1.manual administrativo

5/7/2018 1.Manual Administrativo - slidepdf.com

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MANUAL ADMINISTRATIVO

ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

MANUAL

ADMINISTRATIVO




ADMINISTRACIÓN DE PROYECTO 2

1. MANUAL ADMINISTRATIVO

I. DEFINICIONES E INTRODUCCIÓN

Un manual de procedimientos es el documento que contiene la descripción de

actividades que deben seguirse, en la realización de las funciones de una unidad

administrativa, o de dos o más de ellas.

El manual incluye además los puestos o unidades administrativas que intervienen

precisando su responsabilidad y participación.

Suelen contener información y ejemplos de formularios, autorizaciones o

documentos necesarios, máquinas o equipo de oficina a utilizar y cualquier otro

dato que pueda auxiliar al correcto desarrollo de las actividades dentro de la

empresa

.En el se encuentra registrada y transmitida sin distorsión la información básica

referente al funcionamiento de todas las unidades administrativas, facilita laslabores de auditoria, la evaluación y control interno y su vigilancia, la conciencia en

los empleados y en sus jefes de que el trabajo se está realizando o no

adecuadamente.

Se considera que una política es una guía de acción y marco de referencia que

refleja el pensamiento de la Empresa.

Las normas son indicaciones específicas que aclaran, reglamentan o limitan una

política.

PROCEDIMIENTO: Constituyen actividades especificas de una operación en

especial.





El contenido de este manual no debe contravenir ninguna ley o disposición

gubernamental, y en caso de hacerlo prevalecerán éstas últimas.

Únicamente el gerente podrá aprobar o modificar el Manual de las Normas y

Políticas.

HERRAMIENTAS Y TECNOLOGÍA

Como herramienta y guía en el proyecto en su fase de inversión, se tomara El

PMBOK y metodología del Project Management Approach (PMA), y como auxiliar

tecnológico, el programa PROYECT 2010 de MICROSOFT OFFICE. Que será

utilizado principalmente por el gerente del proyecto

OBJETIVOS DEL MANUAL

Con el manual se espera proporcionar los conocimientos generales del proyecto,

que todo personal contratado conozca sobre el proyecto y como se va a

desarrollar, de sus obligaciones, sus derechos y prestaciones que la empresa le

proporcionará, a si como la aplicación de técnicas y herramientas, estudios de

proyectos, normas y políticas que se aplicarán para el buen desarrollo del proyectoen su fase de inversión, y el alcance de su finalización con calidad y eficiencia

profesional.

DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO

El proyecto en su fase de inversión, consiste en la remodelación y adecuación de

la planta de producción y comercialización de paletas de frutas 100% naturales,ésta fase de inversión consiste, en la adquisición del terreno con bien inmueble el

cual se adaptará a las necesidades de cada área de la empresa (Administrativo,

producción, parqueos y áreas verdes, servicios de electricidad, agua, etc.) para su

ejecución se necesitará un Gerente de Proyecto, un especialista de cada área en

la construcción, un ingeniero, un arquitecto, un electricista y para la operación se





contratara una empresa constructora, que será la encargada de la ejecución con la

guía de los expertos.

RECURSO TIEMPO

La duración del proyecto, se ha determinado por medio del grafico de Gant. En

tiempo normal, la fase de inversión es de 6 meses iniciando el 01 de Marzo de

2010 y finalizando el 30 Septiembre de 2010 y en tiempo acelerado su duración se

estima en 4 meses.

II. CONTRATACIÓN.

RECURSO HUMANO

Política y normativa de la empresa sobre la contratación y regulaciones legales.

POLÍTICA

La Empresa, contratará a la persona mejor calificada, en cuanto a su formación

técnico- académica, habilidades y destrezas, así como valores, actitudes y

aptitudes, que cumplan con los requisitos del puesto a cubrir y que tenga la

disposición a desarrollarse dentro de la Empresa; sin distinción de raza, credo,

género o nacionalidad.

Todo lo relacionado con la labor de Reclutamiento, Selección, Contratación y

Recontratación, Traslado, Inducción, Terminación de Contrato y Apertura de

Nuevas Plazas, será coordinado por la Empresa de Outsourcing que contrate el

propietario del proyecto.





NORMAS

1. Reclutamiento y Selección

La Gerencia o encargado o la Empresa Outsourcing, deberá contar con un banco

de candidatos para los diferentes puestos de trabajo de mayor rotación dentro de

la Corporación, debiendo mantener datos actualizados de los mismos.

Debido a que directamente contratados por la empresa solo serán, el Gerente de

Proyecto y los especialistas.

El proceso de Reclutamiento y Selección incluirá únicamente candidatos que

cumplan con los requisitos del puesto que se desea cubrir, según especificaciones

del Perfil del Puesto. La Gerencia o encargado de la Empresa Outsourcing

presentará una terna de candidatos a los jefes respectivos del área solicitante,

para que seleccionen al mejor candidato que cumpla con los requisitos del perfil

del puesto y que a su vez, haya aprobado las pruebas Psicotécnicas y

Conductuales; así como, con los respectivos exámenes médicos. Siendo estas

pruebas, totalmente voluntarias para los interesados.

2. Familiares dentro de la Corporación

La contratación de familiares de los empleados dentro de la empresa y/o centro de

trabajo, no será permitida.





3. Pasantía

No serán permitidas en la fase de inversión del proyecto personal sin experiencia y

personal en calidad de pasantías.

4. Traslado

La empresa no puede trasladar a su personal a diferentes áreas de la empresa.

5. Inducción

Toda persona que se integre al proyecto deberá conocer el Manual Administrativo

y la orientación e instrucción necesaria para su integración al proyecto. Por

medio de reuniones con el Gerente del Proyecto y los especialistas.

6. Terminación de Contrato

El Contrato podrá darse por terminado inmediatamente por incumplimiento de lo

establecido en las leyes laborales vigentes y/o faltas al acta de constitución del

proyecto. Cuando la terminación del contrato se dé por decisión de la Empresa o

del propio empleado, deberá ser comunicado a las partes y a la Gerencia de

Proyecto y propietarios.





III. SUELDOS.

POLÍTICA

La Empresa, tomando en consideración el mercado laboral y sus posibilidades

económicas, mantendrá un sistema de prestaciones legales.

NORMATIVA

La Empresa de acuerdo a sus posibilidades económicas tendrá prestaciones

laborales aprobadas por la Gerencia General del proyecto.

IV. SEGURO.

POLÍTICA

La Empresa contratará un Seguro de Vida, para todo su personal.

NORMA

Todo el personal que labora para y a la orden de la Empresa debe contar con un

seguro de vida.





V. EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO.

POLÍTICA

Con el propósito de evaluar al empleado sobre su desempeño en el proyecto, para

determinar su competencia en el área y su correcta aplicación de conocimiento y

experiencia para alcanzar los objetivos del proyecto.

NORMA

1. La evaluación del desempeño requiere de mucho compromiso y objetividad,

de la persona evaluada y principalmente de cada Jefe, considerando el

cumplimiento de metas como una herramienta para reforzar positivamente

el desempeño del empleado.

2. La Evaluación del Desempeño será anual y deberán hacer en la fecha que

se estime conveniente a todo el personal de la empresa y se hará con

herramientas que la empresa estime conveniente.

3. Los resultados obtenidos, servirán de base para la toma de decisiones

referida con el Plan de Capacitación, reubicaciones, ascensos, o

permanencia del empleado.





VI. SEGURIDAD E HIGIENE.

POLITICA

La empresa proveerá lugares de trabajo seguro y saludable, esforzándose por

cero riesgos para los empleados, y personal de la empresa constructora.

NORMAS

1. Recurso Humano, organizará y coordinará el Comité de Seguridad y Salud

Ocupacional. , y sus diferentes Programas y Planes que se realizan en los

diferentes plantas y centros de trabajo de la empresa.

2. Recurso Humano, verificará y vigilará que las medidas de seguridad y Salud.

VII. INCAPACIDADES POR ACCIDENTE DE TRABAJO

En caso de incapacidad por accidente de trabajo, la Empresa pagará el primer día

con el 100% de sueldo, a partir del segundo día según dicte la ley.

VIII. INCAPACIDAD POR ENFERMEDAD COMUN

A criterio del Jefe inmediato y Jefe inmediato superior, tomando como base el

ausentismo, cooperación y responsabilidad del empleado, los primeros 3 días se

concederán con o sin goce de sueldo. A partir del 4to. Día la Empresa reconocerá

la diferencia para completar el sueldo que no cubre el ISSS. Pero en todo caso





deberá tramitarse con el ISSS el pago de la incapacidad y la empresa pagará el

diferencial para completar el sueldo mensual.

IX. PERMISOS.

La Empresa concederá permiso a los empleados por los siguientes motivos:

consulta médica de acuerdo a necesidades, ya sea a través del ISSS o Médico

particular, quedando obligado el empleado a presentar al Jefe Inmediato la

constancia del Médico que lo atendió.

.

Otros permisos serán otorgados a criterio del jefe inmediato y del jefe inmediato

superior, quien lo concederá con o sin goce de salario tomando en consideración

el rendimiento, el comportamiento y la responsabilidad del empleado y de

conformidad a la matriz de autorizaciones sin afectar el tiempo de finalización del

proyecto.

X. VIÁTICOS

1. Para el Gerente del Proyecto y para los especialistas que tenga que

desembolsar por alimentación en reuniones o gastos de transporte y otros

gastos relacionados al proyecto, la empresa reconocerá estos gastos y

bebidas no alcohólicas por tiempo de comida, hasta USD $5.71; para lo cual el

empleado deberá presentar la factura con el detalle del consumo y seránpagados por medio de caja chica, debidamente autorizados por el Gerente del

Proyecto.

2. Para el personal que no pudiere justificar con factura su consumo alimenticio,

la empresa le reconocerá en concepto de Viático la cantidad de USD $5.71





por tiempo de comida; y serán pagados por Caja Chica contra la presentación

del recibo de Viáticos, debidamente autorizados por el Jefe Inmediato.

XI. OBRAS, ESTUDIOS Y PROYECTOS.

POLITICA

Toda obra, estudio o proyecto, deberá estar definido claramente en cuanto a sus

objetivos, alcances, costos y plazos de realización. Para ello se elaborará unestudio o justificación técnica económica del proyecto. Durante su ejecución se

dará adecuado seguimiento por parte de un gerente o responsable, la unidad de

control y los clientes internos si fuese el caso. Al finalizar su ejecución, se llevará a

cabo una revisión integral en cuanto al cumplimiento de objetivos, alcances y

especificaciones técnicas; así como costos y plazos, a fin de verificar que su

realización haya sido según lo requerido. A esto se le conocerá como ³aceptación´

de la obra, estudio o proyecto.

Posteriormente y en la etapa de operación y funcionamiento, también se verificará

el cumplimiento de los objetivos y se hará un informe final que contenga las

desviaciones positivas y negativas, medidas a tomar y lecciones aprendidas.

NORMAS

1. Toda obra o proyecto deberá de contar con un estudio que justifique técnica y

económicamente su viabilidad y conveniencia, se requerirá de una

justificación que contenga como mínimo, un análisis técnico, un análisis

económico financiero y un análisis de mercado, éste último si aplica. El





análisis económico financiero deberá de brindar una tasa de retorno superior

al costo ponderado del capital más dos puntos.

Cuando su monto sea superior ó se considere como ³Proyecto Estratégico´, se

requerirá la aplicación de la metodología del Project Management Approach

(PMA) para su evaluación y aprobación.

2. Previo al inicio de la ejecución de la obra o proyecto, deberá elaborarse un

acta, que deberá ser firmada por el Responsable de la ejecución del Proyecto

y el propietario del proyecto, en la cual harán constar que están de acuerdo

con el alcance establecido y que han sido tomados en cuenta sus

requerimientos.

3. Para la ejecución de una obra, estudio o proyecto, se nombrará a un gerente o

responsable del mismo. El propietario dará seguimiento a la obra.

4. Todo pago que la Empresa efectúe con relación a la ejecución de obras y/o

proyectos, deberá contar con el respaldo documental de que dichas obras y/o

proyectos se están ejecutando de acuerdo a las especificaciones técnicas y

demás aspectos contractuales y que son aceptados a satisfacción por el

gerente o responsable de su ejecución, a medida que avancen o al ser

concluidos, siendo indispensable que en la recepción final participe el

propietario y se deje constancia que acepta la obra o proyecto tal como le está

siendo entregada. En la liquidación final de los contratos y trabajos especiales

de mantenimiento u otros.

La aceptación provisional, aceptación final y en general cualquier tipo de

documento a favor del Contratista que implique el dar por bien recibido total o

parcialmente una obra o estudio, deberá de someter a aprobación del jefe de Área Responsable y el Gerente Financiero, previo visto bueno de contraloría,

en los aspectos contractuales, y el cliente en el cumplimiento del alcance y

objetivos del proyecto. No se incluyen como parte de éste proceso las

estimaciones de avance de obra que se tramitan normalmente durante la

ejecución de la obra, proyecto a estudio.





5. El Gerente o responsable de la obra o proyecto deberá elaborar una lista de

todos los puntos a revisar, para verificar a medida avance la obra o proyecto,

que el Contratista está siguiendo o cumpliendo con todo lo especificado en el

contrato y en los demás documentos contractuales. Esta lista, con el

correspondiente visto bueno del gerente o responsable del proyecto, deberá

adjuntarse al documento de cobro y estimación de avance de obra, que el

Contratista presente a la Empresa para su pago. El gerente o responsable de

la Obra será el único interlocutor autorizado con el contratista.

6. Durante el desarrollo de la obra o proyecto, el propietario deberá efectuar

visitas de campo, pudiendo en todo momento hacer observaciones al gerenteo responsable de la obra o proyecto, relativas a que no se está siguiendo con

sus requerimientos especificados en el acta a que se refiere la norma 2 de la

presente política. Estas observaciones deberán estar justificadas y aceptadas,

en caso contrario deberán pasar a una instancia superior para su resolución.

Dependiendo de su gravedad, pueden ser causa para que se suspendan los

pagos al contratista.

7. En toda contratación de obras o servicios, la Empresa establecerá

penalizaciones por incumplimiento de objetivos, calidad, plazo y costos, si es

el caso, con el objeto de desincentivar desviaciones negativas al propósito de

los proyectos, las cuales serán establecidas de forma genérica en las

contrataciones. Todo contrato deberá elaborase respetando las leyes y las

Políticas y Procedimientos de la Empresa.

8. El Gerente o encargado del proyecto será responsable de entregar al archivo

técnico y al propietario una copia de los planos, manuales de operación y

mantenimiento y de toda la documentación relativa a la obra o proyecto al

momento de la recepción.





9. Aceptados los trabajos por el gerente o encargado del proyecto y el

propietario, la responsabilidad de la operación y administración de la obra o

proyecto, se transfiere a este último.

10. El proceso de aceptación para poder efectuar los pagos parciales de la obra o

proyecto, así como la liquidación del contrato, son responsabilidad del gerente

o encargado de la obra o proyecto.

11. Una vez terminado físicamente el proyecto u obra, el Gerente o encargado del

mismo está obligado a informar a Contabilidad, para que se proceda a la

activación del proyecto.

12. El Gerente o encargado del proyecto y el propietario deberán documentar las

lecciones aprendidas durante la ejecución del proyecto. Posteriormente el

Gerente o responsable del proyecto y el propietario prepararán un informe con

sus comentarios de los 3 primeros meses de operación, si fuese el caso, para

verificar que el proyecto está cumpliendo los objetivos para los cuales fue

concebido y lo enviarán a los Directores de Área correspondientes.

13. El Gerente o encargado del proyecto será el responsable de tramitar laliquidación del Contrato en la fecha del vencimiento de la garantía de buena

obra, en coordinación con el encargado de administración de los contratos.





CONTENIDO DEL MANUAL

1. GESTION DE LA INTEGRACION

1.1 DIRIGIR Y GESTIONAR LA EJECUCION DEL PROYECTO

El director del proyecto, junto con el equipo de dirección del proyecto, dirige el

rendimiento de las actividades planificadas del proyecto y gestiona las diversas

interfaces técnicas y de la organización que existen dentro del proyecto. Elproceso Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto se encuentra afectado

más directamente por el área de aplicación del proyecto. Los productos

entregables se producen como salidas de los procesos realizados para cumplir

con el trabajo del proyecto planificado y programado en el plan de gestión del

proyecto. La información sobre el rendimiento del trabajo en cuanto al estado

de conclusión de los productos entregables, y sobre aquello que se ha

realizado, se recoge como parte de la ejecución del proyecto y se vierte dentro

del proceso de informar el rendimiento. Aunque los productos, servicios o

resultados del proyecto se presentan frecuentemente en forma de productos

entregables tangibles, como edificios, carreteras, etc.,

Establecimiento de canales de comunicación del proyecto, tanto externos como

internos al equipo del proyecto.

Por medio de reuniones, correos electrónicos, radios, telefonía celular, y

Memorandos, entre el propietario del proyecto, el gerente del proyecto y los

especialistas profesionales.





A los demás trabajadores se les comunicara verbalmente, en el momento

de ejecución de la actividad a desarrollar.

Recolección de datos sobre el proyecto:

Todos los datos sobre el proyecto los contendrá el plan de Negocio y plan

estratégico operativo del proyecto.

La informar sobre el coste, el cronograma, el avance técnico y de calidad, y la

información de la situación para facilitar las proyecciones:

Lo tendrá este manual de ejecución del proyecto

Recoger y documentar las lecciones aprendidas, e implementar las actividades de

mejora de los procesos aprobados:

Esto se hara en el campo, cuando se este ejecutando las actividades, para la

realización de los entregables.

1.2 SUPERVISAR Y CONTROLAR EL TRABAJO DEL PROYECTO

El proceso Supervisar y Controlar el Trabajo del Proyecto se realiza para

supervisar los procesos del proyecto relacionados con el inicio, la planificación, la

ejecución y el cierre. Se formara una comisión que involucre un líder de grupo con un

especialista para la supervisión del trabajo.

Se adoptan acciones correctivas o preventivas para controlar el rendimiento del

proyecto.





Esta función solo la tendrá el gerente del proyecto y el propietario.

Le podrá colaborar los especialistas, a petición del mismo.

La supervisión es un aspecto de la dirección de proyectos que se realiza a lo largo

de todo el proyecto. La supervisión incluye la recogida, medición y difusión de

información sobre el rendimiento, y la evaluación de las mediciones y tendencias

para llevar a efecto las mejoras del proceso. Esta supervisión continua le

proporciona al equipo de dirección del proyecto una idea acerca del estado del

proyecto e identifica cualquier área que necesite más atención. El proceso

Supervisar y Controlar el Trabajo del Proyecto está relacionado con:

Comparar el rendimiento real del proyecto con el plan de gestión del

proyecto

Evaluar el rendimiento para determinar si está indicado algún tipo de

acción correctiva o preventiva, y luego recomendar dichas acciones cuando

sea necesario.

Analizar, efectuar el seguimiento y supervisar los riesgos del proyecto para

asegurarse de que los riesgos se identifican, se informa sobre su estado y

se están ejecutando los planes de respuesta al riesgo adecuados.

Mantener una base de información precisa y actualizada en lo que respectaal producto o productos del proyecto y a su documentación relacionada,

hasta la conclusión del proyecto.

1.3 CONTROL INTEGRADO DE CAMBIOS

El proceso Control Integrado de Cambios se realiza desde el inicio del proyecto

hasta su conclusión. El control de cambios es necesario porque los proyectosraramente se desarrollan exactamente acorde con el plan de gestión del proyecto.

El plan de gestión del proyecto, el enunciado del alcance del proyecto y otros

productos entregables deben mantenerse actualizados mediante la gestión

cuidadosa y continua de los cambios,





Ya sea rechazándolos o aprobándolos, de tal manera que los cambios aprobados

se incorporen a una línea base revisada.

El proceso de Control Integrado de Cambios incluye las siguientes actividades de

gestión de cambios, con diferentes niveles de detalle, basándose en el grado determinación de la ejecución del proyecto.

Identificar que debe producirse un cambio o que ya se ha producido.

Influir sobre los factores que podrían sortear el control integrado de

cambios, de forma que solamente se implementen los cambios aprobados.

o Esto será ejecutado por el especialista, previa aprobación del

gerente del proyecto.

Revisar y aprobar los cambios solicitados.

o Esto solo le compete al gerente del proyecto y el propietario.

Gestionar los cambios aprobados cuando y a medida que se produzcan,

mediante la regulación del flujo de cambios solicitados.

Mantener la integridad de las líneas base habilitando sólo los cambiosaprobados para su incorporación dentro de los productos o servicios del

proyecto, y manteniendo actualizada la documentación de configuración y

planificación relacionada.

Revisar y aprobar todas las acciones correctivas y preventivas

recomendadas.

o Solo lo hará el gerente de proyecto con consentimiento de

propietario.

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