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PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA EN ORGANIZACIONES PÚBLICAS
Curso de Reformas Económicas y Gestión Pública Estratégica
ILPES-CEPAL
Diciembre 2004
Marianela Armijo
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PLANIFICACION ESTRATEGICAPLANIFICACION ESTRATEGICA
“Proceso que se sigue para determinar las metas de una organización y las
estrategias que permitirán alcanzarlas”(*)
La Planificación estratégica fija los límites dentro de los cuales tiene lugar el control y
evaluación de gestión
(*) Anthony Robert N. “El Control de Gestión” Marco, EntornoProceso”. Harvard Business School. Ed. Deusto. 1998
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“Directrices que ayudan a elegir las acciones adecuadas para
alcanzar las metas de la organización”
Proporcionan una base para la toma de decisiones respecto de los cursos de acción propuestos
Constituyen un medio para establecer el
PROPÓSITO ORGANIZACIONAL en
términos de:
OBJETIVOS
PROGRAMAS DE ACCION
PRIORIDADES EN LA ASIGNACION DE RECURSOS
ESTRATEGIAS
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PLANIFICACION ESTRATEGICA Y CONTROL DE GESTION
PlanificaciónEstratégica
Control de Gestión
Control de actividades
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CICLO DEL CONTROL DE GESTION
Consideración de nuevos productos y
objetivos estratégicos
Revisión de presupuestos y
programas
Medidas correctivas
EVALU
ACIO
N PRES
UPUES
TO
METAS / PROGRAMACION
EJECUCION
PLANIFICION ESTRATEGIA
(*) Adaptado de Figura: Las cuadtro etapas del control de gestión. Anthony Robert N. “El Control de Gestión” Marco, Entorno Proceso”. Harvard
Business School. Ed. Deusto. 1998
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PLANIFICACION ESTRATEGICA COMO BASE PLANIFICACION ESTRATEGICA COMO BASE METODOLOGICA DEL PLAN DE GESTIONMETODOLOGICA DEL PLAN DE GESTION
PLANIFICACION ESTRATEGICA
QUE SE HARA EN UN FUTURO QUE SE HARA EN UN FUTURO CERCANO PARA LOGRAR LOS CERCANO PARA LOGRAR LOS RESULTADOS CON EL MAXIMO RESULTADOS CON EL MAXIMO DE EFICIENCIA, EFICACIA, DE EFICIENCIA, EFICACIA, CALIDAD CALIDAD
MISION
OBJETIVOS ESTRATEGICOS
METAS
INDICADORES
PRODUCTOSPRODUCTOS
USUARIOSUSUARIOS
PARA QUE EXISTE LA PARA QUE EXISTE LA ORGANIZACIONORGANIZACION
PROPOSITO FUNDAMENTALPROPOSITO FUNDAMENTAL
PARA QUIEN PARA QUIEN
COMOCOMO
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PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA COMO PROCESO PREVIO PARA LA EXISTENCIA
DEL CONTROL DE GESTION
Puede ser:
Un proceso de formulaciónformulación de
estrategias Un proceso de revisión revisión de
estrategias
En este contexto la Planificación Estratégica es un proceso de toma de decisiones sobre
modificaciones que deben ser incorporadas en las estrategias existentes
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Esquema del Proceso de Planificación Esquema del Proceso de Planificación EstratégicaEstratégica
VISION
MISIONANALISIS ANALISIS INTERNOINTERNO:
Estructura
Procesos
Funciones
Recursos
Fortalezas y debilidades
Am
enazas /Oportunidades
ANALISISANALISISEXTERNOEXTERNO
FactoresInstitucionales
Económicos
Tecnológicos
Marco Presupuestario
OBJETIVOS
ESTRATEGICOS
METAS
INDICADORES
AREAS CLAVES DEAREAS CLAVES DEDESEMPEÑODESEMPEÑO
PROGRAMAS, PLANES,PROGRAMAS, PLANES,PROYECTOSPROYECTOS
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VISION
Valores y principios de la organización queorienta y dar el marco para el accionar de su
propósito, imagen objetivo.
“SER LA INSTITUCION DE SEGURIDAD SOCIAL DEL ESTADO, AGIL, EFICIENTE Y
PROACTIVA,FOCALIZADA EN LA ATENCION DE SUS USUARIOS Y CON UNA PRESENCIA
DESTACADA EN LA COMUNIDAD”Instituto de Normalización Previsional
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MISION
Declaración fundamental que le da el carácter constitutivo
a la organización y a su acción
Fija los los propósitos, fines y límites de la organización
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PREGUNTAS ORIENTADORAS PARA LA PREGUNTAS ORIENTADORAS PARA LA DEFINICION DE LA MISIONDEFINICION DE LA MISION
¿PARA QUÉ EXISTE EL PROGRAMA?
¿CUÁLES SON LOS PRINCIPALES PRODUCTOS QUE GENERA?
¿CUÁLES SON LOS USUARIOS EXTERNOS E INTERNOS?
¿PUEDEN OTROS OFRECER LOS MISMOS PRODUCTOS/SERVICIOS? SI ES ASI.
¿ CUAL ES LA ESPECIFICIDAD DEL PROGRAMA?
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PREGUNTAS ORIENTADORAS PARA LA PREGUNTAS ORIENTADORAS PARA LA DEFINICION DE LA MISIONDEFINICION DE LA MISION
¿CUAL ES LA POBLACION OBJETIVO Y LA COBERTURA ACTUAL?
¿CUALES LA PERCEPCION DEL EQUIPO DIRECTIVO Y CUAL DE LOS FUNCIONARIOS RESPECTO DEL PROGRAMA?
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Misión InstitucionalSERVIU XI
• El SERVIU XI Región de Aysén tiene como misión contribuir a mejorar la calidad de vida de la población regional, a través de la materialización de Planes y Programas propuestos por la Secretaría Regional de Vivienda y Urbanismo, generando igualdad de oportunidades que permitan acceder a una vivienda apropiada para la rigurosidad climática local y ciudades más seguras y equitativas para la comunidad de nuestra región, focalizando nuestro trabajo en el sector más carente y de escasos recursos.
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La definición de los objetivos permitirá seleccionar las actividades prioritarias para el mejoramiento de la
organización y aprovechar las ventajas.
Son logros que la organización persigue en un plazo determinado. Estos deben ser coherentes con la misión y
orientaciones de las políticas ministeriales
Los objetivos estratégicos surgen como respuesta a unapregunta esencial:
¿Qué debemos lograr en el corto, mediano y largo plazo, para tener un accionar coherente con la misión?
OBJETIVOS ESTRATEGICOS
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Su definición debe permitir identificar acciones en ámbitos de:
programación
procesos
cobertura
calidad
oportunidad del servicio, etc
“Mejorar, ampliar, rediseñar, optimizar, alcanzar, generar, adecuar”
OBJETIVOS ESTRATEGICOS
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OBJETIVOS ESTRATEGICOS
“Optimizar la calidad de las obras definiendo, analizando y
mejorando los procesos constructivos”
“Mejorar la atención al usuario, reduciendo los tiempos de
espera en la tramitación y otorgamiento de los beneficios.”
“Promover el desarrollo personal y profesional de losfuncionarios, su motivación y adhesión hacia el servicios”
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OBJETIVOS ESTRATEGICOS
“Se fortalecerá la acción normativa, de control, prevención y promoción de salud”
“Se focalizará la asistencia médica gratuita hacia los sectoresde población indigentes y de escasos recursos”
“Se promoverá la reforma gradual de gestión de las prestaciones
de los Hospitales Públicos, fundado a través de la descentralización
operativa”
Ministerio de Salud Pública.. Uruguay.
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METASMETAS
CONSTITUYEN LA EXPRESION CONCRETA, CUANTIFICABLE, DE LOS LOGROS QUE SE PLANEAN ALCANZAR EN EL AÑO (U OTRO PERIODO DE TIEMPO) CON RELACION AL OBJETIVO Y PRODUCTO IDENTIFICADO
CONTIENEN DECLARACION EXPLICITA DE NIVELES DE ACTIVIDAS QUE SE QUIERE ALCANZAR TIENEN UN HORIZONTE LIMITADO DE TIEMPO
TIENEN UN HORIZONTE LIMITADO DE TIEMPO
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REQUISITOS PARA LA CONSTRUCCION DE METAS
ABARCAR EL CONJUNTO DE DIMENSIONES DE DESEMPEÑODELA GESTION: EFICIENCIA, EFICACIA, CALIDAD, ECONOMIA
IMPLICA LA GENERACION DE COMPROMISOS INTERNOS, PORLO TANTO SU CUMPLIMIENTO NO DEBE DEPENDER DE OTRASENTIDADESO DE FACTORES EXOGENOS.
DEBEN TENER UN COMPONENTE DE REALISMO: QUE PUEDANSER ALCANZADAS CON LOS RECURSOS HUMANOS YFINANCIEROS.
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INDICADORES
• INSTRUMENTOS DE MEDICION DE LAS VARIABLES ASOCIADAS A LAS METAS
• MEDIDAS QUE DESCRIBEN COMO UNA
INSTITUCION ESTA ALCANZANDO SUS OBJETIVOS Y METAS
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LECCIONES APRENDIDAS• CONSIDERACIONES PARA LA APLICACIÓN DE LA
PLANIFICACION ESTRATEGICA EN INSTITUCIONES PUBLICAS
• COMO UTILIZAR EL PLAN ESTRATEGICO PARA QUE SEA UTIL EN UNA INSTITUCION PUBLICA
• QUIENES DEBEN PARTICIPAR
• CADA CUANTO TIEMPO DEBE HACERSE
• CONSULTORA EXTERNA/RECURSOS PROPIOS
• OTRAS ALTERNATIVAS PARA APOYAR LA TOMA DE DECISIONES ESTRATEGICAS ?
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FACTORES CRITICOS EN LA IMPLEMENTACION DE PROCESOS DE
PLANIFICACION ESTRATEGICA
• Compromiso y liderazgo de directivos
• Regularidad y continuidad en la aplicación
• Internalización de la PE en los procesos de la institución
• Capacidad de desagregar los objetivos estratégicos en metas concretas monitoreadas
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FACTORES CRITICOS EN LA IMPLEMENTACION DE PROCESOS DE
PLANIFICACION ESTRATEGICA
• Existencia de una unidad responsable por el control de gestión y con directa interacción con la jefatura máxima de la institución.
• Profesionales capacitados en las técnicas de gestión (planificación, indicadores, evaluación)
• Tecnologías de información (simples y accesibles) para asociar la planificación estratégica al control de gestión.
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FACTORES CRITICOS EN LA IMPLEMENTACION DE PROCESOS DE
PLANIFICACION ESTRATEGICA
• Capacidad de retroalimentar a los niveles directivos (centros de responsabilidad) el nivel de logros de compromisos alcanzados y generar acciones correctivas.
• Alinear la planificación estratégica al ciclo presupuestario y considerarlo como insumo para su formulación
• Comunicación de los resultados de la planificación estratégica