· web viewinstituto nacional de alimentaciÓn. departamento de proveedurÍa. piedras 165 planta...
TRANSCRIPT
INSTITUTO NACIONAL DE ALIMENTACIÓN
DEPARTAMENTO DE PROVEEDURÍA
Piedras 165 Planta Baja – TELEFAX 2916.26.69- 2 915 17 42
Montevideo, 28 de marzo del 2012
El presente pliego regirá para las propuestas presentadas en la Licitación Abreviada
Nº 02/12 a realizarse en el INSTITUTO NACIONAL DE ALIMENTACIÓN, cuya
apertura se realizará, en la sede central del mismo, sita en la calle Piedras 165, el
día 24 de abril de 2012 a las 11:00 horas.
PLIEGO DE LA LICITACIÓN ABREVIADA Nº 2/12
1
Índice de Contenidos
Resumen Ejecutivo...........................................................................................4PARTE I – Especificaciones Generales...........................................................51 OBJETO DEL LLAMADO.......................................................................52 INTERPRETACIÓN DE LAS NORMAS QUE REGULAN EL PRESENTE LLAMADO.........................................................................................................53 ACEPTACIÓN........................................................................................54 ACTO DE APERTURA...........................................................................55 PROPUESTAS.......................................................................................66 ESPECIFICACIONES EN LA OFERTA.................................................67 DOCUMENTACIÓN REQUERIDA.........................................................98 COTIZACIÓN – VARIANTES...............................................................109 FORMA DE PAGO...............................................................................1110 PLAZO DE MANTENIMIENTO DE LA OFERTA..................................1111 ACTUALIZACIÓN DE PRECIOS.........................................................1112 GARANTÍA DE MANTENIMIENTO DE LA OFERTA.-.........................1213 ACLARACIONES A LAS CONDICIONES QUE REGIRÁN LA PRESENTE LICITACIÓN / SOLICITUD DE PRÓRROGA...................................................1214 GARANTÍA DE FIEL CUMPLIMIENTO DEL CONTRATO...................1215 NOTIFICACIONES...............................................................................1316 ESTUDIO DE LAS OFERTAS..............................................................1317 ADJUDICACIÓN..................................................................................1418 INICIO DE ACTIVIDADES Y PLAZOS DE EJECUCIÓN.....................1519 LUGAR DE PRESTACIÓN DE LOS SERVICIOS................................1520 RESPONSABILIDAD...........................................................................1521 OBLIGACIONES DE LA EMPRESA ADJUDICATARIA.......................1522 PENALIDADES....................................................................................1623 CAUSALES DE RESCISIÓN...............................................................1724 DOMICILIO Y PLAZOS CONTRACTUALES.......................................1825 PRESENTACIÓN DE LAS FACTURAS...............................................1826 VALORACIÓN DE LA INFORMACIÓN PRESENTADA.......................1827 EXENCIÓN DE RESPONSABILIDAD.-...............................................18
PARTE II – Especificaciones Técnicas..........................................................201 OBJETO Y ALCANCE DE LA CONSULTORÍA...................................202 BENEFICIOS ESPERADOS................................................................213 ACERCA DE LA ORGANIZACIÓN......................................................214 DESARROLLO DEL PROYECTO........................................................255 CRITERIOS PARA LA EVALUACIÓN TÉCNICA DE LAS OFERTAS. 33
2
PARTE III - ANEXOS........................................................................................361 ANEXO I – ORGANIZACIÓN INSTITUCIONAL Y RELACIONAMIENTO EXTERNO.......................................................................................................362 ANEXO II – OBJETIVOS DEL INDA....................................................403 ANEXO III: PROCESOS......................................................................434 ANEXO IV: DESCRIPCIÓN DE PROGRAMAS Y SERVICIOS...........485 ANEXO V: FORMULARIO DE IDENTIFICACIÓN DEL OFERENTE...946 ANEXO VI: COMPROMISO DE CONFIDENCIALIDAD.......................957 ANEXO VII: GLOSARIO DE SIGLAS...................................................97
3
Resumen Ejecutivo
El Instituto Nacional de Alimentación, INDA de aquí en más, es la Unidad Ejecutora del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social que tiene como Misión asegurar el acceso de la población a un nivel mínimo de alimentación nutricionalmente adecuada, dando respuesta efectiva e inmediata a los grupos social y biológicamente más vulnerables.
Para poder cumplir con sus cometidos en forma efectiva, el INDA está llevando adelante un conjunto de iniciativas que apuntan a la mejora de gestión, dentro de objetivos Estratégicos incluyendo los Gobierno Electrónico del MTSS y alineados a las metas de la Agenda Digital Uruguay.
Actualmente la Organización no tiene definidos y documentados sus procesos de negocio. Por otra parte, para mejorar la efectividad de los programas, las modalidades de prestación de servicios se están reconsiderando (por ejemplo la sustitución de canastas por transferencias monetarias), lo cual se traduce en que algunas actividades dejan de ser relevantes o desaparecen y surgen nuevos procesos o cambios en los existentes.
En este marco, surge como iniciativa estratégica la necesidad de definir y mejorar los procesos de la organización. Esto permitirá sentar las bases necesarias para la mejora eficiente de sus Sistemas de Información y Comunicaciones
Como parte de la consultoría, el proveedor deberá:
- Realizar un diagnóstico del estado actual de los procesos de gestión de los programas alimentarios del INDA. Para el diagnóstico se deberán contemplar tanto la situación actual en cuanto a procesos y procedimientos como en aspectos organizacionales y de tecnologías de la información asociados a los procesos
- Elaborar una Propuesta de mejora de procesos, tomando como insumo los objetivos y metas planteados por la Dirección
- Sugerir aquellos indicadores que permitan medir el desempeño de los procesos clave y el impacto de los programas / servicios que permitan al INDA realizar un monitoreo periódico y tomar acciones para la mejora continua de sus procesos
- Apoyar la implementación de los nuevos procesos
- Realizar el análisis de los requerimientos para una plataforma integrada de software basada en la antedicha propuesta de mejora de procesos, una vez aceptada.
4
PARTE I – Especificaciones Generales
1 OBJETO DEL LLAMADO
Consultoría de rediseño e implementación de procesos, para mejorar la gestión de los programas alimentarios administrados por el Instituto Nacional de Alimentación.
2 INTERPRETACIÓN DE LAS NORMAS QUE REGULAN EL PRESENTE LLAMADO
En la interpretación del presente pliego se tendrá en cuenta las necesidad de promover la uniformidad en su aplicación y asegurar la observancia de los principios generales de actuación y contralor de los organismos estatales en materia de contratos del Estado.
3 ACEPTACIÓN
Por el sólo hecho de presentarse al llamado, se entenderá que el oferente conoce y acepta sin reservas los términos y condiciones establecidos en el presente pliego de condiciones.
Asimismo, el oferente acepta someterse a las Leyes y Tribunales de la República Oriental del Uruguay, con exclusión de todo otro recurso.
4 ACTO DE APERTURA
El acto de apertura de las ofertas se llevará a cabo el día 24 de abril de 2012 a las 11:00 horas en la sede central del Instituto Nacional de Alimentación, sita en la calle Piedras 165, cualquiera sea el número de propuestas recibidas.
En la fecha y hora indicadas, se procederá a la apertura de las Ofertas.
Una vez abiertas y registradas todas las ofertas, se pondrán a disposición de los interesados para su examen en el lugar.
De lo actuado se labrará acta, firmada la Comisión Receptora y los asistentes que deseen hacerlo, con facultades para ello.
Los oferentes asistentes al acto que acrediten su titularidad o representación, podrán hacer sus comentarios y observaciones sobre el proceso del acto o las ofertas abiertas de los cuales se dejará constancia en el acta y serán elevadas a la Comisión Asesora de Adjudicaciones.
5 PROPUESTAS
Las ofertas deberán presentarse por escrito, redactadas en forma clara y precisa y firmada por el oferente o su representante, debidamente acreditado con facultades
5
suficientes para ello, debiendo ser ésta original e indeleble. No se aceptarán ofertas con firmas fotocopiadas o cualquier otro método de replicación de firmas manuscritas.
Deberán presentarse en original y dos copias, en sobre cerrado dirigido a INDA, etiquetado como “Propuesta técnica y económica” e indicarse (exterior del sobre): Nombre de fantasía de la Empresa y Razón Social, número de RUT (ex –RUC), número de Licitación, fecha y hora de apertura.
A la oferta impresa se le deberá adjuntar un índice con nombre de cada uno de los documentos que componen la oferta y una breve descripción de los mismos.
Toda cláusula imprecisa, ambigua, contradictoria u oscura a criterio de la Administración, se interpretará en el sentido más favorable a ésta.
Para esta contratación no se aceptarán ofertas parciales.
Además el proveedor deberá ingresar en el Sito de Publicaciones de Compras Estatales (www.comprasestatales.gub.uy) su oferta (económica y técnica completas) acorde a las directivas de la Presidencia de la República, Oficina de Planeamiento y Presupuesto, Área de Compras y Contrataciones Estatales.
El ingreso en el sitio web no sustituye la obligación de presentar la oferta en papel. En caso de discrepancias entre ambas se le dará valor a la oferta presentada en papel.
Las propuestas se recibirán en el Departamento de Proveeduría HASTA UNA HORA ANTES DE LA FECHA FIJADA PARA LA APERTURA.
Las ofertas deberán entregarse personalmente contra recibo en el Departamento de Proveeduría de INDA, sito en Piedras 165 Planta Baja.
Aquellas propuestas que se presentaren fuera del plazo y horario previsto, no serán recibidas y se devolverán a sus proponentes con la debida constancia.
6 ESPECIFICACIONES EN LA OFERTA
Los oferentes deberán establecer en la propuesta:
1) Especificar que conoce y acepta el contenido y alcance de los Pliegos que rigen la presente Licitación.
2) Cláusula expresa que se obliga a cumplir con las obligaciones laborales y tributarias vigente y cumplir con los laudos vigentes con todo el personal afectado a la consultaría licitada.
3) Organización e infraestructura de la Consultora
Descripción breve de los antecedentes y organización de su firma/ entidad y de cada uno de los asociados con este trabajo
6
Descripción de la infraestructura disponible por la Consultora para reuniones (de uso eventual) y principalmente para actividades de capacitación.
4) Referencia a trabajos similares prestados a Organismos públicos, debiendo indicar:
- Nombre del trabajo
- Valor aproximado del contrato
- País
- Duración
- Nombre del contratante
- Número total de personas y dedicación horaria utilizadas para realizar el trabajo
- Dirección
- Fecha de inicio y fin
- Nombre de funcionarios de la consultora o contratados involucrados y funciones desempeñadas
- Descripción narrativa del trabajo realizado
5) Descripción del enfoque, la metodología y el plan de actividades para la ejecución del trabajo
a) Enfoque técnico y metodología
En este apartado la Consultora deberá explicar su comprensión de los objetivos del trabajo, enfoque de los servicios y la(s), metodología(s) para llevar a cabo las actividades y obtener el producto esperado, así como el grado de detalle de dicho producto.
b) Plan de trabajo
En apartado deberá proponer las actividades principales del trabajo, su contenido y duración, fases y relaciones entre sí, etapas (incluyendo las aprobaciones provisionales del Contratante), y las fechas de entrega de los productos. Las fases y entregables a considerar son los establecidos en en capítulo 4 de la Parte II – Especificaciones técnicas. Para los plazos de entrega deberá tomarse como referencia la propuesta del apartado 4.2 Entregables y plazos de la Parte II Especificaciones técnicas y considerarse el límite de plazo para el fin de la consultoría establecido en el apartado 18 de la Parte I -Condiciones Generales.
El plan de trabajo propuesto deberá ser consistente con el enfoque técnico y la metodología, demostrando una compresión de las condiciones técnicas y habilidad para traducirlos en un plan de trabajo factible. Aquí se deberá incluir una lista de los productos finales, incluyendo una descripción del contenido de los mismos.
7
c) Organización y Dotación de Personal
Deberá proponer la estructura, la composición de su equipo y la dedicación horaria por fase y por integrante del equipo de proyecto. Deberá detallar las disciplinas principales del trabajo, el especialista clave responsable, y el personal técnico y de apoyo designado.
El Equipo de trabajo debe incluir al menos:
Un Jefe de Proyecto
Un consultor senior en rediseño de procesos organizacionales
Un consultor especializado en Gestión del Cambio
Deberá indicarse para cada integrante de la consultora: su nombre, sus características contractuales, su área de especialidad, su rol principal en el proyecto y las actividades a desarrollar.
Deberá incluir el CV de cada integrante del equipo de trabajo, debiendo presentarse para cada persona, formulario firmado con el siguiente contenido:
Nombre de la persona
Situación contractual (si es empelado de la empresa consultora o si es contratado)
Fecha de nacimiento
Rol dentro del Equipo de proyecto
Educación
Historia laboral (período, empresa, cargo desempeñado)
Las actividades que tiene asignada dentro del Equipo de proyecto objeto de este llamado y para cada una, qué trabajos ha realizado que mejor demuestran la capacidad para ejecutarla
Certificación, conteniendo la siguiente declaración textual y firma:
Yo, el abajo firmante, certifico que, según mi mejor conocimiento y mi entender, este currículo describe correctamente mi persona, mis calificaciones y mi experiencia. Entiendo que cualquier declaración voluntariamente falsa aquí incluida puede conducir a mi descalificación o la cancelación de mi trabajo, si fuera contratado.
Nombre
Fecha
Firma
8
7 DOCUMENTACIÓN REQUERIDA
Además de las ya especificadas, los oferentes deberán presentar en el ACTO DE APERTURA la siguiente documentación:
- Identificación de la empresa oferente y la declaración de los nombres de los socios que la integran en caso de ser sociedad comerciales personales o representantes legales en caso de ser sociedades anónimas, según formulario en Anexo V.
- Certificado Notarial (original), que acredite la constitución, vigencia y representación de la sociedad comercial que comparece, como la existencia de poderes, vigencia de los mismos, facultades y datos individualizantes de los apoderados en caso de corresponder. Dicha documentación deberá estar vigente al día de la apertura (la misma no podrá tener más de cinco días de expedida). Dicho certificado deberá expedirse para ser presentado en el Instituto Nacional de Alimentación y quedará en poder del Instituto.
El presente requisito no rige para las empresas unipersonales, salvo que designen representante distinto de su titular.
- Compromiso de Confidencialidad en formato establecido en el Anexo VI, debidamente firmado
Asimismo, los oferentes deberán presentar en el acto de apertura:
a) Certificado de inscripción en el Registro General de Proveedores del Estado (TGN-SIIF). (en este caso se acepta fotocopia simple).
b) Certificados que acrediten estar al día o en situación regular de pagos con las obligaciones tributarias B.P.S. y D.G.I.
Las pequeñas empresas que no tributen I.V.A., deberán DECLARAR EXPRESAMENTE POR ESCRITO en su propuesta, que se encuentran excluidas del límite de gravabilidad y ADJUNTAR último recibo de pago.
c) Certificado del B.S.E. acreditando la inscripción por accidentes de trabajo y estar al día con el mismo (art. 61 de la Ley 16.074).
d) Certificado de pago de Pliegos.
Cada documento original antes relacionado se presentará con su respectiva fotocopia. Constatada la fidelidad de las fotocopias presentadas, se certificará y se devolverán los originales al proponente.
El oferente que no esté instalado en el país deberá constituir domicilio en Uruguay a los efectos legales. En caso de que presente su oferta a través de representante radicado en el país, dicho representante deberá presentar los poderes con facultades suficientes para intervenir en las licitaciones convocadas por INDA, los que estarán debidamente legalizados, traducidos al idioma español de corresponder, protocolizados en nuestro país y contendrán obligatoriamente una cláusula que indique su vigencia. Los oferentes extranjeros que no estuvieren en condiciones de
9
presentar esta documentación al momento de presentación de las ofertas, deberán acompañar la oferta con la constancia de que la misma se encuentra en trámite, obligándose a su presentación definitiva lo antes posible y, en todo caso, antes de la resolución de adjudicación. Asimismo, los oferentes extranjeros que no estuvieren en condiciones de presentar la documentación expedida por las autoridades nacionales exigida en este artículo, deberán presentar constancias similares expedidas en su país de origen o declaración jurada de que tales constancias no existen.
En los documentos de oferta presentados por el oferente, los textos entre líneas, tachaduras o palabras superpuestas a otras, serán válidos solamente si llevan las iniciales de la(s) persona(s) que haya(n) firmado la oferta. Dichas iniciales deberán ser originales, manuscritas y hechas por las mismas personas firmantes
8 COTIZACIÓN – VARIANTES
Las cotizaciones deberán expresarse en moneda nacional.
Los oferentes deberán cotizar necesariamente a 30 días del mes de compra, recibida la factura y el servicio de conformidad.
La unidad para cotizar es el valor total de la consultoría, este valor total debe cubrir el alcance total o parcial de acuerdo a las siguientes alternativas:
Alcance - fases Con opcional de fase 3
Sin opcional fase 3
Fases 1 a 7 incluyendo seguimiento del proyecto y gestión del cambio.
El detalle de las fases está descrito en el capítulo 4 de la Parte II – Especificaciones Técnicas.
Se deberán cotizar obligatoriamente las dos alternativas, pudiendo adjudicarse cualquiera de ellas a conveniencia del Instituto, sin necesidad de justificación.
Deberán desglosarse los impuestos que corresponda adicionarle.
El monto de estos impuestos se establecerá por separado y sin aplicación de redondeo, cuyos valores se expresarán con dos dígitos.
El oferente especificará el monto resultante de ambas sumas.
En todos los casos, siempre que la información referente a los impuestos incluidos o no en el precio no surja de la propuesta, se considerará que el precio cotizado incluye todos los impuestos.
Los precios se mantendrán firmes, no admitiéndose fórmulas paramétricas de ajuste.
10
El Instituto será agente de retención de impuestos, en los casos que corresponda, de cuerdo con lo dispuesto en la normativa vigente.
Los oferentes deberán obligatoriamente cotizar y ceñir la propuesta a las condiciones de pago establecidas, no aceptándose aquellas ofertas que incluyan intereses por demora en los pagos.
9 FORMA DE PAGO
El pago se realizará a través del SIIF y conforme al marco normativo vigente sobre compras estatales, contra la entrega de los sucesivos entregables realizadas previo informe técnico que otorgue la aceptación a lo recibido. El cronograma de pago es el siguiente:
Luego de finalizada la fase: % del monto total adjudicado
Apertura del proyecto 15
Relevamiento y Análisis de la Situación Actual 25
Rediseño del Modelo de procesos 25
Cierre del proyecto 35
Los entregables de las fases se indican en la Parte II – Especificaciones técnicas, capítulo 4.
10 PLAZO DE MANTENIMIENTO DE LA OFERTA
Las ofertas serán válidas y obligarán al oferente por el término de 90 (noventa) días calendario, a contar desde el día siguiente al de la apertura de las mismas, a menos que, antes de expirar dicho plazo el Instituto ya se hubiera expedido respecto de ellas.
El vencimiento del plazo establecido precedentemente no liberará al oferente, a no ser que medie notificación escrita al Instituto, previo a la adjudicación, manifestando su decisión de retirar la oferta y falta de pronunciamiento de éste último en el término de diez días hábiles de dicha solicitud.
11 ACTUALIZACIÓN DE PRECIOS.
No se aceptarán fórmulas paramétricas, debiendo cotizarse precio firme.
11
12 GARANTÍA DE MANTENIMIENTO DE LA OFERTA.-
Para el caso que el valor total de la oferta supere el tope de la Licitación Abreviada, el oferente deberá constituir garantía de mantenimiento de la oferta, debiendo los oferentes presentar el depósito de garantía, mediante efectivo, valores públicos, fianza o aval bancario o póliza de seguros de fianza, por un valor equivalente al 1% (uno por ciento) de la oferta de mayor valor incluidos todos los opcionales y el IVA, en los términos y condiciones establecidos en el artículo 55 del TOCAF.
Previamente a la presentación de las ofertas, deberá justificarse la constitución de la correspondiente garantía de mantenimiento, por un mínimo del 1% DEL VALOR TOTAL DE LA OFERTA.
Dicho depósito se hará efectivo en el Departamento de Tesorería de INDA hasta el día 24 de abril de 2012 hasta la hora 11:00
ACLARACIONES A LAS CONDICIONES QUE REGIRÁN LA PRESENTE LICITACIÓN / SOLICITUD DE PRÓRROGA
Para esta contratación, las consultas y/o aclaraciones sobre el Pliego deberán realizarse por escrito o por el FAX 2916.26.69 – 2915.17.42, hasta OCHO días hábiles antes a la fecha de la apertura, en el Departamento de Proveeduría del Instituto, que las recibirá y dará trámite de inmediato.
Las mismas serán contestadas en un plazo no menor a cinco días hábiles a la fecha de la apertura, a todos los destinatarios del Pliego invitados a participar en la Licitación, a los que hubieren comprado los mismos, o que lo hicieren posteriormente.
Los oferentes podrán solicitar prórroga para la fecha de apertura de las ofertas hasta 5 días hábiles antes de la fecha de apertura establecida. Esa solicitud deberá realizarse por escrito y fundamentando la misma. El Instituto se reserva el derecho de atender la solicitud o desestimarla.
13 GARANTÍA DE FIEL CUMPLIMIENTO DEL CONTRATO
El o los adjudicatarios en la presente Licitación, deberán constituir garantía de fiel cumplimiento del contrato, dentro de los (5) cinco días siguientes a la notificación de la adjudicación o de su ampliación, equivalente al cinco por ciento (5%) del monto de la contratación (art. 55 del TOCAF).
La falta de constitución de esta garantía en tiempo y forma, hará caducar los derechos del o de los adjudicatarios, pudiendo el Instituto, reconsiderar el estudio de la Licitación con exclusión del oferente adjudicado en primera instancia.
No se admitirán garantías personales de especie alguna.
12
Esta garantía podrá ser ejecutada en caso que él o los adjudicatarios no den cumplimiento a las obligaciones contractuales y se devolverá luego de producida la recepción definitiva del servicio.
14 NOTIFICACIONES
Toda notificación o comunicación que el Instituto deba realizar en el marco del presente llamado, se realizará por cualquier medio fehaciente. En particular, se acepta como válida toda notificación o comunicación realizada al correo electrónico y correo electrónico alternativo constituidos por cada oferente en el Formulario de identificación del oferente (Anexo I), telegrama colacionado, o vía fax.
15 ESTUDIO DE LAS OFERTAS
15.1 Factores de evaluación
Se evaluarán las ofertas desde el punto de vista técnico, jurídico – formal y económico, pudiendo rechazarse aquellas que no se ajusten a los requerimientos y especificaciones sustanciales descritas en el presente pliego.
Los sobres no abiertos (Ej.: ofertas llegadas fuera de plazo) serán retirados por los oferentes en el Departamento de Proveeduría.
El Instituto se reserva el derecho de determinar a su exclusivo juicio y en forma definitiva si el oferente posee la capacidad técnica y financiera para realizar el suministro y prestación de productos y servicios requeridos en la presente licitación.
El Instituto podrá considerar como aspecto preponderante para rechazar una oferta, los antecedentes de los oferentes, relacionados con la conducta comercial, contrataciones anteriores, falta de antecedentes o, existiendo, que carezcan éstos de relación directa con el objetivo principal del llamado y aun cuando los mismo no hubieren dado mérito a la aplicación de sanciones.
El Instituto se reserva el derecho de considerar, a su exclusivo criterio, ofertas que contengan apartamientos menores con respecto a lo indicado en este Pliego y conforme a lo dispuesto en el TOCAF.
El Instituto se reserva el derecho de realizar por su cuenta las averiguaciones pertinentes a fin de constatar la veracidad de la información presentada en la oferta, así como las consultas necesarias al oferente.
La Administración se reserva el derecho de adoptar un criterio general de comparación que permita considerar a vía de ejemplo y sin que ello se considere taxativo: calidad, precio, mayor economía por rendimiento, diferencia de calidad, antecedentes comerciales y de proveedor estatal del oferente y todo otro que permita determinar de entre las ofertas presentadas lo más conveniente a los intereses de la Administración.
13
15.2 Evaluación Técnica y Económica
Para las ofertas que superen la evaluación formal y el juicio de admisibilidad, y a su vez cumplan con las especificaciones requeridas en este llamado se procederá a realizar la evaluación técnica y económica teniendo en cuenta los siguientes factores y ponderación:
Precio 30%
Calificación técnica 70%
15.2.1 Criterios de evaluación técnica
Para la evaluación técnica se otorgarán puntajes en la forma que se establece en el capítulo 5 de la Parte II – Especificaciones Técnicas. Los oferentes que no tengan los mínimos establecidos en cada componente serán descalificados.
15.2.2 Criterios de evaluación económica
A efectos comparativos se asignará a la oferta evaluada como la más económica un puntaje de 30 y en forma proporcional al resto un puntaje según el valor de su oferta con respecto a la más económica. A tales efectos se considerará el precio total impuestos incluidos.
16 ADJUDICACIÓN
La selección de las ofertas presentadas se hará entre aquellas que precalifiquen en base a la evaluación jurídico - formal y el juicio de admisibilidad. Se seleccionará la oferta y la alternativa más conveniente para los intereses y las necesidades del servicio requerido por el Instituto.
Una vez adjudicada la licitación, se publicará la Resolución de adjudicación en los sitios y formas establecidos por la normativa vigente y se notificará por cualquier medio fehaciente, a los oferentes y al adjudicatario. En particular, se acepta como válida toda notificación realizada al correo electrónico y correo electrónico alternativo constituidos por cada oferente en el Formulario de identificación del oferente (Anexo V), fax, o telegrama colacionado, conforme lo estipulado en el presente Pliego
El Instituto se reserva el derecho de adjudicar la Licitación a la o las ofertas que considere más convenientes para sus intereses, aunque no sea la de menor precio, así como de rechazar a su exclusivo juicio la totalidad de las ofertas.
Podrá aumentarse o reducirse la cantidad a adjudicar en los términos previstos por el artículo 63 del TOCAF.
El Instituto se reserva el derecho, en caso de ofertas similares (art.57 del T.O.C.A.F.) de:
a) Entablar negociaciones reservadas o;
14
b) Adjudicar a la oferta menor o más conveniente, previo llamado a mejora de oferta cuando corresponda.
17 INICIO DE ACTIVIDADES Y PLAZOS DE EJECUCIÓN
El inicio de las actividades será a partir del 11º (undécimo) día hábil contado a partir de la notificación de adjudicación.
El plazo de ejecución total de los servicios será de 7 meses, con posibilidad de una prórroga de hasta 25 días hábiles. Los plazos estimados para cada uno de los entregables se describen en el apartado 4.2 de la Parte 2 – Especificaciones Técnicas.
18 LUGAR DE PRESTACIÓN DE LOS SERVICIOS
Los servicios de consultoría que se contratan en el presente pliego deberán suministrarse en las oficinas centrales del INDA así como en los lugares del INDA donde se presten servicios dentro del departamento de Montevideo.
19 RESPONSABILIDAD
Será responsabilidad de los Oferentes sufragar todos los gastos relacionados con la preparación y presentación de sus ofertas. El Instituto no será responsable en ningún caso por dichos costos, cualquiera sea la forma en que se realice la licitación o su resultado.
El adjudicatario se hará responsable ante cualquier daño y/o perjuicio que causare en el cumplimiento de las condiciones de ejecución de la presente licitación.
En caso que algún aspecto de los bienes o servicios prestados por el adjudicatario no se adecue a lo establecido en el presente pliego, éste, a su costo y dentro del plazo de 10 días hábiles, y las pautas fijadas por el TOCAF, deberá corregirlo, no dándose trámite a la conformidad hasta que no haya cumplido con las exigencias que correspondan, sin perjuicio de la aplicación de las multas pertinentes.
20 OBLIGACIONES DE LA EMPRESA ADJUDICATARIA
El adjudicatario o adjudicatarios deberán cumplir con las entregas y prestaciones comprometidas ajustándose estrictamente a las condiciones establecidas y a los tiempos de entrega estipulados en el capítulo 18 de las Condiciones Generales del presente Pliego.
El adjudicatario no podrá transferir o ceder sus derechos a terceros ya sea a título oneroso o gratuito, sino conforme a las normas vigentes en la materia.
El I.N.D.A. se reserva el derecho de exigir previo al pago de la prestación contractual, o en cualquier oportunidad a criterio de la Administración, la documentación que acredite el pago de salarios y demás rubros emergentes de la
15
relación laboral entre la empresa y los trabajadores, accidentes de trabajo y contribuciones de seguridad social y situación de la empresa ante la D.G.I, así como otro recaudo que correspondiere.
El personal contratado para cumplir con el servicio, deberá ser remunerado conforme a los laudos establecidos para el grupo de actividad de que se trate, convenios colectivos o Decretos del Poder Ejecutivo para la categoría en que se desempeñen. Deberá cumplirse con las contribuciones de seguridad social que corresponda ante los organismos provisionales.
Deberá presentarse nómina del personal que realizará el trabajo indicando Nombre, Documento de identidad de cada uno y Cargo/ Categoría que desempeñarán a fin de poder la Administración realizar los controles pertinentes.
21 PENALIDADES
I) INCUMPLIMIENTOS
Se considerará incumplimiento a las condiciones del contrato, la contravención total o parcial a las cláusulas del presente pliego o a la normativa aplicable. Sin perjuicio de ello, se considerará incumplimiento, a consideración del Instituto, la obtención de resultados insatisfactorios respecto del objeto de la contratación.
II) MORA y SANCIONES
El adjudicatario incurrirá en mora de pleno derecho sin necesidad de interpelación judicial o extrajudicial alguna por el sólo vencimiento de los términos o por hacer algo contrario a lo estipulado.
La falta de cumplimiento por causas imputables al adjudicatario en las condiciones estipuladas y/o en los plazos establecidos será considerada Incumplimiento Grave.
El no cumplimiento, o la demora en el cumplimiento de cualquiera de las obligaciones contraídas por los proponentes o adjudicatarios, podrá dar mérito a la aplicación de las siguientes medidas, no siendo las mismas excluyentes:
a) relativas al proveedor:
- Advertencia
- Suspensión por un período que se determinará en cada caso.
- Eliminación de la Empresa como Proveedora del Instituto.
b) relativas al contrato:
- Anulación o rescisión de contrato.
- Pérdida de la garantía de fiel cumplimiento del contrato.
Si el o los adjudicatarios no cumplieren con el servicio en general, en la forma que este Pliego establece, el Instituto, luego de la correspondiente notificación al incumplidor, y sin perjuicio de hacerse efectivas las responsabilidades a que hubiere
16
lugar, queda facultado para seleccionar de entre las restantes ofertas, aquella o aquellas que entienda más conveniente, debiendo estos nuevos adjudicatarios, ratificar los términos expuestos en sus ofertas y realizar el depósito del 5% correspondiente.
En todos los pagos, el Instituto, podrá deducir del monto a pagar, la suma correspondiente a cualquier deuda que el contratista mantenga con el Organismo contratante, relativa al contrato.
Todo ello, sin perjuicio de la aplicación del derecho que se acuerda al Instituto, que producidos 4 (cuatro) incumplimientos cualquiera fuese su entidad, pueda rescindirse el contrato y reclamarse daños y perjuicios si los hubiere
III) MULTAS
El Incumplimiento Grave generará una multa del 5% por día hábil de atraso sobre el monto del entregable no recepcionado en fecha a satisfacción del Instituto.
Esta multa será descontada del monto de las facturas pendientes de pago. En caso contrario, el Instituto iniciará los trámites administrativos, judiciales y/o extrajudiciales para hacer efectivo el cobro.
En el caso particular del inicio de la ejecución del contrato, si ésta se demorara más de 30 (treinta) días calendario de la fecha pactada, el Instituto podrá rescindir el contrato sin más trámite, sin por ello renunciar a su derecho de iniciar las acciones legales pertinentes.
El monto máximo por concepto de multas por atrasos u otros incumplimientos será del 30% (treinta por ciento) del monto del contrato, sin perjuicio de otras acciones que puedan corresponder al Instituto.
22 CAUSALES DE RESCISIÓN
INDA podrá rescindir el contrato en los siguientes casos:
Declaración de quiebra, concurso, liquidación o solicitud de concordato por parte del adjudicatario o terceras partes subcontratadas o bajo acuerdos con éste y vinculadas al cumplimiento del objeto de éste llamado.
Cuando el Instituto verifique un incumplimiento en una o más de las condiciones estipuladas en el presente Pliego, anexos y documentos explicativos, descriptivos o compromisos específicos acordados entre INDA y el adjudicatario, que merezca, a su criterio, la calificación de grave.
Cuando se detecten extensiones reiteradas de los plazos estipulados y acordados para la ejecución de las actividades.
El contratista no iniciara los trabajos en la fecha fijada o no diera a los mismos el desarrollo previsto en el contrato.
17
Los servicios no se encontrasen ejecutados con arreglo al contrato y se hubiera otorgado plazo al contratista para subsanar los defectos, sin que lo haya hecho.
El contratista resulte culpable de fraude, grave negligencia o contravención a las obligaciones estipuladas en el contrato.
Asimismo, las partes podrán rescindir el contrato por mutuo acuerdo.
Las causales mencionadas precedentemente se enumeran a título enunciativo, pudiendo el Instituto evaluar otras causales de rescisión.
23 DOMICILIO Y PLAZOS CONTRACTUALES
Se tendrá como domicilio del oferente, el constituido por éste en su oferta.
Se establece como medio válido de notificación el telegrama colacionado con acuse de recibo, en el domicilio constituido por el oferente y/o adjudicatario en su propuesta, correo electrónico y correo alternativo, sin perjuicio de la notificación personal, télex, Fax, o cualquier otro medio que asegure la documentación de la recepción.
Todos los plazos serán computados en días hábiles, salvo indicación en contrario.
24 PRESENTACIÓN DE LAS FACTURAS
Las facturas se presentarán en su original, en el Departamento de Proveeduría del Instituto Nacional de Alimentación, debiendo estar al día con las demás obligaciones tributarias a las que estuviere obligado el adjudicatario.
25 VALORACIÓN DE LA INFORMACIÓN PRESENTADA
Todos los datos indicados por el proponente referidos a los elementos contenidos en la oferta, tendrán carácter de compromiso. Si se verifica que no responden estrictamente a lo establecido en la propuesta, el Instituto podrá rechazarlos de plano, rescindiendo el contrato sin que ello de lugar a reclamación alguna.
26 EXENCIÓN DE RESPONSABILIDAD.-
El Instituto se reserva el derecho de desistir del llamado en cualquier etapa de su realización, de desestimar las ofertas que no se ajusten a las condiciones del presente llamado, reservándose el derecho a rechazarlas si no las considera convenientes, sin generar derecho alguno de los participantes a reclamar por gastos, honorarios o indemnizaciones por daños y perjuicios.
INDA se reserva el derecho de rechazar a su exclusivo juicio, la totalidad de las ofertas y de iniciar acciones en casos de incumplimiento de la oferta ya adjudicada.
18
No se reconocerán, pagarán o reintegrarán conceptos de gastos del adjudicatario no cotizados por éste como parte de la oferta o reconocidos expresamente en el presente pliego o los contratos que se firmaren con el adjudicatario.
NOTA 1
SE DEJA EXPRESA CONSTANCIA según lo aconsejado por la Comisión Asesora de Adjudicaciones, que el no cumplimiento estricto en las condiciones estipuladas en los Pliegos, será motivo de rechazo.
19
PARTE II – Especificaciones Técnicas
1 OBJETO Y ALCANCE DE LA CONSULTORÍA
1.1 Objeto
El Objeto de la Consultoría es “Rediseñar los procesos de gestión de los programas y servicios administrados por el INDA, facilitar la implementación de los nuevos procesos y elaborar el conjunto de requerimientos para el posterior Desarrollo de un Sistema Informático que permita mejorar la efectividad de sus programas y Servicios”.
Notas:
1) El desarrollo del Sistema Informático no forma parte de esta consultoría, sino que se realizará a posteriori. Sin embargo, para la propuesta de mejora de procesos deberá tomarse como dato que dicho Sistema se desarrollará.
2) La implementación de la mejora de los procesos será parcial, en la medida que no se dispondrá del Sistema Informático que soportará algunas actividades y la mayoría de la información.
1.2 Alcance
La consultoría tiene como alcance HORIZONTAL:
Todos los procesos vinculados directamente a la ejecución de programas y servicios del INDA a la población objetivo
En el Anexo III se presenta un listado de los procesos con fecha octubre de 2011. El mismo es aproximado y no tiene en cuenta los cambios que se han implementado o estén en implementación en las modalidades de prestación de los servicios.
Asimismo, si desde el punto de vista VERTICAL consideramos los siguientes niveles:
Mapa de procesos – cadena de valor (nivel 0): procesos clave, soporte y estratégicos
Niveles 1: Procesos
Niveles 2: Subprocesos
Niveles 3: Actividades
La consultora deberá documentar hasta el nivel 2 inclusive. En forma optativa el INDA podrá contratar la elaboración de hasta 20 Procedimientos detallados o Instrucciones de trabajo (Nivel 3). El proveedor deberá proponer y cotizar obligatoriamente esta opción.
20
2 BENEFICIOS ESPERADOS
Los beneficios que aporta la gestión por procesos y que se pretenden obtener en parte con el desarrollo del proyecto son:
1) Identificación de estrategias que orienten los recursos disponibles a satisfacer las necesidades de la población objetivo y la optimización de la cadena de valor.
2) Sistematización de los procesos y adecuación de los procedimientos operativos a los procesos de valor añadido.
3) Adecuación de los servicios prestados al valor demandado por la población objetivo y a su percepción por toda la sociedad
4) Orientación de la estructura organizacional hacia la flexibilidad requerida para la gestión por procesos.
5) Definición coherente y óptima de un sistema de indicadores y objetivos para todos los procesos y operaciones que permitan su monitorización y el desencadenamiento de acciones correctivas.
6) Disminución de los flujos de información a los estrictamente necesarios y eliminación de actividades que no aportan valor. En particular, la interoperabilidad de Sistemas entre Organismos Estatales es fundamental.
3 ACERCA DE LA ORGANIZACIÓN
3.1 Misión
El INDA tiene la responsabilidad de velar por el logro del derecho alimentario de cada habitante del Uruguay, a través de la estrategia de la seguridad alimentaria nutricional, coordinando y promoviendo las acciones de ésta, con particular atención a las personas social y biológicamente más vulnerables.
3.2 Visión
Regular, orientar, difundir, planificar, coordinar y ejecutar las políticas alimentarias a nivel nacional, propendiendo a un adecuado estado nutricional de la población, con especial énfasis en los grupos social y biológicamente más vulnerables.
3.3 Objetivos
A continuación se indican los objetivos generales del INDA. En el Anexo III se incluyen además los objetivos específicos asociados a cada objetivo general.
1) Contribuir a mejorar la disponibilidad de alimentos seguros e inocuos, coordinando acciones tendientes a la promoción de la salud de la población del país.
2) Fomentar la investigación a nivel nacional en materia de su competencia
21
3) Contribuir a mejorar la situación alimentario - nutricional alimentario de la población a fin de favorecer un estilo de vida saludable en cada etapa del ciclo vital.
4) Promover el marco legal que garantice el cumplimiento del derecho alimentario.
5) Mejorar la disponibilidad y accesibilidad a los alimentos de las personas social y biológicamente vulnerables.
6) Implementar estrategias que contribuyan a la mejor utilización biológica de los nutrientes por parte de toda la población y con particular atención en las de mayor vulnerabilidad.
3.4 Programas y servicios del INDA
El Instituto Nacional de Alimentación (INDA) administra planes de complementación alimentaria destinados a atender las necesidades de poblaciones social y nutricionalmente comprometidas.
Como misión tiene la responsabilidad de velar por el logro del derecho alimentario de cada ciudadano, a través de la estrategia de seguridad alimentaria nutricional, coordinando y promoviendo las acciones de ésta con atención a los ciudadanos social y biológicamente más vulnerables.
Los programas que aquí se resumen, se describen en mayor detalle en el anexo IV. En cualquier caso, se aclara que la descripción es a octubre de 2011. En particular, los programas Riesgo Nutricional y PAEC van a cambiar de modalidad de entrega, pasando a transferencia monetaria.
Resumen de los Programas ejecutados por el INDA:
- Sistema Nacional de Comedores (SNC). Atiende en Montevideo directamente y en el interior en coordinación con las Intendencias departamentales las necesidades alimentarias diarias de aproximadamente 11.500 personas.
- Programa Alimentario Nacional (PAN). En sus dos modalidades (Riesgo social o Riesgo nutricional) asiste a los casos de grupos familiares identificados mediante encuesta personal, en los que figure al menos un menor de 18 años o una mujer embarazada en el grupo
- Apoyo a Instituciones Públicas y Privadas (AIPP). Se ejecuta en convenio con instituciones públicas y privadas de la sociedad civil (en general ONGs) a las que se asiste con una canasta de víveres secos en forma bimensual.
- Plan CAIF (Centro de atención a la Infancia y la Familia). Es un programa interinstitucional donde el Instituto Nacional de Alimentación (INDA) ejecuta el componente alimentario nutricional brindando los recursos económicos (a través de una transferencia económica) y el apoyo educativo y técnico en el área específica.
22
- Programa Pensionistas. Se asiste mediante este programa a toda la población beneficiaria del BPS que percibe prestaciones en la categoría de "Pensión a la vejez" o "Pensión por invalidez".
- Programa de Apoyo a Enfermos Crónicos (PAEC). Atiende a diferentes patologías crónicas entre la población de escasos recursos económicos.
Modalidades de ejecución de los programas:- A través de prestaciones individuales dirigidas a grupos familiares
focalizados. Estas prestaciones admiten diferentes modalidades:
Servicios diarios de comedor, que pueden brindarse en forma de
o Vianda de alimentos pre cocidos, suministrados por empresas tercerizadas
o Preparación in situ de comidas a cargo de personal del Instituto en locales propios con aporte de alimentos secos desde depósitos propios y frescos por proveedores externos mediante contratos de licitación pública
o Distribución de leche fluida a grupos etarios o de género focalizados
o Entrega de tickets alimentación a ser canjeados por alimentos en locales adheridos
Distribución en forma mensual de canastas de alimentos secos, desde centros de distribución que son abastecidos por un depósito centralizado donde se reciben los alimentos adquiridos en la red mayorista mediante licitaciones públicas llevadas a cabo por UCCA.
Transferencia monetaria, mediante depósito mensual de montos establecidos de acuerdo con la integración del grupo familiar (eventualmente otros parámetros) en cuentas individuales de los titulares de la tarjeta “Uruguay Social” (u otros instrumentos) que pueden ser canjeados por una lista predeterminada de alimentos en comercios minoristas de una red nacional.
- En colaboración con otras instituciones públicas (Intendencias, Comité nacional de crisis, Centros CAIF) y privadas (merenderos, hogares de la tercera edad, clubes de niños) a través de distintas modalidades:
Transferencia monetaria mensual directa de fondos a rendir destinados a la compra de alimentos
Suministro mensual de alimentos secos distribuidos desde el depósito centralizado
Suministro de comidas preparadas a granel, adquiridas a proveedores externos mediante licitación;
23
- Atención de refugios y ante situaciones de emergencia:
Entrega de alimentos
3.5 Organización y procesos
3.5.1 Estructura organizativa y recursos humanos
En el Anexo I se presentan los Organigramas del MTSS, del INDA y de sus Unidades organizativas. Asimismo, se incluye el organigrama de la Dirección General de Secretaría en la medida que esta Unidad Ejecutora brinda al INDA apoyos puntuales de diversa índole.
En cuanto a personal, el INDA cuenta con 145 funcionarios efectivos, 1 contrato temporal de derecho público y personal tercerizado provisto por la empresa Duralí.
En el Anexo I se presenta un detalle del personal por función y ubicación física donde desempeña funciones.
3.5.2 Procesos
En el Anexo III se presenta un relevamiento preliminar y aproximado de los distintos procesos del INDA que contribuyen a cada uno de los programas.
3.5.3 Relacionamiento Externo
En el Anexo III se listan los Organismos con los cuales el INDA interacciona en sus distintos programas, indicando si se tiene convenio o no con los mismos.
24
4 DESARROLLO DEL PROYECTO
4.1 Fases
La figura siguiente presenta un esquema de las fases del proyecto que se deberán considerar:
4.1.1 Fase 1: Apertura del proyecto
Objetivos
Acordar aspectos metodológicos y logísticos
Establecer el plan del proyecto
Explicar y hacer partícipes al personal del INDA del contexto general del proyecto.
Actividades
- Reunión de lanzamiento
- Consensuar las metodologías a emplear y la estructura organizativa necesaria para la realización del proyecto, adaptándola a las necesidades del INDA. Se deberán incluir las metodologías para:
La Gestión del proyecto
El Rediseño de procesos y la elaboración de documento de requerimientos
La Gestión del cambio
La aprobación de entregables
- Identificación de la estructura de participación del INDA en el proyecto y establecimiento de los mecanismos de comunicación
- Planificación del proyecto, incluyendo:
25
FASE 1: APERTURA
DEL PROYECTO
FASE 2:ANÁLISIS DE LA
SITUACIÓN ACTUAL
FASE 3: REDISEÑO DEL
MODELO DE PROCESOS
FASE 4:IMPLEMENTACIÓN
DEL NUEVO MODELO DE PROCESOS
GESTIÓN DEL CAMBIO
FASE 5:ANÁLISIS DE
REQUERIMIENTOS
FASE 7:CIERRE DEL PROYECTO
SEGUIMIENTO DEL PROYECTO
FASE 6: ANÁLISIS DE MIGRACIÓN DE DATOS
Alcance, fechas y plazos de las actividades a realizar en cada fase.
Recursos involucrados en cada actividad.
Productos resultantes de cada actividad.
- Establecimiento de la sistemática para el correcto seguimiento del proyecto (Periodicidad de informes, reuniones de seguimiento y gestión de incidentes).
- Presentación del proyecto al personal del INDA
Productos
- Acta de lanzamiento del proyecto con:
Metodologías adaptadas y aprobadas
Estructura de participación del INDA en la propuesta.
- Plan del proyecto, conteniendo:
Estructura de actividades y productos a realizar.
Organización de recursos necesarios
Calendario de hitos y entregas, donde queden establecidos los plazos de realización de las actividades de la propuesta, las fechas en las que se realizarán las entregas de productos y los hitos de seguimiento de la propuesta.
- Plan de Gestión del Cambio
- Plan de Gestión de Riesgos
- Registro de presentación del proyecto y documento de presentación
4.1.2 Fase 2: Relevamiento y Análisis de la Situación Actual
Objetivos
Conocer a la Organización, su estrategia y objetivos así como sus programas y servicios del INDA
Identificar los procesos asociados a programas y servicios
Identificar oportunidades, amenazas, fortalezas y debilidades a nivel organizativo (incluyendo la situación en relación al cambio y a las comunicaciones), de procesos y recursos humanos y materiales (incluyendo los vinculados al manejo de datos e información)
Actividades
- Reuniones y talleres para recopilar y analizar la información relevante:
Estrategia. Identificación de política (objetivos estratégicos), valores de la Organización, Misión, Visión, etc.
Programas y Servicios del INDA, sus proveedores, vinculación con
26
otros organismos,
Organización y funciones
Procesos. Mapa de procesos existentes. Descripción de los mismos. Identificación de las necesidades y características de cada uno de los procesos.
Manejo de datos y la información. Herramientas para el manejo de datos, sistemas informáticos propios, interacciones con otros Organismos actuales y posibles futuras
- Reuniones y talleres para análisis FODA
- Elaboración de encuesta de Clima, Cultura y Comunicación para el Cambio
- Presentación de resultados
- Revisar plan del proyecto
Productos
- Informe(s) de diagnóstico de la situación actual de la empresa con respecto a puntos analizados
- Inventario de procesos actuales
- Mapa actual de procesos
- Plan de proyecto actualizado, incluyendo cronograma detallado,
4.1.3 Fase 3: Rediseño del Modelo de Procesos
Objetivos
Rediseñar del modelo de gestión por procesos, enfocado a mejorar la eficiencia e impacto de las actividades de la Organización, mediante la identificación de procesos nuevos o a mejorar, su diseño nuevo o mejorado y su documentación, tomando como lineamiento los objetivos estratégicos de la Organización.
Identificar una estructura organizativa acorde a la gestión por procesos
Generar una cultura de trabajo con enfoque en “Gestión por procesos”
Actividades
- Reuniones de alto nivel para identificar procesos nuevos o a rediseñar y elaborar el mapa de procesos
- Capacitación en Gestión por procesos
- Elaboración del nuevo modelo de procesos, conteniendo la descripción de cada uno de ellos en forma documentada
- Definir indicadores de procesos que permitan monitorear su ejecución y asegurar que estén bajo control
27
- Análisis de impacto organizativo, identificando cambios y nuevas necesidades en organización, infraestructura, recursos humanos y materiales
Productos
- Registro de capacitación y material asociado
- Nuevo Inventario de procesos
- Mapa de procesos rediseñado
- Ficha de cada proceso con el siguiente contenido:
1. PROPIETARIO DE PROCESO2. OBJETO, ALCANCE Y FRONTERAS DEL PROCESO3. DESCRIPCIÓN GENERAL DEL PROCESO Y SUS SUBPROCESOS4. MECANISMOS DE COORDINACIÓN ENTRE PROCESOS5. MODELIZACIÓN DE PROCESOS Y SUBPROCESOS
5.1.DESCRIPCIÓN GENERAL5.2.DIAGRAMAS DE FLUJO5.3.PROPIETARIO, PROVEEDORES Y CLIENTES5.4.ENTRADAS Y SALIDAS5.5.RECURSOS Y ENTORNO5.6.DESCRIPCIÓN DE CADA ACTIVIDAD/TAREA O REFERENCIA A INSTRUCCIONES DE
TRABAJO O PROCEDIMIENTOS DETALLADOS6. INDICADORES
- Informe de impacto del nuevo modelo de procesos y acciones sugeridas, incluyendo propuesta de Estructura Organizativa (Organigrama, funciones de cada unidad y participación en cada proceso)
- Opcional fase 3: 20 procedimientos detallados o Instrucciones de trabajo
4.1.4 Fase 4: Implementación del nuevo Modelo de Procesos
Objetivos
Asegurar que los procesos nuevos o rediseñados se lleven a cabo en las condiciones especificadas y estén bajo control
Actividades
- Definir el alcance de la implementación y elaborar plan
- Definir Plan de Capacitación
- Ejecución del plan de implementación, incluyendo el plan de capacitación
- Participar en las reuniones de seguimiento de la implementación, identificando:
Problemas de implementación
Necesidad de cambios en la definición de los procesos
- Apoyar y seguir la ejecución del plan de implantación a partir de la tutoría necesaria a los propietarios de proceso
- Toma de acciones correctivas para problemas de implementación
28
- Ajuste en la definición de procesos y su documentación asociada
Productos
- Plan de implantación
- Plan de capacitación
- Materiales y Registros de capacitación
- Registro de actividades de seguimiento de la implementación
- Registro de necesidades de cambio
- Procesos implementados
4.1.5 Fase 5: Análisis de requerimientos para una Plataforma de Software
Objetivos
Marcar el punto de partida de todas las necesidades de sistemas para poder realizar la construcción de un producto de software completo y que de soporte a todos los proceso de esta unidad ejecutora.
Actividades
- Definir el conjunto de maestros de información que deben manejar en el producto de software.
- Desarrollar todos los requerimientos funcionales indicando cuales son los procesos que involucran dichos requerimientos, con el objetivo de dar pautas para la realización del diseño.
- Determinar el conjunto de requerimientos no funcionales asociados a los distintos procesos.
- Enumerar los distintos componentes de software con los que debe comunicarse este sistema para un mejor funcionamiento.
- Documentar los referentes en cada una de las áreas identificadas.
- Definir un alcance inicial y un alcance óptimo para los requerimientos descriptos, identificando una posible solución iterativa incremental.
Productos
La empresa consultora deberá realizar el análisis de los requerimientos para una plataforma integrada de software basada en la antedicha propuesta de mejora de procesos, una vez aceptada. Se deberá obtener documentación de especificaciones de requerimientos con casos de usos detallados, que permita a la Administración convocar en una segunda etapa a expresiones de interés en el diseño y el desarrollo de los componentes de software requeridos para implementar el sistema.
El documento de especificaciones deberá presentar:
29
- Análisis de requerimientos del sistema, incluyendo como mínimo:
Representación gráfica de los procesos y soporte de datos
Descripción detallada de la estructura de datos
Diccionario de datos completo
Definición de procesos a informatizar
Análisis de casos de uso y sus funcionalidades
Definición detallada de las especificaciones y descripción de interacciones con sistemas externos
El sistema a desarrollar debe considerar aspectos de referenciación geográfica de los hechos registrados toda vez que esto sea requerido
Asimismo, la empresa consultora deberá presentar:
- Lista de requerimientos no funcionales (relativos a performance, robustez, escalabilidad, portabilidad).
- Casos de prueba orientados a testear los casos de uso documentados. Estos casos de prueba serán incorporados al plan de testing de la empresa encargada de desarrollar la plataforma.
4.1.6 Fase 6: Análisis de Migración de Datos
La empresa consultora deberá
- Examinar los registros actuales en soporte electrónico correspondientes a la gestión de los programas alimentarios del INDA, y entregar un informe relativo a la calidad de los mismos, indicando grado de completitud, dominios y formatos actuales.
- Especificar las reglas de limpieza y consolidación necesarias para realizar la migración hacia una nueva plataforma
El listado anterior debe considerarse exclusivamente como una guía mínima de requerimientos y no pretende ser una enunciación taxativa de las tareas requeridas para una correcta e integral definición del sistema cuyas especificaciones serán objeto del llamado.
4.1.7 Fase 7: Cierre del proyecto
Objetivos
Asegurar que todo el trabajo del proyecto está completo y el grado en el que el proyecto ha alcanzado los objetivos
Generar información útil para futuros proyectos, incluyendo el registro de lecciones aprendidas
Actividades
30
- Revisar el alcance, el plan de proyecto, el estado de situación de los productos y el grado de cumplimiento de los objetivos
- Recopilar todos los documentos del proyecto, incluyendo la de los productos, organizar y entregar
- Realizar evaluación del proyecto, resumir problemas surgidos e identificar lecciones aprendidas
Productos
- Informe final
4.1.8 Gestión del Cambio
Objetivos
Asegurar que la Organización y especialmente todos los afectados por los cambios estarán en las mejores condiciones para asumirlos con la mayor facilidad posible.
Actividades
Las actividades de gestión del cambio deberán realizarse en paralelo con las fases principales del proyecto y en el momento oportuno
- Reuniones para consensuar metodología (Fase I)
- Identificación de los grupos de interés y candidatos a promotores del cambio
- Realizar Análisis de la Situación actual en relación al Cambio (Fase II)
- Elaborar el Plan para la Gestión del Cambio (Fases I y II), incluyendo necesidades de comunicación, capacitación así como cualquier otra que se identifique como necesaria para cumplir el objetivo
- Implementar el Plan para la Gestión del Cambio (todas las fases)
Productos
- Metodología de Gestión del Cambio consensuada
- Plan para la Gestión del Cambio
- Diagnóstico para la Gestión del Cambio
- Comunicaciones realizadas
- Materiales para actividades de capacitación
- Registros de actividades de capacitación realizadas
4.1.9 Seguimiento y control del proyecto
Objetivos
31
Monitorear, analizar y regular el progreso y el desempeño del proyecto para identificar aspectos del plan que requiera cambios e iniciar los cambios correspondientes
Actividades
- Coordinar reuniones específicas de control y seguimiento relativas a:
Alcance
Cambios
Cronograma
Calidad
Desempeño
Riesgos
- Elaborar informes de seguimiento y control del proyecto
Productos
- Actas de reunión de seguimiento y aprobación de entregables (productos)
- Informes de control y seguimiento del proyecto
- Solicitudes de cambio
- Planes actualizados
4.2 Entregables y Plazos
A continuación se resumen los entregables (productos) más importantes indicando la fase a la que corresponde y el plazo estimado para su entrega, contadas a partir de la fecha de inicio de actividades.
No se indican entregables que surgen como consecuencia de necesidades identificadas en las distintas fases, como por ejemplo las comunicaciones establecidas en el plan de gestión del cambio y los registros de seguimiento del proyecto.
N° Fase Nombre Plazos estimados
1 Apertura del proyecto Acta de lanzamiento del Proyecto 1 semana2 Plan del Proyecto 3 semanas3 Plan de Gestión del Cambio 3 semanas4 Plan de Gestión de Riesgos 4 semanas5 Presentación del Proyecto 4 semanas6 Relevamiento y Análisis
de la Situación ActualInforme de diagnóstico de situación actual 9 semanas
7 Inventario de procesos actuales 9 semanas8 Mapa actual de procesos 9 semanas
Aprobación entregables 9 Relevamiento y Análisis Plan de proyecto actualizado 10 semanas
32
de la Situación Actual
10 Rediseño del Modelo de Procesos
Registro y material de capacitación 11 semanas11 Nuevo inventario de procesos 11 semanas12 Mapa de procesos rediseñado 12 semanas13 Fichas de procesos 16 semanas14 Propuesta de nueva estructura organizativa 16 semanas15 Informe de impacto de implementar nuevo
modelo de procesos17 semanas
16 Procedimientos detallados (en caso de contratarse)
21 semanas
Aprobación entregables 17 Implementación del
nuevo Modelo de Procesos
Plan de implantación 18 semanas18 Plan de capacitación 18 semanas19 Materiales y registros de capacitación 22 semanas20 Informe final de procesos implementados 25 semanas21 Análisis de
requerimientosDocumento de requerimientos 21 semanas
22 Análisis de migración de datos
Informe del Análisis de migración de datos 24 semanas
23 Cierre del proyecto Informe final de cierre de proyecto 28 semanasAprobación de entregables y fin del proyecto
5 CRITERIOS PARA LA EVALUACIÓN TÉCNICA DE LAS OFERTAS
Para la evaluación técnica de las ofertas se tendrán en cuenta los siguientes aspectos:
- Calidad del plan de trabajo y metodología propuesta, incluyendo la adecuación de las horas de consultoría propuestas en relación a los objetivos planteados
- Experiencia previa de la consultora en trabajos similares
- Calificación y competencia del equipo de trabajo propuesto
- Disponibilidad de infraestructura para actividades de capacitación, talleres, presentaciones
El puntaje a otorgar se regirá por lo indicado en la siguiente tabla:
33
CRITERIOS DE CALIFICACIÓNPUNTAJE PUNTAJEMÍNIMO MÁXIMO
1. Experiencia e infraestructura de la consultora 10 20a) Experiencia en proyectos de características similares (se
valorará la experiencia en proyectos con organizaciones que trabajan con población con NBI)
10 16
b) Infraestructura para talleres, presentaciones y actividades de capacitación 4
2. Metodología y Plan de trabajo propuestos 20 30a) Enfoque técnico y metodológico 10 15
b) Plan de trabajo 10 15
3. Calificación y Competencia del Equipo de trabajo (*) 14 20a) Jefe del Proyecto 4 5
a.1) Formación AcadémicaTítulo universitario: 1 puntoTítulo postgrado o PMP: 1 punto
2
a.2) Experiencia 5 años o más: 3 puntosDe 2 a 4 años: 2 puntosMenos de 2 años: 0 punto
3
b) Analista de Procesos de Negocio 3 4b.1) Formación Académica: 1 punto 1b.2) Experiencia5 años o más: 1 puntoDe 2 a 4 años: 1/2 puntoMenos de 2 años: 0 punto
1
b.3) DedicaciónTiempo completo en las fases relevantes (40 horas semanales): 2 puntosMayor al 50% pero menos que 100 % en fases relevantes: 1 puntoMenor a 50%: 0 punto
2
c) Consultor en Gestión del cambio 2 3c.1) Formación Académica: 1 punto 1b.2) Experiencia 5 años o más: 2 puntoDe 2 a 4 años: 1 punto
2
d) Resto del equipo (no se tiene en cuenta apoyo logístico o administrativo)
5 8
e.1) Formación Académica (promedio ponderado por la dedicación)Título universitario: 2 puntosEspecializaciones o Títulos de postgrado: 2 puntos adicionales
4
e.2) Experiencia (promedio ponderado por la dedicación)3 años o más: 2 puntosDe 2 a 3 años: 1 puntoMenos de 2 años: 0 punto
4
PUNTAJE TOTAL 44 70
(*) IMPORTANTE: La formación del equipo de trabajo, incluidos títulos universitarios, diplomas de especialización, posgrados, etc. deberá estar relacionada con las actividades a realizar en esta consultoría.
34
La consultora podrá cambiar cualquier integrante del equipo siempre y cuando reúna las mismas condiciones del que se sustituye y lo informe previamente al MTSS, quien podrá aceptarlo o rechazarlo si se considera que no reúne las mismas condiciones.
35
PARTE III - ANEXOS
1 ANEXO I – ORGANIZACIÓN INSTITUCIONAL Y RELACIONAMIENTO EXTERNO
1.1 Organigramas
ORGANIGRAMA DEL MTSS
ORGANIGRAMA GENERAL DEL INDA
36
ORGANIGRAMAS DE UNIDADES DEL INDA
37
UNIDADES DE LA DIRECCIÓN GENERAL DE SECRETARÍA
(APOYAN LA GESTIÓN DEL INDA)
1.2 Personal del INDA
Cantidad de personas pertenecientes al INDA según su función:
Funcionarios públicos
Escalafón / función CantidadProfesionales, según detalle debajo 27
- 17 Nutricionistas- 2 Abogados- 1 Química- 4 Asistentes Sociales- 1 Sociólogo- 1 Ayudante Técnico en Administración pública- 1 Técnico ayudante
Administrativos 80Auxiliares de servicio 17Oficios 10Encargados de Cocina 7Oficial de Cocina 19
38
Choferes 4Auxiliar telefonista 1TOTAL 166
Nota: de los 166 funcionarios, sólo 145 están trabajando para el INDA, estando los restantes desempeñando funciones en otras Unidades Ejecutoras del MTSS.
Contratos temporales de derecho público
Función CantidadEncargado Centro de Cómputos del INDA 1
Personal tercerizado
Función CantidadAdministrativos 19Personal de Mantenimiento, peones y apoyo Dpto. Servicios Generales
16
Personal de comedores y centros de distribución 48TOTAL 83
Cantidad de personas trabajando para el INDA según su lugar físico de trabajo:
Lugar donde presta funciones Personal propio del INDA
Personal de tercerizado Total
Comedor N° 2 4 5 9
Comedor N° 3 3 5 8
Comedor N° 5 3 5 8
Comedor N° 6 3 5 8
Comedor N° 7 10 10 20
Comedor N° 8 1 3 4
Comedor N° 9 1 1 2
Comedor N° 10 1 1 2
Comedor N° 11 1 1 2
Comedor N° 12 1 1 2
Local A 3 4 7
Local C 2 4 6
Local D 3 3 6
Oficinas Centrales 109 35 144
TOTALES 145 83 228
39
1.3 Relacionamiento externo
El INDA se relaciona con los siguientes Organismos:
Organismo Programas/Apoyo ¿Existe convenio?
Ministerio de Salud Pública / ASSE
Tarjeta AlimentariaPAECRiesgo Nutricional
SI
INAU CAIF NOMIDES Tarjeta alimentaria
Aulas ComunitariasSI
BPS AIPPPensionistas
NO
Intendencias (no todas) Varios programas SIBROU Tarjeta alimentaria NOPatronato Canastas de Emergencia NOMinisterio de Turismo y Deporte
Gol al futuro SI
Mercado Modelo Control de Calidad SIMinisterio de Educación y Cultura
CECAP / Aulas SI
Ministerio del Interior Viandas SI
2 ANEXO II – OBJETIVOS DEL INDA
2.1 Objetivos Generales
1) Contribuir a mejorar la disponibilidad de alimentos seguros e inocuos, coordinando acciones tendientes a la promoción de la salud de la población del país.
2) Fomentar la investigación a nivel nacional en materia de su competencia
3) Contribuir a mejorar la situación alimentario - nutricional alimentario de la población a fin de favorecer un estilo de vida saludable en cada etapa del ciclo vital.
4) Promover el marco legal que garantice el cumplimiento del derecho alimentario.
5) Mejorar la disponibilidad y accesibilidad a los alimentos de las personas social y biológicamente vulnerables.
40
6) Implementar estrategias que contribuyan a la mejor utilización biológica de los nutrientes por parte de toda la población y con particular atención en las de mayor vulnerabilidad.
2.2 Objetivos específicos
DEL OBJETIVO 1:
1.1) Conocer la disponibilidad de alimentos a nivel local, regional y nacional, teniendo en cuenta el volumen de alimentos para consumo directo, la calidad y los precios.
1.2) Coordinar acciones con las instituciones responsables de la seguridad e inocuidad de los alimentos a fin de asegurar una disponibilidad de alimentos seguros e inocuos en la población.
1.3) Contribuir al mejoramiento de las compras estatales de alimentos mediante sugerencias técnicas y de procedimientos a los proveedores y a los organismos estatales de compra de alimentos.
1.4) Desarrollar estrategias educativas que permitan a la población realizar una mejor selección de los alimentos.
DEL OBJETIVO 2:
2.1) Generar información con base científica en el área alimentario-nutricional.
2.2) Promover convenios interinstitucionales y con la sociedad civil para desarrollar estudios conjuntos en el área alimentario-nutricional.
2.3) Divulgar la información obtenida a la comunidad científica, las instituciones involucradas y la población en general.
DEL OBJETIVO 3:
A través de la coordinación interinstitucional:
3.1) Conocer el comportamiento alimentario y sus factores condicionantes de la población uruguaya en el plano local, regional y nacional.
3.2) Conocer los estilos de vida de la población, con especial énfasis en el comportamiento alimentario, de acuerdo al lugar en el que residen.
3.3) Fomentar estrategias conjuntas entre las instituciones y la sociedad civil para mejorar la calidad y el estilo de vida de las personas.
3.4) Implementar acciones educativas que promuevan estilos de vida saludables en la población.
DEL OBJETIVO 4:
4.1) Identificar situaciones que comprometan el ejercicio del derecho alimentario.
4.2) Promover posibles soluciones en los ámbitos que correspondan.
DEL OBJETIVO 5:
41
5.1) Ubicar la población potencialmente usuaria de los servicios del INDA, diagnosticando su estado de seguridad alimentaria, sus necesidades, sus problemas y sus demandas.
5.2) Focalizar la población de acuerdo a parámetros sociales, nutricionales, de vulnerabilidad biológica, geográfica, culturales, ambientales, entre otros.
5.3) Definir respuestas desde la perspectiva nutricional, social y operativa que se adecuen a las características, necesidades y demandas de la población a atender.
5.4) Facilitar la disponibilidad y el acceso a los alimentos de la población coordinando con otras instituciones públicas o privadas, organizaciones y grupos que pertenecen a la red de atención socio – cultural.
DEL OBJETIVO 6:
6.1) Conocer las carencias nutricionales de la población uruguaya, así como las deficiencias ambientales de las zonas en las que habitan.
6.2) Identificar la población de acuerdo a las zonas geográficas en las que habitan y que inciden negativamente en su estado de salud.
6.3) Generar respuestas conjuntas con la población de acuerdo a esas necesidades, problemáticas y demandas.
6.4) Coordinar con otras instituciones y organizaciones las respuestas a ofrecer para potencializar los recursos existentes.
42
3 ANEXO III: PROCESOS
A continuación se presenta una identificación preliminar y aproximada de los procesos/subprocesos centrales clasificados por programa.
Servicio/programa Proceso nivel 1 Proceso nivel 2 o tarea Participantes Lugar
PAEC / PAN-RN / SNC
Atención al públicoÁrea Social Of. INDA
Áreas sociales del Interior Intendencias
AIPP/ E. Adolescente/SNC/PAEC/PAN-RN,
Gestión de compras con la UCA
Estimación y entrega de necesidades a UCA Dirección INDA
Pedidos a UCAApoyo Administrativo (DAA)
Financiero
Pedidos a proveedoresDAA Prestaciones Financiero
PAEC Gestión de beneficiarios
Evaluación técnica
Área Social, DPN e Intendencias (Área Social) INDA
Base de Datos-Impresión Padrón Clientes Área Social INDA
Remisión de Padrón a D. Prestaciones, D.F.Contable, Tesorería
Área Social INDA
Remisión Padrón a Locales Entrega y a Dep. Central los de Interior
Área Social
Asesoramiento telefónico Área Social y D.P.N. INDAAltas Área Social INDABajas Área Social INDA
Archivo y mantenimiento del mismo por Departamento Área Social INDA
Capacitación (Talleres) y adiestramiento nuevos func.
Área Social y D.P.N. INDA
43
Recepción de mercadería en Locales de entrega Pedidos a Adquisiciones Personal de Depósito Depósito
Montevideo Recepción y control Adquisiciones INDAInterior Armado de pedidos Personal de Depósito Depósito Despacho y control Personal de Depósito Depósito
Entrega de canastaRecepción y control Personal de locales de
entregaLocales de entrega
Entrega y registro Personal de locales de entrega
Locales de entrega
Entrega de tickets Entrega de tickets Personal de locales de entrega
Locales de entrega
PAN-RN
VERANÁLISIS DE PROCESOS
QUE SE ADJUNTAGestión de beneficiarios
Entrevista e ingreso al sistema informático Área Social INDA Mdeo.
Entrevista e ingreso al sistema informático de 10 intendencias del Interior
Áreas sociales Intendencias Interior
Evaluación Técnica de casos de riesgo nutricional
Div. Planificación Nutricional
mdeo y algunas intendencias que tienen nutricionista
Ingreso al sistema informático de 8 intendencias del int. centro de cómputos inda Mdeo.
Altas y bajas, emisión de listados de beneficiarios centro de cómputos inda Mdeo.
Estimaciones de necesidades de alimentos y ticket
Licitaciones y pedidos de alimentos Div. prestaciones- Div. Administrativa Mdeo.
licitaciones y pedidos de ticket As. Económico Financiera, Tesorería Mdeo.
Recepción de mercadería en Locales de entrega Pedidos a Adquisiciones Personal de Depósito Depósito
Montevideo Recepción y control Adquisiciones INDAInterior Armado de pedidos Personal de Depósito Depósito Despacho y control Personal de Depósito DepósitoEntrega del beneficio Entrega de canasta mensual en capital Div. Prestaciones Centro de
distribución
44
Entrega de canastas bimestral interior personal de depósitos de intendencias intendencias
Control de asistencia Prestaciones Mdeo.Actualización de Base de datos cómputos Mdeo.
SNC / E. Adolescente
Gestión de beneficiariosAlta de beneficiarios
Área Social INDAControl de asistenciaBaja de beneficiarios
Compras (comida a granel y viandas) DAA INDA
PlanificaciónPlanificación de entregas Prestaciones INDAPlanificación de menú y cálculo de necesidades
División Planificación Nutricional
Entrega de comida a granel y viandas
Recepción y control Prestaciones e Intendencias
Comedores Montevideo Interior
Preparación Servicio. Social Control y registro de asistencia de beneficiario Planificación Nutricional AULAS CECAP
PAGRO
Recaudación Prom. Juveniles. Gol al Futuro
Entrega Entrega de viandas Entrega de viandas Prestaciones Comedores
Higiene de localesLimpieza de locales Prestaciones e
Intendencias (control) Comedores
Control de roedores
AIPP / E. Adolescente
Entrega de alimentos a servicios externos (convenios especiales, refugios, etc.)
Entrega de alimentos a servicios externos (convenios especiales, refugios, etc.)
Prestaciones y Planificación Nutricional
INDA Mdeo. e Interior
Supervisión y Capacitación
Prestaciones/ Planificación Nut/Serv.Social/ Auditoria/Control de Calidad/Intendencias
INDA Mdeo. e Interior
45
Alta de centro AIPP
Alta por evaluación de solicitud de Pauta de Ingreso y demás requisitos exigidos para el ingreso al programa de todo el país
Área Social INDA
División Planificación Nutricional
Gestión por expedientes
Coordinar apoyo
Planificación Cómputos Depósito Intendencias Área Social de Intendencias
Capacitación Área Social, Planificación
Gestión de centros
Altas y Bajas del Programa según sugerencia técnica Dirección
Modificación de asistencia de acuerdo a tiempos de comidas y número de asistidos de cada cliente
Área Social y Planificación
Ejecución
Transferencia de alimentos
Cómputos Depósito Central Depósitos departamentales (Intendencias)
Control de PlanillasÁrea Social Planificación Nutricional
SupervisiónÁrea Social Planificación Nutricional Auditoría
CAIF Alta de centro CAIF
Alta de convenio Dirección/Secretaría General/Jurídica
Coordinación inicio de servicioSecretaría General /DPN/Control de transferencias
46
Capacitación DPN
Gestión de conveniosBaja de convenio Dirección/Secretaría
General/Jurídica
Modificación de convenio Dirección/Secretaría General/Jurídica
Ejecución y supervisión
Transferencia Control de transferencias Control financiero de Informe y facturas Control de transferencias Control nutricional DPN Supervisión DPN
47
4 ANEXO IV: DESCRIPCIÓN DE PROGRAMAS Y SERVICIOS
4.1 AIPP
NOMBRE DEL PROGRAMA: APOYO A INSTITUCIONES PÚBLICAS Y PRIVADAS
1 Objetivo Contribuir con un apoyo alimentario y brindar asesoramiento técnico a Instituciones Públicas y Privadas y ONGs sin fines de lucro que prestan asistencia a personas en situación social desfavorecida
2 Descripción generalEs un Programa dirigido a Organizaciones Públicas y Privadas legalmente constituidas sin fines de lucro, que atiende a la población más desfavorecida socioeconómica y biológicamente más vulnerable.
El programa brinda un apoyo en víveres secos en forma bimestral a través de diferentes modalidades según tipo de asistencia brindada. Las cantidades responden a número de beneficiarios, tiempos de comida y frecuencia semanal de atención
No presenta a la fecha, período acotado de permanencia mientras cumpla con los requisitos exigidos.
3 Unidades participantesDpto. de Secretaría General (inicio de trámite con nota de solicitud de asociaciones civiles) Área Servicio Social, División Planificación Nutricional, Centro de Cómputos, División Apoyo Administrativo, Almacenes Centrales. Mayor participación de División Planificación y Área Social.
Es gestionado principalmente por el Área Social y la División Planificación Nutricional. Planificación cuanta con un técnico y un administrativo y Servicio Social con un técnico responsable y cuatro técnicos de apoyo y 1 administrativo.
4 Datos GeneralesProceso de ingreso al programa
Inicio: Presentación de Pauta de solicitud de Ingreso
Las diferentes ONG o Asociaciones Civiles, a través de la pauta de solicitud de ingreso al programa, presentan la documentación en Montevideo, directamente en oficinas centrales de INDA, En el Interior, a través de las Intendencias Departamentales.
Fin: Aprobación con apoyo al centro solicitante, mientras se mantengan los requisitos evaluados al inicio
Una vez culminado el proceso los centros ingresan al programa AIPP, recibiendo apoyo alimentario en víveres secos de acuerdo a los tiempos de comida que ofrecen a los usuarios, capacitación a los manipuladores de alimentos para el manejo higiénico de los mismos y manejo de documentación relacionada con el movimiento de los alimentos y población usuaria. los destinatarios son instituciones como hogares de
48
ancianos, merenderos, club de niños, jardines infantiles, centros juveniles, centros de atención a discapacitados, hogares estudiantiles, hogares en convenio con INAU, refugios nocturnos, diurnos, 24 horas, liceos, UTU.
Talleres de Capacitación con Área Social de Intendencias y personal de las ONG y a los referentes de INDA en el Interior.
Duración del proceso de ingreso al programa:
Periodo promedio estimado 60 días variando de acuerdo al tiempo que le tome a las instituciones solicitantes, completar la información (fichas sociales , relevamiento de la población, formulario de solicitud de ingreso al programa describiendo planta física, ingresos y egresos económicos, personería jurídica, tipo de institución, modalidad de asistencia, recursos humanos, proyecto social, convenios con otros organismos.
Volumen de servicios brindados
Existen 687 centros en todo el país con 40437 usuarios (datos mes de abril 2011). En Montevideo 201 servicios, con 12416 usuarios .En el interior 486 centros con 28021 usuarios.
Interrelaciones con entidades fuera del MTSS/INDA
Mides, INAU, Intendencias, BPS, MSP., MEC, Junta Nacional de Drogas, Presidencia de la República, Organizaciones Religiosas, UCA, ONGs.
Recursos materiales utilizados para brindar las prestaciones
Equipos de computación, software, material educativo, planillas de stock de alimentos, transporte, depósitos para almacenamiento y distribución de alimentos.
Informes, documentos, etc. manejados para la gestión del programa
Formularios de supervisión electrónicos, expedientes, planillas de stock de alimentos, base de datos del programa, pautas de solicitud fichas sociales de relevamiento de la población, listado diario de asistencia, Cronograma de Entregas, Actualización de datos para el retiro.
Herramientas informáticas utiliza para la gestión
Planillas electrónicas propias y del centro de cómputos y Base de datos del Centro de cómputos.
5 Seguimiento y medición del producto/servicio1. ¿Tiene requerimientos acordados para los productos o servicios con sus clientes y
proveedores?, ¿Existen contratos?, ¿Existen niveles mínimos de servicio?, ¿Cuál es la forma de comunicación con clientes y proveedores?
En este proceso no existen convenios formales con los centros, sí existen requisitos establecidos en el Decreto Nº40/05 para el ingreso, relacionados con características de la planta física, focalización poblacional y legitimidad de ONG. Existen niveles mínimos de servicio que se evalúan a través de la pauta de ingreso y supervisión. La
49
comunicación se realiza con supervisiones, envió de documentación, pagina web, correo electrónico, comunicación telefónica.
2. ¿Qué controles de calidad se realizan a las entradas y salidas para asegurar que se cumplan los requisitos establecidos?
Supervisión por parte de personal técnico y administrativo, evaluación de la documentación enviada periódicamente, control de asistencia de clientes en las instituciones amparadas al Decreto Nº40/05.
Visitas de inspección de Auditoría.
3. ¿Quién, Cuándo y cómo se realizan estos controles?
Recursos técnicos y administrativos desde las Divisiones Planificación y Prestaciones (referentes de INDA en el Interior), dependiendo de los recursos humanos disponibles.
4. ¿Qué problemas se identifican habitualmente?
Fallas en el sistema informático, lo que repercute en los pedidos bimestrales de víveres, falta de recursos humanos para el control del procesos, carencia de envió de la documentación solicitada, falta de envío de planillas. Diferencias y variación entre el producto aportado y los datos remitidos por los clientes.
5. En caso de existir transferencias de dinero o alimentos, ¿qué controles se realizan?
Controles de existencia y utilización adecuada de alimentos, de asistencia de usuarios, control de calidad de los alimentos adquiridos, determinación de especificaciones técnicas para la compra de alimentos. No existe base de datos. Se controla en formato papel. Controles de stock por Planificación, Div. Prestaciones y Auditoría.
6 Seguimiento y medición del desempeño del procesoEn determinados momentos del proceso (2005—2006) se hicieron Censos del Programa a nivel nacional.
1. ¿Se tienen definidos metas e indicadores para el proceso?
Se cuenta con indicadores para evaluar tipo de instituciones asistidas, distribución de la población por grupos etarios y sexo, modalidad de asistencia. Medición socio-económica para estudiar la solvencia del cliente y focalización de la población de cada cliente en los proyectos de cada institución demandante de apoyo.
2. ¿Quién y con qué periodicidad mide los indicadores y controla el desempeño del proceso?
Referente y técnicos del Área Social en lo que respecta a la medición socio-económico.
División Planificación actualiza tipología de centros cada dos meses en planilla electrónica. Área Servicio Social- Censos puntuales en las instituciones en visitas de supervisión.-
3. ¿Dónde se registran los resultados?
En planilla Excel. En informes de expedientes.
4. ¿Se toman acciones correctivas?
50
Dependiendo de los problemas detectados se procede a coordinar las modificaciones necesarias. Se realiza adecuación de usuarios, adecuación de apoyos o se coordina con otras instituciones. Se evalúa el desempeño del cliente para continuar con el apoyo.
Percepción interna de la efectividad del proceso
¿Cuáles son los principales problemas que el proceso presenta actualmente? (a criterio de los involucrados)
Falta de recursos informáticos para manejar una base única de datos para todos los programas y recursos humanos capacitados para el ingreso y manejo de la misma. Ausencia de recursos técnicos a nivel local específicamente en el Interior.
En el Área Social se carece de referentes técnicos que gestionen el Programa a nivel nacional, se cuenta con el técnico Encargado del Programa y otro técnico designado para una región. El resto de los técnicos realiza el proceso de supervisión de las demandas de Montevideo pero no puede asumir la supervisión de las instituciones ya ingresadas al proceso (201 en Montevideo y 486 en Interior).-
Una de las debilidades del proceso es la carencia de un convenio formal establecido con los clientes.
Percepción externa de los resultados del proceso
Hasta el momento no se han realizado estudios o investigaciones que permitan evaluarlo.
1. ¿Se mide la satisfacción de los beneficiarios respecto del servicio que se brinda? ¿Cómo? ¿Cuáles son los resultados? ¿Dónde se registran? ¿Qué acciones se realizan con los resultados?
Hasta el momento no se ha realizado dado la dimensión del programa y la falta de recursos informáticos y humanos
2. ¿Cuál de esos problemas es el prioritario a solucionar? Describa razones que impiden su solución
Lo enunciado en el punto anterior.
Enumere los problemas que identifica en relación a los recursos humanos y materiales necesarios para realizar el proceso adecuadamente
Falta de recursos humanos a nivel local en todos los departamentos del interior del país; capacitados, tanto profesionales de las áreas social y nutricional a nivel central, como apoyo administrativo, para poder procesar y gestionar el Programa.
Falta de recursos humanos capacitados a evaluar toda la información que genera este Programa.
4.2 CAIF
NOMBRE DEL PROGRAMA: APOYO A CENTROS DE ATENCIÓN A LA INFANCIA Y LA FAMILIA
1 Objetivo
51
Es un programa interinstitucional de apoyo a centros CAIF donde el Instituto Nacional de Alimentación (INDA) ejecuta el componente alimentario nutricional brindando los recursos económicos (a través de una transferencia económica) y el apoyo educativo y técnico en el área específica.
2 Descripción generalEl beneficio consiste en la entrega de partidas financieras para las compras de alimentos. Se brindan lineamientos en cuanto a la calidad y cantidad de compra de los alimentos a través de acciones educativas, realizando un control periódico del uso de los recursos.
Los derechos y obligaciones se acuerdan mediante la firma de convenios entre el INDA con Asociaciones Civiles responsables de centros CAIF (registrado como tal previamente en el INAU) que tiene una duración de 12 meses, renovable automáticamente por un año. El convenio puede renovarse o darse de baja (por cierre del centro o cambio de Asociación Civil que lo gestiona).
Se trabaja en dos modalidades que conviven en cada Centro.
a) Modalidad Educación Inicial - brindar una alimentación adecuada al 100% de los preescolares que concurren al CAIF, colaborando en la promoción de un adecuado estado de salud y nutrición, a efectos de lograr un crecimiento y desarrollo integral satisfactorio.
Población objetivo Niños entre dos y cuatro años de edad años provenientes de familias que se encuentren por debajo de la línea de pobreza.
Los requisitos de ingreso son establecidos por el INAU y son aplicados por los técnicos que trabajan en cada centro
b) Modalidad Estimulación Oportuna - contribuir a promover un adecuado estado nutricional, desde el momento de la concepción, hasta que el niño egresa del CAIF, dentro de una estrategia integral de abordaje de los distintos componentes del Plan.
Población objetivo: madres en lactancia y niños de hasta 2 años, pertenecientes a familias que se encuentren por debajo de la línea de pobreza.
3 Unidades participantesEn el inicio:
Dirección de Instituto (1 o 2 personas), Secretaria General (1 o 2 personas), Planificación Nutricional (3 personas), Asesoría letrada (2 personas), División Financiero Contable (2 personas) – División Financiero Contable - Control de trasferencias (3 personas)
En el funcionamiento
Planificación Nutricional (3 personas), División Financiero Contable - Control de trasferencias. (3 personas)
4 Datos GeneralesTiempo de Ciclo del proceso
52
60 días para la firma de convenio, 30 días para recibir trasferencias monetarias, luego de iniciado el ciclo se realizan transferencias bimensuales para la compra de alimentos.
Control de los gastos, descuentos de gastos y alimentos prohibidos, llamadas o visitas periódicas en caso de desvíos, intimación de pagos en caso de atrasos en las rendiciones y, suspensión de trasferencias en caso de no envió.
Volumen de servicios brindados
40 mil niños de 0 a 3 años, asistidos en 315 centros en todo el país (Desayuno y/o meriendas brindadas en los CAIF). 104 millones de pesos destinados a este fin en el año 2010.
Interrelaciones con entidades fuera del MTSS/INDA
Con el resto de las instituciones vinculadas a los Centros CAIF. INAU, Secretaria de Plan CAIF, Asociaciones civiles a través de los comités departamentales y el Comité Nacional, asociaciones civiles en forma particular, Ministerio de Salud Pública.
5 Descripción de ProcesosInicio
Para la firma de convenio:
- Dirección INDA recibe de INAU Nota informando de convenios suscriptos (con copia a Sergio Turra)
- Dirección envía a DPN para conocimiento, disponiendo que siga a Asesoría letrada
- DPN llama al centro, averigua inicio de funcionamiento e informa- Asesoría letrada comunica requisitos para firmar convenio y coordina fecha- Se firma convenio entre INDA y Asociación Civil, para uno o varios centros- DPN entrega guía de consumos, materiales y capacita sobre los mismos. El
material es en parte propio y en parte (cuando se tiene) folletería de otros organismos
- Control de transferencia inicia envío de dinero
Funcionamiento:
Desde los CAIF se envían las Rendiciones de gastos y transferencias
- Control de transferencias recibe de los CAIF Informes de revisión limitada, copia de boletas y planillas de consumo
- Control de transferencias controla: La formalidad de la documentación En las boletas, que las compras sean de alimentos “permitidos” El saldo
- En caso de dudas sobre los alimentos comprados, se consulta a DPN- Se realizan transferencias a los centros que no tengan dos rendiciones de
gastos atrasadas por los montos acordados menos los saldos de la rendición en las cuentas respectivas
Supervisión
- Se realizan visitas a los centros en Montevideo y el Interior
53
- Se realizan informes de supervisión breves, salvo excepciones en que se realizan informes ampliados
Evaluación de estado nutricional
- Los Centros envían anualmente al INDA planillas con controles de peso y estatura
- Se realizan informes de evaluación anuales del estado nutricional de los niños que asisten a los CAIF de todo el país.
- Se realiza devolución a los centros de los dichos datos.- Se establecen acciones de derivación y control en salud.
Modificación de convenio
- Se recibe de INAU Oficio comunicando cambios como por ejemplo: Cambios en la Asociación civil Modificaciones de los centros
- Dirección envía a DPN para conocimiento, disponiendo que siga a Asesoría letrada
- DPN informa fecha de inicio e informa a control de transferencias- Control de transferencias informa, en caso que corresponda, saldos adeudados- Asesoría letrada comunica requisitos para firmar convenio y coordina fecha- Se firma convenio entre INDA y Asociación Civil- DPN realiza capacitación y entrega de materiales en caso de nuevos centros - Control de transferencia inicia envío de dinero a nuevos centros
Renovación de convenio
- Se lleva planilla de vencimiento de convenios- Se tiene planificación de firma de convenios (se trata de que una AC firme para
todos los CAIF que administra)- Control de saldos- Para la firma, se solicita que presenten certificado notarial y formulario
Baja de centro
- Se realiza cálculo de saldos monetarios del centro y se intima su rendición de gastos o se les exige la devolución del dinero en cuenta de Inda establecida para sus efectos.
Informes, documentos, etc. manejados para la gestión del programa
Rendiciones de gastos, memos, notas, oficios desde Plan CAIF-INAU, oficios desde Inda a INAU y a las asociaciones civiles. Informes de supervisión, informes de valoración del estado nutricional.
Herramientas informáticas utiliza para la gestión
Planillas Excel de rendición de gastos por centro CAIF, software de evaluación nutricional.
6 Seguimiento y medición del producto/servicio1. ¿Se tienen requerimientos acordados para los productos o servicios?
54
Alimentación balanceada adecuada elaborada en cada centro CAIF, acorde a la edad de los niños, con frecuencia de consumo de alimentos establecidas , porciones estandarizadas propuestas.
2. ¿Qué controles de calidad se realizan a las entradas y salidas para asegurar que se cumplan los requisitos establecidos?
Control documental a través de revisiones limitadas, boletas de compra, y planillas de consumo.
Supervisión de los servicios. Calidad efectiva de la comida elaborada.
3. ¿Quién, Cuándo y cómo se realizan estos controles?
División financiero contable –control de trasferencias, Planificación nutricional
4. ¿Qué problemas se identifican habitualmente?
Atrasos en el envío de la documentación desde los Centros, atrasos en el envío de partidas desde Inda por el motivo anterior u otros, ausencia de recursos humanos para mayor supervisión en terreno.
7 Seguimiento y medición del desempeño del proceso1. ¿Se tienen definidos metas e indicadores para el proceso?
Control de montos gastados por los centros, situación de atrasos en el envío de las rendiciones, control cualitativo y cualitativo de las compras de alimentos, informe de estado nutricional de los destinatarios.
2. ¿Quién y con qué periodicidad mide los indicadores y controla el desempeño del proceso?
Bimensualmente al envió de las rendiciones. Estado nutricional de los niños anualmente
3. ¿Dónde se registran los resultados?
Informes y registros. Expedientes.
4. ¿Se toman acciones correctivas?
Solicitud de información a los centros, llamadas de aviso, descuento de dinero gastado en alimentos inadecuados u otros, acciones correctivas en el ajuste del Plan de Menú, Ajuste de trasferencias.
8 Percepción interna de la efectividad del proceso1. ¿Cuáles son los principales problemas que el proceso presenta actualmente? (a
criterio de los involucrados)
Sistema de trasferencias que no toma en cuenta fluctuaciones temporales de usuarios, sin cierre anual y descuentos de saldos.
Ausencia de recursos humanos acorde a las necesidades del programa, sobre todo en a las vinculadas a las acciones en territorio.
9 Percepción externa de los resultados del proceso
55
1. ¿Se mide la satisfacción de los beneficiarios respecto del servicio que se brinda? ¿Cómo? ¿Cuáles son los resultados? ¿Dónde se registran? ¿Qué acciones se realizan con los resultados?
Beneficiarios Asociaciones civiles – Satisfacción media, influenciados por atrasos en las rendiciones y dificultades en la compresión del funcionamiento de sistema de las trasferencias. Amenazas: mejora de los controles desde Inda.
Usuarios finales: niños y familias: No evaluado desde Inda. Disparidad en la evaluación Centros funcionando muy bien –bien, centros con dificultades de funcionamiento.
2. ¿Cuál de esos problemas es el prioritario a solucionar? Describa razones que impiden su solución
La ausencia de una visión estrategia institucional en el mediano plazo.
Diferentes visiones institucionales de las políticas de las alimentarias. Ej.: Visión administrativa versus visión político-social.
Enfoque reactivo versus enfoque proactivo - preventivo.
Lentitud en la capacidad de respuesta a las demandas.
Estos temas están fuertemente vinculados a una dotación de recursos humanos acorde.
10 Enumere los problemas que identifica en relación a los recursos humanos y materiales necesarios para realizar el proceso adecuadamente.
Estructura de la Institución.
Estructura del programa.
Cantidad y calidad de recurso humanos.
4.3 Educación Alimentario-Nutricional
NOMBRE DEL SERVICIO: EDUCACIÓN ALIMENTARIO NUTRICIONAL
1 ObjetivoSensibilizar y educar a la población objetivo, al personal técnico y no técnico de los programas del Instituto y a la población en general, sobre hábitos alimentarios saludables aplicando metodologías diversas, con el apoyo de materiales educativos de diseño propio, de manera de respetar, proteger y hacer efectivo el derecho a la alimentación, así como el buen uso de los recursos del estado.
2 Alcance y descripción generalSu alcance es nacional dado que sus actividades pueden desarrollarse tanto en la capital como en el interior del país, en los servicios y programas que dirige el instituto. El área planifica las actividades de difusión y educación nutricional de cada año, de acuerdo a: 1) las prioridades que fijen los encargados de las diferentes estrategias alimentarias, 2) a las actividades interinstitucionales clásicas y a las que surjan de emprendimientos compartidos en pos de la salud y la nutrición 3) propuestas propias del área sobre diseño y elaboración de materiales educativos en alimentación y
56
nutrición, así como proyectos de educación nutricional que responden al perfil sanitario de la población objetivo de los programas y de la población general.
3 Datos del área de Educación NutricionalEl área pertenece a la División Planificación Nutricional del INDA y trabaja en coordinación con todos los encargados de los programas alimentario nutricionales, así como con otras divisiones, áreas y espacios del instituto. El Área de Educación Alimentaria Nutricional está integrada por un licenciado en nutrición responsable de su coordinación, no cuenta con personal de apoyo.
4 Datos GeneralesTiempo de Ciclo del proceso
Depende del tipo de actividad a desarrollar: a) un proyecto de educación nutricional para un programa puede llevar de 2 a 6 meses entre planificación, ejecución, seguimiento y evaluación, dependiendo del programa, del alcance de los objetivos propuestos y de los recursos humanos y financieros, b) la producción de material educativo puede llevar un proceso de 2 a 3 meses entre la definición del diseño, la validación y la impresión, siempre que sea de autoría de inda, los que se producen en forma interinstitucional implican un proceso mayor c) Los eventos públicos interinstitucionales de difusión y promoción de alimentación y nutrición pueden llevar de 2 a 4 meses desde su planificación hasta su ejecución, d) entrevistas a informantes calificados o figuras públicas de interés para las actividades educativas con los diferentes grupos etéreos y su traducción a un DVD bien producido, puede llevar desde su planificación hasta su concreción total entre 20 días a 1 mes.
Volumen de servicios brindados
Es variable pues depende del tipo de actividad: Los programas de sensibilización y de educación nutricional pueden incluir 1 o varias instancias de taller que dependerán de: tipo de programa, carácter nacional, regional o departamental, número de participantes al taller o talleres, presupuesto disponible, recursos humanos calificados destinados a la tarea. En el último quinquenio se capacitaron alrededor de 4000 personas entre todas las instancias desarrolladas por el instituto aplicando diversas metodologías. Se realizaron aproximadamente 43 talleres de alimentación y nutrición, se diseñaron 27 materiales educativos en formato de: folletos, volantes, afiches, manuales, recetarios, guías, banners y juegos de mesa y se instalaron 12 stands en diferentes eventos o muestras de promoción alimentario-nutricionales y una entrevista a informante calificado con posterior producción de la misma en DVD.
Entradas del procesos y sus proveedores
Proveedores: Empresas de diseño e impresión con adjudicación para trabajar con INDA.
Unidades y cantidad total de personas participan
Dependiendo del tipo de actividad serán las unidades y cantidad de personas que participan del proceso, se nombran todas las que podrían estar involucradas.
57
División Planificación Nutricional, Área de Educación Alimentario Nutricional, Programa CAIF, Programa Alimentario Nacional, Espacio Adolescente, Sistema Nacional de Comedores, Programa Apoyo a Enfermos Crónicos, Programa Apoyo Instituciones Públicas y Privadas, Servicio Social, Cómputos, División Adquisiciones, Oficina de Comunicaciones del MTSS, Secretaría General de Dirección, Mantenimiento, Observatorio, Servicios Generales, Prestaciones.
El número de personas es variable dependiendo de la actividad y de las unidades participantes en la misma, puede ir desde 2 personas hasta 25 o quizás 30, es difícil de definir con exactitud.
Interrelaciones con entidades fuera del MTSS/INDA
Ministerio de Salud Pública, Ministerio de Desarrollo Social, Intendencia de Montevideo, Intendencias del Interior del país, Comisión Honoraria de Salud Cardiovascular, Instituto Nacional de Investigación Agropecuaria, ANEP, Mercado Modelo, Escuela de Nutrición y Dietética, Asociación Uruguaya de Dietistas y Nutricionistas, FAO (oficina Uruguay), OPS, (oficina Uruguay), Empresa Conaprole, Laboratorios Roemmers, Empresa Danone, Empresas de diseño e impresión con adjudicación para trabajar con INDA. El relacionamiento no es permanente con todos, ya que depende del proceso iniciado con cada una.
Recursos materiales utilizados para brindar las prestaciones
Depende del tipo de actividad: Recursos informáticos (cañón, notebook, alargues eléctricos, pantalla, powerpoints), recursos financieros, locomoción, materiales de escritorio, papelería, materiales diversos (fieltros, telas, carpintería, mobiliario adulto y para niños, alimentos frescos, preparaciones culinarias, posters, afiches, folletería, manuales, guías, volantes, juegos de mesa, refrigerios). Recursos especializados para la producción de audiovisuales y su posterior emisión en instancias educativas, informativas o de sensibilización.
Informes, documentos, etc. manejados para la gestión del programa
Expedientes y /o memos para elevar las propuestas educativas, su ejecución, seguimiento y evaluación. Para asegurar que la gestión en los servicios se cumpla según las normas trabajadas en las instancias educativas, se le facilita al personal materiales informativos, de consulta (manuales, guías, comunicados) y de recordatorio (afiches, volantes).
Herramientas informáticas utiliza para la gestión
Programa word, excel, power point, paint.
Servicios de apoyo
Sin los siguientes servicios el proceso podría fracasar:
- Servicio de diseño gráfico: financiado por el instituto (empresa de diseño) o diseñador gráfico proporcionado por la Oficina de Comunicaciones del MTSS.
- Servicios informáticos: Computadora con los programas mencionados, cañón, notebook, fotocopiadoras, scanner.
58
- Recursos financieros: presupuesto para: diseño e impresión de materiales educativos e informativos, para compra de recursos materiales descriptos anteriormente, para Viáticos, pasajes o, locomoción,
- Recursos humanos: profesionales, administrativos, personal mantenimiento- Servicios para la grabación de entrevistas: filmadora, audio, video.5 Seguimiento y medición del producto/servicio1. ¿Qué controles de calidad se realizan a las entradas y salidas para asegurar que se
cumplan los requisitos establecidos?
En el caso del diseño e impresión de materiales educativos realizados por INDA, se establece un proceso de comunicación permanente con el diseñador gráfico, para la corrección y ajuste del diseño hasta lograr el producto esperado. Dependiendo del tipo de material educativo se puede realizar la validación del mismo con población objetivo. Una vez impreso el material, durante la recepción se realizan controles extrayendo de diferentes paquetes un ejemplar para asegurarnos que la calidad se mantiene en el total del material adquirido. En el caso de talleres educativos, los controles generalmente son compartidos con las instituciones y organismos que los organizan con INDA (Área Educación y Programas Alimentarios), de manera de asegurar las condiciones acordadas desde la planificación del mismo. En el caso de muestras o eventos públicos de promoción de alimentación y nutrición los controles los realiza fuertemente el área de educación con el apoyo de los encargados de los programas alimentarios, de acuerdo a las condiciones o pautas establecidas desde la planificación con los organismos o instituciones que integren el emprendimiento.
6 Seguimiento y medición del desempeño del proceso1. ¿Se tienen definidos metas e indicadores para el proceso?
Todos los programas de educación nutricional tienen definidos objetivos, metas metodología e indicadores de seguimiento y/o evaluación, de diferente magnitud y complejidad dependiendo del tipo de emprendimiento.
2. ¿Quién y con qué periodicidad mide los indicadores y controla el desempeño del proceso?
La periodicidad para la medición de indicadores se realiza dentro de los plazos definidos al momento de la planificación como prudenciales para realizar seguimiento, evaluar o medir impacto, y dependerá de las características y alcance del emprendimiento educativo. El o los responsables del emprendimiento (proceso), generalmente los licenciados en nutrición, son los encargados de medir y controlar el desempeño del mismo.
3. ¿Dónde se registran los resultados?
En los informes que se realizan de cada actividad, generalmente vehiculizados en expedientes o memos.
4. ¿Se toman acciones correctivas?
Siempre que obtenemos los resultados de las evaluaciones se aplican medidas correctivas, en algunos casos puede demandar otra intervención educativa, o mayor énfasis durante las supervisiones periódicas.
59
7 Percepción interna de la efectividad del proceso1. ¿Cuáles son los principales problemas que el proceso presenta actualmente? (a
criterio de los involucrados).
No contar anualmente con un presupuesto financiero conocido y destinado exclusivamente para la ejecución de los proyectos de educación nutricional, lo que permitiría planificar las actividades con mayor seguridad. No contar con equipo de apoyo permanente integrado por: diseñador gráfico calificado, comunicador calificado, administrativo; lo que crea mucha dificultad pues posterga el proceso e impide cumplir con los plazos planificados. No contar en la división donde se encuentra el área de educación, con mayor tecnología: como impresora a color de alta definición, scanner, cañón, laptop, pantalla. La que usamos es compartida con todo el instituto. Otra dificultad que enlentecía el proceso, eran los llamados a cotización de materiales educativos desde el instituto, por ello ahora lo estamos haciendo a través del MTSS con la oficina de comunicaciones, lo que ha ayudado a mejorarlo. El hecho de no contar con un diseñador gráfico calificado permanente en el área, impide realizar un proceso progresivo de incorporación de los conceptos principales que hacen a la alimentación y nutrición en este recurso humano y que se considera de fundamental importancia para la óptima interpretación y traducción de los contenidos nutricionales, en el logro de un diseño armonioso con imágenes, situaciones, colores, formatos, etc., que estén acorde al tema y a la población objetivo.
8 Percepción externa de los resultados del proceso1. ¿Se mide la satisfacción de los beneficiarios respecto del servicio que se brinda?
¿Cómo? ¿Cuáles son los resultados? ¿Dónde se registran? ¿Qué acciones se realizan con los resultados?
Sí se realiza durante los talleres o instancias educativas interactivas en forma grupal y durante la supervisión de los programas. Los resultados siempre han sido muy positivos y alentadores, lo que nos estimula a continuar planificando y creando nuevas intervenciones. Se registran en los formularios de supervisión y en los informes de evaluación.
9 Enumere los problemas que identifica en relación a los recursos humanos y materiales necesarios para realizar el proceso adecuadamente
Ya se explicitaron.
4.4 Espacio Adolescente
NOMBRE DEL PROGRAMA: ESPACIO ADOLESCENTE
1 ObjetivoContribuir a mejorar la calidad de vida y a la prevención de la malnutrición por déficit y por exceso de los adolescentes que integran el “Espacio Adolescente”, a través de la Asistencia Alimentario Nutricional, de la Educación y de la Vigilancia Alimentario Nutricional.
2 AlcanceEl apoyo se brinda a adolecentes socialmente comprometidos y adolescentes futbolistas. Los adolescentes deben pertenecer a organizaciones sin fines de lucro
60
legalmente establecidos o pertenecer a Organismos Estatales que mantengan convenio con INDA
3 Descripción generalEl E. Adolescente, iniciado en el año 2007, tiene como público objetivo el apoyo a instituciones u organismos que trabajan con adolescentes. Desde su creación el espacio cuenta con dos grandes modalidades de asistencia
1) Víveres Secos: Dirigido a organizaciones públicas y privadas sin fines de lucro que tiene como público objetivo población adolescente (ver Programa Apoyo a Instituciones Públicas y Privadas (AIPP)). Este programa incluye los siguientes Centros (Escuelas Técnicas, Centros Juveniles, Hogares Estudiantiles, Liceos Rurales, Centro de Capacitación y Producción (CECAP). Ver características del Programa AIPP.
2) Almuerzos o meriendas elaboradas por empresas: Esta modalidad va dirigida a los Centros que mantienen convenios con INDA. En este tipo de modalidad están incluidos: Programa Aulas Comunitarias (PAC) perteneciente al MIDES, Centros de Capacitación y Producción (CECAP), perteneciente al MEC, Programa Gol al Futuro perteneciente al Ministerio de Turismo y Deporte, Ciclo Básico Agrario (PAGRO) perteneciente a la Universidad del Trabajo del Uruguay, Promotores Juveniles en Salud (perteneciente a la Intendencia de Montevideo.)
La asistencia alimentaria se brinda de lunes a viernes, excepto Promotores Juveniles 1 vez/semana .Se suspende en Vacaciones de Verano, Turismo, Julio y Setiembre (este último 2 días)
4 Unidades participantesDivisión Planificación Nutricional, División de Prestaciones, Área de Servicio Social, Centros de Cómputos, Depósito Central, Proveeduría
5 Datos generalesProceso de ingreso al programa
- Caso de Organizaciones sin fines de lucro legalmente constituidas que trabajan con adolescentes (ver Programa AIPP)
Inicio: Presentación de Pauta de Solicitud de Ingreso.
Fin: Aprobación con apoyo al Centro Solicitante.
- Caso de Organismos Gubernamentales (Ministerios), que tienen como público objetivo adolecentes
Inicio: Posterior a la firma de convenio interinstitucional.
Fin: Obtención de la prestación, una vez se firme el convenio, haya finalizado los procesos licitatorios y se capacite al personal encargado de recibir los alimentos y se cuente con información sobre nº de usuarios
Centros que reciben Víveres Secos ( AIPP) Las diferentes ONG o Asociaciones Civiles a través de la Pautas de Solicitud de ingreso presentan la documentación: Montevideo ( Oficina Central de INDA. En el Interior del país (Intendencias Departamentales)
61
Centros que reciben Almuerzo o merienda elaborada: posterior a la firma de convenio entre el organismo solicitante y el INDA y realización de la visita de supervisión y coordinación con las áreas involucradas. Sólo para servicio en la ciudad Montevideo, San José (Delta del Tigre) Canelones (La Paz y Barros Blancos).
En el caso de las Barras de Cereales y Lácteos (Gol Al Futuro) el servicio se brinda además de a los Dptos. Citados, a los Clubes de Colonia, Tacuarembó, Cerro Largo y Maldonado
Duración del proceso de ingreso al programa:
En el caso de los Centros que reciben víveres secos (AIPP), el tiempo estimado es de 60 días. El periodo de tiempo está determinado por el tiempo que tarde la Institución solicitante en completar la documentación (Fichas Sociales, Informe de relevamiento de la Población, Pauta de Solicitud de ingreso al Programa describiendo: Planta Física, Modalidad de asistencia, Número de usuarios, Ingresos económicos, Personería Jurídica, Tipo de Institución, Recurso Humanos, Proyecto Social, Convenio con otras instituciones)
En el caso de los Centros que reciben (almuerzo o meriendas elaboradas), debido a que son apoyados en el marco de un convenio interinstitucional, reciben la prestación una vez que lo solicite el organismo, se realice la visita a los Centros con el fin de corroborar que cumplen con los requisitos establecidos por INDA referente a las condiciones de la planta física, recursos humanos, materiales y se coordine con el resto de las áreas de INDA involucradas para hacer efectivo el apoyo.
La demora en brindar la prestación responde a la demora en los procesos del llamado a licitación a empresas proveedoras de los productos o servicios (meriendas y/o almuerzos) solicitados
Volumen de servicios brindados
Programa PAC: apoyamos a 20 Aulas (Montevideo e interior) total: 1096 adolescentes
CECAP: apoyamos a 12 Centros (Montevideo e interior) total: 674 adolescentes
PAGRO: apoyamos a 1 Centro (Montevideo) total: 47 adolescentes
Gol Al Futuro: apoyamos a 27 Clubes de fútbol (Montevideo e Interior) total: 3450 adolescentes
Centros Juveniles Hogares Estudiantiles, Liceos, Esc. Técnicas total 12.000 adolescentes
Promotores Juveniles en Salud: apoyamos a 1 Centro (Montevideo) total: 30 adolescentes
Total de usuarios que asiste E. Adolescente: 17267 chicos de todo el país
Interrelaciones con entidades fuera del MTSS/INDA
Intendencia a nivel Nacional, Ministerios (MIDES, MEC, Ministerio de Turismo y Deporte. UTU, CODICEN, ONGs, UCA, Empresas Proveedoras.
Recursos materiales utilizados para brindar las prestaciones
62
Alimentos y/o productos elaborados, licitación en curso, Equipo informático, software, transporte, depósitos para el almacenamiento de los alimentos de los productos
Informes, documentos, etc. manejados para la gestión del programa
Convenios, expedientes, informes de referente departamental, formularios e informes de supervisión,
Base de datos del programa, listado de usuarios, remito de mercadería, planillas de stock
Herramientas informáticas utiliza para la gestión
Base de datos, programa informáticos (Word, Excel, Antro Plus)
Planificación y entrega
La División Prestaciones confecciona los pedidos a la empresa en base a lo establecido por licitación y a las estimaciones brindadas por la División Planificación Nutricional.
6 Seguimiento y medición del producto/servicio1. ¿Tiene requerimientos acordados para los productos o servicios con sus clientes y
proveedores?, ¿Existen contratos?, ¿Existen niveles mínimos de servicio?, ¿Cuál es la forma de comunicación con clientes y proveedores?
Todos los productos que se brindan son ofrecidos por empresas que previamente se presentan a la instancia de licitación, en la cual las empresas deben cumplir requisitos nutricionales, y químicos para ser seleccionados y formar parte de empresa proveedoras de INDA. En este caso intervienen Planificación Nutricional y Control de Calidad del Instituto.
Para los Centros que reciben víveres secos (AIPP), El INDA actualmente no mantiene convenios con las ONGs u organizaciones establecidas legalmente. Si se establecen requisitos excluyentes que los Centros deben cumplir para recibir el servicio. Los niveles mínimos de servicios se evalúan a través de Supervisiones y evaluación de la Documentación presentada para su ingreso. La vía de comunicación es a través de comunicación telefónica, página, correo electrónico, envío de documentación solicitada.
Para los Centros que reciben almuerzo merienda elaborada: este servicio se establece para Centros que si mantienen convenio con INDA. El servicio se evalúa mediante supervisiones., retiro de muestras de preparaciones o productos y posterior evaluación sensoriales, reuniones establecidas con las empresa proveedora de las (meriendas o almuerzos).la vía de comunicación es mediante correo electrónico, visita al centros, comunicación telefónica, comunicación con las áreas de INDA involucradas
2. ¿Qué controles de calidad se realizan a las entradas y salidas para asegurar que se cumplan los requisitos establecidos?
Supervisiones, evaluación sensorial de los productos, evaluación de la documentación presentada periódicamente, reuniones con la empresa proveedora, comunicación con las áreas de INDA involucradas
63
3. ¿Quién, Cuándo y cómo se realizan estos controles?
Recursos técnicos y administrativos de las áreas de Servicio Social, Prestaciones y Planificación Nutricional,
4. ¿Qué problemas se identifican habitualmente?
Centros que reciben víveres secos (AIPP): La cantidad y el tipo de alimentos que reciben los Centros no están adecuados a la población objetivo ni a las necesidades del Centro. Los mismos reclaman que algunos alimentos les resultan insuficientes, que no se brinda variedad de alimentos que los Centro necesitan. No se adaptan a los hábitos alimentarios (Ej.: Centros del norte del país solicitan más leguminosas)Centros que reciben almuerzo y merienda elaborada: El problemas que se identifica con mayor frecuencia y el que más preocupa, es la calidad de los productos recibidos (almuerzos elaborados por empresa) si bien su seguimiento es muy de cerca. La calidad de las preparaciones no es acorde a lo establecido en el pliego licitatorio (en muchos casos asociados a la calidad de la materia prima o de los procesos de elaboración)Actualmente Control de calidad de INDA no cuenta con equipamiento para realizar análisis de las muestras de preparaciones que se obtiene de los servicios, eso dificulta la sistematización de los análisis microbiológicos de los alimentos. Tampoco se mantiene en la actualidad Convenios con la Facultad de Química.Otra dificultad encontrada es que si bien los Centros beneficiarios saben que deben comunicar con tiempo las suspensión de sus actividades (cualquiera sea este el motivo), muchas veces no lo hacen y se envía el almuerzo o la merienda y se encuentran de que el Centro está cerrado. Todavía no se estableció desde INDA aun mecanismo de sanción (que el organismo beneficiario ej.: aulas comunitarias del MIDES) se haga cargo de los costos de la merienda de ese día) Transferencias de dinero y movimientos de alimentos
NO existe transferencia económica actualmente. Si existe transferencia de alimentos
7 Seguimiento y medición del desempeño del proceso1. ¿Se tienen definidos metas e indicadores para el proceso?
Servicio de Alimentos. Con respecto a la transferencia de alimentos (víveres secos), es dificultosa la medición del impacto desde el punto de vista nutricional. No se cuenta con los recursos suficientes para estimar el consumo de alimentos (falta de recursos humanos materiales), si bien se solicita a los centros el envío de documentación (planilla de stock).
El indicador: Es Nº de Centros que recibieron la prestación en el Bimestre
En el caso de los almuerzos y meriendas elaboradas, se mide mediante supervisiones a los Centros y retiro de las muestras de preparaciones, comunicación telefónica con los Centros, con la empresa proveedora, reuniones quincenales.
El indicador: es Nº de Centros que recibieron la prestación diariamente.
Calidad de la preparación. Acorde con lo planificado.
64
Valoración Estado Nutricional (VEN) 2011. Es el año en que el E. adolescente valora el Estadio nutricional si bien se realizaron con anterioridad en el año 2005 y 2007. El objetivo es hacerlo de manera sistemática año a año. (Implementar Sist. De Vigilancia) .SE comenzó sólo con Aulas pero se extenderá al resto de los Centros a partir del 2012
Indicadores: Talla / edad. Índice de Masa Corporal / edad
2. ¿Quién y con qué periodicidad mide los indicadores y controla el desempeño del proceso?
Prep. Elaboradas se mide de manera quincenal.
VEN: Anual a partir de 2011
3. ¿Dónde se registran los resultados?
En planillas elaboradas por los propios coordinadores de INDA
4. ¿Se toman acciones correctivas?
Se coordina con las áreas involucradas la resolución del problema detectado. Se mantiene comunicación con las empresas proveedoras (si corresponde)
8 Percepción interna de la efectividad del proceso¿Cuáles son los principales problemas que el proceso presenta actualmente? (a criterio de los involucrados)
Inda no participa en todos los procesos de la licitación. Los mismos son muy largos donde el costo los productos licitados es la única variable decisora para la adjudicación a la empresa, no se toma en cuenta los antecedentes (muchas veces representan empresa que ya trabajan con INDA).
La compra de alimentos no está realmente adecuada a las necesidades del público objetivos del programa (característica de los alimentos, cantidad y calidad). Tampoco las bases de datos están adaptadas a las necesidades del Espacio, dónde no se permite diferenciar al usuarios, obtener información estadística, cruzamiento con otras bases de datos, estudiar consumo de alimentos, realizar control de stock.
Escasez de recursos en cantidad y calidad. No se cuenta con recursos (sobre todo materiales y humanos) suficiente para realizar educación Nutricional a toda la Población del Espacio
Dificultades para medir el impacto real de las intervenciones; la dimensión de tareas cotidianas resultado de la escasez de recursos, sobre todo humano capacitado, impiden la planificación de nuevas estrategias de intervención.
9 Percepción externa de los resultados del procesoCentros que reciben víveres secos: no se ha realizado la medición del impacto real de la intervención debido a la escasez de recursos, materiales humanos
Centros que reciben merienda y almuerzo elaborados (su percepción es variada. Se tiene bastante claro que muchas veces la calidad del servicio poco tiene que ver la
65
Institución sino a carencias de la empresa tercerizada .en caso de los clubes deportivos, muy buena aceptación de la propuesta
1. ¿Se mide la satisfacción de los beneficiarios respecto del servicio que se brinda? ¿Cómo? ¿Cuáles son los resultados? ¿Dónde se registran? ¿Qué acciones se realizan con los resultados?
Si mediante visitas a los centros, retiro de las muestras, contacto con las a reas involucradas. Se registra en planillas electrónicas, se realizan informes de visitas. . Se mantiene contacto con la empresa proveedoras mediante reuniones quincenales. Se modifica las preparaciones presentes en el plan de menú. Se realizan modificaciones en el pliego licitatorio en base a la información obtenida de las visitas a los Centros del retiro de muestras de lo informado de los propios beneficiarios
2. ¿Cuál de esos problemas es el prioritario a solucionar? Describa razones que impiden su solución
Centros que reciben Víveres Secos (AIPP): adecuación de las guías de consumos los requerimientos de la población adolescente. Variedad en la propuesta de alimentos). Debemos contar con una nueva base de datos. Modificar sistema de compra de los alimentos. Contar con mayor personal capacitado.
Centros que reciben merienda y almuerzo elaborados: Que INDA participe en toda el procesos licitatorios, que la variable precio no sea que defina la adjudicación. Que tenga en cuenta los antecedentes (calidad del servicio).que no se autorice que sea una sola empresa la que se presenta a la licitación. Diseño de otra modalidad que tenga mayor impacto, aceptación y menor costo.
10 Enumere los problemas que identifica en relación a los recursos humanos y materiales necesarios para realizar el proceso adecuadamente
Humanos: No existe en todos departamentos personal perteneciente a INDA (Nutricionistas y Trabajadoras Sociales y administrativos).
A nivel Central no se cuenta con personal capacitado para ingresar y procesar la información recibida
Materiales: No se cuenta con programa informático que permita cruzar información con otros Organismos que trabajen con la misma población. Que permita evaluar impacto ej. evaluar consumo de alimentos) obtener información estadística.
4.5 PAEC
NOMBRE DEL PROGRAMA: APOYO A ENFERMOS CRÓNICOS
1 ObjetivoContribuir a mejorar la situación alimentaria-nutricional de pacientes con enfermedades crónicas en tratamiento cuya situación socio-económica sea desfavorable, a través de la entrega mensual de un complemento alimentario.
2 Población Objetivo:
66
Tiene acceso al Programa todo paciente crónico, en tratamiento y controlado, cuya situación económica esté contemplada en la línea de ingresos establecida por la Dirección.
Enfermos crónicos con las siguientes patologías:
Renales, renales-diabéticos en etapa de hemodiálisis, Celíacos, Portadores de tuberculosis, Portadores de HIV +, Oncológicos en tratamiento (hormonal, quimio o radioterapia), Diabéticos imposibilitados laboralmente por ésta patología, Pacientes en espera de trasplante pulmonar y hepático, Contaminación c/plomo Otras patologías con compromiso nutricional e imposibilidad laboral.
3 Unidades participantesDivisión Planificación Nutricional (1 técnico y 1 administrativo), Área Servicio Social (1 técnico y 2 administrativos), División Prestaciones Alimenticias, División Apoyo Administrativa, Depósito, Centro de Cómputos, División Financiero-Contable.
4 Datos Generales del Programa / procesos asociadosInicio del servicio: Ante la presentación del cliente en el Área Social según ubicación geográfica del mismo (oficinas Centrales de INDA y Áreas Sociales de Intendencias, Juntas Locales o Municipios)
Se otorga entre 12 a 24 meses (De acuerdo a la documentación aportada con una base de 2 meses)
Fin: 1) Hasta que se modifique la situación socio-económica, 2) finalización del tratamiento de quimio y radioterapia en el caso de los oncológicos, 3) no renovación por parte del cliente.-
(*) Entendiendo por esto tiempo de apoyo-
Tiempo de Ciclo del proceso
El producto (la canasta PAEC) demora en entregarse de acuerdo al cierre informático entre 15 días y 3 meses según localización geográfica del cliente (Montevideo e Interior).
Procesos en este ciclo: (A.S.S.) Captación del cliente en Oficinas Centrales o a través de las Fichas Sociales que remiten las Intendencias Municipales), Aval de su ingreso al Programa, Ingreso a Base de datos, Impresión de listados.
(A.S.S., D.P.N., D.P.A.) – Cronograma de Entrega del producto o servicio.
(D.P.A.) Estimación de alimentos, Depósito (Recepción y Acopio de los alimentos en INDA), D.F.C. (Solicitud de Tickets Bienestar a ACCOR para los diabéticos y renal-diabéticos), Depósito (Envío de Víveres a Locales de Montevideo e Intendencias) Tesorería entrega y envía a los Encargados de Locales de Montevideo y al Interior de los Tickets Bienestar.
67
Volumen de servicios brindados
Volumen total al mes de Agosto – 8792 clientes por mes a nivel nacional
Patología - Valor monetario del producto por cliente
BK -118 - $464
Celíacos -754 $409
Diabéticos-3504 $371
HIV+ -759 $464
Oncológicos- 2780 $464
Renal- 725 $384
Renal-diabético-137 $371
Contaminación c/plomo-15- $464
Entradas del procesos y sus proveedores
Personas demandantes ante INDA o a través de INDA en Convenio con Intendencias
Salidas del proceso y sus destinatarios (“clientes”)
Enfermos crónicos apoyados con canastas de víveres secos y tickets bienestar en alguna patología, por INDA o a través de INDA en Convenio con Intendencias.
Interrelaciones con entidades fuera del MTSS/INDA
Intendencias, M.S.P., ASSE, Policlínicas Municipales, Sanidad Militar, Sanidad Policial, Centros de Hemodiálisis, CHLA, Centro Materno Infantil del BPS, Asociaciones dedicadas a la atención de pacientes con HIV-SIDA, Asociación Celíacos del Uruguay, Asociación Diabéticos del Uruguay - MIDES
Recursos materiales utilizados para brindar las prestaciones
En términos generales, Víveres secos, locales de entrega, transporte, equipamiento de planta física, Software. Documentos impresos
Informes, documentos, etc. manejados para la gestión del programa
Actualmente la gestión se realizar sin acceder a las Bases de Datos de otros organismos del Estado donde existe información del cliente. La gestión se basa en la declaración del cliente y la documentación presentada por éste.
Se maneja para la gestión del programa : Manual de Procedimiento, Fichas Sociales, Documentación solicitada al cliente (identificación civil, ingresos, datos de salud, vivienda, asistencia a centros educativos, carné de asistencia)- Listados de clientes, Cronograma de entregas, Stock de víveres, Rendición de Cuentas del Ticket Bienestar, Autorización de retiro al apoderado, Acta de Rendición, Planilla de Control de Existencias, Control de Saldo de alimentos vía mail por parte de los Encargados de los Locales del Interior.
Herramientas informáticas utiliza para la gestión
68
Programa de Administración del PAEC de Cómputos. (Base de datos) –
Servicios de apoyo
Sistema de Compras: Licitación de UCCA y División Apoyo Administrativo; Acopio de mercadería, Distribución y entrega de alimentos, recursos humanos, transporte, a nivel de INDA e Intendencias Municipales en cumplimiento de los convenios.
5 Procesos / subprocesos / tareas del Programa
N° Nombre de Tarea Quién realiza la tarea (cargo o función)
0 Asesoramiento telefónico Personal administrativo
1 Entrevista al cliente, Personal administrativo
2 Aval de ingreso al Programa Lic.Tjo. Social y Nutricionista
3 Coordinaciones con proveedores que derivan (Área Salud e Intendencia)
Lic.Tjo. Social y Nutricionista
4 Ingreso a Base de datos Área Servicio Social ( administrativo)
5 Impresión de listado y envío a áreas pertinentes (Montevideo e Interior)
Área Servicio Social (administrativo)
6 Archivo de Ficha Social a nivel nacional Área Servicio Social (Montevideo)
7 Cronograma A.S.S. , D.P.N. , D.P.A.
8 Entrega del producto D.P.A. Depósito, Intendencias
9 Falta actividad de Div. Planificación Nutricional y Div. Prestaciones y Div. Financiero Contable
Personal técnico y Administrativo
1. ¿Es esta la mejor manera de hacerlo? En caso negativo ¿Cómo debería hacerse?
Creemos que como todo es perfectible, se debería hacer algunos cambios para mejorar el proceso.
Acceso directo a las Bases de Datos con información del cliente en las otras Áreas del Estado involucradas en el Proceso para luego aplicar la Entrevista Personal.
Verificar entre esas Áreas e INDA un criterio único de focalización, compartiendo el instrumento de la visita domiciliaria.
Creación dentro de una Ficha Única.
69
Modificar el producto- Nuestra sugerencia es agregar una prestación económica en los ingresos que perciba el cliente-
Aunque el Organismo está estudiando la reconversión de la actual canasta en una Tarjeta Alimentaria.
6 Seguimiento y medición del producto/servicio1. ¿Tiene requerimientos acordados para los productos o servicios con sus clientes y
proveedores?, ¿Existen contratos?, ¿Existen niveles mínimos de servicio?, ¿Cuál es la forma de comunicación con clientes y proveedores?
Condiciones locativas de las plantas físicas de Montevideo (INDA) y de las Intendencias Municipales (Interior)- Convenios y condiciones bromatológicas para la recepción y para la estiba de los alimentos.
Declaración Jurada de la situación socio-económica y el aval del Lic. en Trabajo Social y valoración de patología por Técnicos de INDA y de la Intendencia. Padrón de clientes de INDA.
Entrevista personal.
Supervisión a nivel nacional de los locales propios y de las Intendencias.
2. ¿Qué controles de calidad se realizan a las entradas y salidas para asegurar que se cumplan los requisitos establecidos?
Supervisiones por parte de personal técnico y administrativo de acuerdo a la disposición de recursos humanos.
3. ¿Quién, Cuándo y cómo se realizan estos controles?
Quien - Lic. en trabajo Social de INDA y de Intendencias Municipales, y Lic. Nutrición de INDA.
Cuando- Ante la demanda de ingreso y la renovación del producto.
Cómo- Ingreso del cliente: valoración de la patología y de la situación socio-económica.
Bajas por fallecimiento.
Saldo de Planilla de Control de Existencias
Acta de Rendición de los Tickets
Está iniciado el control de beneficiarios en listado a través del lápiz óptico para dar de baja por no retiro del producto.
4. ¿Qué problemas se identifican habitualmente?
Mantenimiento de base de datos e ingreso de los clientes en relación a los RR.HH por disponer de 1 solo digitador.Falta de periodicidad en los controles por no disponer de los RR.HH. con regularidad.
5. En caso de existir transferencias de dinero o alimentos, ¿qué controles se realizan?
División Financiero Contable (Departamento de Tesorería)
Transferencias y División Prestaciones Alimentarias
70
Saldo de alimentos – vía mail.
7 Seguimiento y medición del desempeño del proceso1. ¿Se tienen definidos metas e indicadores para el proceso?
Cantidad por Patología y Situación socio-económica
Clientes atendidos a mes vencido por patología.
Baja de clientes por fallecimiento.
En proceso de instrumentación: cantidad de clientes que retiran el producto en relación con clientes activos en el programa informático
2. ¿Quién y con qué periodicidad mide los indicadores y controla el desempeño del proceso?
En forma mensual todos los funcionarios involucrados de las distintas áreas que intervienen.
3. ¿Dónde se registran los resultados?
Bajas e Ingresos en el programa informático.
4. ¿Se toman acciones correctivas?
Si, ante los errores se hacen las correcciones pertinentes.
Percepción interna de la efectividad del proceso
1. ¿Cuáles son los principales problemas que el proceso presenta actualmente? (a criterio de los involucrados)
Falta de RR.HH. calificados (cantidad y calidad) para cubrir el proceso a nivel nacional.
Percepción externa de los resultados del proceso
1. ¿Se mide la satisfacción de los beneficiarios respecto del servicio que se brinda? ¿Cómo? ¿Cuáles son los resultados? ¿Dónde se registran? ¿Qué acciones se realizan con los resultados?
No, excepto – Encuesta Ticket Bienestar – (DPN)
A medir por encuesta pendiente diseñada en Servicio Social, por demanda de otros programas en Servicio Social.
2. ¿Cuál de esos problemas es el prioritario a solucionar? Describa razones que impiden su solución
Se desconoce por carecer de estudios o investigaciones en Área Social.
8 Enumere los problemas que identifica en relación a los recursos humanos y materiales necesarios para ejecutar el programa
Se dispone de 6 Asistentes Sociales para gestionar todos los programas en todo el país y un Lic. Sociología en diversas tareas (Área Social).
Gestión incompleta de acuerdo a los estándares propuestos por no tener Personal capacitado o especializado en la temática social.
No renovación de pasantías en Servicio Social para acompañar al Técnico referente del Programa PAEC.
71
Oficina del Área Social inadecuada para las entrevistas personales (no contempla las condiciones de privacidad de la entrevista).
Supervisiones limitadas a los clientes y a los proveedores.
4.6 PAN-RS
NOMBRE DEL PROGRAMA: Programa Alimentario Nacional para la atención del riesgo social
1 ObjetivoEl Programa Alimentario Nacional tiene como finalidad contribuir a promover un adecuado estado de salud y nutrición en las familias en situación de inseguridad alimentaria ocasionada por un compromiso en el acceso a los alimentos, mediante la complementación alimentaria y la coordinación de acciones con las diferentes políticas sociales implementadas en el país.
2 ComentariosEste programa lo coordina el MIDES y funciona mediante una tarjeta de alimentación. El INDA realiza una transferencia monetaria al MIDES por xx usuarios.
No se producen nuevos ingresos de beneficiaros a través del INDA.
4.7 PAN-RN
NOMBRE DEL PROGRAMA: Programa Alimentario Nacional para la atención del riesgo nutricional
1 ObjetivoMejorar el estado de salud y nutrición de mujeres embarazadas, en lactancia y menores de 18 años, (con especial énfasis en menores de 3 años, embarazadas y embarazadas adolescentes), que se encuentran en riesgo de malnutrición por déficit o desnutridos, mediante la mejora en el acceso a alimentos de alto valor nutricional, adecuados controles en salud, orientación nutricional oportuna, así como la coordinación de acciones con otras políticas públicas que aborden los determinantes sociales de la salud y la nutrición.
2 Descripción generalAclaración: El programa se encuentra en proceso de reformulación., se anexa análisis de procesos actuales del programa y a su vez en el documento que sigue se describen los procesos que se pretenden incorporar en el nuevo programa. Se estima implementación en segundo semestre de 2012.
En la actualidad:
Consiste en la entrega de una canasta mensual con alimentos secos y un ticket bienestar para la compra de alimentos frescos.
En Montevideo toda la operativa del programa está a cargo de INDA. En el interior, los organismos ejecutores son los Gobiernos departamentales, debiendo estos cumplir con los lineamientos establecidos por INDA (convenio Intendencias-INDA), siendo por tanto compartida la operativa de este programa, puesto que hay procesos que se cumplen en
72
INDA (administración de bases de datos, pedidos de alimentos, pedidos de ticket, evaluación de cobertura, supervisión y control) y otros a cargo de las intendencias (focalización y entrega de las canastas).
Mensualmente se vigila que los menores de 6 años y mujeres embarazadas se encuentren controlados en el sector salud (se solicita carné de control), siendo esta la única contraprestación desarrollada por los beneficiarios del programa.
En un futuro cercano: mediante la reformulación del programa se propone las siguientes áreas de intervención:
1. Mejorar el acceso a los alimentos de alto valor nutricional a través de una trasferencia condicionada de ingresos para la compra de alimentos (sustitución de la “canasta” por una tarjeta magnética).
Definición de 4 franjas para asignar el monto en $ a transferir por hogar, en relación al número de menores de 18 años,
◦ 1 menor o 1 embarazada $ xx,◦ 2 menores o embarazada $xx,◦ 3 menores o embarazada $xx,◦ 4 y más $xx.
Herramienta: tarjeta magnética para la compra de alimentos en la red de 800 comercios solidarios de todo el territorio (de ahora en más TA).
Tipos de Alimentos incluidos en la TA: Se proponen grupos de alimentos básicos, asignando un monto de dinero o porcentaje de gasto del 90% del total a los siguientes grupos: carnes (todas, no incluye fiambres y embutidos), verduras y frutas (frescas y envasadas), cereales (harina, arroz, fideos, harina de maíz, avena, almidón de maíz), pan, lácteos, aceites, leguminosas, azúcar. Estos rubros corresponden al 90% o más del gasto total, y hasta un 10% queda asignado a artículos de limpieza e higiene del hogar. Quedan excluidos otros rubros de alimentos y artículos.
2. Adecuado control y seguimiento médico-nutricional de los casos de RN en servicios de salud. 3. Educación alimentaria nutricional 4. Facilitar el acceso a otras políticas inclusivas : Derivación y priorización para el ingreso según corresponda a CAIF, Escuelas de Tiempo Completo, CECAP, Aulas Comunitarias, Liceos de tiempo completo, ONG que trabajen con primera infancia y adolescentes. Derivación y priorización para el acceso de beneficios sociales: AFAM, Uruguay Trabaja, Plan Juntos, proyectos locales de Uruguay Integra, etc. 5. Desarrollo de un sistema de vigilancia de corresponsabilidades : este sistema tiene como propósito contribuir a la incorporación de hábitos saludables, no siendo el fin primario un interés punitivo de la vigilancia de acciones, sino educador, de acompañamiento y de monitoreo oportuno de la evolución de cada caso. Esta vigilancia estará a cargo de los socios del proyecto en todo el territorio, efectuada 3 veces por año. Se propone el desarrollo de un sistema informático que operaría a tiempo real y con conexión con el SIAS.3 ParticipantesActuales:
73
INDA: oficinas centrales (servicio social 5 personas, prestaciones alimentarias 4 personas, financiero contable 2 personas, tesorería 3 personas, centro de cómputos 2 personas, planificación nutricional 3 personas, div. administrativa 3 personas, centros de distribución de la capital 21 personas, depósito central 5 personas, supervisores residentes en el interior 5 personas, Interior: intendencias, juntas locales (áreas de promoción social: asistente social, nutricionista- este recurso está disponible en 5 Intendencias- personal administrativo y de depósitos de alimentos, promedio de 5 personas por dpto., este personal es presupuestado por los gobiernos departamentales).
En la propuesta de reformulación:
INDA: planificación 4 (2 recursos no disponibles), centro de cómputos 3, servicio social 8, financiero contable 3, división administrativa 2, supervisores departamentales 1 por departamento- recurso no disponible-, Oficinas territoriales de MTSS 1 por oficina – recurso no disponible-.
4 Datos GeneralesVolumen de servicios brindados
12.000 familias en todo el territorio nacional reciben una canasta de alimentos (próximamente una transferencia de ingresos para la compra de alimentos)
A nivel de territorio en la actualidad se cuenta con 18 Intendencias del interior y 3 Juntas Autónomas que tienen a su cargo la implementación del programa en territorio. En esos lugares el programa cuenta con depósito de alimentos, el ingreso de casos al software, la entrega de los alimentos y de ticket es realizado por las áreas de promoción social y personal de los depósitos de las intendencias. En capital toda la gestión del programa está a cargo de INDA, se cuenta con 7 centros de distribución de canastas (locales de entrega), el área de servicio social (único lugar de la capital donde se realizan ingresos al software), área de prestaciones alimentarias (responsable de la administración de los alimentos) y un depósito central.
Interrelaciones con entidades fuera del INDA
Salud: MSP – ASSE- Directores Departamentales de Salud - SNIS
MIDES cetral y oficinas territoriales
Oficinas territoriales del MTSS
Centros de Atención Ciudadana
Gobiernos departamentales y Municipios
Recursos materiales utilizados para brindar las prestaciones
- Recursos informáticos: PC en cada oficina territorial, internet, equipamiento de oficinas.
- Recursos para educación nutricional: folletería, afiches manuales, artículos de escritorio, presupuesto para su financiación, recursos informáticos (netbook, cañón)
- Transferencias de ingreso (sustitución de alimentos por transferencia para la
74
compra de alimentos), tienen bajo costo operativo.- Tarjetas magnéticas
Informes, documentos, etc. manejados para la gestión del programa
Actual:
Planillas electrónicas
Documentación remitida por el sector salud (valoraciones de riesgo nutricional)
Fichas de riesgo nutricional con la información que se ingresa al sistema informático
Listados de beneficiarios mensuales, con código de barras.
Se propone:
Evaluaciones de riesgo nutricional emitidas por salud
Sistema informático para la gestión de los procesos
Informes de técnicos responsables
Informes de cada socio del proyecto (MIDES, ASSE, MSP)
Herramientas informáticas utiliza para la gestión
En la actualidad un software que tiene muchos problemas operativos
Se propone el desarrollo de un sistema informático que operaría a tiempo real y con conexión con el SIAS.
El programa estará sustentado por un sistema informático que operará a 3 niveles:
1. focalización de población objetivo2. monitoreo de corresponsabilidades3. interfaz de comunicación con el actual sistema de adquisición de alimentos
en comercios solidarios5 Descripción detallada del procesoLos procesos actuales se describen en los siguientes diagramas para Montevideo y para el Interior.
75
C
B
A Valoración social y nutricional
Focalización de la población objetivo
Ingreso de población al sistema informático (base de datos)
Procesamiento de Base de Datos Surge Nº de Flias beneficiarias por modalidad y Local
Envío de planillas y listados a INDA
Estimación de necesidades de alimentos y ticket
Envío de alimentos y ticket
Recepción de alimentos y ticket
Impresión de listados por modalidad y Local
Envío de listados
Recepción de listados
Entrega de canastas y ticket
Control en salud de embarazadas y niños Balance de alimentos,
procesamiento de planillas
Flias que mejoran su situación de inseguridad alimentaria y nutricional, las embarazadas y niños/as son controlados en salud y los niños/as y adolescentes reciben educación primaria y secundaria
Registro de familias que no retiran la canasta
Baja de B de D a familias que no retiran por 2 bimestres
Informe a S. Salud de Riesgos Nutricionales que no retiran. Análisis de situación.
Evaluación de cobertura. Seguimiento y Vigilancia
Servicio Social
Centro de cómputos
Local de entrega
Local de entrega
Serv. Social Div. Prestaciones
Local de entrega
S Social D. Prestac
D. Planif. Serv Social Sector Salud
S. Social y D. Planif
Serv. Social
Centro de Cómputos
División Prestaciones Y As. Econ. Financiera
División Administrativa Depósito
Local de entrega
ANÁLISIS DE PROCESOS PROGRAMA ALIMENTARIO NACIONAL - Montevideo
Div. Prestaciones
Div Prestac, Planif, Vigilancia
Local
Local
76
C
B
A
Valoración social y nutricional
Focalización de la población objetivo
Ingreso de población al sistema informático (base de datos)
Envío de base de datos a INDA
Procesamiento de Base de Datos Surge Nº de Flias beneficiarias por modalidad y departamento
Envío a INDA de planillas, ticket excedentes y listados
Estimación de necesidades de alimentos y de ticket
Envío de alimentos Y de ticket
Recepción de alimentos
Impresión de listados por modalidad y departamento
Envío de listados Devolución de B. de D.
Recepción de listados
Entrega de canastas y ticket bienestar
Control en salud embarazadas y niños
Balance de alimentos, y ticket procesamiento de planillas
Flias que mejoran su situación de inseguridad alimentaria y nutricional, las embarazadas y niños/as son controlados en salud y los niños/as y adolescentes reciben educación primaria y secundaria
Registro de familias que no retiran la canasta,(no operativo)
Baja de B de D a familias que no retiran por 2 bimestres (no operativo)
Informe a S. Salud de Riesgos Nutricionales que no retiran. Análisis de situación. (No operativo)
Evaluación de cobertura. Seguimiento y Vigilancia
Intendencias (I.M) Prom. Social
INDA C. cómputos
I.M. P. Social y Depósito
I.M P. Social – Depósito
I.M. P. Social
I.M Depósito
I.M P. Social
INDA , IM Prom. Social y Salud
I.M P. Social e INDA D. Planif
I. M Prom. Soc.
I. M. C. Cómputos o P. Social
INDA C. Cómputos
INDA D. Prestaciones As. Ec. financera
INDA D. Administrativa y Tesorería I.M Depósito
ANÁLISIS DE PROCESOS PROGRAMA ALIMENTARIO NACIONAL –Interior país
INDA Prestac, Planif, Vigilancia
77
2. ¿Es esta la mejor manera de hacerlo? En caso negativo ¿Cómo debería hacerse?
No. Se propone proyecto de reformulación del programa que se describe a continuación. En particular es muy importante la figura del referente territorial, hasta la fecha INDA no cuenta con este recurso, siendo una debilidad importante en la gestión institucional (le pedimos a otros que hagan nuestro trabajo- esto genera importantes problemas- esto no va en la línea de la “centralización”, sino en la de promover una mayor presencia del INDA en el territorio, experticia en la tarea a desarrollar).
6 Seguimiento y medición del producto/servicio1. ¿Tiene requerimientos acordados para los productos o servicios con sus clientes y
proveedores?, ¿Existen contratos?, ¿Existen niveles mínimos de servicio?, ¿Cuál es la forma de comunicación con clientes y proveedores?
No se contesta.
2. ¿Qué controles de calidad se realizan a las entradas y salidas para asegurar que se cumplan los requisitos establecidos?
Vigilancia de cobertura (canastas entregadas) sistema de código de barras para controlar canastas entregadas.
3. ¿Quién, Cuándo y cómo se realizan estos controles?
Prestaciones Alimentarias: control de entregas de canastas. Montevideo mensual, interior bimestral. Sistema de código de barras para cada usuario (control mediante lápiz óptico).
Asesoría económico-financiera: control de tickets entregados
4. ¿Qué problemas se identifican habitualmente?
Muchos, por eso se propone sustituir la entrega de alimentos por una transferencia de ingresos.
Se estima (no hay evaluaciones) que el impacto es muy bajo. Acciones descoordinadas con el sector salud. No se consideran condicionantes sociales de la salud que operan de forma importante en la población de RN, no hay un abordaje integral al problema de la malnutrición por déficit. No se dispone de alimentos fortificados dirigidos a lactantes, si bien ha sido un logro muy importante la inclusión de leche en polvo fortificada con hierro (esto fue evaluado con un impacto muy alto superando las metas propuestas de descenso de anemia ferropénica). La cobertura del programa es baja (especialmente en embarazadas y niños menores de 2 años, en estos casos se llega tarde), no hay una adecuada identificación y derivación de casos de riesgo por parte del sector salud, hay un abordaje descoordinado y parcializado del desnutrido. El sector salud no ha elaborado protocolos de seguimiento del RN. Las entregas de alimentos en el interior no se realizan de forma rutinaria, no es posible establecer y cumplir cronogramas porque siempre operan factores externos que generan atrasos en la entrega de los alimentos (licitaciones que se atrasan, incumplimientos de los distribuidores,
78
intendencias con problemas de transporte para la entrega de los alimentos en localidades fuera de la capital, etc.), la falta de recurso humano especializado a nivel territorial genera vacíos de información entre los actores territoriales, errores de gestión, atrasos en el manejo de la información, problemas en la focalización.
Problemas en la identificación de usuarios en el sistema informático que tiene problemas (no reconoce menores a complementar con leche, o comete errores en el conteo de menores- que significan kg de leche a agregar por cada menor de 6 años y/o embarazada), problemas para dar altas de casos que renuevan beneficio. No dispone de sistemas de alerta frente a datos no ingresados y que son vitales (ejemplo tiempo de autorización, que posteriormente permite calcular la fecha de vencimiento del beneficio- alta/baja).
7 Transferencias de dinero y movimientos de alimentos1. En caso de existir transferencias de dinero o alimentos, ¿qué controles se
realizan?
Asesoría económico financiera: desarrolló procedimiento para balance de ticket entregados y devolución a tesorería.
Posteriormente se “confronta” la cantidad de tickets entregados (enviados- devueltos) con las firmas de beneficiarios que retiraron canastas.
8 Seguimiento y medición del desempeño del proceso1. ¿Se tienen definidos metas e indicadores para el proceso?
Actualmente no. Este es un “nudo” en los programas de INDA.
2. ¿Quién y con qué periodicidad mide los indicadores y controla el desempeño del proceso?
No se hace
3. ¿Dónde se registran los resultados?
No corresponde
4. ¿Se toman acciones correctivas?
No corresponde.
9 Percepción interna de la efectividad del proceso1. ¿Cuáles son los principales problemas que el proceso presenta actualmente? (a
criterio de los involucrados)10 Percepción externa de los resultados del proceso1. ¿Se mide la satisfacción de los beneficiarios respecto del servicio que se brinda?
¿Cómo? ¿Cuáles son los resultados? ¿Dónde se registran? ¿Qué acciones se realizan con los resultados?
Se midió satisfacción de usuarios en el uso del ticket y fue muy favorable. Se realizó una muestra aleatoria por departamento y se aplicó un formulario con preguntas abiertas y cerradas.
La población valoró positivamente la incorporación de ticket para la compra de alimentos frescos y el uso de los mismos fue adecuado. Se identificaron algunos
79
problemas que fueron abordados (cobro de sobreprecio en algunos comercios, falta de comercios en algunas zonas de capital).
Esta evaluación fue acordada y realizada con colaboración de la empresa proveedora de ticket.
En 2006 se evaluó el impacto del programa en mujeres embarazadas, resultado positivo. Financiado por OPS.
En 2007 se realizó una evaluación del estado nutricional de toda la población de niños y embarazadas del programa. Resultados difundidos en diversos medios. Fundamentó problemas de salud pública en la población socioeconómicamente más desfavorecida, no descriptos en muchos años por falta de evaluaciones. Financiado por ODM-IMM-PNUD e INDA
En 2008 y 2009 se realizó un estudio de cohorte en niños de 6 a 24 meses para evaluar resultados de la fortificación con hierro de la leche. Resultados muy buenos (descenso de anemia en un 46%- meta descenso 20% en un año). Financiado por la UDELAR e INDA.
2. ¿Cuál de esos problemas es el prioritario a solucionar? Describa razones que impiden su solución.
1-Mejorar calidad de la complementación alimentaria en base a los “problemas nutricionales”: retraso de talla, bajo peso al nacer, anemia. Baja densidad de micronutrientes en la alimentación del lactante.
2- Entrega de alimentos: no es viable mantenerlo. Imposibilidad de cumplir con entregas en el interior del país, problemas para la vigilancia, monitoreo y evaluación de los procesos. Esto junto a punto 1 fundamenta el “cambio” a transferencias condicionadas de ingresos para la compra de determinados grupos (permitirá mayor variedad, pero con una definición de grupos de alimentos desde el programa- no cualquier alimento, considerando que se trata de población desnutrida o en riesgo de desnutrición).
Falta de recurso humano especializado o de “presencia” de INDA en el territorio, esto lleva a dilución de responsabilidades por parte de otros actores, desconocimiento de los objetivos o su “adaptación” a otros fines en base a los intereses de otros actores, que no son los del programa. Ineficiencia en territorio.
11 Enumere los problemas que identifica en relación a los recursos humanos y materiales necesarios para realizar el proceso adecuadamente
En la reformulación del programa que se propone:
Será necesario un “cambio” en el perfil del Recurso humano, sustituyendo la entrega de alimentos (personal con baja capacitación, peones) por personal capacitado para la administración de un sistema de transferencias de ingresos, de un sistema informático, mayor cantidad de personal especializado en nutrición y trabajo social en territorio para desarrollar acciones con la población beneficiaria y adecuada coordinación de acciones con el sector salud y desarrollo social.
80
Este “nuevo” perfil de recurso humano no sólo aportará para este programa, sino que significará mayor presencia del INDA en general en el territorio (probablemente sea una de las mayores debilidades de la Institución, que contribuyen en la falta de eficiencia).
Actualmente la mayor parte de este recurso poco especializado no es personal presupuestado sino que es cubierto por una empresa tercerizada, por tanto no sería un problema prescindir de su servicio.
Sí hay que trabajar por la actualización del personal administrativo actual y la previsión de nuevo personal a resolver por las vías definidas en el MTSS.
La necesidad de que el INDA disponga de recurso humano especializado en territorio (nutricionistas y asistentes sociales) y personal administrativo con perfil para trabajar con la población, es una discusión “conceptual” que podemos fundamentar ampliamente, siendo este un reclamo “histórico” que entendemos contribuirá a una mayor eficiencia de las políticas alimentarias en el país.
12 Proyecto de reformulaciónOperativa
Focalización:Identificación y diagnóstico de casos de riesgo nutricional a cargo del sector salud del SNIS.
Para facilitar el ingreso al programa, teniendo en cuenta que éste debe operar desde la perspectiva de apoyo y fortalecimiento de las acciones desarrolladas desde el sector salud, se propone que cada caso sea derivado desde los efectores de salud a oficinas de organismos del estado del ámbito local, que operarán como referentes institucionales cuya tarea será ingresar las familias a un sistema informático que opere a tiempo real y también realizar la vigilancia de la corresponsabilidad.
Actores locales: gobiernos departamentales (GD), Oficinas territoriales (OT) de MIDES, centros de atención ciudadana (CAC), oficinas de INDA y/u otro referente institucional con oficinas territoriales debidamente conformadas.
Modalidades de captación – identificación de casos de riesgo: considerando que hoy el país se encuentra en un proceso de reforma del sistema nacional de salud, con el desarrollo futuro de sistemas de información (Plan Aduana a nivel Nacional, historia clínica informatizada), la identificación del RN y su derivación la hará el personal de salud debidamente capacitado: nutricionistas, pediatras, médicos de familia, ginecólogos, parteras.
1. Mujeres embarazadas y mujeres en lactancia2. Niños de 0 a 3 años: Plan Aduana (sistema informático con vínculo electrónico
con este programa, mediante la identificación automática de situaciones de alerta nutricional) y captación personal en consulta pediátrica o nutricional en servicios de salud.
3. Niños de 3 a 12 años: sector salud en consulta pediátrica o nutricional. 4. Adolescentes de 13 a 18 años: sector salud en consulta médica o nutricional.
81
5. A partir de la informatización de la historia clínica, se podría generar un link de acceso al programa, donde el profesional de la salud (preferentemente nutricionista) ingresará la información requerida por el sistema del caso de riesgo identificado y posteriormente le indicará dónde debe dirigirse para retirar la tarjeta y efectuarse el ingreso efectivo al programa de seguimiento (a cargo del socio territorial definido).
Colaboración en la identificación de población en riesgo a través de efectores de políticas públicas: MIDES, CAIF, ANEP, CEI, Mesas Interinstitucionales
Cada caso identificado según lo definido en las 5 modalidades de identificación de casos de RN serán derivados a un referente institucional local.
Ingreso al programa: referente institucional local (INDA, MTSS, CAC, Gobiernos departamentales).
Cada caso de RN será evaluado por nutricionista de salud o GD o de INDA considerando la aplicación de índice de carencias nutricionales (antropométrico y determinantes sociales de la salud)
Tiempo de asignación del beneficio: hasta 2 años, con posibilidad de renovación si se mantienen situaciones de riesgo.
Supervisión y control de mecanismos de focalización de población objetivo: nutricionistas de INDA Central y supervisores regionales, nutricionistas de los GD, mesas interinstitucionales.
2-Administración de la información y uso de tarjetas
-Ingreso de información de usuarios al sistema informático mediante un sistema mixto: INDA, GD, otros efectores. Manejo a tiempo real.
-Procesamiento de los casos ingresados una vez a la semana, donde se definen las altas al sistema. Cómputos de INDA Central.
-Solicitud de tarjetas a Sistarbanc/BROU: semanalmente, tarea a cargo de INDA Central. Sistarbanc dispone de un tiempo de emisión de 7 días.
- alta en el sistema y carga de monto en $ definido según número de integrantes
-Envío a GD u otro efector y entrega al usuario a partir de 15 días hábiles desde su solicitud.
- Carga de montos asignados en relación al número de hijos menores de 18 años y mujeres embarazadas: una vez al mes.
3-Sistema de vigilancia de corresponsabilidad
Cada 4 meses (3 veces al año) los usuarios del programa deberán concurrir a los GD u otro referente territorial en el interior, a INDA, MIDES, MTSS-CAC, en capital donde demostrarán las siguientes acciones:
Atención en salud. Asegurar la suplementación con hierro según corresponda.
Inclusión de casos de riesgo en Centros CAIF en hogares con niños menores de 4 años
82
Participación en talleres de educación nutricional
Asistencia a centros educativos
Embarazadas participación en instancias de preparación al parto, orientación nutricional (según protocolo MSP).
Se potenciará otro tipo de corresponsabilidades de carácter territorial-local que sea de interés para los socios del proyecto (ej.: Uruguay Educa de MIDES, reinserción laboral, reinserción a centros educativos, talleres de capacitación, movida saludable de Rocha, etc.).
83
Recursos Humanos: Descripción de cargos y funciones de RRHH de INDA
Recursos humanos
Área de gestión
Cantidad de funcionarios
Perfil Funciones –tareas
Gestión del programa en general y
Manejo informático
Central 1 Informático
Área centro de cómputos
Administración del sistema informático.
Procesamiento y análisis de información mensual
Comunicación con resto de los socios en todo lo referente al sistema informático
4 Administrativo especializado con conocimientos informáticos
Área centro de cómputos
responsables de emitir semanalmente listado y envío a Sistarbanc de usuarios habilitados para el acceso a Tarjeta; recibir tarjetas y remitirlas a los GD, solicitud de embozo mensual al BROU, recibir reclamos, procesar solicitudes por pérdidas o extravío.
Comunicación con referentes territoriales
Monitoreo de corresponsabilidades
Identificación de “nudos” críticos.
1 Nutricionista
Área Planificación Nutricional
coordinador general del programa
Procesamiento y análisis de información mensual:
focalización: procesamiento de base de datos para su evaluación en software Anthro (análisis poblacional desagregado por departamento y análisis caso a caso con evolución antes-después) y paquetes estadísticos para estudiar variables sociales
análisis de evolución de corresponsabilidades (vigilancia de controles de salud, vacunas, escolarización).
procesamiento de variables de comportamiento alimentario, estado nutricional y comunicación con el sector salud sobre resultados de vigilancia nutricional a ser emitidos de forma trimestral.
informes a socios del programa Generar un portal de la tarjeta donde se coloquen precios según comercios,
comunicación directa con usuarios, brindar mensajes educativos. Fortalecer Interfaz con Plan Ceibal diseñada por INDA para brindar mensajes
educativos. Fortalecer Interfaz con Plan Aduana Nacional (menores de 3 años) para identificación
de nuevos casos y devolución de informes de evolución nutricional de casos captados
84
(retroalimentación). Definición, diseño, seguimiento y evaluación del componente de educación nutricional-
podrá desarrollar tareas específicas a la implementación del componente en territorio. Trabajo de forma coordinada con el resto de los actores Elaboración de informes de evolución del programa Evaluación de procesos y de resultados
2 Nutricionista
Área planificación nutricional
Procesamiento y análisis de información mensual trabajo conjunto con nutricionista coordinador:
focalización: procesamiento de base de datos para su evaluación en software Anthro (análisis poblacional desagregado por departamento y análisis caso a caso con evolución antes-después) y paquetes estadísticos para estudiar variables sociales
procesamiento de variables preseleccionadas de comportamiento alimentario y estado nutricional de los hogares asistidos
contraprestaciones: vigilancia de controles de salud, vacunas, escolarización procesamiento de variables de comportamiento alimentario, estado nutricional y
contraprestaciones comunicación con el sector salud sobre resultados de vigilancia nutricional a ser
emitidos de forma trimestral. Generar un portal de la tarjeta donde se coloquen precios según comercios,
comunicación directa con usuarios, brindar mensajes educativos. Interfaz con Plan Ceibal diseñada por INDA para brindar mensajes educativos. Interfaz con Plan Aduana Nacional (menores de 3 años) para identificación de nuevos
casos y devolución de informes de evolución nutricional de casos captados (retroalimentación).
Definición, diseño, seguimiento y evaluación del componente de educación nutricional- podrá desarrollar tareas específicas a la implementación del componente en territorio.
Elaboración de informes de evolución del programa Colaboración en la evaluación de procesos y de resultados del programa Trabajo de forma coordinada con el resto de los actores.
1 Asistente social
Área servicio social
Trabajo de forma coordinada con el resto de los actores
Capacitación de personal
Coordinación para acceso a otras políticas inclusivas junto a referentes territoriales de MIDES
Vigilancia de corresponsabilidades
Elaboración de informes de evolución del programa
85
Participación en la evaluación de procesos y de resultados
Implementación en territorio
(Autoridades ministeriales han sugerido no continuar con la gestión territorial a través de Gob. Departamentales)
Territorio en 8 regiones que incluye a los 19 departamentos (incluye Montevideo)
19 Nutricionistas
CAC-MTSS Mdeo, Of, territoriales MTSS
Colaboración en focalización, valoración de riesgo nutricional, difusión del programa.
Ejecución de Talleres de educación nutricional junto con Nutricionistas de socios dirigidos a la población beneficiaria del programa.
Coordinación con demás socios del proyecto, especialmente con el sector salud facilitar la captación-identificación de riesgo nutricional.
Capacitación a personal de la salud, de centros CAIF, etc., en temas de diagnóstico de malnutrición, vigilancia del estado nutricional, buenas prácticas de incorporación de alimentos, alimentación en el embarazo, evaluación y uso de alimentos fortificados.
Seguimiento y vigilancia del programa
Procesamiento junto con Planificación y Cómputos resultado de la vigilancia de corresponsabilidades. Devolución de resultados implementación de acciones en territorio
Identificación de “nudos” críticos.
8 Asistentes Sociales
Ver con CAC-MTSS Mdeo
Of. Territoriales MTSS
Colaboración en la focalización, difusión del programa y vigilancia de corresponsabilidades
Coordinación para acceso a otras políticas inclusivas junto a referentes territoriales de MIDES (CAIF, ANEP, UTU, etc.)
Seguimiento y vigilancia del programa.
Procesamiento junto con Planificación y Cómputos resultado de la vigilancia de corresponsabilidades.
Evaluaciones de resultados de gestión de procesos locales. Identificación de “nudos” críticos.
24
(1 por departamento del interior, 6 por capital)
Funcionarios administrativos
Ingreso de casos al sistema informático
Coordinación con socios del programa
Seguimiento y vigilancia de corresponsabilidades
Identificación de “nudos” críticos.
Administración Central 1 Contador Administración y gestión de RRFF
86
financiera-económica del programa
Área financiero contable Elaboración de informes de evolución del gasto
2 Administrativos
Área financiero contable
Administración de RRFF, altas y bajas del sistema
Informes de cobertura del programa por área geográfica
Nota importante: Recursos en el territorio: no disponibles en la actualidad. Se considera necesario que INDA invierta en el desarrollo de sus programas en el territorio. Este recurso hasta ahora y de forma muy precaria (no en las cantidades requeridas) es cubierto por los Gobiernos departamentales.
Recursos no financiados por INDA:
MIDES, central (área de tarjeta Uruguay Social y oficinas territoriales) 8 personas centrales y 27 personas referentes departamentales (estimado total: 35 personas – técnico y administrativo)
ASSE: particularmente policlínicas del primer nivel de atención, Área Nutrición de ASSE capital, con injerencia nacional. Atención sanitaria a cargo de pediatras, nutricionistas, ginecólogos y parteras. Un referente por servicio de salud.
MSP: Programa Nacional de Nutrición, Programa Niñez y Adolescencia. Coordinación de acciones con el Sistema Nacional Integrado de Salud a través de los Directores Departamentales de Salud y definición de protocolos de seguimiento del riesgo nutricional en servicios de salud: 6 personas.
87
INDA – TÉRMINOS DE REFERENCIAINSTITUTO NACIONAL DE ALIMENTACIÓN
4.8 SNC
NOMBRE DEL PROGRAMA: SISTEMA NACIONAL DE COMEDORES
1 Objetivo Brindar asistencia alimentaria a personas en situación de desventaja social, y/o público en general, a través de un servicio de almuerzo diario: (de lunes a viernes/sábado).
2 Población ObjetivoLa población biológica y socialmente más vulnerable, que se atiende actualmente en los S.N.C., está focalizada en:
Embarazadas: Durante el período de embarazo. Madres Lactantes: Hasta 6 meses posterior al parto.
Lactantes (6 m. a 18 m.): Tendrán derecho a acceder al servicio alimentario a partir de los seis meses de edad. Renovable cada 6 meses.
Pre-escolares (19 m. a 5 años y once m) Que no reciban asistencia alimentaria en Guarderías Públicas o Privadas (INAU - CAIF - Guarderías Populares). Renovable cada año.
Escolares (6 a 14 años) Que concurran a escuelas que no poseen comedor escolar o que el mismo no tenga cupo (debidamente certificado por la Institución). Renovable cada seis meses. Durante el período de vacaciones: si el comedor escolar permanece cerrado.
Menores Adolescentes (14 años A 17 años once meses): Desertor del sistema educativo formal. Servicio de almuerzo con 6 meses de vigencia al año. Renovable anualmente.
Estudiantes (Hasta 21 años): Que presenten asiduidad, buena escolaridad y que no estén amparados en el régimen de becas de comedor universitario de Bienestar Estudiantil. Renovable cada 6 meses.
Desocupados (18 A 59 Años):
o Personas vinculadas al mercado laboral que se encuentren en situación de despido o Seguro de Paro debidamente documentado.
o Personas mayores de 18 años que buscan trabajo por primera vez o que se encuentren en situación de sub-ocupación.
o Personas en situación de desocupación permanente sin hábitos de trabajo.
Discapacitados: Toda persona que presente invalidez física o psíquica permanente o transitoria no permitiendo esta causante acceder o mantener actividad laboral.
Incapacidad permanente: Servicio renovable cada año.
88
INDA – TÉRMINOS DE REFERENCIAINSTITUTO NACIONAL DE ALIMENTACIÓN
Incapacidad transitoria: Durante el período de incapacidad (determinado por el médico tratante).
Adultos Mayores (Mayores de 60 años): En situación de indigencia o pobreza.
3 Unidades participantesLas áreas involucradas en la gestión del proceso son: Servicio Social, División Prestaciones Alimentarias, División Planificación Nutricional, Cómputos, Área Económica-Financiera, Deposito, División Apoyo Administrativo (Dpto. de Proveeduría, Dpto. de Servicios Generales, Área de Mantenimiento).
El total de personas involucradas en el proceso (en algunos casos no en forma exclusiva) son aproximadamente 140.
4 Datos GeneralesProceso de ingreso al programa
El proceso inicia al momento que el usuario realiza la solicitud de ingreso en las Intendencias en el Interior u oficina de Inda en Montevideo, y ésta es autorizada por una Asistente Social.
El servicio se autorizará de acuerdo a cada situación, teniendo usufructo del mismo con un plazo no mayor a un año, no renovable. Se llevará un estricto control de asistencia, estableciéndose que quienes incurran en 10 (diez) inasistencias injustificadas perderán el derecho a ser asistidos por este Sub-Programa.
Duración del proceso de ingreso al programa:
El tiempo que transcurre entre que el usuario es autorizado a ingresar al Programa SNC y que se efectiviza el apoyo es variable según se trate de Interior o Montevideo. En Montevideo el apoyo es inmediato, si es posible el mismo día almuerza o en su defecto al día siguiente. En el caso del Interior el acceso al apoyo puede demorar hasta dos días, pero en caso de situaciones críticas también es inmediato.
Otros beneficiarios
Además de los usuarios que realizaron el trámite y fueron autorizados para acceder al Programa, también son destinatarios las Instituciones que solicitan apoyos puntuales y usuarios del MIDES que son apoyados a través de los Refugios.
Volumen de servicios brindados
Beneficiarios promedio diario Montevideo: 3600
Beneficiarios promedio diario Interior: 9000
Interrelaciones con entidades fuera del MTSS/INDA
89
INDA – TÉRMINOS DE REFERENCIAINSTITUTO NACIONAL DE ALIMENTACIÓN
Ministerio del Interior, MIDES, Intendencias, MSP, ANEP, MEC, ONGs, LATU, Ministerio de Economía (UCA) etc.
Recursos materiales utilizados para brindar las prestaciones
- materiales de oficina- equipos informáticos (necesarios en SNC del Interior)- software- recurso financiero (rubros disponibles) - equipamiento mayor y menor necesario para el funcionamiento de los
servicios de alimentación. - plantas físicas adecuadas- uniformes adecuados
Informes, documentos, etc. manejados para la gestión del programa
Expedientes, mails, fax, formularios de supervisión físicos y electrónicos, memorandos, planillas, notas de solicitud de apoyo, manuales, fichas sociales, documentación personal de los usuarios, etc.
Herramientas informáticas utiliza para la gestión
Word, Excel, PowerPoint, Internet, Fox Pro, base de datos de Cómputos
¿Cuáles son los servicios de apoyo al proceso? Describa aquellos servicios sin los cuáles el proceso fracasa.
- Sistema informático- Recurso humano en cantidad y calidad- Información recibida en tiempo en forma- Comunicación y coordinación de gestión del proceso
5 Descripción detallada del proceso
N° Descripción de la Tarea Quién realiza la tarea (cargo o función)
Atraviesa todo el proceso:
0 Inicio. Usuario realiza trámite solicitando ingreso.
Servicio Social – Administrativo
Gestión del Servicio de
Alim
entación
División Planificación
Nutricional
1 Se estudia la documentación presentada
Asistente Social
2 Se autoriza o deniega el ingreso Asistente Social
3 Informe de ingresos Servicio Social
90
INDA – TÉRMINOS DE REFERENCIAINSTITUTO NACIONAL DE ALIMENTACIÓN
4 Recibe informe de ingresos y realiza los pedidos para la elaboración del menú
División Prestaciones Alimentarias
5 Entrega de alimentos en el servicio
Proveedores
6 De ser autorizado el usuario hace uso del servicio
Personal del Comedor/ ONG/Institución
7 Vencimiento del servicio. Renovación.
Servicio Social – A. Social
8 Si corresponde la renovación el proceso inicia nuevamente.
Servicio Social – A. Social
Este proceso corresponde a Montevideo, en el caso de Interior el inicio es en Promoción Social de las Intendencias, así como los pedidos de alimentos.
¿Es esta la mejor manera de hacerlo? En caso negativo ¿Cómo debería hacerse?
No. Sería bueno contar con una base de datos única ejecutada en un sector determinado, centralizada y compartida con las oficinas involucradas.
6 Seguimiento y medición del producto/servicio1. ¿Tiene requerimientos acordados para los productos o servicios con sus
clientes y proveedores? ¿Existen contratos?, ¿Existen niveles mínimos de servicio?, ¿Cuál es la forma de comunicación con clientes y proveedores?
Sí, en el caso de los proveedores existen convenios que determinan las responsabilidades de cada parte (Intendencia-INDA; MEC-INDA). También a través de licitaciones que determinan detalladamente lo que se necesita, especificando criterios de calidad, cantidad y tiempos.
También los usuarios (clientes) tienen determinadas requisitos para ingresar al Programa y una vez que fueron autorizados tienen responsabilidades que cumplir que determinan la continuidad del apoyo (salud, educación, identificación civil, entre otros).
La forma de comunicación es variada dependiendo lo que se quiera trasmitir, puede ser verbal (telefónica o personal) o escrita (mail, fax, memo, expediente, etc.).
2. ¿Qué controles de calidad se realizan a las entradas y salidas para asegurar que se cumplan los requisitos establecidos?
Se realizan a través de las supervisiones in situ, así como análisis de las visitas realizadas por supervisores locales, informes de los mismos, control de
91
INDA – TÉRMINOS DE REFERENCIAINSTITUTO NACIONAL DE ALIMENTACIÓN
planillas enviadas por los SNC. El Área de Control de Calidad de Montevideo realiza también actividades de su competencia.
3. ¿Quién, Cuándo y cómo se realizan estos controles?
Administrativos y profesionales, con una frecuencia que está determinada por la disponibilidad de RR.HH.
4. ¿Qué problemas se identifican habitualmente?
Los problemas se detectan por diferentes vías, ya sea por informes de supervisores locales, por supervisión desde Inda Central, censos, informes de Encargados de servicios por escrito o verbal, etc.
En general tratan de la escasez de recurso humano capacitado, dificultades relacionados con la planta física y equipamiento insuficiente para elaborar las preparaciones, etc.
Fallas en la comunicación e intercambio de información para realizar la gestión en tiempo y forma.
5. En caso de existir transferencias de dinero o alimentos, ¿qué controles se realizan?
En el interior la transferencia es de alimentos secos y carne vacuna. Se realiza la solicitud a nivel central (primera etapa de control) y se envía a cada comedor. Una vez recibidos los alimentos se utilizan planillas que registran el movimiento diario de los mismos. Estas se controlan, en el caso de secos, mensualmente y en el caso de la carne con los remitos recibidos hasta conformar la factura y también con las planillas que cuenta el comedor.
También se transfiere dinero a las Intendencias del Interior y esto se controla desde el Área Control de Transferencias donde reciben la rendición de gastos, estos se controlan. La información esta informatizada.
En Montevideo, únicamente se entregan alimentos.
7 Seguimiento y medición del desempeño del procesoNo se responde.
8 Percepción interna de la efectividad del proceso1. ¿Cuáles son los principales problemas que el proceso presenta
actualmente? (a criterio de los involucrados)
Falta de recurso humano en cantidad y calidad.
Dificultades en el acceso a la información necesaria en tiempo y forma.
9 Percepción externa de los resultados del proceso1. ¿Se mide la satisfacción de los beneficiarios respecto del servicio que se
brinda? ¿Cómo? ¿Cuáles son los resultados? ¿Dónde se registran? ¿Qué acciones se realizan con los resultados?
Se realizaron encuestas de satisfacción con buenos resultados en Montevideo. Se registra en documentos escritos y en la PC.
92
INDA – TÉRMINOS DE REFERENCIAINSTITUTO NACIONAL DE ALIMENTACIÓN
Se proponen medidas correctivas en función de los resultados.
2. ¿Cuál de esos problemas es el prioritario a solucionar? Describa razones que impiden su solución
Los problemas en su gran mayoría responden a la escasez de recurso humano, las tareas se limitan a resolver las situaciones de la diaria y de la operativa del Programa. Es un Programa complejo, el cual requiere de personal que se dedique a investigar más a fondo, determinar metas e indicadores y medir impacto. El personal actual tiene a su cargo 66 comedores (además de otros apoyos a través de SNC) que gestionar con las particularidades de cada uno, proveedores, manejo de alimentos, programación de necesidades, etc. que impide detenerse a repensar el Programa.
La delegación de responsabilidades a las Intendencias ha sido inevitable, y a su vez produce dificultades ya que no siempre se trabaja con las pautas de Inda.
10 Enumere los problemas que identifica en relación a los recursos humanos y materiales necesarios para realizar el proceso adecuadamente
Montevideo
Plantas físicas deterioradas y no disponen de capacidad locativa suficiente
Personal de INDA en los comedores es escaso por lo que se contratan empresas
Personal sin perfil adecuado para la tarea
Interior del país
El relacionamiento con las Intendencias se ha ido debilitando lo que ha causado el deterioro de los servicios.
Falta de recurso humano
El personal es muy inestable, por lo que no se logra capacitar como debería.
En general
– Informatización del programa– Carencia de recursos técnicos locales para la supervisión y seguimiento del
programa
93
INDA – TÉRMINOS DE REFERENCIAINSTITUTO NACIONAL DE ALIMENTACIÓN
5 ANEXO V: FORMULARIO DE IDENTIFICACIÓN DEL OFERENTE
Licitación Abreviada Nº
Razón Social de la Empresa: _________________________________________
Nombre Comercial de la Empresa: _____________________________________
R. U. T. (ex-RUC): ___________________________
Domicilio a los efectos de la presente licitación:
Correo electrónico: __________________________________________________
Correo electrónico alternativo: _________________________________________
Calle: _____________________________________________________________
Localidad: _________________________________________________________
Teléfono: __________________________ Fax: ___________________________
Socios o Integrantes del Directorio de la Empresa:
Nombre: Documento: Cargo:
__________________ ________________ ________________
__________________ ________________ ________________
__________________ ________________ ________________
__________________ ________________ ________________
Declaro estar en condiciones legales de contratar con el Estado.
FIRMA/S: _____________________________________________________________
Aclaración de firmas: ____________________________________________________
94
INDA – TÉRMINOS DE REFERENCIAINSTITUTO NACIONAL DE ALIMENTACIÓN
6 ANEXO VI: COMPROMISO DE CONFIDENCIALIDAD
En la ciudad de Montevideo, el día ..... de ……............. del año dos mil doce, el Sr./Sra. :…............................................................., titular del Documento de identidad N° ..........................., en representación de la firma .............................. (en adelante, la "Empresa"), declara que asume el presente Compromiso de Confidencialidad, que se regirá, en general, por la normativa vigente y, en particular, por las estipulaciones que siguen:
PRIMERO: Alcance del Compromiso1. La Empresa conoce, declara y acepta que toda la información, documentos,
contratos, propuestas, datos y, en general, cualquier tipo de información o conocimiento a los cuales tuviera acceso o se generen en virtud de su vinculación con el INDA en el marco de la Licitación Abreviada N° 2./2012, son de naturaleza confidencial y solo podrán ser utilizados para los fines establecidos.
2. En particular, la obligación de confidencialidad comprenderá toda la información institucional, comercial, financiera, contractual, técnica o de cualquier otra naturaleza, alcanzando los desarrollos comprendidos en los proyectos que se elaboren, incluyéndose los elementos de análisis, evaluación y comparación, métodos de comercialización, estrategias comerciales, planes futuros, documentación -cualquiera sea la forma de registro-, así como toda otra información cuya divulgación, por su naturaleza o contenido, pueda provocar cualquier tipo de daño, perjuicio o desventaja para el INDA.
3. El presente Compromiso no abarcará información confidencial que:
a) fuera de dominio público o entrara al dominio público por motivos ajenos a la Empresa;
b) fuera suministrada por el INDA a la Empresa expresamente identificada como no confidencial;
c) deba ser revelada por imperio de la ley o de un proceso judicial, en cuyo caso la Empresa deberá comunicar esta situación al INDA con la suficiente antelación posible a los efectos de que ésta pueda tomar todas las medidas pertinentes para asegurarse un trato confidencial y que se limite el uso de la información revelada estrictamente para el propósito que la ley o la orden judicial requieran.
SEGUNDO: Obligaciones principalesSin que implique una enumeración taxativa, se establecen las siguientes obligaciones principales que deberá cumplir la Empresa:
a) mantener estricta y absoluta confidencialidad y reserva respecto de toda la información o conocimiento comprendida en la cláusula anterior;
b) adoptar las medidas de seguridad que sean razonables y prudentes para proteger la información confidencial referida y, en particular, aquella que se califique como reservada, atendiendo, sin limitarse a ello, a las disposiciones de seguridad del INDA que se le instruyan a la Empresa;
c) utilizar la información confidencial o reservada solamente para el fin establecido, quedando prohibido a la Empresa todo uso o reproducción para su
95
INDA – TÉRMINOS DE REFERENCIAINSTITUTO NACIONAL DE ALIMENTACIÓN
beneficio propio o de terceros, así como todo retiro de la misma de los locales del INDA y de cualquier otra dependencia estatal, ya sea en soporte papel, electrónico, vía fax o e-mail, o por cualquier otro medio; y
d) advertir a toda persona a la que se revele información confidencial o reservada, con la debida autorización, de su naturaleza confidencial o reservada y de los términos del presente Compromiso.
TERCERO: VigenciaLas obligaciones de confidencialidad asumidas en el presente Compromiso se mantendrán y persistirán aún después de terminado el vínculo de la Empresa con el INDA, por un período de cinco años contados a partir de la fecha cierta de tal desvinculación.
CUARTO: ResponsabilidadLa Empresa será responsable de toda violación del presente Compromiso de Confidencialidad, sea que tal violación ocurra como resultado de una acción u omisión, tanto propia como de cualquier persona que hubiera adquirido información confidencial por o a través de la Empresa sin el previo consentimiento expreso y por escrito del INDA.
QUINTO: Sanción por incumplimientoEn caso de incumplimiento del presente compromiso, el INDA queda plenamente facultado para disponer las medidas legales y reglamentarias que por derecho correspondan. Asimismo, el incumplimiento será considerado falta grave y causal de extinción de la relación que vincula al INDA con la Empresa, sin perjuicio de las acciones por daños y perjuicios civiles y penales si correspondiere.
En señal de conformidad, se suscriben el presente, en lugar y fecha arriba indicados.
Firma: ……………………………………..
Aclaración: ………………………........
Doc. de ldent.: …………………………
96
INDA – TÉRMINOS DE REFERENCIAINSTITUTO NACIONAL DE ALIMENTACIÓN
7 ANEXO VII: GLOSARIO DE SIGLAS
AIPP: Programa de Apoyo a Instituciones Públicas y Privadas
ANEP: Administración Nacional de Educación Pública
CAIF: Centros de Atención Integral a la Infancia y la Familia
DAA: División de Apoyo Administrativo
DPN: División Planificación Nutricional
INAU: Instituto del Niño y Adolescente del Uruguay
INDA: Instituto Nacional de Alimentación
MEC: Ministerio de Educación y Cultura
MIDES: Ministerio de Desarrollo Social
MSP: Ministerio de Salud Pública
MTSS: Ministerio de Trabajo y Seguridad Social
NBI: Necesidades Básicas Insatisfechas
PAN: Programa Alimentario Nacional
PAN-RN: Programa Alimentario Nacional para población en Riesgo Nutricional
PAN-RS: Programa Alimentario Nacional para población en Riesgo Social
PAEC: Programa de Apoyo a Enfermos Crónicos
SNC: Sistema Nacional de Comedores
UCCA: Unidad Centralizadora de Compras de Alimentos
97