1. manual del alumno sap - unidad de aprendizaje i

MANUAL DEL ALUMNO SOFTWARE SAP ERP

UNIDAD DE APRENDIZAJE I

Introducción a los sistemas de gestión empresarial (ERP)


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Material elaborado en el Área Administración y Negocios de la Vicerrectoría

Académica de pregrado INACAP, T&V Consultores Ltda. y la docente de

INACAP sede Santiago Centro Yasna Montenegro Fernández.

Esta publicación fue elaborada por Universidad Tecnológica de Chile INACAP en el año 2014. Prohibida su reproducción total o parcial sin la autorización del autor. Esta obra es de uso exclusivo de alumnos y docentes del Sistema Integrado de Educación Superior de INACAP, con fines estrictamente académicos y no comerciales.

MANUAL DEL DOCENTE SOFTWARE SAP ERP por Universidad Tecnológica de Chile INACAP se distribuye bajo una Licencia Creative

Commons Atribución-NoComercial-SinDerivar 4.0 Internacional.

http://creativecommons.org/licenses/by-nc-nd/4.0/


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Contenido PRESENTACION Y DESARROLLO DE LA ASIGNATURA .......................................................................... 6

UNIDAD DE APRENDIZAJE I ................................................................................................................. 7

I. INTRODUCCIÓN ............................................................................................................................ 8

¿Qué es un ERP? .......................................................................................................................... 8

Algunas Estadísticas .................................................................................................................. 10

Características principales ......................................................................................................... 10

SAP: La empresa ........................................................................................................................ 11

Soluciones de la Industria ......................................................................................................... 12

II. ACCESO A UN SISTEMA SAP ...................................................................................................... 13

SAP Easy Access ......................................................................................................................... 15

Estructura de una pantalla ........................................................................................................ 16

Varios modos ............................................................................................................................. 18

Sistema de mensaje en SAP ...................................................................................................... 18

III. CONCEPTOS VÁLIDOS EN TODO EL SISTEMA ........................................................................... 19

Estructuras organizativas .......................................................................................................... 19

Datos Maestros ......................................................................................................................... 20

Reportes .................................................................................................................................... 22

Estructura de menú ................................................................................................................... 24

Perfiles y autorizaciones ............................................................................................................ 25

IV. INTRODUCCIÓN A GBI .............................................................................................................. 25

Antecedentes: ........................................................................................................................... 26

Historia: ..................................................................................................................................... 26

Estrategia:.................................................................................................................................. 26

Estructura organizacional .......................................................................................................... 27

Recursos Humanos .................................................................................................................... 28

Procesos de negocio .................................................................................................................. 31

V. ESTRUCTURA SAP ERP Y GBI COMO MODELO DE ENSEÑANZA PARA INACAP ......................... 32

Cliente-Servidor ......................................................................................................................... 32


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Mandante (Client) ..................................................................................................................... 35

Acceso al sistema SAP ERP ........................................................................................................ 35

Modelo de empresa para el desarrollo de la asignatura .......................................................... 37

EJERCICIOS PRACTICOS PRIMERA UNIDAD ....................................................................................... 43

Introducción a los sistemas de gestión empresarial (ERP) ................................................................ 43

EJERCICIO 1: Utilización de las ayudas y personalización ............................................................. 44

EJERCICIO 2: Visualización de un maestro de clientes .................................................................. 52

EJERCICIO 3: Visualización de un maestro de materiales ............................................................. 56

EJERCICIO 4: Habilitación de nombres técnicos ............................................................................ 57


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Estimado(a) alumno:

Te damos la bienvenida a la asignatura Software ERP.

Esta es una asignatura práctica del área de la especialidad, que entrega

conocimientos sobre los usos de software contable y de gestión, en el

registro de las operaciones de la empresa, que le permite al estudiante

contar con las herramientas necesarias para generar e interpretar reportes e

informes que facilitarán la toma de decisiones en la administración de una

empresa.

Para el logro de estos objetivos se requiere de la intervención docente que

sea facilitadora del aprendizaje, combinando la experiencia de cada una de

las actividades que demanda el mundo laboral, con la integración y el uso

adecuado del Software SAP ERP, dando a conocer los procesos integrados de

la empresa, a través del conocimiento funcional de los procesos de gestión

básicos, soportados en las soluciones SAP con un conocimiento más

adecuado y un mayor aprovechamiento de las herramientas que ofrece el

sistema.

En este manual encontrarás una propuesta actualizada para la formación de

SAP ERP pertenecientes al modelo de competencias INACAP, sustentada

como material educativo orientado al apoyo del alumno.

¡Le invitamos a ser parte de este gran desafío institucional!


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PRESENTACION Y DESARROLLO DE LA ASIGNATURA

Es de nuestra convicción que la aplicación de la práctica dentro de asignatura,

acompañada de teoría orientada al Software SAP ERP, facilita el aprendizaje de los

estudiantes. Por esa razón, las actividades que aquí se presentan han sido diseñadas para

introducir a los alumnos a una serie de casos y problemas que reflejan gran parte de lo

que los estudiantes van a hacer cuando sean profesionales.

La asignatura está organizada con teoría relacionada al módulo correspondiente,

ejercicios prácticos, casos de estudio y evaluaciones propuestas por cada unidad.

Cada una de las actividades han sido desarrolladas en el marco de la empresa Global Bike

Inc. con foco en su estructura organizacional y procesos de negocio.

Considerando que el estudio de la asignatura se centra en Global Bike Inc. se presenta la

estructura mundial empresarial y los procesos centrales de negocio mediante un modelo

de empresa global, además de diagramas de organización para las empresas GBI en

Alemania y los EE.UU., y las transacciones como compras y ventas.

La Universidad Tecnológica de Chile INACAP ha mejorado el modelo creando sociedades

adicionales, con el mismo esquema planteado por GBI, pero orientadas a cada una de las

sedes y cursos asignados a cada casa de estudios, facilitando en alumno el aprendizaje y

apoyando al docente, facilitando la revisión y evolución de los cursos.


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UNIDAD DE APRENDIZAJE I Introducción a los sistemas de gestión empresarial (ERP)

Software SAP ERP

Aprendizajes esperados: Justifica el uso de los sistemas de gestión empresarial ERP,

considerando los requerimientos y recursos de la organización, utilizando herramientas de

ofimática para dar solución creativa y eficiente a desafíos que se le presentan.

1.1.1.- Determina la aplicación y el impacto de un ERP en los distintos tipos de organizaciones.

1.1.2.- Identifica los tipos de ERP, considerando las necesidades de la empresa.

1.1.3.- Identifica los principales proveedores de ERP, a nivel nacional e internacional.

1.1.4.- Determina las necesidades de la empresa para implementar un sistema ERP, de acuerdo a la

administración de la información dentro de la organización.

CRITERIOS DE EVALUACION


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I. INTRODUCCIÓN

¿Qué es un ERP?

Los sistemas de planificación de recursos empresariales, o ERP (por sus siglas en inglés,

Enterprise Resource Planning) son sistemas de Información que integran y manejan

muchos de los negocios asociados con las operaciones de producción y de los aspectos de

distribución de una compañía en la producción de bienes o servicios.

Los sistemas ERP típicamente manejan la producción, logística (compras, ventas,

producción, control de calidad, inventarios, etc.) y la contabilidad de la compañía de

forma modular. Sin embargo, la Planificación de Recursos Empresariales o el software ERP

puede intervenir en el control de muchos procesos de negocio como ventas, entregas,

pagos, producción, administración de inventarios, calidad de administración y la

administración de recursos humanos.

Los sistemas ERP son llamados ocasionalmente back office (trastienda) ya que indican que

el cliente y el público general no están directamente involucrados. Este sistema es, en

contraste con el sistema de apertura de datos (front office), que crea una relación

administrativa del consumidor o servicio al consumidor (como los CRM Customer

Relationship Management), un sistema que trata directamente con los clientes, o con los

sistemas de negocios electrónicos tales como comercio electrónico, administración

electrónica, telecomunicaciones electrónicas y finanzas electrónicas.

Los ERP funcionaban ampliamente en las empresas. Entre sus módulos más comunes se

encuentran el de manufactura o producción, almacenamiento, logística e información


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tecnológica, incluyen además la Contabilidad Financiera y de Gestión, y suelen incluir un

módulo de Gestión del Recurso Humano.

• Nombre de la Compañía

• SAP AG

• SAP América

• SAP UK

• Nombre del Software

• SAP R/2

• SAP R/3

• SAP ERP


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SAP AG

• Fue fundada en Walldorf, Alemania en 1972.

• Es la empresa más grande del mundo en “Business Software”.

Algunas Estadísticas

• Más de 40.000 empleados en más de 50 países.

• 1500 Business Partner.

• 36.200 clientes en más de 120 países.

• 12 millones de usuarios.

• Más de 100.000 instalaciones.

Características principales

• Uso mundial.

• Diseñado para satisfacer las necesidades de todo tipo de industria.

• Multi - monedas.

• Multi – Idiomas.

• Diseñado para satisfacer necesidades de todo tipo de tamaños de

empresas.

• Permite integrar los procesos de negocios.

• Ayuda a que las empresas puedan automatizar los procesos.

• Integración en tiempo real.

• Escalable y flexible.


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SAP: La empresa

HTTP://WWW.SAP.COM

En el portal de SAP encontrarán más sobre la historia de SAP, su evolución, sus

empleados, clientes y partners, subsidiarias en el mundo, etc.

Módulos del ERP - Agrupaciones lógicas dentro de un proceso de negocio

• FI y CO (Registro)

• MM (Compras)

• SD ( Ventas)

• PP ( Producción)

• HCM ( Recursos Humanos)


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Soluciones de la Industria

• Defensa y Espacio

• Automóviles

• Bancos

• Química

• Productos de consumo

• Defensa y Seguridad

• Ingeniería y Construcción

• Salud

• Tecnología

• Educación

• Maquinaria Industrial

• Seguros

• Servicios Logísticos

• Media

• Minería

• Energía y Combustibles

• Farmacia

• Servicios Postales

• Sector Público

• Retail

• Telecomunicaciones

• Servicios


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II. ACCESO A UN SISTEMA SAP

• SAP GUI

• SAP LOGON

El programa SAP GUI permite conectar al equipo “front end” con un sistema SAP concreto.

Para iniciar el SAP GUI, SAP proporciona el SAP Logon. Cuando se llama el SAP Logon con

el ícono que estará en su escritorio, se visualiza una ventana con una lista de los sistemas

SAP para los que se puede iniciar el proceso de acceso. Este archivo suele configurarse

centralmente y está disponible para los usuarios finales.


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Mandante (Client): Es el nivel más alto dentro de las estructuras del ERP SAP. Representa

al grupo de empresas o Holding. En un servidor podemos tener más de un mandante SAP,

siendo cada mandante un ambiente de trabajo, tal como Desarrollo de Sistema, Pruebas,

Entrenamiento y el “oficial” que es llamado Ambiente Productivo.

Usuario (User): Es el nombre que representa a un empleado dentro del sistema. Se

conoce como Usuario y debiera siempre ser un código único para cada empleado.

Password: Es la clave personal e intransferible que cada usuario tiene para acceder al

sistema. Cuando nos conectamos por primera vez, el sistema nos da una password de

inicio y en esa primera conexión debemos inmediatamente cambiarla por una clave

personal, que será la clave con la cual conectaremos de ahí en adelanta. Cada empresa


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puede definir cómo será la actualización de la password, como por ejemplo con qué

frecuencia, así como sus características (tipo, longitud, etc.).

SAP Easy Access

La pantalla SAP Easy Access es la pantalla inicial por defecto en los sistemas SAP. En la

parte izquierda de la pantalla se muestra en estructura jerárquica en forma de árbol

compuesta por los menús disponibles para el usuario del sistema. En la parte derecha se

puede visualizar el logotipo de la empresa.


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Estructura de una pantalla

Campo de comandos: Puede iniciar transacciones directamente si introduce el código de

transacción en el campo de comandos.

Barra de Menús: La barra de menús es la línea superior en cualquier ventana primaria del

sistema SAP. Las opciones Sistema y Ayuda están en todas las pantallas de SAP. Los

demás menús visualizados dependen de la transacción que se esté utilizando. Estos menús

contienen además menús en cascada.

Barra de herramientas: Los botones de la barra de herramientas estándar aparecen en

todas las pantallas del sistema SAP. Puede que en algunas transacciones los botones

aparezcan desactivados, ya que no corresponde su uso en ese momento. Si deja el cursor

por unos momentos sobre el botón, el sistema desplegará el nombre del mismo. Si

procede también se visualiza la tecla de función correspondiente.


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Barra de Título: En esta barra se visualiza el nombre de la función que se está utilizando

en ese momento.

Barra de herramientas de transacción: En esta barra se visualizan los botones disponibles

para la aplicación que se está utilizando en ese momento.

Etiquetas: Una etiqueta permite organizar varios ámbitos de imagen para mejorar la

claridad y organización de los datos.

Barra de Status: Se visualiza la información acerca del status actual del sistema, mensajes

de advertencia, mensajes de error, etc.

Botones de selección: Con los botones de selección sólo se puede marcar una opción.

Casillas de selección: Con las casillas de selección se pueden marcar múltiples opciones.


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Varios modos

Sistema de mensaje en SAP

• Verde – Informativo

• Amarillo – Advertencia

• Rojo - Error


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III. CONCEPTOS VÁLIDOS EN TODO EL SISTEMA

Estructuras organizativas

Son los elementos básicos diseñados con el fin de ser utilizados para representar la

estructura de una empresa.

Cada módulo dentro del sistema se representa con una o varias estructuras organizativas.

• Mandante

• Sociedad CO

• Sociedad FI

• Centro

• Almacén

• Organización de Ventas

• Canal de Distribución

MATERIAL DEL ALUMNO SOFTWARE SAP ERP

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Datos Maestros

En SAP, todos los datos maestros se crean y almacenan centralizadamente y están

disponibles para todas las aplicaciones y usuarios autorizados. El almacenamiento

centralizado asegura la consistencia, la actualización y no redundancia de los datos.

La información se organiza en vistas o segmentos que están asignados a los elementos o

estructuras organizativas. Esto permite una representación flexible de las estructuras

empresariales implicadas en una operación.

• Creación centralizada

• Almacenamiento centralizado

• Son organizados en segmentos


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Un maestro de clientes contiene la información clave que define la relación empresarial

entre una empresa y su cliente. Los datos generales son propios del cliente, como por

ejemplo Razón social, RUT, dirección, etc. Los datos de la sociedad controlan el

procedimiento de contabilización y tratamientos posteriores, como por ejemplo pagos.

Los datos de la Organización de Ventas proporcionan información acerca de los clientes

para dar soporte a todo el proceso empresarial, desde la introducción de los pedidos,

expedición, facturación, etc. Así la “estructura triple” del maestro de clientes está

representada por:

Datos Generales: Son igual de importantes para cada sociedad y organización de ventas

dentro de la empresa.

Datos de la Sociedad: Son datos relacionados con la contabilización de este cliente y los

acuerdos que esta sociedad tiene con este cliente.

Datos de Ventas: Estos datos representan características diferentes para cada

organización de ventas y canal de una empresa.


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Maestro de Materiales: Contiene toda la información clave que una empresa necesita

para gestionar un material dentro de la organización. Define como se vende, compra,

fabrica, inventaría, y contabiliza un producto y cómo se calcula su costo. La información se

agrupa en vistas, organizadas a su vez por función empresarial.

Reportes


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24

Estructura de menú

TIPOS DE ROLES

• Roles Simples

– Menú Encargado de Cobranzas

• Roles Compuestos

– Puede tener dos o más roles simples asignados. Por ejemplo:

Rol de Jefe de Finanzas


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Perfiles y autorizaciones

IV. INTRODUCCIÓN A GBI


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Antecedentes:

• GBI Inc. utiliza todas las capacidades del ERP.

• Son dos compañías ubicadas en Alemania y Estados Unidos

Historia:

John Davis ganó muchos campeonatos de “mountain bike” en los Estados Unidos en 1990,

inició su propia empresa de “mountain bike” (Frankenstein Bikes).

Peter Schwarz se crió con bicicletas de calle en Black Forest, Alemania siendo estudiante,

el diseño marcos ultra livianos.

En 1993, inició su propia empresa de marcos de bicicletas (Heidelberg Composites) ambos

se conocieron en el año 2000 en el año 2001, crearon Global Bike Inc.

Estrategia:

John y Peter son Co-CEOs

John es responsable de:

• Ventas, Marketing, Servicios y Soporte, Informática, Finanzas y Recursos Humanos

• Vende productos y trae el dinero

Peter es responsable de:

• Investigación, Diseño, Adquisiciones y Fábricas

• Construye productos y gasta el dinero


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Es una compañía de bicicletas de nivel mundial que atiende tanto a profesionales como

principiantes para carreras de pista y fuera de pista.

Su foco está en:

• Calidad

• Robustez

• Desempeño

Estructura organizacional


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Recursos Humanos


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Procesos de negocio


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V. ESTRUCTURA SAP ERP Y GBI COMO MODELO DE ENSEÑANZA PARA INACAP

SAP ERP es una solución de negocio para Gestión Empresarial, a lo que denominaremos

un ERP (Enterprise Resource Planning o Planificación de Recursos de la Empresa).

Es una herramienta que se compone de diferentes módulos que definen diversos aspectos

de la gestión de la empresa, como puede ser la gestión de ventas, la parte económico-

financiera, la gestión de materiales, gestión de producción etc.

Todos estos módulos se integran de forma on-line y permiten la gestión global de la

compañía.

Cliente-Servidor

En el presente los sistemas de SAP ERP, operan utilizando el principio cliente/servidor

aplicado a varios niveles.

Esta arquitectura consiste básicamente en un cliente que realiza peticiones a otro

programa, el servidor y este le da respuesta.


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Como podemos ver, en una arquitectura Cliente-Servidor, el Cliente realiza

requerimientos a través de invocaciones al Servidor que le responde.

• Servidor: Es una combinación de Hardware / Software que puede proveer servicios a un

grupo de clientes en un ambiente controlado.

Ejemplo: Bern


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El programa SAP GUI permite conectar al equipo con un sistema SAP concreto.

SAP Logon con el ícono que estará en su escritorio.

Este archivo suele configurarse centralmente y está disponible para los usuarios finales.


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Mandante (Client)

Es el nivel más alto dentro de las estructuras del ERP SAP.

Representa al grupo de empresas o Holding. En un servidor podemos tener más de un

mandante SAP, siendo cada mandante un ambiente de trabajo, tal como Desarrollo de

Sistema, Pruebas, Entrenamiento y el “oficial” que es llamado Ambiente Productivo.

Acceso al sistema SAP ERP

Para conectarnos al Sistema, debemos seleccionar previamente el servidor que nos

corresponde, ejemplo: Bern

Ingresamos el mandante (client) ### (245, 250, 255, 260…)

Luego el User asignado, para efectos de la asignatura será la siguiente estructura:


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Ingresamos el mandante (client): En el ejemplo 250

User: GBI-###

Password: La primera vez que ingresamos al sistema la password es: 123456, luego la

cambiamos por una clave propia.

Lenguaje: SAP por defecto ingresará en inglés por tanto debemos especificar el idioma

que corresponda (ES).


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Modelo de empresa para el desarrollo de la asignatura

Estructura organizativa:

El mandante es el nivel más alto en la jerarquía del sistema SAP ERP. En términos

empresariales, el mandante es el equivalente a un grupo Corporativo o Holding y la

Sociedad FI es la estructura básica que representa una unidad jurídicamente

independiente que debe presentar Balances y Estados de Resultados. Habrá tantas

sociedades FI en el sistema como empresas independientes tenga el Holding.

SAP University Alliances, entrega para formación profesional, una empresa diseñada

llamada Global Bike Inc. Con estructura y modelo de negocios ya creados, Inacap toma

este modelo, copiando la Sociedad Fi de GBI para generar tantas Sociedades como sede y

secciones tenga a lo largo del país.


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Inacap tomando la estructura de la empresa anterior, trabajara de la siguiente manera:

Se crean tantas Sociedades Financieras como sedes existan a lo largo del país, cada curso

trabaja en la Filial que le corresponda.


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Aparecerá un listado, según las Sociedades creadas, basta con seleccionar la que

corresponda.


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Recordar que cada Sede tiene Sociedades únicas creadas con el modelo de Global Bike,

esto ayuda a que cada usuario pueda identificar de manera clara su trabajo y posibilita la

emisión de informes contables y financieros de mejor calidad.

Las organizaciones de compras y ventas, también son únicas según sedes a lo largo del

país, lo mismo para centros logísticos y parámetros necesarios de la arquitectura SAP.


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EJERCICIOS PRACTICOS

PRIMERA UNIDAD

Introducción a los sistemas de gestión empresarial (ERP)

Criterios de evaluación

1.1.4. Determina las necesidades de la empresa para implementar un sistema ERP, de acuerdo a la administración de la información dentro de la organización.

1.1.5. Identifica en el ambiente SAP los distintos perfiles de usuarios y módulos de trabajo.

Software SAP ERP


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EJERCICIO 1: Utilización de las ayudas y personalización

1. Usted es el encargado de compras de la empresa. Desea prefijar el valor de la

organización de compras para que el sistema lo proponga siempre en el campo

correspondiente.

a. Vaya a la visualización del proveedor mediante el menú:

Logística-> Gestión de materiales->Compras->Datos Maestros->Proveedor->Central

->Visualizar y busque el ID del parámetro del campo Organización de compras.


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b. Busque los valores posibles para el campo Organización de compras. Ingrese el

proveedor 101###, la Sociedad que el docente le indique correspondiente a su

curso y sede, en el caso del ejemplo se trata de la sociedad US00 y la

Organización de Compra US00


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c. Fije el valor de la organización de compra en su perfil de usuario mediante el

menú:

Sistema->Valores Prefijados->Datos Propios

d. Confirme que el valor de propuesta debe ser la organización de compras

indicado por el docente.


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e. Repita los pasos para establecer la fijación de datos para la Sociedad y

Organización de ventas.

f. Los parámetros fijados deben quedar como en la siguiente imagen:


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2. Acaba de empezar a usar el sistema SAP y desea personalizar su interfaz de usuario.

a) Lo primero que quiere hacer es que los mensajes de error y del sistema aparezcan en

una ventana emergente en vez de en la barra de sistema.

Seleccione Customizing de configuración local (barra de Herramientas del

sistema, en la parte superior de la pantalla.

Seleccione la ficha Opciones

Seleccione: Ventana de diálogo en mensaje de conclusión exitosa

Ventana de diálogo en mensaje de advertencia

Ventana de diálogo en mensaje de error

Selecciones OK


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b) Confirme que el formato de Fecha y moneda se visualice según sus preferencias.


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Menú: Sistema->Valores Prefijados->Datos propios

Seleccione la pestaña Valores Fijos

Confirme sus opciones.


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Selecciones Grabar

EJERCICIO 2: Visualización de un maestro de clientes

1. Busque la información solicitada en la tabla:

Cliente: 12680

Sociedad: US00

Organización de Ventas: UW00

Canal: WH

Sector: BI

a) Menú: Logística->Comercial->Datos Maestros->Interlocutor Comercial->Cliente->

Visualizar-> ENTER (Transacción XD03) Ingresar los datos indicados arriba y dar Enter

nuevamente.


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b) En datos generales identifique:


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Calle / Número

Ciudad

Concepto de búsqueda

c) En datos de sociedad identifique:


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Cuenta Asociada Condición de Pago

d) En datos de área de ventas identifique:

Condiciones de Expedición

Condiciones de pago


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EJERCICIO 3: Visualización de un maestro de materiales

1. Busque la información solicitada en la tabla para el:

Material DXTR1054

Centro ####

a. Menú: Logística->Gestión de Materiales->Maestro de Materiales->Material-

>Visualizar y dar ENTER ( transacción MM03) Ingresar los datos indicados

arriba y dar ENTER

b. VISTA: DATOS BÁSICOS 1

Unidad de Medida

Sector

Grupo de Artículos

Unidad de peso

c. VISTA: VENTAS ORG. 1

Grupo de Artículos

Sector


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d. VISTA: STOCK DE CENTRO

Libre Utilización período actual

Período Actual

Período Anterior

EJERCICIO 4: Habilitación de nombres técnicos

a) En detalle ->opciones marque la opción como aparece en la imagen.


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1. manual del alumno sap - unidad de aprendizaje i

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