EL PROCESO ADMINISTRATIVO: CONCEPTOS BÁSICOS

UNIDAD I Primera Semana

Curso: ADMINISTRACIÓN II

Prof. Angela Maza Chumpitaz

Logro del Curso

Al finalizar el curso, el alumno comprende y desarrolla -a través de casos de estudio- el proceso administrativo y sus fundamentos teóricos, mostrando a la empresa como sistema dentro de un entorno medioambiental, relacionando el proceso administrativo con las áreas funcionales de la empresa.

Presentación del curso

Consideraciones para la primera y segunda practica. Exámenes parciales y finales. Evaluaciones continuas:

• Trabajos individuales • Trabajos en equipo • Participación oral • Controles de lectura (con o sin previo aviso) • Nota Actitudinal • Exposiciones rutinarias

Disertación de trabajos Nota aprobatoria (13) Asistencia

Fórmula de Evaluación

Donde: PF : Promedio Final EC : Evaluación continua 1PC : Primera Práctica Calificada 2PC : Segunda Práctica Calificada EP : Examen Parcial EF : Examen Final

PF= 10% (1PC)+ 10% (2PC)+ 30% (EP)+ 30 (EF)+10% (EC)

Temario

• Evolución de la administración: enfoques.

• Fundamentos, niveles jerárquicos, habilidades y roles de la administración.

• Conceptos de Eficiencia, Eficacia, Productividad.

La administración en la Historia

• Administración Antigua Código Hammurabi

El nuevo testamento

Grecia: la democracia

Egipto: Gob. Central

Roma: Centralismo

• Administración Edad Media Organización feudal

Descentralización del Gobierno

Iglesia Católica

Contabilidad Moderna

• Administración Edad Moderna

Adam Smith

Dejar hacer y división

del trabajo

Revolución Industrial

• Administración Contemporánea

Revolución del acero y la electricidad.

La administración científica de Taylor (EE.UU).

La administración Clásica de Fayol (Francia).

División del Enfoque Clásico • Crecimiento acelerado y desorganizado de las empresas.

• Necesidad de aumentar la eficiencia y competencia de las organizaciones.

Enfoque clásico

Teoría Científica

Teoría Clásica

Énfasis en las tareas de los

operarios

Énfasis en la estructura y

la organización

• Ing. F. Taylor

• Ing. Henri Fayol

La eficiencia de la empresa se basa en la racionalización del trabajo

La eficiencia de la empresa se basa en la organización y aplicación de principios

Frederick Taylor y sus principios

Organización Racional del trabajo

Estudia el trabajo de los operarios.

Seleccionar científicamente a los empleados.

Especializar y entrenar a los empleados.

Estandarizar métodos, procesos y maquinarias.

Ciencia Trabajadores Trabajo/Ciencia División del trabajo

Principios implícitos

Críticas Poca importancia al factor

humano.

Mecanización del hombre.

Poco aporte al desarrollo organizacional.

Henri Fayol y sus principios

La organización como una estructura: funciones

1. División del trabajo

2. Autoridad

3. Disciplina

4. Unidad de Dirección

5. Unidad de mando

6. Subordinación de lo individual al común

7. Remuneración

Técnicas Comerciales Financieras Seguridad Contables Administrativas

Principios administrativos

8. Centralización

9. Jerarquía

10. Orden

11. Equidad

12. Estabilidad del personal

13. Iniciativa

14. Espíritu de equipo

¿Qué es administración?

Etimología

Proviene de los términos latinos:

administratio y administrare

Ad (a) y Ministrare, (servir)

Su significado literal es servir a, lo que traduce la idea de acción o actividad.

Definición

Conducta racional de las actividades de una empresa (Idalberto Chiavenato) Proceso necesario para que las actividades sean efectuadas en forma

eficiente y eficaz a través de las personas. (Robbins y Coulter)

Es el proceso de planear, organizar, liderar y controlar los esfuerzos de los

miembros de la organización empleando todos los demás recursos organizacionales para lograr objetivos organizacionales establecidos.

(Stoner y Freeman)

Es la dirección de un organismo social y su efectividad en alcanzar sus objetivos, fundada en la habilidad de conducir a sus integrantes.

(H.Koontz y O’Donnell)

Definición

CONOCIMIENTOS

Y

TÉCNICAS

para

explicar

COMPORTAMIENTO

DE LAS ORGANIZACIONES

para

dirigir

RECURSOS Y PERSONAS

PARA LLEGAR A UN

OBJETIVO COMÚN

Características de la administración

UNIVERSALIDAD

ESPECIFICIDAD

UNIDAD TEMPORAL

UNIDAD JERÁRQUICA

Funciones de la administración

Organización (Recursos /

organización)

Planeación (Visión futura)

Control (Seguimiento / mejoramiento)

Dirección (Ambiente /

Liderazgo)

INTEGRACION (Comunicación)

Niveles jerárquicos de la administración

Nivel

estratégico

Nivel

táctico

Nivel

operativo

Según Rosemary Stewart, los grados o niveles de aplicación de la administración se identifican según el nivel de exigencia, restricciones y decisiones que el propio

puesto depara.

Nivel estratégico

• Es la administración del nivel superior que tiene el mayor poder y lleva responsabilidad total de una empresa.

http://www.inestemple.com/biografia/

Nivel táctico

• Es la administración que reporta al nivel más alto, el funcionamiento detallado de la empresa, además de desarrollar planes para implementar las metas generales establecidas por la alta dirección.

Nivel operativo

• Es la administración que supervisa a los trabajadores y las operaciones que realizan.

Habilidades de la administración

Nivel

estratégico

Nivel

táctico

Nivel

operativo

CONCEPTUAL

HUMANA

TÉCNICA

• El requerimiento de habilidades de acuerdo a la jerarquía dependerá del tipo de organización y de su entorno.

Conceptual

• Capacidad del gerente para reconocer aspectos complejos y dinámicos, de analizar los numerosos factores que estos conllevan. Tales decisiones afectan el éxito de la empresa.

Humana • Relacionadas con el trato

con las personas; la capacidad de ser líder, motivar y comunicarse eficazmente con los demás.

Técnica

• Capacidad de realizar una tarea especializada que comprende un método o proceso determinado.

Tres competencias gerenciales para la tomas de decisiones

Conocimientos

Perspectiva Actitud

• La toma de decisiones en la empresa está relacionada con el ahorro-beneficio que éstas implican.

• Las decisiones implican:

- comprender el entorno,

- identificar los propósitos y

- capacitar mejor a los empleados.

Roles del administrador según H. Mintzberg

Roles I

Interpersonales

Informativo

De decisión

Roles

Figura de autoridad

Líder

Enlace

I

Interpersonales

Roles

Informativo

Supervisor

Difusor

Vocero

Empresario

Manejador de perturbaciones

Distribuidor de recursos

Negociador

Roles

De decisión

Eficiencia y Eficacia

Los buenos gerentes hacen las actividades con

EFICACIA EFICIENCIA

Lograr las metas

Organizacionales

Resultados obtenidos

VS

Objetivos trazados

Lograr las metas

con el mínimo de

Recursos

Resultados VS

Recursos utilizados

P

R

O

D

U

C

T

I

V

I

D

A

D

+ =

Eficiencia y Eficacia

EL PROCESO ADMINISTRATIVO: UN ENFOQUE INTEGRAL

UNIDAD I Segunda Semana

Curso: ADMINISTRACIÓN II

Prof. Angela Maza Chumpitaz

Temario

• Introducción al proceso administrativo.

• El proceso administrativo (PA) como sistema.

• El PA y sus componentes.

El proceso administrativo (PA)

M E T A S

Planificación

Organización

Dirección

Coordinación

Control

del trabajo de

personas

usando

recursos

para

alcanzar PROCESO

El proceso administrativo (PA)

• El proceso administrativo (PA) es el instrumento teórico básico del administrador profesional que le permite comprender la dinámica del funcionamiento de una empresa (organización). Sirve para diseñarla, conceptualizarla, manejarla, mejorarla, etc.

El PA da la metodología de trabajo consistente para organizar una empresa y facilitar su dirección y control.

Se puede definir FASE MECÁNICA a las funciones de planeación y organización. FASE DINÁMICA a las funciones de dirección y control.

AUTORTOTAL DE

FUNCIONESTÍTULO DE OBRAS

Enrique Fayol Previsión OrganizaciónMando y

CoordinaciónControl 5

Administración

Industrial y General

Lyndall Urwick Previsión y Planeación OrganizaciónDirección y

CoordinaciónControl 6

Los elementos de la

Administración

Koontz y ODonnell PlaneaciónOrganización e

IntegraciónDirección Control 5

Curso de

Administración

Moderna

George R. Terry Planeación Organización Ejecución Control 4Principios de

Administración

Agustín Reyes Ponce Previsión y PlaneaciónOrganización e

IntegraciónDirección Control 6

Administración de

empresas

Francisco J. Laris

CasillasPlaneación

Organización e

IntegraciónDirección Control 5

Administración

Integral

José Antonio

Fernández A.Planeación Control 3

El proceso

administrativo

FUNCIONES ADMINISTRATIVAS

Implementación

El proceso administrativo (PA)c

Criterios de algunos autores sobre las etapas del proceso administrativo.

• Proceso por el cual se obtiene una visión del futuro, en donde es posible determinar los objetivos de la organización mediante la elección de un curso de acción o estrategia.

• La función de planear varias según la autoridad y con la naturaleza de las

políticas y planes delineados por el superior.

• Importancia: - Propicia el desarrollo de la empresa

- Reduce al máximo los riesgos.

- Maximiza el aprovechamiento de los recursos y tiempos.

El proceso administrativo (PA)

La planeación

• La estructura de una organización deber estar diseñada de manera que sea perfectamente claro para todos quienes deben realizar una determinada tarea y quien es responsable por determinados resultados; en esta forma se eliminan las dificultades y se logra un sistema de comunicación y de toma de decisiones que refleja y promueve los objetivos de la empresa.

• Elementos de la organización

- Jerarquización

- Departamentalización

El proceso administrativo (PA)

La organización

• Comprende la influencia del administrador en la realización de los planes, obteniendo una respuesta positiva de sus colaboradores mediante la comunicación, supervisión y motivación.

• Importancia:

- Cuando un administrador se interesa en la función directiva, comienza a darse cuenta de su complejidad. En primer lugar, esta tratando con gente, pero no es una base completamente objetiva, ya que también él es una persona y, por lo general, es parte del problema. En segundo lugar, para lograr los objetivos de la empresa, se le han asignado recursos humanos y de otra índole, y tienen que integrarlos.

El proceso administrativo (PA)

La dirección

• Es el proceso de determinar lo que se esta llevando a cabo, a fin de establecer las medidas correctivas necesarias, y así evitar desviaciones en la ejecución de los planes.

• Elementos del control:

- Establecimientos de estándares.

- Medición de los resultados.

- Corrección.

- Retroalimentación.

El proceso administrativo (PA)

El control

Visión integral del PA

INTEGRACIÓN

PLANEACIÓN

ORGANIZACIÓN

CONTROL

DIRECCIÓN

¿Qué y cómo se va hacer?

¿Quién lo debe hacer? ¿De qué es

responsable?

¿Con quiénes vamos a trabajar? ¿Cómo nos motivamos?

¿Con quién y cómo verificamos los

resultados?

¿Cómo hacemos mejor el trabajo?

La empresa como SISTEMA…

La empresa es…

Una unidad económica. Combina diversos factores productivos. Tiene una estructura organizativa determinada. Dirigida sobre la base de propiedad y control. Alcanzar objetivos que los cuales beneficie a la sociedad y

a la misma empresa: Responsabilidad Social Corporativa.

Las empresas como sistemas…

CONJUNTO DE ELEMENTOS INTERDEPENDIENTES QUE SE INTEGRAN CON EL FIN COMÚN DE

LOGRAR UN OBJETIVO

Análisis de los sistemas empresariales SISTEMA:

Conjunto de elementos relacionados entre sí, mediante una serie de elementos denominados inputs y outputs, que se explican a través de una proceso de transformación.

Retroalimentación

VISIÓN SISTÉMICA DE LA EMPRESA (Elementos)

Productos y servicios

Resultados

Recursos

Materiales

Financieros

Humanos

Equipos y maquinarias

Información

Tiempo

Energía

LA EMPRESA

INPUT OUTPUT

RETROALIMENTACIÓN

AMBIENTE EXTERNO :

Clientes, competidores, proveedores, variables políticas, económicas, socioculturales, tecnológicas, ecológicas..

AMBIENTE INTERNO

procesos

Sistemas Abiertos y Sistemas Cerrados: Los sistemas abiertos se conectan a su entorno por medio de flujos de recursos. Son eminentemente adaptativos y es un proceso continuo de aprendizaje y autorganización.

Ej. Las empresas, sistemas de calefacción

Los sistemas cerrados no se conectan a su entorno. Son los llamados sistemas mecánicos,

tales como las máquinas y equipos.

Ej. Situaciones o experimentos controlados en laboratorio

Ambiente Externo

Ambiente Externo

Elementos de un Sistema

Ejemplo: Una compañía manufacturera de espárragos necesita…

Materias primas Proceso de manufactura

Productos terminado

s entrada salida Transformación

Mecanismo de control = Gerencia

Objetivos

Ciclo de retroalimentación

Sistema de Ciclo Abierto

Es un Sistema que carece de los elementos de:

•Mecanismo de control

•Ciclo de retroalimentación

•Objetivos

Y no hay manera de controlar sus salidas

Entradas Transformación Salida

El sistema de la figura presentada abajo además de ser un sistema abierto, es un sistema de ciclo abierto. No hay retroalimentación del sistema para efectuar cambios necesarios en el mismo.

Sistema de Ciclo Cerrado

Es un Sistema provisto de los tres

elementos de control:

• Mecanismo de control

• Ciclo de retroalimentación

• Objetivos

Sistemas de ciclo cerrado: En la figura se muestra un sistema de ciclo cerrado, que cuenta con un ciclo de retroalimentación y un

mecanismo de control. Un sistema así puede controlar sus salidas haciendo ajustes a sus entradas.

Objetivos

Mecanismo de

control

Entradas Transformaciones Salidas

Importancia de una visión de sistema

La visión de sistemas permite lo siguiente:

• Evita perderse en la complejidad de la organización

• Reconoce la necesidad de tener buenos objetivos

• Importancia de colaboración de todas las partes de la organización

• Interacciones de la organización con su entorno

• Valorar la información de retroalimentación

A N Á L I S I S

ENTORNO

INTERNO DE LA

ORGANIZACIÓN

MACROAMBIENTE

MICROAMBIENTE

Oportunidades Riesgos

Fortalezas Debilidades

La empresa y su ambiente

El macroambiente

Sociales y culturales

Políticos legales

Económicos

Demográficos

Tecnológicos

Compradores

Competidores potenciales

Proveedores

Productos sustitutos

Análisis estructural de las fuerzas de la competencia

El microambiente

Metodología desarrollada por Michael Porter.

Descripción – M. Porter • Porter afirma que la esencia de la formulación de una estrategia competitiva

es la capacidad de relacionar la empresa con su medio ambiente. (mejor adaptación mayores ganancias)

• Las fuerzas del ambiente afectan a todas las empresas, la clave reside en las diferentes habilidades de la empresa para enfrentarse a ellas.

• La competencia tiene sus raíces en la estructura fundamental del sector y va más allá del comportamiento de los competidores actuales.

• Los sectores tienen diferentes situaciones de competencia.

• El análisis permite identificar las características clave del sector y determina la intensidad de las fuerzas de la competencia y de ahí la rentabilidad del sector.

• El objetivo de la estrategia competitiva es encontrar una posición en el sector en el que pueda defenderse mejor de las fuerzas.

La empresa y la ética

• La ética en los negocios está vinculada con: La honradez, la cual no debe ser considerada como una virtud solitaria. Además de

ser dependiente del ambiente donde la empresa se desarrolla.

Cada gerente debe construir un código ético capaz de inspirar la confianza y motivar.

Aplicando correctamente la ética, aseguramos la eficiencia a largo plazo. El respeto se acumula.

RESPONSABILIDAD SOCIAL CORPORATIVA

Una filosofía empresarial adoptada por la alta dirección de la empresa para actuar en la mejora de sus relaciones con sus stakeholders y en los procesos con ellos relacionados.

Esta filosofía empresarial se traduce en:

Un agregado de todas las políticas de actuación voluntaria que las corporaciones pueden realizar en el ámbito de la ética empresarial, el medioambiente o el desarrollo social.