INSTITUTO GEOFISICO DEL PER(:

N° 060-IGP/10Lima, 5 de Agosto del 2010

VISTO:

El Informe N° 188-DL-IGP/2010, de fecha 3-08-10 del Director de Logistica, dondeeleva el proyecto de Directiva "Lineamientos y Procedimientos para la Toma deInventario Fisico Valorizado de los Bienes Muebles del Instituto Geofisico del Peru2010".

CONSIDERANDO:

Que, en el marco del proceso de modernizaciOn y simplificaciOn administrativa resultanecesario actualizar el procedimiento que contiene la Directiva "Lineamientos yProcedimientos para la Toma de Inventario Fisico Valorizado de los Bienes Mueblesdel Instituto Geofisico del Peru 2010", adecuándola a la Ley Nro. 29151-Ley Generaldel Sistema Nacional de Bienes Estatales y su Reglamento, aprobado por DecretoSupremo Nro 007-2008-VIVIENDA;

De conformidad con la Ley Nro 29151- Ley General del Sistema Nacional de BienesEstatales y el Decreto Legislativo Nro 136 Ley de creacibn del Instituto Geofisico delPerO - IGP;

SE RESUELVE:

Articulo 1°.- Aprobar la Directiva ""Lineamientos y Procedimientos para la Toma deInventario Fisico Valorizado de los Bienes Muebles del Instituto Geofisico del PerO2010", la misma que forma parte integrante de la presente ResoluciOn.

Articulo 3°.- Disponer su publicaciOn en la P4ina Web del Instituto Geofisico del Peru.

Registrese y Comuniquese

CPC M RIO ASCUALIN

Director de Administraci6n

LINEAMIENTOS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA TOMA DE INVENTARIO FISICOVALORIZADO DE LOS BIENES MUEBLES DEL INSTITUTO GEOFISICO DEL PERU

OBJETIVO GENERALEstablecer los lineamientos y procedimientos para la verificaciOn de la existencia fisica yestado de conservaciOn de los bienes muebles del Instituto Geofisico del Peru,debidamente valorizados. al 31 de Diciembre de cada ano fiscal.

OBJETIVOS ESPECIFICOSEstablecer los procedimientos a seguir para la ejecuci6n de la toma de inventario fisicovalorizado de los muebles al cierre de cada ano fiscal.

Definir los niveles de responsabilidad en la realizaciOn de la toma de inventario fisicovalorizado de los bienes muebles de la Sede central de Mayorazgo, Observatorios yOficinas perifericas ubicadas a nivel nacional.

Difundir las acciones preventivas a seguir por parte de los usuarios de bienes muebles,para que contribuyan adecuadamente en la correcta ejecucion de la toma de inventariofisico valorizado.

ALCANCELa presente Directiva es de aplicaciOn y cumplimiento obligatorio para todas las oficinasdel Instituto Geofisico del Per0 y las Areas y personal involucrada.

BASE LEGALLey N° 29465 del Presupuesto del Sector POblico para el An° Fiscal 2010.Decreto Ley N° 136 Ley de creaciOn del Instituto Geofisico del Per0.Ley N° 29151, Ley General del Sistema Nacional de Bienes.Decreto Supremo N° 007-2008-VIVIENDA, que aprueba el reglamento de la Ley N°29151, Ley General del Sistema Nacional de Bienes.ResoluciOn de Superintendencia N° 158-97/SBN, se aprob6 el Catàlogo Nacional debienes Muebles del Estado y Directiva que norma su aplicaciOn.ResoluciOn N° 039-98/SBN que aprueba el reglamento para el Inventario Nacional deBienes Muebles del Estado.ResoluciOn N° 147-2009/SBN, que aprueba la Directiva "Saneamiento de los Bienes

40i/ Muebles de Propiedad Estatal".ResoluciOn N° 0004-2010/SBN-GO, que aprueba el Decimo Tercer Fasciculo del

n5,co Catàlogo Nacional de Bienes Muebles del Estado.przttuResoluciOn de Contraloria N° 320-2006-CG, que aprueba las "Normas de ControlInterno".

5. DISPOSICIONES GENERALES5.1. Para efectos de la presente Directiva, se entiende que son bienes muebles los

c,(671:, descritos en el Catãlogo de Bienes Muebles del Estado, asi como todos aquellosbienes que sin estarlo, son susceptibles de ser incorporados como tales al patrimoniodel IGP.

401

likPl>/5.2. El procedimiento de inventario consiste en verificar fisicamente, coordinar y registrar

los bienes muebles con que cuenta cada entidad a una determinada fecha, con el finde verificar la existencia de los bienes, contrastar su resultado con el registrocontable, investigar las diferencias que pudieran existir y proceder a lasregularizaciones que correspondan.

5.3. El inventario fisico valorizado de bienes muebles se efectuara para verificar yconstatar in situ la existencia fisica o real de los bienes adquiridos al cierre de cada

ano fiscal por toda fuente de financiamiento de los recibidos y/o otorgados en calidadde transferencias y donaciones, los que hayan lido objeto de decomisosadministrativos, recuperacibn o reposiciOn, fabricaciOn u otros actos similares, asicomo apreciar su estado de conservaciOn o deterioro y las condiciones de seguridaden que se encuentran.

5.4 El Area de Control Patrimonial formular y y comunicara cada ano las instrucciones,plazos y forma de presentaciOn de los reportes de inventario a la Comisi6n de Tomade Inventario, al personal de la instituci6n de la empresa y/o personas naturales quese designen o contraten para tal actividad, para el levantamiento del inventario fisicode bienes muebles.

5.5. Los investigadores, funcionarios, trabajadores y/o personal que se encuentrenprestando servicio bajo cualquier modalidad, durante el proceso de levantamiento dela toma de inventario fisico de bienes muebles, no deberan movilizar ningOn bieninternamente, ni fuera de su area y/u oficina. La omisibn de esta disposiciOn sera deresponsabilidad solidaria de quien ordena la movilizaciOn del bien y del usuario quepermite dicho movimiento sin cumplir con las normas establecidas.

5.6. La Comisi6n de Inventario presentara un Plan de Trabajo detallado, el mismo quedebera tener conformidad y aprobaciOn del Area de Control Patrimonial.

5.7. La oficina a ser inventariada debera designar un responsable en calidad deCoordinador, quien debera brindar a la CornisiOn de Toma de Inventario el apoyo queeste le solicite, y estar presente durante todo el proceso de toma de inventario fisicode los bienes muebles de su respectiva area, a fin de apoyar en la ubicaciOn eidentificaciOn de los mismos.

5.8. Los bienes en proceso de reparaci6n o mantenimiento, seran incluidos en el procesode inventario, siempre y cuando el usuario a cargo de tales bienes, proporcione eldocumento que acredite su salida, el mismo que debera estar debidamente visadopor las oficinas competentes y se anexara como un intento de sustracci6n de losbienes no informados, sometiandose al investigador, funcionario y/o servidor,cualquiera sea su nivel jerarquico o condiciOn laboral, a las acciones administrativasque le fueran aplicables conforme a la normatividad vigente.

5.9. En lo referido a los bienes de uso comOn o colectivo que forman parte del activodentro de la oficina, estos deberan estar a nombre del servidor designado por elrespectivo Jefe, lo cual debera ser consignado en la Hoja de Cargo Personal deAsignaciOn de Bienes en uso.

5.10 La comisiOn de Toma de Inventario. los Coordinadores, el personal del equipo deInventariadores y el personal responsable del registro y control patrimonial del Areade Control Patrimonial, deberan dedicarse a tiempo completo al proceso de toma deinventario fisico de los bienes muebles durante la realizaciOn del mismo.

5.11 La actualizaciOn de los valores de los bienes muebles al 31 de diciembre de cada anofiscal estara a cargo del area de Control Patrimonial y se efectuara de acuerdo a lasnormas establecidas por la Direcci6n Nacional de Contabilidad POblica, que a la fechase encuentren vigentes.

6. PROCEDIMIENTO6.1 El proceso del inventario sera iniciado por la Comisi6n de Toma de Inventario con el

levantamiento del Acta de Instalacibn correspondiente (Formato N° 01), la misma quesera suscrita por todos los miembros, conforme a las reglas contenidas en la presenteDirectiva y de acuerdo a lo establecido en el Reglamento para el Inventario Nacionalde Bienes Muebles del Estado.

6.2 Al termino de los inventarios de bienes los inventariadores elaboraran el acta decierre de toma de inventarios, donde consideraran todas las novedades detectadasdurante el inventario (Formato N° 02).

6.3 Cada Oficina atendere con carecter obligatorio los requerimientos de informacibn,constatacibn, verificaciOn, documentaciOn, reportes e informes sobre los bienesmuebles, que le sean solicitados por el equipo de inventariadores y por losresponsables del registro y control de los bienes muebles del Area de ControlPatrimonial de ser el caso.

6.4 Para los efectos del Inventario Fisico de los bienes muebles del Laboratorio y SedeCentral de Mayorazgo, observatorios y oficinas perifericas a nivel nacional, se tomaràen cuenta la comprobacibn de la presencia fisica, ubicacibn, estado de conservaciOn,condiciones de utilizaciOn y condiciones de seguridad, cbdigo, registro, descripciOn,marca, modelo, serie, estado, las cuales seren tomadas del bien objeto deverificaciOn, registrendose en un equipo PDA o la Hoja de Cargo Personal porAsignaciOn de Bienes en Uso (Formato N° 03), asi como registrar las observacionesque hubiera a lugar, y otros datos que se estime relevante y pertinente para un mejorcontrol de los bienes; el cual sere firmado en original y en dos copias por el usuario, elinventariador y el Coordinador de cada oficina, al momento de concluir el proceso deverificaciOn de los bienes descritos en dicho formato.

6.5 El personal de la Comisibn para la toma de inventario y/o de los equipos deinventariadores se constituiren en cada oficina y procederen a inventariar los bienesque se encuentren en cada ambiente, debiendose verificar de extremo a extremotodos y cada uno de los bienes muebles que existan en cada uno de los ambientesvisitados.

6.6 Durante la verificaciOn del inventario se aperturaren todas las oficinas sin excepciOn,asi como los escritorios, armarios, archivadores y muebles en general, a fin de queningOn bien patrimonial se quede sin ser verificado por parte del equipo deinventariadores, quienes deberen realizar la verificaciOn integral de la existencia realde los bienes y la situacibn de su estado de conservaciOn.

6.7 El inventario fisico de bienes muebles, debere realizarse mediante la verificaciOn de laetiqueta y/o cOdigo de la Superintendencia de Bienes Nacionales (SBN), utilizando unequipo PDA u otro documento debidamente autorizado que se diserie para tal efecto,el cual debere contener el cOdigo patrimonial del bien, caracteristicas propias, estadode conservaciOn, ubicacibn fisica y nombre del usuario.

6.8 El equipo de inventariadores recogere los datos en el equipo PDA u otro documentoautorizado de todos los bienes muebles que existen fisicamente y que han sidomostrados por el usuario, no siendo de su responsabilidad, si el usuario omiteinformaciOn, pese a la presencia del Coordinador de la oficina cuyos bienes han sidoverificados.

6.9 El personal que ejecuta el inventario luego de verificar cada bien, procedere a colocaruna etiqueta del ario de inventario en un lugar visible del mismo, siendoresponsabilidad de cada usuario su correcto use y conservaciOn. De encontrarsealguna novedad en el bien verificado, el inventariador la registrars en la columna deobservaciones, la cual debere ser firmada en forma conjunta por el usuario, elcoordinador y el inventariador en serial de conformidad.

6.10 Concluida la verificaciOn fisica en la oficina, el equipo de inventario imprimire unaActa Parcial de VerificaciOn y firmare en original y copia con cada usuario y elrespectivo coordinador, de los bienes que han sido verificados, en la que se dejareconstancia, de ser el caso, de las ocurrencias encontradas en el desarrollo delinventario, debiendose entregar una copia de la misma al coordinador.

6 11 En caso de encontrarse bienes faltantes, la comisibn de Inventario requerire alrespectivo Coordinador la informaciOn documentada que justifique el destino de cadauno de los bienes en menciOn, las acciones realizadas por el usuario y el tramiteefectuado para la recuperacibn del bien a traves del area competente.

6.12 Efectuada la verificacibn y comparacibn entre los bienes muebles inventariados y losasignados a cada usuario en la dependencia, de encontrarse bienes sobrantes lacomisibn de Inventario podra requerir al Coordinador la informacibn documentadasobre su procedencia, pudiendo recurrir de ser necesario a la Direcci6n de logistics,quienes deberen facilitar copia fedateada de los respectivos documentos, comofuente sustentatoria para proceder a su regularizacibn correspondiente.

6.13 Al concluir la verificacibn fisica de los bienes muebles, la Comisi6n para la toma deInventario, el personal del IGP Designado y/o la empresa o las personas naturalescontratadas para el levantamiento de la toma de inventario y el personal responsabledel Area de Control Patrimonial, deberen efectuar la conciliacibn y el cruce general detodos los bienes encontrados durante la toma del inventario, informando sobre lasdiferencias a la Unidad de Logistica para las acciones correspondientes conforme alas normas vigentes.

La valorizacibn de los bienes estare a cargo del responsable de Control Patrimonial,el mismo que debera verificar con la documentacibn que ingreso el bien (factura,donacibn, costa de fabricaciOn, etc).

6.14 Al termino del inventario el personal del IGP designado y/o la empresa o personasnaturales seleccionadas para dicha labor a traves de esta, presentara un Informe delInventario a la Comisibn para la Toma de Inventario de los bienes Muebles, el quecontendre los resultados obtenidos, adjuntando el listado impreso y en mediomagnetic° del Inventario Fisico de Bienes Patrimoniales al 31 de Diciembre, al Areade Control Patrimonial, para su conformidad, el mismo que lo elevare a la Oficina deAdministraciOn.

6.15 El Informe final del Inventario Fisico de Bienes Patrimoniales, que debera contar conla conformidad del Area de Control Patrimonial, servire de sustento para laelaboraciOn de la informacibn a ser remitida a la Superintendencia de BienesNacionales.

6.16 Respecto a las diferencias presentadas at termino del Inventario, el Area de controlPatrimonial solicitare a cada oficina en que se hubiesen establecido tales diferencias,

wito la remisi6n de la sustentaciOn documentada de dicha situaciOn, a fin de evaluar la,.> informaci6n que sirva como sustento para efectuar los tremites correspondientes para

C:7 la regularizacibn de dichas diferencias puedan presentarse como bienes faltantes y/osobrantes, conforme a las normas vigentes sobre la materia.

7. RESPONSABILIDADES

7.1 Son responsables del cumplimiento de la presente Directive, los investigadores,funcionarios, trabajadores y el personal que se encuentre prestando servicios,cualquiera sea su nivel jerarquico o condiciOn laboral, que tengan asignados bajo suresponsabilidad un bien mueble, la Comisibn para la toma de inventario de bienesmuebles, el personal responsable del registro y control de los bienes patrimoniales enel Area de Control Patrimonial y los que de acuerdo a sus funciones tengan obligacibny/o vinculacibn con le control mantenimiento y administraci6n de bienes muebles, asicomo los coordinadores designados por cada oficina.

7.2 El area de control patrimonial debera supervisar el desarrollo y avance de la toma deinventario de los bienes muebles, asi como de la evaluacibn del resultado final quepresenta la comisiOn de toma de inventario designado, el mismo que sera elevado ala Oficina de Administracibn para su conformidad y aprobaciOn.

7 3 Concluido el proceso de inventario fisico valorizado, el Area de Control Patrimonial yla Direccibn de Contabilidad son las responsables de efectuar la conciliaciOn delInventario Fisico con los registros contables.

7.4 Los saldos de cuenta que representen la existencia de bienes de capital (activos fijosen general), contra los registros mensuales efectuados por los ingresos y salidas debienes muebles deber ser objeto de conciliaciOn mensual entre la Direcci6n deContabilidad y el Area de Control Patrimonial.

7.5 La oficina de Redes Geofisicas, a travas de area de telematica, de acuerdo a susfunciones de administrar y mantener operativos los sistemas, equipos de cbmputo ycomunicaciones del IGP, debera , realizar y mantener el inventario de dichos bienesmuebles, en coordinacibn con el Area de control patrimonial.

7.6 Durante el proceso de la toma de inventario en el encargado de Control Patrimonialdebera poner en conocimiento al la Cia de seguros sobre los bienes muebles quehayan sido afectados por algOn tipo de siniestro, produciendo su perdida total oparcial, asi como de la reposicibn y/o reembolso que origine, a fin de contribuir conlas acciones de control y fiscalizaron de los bienes muebles.

7.7 El area de control patrimonial es responsable de la difus On de lo contemplado en lapresente Directiva.

8. DISPOSICION FINALEl incumplimiento de las disposiciones contenidas en la presente directiva o el obstaculizara la labor de las personas responsables del inventario de bienes patrimoniales, constituyeuna falta administrativa, posible de sanciOn sea el caso, de acuerdo a la normatividad legalvigente.

Cualquier situaci6n no considerada en la presente directiva, sera facultad de la comisiOnde inventarios en darle la soluciOn que corresponde en el marco legal vigente.

"":R... I

Cp 7111A.‘

e? y- '

Page 1Page 2Page 3Page 4Page 5Page 6