Conseguir el mayor

impacto mediante la información

Integrar la analítica dentro de metodologías Scrum

Analítica dentro de metodologías Scrum

Objetivos

Mejorar la eficiencia de procesos mediante procesos ágiles, tomando las mejores decisiones para el negocio. Entender y analizar la importancia de interpretar la información en la toma de decisiones.

Dirigido a

Profesionales que se dediquen a la mejora de procesos.

Analistas de negocio que trabajen de forma cross funcional con diferentes áreas.

Gestores de proyectos que necesiten integrar el análisis de datos en la toma de decisiones.

Gestores de proyectos que necesiten integrar la analítica en el governance de un departamento/área.

Metodologías Tradicionales VS

ÁgilesComparativa de métodos de gestión de proyectos

Cómo trabajamos…

En las organizaciones las tareas están divididas funcionalmente.

El trabajo interno tiene una manera secuencial que ordena las tareas, y las

asigna dependiendo de los roles.

Se tienen acuerdos definidos, o se crean acuerdos internos que dan

responsabilidades.

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Gestión de Proyectos forma tradicional …

Requerimientos Análisis y diseño Implementación Testeo Mantenimiento

Pero qué problemas tenemos…Planificación muy estricta.

El cliente no ve el producto hasta la entrega final.

Se trabaja sobre una versión hasta la solución final y hasta la fase final no se testea.

El equipo no tiene la visión completa del proyecto.

Avanzamos sin tener información suficiente.

Profesional

Puesto

Rol

Formación

Cómo nos comportamos en el trabajo…

Evolución de las organizaciones…

Director

Jefe jefe jefe

Pmo

Proyecto

Director

Jefe

empleado

empleado

Jefe

empleado

Seguridad, sentido de pertenencia, reconocimiento, poder y autotranscendencia a sus miembros.

Estructuras lineales

Estructuras Matriciales

Estructuras ágiles

…Qué es importante en las organizaciones

• Flexibilidad

• Velocidad

• Clientes satisfechos

• Aumentar ingresos.

• Reducir costes

• Clientes satisfechos

Probar lo que funciona, y hacer cambias hasta buscar la mejor decisión

Toma lo mejor, deja el resto. Richard Richard Branson

Requisitos al principio

Planificación estricta

Clientes solo al principio y al final

¿Por que no revisarlos constantemente?

¿Por qué no planificar los proyectos de forma iterativa?

¿Por qué no involucrar al cliente durante el proyecto?

¿Por qué no buscar feedback constante?

 

…Proyectos gestionados de forma tradicional

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Manifiesto Ágil valora…INDIVIDUO y las INTERACCIONES DEL EQUIPO de desarrollo por encima del proceso y las herramientas.

Desarrollar software (hacer procesos) que FUNCIONEN por encima de la documentación.

Negociación con el CLIENTE por encima del contrato.

La CAPACIDAD ANTE EL CAMBIO antes que un plan establecido.

Algunas metodologías Ágiles…

Poco restrictiva Muy restrictivaXPScrumLean Kanban

ScrumKanban XP• Iteraciones.• Roles más

definidos.• Equipo

multidisciplinar.• Equipo auto

organizado.

• Mejora de flujo de trabajo.

• Liderazgo en todos los niveles.

• Funciona bien en flujos de trabajo definidos.

• Organización.• Adaptable a las

circunstancias.• Pair

programming

LEAN• Revisión de lo

que no añade valor al cliente.

• Filosofía Kaizen• Producto final

testeado, retroalimentación del equipo.

Metodologías Ágiles VS Tradicionales

Principios de metodologías ágiles…

Mejorar la satisfacción del cliente:• Involucrado durante todo el proyecto.• Es consciente de los avances y problemas del proyecto.• Se evitan malentendidos

Implicación del equipo de trabajo• Mejoran la motivación del equipo• Todo el equipo sabe en que trabajan los demás.• Los compromisos y las tareas son adquiridas por los miembros

del equipo

Ahorro de tiempo y mejora continua• Trabajar más rápido y veloz.• Cumplir los plazos.• Entregar versiones funcionales cuanto antes.

ScrumScrum en mejora de procesos

• Se aplica en desarrollo de software, se puede aplicar a la mejora de procesos.• Las actividades se repiten en cada iteración, hasta que está terminado.• Está dispuesta a cualquier modificación.• El cliente siempre está involucrado.

Qué es Scrum……Es una metodología de desarrollo ágil, basada en la adaptación, enfocada a la satisfacción de cliente, iterativa y dispuesta al cambio.

PlanificaciónSpring

Ejecutar Spring

Reunión Diaria

Revisar Sprint

Retrospectiva

…¿Cómo se Organiza Scrum? Los eventos…

Artefactos Scrum

Product Backlog

Sprint Backlog

Burndown Chart

Eventos Scrum… ¿Cómo se organiza?Sprint: Es el tiempo en el que el equipo está desarrollando las historias de usuario seleccionadas.

Sprint Planning: Es la planificación del trabajo, en base a las historias de usuario que ha generado el product owner, se presentan en un backlog y se prioriza. El equipo de trabajo determina cuantas historias pueden hacer y se compromete ha realizar esas acciones en ese spring. Daily sprint meeting: Es una reunión breve, de 15 minutos 30 minutos, en la que el equipo se sincroniza y comparte sus avances y problemas para seguir con el proyecto. Demo y retrospectiva: Cuando se termina el sprint el equipo presenta las historias realizadas al product owner. Después de esta reunión el equipo se junto, analiza lo que hizo bien, que se puede mejorar y como lo pueden perfeccionar para la próxima vez.

Eventos Scrum… ¿Cómo se organiza?

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Product Backlog: Son los requisitos que se denominan historias de usuario. Es un lenguaje no técnico que se priorizan en base al valor del negocio que aportan. Estas prioridades se revisan periódicamente en base a la información que tengamos.

Sprint Backlog: Lista de tareas asignadas al sprint. 

 

Roles Scrum

UsuarioProduct Owner

Equipo de trabajo

Scrum Master

Scrum Master

Eficiencia de proyecto. máximo valor en el negocio.

Gestión de las interacciones que aportan valor dentro de la organización

Ayuda al equipo de trabajoal eliminar los impedimentos durante el sprint

Responsable de la implantaciónde Scrum

Ayuda al equipo de trabajoA ser autosuficiente, multifuncionalY ordenado.

Ver la eficiencia burndown chart

Ayuda a que las tareasen el sprint se puedan realizar

• Daily Meeting• Spring planning• Spring review• Sprint

retrospective Ayuda en la cohesiónY comunicación del equipo,Organización mediante reuniones y actividades.

Product Owner

Validar que esta todo echo.Definir criterios de aceptación

Definir historias de usuarioDefinir producto mínimo viable

Ordenar product Backlog

Decidir que se hace y que no.Responsable de requisitos del Proceso a modificar.

Asegurarse que todo el mundoEntiende las tareas a realizar

Es el responsable de los sprint

Saber como está funcionando el equipoY hacer estimaciones de cuando tendremosLa solución

• Daily Meeting (Opcional)

• Spring planning• Spring review• Sprint

retrospective 100% disponibilidad

TerminarNueva propuesta

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El PO presenta las acciones priorizadas del backlog. El PO y el equipo colaboran en crear el Sprint.

Reunión sobre el “Qué”

Reunión sobre el “Cómo”

Se reparten las acciones queue están en el sprint backlog entre los miembros del equipo. El equipo se compromete a hacerlo.

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Inspeccionar y adaptar el producto. El TM prueba lo que se ha hecho con PO y stakeholders. El PO acepta o rechaza el trabajo. Todo el mundo colabora en evaluaciones y las nuevas ideas y el backog del producto podrá ser revisado.

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Mejorar el proceso. El equipo evalúa el proceso y como trabajan juntos. Se establecen acciones de mejoras para próximas iteraciones

Reunión corta para ver en queestán trabajando los miembros del equipo

Scrum

Sprint Planning

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SCRUM diario

Revisión del SPRINT

SPRINT retrospective

Product Baclog

Otros elementos… Historias de usuarioSe utilizan para identificar los requerimientos del proyecto.

Descripciones cortas y simples de una funcionalidad, desde el punto de vista del usuario

Yo como un [Rol], necesito [Descripción de la funcionalidad], con la finalidad de [Descripción de la consecuencia]

Potenciar participación equipo

Evolucionancon el proyecto

Funcionalidadesconcretas

Peticionesconcretas

27Otros elementos… Criterios de aceptación

Se crean antes de comenzar el

desarrollo

Son los parámetros que validan que la historia está terminada

Las valida el POEl equipo de

trabajo las debe conocer

Ayudan a entender mejor la

historiaTécnicas de

comportamiento, si ocurre a

entonces b……

Scenario) Escenario [Número de escenario] [Titulo del escenario]:(Given) En caso que [Contexto] y adicionalmente [Contexto],(When) cuando [Evento],(Then) entonces el sistema [Resultado / Comportamiento esperado]

Product OwnerQuién es el product owner de nuestras organización

Role Product Owner

Entregar o mejorar el proceso adecuado.

Articular y aunar la visión del proyecto.

Crea y prioriza el product backlog.

Colabora con el equipo, el usuario y los stakeholders trasladando la visión de trabajo,

Maneja las expectativas y el plan de trabajo.

Es la figura tradicional del product manager, acercándolo al usuario y al equipo que genera el proyecto

Alcance del Product Owner

ProductOwner

Orientado a cliente

Estrategialargo plazo

Estrategia corto plazo

• Experiencia cliente• Producto

• Equipo de trabajo (Backlog, iteraciones)

• Finanzas• Unidad de Negocio

AnálisisDe dónde sacamos los números y que hacemos con ellos

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Rol del analista (I)Un analista busca la mejora continua, y una filosofía adecuada puede ser (KAIZEN), como ciclo completo de mejora continua

Planificar

Medir

AnalizarInsights

Acción

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Rol del analista (II)

Analista

Capacidades técnicas

Eficiencia

Calidad Metódico

Orientado a costes

Gestión de equipos

Rol Analista (III)

Facilitar insights paraLa validación de historiasDe usuario

Dar insights que aportenValor al negocio

Responsable de compartirLa información

Descomponer el problema junto con el PO y establecer metodología de medición

• Daily Meeting (Opcional)

• Spring planning• Spring review• Sprint

retrospective

Hacer análisis ad hoc y proponerAcciones nuevas. Aportar soluciones nuevas al cliente

No toma decisiones, las facilita. Está alineadoCon el PO

Es el responsable de saber dóndeY que pautas se necesitan en el volcadoDe la información (Lo que no se mide no existe)

Tipo de analista…Analista de negocioEs la persona con visión de negocio, analiza procesos y es capaz de ver cómo impacta la información en los procesos de la compañía. Tiene además una visión técnica que le permite trabajar con analistas más técnicos como los de datos.

Analista de datos Es el encargado de sacar datos necesarios de problemas de negocio que se le atribuyen, encuentra tendencias concretas, patrones de información y facilita esta información como análisis más concretos.

Data scientistEste rol analiza un volumen importante de información aplicando algoritmos matemáticos y ecuaciones para desarrollar productos en base a las necesidades de negocio.

Roles Scrum + Analista

Usuario

Product Owner

Equipo de trabajo• Mejorar la comunicación• Tener feedback + continuado• Colaborar en vez de negociar

Scrum Master

Analista

v v v v

Incluir siempre al analista… desde el principio

H

Desarrollar procesoHacer seguimiento de KPIS

Incluir en BAU

Piloto

Análisis Ad hoc

Compartir insights

Implementar productoReporte

seguimiento

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Output analista…

Análisis Ad hoc Piloto Reporti

ng

Mi Manifiesto Analítica Ágil…La información como hilo conductor entre INDIVIDUO e INTERACCIONES para la toma de decisiones por encima del proceso y las herramientas.

Los datos para decidir si el desarrollo/Proceso FUNCIONA vs realizar procesos por encima de la documentación.

Los resultados analíticos como base de la NEGOCIACIÓN por encima del contrato para añadir valor al cliente.

Los datos como IMPULSOR DEL CAMBIO antes que un plan establecido.

Analista en los diferentes eventos de Scrum

Sprint planning •El analista ayuda a priorizar las acciones al PO

Spring execution •El analista pilota el siguiente spring.

Daily meeting •El analista anota lo que está terminado y lo analiza

Sprint review •El analista muestra los datos, los comparte siempre, en el review

Sprint retrospec

tive

•Se involucra en la reunión:•Necesita que la información se vuelque de determinada manera.•Necesita extraer la información diaria en vez de semanal.•Necesita sentarse con el equipo para preguntar dudas del proceso

Analista E2E

Conocimientos técnicos Propuestas de valor Compartir información

El círculo de trabajo

• Habla con stakeholders

• Prioriza y toma decisiones

Product Owner • Desarrolla las tareas• Se auto-organiza• Se compromete a

realizar las tareas

Equipo de trabajo

• Entiende el proceso• Facilita información• No toma decisiones de

negocio

Analista

• Se asegura que la metodología se cumpla.

• Facilita las tareas al equipo

Scrum master

Governance.. como escalar la información

Analista Cross

Área A Área B Área C

Scrum Master

PO –decision making

Director BDirector A Director C

Director ABCSteercodespués de cada iteración

Comité ejecutivo

Escalado de información

SCRUM

Cliente

Equipo trabajo AnalistaScrum MPO

Cultura analítica, ¿está la organización preparada? La cultura analítica no es otra cosa que utilizar los datos como base para la toma de decisiones. Es basar la toma de decisiones, en la gestión rápida y eficaz de la información 

• Procesos de información, como se comparte la información? Quien tiene acceso a la información? Como se almacena la información?

• Habilidades, Los empleados pueden gestionar grandes volúmenes de información? Tienen habilidades técnicas?

• Tecnologías, qué herramientas tenemos para extraer la información? Cómo de tecnológico es el sector?

• Cultura, se utilizan los datos para tomar decisiones? Como se mejoran los procesos?

Cultura analítica… ¿está la organización preparada?Individualista Empresas con objetivos a corto plazo, actúan de manera reactiva y se adaptan tarde a las

nuevas tendencias.

Departamental: Los departamentos crecen de forma independiente, cada uno gestiona su información, no fluye y se generan roces por la competencia que ello genera.

Empresa: La empresa consolida un “Data warehouse” la información está centralizada, pero cada uno coge la información y la interpreta como le parece.

Optimización: Se desarrollan informes de reporte y seguimiento, existe un equipo de Business intelligence y profesionales cualificados para la realización de análisis. Se utilizan los datos como base

para la toma de decisiones.

Innovación: Intenta la mejora continua, además abre las fuentes de datos a fuentes externas, como redes sociales , datos.. por lo que necesita especialistas de big data. Gestiona esta información para ser

tendencia en el mercado. Son empresas que promueven lo creativo

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Visualización de datos

Qué medios tenemos

Categorías de visualización…Tendencias: Evolución de un indicador, patrón de comportamiento de los elementos.

Patrones: Estacionalidad: Un modelo predecible, que se repite reiteradamente.

Anomalías: Datos diferentes debido a un efecto puntual

Correlaciones: Indicadores que están relaciones y que cambian de forma similar cuando uno de ellos varía.

Comparaciones: Cuando se puede hacer una comparativa entre dos indicadores.

Jerarquía: Cuando una información depende de otra, como una sub-segmentación de un segmento.

Datos en una organización…

•Adquirido a través de la experiencia.

•Difícil de transferir

Sabiduría

•Insights•Asimilación personal

Conocimiento

•Datos estructurados•Kpis•Dashboards

Información

Seguimiento Kpis & Dashboard

Excel Bases de datos SQL

Visualización de datos Statistics

BI

Analytics

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Herramientas de visualización…

Tableau

GoogleFusionTable

Visual.ly

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Gephi

Eficiencia del proyecto… burndown chart

La otra es el sprint burndown chart, con las estimaciones hechas por los miembros del equipo podremos saber cuando tiempo nos falta para terminar el sprint en base al Sprint backlog.

Gráfico que nos permite saber la velocidad a la que se está completando los requisitos del proyecto. Esto nos permitirá saber si podremos terminar el proyecto a tiempo

Product backlog, con las acciones listadas y priorizadas podremos ver cuánto puede llevarnos terminar el proyecto Cómo dividiremos el trabajo en iteraciones, podremos ver sobre el trabajo pendiente cuánto nos queda para terminar. X:Iteraciones Y:Tiempo

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Conclusiones

¡Gracias!¿Alguna pregunta?