntos

Realizados

258

Salin Hadechines

Caja

Nº 7

Archivado 19-08-

08

313

Carlos Quezada

Caja

Nº 3

Archivado 23-02-

08

325

José Orozco Ariza

Caja

Nº 7

Archivado 15-05-

08

384

Edesio

Fonseca

Soto

Caja

No. 7

Archivado 25-06-

08

409

Pedro Pérez

30-07-

08

Archivado

423

Cadir

Ibañez

Franco

03-04-

08

Archivado

439

Juan

A.

Perez

Vargas

20-10-

08

Archivado

451

Betina Julio

Caja

No. 7

Archivado 23-07-

08

452

Eloy Taborda

26-03-

08

Archivado

466

Rogelio Diaz

Caja

No. 7

Archivado 18-06-

08

484

Manuel Arrieta

Archivado 26-02-

08

512

Heriberto Urrego

Caja

No. 7

Archivado 15-12-

08

535

Mario del Castillo

Caja

No. 7

Revocatoria

562

Heriberto Urrego

15-12-

08

Pago Total

583

Danis M. Salcedo

2008-

08-05

Revocatoria

Directa

590

Alfredo del Rio

26-02-

08

Revocatoria

Directa

602

Laissa Eljaiek

26-06-

08

Pago Total

604

Elsy Peña Barrios

08-04-

08

Revocatoria

Directa

608

Zenaida Vargas

15-10-

Pago Total


107

643

Prospero Carbonell

Blanco

27-08-

08

Revocatoria

Directa

•

Señalan que en el proceso 057 se reportó notificado

en la cuenta el día 22

de agosto de 2008,

verificando en la cuenta y

en el expediente

respectivo encontramos que la fecha de notificación

corresponde a 2

2 d

e a

go

sto

de 2

002 notificado por

curador ad litem.

Con respecto a los procesos aperturados, se pudo

verificar con el libro radicador de procesos que se

aperturaron 51 durante esa vigencia.

30

El impulso de los procesos coactivos no

fue eficiente en la vigencia 2008,

debido a que las medidas cautelares

no se practican, la mayor parte de los

estudios de bienes no son atendidos

por las

entidades

requeridas

ni son

reiterados por parte de la entidad, la

gestión para la suscripción de acuerdos

de pago no fue eficiente, incumpliendo

el deber de actuar con eficiencia en el

ejercicio de la función pública tal como

lo establece el artículo 209 de la CP;

generando con ello descuido en el

recaudo de obligaciones por más de

$5.556.000.000.

Es preciso señalar que si bien el recaudo es bajo,

también

es

cierto

que

este

ha

mejorado

ostensiblemente pasando de $15.000.000.oo en el 2007

a $50.000.000.oo en el 2008 que representa un 300%

mas, igualmente pasamos de un indicador de recaudo

de 0.04% a 0.19%, lo cual indica que si bien el recaudo

es bajo, también es cierto que hemos mejorado. Ahora

hay que tener en cuenta que la debilidad en el recaudo

de la cartera es una situación que afecta a todas las

contralorías del país por la “insolvencia” provocada para

evadir el cumplim

iento de las obligaciones de m

uchos

deudores. Otro motivo que incide en que a pesar que ha

ido mejorando cada año se vea bajo el recaudo se debe

a que en la División de Jurisdicción Coactiva la cartera

es

muy

abultada, por lo cual y

de acuerdo a la

normatividad vigente se ha procedido a la conformación

de los

Comités

de

Normalización de

Cartera y

de

Sostenibilidad Contable con los

cuales

estamos

trabajando el tema de la remisibilidad. Además en estos

momentos la entidad está realizando una afiliación a la

Cifin con el fin de poder realizar las consultas necesarias

para la aplicación de la figura de la remisibilidad, y poder

detectar así m

ismo donde tienen dineros y poder librar

medidas cautelares sobre ellos, lo mismo que identificar

el último lugar de residencia reportado y línea telefónica.

Este servicio que prestará Cifin también estará a




de

auditoría,

pues

el

recaudo

es



a precisamente, las

deficiencias en la


procesos






Se m

an

tien

e e

l h

all

azg

o.


108

disposición de la División de Acciones Fiscales para que

dentro de los procesos que adelanten puedan también

decretar medidas cautelares y de esta manera evitar que

cuando el proceso llegue a Jurisdicción Coactiva ya los

funcionarios

no

se encuentren laborando y

estén

insolventes. Por lo anterior esperamos en el primer

trimestre de 2010 estar saneando la cartera lo que nos

permitirá mostrar mayor eficiencia.


109

7. RELACIÓN DE HALLAZGOS DETERMINADOS EN EL PROCESO AUDITOR

BREVE DESCRIPCION PRESUNTOS

RESPONSABLES PRESUNTO

DETRIMENTO NORMAS

INFRINGIDAS HALLAZGOS DISCIPLINARIOS

1

Contratación La Contraloría suscribió las Ordenes de servicios Nos 042 y 055, en donde se contrato a dos economistas cuyo objeto del contrato fue la realización de auditorias que se programaron en el PGA de la vigencia 2008, siendo que en la Planta de personal de la entidad existen siete (7) funcionarios con el mismo perfil profesional inclusive adscritos en la dependencia de Control Posterior en calidad de auditores.

Fabián Ochoa Sánchez, Contralor Departamental de Bolívar.

Artículo 32 de la Ley 80/93 y las normas de austeridad en el gasto público especialmente el artículo 3 del Decreto 2209/98.

2

Proceso Auditor La subcontralora Lilia Castro Julio participó en la auditoría practicada al municipio de Cantagallo en calidad de comisionada para realizar esa auditoría, tal como consta en las Resoluciones 0140 y 0250, así como en la auditoria practicada al municipio de Magangué, según el contenido de las Resoluciones 0203 y 0243 de 2008; incurriendo en la presunta falta disciplinaria descrita en el numeral 1º del artículo 35 de la Ley 734 de 2002, al extralimitar las funciones que le fueron asignadas a su cargo en la Ordenanza 016 de 2006 y las estatutarias consagradas en el manual de funciones de la entidad. En otras palabras, la subcontralora realizó actividades que están asignadas estatutariamente a los profesionales

Lilia Castro Manga, Subcontralora.

Numeral 1º del artículo 35 de la Ley 734 de 2002, Ordenanza 016 de 2006 y las estatutarias consagradas en el manual de funciones.


110


3

Proceso de Jurisdicción Coactiva Existen dieciséis (16) mandamientos de pago cuyos títulos de recaudos quedaron ejecutoriados en los años 2000 a 2004 por mas de $56.000.000 que no se han notificado, así como 58 mandamientos de pago notificados desde los años 1999 a 2004 por más de $5.500.000 (miles) sin que se haya producido el recaudo efectivo de las obligaciones por deficiencias en el impulso de los mismos, tampoco existe prueba en los expedientes sobre la práctica las medidas cautelares; es decir, que la entidad no ha mostrado una adecuada gestión frente al cobro de más de $5.556.000 (miles), lo cual constituye presunto incumplimiento a los deberes consagrados en los numerales 1 y 2 del artículo 34 de la Ley 734 de 2002, en cabeza del Jefe de Jurisdicción Coactiva.

Carlos Lambis Chadid, Jefe de Jurisdicción Coactiva.

Numerales 1 y 2 del artículo 34 de la Ley 734 de 2002,

HALLAZGOS PENALES

1

Por una queja anónima esta Gerencia atendió unos hechos en los que está implicada la Subcontralora Departamental de Bolívar Lilia Castro Julio, relacionados con presuntos hechos de extorsión y cohecho que involucran a funcionarios de la alcaldía de Cantagallo, Mahates, y la ESE de ese mismo municipio, así como de los municipios de Santa Catalina, San Juan Nepomuceno, Zambrano, El Guamo, Santa Catalina y Calamar, por lo que se dará

Lilia Castro Manga, Sub contralora.

Numeral 1º del artículo 35 de la ley 734 de 2002, Ordenanza 016 de 2006 y las estatutarias consagradas en el manual de funciones.


111

traslado a la Fiscalía Seccional de Bolívar.

HALLAZGOS ADMINISTRATIVOS DEFICIENCIAS PROCESO AREA RESPONSABLE

1

Control Interno Por falta de planeación la oficina asesora de control interno no incluye en sus actividades a desarrollar dentro de la vigencia la realización de visitas internas, para ejercer un control más efectivo en el seguimiento de las tareas que realiza cada una de las dependencias de la entidad.

Control Interno. Oficina Asesora de Control Interno.

Luis Anchique, Jefe Oficina Asesora de Control Interno.

2

Contabilidad. Por falta de diligencia no se ha depurado en su totalidad el rubro de Deudores, como lo establece el régimen de Contabilidad.

Contabilidad y Tesorería.

Administrativa y Financiera.

Gabriel Miranda Contador, Ariel Herrera Guerrero Jefe Administrativo y Financiero Luis Simarra Torres Tesorero General.

3

Talento Humano Las carpetas no se encuentran organizadas en forma de libro, de tal manera que las actuaciones que se vayan surtiendo sean los últimos folios.

Talento Humano. Despacho Subcontraloría.

Lilia Castro Julio, Subcontralora Departamental.

4

Contratación La Contraloría suscribió las órdenes de servicios Nos 042 y 055, en donde se contrato a dos economistas cuyo objeto del contrato fue la realización de auditorias que se programaron en el PGA de la vigencia 2008, siendo que en la Planta de personal de la entidad existen siete (7) funcionarios con el mismo perfil profesional inclusive adscritos en la dependencia de Control Posterior en calidad de auditores.

Contratación. Despacho del Contralor.


5 No se adoptó el plan de compras por medio de un acto

Contratación. Despacho del Contralor.

Fabián Ochoa Sánchez,


112

administrativo ni se hicieron las modificaciones con esa formalidad.

Contralor Departamental de Bolívar.

6

Controversias Judiciales Por falta de cuidado en las carpetas de las controversias de vigencias anteriores, no reposan el poder otorgado por el nuevo Contralor Departamental al asesor jurídico, ni fotocopias de las piezas procesales más importantes con el fin de verificar la gestión de la defensa de los intereses de la Contraloría.

Controversias Judiciales.

Oficina Asesora Jurídica.

Edgar Mendoza Saleme, Asesor Jurídico

7

Por falta de información no se reportan las cuantías de las Demandas Contenciosas Administrativas al Departamento de Contabilidad con el fin de informar al área financiera.

Controversia Judiciales

Oficina Asesora Jurídica

Edgar Mendoza Saleme, Asesor Jurídico.

8

Proceso Auditor Por dificultades en el recaudo de la información en el trabajo de campo, por demoras en la comunicación de los informes de auditoria y por falta de cuidado y de compromiso, no se cumplieron los tiempos programados para las etapas del proceso auditor, especialmente los de comunicación de informes, incumpliendo lo establecido en el PGA de la vigencia 2008.

Proceso Auditor. Subcontraloría y División de

Control Posterior.

Lilia Castro Manga, Sub contralora y Abel Herrera Ramos, Director de Control Posterior.

9

La fase de planeación de las auditorías –por falta de compromiso y disposición- presenta debilidades, debido a que no tienen en cuenta los resultados de la revisión de las cuentas, ni identifican procesos o subprocesos de mayores riesgos, como insumos indispensables para identificar los procesos o áreas de mayor riesgo en las entidades vigiladas y como herramienta adecuada para


Control Posterior.



113

racionalizar el tiempo del proceso auditor; inobservando el deber de ejercer la función pública con eficiencia y eficacia tal como lo consagra el art. 209 de la CP.

10

Por negligencia y falta de control, no se suscribieron planes de mejoramiento al finalizar los ejercicios auditores con la comunicación de los informes definitivos, incumpliendo el deber de exigir la implementación de acciones correctivas a los entes vigilados, según lo establecido en el artículo 100 de la Ley 42/93.


Control Posterior.


11

La subcontralora Lilia Castro Julio participó en la auditoría practicada al municipio de Cantagallo en calidad de comisionada para realizar esa auditoría, tal como consta en las Resoluciones 0140 y 0250, así como en la auditoria practicada al municipio de Magangué, según el contenido de las Resoluciones 0203 y 0243 de 2008; al extralimitar las funciones que le fueron asignadas a su cargo en la ordenanza 016 de 2006 y las estatutarias consagradas en el manual de funciones de la entidad. En otras palabras, la subcontralora realizó actividades que están asignadas estatutariamente a los profesionales universitarios código 219, grado 09.


Control Posterior.


12

Por falta de compromiso la Contraloría Departamental de Bolívar no ejerce control fiscal sobre sus entes vigilados más importantes, representativos, complejos o de mayor trascendencia en el Departamento, generando ineficacia en el control fiscal aplicado en el departamento e

Proceso Auditor. Despacho del Contralor,

Subcontraloría y División de

Control Posterior.

Fabian Ochoa Sánchez, Contralor Departamental, Lilia Castro Manga, Sub contralora y Abel Herrera Ramos, Director de Control Posterior.


114

impunidad por los malos manejos o deficiencias en la administración de los recursos estatales.

13

En la configuración de los hallazgos, por falta de conocimiento, de capacitación y deficiencias en las mesas de configuración de hallazgos, no se identifican con claridad las causas con el fin de identificar con claridad las acciones correctivas pertinentes, inobservando los principios de eficiencia del servicio público establecido en el artículo 209 superior.


Control Posterior.


14

Control Fiscal Ambiental Los informes de las auditorias ambientales por falta de disposición presentaron deficiencias en su elaboración, teniendo en cuenta que se plasmaron en forma general los hechos encontrados, inobservando las particularidades propias de cada entidad evaluada las cuales contribuyen a la identificación de las falencias, la elaboración de las acciones correctivas y la posterior verificación de su cumplimiento por parte de la Contraloría.

Proceso Auditor. División de Control Posterior y auditores.

Abel Guerrero Ramos, Jefe de División y auditores.

15

Se presentaron deficiencias en la etapa de planeación por falta de previsión hecho que generó incumplimiento de los tiempos establecidos siendo necesario implementar acciones que permitan identificar la duración de las diferentes etapas del proceso auditor para su cumplimiento.

Proceso Auditor. Despacho del Contralor

Departamental, División de

Control Posterior y auditores.

Fabián Ochoa Sánchez, Contralor Departamental de Bolívar, Abel Guerrero Ramos, Jefe de División y auditores.

16

Los papeles de trabajo de las auditorías debido a la falta de compromiso de los auditores no se encuentran organizados adecuadamente y en algunos casos no se firman por quienes en ellas intervienen

Proceso Auditor. División de Control Posterior y auditores.

Abel Guerrero Ramos, Jefe de División y auditores.


115

incumpliendo los fines de la gestión documental y las normas de archivo, hecho que genera desorganización en los soportes de las auditorías ejecutadas.

17

Control Fiscal al Patrimonio Cultural La Contraloría por falta de directrices claras no ejecutó auditorias al Patrimonio Cultural incumpliendo con su función de vigilar el manejo de estos recursos en el departamento de Bolívar y generando incertidumbre sobre la gestión fiscal adelantada.



Control Posterior.

Fabián Ochoa Sánchez, Contralor Departamental de Bolívar y Abel Guerrero Ramos, Jefe de División.

18

Control Fiscal a los Recursos de Salud La contraloría por falta de planeación no audito el tema de gestión y resultado de los servicio de salud a la población Bolivarense lo que genera el desconocimiento sobre el tema.



Control Posterior.

Fabián Ochoa Sánchez, Contralor Departamental de Bolívar y Abel Guerrero Ramos, Jefe de División.

19

Traslado de hallazgos No se trasladaron en la vigencia auditada, la totalidad de los hallazgos reportados en la cuenta.

Proceso Auditor. Despacho del Contralor.


20

La Contraloría no lleva una carpeta individual para cada uno de las modalidades de los hallazgos (Fiscal, Disciplinario y Penal).

Proceso Auditor. Despacho del Contralor.


21

Participación Ciudadana Por falta de planeación a la totalidad de las quejas, denuncias y peticiones no se les realiza un seguimiento periódico, para tener conocimiento del estado de cada una de ellas y revisar de esta forma si el impulso dado ha sido el adecuado y efectivo.

Participación Ciudadana.

Subcontraloria. Lilia Castro Julio, Subcontralora Departamental.

22

Indagaciones Preliminares Por falta de gestión los funcionarios sustanciadores no imprimieron a todos las indagaciones preliminares el

Indagaciones preliminares.

División de Acciones Fiscales.

Carlos García Marrugo, Jefe División de Acciones Fiscales.


116

impulso adecuado conllevando a que algunas indagaciones preliminares se decidiera meses después de los estipulados por el art. 39 de la Ley 610 del 2000.

23

Procesos de Responsabilidad Fiscal. Por falta de cuidado el funcionario sustanciador no allega al proceso las pruebas relacionadas en los traslados de los hallazgos.

Proceso de Responsabilidad

Fiscal.



24

El funcionario sustanciador por falta de cuidado no anexa al proceso la copia de la entrega del soporte de la guía con la cual se envía la citación para que el presunto implicado se notifique personalmente, y en caso de no hacerlo se continúe con el trámite para la notificación por edicto.

Proceso de Responsabilidad

Fiscal.



25

Procesos Sancionatorios El auto de apertura de las investigaciones sancionatorias no identificó con claridad a los presuntos responsables como personas naturales, ni advirtió a éstos que pueden presentar o pedir pruebas con la presentación de los descargos, en cumplimiento al principio del debido proceso administrativo; dando lugar a confusión sobre los presuntos investigados y a causales de nulidad por no permitirle a aquellos aportar o pedir pruebas.

Procesos Sancionatorios.

Investigaciones Fiscales.

Carlos García Marrugo, Director de Responsabilidad Fiscal.

26

La tasación de las multas impuestas por la Contraloría no tuvo en cuenta circunstancias excluyentes o atenuantes como la colaboración mostrada por el investigado para presentar la información, eventos de fuerza mayor o caso fortuito, importancia o trascendencia de la información que no fue

Procesos Sancionatorios.


Carlos García Marrugo, Director de Responsabilidad Fiscal.


117

presentada o se hizo incompleta o extemporáneamente, reincidencia o no del investigado, gravedad de la falta por conducta dolosa o culposa; desatendiendo el principio del debido proceso administrativo, dando lugar a la ocurrencia de causales de nulidad procesal.

27

Procesos Coactivo Existen mandamientos de pago sin notificar con más de tres años desde que quedaron ejecutoriados y procesos con más de cinco años desde que fueron notificados los mandamientos de pago sin que se haya producido el recaudo efectivo y total de las obligaciones y en los que no existen acuerdos de pago vigentes; situaciones generadas por sobrecarga laboral de los 2 funcionarios responsables de los 605 procesos de cobro coactivo, además por y falta de compromiso para impulsar oportunamente estos procesos; inobservando lo consagrado en el artículo 209 de la C. P.

Procesos Coactivos.


Nohora Pacheco Ortiz, Profesional de Jurisdicción Coactiva y Fabian Ochoa Sánchez Contralor Departamental de Bolívar.

28

El impulso de los procesos coactivos no fue eficiente en la vigencia 2008, debido a que las medidas cautelares no se practican, la mayor parte de los estudios de bienes no son atendidos por las entidades requeridas ni son reiterados por parte de la entidad, la gestión para la suscripción de acuerdos de pago no fue eficiente, incumpliendo el deber de actuar con eficiencia en el ejercicio de la función pública tal como lo establece el artículo 209 de la CP; generando con ello descuido

Procesos Coactivos.


Nohora Pacheco Ortiz, Profesional de Jurisdicción Coactiva y Fabian Ochoa Sánchez Contralor Departamental de Bolívar


118

en el recaudo de obligaciones por más de $5.556.000.000.

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