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PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL – PGD SOCIEDAD TERMINALES DE TRANSPORTE DE MEDELLÍN S.A

Versión: 01 Fecha de aprobación: 2017-11-08 Usuario: Lramirez Página 1 de 38

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Tabla de Contenido

1. Aspectos Generales

a. Introducción b. Alcance c. Público al cual está dirigido d. Requerimientos para el desarrollo del PGD

1. Normativos 2. Económicos 3. Administrativos 4. Tecnológicos 5. Gestión del cambio 6. Gestión del conocimiento 7. Indicador

. 2. Lineamientos para los Procesos de la Gestión Documental

2.1. Planeación estratégica 2.2. Planeación documental 2.3. Producción 2.4. Recepción, Distribución y trámite: 2.5. Organización 2.6. Consulta 2.7. Conservación 2.8. Disposición final

3. Fases de implementación del Programa de Gestión Documental PGD.

4. Armonización con el modelo de Control Interno y el Sistema de Gestión de la Calidad.

5. Plan de implementación del Programa de Gestión Documental PGD.




6. Anexos

1. Diagnóstico de gestión documental.

2. Plan de implementación del Programa de Gestión Documental.

3. Mapa de procesos de la entidad.

4. Presupuesto anual para la implementación del Programa de Gestión

Documental (Plan de compras).

5. Marco Normativo.

6. Tablas de Retención Documental (versión 2)

7. Reglamento del archivo de gestión.

8. Organigrama.

9. Caracterización Proceso Gestión Tecnología e información (versión 1.0.6)

y procedimiento de administración documental (versión 3.0.0).

10. Guía de administración documental.

11. Instructivo manejo de comunicaciones internas y externas.

12. Manual de imagen y utilización del logo de la entidad.

13. Guía control de documentos.

14. Manual de tablas de retención.

7. Control de cambios del Programa de Gestión Documental PGD.




1. Aspectos Generales

a. Introducción

En cumplimiento de la Ley 594/00 en su artículo 4° “Principios Generales”, La Ley

1712/14 Ley de Trasparencia y Derecho de Acceso a la Información Pública

Nacional, y el Decreto 2609/12 Art. 6° “Instrumentos Archivísticos para la Gestión

Documental, Decreto 1080 de 2015, Libro II Parte VIII Título II Capítulo V – Gestión

de documentos. Así mismo, en el cumplimiento del Artículo 2.8.2.5.10., de éste

último decreto, el cual obliga a la Entidad a formular el Programa Gestión

Documental (PGD), a corto, mediano y largo plazo, como parte del Plan Estratégico

Institucional y el Plan de Acción Anual la Sociedad Terminales de Transporte S.A.,

define el Programa de Gestión Documental, este programa está documentado a

corto, mediano y largo plazo, teniendo en cuenta el desarrollo sistemático de los

procesos archivísticos, encaminados a la planificación, procesamiento,

administración, gestión, colocación, clasificación y organización, de la

documentación generada y recibida por la Entidad desde su inicio hasta su

disposición final, todo esto con el objetivo de contribuir a la preservación de la

memoria institucional, el mejoramiento de la gestión documental, incentivar a la

política del documento electrónico con política cero papel y facilitar el acceso a la

información por usuarios internos y externos. El programa debe ser aprobado por el

comité de archivo y publicado en la página web de la entidad en el enlace de

transparencia.

Para darle la continuidad al Programa de Gestión Documental y vincularlo al sistema

de gestión, Terminales Medellín debe conformar un equipo interdisciplinario y contar




con el personal calificado para realizar actividades de archivística conforme al art. 8

de la Ley 1409 de 2010.

b. Alcance

El Programa de Gestión Documental se vincula al Sistema de Gestión de Calidad,

inicia con la realización del diagnóstico, donde se identifiquen aspectos críticos de

la gestión documental permitiendo definir acciones que permitan a la entidad

responder a las necesidades de las partes interesadas.

El Comité de Archivo será el encargado de aprobar el Programa de Gestión

Documental, que será sustentado ante el mismo Comité por el grupo de gestión

documental vinculado a la Secretaría General.

La oficina de Control Interno realizará seguimiento y control del Programa de

Gestión Documental, velado porque sea entregado en términos de ley y publicado

en la página web de la entidad.

El programa copilará todos los documentos de archivo en cualquier medio y soporte,

que son producidos y recibidos por Terminales Medellín en la ejecución de los

procesos. La implementación requiere de acciones enfocadas a corto, mediano y

largo plazo, contando con los recursos necesarios y cronograma para su

implementación. Está conformado por procedimientos, documentos y formatos

relacionando la parte técnica de la gestión documental, se articula con el Plan

Capacitación, además con el Programa de Auditoría y Control de la entidad.

Teniendo en cuenta esto esté programa se vincula al sistema de gestión de la




entidad dando cumplimento al decreto 2482 de 2012, el cual contempla dentro de

su política de Eficiencia Administrativa la orientación a identificar, racionalizar,

simplificar y automatizar trámites, procesos, procedimientos y servicios, así como

optimizar el uso de recursos, con el propósito de contar con organizaciones

modernas, innovadoras, flexibles y abiertas al entorno, con capacidad de

transformarse, adaptarse y responder en forma ágil y oportuna a las demandas y

necesidades de la comunidad, para el logro de los objetivos del Estado; política que

incluye, entre otros, los temas relacionados con la eficiencia administrativa y cero

papel, racionalización de trámites, modernización institucional, gestión de

tecnologías de información y gestión documental. En las actividades que se planean

dentro del programa se relaciona estrechamente con la planeación estratégica de

la entidad, enfocando acciones por desarrollar a corto, mediano y largo plazo del

plan de implementación adjunto a este programa, actividades que deben ser

ejecutadas por los responsables allí establecidos y divulgadas a todos los servidores

públicos de Terminales Medellín.

El programa inicia entonces con el diagnóstico integral basado en la normatividad

vigente donde se identifican los requerimientos de la gestión documental y por ende

la planeación de actividades a ejecutar y el presupuesto a asignar a las mimas. Para

el desarrollo y cumplimento.

Este documento hará parte de la documentación del sistema de gestión de la

entidad, por ende, las versiones de actualización serán aprobadas por el Comité de

Archivo en compañía de la Subgerencia de Planeación y Desarrollo todo esto para

controlar las versiones adecuadamente.




c. Público al cual está dirigido

El Programa de Gestión Documental está dirigido a todos los servidores públicos de

la Sociedad Terminales de Transporte de Medellín S.A., liderado por el Comité de

Archivo, con el acompañamiento y dirección de la Subgerencia de Planeación y

Desarrollo

d. Requerimientos para el desarrollo del PGD

1. Normativos

La normatividad que aplica para el cumplimiento de la función archivística y la

gestión documental expedidas por el Archivo General de la Nación, y demás

normas aplicables a la Sociedad Terminales de Transporte de Medellín S.A., se

modifican en el marco normativo de la empresa por la Secretaría General de la

Entidad.

2. Económicos

Sociedad Terminales de Transporte de Medellín S.A. asignará los recursos

financieros para la implementación del Programa de Gestión Documental a

corto, mediano y largo plazo, con base en el Plan Anual de Compras. Las

actividades a desarrollar se plantearán en el Plan Anual de Compras para la

respectiva apropiación presupuestal.




3. Administrativos

Se conformó un equipo interdisciplinario para revisar y aprobar el diseño del

Programa de Gestión Documental y su implementación. Se requiere del

siguiente equipo de trabajo:

Cantidad Cargo Rol Responsabilidad

1 Técnica

Administrativa

de Proceso

Coordinación

de Gestión de la

Calidad

Garantizar la documentación,

implementación y cumplimento

del Programa de Gestión

Documental de la entidad, así

como también articularlo con el

sistema de gestión

implementado permitiendo así

armonizar los sistemas y

unificar criterios

1 Técnico

Administrativo

de Documentos

Coordinación

de Gestión

Documental

Garantizar la implementación y

cumplimento del Programa de

Gestión Documental de la

entidad, teniendo en cuenta la

normatividad vigente.

Realizar seguimiento y

medición a los planes,

programas e indicadores

definidos en el programa




Actualizar documentación

donde se reglamentan la

operatividad de la gestión

documental.

1 Profesional

Especializado

Abogado

Soporte y

Asesor Jurídico

Garantizar el cumplimiento

normativo y registro dentro del

Programa de Gestión

Documental en todas sus

etapas de implementación.

1 Asesora de

Control Interno

Líder de

Auditoría

Seguimiento y Evaluación al

cumplimiento de los procesos

y procedimientos del

Programa Gestión Documental

8 Gerente General

Asesora de

Gerencia

Asesor de

Convenios y

Proyectos

Subgerente de

Planeación y

Desarrollo

Líderes

pertenecientes

al Comité

Directivo o del

Comité de

Archivo

Tomar decisiones que hay

lugar frente a la

documentación,

implementación y cumplimento


Documental




Subgerente

Financiero y

Comercial

Secretario

General

Subgerente

Técnico y

Operativo

1 Jefe Oficina

Asesora de

Comunicaciones

Líder

Comunicacional

Garantizar que se transmita y

dé a conocer con estrategias y

elementos comunicacionales


Documental de acuerdo a los

lineamientos que otorgue el

técnico administrativo de

Documentos.

1 Profesional

Especializado

Recursos

Humanos

Líder

Capacitaciones

Garantizar que se registren y

efectúen capacitaciones para

los servidores públicos

tendientes y enfocadas en el

cumplimento del Programa de

Gestión Documental.




1 Profesional

Universitario TIC

Apoyo en

mantenimiento

del sistema

QFDocument

Garantizar el control, custodia

y recuperación de la

información electrónica que

reposa en el sistema

documental registrado en el

Qfdocument, lo cual permite el

desarrollo de las actividades

archivísticas.

15 total personal involucrado en la implementación del PGD

El Programa de Gestión Documental PGD será publicado en la página web de

Sociedad Terminales de Transporte de Medellín S.A.

www.terminalesmedellin,.com en el link de “Transparencia”.

La divulgación del Programa de Gestión Documental se efectuará mediante la

intranet, correo electrónico, revista institucional, elementos comunicacionales y

con la sensibilización a los servidores públicos en proceso de inducción,

reentrenamiento o visitas guiadas al archivo de la entidad. Igualmente, la

socialización del plan de implementación con el objetivo de generar impacto y

compromisos con las actividades planteadas.

Dentro del Plan Anual de Compras, se incluirá los recursos necesarios para

adecuar espacios, que permitan conservar los documentos dando cumplimento

a normatividad vigente y a las actividades enfocadas en la conservación

descritas en el plan de implementación.

http://www.terminalesmedellin,.com/




Ubicación física de los archivos de gestión, central e histórico:

Los diferentes archivos de la entidad se encuentran ubicados en la carrera 64c

N° 78-580 of 265 norte 4° nivel y local 3699 nivel 2 edificio de buses y taxis

Mariano Ospina Pérez de la ciudad de Medellín.




Dentro del plan de capacitaciones, se incluirá los entrenamientos y recursos

necesarios para capacitar a los servidores públicos y colaboradores en el

alcance y desarrollo del Programa de Gestión Documental, con el objetivo de

fortalecer a los servidores en los temas de Gestión Documental.

La metodología para el desarrollo y seguimiento de la implementación del

Programa de Gestión Documental se regirá teniendo en cuenta los lineamientos

del Sistema de Gestión liderado por la Subgerencia de Planeación y Desarrollo.

El seguimiento al plan de implementación del programa se efectuará por la

Secretaría General y se realizará verificación del cumplimento de manera

semestral por la Subgerencia de Planeación y Desarrollo, permitiendo que esta

última apoye con la medición de indicadores y matriculándolo al mapa de riesgos

de la entidad.

Todo esto en cumplimiento de la normatividad vigente aplicable a la naturaleza

de la Sociedad Terminales de Transporte de Medellín S.A.

4. Tecnológicos

Todos los proyectos registrados en el plan de acción enfocados a la Gestión

Documental, deben contar con la aprobación de la alta dirección donde se

definen este tipo de acciones a trabajar durante del año. A dichos proyectos se

les matricula el presupuesto necesario para garantizar la administración y

mantenimiento de la infraestructura tecnológica.




Las actividades que se ejecutan en la oficina de Gestión Documental están

soportadas por el Sistema de Gestión Documental QFDOCUMENT, este sistema

anualmente se le realiza mantenimiento por parte la Subgerencia de Planeación

y Desarrollo. Además de esto el área debe garantizar:

Que se lidere y brinde soporte técnico de las herramientas tecnológicas

que soporte las actividades desarrolladas en la oficina de Gestión

Documental.

Garantizar interoperabilidad entre los diferentes Sistemas de Información

internos y externos de Sociedad Terminales de Transporte de Medellín

S.A.

Asegurar que los documentos electrónicos generados cumplan con los

requisitos de neutralidad, autenticidad, integridad, inalterabilidad,

fiabilidad, disponibilidad, preservación y conservación a largo plazo de los

documentos electrónicos generados por los servidores de la Entidad.

5. Gestión del cambio

Para una implementación y éxito del Programa de Gestión Documental, es

necesario sensibilizar a los servidores públicos en todos los niveles de la

estructura administrativa de la Entidad. Teniendo en cuenta esto se diseñaron

actividades comunicacionales que apoyan las actividades de sensibilización en

la Gestión Documental.




Los integrantes del equipo de trabajo se convierten en multiplicadores de las

buenas prácticas en materia de Gestión Documental y en aliados de la oficina

de Gestión Documental, ya que los lineamientos definidos durante el proceso

son producto de un trabajo en equipo.

6. Gestión del conocimiento

Aprovechando las capacidades y conocimiento que tienen los servidores

públicos de compartir la información, las experiencias y los conocimientos

individuales y colectivos, se hace la vinculación como un valor agregado en los

Miércoles de Aprendizaje con el objetivo de preparar formadores internos

definidos como aquellos servidores públicos que ofrecen una conferencia,

charla, taller, eventos formativos o de capacitación en temas específicos,

quienes compartirán lo aprendido, convirtiéndose en multiplicadores de la

información de Gestión Documental.

Para garantizar la memoria institucional se documentan los procesos dentro del

sistema de gestión.

7. Indicador

Se determinó para la Gestión Documental el siguiente indicador y se presenta

avances semestrales con una frecuencia, el indicador es el siguiente:

Nombre del

indicador

Formula Frecuencia Justificación




Transferencias

documentales

N° de

trasferencias

realizadas en el

año/número de

transferencia

planeadas

durante el año

*100%

Anual Indicadores que

permitirá visualizar la

aplicación total de a los

procesos de la gestión

documental.

.

2. Lineamientos para los procesos de la Gestión Documental.

2.1 Planeación estratégica:

Los documentos que hacen parte de la planeación estratégica de la Gestión

Documental de Terminales de Transporte de Medellín son: el Programa de

Gestión Documental y procedimiento de Gestión Documental, los cuales son

elaborados por la Subgerencia De Planeación y Desarrollo y están

articulados con el Sistema de Gestión, el plan estratégico y el plan de

compras de la entidad. Estos documentos deberán ser actualizados cada

que se requiere siguiendo la metodología para el control de cambios

establecidos en el Sistema de Gestión de la Calidad de Sociedad Terminales

de Transporte de Medellín S.A.

Para soportar los procesos de la Gestión Documental dentro de la

caracterización del Proceso Gestión Tecnología e Información se define la

Política General de Gestión Documental, así:




“La Sociedad Terminales de Transporte de Medellín S.A.,

adopta las mejores prácticas de la Gestión Documental,

orientadas a producir, recibir, administrar y custodiar la

documentación externa e interna de la Entidad, según la

normatividad vigente y almacenarla adecuadamente en el

archivo correspondiente de acuerdo con las Tablas de

Retención Documental (TRD). Además, direccionar los

documentos a los remitentes indicados (flujos de trabajo) y

asegurar la trazabilidad de la información, con el fin de que

esté disponible para los públicos que así lo requieran de

acuerdo a los permisos otorgados y a la seguridad de la

información”.

2.2 . Planeación documental:

Los servidores de la Sociedad Terminales de Transporte de Medellín S.A. y

el público externo planean la generación del documento, teniendo en cuenta

el análisis legal, funcional y archivístico, que determine la utilidad de estos

como evidencia, con miras a facilitar su gestión. El resultado del análisis

determinará si se debe crear o no el documento. Dentro de esta actividad se

realizan las siguientes tareas:




Se identifican las necesidades y los requerimientos de la Gestión

Documental de la Entidad, todo esto por medio de un diagnostico con todas

las subgerencias y áreas productoras.

Se formularán planes, programas y proyectos y políticas que se requiera para

la Gestión Documental.

Definir, actualizar, ajustar y publicar los instrumentos archivísticos (tablas de

retención documental TRD, Cuadros de Clasificación Documental CCD,

Programa de Gestión Documental PGD, Tablas de Valoración Documental

TVD.

Actualizar la Tabla de Retención Documental TRD de acuerdo con la

producción de documentos de cada subgerencia o área.

Elaborar la Tabla de Valoración Documental. Esta elaboración se efectúa por

aprobación del Comité de Archivo teniendo en cuenta si se presentan fondos

acumulados sin criterios archivísticos.

Elaborar y/o actualizar el proceso, los procedimientos y formatos de la

Gestión Documental




2.3 Producción

En el proceso de producción documental se tiene en cuenta el origen, la

creación y normalización de los documentos generados en los procesos de

Sociedad Terminales de Transporte de Medellín S.A., para lo cual se tienen

en cuenta las siguientes condiciones generales:

Las reglas, actividades y parámetro para la elaboración y presentación de

memorandos y comunicaciones externas oficiales, se encuentran

documentadas en el Instructivo Manejo de Comunicaciones y Archivo.

Los documentos se elaboran teniendo en cuenta el Reglamento Interno

de Archivo.

Las reglas, actividades y parámetros para la elaboración de los

documentos del Sistema de Gestión de Calidad, se encuentran

documentadas en el procedimiento Control de Documentos y Control de

registros, además se profundiza en el Instructivo Manejo de

Comunicaciones.

El Proceso de Gestión Documental está soportado tecnológicamente por

el sistema Qfdocument, el cual fue estructurado teniendo en cuenta las

Tablas de Retención Documental TRD, para la custodia de la información

de manera electrónica. Además, cuenta con unos flujos y formatos

establecidos para soportar procedimientos documentales, teniendo en

cuenta estos flujos los servidores de Sociedad Terminales de Transporte

de Medellín S.A. generan documentos públicos internos.




2.4. Recepción, distribución y trámite:

En esta actividad se tiene en cuenta el conjunto de actuaciones necesarias para el

registro, la vinculación a un trámite, la distribución incluidas las actuaciones o

delegaciones, la descripción o los metadatos, la disponibilidad, recuperación y

acceso a la información para consulta de los documentos, el control y seguimiento

a los trámites que surte el documento hasta la resolución de los asuntos.

En recepción se reciben los documentos, se coloca un sello con fecha de recibido,

hora y firma y se diligencia el formato ”Recepción de documentos”.

La recepcionista entrega los documentos al archivo. Donde el administrador

documental firma lo recibido.

En la oficina de Gestión Documental y mediante el sistema de Qfdocument a cada

documento se le asigna un numero único de radicado. Al comenzar cada año, se

iniciará la radicación consecutiva a partir del número uno(0001). Se ingresa la

correspondencia en el software Qfdocument, permitiendo la utilización de los flujos

de trabajo y el inicio de la trazabilidad de los documentos.

Para la radicación se imprime una etiqueta en el software Qfdocument, este

contiene la ciudad, fecha, hora de radicación, número de radicado y el nombre de

la Entidad. Se radican todos los documentos públicos o si están relacionado con

asuntos de la Entidad.




Las facturas con o sin contrato no es un documento radicable, pero la Entidad como

directriz tiene implementado asignar un número de control, el cual permite generar

trazabilidad y control en este documento. En el flujo establecido para el registro de

las facturas recibidas para tramite se cuenta con un campo para el relacionar una o

varias facturas, teniendo en cuenta que vengan de un mismo proveedor y

pertenezcan a un mismo contrato y/o convenio.

CORRESPONDENCIA EXTERNA:

Se digitaliza toda la correspondencia que llega a la oficina de Gestión

Documental. Para facilitar la consulta se digitalizan los siguientes tipos de

expedientes: contratos, estados financieros, actas y resoluciones. La

disponibilidad y permisos de acceso a esta información es de acuerdo a las

directrices de la alta dirección y lo que esté definido en cada cargo.

La correspondencia externa que no haga parte de estas series documentales

es almacenada físicamente por el técnico administrativo archivo.

Se identifica el destinatario interno.

La correspondencia se clasifica por Subgerencia Administrativa.

Los documentos externos, que se ingresan a los contratos, historias

laborales, procesos jurídicos y disciplinarios, se registran en el formatos

"Control entrega de documentos" .




Si la correspondencia debe ser entregada o rotada a otra subgerencia, se da

la trazabilidad y envía al funcionario competente.

CORRESPONDENCIA INTERNA:

Toda correspondencia interna es tramitada a través del sistema

QFDocument, dándole cumplimiento a la directiva presidencia 04 de 2012

Eficiencia Administrativa y Políticas de Cero Papel.

La entrega de la correspondencia se realiza dos veces en la mañana y dos

veces en la tarde todos los días hábiles.

La correspondencia se envía mediante el mensajero y/o aprendiz del archivo.

Después de haber generado la respuesta se radica para ser enviado al

destinatario de la siguiente manera: 1 copia (para asunto) y las copias

correspondientes a los destinatarios internos o externos respectivos, 1 copia

la cual queda registrada en el sistema documental QFDocument.

Para la correspondencia interna se debe incluir anexos al menos dos copias

una para el destinatario y otra para el expediente respectivo, para luego

asignar un radicado para ser enviado al destino por medio del mensajero o

empresa de mensajería.




Además, este proceso cuenta con las siguientes condiciones generales:

Se tiene definido manuales de Qfdocument, que soportan los procesos de

recepción, distribución y trámite.

La documentación que llegue en sobre cerrado a la recepción no podrá

abrirse hasta que llegue a la oficina de Gestión Documental.

2.5 . Organización

La organización de documentos es el conjunto de procesos archivísticos mediante

el cual se establece la clasificación, descripción y ordenación de los documentos

generados por las actividades misionales de Sociedad Terminales de Transporte de

Medellín S.A., de acuerdo con la metodología y demás disposiciones técnicas

emitidas y avaladas por el Archivo General de la Nación.

En esta actividad se clasifica, se ubica en el nivel adecuado, se ordena y se describe

el documento en gestión. Se organizan y clasifican los documentos, así:

En las Tablas de Retención Documental se encuentra el listado de series,

subseries, tipos documentales, áreas y dependencias productoras, así como

el tiempo de retención, la disposición final y demás aspectos relevantes para

la clasificación y manejo de documentos de archivo de Sociedad Terminales

de Transporte de Medellín S.A. Por otra parte, es posible que la entidad

realice reestructuraciones que den origen a la modificación de procesos o




estructura administrativa lo cual implica la creación y/o reasignación de series

y subseries documentales.

Las Tablas de Retención de Sociedad Terminales de Transporte de Medellín

S.A. fueron aprobadas por el Consejo Municipal de Archivo mediante el

Acuerdo 001 del 09 de marzo del 2005 y fueron adoptadas por la Entidad

mediante la Resolución 088 del 13 de Julio del 2005. Las tablas de Retención

Documental fueron actualizadas en el Comité de Archivo 042 del 10 de abril

del 2015.

Las Tablas de Valoración Documental de Sociedad Terminales de

Transporte de Medellín S.A., tienen información histórica desde el año 1977

hasta el 2004, para realizar una selección de la documentación que exista en

fondo acumulado y que estaba dispuesta sin un criterio archivístico, en su

momento. Las Tablas de Valoración Documental fueron aprobadas por el

Consejo Municipal de Archivo mediante el acuerdo 001 del 09 de agosto del

2012 y fueron adoptadas por la Entidad mediante la Resolución de Gerencia

246 del 27 de agosto del 2012. Las tablas de Valoración Documental fueron

actualizadas en el Comité de Archivo 041 del 2014 por Resolución de

Gerencia 2015050063 del 24 de febrero de 2015, en esta misma Resolución

se aprobó la eliminación del inventario de documentos.

Las tablas de retención y valoración documental cuentan con un manual de

TRD y TVD, donde se establecen las pautas para su implementación, normas

que reglamentan la administración de los documentos en Sociedad

Terminales de Transporte de Medellín S.A; además orienta a los servidores




responsables de las diferentes etapas del proceso de Archivo y

Correspondencia, en el cumplimiento de sus objetivos

Se realiza la ordenación, clasificación y descripción documental de acuerdo

con las Tablas de Retención Documental, las cuales incluyen expedientes

tales como historial laborales personal inactivo, contratos, resoluciones,

comunicaciones oficiales, manuales de la entidad, ccomunicaciones bancos,

procesos disciplinarios, actas de junta directiva, asamblea, revisoría fiscal,

control interno, presupuesto, entre otros.

Se organizan los expedientes obedeciendo al principio de procedencia, se

almacenan y se custodian.

La información contenida en los expedientes es generada por las

subgerencias respectivas.

Los criterios de conformación, organización, rotulación, registro e inventario

de expedientes de archivo se encuentran documentados en la Guía de

Administración Documental.

2.6 . Consulta

La consulta y recuperación de la información es el conjunto de operaciones

que permiten acceder a la información contenida en los documentos de

archivo por medio del Sistema de Gestión Documental (Qfdocument) o

personalizado para lo cual se efectúa un control de préstamos con el formato




“Carpetas afuera del archivo”, para este proceso se debe tener en cuenta los

siguientes lineamientos:

La disponibilidad o recuperación de la información se asegura

mediante la correcta identificación y trazabilidad por parte de la

persona responsable de su diligenciamiento, indexación en el software

de Gestión Documental (Qfdocument) y archivo durante el desarrollo

de los procesos.

Los servidores efectúan la consulta por medio del Sistema de Gestión

Documental Qfdocument o en las carpetas físicas corporativas de la

Entidad, teniendo en cuenta los permisos de usuarios de acuerdo al

manual de funciones.

Para la consulta de la correspondencia se debe tener en cuenta:

número del radicado o fecha y asunto; y para contratos, número del

contrato, contratista y fecha.

Cuando se requiere préstamo de expedientes, se diligencia el formato

“carpetas afuera del archivo”. El préstamo de expediente solo se realiza

al personal vinculado de la Entidad, este control se efectúa con razón

a que al momento de desvinculación se pueda generar la paz y salvo

con el préstamo de expedientes evitando perdida de estos. No se

prestan expedientes a terceros con el objetivo de generar mayor control

y seguridad de la información.




Los expedientes deben ser consultados dentro de la Entidad.

Las actividades relacionadas con la consulta están soportadas con el

manual de Qfdocument llamado consulta.

Se cuenta con instrumentos de control y recuperación de la información:

Formato/ Registro de Préstamos

Carpetas afuera del archivo control

Recepción de documentos

Documentos recibidos

Relación mensajería externa

Control entrega de documentos para archivar a contratos

Consecutivo Resoluciones

Circulares.

Correspondencia recibida

Correspondencia enviada

Correspondencia interna

Inventario de series documentales

Tabla de Retención Documental

Complementando este proceso la recuperación electrónica de todo lo que se

encuentra registrado en el Sistema de Gestión Documental (Qfdocument), se

efectúa por medio de Backup de la información, el cual se realiza al servidor que




soporta el Sistema de Gestión Documental llamado SVGDOCUMENTAL

SERVIDOR.

2.7 . Conservación

Los procesos de conservación de los documentos definidos por Sociedad

Terminales de Transporte de Medellín S.A. garantizan la adecuada integridad física

de los documentos de archivo, al igual que su contenido y valor probatorio.

Condiciones generales para la conservación:

Aplicación de las disposiciones, regulaciones y normas técnicas existentes,

para la conservación y preservación de documentos en sus distintos

soportes.

Migración y/o conversión de los documentos cuyo soporte sea electrónico,

así como sus respectivos metadatos, cuando estos se vean afectados por la

obsolescencia de los formatos o el desuso del hardware y/o software en que

se encuentran, garantizando su autenticidad, disponibilidad y accesibilidad

durante el tiempo de retención o conservación establecido en la Matriz de

Clasificación Documental.

En esta actividad se digitalizan los documentos, los documentos se consultan

a través del software QFDocument, teniendo en cuenta las los permisos

tecnológicos otorgados por sistemas de información.

La entidad cuenta con las siguientes condiciones para preservar los documentos a

largo plazo:

Infraestructura adecuada y óptima para almacenar los documentos.




Procesos sistematizado (menos papel).

Papelería y tintas adecuada (buen gramaje, desacificada).

Lámparas led.

Aire acondicionado 10 horas al día.

Estanterías y planoteca óptimas.

Se cumple con las medidas para el manejo del papel (ganchos,

perforaciones).

Custodia de la información registrada en el software QFDocument, por medio

del servidor virtual y Backup.

Digitalización de los documentos (escáner, impresora).

La información es custodiada en el archivo, solo tiene control de acceso el

personal vinculado.

Se realizan restauraciones menores en los documentos que los requiera.

2.8 . Disposición final.

En este proceso se aplica lo establecido en las Tablas de Retención Documental

TRD y las Tablas de Valoración Documental TVD, siguiendo los procedimientos

definidos por el Archivo General de la Nación, con miras a su conservación

temporal, permanente o su eliminación.

Condiciones generales para la disposición final de documentos en el archivo de

Sociedad Terminales de Transporte de Medellín S.A.:

En concordancia a lo establecido en el Manual de Sistema de Gestión para

la seguridad de la Información la forma de destrucción de los documentos en

soporte papel es el picado con manejo correcto de los desechos, soportada




en la expedición de certificados de destrucción cuando este proceso es

llevado a cabo por terceros.

Los servidores de la oficina de Gestión Documental son los responsables de

hacer las transferencias documentales, aplicando las Tablas de Retención

Documental TRD, en ningún caso podrán hacer eliminación sin la aprobación

del Comité de Archivo.

Los servidores de la oficina de Gestión Documental son los responsables de

aplicar la disposición final de acuerdo a lo establecido en las Tablas de

Retención Documental TRD y al procedimiento definido por el Archivo

General de la Nación, según su disposición: conservación total, eliminación,

digitalización, selección. El proceso técnico de disposición de documentos

está documentado en Terminales Medellín por medio del Manual de Tablas

de Retención.

La disposición final se clasifica en: conservación total, digitalización,

selección y eliminación.

En las Tablas de Retención Documental TRD se determinan los tiempos de

permanencia por archivo donde se determinan los valores primarios y

secundarios de los documentos, con el fin de establecer su permanencia en

las diferentes fases del archivo y determinar su disposición final (eliminación

o conservación temporal o permanente).




Para la depuración documental se debe garantizar que sean documentos

obsoletos y que no tengan valores de importancia histórica para la entidad, o

que adquiera valor jurídico, testimonial o probatorio, legal, dentro de algún

proceso.

La Transferencia de Documentos permite darle cumplimiento a lo definido en

las Tablas de Retención Documental TRD.

Los documentos que quedan clasificados como "en proceso de eliminación",

se publican en la página Web de la entidad por un mes (decreto 2609 de

2012)", permitiendo abrir el espacio al público de interés para que este se

pronuncie a la entidad y efectué la solicitud del mismo.

3. Fases de implementación del Programa de Gestión Documental

El Programa de Gestión Documental se desarrollará involucrando a las diferentes

áreas con el Proceso de Gestión Documental, fijando metas a corto, mediano y largo

plazo. Se desarrollará con las siguientes etapas:

1. Se recopilará la información necesaria, proceso, políticas, documentación,

manuales, guías instructivos frente a la Gestión Documental.

2. Se aplicó un diagnostico en base a los documentos y cumplimiento de

requisito para proceder a proyectar metas a corto, mediano y largo plazo a

fin de lograr que sean incluidas en el Plan de Acción de la Entidad,

garantizando recurso de acuerdo a la disponibilidad de los mismos,




precisando roles y fijando actividades concretas para el abonar el Programa

de Gestión documental.

3. La puesta en marcha inicia con la publicación del documento en la sección

de Transparencia en la página web de Terminales Medellín

www.teminalesmedellin.com., dando cumplimiento a la normatividad vigente.

4. Se desarrollarán las siguientes actividades:

Jornadas de Inducción y reinducción a los servidores públicos del

Programa de Gestión Documental.

Capacitaciones que refuercen el conocimiento del equipo del grupo de

trabajo de Gestión Documental en la normatividad vigente de tal forma

que desde esta área se pueda replicar a la entidad.

Socialización y pedagogía del Programa de Gestión Documental a

través de los canales de comunicación interna (revista institucional,

Intranet, correo electrónico, entre otros).

5. El seguimiento estará a cargo del equipo interdisciplinario de trabajo de

Gestión Documental.

6. La mejora se desarrollará con actividades orientadas al mejoramiento

continuo y a mitigar las observaciones y hallazgos establecidos en las

auditorías.

http://www.teminalesmedellin.com/




4. ARMONIZACIÓN CON EL MODELO DE CONTROL INTERNO Y EL SISTEMA

DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

El Modelo Estándar de Control Interno MECI tiene como uno de sus objetivos

diseñar y aplicar mecanismos de control para la planeación, gestión, evaluación y

seguimiento en las entidades públicas. El MECI en su última versión se estructura

en dos Módulos Planeación – Gestión y Evaluación y Seguimiento; y un Eje

transversal: Información y Comunicación, vinculando a Terminales Medellín con su

entorno y facilitando la ejecución de los procesos internos. Por lo anterior la

articulación con el Programa de Gestión Documental PGD y el MECI se estipula con

el cumplimiento de:

Tablas de retención y valoración documental de acuerdo la normatividad

vigente.

Cumplimiento del proceso Gestión Tecnología e información.

Manejo organizado o sistematizado de la Gestión Documental.

Con estos elementos, Control Interno ha realizado una sensibilización frente al

autocontrol de tal forma que se mitiguen riesgos en la producción de información de

la Entidad.

De igual forma el programa se articula con el Modelo Integrado de Planeación y

gestión MIPG, realizando una adecuada gestión de los documentos que soportan la

información (física, electrónica, audiovisual, entre otros) buscando mayor eficiencia

administrativa, de acuerdo al cumplimiento de los siguientes componentes:




Estratégico: contamos con política de Gestión Documental, con procesos de

planeación estratégica, de gestión documental, de archivo, de control,

evaluación y seguimiento, además con los lineamientos y políticas.

Documental: contamos con procesos para la gestión de documentos,

formatos, soportes, que permiten el acceso, la creación, el mantenimiento de

los documentos.

Administración de archivos: contamos con recursos humanos, infraestructura

física, económicos necesarios para el adecuado funcionamiento,

conservación y uso de los archivos.

Tecnológico: Contamos con herramientas tecnológicas para el control,

seguridad y gestión de la información.

El Sistema de Gestión de la Calidad es la herramienta de gestión sistemática y

transparente, que permite dirigir y evaluar el desempeño de la Entidad en términos

de calidad y satisfacción, en la prestación de los servicios a cargo de Terminales

Medellín. Dentro de los procedimientos obligatorios de la norma se cuenta con el

Procedimiento de Control de Documentos cuyo objetivo es garantizar el control y

control de cambios de documentos internos y externos que se generen dentro del

Sistema de Gestión por medio de su identificación, almacenamiento, protección,

recuperación, tiempo de retención, aprobación, actualización, legibilidad y

disposición de los documentos.

Además, tiene caracterizado el proceso de Gestión Tecnología e Información el cual

tiene como objetivo administrar, gestionar y mantener disponibles los recursos de

hardware, software e información para apoyar y facilitar la labor de los servidores y

el cumplimiento de los objetivos de la entidad.




Dentro del proceso de Gestión Tecnología e Información se tiene definido un

procedimiento de Gestión Documental con un propósito de producir, recibir,

administrar y custodiar la documentación externa e interna de la entidad según la

normatividad vigente y almacenarla adecuadamente en el archivo correspondiente

y adecuado de acuerdo a las Tablas de Retención Documental. (TRD). Además,

direccionar los documentos a los remitentes y asegurar la trazabilidad de la

información, con el fin de que esté disponible para todos los públicos.

Soportando el proceso documental se define también un procedimiento de

comunicaciones internas y externas el cual tiene como propósito posicionar y

proyectar la imagen de la entidad frente a sus diferentes públicos de interés, por

medio de la estructuración e implementación de diversas acciones comunicativas

que agreguen valor al desempeño de la organización y apoyen el desarrollo del plan

estratégico.

Todo esto con el propósito de preservar la memoria institucional y como insumo

fundamental para el cumplimiento de su misión, este es uno de los temas

fundamentales que se articula y complementa con el Programa de Gestión

Documental.

5. PLAN DE IMPLEMENTACIÓN DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

PGD.




El plan de implementación del Programa de Gestión Documental PGD, es aquel

donde se definen las metas a corto, mediano y largo plazo. Para el logro de los

contenidos del presente programa, se ejecutarán las siguientes actividades

estableciendo que aquellas que se planean a corto plazo son las que se

desarrollarán en el año 2018, las que se plantean a mediano plazo se proyectan

para un cumplimiento en el año 2021 y aquellas definidas a largo plazo contarán

con una ejecución para el año 2024, el plan de implementación se define en formato

de Excel para facilitar el seguimiento y medición, hace parte anexa de este

programa. La medición y seguimiento estará a cargo del técnico Administrativo de

Documentos, el Plan puede ser mejorado o ajustado durante el tiempo de ejecución

acoplándose a las necesidades de la Entidad

6. Anexos

1. Diagnóstico de gestión documental.

2. Plan de implementación del Programa de Gestión Documental.

3. Mapa de procesos de la entidad.

4. Presupuesto anual para la implementación del Programa de Gestión

Documental (Plan de compras).

5. Marco Normativo.

6. Tablas de Retención Documental (versión 2)

7. Reglamento del archivo de gestión.

8. Organigrama.

9. Caracterización Proceso Gestión Tecnología e información (versión 1.0.6)

y procedimiento de administración documental (versión 3.0.0).

10. Guía de administración documental.

11. Instructivo manejo de comunicaciones internas y externas.




12. Manual de imagen y utilización del logo de la entidad.

13. Guía control de documentos.

14. Manual de Tablas de Retención.

7. Control de cambios del programa de Gestión Documental PGD




Versión Fecha Autor/Cargo Descripción Revisado por/Cargo

Aprobado por/Cargo

Fecha

1 2017/10/19 Leidy Viviana

Ramírez

Agudelo

Técnico

Administrativo

Procesos

Se genera Programa de Gestión Documental en versión 1, este fue aprobado en el Comité de Archivo 048 de 2017 realizado el 08 de noviembre de 2017

Integrantes de

Comité de

Archivo.

Asesora de

Control interno-

Eneyda Elena

Vellojin Diaz

Jefe Oficina

Asesora de

Comunicaciones-

Carolina Gil

Fernández

Técnica

Administrativa

de procesos-

Leidy Viviana

Ramírez Agudelo

Integrantes del Comité de Archivo

2017/11/08

versión: fecha de aprobación: programa de … documento hará parte de la documentación del...

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