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GUÍA DE ADQUISICION DE BIENES Y SERVICIOS

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Fecha: 2018/02/15

1. BIENES DE CONSUMO:

La adquisición de bienes de consumo para la BPP y sus filiales inicia con las necesidades de los funcionarios públicos registrados en el formato “SOLICITUD DE BIENES”, suministrado por el almacén de acuerdo a los históricos de compras realizadas en periodos anteriores, están clasificados en grupos según su destino así:

Grupo No. 1 ÚTILES DE OFICINA.

Grupo No. 2 MATERIALES PARA ARTE Y PLÁSTICA

Grupo No. 3 PAPELES DIVERSOS Y ADHESIVOS

Grupo No. 4 TINTAS IMPRESORAS Y FOTOCOPIADORAS

Grupo No. 5 IMPLEMENTOS DE ASEO EN GENERAL

Grupo No. 6 SUMINISTROS DE CAFETERÍA Y BOTIQUÍN

En ellos encontramos los bienes más representativos y utilizados en años anteriores para el desempeño de la labor encomendada a los servidores públicos otorgados para su uso racional, adecuado, eficiente, y responsable como bienes del estado que cumplan su función bajo las leyes estatales ordenadas por la Constitución.

1.1. SOLICITUD DE BIENES Y SERVICIOS “:

Encontramos la información requerida para que los servidores públicos realicen el pedido, el formato contiene la siguiente información:

1.1. Número de ítems contemplados:

Contiene los números consecutivos que determinar la cantidad de insumos clasificados en el formato, es de gran utilidad para las sugerencias, dudas, modificaciones con los todos los usuarios (de la BPP, jurídica y proveedores) para direccionar exactamente el ítem.

1.2. El número del grupo del artículo:

Es un número según la clasificación interna descrita arriba e impreso en el formato.

1.3. El nombre del grupo del artículo:

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Nombre del grupo según la clasificación arriba descrita e impreso en el formato

1.4. El código UNSPSC (United Nations Stándard Products And Services Code):Es un sistema que clasifica productos y servicios para fines comerciales a escala mundial, se busca en la página del SECOP en “CLASIFICADOR DE BIENES Y SERVICIOS”, ya viene impreso en el formato, es competencia de almacén suministrarlo.

1.5. La descripción general del artículo:Descripción detallada del artículo conocido internacionalmente según el clasificador del SECOP, está contemplado en el formato.

1.6. Las especificaciones técnicas del artículo:

Descripción detallada del artículo que identifique plenamente para evitar errores y confusiones ya viene impreso en el formato

1.7. La unidad de medida del artículo:Registrar la unidad de medida según el artículo y la presentación por parte del proveedor, puede ser por unidad, cajas, rollos, paquetes, bolsa, cono, frasco, kilo, metro, pliego, torre, etc., ya está contemplado en el formato.

1.8. Las marcas sugeridas del artículo:en el proceso de contratación no se pueden exigir marcas según el Decreto 1082 del 2015, la Ley 80 de 1993 y la Ley 1150 del 2007, pero se puede sugerir marcas que cumplan con los estándares de calidad de los productos si está permitido, de acuerdo a los históricos, el uso de los productos y las sugerencias de los usuarios, se sugieren unas marcas que cumplan con la calidad, las marcas ya están contempladas en el formato.

1.9. La cantidad solicitada del artículo:Página 2 de 37


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Es la única casilla que digita los servidores públicos según sus requerimientos, registran las cantidades de los productos contemplados en el “FORMATO ESTANDAR”, en número arábigos sin comentarios.

Cuando son artículos nuevos, al final del formato se anexa la descripción detallada para cotizarla y dentro de lo posible adquirir el bien.

1.2. CONSOLIDACION DE LA INFORMACIÓN:Una vez recibidos los pedidos de los servidores públicos en el formato estándar, se procede a consolidar la información, en el “FORMATO SOLICITUD DE BIENES Y SERVICIOS”, agregando después de la cantidad y en forma vertical, todos las unidades de información de la BPP, incluyendo las filiales y el componente central, al final una columna con la sumatoria de los productos solicitados, el valor con iva incluido de los productos y por último la productoria entre la cantidad de productos con los precios de cada uno para obtener el total en precios según la cantidad de productos por cada ítem y por cada unidad administrativa; los artículos que no están contemplados en el formato estándar hay que clasificarlos dentro de los grupos establecidos, obtener en el SECOP el código UNSPSC, determinar las especificaciones técnicas, la unidad de medida y consultar en el mercado las posibles marcas sugeridas e incluirlos en el “FORMATO SOLICITUD DE BIENES Y SERVICIOS” para actualizarlo.

Realizar el estudio de mercado con tres o más cotizaciones, para concluir los valores promedios de los artículos.

Determinar el valor total necesario para la adquisición de los artículos, resultante de multiplicar las cantidades totales por el valor promedio, ajustarlos según el presupuesto dentro del plan de compras (reducir o añadir).

Elaborar los estudios previos para la adquisición de los artículos basándose en el “MANUAL DE CONTRATACION” (ver manual).

Enviar los estudios previos al área jurídica para su revisión, corrección, cambios, etc., enviarlos al almacén para los ajustes necesarios, reenviarlos para continuar con el debido proceso del MANUAL DE CONTRATACION.

Una vez adjudicado el contrato al proveedor que haya cumplido los requisitos iniciamos el proceso del pedido con el proveedor.

Enviar el “FORMATO SOLICITUD DE BIENES Y SERVICIOS” vía electrónica al proveedor y en el menor tiempo posible recibir los bienes.

Recibir los artículos por parte del proveedor en las condiciones contractuales como calidad, cantidad, precio, IVA, sección donde va dirigido los artículos y el valor total de la remisión.

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Distribuir los bienes de consumo a las diferentes áreas de la BPP, entregando a la persona encargada de recibirlos uno por uno, revisando la calidad del producto y la cantidad.

Obtener la firma de cada usuario como aceptación de lo recibido a entera satisfacción en la remisión entregada por el proveedor.

Registrar cada ítem de la remisión en la base de datos en el formato “INCLUSION DE BIENES”.

1.3. INCLUSIÓN DE BIENES:

Es una base de datos en Excel de manera que la información contenida se pueda tabular en tablas dinámicas para presentar informes y registros históricos de los bienes adquiridos en años anteriores y actuales con la siguiente información:

1.3.1. Fecha de compra del bien.

Se registra la fecha de compra del bien como consta en la factura.

1.3.2. Código contable del bien según el PUC (PLAN UNICO DE CUENTAS):

Código Cuenta Nombre cuenta

166501 MUEBLES Y ENSERES

166502 EQUIPO Y MAQUINAS DE OFICINA

166590 OTROS MUEBLES Y ENSERES Y EQUIPOS DE OFICINA

167001 EQUIPO DE COMUNICACIÓN

167002 EQUIPO DE COMPUTACIÓN

167090 OTROS EQUIPOS DE COMUNICACIÓN Y COMPUTACIÓN

167502 TERRESTRE

1.3.3. El nombre de la cuenta contable, como esta inscrito en el PUC.

1.3.4. El tipo de bien adquirido mediante el acto comercial: COMPRA, DONACION, REPOSICION.

● El nombre del proveedor como registra en la factura y/o remisión.

● El NIT (Número de Identificación Tributaria asignada por la DIAN) del proveedor.

● Número de la factura del proveedor.

● Nombre de la sede donde se entregaron los bienes (BPP o SBPM).

● El código del inventario asignado al bien adquirido.

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● El número de la remisión o del acta de salida o la orden de salida del bien entregado.

● El nombre de la sección o área donde fueron entregados los bienes.

● Número del grupo donde fue clasificado el bien adquirido.

● Descripción del grupo según la clasificación del bien adquirido.

● El código UNSPSC correspondiente al bien.

● La descripción detallada del bien adquirido.

● La marca, si aplica, del bien adquirido.

● El modelo del bien adquirido, si aplica.

● El código de la serie, si aplica, del bien adquirido.

● La cantidad de bienes adquiridos.

● Valor unitario sin IVA, del bien adquirido.

● El valor del IVA en %, del bien adquirido.

● El subtotal del bien adquirido, resultante de multiplicar la cantidad por el valor unitario sin

IVA.

● El total resultante de multiplicar la cantidad por el valor unitario más el IVA.

Para los bienes de consumo a los que pertenecen los 6 grupos contemplados en el formato, no entran en los inventarios en el programa de XENCO, por tanto no se colocan placa de inventario, ni sistemas de seguridad.

Archivar las remisiones firmadas por los usuarios en cada carpeta titulada por el responsable de los bienes de consumo, como constancia de lo entregado, además de los históricos que se puedan obtener y las estadísticas requeridas para diversos objetivos.

Para los otros bienes de tecnología, electrodomésticos, muebles y enseres, de audio y video, algunos de plan de emergencia, y otros, se codifican con un número de inventario, se coloca placa de inventario, se registran en la plataforma de XENCO; el tope mínimo para matricular un Activo es a criterio de cada empresa, diferente al valor de depreciación estipulada por la DIAN que para esta año (2015) el tope es de $1.750.000 y los meses de depreciación del activo es como se indica en la página No. 18; los activos cuyo valor de compra estén por debajo de este tope, se registran siempre y cuando se puedan controlar e inventariar, en este caso la depreciación se hace por un mes únicamente.

En la actualidad no está definido el técnico encargado de adquirir estos bienes, en algunas ocasiones le corresponde al almacén, en otras al personal de apoyo del componente central a excepción de los bienes de tecnología, cuyo encargado es la persona que maneja las TICS.

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Independiente de quien elabore los estudios previos para la contratación de los diferentes bienes y servicios a adquirir, el mecanismo es similar para la mayoría de los bienes, a continuación desglosamos los diferentes bienes y/o Activos adquiridos en la BPP y sus filiales.

2. BIENES O ACTIVOS DE TECNOLOGIA:Hay una contrato con la persona que maneja las TICS del SBPM, la BPP y sus filiales, encargada de gestionar la adquisición de bienes como: Servidores, portátiles, computadores, teléfonos, software, implementos periféricos de sistemas (mouse, teclados, audífonos, cámaras web, antenas, routers etc.), discos duros, Acces Point, escáner, impresoras, Suiche, lectores códigos de barra, adaptadores de energía, cargadores, cables de red, cables VGA, guayas de seguridad, memorias, tarjetas de red, Ups, tóner, etc.

En el contrato de las TICS, está contemplada la elaboración de los estudios previos basándose en el “MANUAL DE CONTRATACION”, el pedido de los bienes de tecnología lo realiza directamente la persona encargada de las TICS, envía el informe al almacén mediante correo electrónico, para la distribución de los artículos, registrando la descripción técnica de los artículos, la marca, el modelo, el valor del articulo IVA incluido, la cantidad del bien y el destino final del bien.

Una vez llegan los bienes de tecnología al almacén, se procede a la verificación de todas las condiciones del contrato, precio, cantidad, calidad, modelo, etc., se firma las remisiones o las facturas, se entrega al proveedor, dejando copias para tesorería, el encargado de las TICS y para el almacén.

Cuando el destino final de los bienes de tecnología es para la BPP y sus filiales, se procede a marcar con marcador de tinta indeleble los equipos, registrando el código del número del inventario consecutivo que corresponda, para asegurarnos que la información no se pierda; cuando los bienes son para el SBPM, se marcan con el logo de la BPP y el año de adquisición del bien; los bienes adquiridos que se les aplica este proceso son:

● ACCES POINT

● ANTENAS TIPO CISCO

● COMPUTADORES

● DISCOS DUROS EXTERNOS

● ESCANER

● IMPRESORAS

● LECTORES CODIGO DE BARRA

● PORTATILES

● SERVIDORES

● TELEFONOS

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● UPS

Además de la marcación se adhiere la placa que contiene el código de barras, desprendiendo el adhesivo que contiene la placa, teniendo en cuenta que sea el mismo número del inventario marcado con el marcador de tinta indeleble (algunas veces la placa se desprende, es por eso la marcación con el marcador), la adhesión debe ser en un lugar discreto del artículo, en la parte trasera o por debajo sin deteriorar la presentación del bien.

Insertar la cinta de seguridad magnética a los bienes adquiridos en un lugar oculto, de difícil acceso para el usuario, de manera que lo proteja contra posibles fraudes, colocando la parte adhesiva en un lugar interno.

Registrar en la base de datos del archivo “INCLUSION DE BIENES” la información requerida en el formato (ver anexo No. 3), de la misma manera que los insumos de papelería.

Para entregar y/o distribuir los bienes adquiridos a las diferentes secciones de la BPP, sus filiales o del SBPM, es indispensable el documento probatorio del acto de entrega mediante el siguiente formato:

2.1. ACTA DE ENTREGA:

Es un archivo en Word donde queda registrado los bienes entregados en cada sección (Ver anexo No. 4), tienen un número consecutivo para efectos de control y estadísticas, se copia la información requerida de la base de datos del archivo “INCLUSION DE BIENES” , complementándola con otra información para hacer efectiva la entrega, se imprime con dos copias, una para entregar a la persona que recibe el bien, la otra para el almacén con la firma de la persona que recibió el bien y como constancia de la entrega de los bienes, el formato contiene la siguiente información:

● Numero consecutivo del Acta de Entrega.

● El año cuando se hace la entrega.

● Descripción genérica de los bienes adquiridos (Electrodomésticos, Audio y Video,

Tecnología, etc.).

● La fecha (día, mes, año) cuando se hace la entrega.

● Breve descripción de los bienes a entregar.

● Lugar para dónde van los bienes adquiridos.

● Nombre del proveedor, como reza en la factura y/o remisión.

● Numero de factura y/o remisión.

● Fecha (día, mes, año) de elaboración de la factura y/o remisión.

● En el cuadro copiado del archivo “INCLUSION DE BIENES”, incluye nuevamente el número

del acta de entrega.Página 7 de 37


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● El nombre del lugar donde se van a entregar los bienes adquiridos.

● La descripción detallada del bien adquirido.

● La marca (si aplica) del bien adquirido.

● El modelo (si aplica) del bien adquirido.

● El número de la serie (si aplica) del bien adquirido.

● La cantidad de artículos adquiridos.

● Firma de la persona quien entrega el bien.

● Firma de la persona que recibe el bien.

Con el documento “ACTA DE ENTREGA” se procede a elaborar el siguiente formato necesario para la salida de los bienes fuera de la institución y por políticas de seguridad y transparencia en el acto administrativo de entrega de bienes.

2.2. ORDEN DE SALIDA:

Es un formato pre impreso (Ver anexo No. 5), como documento probatorio para la entrega de los bienes, contiene tres hojas media carta (original y dos copias), la original de color blanca queda en el almacén, la copia de color amarillo para la persona que recibe el bien (en algunos casos el transportador del bien), la copia de color azul para el puesto de vigilancia como organismo de control; el formato contiene la siguiente información:

● El numero consecutivo de la orden de salida pre impreso.

● El nombre y apellido de la persona autorizada para llevar el bien.

● Indicar con una “X” si es “SALIDA” o “ENTRADA” del (los) bien (es).

● Dependencia o sección para dónde van los bienes.

● Número de la cedula de la persona autorizada para entregar el bien.

● Número del teléfono de la persona autorizada para entregar el bien.

● Indicar con una “X” si es –Muebles y enseres, -Material Bibliográfico, -Material

Audiovisual, -Reparación, -Préstamo, -Donación, -Otros.

● En la casilla “CANTIDAD” escribe el número de cajas, paquetes, bolsas, que salen del

almacén.

● En la casilla “DESCRIPCION BREVE” detalla brevemente los artículos que salen del almacén.

● En la casilla “MARCA, SERIAL Y/O NUMERO DE INVENTARIO” escribe la información (si

aplica) de los bines adquiridos.

● Al final del formato la firma de la persona que autoriza la entrega con el número de la

cedula.

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● La firma de la persona que recibe los bienes adquiridos con el número de la cedula.

● La firma del vigilante con el número de la cedula.

● Hora de salida en el momento que sale los bienes del almacén.

● Fecha de salida cuando salen los bienes del almacén.

● Fecha de salida cuando entran los bienes al almacén, en este caso aplica cuando la orden

es de “ENTRADA” de un bien para el almacén.En el formato se registra globalmente la cantidad de cajas, paquetes, bolsas, etc., los destinos por grupos para coordinar la ruta de entrega y la información completa y necesaria que identifique plenamente los bienes que salen.

Para tener pleno control de los Activos adquiridos, las especificaciones técnicas, los valores, el destino, el número de factura y proveedor se procede a registrar la información en el siguiente formato:

2.3. MANEJO DE ACTIVOS DE LA B.P.P. FORMATO INGRESO DE ACTIVOS A LA B.P.P.

Es un talonario pre impreso que se utiliza para registrar la información requerida por contraloría y/o control interno de los bienes adquiridos, también como guía para digitar en la plataforma de XENCO (Ver anexo No. 6), el formato contiene la siguiente información:

● Grupo: Escribe el código del grupo según la clasificación universal UNSPSC del bien.

● Subgrupo: Escribe el código del subgrupo según la clasificación UNSPSC del bien.

● Consecutivo: Escribe el número del consecutivo del inventario correspondiente del bien.

● Descripción: Escribe detalladamente los datos técnicos del bien, marca, modelo, serie (si

aplica), cantidad comprada.

● Ubicación: Escribe la ubicación para dónde va el bien adquirido.

● Costo: Escribe el valor con IVA incluido (si aplica) del bien adquirido.

● Responsable: Escribe el nombre de la persona para quien va el bien.

● C.C.: Escribe el número de la cedula de la persona que recibió del bien.

● Tipo de adquisición (1. Compra. 2. Donación): Escribe 1 o 2 según el caso.

● Fecha (AA.MM.DD.): Escribe el año, el mes y el día de adquisición del bien.

● Proveedor: Escribe el nombre o la razón social del proveedor que vendió y/o donó el bien,

como consta en la factura.

● C.C.: Escribe el número de la cedula o el NIT de la persona que vendió y/o donó el bien.

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● Factura No.: Escribe el número de la factura de compra y/o donación del bien.

● Aprobado: en la actualidad no aplica.

Una vez diligenciado el formato se procede a registrar la información en la plataforma de “XENCO”

2.4. XENCO:

Es un software administrativo, financiero y asistencial que contiene información de contabilidad, inventarios, cartera, tesorería, nomina, recurso humano, presupuesto, Activos fijos, entre otros , para la gestión de la información, el intercambio, complementación, sincronización y la integración de los recursos necesarios para la administración; en la carpeta denominada “ACTIVOS FIJOS” registramos la información requerida para el control y administración de los activos adquiridos, el paso a paso consiste en:

En el escritorio seleccione el icono indicativo para ejecutar el programa (SX), con doble clic, aparece una ventana con la descripción “ADVERTENCIA DE SEGURIDAD DE ABRIR ARCHIVO”, al final dos comandos con las palabra “EJECUTAR” y “CANCELAR”, dar clic en “EJECUTAR”

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Aparece otra ventana con el encabezado “CONEXIÓN <SXWDB2> y la siguiente información:

● Conexión: La palabra impresa XENCO, omitir.

● Nombre DB: Dar clic en la flecha y aparece:

“BPILOTO”“VIGENCIA 2013”“INVENTARIO”“VIGENCIA 2014”

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Dar clic en “BPILOTO”, Enter.

● Motor DB: Aparece “SQL SERVER”, omitir.

● SPID: Omitir.

● ClientLD: Omitir.

● Servidor DB: 10.125.87.3|SQLEXPRESS2008R2, omitir.

● Usuario: Digita el código del usuario creado por el administrador del sistema SXG5,

es un código alfanumérico máximo de 6 caracteres.

● Clave: Digita la clave creada por el usuario cuando el administrador del sistema

proporciono la clave del usuario, también es un código alfanumérico máximo de 6 caracteres, oprime enter.

● Empresa: Aparece “01”, omitir.

● Terminal: Aparece “VMR”, las iniciales del nombre del usuario.

● Periodo: Muestra el nombre del mes para la generación de los registros, omitir.

● Año: Muestra el número del año de generación de los registros.

● Lugar de atención: Omitir.

En el momento que oprimió Enter, aparecen 20 iconos representativos de los diferentes programas que maneja la plataforma XENCO el numero 10 (figura de pantalla de computador) es el de “ACTIVOS FIJOS”, ubica la flecha con el mouse y oprime clic, aparece una ventana de toda la pantalla con el encabezado “XENCO SA. –SXG5 ADVANCED” y la lista del menú con las siguientes opciones:

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1. Digitación2. Impresión3. Procesos4. Cierres5. Utilidades6. Ayuda

Oprime clic en 1. Digitación y aparece la siguiente ventana:

Oprime clic en activos y aparece la siguiente ventana.

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En la ventana encontramos la información básica que debe contener la creación de un activo fijo en la plataforma de Xenco los pasos a seguir y la información que contiene la ventana es la siguiente:

2.4.1. Activo: Digita el código de la cuenta contable donde pertenece el activo que se va ingresar en el sistema; existen 8 cuentas contables utilizadas por el almacén así:

● 166501 MUEBLES Y ENSERES

● 166502 EQUIPO Y MAQUINARIA DE OFICINA

● 166590 OTROS MUEBLES Y ENSERES Y EQUIPOS DE OFICINA

● 167001 EQUIPO DE COMUNICACIÓN

● 167002 EQUIPO DE COMPUTACION

● 167090 OTROS EQUIPOS DE COMUNICACIÓN Y COMPUTACION

● 167502 TERRESTRE

2.4.2. Placa: Digita el número de la placa del activo a ingresar, teniendo en cuenta el consecutivo donde vaya el inventario, un código numérico hasta de 9 dígitos.

2.4.3. Clase Placa: Oprime Enter y/o clic en la flecha y obtiene dos opciones:

● CON PLACA

● SIN PLACA

Para los bienes de la BPP oprime clic en “CON PLACA”.

2.4.4. Código Alterno: Repite el número de la placa digitado en la casilla “PLACA”.

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2.4.5. Código de cartera: Digita el número de la cedula de la persona responsable del activo y/o el NIT de la persona jurídica cuando el bien ha sido enajenado o entregado en comodato; si desconoce el dato, oprime clic en la flecha y aparece todos los números de cedulas y/o NIT de las personas registradas de lo contrario habría que ingresarlo oprimiendo la tecla “F8”, aparece la siguiente ventana:

Código: Digita el número de la cedula o NIT de la persona nueva.

Cód. o NIT: Digita el mismo código anterior, aparece un mensaje “Código del Tercero no Encontrado Use <F8> Para Crear Tercero”, oprime <F8> y aparece la siguiente ventana:

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Tercero: Digita la cedula y/o NIT de la persona responsable de la cartera.

Tipo de Tercero: Oprime la flecha y aparece dos opciones:

S – PERSONA NATURAL

N – ENTIDAD JURIDICA

Se ubica en la fila correspondiente según la naturalidad del responsable, da Enter.

Si es persona natural aparece la siguiente ventana:

Nombre: Digita el nombre completo de la persona natural o jurídica, aparece la siguiente ventana con los datos de:

Primer Apellido: Digita el primer apellido de la persona natural, Enter.

Segundo Apellido: Digita el segundo apellido de la persona natural, Enter.

Primer Nombre: Digita el primer nombre de la persona natural, Enter.

Segundo Nombre: Digita el segundo nombre (si lo tiene) de la persona natural, Enter.

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Oprime clic en la casilla “CONTINUAR”.

Tipo de Documento: Oprime clic en la flecha y aparece las siguientes opciones:

C – CEDULA DE CIUDADANIA

E – CEDULA DE EXTRANJERIA

N – NIT

T – TARJETA DE IDENTIDAD

R – REGISTRO CIVIL DE NACIMIENTO

J – TARJETA DE EXTRANJERIA

Se ubica en la opción correspondiente, Enter.

Nit: Digita la cedula o NIT de la persona responsable de la cartera creada, Enter, Enter, Enter, Enter, Enter, hasta llegar a la siguiente casilla:

Dirección: Digita la dirección de la persona responsable de la cartera creada.

Teléfono: Escribe el número del teléfono de la persona responsable del Activo, salir con la tecla <F5>,

Nota: las demás casillas no se llenan.

Si la persona es jurídica, escribe la información en la casilla igual como procedió con la persona natural hasta la casilla “Teléfono”.

Regresa a la creación de la cartera una vez creado el “TERCERO” y continúa con la información solicitada como:

Centro de costo: Oprime la flecha y aparece un listado con 10 centros de costos de los cuales únicamente se utilizan 2: “BIBLIOTEA PUBLICA PILOTO DE MEDELLIN” código (01) y “VARIOS” código (99); el primero es para las personas responsables directos de la BPP y los segundos cuando los activos han sido enajenados.

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Las demás casillas no se digitan, para grabar la información digitada, oprime clic en la tecla <F5>, para salir se ubica en el extremo superior derecho de la ventana y da clic en la “X” para llegar a la ventana anterior, o simplemente oprimiendo la tecla “ESC”.

2.4.6. Centro de Costos. Oprime clic en la flecha y aparece la misma información anterior cuando estábamos creando la cartera del responsable del Activo, se ubica en la casilla correspondiente, Enter.

2.4.7. Código de Cartera 2: Repite el mismo número de la cedula o NIT del responsable de la cartera.

2.4.8. Descripción: Escribe los datos técnicos del Activo, nombre, modelo, serie, dimensiones.

2.4.9. Localización: escribe el destino o la ubicación del Activo.

2.4.10. Proveedor: Escribe el código del proveedor creado en Contabilidad, si lo desconoce oprime la flecha y aparece el listado con los nombres y los códigos correspondientes, desplaza la tecla hasta la opción correcta, Enter.

2.4.11. Docto Compra: Escribe el código del documento de compra, generalmente es el “17” y seguido el número de la factura de adquisición del Activo.

2.4.12. Bodega: Oprime la flecha y muestra los nombres de las bodegas matriculadas con sus respectivos códigos, se desplaza hasta ubicar el que corresponda, oprime la tecla “ACEPTAR”, luego Enter.

2.4.13. Estatus: muestra la siguiente ventana con información requerida para clasificar el Activo así:

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Maneja Leasing <S/N>: Generalmente se digita <N>.

Activo Depreciable <S/N/M>: Digita <S> si el Activo se deprecia como:

● Bienes inmuebles 20 años.

● Muebles enseres y equipos de oficina 10 años.

● Equipos de computación y comunicación 5 años.

● Vehículo 5 años.

Digita <N> cuando no cumple los requisitos anteriores, EnterDigita <M> cuando el Activo no se deprecia si no que se amortiza, Enter.

Activo asegurado <S/N>: todos los Activos se aseguran, digita <S>, Enter.

Maneja Ajuste Inflación <S/N>: Digita <N>, Enter.

Es Maquinaria o Vehículo: Digita <N>, excepto cuando es el vehículo digita <S>, Enter.

Estado Actual del Activo: <A> Activo Reactivado, cuando algún activo se enajena y luego se reactiva, digita <A>, Enter.

<B> Activo en Buen estado, digita <B>, Enter.

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<R> Activo Retirado, digita <R>, cuando se enajenan los activos quedan en este estado, digita <R>, Enter.

<M> Activo en Mal estado, pocas veces sucede, en caso que sí, digita <M>, Enter.

<I> Inactivo, cuando se presente, digita <I>, Enter.

<S> Activo Regular, cuando se presente, digita <S>, Enter.

Tipo de Seguro: Definido por el usuario, Enter.

Clase de Activo: Cuando el Activo es comprado, digita <CO>, cuando el Activo es donado, digita <DO>, Enter.

Activo Propio <S/N>: Cuando el Activo es propio, digita <S>, cuando el Activo no es propio, digita <N>, Enter.

Definido en Contabilidad <S/N>: Si es definido en Contabilidad, digita <S>, si no es definido en Contabilidad, digita <N>, Enter.

Tipo de Riesgo: Definido por el usuario, Enter.

Activo en Comodato: cuando el Activo esta en Comodato, digita <C>, cuando el Activo no está en Comodato, digita <N>, Enter.

Al final de la ventana hay tres casillas con las definiciones:

<Campo anterior>

<Buscar>

<Cerrar>

Oprime clic en <Cerrar> y aparece una ventana con la siguiente información:

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Fecha de Compra: Escribe la fecha de Compra de adquisición del Activo, mes, día, año, como consta en la factura, Enter

Vr. Compra: Escribe el valor en pesos de la compra del Activo, como consta en la factura, Enter.

Vr en Dólares: Cuando se presente, escribe el valor en dólares, de lo contrario omite el paso a la casilla siguiente, Enter.

Tasa de Cambio: Igual que el anterior, Enter.

Vr de reposición: Escribe el mismo valor de compra del activo en pesos, Enter.

Vr asegurado: Igual que el anterior.

Compañía Aseguradora: Escribe el nombre de la compañía aseguradora de los Activos, como consta en la Póliza de Seguros, Enter.

Número de la Póliza: Escribe el número de la Póliza como consta en el contrato con la aseguradora, Enter.

Fecha de la Póliza: Escribe la fecha cuando se firmó la Póliza con la aseguradora, mes, día, año, Enter.

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Fecha vence Póliza: Escribe la fecha hasta cuando está cubierta la Póliza del seguro, mes, día, año, Enter.

Vr Salvamento: Omite este paso, Enter.

Vr Avaluó Técnico: Omite este paso, Enter.

Al final de la ventana oprime clic en la casilla <Cerrar> y continua con los

Datos de la ventana principal.

2.4.14. Cantidad: Escribe la cantidad de los mismos artículos comprados por el mismo valor y en la misma factura, generalmente es <1> articulo, Enter

2.4.15. Periocidad: Omite este paso, el programa automáticamente salta a dos casillas después.

2.4.16. Meses a Depre: Escribe según la clasificación del Activo la cantidad en meses a depreciar el Activo, según indicaciones anteriores (Ver Estado de depreciación página 16), Enter.

2.4.17. Meses x Depre: Omite este paso, ya que automáticamente el programa procesa la información.

2.4.18. Fecha de Entrega: Escribe la fecha de entrega del Activo, día, mes, año, Enter.

2.4.19. Último mov.: Omite este paso ya que el programa salta a la casilla siguiente, Enter.

2.4.20. Cuenta: Escribe el mismo número que digitó al inicio de la matrícula del Activo, donde dice <ACTIVO> (Ver página 11), Enter.

2.4.21. Otros Datos: Escribe otros datos que amplíe o complemente el registro del Activo, si es necesario, Enter.

2.4.22. Mod. Activo: Escribe el modelo del Activo cuando se presente como en los electrodomésticos, equipos de cómputo y comunicación, Enter.

2.4.23. Serie: Escribe el número de la serio del Activo cuando se presente, Enter.

Aparece una ventana titulada “Concepto Extendido”, “Información Básica” para escribir información adicional que amplié y/o complemente el registro del Activo, generalmente omite este paso y oprime clic en la casilla <Cerrar> al final de la ventana, Enter.

Por ultimo oprime la tecla <F5> para grabar la información en la plataforma de XENCO.

Por seguridad cuando ingresamos el registro del Activo o de varios se reconstruye la información

De la siguiente manera:

● En la ventana principal (pagina No. 9), oprime clic en la opción No. 3 “Procesos” .

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● Oprime clic en “Reconstruir Activos” y aparece la siguiente:

Oprime clic en la casilla “BPP01”, “RECONSTRUCCION ACTIVOS”, y clic en el visto bueno de color verde, aparece otra ventana, oprime clic en la flecha de color verde y confirma oprimiendo nuevamente clic en la casilla “si” para finalizar la aplicación; el programa automáticamente comienza la búsqueda de todos los activos, en cuestión de 5 minutos aproximadamente, cuando termina aparece una ventana confirmando la reconstrucción, oprime clic en la flecha verde, aparece un informe en blanco comprobando que no hubo errores, se sale oprimiendo clic en la “X” ubicada en el extremo superior derecho de la ventana y damos por terminado el registro de los Activos en la plataforma de XENCO.

3.0. BIENES O ACTIVOS DE ELECTRODOMESTICOS:

La adquisición de estos bienes los ha realizado el contratista del SBPM (APOYO ADMINISTRATIVO) los dos últimos años, los años anteriores por parte del ALMACEN; es conveniente definir la persona encargada de la contratación de los electrodomésticos.

En el contrato de electrodomésticos, está contemplada la elaboración de los estudios previos basándose en el “MANUAL DE CONTRATACION”, el pedido de los bienes es realizado por el supervisor designado en el contrato, envía el informe al almacén mediante correo electrónico, para la distribución de los artículos, registrando la descripción técnica, la marca, el modelo, el valor del articulo IVA incluido, la cantidad del bien y el destino final del bien.

Una vez llegan los electrodomésticos al almacén, se procede a la verificación de todas las condiciones del contrato, precio, cantidad, calidad, modelo, etc., se firma las remisiones o las facturas, se entrega al proveedor, dejando copias para tesorería, al supervisor del contrato y para el almacén.

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Cuando el destino final de los electrodomésticos son para la BPP y sus filiales, se procede a marcar con marcador de tinta indeleble los equipos, registrando el código del número del inventario consecutivo que corresponda, para asegurarnos que la información no se pierda; cuando los bienes son para el SBPM, se marcan con el logo de la BPP y el año de adquisición del bien; los bienes adquiridos hasta la fecha y que se les aplica este proceso son:

● AIRES ACONDICIONADOS

● ASPIRADORAS

● CAFETERAS

● GRECAS

● HORNOS MICROONDAS

● NEVERAS

● PARRILLA ELECTRICA DE 1 Y 2 PUESTOS

● VENTILADORES

El paso a paso siguiente es similar a los bienes de tecnología:

Registrar en la base de datos “INCLUSION DE BIENES”, la información requerida.

Adherir el código de barra con el número de inventario consecutivo.

Los electrodomésticos no se les colocan la cinta de seguridad, porque son de uso diario y no están al alcance de los usuarios.

Elaborar “ACTA DE ENTREGA” para su destino final.

Elaborar “ORDEN DE SALIDA” para control del puesto de vigilancia.

Registrar en el formato “INGRESO DE ACTIVOS A LA BPP” como soporte para organismos de control y constancia escrita.

Digitar los bienes en la plataforma de “XENCO” para matricularlos al sistema, controlar los inventario, clasificarlos, destinarlos a un responsable, depreciarlos, asegurarlos, darlos de baja cuando cumplan su ciclo útil, obtener estadísticas e históricos, etc.

4.0. EQUIPOS DE AUDIO Y VIDEO:

La adquisición de estos bienes los ha realizado el contratista del SBPM (APOYO ADMINISTRATIVO), el técnico de VIDEOTECA o un CONTRATISTA directamente.

Una vez adjudicado el contrato, el supervisor destinado envía el informe al almacén mediante correo electrónico, para la distribución de los artículos, registrando la descripción técnica, la marca, el modelo, el valor del artículo IVA incluido, la cantidad del bien y el destino final del bien.

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Una vez llegan los bienes al almacén, se procede a la verificación de todas las condiciones del contrato, precio, cantidad, calidad, modelo, etc., se firma las remisiones o las facturas, se entrega al proveedor, dejando copias para tesorería, al supervisor del contrato y para el almacén.

Cuando el destino final de los bienes de AUDIO Y VIDEO son para la BPP y sus filiales, se procede a marcar con marcador de tinta indeleble los equipos, registrando el código del número del inventario consecutivo que corresponda, para asegurarnos que la información no se pierda; cuando los bienes son para el SBPM, se marcan con el logo de la BPP y el año de adquisición del bien; los bienes adquiridos hasta la fecha y que se les aplica este proceso son:

● AUDIFONOS PARA MONITOREO DE AUDIO

● CAMARA DIGITAL

● CAMARA FOTOGRAFICAS PROFESIONALES

● GRABADORA DE AUDIO

● GRABADORA DE PERIODISTA

● KIT DE CAMARA DE VIDEO

● LAMPARAS ESPECIALES

● LECTOR DE MEMORIAS

● MICROFONO BOOM

● MICROFONOS INHALAMBRICOS DE SOLAPA

● PANTALLA O TELON PARA VIDEO BEAM

● PARLANTES ACTIVOS

● TELEVISOR

● VIDEO PROYECTOR

Igual que los bienes de tecnología:



Incrustar la cinta magnética de seguridad, para protegerlos ya que son susceptibles para que se los lleven.


Elaborar “ORDEN DE SALIDA” para control del puesto de vigilancia.


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Los siguientes bienes adquiridos por medio de este contrato no llevan este proceso, solamente se reciben igual que los demás, se registran en la base de datos “INCLUSION DE BIENES”, se informan en el “ACTA DE ENTREGA”, se incluyen en la “ORDEN DE SALIDA”; generalmente llegan con los demás bienes pero a diferencia de los demás, no se marcan, no se coloca código de barras de inventario, no se les coloca cinta de seguridad, no se registran en el formato “INGRESO DE ACTIVOS A AL BPP”, ni tampoco en la plataforma de “XENCO”:

● BASES DE MICROFONO DE PIE Y DE MESA

● BATERIAS PARA CAMARAS FOTOGRAFICAS O DE VIDEO

● BOMBILLAS DE REPUESTOS

● CARGADORES DE BATERIA

● CONVERTIDORES

● OTROS ACCESORIOS QUE COMPLEMENTEN LAS FUNCIONES DE AUDIO Y VIDEO Y QUE

POR SU NATURALEZA NO SE PUEDAN PLAQUETEAR, MARCAR, INVENTARIAR ETC.

● PILAS PARA LOS EQUIPOS

● TELONES DE FONDO PARA FOTOGRAFIAS

● TODOS LOS CABLES QUE SE REQUIERAN PARA LA CONEXIÓN DE LOS EQUIPOS

5.0. MUEBLES Y ENSERES:

Una vez adjudicado el contrato, el supervisor destinado envía el informe al almacén mediante correo electrónico, para la distribución de los artículos, registrando la descripción técnica, el valor del artículo IVA incluido, la cantidad del bien y el destino final del bien.

Una vez llegan los bienes al almacén, se procede a la verificación de todas las condiciones del contrato, precio, cantidad, calidad, etc., se firma las remisiones o las facturas, se entrega al proveedor, dejando copias para tesorería, al supervisor del contrato y para el almacén.

Cuando el destino final de los BIENES Y MUEBLES son para la BPP y sus filiales, se procede a marcar con marcador de tinta indeleble los equipos, registrando el código del número del inventario consecutivo que corresponda, para asegurarnos que la información no se pierda; cuando los bienes son para el SBPM, se marcan con el logo de la BPP y el año de adquisición del bien; los bienes adquiridos hasta la fecha y que se les aplica este proceso son:

● ARCHIVADORES FIJOS O RODANTES

● ASTAS PARA BANDERA METALICAS Y/O DE MADERA

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● ATRIL

● BASES DE MADERA PARA EXPOSICION

● BASTIDORES

● CABALLETES

● CARRO TRANSPORTADOR DE CAFETERIA Y/O ASEO

● CARROS METALICOS Y/O DE MADERA PORTALIBROS

● CARTELERA DE MADERA O ACRILICO

● ESCALERAS METALICAS CUALQUIER TAMAÑO

● ESCRITORIOS, MESAS, PUESTOS DE TRABAJO O SIMILARES

● ESTANTES METALICOS Y/O DE MADERA CUALQUIER TAMAÑO

● EXHIBIDORES METALICOS Y/O DE MADERA CUALQUIER TAMAÑO

● FOLDERAMA

● JUEGOS DE OFICINA (SOFAS, MESAS DE CENTRO, POLTRONAS)

● LOCKER

● MESAS DE CUALQUIER TIPO

● MUEBLES METALICOS Y/O DE MADERA

● MUEBLES ALMACENADOR DE PORTATILES

● PAPELOGRAFOS

● PLANOTECAS

● SILLA GIRATORIA

● SILLAS FIJAS TIPO JUNTAS

● TABLERO RODANTE

● TABURETE

● VITRINA

Se procede igual que los electrodomésticos:



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Los bienes muebles y enseres, no se les coloca la cinta de seguridad, porque son de uso diario y no están al alcance de los usuarios.


Elaborar “ORDEN DE SALIDA” para control del puesto de vigilancia cuando su destino final es para las filiales.



Los demás bienes muebles y enseres no contemplados en el listado anterior, se procede igual con aquellos bienes a los cuales no se coloca código de inventario, ni cinta de seguridad.

6.0. IMPLEMENTOS PARA EL PLAN DE EMERGENCIA:

La adquisición de implementos de seguridad no es una compra que se presente todos los años, debido a la permanencia y durabilidad de los bienes, a excepción de los extintores que por su contenido y empaque son consumibles y frágiles en el tiempo (se oxidan y hay que recargarlos); los artículos incluidos en la clasificación, adquiridos hasta la fecha por la BPP y que por su características llevan el proceso de INCLUSION, MARCACION, CODIGO DE BARRAS, ACTA DE ENTREGA, MANEJO DE ACTIVOS, REGISTRO EN XENCO Y/O ORDEN DE SALIDA (cuando van para filiales) son:

● CAMILLA FIJA + ESCALON

● CAMILLA PORTATIL TIPO MILLER

● SILLA DE RUEDAS

● EXTINTORES

Los demás artículos incluidos en la clasificación y que llevan el proceso de INCLUSION, ACTA DE ENTREGA Y/O ORDEN DE SALIDA son:

● AVISOS DE SEGURIDAD

● CINTA DE CERRAMIENTO

● COLLAR CERVICAL

● KIT DE TENSIOMETRO Y ESTESTOSCOPIO

● KIT DE PRIMEROS AUXILIOS

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● PALETA PARE-SIGA

7.0. TRANSPORTE DE PERSONAS Y CARGA:

Es uno de los contratos donde la supervisión corresponde al Almacén, una vez definido la adjudicación del contrato al proveedor, inicia el servicio de transporte de personas y carga en la BPP.

Los usuarios solicitan el servicio mediante correo electrónico, especificando el destino, la razón de ser del servicio y el horario que requieren del servicio.

El almacén coordina con la persona encargada del transporte por parte del contratista, el día y la hora para que envíe el conductor quien prestara el servicio, mediante correo electrónico informa los datos de él, donde consta el nombre completo, el número de la cedula, el número del celular, las placas del vehículo.

El conductor se presenta en el almacén con la carta de la empresa del transporte, se verifica que la información sea válida, se informa de la ruta a seguir según la necesidad del usuario, se da instrucciones para diligenciar “LA PLANILLA DEL TRANSPORTE”, formato proporcionado por la empresa de transporte con la información de la fecha cuando se presta el servicio, el punto de partida de la prestación del servicio, el punta final de prestación del servicio, la hora de inicio del servicio, nombre de la persona quien solicito el servicio, firma de la persona que utilizo el servicio, hora final cuando termina el servicio, repite cuantas veces preste el servicio, independiente si es a la misma persona, indicando lugar de inicio y lugar final cada vez que suceda; cabe aclarar que algunas veces el conductor debe esperar a la persona usuaria del servicio, otras veces la deja en el lugar de destino y se devuelve para la BPP, otras veces solamente la recoge y la trae de vuelta a la BPP.

Al final del día se liquida la planilla del transporte, se tabula la información y se totaliza la cantidad de horas, se firma la planilla, el conductor se encarga de llevarla a la empresa de transporte para luego verificar con el supervisor del contrato, la veracidad de la información.

La planilla se realiza diariamente independiente de los servicios a que hubiera lugar.

Cuando el trasporte es para carga se procede de manera similar, la diferencia consiste en entregarle al conductor el “ACTA DE ENTREGA” de los bienes a distribuir uno por uno, seguido de la “ORDEN DE SALIDA” firmada por el y por el vigilante; cuando son equipos donde el procedimiento requiere de la marcación, rotulación, inventariar con código de barra, colocar cinta de seguridad, registrar en XENCO, se requiere del acompañamiento del auxiliar del almacén para la distribución de los bienes, en caso contrario es el conductor quien hace la entrega en el lugar de destino de los bienes, hace firmar de la persona quien recibe el bien, con nombre y cedula, el “ACTA DE ENTREGA”, la “ORDEN DE SALIDA” y la “PLANILLA DEL TRANSPORTE”, documentos que devuelve al Jefe del Almacén como constancia de los bienes entregados, de igual manera es obligación del Jefe del Almacén comprobar la entrega efectiva en cada unidad de información y las filiales.

Cada mes el supervisor del contrato entrega a contabilidad el informe de supervisión del contrato, registrando el tiempo del mismo, el porcentaje de ejecución, el valor a causar del periodo

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evaluado, la documentación que respalde el pago de la seguridad social por parte del contratista, las actividades realizadas en el periodo causado.

Los informes de supervisión se repiten cuantas veces sea necesario, hasta cuando llegue la fecha de terminación del contrato o se agote el presupuesto, lo que primero suceda.

8.0. ASEO, JARDINERIA, MANTENIMIENTO LOCATIVO, FUMIGACION y DISTRIBUCION DE IMPLEMENTOS DE ASEO:

El supervisor encargado de la contratación de los servicios de aseo, jardinería, fumigación y mantenimiento locativo corresponde al técnico de mantenimiento del SBPM, el almacén coordina las tareas asignadas a la BPP y sus filiales de la siguiente manera:

8.1. ASEO:

Para la BPP sede central, se contratan 3 personas para apoyar actividades de aseo en las diferentes secciones así:

Una persona se encarga del aseo de Sala General, Sala de Internet, Baños Públicos y Reserva; la segunda persona de Encuadernación, Hemeroteca y Sala de Computo; la tercera persona se encarga del aseo de la Sala Mundo, Auditorio Manuel Mejía Vallejo, Taller de Literatura y Música, Taller de Arte y Videoteca. Las otras secciones están a cargo de personal de planta afiliadas a la BPP y son coordinadas por el área de recursos humanos.

El aseo consiste en barrer, trapear, sacudir, lavar los baños públicos y de empleados, aspirar el polvo de las colecciones bibliográficas, limpiar estantería, las esculturas, obras de arte de pintura, la silletería, los vidrios, puertas, ventanas, pasamanos, mesas de estudio, el piano y demás objetos presentes en las respectivas secciones, de manera que la BPP se encuentre siempre en óptimas condiciones de aseo e higiene y pueda ofrecer bienestar, comodidad y garantía a los usuarios y empleados.

Para las filiales se contrata una persona que distribuye la labor entre la filial Tren de Papel, los días martes, jueves y sábado y la filial San Javier la Loma, los días lunes, miércoles y viernes; las otras dos filiales (Campo Valdés y San Antonio de Prado) la labor es realizado por personal afiliada directamente a la BPP.

El jefe de almacén verifica que se lleve a cabo las funciones en las filiales para realizar el informe de supervisión y pueda generarse el pago al contratista por parte de la tesorería.

8.2. JARDINERIA:

Se contrata una persona para el desempeño de esta actividad, en la sede central los días lunes, martes, jueves y sábado; para la filial Tren de Papel, el día viernes; para la filial Campo Valdés, el día miércoles; las otras filiales no cuentan con zonas verdes.

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La labor consiste en el mantenimiento de las zonas verdes, riego, barrido, recogida de basura, bordeo, plateo, podar, aseo y cambio de papeleras, reciclaje, lavado de canales, siembra, abono y uso de fertilizantes, limpieza de vidrios, fachadas, barrido de caminos peatonales, compostaje, traslado de materas y todo lo que tenga que ver con la ornamentación del jardín.

Desde el almacén se verifica con el coordinador de las filiales, el cumplimiento del jardinero, para generar el informe de supervisión y efectuar el pago al contratista mensualmente.

8.3. MANTENIMIENTO LOCATIVO:

Se contrata una persona para la Sede Central de lunes a sábado para realizar tareas como el mantenimiento preventivo y correctivo de las lámparas de techo, de ventiladores, aires acondicionados, puertas, cerraduras, bisagras, ventanas; limpieza de vidrios, ventiladores, lámparas, parrillas eléctricas, fachadas, puerta de entrada principal y sala de estudio; funciones de plomería en sanitarios, lavaplatos, lavamanos, orinales, llaves de acueducto; funciones eléctricas como cambio de lámparas, balastos, Suiche, toma corriente, reparación de microondas, parrillas eléctricas, ventiladores; funciones de albañilería como pintada de sala de arte, pasillos, sala mundo, paneles y bases para exposiciones, cielos rasos, parcheo de huecos menores; funciones de carpintería como la reparación de sillas, mesas, archivadores, taburetes, carteleras, carros transportadores de libros, estantería; funciones de reciclaje, recolección y entrega de basura, clasificación, separación y organización de residuos sólidos; reemplazo los días miércoles y viernes del jardinero pero en actividades de aseo como barrido y trapeado de la entrada principal de la BPP y el acceso peatonal de la misma; las demás funciones no contempladas y que se puedan presentar.

8.4. FUMIGACION:

En el mismo contrato está contemplado el servicio de fumigación mensual en la BPP en la Sede Central y las filiales, con las fechas y horarios determinados para cada uno; se acompaña en el desempeño de la labor, abriendo puertas en toda la BPP para que el personal se desplace haciendo la fumigación que puede ser con líquido y/o espray o con termobulización (gas), luego se cierran las puertas, se hace un recorrido por toda la biblioteca y todos los rincones posibles; por último se deja en sitios específicos un veneno para ratas en la parte interna y externa de la BPP; la actividad se realiza generalmente los primeros sábados de cada mes en horario fuera de servicio para no afectar la salubridad de los usuarios y empleados.

La fumigación en las filiales se realiza en días y horarios concertados con cada coordinador en las cuatro filiales, se verifica con ellos el cumplimiento de la labor y la satisfacción del servicio prestado para elaborar el informe de supervisión mensualmente.

8.5. DISTRIBUCION DE IMPLEMENTOS DE ASEO:

En el contrato queda constancia de la cantidad en valor de los productos de aseo necesarios para realizar las respectivas funciones de Aseo, Jardinería y Mantenimiento locativo; el último viernes

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hábil de cada mes, el contratista entrega los productos de aseo en el almacén donde se verifica la cantidad requerida por cada producto, la calidad del producto, la unidad de medida, fechas de vencimiento de los artículos que lo ameriten.

Una vez realizada la verificación, se firma la remisión con sello de la BPP, fecha y hora de recibida la mercancía, en caso de inconsistencias, se registra en el formato de devoluciones o cambios suministrado por el proveedor, dejando copia para el almacén como constancia de los pendientes.

Se digita la información en el archivo “ASEO”, ubicado en el escritorio del PC del Auxiliar del Almacén (

9.0. MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y CORRECTIVO DE EQUIPOS DE OFICINA Y COCINA:

10.0. MANTENIMIENTO DEL VEHICULO:

11.0. MANTENIMIENTO DE AIRES ACONDICIONADOS:

12.0 DOTACION DE UNIFORMES:

13.0. CINTAS MAGNETICAS DE SEGURIDAD

14.0. CUCHILLAS Y CUBIERTAS PARA LIBROS

15.0. SERVICIOS PUBLICOS:

16.0. GESTION AMBIENTAL:

17.0 SALUD OCUPACIONAL:

18.0. FERRETERIA Y LUMINARIAS:

19.0. REFIRGERIOS PARA CONCURSO DE CUENTO PEDRITO BOTERO:

20.0. SUPERVISIÓN DE SERVICIOS PÚBLICOS:

20.1. SERVICIOS PÚBLICOS EPM:

● Recepción de la factura digital:

En diferentes fechas del mes, se reciben las facturas por correo electrónico de Empresas Públicas de Medellín al correo electrónico [email protected] de las diferentes unidades de información de la BPP con sus respectivos números de contratos así:

UNIDAD DE INROMACIÓN NÚMERO DE CONTRATO

TORRE DE LA MEMORIA 2345886

SEDE CENTRAL 954610

FILIAL SAN JAVIER LA LOMA 319494

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FILIAL CAMPO VALDÉS 969699

FILIAL TREN DE PAPEL 1065518

En la filial TREN DE PAPEL no se factura energía según convenio con el párroco de la iglesia por ser un terreno compartido; la BPP paga ACUEDUCTO, ALCANTARILLADO Y ASEO, ellos pagan ENERGIA Y ALUMBRADO PÚBLICO.

● Impresión de la factura digital:

A medida que llegan las facturas digitales al correo antes mencionado se da la opción de imprimir la factura lo cual se realiza por ambos lados de la hoja tamaño carta para ahorrar papel.

● Radicación de la factura impresa:

Con la factura física impresa, se remite a Gestión documental para radicarla, pegándole un adhesivo impreso que contiene la siguiente información:- NOMBRE COMPLETO DE LA BIBLITECA- NIT DE LA INSTITUCION- NÚMERO DE RADICADO- UNIDAD DE CORRESPONDENCIA- FECHA: AÑO, MES, DIA, HORA- NOMBRE DE QUIEN RADICA LA FACTURA- UNIDAD DE INFORMACION DE QUIEN RADICA LA FACTURA- NOMBRE DEL DESTINO PARA DONDE VA LA FACTURA- UNIDAD DE INFORMACION DEL DESTINO- CÓDIGO DE DEPENDENCIA- CÓDIGO DE ARCHIVO

● Digitación de la información:

Con la factura digital se procede a digitar la información en la siguiente ruta del PC:- Escritorio- 630.1 Series y Subseries Gestión de Recursos Físicos GAD- 09 contratos- 09.07 contratos de prestación de servicios- Servicios públicos y telecomunicaciones- Filtrar la columna correspondiente a EPM- Digitar la información en las filas y columnas correspondientes, en la hoja “TABLA”.

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CONTRATOS:

CONTRATOS DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS:

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SERVICIOS PÚBLICOS Y TELECOMUNICACIONES:

TABLA CON BASE DE DATOS PARA DIGITAR LA INFORMACION:

● Elaboración del informe de supervisión:

una vez digitada la información en el archivo “SERVICIOS PÚBLICOS Y TELECOMUNICACIONES”, en la hoja “TABLA”, se ubica en la hoja “TD” (tabla dinámica), actualiza la información dando CLICK en la barra de menú del PC en el comando “ANALIZAR”, luego en “ACTUALIZAR”, sigue “ACTUALIZAR TODO”, luego en las columnas correspondientes actualiza la siguiente información:

- FECHA DE PAGO- REFERENTE DE PAGO- NÚMERO DE FACTURA- CENTRO DE COSTOS- CONTRATO

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- SERVICIO- SUMA

Con la información actualizada se genera digitalmente el informe de supervisión en la siguiente ruta:

- Escritorio- 630.1 Series y Subseries Gestión de Recursos Físicos GAD- 09 contratos- 09.07 contratos de prestación de servicios- EPM

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● Enviar factura e informe de supervisión a Contratos, auxiliar de tesorería y al tesorero

● Actualizar registros para los informes estadísticos

● Actualizar las gráficas de los consumos

● Presentar informe de gestión de los consumos a comunicaciones, SAF y contabilidad

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€¦ · web view, suministrado por el almacén de acuerdo a los históricos de compras realizadas...

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