1000 despacho del secretario conceptos...
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Hoja 1 de 158
PROCEDIMIENTOS
Dependencia Serie Subserie Proceso ProcedimientoArchivo de
Gestion
Archivo
CentralCT E MT S
10000 19 CONCEPTOS
10000 19 01 Conceptos PCD-JU-SI-139 2 3 X
Una vez la documentacion pierda
todos sus valores primarios y de
retencion, se puede proceder a su
selección que se realizara con la
conservacion de una muestra de
acuerdo al protocolo de
transferencia establecido por la
Direccion Archivo de Bogota.
10000 Solicitud externa del concepto sobre iniciativa
10000Oficio informando a la entidad solicitante la no
emisión de concepto porte de la Secretaria
10000Oficio remisorio con concepto adjunto, del jefe
de la dependencia competente.
10000 Formato unico por emisión de conceptos
10000Oficio remisorio con concept adjunto, del jefe
de la dependencia competencia al delegado
del despacho.
10000 Concepto firmado por la (el) Secretario(a)
10000 45 INFORMES
10000 45 34 Informes entes de Control PCD-JU-SI-139 2 3 X
Una vez la documentacion pierda
todos sus valores primarios y de
retencion, se puede proceder a su
selección que se realizara con la
conservacion de una muestra de
acuerdo al protocolo de
transferencia establecido por la
Direccion Archivo de Bogota.
10000 Peticion con radicado de correspondencia
10000Direccionamiento para respuestas a organos
de copntrol politico
10000 Oficio de Traslado
Formato Tabla de Retencion Documental
ENTIDAD PRODUCTORA: SECRETARIA DISTRITAL DE INTEGRACION SOCIAL
OFICINA PRODUCTORA: Fecha Aprobación Comité de Gestión Documental:
1000 DESPACHO DEL SECRETARIO
CODIGO SUBSISTEMA DE GESTION DE CALIDAD RETENCION (años)DISPOSICION
FINALSERIE SUBSERIE Y TIPOS
DOCUMENTALES
Hoja 2 de 158
PROCEDIMIENTOS
Dependencia Serie Subserie Proceso ProcedimientoArchivo de
Gestion
Archivo
CentralCT E MT S
Formato Tabla de Retencion Documental
ENTIDAD PRODUCTORA: SECRETARIA DISTRITAL DE INTEGRACION SOCIAL
OFICINA PRODUCTORA: Fecha Aprobación Comité de Gestión Documental:
1000 DESPACHO DEL SECRETARIO
CODIGO SUBSISTEMA DE GESTION DE CALIDAD RETENCION (años)DISPOSICION
FINALSERIE SUBSERIE Y TIPOS
DOCUMENTALES
10000 Oficio de respuesta al peticionario (Opcional)
10000 Oficio de traslado
10000 Respuesta consolidada
10000 Respuesta Verificada
10000Respuesta radicada ante los organos de
control politico.
10000Respuesta digitalizada de los organos de
control politico
10000 45 04 Informes a otras entidades PCD-JU-SI-139 2 3 X
Una vez la documentacion pierda
todos sus valores primarios y de
retencion, se puede ´proceder a su
eliminacion de acuerdoa al protocolo
establecido por el PIGA
10000ver aclaracion en el cuadro de caracterizacion
documental
10000 16 CIRCULARES
10000 16 01 Circulares 2 3 X
Una vez la documentacion pierda
todos sus valores primarios y de
retencion, se puede proceder a su
selección que se realizara con la
conservacion de una muestra de
acuerdo al protocolo de
transferencia establecido por la
Direccion Archivo de Bogota.
10000 Circular
10000 82 RESOLUCIONES
10000 82 01 Resoluciones 2 3 X
Una vez la documentacion pierda
todos sus valores primarios y de
retencion, se procedera a transferier
al archivo Bogota.
10000 Resolucion
10000 28 DIRECTIVAS
10000 28 01 Directivas 2 3 x
Una vez la documentacion pierda
todos sus valores primarios y de
retencion, se procedera a transferier
al archivo Bogota.
10000 28 Directivas
10000 05 ACTAS
Hoja 3 de 158
PROCEDIMIENTOS
Dependencia Serie Subserie Proceso ProcedimientoArchivo de
Gestion
Archivo
CentralCT E MT S
Formato Tabla de Retencion Documental
ENTIDAD PRODUCTORA: SECRETARIA DISTRITAL DE INTEGRACION SOCIAL
OFICINA PRODUCTORA: Fecha Aprobación Comité de Gestión Documental:
1000 DESPACHO DEL SECRETARIO
CODIGO SUBSISTEMA DE GESTION DE CALIDAD RETENCION (años)DISPOSICION
FINALSERIE SUBSERIE Y TIPOS
DOCUMENTALES
10000 05 01 Actas 2 2 X
Una vez la documentacion pierda
todos sus valores primarios y de
retencion, se procedera a transferier
al archivo Bogota.
10000 05 Actas
10000 49 INSTRUMENTOS DE CONTROL
10000 49 23 Inventarios documentales 2 0 X
Una vez la documentacion íerda
todos sus valores primarios y dec
retencion, se puede proceder a su
eliminacion de acuerdo al protocolo
establecido por el PIGA.
10000 Inventario documental
10000 49 34 Libros radicadores de resoluciones 2 3 X
Una vez la documentacion pierda
todos sus valores primarios y de
retencion, se puede proceder a su
eliminacion de acuerdo al protocolo
establecido por el PIGA.
10000 Libros radicador de resoluciones
10000 49 32 Libros radicadores de circulares 2 3 x
Una vez la documentacion íerda
todos sus valores primarios y dec
retencion, se puede proceder a su
eliminacion de acuerdo al protocolo
establecido por el PIGA.
10000 Libro radicador de circulares
10000 49 33Libros radicadores de entregas de
documentos firmados por la Secretaria2 3 X
Una vez la documentacion íerda
todos sus valores primarios y dec
retencion, se puede proceder a su
eliminacion de acuerdo al protocolo
establecido por el PIGA.
10000Libro radicador de entregas de documentos
firmados por la Secretaria
10000 78 PROYECTOS DE LEY
10000 78 01 Proyectos de Ley 2 8 X
Una vez la documentacion pierda
todos sus valores primarios y de
retencion, se puede proceder a su
selección que se realizara con la
conservacion de una muestra de
acuerdo al protocolo de
transferencia establecido por la
Direccion Archivo de Bogota.
10000 78 Proyectos de Ley
Hoja 4 de 158
PROCEDIMIENTOS
Dependencia Serie Subserie Proceso ProcedimientoArchivo de
Gestion
Archivo
CentralCT E MT S
Formato Tabla de Retencion Documental
ENTIDAD PRODUCTORA: SECRETARIA DISTRITAL DE INTEGRACION SOCIAL
OFICINA PRODUCTORA: Fecha Aprobación Comité de Gestión Documental:
1000 DESPACHO DEL SECRETARIO
CODIGO SUBSISTEMA DE GESTION DE CALIDAD RETENCION (años)DISPOSICION
FINALSERIE SUBSERIE Y TIPOS
DOCUMENTALES
10000 77 PROYECTOS DE ACUERDO
10000 77 01 Proyectos de acuerdo 2 8 X
Una vez la documentacion pierda
todos sus valores primarios y de
retencion, se puede proceder a su
selección que se realizara con la
conservacion de una muestra de
acuerdo al protocolo de
transferencia establecido por la
Direccion Archivo de Bogota.
10000 77 Proyectos de acuerdo
10000 25 CORRESPONDENCIA
10000 25 01 Correspondencia 2 6 X
Una vez la documentacion íerda
todos sus valores primarios y dec
retencion, se puede proceder a su
eliminacion de acuerdo al protocolo
establecido por el PIGA.
10000 25 Correspondencia
10000 92 REQUERIMIENTO SIAC
10000 92 01
Requerimiento de la ciudadania ( Petición
de Interés general, de Interés particular,
queja, reclamo, solicitud de información,
consulta, sugerencia y felicitación.)
DS-PRO-22 PCD-EV-TP-212 1 4 X
SERIE TRANSVERSAL. De acuerdo
al procedimiento aprobado mediante
Circular 44 de 2012, TODAS las
dependencias deben conformar y
custodiar los Derecho de Petición,
Queja y Reclamos bajo coordinación
del SIAC.
Requerimientos ciudadanos
Oficio remisorio
Planilla de Correspondencia
Respuesta a petición
Certificado de devolución o no comunicación
Informe secretarial o edicto
10010 05 ACTAS
10010 05 18 Actas del Comité Interno de Conciliación 2 13 X
Contados a partir del año en que
termina el proceso, se aplica
protocolo de transferencia al Archivo
de Bogotá
10010 OFICINA ASESORA JURIDICA
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PROCEDIMIENTOS
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ENTIDAD PRODUCTORA: SECRETARIA DISTRITAL DE INTEGRACION SOCIAL
OFICINA PRODUCTORA: Fecha Aprobación Comité de Gestión Documental:
1000 DESPACHO DEL SECRETARIO
CODIGO SUBSISTEMA DE GESTION DE CALIDAD RETENCION (años)DISPOSICION
FINALSERIE SUBSERIE Y TIPOS
DOCUMENTALES
10010 Ficha técnica de conciliación
10010 Acta del comité interno de conciliación
10010 20 CONCILIACIONES
10010 20 01 Conciliaciones Prejudiciales 2 13 X
Contados a partir del año en que
termina el proceso, se aplica tabla
propuesta por el Archivo de Bogotá
10010 Solicitud de conciliación
10010 Solicitud al convocado
10010Comunicación remisión expediente a la
Procuraduría
10010 Solicitud a la Procuraduría
10010 Ficha técnica de conciliación
10010 Poder
10010 Acta del comité interno de conciliación
10010 Resolución que ordena el cumplimiento
10010 69 PROCESOS JUDICIALES
10010 69 01 Procesos ante el Tribunal de Arbitramento 2 18 X
Contados a partir del año en que
termina el proceso, se aplica tabla
propuesta por el Archivo de Bogotá
10010 Poder
10010 Demanda y sus anexos
10010 Presentación de la demanda
10010 Auto admisorio de la demanda
10010 Notificación de la demanda
10010 Contestación de la demanda
10010 Auto de Pruebas
10010 Oficio allegando las pruebas
10010 Alegatos de conclusión
10010 Fallo de primera instancia
Hoja 6 de 158
PROCEDIMIENTOS
Dependencia Serie Subserie Proceso ProcedimientoArchivo de
Gestion
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ENTIDAD PRODUCTORA: SECRETARIA DISTRITAL DE INTEGRACION SOCIAL
OFICINA PRODUCTORA: Fecha Aprobación Comité de Gestión Documental:
1000 DESPACHO DEL SECRETARIO
CODIGO SUBSISTEMA DE GESTION DE CALIDAD RETENCION (años)DISPOSICION
FINALSERIE SUBSERIE Y TIPOS
DOCUMENTALES
10010 Notificación del fallo
10010 Recurso de reposición o de apelación
10010 Fallo de segunda instancia
10010 Notificación de traslado de fallo al competente
10010Resolución que ordena el cumplimiento del
fallo
10010 Notificación al demandante
10010 Cumplimiento de la sentencia
10010 Auto de archivo
10010 69 02 Procesos Civiles 2 18 X
Contados a partir del año en que
termina el proceso, se aplica tabla
propuesta por el Archivo de Bogotá
10010 Poder
10010 Demanda y sus anexos
10010 Presentación de la demanda
10010 Auto admisorio de la demanda
10010 Notificación de la demanda
10010 Contestación de la demanda
10010 Auto de Pruebas
10010 Oficio allegando las pruebas
10010 Alegatos de conclusión
10010 Fallo de primera instancia
10010 Notificación del fallo
10010Recurso de reposición en subsidio el de
apelación
10010 Fallo de segunda instancia
10010 Notificación de traslado de fallo al competente
10010Resolución que ordena el cumplimiento del
fallo
10010 Notificación al demandante
10010 Cumplimiento de la sentencia
10010 Auto de archivo
Hoja 7 de 158
PROCEDIMIENTOS
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Gestion
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ENTIDAD PRODUCTORA: SECRETARIA DISTRITAL DE INTEGRACION SOCIAL
OFICINA PRODUCTORA: Fecha Aprobación Comité de Gestión Documental:
1000 DESPACHO DEL SECRETARIO
CODIGO SUBSISTEMA DE GESTION DE CALIDAD RETENCION (años)DISPOSICION
FINALSERIE SUBSERIE Y TIPOS
DOCUMENTALES
10010 69 03 Procesos Contencioso Administrativo 2 18 X
Contados a partir del año en que
termina el proceso, se aplica tabla
propuesta por el Archivo de Bogotá
10010 Poder
10010 Demanda y sus anexos
10010 Presentación de la demanda
10010 Auto admisorio de la demanda
10010 Notificación de la demanda
10010 Contestación de la demanda
10010 Auto de Pruebas
10010 Oficio allegando las pruebas
10010 Alegatos de conclusión
10010 Fallo de primera instancia
10010 Notificación del fallo
10010Recurso de reposición en subsidio el de
apelación
10010 Fallo de segunda instancia
10010 Notificación de traslado de fallo al competente
10010Resolución que ordena el cumplimiento del
fallo
10010 Notificación al demandante
10010 Cumplimiento de la sentencia
10010 Auto de archivo
10010 69 04 Procesos Laborales 2 18
Contados a partir del año en que
termina el proceso, se aplica tabla
propuesta por el Archivo de Bogotá
10010 Poder
10010 Demanda y sus anexos
10010 Presentación de la demanda
10010 Auto admisorio de la demanda
10010 Notificación de la demanda
10010 Contestación de la demanda
10010 Auto de Pruebas
10010 Oficio allegando las pruebas
10010 Alegatos de conclusión
10010 Fallo de primera instancia
Hoja 8 de 158
PROCEDIMIENTOS
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Gestion
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Formato Tabla de Retencion Documental
ENTIDAD PRODUCTORA: SECRETARIA DISTRITAL DE INTEGRACION SOCIAL
OFICINA PRODUCTORA: Fecha Aprobación Comité de Gestión Documental:
1000 DESPACHO DEL SECRETARIO
CODIGO SUBSISTEMA DE GESTION DE CALIDAD RETENCION (años)DISPOSICION
FINALSERIE SUBSERIE Y TIPOS
DOCUMENTALES
10010 Notificación del fallo
10010Recurso de reposición en subsidio el de
apelación
10010 Fallo de segunda instancia
10010 Notificación de traslado de fallo al competente
10010Resolución que ordena el cumplimiento del
fallo
10010 Notificación al demandante
10010 Cumplimiento de la sentencia
10010 Auto de archivo
10010 69 05 Procesos Ordinarios 2 18 X
Contados a partir del año en que
termina el proceso, se aplica tabla
propuesta por el Archivo de Bogotá
10010 Poder
10010 Demanda y sus anexos
10010 Presentación de la demanda
10010 Auto admisorio de la demanda
10010 Notificación de la demanda
10010 Contestación de la demanda
10010 Auto de Pruebas
10010 Oficio allegando las pruebas
10010 Alegatos de conclusión
10010 Fallo de primera instancia
10010 Notificación del fallo
10010Recurso de reposición en subsidio el de
apelación
10010 Fallo de segunda instancia
10010 Notificación de traslado de fallo al competente
10010Resolución que ordena el cumplimiento del
fallo
10010 Notificación al demandante
10010 Cumplimiento de la sentencia
10010 Auto de archivo
10010 69 06 Procesos Penales 2 18 X
Contados a partir del año en que
termina el proceso, se aplica tabla
propuesta por el Archivo de Bogotá
Hoja 9 de 158
PROCEDIMIENTOS
Dependencia Serie Subserie Proceso ProcedimientoArchivo de
Gestion
Archivo
CentralCT E MT S
Formato Tabla de Retencion Documental
ENTIDAD PRODUCTORA: SECRETARIA DISTRITAL DE INTEGRACION SOCIAL
OFICINA PRODUCTORA: Fecha Aprobación Comité de Gestión Documental:
1000 DESPACHO DEL SECRETARIO
CODIGO SUBSISTEMA DE GESTION DE CALIDAD RETENCION (años)DISPOSICION
FINALSERIE SUBSERIE Y TIPOS
DOCUMENTALES
10010 Poder
10010 Demanda y sus anexos
10010 Presentación de la demanda
10010 Auto admisorio de la demanda
10010 Notificación de la demanda
10010 Contestación de la demanda
10010 Auto de Pruebas
10010 Oficio allegando las pruebas
10010 Alegatos de conclusión
10010 Fallo de primera instancia
10010 Notificación del fallo
10010Recurso de reposición en subsidio el de
apelación
10010 Fallo de segunda instancia
10010 Notificación de traslado de fallo al competente
10010Resolución que ordena el cumplimiento del
fallo
10010 Notificación al demandante
10010 Cumplimiento de la sentencia
10010 Auto de archivo
10010 95 TUTELAS SG-PRO-2 PCD-SG-TU-586 2 18 X
Contados a partir del año en que
termina el proceso, se aplica tabla
propuesta por el Archivo de Bogotá
10010 27 DENUNCIAS 2 18 X
Contados a partir del año en que
termina el proceso se aplica tabla
propuesta por el Archivo de Bogotá
10010 92 REQUERIMIENTO SIAC
10010 92 01
Requerimiento de la ciudadania ( Petición
de Interés general, de Interés particular,
queja, reclamo, solicitud de información,
consulta, sugerencia y felicitación.)
DS-PRO-22 PCD-EV-TP-212 1 4 X
SERIE TRANSVERSAL. De acuerdo
al procedimiento aprobado mediante
Circular 44 de 2012, TODAS las
dependencias deben conformar y
custodiar los Derecho de Petición,
Queja y Reclamos bajo coordinación
del SIAC.
Requerimientos ciudadanos
Oficio remisorio
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PROCEDIMIENTOS
Dependencia Serie Subserie Proceso ProcedimientoArchivo de
Gestion
Archivo
CentralCT E MT S
Formato Tabla de Retencion Documental
ENTIDAD PRODUCTORA: SECRETARIA DISTRITAL DE INTEGRACION SOCIAL
OFICINA PRODUCTORA: Fecha Aprobación Comité de Gestión Documental:
1000 DESPACHO DEL SECRETARIO
CODIGO SUBSISTEMA DE GESTION DE CALIDAD RETENCION (años)DISPOSICION
FINALSERIE SUBSERIE Y TIPOS
DOCUMENTALES
Planilla de Correspondencia
Respuesta a petición
Certificado de devolución o no comunicación
Informe secretarial o edicto
10020 64 PLANES
10020 64 04 Planes de acciones 2 3
Despues de cumplido su valor
primario se aplica protocolo de
eliminación
10020Plan estratégico de la Oficina Asesora de
Comunicaciones y anexos
10020 49 INSTRUMENTOS DE CONTROL
10020 49 52 Planillas de seguimiento de transporte 1 1 X
Despues de cumplido su valor
primario se aplica protocolo de
eliminación
10020 Planilla de seguimiento de transporte
10020 49 50Planillas de control entradas y salidas de
piezas comunicativas1 2 X
Despues de cumplido su valor
primario se aplica protocolo de
eliminación
10020Planilla de control entradas y salidas de piezas
comunicativas
10020 48
INSTRUMENTOS
DE RECOLECCIÓN
DE DATOS
10020 48 1 Encuestas 1 0 X
Despues de cumplido su valor
primario se aplica protocolo de
eliminación
10020Encuesta de la Oficina Asesora de
Comunicaciones
10020 45 INFORMES
10020 45 21 Informes de gestión de resultados 2 3 X
Despues de cumplido su valor
primario se aplica protocolo de
eliminación
10020Informe de gestión de resultados por
componentes
10020 Informes de gestión de la Oficina Asesora de
Comunicaciones
10020 39 EVENTOS IC-PRO-3 PCD-CO-RE-067 2 3 X
Despues de cumplido su valor
primario se aplica protocolo de
eliminación
10020 OFICINA ASESORA DE COMUNICACIONES
Hoja 11 de 158
PROCEDIMIENTOS
Dependencia Serie Subserie Proceso ProcedimientoArchivo de
Gestion
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Formato Tabla de Retencion Documental
ENTIDAD PRODUCTORA: SECRETARIA DISTRITAL DE INTEGRACION SOCIAL
OFICINA PRODUCTORA: Fecha Aprobación Comité de Gestión Documental:
1000 DESPACHO DEL SECRETARIO
CODIGO SUBSISTEMA DE GESTION DE CALIDAD RETENCION (años)DISPOSICION
FINALSERIE SUBSERIE Y TIPOS
DOCUMENTALES
10020Solicitud a la Oficina Asesora de
Comunicaciones
10020
Comunicación dirigida a los integrantes del
comité, por parte de la Oficina Asesora de
Comunicaciones
10020 Ficha General del Evento
10020Registro fotográfico y audiovisual del evento
(opcional)
10020 31 DIVULGACIONES 2 8 X
Despues de cumplido su valor
primario se aplica protocolo de
transferencia al Archivo Bogotá
10020 Pieza Comunicativa
10020 05 ACTAS
10020 05 15Actas de reuniones equipos de la Oficina
Asesora de Comunicaciones2 3 X
Despues de cumplido su valor
primario se aplica protocolo de
transferencia al Archivo Bogotá
10020Acta de reunión de equipo de comunicación
interna
10020Acta de reunión de equipo de comunicación
externa
10020 Acta de reunión de equipo de eventos
10020 Acta de reunión de equipo de mercadeo social
10020Acta de reunión de equipo transversales e
interdisciplinarios
10020 05 13Actas de reuniónes de COMITÉ DE
REDACCIÓN2 3 X
Despues de cumplido su valor
primario se aplica protocolo de
transferencia al Archivo Bogotá
10020 Acta de reunión de Comité de Redacción
10020 02 ACCIONES DE MERCADEO SOCIAL IC-PRO-3PCD-IC-MS-603
2 3 x
Despues de cumplido su valor
primario se aplica protocolo de
eliminación
10020Ficha de seguimiento a las acciones de
mercadeo social
10020Acta de reunión y compromisos con el cliente
(opcional)
10020Reporte de resultados de las acciones de
mercadeo social
10020 01 ACCIONES COMUNICATIVAS
Hoja 12 de 158
PROCEDIMIENTOS
Dependencia Serie Subserie Proceso ProcedimientoArchivo de
Gestion
Archivo
CentralCT E MT S
Formato Tabla de Retencion Documental
ENTIDAD PRODUCTORA: SECRETARIA DISTRITAL DE INTEGRACION SOCIAL
OFICINA PRODUCTORA: Fecha Aprobación Comité de Gestión Documental:
1000 DESPACHO DEL SECRETARIO
CODIGO SUBSISTEMA DE GESTION DE CALIDAD RETENCION (años)DISPOSICION
FINALSERIE SUBSERIE Y TIPOS
DOCUMENTALES
10020 01 02 Acciones Comunicativas Internas IC-PRO-3 PCD-IC-CI-602 2 3 X
Despues de cumplido su valor
primario se aplica protocolo de
eliminación
10020Solicitud a la Oficina Asesora de
Comunicaciones
10020 Brief de comunicación
10020Ficha de seguimiento a las acciones
comunicativas interna
10020 01 01 Acciones Comunicativas Externas IC-PRO-3PCD-IC-CE-601
2 3 X
Despues de cumplido su valor
primario se aplica protocolo de
eliminación
10020Solicitud a la Oficina Asesora de
Comunicaciones
10020Informe de la acción comunicativa a
implementar
10020 Matriz de seguimiento
10020 Registro de impactos y medios
10020 92 REQUERIMIENTO SIAC
10020 92 01
Requerimiento de la ciudadania ( Petición
de Interés general, de Interés particular,
queja, reclamo, solicitud de información,
consulta, sugerencia y felicitación.)
DS-PRO-22 PCD-EV-TP-212 1 4 X
SERIE TRANSVERSAL. De acuerdo
al procedimiento aprobado mediante
Circular 44 de 2012, TODAS las
dependencias deben conformar y
custodiar los Derecho de Petición,
Queja y Reclamos bajo coordinación
del SIAC.
Requerimientos ciudadanos
Oficio remisorio
Planilla de Correspondencia
Respuesta a petición
Certificado de devolución o no comunicación
Informe secretarial o edicto
10030 05 ACTAS
10030Acta de mesa de trabajo de la Oficina de
Control Interno2 X
Se aplica tabla propuesta por el
Archivo de Bogotá
10030 OFICINA ASESORA DE CONTROL INTERNO
Hoja 13 de 158
PROCEDIMIENTOS
Dependencia Serie Subserie Proceso ProcedimientoArchivo de
Gestion
Archivo
CentralCT E MT S
Formato Tabla de Retencion Documental
ENTIDAD PRODUCTORA: SECRETARIA DISTRITAL DE INTEGRACION SOCIAL
OFICINA PRODUCTORA: Fecha Aprobación Comité de Gestión Documental:
1000 DESPACHO DEL SECRETARIO
CODIGO SUBSISTEMA DE GESTION DE CALIDAD RETENCION (años)DISPOSICION
FINALSERIE SUBSERIE Y TIPOS
DOCUMENTALES
10030 Acta de reunión
10030 64 PLANES
10030 64 03 Planes de acción 2 3 X Se aplica protocolo de eliminación
10030 Plan de acción de la oficina de Control Interno
10030 09 AUDITORÍAS
10030 09 08 Programas de auditorías internas 2 3 X Se aplica protocolo de eliminación
10030 Programa de auditorías
10030 09 AUDITORÍAS
10030 09 09 Selección de auditores internos 1 x Se aplica protocolo de eliminación
10030 Listado de auditores internos
10030Evaluación y resultado de parámetros de
competencia
10030 09 02 Auditorías internas 2 8 XSe aplica tabla propuesta por el
Archivo de Bogotá
10030 Acta de la reunión con auditores
10030Hoja de verificación de la documentación de
los procesos y procedimientos a auditar
10030 Plan de auditoría
10030 Acta de la reunión de apertura
10030 Acta de la reunión de la auditoría
10030Lista de verificación de requisitos y criterios
según la norma
10030 Acta de la reunión de cierre
10030 Informe de auditoría
10030 09 03 Evaluaciones de las auditorías internas 1 X Se aplica protocolo de eliminación
10030 Evaluación de la auditoría
10030 09 07 Planes de mejoramiento auditorías internas 1 X Se aplica protocolo de eliminación
10030Acta de la reunión para el diligenciamiento del
Plan de mejoramiento con los auditados
Hoja 14 de 158
PROCEDIMIENTOS
Dependencia Serie Subserie Proceso ProcedimientoArchivo de
Gestion
Archivo
CentralCT E MT S
Formato Tabla de Retencion Documental
ENTIDAD PRODUCTORA: SECRETARIA DISTRITAL DE INTEGRACION SOCIAL
OFICINA PRODUCTORA: Fecha Aprobación Comité de Gestión Documental:
1000 DESPACHO DEL SECRETARIO
CODIGO SUBSISTEMA DE GESTION DE CALIDAD RETENCION (años)DISPOSICION
FINALSERIE SUBSERIE Y TIPOS
DOCUMENTALES
10030 Plan de mejoramiento
10030Acta de la reunión de seguimiento al plan de
mejoramiento de la auditoría interna
10030 09 05 Papeles de trabajo auditorias internas 1 X Se aplica protocolo de eliminación
10030Papeles de trabajo - soportes documentales
de la auditoria (Opcional)
10030 09 01 Auditorías externas 2 8 XSe aplica tabla propuesta por el
Archivo de Bogotá
10030Comunicación oficial remitida por el ente de
control informando sobre la auditoría
10030 Informe preliminar de la auditoría externa
10030Comunicación oficial remitiendo el informe
preliminar al ente de control
10030 Informe final de la auditoría externa
10030 09 06 Planes de mejoramiento auditorías externas 1 X Se aplica protocolo de eliminación
10030 Plan de mejoramiento auditorias externas
10030Certificado de ingreso del plan de
mejoramiento a través de SIVICOF
10030 09 04 Papeles de trabajo auditorias externas 1 X Se aplica protocolo de eliminación
10030Papeles de trabajo - soportes documentales
de la auditoria (Opcional)
10030 45 INFORMES
10030 45 30
Informes de rendición de cuentas
parciales (mensual e intermedia) de la
SDIS
1 x Se aplica protocolo de eliminación
10030Informe de rendición de cuentas parcial
(mensual e intermedia)
10030
Certificado de ingreso de las cuentas
mensuales, intermedias y anuales de la SDIS,
a través de SIVICOF
10030
Comunicación oficial al Director Técnico de la
Contraloría de Bogotá certificando la
legitimidad, veracidad e integridad de la
información rendida (mensual e intermedia)
10030 45 28Informes de rendición de cuentas
anuales de la SDIS2 3 X
Se aplica protocolo de transferencia
al Archivo de Bogotá
Hoja 15 de 158
PROCEDIMIENTOS
Dependencia Serie Subserie Proceso ProcedimientoArchivo de
Gestion
Archivo
CentralCT E MT S
Formato Tabla de Retencion Documental
ENTIDAD PRODUCTORA: SECRETARIA DISTRITAL DE INTEGRACION SOCIAL
OFICINA PRODUCTORA: Fecha Aprobación Comité de Gestión Documental:
1000 DESPACHO DEL SECRETARIO
CODIGO SUBSISTEMA DE GESTION DE CALIDAD RETENCION (años)DISPOSICION
FINALSERIE SUBSERIE Y TIPOS
DOCUMENTALES
10030 Informe de rendición de cuentas anual
10030Certificado de ingreso de las cuentas anuales
de la SDIS, a través de SIVICOF
10030
Comunicación oficial al Director Técnico de la
Contraloría de Bogotá certificando la
legitimidad, veracidad e integridad de la
información rendida (cuenta anual)
10030 45 31
Informes de rendición de cuentas
parciales (mensual e intermedia) de la
UEL
1 X Se aplica protocolo de eliminación
10030Informe de rendición de cuentas parcial
(mensual e intermedia)
10030
Certificado de ingreso de las cuentas
mensuales, intermedias y anuales de la UEL,
a través de SIVICOF
10030
Comunicación oficial al Director Técnico de la
Contraloría de Bogotá certificando la
legitimidad, veracidad e integridad de la
información rendida (mensual e intermedia)
10030 45 29Informes de rendición de cuentas anuales
de la UEL2 3 Se aplica protocolo de eliminación
10030 Informe de rendición de cuentas anual
10030Certificado de ingreso de las cuentas anuales
de la UEL, a través de SIVICOF
10030
Comunicación oficial al Director Técnico de la
Contraloría de Bogotá certificando la
legitimidad, veracidad e integridad de la
información rendida (cuenta anual)
10030 45 32 Informes derechos de autor 2 3 XSe aplica protocolo de transferencia
al Archivo de Bogotá
10030 Informe derechos de autor
10030 45 09 Informes de concesiones 2 3 XSe aplica protocolo de transferencia
al Archivo de Bogotá
10030 Informe de concesiones
10030 45 10 Informes de control de advertencias 2 3 XSe aplica protocolo de transferencia
al Archivo de Bogotá
10030 Informe de control de advertencias
10030 45 12 Informes de control interno contable 2 3 XSe aplica protocolo de transferencia
al Archivo de Bogotá
10030 Informe de control interno contable
10030 45 33Informes ejecutivos de las auditorías
internas2 3 X
Se aplica protocolo de transferencia
al Archivo de Bogotá
Hoja 16 de 158
PROCEDIMIENTOS
Dependencia Serie Subserie Proceso ProcedimientoArchivo de
Gestion
Archivo
CentralCT E MT S
Formato Tabla de Retencion Documental
ENTIDAD PRODUCTORA: SECRETARIA DISTRITAL DE INTEGRACION SOCIAL
OFICINA PRODUCTORA: Fecha Aprobación Comité de Gestión Documental:
1000 DESPACHO DEL SECRETARIO
CODIGO SUBSISTEMA DE GESTION DE CALIDAD RETENCION (años)DISPOSICION
FINALSERIE SUBSERIE Y TIPOS
DOCUMENTALES
10030 Informe ejecutivo de la auditoría interna
10030 19 CONCEPTOS
10030 19 02
Conceptos sobre el cumplimiento de la
obligación de la entrega del informe de la
gestión
1 4 X Se aplica protocolo de eliminación
10030
Concepto sobre el cumplimiento de la
obligación de la entrega del informe de la
gestión
10030 59 MEMORANDOS
10030 59 01Memorandos remitidos desde la oficina de
Control Interno2 6 X
Se aplica tabla propuesta por el
Archivo de Bogotá
10030Memorando remitido desde la oficina de
Control Interno
10030 59 02Memorandos remitidos a la oficina de
Control Interno2 6 X
Se aplica tabla propuesta por el
Archivo de Bogotá
10030Memorando remitido a la oficina de Control
Interno
10030 18 COMUNICACIONES OFICIALES
10030 18 01Comunicaciones oficiales remitidas desde
la oficina de Control Interno2 6 X
Se aplica tabla propuesta por el
Archivo de Bogotá
10030Comunicación oficial remitida desde la oficina
de Control Interno
10030 18 02Comunicaciones oficiales remitidas a la
oficina de Control Interno2 6 x
Se aplica tabla propuesta por el
Archivo de Bogotá
10030Comunicación oficial remitida a la oficina de
Control Interno
10030 92 REQUERIMIENTO SIAC
10030 92 01
Requerimiento de la ciudadania ( Petición
de Interés general, de Interés particular,
queja, reclamo, solicitud de información,
consulta, sugerencia y felicitación.)
DS-PRO-22 PCD-EV-TP-212 1 4 X
SERIE TRANSVERSAL. De acuerdo
al procedimiento aprobado mediante
Circular 44 de 2012, TODAS las
dependencias deben conformar y
custodiar los Derecho de Petición,
Queja y Reclamos bajo coordinación
del SIAC.
10030 Requerimientos ciudadanos
10030 Oficio remisorio
10030 Planilla de Correspondencia
10030 Respuesta a petición
10030 Certificado de devolución o no comunicación
10030 Informe secretarial o edicto
Hoja 17 de 158
PROCEDIMIENTOS
Dependencia Serie Subserie Proceso ProcedimientoArchivo de
Gestion
Archivo
CentralCT E MT S
Formato Tabla de Retencion Documental
ENTIDAD PRODUCTORA: SECRETARIA DISTRITAL DE INTEGRACION SOCIAL
OFICINA PRODUCTORA: Fecha Aprobación Comité de Gestión Documental:
1000 DESPACHO DEL SECRETARIO
CODIGO SUBSISTEMA DE GESTION DE CALIDAD RETENCION (años)DISPOSICION
FINALSERIE SUBSERIE Y TIPOS
DOCUMENTALES
10040 68 PROCESOS DISCIPLINARIOS
10040 68 02 Procesos Disciplinarios Ordinarios 5 9 X
Contados a partir del año en que
termina el proceso se aplica tabla
propuesta por el Archivo de Bogotá
10040 Queja
10040Informe de hechos constitutivos de faltas
disiciplinarias
10040Auto remisión por competencia, operador
interno o porder preferente (opcional)
10040 Auto avocando conocimiento (opcional)
10040 Auto de apertura indagación preliminar
10040Comunicación auto apertura de indagación
preliminar
10040 Notificación personal o por edicto
10040 Auto decreta pruebas
10040 Comunicación auto de pruebas
10040
Pruebas: (Citación testigo, citación quejoso,
ratificación y ampliación de la queja,
testimonio, versión libre, acta visita
administrativa, solicitud de documentos,
pruebas anexas (Opcional).
10040 Auto de nulidad, incorporación o acumulación
10040 Comunicación solicitud de recusación
10040 Auto que resuelve la recusación
10040Auto archivo o apertura de investigación
disciplinaria
10040Comunicación auto de archivo implicado y
quejoso o apertura de investigación
10040 Notificación personal o por edicto
10040 Notificación por estado
10040 Recurso de apelación
10040Auto concediendo, rechazando recurso de
apelación o declarando desierto el recurso
10040Comunicación auto que resuelve el recurso de
apelacion
10040 Notificación personal
10040 OFICINA ASESORA DE ASUNTOS DISCIPLINARIOS
Hoja 18 de 158
PROCEDIMIENTOS
Dependencia Serie Subserie Proceso ProcedimientoArchivo de
Gestion
Archivo
CentralCT E MT S
Formato Tabla de Retencion Documental
ENTIDAD PRODUCTORA: SECRETARIA DISTRITAL DE INTEGRACION SOCIAL
OFICINA PRODUCTORA: Fecha Aprobación Comité de Gestión Documental:
1000 DESPACHO DEL SECRETARIO
CODIGO SUBSISTEMA DE GESTION DE CALIDAD RETENCION (años)DISPOSICION
FINALSERIE SUBSERIE Y TIPOS
DOCUMENTALES
10040 Notificación por estado
10040Memorando remisorio expediente a segunda
instancia
10040 Recurso de queja
10040Auto concediendo, rechazando, declarando
precluido o desierto el recurso de queja
10040 Auto que resuelve el recurso
10040Comunicación auto que resuelve el recurso
segunda instancia
10040Notificación personal ( Fallo segunda
instancia)
10040Notificación por estado( Fallo segunda
instancia)
10040Memorando remisorio del expediente segunda
instancia (a Oficina de Asuntos Disciplinarios)
10040 Auto apertura de investigación disciplinaria
10040Comunicación apertura de investigación
disciplinaria
10040 Notificación personal o por edicto
10040Comunicación apertura de investigación
procuraduría
10040Comunicación apertura de investigación
personería
10040Comunicación solicitando datos talento
humano
10040Consulta de suspension provisional a Segunda
Instancia
10040 Auto decreta pruebas
10040 Comunicación Auto de pruebas
10040
Pruebas: (Citación testigo, citación quejoso,
ratificación y ampliación de la queja,
testimonio, versión libre, acta visita
administrativa, solicitud de documentos,
pruebas anexas (Opcional).
10040 Auto prorrogando el término de investigación
10040 Comunicación prorroga de investigación
10040 Notificación personal o por edicto
Hoja 19 de 158
PROCEDIMIENTOS
Dependencia Serie Subserie Proceso ProcedimientoArchivo de
Gestion
Archivo
CentralCT E MT S
Formato Tabla de Retencion Documental
ENTIDAD PRODUCTORA: SECRETARIA DISTRITAL DE INTEGRACION SOCIAL
OFICINA PRODUCTORA: Fecha Aprobación Comité de Gestión Documental:
1000 DESPACHO DEL SECRETARIO
CODIGO SUBSISTEMA DE GESTION DE CALIDAD RETENCION (años)DISPOSICION
FINALSERIE SUBSERIE Y TIPOS
DOCUMENTALES
10040
Pruebas: (Citación testigo, citación quejoso,
ratificación y ampliación de la queja,
testimonio, versión libre, acta visita
administrativa, solicitud de documentos,
pruebas anexas (Opcional).
10040 Pliego de cargos
10040 Auto solicitando abogado
10040 Comunicación pliego de cargos
10040Comunicación defensor de oficio y Consultorio
Juridico
10040 Notificación personal
10040 Escrito descargos
10040 Auto decreta pruebas de descargos
10040 Auto negando total o parcialmente pruebas
10040 Comunicación auto de pruebas
10040 Notificación personal
10040 Notificación por estado
10040 Recurso reposición y en subsidio apelación
10040Auto resolviendo o rechazando recurso de
reposición o de apelación
10040Comunicación auto que resuelve el recurso de
reposición o apelación
10040 Notificación personal
10040Memorando remisorio expediente a segunda
instancia
10040 Recurso de queja
10040Auto concediendo, rechazando, declarando
precluido o desierto el recurso de queja
10040 Auto que resuelve el recurso
10040 Comunicación auto que resuelve el recurso
10040 Notificación personal (fallo segunda instancia)
10040Notificación por estado( Fallo segunda
instancia)
10040Memorando remisorio del expediente segunda
instancia (a Oficina de Asuntos Disciplinarios)
Hoja 20 de 158
PROCEDIMIENTOS
Dependencia Serie Subserie Proceso ProcedimientoArchivo de
Gestion
Archivo
CentralCT E MT S
Formato Tabla de Retencion Documental
ENTIDAD PRODUCTORA: SECRETARIA DISTRITAL DE INTEGRACION SOCIAL
OFICINA PRODUCTORA: Fecha Aprobación Comité de Gestión Documental:
1000 DESPACHO DEL SECRETARIO
CODIGO SUBSISTEMA DE GESTION DE CALIDAD RETENCION (años)DISPOSICION
FINALSERIE SUBSERIE Y TIPOS
DOCUMENTALES
10040 Auto variación pliego de cargos
10040
Pruebas: (Citación testigo, citación quejoso,
ratificación y ampliación de la queja,
testimonio, versión libre, acta visita
administrativa, solicitud de documentos,
pruebas anexas (Opcional).
10040 Auto traslado para alegatos de conclusión
10040Comunicación traslado para alegatos de
conclusión
10040Notificación personal (traslado alegatos de
conclusión)
10040Notificación por estado (traslado alegatos de
conclusión)
10040 Escrito alegatos de conclusión
10040 Fallo primera instancia
10040Comunicación fallo de primera instancia
implicado y quejoso
10040 Notificación personal o por edicto fallo
10040Recurso de reposición y en subsidio apelación
(fallo)
10040 Auto resolviendo o rechazando recurso de
reposición o de apelación.10040 Notificación personal (resuelve recurso)
10040 Notificación por estado (resuelve recurso)
10040Memorando remisorio expediente a segunda
instancia
10040 Recurso de queja
10040Auto concediendo, rechazando, declarando
precluido o desierto el recurso de queja
10040 Auto que resuelve el recurso
10040 Comunicación auto que resuelve el recurso
10040 Fallo Segunda Instancia
10040Comunicación fallo segunda instancia
implicado y quejoso
10040Notificación personal o por Edicto (Segunda
Instancia)
10040Comunicación fallo segunda instancia talento
humano y gestión corporativa
10040Memorando remisorio del expediente segunda
instancia (a Oficina de Asuntos Disciplinarios)
10040 Constancia ejecutoria
Hoja 21 de 158
PROCEDIMIENTOS
Dependencia Serie Subserie Proceso ProcedimientoArchivo de
Gestion
Archivo
CentralCT E MT S
Formato Tabla de Retencion Documental
ENTIDAD PRODUCTORA: SECRETARIA DISTRITAL DE INTEGRACION SOCIAL
OFICINA PRODUCTORA: Fecha Aprobación Comité de Gestión Documental:
1000 DESPACHO DEL SECRETARIO
CODIGO SUBSISTEMA DE GESTION DE CALIDAD RETENCION (años)DISPOSICION
FINALSERIE SUBSERIE Y TIPOS
DOCUMENTALES
10040Acto administrativo que ordena la ejecución de
la decisión
10040Comunicación registro sanción Procuraduria
(opcional)
10040Comunicación registro sanción Personeria
(opcional)
10040 Comunicación al nominador para la ejecución
10040 Comunicación otras autoridades (opcional)
10040Comunicación a organismos de control sobre
fallo absolutorio (opcional)
10040 Solicitud de Revocatoria Directa (opcional)
10040Auto que inadmite o rechaza la revocatoria
directa (opcional)
10040 68 03 Procesos Disciplinarios Verbales 5 9 X
Contados a partir del año en que
termina el proceso se aplica tabla
propuesta por el Archivo de Bogotá
10040 Queja
10040Informe de hechos constitutivos de faltas
disiciplinarias
10040Auto remisión por competencia, operador
interno o porder preferente (opcional)
10040 Auto avocando conocimiento (opcional)
10040 Auto de citación audiencia
10040 Comunicación citación audiencia implicado
10040Comunicación citación audiencia personería,
procuraduría y talento humano
10040 Notificación personal o edicto verbal
10040Auto declaratoria ausencia y nombramiento
del defensor
10040Comunicación defensor de oficio y consultorio
juridico
10040 Audiencia y fallo proceso verbal
10040
Pruebas: (Citación testigo, citación quejoso,
ratificación y ampliación de la queja,
testimonio, versión libre, acta visita
administrativa, solicitud de documentos,
pruebas anexas (Opcional).
10040 Recurso de apelación
Hoja 22 de 158
PROCEDIMIENTOS
Dependencia Serie Subserie Proceso ProcedimientoArchivo de
Gestion
Archivo
CentralCT E MT S
Formato Tabla de Retencion Documental
ENTIDAD PRODUCTORA: SECRETARIA DISTRITAL DE INTEGRACION SOCIAL
OFICINA PRODUCTORA: Fecha Aprobación Comité de Gestión Documental:
1000 DESPACHO DEL SECRETARIO
CODIGO SUBSISTEMA DE GESTION DE CALIDAD RETENCION (años)DISPOSICION
FINALSERIE SUBSERIE Y TIPOS
DOCUMENTALES
10040Auto concediendo o rechazando el recurso de
apelación
10040Comunicación que resuelve el recurso de
apelacion
10040 Notificación Personal
10040 Notificación por estado
10040Memorando remisorio expediente a segunda
instancia
10040 Fallo segunda Instancia
10040Comunicación fallo segunda instancia
implicado y quejoso
10040Notificación personal o edicto verbal (Fallo
segunda instancia)
10040Comunicación fallo segunda instancia talento
humano y gestión corporativa
10040Memorando remisorio del expediente segunda
instancia (a Oficina de Asuntos Disciplinarios)
10040 Constancia de ejecutoria
10040Acto administrativo que ordena la ejecución de
la decisión
10040Comunicación registro sanción Procuraduria
(opcional)
10040Comunicación registro sanción Personeria
(opcional)
10040 Comunicación al nominador para la ejecución
10040 Comunicación otras autoridades (opcional)
10040Comunicación a organismos de control sobre
fallo absolutorio (opcional)
10040 Solicitud de revocatoria directa (opcional)
10040Auto que inadmite o rechaza la revocatoria
directa (opcional)
10040 68 01 Autos Inhibitorios 2 3 X
Contados a partir del año en que
termina el proceso se aplica tabla
propuesta por el Archivo de Bogotá
10040 Queja
10040Informe de hechos constitutivos de faltas
disiciplinarias
10040 Auto inhibitorio
Hoja 23 de 158
PROCEDIMIENTOS
Dependencia Serie Subserie Proceso ProcedimientoArchivo de
Gestion
Archivo
CentralCT E MT S
Formato Tabla de Retencion Documental
ENTIDAD PRODUCTORA: SECRETARIA DISTRITAL DE INTEGRACION SOCIAL
OFICINA PRODUCTORA: Fecha Aprobación Comité de Gestión Documental:
1000 DESPACHO DEL SECRETARIO
CODIGO SUBSISTEMA DE GESTION DE CALIDAD RETENCION (años)DISPOSICION
FINALSERIE SUBSERIE Y TIPOS
DOCUMENTALES
10040 Comunicación auto inhibitorio (opcional)
10040 92 REQUERIMIENTO SIAC
10040 92 01
Requerimiento de la ciudadania ( Petición
de Interés general, de Interés particular,
queja, reclamo, solicitud de información,
consulta, sugerencia y felicitación.)
DS-PRO-22 PCD-EV-TP-212 1 4 X
SERIE TRANSVERSAL. De acuerdo
al procedimiento aprobado mediante
Circular 44 de 2012, TODAS las
dependencias deben conformar y
custodiar los Derecho de Petición,
Queja y Reclamos bajo coordinación
del SIAC.
Requerimientos ciudadanos
Oficio remisorio
Planilla de Correspondencia
Respuesta a petición
Certificado de devolución o no comunicación
Informe secretarial o edicto
12000 92 REQUERIMIENTO SIAC
12000 92 01
Requerimiento de la ciudadania ( Petición
de Interés general, de Interés particular,
queja, reclamo, solicitud de información,
consulta, sugerencia y felicitación.)
DS-PRO-22 PCD-EV-TP-212 1 4 X
SERIE TRANSVERSAL. De acuerdo
al procedimiento aprobado mediante
Circular 44 de 2012, TODAS las
dependencias deben conformar y
custodiar los Derecho de Petición,
Queja y Reclamos bajo coordinación
del SIAC.
Requerimientos ciudadanos
Oficio remisorio
Planilla de Correspondencia
Respuesta a petición
Certificado de devolución o no comunicación
Informe secretarial o edicto
12000 92 REQUERIMIENTO SIAC
12000 SUBSECRETARIA
12000 Sistema interno de atención a la Ciudadania - SIAC
Hoja 24 de 158
PROCEDIMIENTOS
Dependencia Serie Subserie Proceso ProcedimientoArchivo de
Gestion
Archivo
CentralCT E MT S
Formato Tabla de Retencion Documental
ENTIDAD PRODUCTORA: SECRETARIA DISTRITAL DE INTEGRACION SOCIAL
OFICINA PRODUCTORA: Fecha Aprobación Comité de Gestión Documental:
1000 DESPACHO DEL SECRETARIO
CODIGO SUBSISTEMA DE GESTION DE CALIDAD RETENCION (años)DISPOSICION
FINALSERIE SUBSERIE Y TIPOS
DOCUMENTALES
12000 92 01
Requerimiento de la ciudadania ( Petición
de Interés general, de Interés particular,
queja, reclamo, solicitud de información,
consulta, sugerencia y felicitación.)
DS-PRO-22 PCD-EV-TP-212 1 4 X
SERIE TRANSVERSAL. De acuerdo
al procedimiento aprobado mediante
Circular 44 de 2012, TODAS las
dependencias deben conformar y
custodiar los Derecho de Petición,
Queja y Reclamos bajo coordinación
del SIAC.
Requerimientos ciudadanos
Oficio remisorio
Planilla de Correspondencia
Respuesta a petición
Certificado de devolución o no comunicación
Informe secretarial o edicto
12000 45 INFORMES
12000 45 16 Informes de Gestion DS-PRO-22 PCD-EV-TP-212 1 4 X
Informe trimestral
Informe de Percepción ciudadana.
Informe llave de servicio
Informe trimestral de requerimientos con
respuesta fuera de termino (Oficina Asesora
Asuntos Disciplinarios.)
12000 45 27 Informes a Organos de Control DS-PRO-22 PCD-EV-TP-212 1 4 X
Informes a Organos de Control
12000 45 04 Informes a otras Entidades DS-PRO-22 PCD-EV-TP-212 1 4 XInformes a otras Entidades
12000 64 PLANES
12000 64 10 Planes Operativos SIAC DS-PRO-22 PCD-EV-TP-212 1 4 XPlan Operativo del Servicio Integral de
Atención a la Ciudadania
12000 64 05 Planes cualificacion SIAC 1 4 X
Plan de Cualificación del servicio integral de
atención a la ciudadania
12000 49 INSTRUMENTOS DE CONTROL
12000 49 21 Instrumentos de Verificacion DS-PRO-22 PCD-EV-TP-212 1 0 X
Hoja 25 de 158
PROCEDIMIENTOS
Dependencia Serie Subserie Proceso ProcedimientoArchivo de
Gestion
Archivo
CentralCT E MT S
Formato Tabla de Retencion Documental
ENTIDAD PRODUCTORA: SECRETARIA DISTRITAL DE INTEGRACION SOCIAL
OFICINA PRODUCTORA: Fecha Aprobación Comité de Gestión Documental:
1000 DESPACHO DEL SECRETARIO
CODIGO SUBSISTEMA DE GESTION DE CALIDAD RETENCION (años)DISPOSICION
FINALSERIE SUBSERIE Y TIPOS
DOCUMENTALES
Documento de Verificación Sistema Distrital de
Quejas y Soluciones -SDQS-
Documento de Verificación SIAC 1 Línea
Certificaciòn de validación Guia de trámites y
servicios
12000 49 06 Encuestas DS-PRO-22 PCD-EV-TP-212 1 0 X
Encuestas de percepción Ciudadanas
Encuestas en Ferias del Servicio.
12000 49 55 Registros DS-PRO-22 PCD-EV-TP-212 1 0 X
Listados de asistencia
Registro de Atención Diaria Siac I Linea
Acta de apertura buzón de sugerencias
12000 25 CORRESPONDENCIA
12000 25 01 Correspondencia DS-PRO-22 PCD-EV-TP-212 1 4 X
Correspondencia
12000 05 ACTAS
12000 05 01 Actas DS-PRO-22 PCD-EV-TP-212 1 4 X
Actas
12000 63PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS Y
SOLUCIONES-PQRS
12000 63 01Consecutivos de peticiones quejas y
reclamos grupo QYS1 4 X
Contados a partir del año de
respuesta
Se aplica tabla propuesta Archivo de
Bogotá
12000 copia Requerimiento
12000copia Memorandos Remisorios a
Dependencias o Entidades Competentes
12000 copia respuesta parcial o final al requerimiento
12000- Sistema Interno de Atención a La Ciudadanía S.I.A.C
Peticiones, Quejas, Reclamos y Soluciones
Hoja 26 de 158
PROCEDIMIENTOS
Dependencia Serie Subserie Proceso ProcedimientoArchivo de
Gestion
Archivo
CentralCT E MT S
Formato Tabla de Retencion Documental
ENTIDAD PRODUCTORA: SECRETARIA DISTRITAL DE INTEGRACION SOCIAL
OFICINA PRODUCTORA: Fecha Aprobación Comité de Gestión Documental:
1000 DESPACHO DEL SECRETARIO
CODIGO SUBSISTEMA DE GESTION DE CALIDAD RETENCION (años)DISPOSICION
FINALSERIE SUBSERIE Y TIPOS
DOCUMENTALES
12000constancia publicación respuesta a
requerimiento anónimo (opcional)
12000Copia reporte respuesta parcial a
Requerimiento (opcional)
12000Copia memorando Remisorio reporte
respuesta parcial a Requerimiento (opcional)
12000 63 02
Consecutivos de peticiones quejas y
reclamos (seguido de nombre de
dependencia competente
1 4 X
Contados a partir del año de
respuesta
Se aplica tabla propuesta Archivo de
Bogotá
12000 Requerimiento
12000Memorando Remisorio a la Dependencia
Competente
12000 Respuesta al peticionario
12000Memorando Remisorio seguimiento respuesta
parcial a Requerimiento
12000 reporte respuesta parcial a Requerimiento
12000 63 03 Registros de PQRS en Base de Datos 5 X
Contados a partir del año de
producción.
Se aplica protocolo de eliminación
12000
Registro de requerimiento y respuesta en
Módulo Quejas y Soluciones del sofware de
correspondencia
12000 29 DIVULGACIÓN
12000 29 01 Divulgación del sistema QYS 2 X
Contados a partir del año de
producción.
Se aplica protocolo de eliminación
12000 Estrategía Divulgación del sistema QYS
12000 Memorando para coordinar entrega material
12000Planilla Entrega Material de Divulgación
PQRS
12000 72 PROGRAMAS DE CAPACITACIÓN
12000 72 01 Programas de Sensibilización PQRS 2 X
Contados a partir del año de
producción.
Se aplica protocolo de eliminación
12000 Convocatoria
12000 Invitación
12000 Planilla de Asistencia a Capacitación
Hoja 27 de 158
PROCEDIMIENTOS
Dependencia Serie Subserie Proceso ProcedimientoArchivo de
Gestion
Archivo
CentralCT E MT S
Formato Tabla de Retencion Documental
ENTIDAD PRODUCTORA: SECRETARIA DISTRITAL DE INTEGRACION SOCIAL
OFICINA PRODUCTORA: Fecha Aprobación Comité de Gestión Documental:
1000 DESPACHO DEL SECRETARIO
CODIGO SUBSISTEMA DE GESTION DE CALIDAD RETENCION (años)DISPOSICION
FINALSERIE SUBSERIE Y TIPOS
DOCUMENTALES
12000Informe de Capacitación
12000 49 INSTRUMENTOS DE CONTROL
12000 49 13 Hojas de Seguimiento respuesta PQRS 1 1
12000 Hoja de Seguimiento
12000 49 53Planillas Registro de Atención a la
Ciudadanía1
12000 Planilla Registro de Atención a la Ciudadanía
12000 49 04Actas de visita a Puntos de Servicio a la
Ciudadanía2
12000Acta de Visita, seguimiento a Puntos de
Servicio a la Ciudadanía
12000 49 03Actas de Verificación de Registro y Trámite
de las peticiones en otras dependencias2
12000Acta de Verificación de Registro y Trámite de
las peticiones en otras dependencias
12000 49 01 Actas Apertura Buzón de Sugerencias 1
12000 Acta Apertura Buzón de Sugerencias
12000 45 INFORMES
12000 45 03Informes a Entes de Control y Vigilancia
Sobre QYS *2 3 X
12000
Informe fortalecimiento del sistema QYS para
rendición cuenta anual a la contraloría
Oficina asesora de control interno,Informe
condensado peticiones
Alcaldía Mayor,Informe consolidado
estadistico de la atención diaria en los PSC
Alcaldía Mayor,Reporte de Datos servidoras
PSC
Alcaldía Mayor,Informe Indicadores de
respuesta y de servicio
Alcaldía Mayor,
12000 45 16 Informes de gestión* 1 X
Hoja 28 de 158
PROCEDIMIENTOS
Dependencia Serie Subserie Proceso ProcedimientoArchivo de
Gestion
Archivo
CentralCT E MT S
Formato Tabla de Retencion Documental
ENTIDAD PRODUCTORA: SECRETARIA DISTRITAL DE INTEGRACION SOCIAL
OFICINA PRODUCTORA: Fecha Aprobación Comité de Gestión Documental:
1000 DESPACHO DEL SECRETARIO
CODIGO SUBSISTEMA DE GESTION DE CALIDAD RETENCION (años)DISPOSICION
FINALSERIE SUBSERIE Y TIPOS
DOCUMENTALES
12000
1Informe gestión trimestral grupo quejas y
soluciones
Direcciones, Control Interno,
Subsecretaría.2Informe Indicadores de
gestión
Dirección Análisis y Diseño3Informe
Indicadores de gestión
Dirección Análisis y Diseño4Informe
condensado peticiones
Subdirecciones Locales y Técnicas5Informe
de Gestión Contratistas
Subdirección Contratación6Informe de
Supervisión Contratistas
Subdirección Contratación7Informe plan
estratégico
Subsecretaría SDIS
12000 92 REQUERIMIENTO SIAC
12000 92 01
Requerimiento de la ciudadania ( Petición
de Interés general, de Interés particular,
queja, reclamo, solicitud de información,
consulta, sugerencia y felicitación.)
DS-PRO-22 PCD-EV-TP-212 1 4 X
SERIE TRANSVERSAL. De acuerdo
al procedimiento aprobado mediante
Circular 44 de 2012, TODAS las
dependencias deben conformar y
custodiar los Derecho de Petición,
Queja y Reclamos bajo coordinación
del SIAC.
Requerimientos ciudadanos
Oficio remisorio
Planilla de Correspondencia
Respuesta a petición
Certificado de devolución o no comunicación
Informe secretarial o edicto
12000 47
INSCRIPCIÓN, INSPECCIÓN,
VIGILANCIA Y CONTROL AL SERVICIO
DE EDUCACIÓN INICIAL
12000 47 02Inspección y vigilancia del servicio de
educación inicial. INSCRIPCIONES2 10 X
Contados a partir del año en que se
cierre el expediente se aplica
protocolo de transferencia al Archivo
Bogotá
12000 Área de Inspección y Vigilancia
Hoja 29 de 158
PROCEDIMIENTOS
Dependencia Serie Subserie Proceso ProcedimientoArchivo de
Gestion
Archivo
CentralCT E MT S
Formato Tabla de Retencion Documental
ENTIDAD PRODUCTORA: SECRETARIA DISTRITAL DE INTEGRACION SOCIAL
OFICINA PRODUCTORA: Fecha Aprobación Comité de Gestión Documental:
1000 DESPACHO DEL SECRETARIO
CODIGO SUBSISTEMA DE GESTION DE CALIDAD RETENCION (años)DISPOSICION
FINALSERIE SUBSERIE Y TIPOS
DOCUMENTALES
12000
Solicitud de inscripción y Anexos (documento
de identificación, Certificado de Cámara de
Comercio ò Certificado de Existencia y
Representación Legal, formulario de
autoevaluación y certificación que acredite la
personeria juridica).
12000 47 03Inspecciones y vigilancia al servicio de
educaciòn inicial2 3 X
Un año después del año en que se
cierra el expediente se aplica tabla
propuesta por Archivo Bogotá
12000Comunicación de programación de la visita de
Inspección y Vigilancia (opcional)
12000Comunicación de asignación del Equipo de
Inspección y Vigilancia
12000 Queja (opcional)
12000
Informe de Verificación de las condiciones
técnicas de operación y anexos (copia del aval
del proyecto pedagógico vigente, copia
concepto técnico de bomberos vigente, copia
acta de vigilancia y control establecimiento
educativo de la Secretaria Distrital de Salud de
Bogotá D.C. vigente, copia licencia de
construcción del jardín y sus anexos, copia de
la licencia de funcionamiento expedida por la
Secretaría de Educación y sus anexos-
opcional).
12000Requerimiento de cumplimiento de
condiciones indispensables y/o básicas de
operación (si aplica)
12000Comunicación de respuesta a requerimiento
de condiciones por oficio de cumplimiento
12000Comunicación de invitación a la asesoría
(opcional)
Hoja 30 de 158
PROCEDIMIENTOS
Dependencia Serie Subserie Proceso ProcedimientoArchivo de
Gestion
Archivo
CentralCT E MT S
Formato Tabla de Retencion Documental
ENTIDAD PRODUCTORA: SECRETARIA DISTRITAL DE INTEGRACION SOCIAL
OFICINA PRODUCTORA: Fecha Aprobación Comité de Gestión Documental:
1000 DESPACHO DEL SECRETARIO
CODIGO SUBSISTEMA DE GESTION DE CALIDAD RETENCION (años)DISPOSICION
FINALSERIE SUBSERIE Y TIPOS
DOCUMENTALES
12000Acta de visita de asesoría especializada
(opcional)
12000Informe de Culminación de actuación de
Inspección y Vigilancia (Opcional)
12000 Certificación de registro de educación inicial
12000 47 04Control a la prestación del servicio de
educaciòn inicial2 18 X
12000 Auto avocando conocimiento
12000 Notificaciòn
12000 Acta de descargos.
12000 Auto decreta pruebas
12000 Comunicaciòn auto que decreta pruebas
12000Pruebas (documentales, testimoniales,
indiciarias)**
12000Auto de archivo o Acto administrativo de
suspensión de servicio
12000Memorando remisorio de Auto de archivo o
Acto administrativo de suspensión de servicio
12000 Notificación
12000 Recurso de reposiciòn.
12000 Recurso de apelación.
12000 Auto que resuelve recurso de reposición
12000 Notificación
12000 Auto que resuelve el recurso de apelación
12000 Notificación
12000 Informe constancia de ejecutoria
12000Comunicación remitiendo acto de suspensión
alcaldia local
12000 05 ACTAS
12000 05 14 Actas de reuniones de comité técnico 2 3 X
Contados a partir del año en que se
cierre el expediente se aplica
protocolo de transferencia al Archivo
Bogotá
Hoja 31 de 158
PROCEDIMIENTOS
Dependencia Serie Subserie Proceso ProcedimientoArchivo de
Gestion
Archivo
CentralCT E MT S
Formato Tabla de Retencion Documental
ENTIDAD PRODUCTORA: SECRETARIA DISTRITAL DE INTEGRACION SOCIAL
OFICINA PRODUCTORA: Fecha Aprobación Comité de Gestión Documental:
1000 DESPACHO DEL SECRETARIO
CODIGO SUBSISTEMA DE GESTION DE CALIDAD RETENCION (años)DISPOSICION
FINALSERIE SUBSERIE Y TIPOS
DOCUMENTALES
12000Actas del Comité técnico de Coordinaciòn del
servicio de educación inicial.
12000 64 PLANES
12000 64 07 Planes de Inspeccion y vigilancia 1 0 X
12000 Plan operativo de Inspección y Vigilancia.
Un año después del año en que
se cierra el expediente se aplica
protocolo de eliminación
12000 45 INFORMES
12000 45 25 Informes de Inspección y vigilancia 1 0 X
Un año después del año en que
se cierra el expediente se aplica
protocolo de eliminación
12000Informes de estadísticas mensuales de
Inspección y Vigilancia a la prestación del
servicio de Educación Inicial.
12000 92 REQUERIMIENTO SIAC
12000 92 01
Requerimiento de la ciudadania ( Petición
de Interés general, de Interés particular,
queja, reclamo, solicitud de información,
consulta, sugerencia y felicitación.)
DS-PRO-22 PCD-EV-TP-212 1 4 X
SERIE TRANSVERSAL. De acuerdo
al procedimiento aprobado mediante
Circular 44 de 2012, TODAS las
dependencias deben conformar y
custodiar los Derecho de Petición,
Queja y Reclamos bajo coordinación
del SIAC.
12000 Requerimientos ciudadanos
12000 Oficio remisorio
12000 Planilla de Correspondencia
12000 Respuesta a petición
12000 Certificado de devolución o no comunicación
12000 Informe secretarial o edicto
12110 87 SELECCIÓN DEL CONTRATISTA
12110 SUBDIRECCIÓN DE CONTRATACIÓN
Hoja 32 de 158
PROCEDIMIENTOS
Dependencia Serie Subserie Proceso ProcedimientoArchivo de
Gestion
Archivo
CentralCT E MT S
Formato Tabla de Retencion Documental
ENTIDAD PRODUCTORA: SECRETARIA DISTRITAL DE INTEGRACION SOCIAL
OFICINA PRODUCTORA: Fecha Aprobación Comité de Gestión Documental:
1000 DESPACHO DEL SECRETARIO
CODIGO SUBSISTEMA DE GESTION DE CALIDAD RETENCION (años)DISPOSICION
FINALSERIE SUBSERIE Y TIPOS
DOCUMENTALES
12110 87 01 SELECCIÓN ABREVIADA 1 19 X
Contados a partir de la fecha en que
se termina el tiempo de retención,
se aplica tabla propuesta por el
Archivo de Bogotá
12110 Estudios Previos
12110 Certificado de Disponibilidad Presupuestal
12110 Solicitud de Contratación
12110 Ficha EBI (para fondos de desarrollo local)
12110 Proyecto de Pliego de Condiciones
12110
Resolución de adopción de compra a través
de bolsa de productos (Bolsa Nacional
Agropecuaria)
12110Carta de intención (Bolsa Nacional
Agropecuaria)
12110 Memorando dirigido a la BNA
12110Boletín con anuncio público (Bolsa Nacional
Agropecuaria)
12110Observaciones al Proyecto de Pliego de
Condiciones
12110Respuestas a las observaciones dadas al
Proyecto de Pliego de condiciones
12110 Resolución Acto de Apertura
12110 Aviso de Prensa
12110 Pliego de Condiciones
12110 Acta de Audiencia de Aclaraciones
12110 Observaciones al Pliego de condiciones
12110 Respuestas a las observaciones dadas al
Pliego de condiciones12110 Adendas (Cuando sea el caso)
12110 Acta de Cierre
12110Requisitos habilitantes (para la subasta
inversa)
12110
Solicitud para subsanar la ausencia de
documentos o requisitos habilitantes (para la
subasta inversa
12110 Memorando al comité evaluador
12110 Solicitud de Aclaraciones
Hoja 33 de 158
PROCEDIMIENTOS
Dependencia Serie Subserie Proceso ProcedimientoArchivo de
Gestion
Archivo
CentralCT E MT S
Formato Tabla de Retencion Documental
ENTIDAD PRODUCTORA: SECRETARIA DISTRITAL DE INTEGRACION SOCIAL
OFICINA PRODUCTORA: Fecha Aprobación Comité de Gestión Documental:
1000 DESPACHO DEL SECRETARIO
CODIGO SUBSISTEMA DE GESTION DE CALIDAD RETENCION (años)DISPOSICION
FINALSERIE SUBSERIE Y TIPOS
DOCUMENTALES
12110Informe de evaluación preliminar de las
propuestas
12110 Lista de habilitados (para la subasta inversa)
12110 Observaciones a la evaluación preliminar
12110Respuesta a las observaciones dadas a la
evaluación preliminar
12110 Informe de evaluación
12110Acta de Audiencia de adjudicación o
declaratoria desierta
12110Notificación de Adjudicación o declaratoria
desierta
12110propuestas de los oferentes selección
abreviada (seleccionadas)1 19 X
Contados a partir de la fecha en que
se termina el tiempo de retención,
se aplica tabla propuesta por el
Archivo de Bogotá
12110 Propuestas de los oferentes y anexos
12110 87 03propuestas de los oferentes no
seleccionadas2 3 X
Contados a partir de la fecha en que
se termina el tiempo de retención,
se aplica tabla propuesta por el
Archivo de Bogotá
12110 Propuestas de los oferentes y anexos
12110propuestas de los oferentes licitación
(seleccionadas)1 19 X
Contados a partir de la fecha en que
se termina el tiempo de retención,
se aplica tabla propuesta por el
Archivo de Bogotá
12110 Propuestas de los oferentes y anexos
12110propuestas de los oferentes concurso de
méritos (seleccionadas)1 19 X
Contados a partir de la fecha en que
se termina el tiempo de retención,
se aplica tabla propuesta por el
Archivo de Bogotá
12110 Propuestas de los oferentes y anexos
Hoja 34 de 158
PROCEDIMIENTOS
Dependencia Serie Subserie Proceso ProcedimientoArchivo de
Gestion
Archivo
CentralCT E MT S
Formato Tabla de Retencion Documental
ENTIDAD PRODUCTORA: SECRETARIA DISTRITAL DE INTEGRACION SOCIAL
OFICINA PRODUCTORA: Fecha Aprobación Comité de Gestión Documental:
1000 DESPACHO DEL SECRETARIO
CODIGO SUBSISTEMA DE GESTION DE CALIDAD RETENCION (años)DISPOSICION
FINALSERIE SUBSERIE Y TIPOS
DOCUMENTALES
12110 87 06 licitaciones 1 19 X
Contados a partir de la fecha en que
se termina el tiempo de retención,
se aplica tabla propuesta por el
Archivo de Bogotá
12110 Estudios Previos
12110 Certificado de Disponibilidad Presupuestal
12110 Solicitud de Contratación
12110 Proyecto de Pliego de Condiciones
12110Observaciones al Proyecto de Pliego de
Condiciones
12110Respuestas a las observaciones dadas al
Proyecto de Pliego de condiciones
12110 Resolución Acto de Apertura
12110 Aviso de Prensa
12110 Pliego de Condiciones
12110 Acta de Audiencia de Aclaraciones
12110 Observaciones al Pliego de condiciones
12110Respuestas a las observaciones dadas al
Pliego de condiciones
12110 Adendas (Cuando sea el caso)
12110 Acta de Cierre
12110 Acta de apertura para BM
12110 Memorando al comité evaluador
12110 Solicitud de Aclaraciones
12110Informe de evaluación preliminar de las
propuestas
12110 Observaciones a la evaluación preliminar
12110Respuesta a las observaciones dadas a la
evaluación preliminar
12110 Informe de evaluación
12110Acta de Audiencia de adjudicación o
declaratoria desierta
12110Notificación de Adjudicación/ declaratoria
desierta o Carta de Aceptación (BM)
Hoja 35 de 158
PROCEDIMIENTOS
Dependencia Serie Subserie Proceso ProcedimientoArchivo de
Gestion
Archivo
CentralCT E MT S
Formato Tabla de Retencion Documental
ENTIDAD PRODUCTORA: SECRETARIA DISTRITAL DE INTEGRACION SOCIAL
OFICINA PRODUCTORA: Fecha Aprobación Comité de Gestión Documental:
1000 DESPACHO DEL SECRETARIO
CODIGO SUBSISTEMA DE GESTION DE CALIDAD RETENCION (años)DISPOSICION
FINALSERIE SUBSERIE Y TIPOS
DOCUMENTALES
12110 23 02 contratos 1
Contados a partir de la fecha en que
se termina el tiempo de retención,
se aplica tabla propuesta por el
Archivo de Bogotá
12110 Estudios Previos y anexos 19 X
12110 Certificado de Disponibilidad Presupuestal
12110 Solicitud de Contratación
12110 Ficha EBI (para fondos de desarrollo local)
12110 concurso de méritos 1 19 X
Contados a partir de la fecha en que
se termina el tiempo de retención,
se aplica tabla propuesta por el
Archivo de Bogotá
12110 Estudios Previos
12110 Certificado de Disponibilidad Presupuestal
12110 Solicitud de Contratación
12110 Ficha EBI (para fondos de desarrollo local)
12110 Aviso de solicitud de expresiones de interés
12110 Proyecto de Pliego de Condiciones
12110Observaciones al Proyecto de Pliego de
Condiciones
12110Respuestas a las observaciones dadas al
Proyecto de Pliego de condiciones
12110
Acta de diligencia de la entrega de
manifestaciones de interés y requisitos
habilitantes para entrar en la lista
12110 Resolución de lista corta o lista multiusos
12110Recurso contra la Resolución de lista corta o
lista multiusos
12110 Resolución que resuelve el Recurso
12110 Carta de invitación
12110Resolución Acto de Apertura del Concurso de
méritos
Hoja 36 de 158
PROCEDIMIENTOS
Dependencia Serie Subserie Proceso ProcedimientoArchivo de
Gestion
Archivo
CentralCT E MT S
Formato Tabla de Retencion Documental
ENTIDAD PRODUCTORA: SECRETARIA DISTRITAL DE INTEGRACION SOCIAL
OFICINA PRODUCTORA: Fecha Aprobación Comité de Gestión Documental:
1000 DESPACHO DEL SECRETARIO
CODIGO SUBSISTEMA DE GESTION DE CALIDAD RETENCION (años)DISPOSICION
FINALSERIE SUBSERIE Y TIPOS
DOCUMENTALES
12110 Pliego de Condiciones
12110 Acta de Audiencia de Aclaraciones
12110 Observaciones al Pliego de condiciones
12110Respuestas a las observaciones dadas al
Pliego de condiciones
12110 Adendas (Cuando sea el caso)
12110 Acta de Cierre
12110 Memorando al comité evaluador
12110 Solicitud de Aclaraciones
12110Informe de evaluación preliminar de las
propuestas
12110 Observaciones a la evaluación preliminar
12110Respuesta a las observaciones dadas a la
evaluación preliminar
12110 Informe de evaluación
12110Acta de Audiencia de adjudicación o
declaratoria desierta
12110Notificación de Adjudicación/ declaratoria
desierta
12110 Notificación
12110 49 INSTRUMENTOS DE CONTROL 2 MESES 4 MESES XContados a partir de la fecha en que
se termina el tiempo de retención,
se aplica tabla propuesta por el 12110 Estado financiero del contrato a liquidar
12110 23 CONTRATOS Y CONVENIOS
12110 23 07 LIQUIDACIÓN UNILATERAL 1 19 X
Contados a partir de la fecha en que
se termina el tiempo de retención,
se aplica tabla propuesta por el
Archivo de Bogotá
12110Comunicación oficial del supervisor al
contratista y/o aseguradora
12110 Acta de NO comparecencia o desacuerdos
12110 Resolución de Liquidación Unilateral
12110Comunicación oficial al contratista y/o
aseguradora
12110 Notificación de la Resolución
12110 Edicto
Hoja 37 de 158
PROCEDIMIENTOS
Dependencia Serie Subserie Proceso ProcedimientoArchivo de
Gestion
Archivo
CentralCT E MT S
Formato Tabla de Retencion Documental
ENTIDAD PRODUCTORA: SECRETARIA DISTRITAL DE INTEGRACION SOCIAL
OFICINA PRODUCTORA: Fecha Aprobación Comité de Gestión Documental:
1000 DESPACHO DEL SECRETARIO
CODIGO SUBSISTEMA DE GESTION DE CALIDAD RETENCION (años)DISPOSICION
FINALSERIE SUBSERIE Y TIPOS
DOCUMENTALES
12110 Recurso de Reposición
12110 Resolución que resuelve el recurso
12110 Comunicación oficial al contratista y/o
aseguradora12110 Notificación de la Resolución
12110 Edicto
12110 Constancia Ejecutoria
12110Comunicación oficial al contratista y/o
aseguradora
12110 Memorando remisorio de Cuenta de Cobro
12110 Cuenta de Cobro (Si aplica)
12110 Recibo de Pago a Tesorería (Si aplica)
12110 Memorando remisorio oficina jurídica
12110 Incumplimiento 1 19 X
Contados a partir de la fecha en que
se termina el tiempo de retención,
se aplica tabla propuesta por el
Archivo de Bogotá
12110 Concepto del supervisor
12110 Aval del área técnica
12110 Solicitud de elaboración acto administrativo
12110 Resolución de incumplimiento
12110 Memorando al ordenador del gasto
12110Memorando remitiendo acto administrativo
sub. Contratación
12110Comunicación oficial al contratista y/o
aseguradora
12110 Notificación de la resolución
12110 Edicto
12110 Recurso de reposición
12110 Memorando remisorio al área técnica
12110 Concepto del área técnica
12110 Resolución que resuelve el recurso
12110 Memorando al ordenador del gasto
12110Memorando remitiendo acto administrativo
sub. Contratación
12110 Comunicación oficial al contratista y/o
aseguradora
Hoja 38 de 158
PROCEDIMIENTOS
Dependencia Serie Subserie Proceso ProcedimientoArchivo de
Gestion
Archivo
CentralCT E MT S
Formato Tabla de Retencion Documental
ENTIDAD PRODUCTORA: SECRETARIA DISTRITAL DE INTEGRACION SOCIAL
OFICINA PRODUCTORA: Fecha Aprobación Comité de Gestión Documental:
1000 DESPACHO DEL SECRETARIO
CODIGO SUBSISTEMA DE GESTION DE CALIDAD RETENCION (años)DISPOSICION
FINALSERIE SUBSERIE Y TIPOS
DOCUMENTALES
12110 Notificación de la resolución
12110 Edicto
12110 Constancia Ejecutoria
12110Memorando remisorio a la entidad o autoridad
competente (según sanción)
12110 Comunicación oficial a los Entes de control
12110 Comunicación oficial del supervisor al
contratista y/o aseguradora12110 Respuesta de descargos del contratista
12110 Constancia de no respuesta dentro del plazo
12110 Concepto del supervisor frente a descargos
12110 Acta de audiencia de descargos
12110 Aval del área técnica
12110 Solicitud de elaboración acto administrativo
12110Resolución de incumplimiento (sancionatoria:
multa, incumplimiento,cadu-cidad)
12110Memorando remisorio del acto administrativo
al ordenador del gasto
12110Memorando de devolución del acto
administrativo a contratación
12110Comunicación oficial al contratista y/o
asegurador para notificicación
12110Notificación de la resolución (personal o por
edicto)
12110 Recurso de reposición
12110Memorando remisorio del recurso al área
técnica
12110 Concepto del área técnica
12110Memorando remisorio del acto administrativo
al ordenador del gasto
12110Memorando de devolución del acto
administrativo a contratación
12110 Resolución que resuelve el recurso
12110Comunicación oficial al contratista y/o
asegurador para notificicación
Hoja 39 de 158
PROCEDIMIENTOS
Dependencia Serie Subserie Proceso ProcedimientoArchivo de
Gestion
Archivo
CentralCT E MT S
Formato Tabla de Retencion Documental
ENTIDAD PRODUCTORA: SECRETARIA DISTRITAL DE INTEGRACION SOCIAL
OFICINA PRODUCTORA: Fecha Aprobación Comité de Gestión Documental:
1000 DESPACHO DEL SECRETARIO
CODIGO SUBSISTEMA DE GESTION DE CALIDAD RETENCION (años)DISPOSICION
FINALSERIE SUBSERIE Y TIPOS
DOCUMENTALES
12110 Notificación de la resolución (personal o por
edicto)12110 Constancia Ejecutoria
12110Memorando remisorio al supervisor y al área
técnica
12110 Memorando remisorio de Cuenta de Cobro a la
aseguradora (Si aplica)12110
Memorando remisorio a dependencias de la
entidad que deban conocer el acto
12110Memorando remisorio a la Procuraduria y
Cámara de Comercio (Si aplica)
12110
Constancia de publicación de la sanción en un
medio de comunicación de amplia circulación -
periódico- (Si aplica)
12110 Cuenta de Cobro (Si aplica)
12110 Recibo de Pago a Tesorería (Si aplica)
12110 Memorando remisorio oficina jurídica
12110 incumplimiento 1 19 X
Contados a partir de la fecha en que
se termina el tiempo de retención,
se aplica tabla propuesta por el
Archivo de Bogotá
12110 Requerimiento del supervisor
12110 Respuesta de descargos
12110 Acta de reunión para respuesta
12110 Convenios 1 19 X
Contados a partir de la fecha en que
se termina el tiempo de retención,
se aplica tabla propuesta por el
12110 Estudios Previos y sus anexos
12110Resolución de nombramiento (C.
interadministrativos)
12110 Acta de posesión del representante legal (C.
interadministrativos)12110 Certificado de Disponibilidad Presupuestal (si
es el caso)12110 Solicitud de contratación
12110 Ficha EBI (para fondos de desarrollo local)
12110 Estudio de viabilidad (Decreto 777)
12110 Análisis de la organización ( C. Asociación)
12110 Estatutos y reforma
Hoja 40 de 158
PROCEDIMIENTOS
Dependencia Serie Subserie Proceso ProcedimientoArchivo de
Gestion
Archivo
CentralCT E MT S
Formato Tabla de Retencion Documental
ENTIDAD PRODUCTORA: SECRETARIA DISTRITAL DE INTEGRACION SOCIAL
OFICINA PRODUCTORA: Fecha Aprobación Comité de Gestión Documental:
1000 DESPACHO DEL SECRETARIO
CODIGO SUBSISTEMA DE GESTION DE CALIDAD RETENCION (años)DISPOSICION
FINALSERIE SUBSERIE Y TIPOS
DOCUMENTALES
12110 Carta de intención (Decreto 777)
12110 Verificación financiera de contabilidad
12110 Estudio Jurídico de cumplimiento de requisitos
12110 Acto de justificación del convenio
12110 Memorando al comité evaluador
12110 Minuta del convenio
12110Certificado de registro presupuestal (si es el
caso)
12110 Póliza (si es el caso)
12110Recibo de pago (consignación de la
publicación en imprenta distrital o impuesto de
12110Aprobación de requisitos de perfeccionamiento
y legalización
12110 Memorando de designación de supervisión
12110 Acta de Inicio
12110 Informe de ejecución
12110 Informe de Supervisión
12110 Acta de Liquidación
12110 23 02 Contratos 1 19 x
Contados a partir de la fecha en que
se termina el tiempo de retención,
se aplica tabla propuesta por el
Archivo de Bogotá
12110
Hoja de Vida y anexos (Persona Natural,
cédula de ciudadanía, certificado de
antecedentes judiciales D.A.S, disciplinarios
personería, procuraduría, contraloría,
fotocopia de certificados académicos,
laborales y/o experiencia, Persona jurídica, Nit
de la entidad, certificado de existencia y
representante legal, acto de creación o
documento en que conste la naturaleza
jurídica de la entidad y demás documentos
según el listado maestro).
12110Acto de Justificación de la contratación (para
mínima cuantía)
12110 Carta de aceptación del proponente (para
mínima cuantía)12110 Minuta del contrato
Hoja 41 de 158
PROCEDIMIENTOS
Dependencia Serie Subserie Proceso ProcedimientoArchivo de
Gestion
Archivo
CentralCT E MT S
Formato Tabla de Retencion Documental
ENTIDAD PRODUCTORA: SECRETARIA DISTRITAL DE INTEGRACION SOCIAL
OFICINA PRODUCTORA: Fecha Aprobación Comité de Gestión Documental:
1000 DESPACHO DEL SECRETARIO
CODIGO SUBSISTEMA DE GESTION DE CALIDAD RETENCION (años)DISPOSICION
FINALSERIE SUBSERIE Y TIPOS
DOCUMENTALES
12110 Certificado de registro presupuestal
12110 Póliza del contrato
12110Recibo de Consignación (consignación de la
publicación en imprenta distrital )
12110Fichas de negociación (Bolsa Nacional
Agropecuaria)
12110Fichas de entrega (Bolsa Nacional
Agropecuaria)
12110Acta de rueda de negociación (Bolsa Nacional
Agropecuaria)
12110Garantías especiales (Orden de pago, Bolsa
Nacional Agropecuaria)
12110Escritura pública (para adquisición o donación
de bien inmueble)
12110
Certificado de tradición y libertad del bien
(para adquisición, donación y arrendamiento
del bien inmueble)
12110
Acta de recibo o entrega del bien (para
adquisición, donación y arrendamiento del bien
inmueble)
12110Plan de mantenimiento del bien (para
adquisición y donación de bien inmueble)
12110 Memorando de designación de supervisión
12110 Acta de Inicio
12110 Informe de ejecución
12110 Informe de Supervisión
12110 Acta de Liquidación
12110 Conceptos contractuales 2 3 XContados a partir de la fecha en que
se termina el tiempo de retención,
12110 Solicitud de Concepto y anexos si aplican
12110 Respuesta a la solicitud
12110 23 CONTRATOS Y CONVENIOS
12110 23 02 contratos 1 19 x
Contados a partir de la fecha en que
se termina el tiempo de retención,
se aplica tabla propuesta por el
Archivo de Bogotá
Hoja 42 de 158
PROCEDIMIENTOS
Dependencia Serie Subserie Proceso ProcedimientoArchivo de
Gestion
Archivo
CentralCT E MT S
Formato Tabla de Retencion Documental
ENTIDAD PRODUCTORA: SECRETARIA DISTRITAL DE INTEGRACION SOCIAL
OFICINA PRODUCTORA: Fecha Aprobación Comité de Gestión Documental:
1000 DESPACHO DEL SECRETARIO
CODIGO SUBSISTEMA DE GESTION DE CALIDAD RETENCION (años)DISPOSICION
FINALSERIE SUBSERIE Y TIPOS
DOCUMENTALES
12110
Hoja de Vida y anexos (Persona Natural,
cédula de ciudadanía, certificado de
antecedentes judiciales D.A.S, disciplinarios
personería, procuraduría, contraloría,
fotocopia de certificados académicos, 12110 Acto de Justificación de la contratación (para
mínima cuantía)12110
Carta de aceptación del proponente (para
mínima cuantía)
12110 Minuta del contrato
12110 Certificado de registro presupuestal
12110 Póliza del contrato
12110Recibo de Consignación (consignación de la
publicación en imprenta distrital )
12110 Memorando de designación de supervisión
12110 Acta de Inicio
12110 Informe de ejecución
12110 Informe de Supervisión
12110 Acta de Liquidación
12110 92 REQUERIMIENTO SIAC
12110 92 01
Requerimiento de la ciudadania ( Petición
de Interés general, de Interés particular,
queja, reclamo, solicitud de información,
consulta, sugerencia y felicitación.)
DS-PRO-22 PCD-EV-TP-212 1 4 X
SERIE TRANSVERSAL. De acuerdo
al procedimiento aprobado mediante
Circular 44 de 2012, TODAS las
dependencias deben conformar y
custodiar los Derecho de Petición,
Queja y Reclamos bajo coordinación
del SIAC.
Requerimientos ciudadanos
Oficio remisorio
Planilla de Correspondencia
Respuesta a petición
Certificado de devolución o no comunicación
Informe secretarial o edicto
12120- SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
Hoja 43 de 158
PROCEDIMIENTOS
Dependencia Serie Subserie Proceso ProcedimientoArchivo de
Gestion
Archivo
CentralCT E MT S
Formato Tabla de Retencion Documental
ENTIDAD PRODUCTORA: SECRETARIA DISTRITAL DE INTEGRACION SOCIAL
OFICINA PRODUCTORA: Fecha Aprobación Comité de Gestión Documental:
1000 DESPACHO DEL SECRETARIO
CODIGO SUBSISTEMA DE GESTION DE CALIDAD RETENCION (años)DISPOSICION
FINALSERIE SUBSERIE Y TIPOS
DOCUMENTALES
12120 03ACCIONES PARA LA CONSERVACIÓN
PREVENTIVA
12120 Solicitud conservación preventiva
12120 Concepto de riesgo
12120 Solicitud a entidad competente (opcional)
12120Respuesta de solicitud de entidad competente
(opcional)
12120Solicitud a dependencia competente de la
SDIS (opcional)
12120Respuesta de dependencia competente de la
SDIS (opcional)
12120Informe de acciones preventivas de
conservación con anexos
12120 93 TRASLADOS DE ARCHIVOS
12120 Solicitud de traslado
12120Relación y medida del material documental a
trasladar
12120Relación de mobiliario de archivo a trasladar
(opcional)
12120Solicitud a dependencias competentes para la
adquisición de bienes y servicios
12120Plano de distribución de documentos y
mobiliario (opcional)
12120Cronograma para traslado de documentos y
mobiliario
12120Solicitud a dependencia competente para
trámites requeridos por inventarios (opcional)
12120 Relación de traslado de bienes (opcional)
12120Memorando al área de inventarios informando
sobre traslado
12120Autorización de salida de los bienes a
trasladar
12120 Solicitud de área de parqueo (opcional)
Hoja 44 de 158
PROCEDIMIENTOS
Dependencia Serie Subserie Proceso ProcedimientoArchivo de
Gestion
Archivo
CentralCT E MT S
Formato Tabla de Retencion Documental
ENTIDAD PRODUCTORA: SECRETARIA DISTRITAL DE INTEGRACION SOCIAL
OFICINA PRODUCTORA: Fecha Aprobación Comité de Gestión Documental:
1000 DESPACHO DEL SECRETARIO
CODIGO SUBSISTEMA DE GESTION DE CALIDAD RETENCION (años)DISPOSICION
FINALSERIE SUBSERIE Y TIPOS
DOCUMENTALES
12120 Autorización de área de parqueo (opcinal)
12120Planilla de control de envío y recibo de
traslados
12120 Acta de recibo y entrega de traslado
12120 93TRANSFERENCIAS DE
DOCUMENTOS
12120 93 02 Transferencias Secundarías 2 10
Después de cumplido su valor
primario se aplica protocolo de
eliminación
12120Solicitud a Archivo Bogotá de transferencia de
documentos
12120 Ficha de valoración secundaria
12120 Inventario documentales para transferencias
12120Acta de aprobación de la transferencia de
Archivo de Bogotá
12120 Acta transferencia secundaria
12120 93 01 Transferencias Primarias 2 3 XDespués de cumplido su valor
primario se aplica protocolo de
12120Cronograma para la transferencia de
documentos
12120Memorando solicitando recepción de
transferencia (opcional)
12120 Acta de compromisos
12120 Concepto aprobando la transferencia
12120 Inventario documentales para transferencias
12120Memorando con observaciones al inventario
(opcional)
12120 Acta de transferencia validada
12120 SERVICIOS DOCUMENTALES
12120 89 01 Registros de Servicios Documentales 1 0 XDespués de cumplido su valor
primario se aplica protocolo de
12120 Solicitud del servicio
Hoja 45 de 158
PROCEDIMIENTOS
Dependencia Serie Subserie Proceso ProcedimientoArchivo de
Gestion
Archivo
CentralCT E MT S
Formato Tabla de Retencion Documental
ENTIDAD PRODUCTORA: SECRETARIA DISTRITAL DE INTEGRACION SOCIAL
OFICINA PRODUCTORA: Fecha Aprobación Comité de Gestión Documental:
1000 DESPACHO DEL SECRETARIO
CODIGO SUBSISTEMA DE GESTION DE CALIDAD RETENCION (años)DISPOSICION
FINALSERIE SUBSERIE Y TIPOS
DOCUMENTALES
12120Memorando informado causas de negación del
servicio (opcional)
12120 Solicitud de autorización del servicio (opcional)
12120 Autorización de servicio (opcional)
12120Comunicación informando disponibilidad del
documento solicitado (opcional)
12120 Planilla de préstamo de documentos
12120Memorando relacionando los documentos
devueltos
12120 Comunicación a usuarios morosos
12120Comunicación a instancias competentes sobre
usuarios morosos (opcional)
12120Reporte de usuarios morosos de servicios de
circulación y préstamo
12120 Reporte de indicadores de servicios
12120 72 PROGRAMAS DE CAPACITACIÓN 1 1 XDespués de cumplido su valor
primario se hace selección
12120 Plan de capacitaciones
12120 Cronograma de capacitaciones
12120 Memorando de invitación a capacitaciones
12120 Convocatoria para las capacitaciones
12120 Planilla de seguimiento a la convocatoria
12120 Ficha técnica del evento de capacitación
12120 Hoja de evaluación previa a la capacitación
12120 Hoja de evaluación posterior a la capacitación
12120 Formato de evaluación de capacitación
12120 Planilla de asistencia a capacitaciones
12120 Informe de capacitaciones
12120 70PROCESOS PARA LA REPRODUCCIÓN
DE DOCUMENTOS EN OTROS MEDIOS2 0 X
Después de cumplido su valor
primario se aplica protocolo de
eliminación
12120Cronograma para reproducción de
documentos en otros soportes
Hoja 46 de 158
PROCEDIMIENTOS
Dependencia Serie Subserie Proceso ProcedimientoArchivo de
Gestion
Archivo
CentralCT E MT S
Formato Tabla de Retencion Documental
ENTIDAD PRODUCTORA: SECRETARIA DISTRITAL DE INTEGRACION SOCIAL
OFICINA PRODUCTORA: Fecha Aprobación Comité de Gestión Documental:
1000 DESPACHO DEL SECRETARIO
CODIGO SUBSISTEMA DE GESTION DE CALIDAD RETENCION (años)DISPOSICION
FINALSERIE SUBSERIE Y TIPOS
DOCUMENTALES
12120Relación de documentos entregados y
devueltos para reproducción
12120Memorando de entrega de documentos (anexo
relación de documentos)
12120Memorando de devolución de documentos
reproducidos (anexo relación de documentos)
12120 51INTERVENCIONES DE FONDOS
DOCUMENTALES ACUMULADOS2 10 x
Después de cumplido su valor
primario se aplica protocolo de
transferencia al Archivo Bogotá
12120Solicitud de intervención de fondo documental
acumulado
12120 Diagnóstico estado de fondo documental
12120 Propuesta técnico económica
12120Memorando remisorio de diagnóstico y/o
propuesta técnico económica
12120 Plan de trabajo para intervención
12120Acta de reunión para definir intervención de
fondos acumulados
12120Acta de capacitación para la intervención de
fondos acumulados
12120
Informe de las acciones de conservación
preventiva implementadas en el fondo
documental
12120 Relación de material no pertinente
12120 Inventario documental
12120Cuadro de clasificación documental aplicado al
fondo
12120INTERVENCIONES DE FONDOS
DOCUMENTALES ACUMULADOS2 10 X
Después de cumplido su valor
primario se aplica protocolo de
transferencia al Archivo Bogotá
12120 Propuesta de selección según valores
12120 Concepto sobre valoración primaria
12120Solicitud concepto Archivo Bogotá valoración
secundaría (opcional)
12120 Ficha de valoración secundaria
12120 Concepto de Archivo de Bogotá
12120Acta de aplicación de protocolo según
concepto Archivo Bogotá.
Hoja 47 de 158
PROCEDIMIENTOS
Dependencia Serie Subserie Proceso ProcedimientoArchivo de
Gestion
Archivo
CentralCT E MT S
Formato Tabla de Retencion Documental
ENTIDAD PRODUCTORA: SECRETARIA DISTRITAL DE INTEGRACION SOCIAL
OFICINA PRODUCTORA: Fecha Aprobación Comité de Gestión Documental:
1000 DESPACHO DEL SECRETARIO
CODIGO SUBSISTEMA DE GESTION DE CALIDAD RETENCION (años)DISPOSICION
FINALSERIE SUBSERIE Y TIPOS
DOCUMENTALES
12120 50 INSTRUMENTOS DE DESCRIPCIÓN
12120 50 1 Inventarios Documentales de Archivos 1 0 X
Contados a partir del año en el
archivo de gestión se hace
migración a modulo histórico **
12120 Registro de inventario documental de archivo
12120 50 2Inventarios de Fondos Documentales
Acumulados 1 0 X
Contados a partir del año en el
archivo de gestión se hace
migración a modulo histórico **
12120 Registro de fondos documentales acumulados
12120 49 INSTRUMENTOS DE CONTROL
12120 49 58 Reportes de Documentación no Entregada 1 0 X
Después de cumplido su valor
primario se aplica protocolo de
eliminación
12120 Reporte de correspondencia no entregada
12120 49 57Registros de Control de Comunicaciones
Oficiales Recibidas1 2 X
Después de cumplido su valor
primario se aplica protocolo de
eliminación
12120 Registro en base de datos
12120Planilla de despacho de las comunicaciónes
oficiales recibidas
12120 49 56Registros de Control de Comunicaciones
Oficiales Enviadas2 3 x
Después de cumplido su valor
primario se aplica protocolo de
eliminación
12120 Registro en base de datos
12120 49 51Planillas de Entrega de Comunicaciones
por Recorrido Interno1 2 X
Después de cumplido su valor
primario se aplica protocolo de
eliminación
12120 Registro en base de datos
12120Planilla de despacho de comunicaciónes
internas
12120 49 47Planillas de Entrega de Comunicaciones
Ordinarias Oficiales Externas 1 2 X
Después de cumplido su valor
primario se aplica protocolo de
eliminación
12120Planilla despacho de comunicaciones
ordinarias oficiales externas
12120 Guía de Recibido
12120Registro en base de datos de comunicaciones
devueltas
Hoja 48 de 158
PROCEDIMIENTOS
Dependencia Serie Subserie Proceso ProcedimientoArchivo de
Gestion
Archivo
CentralCT E MT S
Formato Tabla de Retencion Documental
ENTIDAD PRODUCTORA: SECRETARIA DISTRITAL DE INTEGRACION SOCIAL
OFICINA PRODUCTORA: Fecha Aprobación Comité de Gestión Documental:
1000 DESPACHO DEL SECRETARIO
CODIGO SUBSISTEMA DE GESTION DE CALIDAD RETENCION (años)DISPOSICION
FINALSERIE SUBSERIE Y TIPOS
DOCUMENTALES
12120 49 46Planillas de Entrega de Comunicaciones
Oficiales Externas por Correo Certificado 2 3 X
Después de cumplido su valor
primario se aplica protocolo de
eliminación
12120Planilla de despacho de las comunicaciónes
oficiales externas por correo certificado
12120Registro en base de datos de comunicaciones
devueltas
12120 49 42Planilla Control de Recolección de
Correspondencia1 2 X
Después de cumplido su valor
primario se aplica protocolo de
eliminación
12120 49 42Planilla control de recolección de
correspondencia
12120 49 05 Controles de Metas 1 0 X
Después de cumplido su valor
primario se aplica protocolo de
eliminación
12120 Control de metas
12120 45 INFORMES
12120 45 20 Informes de Gestión de Correspondencia 2 3 XDespués de cumplido su valor
primario se hace selección
12120 Informe de gestión de correspondencia
12120 45 18 Informes de Gestión 2 3 X
Después de cumplido su valor
primario se aplica protocolo de
eliminación
12120 Informe de gestión
12120 45 11Informes de Control de Respuesta de
Correspondencia2 0 X
Después de cumplido su valor
primario se aplica protocolo de
eliminación
12120Informe de control de respuesta de
correspondencia
12120 37ESTANDARES DE GESTIÓN
DOCUMENTAL
12120 37 03Procedimientos para la Implementación de
Estándares de Gestión Documental 1 0 X
Contados a partir de la aprobación
de la nueva versión se hace
selección
12120Memorando de convocatoria presentación de
estándar
12120Acta de reunión presentación de estándar a
dependencia productora
12120Lista de asistencia a presentación de
estándares
Hoja 49 de 158
PROCEDIMIENTOS
Dependencia Serie Subserie Proceso ProcedimientoArchivo de
Gestion
Archivo
CentralCT E MT S
Formato Tabla de Retencion Documental
ENTIDAD PRODUCTORA: SECRETARIA DISTRITAL DE INTEGRACION SOCIAL
OFICINA PRODUCTORA: Fecha Aprobación Comité de Gestión Documental:
1000 DESPACHO DEL SECRETARIO
CODIGO SUBSISTEMA DE GESTION DE CALIDAD RETENCION (años)DISPOSICION
FINALSERIE SUBSERIE Y TIPOS
DOCUMENTALES
12120 Matriz de coincidencias
12120 Plan de mejoramiento
12120Acta de compromiso para la gestión
documental
12120Plan de seguimiento a la implementación del
estándar
12120Acta de reunión de seguimiento a la
implementación.
12120Informe de monitoreo de estándares
documentales
12120Plan de mejoramiento al informe de monitoreo
de estándares documentales
12120 37 02Procedimientos para la Formulación de
Estándares Gestión Documental1 0 X
Contados a partir de la aprobación
de la nueva versión se aplica
protocolo de transferencia al Archivo
Bogotá
12120Acta de reunión para acordar plan y concertar
mesas de trabajo
12120 Acta de reunión para verificación de
documentos12120
Acta de reunión aprobación de producción
documental
12120Acta de reunión aprobación cuadro de
clasificación validado
12120 Concepto sobre valoración primaria
12120 Acta de reunión de valoración primaria
12120Solicitud a Archivo de Bogotá valoración
secundaría (opcional)
12120 Ficha de valoración secundaria (opcional)
12120Concepto de valoración secundaria del
Archivo de Bogotá (opcional)
12120Acta de reunión aprobación tabla de retención
documental
12120Acta de reunión aprobación catálogo de
documentos
12120Memorando remisorio catálogo de
documentos a control de documentos
12120 Solicitud de publicación con anexos
12120 37 01 Herramientas de Gestión Documental 1 0 X
Contados a partir de la aprobación
de la nueva versión se aplica
protocolo de transferencia al Archivo
Bogotá
12120 Listado de producción documental
Hoja 50 de 158
PROCEDIMIENTOS
Dependencia Serie Subserie Proceso ProcedimientoArchivo de
Gestion
Archivo
CentralCT E MT S
Formato Tabla de Retencion Documental
ENTIDAD PRODUCTORA: SECRETARIA DISTRITAL DE INTEGRACION SOCIAL
OFICINA PRODUCTORA: Fecha Aprobación Comité de Gestión Documental:
1000 DESPACHO DEL SECRETARIO
CODIGO SUBSISTEMA DE GESTION DE CALIDAD RETENCION (años)DISPOSICION
FINALSERIE SUBSERIE Y TIPOS
DOCUMENTALES
12120 Cuadro de clasificación y valoración
documental12120 Tabla de retención documental
12120 Catálogo de documentos
12120 Manual de gestión documental
12120 34 ELIMINACIONES DOCUMENTALES 2 10 X
Después de cumplido su valor
primario se aplica protocolo de
eliminación
12120
Memorando de solicitud de eliminación al
comité archivo firmado por la dependencia
productora (anexando inventario)
12120 Concepto de valoración primaria (opcional)
12120Concepto sobre el estado de conservación de
los documentos
12120 Acta comité de archivo (copia)
12120Memorando a gestión ambiental solicitando
eliminación de documentos
12120Certificación de eliminación con registros
fotográficos
12120 32DOCUMENTOS RECEPCIONADOS
EN ARCHIVOS DE GESTIÓN2 0 X
Después de cumplido su valor
primario se aplica protocolo de
eliminación
12120Cronograma de entrega de documentos en
archivos (opcional)
12120 Memorando remisorio de documentos
12120Informe de documentos recepcionados por
archivos de gestión
12120 22CONSECUTIVO DE COMUNICACIONES
OFICIALES2 3 X
Después de cumplido su valor
primario se aplica protocolo de
eliminación
12120 Comunicación oficial enviada (segunda copia)
12120 19 CONCEPTOS 2 10 X
Después de cumplido su valor
primario se aplica protocolo de
eliminación
12120 Concepto de Gestión Documental
12120 06ADECUACIONES Y MANTENIMIENTO
DE DEPOSITOS DE ARCHIVO
12120 Estudios para la asignación de Depósitos
de Archivo1 0 X
Después de cumplido su valor
primario se aplica protocolo de
eliminación
Hoja 51 de 158
PROCEDIMIENTOS
Dependencia Serie Subserie Proceso ProcedimientoArchivo de
Gestion
Archivo
CentralCT E MT S
Formato Tabla de Retencion Documental
ENTIDAD PRODUCTORA: SECRETARIA DISTRITAL DE INTEGRACION SOCIAL
OFICINA PRODUCTORA: Fecha Aprobación Comité de Gestión Documental:
1000 DESPACHO DEL SECRETARIO
CODIGO SUBSISTEMA DE GESTION DE CALIDAD RETENCION (años)DISPOSICION
FINALSERIE SUBSERIE Y TIPOS
DOCUMENTALES
12120Solicitud al área administrativa para la
adquisición del espacio (opcional)
12120Autorización por parte del área administrativa
(opcional)
12120Solicitud al Archivo Bogotá de visita de
evaluación de área física (opcional)
12120Concepto Archivo Bogotá sobre el área física
evaluada (opcional)
12120 06 01 Adecuaciones de Depósitos de Archivo 1 0 X
Después de cumplido su valor
primario se aplica protocolo de
eliminación
12120Solicitud de adecuaciones a dependencia
responsable de plantas físicas
12120Solicitud de adecuaciones de comunicaciones
y redes
12120 Informe al área de plantas físicas sobre
nuevas adecuaciones requeridas (opcional)
12120Informe al área encargada de comunicaciones
y redes sobre adecuaciones realizadas
12120 Solicitud de servicios generales limpieza
12120 Solicitud de mantenimiento y refaccionamiento
12120Solicitud de adquisición de mobiliario de
archivo(opcional)
12120
Reporte de mantenimiento, refaccionamiento y
adquisición de mobiliario de archivo según el
caso
12120 05 ACTAS
12120 05 04Actas de Comités Técnicos de Gestión
Documental2 3 X
Después de cumplido su valor
primario se aplica protocolo de
transferencia al Archivo Bogotá
12120Acta de comité técnicos de Gestión
Documental
12120 05 03 Actas de Comité de Archivo 2 3 X
Después de cumplido su valor
primario se aplica protocolo de
transferencia al Archivo Bogotá
12120 Convocatoria al comité de archivo
12120 Acta de comité de archivo y ( anexos opcional)
12120 03ACCIONES PARA LA CONSERVACIÓN
PREVENTIVA2 3 X
Después de cumplido su valor
primario se aplica protocolo de
eliminación
Hoja 52 de 158
PROCEDIMIENTOS
Dependencia Serie Subserie Proceso ProcedimientoArchivo de
Gestion
Archivo
CentralCT E MT S
Formato Tabla de Retencion Documental
ENTIDAD PRODUCTORA: SECRETARIA DISTRITAL DE INTEGRACION SOCIAL
OFICINA PRODUCTORA: Fecha Aprobación Comité de Gestión Documental:
1000 DESPACHO DEL SECRETARIO
CODIGO SUBSISTEMA DE GESTION DE CALIDAD RETENCION (años)DISPOSICION
FINALSERIE SUBSERIE Y TIPOS
DOCUMENTALES
12120 Solicitud conservación preventiva
12120 Concepto de riesgo
12120 Solicitud a entidad competente (opcional)
12120Respuesta de solicitud de entidad competente
(opcional)
12120Solicitud a dependencia competente de la
SDIS (opcional)
12120Respuesta de dependencia competente de la
SDIS (opcional)
12120Informe de acciones preventivas de
conservación con anexos
12120 92 REQUERIMIENTO SIAC
12120 92 01
Requerimiento de la ciudadania ( Petición
de Interés general, de Interés particular,
queja, reclamo, solicitud de información,
consulta, sugerencia y felicitación.)
DS-PRO-22 PCD-EV-TP-212 1 4 X
SERIE TRANSVERSAL. De acuerdo
al procedimiento aprobado mediante
Circular 44 de 2012, TODAS las
dependencias deben conformar y
custodiar los Derecho de Petición,
Queja y Reclamos bajo coordinación
del SIAC.
Requerimientos ciudadanos
Oficio remisorio
Planilla de Correspondencia
Respuesta a petición
Certificado de devolución o no comunicación
Informe secretarial o edicto
12120 91
SISTEMA DE PREVENCIÓN Y MANEJO
DEL CONFLICTO DE CONVIVENCIA
LABORAL
2 8 X
Despues de cumplido su valor
primario se aplica el protocolo de
transferencia al Archivo de Bogotá
12120Reglamentación del Sistema de Prevención y
Manejo del Conflicto de convivencia laboral
12120 Solicitud de conflictos de convivencia
12120Acta de reunión del Comité de tratamiento y
manejo del conflicto
12120 Respuesta de conflictos de convivencia
12120Informe de gestión del Comité de tratamiento y
manejo del conflicto
12120- Oficina Asesora de Talento Humano
Hoja 53 de 158
PROCEDIMIENTOS
Dependencia Serie Subserie Proceso ProcedimientoArchivo de
Gestion
Archivo
CentralCT E MT S
Formato Tabla de Retencion Documental
ENTIDAD PRODUCTORA: SECRETARIA DISTRITAL DE INTEGRACION SOCIAL
OFICINA PRODUCTORA: Fecha Aprobación Comité de Gestión Documental:
1000 DESPACHO DEL SECRETARIO
CODIGO SUBSISTEMA DE GESTION DE CALIDAD RETENCION (años)DISPOSICION
FINALSERIE SUBSERIE Y TIPOS
DOCUMENTALES
12120
Invitación a la capacitación acerca de Sistema
de Prevención y Manejo del Conflicto de
Convivencia Laboral
12120
Listado de asistencia a la capacitación acerca
del Sistema de Prevención y Manejo del
Conflicto de Convivencia Laboral
12120Informe consolidado de material de
capacitación
12120
Evaluación de la capacitación acerca de
Sistema de Prevención y Manejo del Conflicto
de Convivencia Laboral
12120 85SEGUIMIENTOS A LAS ACTIVIDADES
DE COPASO 2 3
Despues de cumplido su valor
primario se aplica propuesta del
Archivo de Bogotá
12120 Cronogramas de trabajo de COPASO
12120Informe de ejecución de actividades de
COPASO
12120 Actas de reunión de COPASO
12120 80REFORMAS DE PLANTA DE
PERSONAL2 3 x
12120Estudio Técnico para reforma de planta de
personal
12120
Comunicación al Departamento Administrativo
del Servicio Civil Distrital de remisión del
estudio técnico para viabilidad técnica
12120
Concepto de viabilidad técnica emitido por el
Departamento Administrativo del Servicio Civil
Distrital
12120Comunicación oficial a Secretaria de Hacienda
solicitando la viabilidad financiera
12120Concepto técnico de viabilidad financiera
emitido por la Secretaria de Hacienda
12120Comunicación a Servicio Civil Distrital
remitiendo la viabilidad financiera
12120Comunicación del Servicio Civil Distrital para
suscripción de las partes
12120 Comunicación Secretaria de Hacienda para
firmas de las partes12120 Decreto que modifica la planta
Hoja 54 de 158
PROCEDIMIENTOS
Dependencia Serie Subserie Proceso ProcedimientoArchivo de
Gestion
Archivo
CentralCT E MT S
Formato Tabla de Retencion Documental
ENTIDAD PRODUCTORA: SECRETARIA DISTRITAL DE INTEGRACION SOCIAL
OFICINA PRODUCTORA: Fecha Aprobación Comité de Gestión Documental:
1000 DESPACHO DEL SECRETARIO
CODIGO SUBSISTEMA DE GESTION DE CALIDAD RETENCION (años)DISPOSICION
FINALSERIE SUBSERIE Y TIPOS
DOCUMENTALES
12120 79RECLAMACIONES ANTE LA COMISIÓN
DE PERSONAL2 10 x
Despues de cumplido su valor
primario se aplica protocolo de
eliminación
12120 Estudio del caso por presunto acoso laboral
12120Concepto ante instancia competente
(opcional)
12120 Citación para conciliación
12120 Acta de conciliación
12120 Citación para asuntos de su competencia
12120Acta de sesiones ordinarias de la Comisión de
Personal
12120 Solicitud o queja
12120 Requerimiento para resolver la reclamación
12120 Respuesta de la solicitud o queja
12120 75 PROVISIONES DE PERSONAL 2 3
Despues de cumplido su valor
primario se aplica protocolo de
eliminación
12120 Convocatoria interna empleos vacantes
12120Acta de audiencia de adjudicación de
vacantes
12120Oficio de convocatoria pública provisión de
empleos vacantes en provisionalidad
12120 Evaluación de examen de competencias
funcionales y comportamentales12120 Resolución listas de elegibles
12120 74PROGRAMAS PLANES Y
PROTOCOLOS
12120 74 01Protocolos de vigilancia química,
Implementación2 3 x
Despues de cumplido su valor
primario se aplica propuesta del
Archivo de Bogotá
12120Informe técnico de inspección sobre vigilancia
química
12120Lista de asistencia a capacitaciones sobre
vigilancia química
12120Evaluación de la capacitación sobre vigilancia
química
12120 Acta de reunión sobre vigilancia química
Hoja 55 de 158
PROCEDIMIENTOS
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Gestion
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ENTIDAD PRODUCTORA: SECRETARIA DISTRITAL DE INTEGRACION SOCIAL
OFICINA PRODUCTORA: Fecha Aprobación Comité de Gestión Documental:
1000 DESPACHO DEL SECRETARIO
CODIGO SUBSISTEMA DE GESTION DE CALIDAD RETENCION (años)DISPOSICION
FINALSERIE SUBSERIE Y TIPOS
DOCUMENTALES
12120 74 02Protocolos de vigilancia biológica,
Implementación2 3 x
Despues de cumplido su valor
primario se aplica propuesta del
Archivo de Bogotá
12120Informe técnico de inspección sobre vigilancia
biológica
12120Lista de asistencia a capacitaciones sobre
vigilancia biológica
12120Evaluación de la capacitación sobre vigilancia
biológica
12120 Acta de reunión sobre vigilancia biológica
12120 74 03Protocolos de riesgo psicosocial,
Implementación2 3 x
Despues de cumplido su valor
primario se aplica propuesta del
Archivo de Bogotá
12120Informe técnico de inspección sobre riesgo
psicosocial
12120Lista de asistencia a capacitaciones sobre
riesgo psicosocial
12120Evaluación de la capacitación sobre riesgo
psicosocial
12120 Acta de reunión sobre riesgo psicosocial
12120 74 04Protocolos de riesgo ergonómico,
Implementación2 3
Despues de cumplido su valor
primario se aplica propuesta del
Archivo de Bogotá
12120Informe técnico de inspección de riesgo
ergonómico
12120Lista de asistencia a capacitaciones sobre
riesgo ergonómico
12120Evaluación de la capacitación sobre riesgo
ergonómico
12120 Acta de reunión sobre riesgo ergonómico
12120 74 05 Programas del Ideario Ético 2 3
Despues de cumplido su valor
primario se aplica propuesta del
Archivo de Bogotá
12120 Acta de reunión del Ideario ético
12120 Informe de gestión del Ideario ético
12120 Invitación a la capacitación del Ideario ético
12120 Listado de asistencia a la capacitación
12120Evaluación de la capacitación acerca del
Ideario ético
12120 74 06 Programas de Salud Ocupacional 2 3 x
Despues de cumplido su valor
primario se aplica propuesta del
Archivo de Bogotá
Hoja 56 de 158
PROCEDIMIENTOS
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ENTIDAD PRODUCTORA: SECRETARIA DISTRITAL DE INTEGRACION SOCIAL
OFICINA PRODUCTORA: Fecha Aprobación Comité de Gestión Documental:
1000 DESPACHO DEL SECRETARIO
CODIGO SUBSISTEMA DE GESTION DE CALIDAD RETENCION (años)DISPOSICION
FINALSERIE SUBSERIE Y TIPOS
DOCUMENTALES
12120 Programa de Salud Ocupacional
12120 Panorama de factores de riesgo
12120 Informe de ejecución gerencial
12120 74 07 Programas de prepensionados 2 3 x
Despues de cumplido su valor
primario se aplica propuesta del
Archivo de Bogotá
12120 Plan de trabajo
12120Informe de ejecución (actividades e
indicadores)
12120 Programa pasivocol
12120 74 08Programas de Medicina Preventiva y del
Trabajo2 3 x
Despues de cumplido su valor
primario se aplica propuesta del
Archivo de Bogotá
12120Profesiogramas (Medicina Preventiva y del
Trabajo)
12120 Protocolo de medicina preventiva y del trabajo
(Medicina preventiva y del trabajo)12120
Diagnostico de salud (Medicina preventiva y
del trabajo)
12120 Análisis de puesto de trabajo (Ergonomía)
12120Protocolo de intervención de riesgo
ergonómico (Ergonomía)
12120 Protocolo de vigilancia Biológica
12120 Protocolo de vigilancia química
12120 Protocolo de intervención de riesgo psicosocial
12120 74 09Programas de Higiene y Seguridad
Industrial2 3 x
Despues de cumplido su valor
primario se aplica propuesta del
Archivo de Bogotá
12120Programa de inspecciones (Higiene y
Seguridad)
12120Matriz de elementos de protección personal
(Higiene y Seguridad)
12120 Plan de emergencias (Higiene y Seguridad)
12120 74 10 Programas de Bienestar Social de Personal 2 3 x
Despues de cumplido su valor
primario se aplica propuesta del
Archivo de Bogotá
12120Estudio socioeconómico y de evaluación de
necesidades de bienestar
12120 Plan de desarrollo humano
Hoja 57 de 158
PROCEDIMIENTOS
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OFICINA PRODUCTORA: Fecha Aprobación Comité de Gestión Documental:
1000 DESPACHO DEL SECRETARIO
CODIGO SUBSISTEMA DE GESTION DE CALIDAD RETENCION (años)DISPOSICION
FINALSERIE SUBSERIE Y TIPOS
DOCUMENTALES
12120Resolución adopción Plan de Desarrollo
Humano
12120 Plan de acción de bienestar
12120 Informe de ejecución del Plan de acción
12120 74 11 Programas de bienestar para el bienestar 2 3 x
Despues de cumplido su valor
primario se aplica propuesta del
Archivo de Bogotá
12120 Plan de intervención
12120 Informe de ejecución consolidado
12120 Informe de cobertura
12120 74 12 Planes de incentivos de Personal 2 3 x
Despues de cumplido su valor
primario se aplica propuesta del
Archivo de Bogotá
12120 Plan de incentivos
12120 Certificado de disponibilidad presupuestal
12120 Resolución de incentivos
12120 74 13 Planes de capacitación de Personal 2 3 x
Despues de cumplido su valor
primario se aplica propuesta del
Archivo de Bogotá
12120 Pensum general necesidades de capacitación
12120 Priorización necesidades de capacitación
12120 Plan institucional de capacitación
12120 Plan de acción del ideario ético
12120Plan de acción de la subárea de capacitación
y aprendizaje organizacional
12120 67
PROCESOS DE ELECCIÓN DE
REPRESENTANTES Y SUPLENTES A
LA COMISIÓN DE PERSONAL Y
COPASO
2 3 x
Despues de cumplido su valor
primario se aplica protocolo de
eliminación
12120
Convocatoria a elección representantes y
suplentes a la Comisión de Personal y/o
COPASO
Hoja 58 de 158
PROCEDIMIENTOS
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1000 DESPACHO DEL SECRETARIO
CODIGO SUBSISTEMA DE GESTION DE CALIDAD RETENCION (años)DISPOSICION
FINALSERIE SUBSERIE Y TIPOS
DOCUMENTALES
12120 Información respecto a la convocatoria
12120 Lista de jurados
12120 Inscripción
12120Inscripción ante el Ministerio de la Protección
Social (COPASO)
12120 Lista de candidatos
12120 Reclamación
12120 Respuesta de la reclamación
12120 Acta parcial de escrutinio
12120 Voto para la Comisión de Personal y COPASO
12120 Acta de escrutinio
12120 Acta de elección
12120Resolución de conformación de la comisión de
personal y/o COPASO
12120 61 NÓMINA
12120 61 03 Reportes de Nómina 1 79 xDespues de cumplido su valor
primario se aplica propuesta del
12120 61 Nómina
12120 61 02 Novedades de Nómina 1 79 xDespues de cumplido su valor
primario se aplica propuesta del
12120
Novedades (Vacaciones, horas extras,
reajuste de prima técnica, descuentos por
cooperativa, sindicatos, embargos,
incapacidades (E.P.S y A.R.P), licencias,
nombramientos, encargos, comisiones, retiros,
traslados sanciones, multas, libranzas,
ejecutivos singulares o mandamiento de pago)
12120 61 01Informes de pago a la seguridad social y
parafiscales1 19 x
Despues de cumplido su valor
primario se aplica propuesta del
Archivo de Bogotá
12120 Informe de pago a la seguridad social
12120 58MANUALES, NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
Hoja 59 de 158
PROCEDIMIENTOS
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1000 DESPACHO DEL SECRETARIO
CODIGO SUBSISTEMA DE GESTION DE CALIDAD RETENCION (años)DISPOSICION
FINALSERIE SUBSERIE Y TIPOS
DOCUMENTALES
12120MANUAL DE INDUCCIÓN Y REINDUCCIÓN
DE TALENTO HUMANO2 3 x
Despues de cumplido su valor
primario se aplica protocolo de
eliminación
12120 Manual de inducción y reinducción
12120 58 01 MANUAL DE FUNCIONES 1 79 x
Despues de cumplido su valor
primario se aplica el protocolo de
transferencia al Archivo de Bogotá
12120 Estudio Técnico de Manual de Funciones
12120
Comunicación al Departamento Administrativo
del Servicio Civil Distrital de remisión del
estudio técnico para viabilidad técnica
12120
Concepto de viabilidad técnica emitido por el
Departamento Administrativo del Servicio Civil
Distrital
12120 Resolución que modifica el manual de
funciones
12120 55LIQUIDACIÓN A FONDOS DE
CESANTÍAS
12120 55 02 Cesantías con régimen de retroactividad 1 79 x
Despues de cumplido su valor
primario se aplica propuesta del
Archivo de Bogotá
12120 Afiliación al Fondo Nacional de Ahorro
12120Formulario autorización pago de cesantías del
FONDO NACIONAL DE AHORRO
12120Solicitud retiro de cesantías parciales y
definitivas
12120 Soporte de liquidación
12120 Promesa de compraventa
12120Contrato de mejora con presupuesto, mano de
obra y planos
12120 Tarjeta Profesional Arquitecto o Ingeniero
Civil (copia)
12120Documento de identidad copia (cédula de
ciudadanía o extranjería )
12120 Certificación bancaria
12120 Certificación hipotecaria
12120 Certificado de tradición y libertad
12120 Informe técnico visita de obra FONCEP
12120 Recibo de universidad
Hoja 60 de 158
PROCEDIMIENTOS
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1000 DESPACHO DEL SECRETARIO
CODIGO SUBSISTEMA DE GESTION DE CALIDAD RETENCION (años)DISPOSICION
FINALSERIE SUBSERIE Y TIPOS
DOCUMENTALES
12120 Certificación de Colegio
12120 Resolución de pago
12120 Soporte para valor disponible de cesantías
12120 55 01 Cesantías con régimen de anualidad 2 3 x
Despues de cumplido su valor
primario se aplica propuesta del
Archivo de Bogotá
12120 Afiliación al Fondo Nacional de Ahorro
12120
Carta autorización ante las Administradoras de
Cesantías, autorizando el retiro (régimen
anualidad)
12120Formulario autorización pago de cesantías del
FONDO NACIONAL DE AHORRO
12120Solicitud retiro de cesantías parciales y
definitivas
12120 Soporte de liquidación
12120 Promesa de compraventa
12120 Contrato de mejora
12120Documento de identidad copia (cédula de
ciudadanía o extranjería )
12120 Certificación bancaria
12120 Certificación hipotecaria
12120 Certificado de tradición y libertad
12120Certificaciones universidad y carreras
intermedias
12120 49 INSTRUMENTOS DE CONTROL
12120 49 19Instrumentos de control para las
capacitaciones de Prepensionados2 3 x
Despues de cumplido su valor
primario se aplica protocolo de
eliminación
12120Listado de asistencia al programa de
capacitación
12120 Evaluación de la capacitación
12120 49 18
Instrumentos de control para las
capacitaciones de Evaluación del
Desempeño
2 3 x
Despues de cumplido su valor
primario se aplica protocolo de
eliminación
12120Invitación a la capacitación acerca de la
evaluación del desempeño
12120Listado de asistencia a la capacitación acerca
de la evaluación del desempeño
12120Evaluación de la capacitación acerca de la
evaluación del desempeño
Hoja 61 de 158
PROCEDIMIENTOS
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1000 DESPACHO DEL SECRETARIO
CODIGO SUBSISTEMA DE GESTION DE CALIDAD RETENCION (años)DISPOSICION
FINALSERIE SUBSERIE Y TIPOS
DOCUMENTALES
12120 49 17Instrumentos de control de liquidaciones
incapacidades PILA2 3 x
Despues de cumplido su valor
primario se aplica protocolo de
eliminación
12120 Liquidación de incapacidad PILA
12120 49 16Instrumentos de Control del Programa de
Bienestar Social2 3 x
Despues de cumplido su valor
primario se aplica protocolo de
eliminación
12120Listado de asistencia a las capacitaciones del
Programa de Bienestar Social
12120 Evaluación de percepción de calidad
12120 49 15Instrumentos de Control para las
capacitaciones del Talento Humano2 3 x
Despues de cumplido su valor
primario se aplica protocolo de
eliminación
12120Identificación de necesidades de capacitación
(si aplica)
12120 Fichas técnicas de capacitación
12120 Invitación a inducción o capacitación
12120 Listado de asistencia a capacitaciones
12120Listas de chequeo inducción institucional
(Capacitación)
12120Listas de chequeo inducción al cargo
(Capacitación)
12120 Evaluación de calidad de la inducción
12120 Evaluación de eficacia inducción
12120 45 INFORMES
12120 45 26 Informes de la Comisión de Personal 2 3 x
Despues de cumplido su valor
primario se aplica protocolo de
eliminación
12120Informe de gestión de la Comisión del
Personal
12120 45 08 Informes de capacitaciones 2 3 X
Despues de cumplido su valor
primario se aplica protocolo de
eliminación
12120 Informe de evaluación de capacitaciones
12120Informe a Entes de control sobre
capacitaciones
12120 Informe plan de acción capacitación
12120 Informe de indicadores de gestión
Hoja 62 de 158
PROCEDIMIENTOS
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1000 DESPACHO DEL SECRETARIO
CODIGO SUBSISTEMA DE GESTION DE CALIDAD RETENCION (años)DISPOSICION
FINALSERIE SUBSERIE Y TIPOS
DOCUMENTALES
12120 45 06 Informes de Accidentes de trabajo 2 13 X
Despues de cumplido su valor
primario se aplica protocolo de
eliminación
12120 Reporte de accidentes de trabajo
12120 43 HISTORIAS LABORALES 1 79 X
Despues de cumplido su valor
primario se aplica propuesta del
Archivo de Bogotá
12120
Acto administrativo de vinculación (ordinario,
período de prueba, fallo judicial,
reincorporación por supresión del cargo,
provisional y encargo) ó Contrato laboral a
termino fijo (aplica trabajadores oficiales o
Aux. de la administración, reincorporación de
un cargo).
12120Comunicación de la Resolución de
nombramiento
12120Comunicación oficial de aceptación del
nombramiento
12120 Solicitud de prorroga
12120Comunicación que da respuesta a la solicitud
de prorroga
12120Comunicación oficial de aceptación del
nombramiento
12120 Acta de Posesión
12120 Hoja de vida de la función publica
12120 Hoja de vida
12120Documento de identidad copia (cédula de
ciudadanía, extranjería o tarjeta de identidad)
12120 Certificados de formación académica
12120 Certificados de experiencia laboral
12120 Tarjeta profesional copia (si aplica)
12120Certificado de antecedentes disciplinarios de
la Procuraduría General de la Nación
12120Certificado de antecedentes disciplinarios de
la Personería de Bogotá
12120Certificado de antecedentes fiscales de la
Contraloría General de la Nación
12120Declaración juramentada de no tener procesos
de demandas por alimentos.
12120Permiso del Ministerio de la Protección Social
para menores de edad (Si aplica)
Hoja 63 de 158
PROCEDIMIENTOS
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1000 DESPACHO DEL SECRETARIO
CODIGO SUBSISTEMA DE GESTION DE CALIDAD RETENCION (años)DISPOSICION
FINALSERIE SUBSERIE Y TIPOS
DOCUMENTALES
12120 Libreta militar
12120 Pasado judicial
12120 Afiliación a salud
12120 Afiliación a Fondo de Cesantías
12120 Afiliación a Fondo de Pensiones
12120 Afiliación a ARP
12120 Afiliación a Caja de Compensación Familiar
12120 Certificación bancaria
12120 Declaración juramentada de bienes y rentas
12120 Certificado médico de ingreso
12120 Certificación de participación en la inducción
12120Solicitud de reconocimiento y/o ajuste de la
prima técnica (si aplica)
12120Notificación de negación de la prima técnica
(si aplica)
12120Resolución de reajuste y/o reconocimiento
prima técnica (si aplica)
12120
Comunicación de la resolución de
reconocimiento y/o reajuste de la prima
técnica (si aplica)
12120Resolución de reajuste o reconocimiento de la
prima secretarial (si aplica)
12120
Solicitud de inscripción y actualización en el
registro público de carrera administrativa (si
aplica)
12120Comunicación de voluntad de afiliación o
desafiliación a sindicato (si aplica)
12120 Certificado único de Ingresos y Retenciones
12120Comunicación presentando recusación o
impedimento
12120 Acuerdo de Gestión para gerentes públicos
12120Seguimiento de Acuerdos de Gestión
consolidado
12120Establecimiento de compromisos laborales y
comporta mentales
12120 Ajuste a los compromisos fijados
12120 Evaluación del desempeño
Hoja 64 de 158
PROCEDIMIENTOS
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1000 DESPACHO DEL SECRETARIO
CODIGO SUBSISTEMA DE GESTION DE CALIDAD RETENCION (años)DISPOSICION
FINALSERIE SUBSERIE Y TIPOS
DOCUMENTALES
12120
Consolidado de la evaluación del desempeño
de los servidores inscritos en carrera
administrativa
12120Listado de evidencias de la evaluación del
desempeño
12120Plan de mejoramiento de la evaluación del
desempeño (Si aplica)
12120 Solicitud ante comisión de personal (si aplica)
12120Interposición del recurso de reposición de
evaluación insatisfactoria (si aplica)
12120 Repuesta al recurso de reposición (si aplica)
12120Oficio remisorio de la respuesta al recurso de
reposición (si aplica)
12120 Recurso de apelación (si aplica)
12120 Respuesta al recurso de apelación (si aplica)
12120Oficio remisorio de la respuesta al recurso de
apelación (si aplica)
12120
Solicitud de licencia (ordinaria, de maternidad,
por enfermedad, por paternidad, por
prestación del servicio militar) (si aplica)
12120Resolución autorizando o negando la licencia
ordinaria no remunerada (si aplica)
12120
Comunicación de la Resolución autorizando o
negando la licencia ordinaria no remunerada
(si aplica)
12120 Incapacidades (si aplica)
12120
Concepto de calificación de origen de la E.P.S
para las reclamaciones de la medicina
preventiva y del trabajo (si aplica)
12120
Recomendación médica de la E.P.S para las
reclamaciones de la medicina preventiva y del
trabajo (si aplica)
12120
Concepto de calificación de origen de la
A.R.P, para las reclamaciones de la medicina
preventiva y del trabajo (si aplica)
12120
Concepto de la Junta Regional o Nacional
para las reclamaciones de la medicina
preventiva y del trabajo (si aplica)
Hoja 65 de 158
PROCEDIMIENTOS
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OFICINA PRODUCTORA: Fecha Aprobación Comité de Gestión Documental:
1000 DESPACHO DEL SECRETARIO
CODIGO SUBSISTEMA DE GESTION DE CALIDAD RETENCION (años)DISPOSICION
FINALSERIE SUBSERIE Y TIPOS
DOCUMENTALES
12120
Seguimiento de la entidad para las
reclamaciones de la medicina preventiva y del
trabajo
12120
Solicitud de permiso (por estudios, sindical,
para dictar catedra o calamidad doméstica) (si
aplica)
12120Comunicación oficial autorizando el permiso
(si aplica)
12120Acto Administrativo autorizando el permiso
sindical (si aplica)
12120 Acta de entrega de incentivo
12120
Solicitud de comisión, por servicios, por
estudios, para desempeñar un cargo de libre
nombramiento y remoción, por invitación (si
aplica)
12120
Resolución otorgando o prorrogando el plazo
de la comisión, por servicios, por estudios,
para desempeñar un cargo de libre
nombramiento y remoción, por invitación (si
aplica)
12120
Comunicación de la resolución otorgando o
prorrogando el plazo de la comisión, por
servicios, por estudios, para desempeñar un
cargo de libre nombramiento y remoción, por
invitación (si aplica)
12120 Solicitud encargo de funciones (si aplica)
12120Resolución de un empleo por encargo de
funciones de un Servidor Público (si aplica)
12120Comunicación de la resolución encargo de
funciones (si aplica)
12120Acta de posesión del encargo de funciones (si
aplica)
12120Solicitud de encargo en un cargo superior
como insentivo (si aplica)
12120
Comunicación de cumplimiento de requisitos
para el encargo en un cargo superior por
insentivo (si aplica)
12120 Citación a audiencia de encargos (si aplica)
12120Carta de aceptación de encargo en un cargo
superior como insentivo (si aplica)
12120Resolución de un empleo por encargo en un
cargo superior como insentivo (si aplica)
Hoja 66 de 158
PROCEDIMIENTOS
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OFICINA PRODUCTORA: Fecha Aprobación Comité de Gestión Documental:
1000 DESPACHO DEL SECRETARIO
CODIGO SUBSISTEMA DE GESTION DE CALIDAD RETENCION (años)DISPOSICION
FINALSERIE SUBSERIE Y TIPOS
DOCUMENTALES
12120Comunicación de la resolución del encargo a
un cargo superior por insentivo (si aplica)
12120 Solicitud de vacaciones
12120 Resolución de vacaciones
12120Comunicación de la Resolución de
vacaciones
12120Comunicación informando el periodo de
vacaciones acumuladas
12120 Resolución interrumpiendo las vacaciones
12120Comunicación de la resolución de suspensión
o interrupción de las vacaciones
12120Fallo de autoridad judicial competente (si
aplica)
12120Resolución de ejecución de fallo judicial (si
aplica)
12120 Embargo ejecutivo de alimentos (si aplica)
12120Comprobante de pago de una sanción
pecuniaria (si aplica)
12120Resolución de reubicación de un funcionario a
un empleo igual o equivalente.
12120Comunicación de reubicación de un
funcionario a un empleo igual o equivalente
12120Comunicación informando la ausencia no
justificada de un servidor público
12120Fallo de suspensión o sanción provisional
emitido por la oficina competente (si aplica)
12120
Comunicación informando al funcionario
cuando se hace efectiva la suspensión o
sanción provisional (si aplica)
12120Resolución de suspensión o sanción
provisional emitida por la entidad (si aplica)
12120Notificación de la Resolución de suspensión o
cualquier sanción (si aplica)
12120 Carta de renuncia
Hoja 67 de 158
PROCEDIMIENTOS
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OFICINA PRODUCTORA: Fecha Aprobación Comité de Gestión Documental:
1000 DESPACHO DEL SECRETARIO
CODIGO SUBSISTEMA DE GESTION DE CALIDAD RETENCION (años)DISPOSICION
FINALSERIE SUBSERIE Y TIPOS
DOCUMENTALES
12120
Resolución de retiro del servidor por
(declaratoria de insubsistencia, renuncia
regularmente aceptada, por haber obtenido la
pensión de jubilación o vejez, invalidez
absoluta, edad de retiro forzoso, destitución,
declaratoria de vacancia, revocatoria del
nombramiento, orden o decisión judicial,
supresión del empleo, muerte)
12120
Comunicación oficial de notificación de la
Resolución de retiro por (declaratoria de
insubsistencia, renuncia regularmente
aceptada, por haber obtenido la pensión de
jubilación o vejez, invalidez absoluta, edad de
retiro forzoso, destitución, declaratoria de
vacancia, revocatoria del nombramiento,
orden o decisión judicial, supresión del
empleo, muerte)
12120Recurso de reposición en contra de la
Resolución de retiro
12120Resolución resolviendo el recurso de
reposición de la Resolución de retiro
12120
Comunicación oficial de notificación de la
Resolución resolviendo el recurso de
reposición de retiro
12120Recurso de apelación en contra de la
Resolución de retiro
12120Resolución que resuelve el recurso de
apelación de la Resolución de retiro
12120
Comunicación de notificación de la
Resolución que resuelve el recurso de
apelación de la Resolución de retiro
12120 Examen médico de egreso
12120Solicitud de Certificación devengados para
tramite pensional o reliquidación.
12120Certificación de salarios para bono pensional o
mes a mes
12120Certificación Devengados para tramite
Pensional o Reliquidación.
12120Resolución de liquidación definitiva de
prestaciones sociales
12120 Certificado de defunción (si aplica)
12120 Edicto ( por muerte de un servidor público)
Hoja 68 de 158
PROCEDIMIENTOS
Dependencia Serie Subserie Proceso ProcedimientoArchivo de
Gestion
Archivo
CentralCT E MT S
Formato Tabla de Retencion Documental
ENTIDAD PRODUCTORA: SECRETARIA DISTRITAL DE INTEGRACION SOCIAL
OFICINA PRODUCTORA: Fecha Aprobación Comité de Gestión Documental:
1000 DESPACHO DEL SECRETARIO
CODIGO SUBSISTEMA DE GESTION DE CALIDAD RETENCION (años)DISPOSICION
FINALSERIE SUBSERIE Y TIPOS
DOCUMENTALES
12120 92 REQUERIMIENTO SIAC
12120 92 01
Requerimiento de la ciudadania ( Petición
de Interés general, de Interés particular,
queja, reclamo, solicitud de información,
consulta, sugerencia y felicitación.)
DS-PRO-22 PCD-EV-TP-212 1 4 X
SERIE TRANSVERSAL- TODAS
LAS DEPENDENCIAS. De acuerdo
al procedimiento aprobado mediante
Circular 44 de 2012, TODAS las
dependencias deben conformar y
custodiar los Derecho de Petición,
Queja y Reclamos bajo coordinación
del SIAC.
Requerimientos ciudadanos
Oficio remisorio
Planilla de Correspondencia
Respuesta a petición
Certificado de devolución o no comunicación
Informe secretarial o edicto
12120 05 ACTAS
12120 05 17 Actas del Comité de Inventarios 2 18 X
Contados a partir del cierre del
expediente. Despues de cumplido el
valor primario se aplica protocolo de
Conservación
05 17 Actas del Comité de Inventarios
12120 46 INGRESOS DE ALMACEN BS-PRO-24 GL-3-PR-0 2 10 X
Contados a partir del cierre del
expediente. Despues de cumplido el
valor primario se aplica protocolo de
Eliminación.
12120 Concepto de NO existencia en bodega
12120
Solicitud de ingreso de bienes a Almacén por
Compras - Caja menor, por Compras
indirectas, por Donación, por Reposición, por
Traslado de bienes entre Entidades o por
Ingreso de Bienes Entregados en el Lugar de
Utilización y anexos:
12120 Asesoría de Apoyo Logístico
Hoja 69 de 158
PROCEDIMIENTOS
Dependencia Serie Subserie Proceso ProcedimientoArchivo de
Gestion
Archivo
CentralCT E MT S
Formato Tabla de Retencion Documental
ENTIDAD PRODUCTORA: SECRETARIA DISTRITAL DE INTEGRACION SOCIAL
OFICINA PRODUCTORA: Fecha Aprobación Comité de Gestión Documental:
1000 DESPACHO DEL SECRETARIO
CODIGO SUBSISTEMA DE GESTION DE CALIDAD RETENCION (años)DISPOSICION
FINALSERIE SUBSERIE Y TIPOS
DOCUMENTALES
12120
(* Uso, destino y responsable de los bienes
* Facturas originales o copias legibles o
relación valorizada del bien y garantía
* Certificado de recibo a satisfacción
* Carta de ofrecimiento
* Carta de aceptación
* Concepto tecnico de los bienes
* Acta de aprobación comité técnico
* Copia del contrato, convenio o acta
* Acta de inicio
* Antecedentes del robo o perdida) (Si
aplican)
12120Memorando remisorio radicado de la solicitud
y anexos
12120 Acta de reposición
12120 Memorando radicado a asuntos disciplinarios
12120 Comprobante de entrada a servicio
12120 Formato de solicitud de reintegro
12120 Comprobante de reintegro de bienes
12120Informe consolidado del movimiento de
almacén
12120
Memorando remisorio radicado a Contabilidad
con la Cuenta Mensual de Almacén y los
comprobantes de ingreso
12120 84 SALIDAS DE ALMACEN BS-PRO-24 GL-3-PR-0
12120 84 01Salidas o traslados de Bienes de Bodega a
servicio2 10 X
Contados a partir del cierre del
expediente. Despues de cumplido el
valor primario se aplica protocolo de
Eliminación.
Formato solicitud del traslado de bienes
Oficio remisorio radicado de solicitud del
traslado
Comprobante de traslado de bienes
Memorando ofrecimiento de bienes
Formato solicitud de requisición de bienes
Comprobante de salida de almacén
(consecutivo)
Memorando remisorio a contabilidad con
resúmen de traslados del mes
Hoja 70 de 158
PROCEDIMIENTOS
Dependencia Serie Subserie Proceso ProcedimientoArchivo de
Gestion
Archivo
CentralCT E MT S
Formato Tabla de Retencion Documental
ENTIDAD PRODUCTORA: SECRETARIA DISTRITAL DE INTEGRACION SOCIAL
OFICINA PRODUCTORA: Fecha Aprobación Comité de Gestión Documental:
1000 DESPACHO DEL SECRETARIO
CODIGO SUBSISTEMA DE GESTION DE CALIDAD RETENCION (años)DISPOSICION
FINALSERIE SUBSERIE Y TIPOS
DOCUMENTALES
12120 84 02 Traslados entre dependencias o servidores BS-PRO-24 PCD-LO-PN-004 2 3 X
Contados a partir del cierre del
expediente. Despues de cumplido el
valor primario se aplica protocolo de
Eliminación.
Formato de traslado de bienes
Formato de traslado para reintegro
Solicitud de Paz y Salvo y anexo: (acta de
inicio)
Certificado de Paz y Salvo
12120 10 BAJAS DE BIENES BS-PRO-24 PCD-LO-PE-003
12120 10 01 Bajas de Bienes no utilizables o inservibles 2 3 X
Contados a partir del cierre del
expediente. Despues de cumplido el
valor primario se aplica protocolo de
Eliminación.
Formato solicitud
Informe
Formato solicitud
Acta
Fotografías
Formato solicitud
Oficio
Resolución
Acta
Comprobante de baja
Memorando
12120 52INVENTARIO FÍSICO DE BIENES
MUEBLES
12120 52 1 Inventarios Generales de Bienes 2 8 X
Contados a partir del cierre del
expediente Despues de cumplido el
valor primario se aplica protocolo de
Selección
Circular de recomendaciones e instrucciones
Resolución de delegados de inventario por
dependencia
Cronograma de levantamiento de inventarios
Planilla de inventarios
listado de actualización de inventarios
Hoja 71 de 158
PROCEDIMIENTOS
Dependencia Serie Subserie Proceso ProcedimientoArchivo de
Gestion
Archivo
CentralCT E MT S
Formato Tabla de Retencion Documental
ENTIDAD PRODUCTORA: SECRETARIA DISTRITAL DE INTEGRACION SOCIAL
OFICINA PRODUCTORA: Fecha Aprobación Comité de Gestión Documental:
1000 DESPACHO DEL SECRETARIO
CODIGO SUBSISTEMA DE GESTION DE CALIDAD RETENCION (años)DISPOSICION
FINALSERIE SUBSERIE Y TIPOS
DOCUMENTALES
12120 52 2 Informes de Inventarios 2 8 X
Contados a partir del cierre del
expediente. Despues de cumplido el
valor primario se aplica protocolo de
Selección
Informe anual de inventarios
Informe Anual levantamiento físico de
inventario
Formato de responsabilidad de inventarios
Oficio remisorio informe levantamiento físico
de inventario a contabilidad
12120 56 MANTENIMIENTO DE BIENES
12120 56 01 Mantenimientos de Bienes de la SDIS 2 0 X
Contados a partir del cierre del
expediente. Despues de cumplido el
valor primario se aplica protocolo de
Eliminación.
Formato salida de elementos (si aplica)
Informe de mantenimiento generado por el
software del área
12120 26DATOS DEL APLICATIVO DE MANEJO
DE ALMACEN E INVENTARIOS2 10 X
Contados a partir del cierre del
expediente. Despues de cumplido el
valor primario se aplica protocolo de
Selección
Informe periódico del Software de Almacén e
Inventarios (Oracle)
12120 86 SEGUROS
12120 86 01 Polizas de Seguros Inclusión 2 3 X
Contados a partir del cierre del
expediente. Despues de cumplido el
valor primario se aplica protocolo de
Eliminación.
Memorando interno solicitud inclusión a póliza
y Anexos: (* Listado de bienes o recurso
humano *
Ficha técnica y/o avalúo del inmueble)
Cotización de la Aseguradora
Formato solicitud de CDP
Certificado de Disponibilidad Presupuestal -
CDP
Comunicación autorizando la inclusión del bien
o recurso humano
Formato solicitud de CRP
Certificado de Registro Presupuestal - CRP
Hoja 72 de 158
PROCEDIMIENTOS
Dependencia Serie Subserie Proceso ProcedimientoArchivo de
Gestion
Archivo
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Formato Tabla de Retencion Documental
ENTIDAD PRODUCTORA: SECRETARIA DISTRITAL DE INTEGRACION SOCIAL
OFICINA PRODUCTORA: Fecha Aprobación Comité de Gestión Documental:
1000 DESPACHO DEL SECRETARIO
CODIGO SUBSISTEMA DE GESTION DE CALIDAD RETENCION (años)DISPOSICION
FINALSERIE SUBSERIE Y TIPOS
DOCUMENTALES
Certificado de modificación de pólizas
Certificación de pago - MC - 14
12120 86 02 Polizas de Seguros Indemnizaciones 2 3 X
Contados a partir del cierre del
expediente. Despues de cumplido el
valor primario se aplica protocolo de
Eliminación.
Memorando remisorio reporte del hurto o daño
y Anexos: (* Denuncio ante competente por
hurto
* Concepto técnico del bien por daño
* Informe de los hechos
* cotizaciones
* Relación de bienes
* Kardex de inventarios)
Memorando remisorio reporte radicado
Liquidación de indemnización firmada
Certificación de recibo a satisfacción del bien
Facturas de compra
Memorando remisorio documentos a
aseguradora
Formato de control de siniestros
Informe de siniestralidad
12120 90 SERVICIOS PUBLICOS
Solicitud de Certificado de Registro
Presupuestal2 3 X
Contados a partir del cierre del
expediente. Despues de cumplido el
valor primario se aplica protocolo de
Eliminación.
Certificado de disponibilidad presupuestal
(copia)
Factura de servicios públicos (original)
Memorando certificando la obligación del pago
sel servicio público por parte de la SDIS
Formato certificación para pago de servicios
públicos
Memorando remisorio factura original con sello
de pagado a contabilidad
Facturas originales soporte de servicios
publicos detallados
12120 92 REQUERIMIENTO SIAC
Hoja 73 de 158
PROCEDIMIENTOS
Dependencia Serie Subserie Proceso ProcedimientoArchivo de
Gestion
Archivo
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ENTIDAD PRODUCTORA: SECRETARIA DISTRITAL DE INTEGRACION SOCIAL
OFICINA PRODUCTORA: Fecha Aprobación Comité de Gestión Documental:
1000 DESPACHO DEL SECRETARIO
CODIGO SUBSISTEMA DE GESTION DE CALIDAD RETENCION (años)DISPOSICION
FINALSERIE SUBSERIE Y TIPOS
DOCUMENTALES
12120 92 01
Requerimiento de la ciudadania ( Petición
de Interés general, de Interés particular,
queja, reclamo, solicitud de información,
consulta, sugerencia y felicitación.)
DS-PRO-22 PCD-EV-TP-212 1 4 X
SERIE TRANSVERSAL. De acuerdo
al procedimiento aprobado mediante
Circular 44 de 2012, TODAS las
dependencias deben conformar y
custodiar los Derecho de Petición,
Queja y Reclamos bajo coordinación
del SIAC.
Requerimientos ciudadanos
Oficio remisorio
Planilla de Correspondencia
Respuesta a petición
Certificado de devolución o no comunicación
Informe secretarial o edicto
1212035
ESTADOS CONTABLES E INFORMES
COMPLEMENTARIOS
35 01 Estados Financieros 2 10 X
Estados Financieros
12120 54 LIBROS DE CONTABILIDAD
12120
54 03 Libros Mayor y Balances 2 10 x
Contados a partir de que se cierre el
expediente . Despues de cumplido el
valor primario se aplica protocolo de
eliminacion.
54 03 Libros Mayor y Balances
12120
54 02 Libros Diarios 2 10 x
Contados a partir de que se cierre el
expediente . Despues de cumplido el
valor primario se aplica protocolo de
eliminacion.
54 02 Libros Diarios
12120
54 01 Libros Auxiliares 2 10 x
Contados a partir de que se cierre el
expediente . Despues de cumplido el
valor primario se aplica protocolo de
eliminacion.
54 01 Libros Auxiliares
12120 12CERTIFICADOS DE DISPONIBILIDAD
PRESUPUESTAL (CDP)
12120 Asesoría De Recursos Financieros
Hoja 74 de 158
PROCEDIMIENTOS
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ENTIDAD PRODUCTORA: SECRETARIA DISTRITAL DE INTEGRACION SOCIAL
OFICINA PRODUCTORA: Fecha Aprobación Comité de Gestión Documental:
1000 DESPACHO DEL SECRETARIO
CODIGO SUBSISTEMA DE GESTION DE CALIDAD RETENCION (años)DISPOSICION
FINALSERIE SUBSERIE Y TIPOS
DOCUMENTALES
12120
12 01Certificado de Disponibilidad
Presupuestal (CDP)1 0 x
Contados a partir de que se cierre el
expediente . Despues de cumplido el
valor primario se aplica protocolo de
eliminacion.
12 01Certificado de Disponibilidad Presupuestal
(CDP)
12120
12 02Solicitudes de Certificados de
Disponibilidad Presupuestal1 0 x
Contados a partir de que se cierre el
expediente . Despues de cumplido el
valor primario se aplica protocolo de
eliminacion.
Solicitud de Certificado de Disponibilidad
Presupuestal
Oficio de Solicitud de Duplicado de (CDP)
(opcional) anexo denuncio.
Oficio Entrega de Duplicado de (CDP)
12 03Oficios de solicitud de anulacion de un
CDP.1 0 x
Contados a partir de que se cierre el
expediente . Despues de cumplido el
valor primario se aplica protocolo de
eliminacion.
12 03 Oficios de solicitud de anulacion de un CDP.
12120
12 04Volantes de Devolucion de Solicitus de
CDP1 0 x
Contados a partir de que se cierre el
expediente . Despues de cumplido el
valor primario se aplica protocolo de
eliminacion.
Volantes de Devolucion de Solicitus de CDP´S
por inconsistencias.
12120 49 INSTRUMENTOS DE CONTROL
1212049 61 Planilla de control de Entrega de CDP.
49 Planilla de control de Entrega de CDP.
1212013
CERTIFICADOS DE REGISTRO
PRESUPUESTAL (CRP)
12120
13 01certificado de registro presupuestal
(CRP)| 0 X
Contados a partir de que se cierre el
expediente . Despues de cumplido el
valor primario se aplica protocolo de
eliminacion.
certificado de registro presupuestal.
12120
13 02Solicitudes certificados registro
presupuestal (CRP)1 0 X
Contados a partir de que se cierre el
expediente . Despues de cumplido el
valor primario se aplica protocolo de
eliminacion.
Hoja 75 de 158
PROCEDIMIENTOS
Dependencia Serie Subserie Proceso ProcedimientoArchivo de
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ENTIDAD PRODUCTORA: SECRETARIA DISTRITAL DE INTEGRACION SOCIAL
OFICINA PRODUCTORA: Fecha Aprobación Comité de Gestión Documental:
1000 DESPACHO DEL SECRETARIO
CODIGO SUBSISTEMA DE GESTION DE CALIDAD RETENCION (años)DISPOSICION
FINALSERIE SUBSERIE Y TIPOS
DOCUMENTALES
Solicitud certificado de registro presupuestal
(CRP) (MC 07) vigencia actual o vigencias
futuras.
Oficio de solicitud de duplicado de CRP
(opcional) anexo denuncio.
Oficio entrega de duplicado (CRP)
12120
13 03Oficios de solicitud de anulacion de un
CRP.1 0 X
Contados a partir de que se cierre el
expediente . Despues de cumplido el
valor primario se aplica protocolo de
eliminacion.
Oficio de solicitud de anulacion de un CRP.
13 04Volantes de devolucion de solicitud
CRP´s por iconsistencia.1 0 X
Contados a partir de que se cierre el
expediente . Despues de cumplido el
valor primario se aplica protocolo de
eliminacion.
Volantes de devolucion de solicitud CRP por
iconsistencia.
12120
13 05 Solicitudes de liberacion de saldo 1 0 X
Contados a partir de que se cierre el
expediente . Despues de cumplido el
valor primario se aplica protocolo de
eliminacion.
Oficio de solicitud liberacion de saldo
12120
13 06Actas de anulacion y liberaciones de
saldo de reservas presupuestales1 0 X
Contados a partir de que se cierre el
expediente . Despues de cumplido el
valor primario se aplica protocolo de
eliminacion.
Acta mensual de anulaciones y liberaciones de
saldo de resrvas presupestales.
Oficio remitorio cuadro de anulaciones,
liberaciones y acta correspondiente.
12120 49 INSTRUMENTOS DE CONTROL
12120
49 62 Planilla de control de Entrega de CRP. 1 0 X
Contados a partir de que se cierre el
expediente . Despues de cumplido el
valor primario se aplica protocolo de
eliminacion.
49 Planilla de control de Entrega de CRP.
12120
60MODIFICACIONES O TRASLADOS
PRESUPUESTALESAD-PRO-23 PCD-GF-MP-155 1 0 X
Contados a partir de que se cierre el
expediente . Despues de cumplido el
valor primario se aplica protocolo de
eliminacion.
Presupuesto ajustado (Excel)
Certificadob de disponibilidad presupuestal
CDP
Hoja 76 de 158
PROCEDIMIENTOS
Dependencia Serie Subserie Proceso ProcedimientoArchivo de
Gestion
Archivo
CentralCT E MT S
Formato Tabla de Retencion Documental
ENTIDAD PRODUCTORA: SECRETARIA DISTRITAL DE INTEGRACION SOCIAL
OFICINA PRODUCTORA: Fecha Aprobación Comité de Gestión Documental:
1000 DESPACHO DEL SECRETARIO
CODIGO SUBSISTEMA DE GESTION DE CALIDAD RETENCION (años)DISPOSICION
FINALSERIE SUBSERIE Y TIPOS
DOCUMENTALES
Oficio remisorio de resolucion y presupuestp
ajustado a la SDH.
Resolucion sobre la reserva presupuestal (MP-
05)
12120 15 CIERRES PRESUPUESTALES
12120
15 01 Cierres Presupuestales 2 3 X
Contados a partir de que se cierre el
expediente . Despues de cumplido el
valor primario se aplica protocolo de
eliminacion.
Oficio de cierre Presupuestal Mensual y Anual
(Circular)
1212008 ARMONIZACIONES PRESUPUESTALES
12120
08 01 Armonizaciones Presupuestales 2 3 X
Contados a partir de que se cierre el
expediente . Despues de cumplido el
valor primario se aplica protocolo de
eliminacion.
Cuadro de Disponibilidades Presupuestales
Presupuesto Ajustado
Resolucion de legalizacion de la Amonizacion
Presupuestal
Oficio remisorio de resolucion y documentos
anexos
12120 45 0 INFORMES
12120
45 13 Informes de cuentas radicadas 2 3 X
Contados a partir de que se cierre el
expediente . Despues de cumplido el
valor primario se aplica protocolo de
eliminacion.
Informe de cuentas radicadas
Memorando remisorio informe de cuentas
radicadas
12120
45 14Informes de desarrollo tramite de
cuentas2 3 X
Contados a partir de que se cierre el
expediente . Despues de cumplido el
valor primario se aplica protocolo de
eliminacion.
Informe de desarrollo tramite de cuentas
Memorando remisorio informe de desarrollo
tramite de cuentas
Hoja 77 de 158
PROCEDIMIENTOS
Dependencia Serie Subserie Proceso ProcedimientoArchivo de
Gestion
Archivo
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Formato Tabla de Retencion Documental
ENTIDAD PRODUCTORA: SECRETARIA DISTRITAL DE INTEGRACION SOCIAL
OFICINA PRODUCTORA: Fecha Aprobación Comité de Gestión Documental:
1000 DESPACHO DEL SECRETARIO
CODIGO SUBSISTEMA DE GESTION DE CALIDAD RETENCION (años)DISPOSICION
FINALSERIE SUBSERIE Y TIPOS
DOCUMENTALES
12120
45 40 Reporte de Informacion Tributaria 2 3 X
Contados a partir de que se cierre el
expediente . Despues de cumplido el
valor primario se aplica protocolo de
eliminacion.
Reportes a Secretaria de Hacienda
Reportes a DIAN
Memorando remisorio de reportes
12120 05 ACTAS
12120 05 01 Actas
Actas de Reunion del area
Actas de reunion del area
Actas de comité de sostenibilidada contable
Actas de Mesa de Trabajo Entes de Control
Actas de Seguimiento con otras Areas
12120 62 ORDENES DE PAGO AD-PRO-23 PCD-AD-GC-567
12120
62 04 Ordenes de pago 1 11 X
Contados a partir de que se cierre el
expediente . Despues de cumplido el
valor primario se aplica protocolo de
eliminacion.
Orden de pago
Hoja de ruta (Control tramite)
Soportes de las ordenes de pago
12120
62 03 Planillas de ordenes de pago 1 11 X
Contados a partir de que se cierre el
expediente . Despues de cumplido el
valor primario se aplica protocolo de
eliminacion.
12120 Planillas de ordenes de pago
12120
62 02 Oficios de rechazos de cuentas 1 11 X
Contados a partir de que se cierre el
expediente . Despues de cumplido el
valor primario se aplica protocolo de
eliminacion.
Oficio de rechazo de cuenta
12120
62 01 Devoluciones de cuenta 1 0 X
Contados a partir de que se cierre el
expediente . Despues de cumplido el
valor primario se aplica protocolo de
eliminacion.
Volante de devolucion de cuenta
1212017 COMPROBANTES DE CONTABILIDAD
Hoja 78 de 158
PROCEDIMIENTOS
Dependencia Serie Subserie Proceso ProcedimientoArchivo de
Gestion
Archivo
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Formato Tabla de Retencion Documental
ENTIDAD PRODUCTORA: SECRETARIA DISTRITAL DE INTEGRACION SOCIAL
OFICINA PRODUCTORA: Fecha Aprobación Comité de Gestión Documental:
1000 DESPACHO DEL SECRETARIO
CODIGO SUBSISTEMA DE GESTION DE CALIDAD RETENCION (años)DISPOSICION
FINALSERIE SUBSERIE Y TIPOS
DOCUMENTALES
12120
17 02 Comprobantes de diario 1 11 X
Contados a partir de que se cierre el
expediente . Despues de cumplido el
valor primario se aplica protocolo de
eliminacion.
Movimiento diario
Soportes de contabilidad
12120
17 01 Comprobantes de ajustes 1 11 X
Contados a partir de que se cierre el
expediente . Despues de cumplido el
valor primario se aplica protocolo de
eliminacion.
Comprobante de ajustes
Soportes de los comprobantes de ajuste
12120
17 03 Comprobantes de diario de Caja Menor AD-PRO-23 PCD-GF-EG-023 1 11 X
Contados a partir de que se cierre el
expediente . Despues de cumplido el
valor primario se aplica protocolo de
eliminacion.
Planilla relacion de gastos
Conciliacion bancaria
Acta de arqueo caja menor (opcional)
Soportes contables de caja menor
12120 20 CONCILIACIONES
12120
20 01 Conciliaciones 2 10 X
Contados a partir de que se cierre el
expediente . Despues de cumplido el
valor primario se aplica protocolo de
eliminacion.
conciliaciones por cuenta de enlance
conciliacion de inventarios
Conciliaciones especificas de cada Area
Memorando remisorio conciliacion
12120 45 INFORMES
12120
34 Informes Entes de Control 2 3 X
Contados a partir de que se cierre el
expediente . Despues de cumplido el
valor primario se aplica protocolo de
eliminacion.
Reporte SIVICOF
Informe al Plan de Mejoramiento
Informe Monitoreo al Mapa de Riesgo
Memorando Remisorio de Informes
Hoja 79 de 158
PROCEDIMIENTOS
Dependencia Serie Subserie Proceso ProcedimientoArchivo de
Gestion
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CentralCT E MT S
Formato Tabla de Retencion Documental
ENTIDAD PRODUCTORA: SECRETARIA DISTRITAL DE INTEGRACION SOCIAL
OFICINA PRODUCTORA: Fecha Aprobación Comité de Gestión Documental:
1000 DESPACHO DEL SECRETARIO
CODIGO SUBSISTEMA DE GESTION DE CALIDAD RETENCION (años)DISPOSICION
FINALSERIE SUBSERIE Y TIPOS
DOCUMENTALES
12120
45 05Informes Adicionales de la Gestion
Contable2 0 X
Contados a partir de que se cierre el
expediente . Despues de cumplido el
valor primario se aplica protocolo de
eliminacion.
Informe Banca Bilateral
Reporte Boletin Deudores Morosos
Informe de Contribucion de 5% Contratos de
Obra Publica Ley 1106 de 2006
Informes a otras Entidades
Memorando remisorios de informes
12120
45 36Informe Mensual de Ejecucion del
Presupuesto de Gastos e Inversion2 3 X
Contados a partir de que se cierre el
expediente . Despues de cumplido el
valor primario se aplica protocolo de
eliminacion.
Informe Mensual de Ejecucion del
Presupuesto de Gastos e Inversion
12120
45 38 Informes Presupuestales 2 3 X
Contados a partir de que se cierre el
expediente . Despues de cumplido el
valor primario se aplica protocolo de
eliminacion.
Cuadro Consolidado mensual de anulaciones
y liberaciones realizadas
Iforme de ejecucion del presupuesto de
inversiones detallado
Informe de ejecucion presupuestal,
disponibilidades, compromisos y
autorizaciones de giros consolidados por
rublo.
informe mensual sobre registros
presupuestales por rublos que se clasifican
como reservas para la siguiente vigencia
Informe sobre disponibilidades, registros,
anulaciones y ejecucion presupuestal a la
Direccion Corporativa
Informe sobre la Armonizacion Presupuestal
en cada cambio de gobierno
Informe trimestral acumulado de las
operaciones de presupuesto de gasto e
inversion
Reporte de Anulacion y/o Liberacion de saldo
del sistema PREDIS
Oficio remisorio de informes
12120 92 REQUERIMIENTO SIAC
Hoja 80 de 158
PROCEDIMIENTOS
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Gestion
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ENTIDAD PRODUCTORA: SECRETARIA DISTRITAL DE INTEGRACION SOCIAL
OFICINA PRODUCTORA: Fecha Aprobación Comité de Gestión Documental:
1000 DESPACHO DEL SECRETARIO
CODIGO SUBSISTEMA DE GESTION DE CALIDAD RETENCION (años)DISPOSICION
FINALSERIE SUBSERIE Y TIPOS
DOCUMENTALES
12120
92 01
Requerimiento de la ciudadania ( Petición
de Interés general, de Interés particular,
queja, reclamo, solicitud de información,
consulta, sugerencia y felicitación.)
DS-PRO-22 PCD-EV-TP-212 1 4 X
SERIE TRANSVERSAL. De acuerdo
al procedimiento aprobado mediante
Circular 44 de 2012, TODAS las
dependencias deben conformar y
custodiar los Derecho de Petición,
Queja y Reclamos bajo coordinación
del SIAC.
Requerimientos ciudadanos
Oficio remisorio
Planilla de Correspondencia
Respuesta a petición
Certificado de devolución o no comunicación
Informe secretarial o edicto
12120 76 PROYECTOS
12120 76 01 PROYECTOS DE GESTIÓN AMBIENTAL BS-PRO-24 PCD-BS-GA/IA-523/524 2 0 X
Despues de cumplido su valor
primario se aplica protocolo de
eliminación
12120 Proyecto Plan de Acción Interno
12120 Proyecto Plan Interno
12120 Comunicación
12120Proyecto de Plan Institucional de Gestión
Ambiental
12120 71 PROGRAMAS
12120 71 01 PROGRAMAS DE GESTIÓN AMBIENTAL BS-PRO-24 PCD-BS-GA/IA-523/524 2 3 X
Despues de cumplido su valor
primario se aplica protocolo de
transferencia al Archivo Bogotá
12120 Programa de Implementación
12120 Acuerdo Corresponsabilidad
12120 Programa de calidad del aire
12120 Programa de calidad sonora
12120 Programa de uso eficiente del espacio
Programa de uso eficiente del agua
Programa de uso eficiente de la energía
Programa de uso eficiente de los materiales
12120- Gestión Ambiental
Hoja 81 de 158
PROCEDIMIENTOS
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Gestion
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CentralCT E MT S
Formato Tabla de Retencion Documental
ENTIDAD PRODUCTORA: SECRETARIA DISTRITAL DE INTEGRACION SOCIAL
OFICINA PRODUCTORA: Fecha Aprobación Comité de Gestión Documental:
1000 DESPACHO DEL SECRETARIO
CODIGO SUBSISTEMA DE GESTION DE CALIDAD RETENCION (años)DISPOSICION
FINALSERIE SUBSERIE Y TIPOS
DOCUMENTALES
Programa de cultura ambiental
12120 64 PLANES
12120 64 06 PLANES DE GESTIÓN AMBIENTAL BS-PRO-24 PCD-BS-GA/IA-523/524 2 3 X
Despues de cumplido su valor
primario se aplica protocolo de
eliminación
Plan de Acción Interno
Comunicación
Acta de Concertación
Plan Institucional de Gestión Ambiental (PIGA)
Comunicación
12120 45 INFORMES
12120 45 19 INFORMES DE GESTIÓN AMBIENTAL 2 3 X
Despues de cumplido su valor
primario se aplica protocolo de
eliminación
Documento consolidado de aspectos e
impactos ambientales
Informes de Seguimiento
12120 36 ESTÁNDARES
12120 ESTÁNDARES DE GESTIÓN AMBIENTAL BS-PRO-24 PCD-BS-GA/IA-523/524 2 3 X
Despues de cumplido su valor
primario se aplica protocolo de
eliminación
Estándar de eliminación de archivos de
gestión
Estándar de sustitución de fuentes lumínicas
Estándar de instalación de accesorios
ahorradores de agua
Estándar de incorporación de acciones
ambientales en los contratos de prestación de
servicios
Estándar de adquisición de suministros
amigables con el ambiente
12120 92 REQUERIMIENTO SIAC
12120 92 01
Requerimiento de la ciudadania ( Petición
de Interés general, de Interés particular,
queja, reclamo, solicitud de información,
consulta, sugerencia y felicitación.)
DS-PRO-22 PCD-EV-TP-212 1 4 X
SERIE TRANSVERSAL. De acuerdo
al procedimiento aprobado mediante
Circular 44 de 2012, TODAS las
dependencias deben conformar y
custodiar los Derecho de Petición,
Queja y Reclamos bajo coordinación
del SIAC.
Hoja 82 de 158
PROCEDIMIENTOS
Dependencia Serie Subserie Proceso ProcedimientoArchivo de
Gestion
Archivo
CentralCT E MT S
Formato Tabla de Retencion Documental
ENTIDAD PRODUCTORA: SECRETARIA DISTRITAL DE INTEGRACION SOCIAL
OFICINA PRODUCTORA: Fecha Aprobación Comité de Gestión Documental:
1000 DESPACHO DEL SECRETARIO
CODIGO SUBSISTEMA DE GESTION DE CALIDAD RETENCION (años)DISPOSICION
FINALSERIE SUBSERIE Y TIPOS
DOCUMENTALES
Requerimientos ciudadanos
Oficio remisorio
Planilla de Correspondencia
Respuesta a petición
Certificado de devolución o no comunicación
Informe secretarial o edicto
12130 53INVENTARIOS DE SEDES FÍSICAS DE
LA SDIS
Conservación
permanente
12130Inventario de sedes físicas de la Secretaria
Distrital de Integración Social
12130 65 PLANES DE OBRAS 2 6 X
Después de cumplido el valor
primario, contado a partir del cierre
del expediente se aplica protocolo
de Eliminación de la SDIS.
12130 Plan de obra
12130 42 HISTORIAS FÍSICAS DE PREDIOS
Después de cumplido el valor
primario, contado a partir del cierre
del expediente se aplica protocolo
de Conservación de la SDIS.
12130 Historias juridicas de predios 6 14 X
12130Preconsulta para dar la viabilidad técnica y
jurídica para adquirir predios (si aplica).
12130Concepto a/de entidades de preconsulta (si
aplica).
12130Plano de loteo de la localización del inmueble
(si aplica).
12130Diagnostico plan de gestión social (liquidaciòn
compensaciones) (si aplica)
12130 Ejecución del plan de gestión social (si aplica)
12130 Evaluación EX-POT (si aplica)
12130 Levantamiento topográfico (si aplica)
12130 Avalúo comercial (si aplica)
12130 Escritura pública (COPIA) (si aplica)
12130 Certificado de tradición y libertad (si aplica)
12130 SUBDIRECCIÓN DE PLANTAS FISICAS
Hoja 83 de 158
PROCEDIMIENTOS
Dependencia Serie Subserie Proceso ProcedimientoArchivo de
Gestion
Archivo
CentralCT E MT S
Formato Tabla de Retencion Documental
ENTIDAD PRODUCTORA: SECRETARIA DISTRITAL DE INTEGRACION SOCIAL
OFICINA PRODUCTORA: Fecha Aprobación Comité de Gestión Documental:
1000 DESPACHO DEL SECRETARIO
CODIGO SUBSISTEMA DE GESTION DE CALIDAD RETENCION (años)DISPOSICION
FINALSERIE SUBSERIE Y TIPOS
DOCUMENTALES
12130 Boletín catastral
12130 Estudio de títulos
12130 Oferta de compra
12130 Promesa de compraventa
12130 Resolución de compra de predio
12130 Acta de entrega del predio
12130 Historias Tecnicas de predios 6 14
Después de cumplido el valor
primario, contado a partir del cierre
del expediente se aplica protocolo
de Conservación de la SDIS.
12130 Planos arquitectonicos
12130 Estudio de suelos
12130 Proyecto estructural
12130 Licencia o resolución
12130 Planos instalaciòn servicios publicos
12130Presupuesto de obra, especificaciones
técnicas y detalles constructivos
12130 Solicitud de mantenimiento
12130 Constancia de atenciòn del servicio
12130 Solicitud de visitas
12130 Registro de visitas consolidado
12130 Conceptos técnico del inmueble
12130 Acta de reunión
12130 19 CONCEPTOS
12130CONCEPTOS TÈCNICOS DE
INFRAESTRUCTURA2 0
Después de cumplido el valor
primario, contado a partir del cierre
del expediente se aplica protocolo
de Eliminación de la SDIS.
12130 Concepto técnico del inmueble
12130 05 ACTAS
12130 05 07 ACTAS DE REUNIÓN 1 3 X
Después de cumplido el valor
primario, contado a partir del cierre
del expediente se aplica protocolo
de Eliminación de la SDIS.
12130 Acta de Reunión
12130 92 REQUERIMIENTO SIAC
Hoja 84 de 158
PROCEDIMIENTOS
Dependencia Serie Subserie Proceso ProcedimientoArchivo de
Gestion
Archivo
CentralCT E MT S
Formato Tabla de Retencion Documental
ENTIDAD PRODUCTORA: SECRETARIA DISTRITAL DE INTEGRACION SOCIAL
OFICINA PRODUCTORA: Fecha Aprobación Comité de Gestión Documental:
1000 DESPACHO DEL SECRETARIO
CODIGO SUBSISTEMA DE GESTION DE CALIDAD RETENCION (años)DISPOSICION
FINALSERIE SUBSERIE Y TIPOS
DOCUMENTALES
12130 92 01
Requerimiento de la ciudadania ( Petición
de Interés general, de Interés particular,
queja, reclamo, solicitud de información,
consulta, sugerencia y felicitación.)
DS-PRO-22 PCD-EV-TP-212 1 4 X
SERIE TRANSVERSAL. De acuerdo
al procedimiento aprobado mediante
Circular 44 de 2012, TODAS las
dependencias deben conformar y
custodiar los Derecho de Petición,
Queja y Reclamos bajo coordinación
del SIAC.
Requerimientos ciudadanos
Oficio remisorio
Planilla de Correspondencia
Respuesta a petición
Certificado de devolución o no comunicación
Informe secretarial o edicto
12210 76 PROYECTOS SG-PRO-2 PCD- SG-FP-536
12210 76 03 Proyectos de Inversion SG-PRO-2 PCD- SG-FP-536 2 3 X
Después de cumplido el valor
primario, contado a partir del cierre
del expediente se aplica protocolo
de Selección propuesto por el
Archivo de Bogotá.
12210 Documento metodológico
12210 Acta de Reunión del Consejo Directivo
12210Memorando de solicitud de conformación de
equipo dirigido a las Subdirecciones Técnicas
12210Memorando de conformación de equipo
dirigido al DADE
12210Memorando de entrega de información de
insumos para la formulación de proyectos
12210Cronograma de plan de trabajo para la
formulación del proyecto de inversión.
12210Hoja de seguimiento de formulación de
proyecto de inversión.
12210 SUBDIRECCIÓN DE DISEÑO, EVALUCIÓN Y SISTEMATIZACIÓN
Hoja 85 de 158
PROCEDIMIENTOS
Dependencia Serie Subserie Proceso ProcedimientoArchivo de
Gestion
Archivo
CentralCT E MT S
Formato Tabla de Retencion Documental
ENTIDAD PRODUCTORA: SECRETARIA DISTRITAL DE INTEGRACION SOCIAL
OFICINA PRODUCTORA: Fecha Aprobación Comité de Gestión Documental:
1000 DESPACHO DEL SECRETARIO
CODIGO SUBSISTEMA DE GESTION DE CALIDAD RETENCION (años)DISPOSICION
FINALSERIE SUBSERIE Y TIPOS
DOCUMENTALES
12210Acta de definición y aprobación del problema
focal.
12210Listado de asistencia a reunión de definición y
aprobación del problema focal.
12210Acta de definición de la línea base y
diagnóstico poblacional.
12210Listado de asistencia a reunión de definición
de la línea base y diagnóstico poblacional.
12210 Acta de definición de la población afectada
12210Listado de asistencia a reunión de definición
de población afectada
12210Acta de definición de Matriz de análisis de
involucrados
12210
Listado de asistencia de la reunión de
definición de Matriz de análisis de
involucrados
12210Acta de Reunión para definición y aprobación
de los objetivos.
12210Listado de asistencia de reunión de definición
y aprobación de los objetivos.
12210Acta de Reunión para definición de
indicadores de Impacto (Ex post)
12210Listado de asistencia de reunión de definición
de indicadores de Impacto (Ex post)
12210Acta de Reunión para definición y aprobación
de los objetivos.
12210Listado de asistencia de reunión de definición
y aprobación de los objetivos.
12210Acta de Reunión de definición de indicadores
del proyecto de inversión
12210Listado de asistencia de reunión de definición
de indicadores del proyecto de inversión
12210Acta de reunión para análisis de las
alternativas.
12210Listado de asistencia de reunión de análisis de
las alternativas.
Hoja 86 de 158
PROCEDIMIENTOS
Dependencia Serie Subserie Proceso ProcedimientoArchivo de
Gestion
Archivo
CentralCT E MT S
Formato Tabla de Retencion Documental
ENTIDAD PRODUCTORA: SECRETARIA DISTRITAL DE INTEGRACION SOCIAL
OFICINA PRODUCTORA: Fecha Aprobación Comité de Gestión Documental:
1000 DESPACHO DEL SECRETARIO
CODIGO SUBSISTEMA DE GESTION DE CALIDAD RETENCION (años)DISPOSICION
FINALSERIE SUBSERIE Y TIPOS
DOCUMENTALES
12210Acta de reunión para la definición y selección
de las alternativas.
12210Listado de asistencia a la reunión de definición
y selección de las alternativas.
12210Acta de reunión para la definición del modelo
de operación del proyecto de inversión
12210
Listado de asistencia a la reunión de definición
del modelo de operación del proyecto de
inversión
12210
Listado de asistencia de reunión de
formulación de metas de proyecto de
inversión.
12210Acta de Reunión de formulación de metas, del
proyecto de inversión.
12210
Acta de Reunión de definición de indicadores
de eficiencia, eficacia y efectividad del
proyecto de inversión
12210
Listado de asistencia de reunión de definición
de indicadores de eficiencia, eficacia y
efectividad del proyecto de inversión
12210
Listado de asistencia de reunión de definición
de aspectos legales, institucionales y
ambientales.
12210Acta de definición de aspectos legales,
institucionales y ambientales.
12210Listado de asistencia de reunión de definición
de estructura de costos.
12210Acta de definición de aspectos legales,
institucionales y ambientales.
12210Listado de asistencia de reunión de definición
del presupuesto del proyecto.
12210Acta de reunión para la definición de
parámetros del presupuesto del proyecto.
12210Documento de formulación del proyecto de
inversión.
12210Hoja de seguimiento de formulación de
proyecto de inversión.
12210 Ficha EBI
12210 ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO SG-PRO-2 PCD-SI-PP-535 2 3
Después de cumplido el valor
primario, contado a partir del cierre
del expediente se aplica protocolo
de Eliminación de la SDIS.
Hoja 87 de 158
PROCEDIMIENTOS
Dependencia Serie Subserie Proceso ProcedimientoArchivo de
Gestion
Archivo
CentralCT E MT S
Formato Tabla de Retencion Documental
ENTIDAD PRODUCTORA: SECRETARIA DISTRITAL DE INTEGRACION SOCIAL
OFICINA PRODUCTORA: Fecha Aprobación Comité de Gestión Documental:
1000 DESPACHO DEL SECRETARIO
CODIGO SUBSISTEMA DE GESTION DE CALIDAD RETENCION (años)DISPOSICION
FINALSERIE SUBSERIE Y TIPOS
DOCUMENTALES
12210Lineamiento del Alcalde Mayor. Circular
conjunta SHD-SDP
12210Circular interna de lineamientos de
programación presupuestal
12210Documento de instrucción de recolección de
necesidades
12210 Anteproyecto de Presupuesto version cero
12210Memorando remisorio que da visto bueno al
Anteproyecto version cero
12210Memorando de devolución del anteproyecto
versión cero
12210 Anteproyecto Versión 1.
12210Memorando de devolución del anteproyecto
Versión 1.
12210Acuerdo de aprobación. Decreto de
liquidación. POAI
12210 64 PLANES SG-PRO-2 PCD-SG-RAP-574 2 3 X
Después de cumplido el valor
primario, contado a partir del cierre
del expediente se aplica protocolo
de Eliminación de la SDIS.
12210 Formato Plan de acción 01
12210 Certificación de cambios realizados
12210 92 REQUERIMIENTO SIAC
12210 92 01
Requerimiento de la ciudadania ( Petición
de Interés general, de Interés particular,
queja, reclamo, solicitud de información,
consulta, sugerencia y felicitación.)
DS-PRO-22 PCD-EV-TP-212 1 4 X
SERIE TRANSVERSAL. De acuerdo
al procedimiento aprobado mediante
Circular 44 de 2012, TODAS las
dependencias deben conformar y
custodiar los Derecho de Petición,
Queja y Reclamos bajo coordinación
del SIAC.
Requerimientos ciudadanos
Hoja 88 de 158
PROCEDIMIENTOS
Dependencia Serie Subserie Proceso ProcedimientoArchivo de
Gestion
Archivo
CentralCT E MT S
Formato Tabla de Retencion Documental
ENTIDAD PRODUCTORA: SECRETARIA DISTRITAL DE INTEGRACION SOCIAL
OFICINA PRODUCTORA: Fecha Aprobación Comité de Gestión Documental:
1000 DESPACHO DEL SECRETARIO
CODIGO SUBSISTEMA DE GESTION DE CALIDAD RETENCION (años)DISPOSICION
FINALSERIE SUBSERIE Y TIPOS
DOCUMENTALES
Oficio remisorio
Planilla de Correspondencia
Respuesta a petición
Certificado de devolución o no comunicación
Informe secretarial o edicto
12220 64 PLANES
12220 64 01 Evaluaciones de TIC´s 2 4 X
Un año después del año en que se
cierra el expediente se aplica
protocolo de eliminación
12220 Evaluación de TIC’s.
12220 64 08 Planes de Tic´s 2 4 X
Contados a partir del año en que se
cierre el expediente se aplica
protocolo de transferencia al Archivo
Bogotá
12220 Diagnóstico de las Tic´s en la entidad
12220Plan estratégico de las tecnológias de la
información PETIC
12220 Plan de Contingencia.
12220 64 02 Niveles de servicio de Tic´s 2 4
Un año después del año en que
se cierra el expediente se aplica
protocolo de eliminación
12220 Listado de servicios en TIC´S actualizado.
12220 Listado de asistencia.
12220 Informe de niveles de servicio actualizado.
12220 57
MANTENIMIENTOS Y SOPORTES A
LAS TECNOLOGíAS DE LA
INFORMACIÓN Y LA COMUNICACIÓN
12220 57 01 Acciones de Implementación de Tic´s 2 4
Contados a partir del año en que se
cierre el expediente se aplica
protocolo de transferencia al Archivo
Bogotá
12220 Plan de ejecución
12220 SUBDIRECCIÓN DE INVESTIGACIÓN E INFORMACIÓN
Hoja 89 de 158
PROCEDIMIENTOS
Dependencia Serie Subserie Proceso ProcedimientoArchivo de
Gestion
Archivo
CentralCT E MT S
Formato Tabla de Retencion Documental
ENTIDAD PRODUCTORA: SECRETARIA DISTRITAL DE INTEGRACION SOCIAL
OFICINA PRODUCTORA: Fecha Aprobación Comité de Gestión Documental:
1000 DESPACHO DEL SECRETARIO
CODIGO SUBSISTEMA DE GESTION DE CALIDAD RETENCION (años)DISPOSICION
FINALSERIE SUBSERIE Y TIPOS
DOCUMENTALES
12220 Informe de avance de actividades.
12220 57 02 Mecanismos de Seguridad Informática
12220Informe de aplicación de mecanismos de
seguridad informática2 4
12220 Acta de custodia
12220 Informe de caso
12220Reporte mensual de las bitácoras de los
servidores
12220Requerimiento de cambio en las bases de
datos (Oracle)
12220 57 03 Soportes de servicio de Tic´s 2 4
Un año después del año en que
se cierra el expediente se aplica
protocolo de eliminación
12220 Registro de tickets del periodo.
12220 57 04 Requerimientos de servicio de Tic´s 2 4
12220Instrumento de especificación de
requerimientos actualizado.
Un año después del año en que
se cierra el expediente se aplica
protocolo de eliminación
12220Reporte de ticket atendido por asesor y
periodo
12220 05 0 ACTAS 2 4
Contados a partir del año en que se
cierre el expediente se aplica
protocolo de transferencia al Archivo
Bogotá
12220Actas de reunión para viabilidad y evaluación
de TIC´S
12220Actas de reunión de Gestión de acciones
predictivas y preventivas
12220Actas de reunión de Implementación de
tecnológias de información y comunicación
12220Actas de reunión de coordinación Unidad de
Componente Geográfico
12220Actas de reunión de Coordinación Unidad de
Factoria de Software.
Hoja 90 de 158
PROCEDIMIENTOS
Dependencia Serie Subserie Proceso ProcedimientoArchivo de
Gestion
Archivo
CentralCT E MT S
Formato Tabla de Retencion Documental
ENTIDAD PRODUCTORA: SECRETARIA DISTRITAL DE INTEGRACION SOCIAL
OFICINA PRODUCTORA: Fecha Aprobación Comité de Gestión Documental:
1000 DESPACHO DEL SECRETARIO
CODIGO SUBSISTEMA DE GESTION DE CALIDAD RETENCION (años)DISPOSICION
FINALSERIE SUBSERIE Y TIPOS
DOCUMENTALES
12220Actas de reunión de coordinación Unidad de
Infraestructura Técnologica.
12220Actas de reunión de Coordinación Unidad de
Procesamiento de Datos
12220Actas de reunión de Coordinación Unidad de
Transferencia Tecnológica
12220 92 REQUERIMIENTO SIAC
12220 92 01
Requerimiento de la ciudadania ( Petición
de Interés general, de Interés particular,
queja, reclamo, solicitud de información,
consulta, sugerencia y felicitación.)
DS-PRO-22 PCD-EV-TP-212 1 4 X
SERIE TRANSVERSAL. De acuerdo
al procedimiento aprobado mediante
Circular 44 de 2012, TODAS las
dependencias deben conformar y
custodiar los Derecho de Petición,
Queja y Reclamos bajo coordinación
del SIAC.
Requerimientos ciudadanos
Oficio remisorio
Planilla de Correspondencia
Respuesta a petición
Certificado de devolución o no comunicación
Informe secretarial o edicto
12300
12310 88 SERVICIOS
12310 88 01 capacitaciones y talleres 1 2 X
Despues de cumplido su valor
primario se aplica protocolo de
eliminación
12310Planilla de inscripcion por curso (consignacion
bancaria y recibo de caja)
12310 Planilla de asistencia a cursos
12310Acta de elección de representante de
ciudadanos
12310 Encuesta de evaluación y seguimiento
12310 Planilla de entrega de certificados
12310 Solicitud de egreso por el ciudadano
12310
Solicitud de devolución de dinero por el
ciudadano con anexos (original de recibo de
caja o consignacion bancaria)
12300 DIRECCIÓN TERRITORIAL
12310 SUBDIRECCIÓN DE GESTIÓN INTEGRAL LOCAL
Hoja 91 de 158
PROCEDIMIENTOS
Dependencia Serie Subserie Proceso ProcedimientoArchivo de
Gestion
Archivo
CentralCT E MT S
Formato Tabla de Retencion Documental
ENTIDAD PRODUCTORA: SECRETARIA DISTRITAL DE INTEGRACION SOCIAL
OFICINA PRODUCTORA: Fecha Aprobación Comité de Gestión Documental:
1000 DESPACHO DEL SECRETARIO
CODIGO SUBSISTEMA DE GESTION DE CALIDAD RETENCION (años)DISPOSICION
FINALSERIE SUBSERIE Y TIPOS
DOCUMENTALES
12310 prestamo de espacios 1 2 X
Despues de cumplido su valor
primario se aplica protocolo de
eliminación
12310 Cronograma de prestamo de espacios
12310Solicitud interna o externa de prestamo de
espacios
12310 Plan de contingencia a prestamo de espacios
12310Acta de compromiso por prestamo de
espacios
12310Recibo de caja por prestamo de espacios
cuando tiene costo
12310Planilla de control de entrega de espacios y
verificación de participantes
12310Reporte de prestamo de espacios en el
sistema Sirbe
12310 registros de servicios sociales en ficha
sirbe2 3 X
Despues de cumplido su valor
primario se hace selección
12310 Ficha Sirbe de inscripción a cursos
12310 Registro de Inscripcion según sistema Sirbe
12310Registro en sistema Sirbe por egreso
terminación del curso
12310 Registro en sistema Sirbe por deserción
12310Registro en sistema Sirbe por egreso
voluntario
12310 11 CAMPAÑAS DE DIVULGACION
12310 11 01 Estrategias de divulgacion 1 2 X
Despues de cumplido su valor
primario se aplica protocolo de
eliminación
12310 Pieza Comunicativa
12310 58MANUALES, NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS
12310 58 03 reglamentos internos 1 2 X
Despues de cumplido su valor
primario se aplica protocolo de
eliminación
12310 Reglamento Interno
12310 05 ACTAS
Hoja 92 de 158
PROCEDIMIENTOS
Dependencia Serie Subserie Proceso ProcedimientoArchivo de
Gestion
Archivo
CentralCT E MT S
Formato Tabla de Retencion Documental
ENTIDAD PRODUCTORA: SECRETARIA DISTRITAL DE INTEGRACION SOCIAL
OFICINA PRODUCTORA: Fecha Aprobación Comité de Gestión Documental:
1000 DESPACHO DEL SECRETARIO
CODIGO SUBSISTEMA DE GESTION DE CALIDAD RETENCION (años)DISPOSICION
FINALSERIE SUBSERIE Y TIPOS
DOCUMENTALES
12310 05 05 actas de seguimiento a operadores 2 3 X
Despues de cumplido su valor
primario se transfiere al archivo de
Bogotá
12310 Acta de seguimiento a operadores
12310 05 14 actas de reuniones de comité tecnico 2 3 X
Despues de cumplido su valor
primario se transfiere al archivo de
Bogotá
12310 Acta de reunión de comité técnico
12310 45 INFORMES
12310 45 16 informes de gestión 2 3 XDespues de cumplido su valor
primario se hace selección
12310 Informe de gestión
12310 92 REQUERIMIENTO SIAC
12310 92 01
Requerimiento de la ciudadania ( Petición
de Interés general, de Interés particular,
queja, reclamo, solicitud de información,
consulta, sugerencia y felicitación.)
DS-PRO-22 PCD-EV-TP-212 1 4 X
SERIE TRANSVERSAL. De acuerdo
al procedimiento aprobado mediante
Circular 44 de 2012, TODAS las
dependencias deben conformar y
custodiar los Derecho de Petición,
Queja y Reclamos bajo coordinación
del SIAC.
Requerimientos ciudadanos
Oficio remisorio
Planilla de Correspondencia
Respuesta a petición
Certificado de devolución o no comunicación
Informe secretarial o edicto
123301 - 123316 CAJA MENOR 1 0 x
Se elimina en razon a que se remite
a Contabilidad para causacion de
gastos y posterior reembolso.
Ademas los soportes forman parte
de la respectiva orden de pago
123301 - 123316 Planilla relacion de gastos
123301 - 123316 Conciliacion bancaria
123301 - 123316 Acta de arqueo caja menor (opcional)
123301 - 123316 Soportes contables de caja menor
123301 - 123316 SUBDIRECCIONES LOCALES.Procesos Caja Menor
Hoja 93 de 158
PROCEDIMIENTOS
Dependencia Serie Subserie Proceso ProcedimientoArchivo de
Gestion
Archivo
CentralCT E MT S
Formato Tabla de Retencion Documental
ENTIDAD PRODUCTORA: SECRETARIA DISTRITAL DE INTEGRACION SOCIAL
OFICINA PRODUCTORA: Fecha Aprobación Comité de Gestión Documental:
1000 DESPACHO DEL SECRETARIO
CODIGO SUBSISTEMA DE GESTION DE CALIDAD RETENCION (años)DISPOSICION
FINALSERIE SUBSERIE Y TIPOS
DOCUMENTALES
123301 - 123316 Memorando remisorio
123301 - 123316 23 CONTRATOS Y CONVENIOS
123301 - 123316 23 04 Convenios 2 0 x
Se elimina por cuanto el original de
los informes se remite
mensualmente a la Subdireccion de
Contratacion y dichos documentos
se incluyen en el respectivo
expediente de contratacion.
123301 - 123316 Memorando remisorio
123301 - 123316 Informe de ejecución
123301 - 123316 Informe de Supervisión
123301 - 123316 23 02 Contratos 2 0 x
Se elimina por cuanto el original de
los informes se remite
mensualmente a la Subdireccion de
Contratacion y dichos documentos
se incluyen en el respectivo
expediente de contratacion.
123301 - 123316 Memorando remisorio
123301 - 123316 Informe de ejecución
123301 - 123316 Informe de Supervisión
123301 - 123316 45 INFORMES
123301 - 123316 45 16 informes de gestión (SLIS) 2 3 XDespues de cumplido su valor
primario se hace selección
123301 - 123316 Informe de gestión
123301 - 123316 45 22 Informes de Gestión del Sistema SIRBE 2 3 X
Contados a partir del cierre del
expediente.
Despues de cumplido el valor
primario se aplica procedimiento de
Eliminación.
123301 - 123316 Informe de gestión del sistema Sirbe
123301 - 123316 45 02 Informes a entes de control 2 3 X
Contados a partir del cierre del
expediente. Despues de cumplido
el valor primario se aplica
procedimiento de Eliminación.
123301 - 123316 Informe a entes de control
Procesos Contratos
Procesos 12000
Hoja 94 de 158
PROCEDIMIENTOS
Dependencia Serie Subserie Proceso ProcedimientoArchivo de
Gestion
Archivo
CentralCT E MT S
Formato Tabla de Retencion Documental
ENTIDAD PRODUCTORA: SECRETARIA DISTRITAL DE INTEGRACION SOCIAL
OFICINA PRODUCTORA: Fecha Aprobación Comité de Gestión Documental:
1000 DESPACHO DEL SECRETARIO
CODIGO SUBSISTEMA DE GESTION DE CALIDAD RETENCION (años)DISPOSICION
FINALSERIE SUBSERIE Y TIPOS
DOCUMENTALES
123301 - 123316 63PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS Y
SOLUCIONES-PQRS
123301 - 123316 63 01Consecutivos de peticiones quejas y
reclamos grupo QYS1 4 X
Contados a partir del año de
respuesta
Se aplica tabla propuesta Archivo de
Bogotá
123301 - 123316 copia Requerimiento
123301 - 123316 copia Memorandos Remisorios a
Dependencias o Entidades Competentes
123301 - 123316 copia respuesta parcial o final al requerimiento
123301 - 123316 constancia publicación respuesta a
requerimiento anónimo (opcional)
123301 - 123316 Copia reporte respuesta parcial a
Requerimiento (opcional)
123301 - 123316 Copia memorando Remisorio reporte
respuesta parcial a Requerimiento (opcional)
123301 - 123316 84 SALIDAS DE ALMACEN
123301 - 123316 84 02Traslados de bienes entre dependencias o
servidoresBS-PRO-24 PCD-LO-PN-004 2 3 X
Contados a partir del cierre del
expediente. Despues de cumplido el
valor primario se aplica
procedimiento de Eliminación.
123301 - 123316 Formato de traslado de bienes
123301 - 123316 Formato de traslado para reintegro
123301 - 123316 Solicitud de Paz y Salvo y anexo: (acta de
inicio)
123301 - 123316 Certificado de Paz y Salvo
123301 - 123316 10 BAJAS DE BIENES BS-PRO-24 PCD-LO-PE-003
123301 - 123316 10 01 Bajas de Bienes no utilizables o inservibles 2 3 X
Contados a partir del cierre del
expediente. Despues de cumplido el
valor primario se aplica
procedimiento de Eliminación.
123301 - 123316
Formato de solicitud de baja por hurto y
anexos:
(* Denuncio ante competente
* Informe explicación de los hechos
* Cardex de inventarios)
123301 - 123316 Informe de NO retiro
Procesos Bienes y Muebles
Hoja 95 de 158
PROCEDIMIENTOS
Dependencia Serie Subserie Proceso ProcedimientoArchivo de
Gestion
Archivo
CentralCT E MT S
Formato Tabla de Retencion Documental
ENTIDAD PRODUCTORA: SECRETARIA DISTRITAL DE INTEGRACION SOCIAL
OFICINA PRODUCTORA: Fecha Aprobación Comité de Gestión Documental:
1000 DESPACHO DEL SECRETARIO
CODIGO SUBSISTEMA DE GESTION DE CALIDAD RETENCION (años)DISPOSICION
FINALSERIE SUBSERIE Y TIPOS
DOCUMENTALES
123301 - 123316 Formato solicitud de bienes firmado por quien
entrega y quien recibe
123301 - 123316 Acta de valorización de bienes
123301 - 123316 Fotografías
123301 - 123316 Formato solicitud de reintegro
123301 - 123316 Oficio de ofrecimiento para oferta
123301 - 123316 Resolución de baja de bienes
123301 - 123316 Acta de entrega de bienes
123301 - 123316 Comprobante de baja
123301 - 123316 Memorando remisirio a contabilidad
123301 - 123316 52INVENTARIO FÍSICO DE BIENES
MUEBLES
123301 - 123316 52 01 Inventarios Generales de Bienes 2 8 X
Contados a partir del cierre del
expediente Despues de cumplido el
valor primario se aplica
procedimiento de Selección
123301 - 123316 Planilla de inventarios
123301 - 123316 listado de actualización de inventarios
123301 - 123316 93TRANSFERENCIAS DE
DOCUMENTOS
123301 - 123316 93 01 Transferencias Primarias 2 0 X
Después de cumplido su valor
primario se aplica procedimiento de
eliminación
123301 - 123316 Memorando solicitando recepción de
transferencia (opcional)
123301 - 123316 Acta de compromisos
123301 - 123316 Concepto aprobando la transferencia
123301 - 123316 Inventario documental
123301 - 123316 Memorando con observaciones al inventario
(opcional)
123301 - 123316 Acta de transferencia validada
123301 - 123316 89 SERVICIOS DOCUMENTALES
123301 - 123316 89 01 Registros de Servicios Documentales 1 0 X
Después de cumplido su valor
primario se aplica procedimiento de
eliminación
123301 - 123316 Planilla de préstamo de documentos
123301 - 123316 Memorando relacionando los documentos
devueltos
Proceso de Bienes y Servicios Gestión Documental
Hoja 96 de 158
PROCEDIMIENTOS
Dependencia Serie Subserie Proceso ProcedimientoArchivo de
Gestion
Archivo
CentralCT E MT S
Formato Tabla de Retencion Documental
ENTIDAD PRODUCTORA: SECRETARIA DISTRITAL DE INTEGRACION SOCIAL
OFICINA PRODUCTORA: Fecha Aprobación Comité de Gestión Documental:
1000 DESPACHO DEL SECRETARIO
CODIGO SUBSISTEMA DE GESTION DE CALIDAD RETENCION (años)DISPOSICION
FINALSERIE SUBSERIE Y TIPOS
DOCUMENTALES
123301 - 123316 Reporte de usuarios morosos de servicios de
circulación y préstamo
123301 - 123316 49 INSTRUMENTOS DE CONTROL
123301 - 123316 49 58 Reportes de Documentación no Entregada 1 0 X
Después de cumplido su valor
primario se aplica procedimiento de
eliminación
123301 - 123316 Reporte de correspondencia no entregada
123301 - 123316 49 57Registros de Control de Comunicaciones
Oficiales Recibidas1 2 X
Después de cumplido su valor
primario se aplica procedimiento de
eliminación
123301 - 123316 Registro en base de datos
123301 - 123316 Planilla de despacho de las comunicaciónes
oficiales recibidas
123301 - 123316 49 56Registros de Control de Comunicaciones
Oficiales Enviadas2 3 x
Después de cumplido su valor
primario se aplica procedimiento de
eliminación
123301 - 123316 Registro en base de datos
123301 - 123316 49 51Planillas de Entrega de Comunicaciones
por Recorrido Interno1 2 X
Después de cumplido su valor
primario se aplica procedimiento de
eliminación
123301 - 123316 Registro en base de datos
123301 - 123316 Planilla de despacho de comunicaciónes
internas
123301 - 123316 49 47Planillas de Entrega de Comunicaciones
Ordinarias Oficiales Externas 1 2 X
Después de cumplido su valor
primario se aplica procedimiento de
eliminación
123301 - 123316 Planilla despacho de comunicaciones
ordinarias oficiales externas
123301 - 123316 Guía de Recibido
123301 - 123316 Registro en base de datos de comunicaciones
devueltas
123301 - 123316 49 46Planillas de Entrega de Comunicaciones
Oficiales Externas por Correo Certificado 2 3 X
Después de cumplido su valor
primario se aplica procedimiento de
eliminación
123301 - 123316 Planilla de despacho de las comunicaciónes
oficiales externas por correo certificado
123301 - 123316 Registro en base de datos de comunicaciones
devueltas
123301 - 123316 49 42Planilla Control de Recolección de
Correspondencia1 2 X
Después de cumplido su valor
primario se aplica procedimiento de
eliminación
Hoja 97 de 158
PROCEDIMIENTOS
Dependencia Serie Subserie Proceso ProcedimientoArchivo de
Gestion
Archivo
CentralCT E MT S
Formato Tabla de Retencion Documental
ENTIDAD PRODUCTORA: SECRETARIA DISTRITAL DE INTEGRACION SOCIAL
OFICINA PRODUCTORA: Fecha Aprobación Comité de Gestión Documental:
1000 DESPACHO DEL SECRETARIO
CODIGO SUBSISTEMA DE GESTION DE CALIDAD RETENCION (años)DISPOSICION
FINALSERIE SUBSERIE Y TIPOS
DOCUMENTALES
123301 - 123316 Planilla control de recolección de
correspondencia
123301 - 123316 34 ELIMINACIONES DOCUMENTALES 2 10 X
Después de cumplido su valor
primario se aplica procedimiento de
eliminación
123301 - 123316
Memorando de solicitud de eliminación al area
de Gestion Documental productora (anexando
inventario de documentos de apoyo o proceso
de depuracion - duplicidad)
123301 - 123316 Concepto sobre el estado de conservación de
los documentos
123301 - 123316 Acta de eliminacion documental
123301 - 123316 Memorando a gestión ambiental solicitando
eliminación de documentos
123301 - 123316 Certificación de eliminación con registros
fotográficos
123301 - 123316 05 ACTAS
123301 - 123316 05actas de reunión de consejos locales de
discapacidad2 3 CT
Contados a partir del año en que se
cierre el expediente se aplica
procedimiento de transferencia al
Archivo Bogotá
123301 - 123316 Acta de reunión de Consejos Locales de
Discapacidad
123301 - 123316 45 INFORMES
123301 - 123316 informes de análisis y seguimiento a
consejos locales de discapacidad2 3 X
Un año después del año en que se
cierra el expediente se aplica tabla
propuesta por Archivo Bogotá
123301 - 123316 Informe de analisis y seguimiento
123301 - 123316 45 15informes de evaluación y seguimiento al
plan de acción de la política pública2 3 X
Un año después del año en que se
cierra el expediente se aplica tabla
propuesta por Archivo Bogotá
123301 - 123316 Informe de evaluación y seguimiento
123301 - 123316 40 GUIAS
123301 - 123316 guías de consejos locales de discapacidad 2 X
Un año después del año en que se
cierra el expediente se aplica
procedimiento de eliminación
123301 - 123316 Guías de Consejos Locales de Discapacidad
123301 - 123316 49 INSTRUMENTOS DE CONTROL
SERIES PROCESOS SECRETARIA TECNICA DE DISCAPACIDAD
Hoja 98 de 158
PROCEDIMIENTOS
Dependencia Serie Subserie Proceso ProcedimientoArchivo de
Gestion
Archivo
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Formato Tabla de Retencion Documental
ENTIDAD PRODUCTORA: SECRETARIA DISTRITAL DE INTEGRACION SOCIAL
OFICINA PRODUCTORA: Fecha Aprobación Comité de Gestión Documental:
1000 DESPACHO DEL SECRETARIO
CODIGO SUBSISTEMA DE GESTION DE CALIDAD RETENCION (años)DISPOSICION
FINALSERIE SUBSERIE Y TIPOS
DOCUMENTALES
123301 - 123316 49 35listados de asistencia a reunión de
consejos locales de discapacidad2
Un año después del año en que se
cierra el expediente se aplica
procedimiento de eliminación
123301 - 123316 Planilla
123301 - 123316 SERVICIOS (CDC)
123301 - 123316 Capacitaciones y talleres 1 2 X
Despues de cumplido su valor
primario se aplica procedimiento de
eliminación
Programación de cursos
123301 - 123316 Planilla de inscripcion por curso (consignacion
bancaria y recibo de caja)
123301 - 123316 Planilla de asistencia a cursos
123301 - 123316 Acta de elección de representante de
ciudadanos
123301 - 123316 Encuesta de evaluación y seguimiento
123301 - 123316 Planilla de entrega de certificados
123301 - 123316 Solicitud de egreso por el ciudadano
123301 - 123316
Solicitud de devolución de dinero por el
ciudadano con anexos (original de recibo de
caja o consignacion bancaria)
123301 - 123316 Prestamo de espacios 1 2 X
Despues de cumplido su valor
primario se aplica procedimiento de
eliminación
123301 - 123316 Cronograma de prestamo de espacios
123301 - 123316 Solicitud interna o externa de prestamo de
espacios
comunicación oficial enviada dando respuesta
a la solicitud
123301 - 123316 Plan de contingencia a prestamo de espacios
123301 - 123316 Acta de compromiso por prestamo de
espacios
123301 - 123316 Recibo de caja por prestamo de espacios
cuando tiene costo
123301 - 123316 Planilla de control de entrega de espacios y
verificación de participantes
123301 - 123316 88 03Registros de servicios sociales en ficha
sirbe2 3 X
Despues de cumplido su valor
primario se hace selección
123301 - 123316 Ficha Sirbe de inscripción a cursos
Series Servicios Centros de Desarrollo Comunitario- CDC
PROCESOS MISIONALES
Hoja 99 de 158
PROCEDIMIENTOS
Dependencia Serie Subserie Proceso ProcedimientoArchivo de
Gestion
Archivo
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Formato Tabla de Retencion Documental
ENTIDAD PRODUCTORA: SECRETARIA DISTRITAL DE INTEGRACION SOCIAL
OFICINA PRODUCTORA: Fecha Aprobación Comité de Gestión Documental:
1000 DESPACHO DEL SECRETARIO
CODIGO SUBSISTEMA DE GESTION DE CALIDAD RETENCION (años)DISPOSICION
FINALSERIE SUBSERIE Y TIPOS
DOCUMENTALES
123301 - 123316 Registro de Inscripcion según sistema Sirbe
Encuesta de evaluación y seguimiento a los
servicios del CDC
123301 - 123316 Registro en sistema Sirbe por egreso
terminación del curso
123301 - 123316 Registro en sistema Sirbe por deserción
123301 - 123316 Registro en sistema Sirbe por egreso
voluntario
123301 - 123316 45 INFORMES
123301 - 123316 45 16 informes de gestión (CDC) 2 3 XDespues de cumplido su valor
primario se hace selección
123301 - 123316 Informe de gestión
123301 - 123316 MANUALES, NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS (CDC)
123301 - 123316 58 03 Reglamentos internos 1 2 X
Despues de cumplido su valor
primario se aplica procedimiento de
eliminación
123301 - 123316 Reglamento Interno
123301 - 123316 05 ACTAS
123301 - 123316 05 05 Actas de seguimiento a operadores 2 3 X
Despues de cumplido su valor
primario se transfiere al archivo de
Bogotá
123301 - 123316 Acta de seguimiento a operadores
123301 - 123316 Actas de comité Técnico 2 3 X
Despues de cumplido su valor
primario se transfiere al archivo de
Bogotá
123301 - 123316 Acta de comité Técnico CDC
123301 - 123316 44 HISTORIAS SOCIALES
123301 - 123316 44 07 Historias Biopsicosociales 5 15 X
Contados a partir del cierre del
expediente.
Despues de cumplido el valor
primario se aplica procedimiento de
Selección.
123301 - 123316 Providencia o sentencia con medida de
protección o restablecimiento de derechos
123301 - 123316 Ficha de ingreso
123301 - 123316 Ficha SIRBE
SERIES SERVICIO SOCIAL-DIRECCION POBLACIONAL- Atención Intergral a Niños, Niñas y Adolescentes con Medida de Restablecimiento de Derechos
Hoja 100 de 158
PROCEDIMIENTOS
Dependencia Serie Subserie Proceso ProcedimientoArchivo de
Gestion
Archivo
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Formato Tabla de Retencion Documental
ENTIDAD PRODUCTORA: SECRETARIA DISTRITAL DE INTEGRACION SOCIAL
OFICINA PRODUCTORA: Fecha Aprobación Comité de Gestión Documental:
1000 DESPACHO DEL SECRETARIO
CODIGO SUBSISTEMA DE GESTION DE CALIDAD RETENCION (años)DISPOSICION
FINALSERIE SUBSERIE Y TIPOS
DOCUMENTALES
123301 - 123316
Acta de verificación de la garantía y estado de
cumplimiento de derechos.
Anexos:
* Registro Civil de Nacimiento
* Afiliación al Sistema de Seguridad Social en
Salud * Información Escolar
* Carné de vacunas
* Crecimiento y desarrollo
* Certificado médico
* Certificado de estado de vivienda (Si
aplican)
123301 - 123316 Informe Técnico Médico Legal de Lesiones No
Fatales (Si aplica)
123301 - 123316 Denuncia penal o de oficio. (Si aplica)
123301 - 123316 Auto apertura de la investigación
123301 - 123316 Boleta de citación a la familia
123301 - 123316 Solicitud de publicación a Defensoria de
Familia (Si aplica)
123301 - 123316 Notificación y recepción de declaración de los
padres
123301 - 123316 Solicitud de remisión a medicina legal por
defensoria de familia (Si aplica)
123301 - 123316
Informes de valoraciones de ingreso
(Medicina, odontología, psicología, trabajo
social, fonoaudiologia, pedagogía, terapia
ocupacional y fisioterapia) (Si aplican)
123301 - 123316 Informe de novedades de salud
123301 - 123316 Plan de intervención individual y familiar
(Platin)
123301 - 123316 Acta de compromiso con la Familia
123301 - 123316 Oficio remisorio Historia Biopsicosocial a la
defensoria de familia adscrita a la SDIS
123301 - 123316 Carné de vacunación
123301 - 123316 Seguimiento estado de salud (Si aplica)
123301 - 123316 Notas de enfermería (Si aplica)
123301 - 123316 Planilla suministro de medicamentos
123301 - 123316 Control de Diuresis y Deposición (Si aplica)
123301 - 123316 Control de Signos Vitales (Si aplica)
Hoja 101 de 158
PROCEDIMIENTOS
Dependencia Serie Subserie Proceso ProcedimientoArchivo de
Gestion
Archivo
CentralCT E MT S
Formato Tabla de Retencion Documental
ENTIDAD PRODUCTORA: SECRETARIA DISTRITAL DE INTEGRACION SOCIAL
OFICINA PRODUCTORA: Fecha Aprobación Comité de Gestión Documental:
1000 DESPACHO DEL SECRETARIO
CODIGO SUBSISTEMA DE GESTION DE CALIDAD RETENCION (años)DISPOSICION
FINALSERIE SUBSERIE Y TIPOS
DOCUMENTALES
123301 - 123316 Registro de Convulsiones (Si aplica)
123301 - 123316 Reporte de accidentes (Si aplica)
123301 - 123316 Epicrisis (Si aplica)
123301 - 123316 Resumen de Historia Clínica del Niño, Niña o
Joven para medida de adoptabilidad.
123301 - 123316
Informe técnico interdisciplinario para:
Adopción, traslado, reintegro, planes de
trabajo caseros a nivel familiar y/o estudio de
caso.
123301 - 123316 Oficio Remisorio informe
123301 - 123316 Seguimiento al plan de intervención individual
y familiar (Platin)
123301 - 123316 Remisión a Otros Servicios
123301 - 123316 Estudio de Caso
123301 - 123316 Acta de entrega de documentos, dotación y
elementos personales
123301 - 123316 Acta de Traslado Institucional (Si aplica)
123301 - 123316
Informes de valoración de egreso (Medicina,
odontología, psicología, trabajo social,
fonoaudiologia, pedagogía, terapia
ocupacional y fisioterapia) (Si aplican)
123301 - 123316 Informe de egreso
123301 - 123316 Denuncia de desaparición del niño o niña ante
autoridad competente
123301 - 123316 Solicitud Certificado de defunción (Si aplica)
123301 - 123316 Certificado de defunción (Si aplica)
123301 - 123316 Informe de seguimiento de caso
123301 - 123316 Auto cierre de historia social
123301 - 123316 49 INSTRUMENTOS DE CONTROL 2 0 X
Contados a partir del cierre del
expediente.
Despues de cumplido el valor
primario se aplica procedimiento de
Eliminación.
123301 - 123316 Boleta de Ingreso.
123301 - 123316 Libro de Ingresos
123301 - 123316 Libro de Empalme de Turno
123301 - 123316 Carné de Visitas
123301 - 123316 Seguimiento diario de cupos
Hoja 102 de 158
PROCEDIMIENTOS
Dependencia Serie Subserie Proceso ProcedimientoArchivo de
Gestion
Archivo
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Formato Tabla de Retencion Documental
ENTIDAD PRODUCTORA: SECRETARIA DISTRITAL DE INTEGRACION SOCIAL
OFICINA PRODUCTORA: Fecha Aprobación Comité de Gestión Documental:
1000 DESPACHO DEL SECRETARIO
CODIGO SUBSISTEMA DE GESTION DE CALIDAD RETENCION (años)DISPOSICION
FINALSERIE SUBSERIE Y TIPOS
DOCUMENTALES
123301 - 123316 Programación de actividades básicas
cotidianas (ABC)
123301 - 123316 Cuaderno de empalme de enfermería
123301 - 123316 Planilla brigadas de salud
123301 - 123316 Programación citas médicina general y
especializada
123301 - 123316 Listado de vacunación
123301 - 123316 Kardex de Elementos
123301 - 123316 Kardex de Medicamentos
123301 - 123316 Control de leches especiales
123301 - 123316 Registro de peso y talla
123301 - 123316 Control de capacitación y tiempo
complementario para servidores públicos en
CIP´s
123301 - 123316 Registro de inscripción a capacitaciones a
padres de familia
123301 - 123316 Control de asistencia
123301 - 123316 38 ESTUDIOS E INVESTIGACIONES
123301 - 123316 38 01 Estudios de sustancias psicoactivas 2 6 X
A partir de la fecha de terminación
del tiempo de retención primaria, se
aplica procedimiento de
transferencia al Archivo de Bogotá
123301 - 123316 Estudio de sustancias psicoactivas
123301 - 123316 73 PROGRAMAS DE FORMACIÓN
123301 - 123316 73 01 Talleres de formación de jóvenes 2 6 XSe aplica fórmula propuesta por
Archivo de Bogotá
123301 - 123316
Hoja de identificación de recursos humanos e
institucionales para la promoción de los
Derechos Sexuales y Reproductivos y para la
prevención del uso indebido de sustancias
psicoactivas
123301 - 123316 Plan de trabajo
123301 - 123316 Ficha Sirbe
123301 - 123316 Evaluación de metodología
123301 - 123316 30DIVULGACIÓN A LAS INICIATIVAS
JUVENILES
123301 - 123316 30 01Piezas comunicacionales de las iniciativas
juveniles2 6 X
Se aplica fórmula propuesta por
Archivo de Bogotá
123301 - 123316 Piezas comunicacionales
SERIES SERVICIOS SOCIALES DE JUVENTUD
Hoja 103 de 158
PROCEDIMIENTOS
Dependencia Serie Subserie Proceso ProcedimientoArchivo de
Gestion
Archivo
CentralCT E MT S
Formato Tabla de Retencion Documental
ENTIDAD PRODUCTORA: SECRETARIA DISTRITAL DE INTEGRACION SOCIAL
OFICINA PRODUCTORA: Fecha Aprobación Comité de Gestión Documental:
1000 DESPACHO DEL SECRETARIO
CODIGO SUBSISTEMA DE GESTION DE CALIDAD RETENCION (años)DISPOSICION
FINALSERIE SUBSERIE Y TIPOS
DOCUMENTALES
123301 - 123316 44 HISTORIAS SOCIALES ADULTEZ
123301 - 123316 44 12
Historias Sociales de Adulto con
limitaciones/
remitidos por procesos de Infancia y
Adolescencia
2 6 XSe aplica tabla propuesta Archivo de
Bogotá
123301 - 123316
Solicitud de Ingreso al proyecto remitida por
el proyecto de Infancia y Adolescencia feliz
Anexos:
Fotocopia del Documento de Identidad
Fotocopia del Carnet de afiliación al sistema
de seguridad social
Diagnóstico emitido por un especialista del
área de la salud
(psicología, psiquiatría o neurología) y con
firma y sello del
registro profesional (Fotocopia).
123301 - 123316 Memorando
123301 - 123316 Concepto de ingreso
123301 - 123316 Ficha Clasificación
123301 - 123316 Ficha Sirbe
123301 - 123316 Hoja de Seguimiento
123301 - 123316 Formulario de entrevista
123301 - 123316 acta de visita
123301 - 123316 Informe estudio de caso
123301 - 123316 respuesta a solicitud
Comunicación Oficial
123301 - 123316 Memorando remisorio
123301 - 123316 44 10
Historias Sociales de Adulto con
limitaciones/ ordenados por jueces de la
República
2 6 XSe aplica tabla propuesta Archivo de
Bogotá
SERIES SERVICIOS SOCIALES DE ADULTEZ
Hoja 104 de 158
PROCEDIMIENTOS
Dependencia Serie Subserie Proceso ProcedimientoArchivo de
Gestion
Archivo
CentralCT E MT S
Formato Tabla de Retencion Documental
ENTIDAD PRODUCTORA: SECRETARIA DISTRITAL DE INTEGRACION SOCIAL
OFICINA PRODUCTORA: Fecha Aprobación Comité de Gestión Documental:
1000 DESPACHO DEL SECRETARIO
CODIGO SUBSISTEMA DE GESTION DE CALIDAD RETENCION (años)DISPOSICION
FINALSERIE SUBSERIE Y TIPOS
DOCUMENTALES
123301 - 123316
Solicitud de Ingreso al proyecto ordenada por
un juez de la república
Anexos:
Fotocopia del Documento de Identidad
Fotocopia del Carnet de afiliación al sistema
de seguridad social
Diagnóstico emitido por un especialista del
área de la salud
(psicología, psiquiatría o neurología) y con
firma y sello del
registro profesional (Fotocopia)
123301 - 123316 Comunicación Oficial
123301 - 123316 Concepto de ingreso
123301 - 123316 Ficha Clasificación
123301 - 123316 Ficha Sirbe
123301 - 123316 Hoja de Seguimiento
123301 - 123316 Formulario de entrevista
123301 - 123316 acta de visita
123301 - 123316 Informe estudio de caso
123301 - 123316 respuesta a solicitud
123301 - 123316 Comunicación Oficial
123301 - 123316 Memorando remisorio
123301 - 123316 44 13 Historias Sociales de Habitante de Calle 2 6 XSe aplica tabla propuesta Archivo de
Bogotá
123301 - 123316
Solicitud de Ingreso al proyecto
Anexos:
Formato Historico Sirbe
Valoración Médica
Valoración Psiquiátrica
Carnet de afiliación al sistema de seguridad
social en salud del adulto(a)(Fotocopia)
o Certificado de Servicios de Salud
Formato de seguimiento de enfermería
Medicamentos con formula
Certificado de población especial
123301 - 123316 Concepto de ingreso
123301 - 123316 Ficha Sirbe
123301 - 123316 Hoja de Seguimientos atención
123301 - 123316 Inventario elementos de alojamiento
Hoja 105 de 158
PROCEDIMIENTOS
Dependencia Serie Subserie Proceso ProcedimientoArchivo de
Gestion
Archivo
CentralCT E MT S
Formato Tabla de Retencion Documental
ENTIDAD PRODUCTORA: SECRETARIA DISTRITAL DE INTEGRACION SOCIAL
OFICINA PRODUCTORA: Fecha Aprobación Comité de Gestión Documental:
1000 DESPACHO DEL SECRETARIO
CODIGO SUBSISTEMA DE GESTION DE CALIDAD RETENCION (años)DISPOSICION
FINALSERIE SUBSERIE Y TIPOS
DOCUMENTALES
123301 - 123316 Planilla kid de aseo
123301 - 123316 Contrato pedagógico
123301 - 123316 Contrato terapéutico
123301 - 123316 Evaluación pedagógica
123301 - 123316 Valoración y diagnóstico Pedagógico
123301 - 123316 Hoja de atención y recomendaciones
pedagógicas
123301 - 123316 Hoja de Evolución pedagógica
123301 - 123316 Memorando
123301 - 123316 Valoración y diagnóstico Ocupacional
123301 - 123316 Hoja de atención y recomendaciones
ocupacionales
123301 - 123316 Hoja de Evolución ocupacional
123301 - 123316 Modelo Integral de Evaluación ocupacional
123301 - 123316 Hoja de exploración vocacional
123301 - 123316 Valoración y diagnóstico Social
123301 - 123316 Hoja de atención y recomendaciones sociales
123301 - 123316 Hoja de Evolución social
123301 - 123316 Informes del habitante de calle a otras
entidades (opcional)
123301 - 123316 Acta de visita domiciliaria
123301 - 123316 acta de compromiso (opcional)
123301 - 123316 ficha de intervención
123301 - 123316 Ficha de Interrupción del programa
123301 - 123316 Solicitud de retiro voluntario (opcional)
123301 - 123316 Hoja de inclusión social (opcional)
123301 - 123316 Informe estudio de caso
123301 - 123316 Certificado de capacitación
123301 - 123316 44 08 Historias Clinicas de Habitante de Calle 2 6 XSe aplica tabla propuesta Archivo de
Bogotá
123301 - 123316 Concepto médico (opcional)
123301 - 123316 Valoración y diagnóstico Psicológico
123301 - 123316 Hoja de atención y recomendaciones
Psicológicas
123301 - 123316 Hoja de Evolución Psocológica
123301 - 123316 44 HISTORIAS SOCIALES ADULTEZ
Hoja 106 de 158
PROCEDIMIENTOS
Dependencia Serie Subserie Proceso ProcedimientoArchivo de
Gestion
Archivo
CentralCT E MT S
Formato Tabla de Retencion Documental
ENTIDAD PRODUCTORA: SECRETARIA DISTRITAL DE INTEGRACION SOCIAL
OFICINA PRODUCTORA: Fecha Aprobación Comité de Gestión Documental:
1000 DESPACHO DEL SECRETARIO
CODIGO SUBSISTEMA DE GESTION DE CALIDAD RETENCION (años)DISPOSICION
FINALSERIE SUBSERIE Y TIPOS
DOCUMENTALES
123301 - 123316 44 05Consecutivo entidad prestadora de
servicios2 X
Contados a partir del año de
producción. Se aplica procedimiento
de eliminación
123301 - 123316 Hoja de georreferenciación
123301 - 123316 Planilla de contacto
123301 - 123316 Planilla de transporte
123301 - 123316 Informe de Georreferenciación
123301 - 123316 Cronograma de recorridos
123301 - 123316 Cronograma de actividades
123301 - 123316 Historias Sociales de prostitución 2 6 XSe aplica tabla propuesta Archivo de
Bogotá
123301 - 123316
Solicitud de ingreso al proyecto
anexos:
Documento de identificación(Fotocopia)
Carnet de salud(Fotocopia) o Certificación
población especial.
Recibo público lugar de residencia (Fotocopia)
123301 - 123316 Concepto de ingreso
123301 - 123316 Ficha Sirbe
123301 - 123316 Hoja de Seguimientos atención
123301 - 123316 Solictud de servicio profesional
123301 - 123316 Citación a asesoría legal o psicológica
123301 - 123316 Memorando remisorio de documentos al
proceso
123301 - 123316 acta cierre de proceso legal
123301 - 123316 acta de compromiso (opcional)
123301 - 123316 acta de cierre de historia o programa
123301 - 123316 Formulario de entrevista
123301 - 123316 Hoja de Evolución Pedagógica
123301 - 123316 Certificado de capacitación
123301 - 123316 PROGRAMAS DE CAPACITACIÓN
123301 - 123316 Talleres y capacitaciones 2 0 X
Contados a partir del año de
producción.
Se aplica procedimiento de
eliminación
123301 - 123316 reporte de interesados en formación de artes u
oficios
123301 - 123316 evaluación de conocimientos arte u oficio
Hoja 107 de 158
PROCEDIMIENTOS
Dependencia Serie Subserie Proceso ProcedimientoArchivo de
Gestion
Archivo
CentralCT E MT S
Formato Tabla de Retencion Documental
ENTIDAD PRODUCTORA: SECRETARIA DISTRITAL DE INTEGRACION SOCIAL
OFICINA PRODUCTORA: Fecha Aprobación Comité de Gestión Documental:
1000 DESPACHO DEL SECRETARIO
CODIGO SUBSISTEMA DE GESTION DE CALIDAD RETENCION (años)DISPOSICION
FINALSERIE SUBSERIE Y TIPOS
DOCUMENTALES
123301 - 123316 convocatoria a taller de orientación y/o
temático
123301 - 123316 lista de ingresados al programa o
subprograma
123301 - 123316 Memorandos remisorios de lista de ingresados
123301 - 123316 Inscripción
123301 - 123316 Matrícula
123301 - 123316 planilla de asistencia
123301 - 123316 Ficha técnica de taller
123301 - 123316 Informe de capacitación
123301 - 123316 44 HISTORIAS SOCIALES
123301 - 123316 44 14Historias Sociales de la Persona Mayor –
Subcomponente Apoyos Vitales2 6 X
Contados a partir de la fecha en que
se cierra el trámite se selecciona el
20% de las historias sociales para
conservación total.
123301 - 123316
Solicitud y sus anexos:
documento de identificación del solicitante
carnet del sisben, puntaje sisben, consulta
sisben, carta de información de la Secretaría
de Salud, certificado de población especial,
certificado de clasificación socioeconómica,
visita socioeconómica, declaración
juramentada de sus condiciones económicas,
sociales y familiares, certificación de Catastro,
boletín catastral, recibo de servicio público,
certificación expedida por la Junta de Acción
Comunal o la Parroquia del sitio de residencia,
certificado de Personeria, carnet de afiliación a
ARS, constancia de centro geriatrico, formato
de discapacidad, certificado de no recepción
de pensión, certificado de recepción de
pensión
123301 - 123316 Ficha SIRBE
123301 - 123316 Concepto de visita domiciliaria
123301 - 123316 Acta de visita domiciliaria
123301 - 123316 Citación para notificación del acto
administrativo que resuelve solicitud*
SERIES SERVICIOS SOCIALES PARA LA VEJEZ
Hoja 108 de 158
PROCEDIMIENTOS
Dependencia Serie Subserie Proceso ProcedimientoArchivo de
Gestion
Archivo
CentralCT E MT S
Formato Tabla de Retencion Documental
ENTIDAD PRODUCTORA: SECRETARIA DISTRITAL DE INTEGRACION SOCIAL
OFICINA PRODUCTORA: Fecha Aprobación Comité de Gestión Documental:
1000 DESPACHO DEL SECRETARIO
CODIGO SUBSISTEMA DE GESTION DE CALIDAD RETENCION (años)DISPOSICION
FINALSERIE SUBSERIE Y TIPOS
DOCUMENTALES
123301 - 123316 Notificación del acto administrativo de ingreso
de un beneficiario
123301 - 123316 Acta de ingreso por excepción
123301 - 123316 Acta de aceptacion de ingreso
123301 - 123316 Autorización de elección de acudiente y anexo
cédula
123301 - 123316 Autorización de expedición de tarjeta
123301 - 123316 Autorizacion de condiciones de manejo de
tarjeta y subsidio
123301 - 123316 Acta de entrega de tarjeta y sobreflex
123301 - 123316 Acta de recibo de tarjeta y sobreflex
123301 - 123316 Acta de compromiso
123301 - 123316 Autorización de cambio de acudiente y anexo
cédula de ciudadanía (opcional si hay cambio)
123301 - 123316 Solicitud de traslado y anexo (opcional si hay
traslado)
123301 - 123316 Memorando remisorio con la solicitud de
traslado y sus anexos (opcional si hay
traslado)
123301 - 123316 Acta de visita domiciliaria (opcional si hay
traslado)
123301 - 123316 Comunicación al usuario de aprobación de
traslado (opcional)
123301 - 123316 Memorando de la localidad receptora
aceptando traslado
123301 - 123316 Comunicación con causales de suspensión
solicitando descargos y sus anexos (opcional)
123301 - 123316 Hoja de descargos y sus anexos
Hoja 109 de 158
PROCEDIMIENTOS
Dependencia Serie Subserie Proceso ProcedimientoArchivo de
Gestion
Archivo
CentralCT E MT S
Formato Tabla de Retencion Documental
ENTIDAD PRODUCTORA: SECRETARIA DISTRITAL DE INTEGRACION SOCIAL
OFICINA PRODUCTORA: Fecha Aprobación Comité de Gestión Documental:
1000 DESPACHO DEL SECRETARIO
CODIGO SUBSISTEMA DE GESTION DE CALIDAD RETENCION (años)DISPOSICION
FINALSERIE SUBSERIE Y TIPOS
DOCUMENTALES
123301 - 123316 Comunicación decisión sobre suspensión de
subsidio*
Certificado de supervivencia
123301 - 123316 Recurso de reposición (opcional si hay
recurso)
123301 - 123316 Certificado de defunción (opcional)
123301 - 123316 Comunicación de resolución de egreso*
123301 - 123316 24CONVENIOS DE PAGO PARA
DEVOLUCIÓN DE DINERO2 10 X
Contados a partir de la fecha en que
se cierra el trámite, se aplica
procedimiento de eliminación
123301 - 123316 Comunicación al deudor*
123301 - 123316 Recibo de pago
123301 - 123316 33 EDICTOS 2 X
Contados a partir de la fecha en
que se cierra el trámite, se aplica
procedimiento de eliminación
123301 - 123316 Edicto
123301 - 123316 44 HISTORIAS SOCIALES
123301 - 123316 44 09Historias Sociales - Subcomponente
Viejos y Viejas Protegidos2 6 X
Conservar totalmente aquellas
historias sociales de 1995 hacia
atrás por contener información sobre
una época en que la normatividad
misma no concebía un proceso de
atención como tal y por tanto las
historias de esta época se vuelven
de gran importancia para la historia
de las mentalidades.
Después de 1995 se debe
seleccionar el 20% de las historias
sociales para conservación total.
Hoja 110 de 158
PROCEDIMIENTOS
Dependencia Serie Subserie Proceso ProcedimientoArchivo de
Gestion
Archivo
CentralCT E MT S
Formato Tabla de Retencion Documental
ENTIDAD PRODUCTORA: SECRETARIA DISTRITAL DE INTEGRACION SOCIAL
OFICINA PRODUCTORA: Fecha Aprobación Comité de Gestión Documental:
1000 DESPACHO DEL SECRETARIO
CODIGO SUBSISTEMA DE GESTION DE CALIDAD RETENCION (años)DISPOSICION
FINALSERIE SUBSERIE Y TIPOS
DOCUMENTALES
123301 - 123316
Solicitud de servicio y anexos: formato de
solicitud de ingreso para radicar, fotocopia de
la cedula, fotocopia del documento que
soporta la vinculación al sistema de seguridad
social en salud, certificación de catastro de no
tenencia de propiedad, certificación del Seguro
Social de no recibir pensión, resumen
actualizado de historia clinica, Epicrisis. Si
viene de subdirección local ficha Sirbe
dilingenciada e informe social
123301 - 123316 Ficha de identificación de la persona mayor
123301 - 123316 Acta de visita domiciliaria, o en calle
(opcional)
123301 - 123316 Ficha Sirbe
123301 - 123316 Acta de ingreso
123301 - 123316 Acta de ingreso cuando la persona llega
directamente al CDS por policia,extraviado o
particular
123301 - 123316 Acta de compromiso para el cumplimiento del
manual de convivencia
123301 - 123316 Acta de transitoriedad en los CDS
123301 - 123316 Solicitud y autorización de permisos para
usuarios (anexa boleta de salida )
123301 - 123316 Acta de egreso
123301 - 123316 45 INFORMES
123301 - 123316 45 37Informes mensuales de meta física para la
modalidad Viejos y Viejas Protegidos2 3 X
Contados a partir de la fecha en que
se cierra el trámite, se aplica
procedimiento de eliminación.
123301 - 123316 Informe de estadística mensual
123301 - 123316 45 37Informes mensuales de meta física para la
modalidad Viejos y Viejas Protegidos2 3 X
Contados a partir de la fecha en que
se cierra el trámite, se aplica
procedimiento de eliminación.
Hoja 111 de 158
PROCEDIMIENTOS
Dependencia Serie Subserie Proceso ProcedimientoArchivo de
Gestion
Archivo
CentralCT E MT S
Formato Tabla de Retencion Documental
ENTIDAD PRODUCTORA: SECRETARIA DISTRITAL DE INTEGRACION SOCIAL
OFICINA PRODUCTORA: Fecha Aprobación Comité de Gestión Documental:
1000 DESPACHO DEL SECRETARIO
CODIGO SUBSISTEMA DE GESTION DE CALIDAD RETENCION (años)DISPOSICION
FINALSERIE SUBSERIE Y TIPOS
DOCUMENTALES
123301 - 123316 Informe consolidado de ingresos y egresos
123301 - 123316 82 RESOLUCIONES
123301 - 123316 82 02Resoluciones del Comité Local de Adulto
Mayor2 18 X
Contados a partir de la fecha en que
se cierra el trámite, se aplica
procedimiento de transferencia para
el Archivo de Bogotá para su
conservación total.
123301 - 123316 Resolucion del Comité Local de Adulto Mayor
123301 - 123316 49 INSTRUMENTOS DE CONTROL
123301 - 123316 49 48Planillas control de visitas Historia Social
Apoyos Vitales2 X
Contados a partir de la fecha en que
se cierra el trámite se aplica
procedimiento de eliminación
123301 - 123316 Planilla control de visitas
123301 - 123316 49 54Planillas registro de visitas domiciliarias
Historia Social Apoyos Vitales2 X
Contados a partir de la fecha en que
se cierra el trámite se aplica
procedimiento de eliminación
123301 - 123316 Planilla registro de visita domiciliaria
123301 - 123316 49 09Fichas sociales de la Historia social
Apoyos Vitales2 X
Contados a partir de la fecha en que
se cierra el trámite se aplica
procedimiento de eliminación
123301 - 123316 Ficha social
123301 - 123316 49 07Fichas de validación de condiciones de la
Historia social Apoyos Vitales2 X
Contados a partir de la fecha en que
se cierra el trámite se aplica
procedimiento de eliminación
123301 - 123316 Ficha de validación de condiciones
123301 - 123316 49 08
Fichas para calificación de criterios de
priorización de la Historia social Apoyos
Vitales
2 X
Contados a partir de la fecha en que
se cierra el trámite se aplica
procedimiento de eliminación
123301 - 123316 Ficha para calificación de criterios de
priorización
123301 - 123316 49 10Hojas de seguimiento de la Historia social
Apoyos Vitales2 X
Contados a partir de la fecha en que
se cierra el trámite se aplica
procedimiento de eliminación
123301 - 123316 Hoja de seguimiento o ficha de seguimiento a
la persona mayor Apoyos Vitales
Hoja 112 de 158
PROCEDIMIENTOS
Dependencia Serie Subserie Proceso ProcedimientoArchivo de
Gestion
Archivo
CentralCT E MT S
Formato Tabla de Retencion Documental
ENTIDAD PRODUCTORA: SECRETARIA DISTRITAL DE INTEGRACION SOCIAL
OFICINA PRODUCTORA: Fecha Aprobación Comité de Gestión Documental:
1000 DESPACHO DEL SECRETARIO
CODIGO SUBSISTEMA DE GESTION DE CALIDAD RETENCION (años)DISPOSICION
FINALSERIE SUBSERIE Y TIPOS
DOCUMENTALES
123301 - 123316 49 49
Planillas de control de entrega de
certificados de supervivencia de la Historia
social Apoyos Vitales
2 X
Contados a partir de la fecha en que
se cierra el trámite se aplica
procedimiento de eliminación
123301 - 123316 Planilla control de entrega de certificados de
supervivencia
123301 - 123316 49 02
Actas de entrega elementos dotación y
aseo personal
Historia social Viejos y Viejas Protegidos
2 X
Contados a partir de la fecha en que
se cierra el trámite se aplica
procedimiento de eliminación
123301 - 123316 Acta de entrega elementos dotación y aseo
personal
123301 - 123316 49 22Inventarios de pertenencias de la Historia
social Viejos y Viejas Protegidos2 X
Contados a partir de la fecha en que
se cierra el trámite se aplica
procedimiento de eliminación
123301 - 123316 Inventario de pertenencias
123301 - 123316 49 29Libros de solicitudes de la Historia Social
Viejos y Viejas Protegidos2 X
Contados a partir de la fecha en que
se cierra el trámite se aplica
procedimiento de eliminación
123301 - 123316 Libro de solicitudes
123301 - 123316 49 59
Seguimientos de intervención de
solicitudes y concepto de la Historia Social
Viejos y Viejas Protegidos
2 X
Contados a partir de la fecha en que
se cierra el trámite se aplica
procedimiento de eliminación
123301 - 123316 Seguimiento de intervención de solicitudes y
concepto
123301 - 123316 49 40Listas de espera de la Historia Social Viejos
y Viejas Protegidos2 X
Contados a partir de la fecha en que
se cierra el trámite se aplica
procedimiento de eliminación
123301 - 123316 Planilla de lista de espera
123301 - 123316 Tablas de priorización (opcional)de la
Historia Social Viejos y Viejas Protegidos2 X
Contados a partir de la fecha en que
se cierra el trámite se aplica
procedimiento de eliminación
123301 - 123316 Tabla de priorización (es necesaria pero no se
ha legalizado en la Dirección de Análisis y
Diseño )
123301 - 123316 49 25Libros de ingresos de la Historia Social
Viejos y Viejas Protegidos2 X
Contados a partir de la fecha en que
se cierra el trámite se aplica
procedimiento de eliminación
123301 - 123316 Libro de ingresos
Hoja 113 de 158
PROCEDIMIENTOS
Dependencia Serie Subserie Proceso ProcedimientoArchivo de
Gestion
Archivo
CentralCT E MT S
Formato Tabla de Retencion Documental
ENTIDAD PRODUCTORA: SECRETARIA DISTRITAL DE INTEGRACION SOCIAL
OFICINA PRODUCTORA: Fecha Aprobación Comité de Gestión Documental:
1000 DESPACHO DEL SECRETARIO
CODIGO SUBSISTEMA DE GESTION DE CALIDAD RETENCION (años)DISPOSICION
FINALSERIE SUBSERIE Y TIPOS
DOCUMENTALES
123301 - 123316 49 27Libros de registro de Ingresos y Egresos de
la Historia Social Viejos y Viejas Protegidos2 X
Contados a partir de la fecha en que
se cierra el trámite se aplica
procedimiento de eliminación
123301 - 123316 Libro de registro de ingresos y egresos
123301 - 123316 49 39
Listados de registro de personas mayores
de la Historia Social Viejos y Viejas
Protegidos
2 X
Contados a partir de la fecha en que
se cierra el trámite se aplica
procedimiento de eliminación
123301 - 123316 Listado actualizado de personas mayores
institucionalizadas
123301 - 123316 49 12
Hojas de seguimiento estudio de caso
Trabajo Social de la Historia Social Viejos y
Viejas Protegidos
2 X
Contados a partir de la fecha en que
se cierra el trámite se aplica
procedimiento de eliminación
123301 - 123316 Hoja de seguimiento estudio de caso Trabajo
Social
123301 - 123316 49 14
Hojas de seguimiento terapia ocupacional
de la Historia Social Viejos y Viejas
Protegidos
2 X
Contados a partir de la fecha en que
se cierra el trámite se aplica
procedimiento de eliminación
123301 - 123316 Hoja de seguimiento terapia ocupacional
123301 - 123316 49 11
Hojas de seguimiento de tratamiento
psicológico de la Historia Social Viejos y
Viejas Protegidos
2 X
Contados a partir de la fecha en que
se cierra el trámite se aplica
procedimiento de eliminación
123301 - 123316 Hoja de seguimiento de tratamiento
psicológico
123301 - 123316 49 30Libros de Tramites de Salud de la Historia
Social Viejos y Viejas Protegidos2 X
Contados a partir de la fecha en que
se cierra el trámite se aplica
procedimiento de eliminación
123301 - 123316 Libro de trámites de salud
123301 - 123316 49 28Libros de Reuniones de la Historia Social
Viejos y Viejas Protegidos2 X
Contados a partir de la fecha en que
se cierra el trámite se aplica
procedimiento de eliminación
123301 - 123316 Libro de Reuniones de equipo Técnico y
personal de los CDS
123301 - 123316 49 26
Libros de Registro de Fin de Semana
de la Historia Social Viejos y Viejas
Protegidos
2 X
Contados a partir de la fecha en que
se cierra el trámite se aplica
procedimiento de eliminación
123301 - 123316 Libro de registro de fin de semana
Hoja 114 de 158
PROCEDIMIENTOS
Dependencia Serie Subserie Proceso ProcedimientoArchivo de
Gestion
Archivo
CentralCT E MT S
Formato Tabla de Retencion Documental
ENTIDAD PRODUCTORA: SECRETARIA DISTRITAL DE INTEGRACION SOCIAL
OFICINA PRODUCTORA: Fecha Aprobación Comité de Gestión Documental:
1000 DESPACHO DEL SECRETARIO
CODIGO SUBSISTEMA DE GESTION DE CALIDAD RETENCION (años)DISPOSICION
FINALSERIE SUBSERIE Y TIPOS
DOCUMENTALES
123301 - 123316 49 24Libros de Entrega de Turno de la Historia
Social Viejos y Viejas Protegidos2 X
Contados a partir de la fecha en que
se cierra el trámite se aplica
procedimiento de eliminación
123301 - 123316 Libro de entrega de turno
123301 - 123316 49 45 Planilla de registro de signos vitales 2 X
Contados a partir de la fecha en que
se cierra el trámite se aplica
procedimiento de eliminación
123301 - 123316 Planilla de registro de signos vitales
123301 - 123316 49 41 Planilla actividades de la vida diaria 2 X
Contados a partir de la fecha en que
se cierra el trámite se aplica
procedimiento de eliminación
123301 - 123316 Planilla de actividades de la vida diaria
123301 - 123316 41 HISTORIAS CLÍNICAS
123301 - 123316 41 01Historias clínicas Historia Social Viejos y
Viejas Protegidos2 18 X
Contados a partir de la fecha en que
se cierra el trámite, se aplica
procedimiento de eliminación.
123301 - 123316 Hoja de evolución medica
123301 - 123316 Hoja de evolución de terapia respiratoria
123301 - 123316 Hoja de evolución de fisioterapia
123301 - 123316 Planilla de registro de Medicamentos
123301 - 123316 Acta comité historias clinicas
123301 - 123316 21CONCILIACIONES GENERALES -
Comisarias5 15 X
Contados a partir del cierre del
expediente. Despues de cumplido el
valor primario se aplica
procedimiento de Selección.
123301 - 123316
Solicitud atención por Alimentos, Custodia y
Visitas y/o Conflicto, Separación de Bienes o
Fijación de Residencia Separada.
Anexos:
* Registro Civil de Nacimiento
* Registro Civil de Matrimonio
* Afiliación al Sistema de Seguridad Social en
Salud * Informació Escolar
* Carné de vacunas
* Crecimiento y desarrollo
* Certificado médico (Si aplican)
SERIES SERVICIOS SOCIALES PARA LA FAMILIA
Hoja 115 de 158
PROCEDIMIENTOS
Dependencia Serie Subserie Proceso ProcedimientoArchivo de
Gestion
Archivo
CentralCT E MT S
Formato Tabla de Retencion Documental
ENTIDAD PRODUCTORA: SECRETARIA DISTRITAL DE INTEGRACION SOCIAL
OFICINA PRODUCTORA: Fecha Aprobación Comité de Gestión Documental:
1000 DESPACHO DEL SECRETARIO
CODIGO SUBSISTEMA DE GESTION DE CALIDAD RETENCION (años)DISPOSICION
FINALSERIE SUBSERIE Y TIPOS
DOCUMENTALES
123301 - 123316 Registro Único de Gestión (RUG)
123301 - 123316 Orden Administrativa
123301 - 123316 Informe secretarial (Si aplica)
123301 - 123316
Remisión a otras Entidades: Medicina Legal,
Psicología, Centro de Emergencia, Hogar de
Protección Temporal. (Si aplica)
123301 - 123316 Boleta de citación
123301 - 123316 Oficio Apoyo Policivo
123301 - 123316 Informe Técnico Médico Legal de Lesiones No
Fatales (Si aplica)
123301 - 123316 Acta de NO Comparecencia
123301 - 123316 Acta de imposibilidad de acuerdo (Constancia
Ley 640 de 2001)
123301 - 123316 Acta de Medida correctiva (Caución o
Amonestación) (Si aplica)
123301 - 123316 Acta de Conciliación parcial o Total
123301 - 123316 RESTABLECIMIENTO DE DERECHOS -
Comisarias5 15 X
Contados a partir del cierre del
expediente. Despues de cumplido el
valor primario se aplica
procedimiento de Selección.
123301 - 123316 Solicitud de atención por Maltrato Infantil y/o
presunto Abuso Sexual
123301 - 123316
Acta de verificación de la garantía y estado de
cumplimiento de derechos.
Anexos:
* Registro Civil de Nacimiento
* Afiliación al Sistema de Seguridad Social en
Salud * Información Escolar
* Carné de vacunas
* Crecimiento y desarrollo
* Certificado médico
123301 - 123316 Registro Único de Gestión (RUG)
123301 - 123316 Orden administrativa
123301 - 123316 Auto avocando conocimiento
123301 - 123316
Remisión a otras Entidades: Medicina Legal,
Psicología, Centro de Emergencia, Hogar de
Protección Temporal. (Si aplica)
123301 - 123316 Informe Técnico Médico Legal de Lesiones No
Fatales (Si aplica)
123301 - 123316 Solicitud de Entrevista, valoración o
evaluación psicológica
Hoja 116 de 158
PROCEDIMIENTOS
Dependencia Serie Subserie Proceso ProcedimientoArchivo de
Gestion
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ENTIDAD PRODUCTORA: SECRETARIA DISTRITAL DE INTEGRACION SOCIAL
OFICINA PRODUCTORA: Fecha Aprobación Comité de Gestión Documental:
1000 DESPACHO DEL SECRETARIO
CODIGO SUBSISTEMA DE GESTION DE CALIDAD RETENCION (años)DISPOSICION
FINALSERIE SUBSERIE Y TIPOS
DOCUMENTALES
123301 - 123316
Consentimiento informado para la realización
de entrevistas, valoraciones o evaluaciones
psicológicas
123301 - 123316 Valoración Psicológica
123301 - 123316 Memorando informe de entrevista
123301 - 123316 Boleta de citación
123301 - 123316 Orden de Visita Domiciliaria
123301 - 123316 Informe de Visita Domiciliaria
123301 - 123316 Informe secretarial
123301 - 123316 Denuncia de oficio y/o penal
123301 - 123316 Auto apertura de la investigación
123301 - 123316 Notificación en estrados
123301 - 123316 Contestación al auto de apertura de la
investigación
123301 - 123316 Acta de medida de protección
123301 - 123316 Auto de apertura de pruebas
123301 - 123316 Notificación (Personal, por aviso, por estados,
por estrados, por edicto)
123301 - 123316 Diligencia para práctica de pruebas
123301 - 123316 Citación a audiencia
123301 - 123316 Sentencia o Fallo de restablecimiento de
derechos
123301 - 123316 Oficio remisorio fallo
123301 - 123316 Notificación (Personal, por aviso, por estados,
por estrados, por edicto)
123301 - 123316 Constancia de envío de notificación por correo
certificado
123301 - 123316 Recurso de reposición
123301 - 123316 Auto resolviendo el recurso
123301 - 123316 Notificación (Personal, por aviso, por estados,
por estrados, por edicto)
123301 - 123316 Petición de homologación ante Juez de familia
123301 - 123316 Oficio remisorio expediente al Juez de familia
por homologación
123301 - 123316 Sentecia o fallo por homologación
123301 - 123316 Citación a las partes (Telegrama)
123301 - 123316 Informe de seguimiento de caso
123301 - 123316 Auto de cierre y envío expediente al defensor
de familia.
Hoja 117 de 158
PROCEDIMIENTOS
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Gestion
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ENTIDAD PRODUCTORA: SECRETARIA DISTRITAL DE INTEGRACION SOCIAL
OFICINA PRODUCTORA: Fecha Aprobación Comité de Gestión Documental:
1000 DESPACHO DEL SECRETARIO
CODIGO SUBSISTEMA DE GESTION DE CALIDAD RETENCION (años)DISPOSICION
FINALSERIE SUBSERIE Y TIPOS
DOCUMENTALES
123301 - 123316 04ACCIONES POR VIOLENCIA
INTRAFAMILIAR - Comisarias
123301 - 123316 04 02 Medidas de Protección 5 15 X
Contados a partir del cierre del
expediente. Despues de cumplido el
valor primario se aplica
procedimiento de Selección.
123301 - 123316
Solicitud de atención para Medida de
Protección. Anexos:
* Registro Civil de Nacimiento
* Afiliación al Sistema de Seguridad Social en
Salud * Información Escolar
* Carné de vacunas
* Crecimiento y desarrollo
* Certificado médico (Si aplican)
123301 - 123316 Registro Único de Gestión (RUG)
123301 - 123316 Orden administrativa
123301 - 123316 Oficio Apoyo Policivo
123301 - 123316 Informe secretarial
123301 - 123316 Auto avocando conocimiento, inadmitiendo o
rechazando.
123301 - 123316
Notificación Personal o por aviso del auto
avocando conocimiento (señalando hora y
fecha de audiencia)
123301 - 123316 Notificación por estado del auto de inadmisión
o rechazo (Si aplica)
123301 - 123316
Auto señalando nueva fecha y hora de
audiencia por excusa de las partes o
corrección de dirección (Si aplica)
123301 - 123316 Acta de audiencia
123301 - 123316 Acta de conciliación e imposición de medida
de protección (Si aplica)
123301 - 123316 Auto de práctica de pruebas
123301 - 123316 Solicitud de Entrevista, valoración o
evaluación psicológica
123301 - 123316
Consentimiento informado para la realización
de entrevistas, valoraciones o evaluaciones
psicológicas
123301 - 123316 Valoración Psicológica
123301 - 123316 Informe de entrevista
123301 - 123316 Informe Psicosocial (Opcional)
Hoja 118 de 158
PROCEDIMIENTOS
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Gestion
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ENTIDAD PRODUCTORA: SECRETARIA DISTRITAL DE INTEGRACION SOCIAL
OFICINA PRODUCTORA: Fecha Aprobación Comité de Gestión Documental:
1000 DESPACHO DEL SECRETARIO
CODIGO SUBSISTEMA DE GESTION DE CALIDAD RETENCION (años)DISPOSICION
FINALSERIE SUBSERIE Y TIPOS
DOCUMENTALES
123301 - 123316 Orden de Visita Domiciliaria
123301 - 123316 Informe de Visita Domiciliaria
123301 - 123316 Acta de Conciliación
123301 - 123316 Sentencia o fallo
123301 - 123316 Notificación (Por estrados)
123301 - 123316 Comunicación por telegrama o aviso
123301 - 123316 Recurso de apelación
123301 - 123316 Comunicación del fallo por telegrama o por
aviso a la parte no compareciente
123301 - 123316 Oficio remisorio expediente al Juez de familia
para estudio
123301 - 123316 Constancia secretarial de aporte copia de
expediente al juez de familia
123301 - 123316 Auto de estarse a lo dispuesto por el superior
123301 - 123316 Notificación Personal para informar del fallo
123301 - 123316 Citación a las partes para el seguimiento de
caso
123301 - 123316 Informe de seguimiento de caso
123301 - 123316 Solicitud de levantamiento o cancelación de
medida de protección
123301 - 123316
Auto cancelando o levantando la medida de
protección por el ministerio público o defensor
de familia
123301 - 123316 Notificación (Personal o por aviso)
123301 - 123316 Auto de archivo del expediente
123301 - 123316 Incumplimientos a Medidas de Protección -
Comisarias5 15 X
Contados a partir del cierre del
expediente. Despues de cumplido el
valor primario se aplica
procedimiento de Selección.
123301 - 123316 Solicitud de atención por Incumplimiento a la
medida de proteción
123301 - 123316 Orden administrativa
123301 - 123316 Informe secretarial
123301 - 123316 Oficio Apoyo Policivo
123301 - 123316 Auto avocando conocimiento, inadmitiendo o
rechazando.
123301 - 123316 Notificación (Personal o por aviso)
123301 - 123316 Notificación por estado del auto de inadmisión
o rechazo (Si aplica)
Hoja 119 de 158
PROCEDIMIENTOS
Dependencia Serie Subserie Proceso ProcedimientoArchivo de
Gestion
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ENTIDAD PRODUCTORA: SECRETARIA DISTRITAL DE INTEGRACION SOCIAL
OFICINA PRODUCTORA: Fecha Aprobación Comité de Gestión Documental:
1000 DESPACHO DEL SECRETARIO
CODIGO SUBSISTEMA DE GESTION DE CALIDAD RETENCION (años)DISPOSICION
FINALSERIE SUBSERIE Y TIPOS
DOCUMENTALES
123301 - 123316
Auto señalando nueva fecha y hora de
audiencia por excusa de las partes o
correccion de dirección.
123301 - 123316 Acta de audiencia
123301 - 123316 Auto de práctica de pruebas
123301 - 123316 Citación para práctica de pruebas
123301 - 123316 Oficio de desestimiento (Si aplica)
123301 - 123316 Auto admitiendo el desestimiento (Si aplica)
123301 - 123316 Auto de archivo del expediente
123301 - 123316 Citación para fallo o sentencia
123301 - 123316 Acta de NO comparescencia
123301 - 123316 Acta de diligencia de testimonios
123301 - 123316 Sentencia o fallo de incumplimiento
123301 - 123316 Notificación por estrado o por aviso
123301 - 123316 Oficio de remisión del expediente al Juez de
familia para consulta
123301 - 123316 Fallo decisión del Juez de familia
123301 - 123316 Auto de estarse a lo dispuesto por el superior
123301 - 123316 Notificación por estrado o por aviso
123301 - 123316 Consignación de la multa en tesorería
123301 - 123316 Auto de conversión multa en arresto
123301 - 123316 Oficio de remisión del expediente al Juez de
familia para orden de arresto
123301 - 123316 Notificación (Personal o por aviso)
123301 - 123316 Auto de archivo del expediente
123301 - 123316 49INSTRUMENTOS DE CONTROL -
Comisarias
123301 - 123316 49 31 Libros radicadores 2 3 X
Contados a partir del cierre del
expediente. Despues de cumplido el
valor primario se aplica
procedimiento de Eliminación
123301 - 123316 Libro radicador de Solicitudes
123301 - 123316 Libro de registro de Citaciones
123301 - 123316 Libro de registro de Conciliaciones
123301 - 123316 Libro de registro de Constancias de NO
Acuerdo (Ley 640 de 2001)
123301 - 123316 Libro de registro de Conflictos
123301 - 123316 Libro de registro de Medidas de Protección
Hoja 120 de 158
PROCEDIMIENTOS
Dependencia Serie Subserie Proceso ProcedimientoArchivo de
Gestion
Archivo
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Formato Tabla de Retencion Documental
ENTIDAD PRODUCTORA: SECRETARIA DISTRITAL DE INTEGRACION SOCIAL
OFICINA PRODUCTORA: Fecha Aprobación Comité de Gestión Documental:
1000 DESPACHO DEL SECRETARIO
CODIGO SUBSISTEMA DE GESTION DE CALIDAD RETENCION (años)DISPOSICION
FINALSERIE SUBSERIE Y TIPOS
DOCUMENTALES
123301 - 123316 Libro de registro de RUG
123301 - 123316 49 20Instrumentos de control para registro de
servicios2 0 X
Contados a partir del cierre del
expediente. Despues de cumplido el
valor primario se aplica
procedimiento de Eliminación
123301 - 123316 Libro de regisro de usuarios
123301 - 123316 Libro de registro de Consultas
123301 - 123316 Libro de registro de acciones de seguimiento
123301 - 123316 Control de asistencia a talleres de acciones de
prevención
123301 - 123316Evaluación a las acciones de prevención
(Post-test - Pre-test)
123301 - 123316 44 HISTORIA SOCIAL
123301 - 123316 44 06
Historia social de niños, niñas y
adolescentes en riesgo de trabajo infantil -
centros amar
2 8 X
Contados a partir de la fecha en que
se cierra el trámite se selecciona el
10 % de las historias sociales para
conservación total.
123301 - 123316 recepción de caso
123301 - 123316 acta de compromiso
123301 - 123316 fotocopia cedula del acudiente
123301 - 123316 autorizacion de salida de niños, niñas y
adolescentes
123301 - 123316 registro civil o tarjeta de identidad
123301 - 123316 carnet de salud
123301 - 123316 carnet de vacunación
123301 - 123316 certificados escolares
123301 - 123316 copia recibo servicio publico
123301 - 123316 informes o remisiones (icbf/comisarias de
familis, etc.)
123301 - 123316 ficha sirbe
123301 - 123316 novedades
123301 - 123316 incapacidades
123301 - 123316 formulas medicas
123301 - 123316 remisión 24 horas
123301 - 123316 notas seguimiento compromisos
123301 - 123316 seguimientos salud familias
123301 - 123316 egreso
SERIES SERVICIOS SOCIALES DE INFANCIA
Hoja 121 de 158
PROCEDIMIENTOS
Dependencia Serie Subserie Proceso ProcedimientoArchivo de
Gestion
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ENTIDAD PRODUCTORA: SECRETARIA DISTRITAL DE INTEGRACION SOCIAL
OFICINA PRODUCTORA: Fecha Aprobación Comité de Gestión Documental:
1000 DESPACHO DEL SECRETARIO
CODIGO SUBSISTEMA DE GESTION DE CALIDAD RETENCION (años)DISPOSICION
FINALSERIE SUBSERIE Y TIPOS
DOCUMENTALES
123301 - 123316 actas estudio de caso
123301 - 123316 ingreso familia
123301 - 123316 ingreso niño
123301 - 123316 seguimiento familia
123301 - 123316 seguimiento niño
123301 - 123316 egreso familia
123301 - 123316 egreso niño
123301 - 123316 trabajo social familiar
123301 - 123316 acta de visita domiciliaria
123301 - 123316 seguimiento en orden cronologico incluyendo
remisiones
123301 - 123316 psicologia familiar
123301 - 123316 seguimiento en orden cronologico incluyendo
remisiones
123301 - 123316 terapia ocupacional
123301 - 123316 evaluación
123301 - 123316 perfil ocupacional
123301 - 123316 seguimiento en orden cronologico incluyendo
remisiones
123301 - 123316 psicologia
123301 - 123316 historia psicologica
123301 - 123316 pruebas piscotecnicas
123301 - 123316 seguimiento en orden cronologico incluyendo
remisiones
123301 - 123316 psicopedagogia
123301 - 123316 valoración
123301 - 123316 seguimiento en orden cronologico incluyendo
remisiones
123301 - 123316 pedagogia
123301 - 123316 linea base
123301 - 123316 fichas de observación
123301 - 123316 terapia ocupacional
123301 - 123316 historia clínica
123301 - 123316 pruebas
123301 - 123316 seguimiento en orden cronologico incluyendo
remisiones
123301 - 123316 nutrición
123301 - 123316 valoración nutricional
Hoja 122 de 158
PROCEDIMIENTOS
Dependencia Serie Subserie Proceso ProcedimientoArchivo de
Gestion
Archivo
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Formato Tabla de Retencion Documental
ENTIDAD PRODUCTORA: SECRETARIA DISTRITAL DE INTEGRACION SOCIAL
OFICINA PRODUCTORA: Fecha Aprobación Comité de Gestión Documental:
1000 DESPACHO DEL SECRETARIO
CODIGO SUBSISTEMA DE GESTION DE CALIDAD RETENCION (años)DISPOSICION
FINALSERIE SUBSERIE Y TIPOS
DOCUMENTALES
123301 - 123316 historia alimentaria
123301 - 123316 enfermeria
123301 - 123316 valoración médica (epicrisis)
123301 - 123316 seguimiento en orden cronologico incluyendo
remisiones
123301 - 123316 44 04
Atención Integral y Especializada
adolescentes vinculados al Sistema de
Responsabilidad Penal – RPA (FORJAR)
2 8 X
Contados a partir de la fecha en que se
cierra el trámite se selecciona el 10 % de
las historias sociales para conservación
total.
123301 - 123316 Fotocopia documento de identidad del
adolescente
123301 - 123316 Certificado vinculación al Sistema de
Seguridad Social en Salud
123301 - 123316 Ficha SIRBE
123301 - 123316
Formato de remisión de la Defensoría de
Familia u oficio remisorio del Centro de
Servicios Judiciales CESPA.
123301 - 123316 Acta de la verificación de la garantía de
derechos de Defensoría de Familia
123301 - 123316
Remisiones Defensoría de Familia a otros
servicios para la garantía y
restablecimieníatos de derechos
123301 - 123316 Fotocopia cedula de ciudadanía del acudiente
o familiar
123301 - 123316 Fotocopia recibo de servicio público de
residencia
123301 - 123316 Citación a inducción Centro Forjar
123301 - 123316 Análisis de la situación de derechos y estado
del proceso administrativo/judicial.
123301 - 123316 Acuerdos del Centro Forjar
123301 - 123316 Reporte de Valoración Inicial
123301 - 123316 Valoración psicológica inicial
123301 - 123316 Valoración de trabajo social inicial
123301 - 123316 Valoración de enfermería
123301 - 123316 Valoración psiquiatría inicial
123301 - 123316 Valoración de Medicina General EPS
123301 - 123316 Valoración Odontológica EPS
123301 - 123316 Valoración Nutricional EPS
123301 - 123316 Visita socio familiar
123301 - 123316 PAI (Plan de Atención Integral)
Hoja 123 de 158
PROCEDIMIENTOS
Dependencia Serie Subserie Proceso ProcedimientoArchivo de
Gestion
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Formato Tabla de Retencion Documental
ENTIDAD PRODUCTORA: SECRETARIA DISTRITAL DE INTEGRACION SOCIAL
OFICINA PRODUCTORA: Fecha Aprobación Comité de Gestión Documental:
1000 DESPACHO DEL SECRETARIO
CODIGO SUBSISTEMA DE GESTION DE CALIDAD RETENCION (años)DISPOSICION
FINALSERIE SUBSERIE Y TIPOS
DOCUMENTALES
123301 - 123316 Registro de citación a Atención Integral
Especializada.
123301 - 123316 Certificaciones de gestiones para la garantía y
restablecimiento de derechos
123301 - 123316 Reporte de Seguimientos
123301 - 123316 Seguimientos multidisciplinarios
123301 - 123316 Seguimientos psicosociales
123301 - 123316 Formato de acuerdos de prestación de
servicios a la comunidad
123301 - 123316 Seguimiento psicosocial de prestación de
servicios a la comunidad.
123301 - 123316
Registro de asistencia del adolescente a los
escenarios de prestación de servicios a la
comunidad
123301 - 123316 Actas de equipos técnicos de Defensoría de
Familia o equipo de seguimiento del CSJ
123301 - 123316 Informe de vinculación
123301 - 123316 Informe concepto integral es concepto o
informe integral
123301 - 123316 Informe de seguimiento
123301 - 123316 Informe extraordinario
123301 - 123316 Informe final
123301 - 123316 44 03
Atención Integral a niños, niñas y
adolescentes víctimas o en riesgo de
Explotación Sexual y Comercial (ESCNNA)
2 8 X
Contados a partir de la fecha en que se
cierra el trámite se selecciona el 10 % de
las historias sociales para conservación
total.123301 - 123316 recepción de caso
123301 - 123316 acta de compromiso
123301 - 123316 cedula de ciudadania acudiente
123301 - 123316 cedulas autorizacion salida nna
123301 - 123316 registro civil o tarjeta de identidad
123301 - 123316 carnet de salud
123301 - 123316 carnet de vacunación
123301 - 123316 certificados escolares
123301 - 123316 recibos publicos
123301 - 123316 informes o remisiones (icbf / comisarias de
familis etc..)
123301 - 123316 ficha sirbe
123301 - 123316 novedades
123301 - 123316 incapacidades
Hoja 124 de 158
PROCEDIMIENTOS
Dependencia Serie Subserie Proceso ProcedimientoArchivo de
Gestion
Archivo
CentralCT E MT S
Formato Tabla de Retencion Documental
ENTIDAD PRODUCTORA: SECRETARIA DISTRITAL DE INTEGRACION SOCIAL
OFICINA PRODUCTORA: Fecha Aprobación Comité de Gestión Documental:
1000 DESPACHO DEL SECRETARIO
CODIGO SUBSISTEMA DE GESTION DE CALIDAD RETENCION (años)DISPOSICION
FINALSERIE SUBSERIE Y TIPOS
DOCUMENTALES
123301 - 123316 formulas medicas
123301 - 123316 remisión 24 horas
123301 - 123316 notas seguimiento compromisos
123301 - 123316 seguimientos salud familias
123301 - 123316 egreso
123301 - 123316 actas estudio de caso
123301 - 123316 ingreso familia
123301 - 123316 ingreso niño
123301 - 123316 seguimiento familia
123301 - 123316 seguimiento niño
123301 - 123316 egreso familia
123301 - 123316 egreso niño
123301 - 123316 trabajo social familiar
123301 - 123316 visita domiciliaria
123301 - 123316 seguimiento en orden cronologico incleyendo
remisiones
123301 - 123316 psicologia familiar
123301 - 123316 seguimiento en orden cronologico incleyendo
remisiones
123301 - 123316 terapia ocupacional
123301 - 123316 evaluación
123301 - 123316 perfil ocupacional
123301 - 123316 seguimiento en orden cronologico incleyendo
remisiones
123301 - 123316 psicologia
123301 - 123316 historia
123301 - 123316 pruebas
123301 - 123316 seguimiento en orden cronologico incleyendo
remisiones
123301 - 123316 psicopedagogia
123301 - 123316 valoración
123301 - 123316 seguimiento en orden cronologico incleyendo
remisiones
123301 - 123316 pedagogia
123301 - 123316 linea base
123301 - 123316 fichas de observación
123301 - 123316 terapia ocupacional
123301 - 123316 historia
Hoja 125 de 158
PROCEDIMIENTOS
Dependencia Serie Subserie Proceso ProcedimientoArchivo de
Gestion
Archivo
CentralCT E MT S
Formato Tabla de Retencion Documental
ENTIDAD PRODUCTORA: SECRETARIA DISTRITAL DE INTEGRACION SOCIAL
OFICINA PRODUCTORA: Fecha Aprobación Comité de Gestión Documental:
1000 DESPACHO DEL SECRETARIO
CODIGO SUBSISTEMA DE GESTION DE CALIDAD RETENCION (años)DISPOSICION
FINALSERIE SUBSERIE Y TIPOS
DOCUMENTALES
123301 - 123316 pruebas
123301 - 123316 seguimiento en orden cronologico incleyendo
remisiones
123301 - 123316 nutrición
123301 - 123316 valoración
123301 - 123316 historia alimentarias
123301 - 123316 enfermeria
123301 - 123316 valoración
123301 - 123316 Acta egreso
123301 - 123316 44 02Atencion integral a la primera infancia en
ambito institucional2 8 X
Contados a partir de la fecha en que se
cierra el trámite se selecciona el 4 % de
las historias sociales para conservación
total.123301 - 123316 Ficha Sirbe
123301 - 123316 Hoja de matrícula
123301 - 123316 Registro civil de Nacimiento
123301 - 123316 Formato Valoración Curva de Crecimiento y
Desarrollo Psicomotor
123301 - 123316 Valoración visual y Auditiva
123301 - 123316 Certificado médico de la EPS
123301 - 123316 Constancia o carnet de Afiliación a la EPS o
ARS
123301 - 123316 Carnet de vacunas
123301 - 123316 Fotocopia cédula de ciudadanía de progenitora
y/o del padre
123301 - 123316 Constancia laboral de la progenitora y/o del
padre
123301 - 123316 Puntaje Sisben
123301 - 123316 Fotocopia recibo servicio publico
123301 - 123316 Carta de Desplazados (Cuando aplique)
123301 - 123316 Acta de Visita domiciliaria (opcional)
123301 - 123316 Cuatro (4) Fotografias
123301 - 123316 Acta egreso
123301 - 123316 44 01Atencion integral a la primera infancia en
ambito familiar2 8 X
Contados a partir de la fecha en que
se cierra el trámite se selecciona el
10 % de las historias sociales para
conservación total.
123301 - 123316 Fotocopia documentos de identidad de los
participantes y su grupo familiar
Hoja 126 de 158
PROCEDIMIENTOS
Dependencia Serie Subserie Proceso ProcedimientoArchivo de
Gestion
Archivo
CentralCT E MT S
Formato Tabla de Retencion Documental
ENTIDAD PRODUCTORA: SECRETARIA DISTRITAL DE INTEGRACION SOCIAL
OFICINA PRODUCTORA: Fecha Aprobación Comité de Gestión Documental:
1000 DESPACHO DEL SECRETARIO
CODIGO SUBSISTEMA DE GESTION DE CALIDAD RETENCION (años)DISPOSICION
FINALSERIE SUBSERIE Y TIPOS
DOCUMENTALES
123301 - 123316 Fotocopia Recibo servicio Publico
123301 - 123316 Copia registro Civil de Nacimiento
123301 - 123316 Copia registro Civil de Defunción
123301 - 123316 Control Prenatal
123301 - 123316 Formato Valoración Curva de Crecimiento y
Desarrollo Psicomotor
123301 - 123316 Ecografia
123301 - 123316 Ficha Sirbe
123301 - 123316 Carné Vacunación
123301 - 123316 Formato Orientación Individual
123301 - 123316 Formato Remisión
123301 - 123316 Formato encuentro pedagogico domiciliario
123301 - 123316 Acta de compromiso (Componente nutricional
y psicosocial)
123301 - 123316 Actas de gestión de seguimiento a los casos.
123301 - 123316 Acta egreso
123301 - 123316 44 HISTORIAS SOCIALES
123301 - 123316 44 11
Historias Sociales de Adulto con
limitaciones/
por solicitud propia
2 6 xSe aplica tabla propuesta Archivo de
Bogotá
123301 - 123316
Socicitud de Ingreso al proyecto remitida por
el adulto(a)
Anexos:
Fotocopia del Documento de Identidad
Fotocopia del Carnet de afiliación al sistema
de seguridad social
Diagnóstico emitido por un especialista del
área de la salud (psicología, psiquiatría o
neurología,Terapeuta) y con firma y sello del
registro profesional (Fotocopia).
123301 - 123316 Comunicación Oficial
123301 - 123316 Concepto de ingreso
123301 - 123316 Ficha Clasificación
123301 - 123316 Ficha Sirbe
123301 - 123316 Hoja de Seguimiento
123301 - 123316 Formulario de entrevista
123301 - 123316 acta de visita
SERIES SERVICIOS SOCIALES COMPONENTE DISCAPACIDAD PROYECTO 721
Hoja 127 de 158
PROCEDIMIENTOS
Dependencia Serie Subserie Proceso ProcedimientoArchivo de
Gestion
Archivo
CentralCT E MT S
Formato Tabla de Retencion Documental
ENTIDAD PRODUCTORA: SECRETARIA DISTRITAL DE INTEGRACION SOCIAL
OFICINA PRODUCTORA: Fecha Aprobación Comité de Gestión Documental:
1000 DESPACHO DEL SECRETARIO
CODIGO SUBSISTEMA DE GESTION DE CALIDAD RETENCION (años)DISPOSICION
FINALSERIE SUBSERIE Y TIPOS
DOCUMENTALES
123301 - 123316 Informe estudio de caso
123301 - 123316 respuesta a solicitud
123301 - 123316 Comunicación Oficial
123301 - 123316 Memorando remisorio
123301 - 123316 Historias Sociales niños, niñas y
Adolecentes con limitaciones2 6 x
Se aplica tabla propuesta Archivo de
Bogotá
123301 - 123316 recepción de caso
123301 - 123316 Fotocopia cedula del beneficiario y grupo
familiar
123301 - 123316 acta de compromiso
123301 - 123316 carnet de salud
123301 - 123316 carnet de vacunación
123301 - 123316 copia recibo servicio publico
123301 - 123316 Ficha SIRBE
123301 - 123316 Diagnostico de epicrisis o certificado de
discapacidad
123301 - 123316 Recibo de Servicio Publico
123301 - 123316 Puntaje sisben o Fotocopia EPS
123301 - 123316 Seguimiento del equipo interdisciplinario en los
componentes de desarrollo personal
123301 - 123316
Proceso de valoración por las diferentes áreas
de atención (psicología, terapia ocupacional,
educación especial, trabajo social, terapia
física, enfermería etc.)
123301 - 123316 Planes de atención integral individual
123301 - 123316 Guía de actividades en casa
123301 - 123316 Excusas medicas
123301 - 123316 92 REQUERIMIENTO SIAC
123301 - 123316 92 01
Requerimiento de la ciudadania ( Petición
de Interés general, de Interés particular,
queja, reclamo, solicitud de información,
consulta, sugerencia y felicitación.)
DS-PRO-22 PCD-EV-TP-212 1 4 X
SERIE TRANSVERSAL. De acuerdo
al procedimiento aprobado mediante
Circular 44 de 2012, TODAS las
dependencias deben conformar y
custodiar los Derecho de Petición,
Queja y Reclamos bajo coordinación
del SIAC.
Requerimientos ciudadanos
Oficio remisorio
Planilla de Correspondencia
Respuesta a petición
Hoja 128 de 158
PROCEDIMIENTOS
Dependencia Serie Subserie Proceso ProcedimientoArchivo de
Gestion
Archivo
CentralCT E MT S
Formato Tabla de Retencion Documental
ENTIDAD PRODUCTORA: SECRETARIA DISTRITAL DE INTEGRACION SOCIAL
OFICINA PRODUCTORA: Fecha Aprobación Comité de Gestión Documental:
1000 DESPACHO DEL SECRETARIO
CODIGO SUBSISTEMA DE GESTION DE CALIDAD RETENCION (años)DISPOSICION
FINALSERIE SUBSERIE Y TIPOS
DOCUMENTALES
Certificado de devolución o no comunicación
Informe secretarial o edicto
12400 44 HISTORIAS SOCIALES
12400 44 07 Historias Biopsicosociales 5 15 X
Contados a partir del cierre del
expediente. Despues de cumplido el
valor primario se aplica protocolo de
Selección.
12400Providencia o sentencia con medida de
protección o restablecimiento de derechos
12400 Ficha de ingreso
12400 Ficha SIRBE
12400
Acta de verificación de la garantía y estado de
cumplimiento de derechos.
Anexos:
* Registro Civil de Nacimiento
* Afiliación al Sistema de Seguridad Social en
Salud * Información Escolar
* Carné de vacunas
* Crecimiento y desarrollo
* Certificado médico
* Certificado de estado de vivienda (Si
aplican)
12400Informe Técnico Médico Legal de Lesiones No
Fatales (Si aplica)
12400 Denuncia penal o de oficio. (Si aplica)
12400 Auto apertura de la investigación
12400 Boleta de citación a la familia
12400Solicitud de publicación a Defensoria de
Familia (Si aplica)
12400Notificación y recepción de declaración de los
padres
12400Solicitud de remisión a medicina legal por
defensoria de familia (Si aplica)
12400 DIRECCION POBLACIONAL- Atención Integral a Niños, Niñas y Adolescentes con Medida de Restablecimiento de Derechos
Hoja 129 de 158
PROCEDIMIENTOS
Dependencia Serie Subserie Proceso ProcedimientoArchivo de
Gestion
Archivo
CentralCT E MT S
Formato Tabla de Retencion Documental
ENTIDAD PRODUCTORA: SECRETARIA DISTRITAL DE INTEGRACION SOCIAL
OFICINA PRODUCTORA: Fecha Aprobación Comité de Gestión Documental:
1000 DESPACHO DEL SECRETARIO
CODIGO SUBSISTEMA DE GESTION DE CALIDAD RETENCION (años)DISPOSICION
FINALSERIE SUBSERIE Y TIPOS
DOCUMENTALES
12400
Informes de valoraciones de ingreso
(Medicina, odontología, psicología, trabajo
social, fonoaudiologia, pedagogía, terapia
ocupacional y fisioterapia) (Si aplican)
12400 Informe de novedades de salud
12400Plan de intervención individual y familiar
(Platin)
12400 Acta de compromiso con la Familia
12400Oficio remisorio Historia Biopsicosocial a la
defensoria de familia adscrita a la SDIS
12400 Carné de vacunación
12400 Seguimiento estado de salud (Si aplica)
12400 Notas de enfermería (Si aplica)
12400 Planilla suministro de medicamentos
12400 Control de Diuresis y Deposición (Si aplica)
12400 Control de Signos Vitales (Si aplica)
12400 Registro de Convulsiones (Si aplica)
12400 Reporte de accidentes (Si aplica)
12400 Epicrisis (Si aplica)
12400Resumen de Historia Clínica del Niño, Niña o
Joven para medida de adoptabilidad.
12400
Informe técnico interdisciplinario para:
Adopción, traslado, reintegro, planes de
trabajo caseros a nivel familiar y/o estudio de
caso.
12400 Oficio Remisorio informe
12400Seguimiento al plan de intervención individual
y familiar (Platin)
12400 Remisión a Otros Servicios
12400 Estudio de Caso
12400Acta de entrega de documentos, dotación y
elementos personales
12400 Acta de Traslado Institucional (Si aplica)
Hoja 130 de 158
PROCEDIMIENTOS
Dependencia Serie Subserie Proceso ProcedimientoArchivo de
Gestion
Archivo
CentralCT E MT S
Formato Tabla de Retencion Documental
ENTIDAD PRODUCTORA: SECRETARIA DISTRITAL DE INTEGRACION SOCIAL
OFICINA PRODUCTORA: Fecha Aprobación Comité de Gestión Documental:
1000 DESPACHO DEL SECRETARIO
CODIGO SUBSISTEMA DE GESTION DE CALIDAD RETENCION (años)DISPOSICION
FINALSERIE SUBSERIE Y TIPOS
DOCUMENTALES
12400
Informes de valoración de egreso (Medicina,
odontología, psicología, trabajo social,
fonoaudiologia, pedagogía, terapia
ocupacional y fisioterapia) (Si aplican)
12400 Informe de egreso
12400Denuncia de desaparición del niño o niña ante
autoridad competente
12400 Solicitud Certificado de defunción (Si aplica)
12400 Certificado de defunción (Si aplica)
12400 Informe de seguimiento de caso
12400 Auto cierre de historia social
12400 66 PLANES Y PROGRAMAS
12400 66 01 Lineamientos y estándares técnicos 4 2 X
Contados a partir del cierre del
expediente. Despues de cumplido el
valor primario se aplica protocolo de
Eliminación.
12400
Lineamientos y estándares técnicos para la
prestación del servicio de protección integral a
niños, niñas y adolescentes con medida de
restablecimiento de derechos
12400 66 03 Plan de atención institucional (PAI) 4 2 X
Contados a partir del cierre del
expediente.Despues de cumplido el
valor primario se aplica protocolo de
Eliminación
12400 66 03 Plan de atención institucional (PAI)
12400 45 0 INFORMES
12400 45 22 Informes de Gestión del Sistema SIRBE 2 3 X
Contados a partir del cierre del
expediente. Despues de cumplido el
valor primario se aplica protocolo de
Eliminación.
12400 Informe de gestión del sistema Sirbe
12400 45 02 Informes a entes de control 2 3 X
Contados a partir del cierre del
expediente. Despues de cumplido el
valor primario se aplica protocolo de
Eliminación.
12400 Informe a entes de control
Hoja 131 de 158
PROCEDIMIENTOS
Dependencia Serie Subserie Proceso ProcedimientoArchivo de
Gestion
Archivo
CentralCT E MT S
Formato Tabla de Retencion Documental
ENTIDAD PRODUCTORA: SECRETARIA DISTRITAL DE INTEGRACION SOCIAL
OFICINA PRODUCTORA: Fecha Aprobación Comité de Gestión Documental:
1000 DESPACHO DEL SECRETARIO
CODIGO SUBSISTEMA DE GESTION DE CALIDAD RETENCION (años)DISPOSICION
FINALSERIE SUBSERIE Y TIPOS
DOCUMENTALES
12400 49 INSTRUMENTOS DE CONTROL 2 0 X
Contados a partir del cierre del
expediente.Despues de cumplido el
valor primario se aplica protocolo de
Eliminación.
12400 Boleta de Ingreso.
12400 Libro de Ingresos
12400 Libro de Empalme de Turno
12400 Carné de Visitas
12400 Seguimiento diario de cupos
12400Programación de actividades básicas
cotidianas (ABC)
12400 Cuaderno de empalme de enfermería
12400 Planilla brigadas de salud
12400Programación citas médicina general y
especializada
12400 Listado de vacunación
12400 Kardex de Elementos
12400 Kardex de Medicamentos
12400 Control de leches especiales
12400 Registro de peso y talla
12400Control de capacitación y tiempo
complementario para servidores públicos en
CIP´s
12400Registro de inscripción a capacitaciones a
padres de familia
12400 Control de asistencia
12400 92 REQUERIMIENTO SIAC
12400 92 01
Requerimiento de la ciudadania ( Petición
de Interés general, de Interés particular,
queja, reclamo, solicitud de información,
consulta, sugerencia y felicitación.)
DS-PRO-22 PCD-EV-TP-212 1 4 X
SERIE TRANSVERSAL. De acuerdo
al procedimiento aprobado mediante
Circular 44 de 2012, TODAS las
dependencias deben conformar y
custodiar los Derecho de Petición,
Queja y Reclamos bajo coordinación
del SIAC.
Requerimientos ciudadanos
Oficio remisorio
Planilla de Correspondencia
Respuesta a petición
Hoja 132 de 158
PROCEDIMIENTOS
Dependencia Serie Subserie Proceso ProcedimientoArchivo de
Gestion
Archivo
CentralCT E MT S
Formato Tabla de Retencion Documental
ENTIDAD PRODUCTORA: SECRETARIA DISTRITAL DE INTEGRACION SOCIAL
OFICINA PRODUCTORA: Fecha Aprobación Comité de Gestión Documental:
1000 DESPACHO DEL SECRETARIO
CODIGO SUBSISTEMA DE GESTION DE CALIDAD RETENCION (años)DISPOSICION
FINALSERIE SUBSERIE Y TIPOS
DOCUMENTALES
Certificado de devolución o no comunicación
Informe secretarial o edicto
12420 38 ESTUDIOS E INVESTIGACIONES
12420 38 01 Estudios de sustancias psicoactivas 2 6 X
A partir de la fecha de terminación
del tiempo de retención primaria, se
aplica protocolo de transferencia al
Archivo de Bogotá
12420 Estudio de sustancias psicoactivas
12420 76 PROYECTOS
12420 76 02 Proyectos alternativas de prevención 2 3 XSe aplica fórmula propuesta por
Archivo de Bogotá
12420 Proyecto de alternativas de prevención
12420 73 PROGRAMAS DE FORMACIÓN
12420 Talleres de formación de jóvenes 2 6 XSe aplica fórmula propuesta por
Archivo de Bogotá
12420
Hoja de identificación de recursos humanos e
institucionales para la promoción de los
Derechos Sexuales y Reproductivos y para la
prevención del uso indebido de sustancias
psicoactivas
12420 Plan de trabajo
12420 Ficha Sirbe
12420 Evaluación de metodología
12420 30DIVULGACIÓN A LAS INICIATIVAS
JUVENILES
12420 30 01Piezas comunicacionales de las iniciativas
juveniles2 6 X
Se aplica fórmula propuesta por
Archivo de Bogotá
12420 Piezas comunicacionales
12420 45 INFORMES
12420 45 16 Informes de Gestión 2 3 XSe aplica fórmula propuesta por
Archivo de Bogotá
12420 Informe de seguimiento de gestión
12420 SUBDIRECCIÓN PARA LA JUVENTUD
Hoja 133 de 158
PROCEDIMIENTOS
Dependencia Serie Subserie Proceso ProcedimientoArchivo de
Gestion
Archivo
CentralCT E MT S
Formato Tabla de Retencion Documental
ENTIDAD PRODUCTORA: SECRETARIA DISTRITAL DE INTEGRACION SOCIAL
OFICINA PRODUCTORA: Fecha Aprobación Comité de Gestión Documental:
1000 DESPACHO DEL SECRETARIO
CODIGO SUBSISTEMA DE GESTION DE CALIDAD RETENCION (años)DISPOSICION
FINALSERIE SUBSERIE Y TIPOS
DOCUMENTALES
12420 45 Informes técnicos financieros 2 3 XSe aplica fórmula propuesta por
Archivo de Bogotá
12420 Informe de seguimiento técnicos financieros
12420 45 35 INFORMES FINALES 2 3 XSe aplica fórmula propuesta por
Archivo de Bogotá
12420 Informe Final
12420 05 ACTAS
12420 05 16 Actas de supervisión a entidades 2 3 X
A partir de la fecha de terminación
del tiempo de retención primaria, se
aplica protocolo de eliminación
12420 Acta de reunión a entidades
12420 92 REQUERIMIENTO SIAC
12420 92 01
Requerimiento de la ciudadania ( Petición
de Interés general, de Interés particular,
queja, reclamo, solicitud de información,
consulta, sugerencia y felicitación.)
DS-PRO-22 PCD-EV-TP-212 1 4 X
SERIE TRANSVERSAL. De acuerdo
al procedimiento aprobado mediante
Circular 44 de 2012, TODAS las
dependencias deben conformar y
custodiar los Derecho de Petición,
Queja y Reclamos bajo coordinación
del SIAC.
Requerimientos ciudadanos
Oficio remisorio
Planilla de Correspondencia
Respuesta a petición
Certificado de devolución o no comunicación
Informe secretarial o edicto
12430 HISTORIAS SOCIALES (HS) ADULTEZ
12430
HS de Adulto con limitaciones/
remitidos por procesos de Infancia y
Adolescencia
2 6 XSe aplica tabla propuesta Archivo de
Bogotá
12430 SUBDIRECCIÓN PARA LA ADULTEZ
Hoja 134 de 158
PROCEDIMIENTOS
Dependencia Serie Subserie Proceso ProcedimientoArchivo de
Gestion
Archivo
CentralCT E MT S
Formato Tabla de Retencion Documental
ENTIDAD PRODUCTORA: SECRETARIA DISTRITAL DE INTEGRACION SOCIAL
OFICINA PRODUCTORA: Fecha Aprobación Comité de Gestión Documental:
1000 DESPACHO DEL SECRETARIO
CODIGO SUBSISTEMA DE GESTION DE CALIDAD RETENCION (años)DISPOSICION
FINALSERIE SUBSERIE Y TIPOS
DOCUMENTALES
12430
Solicitud de Ingreso al proyecto remitida por
el proyecto de Infancia y Adolescencia feliz
Anexos:
Fotocopia del Documento de Identidad
Fotocopia del Carnet de afiliación al sistema
de seguridad social
Diagnóstico emitido por un especialista del
área de la salud
(psicología, psiquiatría o neurología) y con
firma y sello del
registro profesional (Fotocopia).
12430 Memorando
12430 Concepto de ingreso
12430 Ficha Clasificación
12430 Ficha Sirbe
12430 Hoja de Seguimiento
12430 Formulario de entrevista
12430 acta de visita
12430 Informe estudio de caso
12430 respuesta a solicitud
12430 Comunicación Oficial
12430 Memorando remisorio
12430HS de Adulto con limitaciones/
por solicitud propia2 6 x
Se aplica tabla propuesta Archivo de
Bogotá
12430
Socicitud de Ingreso al proyecto remitida por
el adulto(a)
Anexos:
Fotocopia del Documento de Identidad
Fotocopia del Carnet de afiliación al sistema
de seguridad social
Diagnóstico emitido por un especialista del
área de la salud
(psicología, psiquiatría o neurología) y con
firma y sello del
registro profesional (Fotocopia).
12430 Comunicación Oficial
12430 Concepto de ingreso
Hoja 135 de 158
PROCEDIMIENTOS
Dependencia Serie Subserie Proceso ProcedimientoArchivo de
Gestion
Archivo
CentralCT E MT S
Formato Tabla de Retencion Documental
ENTIDAD PRODUCTORA: SECRETARIA DISTRITAL DE INTEGRACION SOCIAL
OFICINA PRODUCTORA: Fecha Aprobación Comité de Gestión Documental:
1000 DESPACHO DEL SECRETARIO
CODIGO SUBSISTEMA DE GESTION DE CALIDAD RETENCION (años)DISPOSICION
FINALSERIE SUBSERIE Y TIPOS
DOCUMENTALES
12430 Ficha Clasificación
12430 Ficha Sirbe
12430 Hoja de Seguimiento
12430 Formulario de entrevista
12430 acta de visita
12430 Informe estudio de caso
12430 respuesta a solicitud
12430 Comunicación Oficial
12430 Memorando remisorio
12430HS de Adulto con limitaciones/ ordenados
por jueces de la República2 6 X
Se aplica tabla propuesta Archivo de
Bogotá
12430
Solicitud de Ingreso al proyecto ordenada por
un juez de la república
Anexos:
Fotocopia del Documento de Identidad
Fotocopia del Carnet de afiliación al sistema
de seguridad social
Diagnóstico emitido por un especialista del
área de la salud
(psicología, psiquiatría o neurología) y con
firma y sello del
registro profesional (Fotocopia)
12430 Comunicación Oficial
12430 Concepto de ingreso
12430 Ficha Clasificación
12430 Ficha Sirbe
12430 Hoja de Seguimiento
12430 Formulario de entrevista
12430 acta de visita
12430 Informe estudio de caso
12430 respuesta a solicitud
12430 Comunicación Oficial
Hoja 136 de 158
PROCEDIMIENTOS
Dependencia Serie Subserie Proceso ProcedimientoArchivo de
Gestion
Archivo
CentralCT E MT S
Formato Tabla de Retencion Documental
ENTIDAD PRODUCTORA: SECRETARIA DISTRITAL DE INTEGRACION SOCIAL
OFICINA PRODUCTORA: Fecha Aprobación Comité de Gestión Documental:
1000 DESPACHO DEL SECRETARIO
CODIGO SUBSISTEMA DE GESTION DE CALIDAD RETENCION (años)DISPOSICION
FINALSERIE SUBSERIE Y TIPOS
DOCUMENTALES
12430 Memorando remisorio
12430 HS de Habitante de Calle 2 6 XSe aplica tabla propuesta Archivo de
Bogotá
12430
Solicitud de Ingreso al proyecto
Anexos:
Formato Historico Sirbe
Valoración Médica
Valoración Psiquiátrica
Carnet de afiliación al sistema de seguridad
social en salud del adulto(a)(Fotocopia)
o Certificado de Servicios de Salud
Formato de seguimiento de enfermería
Medicamentos con formula
Certificado de población especial
12430 Concepto de ingreso
12430 Ficha Sirbe
12430 Hoja de Seguimientos atención
12430 Inventario elementos de alojamiento
12430 Planilla kid de aseo
12430 Contrato pedagógico
12430 Contrato terapéutico
12430 Evaluación pedagógica
12430 Valoración y diagnóstico Pedagógico
12430Hoja de atención y recomendaciones
pedagógicas
12430 Hoja de Evolución pedagógica
12430 Memorando
12430 Valoración y diagnóstico Ocupacional
12430Hoja de atención y recomendaciones
ocupacionales
12430 Hoja de Evolución ocupacional
12430 Modelo Integral de Evaluación ocupacional
12430 Hoja de exploración vocacional
12430 Valoración y diagnóstico Social
12430 Hoja de atención y recomendaciones sociales
Hoja 137 de 158
PROCEDIMIENTOS
Dependencia Serie Subserie Proceso ProcedimientoArchivo de
Gestion
Archivo
CentralCT E MT S
Formato Tabla de Retencion Documental
ENTIDAD PRODUCTORA: SECRETARIA DISTRITAL DE INTEGRACION SOCIAL
OFICINA PRODUCTORA: Fecha Aprobación Comité de Gestión Documental:
1000 DESPACHO DEL SECRETARIO
CODIGO SUBSISTEMA DE GESTION DE CALIDAD RETENCION (años)DISPOSICION
FINALSERIE SUBSERIE Y TIPOS
DOCUMENTALES
12430 Hoja de Evolución social
12430Informes del habitante de calle a otras
entidades (opcional)
12430 Acta de visita domiciliaria
12430 acta de compromiso (opcional)
12430 ficha de intervención
12430 Ficha de Interrupción del programa
12430 Solicitud de retiro voluntario (opcional)
12430 Hoja de inclusión social (opcional)
12430 Informe estudio de caso
12430 Certificado de capacitación
12430 44 08 Historias Clinicas de Habitante de Calle 2 6 XSe aplica tabla propuesta Archivo de
Bogotá
12430 Concepto médico (opcional)
12430 Valoración y diagnóstico Psicológico
12430Hoja de atención y recomendaciones
Psicológicas
12430 Hoja de Evolución Psocológica
12430 HISTORIAS SOCIALES (HS) ADULTEZ
12430 44 05Consecutivo entidad prestadora de
servicios2 X
Contados a partir del año de
producción. Se aplica protocolo de
eliminación
12430 Hoja de georreferenciación
12430 Planilla de contacto
12430 Planilla de transporte
12430 Informe de Georreferenciación
12430 Cronograma de recorridos
12430 Cronograma de actividades
Hoja 138 de 158
PROCEDIMIENTOS
Dependencia Serie Subserie Proceso ProcedimientoArchivo de
Gestion
Archivo
CentralCT E MT S
Formato Tabla de Retencion Documental
ENTIDAD PRODUCTORA: SECRETARIA DISTRITAL DE INTEGRACION SOCIAL
OFICINA PRODUCTORA: Fecha Aprobación Comité de Gestión Documental:
1000 DESPACHO DEL SECRETARIO
CODIGO SUBSISTEMA DE GESTION DE CALIDAD RETENCION (años)DISPOSICION
FINALSERIE SUBSERIE Y TIPOS
DOCUMENTALES
12430 Historias Sociales de prostitución 2 6 XSe aplica tabla propuesta Archivo de
Bogotá
12430
Solicitud de ingreso al proyecto
anexos:
Documento de identificación(Fototcopia)
Carnet de salud(Fotocopia) o Certificación
población especial.
Recibo público lugar de residencia (Fotocopia)
12430 Concepto de ingreso
12430 Ficha Sirbe
12430 Hoja de Seguimientos atención
12430 Solictud de servicio profesional
12430 Citación a asesoría legal o psicológica
12430Memorando remisorio de documentos al
proceso
12430 acta cierre de proceso legal
12430 acta de compromiso (opcional)
12430 acta de cierre de historia o programa
12430 Formulario de entrevista
12430 Hoja de Evolución Pedagógica
12430 Certificado de capacitación
12430 PROGRAMAS DE CAPACITACIÓN
12430 Talleres y capacitaciones 2 0 X
Contados a partir del año de
producción.
Se aplica protocolo de eliminación
12430reporte de interesados en formación de artes u
oficios
12430 evaluación de conocimientos arte u oficio
12430convocatoria a taller de orientación y/o
temático
12430 lista de ingresados al programa o
subprograma
12430 Memorandos remisorios de lista de ingresados
12430 Inscripción
12430 Matrícula
12430 planilla de asistencia
12430 Ficha técnica de taller
12430 Informe de capacitación
Hoja 139 de 158
PROCEDIMIENTOS
Dependencia Serie Subserie Proceso ProcedimientoArchivo de
Gestion
Archivo
CentralCT E MT S
Formato Tabla de Retencion Documental
ENTIDAD PRODUCTORA: SECRETARIA DISTRITAL DE INTEGRACION SOCIAL
OFICINA PRODUCTORA: Fecha Aprobación Comité de Gestión Documental:
1000 DESPACHO DEL SECRETARIO
CODIGO SUBSISTEMA DE GESTION DE CALIDAD RETENCION (años)DISPOSICION
FINALSERIE SUBSERIE Y TIPOS
DOCUMENTALES
12430 05 ACTAS
12430 05 01 Actas 2 0 X
Contados a partir del año de
producción.
Se aplica protocolo de eliminación
12430 acta de reunión centro de atención
12430 acta de reunión Subdirección adultez
12430 acta de legalización de libre desplazamiento
12430 acta de evaluación de procesos
12430 acta de entrega elementos decomisados
12430 49 INSTRUMENTOS DE CONTROL
12430 49 42Planilla Control de Recolección de
Correspondencia2 0 X
Contados a partir del año de
producción.
Se aplica protocolo de eliminación
12430 Planilla control Correspondencia
12430 49 31 Libros radicadores 2 0 X
Contados a partir del año de
producción.
Se aplica protocolo de eliminación
12430 Libro radicador
12430 49 Minutas de Recepción 2 0 X
Contados a partir del año de
producción.
Se aplica protocolo de eliminación
12430 Minuta de Recepción
12430 49 Planillas entrega de carnet 2 0 X
Contados a partir del año de
producción.
Se aplica protocolo de eliminación
12430 planilla entrega de carnet
12430 49 Registros de solicitud en base de datos 2 0 X
Contados a partir del año de
producción.
Se aplica protocolo de eliminación
12430 Registro de solicitud en base de datos
12430 49 Planillas control recepción de Elementos 2 0 X
Contados a partir del año de
producción.
Se aplica protocolo de eliminación
12430 Planilla control recepción de Elementos
12430 49 Planillas control alimentos 2 0 X
Contados a partir del año de
producción.
Se aplica protocolo de eliminación
12430 Planilla control alimentos
Hoja 140 de 158
PROCEDIMIENTOS
Dependencia Serie Subserie Proceso ProcedimientoArchivo de
Gestion
Archivo
CentralCT E MT S
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ENTIDAD PRODUCTORA: SECRETARIA DISTRITAL DE INTEGRACION SOCIAL
OFICINA PRODUCTORA: Fecha Aprobación Comité de Gestión Documental:
1000 DESPACHO DEL SECRETARIO
CODIGO SUBSISTEMA DE GESTION DE CALIDAD RETENCION (años)DISPOSICION
FINALSERIE SUBSERIE Y TIPOS
DOCUMENTALES
12430 49 Planillas recepción Ropa (opcional) 2 0 X
Contados a partir del año de
producción.
Se aplica protocolo de eliminación
12430 Planilla recepción Ropa (opcional)
12430 49Planillas control solictud entrega de
historias sociales2 0 X
Contados a partir del año de
producción.
Se aplica protocolo de eliminación
12430Planilla control solictud entrega de historias
sociales
12430 49 Planillas control solicitud permisos 2 0 XContados a partir del año de
producción.
Se aplica protocolo de eliminación12430 Planilla control solicitud permisos
12430 49 Controles de ingreso beneficiarios 2 0 X
Contados a partir del año de
producción.
Se aplica protocolo de eliminación
12430 control de ingreso beneficiarios
12430 49Hojas de seguimiento a Entidades
prestadoras de servicio2 0 X
Contados a partir del año de
producción.
Se aplica protocolo de eliminación
12430hoja de seguimiento a Entidades prestadoras
de servicio
12430 92 REQUERIMIENTO SIAC
12430 92 01
Requerimiento de la ciudadania ( Petición
de Interés general, de Interés particular,
queja, reclamo, solicitud de información,
consulta, sugerencia y felicitación.)
DS-PRO-22 PCD-EV-TP-212 1 4 X
SERIE TRANSVERSAL. De acuerdo
al procedimiento aprobado mediante
Circular 44 de 2012, TODAS las
dependencias deben conformar y
custodiar los Derecho de Petición,
Queja y Reclamos bajo coordinación
del SIAC.
Requerimientos ciudadanos
Oficio remisorio
Planilla de Correspondencia
Respuesta a petición
Certificado de devolución o no comunicación
Informe secretarial o edicto
12440 44 HISTORIAS SOCIALES
12440 SUBDIRECCIÓN PARA LA VEJEZ
Hoja 141 de 158
PROCEDIMIENTOS
Dependencia Serie Subserie Proceso ProcedimientoArchivo de
Gestion
Archivo
CentralCT E MT S
Formato Tabla de Retencion Documental
ENTIDAD PRODUCTORA: SECRETARIA DISTRITAL DE INTEGRACION SOCIAL
OFICINA PRODUCTORA: Fecha Aprobación Comité de Gestión Documental:
1000 DESPACHO DEL SECRETARIO
CODIGO SUBSISTEMA DE GESTION DE CALIDAD RETENCION (años)DISPOSICION
FINALSERIE SUBSERIE Y TIPOS
DOCUMENTALES
12440 44 14Historias Sociales de la Persona Mayor
– Subcomponente Apoyos Vitales2 6 X
Contados a partir de la fecha en que
se cierra el trámite se selecciona el
20% de las historias sociales para
conservación total.
12440
Solicitud y sus anexos:
documento de identificación del solicitante;
carné, puntaje y consulta sisben, carta de
información de la Secretaría de Salud,
certificado de población especial, certificado
de clasificación socioeconómica, visita
socioeconómica, declaración juramentada de
sus condiciones económicas, sociales y
familiares, certificación de Catastro, boletín
catastral, recibo de servicio público,
certificación expedida por la Junta de Acción
Comunal o la Parroquia del sitio de residencia,
certificado de Personeria, carnet de afiliación a
ARS, constancia de centro geriatrico, formato
de discapacidad, certificado de no recepción
de pensión, certificado de recepción de
pensión.
12440 Ficha SIRBE
12440 Concepto de visita domiciliaria
12440 Acta de visita domiciliaria
12440Citación para notificación del acto
administrativo que resuelve solicitud*
12440Notificación del acto administrativo de ingreso
de un beneficiario
12440 Acta de ingreso por excepción
12440 Acta de aceptacion de ingreso
12440Autorización de elección de acudiente y anexo
cédula
12440 Autorización de expedición de tarjeta
12440Autorizacion de condiciones de manejo de
tarjeta y subsidio
12440 Acta de entrega de tarjeta y sobreflex
Hoja 142 de 158
PROCEDIMIENTOS
Dependencia Serie Subserie Proceso ProcedimientoArchivo de
Gestion
Archivo
CentralCT E MT S
Formato Tabla de Retencion Documental
ENTIDAD PRODUCTORA: SECRETARIA DISTRITAL DE INTEGRACION SOCIAL
OFICINA PRODUCTORA: Fecha Aprobación Comité de Gestión Documental:
1000 DESPACHO DEL SECRETARIO
CODIGO SUBSISTEMA DE GESTION DE CALIDAD RETENCION (años)DISPOSICION
FINALSERIE SUBSERIE Y TIPOS
DOCUMENTALES
12440 Acta de recibo de tarjeta y sobreflex
12440 Acta de compromiso
12440Autorización de cambio de acudiente y anexo
cédula de ciudadanía (opcional si hay cambio)
12440Solicitud de traslado y anexo (opcional si hay
traslado)
12440
Memorando remisorio con la solicitud de
traslado y sus anexos (opcional si hay
traslado)
12440 Acta de visita domiciliaria (opcional si hay
traslado)
12440Comunicación al usuario de aprobación de
traslado (opcional) ?????
12440 Memorando de la localidad receptora
aceptando traslado
12440Comunicación con causales de suspensión
solicitando descargos y sus anexos (opcional)
12440 Hoja de descargos y sus anexos
12440Comunicación decisión sobre suspensión de
subsidio*
12440Recurso de reposición (opcional si hay
recurso)
12440 Certificado de defunción (opcional)
12440 Comunicación de resolución de egreso*
12440 24CONVENIOS DE PAGO PARA
DEVOLUCIÓN DE DINERO2 10 X
Contados a partir de la fecha en que
se cierra el trámite, se aplica
protocolo de eliminación
12440 Comunicación al deudor*
12440 Convenio de pago
12440 Recibo de pago
12440 14 CERTIFICADOS DE SUPERVIVENCIA 2
Contados a partir de la fecha en que
se cierra el trámite, se aplica
protocolo de eliminación
Hoja 143 de 158
PROCEDIMIENTOS
Dependencia Serie Subserie Proceso ProcedimientoArchivo de
Gestion
Archivo
CentralCT E MT S
Formato Tabla de Retencion Documental
ENTIDAD PRODUCTORA: SECRETARIA DISTRITAL DE INTEGRACION SOCIAL
OFICINA PRODUCTORA: Fecha Aprobación Comité de Gestión Documental:
1000 DESPACHO DEL SECRETARIO
CODIGO SUBSISTEMA DE GESTION DE CALIDAD RETENCION (años)DISPOSICION
FINALSERIE SUBSERIE Y TIPOS
DOCUMENTALES
12440 Certificado de supervivencia
12440 33 EDICTOS 2 X
Contados a partir de la fecha en
que se cierra el trámite, se aplica
protocolo de eliminación
12440 Edicto
12440 44 HISTORIAS SOCIALES
12440 44 09Historias Sociales - Subcomponente
Viejos y Viejas Protegidos2 6 X
Conservar totalmente aquellas
historias sociales de 1995 hacia
atrás por contener información sobre
una época en que la normatividad
misma no concebía un proceso de
atención como tal y por tanto las
historias de esta época se vuelven
de gran importancia para la historia
de las mentalidades.
Después de 1995 se debe
seleccionar el 20% de las historias
sociales para conservación total.
12440
Solicitud de servicio y anexos: formato de
solicitud de ingreso para radicar, fotocopia de
la cedula, fotocopia del documento que
soporta la vinculación al sistema de seguridad
social en salud, certificación de catastro de no
tenencia de propiedad, certificación del Seguro
Social de no recibir pensión, resumen
actualizado de historia clinica, Epicrisis. Si
viene de subdirección local ficha Sirbe
dilingenciada e informe social.
12440 Ficha de identificación de la persona mayor
12440Acta de visita domiciliaria, o en calle
(opcional)
12440 Ficha Sirbe
12440 Acta de ingreso
Hoja 144 de 158
PROCEDIMIENTOS
Dependencia Serie Subserie Proceso ProcedimientoArchivo de
Gestion
Archivo
CentralCT E MT S
Formato Tabla de Retencion Documental
ENTIDAD PRODUCTORA: SECRETARIA DISTRITAL DE INTEGRACION SOCIAL
OFICINA PRODUCTORA: Fecha Aprobación Comité de Gestión Documental:
1000 DESPACHO DEL SECRETARIO
CODIGO SUBSISTEMA DE GESTION DE CALIDAD RETENCION (años)DISPOSICION
FINALSERIE SUBSERIE Y TIPOS
DOCUMENTALES
12440Acta de ingreso cuando la persona llega
directamente al CDS por policia,extraviado o
particular
12440Acta de compromiso para el cumplimiento del
manual de convivencia
12440 Acta de transitoriedad en los CDS
12440Solicitud y autorización de permisos para
usuarios (anexa boleta de salida )
12440 Acta de egreso
12440 05 ACTAS
12440 05 12 Actas de reuniones 2 3 X
Contados a partir de la fecha en que
se cierra el trámite, se aplica tabla
propuesta por el Archivo de Bogotá
12440 Acta de reuniones con familia
12440 Acta de reuniones con el comité regulador
12440 Acta de reunión de usuarios
12440 45 INFORMES
12440 45 37Informes mensuales de meta física para
la modalidad Viejos y Viejas Protegidos2 3 X
Contados a partir de la fecha en que
se cierra el trámite, se aplica
protocolo de eliminación.
12440 Informe de estadística mensual
12440 45 37Informes mensuales de meta física para
la modalidad Viejos y Viejas Protegidos2 3 X
Contados a partir de la fecha en que
se cierra el trámite, se aplica
protocolo de eliminación.
12440 Informe consolidado de ingresos y egresos
12440 82 RESOLUCIONES
12440 82 02Resoluciones del Comité Local de
Adulto Mayor2 18 X
Contados a partir de la fecha en que
se cierra el trámite, se aplica
protocolo de transferencia para el
Archivo de Bogotá para su
conservación total.
12440 Resolucion del Comité Local de Adulto Mayor
Hoja 145 de 158
PROCEDIMIENTOS
Dependencia Serie Subserie Proceso ProcedimientoArchivo de
Gestion
Archivo
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Formato Tabla de Retencion Documental
ENTIDAD PRODUCTORA: SECRETARIA DISTRITAL DE INTEGRACION SOCIAL
OFICINA PRODUCTORA: Fecha Aprobación Comité de Gestión Documental:
1000 DESPACHO DEL SECRETARIO
CODIGO SUBSISTEMA DE GESTION DE CALIDAD RETENCION (años)DISPOSICION
FINALSERIE SUBSERIE Y TIPOS
DOCUMENTALES
12440 49 INSTRUMENTOS DE CONTROL
12440 49 48 Planillas control de visitas Historia
Social Apoyos Vitales
2 X Contados a partir de la fecha en que
se cierra el trámite se aplica 12440 Planilla control de visitas
12440 49 54
Planillas registro de visitas
domiciliarias Historia Social Apoyos
Vitales
2 X
Contados a partir de la fecha en que
se cierra el trámite se aplica
protocolo de eliminación
12440 Planilla registro de visita domiciliaria
12440 49 09Fichas sociales de la Historia social
Apoyos Vitales2 X
Contados a partir de la fecha en que
se cierra el trámite se aplica
protocolo de eliminación
12440 Ficha social
12440 49 07Fichas de validación de condiciones de
la Historia social Apoyos Vitales2 X
Contados a partir de la fecha en que
se cierra el trámite se aplica
protocolo de eliminación
12440 Ficha de validación de condiciones
12440 49 08
Fichas para calificación de criterios de
priorización de la Historia social
Apoyos Vitales
2 X
Contados a partir de la fecha en que
se cierra el trámite se aplica
protocolo de eliminación
12440Ficha para calificación de criterios de
priorización
12440 49 10Hojas de seguimiento de la Historia
social Apoyos Vitales2 X
Contados a partir de la fecha en que
se cierra el trámite se aplica
protocolo de eliminación
12440Hoja de seguimiento o ficha de seguimiento a
la persona mayor Apoyos Vitales
12440 49 49
Planillas de control de entrega de
certificados de supervivencia de la
Historia social Apoyos Vitales
2 X
Contados a partir de la fecha en que
se cierra el trámite se aplica
protocolo de eliminación
12440Planilla control de entrega de certificados de
supervivencia
12440 49 02
Actas de entrega elementos dotación y
aseo personal
Historia social Viejos y Viejas
Protegidos
2 X
Contados a partir de la fecha en que
se cierra el trámite se aplica
protocolo de eliminación
12440Acta de entrega elementos dotación y aseo
personal
Hoja 146 de 158
PROCEDIMIENTOS
Dependencia Serie Subserie Proceso ProcedimientoArchivo de
Gestion
Archivo
CentralCT E MT S
Formato Tabla de Retencion Documental
ENTIDAD PRODUCTORA: SECRETARIA DISTRITAL DE INTEGRACION SOCIAL
OFICINA PRODUCTORA: Fecha Aprobación Comité de Gestión Documental:
1000 DESPACHO DEL SECRETARIO
CODIGO SUBSISTEMA DE GESTION DE CALIDAD RETENCION (años)DISPOSICION
FINALSERIE SUBSERIE Y TIPOS
DOCUMENTALES
12440 49 22
Inventarios de pertenencias de la
Historia social Viejos y Viejas
Protegidos
2 X
Contados a partir de la fecha en que
se cierra el trámite se aplica
protocolo de eliminación
12440 Inventario de pertenencias
12440 49 29Libros de solicitudes de la Historia
Social Viejos y Viejas Protegidos2 X
Contados a partir de la fecha en que
se cierra el trámite se aplica
protocolo de eliminación
12440 Libro de solicitudes
12440 49 59
Seguimientos de intervención de
solicitudes y concepto de la Historia
Social Viejos y Viejas Protegidos
2 X
Contados a partir de la fecha en que
se cierra el trámite se aplica
protocolo de eliminación
12440Seguimiento de intervención de solicitudes y
concepto
12440 49 40Listas de espera de la Historia Social
Viejos y Viejas Protegidos2 X
Contados a partir de la fecha en que
se cierra el trámite se aplica
protocolo de eliminación
12440 Planilla de lista de espera
12440
Tablas de priorización (opcional)de la
Historia Social Viejos y Viejas
Protegidos
2 X
Contados a partir de la fecha en que
se cierra el trámite se aplica
protocolo de eliminación
12440Tabla de priorización (es necesaria pero no se
ha legalizado en la Dirección de Análisis y
Diseño )
12440 49 25Libros de ingresos de la Historia Social
Viejos y Viejas Protegidos2 X
Contados a partir de la fecha en que
se cierra el trámite se aplica
protocolo de eliminación
12440 Libro de ingresos
12440 49 27
Libros de registro de Ingresos y
Egresos de la Historia Social Viejos y
Viejas Protegidos
2 X
Contados a partir de la fecha en que
se cierra el trámite se aplica
protocolo de eliminación
12440 Libro de registro de ingresos y egresos
12440 49 39
Listados de registro de personas
mayores de la Historia Social Viejos y
Viejas Protegidos
2 X
Contados a partir de la fecha en que
se cierra el trámite se aplica
protocolo de eliminación
12440Listado actualizado de personas mayores
institucionalizadas
Hoja 147 de 158
PROCEDIMIENTOS
Dependencia Serie Subserie Proceso ProcedimientoArchivo de
Gestion
Archivo
CentralCT E MT S
Formato Tabla de Retencion Documental
ENTIDAD PRODUCTORA: SECRETARIA DISTRITAL DE INTEGRACION SOCIAL
OFICINA PRODUCTORA: Fecha Aprobación Comité de Gestión Documental:
1000 DESPACHO DEL SECRETARIO
CODIGO SUBSISTEMA DE GESTION DE CALIDAD RETENCION (años)DISPOSICION
FINALSERIE SUBSERIE Y TIPOS
DOCUMENTALES
12440 49 12
Hojas de seguimiento estudio de caso
Trabajo Social de la Historia Social
Viejos y Viejas Protegidos
2 X
Contados a partir de la fecha en que
se cierra el trámite se aplica
protocolo de eliminación
12440Hoja de seguimiento estudio de caso Trabajo
Social
12440 49 14
Hojas de seguimiento terapia
ocupacional de la Historia Social Viejos
y Viejas Protegidos
2 X
Contados a partir de la fecha en que
se cierra el trámite se aplica
protocolo de eliminación
12440 Hoja de seguimiento terapia ocupacional
12440 49 11
Hojas de seguimiento de tratamiento
psicológico de la Historia Social Viejos
y Viejas Protegidos
2 X
Contados a partir de la fecha en que
se cierra el trámite se aplica
protocolo de eliminación
12440Hoja de seguimiento de tratamiento
psicológico
12440 49 30
Libros de Tramites de Salud de la
Historia Social Viejos y Viejas
Protegidos
2 X
Contados a partir de la fecha en que
se cierra el trámite se aplica
protocolo de eliminación
12440 Libro de trámites de salud
12440 49 28Libros de Reuniones de la Historia
Social Viejos y Viejas Protegidos2 X
Contados a partir de la fecha en que
se cierra el trámite se aplica
protocolo de eliminación
12440Libro de Reuniones de equipo Técnico y
personal de los CDS
12440 49 26
Libros de Registro de Fin de Semana
de la Historia Social Viejos y Viejas
Protegidos
2 X
Contados a partir de la fecha en que
se cierra el trámite se aplica
protocolo de eliminación
12440 Libro de registro de fin de semana
12440 49 24
Libros de Entrega de Turno de la
Historia Social Viejos y Viejas
Protegidos
2 X
Contados a partir de la fecha en que
se cierra el trámite se aplica
protocolo de eliminación
12440 Libro de entrega de turno
12440 49 45 Planilla de registro de signos vitales 2 X
Contados a partir de la fecha en que
se cierra el trámite se aplica
protocolo de eliminación
12440 Planilla de registro de signos vitales
Hoja 148 de 158
PROCEDIMIENTOS
Dependencia Serie Subserie Proceso ProcedimientoArchivo de
Gestion
Archivo
CentralCT E MT S
Formato Tabla de Retencion Documental
ENTIDAD PRODUCTORA: SECRETARIA DISTRITAL DE INTEGRACION SOCIAL
OFICINA PRODUCTORA: Fecha Aprobación Comité de Gestión Documental:
1000 DESPACHO DEL SECRETARIO
CODIGO SUBSISTEMA DE GESTION DE CALIDAD RETENCION (años)DISPOSICION
FINALSERIE SUBSERIE Y TIPOS
DOCUMENTALES
12440 49 41 Planilla actividades de la vida diaria 2 X
Contados a partir de la fecha en que
se cierra el trámite se aplica
protocolo de eliminación
12440 Planilla de actividades de la vida diaria
12440 41 HISTORIAS CLÍNICAS
12440 41 01Historias clínicas Historia Social Viejos
y Viejas Protegidos2 18 X
Contados a partir de la fecha en que
se cierra el trámite, se aplica
protocolo de eliminación.
12440 Hoja de evolución medica
12440 Hoja de evolución de terapia respiratoria
12440 Hoja de evolución de fisioterapia
12440 Planilla de registro de Medicamentos
12440 Acta comité historias clinicas
12440 92 REQUERIMIENTO SIAC
12440 92 01
Requerimiento de la ciudadania ( Petición
de Interés general, de Interés particular,
queja, reclamo, solicitud de información,
consulta, sugerencia y felicitación.)
DS-PRO-22 PCD-EV-TP-212 1 4 X
SERIE TRANSVERSAL. De acuerdo
al procedimiento aprobado mediante
Circular 44 de 2012, TODAS las
dependencias deben conformar y
custodiar los Derecho de Petición,
Queja y Reclamos bajo coordinación
del SIAC.
Requerimientos ciudadanos
Oficio remisorio
Planilla de Correspondencia
Respuesta a petición
Certificado de devolución o no comunicación
Informe secretarial o edicto
12450 21 CONCILIACIONES GENERALES 5 15 X
12450 SUBDIRECCIÓN PARA LA FAMILIA
Hoja 149 de 158
PROCEDIMIENTOS
Dependencia Serie Subserie Proceso ProcedimientoArchivo de
Gestion
Archivo
CentralCT E MT S
Formato Tabla de Retencion Documental
ENTIDAD PRODUCTORA: SECRETARIA DISTRITAL DE INTEGRACION SOCIAL
OFICINA PRODUCTORA: Fecha Aprobación Comité de Gestión Documental:
1000 DESPACHO DEL SECRETARIO
CODIGO SUBSISTEMA DE GESTION DE CALIDAD RETENCION (años)DISPOSICION
FINALSERIE SUBSERIE Y TIPOS
DOCUMENTALES
12450
Solicitud atención por Alimentos, Custodia y
Visitas y/o Conflicto, Separación de Bienes o
Fijación de Residencia Separada.
Anexos:
* Registro Civil de Nacimiento
* Registro Civil de Matrimonio
* Afiliación al Sistema de Seguridad Social en
Salud * Informació Escolar
* Carné de vacunas
* Crecimiento y desarrollo
* Certificado médico (Si aplican)
12450 Registro Único de Gestión (RUG)
12450 Orden Administrativa
12450 Informe secretarial (Si aplica)
12450
Remisión a otras Entidades: Medicina Legal,
Psicología, Centro de Emergencia, Hogar de
Protección Temporal. (Si aplica)
12450 Boleta de citación
12450 Oficio Apoyo Policivo
12450Informe Técnico Médico Legal de Lesiones No
Fatales (Si aplica)
12450 Acta de NO Comparecencia
12450Acta de imposibilidad de acuerdo (Constancia
Ley 640 de 2001)
12450Acta de Medida correctiva (Caución o
Amonestación) (Si aplica)
12450 Acta de Conciliación parcial o Total
12450 83 RESTABLECIMIENTO DE DERECHOS 5 15 X
Contados a partir del cierre del
expediente.
Despues de cumplido el valor
primario se aplica protocolo de
Selección.
12450Solicitud de atención por Maltrato Infantil y/o
presunto Abuso Sexual
Hoja 150 de 158
PROCEDIMIENTOS
Dependencia Serie Subserie Proceso ProcedimientoArchivo de
Gestion
Archivo
CentralCT E MT S
Formato Tabla de Retencion Documental
ENTIDAD PRODUCTORA: SECRETARIA DISTRITAL DE INTEGRACION SOCIAL
OFICINA PRODUCTORA: Fecha Aprobación Comité de Gestión Documental:
1000 DESPACHO DEL SECRETARIO
CODIGO SUBSISTEMA DE GESTION DE CALIDAD RETENCION (años)DISPOSICION
FINALSERIE SUBSERIE Y TIPOS
DOCUMENTALES
12450
Acta de verificación de la garantía y estado de
cumplimiento de derechos.
Anexos:
* Registro Civil de Nacimiento
* Afiliación al Sistema de Seguridad Social en
Salud * Información Escolar
* Carné de vacunas
* Crecimiento y desarrollo
* Certificado médico
12450 Registro Único de Gestión (RUG)
12450 Orden administrativa
12450 Auto avocando conocimiento
12450
Remisión a otras Entidades: Medicina Legal,
Psicología, Centro de Emergencia, Hogar de
Protección Temporal. (Si aplica)
12450Informe Técnico Médico Legal de Lesiones No
Fatales (Si aplica)
12450Solicitud de Entrevista, valoración o
evaluación psicológica
12450
Consentimiento informado para la realización
de entrevistas, valoraciones o evaluaciones
psicológicas
12450 Valoración Psicológica
12450 Memorando informe de entrevista
12450 Boleta de citación
12450 Orden de Visita Domiciliaria
12450 Informe de Visita Domiciliaria
12450 Informe secretarial
12450 Denuncia de oficio y/o penal
12450 Auto apertura de la investigación
12450 Notificación en estrados
12450Contestación al auto de apertura de la
investigación
12450 Acta de medida de protección
12450 Auto de apertura de pruebas
12450Notificación (Personal, por aviso, por estados,
por estrados, por edicto)
12450 Diligencia para práctica de pruebas
12450 Citación a audiencia
12450Sentencia o Fallo de restablecimiento de
derechos
Hoja 151 de 158
PROCEDIMIENTOS
Dependencia Serie Subserie Proceso ProcedimientoArchivo de
Gestion
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ENTIDAD PRODUCTORA: SECRETARIA DISTRITAL DE INTEGRACION SOCIAL
OFICINA PRODUCTORA: Fecha Aprobación Comité de Gestión Documental:
1000 DESPACHO DEL SECRETARIO
CODIGO SUBSISTEMA DE GESTION DE CALIDAD RETENCION (años)DISPOSICION
FINALSERIE SUBSERIE Y TIPOS
DOCUMENTALES
12450 Oficio remisorio fallo
12450Notificación (Personal, por aviso, por estados,
por estrados, por edicto)
12450Constancia de envío de notificación por correo
certificado
12450 Recurso de reposición
12450 Auto resolviendo el recurso
12450Notificación (Personal, por aviso, por estados,
por estrados, por edicto)
12450 Petición de homologación ante Juez de familia
12450Oficio remisorio expediente al Juez de familia
por homologación
12450 Sentecia o fallo por homologación
12450 Citación a las partes (Telegrama)
12450 Informe de seguimiento de caso
12450Auto de cierre y envío expediente al defensor
de familia.
12450 04ACCIONES POR VIOLENCIA
INTRAFAMILIAR
12450 04 02 Medidas de Protección 5 15 X
Contados a partir del cierre del
expediente.
Despues de cumplido el valor
primario se aplica protocolo de
Selección.
12450
Solicitud de atención para Medida de
Protección. Anexos: Registro Civil de
Nacimiento, Afiliación al Sistema de Seguridad
Social en Salud,Información Escolar
Carné de vacunas, Crecimiento y desarrollo,
Certificado médico (Si aplican)
12450 Registro Único de Gestión (RUG)
12450 Orden administrativa
12450 Oficio Apoyo Policivo
12450 Informe secretarial
12450Auto avocando conocimiento, inadmitiendo o
rechazando.
12450
Notificación Personal o por aviso del auto
avocando conocimiento (señalando hora y
fecha de audiencia)
Hoja 152 de 158
PROCEDIMIENTOS
Dependencia Serie Subserie Proceso ProcedimientoArchivo de
Gestion
Archivo
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ENTIDAD PRODUCTORA: SECRETARIA DISTRITAL DE INTEGRACION SOCIAL
OFICINA PRODUCTORA: Fecha Aprobación Comité de Gestión Documental:
1000 DESPACHO DEL SECRETARIO
CODIGO SUBSISTEMA DE GESTION DE CALIDAD RETENCION (años)DISPOSICION
FINALSERIE SUBSERIE Y TIPOS
DOCUMENTALES
12450Notificación por estado del auto de inadmisión
o rechazo (Si aplica)
12450
Auto señalando nueva fecha y hora de
audiencia por excusa de las partes o
corrección de dirección (Si aplica)
12450 Acta de audiencia
12450Acta de conciliación e imposición de medida
de protección (Si aplica)
12450 Auto de práctica de pruebas
12450Solicitud de Entrevista, valoración o
evaluación psicológica
12450
Consentimiento informado para la realización
de entrevistas, valoraciones o evaluaciones
psicológicas
12450 Valoración Psicológica
12450 Informe de entrevista
12450 Informe Psicosocial (Opcional)
12450 Orden de Visita Domiciliaria
12450 Informe de Visita Domiciliaria
12450 Acta de Conciliación
12450 Sentencia o fallo
12450 Notificación (Por estrados)
12450 Comunicación por telegrama o aviso
12450 Recurso de apelación
12450Comunicación del fallo por telegrama o por
aviso a la parte no compareciente
12450Oficio remisorio expediente al Juez de familia
para estudio
12450Constancia secretarial de aporte copia de
expediente al juez de familia
12450 Auto de estarse a lo dispuesto por el superior
12450 Notificación Personal para informar del fallo
12450Citación a las partes para el seguimiento de
caso
12450 Informe de seguimiento de caso
12450Solicitud de levantamiento o cancelación de
medida de protección
Hoja 153 de 158
PROCEDIMIENTOS
Dependencia Serie Subserie Proceso ProcedimientoArchivo de
Gestion
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ENTIDAD PRODUCTORA: SECRETARIA DISTRITAL DE INTEGRACION SOCIAL
OFICINA PRODUCTORA: Fecha Aprobación Comité de Gestión Documental:
1000 DESPACHO DEL SECRETARIO
CODIGO SUBSISTEMA DE GESTION DE CALIDAD RETENCION (años)DISPOSICION
FINALSERIE SUBSERIE Y TIPOS
DOCUMENTALES
12450
Auto cancelando o levantando la medida de
protección por el ministerio público o defensor
de familia
12450 Notificación (Personal o por aviso)
12450 Auto de archivo del expediente
12450 04 01 Incumplimientos a Medidas de Protección 5 15 X
Contados a partir del cierre del
expediente.
Despues de cumplido el valor
primario se aplica protocolo de
Selección.
12450Solicitud de atención por Incumplimiento a la
medida de proteción
12450 Orden administrativa
12450 Informe secretarial
12450 Oficio Apoyo Policivo
12450Auto avocando conocimiento, inadmitiendo o
rechazando.
12450 Notificación (Personal o por aviso)
12450Notificación por estado del auto de inadmisión
o rechazo (Si aplica)
12450
Auto señalando nueva fecha y hora de
audiencia por excusa de las partes o
correccion de dirección.
12450 Acta de audiencia
12450 Auto de práctica de pruebas
12450 Citación para práctica de pruebas
12450 Oficio de desestimiento (Si aplica)
12450 Auto admitiendo el desestimiento (Si aplica)
12450 Auto de archivo del expediente
12450 Citación para fallo o sentencia
12450 Acta de NO comparescencia
12450 Acta de diligencia de testimonios
12450 Sentencia o fallo de incumplimiento
12450 Notificación por estrado o por aviso
12450Oficio de remisión del expediente al Juez de
familia para consulta
12450 Fallo decisión del Juez de familia
12450 Auto de estarse a lo dispuesto por el superior
12450 Notificación por estrado o por aviso
Hoja 154 de 158
PROCEDIMIENTOS
Dependencia Serie Subserie Proceso ProcedimientoArchivo de
Gestion
Archivo
CentralCT E MT S
Formato Tabla de Retencion Documental
ENTIDAD PRODUCTORA: SECRETARIA DISTRITAL DE INTEGRACION SOCIAL
OFICINA PRODUCTORA: Fecha Aprobación Comité de Gestión Documental:
1000 DESPACHO DEL SECRETARIO
CODIGO SUBSISTEMA DE GESTION DE CALIDAD RETENCION (años)DISPOSICION
FINALSERIE SUBSERIE Y TIPOS
DOCUMENTALES
12450 Consignación de la multa en tesorería
12450 Auto de conversión multa en arresto
12450Oficio de remisión del expediente al Juez de
familia para orden de arresto
12450 Notificación (Personal o por aviso)
12450 Auto de archivo del expediente
12450 66 PLANES Y PROGRAMAS
12450 66 02 Plan de acción de promoción y prevención 2 3 X
Contados a partir del cierre del
expediente.
Despues de cumplido el valor
primario se aplica protocolo de
Eliminación
12450 Plan de acción
12450Acta de reunión de prevención en Comisarías
de Familia
12450 Ficha SIRBE
12450 45 INFORMES
12450 45 01 Informes 2 3 X
Contados a partir del cierre del
expediente.
Despues de cumplido el valor
primario se aplica protocolo de
Eliminación
12450 Informe trimestral del proceso de prevención
12450 Informe semestral del proceso de prevención
12450 Memorando remisorio informes
12450 49 INSTRUMENTOS DE CONTROL
12450 49 31 Libros radicadores 2 3 X
Contados a partir del cierre del
expediente.
Despues de cumplido el valor
primario se aplica protocolo de
Eliminación
12450 Libro radicador de Solicitudes
12450 Libro de registro de Citaciones
12450 Libro de registro de Conciliaciones
12450Libro de registro de Constancias de NO
Acuerdo (Ley 640 de 2001)
12450 Libro de registro de Conflictos
Hoja 155 de 158
PROCEDIMIENTOS
Dependencia Serie Subserie Proceso ProcedimientoArchivo de
Gestion
Archivo
CentralCT E MT S
Formato Tabla de Retencion Documental
ENTIDAD PRODUCTORA: SECRETARIA DISTRITAL DE INTEGRACION SOCIAL
OFICINA PRODUCTORA: Fecha Aprobación Comité de Gestión Documental:
1000 DESPACHO DEL SECRETARIO
CODIGO SUBSISTEMA DE GESTION DE CALIDAD RETENCION (años)DISPOSICION
FINALSERIE SUBSERIE Y TIPOS
DOCUMENTALES
12450 Libro de registro de Medidas de Protección
12450 Libro de registro de RUG
12450 49 20Instrumentos de control para registro de
servicios2 0 X
Contados a partir del cierre del
expediente.
Despues de cumplido el valor
primario se aplica protocolo de
Eliminación
12450 Libro de regisro de usuarios
12450 Libro de registro de Consultas
12450 Libro de registro de acciones de seguimiento
12450Control de asistencia a talleres de acciones de
prevención
12450Evaluación a las acciones de prevención
(Post-test - Pre-test)
12450 92 REQUERIMIENTO SIAC
12450 92 01
Requerimiento de la ciudadania ( Petición
de Interés general, de Interés particular,
queja, reclamo, solicitud de información,
consulta, sugerencia y felicitación.)
DS-PRO-22 PCD-EV-TP-212 1 4 X
SERIE TRANSVERSAL. De acuerdo
al procedimiento aprobado mediante
Circular 44 de 2012, TODAS las
dependencias deben conformar y
custodiar los Derecho de Petición,
Queja y Reclamos bajo coordinación
del SIAC.
Requerimientos ciudadanos
Oficio remisorio
Planilla de Correspondencia
Respuesta a petición
Certificado de devolución o no comunicación
Informe secretarial o edicto
SECRETARÍA
TÉCNICA DE
DISCAPACIDAD
64 PLANES
64 09planes operativos del consejo distrital de
discapacidad2 3 X
Un año después del año en que se
cierra el expediente se aplica
protocolo de eliminación
SECRETARÍA
TÉCNICA DE
DISCAPACIDAD
05 ACTAS
Secretaria Técnica Distrital De Discapacidad
Nota: La Secretaria Tecnica es una dependencia rotativa cada 4 años por lo cual en esta TRD se tiene cuenta
Hoja 156 de 158
PROCEDIMIENTOS
Dependencia Serie Subserie Proceso ProcedimientoArchivo de
Gestion
Archivo
CentralCT E MT S
Formato Tabla de Retencion Documental
ENTIDAD PRODUCTORA: SECRETARIA DISTRITAL DE INTEGRACION SOCIAL
OFICINA PRODUCTORA: Fecha Aprobación Comité de Gestión Documental:
1000 DESPACHO DEL SECRETARIO
CODIGO SUBSISTEMA DE GESTION DE CALIDAD RETENCION (años)DISPOSICION
FINALSERIE SUBSERIE Y TIPOS
DOCUMENTALES
05 11 actas de reunión del consejo distrital de
discapacidad
2 3 X Contados a partir del año en que se
cierre el expediente se aplica SECRETARÍA
TÉCNICA DE
DISCAPACIDAD
Acta de reunión del Consejo Distrital de
Discapacidad
SECRETARÍA
TÉCNICA DE
DISCAPACIDAD
actas de reunión de la secretaria técnica de
discapacidad2 3 X
Contados a partir del año en que se
cierre el expediente se aplica
protocolo de transferencia al Archivo
BogotáSECRETARÍA
TÉCNICA DE Acta de reunión de la Secretaría Técnica de
DiscapacidadSECRETARÍA
TÉCNICA DE
DISCAPACIDAD
05 10actas de reunión del comité técnico de
discapacidad2 3 X
Contados a partir del año en que se
cierre el expediente se aplica
protocolo de transferencia al Archivo
Bogotá
SECRETARÍA
TÉCNICA DE
DISCAPACIDAD
Acta de reunión del Comité Técnico de
Discapacidad
SECRETARÍA
TÉCNICA DE
DISCAPACIDAD
actas de reunión de consejos locales de
discapacidad2 3 CT
Contados a partir del año en que se
cierre el expediente se aplica
protocolo de transferencia al Archivo
Bogotá
SECRETARÍA
TÉCNICA DE
DISCAPACIDAD
Acta de reunión de Consejos Locales de
Discapacidad
SECRETARÍA
TÉCNICA DE
DISCAPACIDAD
45 INFORMES
SECRETARÍA
TÉCNICA DE
DISCAPACIDAD
45informes de análisis y seguimiento a
consejos locales de discapacidad2 3 X
Un año después del año en que se
cierra el expediente se aplica tabla
propuesta por Archivo Bogotá
SECRETARÍA
TÉCNICA DE
DISCAPACIDAD
Informe de analisis y seguimiento
SECRETARÍA
TÉCNICA DE
DISCAPACIDAD
45 15informes de evaluación y seguimiento al
plan de acción de la política pública2 3 X
Un año después del año en que se
cierra el expediente se aplica tabla
propuesta por Archivo Bogotá
SECRETARÍA
TÉCNICA DE
DISCAPACIDAD
Informe de evaluación y seguimiento
SECRETARÍA
TÉCNICA DE
DISCAPACIDAD
45 16 informes de gestión 2 3 X
Un año después del año en que se
cierra el expediente se aplica tabla
propuesta por Archivo Bogotá
SECRETARÍA
TÉCNICA DE
DISCAPACIDAD
Informe de gestión de resultados al Concejo
de Bogotá
Hoja 157 de 158
PROCEDIMIENTOS
Dependencia Serie Subserie Proceso ProcedimientoArchivo de
Gestion
Archivo
CentralCT E MT S
Formato Tabla de Retencion Documental
ENTIDAD PRODUCTORA: SECRETARIA DISTRITAL DE INTEGRACION SOCIAL
OFICINA PRODUCTORA: Fecha Aprobación Comité de Gestión Documental:
1000 DESPACHO DEL SECRETARIO
CODIGO SUBSISTEMA DE GESTION DE CALIDAD RETENCION (años)DISPOSICION
FINALSERIE SUBSERIE Y TIPOS
DOCUMENTALES
SECRETARÍA
TÉCNICA DE
DISCAPACIDAD
40 GUIAS
SECRETARÍA
TÉCNICA DE
DISCAPACIDAD
01 guías de consejos locales de discapacidad 2 X
Un año después del año en que se
cierra el expediente se aplica
protocolo de eliminación
SECRETARÍA
TÉCNICA DE
DISCAPACIDAD
Guías de Consejos Locales de Discapacidad
SECRETARÍA
TÉCNICA DE
DISCAPACIDAD
49 INSTRUMENTOS DE CONTROL
SECRETARÍA
TÉCNICA DE
DISCAPACIDAD
49 38listados de asistencia a reunión del consejo
distrital de discapacidad2 X
Un año después del año en que se
cierra el expediente se aplica
protocolo de eliminación
SECRETARÍA
TÉCNICA DE
DISCAPACIDAD
Planilla
SECRETARÍA
TÉCNICA DE
DISCAPACIDAD
49 36listados de asistencia a reunión de la
secretaría técnica de discapacidad
SECRETARÍA
TÉCNICA DE
DISCAPACIDAD
Planilla 2 X
Un año después del año en que se
cierra el expediente se aplica
protocolo de eliminación
SECRETARÍA
TÉCNICA DE
DISCAPACIDAD
listados de asistencia a reunión del comité
técnico de discapacidad2 X
Un año después del año en que se
cierra el expediente se aplica
protocolo de eliminación
SECRETARÍA
TÉCNICA DE
DISCAPACIDAD
Planilla
SECRETARÍA
TÉCNICA DE
DISCAPACIDAD
49 35listados de asistencia a reunión de
consejos locales de discapacidad2
Un año después del año en que se
cierra el expediente se aplica
protocolo de eliminación
SECRETARÍA
TÉCNICA DE
DISCAPACIDAD
Planilla
SECRETARÍA
TÉCNICA DE
DISCAPACIDAD
92 REQUERIMIENTO SIAC
Hoja 158 de 158
PROCEDIMIENTOS
Dependencia Serie Subserie Proceso ProcedimientoArchivo de
Gestion
Archivo
CentralCT E MT S
Formato Tabla de Retencion Documental
ENTIDAD PRODUCTORA: SECRETARIA DISTRITAL DE INTEGRACION SOCIAL
OFICINA PRODUCTORA: Fecha Aprobación Comité de Gestión Documental:
1000 DESPACHO DEL SECRETARIO
CODIGO SUBSISTEMA DE GESTION DE CALIDAD RETENCION (años)DISPOSICION
FINALSERIE SUBSERIE Y TIPOS
DOCUMENTALES
SECRETARÍA
TÉCNICA DE
DISCAPACIDAD
92 01
Requerimiento de la ciudadania ( Petición
de Interés general, de Interés particular,
queja, reclamo, solicitud de información,
consulta, sugerencia y felicitación.)
DS-PRO-22 PCD-EV-TP-212 1 4 X
SERIE TRANSVERSAL. De acuerdo
al procedimiento aprobado mediante
Circular 44 de 2012, TODAS las
dependencias deben conformar y
custodiar los Derecho de Petición,
Queja y Reclamos bajo coordinación
del SIAC.
Requerimientos ciudadanos
Oficio remisorio
Planilla de Correspondencia
Respuesta a petición
Certificado de devolución o no comunicación
Informe secretarial o edicto
CT= Conservacion Total
E=Eliminacion
MT= Medio Tecnologico
S= Selección RESPONSABLE DE LA SUBDIRECCION DE GESTION DOCUMENTAL: FIRMA RESPONSABLE DE LA SUBDIRECCION DE GESTION DOCUMENTAL:
NOTA: La Presente TRD fue emigrada al formato establecido porla Direccion de Archivo Bogota en su guia "(DAB. Guía para: elaboración, presentación, aprobación, aplicación,
seguimiento tablas de retención documental para entidades distritales,2011).
Consolidada por: John Fredy Garzon Caicedo
Fecha de Consolidacion: Marzo/2013-Septiembre/2013
FIRMA RESPONSABLE DEPENDENCIA:NOMBRE RESPONSABLE DEPENDENCIA: