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UNIVERSIDAD NACIONALe o ~I~ ~l..~~

PROVEEDURÍA INSTITUCIONALCRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

PERIODO 2013

A continuación se presenta la programación de actividades de la Proveeduría Institucionalpara el año 2013. Las fechas indicadas son de carácter obligatorio y responden a la necesidadde establecer una adecuada planificación de compras, así como al ordenamiento yaseguramiento de los procesos de abastecimiento de bienes que se mantienen en el stock delAlmacén Institucional, con el propósito de optimizar la asignación de recursos y ofrecer unmejor servicio a los usuarios.

ASPECTOS GENERALES:

1. Apertura del sistema Banner:

~ Requisiciones de almacén, consumo y servicios el lunes 14 de enero del 2013.

2. Consideraciones importantes para el usuario:

. Es indispensable tener presente las fechas programadas para cada tipo de equipo omateriales a solicitar.

. Cualquier documento previo utilizado para la determinación del objeto de contrato, comoformularios de cotizaciones referencia y otra documentación de respaldo debe serentregada a la Proveeduría, apenas sea incluida y confirmada la requisición en el sistema,o bien cuando se presentan los documentos en la Ventanilla única del Programa deGestión Financiera en caso de trámites por la Unidad Especializada.

. Si en el momento de analizar el listado que corresponda la requisición no cuenta con ladocumentación de respaldo necesaria para realizar el proceso de compra, (estimación delobjeto del contrato con V.s. de las unidades técnicas cuando corresponda, catálogos,especificaciones técnicas, condiciones especiales, entre otras que se requieran según laespecificidad de bien o servicio por adquirir), se procederá a eliminarse y no serácomunicada.

. De conformidad con 10 establecido por el artículo 8 del Reglamento a la Ley deContratación Administrativa, el usuario debe recordar que en aquellos casos de solicitudde materiales, equipo y servicios especiales, (no de uso común), debe aportar laresolución de inicio del procedimiento, firmada por el jefe o director de la instanciasolicitante. Esta resolución, cuando sea necesaria, será solicitada por el ejecutivo deservicios correspondiente, durante la depuración de los listados de compras. El "machote"de la resolución está disponible en la página Web www.una.ac.crjproveeduria.

)).pdrndo 86 3000

Hl"rpdla, Cost.. Rica

T.., ('506) 2277 3000

lJNI\1EESIPAD NACIONALCOSTA RICA

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3. Criterio para la determinación del tipo de procedimiento de contratación

Para determinar el procedimiento que corresponde, detallo los límites presupuestarios queaplicaron a la Universidad para el 2012.

3.1 LIMITES DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA 2012 APLICABLES A LAUNIVERSIDAD NACIONAL (EXCLUYE OBRA PUBLICA):

Contratación DirectaLicitación AbreviadaLicitación Pública

Recurso de Apelación

Menos de ct13.530.000.00

Igualo más de ct13.530.000.00 hasta menos de ct169.100.000.00Igualo más de ct169.100.000.00A partir de ct72.700.000,00

3.2 LIMITES DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA 2012 APLICABLES A LAUNIVERSIDAD NACIONAL PARA OBRA PÚBLICA:

Contratación DirectaLicitación Abreviada

Licitación Pública

Recurso de Apelación

Menos de <1:21.000.000.00

Igualo más de <1:.21.000.000.00hasta menos de<1:262.700.000.00Igualo más de <1:262.700.000.00A partir de <1:112.800.000.00

Adicional a lo anterior, es importante recordar que mediante Reglamento de Caja Chica yFondo Especial se estableció la Caja Chica Institucional, mediante la cual se crea la posibilidadde contratar solicitando una única oferta hasta por un monto de <1:1.353.000.00.

*Estos límites permanecerán vigentes aproximadamente hasta el mes de febrerodel 2013, cuando la Contraloría General de la República publique los nuevoslímites que regirán para ese año.

I1 PARTE: PROGRAMACIÓN DE FECHAS DE PEDIDOS PARA INICIAR COMPRAS

A. Compra de servicios, materiales y bienes específicos, los cuales se trabajarandentro de las fechas establecidas a continuación,:

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UNlYf.RSIDAQ NACIONAL( s 1\ R e A

I,,.1 .'1

NATURALEZADEL EQUIPO NÚMERODE ÚLTIMA FECHAPARACONTRATACIONES PRESENTAR

SOLICITUDES

. Reactivos. Tres procesos de compra .:. 15 de febrero

.:. 12 de abril

.:. 7 de junio

. Suscripcionesde periódico Dos procesos .:. 15febrero

.:. 14 de iunio. Alcohol de 95° uso de Cuatro procesos de compra .:. 15 de febrerolaboratorios compra a .:. 19 de abrilFANAL

.:. 14 de junio

.:. 26 de setiembre. Vehículos Dos procesosde compra. .:. 15 de marzo

.:. 14 deiunio. Programas de cómputo y Dosprocesosde compra. .:. 9 de marzoequipo de cómputo .:. 21 de junio. Periféricos de cómputo. Tres procesos de compra. .:. 15 de febrero

.:. 17 de mayo

.:. 26 de julio

. Compra de impresoras, Ocho procesos de compra. .:. 15 de febreroequipos multifuncionales (con .:. 15 de marzocontrato de suministro pordemanda). .:. 19 de abril

.:. 17 de mayo

.:. 14 de junio

.:. 26 de julio

.:. 23 de agosto

.:. 20 de setiembre

. Mobiliario sin contrato. Tres procesosde compra. .:. 15 de febrero

.:. 17de mayo

.:. 26 de .julio. Mobiliario (con contrato de Ocho procesos de compra .:. 15 de febrerosuministro por demanda) .:. 15 de marzo

.:. 19 de abril

.:. 17 de mayo

.:. 14 deiunio

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UNIVERSIDADNACIONAL

En todos los casos anteriores, se debe recordar que si un usuario va a gestionar unacontratación que implique, por sí sola la ejecución de una licitación, debe tomar las siguientesprevisiones:

.

NATURALEZA DEL EQUIPO NÚMERO DE ÚLTIMA FECHA PARACONTRA TACIONES PRESENTAR

SOLICITUDES

.:. 26 de julio

.:. 23 de agosto

.:. 20 de setiembre

· Equipo sanitario, de Dos procesos de compra .:. 16 de marzolaboratorio e investigación (la .:. 10 de mayodefinición de esta partidaconsidera el equipo médico).. Equipo audiovisual Tres procesos de compra .:. 8 de marzo

.:. 10 de mayo

.:. 19 deiulio

. UPS Tres procesosde compra .:. 8 de marzo

.:. 10 de mayo

.:. 19 deiulio. Aires acondicionados Tres procesosde compra .:. 22 de febrero

.:. 26 de abril

.:. 21 deiunio. Equipo vario: Cinco procesos de compra .:. 22 de febreroH3701 Maquinaria y equipo para la .:. 22 de marzoproducción, H3703 Equipo decomunicación, H3704 Equipo de .:. 26 de abriloficina (mobiliario se trabaja de

.:. 24 de mayoacuerdo con la fecha específica), H3707 Equipo educacional, deportivo .:. 21 de junioy recreativo y H 3708 Maquinaria yequipo diverso.

. Mantenimiento y reparación Cinco procesos de compra .:. 22 de febrerode edificios y obras de .:. 22 de marzoRemodelaciones, obrasmenores y construcciones. .:. 26 de abril

.:. 24 de mayo

.:. 21 de junio

. Venta de bienes en desuso Una vez al año .:. 28 deiunio

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UNNERSIDADNACIONALC05T' RICA

1. Si la contratación implica una LICITACIÓNPÚBLICA,debe gestionar la solicitud en laProveeduría, antes del 21 de junio del 2013.

2. Si la contratación implica una LICITACIÓNABREVIADA,debe gestionar la solicitud enla Proveeduría, antes del31 de julio del 2013.

B. SOBRE LOS BIENES SIN PROGRAMACIÓN ESPECIAL:

Todos los demás bienes no contemplados en el cuadro anterior, pueden ser incluidos por elusuario, en el SISTEMABANNER,en cualquier momento del año. Sin embargo, deben tomaren consideración los siguientes aspectos fundamentales:

1. Deben tomar en cuenta las fechas en las cuales se imprimen los "listados deadquisiciones", fechas que se desglosan en el siguiente cuadro, a fin de que el usuarioconozca la fecha aproximada en que se inicia el proceso de adquisición.

2. La Proveeduría una vez impreso el listado según programación requiere de al menos10 días hábiles para la revisión y tramites previo al inicio del proceso de contratación,salvo casos especiales en que por el volumen de solicitudes y su complejidad el plazose aumenta hasta un máximo de 20 días hábiles.

3. Es importante recordar, tal como se indicará a continuación, Que en caso Que no existael código del material. servicio o equipo en el catálogo. deben gestionar la creación.mínimo 5 días hábiles antes de la emisión del listado.

4. Solicitudes de compra fuera de la programación, se tramitaran únicamente si elusuario aporta, en forma escrita y justificada, a la Dirección de la Proveeduría, lasituación de hecho, imprevisible que afecta o amenaza la suspensión del serviciopúblico, esencial o bien la justificación de urgencia que motiva la compra. Ene steúltimo caso se requiere adicionalmente la autorización de la Contraloría General de laRepública.

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NQPROCESO ULTIMA FECHA PARAINGRESAR REQUISICIONES

1Q listado 15 de febrero

2Qlistado 15 de marzo

3Qlistado 19 de abril

4° listado 17 de mayo

5Qlistado 14 de junio

6Qlistado 26 de julio

'Olistado 6 de setiembre

CUL TIMO)

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UNIVERSIDAD NACIQN&C. SOB-REtdS SERVittos~

Todas las solicitudes de servicios se hacen en el sistema de información BANNERy para sutramitación se deben considerar los siguientes aspectos:

1. En materia de Servicios, no contemplados en el primer cuadro, el usuario puedeincluir la solicitud al SISTEMA BANNER en cualquier momento y hasta el 27 desetiembre del 2013. Sin embargo, la Proveeduría imprimirá los listados de solicitudesde servicios pendientes, ÚNICAMENTELOSDÍASLUNESDE CADASEMANA,a las 7:30a.m. iniciando el lunes 28 de enero y finalizando el 30 de setiembre del 2013.

2. Del 1 de octubre y hasta el 25 de octubre, el usuario podrá incluir solicitudes deservicios ÚNICAMENTEde transporte, mantenimiento y reparación de equipo ymaquinaria, servicios para eventos especiales incluidos en Actividades Protocolarias ySociales (incluye graduaciones) y/o Actividades de Capacitación a ejecutarse en losmeses de octubre, noviembre y diciembre del 2013. Igualmente estas solicitudes seránimpresas y conocidas por la Proveeduría, los lunes de cada semana.

3. En todos los casos de servicios, los usuarios deben incluir las requisiciones con almenos 15 días hábiles antes de la fecha de ejecución del evento. Los quince díashábiles deben ser contados tomando como fecha final el lunes de la semana en que seejecuta el evento.

4. Contrataciones de servicios que impliquen, por si sola, una licitación abreviada, debegestionar la solicitud en la Proveeduría, antes del 31 de julio del 2013.

5. Los plazos de 15 días antes señalados no consideran otros plazos definidos por lanormativa institucional, para gestionar autorizaciones previas a las compras.

D. COMPRA DE MATERIAL BIBLIOGRÁFICO:

Todas las solicitudes de adquisición de material bibliográfico se hacen ante SIDUNAa mástardar en las fechas que se detallan a continuación:

4;..~.,.1~o.A

\~... ..~

Último día para que el SIDUNA o la

N2 de Procesos Biblioteca de la Sede respectiva,formalice las solicitudes ante la

Proveeduría Institucional12 Proceso 22 de febrero22 Proceso 22 de marzo32 Proceso 26 de abril42 Proceso 24 de mayo52 Proceso 21 de junio62 Proceso 1 de agosto72 Proceso 30 de agosto82 Proceso Únicamente

04 de octubrepara incluir suscripciones.

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LJNIVEESIIlAD NACIONAL(OSTA RICA

E. UNIDADESPECIALIZADA:

Las compras por Unidad Especializada no están sujetas a una programaciónespecial, las mismas serán atendidas según se vayan recibiendo en la ProveeduríaInstitucional, sin embargo es importante que el usuario considere lo siguiente:

a) Los servicios de actividades programadas deben de ser presentados en laVentanilla de Unidad Especializada del Programa Gestión Financiera, almenos 10 días antes de la fecha de actividad.

b) La definición de necesidad debe quedar clara desde la solicitud de lacotización que debe ser responsabilidad del proyectista. Aspectos talescomo: capacitaciones, instalación de equipo en lugares específicos ocualquier otra condición especial del objeto o del proveedor deberá estartotalmente clara desde la solicitud de cotización.

c) En los casos que el equipo requiere ser instalado o recibido directamenteen el Centro de Trabajo, el responsable debe indicar desde el inicio delproceso, lugar de entrega, nombre del responsable de la recepción, númerode teléfono contacto y correo electrónico.

d) El 11 de octubre es el último día para presentar solicitudes de adquisiciónde bienes y servicios con fondos depositados en la Unidad Especializada delPrograma de Gestión Financiera, hasta el monto de contratación directa.(Montos que impliquen una licitación deben ser tramitados en laProveeduría dentro de los plazos indicados en los puntos anteriores ypreviamente ingresados en el sistema Banner).

e) Se debe recordar lo indicado en la circular NQ23-2011 sobre rotación deProveedores, y NQ18-2011 sobre los estándares.

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UNNERSIQADNACIONAL~QS!~ ~l~ ~

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11PARTE. PROGRAMACIÓN DE FECHAS DE CORTE Y REPARTO DEL ALMACÉNINSTITUCIONAL

Para el año 2013 se ha determinado la siguiente programación para la entrega debienes (incluye stock del Almacén, bienes de consumo y activos.) Para efectos deinterpretación del cuadro siguiente se mantienen la distribución de unidadesorganizacionales por ruta disponible en la página web de la Proveeduría,www.una.ac.cr/proveeduria. en el link de "rutas de reparto del Almacén"

Ruta

Ruta

Ruta

MesFebreroMarzoAbrilMavo

MesFebreroMarzoAbrilMavo

MesFebreroMarzoAbrilMavo

Rutas de Reparto 2013

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UNIVERSIDAD NACIONAL

~- ~c. 0_Sl ¡U¡r~1 ~-- ---

AgostoSeptiembreOctubreNoviembre

Ruta

Receso e inventario

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Receso e inventario

Adicionalmente se ha programado las siguientes giras para las dependencias ubicadas fueradel área metropolitana:

Cronograma de giras a las Sedes-2013

Sede Fecha

14 y 15 de febrero

14 y 15 de marzo

18 y 19 de abril

16 y 17 de mayoLibería- Nicoya-Cemede-Estación

13 y 14 de junioBiológica-Punta Morales

22 y 23 de agosto

12 y 13 de setiembre

10 y 11 de octubre

14 y 15 de noviembre

21 de febrero

21 de marzo

17 de abrilSarapiquí

23 de mayo

20 de junio

27 de agosto

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lJNI\fERSIQADNAOONALCOST'\ RICA

Las requisiciones de estas dependencias para que puedan ser atendidas en las fechas de lasgiras antes indicadas, deben ser completadas y aprobadas en el sistema Banner, al menos unasemana antes de que la Proveeduría realice la gira correspondiente.

La realización de la gira estará supeditada al volumen de pedidos que se hayan realizado obien a las características de los bienes.

Se recuerda que no se aceptan retornos de bienes al Almacén Institucional, por lo que serecomienda revisar las requisiciones antes de completar, para evitar incurrir en errores dedigitación o identificación de las características de los bienes al momento de solicitarlos.

-),

19 de setiembre

17 de octubre

21 de noviembre

28 de febrero y 1 de marzo

28 y 29 de marzo

2S y 26 de abril

30 y 31 de mayo

Pérez Zeledón -Coto -Golfito 27 Y28 de junio

29 y 30 de agosto

26 y 27 de setiembre

31 de octubre y 1 de noviembre

28 y 29 de noviembre

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UNIVERSIIlADNAOONALCOST' RICA

111 PARTE. OTROS ASPECTOS RELEVANTES A CONSIDERAR:

A. PLAZOSPROMEDIODE DURACION DE LOS PROCEDIMIENTOS DE CONTRATACIÓN

Según la experiencia registrada por la Proveeduría lnstitucional durante el periodopresupuestario 2011, los tiempos promedio de duración de cada uno los procedimientos decontratación, considerándolo desde el momento en que el trámite es asignado a un Analista deContratación, hasta que se da la orden de inicio de ejecución del contrato, fueron lossiguientes:

Tipo de procedimientoDuración en días

naturales

Caja Chica Institucional

Contratación Directa

Licitación Abreviada

Licitación Pública

21

47

104

179

Dichos plazos deben ser considerados por los diferentes usuarios, con el propósito deplanificar las fechas en que se podrían estar satisfaciendo sus necesidades de bienes yservicios.

B. SOBRELA CREACIÓN DE CÓDIGOS:

Es muy importante recordar que en caso que el código del material, equipo o servicio noexista en el catálogo, requisito previo indispensable para ingresar la solicitud en el sistema,deben solicitar la creación del código (consumo, activos y servicios), ya sea por escrito o porcorreo electrónico al Ejecutivo de Servicio asignado a su unidad, utilizando el formulariodiseñado para tal efecto, que se encuentra en la página web de la Proveeduríawww.una.ac.crjproveeduria. con al menos S días hábiles de anticipación, a la fecha máximapara incluir solicitudes.

C. SOBRE LAS MODIFICACIONES PRESUPUESTARIAS:

El usuario deberá sujetarse a las indicaciones que establezca el Programa de GestiónFinanciera, a efectos de tramitar y ejecutar modificaciones internas y externas de presupuestopara incorporar contenido presupuestario en las cuentas para solicitar equipo, materiales yservicios.

Es importante que tengan en cuenta las fechas para solicitar cada tipo de equipo, pues paraincluir la solicitud en el sistema deben tener contenido presupuestario en la cuenta)( ,

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UNIVERSIDAD NAQON_ALtOS -'\ RltA

correspofiaiente, o sotrdfaTla modificación con el plazo previo que permita posteriormente lainclusión en el tiempo establecido.

Tomar en consideración que las requisiciones que no son completas y aprobadas antes del finde semana, entraran en el proceso de eliminación automática que se aplica los sábados.

D. OUEJAS. COMENTARIOS y RECOMENDACIONES:

Para la Proveeduría es muy importante no solo conocer, tramitar y dar solución a sus quejas odisconformidad es, sino además contabilizarlas.

Producto de lo anterior, les recordamos nuestra dirección electrónica, denominadapiqueias@una.ac.cr , a la cual, con mayor facilidad el usuario puede remitir sus quejas,observaciones y recomendaciones.

TODAS las quejas, disconformidades, observaciones y recomendaciones. que ustedes comousuario tengan, del funcionamiento de la Proveeduría, a saber Registro de Proveedores,Almacén, Plataforma de Servicios, Ejecutivos de Servicios, Sección de ContrataciónAdministrativa, Jefaturas y la Dirección, puede ser remitida por escrito a la Sección de Controly Evaluación, Licenciada Anabelle Quesada, o a la dirección electrónica antes indicada.

E. SOBRE LOS ESTANDARES:

Con el propósito de garantizar los consumibles de los equipos que así lo requieren, estaProveeduría en coordinación con las instancias técnicas ha definido estándares para lossiguientes equipos:

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Equipo Instancia Técnica responsableEquipo de Cómputo computadores deescritorio, portátiles, Escáner, Centro Gestión Tecnológicaimpresoras y equipos multifuncionales.Aires Acondicionados Sección de Mantenimiento.UPS Sección de Mantenimiento.Electrodomésticos (lavado resrefrigeradores, dispensadores de agua, Proveeduría Institucionallicuadoras, cocinas, aspiradoras cepilloeléctrico, planchas, horno demicroondas, horno tostador, sarténeléctrico, olla arrocera, percolador,cafetera eléctrica, coffe maker,reproductor de DVD, televisor,grabadora periodística,radiograbadora, ventiladores y faxCámaras fotográficas digitales y Proveeduría Institucionalcámaras de video

Proyectores multimedia Proveeduría InstitucionalTelefonía Sección de Mantenimiento - Centro de

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~IDADNACION~Q. .Instancia Té~iql r~s

Gestión TecnológicaSección de TransDortesVehículos

Las especificaciones técnicas y los precios estimados de dichos estándares pueden serconsultados en la página web de la Proveeduría Institucional www.una.ac.cr/proveeduriaj en ellink de "Estándares". Los trámites a través de la Unidad Especializada de los equiposindicados deberán obligatoriamente ajustarse a los estándares. En el caso de que serequiera un equipo especial, o diferente a lo establecido en los estándares deberá solicitarse elvisto bueno de las características técnicas a la instancia respectiva.

F. PARA ATENDER NECESIDADES

Se recuerda que la Proveeduría Institucional, ha gestionado la suscripción de diferentescontratos o modalidades de contratación, con el propósito de agilizar las adquisiciones dealgunos bienes y servicios que, sin ser considerados estrictamente de "uso común", serequieren frecuentemente por las diferentes instancias universitarias, a saber:

. Compra de impresoras y sus respectivos consumibles bajo la modalidad de suministrosegún demanda.

. Servicio de alimentación para actividades protocolarias, sociales y de capacitación,bajo la modalidad de suministro según demanda.

· Compra de materiales de limpieza bajo la modalidad de suministro según demanda.· Compra de productos de papel y cartón bajo la modalidad de suministro según

demanda.

· Mantenimiento preventivo y correctivo de vehículos institucionales bajo la modalidadde suministro según demanda.

. Precalificación de proveedores para la compra de equipo de cómputo.. Precalificación de proveedores para la compra de material bibliográfico.. Compra de tiquetes aéreos bajo la modalidad de contrato de suministro segúndemanda.

. Compra de materiales de construcción, ferretería y eléctricos bajo la modalidad desuministro según demando (Instancia responsable de su ejecución Sección deMantenimiento ).

. Compra de material litográfico bajo la modalidad de suministro según demanda(instancia responsable de su ejecución Programa de Publicaciones e Impresiones).

. Compra de mobiliario bajo la modalidad de suministro según demanda (instanciaresponsable de su ejecución Área de Planeamiento Espacial).

. Compra de llantas y baterías bajo la modalidad de suministro según demanda(instancia responsable de su ejecución Sección de Transportes).. Servicios de atención de emergencias

El detalle de los diferentes contratos (Cartel, resolución de adjudicación y documento deformalización contractual) en donde se señalan los diferentes derechos y obligacionesadquiridos tanto por la UNA, como por los contratistas, podrá ser consultado enwww.una.ac.cr/proveeduria en el Link "Contratos vigentes"

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UNJVERSIDAQ NACIQNALCOSTA RICA- - - -- ---

Igualmente se informa que se está trabajando en los siguientes contratos, los cuales sepondrán a disposición en la dirección antes señalada, una vez que los mismos estén listos paraser ejecutados:

. Servicios de cambio de cubierta de techo y pintura externa de edificios bajo lamodalidad de suministro según demanda.. Adquisición de uniformes bajo la modalidad de entrega según demanda.. Precalificación de Proveedores para construcción de obras nuevas.

. Justo a Tiempo de materiales de stock de Almacén (estimado para funcionar en el2013).

Todas las contrataciones antes señaladas, permiten a la Proveeduría Institucional acortarconsiderablemente los plazos para la adquisición de los bienes y servicios contratados, sinembargo, para poder adquirir dichos bienes y servicios, los usuarios deberán seguirrealizando la inclusión de sus requisiciones en el sistema Banner, según la programaciónseñalada en la Parte I y II de la presente circular, pues la ejecución de los diferentes contratos,requiere la emisión previa de las órdenes de compra u órdenes de trabajo por parte de laProveeduría InstitucionaI.

FECHAS DE CIERRE DE FIN DE AÑO

Por último, con el propósito de que desde ya se tomen las previsiones del caso, se comunicanlas fechas de cierre del periodo 2013.

1. 22 de noviembre del 2013: Último día para recibir en Proveeduría Institucionalfacturas (Bienes recibidos de forma desconcentrada, obras y Servicios) para serpagados en 2012.

2. 12 de diciembre del 2013: Último día para que la Proveeduría Institucionalliberecompromisos presupuestarios que serán retornados a los saldos disponibles de lasdiferentes instancias, con motivo de los cierres de los procesos de contratación tantopor sobrantes por precio menores al estimado como por la no compra de los bieneso servIcIOS.

Cualquier cambio en la programación se comunicara oportunamente por este mismo medio.

VBNelson Valerio Aguilar