versiÓn cÓdigo manual de procesos y fecha de … · funciones más importantes para la...

MANUAL DE PROCESOS Y

PROCEDIMIENTOS

VERSIÓN 02

CÓDIGO

FECHA DE VERSIÓN 04/07/13

PAGINA No. 1


PROCEDIMIENTOS

VERSIÓN 02

CÓDIGO


PAGINA No. 2

2

INTRODUCCIÓN

Los manuales de procesos y procedimientos constituyen una

herramienta gerencial que garantiza la organización y el desarrollo

eficiente de la gestión, por tal motivo la FEDERACIÓN NACIONAL DE

CACAOTEROS plantea los mecanismos necesarios para buscar el

autocontrol el cual define las principales actividades y tareas que se

encuentran en la institución.

Así mismo se estructura el mapa de procesos de la Federación

estableciendo los procesos misionales, planeación, evaluación y apoyo.

Cada proceso esta bosquejado sobre diagramas de flujo, los cuales

describen el procedimiento de cada actividad.


PROCEDIMIENTOS

VERSIÓN 02

CÓDIGO


PAGINA No. 3

3

TABLA DE CONTENIDO

ITEM DESCIPCIÓN PÁGINA

1.0. Control del documento 5

1.1. Registro de Cambios 6

2.0. SECCIÓN I – GENERALIDADES 8

2.1. Estructura interna 8

2.2. Misión 9

2.3. Visión 9

2.4. Política Institucional 9

2.5. Valores Corporativos 9

2.6. Objetivo del Manual 10

2.7. Justificación del Manual 10

2.8. Metodología 10

3.0. SECCIÓN II – PROCESOS Y DEFINICIONES 13

3.1. Mapa de procesos 13

3.2. Definiciones claves 14

3.3. ¿Como identificar un proceso? 15

3.4. ¿Qué son los procedimientos? 15

3.5 ¿Cómo se representan los procesos? 15

3.6. Clasificación de los procesos 16

3.7. Simbología para el diseño de proceso y

procedimientos a través de diagramas de flujo

17

4.0.

SECCIÓN III – PROCESOS MISIONALES,

EVALUACIÓN, PLANEACIÓN, APOYO,

20

4.1. PROCESOS DE MISIONALES

4.1.1. GERENCIA TÉCNICA

4.2. PROCESOS DE EVALUACIÓN


PROCEDIMIENTOS

VERSIÓN 02

CÓDIGO


PAGINA No. 4

4

4.2.1. REVISORÍA FISCAL

4.2.2. AUDITORÍA INTERNA

4.2.3. COMITÉ DISCIPLINARIO

4.3. PROCESOS DE PLANEACIÓN

4.3.1. PLANEACIÓN

4.3.2. RECAUDO Y ESTADÍSTICA

4.3.3. INVESTIGACIONES ECONÓMICAS

4.4. PROCESOS DE APOYO

4.4.1. JURÍDICO

4.4.2. CONTABILIDAD

4.4.3. PRESUPUESTO

4.4.4. TESORERÍA

4.4.5. ING. SISTEMAS

4.4.6. TALENTO HUMANO

4.4.7. ALMACÉN

4.4.8. ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA

4.4.9. SERVICIOS GENERALES

4.4.10. PRENSA Y PUBLICACIONES

5.0. SECCIÓN IV – MANEJO Y CONSERVACIÓN

5.1. Manejo y conservación


PROCEDIMIENTOS

VERSIÓN 02

CÓDIGO


PAGINA No. 5

5

1.0. CONTROL DEL DOCUMENTO

Versión: 2

Elaboró:

JANNETH PINZÓN MARTINEZ

Coordinadora Sistema de Gestión

Aprobó:

JACOB ROJAS ARDILA

Presidente Ejecutivo (E)


PROCEDIMIENTOS

VERSIÓN 02

CÓDIGO


PAGINA No. 6

6

1.1. REGISTRO DE CAMBIOS

Las reformas, correcciones o actualizaciones a que haya lugar, se

registrarán en el “Formato de Control de Actualizaciones”. Ver cuadro 1,

El registro se llevará de manera cronológica, incorporando al manual

las hojas con los cambios generados y extrayendo aquellas que han

perdido vigencia; sin olvidar las modificaciones a los diagramas de flujo

o flujogramas a que corresponda el proceso o procedimiento.

Se debe reunir un comité cada seis (6) meses para revisión del manual

de procesos y procedimientos, en la reunión se genera un acta y se

diligencia el formato de control de actualizaciones.

FORMATO DE CONTROL DE

ACTUALIZACIONES

VERSION 01

CÓDIGO

FECHA DE

VERSIÓN

01/01/09

PÁGINA No. 1

NUMERAL DEL

DOCUMENTO

CAMBIO

REALIZADO

CAUSA DEL

CAMBIO

FECHA

D M A

Parcial Actualización

en su totalidad

Mejoramiento

continúo.

Proceso

calidad.

30 11 2012

parcial Inclusión visitas

compañías y

procesadoras

Mejoramiento

del proceso

04 07 2013


PROCEDIMIENTOS

VERSIÓN 02

CÓDIGO


PAGINA No. 7

7


PROCEDIMIENTOS

VERSIÓN 02

CÓDIGO


PAGINA No. 8

8

2.0. SECCIÓN 1 - GENERALIDADES

2.1. ESTRUCTURA INTERNA


PROCEDIMIENTOS

VERSIÓN 02

CÓDIGO


PAGINA No. 9

9

2.2. MISIÓN

La Federación Nacional de Cacaoteros es una organización de

carácter gremial dedicada a la investigación, la transferencia de

tecnología y la comercialización para el fomento del cultivo del

cacao, mejorando las condiciones de vida del productor,

generando procesos técnicos, eficientes, integrales y dinámicos

de desarrollo agroindustrial como una actividad rentable,

sostenible y competitiva a nivel nacional con la participación de

personal competente.

2.3. VISIÓN

Para el año 2013, la Federación Nacional de Cacaoteros será una

organización reconocida nacional e internacionalmente por su

desarrollo integral y el mejoramiento continuo de sus áreas

tecnológicas, comerciales, financieras y administrativas, con

calidad, competitividad y responsabilidad social.

2.4. POLÍTICA INSTIUCIONAL

La Federación Nacional de Cacaoteros investigará, transferirá,

comercializará en beneficio de los cacaocultores, generando y

consolidando procesos eficientes, integrales y dinámicos de

desarrollo agroindustrial del cacao; comprometiéndose con el

avance tecnológico sostenible, la protección del medio

ambiente, el bienestar social de sus trabajadores, la sociedad y el

Estado colombiano, en búsqueda del mejoramiento continuo de

los procesos y los sistemas de gestión de calidad, ambiente,

seguridad industrial, salud ocupacional y seguridad electrónica.

2.5. VALORES CORPORATIVOS

Los valores fundamentales que orientan el comportamiento de los

asociados y de los funcionarios que pertenecen a la institución

son; el respeto, la dignidad humana y honor de las personas, la

responsabilidad, la tolerancia, la honestidad, la lealtad y la

disciplina.


PROCEDIMIENTOS

VERSIÓN 02

CÓDIGO


PAGINA No. 10

10

2.6. OBJETIVO DEL MANUAL

Identificar estrategias corporativas para lograr la cultura del

autocontrol en cada uno de los procesos misionales, evaluación,

planeación y apoyo en la Federación Nacional de Cacaoteros.

Igualmente establecer un documento de consulta, que

establezca métodos estándares para agilizar tiempos y disminuir

recursos en busca de un sistema de gestión.

2.7. JUSTIFICACIÓN DEL MANUAL

Los manuales de procesos y procedimientos son la base de un

sistema de gestión de calidad y del mejoramiento continuo de

una compañía.

El manual de procesos y procedimientos es una herramienta que

le permite a la Presidencia Ejecutiva integrar una serie de

acciones encaminadas a mejorar la calidad del servicio ofrecido

al cacaocultor comprometiendo al cliente interno y externo en

cada actividad que la Federación lidera.

2.8. METODOLOGÍA

Para el diseño, implementación y evaluación del manual de

procesos y procedimientos se establecieron las siguientes fases:

Pre - Fase: Logística

En esta fase se identificaron documentos tales como manuales

existentes, reglamento, informes de gestión y los diferentes cargos

existentes en la Federación Nacional de Cacaoteros, al igual que

se estableció la metodología a implementar.

Primera Fase: Retroalimentación, Seguimiento y Control

En esta fase se reviso la misión, visión, política institucional y valores

corporativos como el modelo planeación estratégica utilizada en

la Federación Nacional de Cacaoteros.

Esta fase permite un reconocimiento de todos y cada uno de los

procesos y procedimientos en la Federación Nacional de

Cacaoteros en la cual se aplicaron guías ocupacionales y


PROCEDIMIENTOS

VERSIÓN 02

CÓDIGO


PAGINA No. 11

11

formatos de procesos en los que define la actividad, frecuencia,

cual es la entrada para realizarla, cual es el resultado arrojado, a

quién se le presenta y que herramientas requiere para logra la

culminación satisfactoria de la actividad.

Finalmente se identificaron los procesos misionales, planeación,

evaluación y apoyo.

Segunda Fase: Ajustes y Validación

En esta fase se valido la información recogida en la fase anterior y

se crearon formatos, análisis estadísticos, se revisaron los

indicadores de gestión que cada departamento media dentro de

su proceso.

Tercera Fase: Jornada de Socialización

En esta última etapa se presentó la simbología a utilizar en los

manuales de procesos y procedimientos, mediante la

socialización de los diagramas de flujo y la identificación de cada

pictograma; para esto, cada departamento expuso el proceso

más importante que realiza utilizando las herramientas para poder

llevar a cabo correctamente la socialización y la aplicación de las

mismas.

Es importante resaltar que en cada etapa se llevaron a cabo

reuniones en las que se discutieron las conformidades y no

conformidades estableciendo estrategias para la continuación y

buen desarrollo de los Manuales de Procesos y Procedimientos.


PROCEDIMIENTOS

VERSIÓN 02

CÓDIGO


PAGINA No. 12

12


PROCEDIMIENTOS

VERSIÓN 02

CÓDIGO


PAGINA No. 13

13

3.0. SECCIÓN II – PROCESOS Y DEFICINICIONES

3.1. MAPA DE PROCESOS

PPLLAANNEEAACCIIÓÓNN

PLAN DE INVERSIONES Y

GASTOS

RECAUDO SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD

Y MEDIO AMBIENTE CENSO CACAOTERO BALANCES ECONÓMICOS ANÁLISIS ECONÓMICOS

MMIISSIIOONNAALLEESS

INVESTIGACIÓN TRANSFERENCIA DE TECNOLOGÍA

Y FOMENTO

COMERCIALIZACIÓN

FORMULACIÓN DE

PROYECTOS DE

INVESTIGACIÓN

PROTOCOLO DE VISTAS COMERCIALIZACIÓN DEL CACAO

PROTOCOLO DE EVENTOS DE

TRANSFERENCIA GRUPALES

PRODUCCIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE

SEMILLAS

SUPERVISIÓN APOYO AL COOPERATIVISMO

RECIBO Y CLASIFICACIÓN

DE DOCUMENTOS

PROGRAMACIÓN, EJECUCIÓN Y

CONTROL PRESUPUESTAL

BIENESTAR SOCIAL Y GESTIÓN

HUMANA

CAJA MENOR ORDENES DE PAGO, CUENTAS

POR COBRAR.

SEGURIDAD SOCIAL

ACTAS DE DESTRUCCIÓN

DE DOCUEMENTOS

TABLAS DE RETENCIÓN

DOCUMENTAL

INGRESO, ANÁLISIS DE

INFORMACIÓN Y BALANCES

CONTABLES

COMITÉ DE COMPRAS NÓMINA INDUCCIÓN

MANTENIMIENTO A

EQUIPOS

ACTAS DE JUNTA DIRECTIVA CARNETIZACIÓN

AAPPOOYYOO

PLAN DE MEJORAMIENTO MATRIZ DE CONTROL INTERNO VERIFICACIÓN DE ESTADOS

FINANCIEROS

VERIFICACIÓN DEL PLAN

DE INVERSIONES Y GASTOS

CONTROL INTERNO FISCAL DICTAMEN FISCAL DE ESTADOS

FINANACIEROS

DICTAMEN FISCAL DE

PAGOS DE SEGURIDAD

SOCIAL

EEVVAALLUUAACCIIÓÓNN YY CCOONNTTRROOLL


PROCEDIMIENTOS

VERSIÓN 02

CÓDIGO


PAGINA No. 14

14

3.2. DEFINICIONES CLAVES

Proceso

Es una serie de actividades consecutivas que a partir de unos recursos

(físicos, humanos, financieros, tecnológicos), buscan producir un

resultado concreto en un tiempo determinado, para un cliente interno o

externo.

Procedimiento

Es la forma como se desarrolla cada actividad de un proceso y

responde a las siguientes preguntas:

¿Qué se hace?

¿Quien lo hace?

¿Cómo lo hace?

¿Para qué lo hace?

¿Donde se hace?

Análisis de procesos

Analiza la contribución de cada actividad al logro de los objetivos e

identifica el área y el factor de éxito como punto de aplicación de los

controles.

Control

Es toda acción que tiende a minimizar los riesgos, significa analizar el

desempeño de las operaciones, evidenciando posibles desviaciones

frente al resultado esperado para la adopción de medidas preventivas.

Los controles proporcionan un modelo operacional de seguridad

razonable en el logro de los objetivos.

Eficiencia

Entendida como la maximización de los productos sobre los insumos, ya

sea que con recursos iguales o constantes se obtengan mayores

resultados o que con resultados iguales o constantes se ejecuten

menores recursos.


PROCEDIMIENTOS

VERSIÓN 02

CÓDIGO


PAGINA No. 15

15

Eficacia

Es el análisis de la oportunidad para lograr los resultados, así como, la

relación que éstos guardan con sus objetivos y metas que sus

organismos de dirección les definen en un periodo determinado.

3.3. ¿CÓMO SE IDENTIFICA UN PROCESO?

La Dirección tiene una visión macro, ya que debe identificar las

funciones más importantes para la Federación Nacional de Cacaoteros:

planeación, contabilidad, presupuestos, etc.; mientras los empleados,

tienen una visión micro e identificarán procesos más sencillos que

afecten su quehacer diario.

3.4. ¿QUÉ SON LOS PROCEDIMIENTOS?

Es el conjunto o sucesión de pasos, ampliamente vinculados y

cronológicamente dispuestos, realizados y dirigidos a precisar la forma

de hacer algo, incluyendo el qué, cómo y a quién corresponde el

desarrollo de la tarea.

Un procedimiento es la manera específica de efectuar una actividad,

unas acciones o trabajos concretos que componen un proceso y la

secuencia que se debe seguir en la ejecución.

3.5. ¿CÓMO SE REPRESENTAN LOS PROCESOS?

La representación gráfica del proceso o procedimiento, se convierte en

un instrumento para guiar la ejecución de forma ordenada; busca

mostrar dinámica y lógicamente la secuencia de un trabajo,

permitiendo conocer y comprender el proceso que se describe, a través

de los elementos como las actividades, los documentos y las unidades

administrativas y cargo que intervienen en él.

El flujograma es una herramienta de representación gráfica importante

para el levantamiento, análisis, diseño, mejoramiento y control de los

procesos, y enmarca las siguientes características:

Estandariza la representación gráfica de los procesos de trabajo

Identifica con facilidad los aspectos más relevantes del trabajo


PROCEDIMIENTOS

VERSIÓN 02

CÓDIGO


PAGINA No. 16

16

Facilita el análisis y mejoramiento de los procesos.

ilustra la dinámica del trabajo y los responsables del mismo

Facilita la ejecución del trabajo

Impide las improvisaciones y sus consecuencias

Provee elementos que facilitan el control del trabajo

3.6. CLASIFICACIÓN DE LOS PROCESOS

Planeación

Son los proceso que determinan las acciones a seguir en el corto,

mediano y largo plazo, así como los mecanismos a través de los cuales

se realizan ajustes a los planes o se redirecciona el futuro de la

Federación Nacional de cacaoteros. Son responsabilidad de la

Dirección y se ejecutan bajo sus disposiciones.

Misionales

Son los procesos más relevantes que contribuyen directamente al

cumplimiento de la razón de ser de la Federación. Son responsabilidad

de la Dirección y se ejecutan por el cuerpo de la Dirección Técnica

bajo las disposiciones de la Dirección General.

Formulación: Creación y revisión de propuestas de investigación,

transferencia de Tecnología y Fomento y Comercialización.

Ejecución: Salidas de campo, toma de datos, análisis de datos, y

elaboración de informes.

Generación y transferencia de conocimiento: Muestra de productos

(libros, revistas, cartillas, etc) a una comunidad o sociedad.

Apoyo

Son aquellos que tienen por objeto el presentar apoyo a los procesos

misionales o tomar decisiones sobre planificación, control y mejoras en

las operaciones de la organización. Entre ellos están:

Talento Humano: Selección, Bienestar Social y Capacitación

Financieros: Contabilidad, y Costos, Presupuesto, Tesorería, Almacén

Servicios Generales: Apoyo logístico

Divulgación de la información interna y externamente.


PROCEDIMIENTOS

VERSIÓN 02

CÓDIGO


PAGINA No. 17

17

3.7. SIMBOLOGÍA PARA EL DISEÑO DE PROCESO Y PROCEDIMIENTOS A

TRAVÉS DE DIAGRAMAS DE FLUJO

Para una mayor comprensión de los procedimientos, a continuación se

representa gráficamente la simbología utilizada en el levantamiento de

los mismos:

SÍMBOLO DESCRIPCIÓN

Indicador de inicio de un

procedimiento.

Forma utilizada de un diagrama

de flujo para representar una

tarea o actividad

Forma utilizada en el diagrama de

flujo para representar una

actividad de decisión o de

conmutación.

Representa el almacenamiento de

información en carpetas y

archivos de trabajo.

Representa cualquier tipo de

documento que se requiera para

el proceso o procedimiento y

aporta información para que este

se pueda desarrollar

Es el símbolo que facilita la

continuidad de las rutinas de

trabajo dentro de la misma página

o entre páginas. El símbolo lleva

inserta un número.

Representa un enlace en un paso

de final de página con otro paso

en el inicio de la página siguiente,

donde continúa el flujograma. El

INICIO

1

¿HAY FALENCIAS? A


PROCEDIMIENTOS

VERSIÓN 02

CÓDIGO


PAGINA No. 18

18

símbolo lleva inserta una letra

mayúscula

Se refiere a la información

almacenada en el computador,

en base de datos o tablas de la

cual se extrae o actualiza la

información.

Cuando la manera de almacenar

información es en medio

magnético pero no se especifica

el tipo, se utiliza este símbolo.


PROCEDIMIENTOS

VERSIÓN 02

CÓDIGO


PAGINA No. 19

19


PROCEDIMIENTOS

VERSIÓN 02

CÓDIGO


PAGINA No. 20

20

4.0. SECCIÓN III – PROCESOS MISIONALES, EVALUACIÓN, PLANEACIÓN,

APOYO.

La presente sección se encuentra dividida en procesos misionales,

procesos de evaluación, procesos de planeación y procesos de apoyo

los cuales se describen para la Federación Nacional de Cacaoteros.

4.1. PROCESOS MISIONALES

ITEM NOMBRE DEL PROCESO NOMENCLATURA HERRAMIENTAS

4.1.1. DEPARTAMENTO

TÉCNICO

Diagramas de

flujo, Definición

del proceso

INVESTIGACIÓN Diagramas de

flujo, Definición

del proceso

Proceso de Formulación

de Proyectos

TRANSFERENCIA DE

TECNOLOGÍA Y

FOMENTO

Diagramas de

flujo, Definición

del proceso

Proceso de Protocolo

de Visitas Técnicas y

Seguimiento

Proceso de Protocolo

de Eventos de

Transferencia

Proceso de Escuelas

Cacaoteras

Proceso de Realización

de Cursos en el Centro

de Capacitación

Proceso de Producción

y Distribución de

Semillas

Proceso de Producción

y Distribución de

Varetas Portayemas


PROCEDIMIENTOS

VERSIÓN 02

CÓDIGO


PAGINA No. 21

21

Proceso de Supervisión

Proceso de Elaboración

de Publicaciones, y

Atención a los

Agricultores

COMERCIALIZACIÓN Diagramas de

flujo, Definición

del proceso

Proceso de Compras

Proceso de apoyo al

cooperativismo

4.1.1. DEPARTAMENTO TÉCNICO

INVESTIGACIÓN

El programa de investigación identifica, evalúa y selecciona árboles de

cacao con características de producción, adaptabilidad y calidad

sobresalientes buscando aprovechar la alta variabilidad genética

existente en los diferentes regiones cacaoteros del país para ampliar la

fuente de germoplasma con nuevas selecciones de tipos de alto

rendimiento y alta resistencia a enfermedades.

La finalidad del programa de investigación es el aumento de los clones

para la cacaocultura y la disminución de las enfermedades.

PROCESO DE FORMULACIÒN DE PROYECTOS

OBJETIVO

Planear, hacer, verificar y actuar aprovechando los recursos y

utilizándolos como elementos de gestión enfocados hacia la

formulación y el beneficio del agricultor.


PROCEDIMIENTOS

VERSIÓN 02

CÓDIGO


PAGINA No. 22

22

ALCANCE

Establecer herramientas organizacionales para el desarrollo de la

Federación y el beneficio del agricultor fortaleciendo el desempeño

misional.

RESPONSABLES

Planeación, Departamento Técnico

ENTRADAS

Convocatorias, indicaciones de Presidencia Ejecutiva y Junta Directiva,

recogidas de las necesidades de los agricultores y canalizadas a través

de los comités municipales y departamentales.

ACTIVIDADES DEL PROCESO

Identificación de necesidades por convocatorias

Análisis previo de viabilidad y factibilidad de acuerdo a términos de

referencia y políticas institucionales.

Elaboración de perfiles con su aprobación

Elaboración del documento

Presentación del mismo

SALIDAS

Proyecto para aprobación


PROCEDIMIENTOS

VERSIÓN 02

CÓDIGO


PAGINA No. 23

23

DIAGRAMA DE FLUJO GERENCIA TÉCNICA PRESIDENCIA EJECUTIVA

INICIO

FORMULACION DE PROYECTOS DE

INVESTIGACION

SE ELABORAN LOS

PERFILES

SE RECOGE LA INFORMACIÓN PARA

ANALIZARLA TENIENDO EN CUENTA LA

NECESIDAD Y LA FACTIBILIDAD CON

RESPECTO A LOS TÉRMINOS DE REFERENCIA Y LA POLÍTICA INSTTUCIONAL

SE PRESENTA LA PROPUESTA

Vo. Bo. CON CONCEPTO JURDICO

CORRECIONES SE RECIBE EL BORRADOR DEL PROYECTO O

CONTRATO EN EL QUE LO REVISA Y

ANALIZA EL PRESIDENTE

SE ANALIZAN LOS TÉRMINOS DE REFERENCIA TÉCNICA DEL CONTRATO

SE ASIGNAN RESPONSABLES

FIN

Vo. Bo.

Vo. Bo.

EL PRESIDENTE LO FIRMA

SE INFORMA LA CONCECUSIÓN

DEL NUEVO PROYECTO O

CONTRATO A: CONTABILIDAD,

PRESUPUESTO, TÉCNICA, TESORERÍA, TALENTO HUMANO

PASOS:


PROCEDIMIENTOS

VERSIÓN 02

CÓDIGO


PAGINA No. 24

24

TRANSFERENCIA DE TECNOLOGÍA Y FOMENTO

El programa de transferencia busca promover, divulgar, orientar y

capacitar al cacaocultor en el propósito integral que ofrece la

Federación para la modernización y tecnificación del cultivo del cacao,

mediante la capacitación a través de la escuela cacaotera, la

prestación del servicio de asistencia técnica personalizada y la

organización de eventos de transferencia de tecnología; de igual

forma, el personal técnico adscrito al Fondo Nacional del Cacao, da a

conocer a los agricultores cacaoteros el paquete tecnológico de

manejo de los clones de cacao de alto rendimiento disponibles en las

granjas, parcelas y lotes clónales que administra y supervisa la

Federación Nacional del Cacao.

El paquete de tecnología ofrece la calidad del material vegetal de los

clones de cacao que se recomiendan, los sistemas de propagación, uso

y manejo de los suelos, nutrición y fertilización, control de malezas,

plagas y enfermedades, labores culturales, cosecha y manejo de

poscosecha.

PROCESO DE PROTOCOLO DE VISITAS TÉCNICAS

OBJETIVO

Brindar acompañamiento directo y especializado a los cacaocultores,

sobre el manejo técnico del cultivo del cacao.

ALCANCE:

Asesorar y acompañar a los cacaocultores para que establezcan o

mejoren sus plantaciones de cacao.

RESPONSABLES

Departamento Técnico

ENTRADAS

Solicitud por parte del cacaocultor para que se visite su explotación

cacaotera; ésta la puede realizar en la oficina de la Federación o de

manera directa al jefe de unidad o al técnico de la zona.


PROCEDIMIENTOS

VERSIÓN 02

CÓDIGO


PAGINA No. 25

25


Programación de visita, dentro del cronograma de actividades

mensual del técnico de campo.

Visita a la finca del beneficiario.

Diagnostico de las labores a realizar en la finca, en compañía del

beneficiario.

Elaboración de un proyecto individual de la finca, en coordinación

con el beneficiario.

Elaboración del formato control de visita, que incluye

recomendaciones de trabajos que debe adelantar el cacaocultor a

verificar en la siguiente visita.

Programación de una nueva visita al predio.

Visita a la finca y verificación de la realización de las labores

encomendadas al cacaocultor, en anterior visita.





Nueva visita al predio

Verificación de realización de las labores encomendadas en anterior

visita.





Visita al predio

Verificación de las actividades encomendadas y si se realizaron,

finalización de labor de visitas al predio durante la vigencia del año.

Firma de acta de recibido a satisfacción por parte de el beneficiario

y del técnico de campo.

Revisión y visto bueno, por parte del jefe de unidad técnica del acta

de recibido.

Archivo en oficina del acta de finalización

Envío del informe a la oficina central de la Federación, incluyendo el

acta de finalización de las actividades realizadas en la finca.


PROCEDIMIENTOS

VERSIÓN 02

CÓDIGO


PAGINA No. 26

26

DIAGRAMA DE FLUJO TÉCNICO JEFE DE UNIDAD TÉCNICA GERENCIA TÉCNICA

SE ESTABLECE UNAS METAS

POR CADA UNIDAD TECNICA,

TENIENDO EN CUENTA LA

NECESIDAD Y EL PRESUPUESTO

DISPONIBLE.

SE RECEPCIONA Y SE

REPARTEN LAS

ACTIVIDADES DE

ACUERDO AL

NÚMERO DE TÉNICOS DE LA UNIDAD

SE PROGRAMA LA VISITA DENTRO

DEL CRONOGRAMA MENSUAL

DEL TÉCNICO DE CAMPO Y SE REGISTRA EN EL SITCAO

VISITA A LA FINCA DEL

BENEFICIARIO.

SE REALIZA DIAGNOSTICO DE LAS

LABORES A REALIZAR EN LA

FINCA, EN COMPAÑÍA DEL

BENEFICIARIO.

SE ELABORA UN PROYECTO

INDIVIDUAL DE LA FINCA, EN

COORDINACIÓN CON EL

BENEFICIARIO

SE ELABORA EL FORMATO

CONTROL DE VISITA, QUE

INCLUYE RECOMENDACIONES DE

TRABAJOS QUE DEBE ADELANTAR

EL CACAOCULTOR A VERIFICAR

EN LA SIGUIENTE VISITA.

SE PROGRAMA UNA NUEVA

VISITA AL PREDIO.

SE VISITA A LA FINCA

VERIFICANDO LA REALIZACIÓN

DE LAS LABORES

ENCOMENDADAS EN ANTERIOR

VISITA.

SE REGISTRA EN EL SITCAO LA

VISITA Y SE DEJAN LAS

RECOMENDACIONES DE


EL CACAOCULTOR A VERIFICAR EN LA SIGUIENTE VISITA

PROGRAMACIÓN DE UNA NUEVA

VISITA AL PREDIO.

INICIO

A


PROCEDIMIENTOS

VERSIÓN 02

CÓDIGO


PAGINA No. 27

27

TÉCNICO JEFE DE UNIDAD TÉCNICA GERENCIA TÉCNICA

SE CONSOLIDA LA

INFORMACION DEL SITCAO

PARA HACER LOS INFORMES

PERTINENTES

SE REGISTRA Y

VERIFICA CON VISTO

BUENO, POR PARTE

DEL JEFE DE UNIDAD

TÉCNICA EL ACTA DE

RECIBIDO.

NUEVA VISITA AL PREDIO

VERIFICACIÓN DE REALIZACIÓN

DE LAS LABORES

ENCOMENDADAS EN ANTERIOR

VISITA.

SE REGISTRA LA VISITA, QUE INCLUYE

RECOMENDACIONES DE TRABAJOS QUE

DEBE ADELANTAR EL CACAOCULTOR A

VERIFICAR EN LA SIGUIENTE VISITA,

CUANTAS VECES SEA NECESARIO

SE REGISTRA LA VISITA, QUE

INCLUYE RECOMENDACIONES DE


EL CACAOCULTOR A VERIFICAR

EN LA SIGUIENTE VISITA, CUANTAS

VECES SEA NECESARIO

PROGRAMACIÓN DE UNA NUEVA

VISITA AL PREDIO.

VISITA AL PREDIO

VERIFICACIÓN DE LAS

ACTIVIDADES ENCOMENDADAS

Y SI SE REALIZARON,

FINALIZACIÓN DE LABOR DE

VISITAS AL PREDIO DURANTE LA

VIGENCIA DEL AÑO.

VISITA AL PREDIO FIRMA DE ACTA

DE RECIBIDO A SATISFACCIÓN

POR PARTE DE EL BENEFICIARIO Y

DEL TÉCNICO DE CAMPO.

A

FIN


PROCEDIMIENTOS

VERSIÓN 02

CÓDIGO


PAGINA No. 28

28

PROCESO DE PROTOCOLO DE EVENTOS DE TRANSFERENCIA GRUPALES

OBJETIVO

Dar a los cacaocultores colombianos, de manera grupal, el

conocimiento necesario para lograr una mayor adopción del paquete

tecnológico para el cultivo del cacao.

ALCANCE

Lograr una mayor cobertura, al incrementar el número de agricultores

capacitados en la aplicación de la tecnología recomendada para el

cultivo del cacao, para la modernización de los cultivos, con énfasis en

sistemas agroforestales productivos.

RESPONSABLES

Departamento Técnico.

ENTRADAS

Programación de actividades de la unidad técnica, en lo referente a

eventos grupales de transferencia de tecnología


Determinación de los eventos a realizar, por parte de la unidad

técnica ( días de campo, demostraciones de método, giras o cursos

técnicos)

Aprobación por parte de la Gerencia técnica

Aprobación por parte de la Presidencia Ejecutiva

Elaboración de las memorias del evento a realizar, que debe incluir

información como: número de participantes, sitio de realización,

duración del evento, contenidos a tratar, indicando intensidad

horaria de cada uno, materiales a emplear y costo detallado de

cada item.

El envío de las memorias a la ciudad de Bogotá, deberá realizarse

siempre de manera trimestral, durante la primera semana de dicho

periodo.

Aprobación por parte del supervisor técnico nacional.

Aprobación por parte de los departamentos de presupuesto y de la

Presidencia ejecutiva.


PROCEDIMIENTOS

VERSIÓN 02

CÓDIGO


PAGINA No. 29

29

Realización del evento.

Recolección de firmas de los asistentes al mismo en el formato

destinado para tal fin.

Legalización del evento.

Realización del informe técnico mensual.

Envió de documentación a la Gerencia técnica y al departamento

de Contabilidad.


PROCEDIMIENTOS

VERSIÓN 02

CÓDIGO


PAGINA No. 30

30

DIAGRAMA DE FLUJO

UNIDAD TÉCNICA SUPERVISOR TÉCNICO GERENCIA TÉCNICA

INICIO

SE DETERMINACIÓN DE LOS EVENTOS A

REALIZAR, POR PARTE DE LA UNIDAD TÉCNICA

(DÍAS DE CAMPO, DEMOSTRACIONES DE

MÉTODO, GIRAS O CURSOS TÉCNICOS)

SE ENVÍA A APROBACIÓN DE GERENCIA

TÉCNICA Y PRESIDENCIA EJECUTIVA

Vo. Bo.

ELABORACIÓN DE LAS MEMORIAS DEL EVENTO A

REALIZAR QUE DEBE INCLUIR INFORMACIÓN COMO:

NÚMERO DE PARTICIPANTES, SITIO DE REALIZACIÓN,

DURACIÓN DEL EVENTO, CONTENIDOS TRATAR,

INDICANDO INTENSIDAD HORARIA DE CADA UNO,

MATERIALES A EMPLEAR Y COSTO DETALLADO DE

CADA ITEM.

APROBACIÓN POR PARTE DEL

SUPERVISOR TÉCNICO

NACIONAL

SE ENVÍA A APROBACIÓN DE

PRESUPUESTO Y PRESIDENCIA EJECUTIVA

Vo. Bo.

REALIZACIÓN DEL EVENTO

CORRECCIONES

EL ENVÍO DE LAS MEMORIAS

A LA CIUDAD DE BOGOTÁ,

DEBERÁ REALIZARSE SIEMPRE

DE MANERA TRIMESTRAL,

DURANTE LA PRIMERA

SEMANA DE DICHO

PERIODO.

CORRECCIONES

FIN


PROCEDIMIENTOS

VERSIÓN 02

CÓDIGO


PAGINA No. 31

31

PROCESO DE ESCUELA CACAOTERA

OBJETIVO

Capacitar a los agricultores mediante el concepto “aprender –

haciendo” en lo relacionado con el proceso técnico para la instalación

y manejo de cultivos clonados con temas de organización de

productores, administración de fincas y comercialización del grano del

cacao.

ALCANCE

Sensibilización del subsector cacaotero.

RESPONSABLES

Los responsables de esta actividad son el ingeniero agrónomo y el

técnico de campo.

ENTRADAS

Proyecto elaborado.

Plan de inversiones y Gastos.

RESPONSABLES



Selección de sitios para la instalación de la escuela cacaotera.

Inscripción de los productores.

Conformación de la Escuela Cacaotera.

Realizar cronograma de actividades y Jornadas.

Ejecución de las jornadas de Escuelas Cacaoteras.

Clausura de la Escuela Cacaotera.

SALIDA

Productores con mayores conocimientos y capacidades para el manejo

del cultivo del cacao.

Cultivos establecidos y manejados bajo la tecnología recomendada.

Presentación de informes de gestión a gerencia técnica.


PROCEDIMIENTOS

VERSIÓN 02

CÓDIGO


PAGINA No. 32

32

DIAGRAMA DE FLUJO

AGRICULTORES GERENCIA

TÉCNICA

UNIDAD

TÉCNICA

TÉCNICO

INICIO

El PIG determina el

número de escuelas

cacaoteras a conformar

en cada unidad técnica

Se selecciona el sitio

(vereda) en donde se

desarrollara la escuela

cacaotera.

Se convoca a los

agricultores a participar

en la escuela cacaotera

Se inscriben los

agricultores. Se

conforman grupos de 10

a 12 personas

Se hace el cronograma

de actividades, se

establecen los temas

para la ejecución de 8

jornadas durante todo el

año

Se inscribe la escuela

cacaotera mediante el

Formato inscripción de

escuela cacaotera

Inscripción de escuela

cacaotera

FIN

INICIO

En la unidad Técnica. Se

realizó la logística y

preparación de la

actividad a desarrollar

en la jornada .

De acuerdo al cronograma

de actividades se realiza la

invitación a los agricultores

para participar a la jornada

de escuela cacaotera

En el desarrollo de la

actividad tiene el orden del

día así:

1. Saludo de

Bienvenida

2. Desarrollo del

tema técnico

3. Practica del

tema tratado

4. Almuerzo

5. Desarrollo del

tema Social

(opcional)

6. Fin de la

actividad.

Al finalizar el mes el

técnico de campo

registra en el SITCAO el

cumplimiento de metas

propuestas con respecto

a las escuelas

cacaoteras mediante el

formato existente para

ello.

El jefe de unidad

consolida la información

recibida por los técnicos

y la registra en el SITCAO

dentro de los 10 primeros

días de cada mes.

FIN

Información de las metas

cumplidas durante el mes.


PROCEDIMIENTOS

VERSIÓN 02

CÓDIGO


PAGINA No. 33

33

PROCESO DE REALIZACIÓN DE CURSOS EN EL CENTRO DE CAPACITACIÓN

OBJETIVO

Ofrecer a los interesados una alternativa de capacitación en el

negocio del cultivo del cacao que les permita obtener el conocimiento

necesario en aras de aplicar un adecuado paquete tecnológico para

la producción del grano.

ALCANCE

Incrementar el grado de aplicación tecnológica de la cacaocultura

colombiana al ampliarse el número de agricultores capacitados.

ENTRADAS A LA ACTIVIDAD

-Solicitud formal a Fedecacao, dirigida por de un grupo de personas,

entidades o proyectos productivos, interesados en capacitación sobre

el cultivo del cacao.


Comunicaciones de presidencia ejecutiva y gerencia técnica

aprobando la solicitud y el presupuesto del evento.

Coordinación logística: alimentación, alojamiento, salón, fincas a

visitar, herramientas, transporte, etc.

Categorización del contenido académico del curso.

Elaboración y fotocopiado de las memorias para los participantes.

Desarrollo del curso.

Legalización y pago de los compromisos contraídos.

Informe económico y técnico sobre el evento.

SALIDA

Grupo de agricultores conocedores del negocio del cacao. (Cliente

satisfecho)


PROCEDIMIENTOS

VERSIÓN 02

CÓDIGO


PAGINA No. 34

34

DIAGRAMA DE FLUJO

AGRICULTORES GERENCIA

TÉCNICA

CENTRO DE CAPACITACIÓN

INICIO

Solicitud formal a

Fedecacao, dirigida por

un grupo de personas,

entidades o proyectos

productivos, interesados

en capacitación sobre el

cultivo del cacao.

Recepción de la solicitud

en Fedecacao Bogotá.

Revisión de la solicitud

APROBACIÓN

Notificación a

quien

corresponda

Notificación al centro de

capacitación

Se programa el evento

Se realiza el evento

Se legalizan los gastos

Se envía informe a

Fedecacao Bogotá

INFORME DEL EVENTO

APROBACIÓN

Notificación al centro

de

capacitación

FIN


PROCEDIMIENTOS

VERSIÓN 02

CÓDIGO


PAGINA No. 35

35

PROCESO DE PRODUCCIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE SEMILLAS

OBJETIVO

Proveer material genético de patronaje adecuado para cada zona

agroecológica de acuerdo con la reglamentación del Consejo

Nacional Cacaotero.

ALCANCE

Abastecer las siembras de patronaje para siembras nuevas de cacao a

nivel nacional.

RESPONSABLES

Departamento Técnico, Planeación, presidencia ejecutiva, personas

naturales o jurídicas.

ENTRADAS

Solicitud de persona natural o jurídica para ejecutar proyectos

institucionales.


Realizar análisis de cifras tentativas de producción anual para el año

siguiente desde las granjas.

Estimativos mensuales de producción por bodega para despachos.

Toma de decisiones de acuerdo a los análisis anteriores para realizar

los correspondientes despachos.

SALIDAS

Entrega del material al cliente


PROCEDIMIENTOS

VERSIÓN 02

CÓDIGO


PAGINA No. 36

36

DIAGRAMA DE FLUJO

PLANEACIÓN GERENCIA TÉCNICA GRANJAS

INICIO

ANUALMENTE SE ESTIMA LA

PRODUCCIÓN PARA EL AÑO

SIGUIENTE Y SE CONSOLIDA

DENTRO DEL PLAN OPERATIVO ANUAL.

SE RECEPCIONA INFORME

Y ANALIZA LA INFORMACIÓN

SE RECIBE INFORMACIÓN

CUANDO EXISTE UNA

SOLICITUD POR

PERSONA NATURAL O

JURÍDICA PARA COMPRA DE SEMILLAS

PRESIDENCIA

EJECUTIVA

UNIDADES

TÉCNICAS

SOLICITA

CONSIGNACIÓN A

CUENTA E INFORMA

A GERENCIA

TÉCNICA PARA EL DESPACHO

APROBACIÓN

FIN

SE ANALIZA LA PRODUCCION Y

DEMANDA MENSUAL PARA

REALIZAR LOS AJUSTES CORRESPONDIENTES

CUANDO LLEGA EL

COMUNICADO LA

GRANJA REALIZA EL

ENVÍO

CORRESPONDIENTE Y

A FIN DE MES ENVIA

EL ESTADO DE

DESPACHOS REALIZADOS

SE RECEPCIONA Y SE

TOMA EN CUENTA

PARA NUEVOS

DESPACHOS

FIN


PROCEDIMIENTOS

VERSIÓN 02

CÓDIGO


PAGINA No. 37

37

PROCESO DE PRODUCCIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE VARETAS PORTAYEMAS

OBJETIVO

Aumentar, abastecer y suministrar el material clonal de alto rendimiento

y desempeño a los sistemas adversos de plagas y enfermedades

adecuado para cada zona agroecológica.

ALCANCE

Abastecer las siembras nuevas de clones de alto rendimiento y proveer

material genético para rehabilitación en cultivos viejos.

RESPONSABLES

Departamento técnico, Presidencia Ejecutiva

ENTRADAS

Solicitud de persona natural, jurídica o de la Federación Nacional de

Cacaoteros mediante solicitud de los convenios que administra.


Coordinar con granjas y entregar las varetas portayemas en los sitios

acordados

SALIDAS

Entrega de varetas portayemas y envío de información a planeación.


PROCEDIMIENTOS

VERSIÓN 02

CÓDIGO


PAGINA No. 38

38

DIAGRAMA DE FLUJO

PLANEACIÓN GERENCIA TÉCNICA GRANJAS

INICIO

ANUALMENTE SE REALIZAN LOS

ESTIMATIVOS DE PRODUCCIÓN

PARA EL AÑO SIGUIENTE Y SE

REGISTRAN LAS METAS EN EL SITCAO

SE RECEPCIONA INFORME

Y ANALIZA LA INFORMACIÓN

SE RECIBE INFORMACIÓN

CUANDO EXISTE UNA

SOLICITUD POR

PERSONA NATURAL O

JURÍDICA PARA COMPRA DE SEMILLAS

PRESIDENCIA

EJECUTIVA

UNIDADES

TÉCNICAS

SOLICITA

CONSIGNACIÓN A

CUENTA E INFORMA

A GERENCIA

TÉCNICA PARA EL DESPACHO

APROBACIÓN

FIN

SE ANALIZA LA PRODUCCION Y

DEMANDA MENSUAL PARA

REALIZAR LOS AJUSTES

CORRESPONDIENTES

CUANDO LLEGA EL

COMUNICADO LA

GRANJA REALIZA EL

ENVÍO

CORRESPONDIENTE Y

A FIN DE MES ENVIA

EL ESTADO DE

DESPACHOS REALIZADOS

SE RECEPCIONA Y SE

TOMA EN CUENTA

PARA NUEVOS

DESPACHOS

FIN


PROCEDIMIENTOS

VERSIÓN 02

CÓDIGO


PAGINA No. 39

39

PROCESO DE ELABORACIÓN Y ENVIÓ DE INFORMES TÉCNICOS

OBJETIVO

Consolidar la información de las unidades técnicas ilustrando la

ejecución Vs. la programación de acuerdo al plan de inversiones y

gastos.

ALCANCE

Recepcionar la información que se genere desde cualquier punto de

vista en cada una de las unidades técnicas para ser depurada en la

sede principal y ejercer un mayor control sobre la misma teniendo en

cuenta la programación inicial y la toma de decisiones.

RESPONSABLES

El departamento técnico.

Planeación.

Auditoria Interna.

ENTRADAS

Plan de inversiones y gastos.

Ejecución de proyectos.


Recepción de la información y canalización teniendo en cuenta los

siguientes aspectos:

INVESTIGACIÓN

Árboles de alto rendimiento.

Jardines Clónales.

Parcelas Demostrativas.

Índice Grano.

Índice de Mazorca.


PROCEDIMIENTOS

VERSIÓN 02

CÓDIGO


PAGINA No. 40

40

TRANSFERENCIA DE TECNOLOGÍA

Número de visitas.

Número de hectáreas renovadas, rehabilitadas, nuevas siembras y en

manejo o sostenimiento.

Número de Beneficiarios.

Número de escuelas cacaoteras.

Número de eventos de transferencia de tecnología.

Distribución de semillas y varetas portayemas.

Programación de actividades mensual.

Actividades realizadas.

Resumen narrativo (Aspectos climáticos, aspectos relevantes, municipios

atendidos, precio de compra del grano en la región, participación con

entidades de la región y Aspectos fitosanitarios).

Las anteriores actividades se realizan para dar cumplimiento a lo que se

presupuesta y al plan de inversiones y gastos.

SALIDA

Los informes se transmiten desde el técnico hacia la unidad Técnica

mediante el jefe de la unidad, el cual consolida y lo envía a gerencia

técnica y a su vez a planeación.


PROCEDIMIENTOS

VERSIÓN 02

CÓDIGO


PAGINA No. 41

41

DIAGRAMA DE FLUJO

GERENCIA TÉCNICA UNIDAD TÉCNICA TÉCNICO

INICIO

PIG Y PRESUPUESTO,

CONSOLIDAN LAS

ACTIVIDADES A REALIZAR

PARA CADA VIGENCIA

CON EL DOCUMENTO LA

UNIDAD TÉCNICA INICIA

LA EJECUCIÓN DE LAS

METAS PROGRAMADAS.

MENSUALMENTE LOS

TÉCNICOS REGISTRAN

EN EL SITCAO:

NÚMERO DE VISITAS

NÚMERO DE HECTÁREAS

RENOVADAS,

REHABILITADAS,

NUEVAS SIEMBRAS Y EN

MANEJO O

SOSTENIMIENTO

NÚMERO DE

BENEFICIARIOS

NÚMERO DE ESCUELAS

CACAOTERAS

NÚMERO DE EVENTOS

DE TRANSFERENCIA DE

TECNOLOGÍA

DISTRIBUCIÓN DE

SEMILLAS Y VARETAS

PORTAYEMAS

PROGRAMACIÓN DE

ACTIVIDADES MENSUAL

ACTIVIDADES

REALIZADAS

Y POR OTRO LADO

INFORMAN EN EL

RESUMEN NARRATIVO

(ASPECTOS

CLIMÁTICOS, ASPECTOS

RELEVANTES,

MUNICIPIOS

ATENDIDOS, PRECIO DE

COMPRA DEL GRANO

EN LA REGIÓN,

PARTICIPACIÓN CON

ENTIDADES DE LA

REGIÓN Y ASPECTOS

FITOSANITARIOS

TRASFERENCIA INVESTIGACIÓN

MENSUALMENTE

LOS TÉCNICOS

REGISTRAN LOS

DATOS EN EL

SITCAO PARA

HCER EL

RESPECTIVO

SEGUIMIENTO,

CONTOL Y

EVALUACION .

INFORME

SE PROGRAMA LA

REUNIÓN TÉCNICA EN LA

QUE CADA TÉCNICO

EXPONE SU INFORME

PARA QUE FINALMENTE EL

JEFE DE UNIDAD

VERIFIQUE, EVALUE Y

EJERZA EL SEGUIMIENTO

RESPECTIVO A LAS

ACTIVIDADES

PROGRAMADAS.

QUEDANDO YA EN EL

SITCAO PARA CUALQUIER

CONSULTA

INFORME FINAL

FIN


PROCEDIMIENTOS

VERSIÓN 02

CÓDIGO


PAGINA No. 42

42

PROCESO DE ELABORACIÓN DE PUBLICACIONES

Se entienden como publicaciones o material de difusión o divulgación

todos aquellos documentos tales como: libros cartillas, plegables,

manuales, afiches, pancartas y otros que se elaboren con recursos del

Fondo Nacional del Cacao y que sean elaborados por personal de la

entidad, los cuales por lo tanto presentan parte importante de la labor

y la imagen institucional de la entidad, de tal forma que se deben

elaborar de manera cuidadosa y responsable.

De la misma manera incluyen el material electrónico, los logos, el

material de audio y video, tal como cuñas radiales, videos, etc. No

incluyen las presentaciones en power point las cuales deben elaborarse

en el formato establecido para ello, pero cuyo contenido no debe ser

revisado y aprobado previamente en la oficina de Bogotá. Para el caso

de las memorias y el contenido de los eventos de capacitación, este

material se debe enviar para su revisión a Bogotá.

OBJETIVO

Elaborar los documentos, publicaciones y material de divulgación de la

entidad de tal manera que se cumpla con los objetivos de dar a

conocer los resultados del trabajo que desarrolla el gremio cacaotero,

con eficiencia, objetividad y calidad.

ALCANCE

Dar a conocer a los cacaocultores, empleados, aliados y al público en

general los resultados de los proyectos, avances y resultados en temas

de interés para el gremio de tal manera que estos informen, eduquen,

concienticen y sensibilicen.

RESPONSABLES

Departamento técnico y publicaciones

ENTRADAS

La necesidad o el proceso necesario para la elaboración de la

publicación o el material de divulgación pueden surgir de diferentes

situaciones:


PROCEDIMIENTOS

VERSIÓN 02

CÓDIGO


PAGINA No. 43

43

Actividades planeadas y presupuestadas de proyectos específicos

para presentar resultados del mismo.

Actividades o eventos que se realicen de manera periódica

(Congreso Nacional Cacaotero)

Campañas.

Cualquiera de las anteriores debe tener previa autorización de la

Presidencia Ejecutiva y de Gerencia Técnica teniendo en cuenta el

presupuesto para su elaboración, además de seguir los procedimientos

de compra aplicables.


Justificación o necesidad de la elaboración de la publicación o

material de divulgación.

Verificación del presupuesto necesario para la realización entre el

Departamento técnico y Presupuesto.

Elaboración del borrador del documento o material buscando que

cumpla con los objetivos específicos propuestos para cada caso en

particular.

El borrador es enviado para aprobación y revisión por el jefe de

Unidad Técnica o director del proyecto y posteriormente por el

Gerente Técnico y el Presidente Ejecutivo.

Una vez el documento este con las correcciones respectivas se envía

como modelo para cotización para acondicionamiento tal de

diseño e impresión.

Cuando el proveedor esta establecido por el comité de compras, se

le envía todo el material (logos, autores, fotos, etc.), que se requiera

para su posterior impresión.

Al estar el material publicado se entrega al almacén para que se

realice la respectiva divulgación.

En el recibido de la información se elaboran las actas de recibido en

la que expone el objetivo, alcance e importancia de la publicación.

Finalmente se solicita a la editorial copia en medio magnético del

documento final, la cual reposa en la biblioteca de la Federación

junto con el ejemplar en físico correspondiente.

SALIDAS

Divulgación del documento.


PROCEDIMIENTOS

VERSIÓN 02

CÓDIGO


PAGINA No. 44

44

DIAGRAMA DE FLUJO

DEPTO. TÉCNICO ALMACÉN IMPRESORES

SOLICITUD O NECESIDAD DE PUBLICACIÓN

DE MATERIAL

Vo. Bo. DIRECTOR DE PROYECTO

Y PRESUPUESTO

CORRECCIONES

Vo. Bo. DIRECTOR DE PROYECTO

O JEFE DE UNIDAD TÉCNICA

Vo. Bo. GERENTE TÉCNICO Y

PRESIDENCIA EJECUTIVA

SE ENVÍA DOCUMENTO

MODELO A ALMACEN

INICIO

SE TOMA EL MODELO Y SE

SOLICITAN TRES

COTIZACIONES A EMPRESAS

PARA LA EDICION DEL

DOCUMENTO

SE LLEVAN LAS TRES

COTIZACIONES AL COMITÉ

DE COMPRAS EN DONDE SE

ELIGE A UNA EMPRESA Y SE

REALIZA LA CONTRATACIÓN

SE ENTREGA EL MODELO

SE DEFINEN LOS DISEÑOS Y

ESTILOS PARA LAS

PUBLICACIONES, SE IMPRIMEN Y

SE DEJAN 2 COPIAS

(MAGNÉTICO Y FÍSICO)

SE ENTREGA EL DOCUMENTO

SE PUBLICA EL DOCUMENTO

SE ARCHIVA EN LA BIBLIOTECA DE LA

FEDERACIÓN PARA DOCUMENTO DE

CONSULTA

FIN


PROCEDIMIENTOS

VERSIÓN 02

CÓDIGO


PAGINA No. 45

45

PROCESO DE SUPERVISIÓN

OBJETIVO

Buscar que el máximo cumplimiento técnico y presupuestal de los

proyectos que adelante la Federación en las diferentes unidades

técnicas, en beneficio de los cacaocultores colombianos.

ALCANCE

Acompañar, asesorar y coordinar a jefes de unidad, administradores de

oficina y técnicos de campo, para que los programas y proyectos

plasmados, se ejecuten en las condiciones acordadas y dentro de los

parámetros establecidos.

RESPONSABLES


ENTRADAS

Elaboración de cronograma de visitas a las unidades técnicas con vistos

buenos de la Gerencia Técnica y la Presidencia Ejecutiva


Aprobación del plan operativo para los proyectos a ejecutar.

Memorando de aprobación de salida de supervisión

Reunión en oficina con todos los funcionarios

Verificación en oficina de documentos de trabajo

Visitas en campo de verificación de actividades

Reunión con funcionarios en evaluación de la supervisión realizada

Elaboración de acta de visita, resultados y compromisos a cumplir,

en la unidad técnica.

Elaboración de informe de visita.


PROCEDIMIENTOS

VERSIÓN 02

CÓDIGO


PAGINA No. 46

46

DIAGRAMA DE FLUJO

GERENCIA TÉCNICA SUPERVISORES

TÉCNICOS

UNIDADES TÉCNICAS

SE RECEPCIONA EL PLAN OPERATIVO

APROBADO EL QUE MENCIONA LOS

PROYECTOS A EJECUTAR EN CADA ZONA

INICIO

SE ENVIA UN MEMORANDO DE

APROBACIÓN PARA LAS SALIDAS DE LOS

SUPERVISORES

SE LLEVA A CABO UNA REUNIÓN EN

OFICINA CON TODOS LOS

FUNCIONARIOS

SE VERIFICAN EN OFICINA LOS

DOCUMENTOS DE TRABAJO

VISITAS EN CAMPO DE VERIFICACIÓN

DE ACTIVIDADES

REUNIÓN CON FUNCIONARIOS EN

EVALUACIÓN DE LA SUPERVISIÓN

REALIZADA

ELABORACIÓN DE ACTA DE VISITA,

RESULTADOS Y COMPROMISOS A

CUMPLIR, EN LA UNIDAD TÉCNICA.

RECEPCIÓN DEL ACTA PARA

PRÓXIMAS VISITAS E INFORMES DE

AVANCES

ELABORACIÓN DE ACTA DE VISITA,

RESULTADOS Y COMPROMISOS A

CUMPLIR, EN LA UNIDAD TÉCNICA.

RECEPCION Y ANALISIS DE

ACTA E INFORMES DE VISITAS

FIN

FIN


PROCEDIMIENTOS

VERSIÓN 02

CÓDIGO


PAGINA No. 47

47

COMERCIALIZACIÓN

El programa de comercialización está orientado a la promoción de

actividades tendientes a lograr un desarrollo socioempresarial de cada

una de las organizaciones; a fortalecer los vínculos entre los productores

cacaoteros asociados y los transformadores industriales y a que los

cacaocultores realicen un buen manejo de poscosecha del grano para

obtener un mejor precio por sus productos y acceder a los mercados

nacionales e internacionales.

Por tal motivo, los Directores Regionales y Jefes de Unidad cumplen con

el seguimiento y control de la Factura Única e informan sobre la gestión

desarrollada remitiendo un consolidado mensual a la oficia de

recaudos.

PROCESO DE COMERCIALIZACIÒN DEL CACAO

OBJETIVO

Conformar y fortalecer las asociaciones de productores y apoyar a los

agricultores en general para que participen activamente asumiendo

desafíos técnicos, económicos, sociales y políticos con el apoyo de la

Federación Nacional de Cacaoteros en la comercialización del grano

del cacao cumpliendo los estándares de los mercados.

ALCANCE

Integrar todos los eslabones de la cadena productiva cacao chocolate

en beneficio del productor logrando el cumplimiento de los objetivos de

la comercialización

RESPONSABLES

Unidades Técnicas, Supervisores Técnicos Nacionales y el Departamento

Técnico en su totalidad.

ENTRADAS

Partir de un proyecto elaborado relacionado con el proceso de

comercialización.


PROCEDIMIENTOS

VERSIÓN 02

CÓDIGO


PAGINA No. 48

48


Apoyar a las organizaciones de productores y a los productores en

general, efectuando análisis de mercadeo para que efectúen las

diferentes actividades tales como:

Establecer alianzas o negocios con las compañías procesadoras

del cacao

Realizar la compra venta del grano

SALIDAS

Apoyo al cacaocultor

Desembolsos de dinero a las unidades técnicas


PROCEDIMIENTOS

VERSIÓN 02

CÓDIGO


PAGINA No. 49

49

DIAGRAMA DE FLUJO

DEPTO TÉCNICO

(UNIDAD TÉCNICA)

COOPERATIVAS COMPAÑÍA

PROCESADORA

LAS COOPERATIVAS REALIZAN

UN ANÁLISIS DE MERCADEO Y

DE COSTOS

CADA COOPERATIVA

ANUNCIA LA OFERTA, LA

DEMANDA Y LOS COSTOS AL

DEPTO DE COMERCIALIZACIÓN DE ACUERDO AL INFORME

EMITIDO POR LA

COOPERTAIVA, EL DEPTO DE

COMERCIALIZACIÓN REALIZA

DESEMBOLSOS DE ACUERDO A

LAS SIGUIENTES VARIABLES:

DINERO DISPONIBLE POR

PARTE DE LA COOPERATIVA

EXISTENCIAS DE CACAO EN

BODEGA

CARTERA

ESTADÍSTICA DE LA SEMANA

ANTERIOR

EL FONDO DE

COMERCIALIZACION PROCEDE

A DESEMBOSAR EL DINERO A

LA COOPERATIVA

CORRESPONDIENTE

LA COOPERATIVA COMPRA EL

GRANO DE CACAO Y LO

VENDE REALIZANDO EL

CORRESPONDIENTE DESPACHO

Y SE REALIZA LA FACTURA

ÚNICA

SE RECIBE EL GRANO DE

CACAO Y RECAUDA EL 3% DE

LA CUOTA DE FOMENTO

CANCELA EL VALOR

CORRESPONDIENTE DE LA

FACTURA

RECIBE EL VALOR

CORRESPONDIENTE DE LA

FACTURA Y ENVÍA EL DINERO AL

FONDO DE COMERCIALIZACION

SE CONSIGNA EL DINERO EN

UNA CUENTA BANCARIA

MEDIANTE EL PLAN DE INVERSIONES Y

GASTOS SE PROGRAMA UN PRESUPUESTO PARA COMERCIALIZACIÓN

DANDO CUMPLIMIENTO AL PLAN DE INVERSIONES Y GASTOS

EJECUTADO, TESORERÍA ENVÍA CADA AÑO UNA PARTIDA

PARA EL FONDO DE COMERCIALIZACIÓN PARA GASTOS DE

INFRAESTUCTURA, CAPITAL DE TRABAJO Y AYUDAS

ADMINISTRATIVAS

INICIO

LO RECAUDADO SE

TRANSFIERE A LA FEDERCIÓN

NACIONAL DE CACAOTEROS

Y SE ENVÍA LA FACTURA

CON SU RESPECTIVO

SOPORTE AL DEPARTAMENTO DE RECAUDO Y ESTADÍSTICA

FIN


PROCEDIMIENTOS

VERSIÓN 02

CÓDIGO


PAGINA No. 50

50


PROCEDIMIENTOS

VERSIÓN 02

CÓDIGO


PAGINA No. 51

51

4.2. PROCESOS DE EVALUACIÓN


4.2.1. REVISORÍA FISCAL Diagramas de

flujo, Definición

del proceso

Proceso de Dictamen de

Estados

Proceso de Control Interno

Proceso de Pagos de

Seguridad Social

4.2.2. AUDITORIA INTERNA Diagramas de

flujo, Definición

del proceso

Proceso de revisión del Plan

de Inversiones y Gastos

Programado y Ejecutado

Proceso de Matriz de Control

Interno

Proceso de verificación de los

estados financieros

Procesos del plan de

mejoramiento

4.2.3. COMITÉ DISCIPLINARIO Diagramas de

flujo, Definición

del proceso

Proceso disciplinario


PROCEDIMIENTOS

VERSIÓN 02

CÓDIGO


PAGINA No. 52

52

4.2.1. REVISORÍA FISCAL

La Revisoría Fiscal es el órgano de control establecido por los estatutos

de la Junta Directiva de los cacaocultores.

PROCESO DE DICTAMEN DE ESTADOS

OBJETIVO

Verificar, inspeccionar y comunicar todos los hallazgos encontrados en

los estados financieros de la Federación Nacional de Cacaoteros

ALCANCE

Involucrar todos los proyectos que administra la Federación Nacional de

Cacaoteros

RESPONSABLES

Contabilidad, Revisoría Fiscal, Presidencia Ejecutiva

ENTRADAS

Mensualmente se realizan los balances, y con el ingreso de la

información al sistema se organiza para pagos de impuestos


Verificar que los datos contenidos en los libros contables contengan

información veraz y cada dato contable ingresado esté bien

codificado.

SALIDAS

Las no conformidades se plasman en comunicados a Presidencia

Ejecutiva para que se realice el conducto regular correspondiente.


PROCEDIMIENTOS

VERSIÓN 02

CÓDIGO


PAGINA No. 53

53

DIAGRAMA DE FLUJO

CONTABILIDAD REVISORÍA FISCAL PRESIDENCIA

EJECUTIVA

INICIO

MENSUAL Y BIMENSUALMENTE

SE REALIZAN LOS PAGOS

RESPECTIVOS DE RETENCIÓN EN

LA FUENTE, IVA, PAGOS DE

SEGURIDAD SOCIAL Y

ANUALMENTE LA DECLARACIÓN DE RENTA

ANTES DE REALIZAR LOS

PAGOS SE RECEPCIONA

LA INFORMACIÓN

CORRESPONDIENTE QUE

HA SIDO INGRESADA A LOS LBROS Y SE VERIFICAN

Vo. Bo.

SE ELABORAN LOS

COMUNICADOS DE ACUERDO A LAS NO CONFORMIDADES

PRESIDENCIA LOS ANALIZA Y

LLEVA A CABO LAS ACCIONES

A LUGAR

SE ENVÍA COMUNICADO A

TESORERÍA PARA LOS PAGOS CORRESPONDIENTES

FIN


PROCEDIMIENTOS

VERSIÓN 02

CÓDIGO


PAGINA No. 54

54

PROCESO DE CONTROL INTERNO

OBJETIVO

Controlar los procesos y procedimientos de cada departamento

ALCANCE

Cumplimiento de metas programadas Vs. las ejecutadas con

estándares de calidad.

RESPONSABLES

Todos los departamentos de la Federación, control interno y Presidencia

Ejecutiva

ENTRADAS

Informes de gestión


Se reciben los documentos y se analiza que correspondan los soportes,

que se ingresen los rubros contables de forma adecuada, se valora en

que se invierten los dineros y si corresponde al presupuesto, si se

cumplen las metas programadas.

SALIDAS




PROCEDIMIENTOS

VERSIÓN 02

CÓDIGO


PAGINA No. 55

55

DIAGRAMA DE FLUJO

TODOS LOS

DEPARTAMENTOS

CONTROL INTERNO PRESIDENCIA

EJECUTIVA

INICIO

SE ANALIZAN MENSUALMENTE

LOS BALANCES FINANCIEROS

CON SUS RESPECTIVOS

SOPORTES, SE CONCILIA ENTRE

PRESUPUESTO Y CONTABILIDAD

Y SE REVISAN LOS CONTRATOS

DE LOS DIFERENTES PROYECTOS DE LA FEDERACIÓN

SE RECIBEN LOS DOCUMENTOS

Y SE ANALIZAN QUE

CORRESPONDAN LOS

SOPORTES, QUE SE INGRESEN

LOS RUBROS CONTABLES DE

FORMA ADECUADA, SE

VALORA EN QUE SE INVIERTEN

LOS DINEROS Y SI

CORRESPONDE AL

PRESUPUESTO

Vo. Bo.

SE ELABORAN LOS

COMUNICADOS DE ACUERDO A LAS NO CONFORMIDADES

PRESIDENCIA LOS ANALIZA Y

LLEVA A CABO LAS ACCIONES

A LUGAR

SE ENVÍA COMUNICADO AL

DEPARTAMENTO QUE TIENE LA

INCONFORMIDAD

FIN

LE INFORMAN LOS

PROCEDIMIENTOS A SEGUIR

Y LES HACE SEGUIMIENTIO

REALIZA INFORMES DE GESTIÓN Y

LOS PRESENTA ANTE LA CONGRESO

CACAOTERO E INFORMA A LA

JUNTA DIRECTIVA


PROCEDIMIENTOS

VERSIÓN 02

CÓDIGO


PAGINA No. 56

56

PROCESO PAGO DE SEGURIDAD SOCIAL

OBJETIVO

Verificar las planillas únicas para pagos de aportes y seguridad social

que corresponda al número de personas que labora en la Federación

teniendo en cuenta las observaciones de cada uno.

ALCANCE

Agilizar y controlar los pagos

RESPONSABLES

Talento Humano, Revisoría Fiscal y Contabilidad

ENTRADAS

La nómina y las observaciones de cada trabajador


Verificar las planillas de nómina para pagos de acuerdo a las

observaciones de cada trabajador tales como vacaciones, sanciones,

permisos, horas extras, etc.

SALIDAS




PROCEDIMIENTOS

VERSIÓN 02

CÓDIGO


PAGINA No. 57

57

DIAGRAMA DE FLUJO

RECURSOS HUMANOS AREA FINANCIERA PRESIDENCIA

EJECUTIVA

INICIO

MENSUAL SE REALIZAN LA

RECOPILACION DE

NOVEDADES DE CADA

OFICINA Y SE ELABORA LA

HOJA DE TRABAJO PARA

LIQUIDAR LA SEGURIDAD SOCIAL

SE ENTREGA EL REPORTE

DEL VALOR TOTAL A

PAGAR PARA LA

ELABORACION DE LA

CUENTA, CONTABILIDAD

VERIFICA LAS CUENTAS

CONTABLES, CONTROL

INTERNO VERIFICA EL PROCESO,

Vo. Bo.

SE FIRMA POR EL ORDENADOR

DEL GASTO APROBANDO EL

PAGO

TESORERIA EFECTUA LA

TRANSACCION

CORRESPONDIENTE

FIN


PROCEDIMIENTOS

VERSIÓN 02

CÓDIGO


PAGINA No. 58

58

4.2.2. CONTROL INTERNO

El área de Control Interno está encaminada a la revisión de operaciones

contables y de otra naturaleza, con la finalidad de prestar un servicio a

la presidencia Ejecutiva.

Se ocupa fundamentalmente del sistema de control interno, es decir,

del conjunto de medidas, políticas y procedimientos establecidos en la

Federación para proteger el activo, minimizar las posibilidades de

fraude, incrementar la eficiencia operativa y optimizar la calidad de la

información económico-financiera. Se centra en el terreno

administrativo, contable y financiero.

La necesidad del Control interno se pone de manifiesto en la

Federación para realizar evaluación a las diferentes actividades del

recaudo del Fondo Nacional del Cacao a medida que ésta aumenta

en volumen, extensión geográfica y complejidad y hace imposible el

control directo de las operaciones por parte de la dirección de la

entidad.

PROCESO DE REVISIÓN DEL PLAN DE INVERSIONES Y GASTOS

OBJETIVO

Verificar la forma como se utilizan los recursos humanos, físicos y

financieros involucrados en los programas proyectados y ejecutados

para la vigencia, la forma como distribuyen los costos aplicados en las

operaciones y los beneficios en la distribución de la prestación del

servicio, el logro de las metas y objetivos planeados y el impacto de las

actividades en la comunidad beneficiaria por el fondo en las regiones,

en los recursos naturales y el medio ambiente o en los aspectos

económicos del país

ALCANCE

El control de la cuota de fomento cacaotero y la reinversión del mismo.

RESPONSABLES


PROCEDIMIENTOS

VERSIÓN 02

CÓDIGO


PAGINA No. 59

59

Auditoria Interna, Planeación, Presupuesto, Gerencia Técnica,

Presidencia Ejecutiva.

ENTRADAS

El plan de inversiones y gastos se programa cada 6 meses en los cuales

se reúnen las dependencias de Planeación, Presupuesto y Gerencia

Técnica y elaboran el documento el cual es aprobado por la


Cuando se aprueba el documento, la dependencia de Planeación

envía el documento a la dependencia de Auditoría Interna.


Evaluación y control del documento desde su programación hasta la

ejecución del mismo, teniendo en cuenta aspectos como presupuestos

programados Vs. ejecutados, No. de Hectáreas sembradas, No. de

cacaocultores beneficiados, nuevos proyectos, etc.

SALIDAS

Informes de gestión sobre las reinversiones que se realizan de los

recaudos de la cuota de Fomento a la Comisión de Fomento

Cacaotero.


PROCEDIMIENTOS

VERSIÓN 02

CÓDIGO


PAGINA No. 60

60

DIAGRAMA DE FLUJO

PRESUPUESTO GERENCIA

TÉCNICA

PLANEACIÓN CONTROL INTERNO

COMERCIALIZACIÓN

INICIO

EL PIG SE REALIZA CADA AÑO Y SE REUNEN

LAS DEPENDENCIAS PARA ELABORAR EL

DOCUMENTO

SE ENTREGA EL

DOCUMENTO

APROBADO

Vo. Bo. Presidencia Ejecutiva

CORRECCIONES

SE RECIBE EL PLAN DE INVERSIONES Y GASTOS PROGRAMADA

TRANSFERENCIA DE

TECNOLOGÍA Y FOMENTO

SE CLASIFICA EL PROGRAMA

GENERAL DE ACUERDO A LAS

ÁREAS MISIONALES

INVESTIGACIÓN

A


PROCEDIMIENTOS

VERSIÓN 02

CÓDIGO


PAGINA No. 61

61


TÉCNICA

PLANEACIÓN CONTROL INTERNO

EL PLAN DE INVERSIONES Y GASTOS SE

CRUZA CON LA INFORMACIÓN QUE ENVÍAN LOS TÉCNICOS

SE REVISAN LOS INDICADORES Y

COMPROMISOS

SE SELECCIONA LA UNIDAD TÉCNICA

MÁS PRODUCTIVA Y SE REVISAN LAS

METAS: HECTÁREAS PROGRAMADAS,

No. DE CACAOCULTORES

BENEFICIADOS, No DE FINCAS POR

VISITAR, No. DE HECTÁREAS

PODADAS, RENVACIÓN, DONACIÓN,

REHABILITACIÓN, MANEJO DE

SOSTENIMIENTO, CAPACITACIÓN

(DÍAS DE CAMPO), No. DE

DEMOSTRACIONES, No. DE GIRAS TÉCNICAS, CURSOS TÉCNICSO, ECAS.

SE REVISA EL PRESUPUESTO DE CADA

PROYECTO

SE COMPARA CON LOS INFORMES

QUE GENERA PRESUPUESTO

TRIMESTRALMENTE

SE COMPARA CON LOS INFORMES

CONSOLIDADOS EL CUAL TIENE EL

SOPORTE DE LOS TÉCNICOS

A

GENERA INFORME

EN DONDE

ESPECIFICA EL

PRESUPUESTO

APROBADO Y EL PRESUPUESTADO

GENERA

INFORME EN

DONDE SE

ENTREGAN

SOPORTES DE LOS TÉCNICOS

FIN


PROCEDIMIENTOS

VERSIÓN 02

CÓDIGO


PAGINA No. 62

62


TÉCNICA

PLANEACIÓN AUDITORÍA INTERNA

COMERCIALIZACIÓN

INICIO

ENTREGA EL PLAN DE

INVERSIONES Y

GASTOS EJECUTADO

SE ELABORA UN CUADRO

COMPARATIVO ENTRE EL PLAN DE

INVERSIONES Y GASTOS PROGRAMADO Y EL EJECUTADO

SE REVISAN LOS PROGRAMAS Y

PROYECTOS CON SU RESPECTIVA

CLASIFICACIÓN

INVESTIGACIÓN

TRANSFERENCIA DE TECNOLOGÍA Y FOMENTO

EVALUA LAS METAS PROGRAMADAS

DEL PLAN DE INVERSIONES Y GASTOS

SE ENVÍA UN INFORME PRELIMINAR A


SE MIDEN LAS METAS A TRAVÉS DE

INDICADOR DE GESTIÓN

Vo. Bo.

CORRECCIONES

SE GENERA UN INFORME

SEMESTRAL

A


PROCEDIMIENTOS

VERSIÓN 02

CÓDIGO


PAGINA No. 63

63


TÉCNICA

PLANEACIÓN AUDITORÍA INTERNA

A

SE ENVÍA EL INFORME EL CUAL

CONTIENE INFORMACIÓN

PRESUPUESTAL, FINANCIERA Y DE

CONTROL INTERNO AL MINISTERIO DE AGRICULRURA TRIMESTRALMENTE

FIN


PROCEDIMIENTOS

VERSIÓN 02

CÓDIGO


PAGINA No. 64

64

PROCESO DE MATRIZ DE CONTROL INTERNO

OBJETIVO

Establecer una planificación de controles en períodos de tiempo, con

recursos y cuestionarios para identificar bajo indicadores de eficacia los

índices de vulnerabilidad frente a riesgos para priorizar ajustar y corregir

a través de análisis, la mitigación del mismo

ALCANCE

Involucrar en conjunto a la Federación Nacional de Cacaoteros, al

gremio cacaocultor y a todas las personas que se relacionan con el

Fondo Nacional del Cacao

RESPONSABLES

Auditoria Interna

ENTRADAS

La matriz de Control Interno es un documento pre-establecido por la

Contraloría, en el que Auditoría Interna bajo los lineamientos descritos le

brinda continuidad con el fin de disminuir significativamente la multitud

de riesgos que afectan significativamente a la Federación Nacional de

Cacaoteros, especialmente la Cuota de Fomento Cacaotero


Evaluación, control e identificación del riesgo a través de encuestas,

cuestionarios en donde se mide el ambiente de control, se realizan

monitoreos y valoración del riesgo, posteriormente se establecen

mecanismos para mitigación del mismo y finalmente se emite un

informe a los entes gubernamentales.

SALIDAS

Mitigación del riesgo en cada departamento y especialmente en las

actividades de la Cuota de Fomento Cacaotero.


PROCEDIMIENTOS

VERSIÓN 02

CÓDIGO


PAGINA No. 65

65

DIAGRAMA DE FLUJO CGR

AUDITORIA

INTERNA

TESORERÍA CONTABILIDAD GERENCIA

TÉCNICA

TALENTO

HUMANO

RECEPCIÓN DEL DOCUMENTO

1 4 3 2

INICIO

FORMATO PRE - ESTABLECIDO

RECEPCIÓN

DEL DOCUMENTO

IDENTIFICACIÓN

DEL AMBIENTE DE

CONTROL,

VALORACIÓN DE

LOS RIESGOS,

ACTIVIDADES DE CONTROL

ADECUACIÓN

DE

METODOLOGÍA:

ENCUESTAS,

CUESTIONARIOS,

ENTREVISTAS Y FORMATOS

RECEPCIÓN DE

DOCUMENTOS

DE CADA DEPENDENCIA

SE ANALIZA LA

INFORMACIÓN Y DE

ACUERDO A LA

FORMULACIÓN DEL

DOCUMENTO

ORIGINAL SE VALORA

EL RIESGO EN BAJO,

MEDIO Y ALTO

SE CLASIFICA EL

RIESGO

A


PROCEDIMIENTOS

VERSIÓN 02

CÓDIGO


PAGINA No. 66

66

CGR

AUDITORIA

INTERNA

TESORERÍA CONTABILIDAD GERENCIA

TÉCNICA

TALENTO

HUMANO

A

BAJO

SE ELABORA UN INFORME

PRELIMINAR CON LAS

MEJORAS Y LOS DATOS

ARROJADOS EN LA MATIZ

SE ESTABLECEN

MECANISMOS

DE MITIGACIÓN

AL IMPACTO QUE LO GENERA

MEDIO

ALTO

RECEPCIÓN DEL DOCUMENTO, PARA TOMAR MEDIDAS

PREVENTIVAS

5 6 7 8

Vo. Bo. PRESIDENCIA EJECUTIVA

RECEPCIÓN DE INFORME

FIN

MODIFICACIONES


PROCEDIMIENTOS

VERSIÓN 02

CÓDIGO


PAGINA No. 67

67

PROCESO DE VERIFICACIÓN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS

OBJETIVO

Verificar la autenticidad y veracidad de los registros contables de lo

generado por la cuota de fomento cacaotero y la reinversión del

mismo.

ALCANCE

Informar a la Comisión de Fomento Cacaotero y a la Federación

Nacional de Cacaoteros sobre el correcto funcionamiento del Fondo

Nacional del Cacao.

RESPONSABLES

Auditoria Interna, Contabilidad, Recaudo y Estadística, Presupuesto y

Tesorería.

ENTRADAS

Los estados contables los entrega contabilidad mediante balances de

prueba mensuales con sus respectivos soportes.


Análisis del balance de prueba y las conciliaciones entre dependencias

tales como presupuesto, contabilidad, recaudo y estadística y tesorería.

Se retoman todos los soportes y se verifican los anticipos a trabajadores,

cuentas y sub – cuentas, se inspecciona las cuentas más representativas

del balance y se verifica que estén con las respectivas legalizaciones,

de igual forma que este ingresado bajo los códigos correspondientes.

Por tal motivo la auditoría interna efectuará el seguimiento de los

recursos verificando la correcta liquidación de las contribuciones

parafiscales, su debido pago, recaudo y consignación, así como su

administración, inversión y contabilización.

SALIDAS

Presentación de informe de gestión a Presidencia Ejecutiva.


PROCEDIMIENTOS

VERSIÓN 02

CÓDIGO


PAGINA No. 68

68

CONTABILIAD

RECAUDO Y

ESTADÍSTICA

TESORERÍA PRESUPUESTO AUDITORIA

INTERNA

COMISION DE

FOMENTO

INICIO

RECEPCIÓN DEL

BALANCE PRILIMINAR

MENSUAL CON SUS

RESPECTIVOS

SOPORTES

SE HACE UNA CONCILIACIÓN ENTRE DEPENDENCIAS

GENERA UN

BALANCE DE

PRELIMINAR Y

ENTEGA A

AUDITORIA

INTERNA

SE ANALIZAN NOTAS,

ESTADOS CONTBLES,

LIBROS AUXILIARES Y

LAS PRINCIPALES

CONCILIACIONES

ENTRE DEPENDENCIAS

Y LAS

OCNCILIACIONES

BANCARIAS

SE IDENTIFICAN LOS

DEUDORES Y SE

ANALIZAN LOS

ANTICIPOS A

TRABAJADORES

CUENTAS Y SUB CUENTAS,

EL AUDITOR RETOMA

LAS CUENAS MÁS

SIGNIFICATIVAS DEL

BALANCE

SE CLASIFICAN LOS DOCUMENTOS

PARA REVISAR COMO NOTAS DEBITO,

AJUSTES Y EGRESOS CON SUS

RESPECTIVOS SOPORTES Y

VERIFICACIÓN DE LOS CÓDIGOS

CONTABLES, TENIENDO EN CUENTA

QUE TENGAN LAS RESPECTIVAS LEGALIZACIONES

A


PROCEDIMIENTOS

VERSIÓN 02

CÓDIGO


PAGINA No. 69

69

CONTABILIAD

RECAUDO Y

ESTADÍSTICA

TESORERÍA PRESUPUESTO AUDITORIA

INTERNA

COMISION DE

FOMENTO

Vo. Bo.

PRESIDENCIA

EJECUTIVA

A

SE ELABORA UN

INFORME DE

GESTIÓN

PRELIMINAR

CORRECCIÓNES

ENTREGA DE INFORME

FINAL

FIN


PROCEDIMIENTOS

VERSIÓN 02

CÓDIGO


PAGINA No. 70

70

PROCESO DEL PLAN DE MEJORAMIENTO

OBJETIVO

Verificar que los hallazgos de orden administrativo que hallan sido

identificados como producto de una Auditoría Gubernamental se

subsanen satisfactoriamente y bajo los tiempos establecidos.

ALCANCE

Disminuir los hallazgos de orden administrativo del Fondo Nacional del

Cacao.

RESPONSABLES

Auditoria Interna y la Federación en conjunto

ENTRADAS

La Contraloría General de la República realiza una auditoría anual al

Fondo Nacional del Cacao en donde identifica hallazgos en cada una

de las dependencias y deja un documento para que mediante el plan

de mejoramiento se subsanen.


Analizar y verificar los hallazgos dejados por la CGR y realizarles

seguimiento a las diferentes dependencias que se realicen las acciones

necesarias de acuerdo al requerimiento.

SALIDAS

Presentación de informe de gestión a Presidencia Ejecutiva y a la CGR.


PROCEDIMIENTOS

VERSIÓN 02

CÓDIGO


PAGINA No. 71

71

DIAGRAMA DE FLUJO CGR AUDITORIA INTERNA FEDERACIÓN

INICIO

REALIZA AUDITORIA DE

ORDEN

ADMINISTRATIVO AL

FONO NACIONAL DEL CACAO

RECEPCIÓN DEL

DOCUMENTO POR

PARTE DE LA

ADMINISTRACIÓN DE

LA FEDERACIÓN , LA

CUAL LE ENTREGA EL

DOCUMENTO A LA AUDITORIA INTERNA

IDENTIFICA LOS

HALLAZGOS Y GENERA

UN INFORME DE

CONTROL Y SEGUIMIENTO SE IDENTIFICAN LOS

HALLAZGOS, LAS

ACCIONES

CORRECTIVAS Y LOS TIEMPOS ESTABLECIDOS

SE EMITE UNA CIRCULAR

INFORMANDO A CADA

DEPENDECIA EL

HALLAZGO QUE LE

PERTENECE PARA QUE

GENERE LA ACCIÓN

CORRECTIVA,

INDICANDO LOS TIEMPOS

RECEPCIÓN DE LA CIRCULAR

SE REALIZA UN INFORME

DE ACUERDO A LAS

ACCIONES

CORRECTIVAS PARA

PRESENTAR EL ESTADO DE AVANCE

REEPCIÓN DE INFORME

EN LA PRÓXIMA

AUDITORÍA SE REVISA

LOS AVANCES Y

CUMPLIMIENTO DE LOS

HALLAZGOS

ENCONTRADOS EN EL PERÍODO ANTERIOR

FIN

1


PROCEDIMIENTOS

VERSIÓN 02

CÓDIGO


PAGINA No. 72

72

COMITÉ DISCIPLINARIO

PROCESO DISCIPLINARIO

OBJETIVO

Garantizar el cumplimiento de los procesos y procedimientos de la

Federación Nacional de Cacaoteros.

ALCANCE

Obtener el autocontrol de todos los funcionarios de la Federación

RESPONSABLES

Todos los departamentos, el Comité Disciplinario, Presidencia Ejecutiva

ENTRADA

Comunicado por escrito por algún suceso presentado

ACTIVIDAD DEL PROCESO

Diseñar, elaborar y hacer cumplir el reglamento disciplinario

Realizar reuniones mensuales para exponer casos de incumplimiento

a procesos y procedimientos.

Investigación preliminar de acontecimientos

verificar la existencia de la falta y elaborar un informe evaluativo

Establecer las sanciones correspondientes a cada caso

Realizar las actas de cada reunión

Cuando la falta se considere de gravedad informar a las autoridades

competentes.

SALIDA

La sanción correspondiente a la falta cometida e informe de gestión a



PROCEDIMIENTOS

VERSIÓN 02

CÓDIGO


PAGINA No. 73

73

DIAGRAMA DE FLUJO

INFRACTOR COORDINADOR DE

ÁREA


SE INCUMPLE UN

PROCEDIMIENTO CAUSANDO

INCONVENIENTES A LA

GESTIÓN DE LA FEDERACIÓN


INICIO

ELABORA

COMUNICADO AL

COMITÉ EXPONIENDO

EL ACONTECIMIENTO DE LA FALTA

RECIBE Y RADICA LA FALTA DISCIPLINARIA

EVALÚA EL CONTENIDO DE LA

COMUNICACIÓN SI ES DE

GRAVEDAD SE LLAMA A

REUNIÓN EXTRAORDINARIA, SI

ES UNA FALTA LEVE SE LLEVA A

COMITÉ PARA EXPONER EL CASO

SE DETERMIANA CAUSAL DISCIPLINARIA

SE DISCUTE LA ACCIÓN

CORRECTIVA TENIENDO EN CUENTA

EL REGLAMETO DISCIPLINARIO

SE REALIZA LA INDAGACIÓN PRELIMINAR

SE VERIFICA LA EXISTENCIA DE LA

FALTA Y ELABORA INFORME

EVALUATIVO

SE PRESENTA INFORME

EVALUANDO LOS CARGOS Y SE

APRUEBA POR EL COMITÉ DISCIPLINARIO

SE NOTIFICA AL TRABAJADOR

RECIBE NOTIFICACIÓN, SI ES

DESFAVORABLE TIENE 5 DÍAS

PARA PASAR UN RECURSO DE REPOSICIÓN

SE EJECUTA ACCIÓN

INICIO


PROCEDIMIENTOS

VERSIÓN 02

CÓDIGO


PAGINA No. 74

74


PROCEDIMIENTOS

VERSIÓN 02

CÓDIGO


PAGINA No. 75

75

4.3. PROCESOS DE PLANEACIÓN


4.3.1. PLANEACIÓN Diagramas de

flujo, Definición

del proceso

Proceso de Plan de

Inversiones y Gastos

4.3.2. RECAUDO Y ESTADÍSTICA Diagramas de

flujo, Definición

del proceso

Proceso de Recaudo

4.3.3. INVESTIGACIONES

ECONÓMICAS

Diagramas de

flujo, Definición

del proceso

Proceso de Balances

Económicos

Proceso de Censo

Cacaotero

Proceso de Análisis

Económico

4.3.4 CALIDAD Diagramas de

flujo, Definición

del proceso

Proceso de

Conservación Manuales

4.3.5. GESTIÓN AMBIENTAL Diagramas de

flujo, Definición

del proceso

Proceso de Políticas

Ambientales


PROCEDIMIENTOS

VERSIÓN 02

CÓDIGO


PAGINA No. 76

76

4.3.1. PLANEACIÓN

El departamento de planeación dentro de la Federación Nacional de

Cacaoteros desarrolla el curso concreto de las acciones próximas a

seguir estableciendo los principios, la secuencia y la determinación de

tiempos y números necesarios para su realización.

El objetivo primordial dentro del marco de su competencia es difundir

las más avanzadas tecnologías para el cultivo del cacao. Adoptar y

coordinar las políticas generales en materia de planes, programas y

proyectos que desarrolla la empresa, sobre la gestión institucional en

prestación de bienes y servicios, de investigación, transferencia de

tecnología y en comercialización, relacionados con la competitividad,

integración y desarrollo de los diferentes departamentos de la

Federación Nacional de Cacaoteros.

PROCESO DE ELABORACIÓN DEL PLAN DE INVERSIONES Y GASTOS

OBJETIVO

Consolidar las necesidades de todos los departamentos de la

Federación Nacional de Cacaoteros desde el punto de vista Fondo

Nacional del Cacao para dar continuidad satisfactoriamente a las

áreas misionales enfocadas a investigación, transferencia de tecnología

y fomento y comercialización.

ALCANCE

Analizar y priorizar las necesidades de los proyectos de la Federación

Nacional de Cacaoteros.

RESPONSABLES

Unidades Técnicas, Presupuesto, Auditoria Interna.

ENTRADAS

Cada año se elabora el documento en donde se reúne el Comité

Técnico Administrativo para generar el cronograma de actividades.


PROCEDIMIENTOS

VERSIÓN 02

CÓDIGO


PAGINA No. 77

77


Planeación hace parte del Comité Técnico Administrativo quienes

elaboran el cronograma de actividades para la elaboración del plan

de Inversiones y Gastos, otorgando las directrices para la formulación de

propuestas a los programas y proyectos por parte de las unidades

técnicas y directores de investigación y comercialización canalizado y

revisado a través de la gerencia técnica. Este comunicado se lleva a

cabo mediante un oficio el cual se despliega a las unidades técnicas

para su posterior divulgación. Cuando se recibe respuesta del

comunicado anterior, se establece un análisis de metas y se consolida

con presupuesto, posteriormente se realiza una reunión en base a los

informes que arrojan los pronósticos de producción, precios y la cuota

proyectada para cada vigencia para ajustar las metas del documento

estableciendo responsabilidades y tiempos.

Finalmente se elabora los primeros borradores con sus correspondientes

cifras presupuestales y se envía para aprobación.

SALIDAS

El borrador se envía a Presidencia Ejecutiva para aprobación y después

se realiza la divulgación a las unidades técnicas.


PROCEDIMIENTOS

VERSIÓN 02

CÓDIGO


PAGINA No. 78

78

PLANEACIÓN DEPARTAMENTO

TÉCNICO

PRESIDENCIA

EJECUTIVA

COMISIÓN DE

FOMENTO

INICIO

SE REUNE EL COMITÉ

TÉCNICO ADMINISTRATIVO

PARA ELABORAR EL

CRONOGRAMA DE

ACTIVIDADES PARA

DESARROLLO DEL PLAN DE

INVERSIONES Y GASTOS

OTORGANDO LAS

DIRECTRICES PARA LA

PRESENTACIÓN DE

PROPUESTAS

RECEPCIÓN DE

DOCUMENTO Y

ENVIO A LAS

UNIDADES

TÉCNICAS

SE REALIZA

PROPUESTA DE

METAS PARA

PLASMAR

PROYECTOS EN EL

PLAN DE

INVERSIONES Y

GASTOS,

CUMPLIENDO LAS

FECHAS

ESTABLECIDAS POR

EL DOCUMENTO

INICIAL

SE RECEPCIONA

DOCUMENTO Y EL

COMITÉ POR FECHAS

PRE ESTABLECIDAS

REALIZA LA REUNIÓN

CORRESPONDIENTE

PARA LA REVISIÓN DE

METAS PROPUESTAS

PARA LA VIGENCIA

SIGUIENTE

Vo. Bo. SE REALIZAN LAS

CORRECCIONES CORRESPONDIENTES

SE PROYECTA LOS

PRONÓSTICOS DE

PRODUCCIÓN, PRECIOS,

RECAUDOS DE CUOTA DE

FOMENTO Y LS METAS

TÉCNICAS PROPUESTAS

REALIANDO UN

CONSOLIDADO ENTRE LO

PREUPUESTADO Y EL

PRESUPUESTO EXISTENTE.

SE ELABORA EL PRIMER

BORRADOR PARA

APROBACIÓN

Vo. Bo.

RECEPCIÓN DE DOCUEMENTO

SE REALIZAN LAS

CORRECCIONES

CORRESPONDIENTE

S

FIN


PROCEDIMIENTOS

VERSIÓN 02

CÓDIGO


PAGINA No. 79

79

RECAUDO Y ESTADÍSTICA

El Departamento de Recaudo y Estadística es el encargado del análisis

e interpretación de datos obtenidos del recaudo de la cuota de

fomento cacaotero, entendiéndose por esta una contribución

obligatoria de carácter parafiscal que debe ser utilizada en la ejecución

o financiamiento de programas de investigación, transferencia de

tecnología y comercialización; para dar cumplimiento a la Ley 67 de

1983 la que expone la cuota de fomento cacaotero por el 3% sobre el

precio de venta de cada kilogramo de cacao de producción nacional.

PROCESO DE RECAUDO

OBJETIVO

Analizar e interpretar los datos obtenidos del recaudo de la cuota de

fomento mediante las compañías procesadoras y verificar los índices de

productividad en los diferentes sectores del país.

ALCANCE

Cuantificar y analizar el recaudo nacional y verificar los estándares

internacionales mediante la ICCO.

RESPONSABLES

Tesorería, Compañías procesadoras, Recaudo y Estadística

ENTRADAS

Antes de los 10 primeros días de cada mes las compañías procesadoras

de cacao que trabajan en San Vicente (Chucureño, el Agrario); Bogotá

(Casa luker, Compañía Nacional de Chocolates, Chocolate el Triunfo,

Italo, Cacao Pacífico, Comestibles Lilimar, Colombina, Chocolate

Andino y Chocolate Amor); Bucaramanga (Girones, Cordavila,

Chocolate Corosal, Tostadora de Café Bon Ami, Chocolate Carmeleño,

entre otros); Neiva (Tolimax, Choco Sport Ltda, Compañía Occidental

de Chocolates, Chocolate Superior) y Landazuri (CH y V); envían la

factura única y los soportes para ingresarlos al sistema.


PROCEDIMIENTOS

VERSIÓN 02

CÓDIGO


PAGINA No. 80

80


Recolectar la factura única con sus respectivos soportes, verificar el

recaudo de la cuota de fomento cacaotero, analizar los sectores más

productivos para la siembra de cacao de acuerdo a índices de

productividad mediante cuadros de demanda nacional de cacao en

grano, cuadros de producción por departamento, cuadros de

acumulado de producción del año, cuadro de cuota de fomento

acumulado del año y finalmente enviar informes de gestión.

SALIDAS

Presentación de informe de gestión a Presidencia Ejecutiva, Ministerio

de Agricultura y el DANE.


PROCEDIMIENTOS

VERSIÓN 02

CÓDIGO


PAGINA No. 81

81

COMPAÑIAS

PROCESADORAS

TESORERÍA RECAUDO Y

ESTADÍSTICA

MINISTERIO DE

AGRICULTURA

INICIO

LAS COMPAÑIAS

PROCESADORAS DE CACAO

CUANDO COMPRAN EL

GRANO RETIENEN EL 3% DE LA

CUOTA DE FOMENTO CACAOTERO

EL 3% DE RECAUDO LO

CONSIGNAN A LA

FEDERACIÓN NACIONAL DE CACAOTEROS

TESORERÍA

RECEPCIONA EL

PAGO CON SUS

SOPORTES RESPECTIVOS

SE RECEPCIONA DE

LOS DIFERENTES

DEPARTAMENTOS

COMO SON:

BOGOTÁ,

LANDAZURI, SAN

VICENTE, NEIVA Y

BUCARAMANGA,

SOBRE EL RECUDO

DE LAS DIFERENTES

COMPAÑÍAS PROCESADORAS

SE COMPARA TODOS LOS

PAGOS CON SUS RESPECTIVOS

SOPORTES

EN ENVÍA REPORTE A

CONTABILIDAD PARA

REALIZAR LA CONCILIACION

RESPECTIVA ENTRE LAS AREAS

Y TENER CLARIDAD EN EL INGRESO

A

¿HAY FALENCIAS?


PROCEDIMIENTOS

VERSIÓN 02

CÓDIGO


PAGINA No. 82

82

COMPAÑIAS

PROCESADORAS

TESORERÍA RECAUDO Y

ESTADÍSTICA

MINISTERIO DE

AGRICULTURA

A

SE REALIZA UN CUADRO DE DEMANDA

NACIONAL DE CACAO (KILOS,

CUENTA FOMENTO, PROMEDIO,

PESOS/KILO, COMPROBANTE DE

INGRESO Y MES), PARA SABER

CUANTO COMPRA CADA COMPAÑÍA EN GRANO

SE REALIZA UN CUADRO PARA

PRODUCCIÓN POR DEPARTAMENTO

SE REALIZA UN CUADRO

ACUMULADO PRODUCCIÓN DEL AÑO

SE REALIZA UN CUADRO DE CUENTA

DE FOMENTO ACUMULADO DEL

AÑO, SE VISITA ALAS COMPAÑÍAS

PROCESADORAS

Vo. Bo. PRESIDENCIA EJECUTIVA

CORRECCIONES Y MODIFICACIONES

SE ENVÍA INFORME A

MINISTERIO DE

AGRICULTURA RECEPCIÓN DE

INFORME

FIN


PROCEDIMIENTOS

VERSIÓN 02

CÓDIGO


PAGINA No. 83

83

VISITAS DE AUDITORIA A LAS PROCESADORAS VERIFICACION PAGO

CUOTA DE FOMENTO CACAOTERO

OBJETIVO

Buscar la mayor eficiencia en el recaudo de las procesadoras y

exportadoras de cacao por concepto de pago de cuota de fomento

cacaotero en beneficio de la reinversión del dinero hacia los

agricultores en las diferentes zonas del país.

ALCANCE

Verificar el correcto pago de la cuota de fomento cacaotero e

intereses de mora por pago extemporáneo, cuantificar y analizar el

recaudo nacional y evaluar el comportamiento del mercado nacional.

RESPONSABLES

Coordinación de Recaudos y Estadística y Asesor Contra evasión.

ENTRADAS

Realizar cronograma de visitas a las exportadoras y procesadoras

responsables del recaudo y pago de la cuota de fomento cacaotera.


Elaboración del cronograma de visitas para compañías dentro y

fuera de Bogotá.

Aprobación del cronograma por parte de la Presidencia Ejecutiva

Fedecacao.

Desplazamiento a las instalaciones de las compañías.

Inspección de las instalaciones de las procesadoras.

Revisión libros de compras.

Revisión auxiliares contables compras de cacao.

Revisión inventarios de cacao en grano.

Control de los consecutivos de los talonarios de facturas únicas de

compra de cacao.

Documentación hallazgos.

Documentación compromisos acordados.

Elaboración acta de visita.


PROCEDIMIENTOS

VERSIÓN 02

CÓDIGO


PAGINA No. 84

84

SALIDAS

Se realizan seguimiento a los compromisos y acuerdos realizados en

cada una de las visitas y se minimiza el riesgo en la evasión del pago de

la cuota de fomento cacaotero.


PROCEDIMIENTOS

VERSIÓN 02

CÓDIGO


PAGINA No. 85

85

DIAGRAMA DE FLUJO

RECAUDOS Y ESTADISTICA ASESOR

CONTRAEVASION

PRESIDENCIA

EJECUTIVA

INICIO

ELABORACION CRONOGRAMA

DE VISITAS A LAS

PROCESADORAS DENTRO Y

FUERA DE BOGOTA.

APROBACION POR PARTE DE LA

PRESIDENCIA

EJECUTIVA DEL CRONOGRAMA DE

VISITAS.

DESPLAZAMIENTO

INSTALACIONES

PROCESADORAS.

INSPECCION DE LAS

INSTALACIONES DE LAS

PROCESADORAS.

REVISION DEL LIBRO DE

COMPRAS

REVISION AUXILIARES

CONTABLES

REVISION INVENTARIOS DE CACAO

EN GRANO

A


PROCEDIMIENTOS

VERSIÓN 02

CÓDIGO


PAGINA No. 86

86

RECAUDOS Y

ESTADISTICA

ASESOR

CONTRAEVASION

PRESIDENCIA

EJECUTIVA

CONTROL DE LOS

CONSECUTIVOS DE LOS

TALONARIOS DE FACTURAS

UNICAS

DOCUMENTACION

HALAZGOS

DOCUMENTACION COMPROMISOS

ACORDADOS.

ELABORACION ACTA DE

VISITA

A

ELABORACION ACTA DE

VISITA

FIN


PROCEDIMIENTOS

VERSIÓN 02

CÓDIGO


PAGINA No. 87

87

4.3.2. INVESTIGACIONES ECONÓMICAS

El departamento de investigaciones económicas dentro de la

Federación Nacional de Cacaoteros se encarga de evaluar y revisar

aspectos de producción, intercambio, distribución, consumo de bienes

(comercialización de semillas) y servicios (capacitaciones, ECAS,

programas de transferencia e investigación) para determinar el enfoque

de las necesidades desde un punto de vista económico.

PROCESO DE BALANCES ECONÓMICOS

OBJETIVO

Brindar herramientas a Planeación y Presidencia Ejecutiva en la toma de

decisiones de los futuros proyectos de la Federación Nacional de

Cacaoteros.

ALCANCE

Evaluar las posibilidades de mercado nacional e internacional existentes

para apoyar los tres procesos misionales de la Federación

RESPONSABLES

Planeación, Recaudo y Estadística y Asesor de Estudios Económicos

ENTRADAS

Fuentes de información como periódicos, Internet, estadísticas de

recudo a nivel nacional e internacional.


Valoración y análisis de las tasas de interés, precios del mercado

fluctuante, tasas tributarias, bolsas de dinero, condiciones climatológica.

SALIDAS

Informes de gestión a Planeación y Presidencia Ejecutiva


PROCEDIMIENTOS

VERSIÓN 02

CÓDIGO


PAGINA No. 88

88

DIAGRAMA DE FLUJO RECAUDO Y ESTADÍSTICA ASESOR ECONÓMICO PRESIDENCIA EJECUTIVA

INICIO

MEDIANTE LA INFOMACIÓN DE

PERIÓDICOS A NIVEL NACIONAL E

INTERNACIONAL Y BALANCES DE OTROS

PAISES SE ANALIZA LA INFORMACIÓN EN

LO REFERENTE A LA AGRICULTURA Y TODO

LO QUE LA INVOLUCRA Y SE CLASIFICA

SE ANALIZA LA INFORMACIÓN

REALIZANDO ESTADÍSTICAS,

REVISANDO PRECIOS, PRODUCCIÓN ,

ÁREAS, IMPORTACIONES, RECAUDO

DE LA CUOTA DE FOMENTO.

NACIONAL

Vo. Bo.

ELBORA ANÁLISIS ESTADÍTICOS DEL

RECUDO DE LAS CUOTA DE

FOMENTO EN TODAS LAS REGIONES

DEL PAÍS

FIN

SE VALORA LA PRODUCTIVIDAD DEL

SUBSECTOR CACAOTERO TENIENDO

EN CUENTA NUEVAS SIEMBRAS,

CANTIDAD DE MAZORCAS ENTRE

OTROS

SE CLASIFICA POR TRIMESTRE PARA

REALIZAR LOS COMPARATIVOS ENTRE

AÑOS

REVISANDO LAS TASAS DE CRECIMIENTO SE

VALORAN LAS POLÍTICAS MONETARIAS

(DETERMINA LO QUE SUCEDE CON LA

INFLACIÓN Y LAS TASAS DE INTERES DE

ACUERDO A LO PACTADO POR EL BANCO DE LA

REPÚBLICA) Y LAS FISCALES (MINISTERIO DE

HACIENDA EMITE A NIVEL TRIBUTARIO BOLETINES

SOBRE POLÍTICAS FISCALES).

CORRECCIONES

SE REALIZA EL INFORME DE

GESTIÓN

INTERNACIONAL

SE REALIZA EL ANÁLISIS ECONÓMICO

DE ACUERDO A LAS TASAS DE

CRECIMIENTO, VALORES ABSOLUTOS,

RELATIVOS Y PORCENTUAL

SE ANALIZA LA INFORMACIÓN DE

ACUERDO A LAS IMPORTACIONES Y

LAS EXPORTACIONES.

SE VALORA LOS COSTOS Y SE

REALIZAN ANÁLISIS DIARIOS DEL

GRANO Y DE LO QUE LO INVOLUCRE

SE ENVÍA A

PLANEACIÓN PARA

QUE SEA TENIDO EN

CUENTA PARA

PRÓXIMOS

PROYECTOS Y

PRESUPUESTOS.


PROCEDIMIENTOS

VERSIÓN 02

CÓDIGO


PAGINA No. 89

89

PROCESOS DE CENSO CACAOTERO A NIVEL NACIONAL

OBJETIVO

Registrar datos estadísticos del subsector cacaotero a nivel nacional

ALCANCE

Identificar el número de beneficiarios de los programas que adelanta la

Federación Nacional de Cacaoteros bajo sus áreas misionales.

RESPONSABLES

Departamento Técnico, Asesor de Estudios Económicos

ENTRADAS

Solicitud de proyectos que lidera la Federación, Planeación,

Presidencia Ejecutiva o Entes Gubernamentales.


Realizar pruebas piloto en determinadas zonas del país

Realizar análisis estadísticos con la información recolectada

presentar informes a quien solicita la información

SALIDAS

Censo Nacional Cacaotero anual


PROCEDIMIENTOS

VERSIÓN 02

CÓDIGO


PAGINA No. 90

90

DIAGRAMA DE FLUJO DEPARTAMENTO TÉCNICO ASESOR ECONÓMICO PRESIDENCIA

EJECUTIVA

INICIO

SE REALIZAN LAS PRUEBAS

PILOTOS ENCUESTANDO LAS

FINCAS

CORRECCIONES

SE RECIBE LA INFORMACIÓN

ORGANIZANDOLA Y REVISANDO LAS

INCONSICTENCIAS PARA REALIZAR

LAS CRRECIONES NECESARIAS

RECIBE SOLICITUD Y ESTABLECE

CRONOGRAMA DE

ACTIVIDADES PARA REALIZAR LA

ACTIVIDAD EN DONDE

IDENTIFICA PRUEBAS PILOTO,

TIEMPOS DE EJECUCÓN,

METODOLOGÍAS Y DEMÁS

Vo. Bo.

Vo. Bo. PRESIDENCIA Y GERENCIA

TÉCNICA

SOLICITUD PARA REALIZAR CENSO

CACAOTERO

FIN

SE CAPACITA AL

ENCUESTADOR

SE COMIENZA CON LA PRUEBA

PILOTO Y PARA ESTO SE ENVÍA

UN COMUNICADO A LAS

UNIDADES TÉCNICAS

SE PROCEDE A VISITAR LAS FINCAS Y

ENCUESTARLAS TOMANDO DATOS

COMO: No. DE AGRICULTORES, No. DE

MUNICIPIOS, ÁREAS DE PRODUCCIÓN,

NIVEL DE TECNOLOGÍA, MATERIAL DE

ALTO RENDIMIENTO, PRÁCTICAS

AGRÍCOLAS, NIVEL ACADÉMICO

SE ENVÍA LA NECESIDAD A ALMACEN

PARA LA CONTRATACIÓN DE

EMPRESAS QUE REALICEN EL INGRESO

DE DATOS A SOFTWARE PARA

ESTADÍSTICA

SE REALIZA LA ESTADÍSTICA CORRESPONDIENTE Y SE

PLASMA LA INFORMACIÓN

ORGANIZADA Y CODIFICACA

EN EL DOCUMENTO

IMPRESIÓN DEL

DOCUMENTO

CORRECCIONES


PROCEDIMIENTOS

VERSIÓN 02

CÓDIGO


PAGINA No. 91

91

PROCESO DE ANÁLISIS ECONÓMICO

OBJETIVO

Brinda estrategias de gestión

ALCANCE

Apoyar en la toma de decisiones a Planeación y Presidencia Ejecutiva

RESPONSABLES

Asesor de Estudios Económicos, Recaudo y Estadística

ENTRADAS

Fuentes de información o solicitudes


Revisión de los documentos (periódicos, Internet, boletines

informativos, etc.)

Analizar la información teniendo en cuenta las políticas monetarias,

fiscales, la crisis mundiales, la oferta y la demanda, las necesidades

por los entes gubernamentales

SALIDAS

Informes de gestión


PROCEDIMIENTOS

VERSIÓN 02

CÓDIGO


PAGINA No. 92

92

DIAGRAMA DE FLUJO PLANEACIÓN ASESOR DE ESTUDIOS

ECONÓMICOS


INICIO

SOLICITUD POR ALGÚN PROYECTO

ESPECÍFICO

SE ANALZAN

PERIÓDICOS, INTERNET,

BOLETINES

ECONÓMICOS

INFOMATIVOS A NIVEL

NACIONAL E

INTERNACIONAL

SE RECIBE SOLICITUD Y

SE EMPEZA A REVISAR EL

OBJETIVO Y ALCANCE

DE LA MISMA

PRESIDENCIIA

Vo. Bo.

SOLICITA HERAMIENTA PARA

PLANEACIÓN ESTRATÉGICA

FIN

SE ANALIZA INFORMES, POLÍTICAS

MONETARIAS, POLÍTICAS FISCALES,

CRISIS MUNCIAL, COMPARATIVVOS

ECONÓMICOS, BOLSA DE VALORES,

ANÁLISIS DE DEMANDA Y OFERTA,

ANÁLISIS DE PRESUPUESTO, ANÁLISIS

DE TIEMPOS PARA CONTRATACIÓN

DE PERSONAL, ANÁLSIS DE EMPLEO,

TLC, ARANCELES, GRUPOS

ECONÓMICOS, NIVEL ECONÓMICO DE LOS PAISES PARA INVERSIÓN

SE PRESENTA INFORME

SE ELABORA INFORME

SE REALIZAN LAS CORRECCIONES

Vo. Bo.

FIN

SE PRESENTA INFORME

PLANEACIÓN


PROCEDIMIENTOS

VERSIÓN 02

CÓDIGO


PAGINA No. 93

93

4.3.3. CALIDAD

PROCESO DE CONSERVACIÓN DE MANUALES

El departamento de Calidad especifica las políticas de calidad de la

empresa y la organización necesaria para conseguir los objetivos de

aseguramiento de la calidad de una forma similar en toda la empresa.

En él se describen la política de calidad de la empresa, la estructura

organizacional y la misión de todo elemento involucrado en el logro de

la misma.

OBJETIVO

Actualizar y conservar los manuales existentes en la Federación

realizando jornadas se sensibilización del personal que labora en cada

una de las dependencias.

ALCANCE

Involucrar a la Federación Nacional de Cacaoteros y todos los

proyectos que lidera para agilizar tiempos.

RESPONSABLES

Departamento de Calidad, Planeación y Presidencia Ejecutiva

ENTRADAS

Asignación de Manuales


Realizar los procedimientos correspondientes para la actualización de

los manuales.

Velar por la conservación de los mismos

Ser partícipe en los comités de archivo

SALIDAS

Mejoramiento de los procesos


PROCEDIMIENTOS

VERSIÓN 02

CÓDIGO


PAGINA No. 94

94

4.3.4. GESTIÓN AMBIENTAL

El departamento de Gestión Ambiental tiene como objetivo orientar,

resolver, mitigar y/o prevenir los problemas de carácter ambiental, con

el propósito de lograr un desarrollo sostenible, entendido éste como

aquel que le permite al hombre el desenvolvimiento de sus

potencialidades y su patrimonio biofísico y cultural garantizando su

permanencia en el tiempo y en el espacio. Para lo que tiene en cuenta

la política ambiental, la evaluación del impacto ambiental, la

contaminación, la educación ambiental, estudios de paisaje.

PROCESO DE POLÍTICAS AMBIENTALES

OBJETIVO

Verificar el cumplimiento de la política institucional en la que involucra

aspectos ambientales.

ALCANCE

Establecer el cumplimiento de las políticas ambientales en todos los

proyectos que lidera la Federación Nacional de Cacaoteros.

RESPONSABLES

Departamento de Gestión Ambiental, Planeación y Presidencia

Ejecutiva

ENTRADAS

Valoración de Proyectos


Inspección de política ambiental

Estudio de impacto ambiental

Planes de mitigación

Planes de manejo ambiental

Educación y sensibilización

SALIDAS

Fortalecimiento a proyectos y reconocimiento institucional


PROCEDIMIENTOS

VERSIÓN 02

CÓDIGO


PAGINA No. 95

95


PROCEDIMIENTOS

VERSIÓN 02

CÓDIGO


PAGINA No. 96

96

4.4. PROCESOS DE APOYO


4.4.1. JURIDICO Diagramas de

flujo, Definición

del proceso

4.4.2 CONTABILIDAD

Proceso de ingreso de la

información

Proceso de análisis de la

información

Proceso de balances

4.4.3. PRESUPUESTO Diagramas de

flujo, Definición

del proceso

Proceso de

programación de

presupuesto

Proceso de ejecución

Proceso de control

4.4.4. TESORERÍA Diagramas de

flujo, Definición

del proceso

Proceso de bancos

Proceso de caja menor

Proceso de pagos

4.4.5. INGENIERÍA DE SISTEMAS Diagramas de

flujo, Definición

del proceso

Proceso de

Mantenimiento de

Equipos

Proceso de

Actualización de Hoja

de Vida de Equipos


PROCEDIMIENTOS

VERSIÓN 02

CÓDIGO


PAGINA No. 97

97

4.4.6. TALENTO HUMANO Diagramas de

flujo, Definición

del proceso

Proceso de nómina

Proceso de seguridad

social

Proceso de programas

de

Bienestar Social

Proceso de Inducción

4.4.7. ALMACEN Diagramas de

flujo, Definición

del proceso

Comité de Compras

4.4.8.

ARCHIVO Y

CORRESPONDENCIA

Diagramas de

flujo, Definición

del proceso

Proceso de recibo y

clasificación de

documentos

Proceso de actas de

destrucción de

documentos

Proceso de

actualización de tablas

de retención

documental

4.4.9. SERVICIOS GENERALES Diagramas de

flujo, Definición

del proceso

4.4.10. PRENSA Y

PUBLICACIONES

Diagramas de

flujo, Definición

del proceso

Proceso de

Comunicaciones y

Prensa


PROCEDIMIENTOS

VERSIÓN 02

CÓDIGO


PAGINA No. 98

98

4.4.1. JURÍDICO

El departamento jurídico de la Federación Nacional de Cacaoteros

reúne estructuras y modalidades de funcionamiento en la aplicación de

las reglas de derecho comprendiendo medios, materiales o bienes

económicos para brindar herramientas que emplee frente a

problemáticas por demandas, tutelas y demás procesos jurídicos que

emprendan en contra de la Federación.

4.4.2. CONTABILIDAD

El departamento de contabilidad en la Federación Nacional de

Cacaoteros se establece como una disciplina que proporciona

información útil en la toma de decisiones mediante la información

contenida en los estados contables, los cuales resumen la situación

financiera de la compañía, al igual que registran la información al

Estado mediante los impuestos como IVA, Retención en la Fuente,

Declaración de Renta, entre otros.

PROCESO DE INGRESO DE LA INFORMACIÓN

OBJETIVO

Ingresar y clasificar los datos contables en el sistema SIIGO de una forma

ágil y veraz para entregar los estados financieros en los tiempos

establecidos.

ALCANCE

Ingreso de la totalidad de los datos contenidos en la Federación en

conjunto tales como los datos arrojados por el Fondo Nacional del

Cacao y los diferentes convenios existentes

RESPONSABLES

Contabilidad, Tesorería, Unidades Técnicas.

ENTRADAS

Los registros contables tales como comprobantes de egreso, cuentas

por pagar, conciliaciones bancarias de todas las regionales se envían a

Bogotá para ser recepcionado por el departamento de contabilidad.


PROCEDIMIENTOS

VERSIÓN 02

CÓDIGO


PAGINA No. 99

99


Selección de la información y clasificación de la misma para ingresarla

al sistema SIIGO de acuerdo a la numeración correspondiente.

SALIDAS

Borradores en el sistema SIIGO e impresos para análisis.


PROCEDIMIENTOS

VERSIÓN 02

CÓDIGO


PAGINA No. 100

100

UNIDADES TÉCNICAS AREA FINANCIERA CONTABILIDAD

(AUXILIARES CONTABLES)

INICIO

LAS SECRETARIAS DE LAS

UNIDADES TÉCNICA ENVIAN LA

INFORMACIÓN CON SUS

RESPECTIVOS SOPORTES PARA

EL PAGO DESDE LA SEDE PRINCIPAL BOGOTÁ

SE LLEVA A CABO EL PRIMER FILTRO DEL

INGRESO DE LA INFORMACIÓN AL

SISTEMA POR MEDIO DE LAS AUXILIARES

CONTABLES

TODAS LAS CUENTAS

SE CAUSAN EN

PRESUPUESTO

AFECTANDO LAS

CUENTAS

CORRESPONDIENTES

EN CADA

PROGRAMA Y PROYECTO

CONTABILIDAD RECEPCIONA

LOS DOCUMENTOS

CORRESPONDIENTES

SE ANALIZA LA INFORMACION REGISTRADA

EN SIIGO TENIENDO EN CUENTA A QUE

CORRESPONDE CADA RUBRO QUE SE REGISTRA CONTABLEMENTE

CONVENIOS

FONDO

FEDERACIÓN

SE ENVÍA INFORMACIÓN AL ASISTENTE DE CONTABILIDAD

FIN

SE PASAN A

CONTABILIDAD PARA

VERIFICAR LA CORRECTA

AFECTACION CONTABLE

TODA LA

DOCUMENTACION

RECIBIDA SE

REGISTRA EN EL

APLICATIVO SITCAO

PARA EJERCER

SEGUIMIENTO Y

CONTROL DE LA

MISMA

TESORERIA SE ENCARGA DE

REALIZAR LOS PAGOS Y

ENVIAR TODOS LOS

SOPORTES A CONTABILIDAD

PARA SU ARCHIVO Y POSTERIOR ANALISIS

LA CUENTA SE REMITE A

CONTROL INTERNO PARA

VERIFICAR QUE TENGA TODOS LOS SOPORTES DE LEY

V.B. ORDENADOR DEL GASTO


PROCEDIMIENTOS

VERSIÓN 02

CÓDIGO


PAGINA No. 101

101

PROCESO DE ANÁLISIS DE LA INFORMACIÓN

OBJETIVO

Analizar y verificar el origen de la información con los datos registrados

en el sistema SIIGO

ALCANCE

La Federación Nacional de Cacaoteros, con todos sus proyectos

RESPONSABLES

Auxiliares contables, Asistente de Contabilidad

ENTRADAS

Información ingresada al sistema SIIGO e impresa por las auxiliares

contables.


Analizar y verificar los registros contables ingresados a cada cuenta

detectando la clasificación que se realizó para el ingreso de cada rubro

gastado, teniendo en cuenta cada inconveniente tal como:

El número de cédula no corresponde, ni es coherente al

comprobante o a la base de datos

El número de cuenta no corresponde o no existe

El origen de la información no corresponde al dato registrado en el

sistema SIIGO

El comprobante o recibo de caja no tiene nombre de la persona o su

respectiva firma

Los soportes no concuerdan con lo que se gira

Las oficinas no envían las conciliaciones bancarias.

Lo anterior para registra información veraz para los estados financieros

de la compañía

SALIDAS

Se envía para aprobación del Coordinador de Contabilidad.


PROCEDIMIENTOS

VERSIÓN 02

CÓDIGO


PAGINA No. 102

102

CONTABILIDAD

(AUXILIARES CONTABLES)

CONTABILIDAD (ASISTENTE

DE CONTABILIDAD)

CONTABILIDAD

(COORDINADOR CONTABLE)

INICIO

CON LA INFORMACIÓN YA

REGISTRADA EN EL SISTEMA

SIIGO

SE REALIZAN BORRADORES PARA

RETEFUENTE (15 PRIMEROS DÍAS DE CADA MES), IVA

RETOMA CUENTA POR

CUENTA VERIFICANDO Y

ANALIZANDO:

EL NÚMERO DE CÉDULA

NO CORRESPONDE, NI

ES COHERENTE AL

COMPROBANTE O A LA

BASE DE DATOS

EL NÚMERO DE CUENTA

NO CORRESPONDE O

NO EXISTE

EL ORIGEN DE LA

INFORMACIÓN NO

CORRESPONDE AL

DATO REGISTRADO EN

EL SISTEMA SIIGO

EL COMPROBANTE O

RECIBO DE CAJA NO

TIENE NOMBRE DE LA

PERSONA O SU

RESPECTIVA FIRMA

LOS SOPORTES NO

CONCUERDAN CON LO

QUE SE GIRA

LAS OFICINAS NO

ENVÍAN LAS

CONCILIACIONES

BANCARIAS.

SE RECEPCIONAN LOS

BORRADORES

SE ENVÍA DOCUMENTO PARA

PRESUPUESTO PARA QUE REALICE LA

CUENTA POR PAGAR

IMPUESTOS

SE ENVÍA A TESORERÍA PARA QUE

REALICE EL PAGO CORRESPONDIENTE

FIN

Vo. Bo. BALANCES

Vo. Bo.

SE REALIZAN LAS

CORRECIONES

CORRESPONDIENTES Vo. Bo.

SE PRESENTA BALANCE

FIN SE REALIZAN LAS

CORRECIONES

CORRESPONDIENTES


PROCEDIMIENTOS

VERSIÓN 02

CÓDIGO


PAGINA No. 103

103

PROCESO DE BALANCES

OBJETIVO

Registrar e informar a la Junta Directiva y a los entes que los soliciten la

información contable de la Federación Nacional de Cacaoteros.

ALCANCE

La Federación Nacional de Cacaoteros, Revisor Fiscal y la Junta

Directiva.

RESPONSABLES

Coordinador de Contabilidad, Asistente de Contabilidad, Presidencia

Ejecutiva.

ENTRADAS

El borrador del balance que lo entrega el asistente de Contabilidad

aprobado por el Coordinador de Contabilidad.


Se envía el documento revisado por el coordinador de contabilidad a

Presidencia Ejecutiva para visto bueno y aprobación del mismo.

Cuando el documento ha sido revisado por el Presidente Ejecutivo se

realizan los estados financieros y se le envían a la Junta Directiva; si es fin

de año, se analiza todo el balance para emitir los estados básicos y

posteriormente la declaración de renta con un informe a la Dirección

de Impuestos Nacionales los primeros meses de cada año.

SALIDAS

Se remiten los estados financieros a la Junta Directiva y se plasman en

los libros oficiales (Libro Mayor, Balances, Diario y el anexo en medio

magnético).


PROCEDIMIENTOS

VERSIÓN 02

CÓDIGO


PAGINA No. 104

104

CONTABILIDAD

(COORDINADOR CONTABLE)

JUNTA DIRECTIVA COMISIÓN DE FOMENTO

INICIO

ENVÍA BALANCE AL PRESIDENTE

EJECUTIVO

SE REALIZAN LOS ESTADOS FINANCIEROS

SE ENTREGAN LOS 20

PRIMEROS DÍAS DE

CADA MES O CUANDO

EXISTA REUNIÓN DE

JUNTA DIRECTIVA

SE CLASIFICA

FEDERACIÓN

SE IMPRIMEN EN

LOS LIBROS

OFICIALES

(MAYOR,

BALANCES, DIARIO,

Y ANEXOS EN

MÉDIO

MAGNÉTICO)

FIN

FIN DE AÑO

FONDO NACIONAL

DEL CACAO.

SE REALIZAN LAS

CORRECIONES CORRESPONDIENTES

Vo. Bo. DIAN

SE PRESENTAN LOS

ESTADOS FIANACIEROS

FIN

SE ANALIZA A FONDO EL BALANCE PARA EMITIR LOS ESTADOS BÁSICOS

PRESIDENCIA EJECUTIVA Vo. Bo.

SE PRESENTAN EN

FEBRERO Y JUNIO A LA

CONTRALORÍA

SE LE PRESENTAN AL

CONTRALOR GENERAL

DE LA NACIÓN

SE PRESENTA DECLARACIÓN DE RENTA

SE ENVÍA INFORME A LA DIAN LOS 3 PRIMEROS MESES


FIN


PROCEDIMIENTOS

VERSIÓN 02

CÓDIGO


PAGINA No. 105

105

4.4.3. PRESUPUESTO

Actualmente, la Federación Nacional de Cacaoteros involucra al

departamento de presupuesto como una herramienta de planificación

y control expresándolo en términos económicos y financieros dentro de

un plan estratégico para la organización de cada uno de los proyectos

que administra y lidera la Federación, mostrándolos con una

proyección que permite visualizar el destino de cada rubro de acuerdo

a un número de necesidades.

PROCESO DE EJECUCIÓN

OBJETIVO

Registrar y verificar la ejecución del programa presupuestal para cada

vigencia

ALCANCE

Verificar el cumplimiento de los requisitos exigidos para todos los

proyectos y programas que administra la Federación Nacional de

Cacaoteros.

RESPONSABLES

Gerencia Técnica, Unidades Técnicas, Tesorería, Presupuesto,

Presidencia Ejecutiva

ENTRADAS

Teniendo en cuenta el acuerdo de gastos trimestral se verifican los giros

a las oficinas.


Verificar datos mediante soportes como comprobantes de egresos y

recibos, los cuales se digitan en el sistema (base de datos Excel) y se

realizan las conciliaciones entre contabilidad y presupuesto.

SALIDAS

Presentación de informe a Presidencia Ejecutiva, Junta Directiva y

Auditoría Interna.


PROCEDIMIENTOS

VERSIÓN 02

CÓDIGO


PAGINA No. 106

106

GERENCIA TÉCNICA

(UNIDADES TÉCNICAS)

PRESUPUESTO PRESIDENCIA EJECUTIVA

INICIO

MEDIANTE EL ACUERDO DE

GASTOS TRIMESTRAL SE REVISA LA

EJECUCIÓN

CADA OFICINA ESTÁ

AUTORIZADA POR MEDIO DEL

ACUERDO DE GASTOS A

REALIZAR LOS PAGOS

CORRESPONDIENTES DE CADA MES

SE ENVÍA UN INFORME

MENSUAL LOS 5 PRIMEROS

DÍAS DE CADA MES

SE ESTABLECEN LA PROVISION DE

GASTOS A CADA OFICINA

TENIENDO EN CUENTA LO

RECAUDA CADA UNA (RECAUDA

NEIVA Y BUCARAMANGA Y EN

MENOR MONTO LA OFICINA DE

SAN VICENTE).

FIN

Vo. Bo.

SE RECEPCIONA LA INFORMACIÓN

Y SE VERIFICAN LO COMPROBANTES

Y SUS RESPECTIVOS RECIBOS DE

SOPORTE

NOVEDADES

SE INFORMA A LA UNIDAD PARA

QUE SEPAN EL RECURSO Y RUBOR

DISPONIBLE

FIN

SE DIGITAN LOS DATOS EN LA BASE DE DATOS EXCEL DE PRESUPUSTO

SE ENVÍA INFORME A LA JUNTA DIRECTIVA

SE VERIFICA LA DISPONIBILIDAD

DE RECURSOS CON EL ACUERDO CORRESPONDIENTE

CADA 3 MES SE REALIZA L

CONCILIACIÓN CORRESPONDIENTE

ENTRE CONTABILIDAD Y

PRESUPUESTO

SE REALIZA INFORME TRIMESTRAL


Vo. Bo.

FEDERACIÓN

FONDO

SE ENVÍA INFORME A LA COMISIÓN DE FOMENTO

FIN


SE ENVÍA INFORME A LA

AUDITORÍ INTERNA


PROCEDIMIENTOS

VERSIÓN 02

CÓDIGO


PAGINA No. 107

107

PROCESO DE CONTROL

OBJETIVO

Revisar que el presupuesto acordado sea igual que el ejecutado

ALCANCE

Revisión en todos los proyectos que administra la Federación Nacional

de Cacaoteros

RESPONSABLES

Presupuesto, Contabilidad, Gerencia Técnica.

ENTRADAS

Se recepciona los soportes contables, los informes de las unidades

técnicas.


Se verifican los soportes teniendo en cuenta la programación como

capacitaciones, informes de gestión donde se explica la programación,

ejecución y control teniendo en cuenta los siguientes aspectos:

Se verifica que no se sobrepasen los aspectos que establece el

acuerdo de gastos

Se verifica que cumplan los requisitos exigidos para compras, pagos,

revisión del presupuesto, aprobación previa del presupuesto antes de

la ejecución de cualquier gasto.

Se verifica que se acojan a las resoluciones emitidas para ejecución

presupuestal

Se verifica que los gastos que se generen se carguen al proyecto y

programa correspondiente.

SALIDAS

Se envían informes de gestión a Presidencia Ejecutiva.


PROCEDIMIENTOS

VERSIÓN 02

CÓDIGO


PAGINA No. 108

108

GERENCIA TÉCNICA

(UNIDADES TÉCNICAS)

PRESUPUESTO PRESIDENCIA

EJECUTIVA

INICIO

SE REVISA EL PRESUPUESTO

ACORDADO TRIMESTRAL

DE ACUERDO AL


SIGUE LA SANCIÓN CORRESPONDIENTE

Vo. Bo.

Vo. Bo.

SE REVISAN LOS PROGRAMAS, EJECUCIONES

Y CONTROL TENIENDO EN CUENTA:

SE VERIFICA QUE NO SE SOBREPASEN

LOS ASPECTOS QUE ESTABLECE EL

ACUERDO DE GASTOS

SE VERIFICA QUE CUMPLAN LOS

REQUISITOS EXIGIDOS PARA COMPRAS,

PAGOS, REVISIÓN DEL PRESUPUESTO,

APROBACIÓN PREVIA DEL PRESUPUESTO

ANTES DE LA EJECUCIÓN DE CUALQUIER

GASTO.

SE VERIFICA QUE SE ACOJAN A LAS

RESOLUCIONES EMITIDAS PARA

EJECUCIÓN PRESUPUESTAL

SE VERIFICA QUE LOS GASTOS QUE SE

GENEREN SE CARGUEN AL PROYECTO Y

PROGRAMA CORRESPONDIENTE.

REQUISITOS: LAS COMPRAS QUE SE

REALICEN DEBEN CUMPLIR CON LAS TRES

COTIZACIONES, QUE SE ENVÍEN A LOS

COMITÉS DE COMPRAS TANTO PARA

ADQUISIÓN DE SERVICIOS COMO PARA

ADQUISIÓN DE INSUMOS, TODO

PROVEEDOR DEBE DE ESTAR INSCRITO A

LA BASE DE DAOS DE LA EDERACIÓN

NACIONAL DE CACAOTEROS.

FIN

SE ANALIZA INDICADORES DE GESTIÓN

SE VERIFICA EL CUMPLIMIENTO Ss.

PRSUPUESTO ACORDADO

SE REALIZA EL BORRADOR CORRESPONDIENTE DEL OFICIO

RECEPCIÓN DEL OFICIO

Y RESPUESTA AL MISMO

FIN


PROCEDIMIENTOS

VERSIÓN 02

CÓDIGO


PAGINA No. 109

109

4.4.4. TESORERÍA

En la Federación Nacional de Cacaoteros, el departamento de

Tesorería gestiona las acciones relacionadas con las operaciones de los

flujos monetarios, incluyendo básicamente, la ejecución de pagos y

cobros, la gestión de la caja y las diversas gestiones bancarias.

El departamento de Tesorería tiene como objeto principal planear,

dirigir, gestionar, controlar y supervisar los asuntos relacionados con los

movimientos económicos o flujos monetarios, garantizando la

cancelación oportuna de los compromisos de la Entidad y de asesorar a

la presidencia ejecutiva en la toma de decisiones relacionada con el

manejo de los recursos financieros.

PROCESO DE PAGOS

OBJETIVO

Efectuar el pago oportuno de las obligaciones de la institución.

ALCANCE

Mantener al día todas las obligaciones de los pagos generados por la

actividad de la Federación.

RESPONSABLES

Tesorería

ENTRADAS

Cuenta por pagar elaborada por presupuesto


Análisis de las cuentas con sus respectivos soportes para proceder a

efectuar el pago correspondiente.

Elaboración del comprobante de egreso, afectando la causación

contable.

Se verifica la correcta elaboración del documento físico.

Se firma, se coloca el sello de pagado

Se clasifica y se archiva la copia correspondiente

SALIDAS

Se entrega al departamento de contabilidad el original del

comprobante de egreso con sus respectivos soportes.


PROCEDIMIENTOS

VERSIÓN 02

CÓDIGO


PAGINA No. 110

110

TESORERÍA CONTABILIDAD PRESUPUESTO

PRESUPUESTO

SE COLOCA EL SELLO DE

CANCELADO.

SE CLASIFICA.

CONTABILIDAD

EL COMPROBANTE DE EGRESO ORIGINAL

CON SOPORTE

COPIA COMPROBANTE DE

EGRESO

COPIA ORDEN DE PAGO

FIN

INICIO

INTERVIENEN:

AUDITORIA

REVISOR FISCAL

FONDO NACIONAL

DE CACAOTEROS

FEDERACIÓN


TESORERIA RECIBE LA

CUENTA POR PAGAR

SOPORTADA Y FIRMADA POR

PRESUPUESTO,

CONTABILIDAD, AUDITORIA Y

EL ORDENADOR DEL GASTO.

SE ANALIZA LA CUENTA QUE TENGA

LOS SOPORTES Y EXISTAN FONDOS EN

LA CUENTA.

EFECTUA EL PAGO SEA

TRANSFERENCIA ELECTRONICA O

CHEQUE Y LUEGO ELABORA EL

COMPROBANTE DE EGRESO

CUANDO SE EFECTUA MEDIANTE

CHEQUE SE PONE PROTECTOR DE

SEGURIDAD DEL CHEQUE, Y

FIRMAN: EL ORDENADOR DEL

GASTO Y EL TESORERO.


PROCEDIMIENTOS

VERSIÓN 02

CÓDIGO


PAGINA No. 111

111

PROCESO DE INGRESO DE RECURSOS

OBJETIVO

Recibir los recursos económicos de la Federación con el fin de tener

disponible para el cubrimiento de los compromisos de pago.

ALCANCE

Garantizar la disponibilidad de recursos económicos.

RESPONSABLE

Tesorería

ENTRADAS

Consignación bancaria, transferencia electrónica y efectivo


Se recibe el recurso

Se verifica la procedencia del ingreso, teniendo en cuenta el NIT y

nombre de quien deposita

Luego se procede a elaborar el comprobante de ingreso, afectando las

cuentas contables y se verifica el documento físico

Se firma por quien lo elabora y la tesorera

SALIDAS

El original del comprobante de ingreso con sus soportes se entrega al

departamento de Contabilidad.


PROCEDIMIENTOS

VERSIÓN 02

CÓDIGO


PAGINA No. 112

112

PROCESO DE ELABORACIÓN DE RECIBO DE CAJA

TESORERÍA CONTABILIDAD CLIENTE

SE HACE RECIBO DE

CAJA YA SEA PARA EL

FONDO, LA FEDERACIÓN

O EL CONVENIO.

INICIO

FIN

RECAUDO DE LA CUENTA

DE FOMENTO,

LEGALIZACIÓN DE

SOBRANTE, TODOS LOS

DINEROS SE RECIBEN EN

TESORERÍA (CHEQUE O

EFECTIVO).

CADA UNO TIENE UNA

CUENTA DIFERENTE Y SE

ENVIA A LA CUENTA QUE

CORRESPONDA MEDIANTE

CONSIGNACIÓN.

EL RECIBO ORIGINAL DEL

INGRESO Y LA

CONSIGNACIÓN SE

ENTREGA A

CONTABILIDAD.

RECIBO DE INGRESO

ORIGINAL CON LA

CONSIGNACIÓN.

COPIA DEL RECIBO DE

INGRESO Y DE LA

CONSIGNACIÓN. COPIA DEL RECIBO DE

INGRESO Y DE LA

CONSIGNACIÓN.


PROCEDIMIENTOS

VERSIÓN 02

CÓDIGO


PAGINA No. 113

113

PROCESO DE COBRO

OBJETIVO

Elaborar documentos de control para los dineros que le adeudan a la

Federación

ALCANCE

Recopilar todos los dineros desde la sede principal o mediante

transferencias bancarias

RESPONSABLES

Tesorería

ENTRADAS

Facturas


Se analiza el concepto de la operación: recaudo de cuota de fomento,

intereses moratorios, convenios,

SALIDAS

Se procede a elaborar el documento de cobro


PROCEDIMIENTOS

VERSIÓN 02

CÓDIGO


PAGINA No. 114

114

TESORERÍA CONVENIO O

INSTITUCIÓN

CONTABILIDAD CLIENTE

COPIA

FIN

COPIA COPIA

INICIO

SE ANALIZA CADA CASO SEA

CONTRATO O RECAUDO

PENDIENTE CON FECHAS Y

CLAUSULAS.

DE ACUERDO A REQUISITOS SE

ANALIZA EL PROCEDIMIENTO A

SEGUIR Y SE CONSULTA CON EL

ASESOR JURIDICO

SE ELABORA LA CUENTA DE COBRO

Y SE ENVIA A QUIEN CORRESPONDA

ENTRA A LA CUENTA DEL BANCO Y

SE REALIZA EL COMPROBANTE DE

INGRESO (RECIBO DE CAJA)

ORIGINAL CON CONSIGNACIÓN O

TRANSFERENCIA Y COPIA DE

RECIBO.

SE PROCEDE HA

REALIZAR EL PAGO

RESPECTIVO EN LAS

CUENTAS DE LA

FEDERACIÓN

NACIONAL DE

CACAOTEROS O EN

SU DEFECTO EN EL

FONDO NACIONAL

DEL CACAO.


PROCEDIMIENTOS

VERSIÓN 02

CÓDIGO


PAGINA No. 115

115

PROCESO DE CAJA MENOR

TESORERÍA CONTROL INTERNO PROFESIONAL DE

APOYO TÉCNICO

A

FONDO NACIONAL DEL CACAO

EL EMPLEADO LLEVA EL RECIBO

DE SOPORTE, Y SE ANALIZA

QUE ESTÉ DENTRO DEL % PARA

REALIZAR EL PAGO POR CAJA

MENOR, TENIENDO EN CUENTA

EL VISTO BUENO POR EL

PRESIDENTE O POR EL

TESORERO.

SE CANCELA.

FACTURA CON

VISTO BUENO DEL

PRESIDENTE PARA

PODER PAGAR

Vo. Bo.

CUANDO TENGO EL

70% DEL DINERO

GASTADO, SE PIDE

REEMBOLSO, SE LLENA

FORMATO DE

SOLICITUD.

Vo. Bo.

FIRMA DEL PRESIDENTE EJECUTIVO

SE ENVIA A TESORERÍA

GIRA CHEQUE TESORERÍA

FIN

POR RESOLUCIÓN TIENE

UN TOPE ESPECÍFICO.

DICE PARTIDAS Y PAGOS

QUE SE PUEDEN REALIZAR.

FEDERACIÓN

INICIO


PROCEDIMIENTOS

VERSIÓN 02

CÓDIGO


PAGINA No. 116

116

4.4.5. INGENIERÍA DE SISTEMAS

El departamento de Ingeniería de Sistemas aplica esfuerzos científicos y

de ingeniería para transformar las necesidades de operación de cada

departamento en una descripción de parámetros de rendimiento del

sistema y una configuración del sistema a través del uso de un proceso

iterativo de definición, síntesis, análisis, diseño, prueba y evaluación de

las necesidades de cada usuario para el desempeño de sus actividades

diarias; al igual integra parámetros técnicos relacionados para asegurar

la compatibilidad de todos los interfaces de programa y funcionales de

manera que optimice la definición y diseño del sistema total teniendo

en cuenta el manejo de las bases de datos, el manejo de la planilla

unificada y el sistema SIIGO; teniendo factores de fiabilidad,

mantenibilidad y seguridad del sistema, equipo y los datos contenidos

en el mismo.

4.4.6. RECURSOS HUMANOS

El departamento de Recursos Humanos está orientado al trabajo en

conjunto que realizan los trabajadores dentro de la Federación

Nacional de Cacaoteros, cumpliendo las funciones de selección,

contratación, formación, emplear y retener a los colaboradores de la

organización.

PROCESO DE NÓMINA

OBJETIVO

Otorgar el pago en forma organizada y cumpliendo la normativa

existente para el pago de prestaciones sociales y sus respectivos

aportes.

ALCANCE

Realizar los pagos a todo el personal que labra en la Federación

Nacional de Cacaoteros desde un departamento

RESPONSABLES

Unidades Técnicas, Tesorería, Contabilidad, Presupuesto y Talento

Humano


PROCEDIMIENTOS

VERSIÓN 02

CÓDIGO


PAGINA No. 117

117

ENTRADAS

Recepcionar las novedades de cada departamento tales como

incapacidades, vacaciones, nuevo personal, etc.


Ingresar los datos al sistema a través del sistema SIIGO, realizar los pagos

y aportes de acuerdo a la planilla unificada y a fin de mes pagar la

nómina contablemente afectando las diferentes cuentas de las

provisiones.

SALIDAS

Enviar a tesorería para que se realicen los giros correspondientes.


PROCEDIMIENTOS

VERSIÓN 02

CÓDIGO


PAGINA No. 118

118

DIAGRAMA DE FLUJO UNIDADES TÉCNICAS RECURSOS HUMANOS TESORERÍA

Vo. Bo.

REALIZA LAS

MODIFICACIONES CORRESPONDIENTES

GENERA LOS

GIROS A TRAVÉS

DE TRANSFERENCIA

ELECTRÓNICA A LA

CUENTA DE

NOMINA DE CADA TRABAJADOR

FIN

INICIO

ENVIO DE NOVEDADES DEL

PERSONAL QUE LABORA

TALES COMO INCAPACIDADES, ETC.

RECEPCIÓN DE NOVEDADES

INGRESO DATOS AL

SISTEMA SIIGO PARA

NÓMINA QUINCENAL Y

MENSUAL.


PROCEDIMIENTOS

VERSIÓN 02

CÓDIGO


PAGINA No. 119

119

PROCESO DE SEGURIDAD SOCIAL

OBJETIVO

Otorgar el pago en forma organizada y cumpliendo la normativa

existente para el pago de prestaciones sociales y sus respectivos

aportes.

ALCANCE



RESPONSABLES

Unidades Técnicas, Tesorería, Contabilidad, Presupuesto y Talento

Humano

ENTRADAS

Recepcionar las novedades de cada departamento tales como

incapacidades, lesiones, vacaciones, nuevo personal etc.


Ingresar los datos al sistema a través del sistema SIIGO, realizar los pagos

y aportes de acuerdo a la planilla unificada y a fin de mes pagar la

nómina contablemente afectando las diferentes cuentas de las

provisiones.

SALIDAS

Enviar copias a presupuesto, tesorería para que se realicen los giros

correspondientes.


PROCEDIMIENTOS

VERSIÓN 02

CÓDIGO


PAGINA No. 120

120

PROCESO DE BIENESTAR SOCIAL

OBJETIVO

Otorgar el bienestar a los trabajadores y a la Federación mediante

capacitaciones, disminución de accidentes laborales, y problemáticas

que lesionen la misión de la compañía.

ALCANCE



RESPONSABLES

Talento Humano, Auditoría Interna y Presidencia Ejecutiva

ENTRADAS

El proceso comienza con encuestas y diagnóstico inicial el cual

involucra a todo el personal


Elaborar el diagnóstico inicial para poder determinar el cronograma de

actividades en donde se incluyen recreativas, culturales y

ocupacionales.

SALIDAS

Informe de gestión para auditoría interna, presidencia ejecutiva y

elaboración del plan de mejoramiento


PROCEDIMIENTOS

VERSIÓN 02

CÓDIGO


PAGINA No. 121

121

DIAGRAMA DE FLUJO TALENTO HUMANO CONTROL INTERNO PLAN DE

MEJORAMIENTO

INICIO

SE REALIZA UN DIAGNÓSTICO

MEDIANTE EL USO DE INDICADORES

DE ACUERDO A CAPACITACIONES,

ÍNDICES DE ACCIDENTALIDAD,

AUSENTISMO, ETC.

DE ACUERDO A LO ANTERIOR SE

ELABORA UN CRONOGRAMA DE

ACTIVIDADES PARA CADA VIGENCIA

FISCAL EL CUAL SE REALIZA CON EL

APOYO DE PRESUPUESTO

SE TIENEN EN CUENTA ACTIVIDADES

DE TIPO: RECREATIVO, CULTURAL,

OCUPACIONAL, PROGRAMAS DE

CAPACITACIÓN, PROGRAMA DE

SALUD OCUPACIONAL Y DE BIENESTAR

SOCIAL.

SE EJECUTA EL CRONOGRAMA

SE REALIZA UN INFORME DE ACUERDO

AL CUMPLIMIENTO DE INDICADORES

PROPUESTOS

SE ENVIA A CONTROL INTERNO

SE REALIZA INFORME FINAL

COMPLEMENTO DEL PLAN DE

MEJORAMIENTO

FIN


PROCEDIMIENTOS

VERSIÓN 02

CÓDIGO


PAGINA No. 122

122

PROCESO DE SELECCIÓN E INDUCCIÓN DEL PERSONAL

DIAGRAMA DE FLUJO

PRESIDENCIA EJECUTIVA TALENTO HUMANO

INICIO

SOLICITUD DE NUEVO PERFIL

SELECCIÓN DE PERSONAL

VINCULACIÓN

SE REVISA EL CARGO QUE VA HA DESEMPEÑAR

UNA SEMANA DE

CAPACITACIÓN TÉCNICO Y

ADMINISTRATIVO

MATERIAL DE CAPACITACIÓN

INFORMACIÓN ( MISIÓN,

VISIÓN, POLITICAS,

REGLAMENTO, PIG)

EVALUACIÓN

ENTREGA DE MEMORIAS

APROBACIÓN Y FIRMA DE LA

CONSTANCIA DE ASISTENCIA A LA CAPACITACIÓN.

ENTREGA DEL DOCUMENTO,

CARGO Y BIENVENIDA.

APROBADAENTREGA DE

MEMORIAS FIN


PROCEDIMIENTOS

VERSIÓN 02

CÓDIGO


PAGINA No. 123

123

ALMACÉN - PROCESO DE COMPRAS

DEPARATAMENTOS ALMACÉN COMITÉ DE COMPRAS

INICIO

SOLICITUD DE BIEN O SERVICIO

APROBADO POR PRESIDENCIA

EJECUTIVA.

FIN

REQUISICIÓN DE LA SOLICITUD.

REVISIÓN DE BASE DE DATOS

DE PROVEEDORES.

SOLICITUD DE COTIZACIÓN A

PROVEEDORES QUE REALIZAN

LA COTIZACIÓN POR MEDIO

DEL FORMATO

PREESTABLECIDO INDICANDO UNIDAD DE COTIZACIÓN.

RECEPCIÓN DE COTIZACIONES

Y ANÁLISIS DE COSTOS,

SERVICIOS ASOCIADOS Y CONDICIONES COMERCIALES.

ESCOGE TRES COTIZACIONES Y

CONVOCA AL COMITÉ DE COMPRAS

SE REUNE EL COMITÉ DE

COMPRAS TENIENDO EN

CUENTA:

COSTOS,

REPRESENTACIÓN,

SERVICIOS ASOCIADOS,

CONDICIONES

COMERCIALES , PARA QUE

FINALMENTE SE ELIJA EL

PROVEEDOR.

SE SOLICITAN LOS

DOCUMENTOS Y SE REALIZA LA

ORDEN DE COMPRA O

SERVICIO.

SE RECIBE Y REVISA DE

ACUERDO AL TIPO DE ORDEN (COMPRA O SERVICIO)


PROCEDIMIENTOS

VERSIÓN 02

CÓDIGO


PAGINA No. 124

124

ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA -PROCESO DE RECIBO Y CLASIFICACIÓN

DE DOCUMENTOS

OFICINA PRODUCTORA ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA

INICIO

ENVIO DE DOCUMENTOS A

ARCHIVO

RECIBO DE DOCUMENTOS POR

MEDIO DE INVENTARIO PARA CUSTODIAR.

SE CLASIFICANLOS

DOCUMENTOS DE ACUERDO A

LA TABLA DE RETENCIÓN.

SE REALIZA

PROCESO DE

DIGITALIZACION.

COMITÉ DE

ARCHIVO

AUTORIZA LA

DESTRUCCIÓN DEL

DOCUMENTO. SE ENVIA ARCHIVO.

FIN

FIN

ELABORACIÓN DEL

ACTA.

DESTRUCCIÓN MANUAL.

HISTORICOS DESTRUCCIÓN


PROCEDIMIENTOS

VERSIÓN 02

CÓDIGO


PAGINA No. 125

125

PROCESO DE ACTAS DE DESTRUCCIÓN DE DOCUMENTOS

ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA COMITÉ DE ARCHIVO

INICIO

ARCHIVO ENVIA PETICIÓN

PARA REUNIÓN DEL COMITÉ.

EL COMITÉ DE ARCHIVO ESTÁ

CONFORMADO POR:

PRESIDENCIA EJECUTIVA,

PRESUPUESTO, CONTABILIDAD,

ARCHIVO, GERENCIA TÉCNICA, Y PLANEACIÓN.

SE REUNE EL COMITÉ, SE LEE LA

ORDEN DEL DÍA.

SE ELABORA EL ACTA PARA DESTRUCCIÓN.

SE REALIZA LA DESTRUCCIÓN DEL DOCUMENTO.

FIN


PROCEDIMIENTOS

VERSIÓN 02

CÓDIGO


PAGINA No. 126

126

PROCESO DE ACTUALIACIÓN DE TABLAS DE RETENCIÓN

COMITÉ DE ARCHIVO ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA

INICIO

RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS QUE SE VAN HA CUSTODIAR.

SE REVISAN LAS SERIES Y SUB-

SERIES, ACTUALIZANDO LAS NUEVAS SERIES Y SUB-SERIES.

CORRECCIONES. Vo. Bo.

SE INGRESA A LA TABLA DE

RETENCIÓN COMENZANDO EL

PROCESO DE ARCHIVO CENTRAL Y DE GESTIÓN.

FIN


PROCEDIMIENTOS

VERSIÓN 02

CÓDIGO


PAGINA No. 127

127

PRENSA Y PUBLICACIONES - PROCESO DE BOLETÍN COLOMBIA

CACAOTERA

GERENCIA TÉCNICA PRENSA Y PUBLICACIONES DISEÑADOR

INICIO

ENVIA TEMAS PARA PUBLICACIÓN.

SE REVISAN TEMAS DE

GERENCIA TÉCNICA,

AGRICULTORES, ENTRE OTROS

CLASIFICACIÓN DE

INFORMACIÓN.

GENERACIÓN DE UN

BORRADOR.

Vo. Bo.

SE PROGRAMA UNA REUNIÓN

CON EL PRESIDENTE EJECUTIVO

Y LA GERENCIA TÉCNICA.

SE DEFINEN TEMAS Y AUTORES.

SE CONTACTA AUTORES PARA

ESTABLECER COMO VA EL

ARTÍCULO.

Vo. Bo. ANULACIÓN.

REDACCIÓN Y

EDICIÓN DE

ARTÍCULOS EN

BORRADOR.

Vo. Bo.

CORRECCIONES

.

IMPRESIÓN FINAL.

ENTREGA A ALMACÉN.

FIN


PROCEDIMIENTOS

VERSIÓN 02

CÓDIGO


PAGINA No. 128

128


PROCEDIMIENTOS

VERSIÓN 02

CÓDIGO


PAGINA No. 129

129

5. SECCIÓN IV - MANEJO Y CONSERVACIÓN

El manual debe ser objeto de manipulación cuidadosa con el fin de

garantizar un buen estado de las hojas y de la totalidad del instructivo.

Debe conservarse en un lugar libre de contaminación por agentes

físicos, químicos o biológicos.

Para facilitar la identificación de cada uno de los procesos y los

procedimientos se asignaron códigos alfanuméricos a cada uno de

ellos.

versiÓn cÓdigo manual de procesos y fecha de … · funciones más importantes para la...

Documents