INTRODUCCIN A LA ADMINISTRACIN

INTRODUCCIN A LA ADMINISTRACIN

(UNIDAD I)Objetivo de la unidad:

Al finalizar la unidad cada participante deber estar en capacidad de:

Explicar los conceptos bsicos de la administracin:

Antecedentes histricos

Elementos de la definicin

Importancia

Procesos administrativos Identificar etapas del proceso administrativo al observar el desempeo de un trabajador o supervisor.

Introduccin:

Toda organizacin sea industrial o prestadora de cualquier servicio, necesita ser manejada adecuadamente, para alcanzar sus objetivos con la mayor eficiencia posible, propiciando una economa de accin y de recursos. El conjunto de estrategias y acciones que nos permiten el manejo y coordinacin de un grupo de trabajo para el logro de los objetivos se denomina administracin.

La teora bsica de la administracin es la de hacer las cosas a travs de las personas. La eficiencia con las que las personas trabajan depende en especial de la capacidad de los gerentes y supervisores que ejercen la funcin administrativa.

A continuacin encontraremos una pequea resea histrica que permite ubicarnos en la evolucin e importancia del proceso administrativo, se abarcan los aspectos bsicos relacionados con la administracin y se presentan actividades de auto evaluacin que facilitaran en el estudiante la internalizacin de los conceptos tratados. Antecedentes histricos:

Al estudiar la historia del hombre encontramos que l siempre ha querido obtener los mejores resultados de su trabajo, para ello ha tenido que agruparse, estableciendo una divisin del trabajo bien sea por sexo o edad de los integrantes del grupo. Esta labor en grupo los oblig a coordinar sus esfuerzos, lo que implic la aplicacin de la Administracin.

Por ejemplo, en la poca primitiva, se dedicaban a las actividades de pesca, caza y recoleccin siendo dirigidos por los jefes de familia, quienes tomaban las decisiones ms importantes.

La Administracin ha estado presente desde tiempos muy remotos, siempre que el hombre necesit formar grupos, pues al constituirlos requiri de coordinar las acciones ha realizar y velar por el uso de las pocas herramientas que posean.

Inicialmente en la poca primitiva se organizo por edades o sexo para repartirse las labores, aun en nuestros tiempos en nuestros Indgenas se ve que prevalece dicho esquema.

Por otra parte ciertas referencia prehistricas acerca de las magnificas construcciones erguidas durante la antigedad en Egipto, Mesopotamia y Siria, atestiguan la existencia, en remotas pocas, de dirigentes capaces de planear y guiar los esfuerzos de millares de trabajadores en monumentales obras que perduran hasta nuestros das. En esta etapa, los precursores de la administracin moderna fueron los funcionarios encargados de aplicar las polticas tributarias del Estado y de manejar a numerosos grupos humanos en la construccin de grandes obras arquitectnicas.

En la antigedad Grecolatina apareci el esclavismo, poca caracterizada por la estricta supervisin del trabajo la carencia de derechos del esclavo y el otorgamiento de castigos severos por faltas de disciplina.

Posteriormente, en el Feudalismo, las relaciones funcionaron bajo un esquema de servidumbre. El seor Feudal, era dueo de las tierras y posea el control sobre la produccin del siervo.

Es importante sealar, que es en el siglo XX cuando se logra la consolidacin de la Administracin, cuando a principios de siglo, Frederick Winslow Taylor inicia la Administracin Cientfica. De all en adelante la administracin se torna indispensable en el manejo de cualquier tipo de empresa, pues, a travs de ella se logra la obtencin de los mejores resultados.

Sverdlik, Williams, Dubrin, Sisk, 1991, establecen que la Administracin Clsica consiste principalmente en tres corrientes de pensamiento:

1. La que se refiere a la Productividad y se identifica con la administracin cientfica de Frederick W. Taylor. Cuyos objetivos primordiales incluyen la Ingeniera de Mtodos de produccin ms eficiente. Frederick Taylor (1856-1915) se conoce como el padre de la administracin cientfica. Su primera meta fue incrementar la eficiencia del trabajador diseando cientficamente los puestos de trabajo. Su premisa bsica era que exista una nica forma de hacer un trabajo y esa forma deba ser descubierta y puesta en marcha.

2. Los Principios de administracin universalmente aplicables y con frecuencia identificados con el francs Henry Fayol. Su objetivo es el descubrimiento de los principios universales de la gerencia. Henry Fayol, se considera generalmente el pionero de la teora administrativa. Los elementos que l esboz planeacin, organizacin, mando, coordinacin y control son an considerados divisiones valiosas en las que se puede estudiar, analizar y poner en marcha el proceso administrativo.

3. La Teora burocrtica que enfoca la organizacin burocrtica y se identifica con el alemn Max Weber. Su objetivo es el desarrollo de la organizacin ideal. Su propuesta bsica fue que la aplicacin del principio de especializacin ocasiona mayor precisin, velocidad y conocimiento en el desarrollo del trabajo.Administracin:

La realizacin de actividades en grupo amerita la aplicacin de Administracin, la teora bsica de la administracin es la de hacer las cosas a travs de las personas. La eficiencia con que las personas trabajan en conjunto para conseguir objetivos comunes depende principalmente de la capacidad de quienes ejercen la funcin administrativa.

La administracin se refiere al establecimiento y logro de los objetivos de un grupo. Es el principal medio del hombre para utilizar los recursos materiales y los talentos de las personas en la bsqueda y logro de los objetivos estipulados. La administracin se encuentra en casi todas las actividades humanas, fbricas, oficinas, escuelas, etc., ya que para lograr un objetivo existe inevitablemente el acopio de los recursos bsicos de que dispone el hombre: Hombre, Materiales, Mquinas, Mtodos, Dinero y Mercados. Estos recursos se coordinan, es decir, se ajustan y se relacionan en forma armoniosa para que el resultado final que se busca pueda alcanzarse.

El avance tecnolgico y el desarrollo del conocimiento humano, por si solos, no producen si la calidad de la administracin efectuada sobre los grupos organizados de personas no permite una aplicacin efectiva de esos recursos.

La bibliografa consultada nos presenta las definiciones siguientes:Sverdlik, Williams, Dubrin, Sisk.

La Administracin es el proceso de utilizar los recursos de la organizacin o empresa para lograr objetivos especficos a travs de las funciones de planificacin, organizacin, direccin y control.

Munch Galindo.

La Administracin es el proceso cuyo objeto es la coordinacin eficaz y eficiente de los recursos de un grupo social para lograr sus objetivos con la mxima productividad.

Koontz y ODonnell.

Direccin de un organismo social y su efectividad en alcanzar sus objetivos, fundada en la habilidad de conducir a sus integrantes.

F. Tanrenbaum.

Empleo de la autoridad para organizar, dirigir y controlar a subordinados responsables, con el fin de que todos los servicios que se presenten sean debidamente coordinados en el logro del fin de la empresa.

De acuerdo con todos los conceptos anteriores, podemos establecer que: la Administracin es el conjunto de acciones que nos permiten coordinar el esfuerzo de un grupo social para conducirlo al logro de los objetivos en las mejores condiciones de oportunidad, cantidad, calidad y costo, permitiendo alcanzar la mayor eficiencia al menor esfuerzo posible. Todas estas definiciones concuerdan que la administracin esta compuesta por los siguientes elementos:

Elementos de la Administracin:1. Objetivo: la administracin siempre est enfocada a lograr fines o resultados.

2. Eficacia: consiste en lograr los objetivos satisfaciendo los requerimientos del producto o servicio en trminos de cantidad y tiempo.

3. Eficiencia: se refiere a hacer las cosas bien. Es lograr los objetivos garantizando los recursos disponibles al mnimo costo y con la mxima calidad.

4. Grupo Social: para que la administracin exista, es necesario que se d siempre dentro de un grupo social.

5. Coordinacin de recursos: para administrar, se requiere combinar, sistematizar y analizar los diferentes recursos que intervienen en el logro de un fin comn.

6. Productividad: es la obtencin de los mximos resultados con el mnimo de recursos, en trminos de eficiencia y eficacia.

La administracin posee ciertas caractersticas inherentes que la diferencian de las otras disciplinas:

Universalidad: Existe en cualquier grupo social. Toda organizacin sea industrial o prestadora de servicio, necesita ser administrada adecuadamente, para alcanzar sus objetivos con la mayor eficiencia, economa de accin y de recurso.

Valor instrumental: Resulta ser un medio para lograr un fin y no un fin en s misma.

Unidad Temporal: Es un proceso dinmico en el que todas sus partes existen simultneamente. Para efectos de estudio se establecen las etapas de planificacin, organizacin, direccin y control, conscientes de que en la realidad es indivisible y se da como un todo.

Amplitud de ejercicio: Se aplica en todos los niveles de la organizacin. Es aplicada por el presidente de la empresa, los gerentes, los supervisores de lnea y por el personal de ejecucin, as mismo por la ama de casa que debe esforzarse por que los pocos recursos que posee alcancen para el sustento de toda su familia.

Especificidad: Tiene caractersticas propias que le proporcionan un carcter especfico. No debe confundirse con otras disciplinas como la Ingeniera Industrial o la Contabilidad.

Interdisciplinariedad: Es afn a todas aquellas ciencias y tcnicas relacionadas con la eficiencia en el trabajo.

Flexibilidad: Los principios administrativos se adaptan a las necesidades propias de cada grupo social en donde se aplican.

Ahora bien, podemos decir , que la administracin es un proceso distintivo que consiste en planificar, organizar, dirigir y controlar, desempeado para determinar y lograr los objetivos estipulados mediante el aprovechamiento del potencial del humano y otros recursos. En otras palabras, hay actividades distintas que componen el proceso de la administracin, las cuales son ejecutadas por personas con la ayuda de otros recursos.

Inicialmente, el objetivo de la administracin era simplemente la actividad fabril; despus se extendi a las empresas industriales y ms adelante a todo tipo de organizacin humana, pasando gradualmente a involucrar, tambin el intercambio entre organizaciones y sus ambientes. La tarea del administrador a todos los niveles, y en todo tipo de empresas consiste en crear y mantener un ambiente adecuado en el que los individuos, trabajando en grupo, puedan llevar a cabo su funciones en un clima armonioso que les permita el logro de los objetivos en las mejores condiciones de cantidad, oportunidad, calidad y costos.

El proceso administrativo, para efecto de estudio, es separado en cuatro etapas:

La etapa de Planificacin, contempla el establecimiento de los objetivos que se quieren alcanzar y el curso de accin requerido para lograrlo, esta etapa se da a todos los niveles de la organizacin y es clasificada de acuerdo con su alcance en estratgica, tctica u operativa.

En la etapa de Organizacin, se establece como deben lograrse los objetivos, que grupo de individuos realizara las acciones que permitirn el logro de los mismos, se definen roles, responsabilidades, autoridad y jerarqua para que el grupo funcione.

La etapa de Direccin, es conocida tambin como la ejecucin propiamente dicha, en esta etapa se realizan las acciones, es de gran importancia el papel del supervisor para comunicar a los miembros del grupo las instrucciones de trabajo que deben cumplirse y motivarlos a que las realicen de la mejor manera posible.

La etapa de Control, aun cuando generalmente se expresa como etapa final, en la realidad debe darse en todo momento, en ella se vela por que se realicen las acciones que fueron concebidas en el plan y se comprueba el logro de los objetivos.

A lo largo del curso profundizaremos en el estudio de cada una de estas etapas y se estudiaran detalladamente los principios que deben tenerse en cuenta para lograr una correcta administracin.

Algunos autores separan los procesos de administracin de la manera siguiente:FasesElementosEtapas

Mecnica o Estructural

Busca la mejor forma de obtenerlo.PrevisinObjetivos

Investigacin

Cursos de accin.

PlaneacinPolticas

Procedimientos

Programas

OrganizacinFunciones

Jerarquas

Obligaciones

Dinmica u Operativa

Logra lo establecido.IntegracinSeleccin.

Introduccin.

Desarrollo

DireccinAutoridad.

Comunicacin.

Supervisin

ControlSu establecimiento.

Su operacin

Su Interpretacin.

Independientemente de la divisin que se realice, debemos comprender que esto solo se hace a efectos de estudiarla ms detalladamente y que en la realidad el proceso administrativo se da como un todo.

Conviene indicar, que la importancia de la administracin radica en que es imprescindible para el adecuado funcionamiento de cualquier organismo social, ella nos permite hacer uso racional de los recursos optimizando la utilizacin de los mismos, lo que se refleja en la mejora de los niveles de productividad del grupo. Tambin a travs de la administracin se simplifica el trabajo y se logra elevar los niveles de calidad de vida de los miembros de la organizacin.Los valores institucionales de la administracin son: Sociales: contribuyen al bienestar de la sociedad a travs del: mejoramiento de la calidad y precio del producto o servicio para satisfacer adecuadamente las necesidades reales del ser humano, mejoramiento de la situacin socioeconmica de la poblacin, incremento y preservacin de las riqueza naturales y culturales de la sociedad.

Organizacionales: estos valores tienden a mejorar la organizacin de los recursos con que cuenta el grupo social, impulsar la innovacin, investigacin y desarrollo tecnolgico, maximizar la eficiencia de mtodos, sistemas y procedimientos.

Econmicos: son los que se orientan a la obtencin de beneficios econmicos, para generar riquezas, maximizar ganancias y lograr el manejo adecuado de recursos financieros.

Las Cinco Variables que constituyen los principales componentes en el estudio de la administracin de empresas son: Tareas: incluye el conjunto de actividades que deben desarrollarse para que la empresa funcione y se logren los objetivos propuestos.

Personas: esta variable la constituye el grupo de individuos que hacen vida en la empresa y que con su esfuerzo realiza las acciones establecidas.

Tecnologa: es el conjunto de sistemas, materiales y equipos que soportan las operaciones y tareas de la empresa.

Ambiente: lo representa el entorno fsico y social donde se desempean las personas.

Estructura: esta representada por el orden que se establece para dar jerarqua a las acciones y persona.

Administrar tiene como funcin bsica lograr mantener un ambiente en el que los individuos trabajen en equipo en armona e identificados con los objetivos que se quieren alcanzar, de esta manera los objetivos preestablecidos sern logrados con los ms altos rendimientos.

El ambiente del administrador incluye factores:

Econmicos: Elementos monetarios y financieros.

Tecnolgicos: Herramientas, instrumentos, sistemas y equipos.

Sociales: Aspectos derivados del grupo humano que conforma la organizacin.

Polticos: Asuntos que interesan a la organizacin que establecen lineamientos sobre el desempeo de las actividades de la misma y le permiten alcanzar su fin.

ticos: Considera los elementos morales de la organizacin y las obligaciones de los hombres que la conforman.Ejemplo de aplicacin de un proceso administrativo:

Supongamos el caso de un Supervisor de Mantenimiento que un da cualquiera realiza las siguientes actividades: Establece lista de las acciones que debe realizar el grupo que tiene asignado para poder garantizar la disponibilidad de los equipos bajo su responsabilidad. (Etapa de Planificacin). Asigna las responsabilidades de cada uno de los miembros de su grupo de trabajo y define las tareas que deben realizar los mecnicos, electricistas e instrumentistas. (Etapa de Organizacin). Explica detalladamente a los mecnicos como debe realizarse el desmontaje del equipo y los gua para que se realice correctamente la operacin. ( Etapa de Direccin). Una vez realizada la accin de reparacin, reporta los materiales utilizados y la cantidad de horas hombres utilizadas y los compara con los establecidos en el programa semanal. (Etapa de Control). Realiza una reunin con todo el personal bajo su cargo para explicar las normas de seguridad industrial que deben seguir al realizar el trabajo. ( Etapa de Direccin). Establece las descripciones de cargo para los Auxiliares de Mecnica. (Etapa de Organizacin). Verifica la existencia de repuestos en el depsito para emitir los vales respectivos. (Etapa de Control). Conversa con su personal sobre la importancia de realizar el despegue del equipo y el seguimiento de lo establecido en la prctica operativa. ( Etapa de Direccin).

Preguntas de Auto evaluacin: Qu importancia tiene para nosotros conocer los antecedentes de la Administracin?

De la resea histrica presentada, Cules son los aspectos ms resaltantes? Porqu?.

Cmo puede resumirse el desarrollo de la Administracin?.

Cules pueden citarse como los principales elementos involucrados en el concepto de Administracin?

Explica detalladamente a que se refieren las caractersticas de la Administracin:

Valor Instrumental y Especificidad

Cul es la diferencia entre las caractersticas de UNIVERSALIDAD y la de AMPLITUD DE EJERCICIO que posee la Administracin?

Explica detalladamente las diferentes concepciones del proceso administrativo.

Qu etapas del proceso administrativo pueden englobarse en la parte DINAMICA DE LA ADMINISTRACION?

Porqu es importante la Administracin?

Qu diferencia existe entre la Administracin y la Ingeniera Industrial?

Cita dos ejemplos en donde se visualicen las diferentes etapas del proceso Administrativo.

Lista las actividades que realizas en un da normal de tu vida e identifica a que etapa del proceso administrativo se corresponden.

Preguntas para su investigacin:

Al referirnos a la Administracin podemos hacerlo como si se tratara de una Ciencia, un Arte o una Profesin.Cul cree usted que es el termino ms correcto?. Razone su respuesta.

La gerencia cientfica se gan la reputacin, entre muchos, de ser carente de preocupacin por el trabajador. Desarrolle argumentos a favor y en contra de la creencia de que ella merece esa reputacin.

La administracin, al ser interdisciplinaria, se fundamenta y relaciona con diversas ciencias y tcnicas. Cuales son las relaciones ms resaltante y porque?

Ejercicios prcticos

1.- A continuacin se describen diversas situaciones en las que se ha realizado el proceso administrativo, identifique en cada uno de ellos las diferentes etapas del proceso:

I. Un grupo de estudiantes de Ing. Industrial prepara la exposicin para esta ctedra. Para cumplir con esta actividad se fijan como meta: Superar todas las presentaciones hechas hasta ahora por sus compaeros y exceder las exigencias que ha planteado el profesor. Establecen una lista de actividades que se realizarn como por ejemplo: Investigar el tema, pasar el informe, realizar presentacin en el computador. Convocan una reunin con todos los miembros del equipo para asignarles a cada uno la labor que deben realizar y coordinan entre ellos como van a llevar a cabo la investigacin. Luego se ponen de acuerdo para ir a la biblioteca el da Lunes, ese da asisten todos, consultan los libros y toman los apuntes respectivos, posteriormente tipean el trabajo y el estudiante Coordinador de grupo esta pendiente en esta etapa de verificar que todo se haga correctamente, manda a corregir algunos detalles y chequea que se cumpla con todos los aspectos de la investigacin. Finalmente, les toca realizar la exposicin en clases, el Coordinador compara los temas expuestos con las que exigi el profesor y le indica al estudiante expositor los aspectos que no desarrollo correctamente.

II. En la fabricacin de Mesas de madera con diseo predeterminado, se requiere determinar si se tiene la cantidad de madera requerida para la demanda actual, por ello se realizan los estudios de mercados y pronsticos correspondientes, se definen objetivos y se establece el listado de actividades a realizar, herramientas y maquinarias necesarias, as como el personal requerido para elaborar la mesa de mejor calidad. Una vez que se definieron claramente los detalles anteriores, se procedi a definir responsables y se asignaron tareas a cada uno de los departamentos involucrados en el proceso. Durante la fabricacin el jefe de turno estuvo atento al desarrollo de las actividades, convers con los obreros y les dio las instrucciones necesarias, se preocup por enviar las rdenes para que se suministrara el material y las herramientas a cada trabajador, tambin realiz el chequeo de las cantidades producidas por da. Cada da se verific con los estndares de calidad y se regresaron los productos que no lo alcanzaron. El supervisor emiti un informe que resuma la cantidad de mesas fabricadas, tiempo utilizado en el trabajo vs. tiempo previsto, condiciones de calidad y rendimiento de la mano de obra.

2.- En la siguiente lista de actividades, realizadas por un Gerente de Operaciones, identifique a que etapa del proceso administrativo se corresponde:

a) Se rene con los Supervisores de Lnea para definir las cifras de produccin del prximo ao, realizan los pronsticos necesarios y analizan el comportamiento de la demanda.

b) Conversa con el Jefe de Compras para verificar que la materia prima est en almacn.

c) Le ordena a su Secretaria que convoque a una reunin para tratar el problema del Horno y analizar el reporte de fallas presentado por mantenimiento.

d) Visita la planta y conversa con los trabajadores, responde inquietudes y los felicita por los logros alcanzados.

e) Establece las responsabilidades en los nuevos proyectos y les enva comunicacin a los involucrados.

f) Emite comunicado felicitando a todos los trabajadores en su da.

g) Convoca a una reunin para definir las desviaciones presentadas en los niveles de calidad del producto.

h) Asiste a una reunin con el Presidente de la compaa para establecer nuevas alternativas de produccin.

i) Llama por telfono a proveedores que no han cumplido con los pedidos y les exige nuevas fechas.

j) Rene a los Supervisores y les da una charla sobre nuevos mtodos de produccin.

k) Realiza una lista de estrategias para los futuros meses de acuerdo con los nuevos objetivos de produccin.

l) En una visita a la planta felicita al Supervisor de Lnea por su cumpleaos.

m) Se rene con los Jefes de Grupo para asignar nuevas labores y coordinar las acciones del Comit de seguridad.

3.- Cite dos ejemplos de la gestin Universitaria donde se evidencie la aplicacin del proceso administrativo y el cumplimiento de las etapas de Planificacin, Organizacin, Direccin y Control.

4.- En los enunciados que se presentan a continuacin, encontrars acciones que se corresponden a una etapa del proceso administrativo en particular. Identifica de qu etapa se trata.

a) Un conjunto de empresarios e inversionistas realizan una reunin para analizar el contexto financiero y definir la posibilidad de crear una nueva institucin Bancaria.

b) En la empresa Motores Elctricos C.A. se realizan inspecciones a los productos terminados para verificar el cumplimiento de las caractersticas de diseo.

c) El Supervisor de un grupo de trabajo de mantenimiento de avenidas, divide y asigna el trabajo que corresponde a cada uno de los miembros de su cuadrilla.

d) Los Directores del Banco del Pueblo se renen para establecer las estrategias que utilizaran en los prximos aos con el propsito de aumentar el capital de la institucin.

BIBLIOGRAFIA RECOMENDADA:

Anzola Rojas, Srvilo. Administracin de Pequeas Empresas. Editorial McGraw-Hill. Mxico,1993

Certo, Samuel. Administracin Moderna. Editorial Interamericana. Mxico,1984.

Chiavenato Idalberto. Introduccin a la Teora General de la Administracin. Editorial McGraw Hill. Mxico.

Claude S. George, Jr. Historia del Pensamiento Administrativo. Prentice-Hall Hispanoamericana, S.A. Mxico. 1990.

Compilado por el equipo de consultores editoriales de McGraw-Hill. Administracin Moderna. McGraw-Hill Biblioteca Prctica de Negocios. Tomo I. Editorial McGraw-Hill, Mxico, Abril 1994.

Dessler, Gary. Organizacin y Administracin. Enfoque Situacional. Editorial Pretince may Hispanoamericana, A.S. Mxico,1979.

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ADMINISTRACIN

EFICIENCIA

OBJETIVO

PRODUCTIVIDAD

EFICACIA

GRUPO SOCIAL

COORDINACIN DE RECURSOS

Elementos del Concepto de Administracin

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