México, D.F., 5 de octubre de 2015.

PANEL 3

“El Sistema Nacional de Archivos y su contribución al Derecho de Acceso a la información”

Panelistas:

Prof. Jaime Antunes da Silva. Director General del Archivo Nacional de Brasil. como Presidente de la Asociación Latinoamericana de Archivos, por sus siglas ALA; entre 2006 y 2009, colaboró como Presidente del Comité Regional de América Latina y el Caribe, del programa Memoria del Mundo de la Organización de las Naciones Unidas para la Educación, la Ciencia y la Cultura. Fue miembro del Comité Nacional de Brasil para el mismo programa. Es Director General del Archivo Nacional de Brasil. Desde 1999, es miembro del Comité Intergubernamental del Programa de Apoyo al Desarrollo de los Archivos Iberoamericanos. Es licenciado en Archivología por la Universidad de Río de Janeiro, en Brasil y licenciado en Historia por la Universidad Federal de Río de Janeiro.

Dr. Abdón Sánchez Arroyo. Director de Coordinación de la Información del Banco de México. Actuario por la Universidad Nacional Autónoma de México,maestría en teoría matemática de la computación, y es doctor en matemáticas por la Universidad de Oxford en Inglaterra. De septiembre de 2003 a diciembre de 2006, prestó sus servicios en el Instituto Nacional de Estadística, Geografía e Informática; comenzó como Titular de la Dirección General Adjunta de Difusión y a partir del 16 de abril hasta el 31 de diciembre de 2006, se desempeñó como Director General de Investigación y Normatividad en la Dirección General de Estadística. A partir de enero del 2007, es titular de la Coordinación General de Seguridad y Calidad de la Información en la Secretaría de Hacienda y Crédito Público. Cabe señalar que también se ha desempeñado como profesor de asignatura en la Facultad de Ciencias de nuestra Máxima Casa de Estudios, la UNAM. Ha publicado algunos artículos de investigación en el área de matemáticas discretas y finanzas.

Mtro. Abdel Roque López. Presidente de la Red Nacional de Archivos de Instituciones de Educación Superior. Director del Archivo General de la Universidad Autónoma del Estado de Hidalgo, integrante del RENAES del Consejo Nacional de Archivos. Licenciado en ciencias políticas y administración pública y maestro en ciencias sociales por la Universidad Autónoma del Estado de Hidalgo.

Dr. Javier Gómez Jiménez. Funcionario del Archivo Nacional de Costa Rica. El Archivo Nacional de Costa Rica es una Institución desconcentrada del Ministerio de Cultura y Juventud; es la Entidad Rectora del Sistema Nacional de Archivos, administra también el patrimonio documental de la Nación y colabora con el control del ejercicio notarial en el país. Sus fines son preservar y difundir el acervo documental de la nación, garantizar el acceso a la información, favorecer la transparencia en la gestión administrativa y sustentar la toma de decisiones.

Moderador:

Lic. Adrián Alcalá Méndez. Coordinador de Acceso a la Información del INAI.

Lic. Adrián Alcalá Méndez:

Este panel tiene como objetivo analizar el rol del Sistema Nacional de Archivos en la mejora de la gestión documental y la organización de los archivos de los sujetos obligados, y la forma en que sus instrumentos y procedimientos contribuirán a facilitar y dinamizar el derecho de acceso a la información pública en México.

Es importante recordar que la Ley Federal de Archivos define en su artículo 39 al Sistema Nacional de Archivos, como un mecanismo de colaboración, coordinación y articulación permanente entre los archivos públicos de los tres ámbitos de Gobierno para la gestión, preservación y acceso a la información documental con base en las mejores prácticas internacionales.

En este contexto, contamos con la participación de distinguidos ponentes tanto nacionales como extranjeros, quienes desde su perspectiva analizarán esta tarde, la articulación que debe haber entre la gestión documental y el acceso a la información, y particularmente con la experiencia de Brasil y Costa Rica en este tema.

Profr. Jaime Antunes da Silva:

El Archivo Nacional de Brasil fue creado en 1830. Pero la Ley de Archivos de nuestro país fue sancionada por la Presidencia de la República en 1991.

A nuestra Ley de Acceso a la Información era una Ley muy joven, fue de 2011; pero el Archivo tiene la función con la Ley de Archivos de nuestro país, de desarrollar programas de gestión de documentos, junto a órganos y entidades del Poder Ejecutivo Federal.

Nosotros no tenemos, no nos involucramos con otros entes de la Federación Brasileña, no los estados, ni los municipios, solamente con los órganos de la Administración Pública Federal, por tanto el Poder Ejecutivo.

Pero bajo la Administración del Archivo Nacional tenemos un órgano creado por la Ley de Archivos que se llama Consejo Nacional de Archivos.

Este Consejo fue instalado en nuestro país en 1994. Es un Colegiado que tiene representación, no sólo de órganos del Poder Ejecutivo Federal, pero también del Judicial y del Legislativo y es también de miembros de la Federación, con los archivos de los estados, archivos de los municipios, universidades que mantienen cursos superiores de archivología y entidades representativas de la cultura, etcétera.

Este Consejo tiene la responsabilidad de reglamentar la gestión documental en nuestro país y es responsable por una cantidad expresiva de normas, elaboración de decretos, resoluciones, textos técnicos que van desde la gestión, formas de evaluación y eliminación de documentos que no tienen valor secundario, como también normas para microfilmación de documentos, y también normas para digitalización.

Ha trabajado también con una norma técnica que llamamos de arquibrasi, este modelo es un modelo de requisitos funcionales para desarrollar sistemas aplicados a gestión documentaria. Es importante que los sistemas que son empleados en la gestión de documentos, tenga en su esencia mecanismos de gestión para que pueda generar, tramitar y archivar con seguridad los documentos que son tramitados por este medio.

Nuestra Ley de Acceso a la Información, empezó su vigencia el 16 de mayo de 2012.

Con esta vigencia, esta Ley de Transparencia Pública, la Ley de Acceso a la Información, ha revocado una ley que era una ley draconiana para acceso a la información.

Era una ley que regulaba el acceso, pero regulaba un no acceso a la información y su regulación fue conmemorada con mucho gusto por los archiveros, por los periodistas y también por los legisladores porque dieron la oportunidad de acceder a fondos documentales del período de la dictadura militar que gobernó el país durante los años sesenta, setenta y ochenta.

Estos fondos producidos por la dictadura militar que registraban en un conjunto de órganos integraban una red de información y contra información contra los movimientos contrarios al régimen vigente.

Esta ley de información tenía un alcanza para todos los entes de la federación, sus disposiciones tenían alcance sobre todos los entes de la unión, estados, distrito federal y municipios, subordinándose por lo tanto al régimen de la ley, los órganos públicos de la administración directa de los Poderes Ejecutivo, Legislativo, incluyendo las Cortes de Cuentas, el judicial, el ministerio público así como las autarquías, las fundaciones públicas, la sociedad de economía mixta y demás entidades controladas directa o indirectamente por la unión estados-distrito federal-municipios.

También las entidades privadas sin ánimo de lucro, que reciben subsidio del gobierno, tienen que adoptar la práctica de transparencia que marca la ley. Esta ley regula una serie de medidas que tiene muchos objetivos y el primero es garantizar el acceso a la información y a los documentos públicos, establecer procedimientos administrativos para clasificación y desclasificación de documentos pero no voy a entrar en este tema.

Ya dejé en PowerPoint la Ley de Acceso a la Información, el decreto brasileño en español, que después podrá estar disponible para quien lo quiera.

La ley establece responsabilidades para los entes públicos y reglas para documentación clasificada pero también regula para que todos los órganos sean estimulados para poner en su página web datos e información sobre un conjunto de datos como su presupuesto, sus gastos, si tienen diligencias de las Cortes de Cuentas, de la Contraloría Externa, todo lo tienen que poner en la página. Si ustedes entran en la página del Archivo Nacional, por ejemplo, hay un icono que los envía con esa información, hay una parte que tiene información sobre la entidad y también tienen los sueldos que nosotros recibimos.

Todos nuestros salarios están disponibles excepto nuestros documentos personales pero el pago por parte del gobierno tiene que estar transparente. Esto está colocado en todas las páginas web de todos los órganos y entidades del Poder Ejecutivo Federal, pero los estados y los municipios tendrían que producir una ley específica para dotar para el ámbito el estado y lo municipios los alcances de la ley. Por tanto el servicio de información al ciudadano, que llamamos SIC, está reglamentado para el Poder Ejecutivo, pero no para los estados, ni en todos los estados reglamentaron la ley.

Entonces hay una campaña muy fuerte de la Contaduría General de la Unión para que los estados deben adoptar, porque es obligatorio. Y es obligatorio de los

municipios con más de 10 mil habitantes. Los municipios con más de 10 mil habitantes tienen que usar los recursos de informática, poner en los sitios webs para establecer esto.

El acceso a la información también tiene una parte importante, es lo siguiente. La información, no podrá ser negada el acceso a la información necesaria a la tutela judicial o administrativa de derechos fundamentales, derecho de opinión, las cosas todas.

La información o documento sobre la conducta que implique violación de derechos humanos, platicada por la gente es público, o a su mando no podrá ser objeto de restricción de acceso. Tiene que ser abierto a la investigación.

Otro punto muy importante, que atendió un reclamo de los periodistas fue hacer la reglamentación del acceso a la información de datos personales.

¿Cómo la ley observó este factor? Primero la ley apunta que hay una restricción de acceso a la información referente a la intimidad, vida privada, imágenes de las personas por 100 años. Mismo plazo de la legislación anterior. Pero la ley apunta caminos para que sean autorizados acceso a este material.

Primero, si el propio personaje lo autoriza, o se cumple el plazo. Si es muerto, si una persona su descendiente o su mujer o un hijo lo autorice. Si no el camino que no se aplica la restricción de un siglo la ley apunta para el siguiente camino: consentimiento, por tanto expreso del titular de la información.

Tratamiento y diagnóstico médico. Cuando la persona se encuentra física o legalmente incapacitada. Estadísticas e investigaciones científicas y evidente interés público, dada la identificación de la persona.

Cumplimiento de orden judicial y protección del interés público general preponderante, y también apuntaba la ley, y después el decreto que lo alienta. Si hay el conjunto documental esté como órgano de administración pública.

Hoy el Archivo Nacional que ha sido reconocido el dirigente máximo de este órgano, por ejemplo, el Archivo Nacional, que son documentos que compone este fondo documental representa gran importancia para las constituciones de hechos históricos relevantes.

Y este fue el camino encontrado por nosotros, el Archivo Nacional, porque el Archivo tendría en uso de su custodia todos los documentos conocidos, producidos por los órganos que integraban el Sistema Nacional de Informaciones y Contrainformación de la dictadura militar. Y esos documentos contienen muchos

datos y hechos sobre personas, y no habría cómo acceder sin que estos documentos tuvieran que pasar por un reconocimiento previo muy arduo para ver si se cubren todos los nombres, todos los datos que le vayan a identificar.

Y como esos documentos son importantes para identificar actos lesivos cometidos por agentes públicos, lesivos de la integridad física de la persona, lesivos a los derechos humanos, la Ley facultó el Decreto, reglamento y el Archivo, la ley entró en vigencia el 16 de mayo de 2012.

El 17 de mayo, el Archivo publicó decenas digitales que tendrían el nombre del Fondo, el Fondo era integrado por documentos, de qué periodo, que contenían o no datos personales, no era una descripción exhaustiva, y pusimos la publicación de este, no sé cómo se diga en español, un edital.

Esta publicación, los ciudadanos que no desearían que su dossier sin ser expuesto, tendría que presentarse ante una Comisión, constituida en Archivo Nacional, a presentar sus acciones por qué vetaba el libre acceso.

Pero todos los editales que sucesivamente el Archivo Nacional publicó, nadie ha presentado oposición a que fuera liberado universalmente todos los fondos.

Así, el trigésimo primer día después de la publicación, todos contemplados en cada uno de los editales están abiertos universalmente a quien quiera.

Si una persona llega al Archivo Nacional: “quiero saber los documentos que tiene sobre la Presidenta Dilma”, hay que firmar un término de responsabilidad de uso de la información, pero puede ver, fírmalo, lo ve y si desea copia la tendrán, pero firman una serie de cláusulas que si publica algo que venga o no se deba, la persona que está retratada está sujeto por las leyes a responsabilidad judiciales y administrativa por ese hecho.

Por tanto, esta ley que es importante, que la Ley de Archivos, la Ley de Acceso a la Información, tenga en los archivos un recurso estratégico al servicio de la visibilidad del Estado.

Sin un buen programa de gestión de documentos, archivísticos y control de la informaciones públicas, una ley de acceso a informaciones que tienen una gran probabilidad de un suceso.

Su eficacia tiene estrecha relación con la organización y el control adecuado de los archivos y de las informaciones en ellas contenidas, al servicio del propio Estado y de los ciudadanos.

La Ley de Acceso a la Información ilumina los archivos y obliga a los gestores públicos a tener una atención especial con los servicios archivísticos gubernamentales en búsqueda de su modernización, integración sistémica. Lic. Adrián Alcalá Méndez:

Nos habló acerca de que la oficina del Archivo Nacional no se relaciona con otros entes públicos, sino sólo con la Administración Pública Federal de Brasil, que cuentan también con un Consejo Nacional de Archivos, que se creó en 1994, y tiene representación de diversos entes públicos de distintos órdenes de gobierno, así como cómo funciona la Ley de Archivos, recientemente publicada en el año 2012.

La protección de datos personales también y la responsabilidad para quienes aquellas personas que utilicen o den un mal uso a la información que está a disposición.

Dr. Abdón Sánchez Arroyo:

Con este tema del Sistema Nacional de Archivos, y su contribución al derecho humano de acceso a la información.

Hablar de acceso a la información de archivos, tiene muchas connotaciones, en particular cuando yo llegué a esta preciosa ciudad, por allá por 1970, del siglo pasado, me volví un soñador de la guitarra en la prepa y había un cantante que decía: “…caminante no hay camino, se hace camino al andar; al andar se hace el camino y al volver la vista atrás, se ve la senda que jamás se ha de volver a pisar”.

Esta poquita letra de la canción lo que dice es que si vamos caminando, construyendo nuestra gestión administrativa, con nuestras atribuciones, nuestras funciones dentro de nuestras instituciones y las dejamos atrás y no las volvemos a ver, estamos quitando la historia a nuestra patria. Eso debería de ser punible porque no puede ser que no tengamos historia.

Por supuesto cuando se hace camino al andar, se va construyendo cada uno de los pilares de la historia nacional pero, bueno, es un poco utópico ponerme a pensar en los temas con analogías.

Para mí, mi archivo histórico está en mi cabecita, con las memorias de las épocas infantiles de los años sesentas del siglo pasado y siempre recuerdo una frase de mi abuelo que decía: “si no sabes de dónde vienes, no sabes a dónde vas a llegar. Ponte metas”.

Con esto de los archivos, cuando yo estaba en el Banco, a mediados de la década de los noventas, un día me mandaron a ver al archivo muerto de la crisis anterior. Afortunadamente la crisis de la deuda, que fue en la década de los ochentas, nada tenía que ver con la década de los noventas, en 1994, cuando nos pasó. Pero lo que es increíble es que viendo la historia se puede resolver, mucho más fácil, la problemática actual.

Pero bueno, archivo puede ser lo que traigo aquí en papel, puede ser el edificio donde estaba el archivo muerto, que de muerto no tenía nada y básicamente, con estas dos anécdotas, trato un poco de imaginarme el Sistema Nacional de Archivos y prácticamente cada institución, al hacer el trabajo de reorganización de sus archivos, lo que está construyendo es su memoria institucional, la cual eventualmente caerá en el Archivo General de la Nación.

¿Qué es el Sistema Nacional de Archivos?

El Sistema Nacional de Archivos, según la Ley Federal de Archivos de 2012, básicamente lo que nos dice es que es un mecanismo de colaboración, coordinación y articulación permanente entre archivos públicos de los tres ámbitos del gobierno, los privados y los del sector social para la gestión, reservación y acceso a la información documentación con base en las mejores prácticas internacionales.

Es desde el Artículo 39, el 40 nos describe exactamente quiénes son los jugadores en esta cancha, que es el Poder Ejecutivo federal, el Poder Judicial, el Poder Legislativo, los organismos constitucionales autónomos, los organismos autónomos por ley, las entidades federativas y el Distrito Federal, los municipios o demarcaciones territoriales, universidades e instituciones de educación superior, los archivos privados declarados de interés público y aquellos archivos privados que soliciten ser considerados como parte de este sistema y acepten su regulación y sus directrices.

Si recordaran hace como un mes y medio cayó un aguacero horroroso y el archivo del “Plutarco Elías Calles” estuvo un poco lastimado por las lluvias. Del banco se me ocurrió mandar a nuestro taller de restauración, y ahora tenemos un trabajo por ayudar a resolver el archivo tenemos que construir edificios con las características necesarias para los archivos.

Yo sé que toda la audiencia se preocupa por los archivos, qué lástima que no estén los presupuestólogos. Algún día se los diremos. La ley del 2012 tiene un pequeñito hoyo lógico, elemental, y en finanzas cuando uno se encuentra uno hoyito de un milímetro, por ahí puede salir toda la plata del país.

¿A qué me refiero a ese hoyito? En los artículos del 30 al 27 o del 27 al 30 se dice que hay archivos históricos confidenciales. Eso es un contrasentido. El archivo histórico tiene que ser totalmente público, y tiene que difundirse. Pero bueno. Entonces cuando yo me meto a la ley federal y llego a esos artículos, sí me preocupa demasiado. Entonces vi lo que estaba escrito en el Sistema Nacional de Archivos en el proyecto que tienen los senadores, y también tiene algunos detallitos. Ojalá alguno de los expositores le entre más.

¿Dónde empieza el Sistema Nacional de Archivos? Esta pregunta retórica tiene para mí una importancia fundamental. En mi escritorio cuando estoy escribiendo, cuando estoy haciendo un archivo en la computadora, cuando le digo aquí está el oficio que mandé, ahí estamos iniciando la construcción del sistema, desde el punto de vista institucional.

Si vemos en la institución en la que estamos, cada escritorio genera todos los documentos y bueno, pues cada institución. El ciclo vital de archivo es fundamental. Se tiene que respetar el manejo.

En el Banco nos dimos esta tarea de resolver la problemática de los archivos cuando apareció la Ley Federal de Transparencia en 2002, abrí el -no me acuerdo qué-, 24 o 4 y ahí había unos lineamientos para organizar los archivos. Curiosamente en ese entonces yo estaba en el INEGI, estaba entrando al INEGI y en el INEGI lo que sobra son archivos y datos electrónicos.

Una de las grandes preocupaciones que he transmitido al Consejo Nacional de Archivos, del cual soy miembro –mientras no salga la General-, es que los acervos documentales digitales se nos están olvidando en muchos lugares y no tenemos, los que se acuerden de aquellas épocas que teníamos discos de 5 pulgadas, después de 3, después Vernuliz y tenemos que estar cambiando constantemente el soporte donde tenemos la información.

Este papelito podría decir, es el soporte, ¿qué pasa con el soporte papel? Se vuelve ácido y desaparece, si no se le tienen en un buen edificio, con unas buenas condiciones de temperatura, de humedad, de todo lo que se necesita. Eso, llevarlo a nuestros titulares a veces nos cuesta, pero funciona.

Nosotros hicimos en el Banco, hicimos una actualización del lugar donde estaban, o sea, acondicionamiento. Cuando se terminó el proyecto resultó que la moraleja era que lo que habíamos gastado en remodelar unas bodegas para que tuvieran el archivo y si lo mirábamos a la luz de que pudiéramos construir un archivo, un edificio con las características que he estado diciendo, nos costaba cinco o seis

veces más. Y por supuesto, no nos lo autorizaron en aquella época. Y ahora estoy, queremos un edificio, porque los archivos son muy importantes.

Los mecanismos para los acervos digitales también están en una problemática en toda la APF, porque no hay presupuesto que alcance para guardar información. Yo estuve de director de Tecnologías en Hacienda y nos llegó una petición de Transparencia, donde nos decían que querían todos los correos del Secretario de Función Pública, de Hacienda y del Presidente.

Cuando Procuraduría Fiscal me dijo: “¿Qué vas a hacer?” Pues con gusto les digo que sí, pero entonces Presupuesto me va a tener que dar plata para poder comprar repositorios de información, y por supuesto que al final normalmente en una institución grande, bueno, al menos en Hacienda en aquellas épocas, nos llegaban 12 millones de correos al mes.

Y solamente podían pasar alrededor de 500 mil, porque todo es spam o robotitos queriendo echar a perder nuestras páginas.

Entonces, realmente ese riesgo de no atender los acervos digitales, nos va a costar más que mantener nuestros archivos históricos que tenemos en papel. Y los dos son muy valiosos, porque sin archivos no hay acceso a la información. Si no tengo los archivos que documenten que ejercí mis funciones en el Banco, no va a haber manera de que yo pueda entregar esa información.

Como colofón, antes de leer tres minutos, como dijo don Jaime Antunes, es exactamente esa frase. Si no tenemos bien organizados nuestros archivos de trámite, concentración un poco, y tener, como dicen en mi pueblo: “chulo de bonito”, el archivo histórico, no vamos a hacer nuestro trabajo como organizadores de la información en una institución.

Lic. Adrián Alcalá Méndez:

Habló de los archivos y el Sistema Nacional, que tiene muchas implicaciones y habló que si no volvemos a ver hacia atrás, estamos olvidando parte de la historia. No volver la vista debería ser incluso penalizado.

Habló también de las connotaciones de que es un archivo, el archivo histórico también debe de ser totalmente público y refirió sobre la importancia de los archivos que son justo la memoria de la vida pública, nos compartió también sobre un aspecto que es necesario y fundamental el apoyo económico para mantener los archivos.

También lanzó la pregunta retórica: ¿dónde empieza el Sistema Nacional de Archivos? A su opinión, el Sistema Nacional de Archivos inicia cuando se genera un documento en las oficinas públicas.

Y como colofón habló que si no tenemos organizados los archivos de trámite, los de concentración y los históricos, no hay acceso a la información pública.

Mtro. Abel Roque López:

En primera instancia, agradecer esta oportunidad de participar en esta Semana Nacional de Transparencia a la doctora Ximena Puente de la Mora, quien es la Comisionada Presidenta del INAI y agradecer también la invitación del maestro Eduardo Bonilla, compañero integrante del Consejo Nacional de Archivos.

Lo que yo les voy a comentar sintetiza lo que ha sido el análisis de estas reformas en materia de transparencia que hemos discutido al interior de la Red Nacional de Archivos de Instituciones de Educación Superior, la RENAIES.

La RENAIES es ese punto de encuentro de los archivos universitarios, de las instituciones de Educación Superior de México, en que buscamos -como gremio- una mayor profesionalización al realizar anualmente nuestras Jornadas Archivísticas.

Este es un Congreso de tres días anualmente, tenemos una serie editorial -formación archivística- y brindamos como Red a nuestros asociados y a las instituciones que así lo solicitan, asesoría y consultoría en materia archivística. Nuestro punto de partida es la Reforma Constitucional del 7 de febrero de 2014, donde se reforma el Artículo 6º Constitucional y la adición a una de las Fracciones del Artículo 73, en el cual se establece el mandato de creación de una Ley General para la Organización y Administración Homogénea de los Archivos de los tres órdenes de gobierno que determine las bases de organización y funcionamiento del Sistema Nacional de Archivos.

Este contexto de reforma constitucional trae consigo la respuesta institucional a una creciente demanda ciudadana de un ejercicio eficaz de la transparencia. Hasta este momento se tiene esta primera ley de este conjunto de leyes que se generarán: está la Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública y está en proceso, está todavía pendiente la Ley General de Archivos y la Ley General de Protección de Datos Personales, entre otra normatividad secundaria.

Esta Ley General de Transparencia que ya está en vigor ya ha instaurado su Sistema Nacional de Transparencia y como parte de esa estructura, su propio Consejo Nacional de Transparencia.

En acato a la reforma constitucional, la Ley General de Archivos tiene como hilo conductor, a su vez, el establecimiento del Sistema Nacional de Archivos como mecanismo de coordinación y colaboración, como un conjunto orgánico y articulado de estructura, relaciones funcionales, métodos, normas, instancias, instrumentos, procedimientos y objetivos.

El objetivo de este panel es analizar los instrumentos y procedimientos que establece la propuesta del Sistema Nacional de Archivos en facilitar y dinamizar el derecho de acceso a la información pública en México. Para ello es indispensable tener el contexto de la realidad social y política que vive el país, caracterizada por una pérdida de credibilidad institucional, consecuencia de los actos de corrupción, opacidad, simulación en la rendición de cuentas ineficacia gubernamental, la cual ha detonado un clima permanente de desconfianza.

Este contexto de crisis política y social es el que obliga a las instituciones en México a fomentar la participación ciudadana, generar los instrumentos legales y construir el andamiaje institucional que brinde confianza y certeza a los ciudadanos sobre un tema que es de derechos fundamentales como el derecho de acceso a la información.

Por ello que es urgente y necesaria la interacción intersistémica de la transparencia, los archivos, la protección de datos y la anticorrupción. Este conjunto de reformas inaplazables son fundamentales para garantizar la gobernabilidad, y establecer un nuevo diálogo ciudadano con innovadoras formas de participación que fortalezcan la gobernanza.

En el anteproyecto de Ley General de Archivos está previsto detonar en el país un enfoque integral de la gestión documental, para lo cual incluye regular la correcta integración de documentos de actos jurídicos y de gestión de los sujetos obligados.

Preservar los archivos con criterios homogéneos, garantizar la organización y administración homogénea en los tres órdenes de gobierno, contar con una entidad especializada y otorgar estructura, órganos y facultades al Sistema Nacional de Archivos. Esto desde la perspectiva del anteproyecto ya existente de la Ley General de Archivos.

Dicho sistema pretende incidir en el manejo homogéneo integral mediante normativa, procesos técnicos y desarrollo tecnológico.

En el Sistema Nacional de Archivos, es el Sistema Nacional de Archivos el que tiene como estrategia sustantiva la coordinación interinstitucional, con una nueva figura que aparece en este anteproyecto de ley, que son los sistemas locales de archivos.

En conjunto a través de la coordinación deberán incidir positivamente en la rendición de cuentas, teniendo como medio de coordinación y estructura al Consejo Nacional de Archivos, como instancia decisoria para emitir criterios de organización y administración vinculantes para todos los sujetos obligados. La propuesta expresada, hasta ahora, sobre el Sistema Nacional de Archivos encuentra en el Consejo Nacional de Archivos como la instancia que pretende ser capaz de articular los esfuerzos archivísticos institucionales.

Es muy importante la archivística y su plena incorporación en la gestión pública, ya que gracias a la correcta organización y administración de archivos, aunado a la obligatoriedad de documentar todo acto de gobierno, se transitará a una verdadera transparencia. Ya que le dota metodologías y procesos.

Si en archivos existentes en primera instancia, partimos de esa premisa que hay archivos organizados bajo criterios archivísticos que hagan localizable de manera expedita la información y con criterios homogéneos bajo un lenguaje común, la transparencia es sólo una cuestión aspiracional. En esta tarea de construcción jurídica de las leyes generales faltante, entre ella la de Archivos en la instauración del Sistema Nacional de Archivos y su Consejo Nacional, como instancia orquestadora y vinculante de los diferentes archivos de todos los sujetos obligados, es indispensable la presencia de ciudadanos.

En el anteproyecto actual de Ley General de Archivos, se vislumbra un ánimo politizado y de control del tema.

Los ciudadanos somos testigos de las prácticas de poder que se aplica en las entidades federativas, más hegemónicas en algunas y en otras en un proceso democratizador incipiente, de ahí que sea fundamental establecer los equilibrios con la presencia en el Consejo Nacional y en los Consejos Locales de Archivos de representaciones de la sociedad civil y las instituciones de educación superior. Si bien es indispensable la representación que delibere cada uno de los estados del país ante el Consejo Nacional de Archivos, la naturaleza de las funciones de este Consejo exige una conformación con una presencia deliberativa de expertos y representantes de los intereses ciudadanos y no sólo como asesores a modo.

El Sistema Nacional de Archivos, al igual que el de Transparencia tiene como estructura para materializar eficazmente lo estipulado en la Ley a sus respectivos Consejos Nacionales.

En la propuesta de Ley General de Archivos se vislumbra al proponer al Secretario de Gobernación como Presidente del Consejo, una pérdida de autonomía ganada en la actual Ley Federal de Archivos.

Los archivos y la información pública reclaman su manejo imparcial y objetivo para asegurar la transparencia, el acceso a la información y, por supuesto, la rendición de cuentas en aras del desarrollo democrático de nuestro país, tan urgente en el contexto actual.

En el anteproyecto de la Ley General de Archivos, el artículo 37 manifiesta las atribuciones del Consejo Nacional, las cuales establecen tareas específicas de orden técnico para emitir elementos mínimos que deben contener los instrumentos de control y consulta archivísticos, establecer normativa para la administración y gestión documental, aprobar lineamientos de cultura archivística, diseño de políticas públicas y compartir las mejores prácticas.

Participar en la elaboración de planas, planes y programas de estudios dirigidos a impulsar la formación profesional en materia archivística, entre otras atribuciones, las cuales por sí mismas, infieren la importancia de la participación con voz y voto como parte del Consejo Nacional y Locales de Archivo, a instancias de educación superior y de la sociedad civil.

Vinculando al punto central del panel sobre el Sistema Nacional de Archivos y su contribución en el derecho de acceso a la información, este sistema contribuirá en la medida que se propicie una amplia participación social, en este momento de construcción de las leyes producto de la reforma de Transparencia.

Se requiere una integración en su órgano decisorio de las universidades e instituciones de educación superior; asimismo de los ciudadanos que vigilen desde dentro los intereses sociales.

Estamos en el momento preciso para comentarlo abierta y libremente, ya que el macrosistema que articulará todas las piezas que nos lleven a un ejercicio pleno del acceso a la información, está en construcción.

El camino inmediato a seguir, es el de la luz y el escrutinio público, que reforma en materia de transparencia pensando en una meta común y no con sesgos artificiales que volvería inoperante a la transparencia.

El Sistema Nacional de Archivos, tiene una misión monumental, que se convierte en la base para ejercer el acceso a la información y transparentar la gestión pública de México.

En la medida en que las decisiones transcurran, privilegiando la organización de los archivos del país bajo el mismo lenguaje, documentando eficazmente cada acto de gobierno y gestionando y administrando adecuadamente la información y los archivos, se extinguirá o se deberá de castigar la inexistencia de información y la falta de evidencias para fincar responsabilidades en el ejercicio público.

El medio es la articulación eficaz del Sistema Nacional de Archivos, como ejecutante de una política de estado en materia de transparencia.

El fin es la garantía plena del acceso de la información de todas y todos en el desarrollo democrático de México. Lic. Adrián Alcalá Méndez:

Nos habló acerca del papel de la Red Nacional de Archivos de Instituciones de Educación Superior, que buscan profesionalizar el Sistema de Archivos de Universidades Públicas, habló sobre la Ley Federal que establece la Constitución del Sistema Nacional de Archivo, cómo contribuye el Sistema Nacional de Archivos para facilitar y dinamizar el acceso a la información pública.

También habló que es urgente y necesaria la comunicación entre acceso a la información, protección de datos personales, archivos y la rendición de cuentas. Habla también de los nuevos diálogos que fortalezcan una gobernanza. También refirió sobre el anteproyecto de Ley General de Archivos, la importancia también de homologar los criterios que ahí se establecen.

Incidir positivamente en la rendición de cuentas es el rol del Sistema Nacional de Archivos.

También habló que como premisa que debe de haber archivos organizados con criterios homogéneos para fortalecer el derecho de acceso a la información pública.

Hizo patente también que en este Consejo Nacional que prevé el anteproyecto de la Ley General de Archivos, es necesaria la presencia y participación de la sociedad civil y también de las universidades públicas, con participación activa y no como asesores a modo.

También que los archivos reclaman una independencia total para garantizar la transparencia y el acceso a la información pública.

Habló también que el macrosistema que articula los derechos fundamentales y los archivos, se encuentra en construcción.

Y finalmente, que con archivos sistematizados y articulados se abatirán las inexistencias de la información, pues el fin es garantizar el derecho de acceso a la información pública.

Dr. Javier Gómez Jiménez:

Costa Rica es un país pequeño y aparte de que ustedes lo conocen por nuestra rivalidad futbolística, porque somos archienemigos en CONCACAF, somos un país de casi cinco millones de habitantes, un país con una extensión de unos 51 mil kilómetros cuadrados y por supuesto, a la hora de llegar a la Ciudad de México, uno sinceramente siente que se lo está tragando a uno porque San José es un pueblo, es muy pequeñito y ustedes lo caminan de lado a lado en un par de horas. Para comenzar, coincido sin lugar a dudas con Abdón, quien dice que es necesario tener organizados los archivos para poder tener un acceso a la información.

Sin lugar a dudas creo que a nadie le gusta tener un montón de documentos acumulados en su escritorio, muy cierto; a mí no me gusta eso, de hecho cuando yo tengo en mi escritorio un montón, ya quiero ver dónde meto eso porque me estoy ahogando.

De igual forma esto pasa con los documentos electrónicos o digitales pues tenemos en nuestro escritorio de la computadora un montón de archivos por todos lados -no sé si a ustedes les pasa- y uno dice: “¡Híjole!, ¿qué hago con esto?, a ver dónde los meto” y si no tenemos un sistema, de hecho como que bien normalizado, es también un dolor de cabeza no encontrar las cosas.

No hay nada pero cuando le preguntan a uno algo y uno dice “¡hey, sí lo vi!, me acuerdo” pero no recuerdo dónde estaba; y entonces comienza uno a buscar y a buscar en la computadora y no encuentra nada; lo busca en papel y tampoco lo encuentra y entonces, imagínense ustedes hacer eso en documentación histórica, que tiene ya muchos años.

Entonces todo comienza con lo que nosotros llamamos archivo de gestión; no les decimos archivos de trámite sino archivos de gestión y bueno, primero quiero comenzar con el contexto de Costa Rica porque Costa Rica es peculiar en varias cosas.

Primero que nada, Costa Rica no tiene una ley sobre acceso a la información y transparencia y la verdad, no estamos pensando en hacer una. Cierto, es verdad, ustedes dirán “¿estos ticos qué se creen?”.

Bueno, pues esto pasa porque nuestra Constitución Política es muy abierta y entonces tenemos tres Artículos Constitucionales: uno, el que garantiza el derecho a la intimidad, libertad de acceso y el secreto a las comunicaciones; otro, el que garantiza una libertad de petición ante cualquier funcionario público o entidad oficia; es decir, el derecho a obtener la respuesta.

Y otro, el que tiene que ver con la garantía de libre acceso a los departamentos administrativo; o sea, a todo lo que tiene que ver con oficinas de gobierno.

Aparte de eso tenemos una sala, que se llama Sala Constitucional. Resulta ser que esa Sala Constitucional, si la Sala Constitucional dice algo, hay que hacerle caso. Así nomás, porque se pone un recurso de amparo y hay acatarlo obligatoriamente.

Los ticos somos muy creativos, y la verdad es que la Sala ha tenido, tiene tanta amplitud de poder que hemos llegado hasta extremos, para que ustedes vean, ustedes son devotos a la Virgen de Guadalupe ¿es cierto? Nosotros allá, los ticos son devotos a la Virgen de los Ángeles.

Entonces resulta ser que un señor como la Virgen de los Ángeles no le dio un milagro, y entonces le puso un recurso de amparo a la Virgen de los Ángeles. Sí, sí, es así. Y hay también un recurso de amparo contra el diablo. Sí, es cierto. Eso pasa.

Entonces imagínense la concepción de la Sala Constitucional en nuestro país. Entonces si usted siente que alguien, que una oficina no está haciendo algo bien, usted pone un recurso de amparo y la Sala Constitucional ve, obviamente analiza y emite un voto, y ese voto es de acatamiento obligatorio y si es de petición de información te dan tres días. Por eso es que tiene uno que tener tan bien organizados los documentos, porque en tres días si usted no tiene organizados los documentos se volvió loco y entonces vienen las sanciones.

El Sistema Nacional de Archivos está cómputos por varios elementos. Pero para ir rápido yo quería hablarles de la ley que se llama Ley del Sistema Nacional de Archivos. Esa ley fue creada en 1990 y fue reglamentada en 1995, es decir que ya es una ley viejita para nosotros.

Y esa ley lo que hace es que es un paquete de un montón de cosas, desde la función del archivo nacional y la función como rector del Sistema Nacional de Archivos.

Llegamos a puntos en los que, por ejemplo, nosotros podemos comprar o expropiar archivos privados. También podemos, si una institución pública cierra o desaparece o es absorbida por otra, todos los documentos tienen que ir al archivo nacional, todos, todos.

Y también por esta ley se establece que cada cuatro años, cuando hay cambio de gobierno. En Costa Rica es de cuatro años, cada cuatro años el Presidente de la República, el Consejo de Gobierno y cada ministro de Estado, que es el equivalente a ustedes a los secretarios de Estado, tienen que remitir los documentos al Archivo Nacional, todo lo que ellos hayan producido.

Entonces cada cuatro años comenzamos como locos, antes, como dos años antes a decirles cómo organizar las cosas. Vamos, hacemos unas visitas, los asesoramos y comenzamos a recoger toda la documentación.

También esta ley establece la coadyuvancia al ejercicio del notariado, es alguna particularidad también de Costa Rica. Nosotros tenemos un archivo notarial, es decir, los notarios tienen que dejar sus protocolos en el archivo nacional. Cada vez que terminan un protocolo llegan al archivo nacional. Entonces si usted se casó, se divorció, le vendió el perro, el gato o lo que usted quiera a alguien, está hecho en un protocolo, ese protocolo es depositado en el Archivo Nacional e inmediatamente cualquier persona puede pedir ese protocolo y lo puede ver, puede ver cuánto costó el gato, cuánto costó el perro y cuánto costó la vaca. Todo se ve.

Y de hecho eso está en línea. Nosotros estamos digitalizando y lo nuevo se va colocando en internet.

Aparte de eso, tenemos otra legislación conexa, que tenemos una ley que nosotros le decimos de simplificación de trámites. Esa ley lo que dice es que establece los plazos para cuando un ciudadano pide una información. Entonces hay plazos de tres días, de 10 días y de dos meses, dependiendo el tipo de investigación que haya que hacer y hay que responderle a la persona, obviamente, y si no entonces viene un recurso de amparo.

Además, bueno, más que nada con respecto a la rectoría del Sistema Nacional de Archivos, el Archivo Nacional lo que hace es que asesora e inspecciona a todos los archivos de la administración pública.

Más o menos son casi 350 instituciones, yo sé que para ustedes eso es cualquier cosa, pero para nosotros es un trabajo bastante grande, somos 126 funcionarios y eso implica un gran trabajo para todos. Y no todos estamos dedicados a eso. Hay una sola oficina dedicada a eso.

Entonces, nosotros cuando vemos que de repente sale algo que, por ejemplo, un descuido de algún archivo que está en mal estado de conservación, nosotros vamos, hacemos la inspección y lo denunciamos. Es una denuncia, y se interpone en la Contraloría General de la República y también se hace una denuncia penal. Esa denuncia penal es vista por el Ministerio Público y establece el tipo de delito. La Ley del Sistema Nacional de Archivos establece que hay una pena de cárcel, si usted elimina documentos de diferentes formas. Pero nunca se ha utilizado esa, porque generalmente el delito es más grave y el Código Penal establece otros más elevados. Por eso es que ese artículo casi nunca se usa.

El Archivo Nacional tiene una Junta Administrativa y la Junta Administrativa es el ente rector. La Dirección General del Archivo Nacional es el ente ejecutor. Entonces, de hecho este año el Archivo, se han emitido unas políticas designadas por el ente rector que es la Junta Administrativa. Muchas van encaminadas en todo lo relacionado con rendición de cuentas, garantizar el acceso a los documentos públicos, la transparencia y el respeto a los derechos de los ciudadanos.

Además, tenemos también que ver con todo lo que son documentos electrónicos porque hay una ley que se llama Ley de Certificados y Firmas Digitales, y uno de los artículos establece que todo lo relacionado con documentos tiene que ir primero a consulta del Archivo Nacional.

Entonces, el Archivo Nacional es el que primero emite el criterio y después de eso se dan las coordinaciones.

Eso lo hace el Ministerio de Ciencia y Tecnología. Entonces, nosotros trabajamos muy de la mano con el Ministerio de Ciencia y Tecnología, y así es como se va viendo todo el tema de los documentos electrónicos.

Además de eso, hay que tomar en cuenta que este sistema es bastante amplio en el sentido de que se emiten también directrices y normas.

Para ir resumiendo, hay un órgano colegiado que se llama Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos.

La Comisión Nacional es el único ente que tiene la capacidad legal para poder establecer que los documentos pueden ser eliminados y también establece qué documentos van a ser conservados para la ciencia y la cultura.

O sea, es el único ente que puede decir si se elimina o se conserva y llega al Archivo Nacional, después de 20 años de haber producido los documentos. Entonces, cualquier institución pública que quiera eliminar un documento, tiene que someterlo a consideración de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación.

Entonces, estamos con muchísimo trabajo, porque todo mundo manda y manda para poder eliminar y eso es lo peor, estar lleno de cosas que no necesitamos. Y además por eso es que la Comisión ha trabajado este año, desde el año pasado en realidad, en emitir una cosa que nosotros le llamamos declaratoria de generales.

La declaratoria de generales lo que establece es que ya nosotros reconocimos cuáles son los documentos que no tienen valor científico y cultural, y pueden ser eliminados de una vez y también podemos ver cuáles son los documentos que sí tienen valor científico cultural, y ya tienen una declaratoria y de por sí desde que nacen, van a ir al Archivo Nacional.

Por ejemplo, las actas de los Consejos Municipales. Desde que nacen ya se sabe que vienen al Archivo Nacional y por eso este ejemplo se los traigo, porque también se emitió una directriz de cómo elaborar esas actas, porque todos los municipios, ya tenemos 81, yo sé que son poquitos para ustedes, pero muchos también, cada municipio hacía lo que quisiera, hacía lo que le daba la gana.

Entonces, por eso es que nosotros no normamos para poder hacer eso y eso se trabajó en una Comisión que estuvo a cargo de archivos municipales. Otro tema que tenemos que ver es el tema de rescate de documentos. El rescate de los documentos, nosotros lo vamos trabajando desde antes de que lleguen al Archivo Nacional.

Entonces, como ya sabemos cuáles son los que están declarados, pueden ser de varias formas: uno, que la institución nos pida la remisión de los documentos; dos, que nosotros se los pidamos a ellos, o tres, ya sea por un cierre o una donación, que eso es algo muy interesante.

Nosotros decimos donaciones de entes privados y particulares y hemos recibido bastantes.

Entonces, para terminar, les diré que eso no significa que todos los archivos de Costa Rica están súper organizados y que no hay ningún problema. No crean eso. En realidad hay archivos que son un desastre pero por lo menos, hay una conciencia de la gente de poder hacer eso porque, como les hablaba de esta Comisión Nacional, en cada institución tiene que haber un comité que se llama Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos y ellos son los encargados de establecer las vigencias de los documentos.

Para concluir, yo quisiera hacer una reflexión en el sentido de que aquí creo que todos, la mayoría somos funcionarios públicos o trabajamos para la Administración Pública y yo siempre he cuestionado que para quién trabajo.

Para mí, trabajar en el Archivo Nacional es el mejor lugar del mundo, yo siempre le he dicho eso a todo el mundo, que es el mejor lugar; si no fuera ahí, estuviera trabajando en otro lugar.

Pero la cuestión es para quién trabajamos. Es decir, yo no trabajo ni para el Presidente de la República, ni trabajo para la Directora General del Archivo Nacional sino que yo trabajo para la gente, yo trabajo para los ciudadanos y no hay nada más gratificante que poder entregar una información que una persona necesita.

Es algo que a mí me llena de mucha alegría, el poder ver a alguien que está feliz de que algo que creyó que a lo mejor no iba a aparecer, usted se lo dio. Entonces, yo los invito a que ustedes también se cuestionen y que nos quitemos ese chip de “funcionario público”, de que trabajamos y trabajamos y a veces no vemos el rostro humano de para quién trabajamos. Lic. Adrián Alcalá Méndez:

Javier Gómez Jiménez, nos habló de la experiencia en Costa Rica, una ley que regula archivos, acceso a información.

Habló también de las implicaciones de la Sala Constitucional, de la vinculatoriedad de las resoluciones que dicta esta Sala Constitucional; también de la particularidad que cada cuatro años, al término de cada administración, los servidores públicos deben de remitir todos los expedientes que hayan generado al Archivo Nacional.

También habló de los protocolos que tienen que emitir desde el Archivo Nacional, también habló de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, que es el único que tiene la capacidad legal para determinar la conservación de un documento para ciencia y cultura o bien si este documento se elimina.

Finalmente, cerró con una pregunta muy interesante: -“¿Para quién trabajamos?”; -“Para los Ciudadanos” y dijo que no hay nada más gratificante -la verdad- en el servicio público que entregar información a la sociedad, aquella información que necesitaba.

Profr. Jaime Antunes da Silva:

Me encaminaron una cuestión: “¿Cuáles serían los pilares que debe contener una ley de archivos?”.

La ley de archivos tiene que ser muy sencilla y clara con sus objetivos, tiene que apuntar que todos los documentos generados por los órganos sean de cualquier naturaleza o soporte tiene que estar contemplado en la ley.

Si son documentos manuscritos, si son documentos digitales, al mismo tiempo debe destacar, como en el caso de Brasil, la obligación de los estados de generar los fondos que tratar de esta documentación. Una vez que para los documentales centrales en el Archivo Nacional, tiene que estar tratados, evaluados, acondicionados en escritos, para que tengamos el trabajo facilitado en función de la información.

Por tanto, la ley está muy clara que producir la información en la obligación y gestionarla hasta transferirla a la custodia definitiva del Archivo Nacional del país. Ahora sí que la ve muy fácil, el órgano con los documentos no trata, no acondiciona, no controla información y transfieren el trabajo para los archiveros del Archivo Nacional, y eso no es justo.

Y la ley de mi país contempla esto con mucha claridad. Entonces creo que esto puede ser un camino. Tendría más cosas, pero el tiempo es escaso.

La otra gestión que me fue enviada es sobre, yo sé una expresión de gestión documental, y si hay una diferencia de gestión de archivos y de gestión de documentos.

En la ley brasileña es muy claro, en la definición de archivos que son conjuntos de documentos producidos y acumulados por una agencia, por una persona, cualquiera será su naturaleza, por tanto archivos son conjuntos documentales. Pero cuando hablamos de gestión, hablamos de gestión de documentos.

Lo mismo Alberto Cepeda Lara, creo que es el nombre. Habla sobre cuál papel en Brasil para los archivos activos, semi-activos. Nosotros hablamos de activos

corrientes e intermedios o intermediarios. Pero los archivos tienen con la edad, naturaleza, evolución de los archivos pasa por tres fases.

El Archivo Nacional de Brasil está involucrado en todas las fases. Nosotros hacemos la gestión, orientamos la evaluación, la creación de códigos de clasificación de tablas de evaluación, destinación de documentos, acta legal. Entonces el Archivo Nacional o el órgano final para disponibilizar archivos históricos, tiene que obligatoriamente estar involucrado con las agencias que producen los documentos del principio para orientar la producción.

Se llevan documentos en papel o documentos vegetales. Si no llegaran los papeles desorganizados, los documentos digitales y los meta-información o meta-datos necesario a su conservación de largo plazo. Esto es a mi parecer.

Lo otro, que es una pregunta de Alonso Vázquez, que dice: ¿El acceso a la información en Brasil asiste el elemento factor, para la sociedad brasileña realice manifestaciones contra su propio gobierno? Yo creo que no. La información es para estar clara, abierta.

Lógicamente que la Ley de Acceso a la Información hace disponible y tensiona los órganos que tienen la información a la apertura de más información, de lo que había antes.

Entonces, todo tiene que estar transparente en las páginas, y así es más claro, con la Ley de Responsabilidad Fiscal los gobernantes hacen, si hacen buenas cosas, muy bien; si hacen mal las cosas, tienen que ser señalado.

Y los papeles de los archivos son fundamentales para los desmanes de los gobiernos de cualquier naturaleza, y las protestas son democráticas.

Las protestas son los movimientos buenos o malos, tiene para hacer, para reconocer su posición.

Entonces creo que siempre, independientemente de lo grotesco los gobiernos tengan que ser claros, tienen que ser firmes y que los documentos tienen que ser abiertos.

Toda la información dispuesta con claridad y es deber del Estado hacer esto y es importante que los ciudadanos ejerzan una auditoría ciudadana para buscar cómo son empleados los gastos hechos con los impuestos que son cobrados a nosotros. Al final los gobernantes son las personas que tienen el mando temporal, pero tienen que usar este mando temporal con responsabilidad y respeto a todos los

ciudadanos que pagan los empleados públicos con sus impuestos y también a los gobernantes.

Entonces, no creo aquí, que esto deba estimular, pero el gobierno se mantiene firme y está desarrollando muchos sistemas para estimular la interoperabilidad de los archivos corrientes de la administración y con esto ampliar la transparencia del Estado.

Entonces, yo creo que el Estado brasileño tiene que hacerlo con clareza al hacer disponible todos los fondos documentales que tiene y si hay diez mandos, que le apuren, si hay corrupción que lo condenen y lleven a la cárcel de ser necesario.

Pero la información es un recurso estratégico del propio Estado y de los ciudadanos. Dr. Abdón Sánchez Arroyo:

Daniel Mora me pregunta: ¿De qué forma el sector privado puede prestar el servicio de custodia y protección documental?

Podría decir que no poseo información, podría decir muchas cosas. La manera como se organiza la información es lo que da como consecuencia al final, como dicen, como un producto final, como debemos tenerla.

Por ejemplo, nosotros en Banco de México definimos una arquitectura de información.

Por supuesto que le metimos meta data, y ese es un pilar. El otro, es el marco normativo, porque nosotros no nos mandamos solos, para eso están las leyes. Nosotros estamos para servir y si no servimos, pues no servimos; vayámonos a nuestra casa.

Y la vertiente institucional, nosotros estamos organizados de una manera muy chistosa, como una Federación.

Las Direcciones Generales son las que generan la información y son las que la almacena en los grandes repositorios. Y normalmente, yo como coordinador, tengo que tramitar o tener acuerdos de servicio con ellas para que podamos, nuestra máxima es que la información interna esté lista para cualquier empleado que la necesite en el ejercicio de sus funciones, facultades.

Y entonces, con este argumento, la información está organizada para que cualquier persona que la necesite, la utilice.

Tenemos algo que le llamábamos el marco lógico. El marco lógico es no hacer cosas que no debas de hace, prácticamente.

O sea, es como una mesita de cuatro patitas, y entonces lo que sale como consecuencia del manejo de la información, me voy a ir a la parte física, o sea, documentos en papel.

Esa se acumula en un cierto período y se pasa a su custodia en el archivo de concentración, ya sea digital, ya sea en papel.

Entonces, las medidas para poder dar ese servicio, pues yo creo que el sector privado es demasiado productivo en ese sentido para poder hacer ese tipo de cosas.

Podría comentar cuando iniciamos en el gobierno la contratación de servicios de hosting, es decir, grandes repositorios de información.

No sé si vaya por ahí, o vaya para la construcción de edificios. Una disculpa, Daniel, ésta es mi respuesta que prácticamente no cantinflee, te dije, como le hacemos en el Banco, y yo quiero que hagan un edificio y seguramente lo van a hacer. Mtro. Abel Roque López:

La primera pregunta está referente en que se distingue entre Archivo Histórico, archivos activos y de concentración y se pueda caracterizar su papel en la transparencia gubernamental.

La parte del ciclo vital del documento es fundamental, y es la pieza clave de toda gestión documental; que en toda institución haya un sistema institucional de archivos y dentro de este sistema, se tengan archivos de trámite con la información activa que es indispensable para las funciones cotidianas.

¿Qué tienen que ver los archivos de trámite con la parte de la transparencia? Pues es la parte fundamental porque es donde se lleva a cabo el desempeño de la gestión pública y en ese desempeño, desde el momento en que se generan documentos o en qué se reciben documentos, debe haber los criterios de organización de los archivos.

Debe estar debidamente identificado, debidamente clasificado, ordenado y descrito el documento de archivo e integrado bajo un procedimiento, bajo una visión funcional para que pueda ser recuperado de manera expedita.

Ahí es donde se vuelve un agente imprescindible para el ejercicio eficaz, real, tangible de la transparencia; al ciudadano le interesa conocer el dato preciso, la cantidad específica, los montos de una obra, cuál es el salario neto de un servidor público, en qué se está gastando todo este aparato gubernamental los recursos públicos.

Ahí es donde depende desde la parte de los archivos de trámite, ahí deben estar los documentos que tienen un valor fiscal contable jurídico-legal o administrativo y solo deben estar el tiempo que son indispensables para la gestión.

Posteriormente, se debe realizar un traslado sistemático normado de los archivos de trámite al archivo de concentración; en el archivo de concentración mantiene estos valores primarios, fiscal contable, jurídico, legal y administrativo y es donde tiene una guarda precautoria.

Los documentos en esta parte apoyan a la transparencia, principalmente en todos los procesos de revisión de parte de los diferentes organismos de control. Dependiendo del tipo de sujeto obligado es el ámbito de responsabilidad que tiene con la parte de la rendición de cuentas.

Hay entidades que deben recursos que son fiscalizados por organismos estatales, organismos federales, por la Auditoría Superior de la Federación, por la Función Pública, entre otros.

En ese momento, dentro de archivo de concentración, el documento está en una etapa semi-activa; no lo requiero para el desempeño cotidiano pero sí mantiene sus valores primarios probatorios y que fincan responsabilidades.

En el caso de nuestro país, la información fiscal contable tiene plazos determinados de custodia en los archivos de concentración.

Al término de esta guarda precaucional, se debe obtener un proceso que se llama “la valoración documental” y hacer un traslado sistemático -en dado caso que así se determine- de lo que corresponde al archivo histórico. Si no, tramitar la baja legal.

¿Quién debe autorizar dentro de las instituciones esa baja legal? Es un proceso colegiado, donde debe estar el área coordinadora de archivos en vinculación con el generador de la información documental; debe ser avalada por los Comités de Información, por los Comités de Transparencia de las diferentes instituciones, para que de manera colegiada se determine la baja, en dado caso que proceda.

Y si es su incorporación al archivo histórico, ahí adquiere nuevos valores: un valor evidencial, testimonial informativo, científico, cultural y es donde los archivos tienen un aprovechamiento social y forman parte indispensable en este tema de la transparencia. Es un derecho a la memoria.

Toda sociedad tiene ese derecho de conocerse, de poder indagar, forma parte de esa historia de la humanidad misma, y tiene un aprovechamiento social.

En conjunto todo este ciclo vital del documento, en sus diferentes etapas de archivo de trámite, concentración e histórico. En cada una de estas diferentes etapas tiene una conexión directa fundamental con la parte de la transparencia. Es un apoyo sustantivo para la rendición de cuentas y un sistema debidamente articulado institucional de archivos, es un garante para el acceso a la información de los ciudadanos. Si no hay criterios archivísticos de la organización documental de la información que se gestiona en las instituciones, éste se deja a las instituciones imposibilitadas y el ciudadano está imposibilitado de ejercer su derecho fundamental de acceso a la información.

La siguiente pregunta nos dice si partimos de la premisa que la información no se puede clasificar antes de que se genere, pregunta ¿se invalida la emisión del Catálogo de disposición documental? ¿Habrá una disposición, norma o documento que lo defina como un documento público? ¿Qué tiene que estar disponible en el portal web de la dependencia?

Bueno, de manera muy concreta los instrumentos de control y de consulta archivística, que es el cuadro general de clasificación archivística, el Catálogo de Disposición Documental, la guía simple de archivos son instrumentos fundamentales para la organización.

Si bien el establecimiento de las diferentes etapas de archivo, el instrumento técnico que va dinamizar, que está en trámite y por cuánto tiempo, si es información pública, reservada o confidencial, si hay una prevaloración de archivos como información histórica, esto es fundamental que se mantenga, no es que se invaliden los catálogos de disposición documental.

Yo no puedo clasificar antes que se genere una información, pero sí tengo determinado en las series documentales cuál es el origen, cuál es tanto la tipología documental y qué tipo de documentos tienen estas series documentales. ¿Qué debemos ser muy cuidadosos? Estrictamente lo que marca la ley. No permitir las opiniones a priori, por parte de titulares, funcionarios, etcétera, sino todo aquello que contiene datos personales. Es información confidencial, y la ley

nos establece y también el INAI a través de diferentes instrumentos cuál debe ser el tratamiento de esta clasificación de la información.

En el caso de información reservada es sólo y exclusivamente aquella que cumple con esos supuestos.

El segundo cuestionamiento, todo documento hay un principio que es de máxima publicidad en nuestro país. Todo documento es público y ese es el principio que impera en tanto los criterios de organización y en esa disposición de la información.

Toda información es de carácter pública, con dos excepciones, datos personales, que es confidencial y aquella que cumple con los supuestos que marca la ley. Y finalmente que tiene que estar disponible en el portal web de la dependencia. En la Ley General de Transparencia hay un artículo específico, setenta y algo, se me escapa a la memoria, que tiene las obligaciones de transparencia. Aquí debe de estar. Que ya ha sido ampliado en esta Ley General de Transparencia.

Es el artículo 70. Asimismo, vienen en los artículos subsecuentes aquellas obligaciones específicas, ejemplo, si no me equivoco es el 75, hay obligaciones específicas para las instituciones de educación superior, y esto lo digo con la tercer pregunta porque hay universidades públicas, pone el caso específico en San Luis Potosí donde la institución no da información.

Aquí hay organismos garantes en los estados, pero también actualmente con toda esta reforma en materia de transparencia, creo que al ciudadano se le dan mayores posibilidades de imponer recursos hasta que quede satisfecha esa solicitud de información.

Es un camino donde muchas instituciones en general, les cuesta mucho trabajo transitar, hacerse una idea, y esto es la importancia de esta reforma constitucional, el que no vayamos cada uno de los diferentes actores en su rumbo, sino que haya esa visión sistémica, ese manejo holístico en este proceso de reforma que tenga como centro al ciudadano, que no se escude en ciertas disposiciones que no estén articuladas en este gran sistema de sistemas de la transparencia y que ahí se le imposibilite ejercer plenamente su derecho de acceso a la información. Considero que es una ruta actualmente en relación a esta tercer pregunta, hay los mecanismos para interponer los suficientes recursos hasta que el ciudadano quede satisfecho.

El hablar de un Sistema Nacional de Archivos tiene que hablar de ese esfuerzo articulador y que tienda los puentes correctos, coherentes, organizados con

diferentes instancias para lograr la organización de los archivos, la eficiente organización en aras de garantizar la transparencia, el acceso a la información y la rendición de cuentas.

Lic. Adrián Alcalá Méndez:

Un comentario nada más, justo la Ley General de Transparencia establece que hoy los documentos no necesitan estar clasificados, sino que se clasifican a raíz de una solicitud de acceso a la información. Dr. Javier Gómez Jiménez:

Dice que si yo como extranjero puedo solicitar información sobre recursos financieros del Presidente de Costa Rica.

En realidad cualquier persona, sea extranjera o nacional puede solicitar información de cualquier funcionario público y el Presidente es un funcionario público, y por si, para sacarlo de la duda, de hecho el Presidente gana más o menos como unos 12 mil dólares por mes y eso tiene que ver con, como decía don Abel, sobre el ámbito de la intimidad y los secretos de Estado, que es lo único que eventualmente en Costa Rica podría tener o restringir el acceso.

Entonces, por ejemplo, los expedientes clínicos o médicos, eso no hay acceso, o sea, sí puede tener, es un acceso restringido, no es completo.

Y los secretos de Estado, eso es otra particularidad de Costa Rica, que en Costa Rica no hay ningún secreto de Estado; o sea, nunca ha habido secreto de Estado. Ha habido dos intentos: uno que tenía que ver con una compra de armas a Israel, y otro que tenía que ver con un Plan Nacional de Desarrollo Agrario que fue fallido. Entonces, el Presidente en turno quería declararlo como Secreto de Estado. Igual pusieron un recurso de amparo ante la Sala Constitucional y la Sala Constitucional dijo que tenían que actuar la información. Más que nada, creo que eso es porque como Costa Rica no tiene Ejército, entonces el tema de la seguridad, no es algo que se toma como tan en serio como en otros países que tienen Ejército y tiene que ver con esos ámbitos.

Lic. Adrián Alcalá Méndez:

Una última pregunta que es justo de las novedades que incorpora la Ley General de Transparencia. La pregunta dice: “Cuando los sujetos obligados contestan que una documentación parcial se dañó con un virus, que se debe estar respaldado, porque le contestan que como ya no tienen respaldo, pasaron ocho años, son

demasiados, y tiene que generar el Comité de Transparencia un acta de inexistencia.

El artículo 138, Fracción II de la Ley General de Transparencia establece justo la reposición de una información, y a la letra dice el 138: “Cuando la información no se encuentra en los archivos del sujeto obligado, el Comité de Transparencia en su Fracción II, ordenará siempre que sea materialmente posible, que se genere o reponga la información en caso de que ésta tuviera que existir en la medida que deriva del ejercicio de sus facultades, competencias o funciones.

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