universidad tecnolÓgica equinoccial sistema de...
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i
UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL
SISTEMA DE EDUCACION A DISTANCIA
CARRERA DE LICENCIATURA EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
TEMA:
“EL SISTEMA DE CONTROL DE ACTIVOS FIJOS Y SU INCIDENCIA
EN LA INFORMACIÓN FINANCIERA DE LA COOPERATIVA DE
AHORRO Y CRÉDITO AMBATO LTDA. DE LA CIUDAD DE AMBATO”.
Tesis de Grado previo la obtención del título de Licenciado en
Contabilidad y Auditoría, C.P.A.
AUTOR: JOSE VICENTE TOALOMBO PUNINA
DIRECTOR DE TESIS: MSC. PABLO CUESTA C.
QUITO - ECUADOR
2014
ii
CERTIFICACIÓN DE TUTORÍA
En mi calidad de Director de Tesis del presente trabajo de investigación
del Egresado, José Vicente Toalombo Punina titulado “El sistema de
control de activos fijos y su incidencia en la información financiera
de la Cooperativa de Ahorro y Crédito Ambato Ltda., de la ciudad de
Ambato”, CERTIFICO que ha cumplido con todos los requisitos
pertinentes.
En la ciudad de Quito a Abril del 2014.
MSC. Pablo Cuesta C.
TUTOR DE LA CARRERA DE
CONTABILIDAD Y AUDITORIA
iii
AUTORÍA
Yo, José Vicente Toalombo Punina con cédula de identidad
número 180401722-4, me responsabilizo por los contenidos, ideas y
comentarios expuestos en el presente trabajo investigativo El Sistema de
control de activos fijos y su incidencia en la información financiera
de la Cooperativa de Ahorro y Crédito Ambato Ltda., de la ciudad de
Ambato, diseñado exclusivamente para la institución, además me
responsabilizo de la autenticidad y originalidad del presente documento.
José Vicente Toalombo Punina
C.I. 180401722-4
iv
DEDICATORIA
El presente trabajo investigativo está dedicado primeramente a mi
esposa querida, mi hija, por ser la razón fundamental de mi existir quienes
con su amor y dedicación supieron apoyarme en los momentos más
difíciles de mi vida.
De igual forma, a mis Padres, a quien le debo toda mi vida, les
agradezco el cariño y su comprensión, a ustedes quienes han sabido
formarme con buenos sentimientos, hábitos y valores, lo cual me ha
ayudado a salir adelante buscando siempre el mejor camino.
José Vicente Toalombo Punina
C.I. 180401722-4
v
AGRADECIMIENTO
Primero y antes que nada, dar gracias a Dios, por estar conmigo en
cada paso que doy, por fortalecer mi corazón e iluminar mi mente y por
haber puesto en mi camino a aquellas personas que han sido mi soporte y
compañía durante todo el período de estudio.
Agradecer hoy y siempre a mi familia por el esfuerzo realizado por
ellos. El apoyo en mis estudios, de ser así no hubiese sido posible. A mis
padres y demás familiares ya que me brindan el apoyo, la alegría y me
dan la fortaleza necesaria para seguir adelante.
Un agradecimiento sincero a quienes hacen la Universidad
Tecnológica Equinoccial en especial al MSC. Pablo Cuesta C., por la
colaboración, paciencia, apoyo que me brinda, por escucharme y
aconsejarme siempre.
José Vicente Toalombo Punina
C.I. 1804017224-4
vi
ÍNDICE GENERAL
CERTIFICACIÓN DE TUTORÍA ................................................................ II
AUTORÍA .................................................................................................. III
DEDICATORIA ......................................................................................... IV
AGRADECIMIENTO .................................................................................. V
ÍNDICE GENERAL .................................................................................... VI
ÍNDICE DE TABLAS ............................................................................... VIII
ÍNDICE DE GRÁFICOS ............................................................................ IX
ÍNDICE DE ANEXOS ................................................................................. X
RESUMEN EJECUTIVO ............................................................................ 1
CAPÍTULO I ............................................................................................... 2
EL PROBLEMA .......................................................................................... 2
1.1 TEMA DE INVESTIGACIÓN ................................................................ 2
1.2 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA .............................................. 2
1.3 ÁRBOL DE PROBLEMAS................................................................... 5
1.4 ANÁLISIS CRÍTICO ............................................................................ 5
1.5 FORMULACIÓN DEL PROBLEMA .................................................... 6
1.6 INTERROGANTES ............................................................................ 6
1.7 DELIMITACIÓN .................................................................................. 6
1.8 JUSTIFICACIÓN ................................................................................ 7
1.9. OBJETIVOS ....................................................................................... 8
General ...................................................................................................... 8
Específicos................................................................................................. 8
1.10 HIPÓTESIS ...................................................................................... 8
CAPÍTULO II .............................................................................................. 9
MARCO TEÓRICO .................................................................................... 9
2.1. ANTECEDENTES .............................................................................. 9
2.2. FUNDAMENTACIÓN FILOSÓFICA .................................................. 10
2.3. FUNDAMENTACIÓN LEGAL ............................................................ 10
2.4 CATEGORÍAS FUNDAMENTALES .................................................. 17
vii
2.5 MARCO CONCEPTUAL .................................................................. 35
CAPÍTULO III ........................................................................................... 37
METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN .............................................. 37
3.1 MODALIDADES DE INVESTIGACIÓN ............................................. 37
3.2. MÉTODOS Y TÉCNICAS ................................................................ 38
3.3 POBLACIÓN Y MUESTRA ............................................................... 39
3.4 OPERACIONALIZACIÓN DE VARIABLES ...................................... 40
3.5. RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN ............................................... 42
3.6 PLAN DE PROCESAMIENTO Y ANÁLISIS .................................. 42
3.7 ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE DATOS ................................ 42
3.8. VERIFICACIÓN DE LA HIPÓTESIS .............................................. 53
CAPÍTULO IV ........................................................................................... 58
PROPUESTA ........................................................................................... 58
4.1 DATOS INFORMATIVOS .................................................................. 58
4.2. ANTECEDENTES DE LA PROPUESTA........................................... 59
4.3. JUSTIFICACIÓN ............................................................................... 59
MANUAL DE CONTROL DE LOS ACTIVOS FIJOS DE LA
COOPERATIVA DE AHORRO Y CRÉDITO AMBATO LTDA. ................. 61
CAPÍTULO V.......................................................................................... 131
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ....................................... 131
5.1 CONCLUSIONES ........................................................................... 131
5.2 RECOMENDACIONES .................................................................... 132
BIBLIOGRAFÍA ...................................................................................... 133
A N E X O S .................................. ¡ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO.
........................................................................... 136
viii
ÍNDICE DE TABLAS
Tabla 1: VARIABLE INDEPENDIENTE:Procedimientos de control de
activos fijos……………………………… ................................................... 40
Tabla 2: VARIABLE DEPENDIENTE:Información financiera ................. 41
Tabla 3 PREGUNTAS Y RESPUESTAS BÁSICAS ................................. 42
Tabla 4 Conocimiento de activos fijos ...................................................... 43
Tabla 5 Manual de control de activos ...................................................... 44
Tabla 6 Frecuencia de control de activos ................................................ 45
Tabla 7 Procedimiento administrativo en caso de faltantes de activos fijos
................................................................................................................. 46
Tabla 8 Personal de contabilidad lleve el control de activos .................... 47
Tabla 9 Nombramiento de un encargado para el manejo de activos ....... 48
Tabla 10 Calificación de la administración de activos .............................. 49
Tabla 11 Importancia del manual de administración de activos fijos ....... 50
Tabla 12 Beneficios para la cooperativa con implementación de un
manual ..................................................................................................... 51
Tabla 13 Información actual de activos fijos ............................................ 52
Tabla 14 FRECUENCIA OBSERVADA ................................................... 54
Tabla 15 FRECUENCIA ESPERADA ...................................................... 55
Tabla 16 Cálculo del Chi cuadrado .......................................................... 56
ix
ÍNDICE DE GRÁFICOS
Gráfico 1 ÁRBOL DE PROBLEMA .......................................................... 5
Gráfico 2 Categorías Fundamentales ...................................................... 17
Gráfico 3 Relación entre COSO I y COSO II ........................................... 35
Gráfico 4 Conocimiento de activos fijos ................................................... 43
Gráfico 5 Manual de control de activos .................................................... 44
Gráfico 6 Frecuencia de control de activos .............................................. 45
Gráfico 7 Procedimiento administrativo en caso de faltantes de activos
fijos .......................................................................................................... 46
Gráfico 8 Personal de contabilidad lleve el control de activos ................. 47
Gráfico 9 Nombramiento de un encargado para el manejo de activos .... 48
Gráfico 10 Calificación de la administración de activos ........................... 49
Gráfico 11 Importancia del manual de administración de activos fijos ..... 50
Gráfico 12 Beneficios para la cooperativa con implementación de un
manual ..................................................................................................... 51
Gráfico 13 Información actual de activos fijos .......................................... 52
x
ÍNDICE DE ANEXOS
Anexo 1 RUC de la Cooperativa Ambato Ltda. ...................................... 136
Anexo 2 Encuesta .................................................................................. 137
Anexo 3 Tabla del Chi Cuadrado ........................................................... 139
Anexo 4 Indicadores Financieros ........................................................... 140
Anexo 5 Estados Financieros ................................................................ 141
Anexo 6 Asientos Contables .................................................................. 143
Anexo 7 Fotografía de Activos Fijos en bodega..................................... 145
1
RESUMEN EJECUTIVO
El control interno de activos fijos dentro de toda organización sea pública
o privada es de gran importancia para la economía de la misma. El
desarrollo del presente trabajo contiene los procedimientos
administrativos contables del control de los activos fijos de la Cooperativa
de Ahorro y Crédito Ambato Ltda.
Se ha definido los conceptos y teorías necesarias para el desarrollo de
esta tesis en lo que respecta a control. El objetivo principal de esta tesis
es elaborar un manual de procedimientos del Control Interno de Activos
Fijos con la finalidad de implementarla en la institución financiera.
El control interno de una empresa, mejora el registro de las actividades y
provee a la administración de herramientas para tomar decisiones, para
que al establecer los objetivos se preparen estrategias para conseguirlos.
Para el desarrollo del presente trabajo se aplicó los métodos: deductivo,
inductivo, analítico y sintético mediante la realización de encuestas a los
funcionarios encargados de los activos fijos.
Mediante la tabulación se ratifica la necesidad de contar con un sistema
de control interno de los activos fijos dentro de la Cooperativa Ambato
Ltda., siendo que la mayoría de los resultados obtenidos indican un alto
porcentaje del inadecuado uso, custodia, registros, constatación física,
administración y control de activos fijos, es decir, que éstos resultados
demostraron la inquietud por diseñar un manual que permita controlar de
una forma adecuada los activos fijos de la entidad investigada.
2
CAPÍTULO I
EL PROBLEMA
1.1 TEMA DE INVESTIGACIÓN
“El sistema de control de activos fijos y su incidencia en la información
financiera de la Cooperativa de Ahorro y Crédito Ambato Ltda.,de la
ciudad de Ambato.”
1.2 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
En el mundo cooperativo donde se ocasiona la pérdida y desgaste de un
activo fijo, es cuando no se controla si son utilizados de la manera
correcta o de forma irresponsable ya que en muchas oportunidades se
realiza la compra o cambio de un activo fijo pero no se determina de
forma exacta la justificación, para tal compra o cambio se sugiere que se
debe realizar investigaciones sobre el bienestar de la Cooperativa de
acuerdo a sus necesidades.
Los activos fijos constituyen una parte importante en toda institución, los
mismos que se encuentran valorados y asignados a personas
responsables dentro de la empresa; siendo esta la consideración se
estima necesario la existencia de un manual para el control de los activos
fijos dentro de la institución objeto de ésta investigación ya que su
inexistencia provoca una inadecuada utilización; traspaso, préstamo,
enajenación, baja, conservación y mantenimiento así como también
evidencia una falta de planificación y provisión; lo que ha constituido uno
de los principales y recurrentes problemas en esta institución financiera.
3
En la ciudad de Ambato algunas empresas, cooperativas e industrias que
no cuentan con un sistema que controle todos los activos que poseen,
convirtiéndose esto en un gran problema ya que siempre están expuestos
a pérdidas y robos de los mismos.
ESTADO DE SITUACIÓN
SECTOR FINANCIERO POPULAR Y SOLIDARIO
31-Dic-13
(en miles de dólares)
12 9 10 13 16
CODIGO CUENTA OSCUS SAN
FRANCISCO
MUSHUC
RUNA
EL
SAGRARIO
18 PROPIEDADES Y EQUIPO 3,883.62 3,248.80 3,138.65 3,259.90
1801 Terrenos 1,374.79 1,184.24 372.41 667.80
1802 Edificios 2,746.97 2,862.35 2,847.31 2,695.85
1803 Construcciones y remodelaciones en curso 0.00 0.00 0.00 0.00
1804 Otros locales 0.00 0.00 0.00 0.00
1805 Muebles, enseres y equipos de oficina 1,052.42 632.54 459.50 544.23
1806 Equipos de computación 951.04 713.64 372.63 663.84
1807 Unidades de transporte 607.41 154.85 517.12 147.60
1808 Equipos de construcción 0.00 0.00 0.00 0.00
1809 Equipo de ensilaje 0.00 0.00 0.00 0.00
1890 Otros 1,048.14 583.98 78.31 6.16
1899 (Depreciación acumulada) -3,897.15 -2,882.80 -1,508.62 -1,465.58
189905 (Edificios) -2,124.91 -1,764.82 -614.07 -603.38
189910 (Otros locales) 0.00 0.00 0.00 0.00
189915 (Muebles, enseres y equipos de oficina) -394.65 -282.78 -277.46 -253.00
189920 (Equipos de computación) -635.98 -538.97 -311.26 -566.98
189925 (Unidades de transporte) -377.51 -118.01 -277.33 -42.22
189930 (Equipos de construcción) 0.00 0.00 0.00 0.00
189935 (Equipo de ensilaje) 0.00 0.00 0.00 0.00
Fuente: Direccion Nacional de Estadistas y Estudios de la SEPS
Elaborado por: Sr. Vicente Toalombo
4
En el sector cooperativo, existe la imperiosa necesidad de impulsar la
importancia del manejo del inventario con su debida codificación,
permitiendo a la Cooperativa mantener el control oportuno así como
también conocer al final del período contable un estado confiable de la
situación económica.
En la Cooperativa de Ahorro y Crédito Ambato Ltda. hay una falta de
control de activos fijos, ya que no son vigilados y custodiados
adecuadamente porque son utilizados de forma incorrecta en momentos y
circunstancias imprevistos, por lo que fue necesario buscar el control
inmediato de los activos fijos de esta institución.
Efectuado un estudio de los problemas que tiene en estos momentos la
Cooperativa se ha considerado que es necesario contar con un sistema
que controle los activos fijos tanto de la matriz como en las sucursales
para garantizar la seguridad de estos bienes y no tener problemas con el
manejo de los mismos.
La cooperativa por ser una de las más grandes del centro del país debe
contar con toda la tecnología a su alcance para brindar un servicio de
calidad a todos sus clientes internos y externos.
Al analizar la situación económica de los activos fijos, que representan
grandes inversiones se estableció, que, un porcentaje no está dentro de
los parámetros del balance general, desde el punto de vista financiero se
ha establecido que los inventarios se están controlando de una manera
tradicional por lo cual se desea elaborar un manual para el manejo
correcto de los mismos y que proporcione una transparencia en los datos
registrados.
Con el control de los activos fijos ayuda a los empleados administrativos
y las demás personas que directa o indirectamente se benefician de esta
5
Aplicación inadecuada de procedimientos
institución Cooperativa para crear un modelo económico social que le dé
a la comunidad su importancia individual y colectiva.
1.3 ÁRBOL DE PROBLEMAS
Gráfico 1 ÁRBOL DE PROBLEMA
(Causa)
(Problema)
(Efecto)
Fuente: Investigación de campo Elaborado por: Vicente Toalombo
1.4 ANÁLISIS CRÍTICO
Realizado un estudio de los diferentes problemas que tiene en estos
momentos la cooperativa se ha considerado que es necesario contar con
un sistema que controle los activos fijos tanto de la matriz como de todas
las sucursales para garantizar la seguridad de estos bienes y evitar
problemas con el manejo de los mismos.
Demora en la localización de bienes
Inoportunos registros contables
Deficiente control de activos fijos
Inexistencia de documentos fuentes
Desinterés de los responsables
Pérdida de bienes muebles
Injustificada baja de activos
Falta de un manual para el control de Activos Fijos.
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1.5 FORMULACIÓN DEL PROBLEMA
¿De qué manera incide la falta de aplicación de un manual para el
control de los activos fijos dentro del proceso contable de la Cooperativa
de Ahorro y Crédito Ambato Ltda.?
1.6 INTERROGANTES
¿De qué manera afecta el inadecuado control de activos fijos en la
información financiera de la Cooperativa de Ahorro y Crédito Ambato
Ltda.?
¿Es confiable la información financiera de la Cooperativa?
¿Existen procedimientos preestablecidos de control interno que permita
su registro contable y presupuestario?
¿Cuál es el proceso para el manejo de activos fijos?
1.7 DELIMITACIÓN
CAMPO: Contabilidad y Auditoría
ÁREA: Contabilidad
ASPECTO: Control Interno de los activos fijos
TEMPORAL: La investigación se desarrollará en el año 2013 desde el mes
de enero hasta el mes de abril.
ESPACIAL: Se efectuará en la Cooperativa de Ahorro y Crédito “Ambato”
Ltda. Ubicada en la calle Lalama y Juan Benigno Vela de la
ciudad de Ambato.
RECURSOS: Se cuenta con los recursos necesarios para la realización
del presente trabajo investigativo.
7
Al momento de realizar la investigación, las posibles limitaciones que se
encontrarán están relacionadas con el poco tiempo que se dispone para la
ejecución y desarrollo del mismo; también la poca colaboración o falta de
información que se dé para la obtención de datos.
1.8 JUSTIFICACIÓN
La elaboración de un manual de activos fijos dentro de una cooperativa,
se realiza para controlar y proporcionar los aspectos importantes
contablemente y registrar de los activos fijos que beneficien al
crecimiento social y económico de esta institución.
En la cooperativa al implementar un manual de control de activos fijos
crea un impacto positivo para los funcionarios y empleados, al
determinar su verdadero valor de acuerdo a su vida útil y también a la
existencia física.
Con la aplicación de este un manual de control de los activos fijos,
ayudará a promover la forma eficiente y exacta de manejar los
inventarios para conocer su utilidad económica para que sea utilizado en
la inversión y compras de los activos fijos para el desarrollo institucional.
Con esta investigación, se pone en práctica los conocimientos adquiridos
durante la vida de estudiante en la Universidad Tecnológica Equinoccial, y
por palpar la necesidad de implementar un manual de control de activos
fijos, para la Cooperativa ya que no cuenta la institución, de esta manera
garantizar su correcta utilización.
8
1.9. OBJETIVOS
General
Elaborar un sistema de Control Interno de Activos Fijos con la finalidad de
implementar en esta Cooperativa
Específicos
Determinar la causa que genera la inadecuada aplicación de
procedimientos a través de procesos con el fin de encontrar la mejor
solución
Establecer mecanismos adecuados para obtener información confiable en
los estados financieros mediante el diseño de formatos y registros
contables con el propósito de obtener una herramienta útil para la toma de
decisiones.
Estudiar el grado de incidencia del control interno en la Administración de
Activos Fijos de la Cooperativa de Ahorro y Crédito Ambato. Ltda.
1.10 HIPÓTESIS
Los procedimientos de un control de activos fijos mejoran la información
financiera en la Cooperativa de Ahorro y Crédito Ambato Ltda.
VARIABLE INDEPENDIENTE: Procedimiento de control de activos
fijos
VARIABLE DEPENDIENTE: Información financiera
UNIDAD DE OBSERVACIÓN: Cooperativa de Ahorro y Crédito Ambato
Ltda.
9
CAPÍTULO II
MARCO TEÓRICO
2.1. ANTECEDENTES
Revisado los archivos de la biblioteca de la Facultad de Contabilidad y
Auditoría de la Universidad Técnica de Ambato, se encontró:
Tema: Sistemas de control interno como herramienta para fortalecer la
Gestión Administrativa Operacional de DEMACO Cía. Ltda., en Ambato
en el año 2005”, concluye que “El Control Interno en la empresa es una
herramienta muy esencial para poder corregir errores saber llevar el
manejo con métodos importantes, procedimientos que generan cambios
positivos y poder lograr el objetivo propuesto por la gerencia”.
Interpretando esta conclusión, el Control Interno es un mecanismo para
conseguir los objetivos planteados y las metas propuestas para conseguir
los objetivos planteados y las metas propuestas para cada departamento,
corrige errores y llevan al éxito a la entidad.
Incidencia del Control Interno en la Administración de Activos Fijos de la
Cooperativa de Ahorro y Crédito Indígena SAC Durante el año 2010.
Autora: Tubón Quinfia Sandra Margoth
De acuerdo al análisis efectuado de la encuesta realizada a los directivos
y personal de la Cooperativa SAC, el 83,33% si conocen que es control
interno, pero la aplicación en si en el área contable donde se concentra la
situación financiera de la Cooperativa, tiene un desfase en relación al
cuidado, mantenimiento, custodia, control, renovación y determinación del
valor real en ciertos bienes.
10
Recomiendan la creación de un módulo dentro del paquete utilizado en la
Cooperativa.
2.2. FUNDAMENTACIÓN FILOSÓFICA
La investigación que se presenta se desarrollará en base a la normativa
del paradigma interpretativo llamado también naturalista. Puesto que
cuestiona y se acoge a una situación cuantitativa que atraviesa la
Cooperativa, con el fin de determinar la realidad económica del propósito
de la investigación y dar solución al problema.
2.3. FUNDAMENTACIÓN LEGAL
La Cooperativa de Ahorro y Crédito Ambato Ltda., se fundamenta en las
siguientes leyes para el efecto de investigación a realizarse.
Según NIC-NIFF 16: Propiedad, Planta y Equipos vs. Decreto 2649 “La
Norma Internacional de Contabilidad 16, establece el tratamiento para la
contabilización de la Propiedad, Planta y Equipo. Este tratamiento sirve
para que los usuarios de los Estados Financieros, puedan conocer la
inversión que se ha hecho, así como los cambios que se han presentado
por deterioro, obsolescencia, desapropiación o por un intercambio de la
propiedad, planta y equipo.
Además las entidades no solo deben aplicar las normas a los activos que
se encuentran en uso, sino también a los inmuebles.
El Decreto 2649, solo se limita a reseñar algunas partes de la
depreciación, costo, vida útil, lo cual deja vacíos en la contabilidad y no
permite realizar una adecuada toma de decisiones a la administración.
Por sus grandes diferencias se ha realizado un paralelo que muestra
cómo se maneja la contabilización en cada una de las normas”.
11
El Reglamento General de la Ley Orgánica de la Economía Popular y
Solidaria y del Sector Financiero Popular y Solidario, manifiesta:
Artículo 140.- Convocatoria asamblea general.- El interventor, en el plazo
de ocho días de posesionado, convocará a una asamblea general para
normalizar el funcionamiento de la cooperativa, la misma que, en caso
necesario, autorizará la contratación de una auditoría externa, la
adquisición o venta de activos fijos y la contratación de personal.
Artículo 214.- Presupuestos.- Los presupuestos para gastos
administrativos del Fondo de Liquidez y del Seguro de Depósitos, serán
aprobados por el Directorio y administrados por los responsables de las
secretarías técnicas.
En lo referente a Información Financiera, la misma ley dice:
Artículo 26.- Balances e informes financieros.- Las organizaciones del
sector comunitario, enviarán su información financiera en la forma que les
sea requerida por la Superintendencia de Economía Popular y Solidaria.
El Régimen de Control Interno, señala:
Artículo 98.- Fines del control interno.- El control Interno es
responsabilidad de los directivos, gerente y empleados de la cooperativa y
tiene por finalidad garantizar que la gestión administrativa y financiera,
cumpla con los siguientes requerimientos:
a) Eficacia y eficiencia en las operaciones materia del objeto social;
b) Fiabilidad de la información financiera frente a sus integrantes y a
terceros;
c) Seguridad en el manejo de los recursos de la entidad; y,
d) Cumplimiento de las leyes y normas aplicables.
12
Artículo 99.- Materia del control interno.- El control interno estará dirigido a
la totalidad de actividades administrativas, económicas y financieras de la
organización, especialmente en lo relacionado con la organización interna,
la idoneidad del personal, el cumplimiento de los objetivos sociales, los
riesgos en el logro de tales objetivos y las medidas para afrontarlos, el
sistema de información, el cumplimiento de las normas jurídicas y
técnicas, la administración de los recursos y la corrección oportuna de las
deficiencias de control.
Para la práctica de un eficiente sistema de control interno, se tomarán en
cuenta las normas sobre funciones incompatibles, depósito inmediato e
intacto de las recaudaciones, el otorgamiento de recibos, pagos con
cheques o mediante la red bancaria y los reglamentos internos cuando
sea del caso.
Artículo 100.- Tipos de control interno.- El control interno se aplicará en
forma previa, concurrente y posterior.
a) Control previo.- Analizará las actividades, antes de su autorización o
ejecución, respecto de su legalidad, veracidad, conveniencia, oportunidad,
pertinencia y conformidad con los planes y presupuestos;
b) Control concurrente.- Se lo efectuará en forma permanente, mediante
la inspección y constatación de la entrega o ejecución oportuna, calidad y
cantidad de obras, bienes o servicios que se recibieren o prestaren, de
conformidad con la ley y los términos del contrato;
c) Control posterior.- Se lo realizará por auditores internos o externos,
debidamente calificados por la Superintendencia, quienes dictaminarán
sobre los estados financieros de la organización para la cual fueron
contratados, determinando la razonabilidad de las cifras presentadas, que
se reflejará en el informe de auditoría pertinente.
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En la actual Ley de Economía Popular y Solidaria, que rige, trata sobre
los activos fijos:
Artículo 109.- Destino de los recursos.- Los recursos del Fondo de
Liquidez y del Seguro de Depósitos, no podrán ser destinados para cubrir
gastos administrativos, ni para pago de inversiones en activos fijos de las
secretarías técnicas
Artículo 77.- Convocatoria asamblea general.- El interventor, en el plazo
de treinta días de posesionado, convocará a una asamblea general para
normalizar el funcionamiento de la cooperativa, la misma que, en caso
necesario, autorizará la contratación de una auditoría externa, la
adquisición o venta de activos fijos y la contratación de personal.
LEY DE RÉGIMEN TRIBUTARIO INTERNO
6. Depreciaciones de activos fijos.
a) La depreciación de los activos fijos se realizará de acuerdo a la
naturaleza de los bienes, a la duración de su vida útil y la técnica
contable. Para que este gasto sea deducible, no podrá superar los
siguientes porcentajes:
(I) Inmuebles (excepto terrenos), naves, aeronaves, barcazas y similares
5% anual.
(II) Instalaciones, maquinarias, equipos y muebles 10% anual.
(III) Vehículos, equipos de transporte y equipo caminero móvil 20% anual.
(IV) Equipos de cómputo y software 33% anual.
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En caso de que los porcentajes establecidos como máximos en este
Reglamento sean superiores a los calculados de acuerdo a la naturaleza
de los bienes, a la duración de su vida útil o la técnica contable, se
aplicarán estos últimos.
b) Cuando el contribuyente haya adquirido repuestos destinados
exclusivamente al mantenimiento de un activo fijo podrá, a su criterio,
cargar directamente al gasto el valor de cada repuesto utilizado o
depreciar todos los repuestos adquiridos, al margen de su utilización
efectiva, en función a la vida útil restante del activo fijo para el cual están
destinados, pero nunca en menos de cinco años. Si el contribuyente
vendiere tales repuestos, se registrará como ingreso gravable el valor de
la venta y, como costo, el valor que faltare por depreciar. Una vez
adoptado un sistema, el contribuyente solo podrá cambiarlo con la
autorización previa del respectivo Director Regional del Servicio de
Rentas Internas;
c) En casos de obsolescencia, utilización intensiva, deterioro acelerado u
otras razones debidamente justificadas, el respectivo Director Regional
del Servicio de Rentas Internas podrá autorizar depreciaciones en
porcentajes anuales mayores a los indicados, los que serán fijados en la
resolución que dictará para el efecto. Para ello, tendrá en cuenta las
Normas Ecuatorianas de Contabilidad y los parámetros técnicos de cada
industria y del respectivo bien. Podrá considerarse la depreciación
acelerada exclusivamente en el caso de bienes nuevos, y con una vida útil
de al menos cinco años, por tanto, no procederá para el caso de bienes
usados adquiridos por el contribuyente. Tampoco procederá depreciación
acelerada en el caso de bienes que hayan ingresado al país bajo
regímenes suspensivos de tributos, ni en aquellos activos utilizados por
las empresas de construcción que apliquen para efectos de sus registros
contables y declaración del impuesto el sistema de "obra terminada",
previsto en la Ley de Régimen Tributario Interno.
15
Mediante este régimen, la depreciación no podrá exceder del doble de los
porcentajes señalados en letra a);
d) Cuando se compre un bien que haya estado en uso, el adquirente
puede calcular razonablemente el resto de vida útil probable para
depreciar el costo de adquisición. La vida útil así calculada, sumada a la
transcurrida durante el uso de anteriores propietarios, no puede ser
inferior a la contemplada para bienes nuevos;
e) Cuando el capital suscrito en una sociedad sea pagado en especie, los
bienes aportados deberán ser valorados según los términos establecidos
en la Ley de Compañías o la Ley de Instituciones del Sistema Financiero.
El a portante y quienes figuren como socios o accionistas de la sociedad
al momento en que se realice dicho aporte, así como los indicados
peritos, responderán por cualquier perjuicio que sufra el Fisco por una
valoración que sobrepase el valor que tuvo el bien aportado en el
mercado al momento de dicha aportación. Igual procedimiento se aplicará
en el caso de fusiones o escisiones que impliquen la transferencia de
bienes de una sociedad a otra: en estos casos, responderán los indicados
peritos evaluadores y los socios o accionistas de las sociedades
fusionadas, escindidas y resultantes de la escisión que hubieren aprobado
los respectivos balances. Si la valoración fuese mayor que el valor
residual en libros, ese mayor valor será registrado como ingreso gravable
de la empresa de la cual se escinde; y será objeto de depreciación en la
empresa resultante de la escisión. En el caso de fusión, el mayor valor no
constituirá ingreso gravable pero tampoco será objeto de depreciación en
la empresa resultante de la fusión;
f) Cuando un contribuyente haya procedido al re avalúo de activos fijos,
podrá continuar depreciando únicamente el valor residual. Si se asigna un
nuevo valor a activos completamente depreciados, no se podrá volverlos
a depreciar. En el caso de venta de bienes revaluados se considerará
16
como ingreso gravable la diferencia entre el precio de venta y el valor
residual sin considerar el revalúo;
g) Los bienes ingresados al país bajo régimen de internación temporal,
sean de propiedad y formen parte de los activos fijos del contribuyente y
que no sean arrendados desde el exterior, están sometidos a las normas
de los incisos precedentes y la depreciación será deducible, siempre que
se haya efectuado el pago del impuesto al valor agregado que
corresponda. Tratándose de bienes que hayan estado en uso, el
contribuyente deberá calcular razonablemente el resto de vida útil
probable para depreciarlo. La vida útil así calculada, sumada a la
transcurrida durante el uso de anteriores propietarios, no puede ser
inferior a la contemplada para bienes nuevos. Cuando se constituya un
fideicomiso de administración que tenga por objeto el arrendamiento de
bienes que fueran parte del patrimonio autónomo la deducción será
aplicable siempre que el constituyente y el arrendatario no sean la misma
persona o partes relacionadas.
17
2.4 CATEGORÍAS FUNDAMENTALES
Gráfico 2 Categorías Fundamentales
VARIABLE INDEPENDIENTE: VARIABLE DEPENDIENTE:
Procedimientos de control de activos fijos Información financiera
Balance General
Activos Fijos
Procedimientos Control de Activo Fijo
Gestión Financiera
Contabilidad financiera
Información Financiera
18
BALANCE GENERAL
Según, ZAPATA (2011) El balance general es un estado financiero
conformado por un documento que muestra detalladamente los activos,
los pasivos y el patrimonio con que cuenta una empresa en un momento
determinado.
Según, Turmero (2008) El balance general es una imagen de la empresa
en un momento determinado. Incluye los activos y pasivos,
proporcionando información sobre el patrimonio neto de la empresa. En
otras palabras un balance general es un resumen de todo lo que tiene la
empresa, de lo que debe, lo que le deben y de lo que realmente le
pertenece a su propietario, a una fecha determinada.
Al elaborar el balance general el empresario obtiene la información valiosa
sobre su negocio, como el estado de sus deudas, lo que debe cobrar o la
disponibilidad de dinero en el momento o en un futuro próximo. El balance
general consta de dos partes, activo y pasivo. El activo muestra los
elementos patrimoniales de la empresa, mientras que el pasivo detalla su
origen financiero. La legislación exige que este documento sea imagen fiel
des estado patrimonial de la empresa.
Partes de un Balance general
Activo
Pasivo
Patrimonio
Los activos incluyen:
El dinero que se encuentra físicamente en la empresa, ejemplo, en su
caja fuerte, o el dinero que tiene depositado en el banco, ejemplo, en
cuenta corriente o ahorro.
Los elementos físicos con que cuenta la empresa para realizar sus
operaciones y que tienen una duración permanente, ejemplo, edificios,
terrenos, maquinaria, vehículos de transporte, muebles, o que tienen una
duración temporal, ejemplo, materia primas, mercaderías.
Las deudas que tienen los clientes con la empresa.
19
Los pasivos incluyen:
Las deudas que tiene la empresa con sus proveedores.
Las deudas que tiene pendiente con los bancos y otras entidades
financieras.
Mientras que el patrimonio incluye:
Las aportaciones hechas por los socios o accionistas.
Los beneficios o utilidades que ha obtenido la empresa.
En cuanto a su elaboración el balance general se realiza cada año al
finalizar el ejercicio económico de la empresa(cierre de balance), aunque
también se suelen elaborar balances al inicio del ejercicio (balance de
apertura), y balances con una periodicidad mensual, trimestral o semestral
(balance parcial).
El balance general nos permite conocer la situación financiera de la
empresa (al reflejar cuál es el valor de sus activos, pasivos y patrimonio),
analizar esta información, por ejemplo, saber cuánto y donde ha invertido,
cuanto de ese dinero proviene de los acreedores y cuanto proviene de
capital propio, cuanto eficientemente está utilizando sus activos, que tan
bien está administrando sus pasivos, etc., y, en base a dicho análisis,
tomar decisiones.
Asimismo, al comparar un balance con otros anteriores, nos permite
comprar la situación financiera actual de la empresa con situaciones
financieras dadas en otros momentos, por ejemplo, saber si ha
aumentado sus activos, en cuanto ha reducido sus deudas, en cuánto ha
variado su patrimonio, etc., y también, si la empresa está cumpliendo con
sus objetivos financieros.
La forma en que se suele presentar un balance es mostrando los activos
en una columna y los pasivos y patrimonio en otra.
En la columna izquierda se enlistan los activos ordenados generalmente
en función a su liquidez, empezando con aquellos que son más fácilmente
convertibles en dinero en efectivo; por ejemplo, el dinero en caja es el
más líquido que hay y, por tanto, se ubica en primer lugar.
20
Y en la columna derecha se enlista los pasivos y el patrimonio ordenados
generalmente en función a su exigibilidad, empezando con aquellos que
tiene una mayor exigibilidad, por ejemplo, las deudas con proveedores
suelen ser más exigibles que el capital y, por tanto, se ubican antes que
estos.
El valor total de los activos siempre debe ser igual al valor total de los
pasivos más el valor total del patrimonio.
Activo = Pasivo + Patrimonio
Para CARDENAS (2011), al cativo corriente o activo circulante es el activo
que fácilmente puede convertir en dinero en efectivo, comprende las
cuentas de:
Caja y banco o disponible: el dinero que la empresa tiene en su caja o
depositado en una cuenta en el banco.
Cliente: cuentas por cobrar o cuentas por cobrar comerciales: el dinero
que los clientes les deben a la empresa como producto de venta hechas
al crédito.
Otros deudores: otras cuentas por cobrar o cuentas por cobrar no
comerciales, el dinero que le deben a la empresa, pero que no incluye el
saldo de los clientes.
Existencias o inventarios: incluyen las materias primas, los productos en
proceso, y los productos terminados o las mercaderías.
El activo no corriente o activo fijo es el activo que difícilmente puede ser
convertido en dinero en efectivo, comprende las cuentas de
Inmuebles, maquinaria y equipo: comprende edificios, terrenos,
maquinaria, equipos, vehículo de transporte, muebles, enseres, etc.
Depreciación acumulada: el valor de la depreciación acumulada de
los activos de la cuenta anterior a excepción de los terrenos que no
se deprecian.
El pasivo corriente son las obligaciones o deudas que tiene la
empresa con vencimiento menor a un año, comprende las cuentas
de:
21
Proveedores, cuentas por pagar o cuentas por pagar comerciales:
el dinero que la empresa le debe a sus proveedores como producto
de compra hechas al crédito.
Otros acreedores, otras cuentas por pagar o cuentas por pagar no
comerciales: el dinero que la empresa le debe a terceros, pero que
no incluye el saldo que le resta pagar a sus proveedores.
Impuestos por pagar p tributos por pagar: el saldo de impuestos
que a la empresa le resta pagar.
El pasivo no corriente son las obligaciones o deudas que tiene la empresa
con vencimiento mayor a un año, comprende las cuentas de:
Deudas a largo plazo: deudas a largo plazo que tiene la empresa,
por ejemplo, con entidades financieras.
Y, finalmente, el patrimonio neto comprende las cuentas de:
Capital social.
Utilidades retenidas, utilidades acumuladas, resultados acumulados
o reservas.
Utilidades del ejercicio o resultado del ejercicio.
ACTIVOS
El Diccionario Administrativo – contable, presenta que un activo es un
valor que una empresa dispone y que puede ser medido, representado o
convertido en dinero en efectivo. Ejemplos de activos pueden ser el
mobiliario, productos para su venta, acciones y cualquier tipo de bienes
que la empresa posea.
Los activos pueden clasificarse en diferentes tipos, siendo la clasificación
más común en corrientes y fijos.
Los activos fijos son aquellos que tienen el propósito de usarse en la
empresa y no de venderse, como por ejemplo el mobiliario, las máquinas
de producción, computadoras, etc. Los activos fijos también forman parte
de balance de la empresa y sufren depreciaciones con el tiempo.
22
Es el valor de aquellos bienes muebles e inmuebles que la empresa
posee y que le sirven para desarrollar sus actividades.
CATEGORIAS IMPORTANTES DE LOS ACTIVOS FIJOS
Loa renglones de planta y equipos se clasifican, con frecuencias, en los
siguientes grupos:
1. Activos Fijos tangibles: El término tangible denota sustancia física
como es el caso de un terreno, un edificio o una máquina. Esta
categoría se puede subdividir en dos clasificaciones claramente
diferenciales:
Propiedad de planta sujeta a depreciación. Se incluyen los activos
fijos de vida útil limitado, tales como los edificios y equipos de
oficias.
Terrenos. El único activo fijo que no está sujeto a depreciación es
la tierra, que tiene un término limitado de existencia.
2. Activo intangible: el termino activos intangibles se usa para
describir activos que se utilizan en la operación del negocio pero
que no tiene sustancia física y no son corrientes. Por ejemplo,
están las patentes los derechos del autor, las marcas registradas,
las franquicias. Los activos corrientes tales como las cuentas por
cobrar o el arrendamiento pre pagado, no están incluidos en la
clasificación de intangibles, aunque carezcan de sustancia física.
Recursos naturales: un lugar adquirido con el fin de extraer o
remover parte de un recurso valioso tal como el petróleo, minerales
o madera se clasifica como un recurso natural, no como terreno.
Este tipo de activo se convierte gradualmente en inventario a
mediad que el recurso natural se extrae del lugar.
CLASIFICACION DE LOS ACTIVOS FIJOS
Los activos fijos tangibles se clasifican en tres grupos:
23
1. El equipo y maquinaria. Que son las maquinarias, edificios,
muebles y enseres, vehículo, activos sujetos a depreciación porque
son activos con vida limitada.
2. Los recursos naturales: los cuales son los que están sujetos a
extinción del recurso o que se encuentran en agotamiento.
3. Los terrenos: son los bienes que no están sujetos a depreciación ni
a agotamiento.
El Reglamento para la preparación de información financiera, plantea la
utilización de diversas cuentas para el control del activo fijo. De acuerdo
con este esquema, los activos fijos pueden serclasificados en: terrenos,
edificios y otras construcciones, maquinaria y equipo, unidades de
transporte, muebles y enseres, equipos diversos, unidades de reemplazo,
unidades por recibir, trabajos en curso.
En nuestro medio, las normas tributarias no permiten la contabilización de
los recursos naturales como es el caso de las reservas mineras o
petroleras, por considerarse que el suelo y el subsuelo pertenecen al
Estado, quien otorga licencia para su explotación.
CONTABILIZACION DEL ACTIVO FIJO
Costo original
CHONG, (2002) presenta que de acuerdo con los principios de
contabilidad generalmente aceptados, el activo fijo debe ser contabilizado
a su costo y ser incluidos en la empresa en su fecha de compra, el costo
original incluye su precio más todos aquellos toques razonables y
necesarios que se pagaron para tenerlo listo para su propósito de su uso.
Debido a que estos costos varían de acuerdo a cada tipo, a continuación
se presenta algunos ejemplos y problemas que se suelen presentar en su
contabilización:
Terrenos
Precio de compra
a) Impuestos atrasados
24
b) Comisiones del corredor
c) Gastos notariales y registrales
d) Honorarios legales
Cierre de la transacción
a) Costos de la demolición
b) Costos de los servicios públicos
Edificaciones: las edificaciones pueden ser construidos o comprados en
estado acabado, nuevos o usados. En el primer caso, el costo original del
edificio incluye todos aquellos costos en los que se incurre para su
construcción, desde el pago a los arquitectos, permisos y licencias de
construcción, hasta los cargos de los contratistas, materiales, mano d
obra y gastos generales.
En el caso que se adquiera un edificio ya existente, nuevo o viejo, su
costo original incluye, al igual que los terrenos, todos los costos de
transferencia y las mejoras que se realizan para reparar y renovar el
edificio para su propósito original.
Algunos costos no previstos como una huelga de obreros de construcción
civil deben ser incluidos como gasto y no como parte del costo del edificio,
debido a que son costos evitables e innecesarios para completar la
construcción.
Edificio
Construcción
Contratista
Mano de obra
Ingeniero
Documentos legales
Compra
Costo de remodelación
25
Impuestos sobre la venta
Pagos al corredor
Otros
MEJORAS Y REPARACIONES
A lo largo de la vida útil de un activo se suelen realizar desembolsos
relacionados con los mismos, los cuales pueden ir desde el cambio de
aceite, el silenciador o la batería de un vehículo, hasta la modernización
completa de una planta concentradora, por ejemplo. El problema contable
que presentan estos desembolsos, es si deben o no ser incluidos como
parte del costo del activo o si deben considerarse como gasto del periodo.
La regla general al respecto es que deben ser activados todos aquellos
desembolsos relacionados con el activo fijo que incrementen los
beneficios futuros del mismo. Estos beneficios pueden ser expresados
como un incremento de la vida útil, por una mejora sustancial en la calidad
de los productos manufacturados por el activo, por una reducción en los
costos de operación, o por un aumento de la capacidad productiva.
Algunas de las principales situaciones sobre estos desembolsos, pueden
ser:
Reparaciones y mantenimiento. Las reparaciones y mantenimiento
comprenden aquellos gastos que no amplían la capacidad o eficiencia del
activo y que simplemente mantienen el activo en sus condiciones ya
existente o que restablecen el activo para que trabaje bien. Por ejemplo,
son reparaciones el costo de pintar un auto, la reparación de un choque,
el afinamiento y el cambio de llantas.
En todos estos casos, los desembolsos realizados deben ser cargados o
gastos contra los resultados del periodo en el que se efectuaron.
De acuerdo a los Principios de Contabilidad Generalmente aceptados, se
encuentra que las reparaciones extraordinarias. Comprenden aquellas
reparaciones que no se realizan de manera frecuente, implican un
desembolso significativo por general, e incrementan el valor de uso o la
vida útil del activo fijo.
26
Por ejemplo, es el caso del cambio de motor de un vehículo, la renovación
del sistema eléctrico de la planta, y el cambio del sistema de agua y
desagüe en un edificio.
Las reparaciones de carácter extraordinario deben ser cargas al costo del
activo, incrementándolo. De esta manera, el valor neto en libros ahora
resulta mayor y debe ser depreciado en los años de vida del activo, debe
recalcularse el cronograma de depreciación para los siguientes periodos.
Adiciones. Las adiciones representan nuevos activos que se añaden al
activo original, como por ejemplo, la construcción de estos pisos en un
edificio, la instalación de un sistema para un bloque de departamentos o
la construcción de un nuevo pabellón en un centro médico. En estos
casos, las erogaciones generadas las adiciones deben ser capitalizadas,
aumenta el costo original del activo.
Mojaras y reemplazos. Representan la sustitución de partes del activo
original por otras nuevas que van a incrementar el beneficio futuro del
activo.
La mejora es un gasto original por la sustitución del activo original por uno
mejor que aumenta la capacidad o eficiencia de un activo o que amplía su
vida útil.
LA DEPRECIACIÓN
CHONG (2002), la depreciación es definida como el proceso de asignar a
gastos el costo de un activo fijo en el periodo en el cual se estima que se
utilizara. Muchas veces el concepto de la depreciación trae a confusiones
y es necesario tener muy claro lo siguiente.
1. La depreciación no es un proceso de valuación por el que se asigna a
gastos el costo del activo de acuerdo con autoevaluaos realizados al fin
de cada periodo. La depreciación es una asignación de costo del activo a
gastos de acuerdo con su costo original.
2. Un activo totalmente depreciado solamente significa que ha alcanzado
el final de su vida útil estimada, es decir, que no registra más depreciación
para el activo. Esto no quiere decir que el activo sea desechado o que ya
27
no se use, la mayoría de veces, las empresas continúan utilizando los
activos totalmente depreciados.
3. La depreciación no significa que el negocio aparte efectivo para
reemplazar los activos cuando lleguen a ser totalmente depreciados. La
depreciación es simplemente parte del costo del activo que es enviado a
gasto y no significa efectivo.
4. La depreciación no implica un movimiento de efectivo pero si afecta el
efectivo de un negocio en el sentido de que constituye un gasto deducible
para fines impositivos. Por tanto, la depreciación afecta el nivel de
utilidades y el pago de impuestos, a un mayor nivel de depreciación, las
utilidades son menores, y también los impuestos son menores.
Definición de control de Activos
El control Interno de activos, comprende el plan de organización,
procedimientos y normas adoptados por las empresas o instancias para
salvaguardar sus activos o bienes.
GESTIÓN FINANCIERA
Para Rivera (2003), la gestión financiera consiste en administrar los
recursos que se tienen en una empresa para asegurar que serán
suficientes para cubrir los gastos para que esta pueda funcionar. En una
empresa esta responsabilidad la tiene una sola persona: el gestor
financiero. De esta manera podrá llevar un control adecuado y ordenado
de los ingresos y gastos de la empresa.
Para Cárdenas ( 2011), Se denomina gestión financiera (o gestión de
movimiento de fondos) a todos los procesos que consisten en conseguir,
mantener y utilizar dinero, sea físico billetes y monedas) o a través de
otros instrumentos, como cheques y tarjetas de crédito. La gestión
financiera es la que convierte a la visión y misión en operaciones
monetarias.
Funciones
28
La determinación de las necesidades de recursos financieros:
planteamiento de las necesidades, descripción de los recursos
disponibles, previsión de los recursos liberados y cálculo de las
necesidades de la financiación externa.
La consecución de financiación según su forma más beneficiosa:
teniendo en cuenta los costes, plazos y otras condiciones
contractuales, las condiciones fiscales y la estructura financiera de
la empresa.
La aplicación juiciosa de los recursos financieros, incluyendo los
excedentes de tesorería: de manera a obtener una estructura
financiera equilibrada y adecuados niveles de eficiencia y
rentabilidad.
El análisis financiero: incluyendo bien la recolección, o el estudio de
información de manera a obtener respuestas seguras sobre la
situación financiera de la empresa.
El análisis con respecto a la viabilidad económica y financiera de
las inversiones.
Organización
La forma que adopta la estructura de una empresa tiene que ver, con su
tamaño. Si la empresa es grande, la importancia del tema financiero es
determinante, entonces se incluirá en el organigrama la función de un
gerente financiero o gerente administrativo-financiero. El gerente
financiero es aquella persona que pone en gestión financiera las
decisiones enunciadas en la estrategia, a partir de la visión y misión de la
empresa. Esta es su función como gerente y estratega.
De esta gerencia o jefatura dependerá el área de Tesorería, donde se
custodian los fondos que están en el poder de la empresa (antes de que
29
se apliquen como pagos o se depositen). Del área de Tesorería depende
la de Cobranzas, donde se producen todos los ingresos.
Existe también el área de pago o Cuentas a pagar, que se ocupa de
recibir la documentación requerida para realizar un pago, verificar que
corresponda y requerir las autorizaciones correspondientes.
También suele haber un área de presupuesto financiero o Control
presupuestario, que es el sector que convierte a la gerencia financiera en
una gerencia de estrategia. Aquí es donde se analiza la posición
financiera de la empresa y se surgieren las mejores opciones de requerir
fondos o de invertirlos.
CONTABILIDAS FINANCIERA
La técnica mediante la cual se recolecta, clasifica, registra, e informan de
las operaciones cuantificables en dinero, realizadas por una entidad
económica.
La función principal de la contabilidad financiera es llevar en forma
histórica la vida económica de una empresa, los registros de cifras
pasadas sirven para tomar decisiones que beneficien al presente u al
futuro.
También proporciona estados financieros que son sujetos al análisis e
interpretación, informando a los administradores, a terceras personas y a
oficinas gubernamentales del desarrollo de las operaciones de la
empresa.
Los criterios que deben seguir en los registros de la contabilidad
financiera son:
Aplicación correcta de conceptos contables clasificando lo que debe
quedar incluido dentro del activo y lo que incluirá el pasivo.
30
INFORMACIÓN FINANCIERA
Para Buendía, D. y Llorente V. (2012), la información financiera es la que
produce la contabilidad indispensable para la administración y el
desarrollo de las empresas y por lo tanto es procesada y concentrada
para uso de la gerencia y personas que trabajan en la empresa.
La importancia de la información financiera que será presentada a los
usuarios sirve para que formulen sus conclusiones sobre el desempeño
financiero de la entidad. Por medio de esta y otros elementos de juicio el
usuario general podrá evaluar el futuro de la empresa y tomar decisiones
de carácter económico sobre la misma.
Objetivos de la información financiera.
Los estados financieros básicos deben cumplir el objetivo de informar
sobre la situación financiera de la empresa en cierta fecha y los resultados
de sus operaciones y cambios por el periodo contable terminado en cierta
fecha.
Los estados financieros son un medio de comunicar la situación financiera
y un fin por que no tratan de convencer al lector de un cierto punto de
vista o de una posición. La capacidad de los estados financieros es la de
trasmitir información que satisface al usuario, y ya que son diversos los
usuarios de esta información esta debe servirles para:
Tomar decisiones de inversiones y créditos, los principales
interesados de esta información son aquellos que pueden aportar
un financiamiento u otorguen un crédito, para conocer qué tan
estable y el crecimiento de la empresa y así saber el rendimiento o
recuperación de la inversión. Verificar la solvencia y liquidez de la
empresa, así como su capacidad para generar recursos, aquí los
interesados serán los diferentes acreedores o propietarios para
medir el flujo de dinero y su rendimiento.
31
Evaluar el origen y características de los recursos financieros del
negocio, así como su rendimiento, esta área es de interés general
para conocer el uso de estos recursos.
Por último formarse un juicio de como se ha manejado el negocio y
evaluar la gestión de la administración, la rentabilidad, solvencia y
capacidad de crecimiento de la empresa.
Cuando la información financiera satisface al usuario general es porque
una persona con algunos conocimientos técnicos pueden formarse un
juicio sobre:
El nivel de rentabilidad
La posición financiera, que incluye su solvencia y liquidez.
La capacidad de crecimiento
El flujo de Caja
Características de la información financiera.
Las características de los estados financieros deben ser en base de la
información contable indicada en el boletín A-1 de los PCGA, que son:
Utilidad. Su contenido informativo debe ser significativo, relevante,
veraz comparable y oportuno.
Confiable. Deben ser estables consistentes, objetivos y
verificables.
Provisionalidad. Contiene estimaciones para determinar la
información, que corresponde a cada periodo contable.
El rasgo esencial de los estados financieros será el de contener
caracterizar por ser imparcial y objetivo, a fin de no influenciar en el lector
a cierto punto de vista respondiendo así a las exigencias de confiabilidad
y veracidad.
Dentro del contexto de los principios de contabilidad generalmente
aceptados los estados financieros básicos son históricos, por que
informan de hechos sucedidos y son parte del marco de referencia para
que el usuario general pueda ponderar el futuro.
Los estados financieros básicos son:
32
El balance general, que muestra los activos, pasivos, y el capital
contable a una fecha determinada.
Es estado de resultado, que muestra los ingresos, costos y gastos
y la utilidad o pérdida del ejercicio en el periodo.
El estado de variaciones en el patrimonio, que muestra los cambios
en las inversiones en el capital contable, que muestra los
propietarios durante el periodo.
El estado de cambios en la situación financiera, que indica cómo se
modificaron los recursos y obligaciones de la empresa en el periodo.
Las notas de los estados financieros, son parte integrante de los mismos,
y su objetivo es complementar los estados con información relevante.
Limitaciones en el uso de los estados financieros.
Los usuarios de la información financiera deben tomar en cuanto los
siguientes conceptos:
Las transacciones y los eventos económicos son cuantificados con
reglas particulares dependiendo del criterio personal del que los
realiza.
Los estados financieros se expresan con moneda como su forma
de medición se debe considerar que tiene un valor que cambia en
función de los eventos económicos.
Los estados financieros, en especial el balance general, no
pretenden presentar el valor del negocio, sino presentar el valor,
para el negocio, de sus recursos y obligaciones cuantificables. Los
estados financieros cuantifican otros elementos esenciales de la
empresa como los recursos humanos, el producto, la marca, el
mercado, etc.
NIIF 5 Activos no Corrientes Mantenidos para la Venta y
Operaciones
En Zapata, (2011). Encontramos: En particular, la NIIF requiere que:
33
(a) Los activos que cumplan los requisitos para ser clasificados como
mantenidos para la venta, sean valorados al menor valor entre su importe
en libros y su valor razonable menos los costos de venta, así como que
cese la depreciación de dichos activos;
(b) Especifica que un activo clasificado como mantenido para la venta, así
como los activos y pasivos incluidos dentro de un grupo de activos para
su disposición clasificado como mantenido para la venta, se presentan
separadamente en el estado de situación financiera, y
(c) Especifica que los resultados de la operación discontinuada serán
mostrados separadamente en el estado del resultado integral.
La NIIF:
(a) Adopta la clasificación de “mantenidos para la venta”.
(b) Introduce el concepto de grupo de activos para su disposición, que es
un grupo de activos de los que la entidad quiere disponer, ya sea por
venta o de otro modo, en conjunto como grupo, mediante una única
transacción en que también se transfieren los pasivos asociados
directamente con dichos activos.
(c) clasifica una operación como discontinuada en la fecha en que la
operación cumple los requisitos para ser clasificada como mantenida para
la venta o cuando la entidad ha dispuesto de la operación.
Una entidad clasificará a un activo no corriente (o un grupo de activos
para su disposición) como mantenido para la venta, si su importe en libros
se recuperará fundamentalmente a través de una transacción de venta, en
lugar de por su uso continuado.
Según el COSO¹ formaliza un nuevo enfoque del Control Interno en las
Empresas, interpretando su aplicación no solamente a los procedimientos,
sino más a las personas que hacen parte integral de una organización.
Identifica una definición más adecuada, con sus objetivos precisos y
componentes de control fundamentales de aplicar en las empresas de
34
manera más funcional y clara, dirigida a lograr controles más funcionales
y la de lograr una mayor seguridad razonable a las instituciones.
En todas las organizaciones, no obstante la existencia de controles
adecuados no está exenta de sometimiento de errores no intencionales e
intencionales, estos últimos denominados fraudes y en especial en las
empresas denominadas de cuello blanco.
Por las aplicaciones informáticas, han aparecido nuevas formas de
sometimiento de fraudes en las instituciones financieras y en el sector real
y cooperativo que van en contra muchas veces de sus mismos clientes.
Nos ayuda a conocer las nuevas metodologías de control interno, sus
aplicaciones y recomendaciones necesarias para lograr una seguridad
razonable en las empresas, como también la de detectar posibles errores
intencionales y no intencionales, presentando soluciones de detección y
prevención de los fraudes más conocidos aparecen en las Instituciones.
Nos sirve también para la evaluación de los controles internos,
determinación de deficiencias, excepciones e inconsistencias, como la
presentación de informes de control para la ayuda en la erradicación de
problemas de esta índole.
35
Gráfico 3 Relación entre COSO I y COSO II
Fuente: Red Financiera Rural Elaborado: Vicente Toalombo
2.5 MARCO CONCEPTUAL
ACTIVOS FIJOS
Los activos fijos son aquellos que tienen el propósito de usarse en la
empresa y no de venderse, como por ejemplo el mobiliario, las máquinas
de producción, computadoras, etc. Los activos fijos también forman parte
del balance de la empresa y sufren depreciaciones con el tiempo.
36
PROCESO INTERNO
Un concepto fundamental dentro de la gestión por procesos para que éste
lleve a cabo con la máxima eficiencia es el concepto “cliente interno –
proveedor interno”.
Cada persona dentro de la organización tiene unas funciones y
responsabilidades definidas dentro del proceso al que pertenece. Al
destinatario de este “trabajo” le denominaremos “cliente interno”.
De igual manera, a “todo lo que provoca” que esa persona tenga que
desarrollar un trabajo le denominaremos “proveedor interno”.
INFORMACIÓN FINANCIERA
Conjunto de datos que se emiten en relación con las actividades
derivadas del uso y manejo de los recursos financieros asignados a una
institución. Es aquella información que muestra la relación entre los
derechos y obligaciones de la dependencia o entidad, así como la
composición y variación de su patrimonio en un período o momento
determinado.
37
CAPÍTULO III
METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN
3.1 MODALIDADES DE INVESTIGACIÓN
De campo
Según Luis Herrera y otros. (2009; pág. 103), en su libro Metodología de
la Investigación menciona:
“Es el estudio sistemático de los hechos en el lugar en que se producen
los acontecimientos. En esta modalidad el investigador toma contacto en
forma directa con la realidad, para obtener información de acuerdo con
los objetivos del proyecto.”
En la presente investigación se utilizó esta modalidad por cuanto permitió
acudir al lugar donde ocurren los hechos para obtener la información
según los objetivos de investigación.
Bibliográfica - Documental
Según Luis Herrera y otros. (2009; pág. 103), en su libro Metodología de
la Investigación menciona:
“Tiene el propósito de detectar, ampliar y profundizar diferentes enfoques,
teorías, conceptualizaciones y criterios de diversos autores sobre una
cuestión determinada, basándose en documentos (fuentes primarias), o
en libros, revistas, periódicos y otras publicaciones (fuentes secundarias).
Su aplicación recomienda especialmente en estudios sociales
comparados de diferentes modelos, tendencias o de realidades socio
culturales en estudios geográficos, históricos, geopolíticos, literarios,
entre otros”.
38
Se empleó para conocer, comparar, profundizar y deducir diferente
criterios de diversos autores, para ello se acudió a libros, archivos de la
empresa y el internet para la redacción, elaboración, fundamentación,
ampliación y conceptualizar del marco teórico.
3.2. MÉTODOS Y TÉCNICAS
Método Deductivo
Según César Augusto Bernal. (2006; pág.56), en su libro Metodología de
la Investigación dice:
“Es un método de razonamiento que consiste en tomar conclusiones
generales para explicaciones particulares. El método se inicia con el
análisis de los postulados, teoremas, leyes, principios, etc., de aplicación
universal y de comprobada validez, para aplicarlos a soluciones o hechos
particulares.”
A través de este método se procedió a extraer conclusiones particulares
relacionadas al problema de estudio en base a investigaciones anteriores
para realizar la formulación de la hipótesis y que después se puedan
comprobar y poder dar una solución al problema.
Método Analítico
Según César Augusto Bernal. (2006; pág.57), en su libro Metodología de
la Investigación dice:
“Este método estudia los hechos, partiendo de la descomposición del
objeto de estudio en cada una de sus partes para estudiarlas en forma
individual (análisis), y luego se integran partes para estudiarlas de
manera holística e integral (síntesis).”
En el presente trabajo de investigación se utilizó el método analítico, ya
que para poder comprobar la hipótesis se debe analizar el problema
planteado descomponiendo en sus partes todos y cada uno de sus
39
elementos que intervienen para poder tener una mejor claridad del objeto
de estudio para llegar a fin perseguido.
Técnicas:La Encuesta
Según César Augusto Bernal. (2006; pág. 177), en su libro Metodología
de la Investigación dice:
“La encuesta de se fundamenta en un cuestionario o conjunto de
preguntas que se prepararon con el propósito de obtener información de
las personas”.
En esta investigación se aplicó la técnica de la encuesta a través de un
cuestionario con un listado de preguntas escritas que se entregó a los
empleados, a fin de que las contesten por escrito el mismo que será muy
importante para la recolección y análisis de datos para esta investigación.
3.3 POBLACIÓN Y MUESTRA
En esta investigación se trabajó con un conjunto poblacional que está
conformado por el personal Administrativo, financiero, Jefes de Agencia y
Área Corporativa, y a todos los empleados, pues están en relación directa
al manejo de los activos fijos, que comprenden un No. de 30 personas,
distribuidos así:
Personal Administrativo 4
Personal Financiero 4
Jefes de Agencia 8
Área Corporativa 14
Es decir, la encuesta se aplicó a 30 personas que tienen relación directa
con el problema objeto de investigación
40
3.4 OPERACIONALIZACIÓN DE VARIABLES
Tabla 1: VARIABLE INDEPENDIENTE: Procedimientos de control de activos fijos
VARIABLE DIMENSIONES INDICADORES ÍNDICES INSTRUMENTO
Activos Fijos Estos bienes se corresponden con los medios de trabajo destinados a la prestación de servicios o producción. Su control se refiere específicamente a la adquisición; del cálculo y registro de la depreciación; los mantenimientos y reparaciones corrientes y capitalizables; las bajas por inservibles, ventas o intercambios; así como las reglas de valoración y exposición en los estados financieros
Activos fijos Control
Le han informado alguna vez si la Cooperativa cuenta con un manual de control de activos fijos. Con qué frecuencia se realiza el control de los activos fijos dentro de la cooperativa.
Si ( ) No ( ) Mensual ( ) Trimestral ( ) Semestral ( )
ENCUESTA
Elaborado por: Vicente Toalombo
41
Tabla 2: VARIABLE DEPENDIENTE: Información financiera
VARIABLE DIMENSIONES INDICADORES ÍNDICES INSTRUMENTO
Conjunto de datos que se emiten en relación con las actividades derivadas del uso y manejo de los recursos financieros asignados a una institución. Es aquella información que muestra la relación entre los derechos y obligaciones de la dependencia o entidad, así como la composición y variación de su patrimonio en un período o momento determinado.
Recursos Período contable
Cree usted que el personal de contabilidad es el adecuado para el control de activos fijos Considera necesario nombrar un encargado para el manejo de activos fijos ¿Cómo califica la actual administración de activos fijos en la Cooperativa? ¿Con la implantación del manual, qué beneficios tendrá la Cooperativa?
Si ( ) No ( ) Si ( ) No ( ) Eficiente ( ) Deficiente ( ) Moderada ( ) Mejor Eficiencia ( ) Información financiera precisa ( ) Mejor Operatividad ( ) Otra ( )
ENCUESTA
Elaborado por: Vicente Toalombo
42
3.5. RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN
Tabla 3 PREGUNTAS Y RESPUESTAS BÁSICAS
PREGUNTAS BÁSICAS RESPUESTAS
¿Para qué? Conocer la incidencia del control de activos
fijos en la información financiera
¿De qué personas? Empleados de la Cooperativa “Ambato”
Ltda.
¿Sobre qué aspectos? Los activos fijos de la Cooperativa
¿Quién o quiénes? Investigador: Vicente Toalombo
¿Cuándo? En el período Enero - Junio 2013
¿Dónde? Cooperativa “Ambato” Ltda.
¿Cuántas veces? Una vez
¿Qué técnicas de
recolección?
Encuesta
¿Con qué instrumentos? Cuestionario estructurado
¿En qué situación? U.T.E.
3.6 PLAN DE PROCESAMIENTO Y ANÁLISIS
- Organización de la información investigación previa.
- Preparación de instrumentos de evaluación cuestionarios.
- Depuración de la información encuestas aplicadas.
- Aplicación de instrumentos.
- Elaboración de cuadros estadísticos pasteles estadísticos.
- Análisis cuantitativo y cualitativo selección y análisis de datos.
3.7 ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN DE DATOS
43
Pregunta 1. ¿Conoce qué es un activo fijo?
Tabla 4 Conocimiento de activos fijos
Variable Frecuencia %
Si 25 83.33
No 5 16.67
Total 30 100,00
Fuente: Encuesta Elaborado por: Vicente Toalombo
Gráfico 4 Conocimiento de activos fijos
Fuente: Tabla N°. 4 Elaborado por: Vicente Toalombo
Análisis e Interpretación
El 83.33% indican que sí y 32 que corresponde al 35% indican que no.
Los empleados de la institución deben conocer la terminología básica y
sobre todo los activos fijos son parte importante de la empresa, pues no
está destinado a ser comercializado, sino para ser utilizado dentro de la
misma.
Si 83%
No 17%
44
Pregunta 2. ¿Conoce si la Cooperativa cuenta con un manual de
control de activos fijos?
Tabla 5 Manual de control de activos
Fuente: Encuesta Elaborado por: Vicente Toalombo
Gráfico 5 Manual de control de activos
Fuente: Tabla Nº. 5 Elaborado por: Vicente Toalombo
Análisis e Interpretación
El 100% dice que no conoce si la empresa cuenta con un manual para el
control de activos fijos
De lo que se colige que la cooperativa Ambato no ha informado a sus
empleados que la institución cuenta o no con un manual de control de
activos fijos, por lo que se crea confusión con procesos de compra y
control de los mismos.
Si 0%
No 100%
Variable Frecuencia %
Si 0 0.00
No 30 100.00
Total 30 100,00
45
Pregunta 3. ¿Con qué frecuencia se realiza el control de activos
fijos dentro de la cooperativa?
Tabla 6 Frecuencia de control de activos
Variable Frecuencia %
Mensual 0 0,00
Trimestral 0 0,00
Semestral 0 0,00
Anual 30 100,00
Total 30 100,00
Fuente: Encuesta Elaborado por: Vicente Toalombo
Gráfico 6 Frecuencia de control de activos
Fuente: Tabla Nº. 6 Elaborado por: Vicente Toalombo
Análisis e Interpretación
El 100% de los encuestados al respecto indican que controlan
anualmente.
En lo que tiene que ver con esta pregunta los encuestados manifiestan
que la frecuencia con la que realizan el control de activos fijos dentro de
la cooperativa es anualmente.
Mensual 0%
Trimestral 0%
Semestral 0%
Anual 100%
46
Pregunta 4. ¿Cuál es el procedimiento administrativo que sigue en
caso de faltante de activo fijo?
Tabla 7 Procedimiento administrativo en caso de faltantes de activos
fijos
Variable Frecuencia %
Amonestación 28 93.33
Multa 2 6.67
Otro 0 0,00
Total 30 100,00
Fuente: Encuesta Elaborado por: Vicente Toalombo
Gráfico 7 Procedimiento administrativo en caso de faltantes de
activos fijos
Fuente: Tabla Nº. 7 Elaborado por: Vicente Toalombo
Análisis e Interpretación
El 93.33% indican que lo amonestan, el 6.67% dice que aplican la opción
multa.
De las encuestas realizadas la mayor parte manifiestan que el
procedimiento administrativo cuando falta un activo fijo es amonestar al
empleado.
Amonestación
93%
Multa 7% Otro
0%
47
Pregunta: 5. ¿Cree usted que el personal de contabilidad es quien
debe llevar el control de activos fijos?
Tabla 8 Personal de contabilidad lleve el control de activos
Variable Frecuencia %
Si 28 93.33
No 2 6.67
Total 30 100,00
Fuente: Encuesta Elaborado por: Vicente Toalombo
Gráfico 8 Personal de contabilidad lleve el control de activos
Fuente: Tabla Nº: 8 Elaborado por: Vicente Toalombo
Análisis e Interpretación
El 93.33% manifiesta que sí y el 6.67% dicen que no.
Los encuestados al referirse que el personal de contabilidad es el que
lleva el control de inventarios la mayoría está de acuerdo y solo un
porcentaje mínimo indican que no es el departamento de contabilidad el
que lleva el control de activos.
Si 93%
No 7%
48
Pregunta: 6. ¿Considera necesario nombrar un encargado para el
manejo de activos fijos?
Tabla 9 Nombramiento de un encargado para el manejo de activos
Variable Frecuencia %
Si 26 86.67
No 4 13.33
Total 30 100,00
Fuente: Encuesta Elaborado por: Vicente Toalombo
Gráfico 9 Nombramiento de un encargado para el manejo de activos
Fuente: Tabla Nº.9 Elaborado por: Vicente Toalombo
Análisis e Interpretación
El 86.67% dicen que sí, y el 13.33% dice que no.
Por lo que si se considera necesario nombrar a un encargado para el
manejo de activos fijos porque se mejorará la atención.
Si 87%
No 13%
49
Pregunta 7.- ¿Cómo califica la actual administración de activos
fijos en la Cooperativa?
Tabla 10 Calificación de la administración de activos
Variable Frecuencia %
Eficiente 3 10.00
Deficiente 10 33.33
Moderada 17 56.67
Total 30 100,00
Fuente: Encuesta Elaborado por: Vicente Toalombo
Gráfico 10 Calificación de la administración de activos
Fuente: Tabla Nº. 10 Elaborado por: Vicente Toalombo
Análisis e Interpretación
El 56.367% califica como moderada, el 33.33% deficiente, y el 10% como
eficiente.
Quienes tienen la potestad de controlar los bienes de la empresa, en lo
que se refiere a activos fijos deben tener un trabajo eficiente, pues todo
recurso de una organización constituye parte importante y significativa
para la misma.
Eficiente 10%
Deficiente 33%
Moderada 57%
50
Pregunta 8. ¿Considera importante disponer de un manual de
administración de activos fijos para la Cooperativa?
Tabla 11 Importancia del manual de administración de activos fijos
Variable Frecuencia %
Si 29 96.67
No 1 3.83
Total 30 100,00
Fuente: Encuesta Elaborado por: Vicente Toalombo
Gráfico 11 Importancia del manual de administración de activos fijos
Fuente: Tabla Nº. 11 Elaborado por: Vicente Toalombo
Análisis e Interpretación
El 96.67% dice que sí y el 3,33% opina que no
Los encuestados si consideran necesario disponer de un manual de
administración de activos fijos para la cooperativa, mientras que tan solo
un mínimo de ellos afirman lo contrario.
Si 97%
No 3%
51
Pregunta 9. ¿Con la implantación del manual, qué beneficios tendrá
la Cooperativa?
Tabla 12 Beneficios para la cooperativa con implementación de un
manual
Variable Frecuencia %
Mejor Eficiencia 5 16.67
Información financiera precisa 18 60.00
Mejor operatividad 5 16.67
Otra 2 6.67
Total 30 100,00
Fuente: Encuesta Elaborado por: Vicente Toalombo
Gráfico 12 Beneficios para la cooperativa con implementación de un
manual
Fuente: Tabla Nº. 12 Elaborado por: Vicente Toalombo
Análisis e Interpretación
El 60% opina que un manual beneficiará para que la información
financiera sea precisa, el 16,67% que será más eficiente, el 16.67%
también dice que habrá mejor operatividad y el 6.67% opina otra.
El implantar un manual para el control de activos fijos será de gran ayuda
para la institución, ya que permitirá tener un registro confiable, siendo la
información verídica lo cual ratificará el éxito o el fracaso de la misma.
Mejor Eficiencia
17%
Información financiera
precisa 60%
Mejor operativida
d 17%
Otra 6%
52
10. Según su opinión, ¿cómo cree que es la información actual en
relación a los activos fijos?
Tabla 13 Información actual de activos fijos
Variable Frecuencia %
Eficiente 4 13.33
Deficiente 19 63.33
Moderada 7 23.33
Totales 30 100,00 Fuente: Encuestas Elaborado por: Vicente Toalombo
Gráfico 13 Información actual de activos fijos
Fuente: Tabla Nº. 13 Elaborado por: Vicente Toalombo
Análisis e interpretación
El 63.33% opinan que es moderada, el 23.33% dicen que es deficiente y
el 13.33% que es eficiente.
La información que se disponga de una empresa tiene que ser confiable
y eficiente, de ello depende el éxito de la institución, ya que sirve para
tomar decisiones oportunas, previo una investigación certera, que no sea
al azar, sino que se base en la realidad, de esta manera, inclusive se
tiene información válida para los estados financieros para que arrojen los
resultados adecuados y demostrar si existe pérdida o ganancia en un
período dado.
Eficiente 13%
Deficiente 64%
Moderada 23%
53
3.8. VERIFICACIÓN DE LA HIPÓTESIS
El método estadístico utilizado para comprobar las hipótesis es el chi
cuadrado (x²) por ser una prueba que permite medir aspectos
cualitativos y cuantitativos de las respuestas que se obtuvieron del
instrumento administrado y medir la relación que existe entre las dos
variables de las hipótesis en estudio.
Se seleccionó las preguntas que tienen relación directa:
Ho. Los procedimientos del control de activos fijos mejoran la
información financiera en la Cooperativa de Ahorro y Crédito
Ambato Ltda.
H1. Los procedimientos del control de activos fijos no mejoran la
información financiera en la Cooperativa de Ahorro y Crédito
Ambato Ltda.
7. ¿Cómo califica la actual administración de activos fijos en la
Cooperativa?
10. ¿Según su opinión, cómo cree que es la información en relación a los
activos fijos?
Para la verificación de hipótesis se escoge la prueba de Ji² cuadrado,
cuya fórmula es la siguiente:
i E
EOX
)²(²
54
En donde:
X²= Es Ji cuadrado
Σ = Sumatoria
O = Frecuencia observada
E= Frecuencia esperada.
Tabla 14 FRECUENCIA OBSERVADA
Fuente: Encuesta Elaborado por: Vicente Toalombo
Frecuencia Esperada:
Pregunta Administración
de Activos
Información
Financiera TOTAL
Respuesta
Eficiente 3 4 7
Deficiente 10 19 29
Moderada 17 7 24
TOTAL 30 30 60
55
Tabla 15 FRECUENCIA ESPERADA
Fuente: Tabla Nº. 14 Elaborado por: Vicente Toalombo
El grado de libertad es igual a la multiplicación del número de las filas
menos uno por el número de las columnas menos uno así:
Gl = (F-1) (C-1)
Gl = (2-1) (3-1)
Gl = (1) (2)
Gl = 2
Dónde:
Gl= grados de libertad
C= Columnas de la tabla
F= Fila de la tabla Entonces tenemos que
Gl= 2; en donde el nivel de significación a = 0,05; en la tabla de
distributiva Ji² que equivale a 5.99
Cálculo Matemático:
Evalúo la hipótesis nula, es decir, que no hay unión entre las dos
variables, para ello se calculó el Ji cuadrado evidenciando los valores
obtenidos especialmente con los de la distribución hipotética, dados los
totales obtenidos en los que no haya ninguna asociación entre las
variables.
Pregunta Administración
de Activos
Información
Financiera TOTAL
Respuesta
Eficiente 3.50 3.50 7
Deficiente 14.50 14.50 29
Moderada 12.00 12 24
TOTAL 30 30 60
56
Tabla 16 Cálculo del Chi cuadrado
CONDICIÓN fo fe fo-fe (fo-fe)2 (fo-fe)2/fe
Administración de Activos
3 3,5 -0,5 0,25 0,07
10 14,5 -4,5 20,25 1,40
17 12 5 25,00 2,08
Información Financiera
4 3,5 0,5 0,25 0,07
19 14,5 4,5 20,25 1,40
7 12 -5 25,00 2,08
7,103
Fuente: Tablas Nº. 14 y 15 Elaborado por: Vicente Toalombo
X² = 7.103
Valor tabla= 5,991
Chi 2 = 7,103 Valor Chi 2 de la muestra
Región de aceptación de la Ho: Hipótesis Nula
Area de significancia
0,05 Grado de significancia (error)
5,991
57
Decisión Final
El valor X²t= 7.103 es mayor a X²c= 5.99 y de acuerdo a lo establecido la
hipótesis nula H0 se rechaza, es decir, los procedimientos del control de
activos fijos no mejorarán la información financiera en la Cooperativa de
Ahorro y Crédito Ambato Ltda.
Aquí conviene mencionar que se ha realizado una demostración primaria
de la hipótesis, en base a la estadística mostrado en el párrafo anterior.
58
CAPÍTULO IV
PROPUESTA
4.1 DATOS INFORMATIVOS
Título de la propuesta: Diseño del Manual para el control de los activos
fijos en la Cooperativa de Ahorro y Crédito
“Ambato”
Nombre del proponente: Vicente Toalombo
Institución ejecutora: Universidad Tecnológica Equinoccial
Beneficiarios
Directos: Cooperativa de Ahorro y Crédito “Ambato” Ltda.
Indirectos: Socios de la Cooperativa
Otras entidades crediticias
Ubicación: Ambato – Ecuador
Tiempo estimado para la ejecución 6 Meses
Inicio Enero 2013
Fin: Junio 2013
Equipo Técnico responsable:
Jefe del Departamento de Contabilidad:
Investigador: Vicente Toalombo
59
4.2. ANTECEDENTES DE LA PROPUESTA
La Cooperativa de Ahorro y Crédito Ambato Ltda., al igual que muchas de
las instituciones financieras similares, que mantienen actividades de
intermediación monetaria registran debilidades en diferentes ámbitos,
siendo el detectado la falta de control en el manejo de los activos fijos.
Resulta casi imposible encontrar en la Institución un detalle de los
procesos que se deben realizar en cada unidad, todo es desarrollado
según el criterio de quien lo ejecuta.
De acuerdo a la investigación realizada se puede indicar que existe un
gran número de personas que no conocen sobre la administración y
control de los activos fijos, debido a que no saben las políticas de
aplicación, procesos de los mismos para que puedan encaminar.
Ante lo expuesto y con el fin de mejorar el proceso contable, buscando
tener una mejor información financiera, se considera importante contar
con un manual para el control de activos fijos con el fin de establecer
valores reales y la ubicación del bien.
Sin embargo, contabilidad, ni administración, no han realizado un control
de cada uno de ellos hasta la actualidad a fin de mejorar el proceso
contable y por ende demostrar una información verídica en los Estados
Financieros.
4.3. JUSTIFICACIÓN
La Cooperativa de Ahorro y Crédito “Ambato” Ltda. en su trayectoria ha
venido ejecutando actividades contables, sin tener en cuenta la ausencia
en algunos bienes o documentación de soporte, también se puede
mencionar que existe un descuido debido a que aparentemente no está
directamente relacionada con la utilidad, razón por la cual se justifica el
desarrolla de la presente propuesta y debido a la necesidad en el área de
60
contabilidad para el adecuado control de los activos fijos desde la
adquisición hasta el completo uso del bien, puesto que existen bienes que
se encuentra únicamente en papeles, lo que genera gastos posteriores
para la Cooperativa, también como funcionario de la cooperativa he visto
que los bienes son transferidos, a otras oficinas sin debida elaboración de
algún documento de entrega y recepción, he visto que algunos bienes en
estado muy bueno se encuentra en bodega ya dado de baja, las mismas
que se puede revalorizar o que puede utilizar como herramienta de
trabajo y la ves optimizar los gastos.
Es importante la ejecución del presente manual, pues se requiere contar
con un manual para el control interno de los activos fijos, lo que permite
que regule el control de activos fijos y la administración de los bienes y
ayuda a brindar mejores procesos contables.
Este trabajo será de mucha utilidad para la Cooperativa debido a que
todos los bienes estarán organizados y contabilizados y en cualquier
momento se podrá realizar cambios, compras, bajas y otras cuestiones
relativas a los activos fijos.
61
MANUAL DE CONTROL DE LOS
ACTIVOS FIJOS DE LA
COOPERATIVADE AHORRO Y
CRÉDITO AMBATO LTDA.
Vicente Toalombo
62
MANUAL DE ACTIVOS FIJOS
DE LA COOPERATIVA AMBATO LTDA.
CÓDIGO
MAF: 01/26
REVISIÓN 01
1. INTRODUCCIÓN.
Considerando el volumen de operaciones que la cooperativa mantiene e
invierte en Activos Fijos, se determina la necesidad de Implementar un
documento en el que se establezcan guías y procedimientos, con el
propósito de velar por la eficiente administración y control de los recursos
materiales, de manera que se posibilite, la ubicación de los bienes donde
están situados, la identificación de los custodios y usuarios de los bienes, la
apropiada interrelación entre el control contable y el manejo físico mediante
la aplicación de este manual pre establecido y el uso de registros,
formularios y reportes consolidados para todas las oficinas operativas
El Manual incorpora además los procedimientos que deben aplicarse para
los ingresos y egresos de bienes originados en la compra, bajas,
transferencias, donaciones, traspasos internos, entre otros, así como para
el mantenimiento, y constataciones físicas de los bienes.
Complementariamente, contempla los aspectos vinculados con los
diferentes niveles de autoridad y responsabilidad, relacionados con la
custodia y manejo de los bienes, con lo cual se propende al eficiente
control interno de los Activos Fijos.
63
MANUAL DE ACTIVOS FIJOS
DE LA COOPERATIVA AMBATO LTDA.
CÓDIGO
MAF: 02/26
REVISIÓN 01
2. OBJETIVOS GENERAL
Establecer registros, formularios y procedimientos tendientes a mejorar la
administración de los bienes en lo que respecta al ingreso, egreso,
traspaso, toma física, entrega-recepción, mantenimiento y protección de los
mismos.
2.1. OBJETIVOS ESPECÍFICOS
1) Definir un conjunto de criterios técnicos normativos de carácter práctico,
que permitan una eficiente administración y control de los activos fijos de la
Cooperativa, apoyado en medidas orientadas a salvaguardar los diversos
recursos materiales.
2) Implementar una guía adecuada para la Institución, segregación de
funciones y delimitación de responsabilidades en el manejo de los activos
fijos de la cooperativa
3) Definir normas entre el control contable y el físico, para identificación de
los bienes y disponer de información útil y oportuna para la toma de
decisiones.
64
MANUAL DE ACTIVOS FIJOS
DE LA COOPERATIVA AMBATO LTDA.
CÓDIGO
MAF: 03/26
REVISIÓN 01
3. ÁMBITO DE APLICACIÓN.
El presente Manual es de aplicación obligatoria en todas las Oficinas
Operativas de la cooperativa y para todos los directivos, funcionarios y
empleados. Las reformas que fueren necesarias para adaptarlo a la
naturaleza de la cooperativa, deberán contar previamente con la aprobación
del Consejo de Administración.
4. ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL
Auditoria interna
Gerencia de negocio Gerencia de operaciones
Jefaturas de agencias
Asesoría de negocio
Jefatura de Compras
Jefes de cajas
Tesorería
Asesoría de Inversión Área operativa
ASAMBLEA GENERAL
DE SOCIOS
Consejo de Administración
Gerencia general
Gerencia Financiera
Contabilidad
Sección de
contabilidad
65
MANUAL DE ACTIVOS FIJOS
DE LA COOPERATIVA AMBATO LTDA.
CÓDIGO
MAF: 04/26
REVISIÓN 01
GERENTE GENERAL
Es la persona quien autoriza los pagos, firma los cheques y toma las
decisiones dentro de la empresa.
Contrata al personal administrativo.
Toma decisiones en el aspecto Comercial: Creación de nuevos
productos
Financiero: Autoriza la adquisición de obligaciones Financieras.
Autoriza la adquisición de Activos Fijos e inversiones.
Firma las declaraciones de impuestos: al Servicios de Rentas
Internas.
Autoriza los trámites con los entes de Control: Servicio de Rentas
Internas y Superintendencia de la Ley de Economía Popular y
Solidaria.
Controla las políticas internas de la Cooperativa.
GERENTE FINANCIERO
Organiza, dirige, coordina y controla todas las actividades
administrativas y financieras de la Cooperativa.
Vigila la incorporación de los procesos específicos de control interno,
dentro de los sistemas de presupuesto, de determinación y
recaudación de los recursos financieros, de tesorería y contabilidad.
66
MANUAL DE ACTIVOS FIJOS
DE LA COOPERATIVA AMBATO LTDA.
CÓDIGO
MAF: 05/26
REVISIÓN 01
Avala el funcionamiento de control interno administrativo y financiero.
Adopta medidas correctivas para el mejoramiento de los sistemas de
Administración financiera.
Establece métodos específicos de evaluación presupuestaria.
Presenta con oportunidad la información financiera requerida, a los
distintos grados gerenciales internos, así como a la Auditoría interna
y externa.
Cumple y hace cumplir las disposiciones legales, reglamentarias, las
políticas y normas pertinentes relacionadas con sus funciones, así
como supervisar la labor y la calidad ética y profesional del personal
de su departamento.
Vigila la liquidación y cancelación oportuna de toda obligación
Financiera.
GERENTE DE OPERACIONES
Custodia y controla las claves de acceso a las bóvedas y cajas
fuertes
Autoriza a los usuarios el acceso al sistema Fit - Coop.
Garantiza las actividades de soporte operativo y contable de los
servicios, procesos y/o actividades a cargo del área, cumplan con la
normativa interna y externa vigente; y se efectúen con la calidad,
seguridad y oportunidad requeridas.
Vigila que las operaciones crediticias de la Cooperativa se realicen
según las políticas establecidas
Controla el correcto cierre de caja diario de todas las oficinas
operativas.
67
MANUAL DE ACTIVOS FIJOS
DE LA COOPERATIVA AMBATO LTDA.
CÓDIGO
MAF: 06/26
REVISIÓN 01
CONTABILIZACIÓN DE LOS ACTIVOS FIJOS.
La contabilización se efectuará al momento que los activos fijos se
adquieran, construyan, fabriquen o activen. Los activos fijos serán
registrados inicialmente a su costo de adquisición o elaboración. De ser el
caso, el diferencial cambiario que se incurra para la adquisición,
constituirán costo del activo.
La pérdida de valor de los activos, resultantes de siniestros y otras causas
imprevistas, se registrarán al momento de ser reconocido el evento.
La contabilidad mantendrá un control individualizado de los activos fijos.
INGRESO DE ACTIVOS.
Luego de que la Cooperativa ha seguido los procesos correspondientes
para la adquisición, Gerencia aprueba la orden de compra del bien y el
personal encargado realiza la compra y se entrega los documentos fuente a
contabilidad para que realice el asiento contable y efectúe el traspaso del
bien a la oficina solicitante, mediante acta de entrega recepción y se realice
el ingreso el nuevo bien de activos por oficina y por funcionario.
68
MANUAL DE ACTIVOS FIJOS
DE LA COOPERATIVA AMBATO LTDA.
CÓDIGO
MAF: 07/26
REVISIÓN 01
RESPONSABILIDAD
Es responsabilidad de los Directivos, funcionarios y empleados, utilizar los
activos fijos de la Cooperativa únicamente para llevar a cabo labores
institucionales y por ningún motivo para fines personales o particulares
RESPONSABILIDAD EN LA ADMINISTRACIÓN.
En primer término la responsabilidad recae en la máxima autoridad de la
Cooperativa, siendo su obligación velar por la correcta adquisición,
conservación, mantenimiento, valoración y enajenación de los activos fijos
institucionales, comparte esta responsabilidad con Directivos y Jefes de
unidades administrativas
RESPONSABILIDAD EN EL REGISTRO Y CONTROL.
El control contable y físico de los activos fijos está a cargo del
Departamento de Contabilidad; mientras que el control concurrente lo
ejerce Auditoria, en sujeción a lo previsto en el presente Manual y demás
normas contables.
RESPONSABILIDAD DE LA CUSTODIA Y CONTROL FÍSICO.
La responsabilidad directa corresponde a cada funcionario que se les haya
asignado determinados activos fijos para el desempeño de sus funciones y
los que por delegación expresa se agreguen a su cuidado. En cada oficina
operativa y en Contabilidad, deberán mantenerse los documentos y
registros (Actas de Entrega –Recepción) que permitan identificar con
precisión los responsables directos del uso y custodia de los bienes.
69
MANUAL DE ACTIVOS FIJOS
DE LA COOPERATIVA AMBATO LTDA.
CÓDIGO
MAF: 08/26
REVISIÓN 01
TRASPASO INTERNO DE ACTIVOS FIJOS.
Es el traslado de los bienes, de una oficina a otra de acuerdo a la
necesidad. Para realizar este proceso será necesario el acuerdo de los
responsables de oficina, quienes oficializarán y legalizarán el traspaso
mediante acta de Entrega-Recepción, la misma que entregarán a
Contabilidad para su respectivo registro y constatación física.
Adicionalmente será constatado por Auditoría.
MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE BIENES.
Es la ejecución periódica de trabajos que eviten el deterioro intensivo, daño
o destrucción de los bienes. Los coordinadores de oficina son los
responsables de notificar a la Oficina Matriz el estado de los bienes, para
que en el caso de equipos de cómputo, sean revisados y se dé el
mantenimiento preventivo, en cuanto al resto de activos, será el
departamento de compras quien coordine el mantenimiento de los bienes.
MANTENIMIENTO CORRECTIVO DE BIENES
Es la reparación inmediata de los daños o desperfectos ocurridos en los
bienes por el uso normal o causas imprevistas.
Si el responsable de oficina detecta dificultades en el funcionamiento de los
bienes o si se hallaren en mal estado, ya sea por obsolescencia, deterioro o
daños en general, comunicará a compras y solicitará la reparación,
utilizando para ello el REGISTRO 12; Formulario de Requerimiento de
Reparación Mantenimiento, diseñado para el efecto y será Gerencia quien
70
MANUAL DE ACTIVOS FIJOS
DE LA COOPERATIVA AMBATO LTDA.
CÓDIGO MAF: 09/26
REVISIÓN 01
en última instancia autorizará el arreglo.
Antes de resolver quién va a reparar o dar mantenimiento a los bienes se
asegurará de revisar las garantías y cláusulas pertinentes de los contratos
de compra-venta ya que el proveedor puede estar obligado a prestar tales
servicios.
Aquellos bienes que se encuentran en mal estado, y cuya reparación no
fuera factible realizarla, o siéndolo, no se justifique en función de su elevado
costo, se lo considerará como inservibles y se tramitará su baja.
ADICIONES, MEJORAS Y REPARACIONES.
Cualquier adquisición que tenga el efecto de aumentar la capacidad
productiva de un activo fijo o de incrementar su vida útil se registrará como
aumento del valor en libros del activo fijo o como un activo independiente,
según resulte más práctico para su control y depreciación.
En casos de costos normales y necesarios para conservar la condición
operativa del activo fijo, como la adquisición de partes o piezas, se
deberán cargar al gasto.
71
MANUAL DE ACTIVOS FIJOS
DE LA COOPERATIVA AMBATO LTDA
CÓDIGO MAF: 10/26
REVISIÓN 01
EN CASO DE ROBO, HURTO O CASO FORTUITO.
El funcionario afectado informará a Gerencia y Auditoría Interna y realizará
la denuncia ante las instancias legales pertinentes, para inicio de una
investigación y reclamos del seguro.
Auditoría analizará el caso y determinará si califica como siniestro, en este
caso el seguro asumirán la pérdida, en caso de comprobarse que fue por
negligencia del funcionario, Este deberá reponer, por un bien de iguales
características o será descontado de sus haberes el valor que corresponda.
USO, MANTENIMIENTO Y CONTROL DE VEHÍCULOS.
ALCANCE.
El uso, mantenimiento y control de los vehículos, (Camionetas y motos) de
propiedad de la Cooperativa, estarán sujetos a las disposiciones
contenidos en este Manual.
USO
Camionetas: Se destinarán exclusivamente para el cumplimiento de labores
institucionales asignadas por el gerente, en el caso de la oficina Matriz y
responsables de oficina en el caso de las Agencias, quienes registrarán la
Orden de movilización en el REGISTRO 15, legalizada por el Funcionario
que lo conducirá y entregarán la orden de combustible, para el tanque o del
vehículo en las Gasolineras asignadas por la cooperativa en cada zona
geográfica.
72
MANUAL DE ACTIVOS FIJOS
DE LA COOPERATIVA AMBATO LTDA
CÓDIGO MAF: 11/26
REVISIÓN 01
Motocicletas: Se destinarán exclusivamente para el cumplimiento de
labores institucionales, y el uso será de exclusiva responsabilidad del
funcionario a quien se le asignó las motocicletas
CONDUCTORES DE CAMIONETAS Y MOTOS.
Los vehículos de propiedad de la cooperativa, serán conducidos
únicamente por funcionarios que tengan licencia de conducir de acuerdo al
tipo que corresponda. Recursos Humanos solicitará una copia de este
documento a todos los funcionarios que conduzcan vehículos
institucionales. Archivo que reposará en esa unidad.
RESPONSABILIDAD Y MANTENIMIENTO.
Se responsabilizará de la custodia de los vehículos, a los funcionarios,
mediante acta de entrega-recepción en la que conste el inventario de
vehículos, accesorios y herramientas. En la matriz, los vehículos al Chofer
Institucional, en las Agencias a los Responsables de oficina y las
motocicletas a cada funcionario.
En la matriz, el control, chequeo y reparación de los vehículos estará a
cargo del Chofer Institucional, y en las agencias el responsable de oficina,
quienes llevarán un reporte diario de movilización en el que anotarán: la
hora de salida y entrada, kilómetros recorridos, destino y el nombre del
funcionario que utilizó el vehículo, quien firmará el, REGISTRO 16 Control
de Ruta del Vehículo.
Los vehículos una vez terminada la jornada de trabajo, se guardarán en los
garajes autorizados.
73
MANUAL DE ACTIVOS FIJOS
DE LA COOPERATIVA AMBATO LTDA
CÓDIGO MAF: 12/26
REVISIÓN 01
El Chofer Institucional, los responsables de oficinas y los funcionarios a
cargo de las motos, deberán realizar las siguientes actividades:
Diariamente revisarán y controlarán: los niveles de aceite, agua,
líquido de frenos, la presión de neumáticos, el encendido y el estado
de las demás partes y piezas; y, realizará el aseo interior y exterior
del vehículo.
Igualmente serán responsables de que con la periodicidad del caso,
el vehículo sea lavado, engrasado, pulverizado, cambiado de
aceites, filtros, etc.
Periódicamente se realizará un chequeo mecánico integral.
En caso de averías de los vehículos, los responsables comunicarán a la
Secretaria de Gerencia, con quien coordinarán su reparación inmediata.
CUSTODIO DE DOCUMENTOS DE RESPALDO DE LOS VEHÍCULOS Y
MOTOS.
Las copias a color de las facturas, contratos y documentos de
arrendamiento relacionados con la adquisición de los vehículos reposarán
en caja fuerte bajo la responsabilidad del encargado de compras.
La Matricula original y SOAT está bajo la responsabilidad de los
Coordinadores de las oficinas.
74
MANUAL DE ACTIVOS FIJOS
DE LA COOPERATIVA AMBATO LTDA
CÓDIGO MAF: 13/26
REVISIÓN 01
MEDIDAS DE RESGUARDO Y SEGURIDAD DE LOS ACTIVOS FIJOS
SEGUROS.
Se contratará seguros especialmente para cubrir riesgos de accidentes,
incendios, destrucción, robo, uso indebido y riesgos contra terceros,
relacionados con: instalaciones, edificios, vehículos y equipos, con
compañías aseguradoras solventes acreditadas en el país.
Estas pólizas serán contratadas en las condiciones más favorables para la
cooperativa. Gerencia velará por la correcta y oportuna suscripción,
custodia, renovación y ejecución de las pólizas de seguros, garantizando de
esta manera su gestión.
CAUCIONES.
Gerente, funcionarios empleados que manejen dinero, están en la
obligación de prestar caución a favor de la Cooperativa, para responder por
el fiel cumplimiento de las funciones.
Los Funcionarios mencionados brindarán, caución desde el momento de
su contratación o cuando en un cambio de puestos, asumiera una de estas
responsabilidades.
75
MANUAL DE ACTIVOS FIJOS
DE LA COOPERATIVA AMBATO LTDA
CÓDIGO MAF: 14/26
REVISIÓN 01
SEGURIDAD FÍSICA.
Al personal asignado para la vigilancia y cuidado de los bienes en edificios,
locales, garajes, bodegas, etc.; de la cooperativa, sean estos servidores
institucionales o contratados para este servicio, Gerencia les asignará las
funciones por escrito, en las que constarán la vigilancia de las puertas de
acceso y efectuar rondas periódicas, a fin de evitar que se produzcan robos
o hurtos de bienes.
Fuera de los horarios de trabajo no se permitirá el ingreso a instalaciones
de la cooperativa, excepto en la matriz a Personal Administrativo.
El encargado de Servicios Generales, para la matriz; y el Responsable de
oficina, para las agencias, serán los responsables de mantener los bienes
con las seguridades necesarias y en perfectas condiciones, además
sugerirán mecanismo más idóneo para brindar protección de los bienes a
su cargo.
76
MANUAL DE ACTIVOS FIJOS
DE LA COOPERATIVA AMBATO LTDA
CÓDIGO MAF: 15/26
REVISIÓN 01
CODIFICACIÓN Y ETIQUETAS
Se refiere a la estructura y descripción de la codificación establecida para
el control contable y físico de los activos fijos de la cooperativa, la cual está
diseñada en base a un número determinado de dígitos que ubicados en los
diferentes campos o niveles, proveen información desagregada y uniforme
que permite conocer principalmente las diferentes clasificaciones y sub
clasificaciones de los bienes, su ubicación geográfica y su identificación
individual.
CODIFICACIÓN. La codificación comprende el mínimo de campos y
dígitos correspondientes, que se establece para la ubicación e identificación
específica de los activos fijos.
La codificación contendrá 14 dígitos, y estos podrán incrementarse en
función de la estructura orgánica de la cooperativa, volumen de bienes y
sistema de registro a emplearse.
ESTRUCTURA DE LA CODIFICACIÓN.
CAMPO C Ó D I G O C O N C E P T O
1 01 Identifica la Oficina Operativa.
2 01 Identifica la Unidad Administrativa
3 GER Identifica el Departamento
4 01 Identifica el grupo de activo
5 001 Identifica el nombre del activo
6 01 Determina el # correlativo del bien.
77
MANUAL DE ACTIVOS FIJOS
DE LA COOPERATIVA AMBATO LTDA
CÓDIGO MAF: 16/26
REVISIÓN 01
PRIMER CAMPO. Compuesto de dos dígitos, cuyo ordenamiento se basa
en la agencia u oficina a la que pertenece el bien, según la siguiente tabla:
OFICINA CÓDIGO
Ambato 01
Cevallos 02
Guaranda 03
Pujilì 04
Latacunga 05
Saquisilì 06
Quito 07
Latacunga Estación 08
SEGUNDO CAMPO. Compuesto de dos dígitos, identifica en que área de
la Cooperativa está ubicado el bien, de acuerdo a la siguiente clasificación:
ÁREA CÓDIGO
Gerencial 01
Administrativa 02
Operativa 03
Otras 04
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MANUAL DE ACTIVOS FIJOS
DE LA COOPERATIVA AMBATO LTDA.
CÓDIGO MAF: 17/26
REVISIÓN 01
TERCER CAMPO. Compuesto de tres dígitos, identifica el departamento en
el que se ubica el bien, de acuerdo a la estructura de la cooperativa.
DEPARTAMENTO CÓDIGO
GERENCIAL
Gerencia GER
Secretaria Gerencia SEG
ADMINISTRATIVA
Contabilidad CON
Tesorería TES
Sistemas SIS
Auditoria AUD
Jurídico JUR
Proveeduría PRO
OPERATIVA
Cajas CAJ
Servicio al cliente SCL
Asesores de Crédito ASE
Responsables de Oficina RES
OTRAS
Archivo ARC
Salón de Eventos SEV
Sala de Reuniones SER
Sala de Espera SES
Bodega BOD
Bóveda BOV
Otras OTR
79
MANUAL DE ACTIVOS FIJOS
DE LA COOPERATIVA AMBATO LTDA.
CÓDIGO MAF: 18/26
REVISIÓN 01
CUARTO CAMPO. Compuesto por dos dígitos, identifica el tipo de bien, de
acuerdo a la siguiente clasificación.
TIPO DE ACTIVO CÓDIGO
Muebles 01
Enseres 02
Equipo de Oficina 03
Equipo de Cómputo 04
Unidades de transporte 05
Estructuras metálicas 06
QUINTO CAMPO: Compuesto por dos dígitos, identifica el número de bien,
de acuerdo a la siguiente clasificación.
80
MANUAL DE ACTIVOS FIJOS
DE LA COOPERATIVA AMBATO LTDA.
CÓDIGO MAF: 19/26
REVISIÓN 01
TIPO DE ACTIVO
CÓDIGO
MUEBLES
ANAQUEL DE MADERA 2 PUERTAS 001
ENSERES
ÁNFORA EN ALUMINIO Y ACRÍLICO 001
EQUIPO DE OFICINA
CAJA AMPLIFICADORA CON ENTRADA USB INCLUYE 001
EQUIPO DE CÓMPUTO
UPS 1250 TRIPPLITE1200W12VDC 001
UNIDADES DE TRANSPORTE
AUTO MOVIL FORD 550 FW 001
ESTRUCTURAS METÀLICAS
ESTRUCTURA METÀLICA DE 5m DE ALTO CON
PANCARTA EN LONA 2 CARAS 001
81
MANUAL DE ACTIVOS FIJOS
DE LA COOPERATIVA AMBATO LTDA.
CÓDIGO MAF: 20/26
REVISIÓN 01
SEXTO CAMPO: Compuesto por dos dígitos, establece el número de
activos iguales existentes en la oficina. Por ejemplo:
BIEN CÓDIGO
Teléfono Convencional 01
Teléfono Convencional 02
Teléfono Convencional 03
Teléfono Convencional 04
PRESENTACIÓN DE LAS ETIQUETAS.
Las etiquetas deberán ser colocadas en todos los activos de la cooperativa,
según corresponda y contendrán los siguientes parámetros:
1. LOGOTIPO DE LA COOPERATIVA
2. DESCRIPCIÓN DE BIEN. El nombre del bien.
3. NÚMERO de 14 dígitos de acuerdo a lo que corresponda.
4. UBICACIÓN. El departamento en el que está ubicado el bien.
5. ESTADO. Considera lo siguiente: BUENO en el caso de bienes con
vida útil y mala en caso de bienes sin vida útil pero servible.
Descripción: PERCHERO METAL 6 GANCHOS
Código: 09. 01. GER. 01. 073. 01 Ubicación: GERENCIA ESTADO:BUENO
82
MANUAL DE ACTIVOS FIJOS
DE LA COOPERATIVA AMBATO LTDA.
CÓDIGO MAF: 21/26
REVISIÓN 01
DEFINICIONES ADQUISICIÓN: Actividad que se realiza para satisfacer las necesidades de
un bien o servicio se requiere para la realización de un trabajo.
NIVEL: Son jerarquías existentes en una institución que tienen la autoridad
para decretar la realización de una operación de compra.
SOLICITUD DE COMPRA: Documento con la cual un funcionario da a
conocer la necesidad de un bien o servicio.
SUMINISTROS: Son bienes o servicios que se requieren para realizar un
trabajo específico.
EQUIPOS: Herramientas que se requieren para la realización de un
correcto trabajo.
ACTIVOS: Son bienes que forman parte del capital de una empresa.
COTIZACIONES: Precios referenciales de bienes que se requieran
adquirir.
ESPECIFICACIONES.- Descripción de los requerimientos que conforman
la calidad de diseño de un producto en cuanto a sus características.
PROVEEDORES.- Persona o Sociedad que abastece de bienes o servicios,
sea en grandes cantidades o por menor.
83
MANUAL DE ACTIVOS FIJOS
DE LA COOPERATIVA AMBATO LTDA.
CÓDIGO MAF: 22/26
REVISIÓN 01
KARDEX: Registro en la cual constan un listado detallado de bienes en
existencia en un departamento
EVALUACIÓN.- Acción de calificar sobre algún bien o servicio adquirido
CALIDAD.- Conformidad de un producto o servicio ajustada a las
especificaciones preestablecidas
ACTIVOS FIJOS: Constituyen todos los bienes tangibles que dispone la
Cooperativa, susceptibles de contabilizarse y reflejarse como tales en los
Estados Financieros, siempre y cuando cumplan con las siguientes
condiciones:
a) Constituir propiedad de la Cooperativa.
b) Utilizarse en las actividades de la Cooperativa.
c) Tener una vida útil igual o superior a lo establecido en Normas Contables
d) Tener un costo individual igual o superior a USD 100 .00.
TERRENOS: En este rubro se registra el valor de los terrenos de la
Institución destinado a futura edificaciones así como sus valuaciones a
costo de mercado.
EDIFICIOS: Registra el valor correspondiente a la adquisición o
construcción de edificios de propiedad de la Cooperativa, así como el valor
de las mejoras permanentes, ampliaciones, remodelaciones, etc. que
incidan en el valor de los edificios.
84
MANUAL DE ACTIVOS FIJOS
DE LA COOPERATIVA AMBATO LTDA.
CÓDIGO MAF: 23/26
REVISIÓN 01
CONSTRUCCIONES EN CURSO: Es una cuenta en la que se contabiliza
los costos utilizados para la construcción de bienes muebles como edificios
y locales destinados para uso de la institución. Luego de la cual se trasladó
a la cuenta 18 activos fijos, previa el acta entrega recepción, para iniciar
con el proceso de depreciación.
OTROS LOCALES: En esta cuenta se registra el costo de adquisición o
construcción de locales para cumplimiento de sus funciones específicas.
MUEBLES DE OFICINA: Representa el costo de adquisición más los
gastos de instalación de todos los muebles que son utilizados en las
diferentes unidades administrativas de la cooperativa
EQUIPO DE OFICINA: Constituye el monto de los artículos de tipo
mecánico o, eléctrico, que se utilizan en las actividades en las oficinas de
la Cooperativa
UNIDADES DE TRANSPORTE: Representa el costo de adquisición
vehículos más los accesorios instalados, siempre que sean significativos.
EQUIPO DE COMPUTACIÓN: Constituye todos los bienes de
computación más sus accesorios, además los equipos de comunicaciones.
85
MANUAL DE ACTIVOS FIJOS
DE LA COOPERATIVA AMBATO LTDA.
CÓDIGO MAF: 24/26
REVISIÓN 01
BIBLIOTECA Y PINACOTECA: Constituye el conjunto de libros,
enciclopedias, cuadros decorativos y obras artísticas.
ESTRUCTURAS METÁLICAS: Constituyen el valor a las estructuras y
vallas metálicas publicitarias.
OTROS ACTIVOS: Se registrarán todos aquellos bienes que por sus
características no se los puede agrupar en ninguno de los rubros anteriores
BIENES NO CONSIDERADOS ACTIVOS FIJOS.- Los bienes que por su
costo inferior a USD 100,00 no son clasificados como activos fijos, pero
que tienen una vida superior a un año, tales como ciertos útiles de oficina,
utensilios de cocina, vajilla, libros, herramientas, etc., que serán cargados
al gasto y estarán sujetos a medidas de control, como bienes menores.
86
MANUAL DE ACTIVOS FIJOS
DE LA COOPERATIVA AMBATO LTDA.
CÓDIGO
MAF:25/26
REVISIÓN 01
MÉTODO DE DEPRECIACIÓN.
Es la distribución del costo del activo fijo durante su vida útil. Las
depreciaciones serán calculadas tomando en consideración las
disposiciones emitidas por el SRI y se utilizará de preferencia el método de
línea recta, sobre el costo histórico.
Los porcentajes de depreciación a aplicarse estarán de acuerdo a lo
establecido por la Ley de régimen Tributario Interno y son:
Tabla N°. 17
DETALLE PORCENTAJE AÑOS
Edificios 5% 20años
Muebles de Oficina 10% 10 años
Equipos de Oficina 10% 10 años
Equipos de cómputo 33% 3 años
Programas de cómputo 33% 3 años
Vehículos 20% 5 años
Los bienes adquiridos del 1 hasta el 15 de cada mes, se depreciarán
por el mes completo. Y si la adquisición se realizó del día 16 en adelante,
la depreciación se realizará a partir del próximo mes.
El método adoptado se revelará en las notas a los Estados Financieros.
87
CUESTIONARIO DE CONTROL DE RIESGO DE LA COOPERATIVA DE AHORRO Y CREDITO AMBATO LTDA.
Agencia Fecha Viernes, 25 Abril de 2014Funcionario 17:00 Hora Fin 18:00
0 1 2 3 4
1 1
2 1
3 4
4 4
5 3
6 4
7 4
8 4
9 2
10 3
11 4
12 4
13 3
14 4
15 0
0 2 2 9 32 045 15
CALIFICACIÓN INTERPRETACIÓN DE LA ACTIVIDAD0 No se realiza, no existe o es totalmente contraria las normas y procedimientos1 Se reconoce pero no se realiza2 Se reconoce y se realiza con deficiencia3 Se realiza, sin embargo, no se ha implementado en su totalidad.4 Se realiza correctamente
OBSERVACIONES GENERALES DEL EVALUADOR
RECOMENDACIONES GENERALES DEL EVALUADOR
SUMATORIA DE LOS TOTALES
PROVEEDORES
Hora Inic.
¿Tienen politica de calificación de proveedores?
¿Custodia y organiza los documentos de valor , en orden y en un lugar seguro?
TOTALES
¿Existen notas de crédito a favor de la institución por proveedores?
Realiza un flujo de caja considerando los pagos semanales a proveedores.
¿Cumple con los niveles de autorizacion para la compra?
¿Los gastos o comprobantes de egreso sustentan los documentos adeudados?
¿Cuenta con un listado de proveedores?
¿Cómo sustenta las deudas a proveedores?
¿Revisa con atención los documentos que sustentan el pago a proveedores comocontrol interno?
¿Esta centralizada la funcion de compras?
¿Se reciben los documentos o facturas en la fecha señalada?
¿La factura cuenta con el sello de recibido a la fecha de entrega ?
¿Los anticipos de los contratos se realiza el siguimiento hasta su cumplimiento?
¿Existe control presupuestario de las compras?
PRINCIPAL-AMBATO
Variable a evaluar
¿Al cierre se registran las compras con las facturas pendientes de recepción?
Calificación N/A MARCA
EDGAR PILAMUNGA
88
Agencia Fecha Jueves 3 de Abril de 2014Funcionario Hora Inic Hora Fin 15:00
0 1 2 3 4
1 2
2 3
3 0
4 4
5 3
6 3
7 0 X
8 2
9 0 X
10 3
11 2
12 4
13 0
14 0
15 4
16 3
17 3
0 0 6 18 12 036 17
CALIFICACIÓN INTERPRETACIÓN DE LA ACTIVIDAD0 No se realiza, no existe o es totalmente contraria las normas y procedimientos1 Se reconoce pero no se realiza2 Se reconoce y se realiza con deficiencia3 Se realiza, sin embargo, no se ha implementado en su totalidad.4 Se realiza correctamente
OBSERVACIONES GENERALES DEL EVALUADOR
RECOMENDACIONES GENERALES DEL EVALUADOR
Son codificados los bienes con las fechas de recepción con el objetivo de determinar el periodo de tiempo entre la recepción y el envio a usuarios finales?
¿Se realiza conciliación de las cantidades despachadas con laspedidas y con las facturas, como forma de controlar laintegridad de los bienes?
¿Son las áreas física de almacenamiento, seguras?
¿Están los artículos colocados ordenadamente y con espacioadecuado de almacenamiento?
TOTALESSUMATORIA DE LOS TOTALES
¿Están los materiales y mercancías fácilmente accesiblescuando sean requeridos?
Son empleadas ordenes de compra para todas las operaciones?
Existe un sistema de control de inventarios adecuado en el cual incluya: * Niveles actuales de inventarios
Existen procedimientos establecidos para asegurar que se notifique al departamento de proveeduria cuando el bien se reciba en mal estado o en cantidades erroneas?
Resultan satisfactorios los controles sobre el proceso de recibo de mercaderias para garantizar que la mercancia contada es inspeccionada antes de colocarla en la bodega y antes de pagarle la factura al proveedor?
INVENTARIOS
¿Es apropiada la aprobación de todos los documentos querespaldan la recepción y transferencia de bienes de las Agencias?
¿Se realiza el almacenaje de las existencias en un lugar seguro?
¿Están segregadas las responsabilidades por la supervisión delos recuentos físicos y la aprobación de los ajustes surgidos delos mismos de la custodia, despacho, adquisición y recepciónde existencias?
¿El sobre-stock es un problema. Qué evidencia existe de que lainversión de inventario no es excesiva?
CLARA SOLIS
¿Existe una adecuada segregación de funciones en las áreasrelacionadas con el control de activos fijos?
¿Están segregadas las funciones, planificación, existencias, operaciones ycustodia de existencia de funciones contabilización de costos, registros deexistencias y mayor general?
¿Son las existencias sometidas a recuentos periódicos, paraverificar la veracidad de las mismas?
PRINCIPAL-AMBATO
¿Existe restricción de acceso físico a la bodega?
N/A MARCAVariable a evaluar
Calificación
14:00
89
Agencia FechaFuncionario Hora Inic Hora Fin 14:00
0 1 2 3 4
10
21
3
4
4
1
5
3
6
3
74
8
2
9
1
104
112
122
130
14
3
15
0 x
16
0 x
172
0 3 8 9 12 032 17
CALIFICACIÓN INTERPRETACIÓN DE LA ACTIVIDAD0 No se realiza, no existe o es totalmente contraria las normas y procedimientos1 Se reconoce pero no se realiza2 Se reconoce y se realiza con deficiencia3 Se realiza, sin embargo, no se ha implementado en su totalidad.4 Se realiza correctamente
OBSERVACIONES GENERALES DEL EVALUADORNOTA: El Auditor debe verificar que los bienes están marcados (codificados) para una fàcil identificaciàn
RECOMENDACIONES GENERALES DEL EVALUADOR
Variable a evaluarCalificación
N/A MARCA
ACTIVOS FIJOS
PRINCIPAL- AMBATOING. TERESA QUINATOA 13:00
Jueves 22 de Abril de 2014
Los procedimientos existentes permiten conocer en forma oportuna:♦ ¿la identidad, ubicación y uso de los bienes del Activo Fijo?♦ ¿la situación de un bien cuando queda en desuso?.
¿Se efectúan verificaciones periódicas del inventario de los Activos Fijos?
¿Se concilian, por lo menos una vez al año, los inventarios físicos con los registros dela contabilidad?
¿Están debidamente separadas las funciones de custodia, operación y registro de estosbienes?
Respecto de las propiedades (terrenos, edificios, bienes de uso y otros):♦ ¿tienen como respaldo facturas, escrituras, títulos de propiedad o certificado dedominio vigente?♦ Estos documentos ¿se guardan en forma adecuada para impedir su pérdida odestrucción?
¿Existen normas y procedimientos referidos al control de los bienes de activo fijo?
¿La Institución dispone de inmuebles (casas o deptos.) para uso de los funcionarios?
¿Se efectúa mantenimiento preventivo de los bienes?
¿Se asigna, formalmente, responsabilidad por la permanencia y mantenimiento de losbienes, a los usuarios de éstos?
¿Existe una Unidad encargada de las actividades de administración y control de losbienes de Activo Fijo?
Uso y control administrativo de cada vehículo?♦ Conducción y manejo de vehículos?♦ Autorización para conducir vehículos?♦ Circulación y prohibiciones?♦ Entrega y recepción de vehículos a cargo (responsabilidad)?♦ Obligatoriedad del conductor de rendir fianza?♦ Lugar de estacionamiento del vehículo?♦ Bitácora mensual del recorrido del vehículo?
Los procedimientos para el registro contable del Activo Fijo se ajustan, cuandocorresponda, a las normas que rigen el Sistema de Contabilidad?
¿El sistema contable dispone de registros auxiliares que reflejen el costo neto de losbienes, que constituyan un patrón de comparación de los inventarios físicos?
¿Existen bajas de activos fijos sustentados notarizados?.
TOTALESSUMATORIA DE LOS TOTALES
El responsable de la administración de los vehículos:♦ Lleva un control detallado de los cupones de combustibles recibidos
♦ ¿Se verifica el kilometrajeLa Autoridad responsable y el choferes encargados:♦ ¿se preocupan de mantener los vehículos en óptimas condiciones mecánicas?♦ ¿Se lleva una planilla Control de mantenimiento de cada Vehículo con el detallede los trabajos realizados y repuestos utilizados?♦ ¿Se compara la salida de repuestos de bodega, con los realmente utilizados en lamantenimiento o reparación de los vehículos?
¿La entidad tiene cubierto por seguros, sus activos fijos, contra riesgos generalmenteasegurables (incendios, robos, accidentes, daños a terceros y otros)? ¿Están vigenteslas pólizas?
90
Agencia Fecha Martes 23 Abril del 2014Funcionario Hora Inic Hora Fin 14:00
0 1 2 3 4
1 4
2 3
3 4
4 3
5 4
6 3
7 4
8 4
9 4
10 4
11 4
12 4
13 4
14 4
0 0 0 9 44 053 14
CALIFICACIÓN INTERPRETACIÓN DE LA ACTIVIDAD0 No se realiza, no existe o es totalmente contraria las normas y procedimientos1 Se reconoce pero no se realiza2 Se reconoce y se realiza con deficiencia3 Se realiza, sin embargo, no se ha implementado en su totalidad.4 Se realiza correctamente
OBSERVACIONES GENERALES DEL EVALUADOR
RECOMENDACIONES GENERALES DEL EVALUADOR
ADMINISTRACIÓN
PRINCIPAL- AMBATOING. CRISTINA YUCAILLA 12:00
Variable a evaluar
CalificaciónN/A MARCA
La empresa cuenta con Organigramas estructurales, posicionales yfuncionales?
Se cuenta con manuales y politicas?
Posee la Organización una Planificación Estrategica de sus actividades?
Utilizan herramientas de control de gestion como el CMI, Cuadro de MandoIntegral?
La estructura refleja la vision de la empresa?
Las funciones asignadas a cada area son adecuadas para el cumplimiento de lamision?
Se realiza un análisis financiero antes de la toma de decisiones?
Se realiza analisis organizacionales con periocidad?
TOTALESSUMATORIA DE LOS TOTALES
Existen determinados los valores y principios corporativos?
Se difunde al personal lo que la empresa quiere llegar a convertirse a largoplazo?
Se maneja indicadores de gestión?
Se posee POA (Planes Operativos Anuales)
Se mide el cumplimiento de los objetivos planteados?
Se mantiene reuniones permanentes con el Directorio?
91
CONCLUSIONES
PORCENTAJE DE LA GESTION DE CUMPLIMIENTO:
Proveedores 75% Inventarios 53% Activos Fijos 47% ADMINISTRATIVO 95% TOTAL 60%
Actividad delproceso a revisar
Número total depreguntas
Puntos óptimosdeseados
Puntos obtenidosPorcentaje decumplimiento
Valoración porimportancia defactor
Porcentaje totalobtenido
Proveedores 15 60 45 75% 15% 11%
Inventarios 17 68 36 53% 30% 16%
Activos Fijos 17 68 32 47% 40% 19%
ADMINISTRATIVO 14 56 53 95% 15% 14%
TOTALES 63 252 166 67% 100% 60%
MATRIZ CONSOLIDADA DE RESULTADOSY RIESGOS DE CONTROL INTERNO
92
Mapa De Riesgos
El mapa de riesgo es un instrumento metodológico mediante la cual se
identifica un conjunto ordenado y flexible de factores que pueden dar origen
a irregularidades, algunas veces a errores no intencionales y
definitivamente a hechos fraudulentos y de corrupción, con los mapas de
riesgo se califica la presencia del riesgo y se prevén sus posibles daños.
También el mapa de riesgos es una herramienta gerencial que puede
adaptarse a las necesidades y objetivos. Identificando los distintos factores
que lo integran y valorando la situación existente, es posible diseñar
estrategias y acciones orientadas a enviar, controlar o minimizar la
presencia de los posibles riesgos.
MAPA DE RIESGOS
• Ausencia de planes de contingencia para el riesgo de Activos Fijos.
• Incendios de las instalaciones de la institución.
• Terremotos imprevistos que dañen instalaciones.
• Factores climáticos que repercutan en el desarrollo normal de la
institución.
• Inestabilidad laboral.
• Análisis de indicadores deficientes, no realizados profesionalmente.
• Sustracción de información confidencial para la competencia.
• Falta de un buen control interno en el área contable y financiera
• Controles internos adecuados a la compra y baja de bienes.
Para la evaluación de los riesgos de la Cooperativa de Ahorro y crédito
Ambato Ltda., se propone el siguiente cuestionario de los componentes de
control interno, los mismos que una vez aplicados ayudaran a determinar el
nivel de confianza y el nivel de riesgo con la finalidad de adoptar medidas
de control para mitigar los mismos.
93
Estructura Financiera Agrupa varios indicadores que demuestra la condición financiera de Cooperativa, sobre la base de límites preestablecidos por la metodología de análisis: Demuestra la forma en que la Cooperativa utiliza los activos de institución, en este caso el 76.85 % están destinados a la colocación de los créditos a favor de los socios. De acuerdo con esta metodología se considera adecuado un indicador superior al 80% (Revisar ANEXO 4 Indicadores Financieros). Patrimonio Institucional Mide el patrimonio acumulado generado por la Cooperativa y su relación con el activo total, el comportamiento con este indicador debe ser creciente, hasta superar el 7%. Al 31 de Diciembre del 2013 la empresa posee un índice consolidado del 13.87%. Depósito de Ahorros Indica la capacidad de la cooperativa para obtener recursos de los socios y de otros oferentes de dinero para dedicarlos a la colocación de créditos. La sugerencia técnica de la metodología es que sea superior al 75%. La cooperativa registra un índice del 71.65%. Créditos Externos Con el propósito de fomentar el ahorro de los socios de la metodología sugiere que los créditos externos se mantengan por debajo del 15%. Al 31 de Diciembre del 2013. La entidad registra el 12.27% respecto de los activos totales. Eficiencia Operativa Representa la carga operacional implícita en el financiamiento de los Activos, el indicador se mide relacionado los gastos del personal más los gastos operativos respecto de los activos totales. Mientras más bajo menor. La cooperativa al 31 de Diciembre del 2013 registra un índice consolidado del 2.94%. Rentabilidad en Relación con el Patrimonio (ROE) Es un indicador de la capacidad de la cooperativa para generar resultados
94
positivos. No existe un ratio correcto, su medición solo es comparable con los resultados obtenidos por entidades similares, la cooperativa registro el 4.58% al 31 Diciembre del 2013. Rentabilidad en Relación al Activo Total (ROAC) Es otra forma de establecer la capacidad de la entidad para generar resultados positivos, la cooperativa obtuvo el indicador del 0.63 % al 31 Diciembre del 2013. Sostenibilidad Financiera Relaciona los ingresos y los gastos, se espera que el resultado sea superior al 110%, la Cooperativa obtuvo el indicador del 114.80% consolidado al 31 de Diciembre del 2013; este indicador demuestra una buena eficiencia en la utilización de los recursos. Liquidez Mide el nivel de recursos líquidos que tiene la entidad para atender el pago de pasivos exigibles; la administración ha definido mantener en activos líquidos al menos el 20% del total de sus obligaciones, mientras que su indicador de liquidez refleja un 24.71% de recursos líquidos, con este indicador se mantiene dentro de lo normal. Morosidad La tolerancia de la mora y de la cartera en riesgo establecida por la administración, es del 5% o menos, mientras que al 31 de Diciembre del 2013 se mantiene un índice de morosidad del 6.77%. También se presentan indicadores que se analizan de manera mensual para tomar decisiones adecuadas de manera oportuna.
95
MANUAL DE ACTIVOS FIJOS
DE LA COOPERATIVA AMBATO LTDA.
CÓDIGO MAF: 26/26
REVISIÓN 01
REGISTROS
REGISTRO
No.
TÍTULO REVISIÓN FECHA
REGISTRO
1
SOLICITUD DE COMPRA
DE BIENES O SERVICIOS
RCM-00
1
23/05/2013
REGISTRO
2
SOLICITUD DE FACTURAS
PROFORMAS
(COTIZACION)
RCM-00
1
23/05/2013
REGISTRO
3
REGISTRO DE
EVALUACIÓN DE
PROVEEDORES
RCM-00
1
23/05/2013
REGISTRO
4
ORDEN DE COMPRA O
TRABAJO
RCM-00
1
23/05/2013
REGISTRO
5
LISTADO DE
PROVEEDORES
CALIFICADOS
RCM-00
1
23/05/2013
REGISTRO
6
TARJETA DE CONTROL
DE ACTIVOS FIJOS
RCM-00
1
23/05/2013
REGISTRO
7
ENTREGA RECEPCIÓN DE
EQUIPOS
RCM-00
1
23/05/2013
96
MANUAL DE ACTIVOS FIJOS DE LA
COOPERATIVA AMBATO LTDA.
REGISTROS Y PROCESOS
CÓDIGO MAFRP: 01/07
REVISIÓN 01
DESCRIPCIÓN DE PROCESO
Identificación de la necesidad
La necesidad de la adquisición de materiales, suministros o servicios es
identificada en todos los niveles de la organización, con mayor frecuencia
por responsables del control de activos, así como de los jefes de área
quienes conocen y controlan la utilización de determinados materiales,
equipos o insumos.
OBJETIVO
Establecer los mecanismos necesarios para la realización de las compras,
de equipos, materiales, suministros, etc. garantizando que los productos
adquiridos cumplan con los requerimientos especificados por la
Cooperativa de Ahorro y crédito Ambato Ltda.
ALCANCE
Este procedimiento aplica a todas las áreas de la Cooperativa, que
requieran de una necesidad de compra, hasta la recepción y verificación de
la compra.
97
MANUAL DE ACTIVOS FIJOSDE
LACOOPERATIVA AMBATO LTDA.
REGISTROS Y PROCESOS
CÓDIGO MAFRP: 02/07
REVISIÓN 01
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
No. RESPONSABLE ACTIVIDAD
1
Coordinadores
de Oficina y
Jefaturas
Los coordinadores o Jefes departamentales,
solicitan por escrito al Gerente Operativo,
argumentando la necesidad, para cumplir sus
funciones o de sus colaboradores.
Establecer especificaciones adecuadas de los
bienes o servicios que se requiere en su área de
trabajo, mismas que se detallarán en la orden de
compra para adquisiciones menores de un
S.B.U, caso contrario el responsable elaborará la
orden de compra.
Responsable de la entrega – recepción de los
bienes o servicio adquiridos para su
departamento y su seguimiento en adquisiciones
menores de un S.B.U.
La autorización para las adquisiciones mayores a
$100,00 y hasta el valor de un S.B.U se las
realizará en la misma Orden de Compra
Disponer de una nómina actualizada de
proveedores clasificada por tipo de bienes y
servicios de adquisiciones de tres o más veces
en el año, e informar a todas los Coordinadores
departamentales para asegurar la selección del
proveedor adecuado.
98
MANUAL DE ACTIVOS FIJOSDE
LACOOPERATIVA AMBATO LTDA.
REGISTROS Y PROCESOS
CÓDIGO MAFRP: 03/07
REVISIÓN 01
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
No. RESPONSABLE ACTIVIDAD
2
Responsable de compras
Revisar las solicitudes de compra con las
especificaciones detalladas, siesta es factible se
solicitara al nivel Correspondiente la aprobación
parala compra. (Comité de Compras), y elabora
la Orden de Compra.
Responsable de la entrega – recepción de los
bienes o servicios adquiridos y evaluar y registrar
el desempeño del proveedor.
Solicitud de Compra. (Solo para casos de
adquisición mayora un 1 S.B.U)
En el momento que en un puesto de trabajo se
requiera de un equipo de computación,
suministros, equipos de oficina, un servicio
especializado, profesional etc., se deberá reportar
al Coordinador de área para que se realice la
compra o solicite al responsable de compras de
acuerdo a niveles de autorización mediante la
elaboración del Registro 1,Solicitud de Compra
de Bien, en la cual constará las especificaciones
del bien o servicio, las especificaciones serán
realizadas con la ayuda
99
MANUAL DE ACTIVOS FIJOS DE LA
COOPERATIVA AMBATO LTDA.
REGISTROS Y PROCESOS
CÓDIGO MAFRP: 04/07
REVISIÓN 01
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
No. RESPONSABLE ACTIVIDAD
de un experto en el bien o servicio que labore en
la cooperativa
La Solicitud de Compra de bien o servicio es
emitida por duplicado con la siguiente
distribución:
Origina l: Es manejada por el responsable de
compras, será archivada en un fólder de
Compras pendientes hasta realizar la selección
del proveedor, una vez asignado el proveedor
calificado, esta se adjuntará a la copia respectiva
del Registro 4 (Orden de compra).
Copia 1: Será manejada por el solicitante para
hacer el seguimiento de la solicitud, sobre la base
de este documento solicitará a compras
información del estado de la misma
Solicitud de Factura Proforma (Cotizaciones)
o Convocatoria a Proveedores
100
MANUAL DE ACTIVOS FIJOS DE LA
COOPERATIVA AMBATO LTDA.
REGISTROS Y PROCESOS.
CÓDIGO MAFRP: 05/07
REVISIÓN 01
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
No. RESPONSABLE ACTIVIDAD
3
Gerente
General
Aprobada la Solicitud de Compras se obtendrá
las disposiciones dadas por Gerencia General,
generalmente solicitara un número de ofertas
para realizar la selección, conocidas las
disposiciones el Responsable de compras,
revisa el Registro 5,LISTADO DE
PROVEEDORES CALIFICADOS y solicitará a los
proveedores calificados la proforma de los bienes
o servicios especificada en el Registro 1, o a
proveedores nuevos los Requisitos Solicitados al
Proveedor para formar parte de la lista de
Proveedores calificados de la Cooperativa
Ambato Ltda. Mediante el Registro 2, SOLICITUD
DE FACTURAS PROFORMAS (COTIZACIÓN)
4
Del Comité de
Compras
Para la calificación de proveedores el comité de
compras deberá analizar la mejor propuesta
basándose en tipo de productos calidad costos
formas de pagos y servicios posventa.
Posteriormente a los integrantes del Comité de
Compras, el Responsable de Compras convocara
a una reunión a los que competen, para realizar
la evaluación y selección de los proveedores, sea
en forma verbal o escrita.
101
MANUAL DE ACTIVOS FIJOS DE LA
COOPERATIVA AMBATO LTDA.
REGISTROS Y PROCESOS.
CÓDIGO MAFRP: 06/07
REVISIÓN 01
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
No. RESPONSABLE ACTIVIDAD
En cuanto a las convocatorias serán entregadas
al proveedor, las bases serán establecidas de
acuerdo a la compra a realizar pues se
desconoce qué necesidad puede surgir, este
documento será como una Referencia externa.
Ver Registro 13 (Ficha del nivel de
autorización para compras)
Conocido el Proveedor Seleccionado, El
Responsable de Compras o Coordinadores de
Oficina dependiendo del monto de compra
procede a la elaboración del Registro 4,
ORDEN DE COMPRA O TRABAJO, mismo que
será emitido por triplicado:
5
Asistente
Contable
Registra la adquisición siempre y cuando exista la
Orden de Compra autorizada por el nivel
respectivo.
6
Contadora
Codifica el bien, registrando en el archivo número de
serie, marca, modelo, proveedor, fecha de compra.
7
Tesorero
Constatar lo estipulado en la factura, Orden de
Compra y realizar su respectivo ingreso de
acuerdo a las normas vigentes de contabilidad, y
cancelar al proveedor en el tiempo acordado.
102
MANUAL DE ACTIVOS FIJOSDE LACOOPERATIVA AMBATO LTDA.
REGISTROS Y PROCESOS
CÓDIGO MAFRP:07/07
REVISIÓN 01
103
MANUAL DE ACTIVOS FIJOS DE LA
COOPERATIVA AMBATO LTDA.
TOMA FÍSICA DE ACTIVOS FIJOS
CÓDIGO MAFIAF: 01/06
REVISIÓN 01
TOMA FÍSICA DE ACTIVOS FIJOS
La toma física de Activos Fijos y el ingreso de nuevos se registrarán en el
INVENTARIO DE ACTIVOS FIJOS. La responsabilidad del mantenimiento
actualizado y registro de este documento recae en el departamento de
contabilidad, dejando constancia de lo actuado, que se informará a
Gerencia y propondrá los ajustes y reclasificación respectiva.
BIENES DE MENOR CUANTÍA DEPRECIADOS.
El Control de los bienes menores, que no constan como Activos fijos y los
depreciados en su totalidad, pero que son todavía útiles, se anotan en el
Registro 14 denominado BIENES MENORES Y BIENES DEPRECIADOS.
La responsabilidad del mantenimiento actualizado y registro de este
documento recae en el departamento de Contabilidad. Y anualmente,
Auditoria realizará la constatación física de estos bienes, dejando
constancia de lo actuado en un informe que se presentará a Gerencia.
TOMA FÍSICA DE ACTIVOS POR OFICINA Y POR FUNCIONARIO.
Se mantendrán un control de Activos fijos por oficina y por Funcionario en el
REGISTRO 9, en el que constarán todas las características de los bienes.
Este registro permitirá la ubicación de los bienes por oficina o por
funcionario.
104
MANUAL DE ACTIVOS FIJOS DE LA
COOPERATIVA AMBATO LTDA.
TOMA FÍSICA DE ACTIVOS FIJOS
CÓDIGO MAFIAF: 02/06
REVISIÓN 01
ACTAS DE ENTREGA RECEPCIÓN.
Las actas de entrega recepción de bienes, se lo realizará mediante Registro
7, denominado ACTAS DE ENTREGA –RECEPCIÓN.
Se realizará Entrega-Recepción en los siguientes casos:
1. Entrega Recepción a Funcionarios nuevos.
La Entrega-Recepción de bienes, a funcionarios nuevos, se lo realizará a
partir del ingreso del empleado, luego de haber superado el período a
prueba. En este proceso interviene el funcionario nuevo y Contabilidad
supervisado por Auditoria.
2. Entrega Recepción por traspaso interno.
Cuando se trate de entrega-recepción de bienes entre dos oficinas
operativas, intervendrán los responsables de cada oficina, previa
autorización de Gerencia y supervisado por Auditoría.
105
MANUAL DE ACTIVOS FIJOS DE LA
COOPERATIVA AMBATO LTDA.
TOMA FÍSICA DE ACTIVOS FIJOS
CÓDIGO MAFIAF: 03/06
REVISIÓN 01
3. Entrega Recepción de Activos Nuevos.
Cuando se trata de nuevas adquisiciones, se entregará al funcionario que
se hará cargo del bien, mediante acta de entrega recepción e intervendrá
Contabilidad y funcionario que recibe el bien.
4. Entrega Recepción por separación del funcionario de la
Cooperativa.
De producirse la separación del funcionario de la Cooperativa, por cualquier
causa, Auditoría, realizará la entrega-recepción de los bienes de
conformidad con el detalle constante en el Registro Control de Activos por
Oficina y Funcionario y los bienes serán devueltos antes de la aceptación
de la renuncia y liquidación de los haberes que le correspondan, en el
mismo el estado de funcionamiento en que fueron entregados.
Las Actas de Entrega-Recepción, por cualquiera de los motivos
señalados, se realizarán en original y tres copias, que se distribuirán de la
siguiente manera:
Original contabilidad,
copia para quien recibe,
para quien entrega; y,
para auditoria, según el caso.
106
MANUAL DE ACTIVOS FIJOS DE LA
COOPERATIVA AMBATO LTDA.
TOMA FÍSICA DE ACTIVOS FIJOS
CÓDIGO MAFIAF: 04/06
REVISIÓN 01
OBJETIVO
Establecer los pasos a seguir para conocer con exactitud los bienes con los
que cuenta y el estado en que se encuentra los activos fijos de la
Cooperativa de Ahorro y Crédito Ambato Ltda.
ALCANCE
Este procedimiento aplica a todas las áreas de la Cooperativa, que un
empleado mantiene a su cargo un bien mueble o equipo, hasta la
constatación física y verificación del bien
107
MANUAL DE ACTIVOS FIJOS DE LA
COOPERATIVA AMBATO LTDA.
TOMA FÍSICA DE ACTIVOS FIJOS
CÓDIGO MAFIAF: 05/06
REVISIÓN 01
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
No. RESPONSABLE ACTIVIDAD
1
Gerente
Financiero
Envía Comunicado a la Contadora General
informando que se procederá a realizar la
constatación física de los activos.
2
Contador
Coordina y planifica el cronograma general
para el levantamiento del inventario físico.
Capacita al personal involucrado, sobre el
método a utilizar en la toma del inventario
3
Grupo de Trabajo
Proceden con la constatación de todas las
características de los bienes, dejan constancia
de lo actuado en un informe firmando por la
persona responsable.
4
Auditoría
Y en el mes de diciembre o cualquier mes,
Auditoria realizará la constatación física y
levantamiento de estos bienes, cuando
considere pertinente.
En caso de detectar novedades, será Auditoria,
quien imponga acciones correctivas
108
MANUAL DE ACTIVOS FIJOS DE LACOOPERATIVA AMBATO LTDA.
TOMA FÍSICA DE ACTIVOS FIJOS
CÓDIGO MAFIAF: 06/06
REVISIÓN 01
INICIO
Elabora el cronograma
General de
Actividades
Recibe el comunicado
de Constacion de
Activos Fijos
Capacita al personal
para la toma de
Inventarios
Determina grupos de
trabajo para toma de
Inventarios
Procede con la toma de
Inventario de Activos
Fijos, y dejan constancia
de lo actuado firmado por
de reponsable
Examina los datos para
su valides
GERENTE FINANCIERO CONTADOR GRUPO DE TRABAJO AUDITORIA
Procesa
Datos y
envia
Informe final
Fin
Solicita por escrito para que
realiza el Inventario de
Activos
COOPERATIVA DE AHORRO Y CREDITO AMBATO Ltda.
FLUJOGRAMA: TOMA FÌSICA DE ACTIVOS FIJOS
109
MANUAL DE ACTIVOS FIJOS DE LA
COOPERATIVA AMBATO LTDA.
PROCEDIMIENTO DE BAJA DE ACTIVOS FIJOS
CÓDIGO MABAF: 01/05
REVISIÓN 01
ACTIVOS DADOS DE BAJA.
De los activos dados de baja se mantendrá un control, en los siguientes
registros de acuerdo al caso: Activos dados de baja en uso en el
REGISTRO 10, y Activos dados de baja en mal estado.
Los bienes dados de baja y que ya no presten servicio a la Cooperativa
serán Destruidos o Donados.
BAJA DE ACTIVOS ANTES DE DEPRECIACIÓN.
En el caso de que un bien sin haberse depreciado en su totalidad quedará
en mal estado, el Responsable de oficina solicitará a través del
REGISTRO 11, a auditoria la baja del bien y presentará un informe
técnico que abalice su solicitud. Una vez analizado y autorizado por
auditoria, el REGISTRO 11 pasará a Contabilidad para que el valor por
depreciar se contabilice en la perdida y se retire de balances y una copia
reposará en auditoria para el control de inventarios.
La depreciación acelerada producida por este evento será considerada
como no deducible para fines tributarios según lo establece la LORT y su
reglamento.
110
MANUAL DE ACTIVOS FIJOS DE LA
COOPERATIVA AMBATO LTDA.
PROCEDIMIENTO DE BAJA DE ACTIVOS FIJOS
CÓDIGO MABAF: 02/05
REVISIÓN 01
OBJETIVO
Establecer los pasos a seguir para dar de baja aquellos bienes que no
sirven a la Cooperativa Ambato Ltda., ya sea por daños, perdida o
destrucción, la misma que debe registrar contablemente.
ALCANCE
Este procedimiento aplica a todas las áreas de la Cooperativa, que
requieran dar de baja un bien, hasta la verificación y aprobación de
Consejo de Administración.
111
MANUAL DE ACTIVOS FIJOS DE LA
COOPERATIVA AMBATO LTDA.
PROCEDIMIENTO DE BAJA DE ACTIVOS FIJOS
CÓDIGO MABAF: 03/05
REVISIÓN 01
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
No. RESPONSABLE ACTIVIDAD
1
Coordinador de
Agencia
O
Jefe de ÁREA
Los Jefes de agencias notificarán por escrito,
los daños o pérdidas de los bienes de la
Cooperativa especificando el bien al Gerente
Financiero.
2
Gerente
Financiero
Dispone los trámites necesarios para que
delegue un especialista en caso de ser equipos
Electrónicos
Comunica por escrito a Gerente General quien
delega a Auditoria
Interna para su Inspección
3
Auditoria La auditoría realiza un informe técnico de los
daños encontrados, la misma que presenta a
Gerente General, quienes a su vez presentan a
Consejo de administración.
4
Gerente General
Convoca por escrito a Consejo de
Administración y a sus miembros para la
reunión ordinaria o extraordinaria con el orden
del día, y los puntos a tratar
112
MANUAL DE ACTIVOS FIJOS DE LA
COOPERATIVA AMBATO LTDA.
PROCEDIMIENTO DE BAJA DE ACTIVOS FIJOS
CÓDIGO MABAF: 04/05
REVISIÓN 01
DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
No. RESPONSABLE ACTIVIDAD
5
Consejo de
Administración
El gerente General y Auditoria, presenta el informe sobre el siniestro ocurrido, la cual el consejo realiza un análisis y autoriza, mediante en una acta donde están de acuerdo para dar de baja el bien
6
Contadora
Actualiza los registros con la información de las actas. Legaliza las actas de bajas Actualiza el listado de activos Realiza el registro contable, dando de baja al Activos, adjuntado la acta de autorización, firmado por los miembros de Consejo de Administración, y posterior al archivo de documentos.
113
MANUAL DE ACTIVOS FIJOS DE LA COOPERATIVA
AMBATO LTDA.
PROCEDIMIENTO DE BAJA DE ACTIVOS FIJOS
CÓDIGO MABAF: 05/05
REVISIÓN 01
Inicio
Comunica por escrito la baja del
bien
Recibe el listado del bien, con descripción
y código
Dispone realizar trámites para obtener
autorización
Recibe los trámites y Solicita a Auditoria para que realice el
examen Tecnico
Realiza informe sobre el siniestro
Comité Ejecutivo
Autoriza
Recibe informe
Aprueba baja de bienes
Fin
Recibe el comunicado de aprobación
Recibe el comunicado de
aprobación
Legaliza las actas de baja
Verifica el listado en base a autorización
de Consejo Administración
Actualiza el listado de activos
Elimina al bien del anexo de Activos
Fin
si
si
Archivo de
Document
o
Fin
FLUJOGRAMA: BAJA DE ACTIVOS FIJOS
GERENTE FINANCIERO GERENTE GENERAL
AUDITORIA
INTERNA CONSEJO DE ADMINISTRACION CONTADORCOSTODIA O RESPONSABLE
114
FORMULARIOS
115
REGISTRO 1
SOLICITUD DE COMPRA BIENES
SOLICITUD Nº. …………………
SOLICITUD DE COMPRA BIENES:
SOLICITUD DE COMPRA SERVICIOS:
Solicitado Por: Cargo:
Fecha de Solicitud:
Proceso Solicitante:
ESPECIFICACIONES DEL BIEN O SERVICIO Cantidad Especificaciones Detalladas Fines de Uso ( Justificación)
Atentamente,
______________________
SOLICITANTE
REVISADO Y APROBADO ________________________________ Nombre:………………………….. Cargo:……………………………. FECHA: ……../………/……………… Original: Resp. Compras Copia: Resp. Proceso
116
REGISTRO 2
SOLICITUD DE FACTURAS PROFORMAS
(COTIZACIÓN)
SOLICITUD Nº. __________ Ambato,………/……………/……………. Sres.: (Nombre de la Empresa) (Ciudad que pertenece la empresa) La Cooperativa de Ahorro y Crédito Ambato Ltda., convoca a la presentación de Requisitos para Forma parte de nuestro Listado de Proveedores Calificados. Agradeceremos enviarnos la siguiente información:
Requisitos Solicitados al Proveedor Factura Proforma de los bienes o servicios detallados en el REGISTRO 1, Solicitud de Compra de Bienes o Servicios.
Para obtener mayor información favor acercarse o llamar a: Cooperativa de Ahorro y Crédito Ambato Ltda. Dirección: Juan B. Vela y Lalama. Telefax: 032420544 Fecha Máxima de Entrega: ……./……../…….. Agradecido por su atención. Atentamente, RESPONSABLE DE COMPRAS
Documentos Adjuntos, Registro 1 RECIBIDO PROVEEDOR: Fecha:…………/…………/…………. Nombre:……………………………… Firma:…………………………………
117
REGISTRO 3
ACTA DE EVALUACIÓN Y SELECCIÓN
Evaluación Nº: .......................
Convocatoria Nº. ………………
Fecha de Calificación: ........./……./…………
EMPRE
SA
CARTA
PRESEN.
CLIENTE
S
(REFER.)
PRECIOS
(PROFO
RMA)
DESCT
OS.
CONDIC.
PAGO
CONDIC.
ENTREG
CERTIF.
CALIDAD
TOTAL
PTOS.
Proveedor Seleccionado: ............................................ Puntaje Obtenido: ...................
EQUIPO CALIFICADOR (COMITÉ DE COMPRAS): NOMBRE: CARGO: FIRMA: ……………………..………… ……………………….. .…………………...
……………………..………… ……………………….. .…………………...
……………………..………… ……………………….. .…………………...
100
118
REGISTRO 4
ORDEN DE COMPRA O TRABAJO
Nº. DE ORDEN:.................
Fecha: ........../.............../.............. Solicitud No. …………….
Proveedor Seleccionado:................................. Proforma No. ..................
Plazo de entrega: ................... Condic. de pago: ................
CANTIDAD DESCRIPCIÓN PRECIO UNIT.
PRECIO TOTAL
SUBTOTAL
% IVA
TOTAL
ELABORADO POR:AUTORIZADO Nombre:………………………. Nombre:………………… RESPONSABLE DE COMPRAS Cargo:………………………….
RECIBIDO Y ACEPTADO POR EL PROVEEDOR:
Fecha:…………/…………/………….
Nombre:………………………………
Firma:…………………………………
Son..........................................................................
................................................................... Dólares
119
REGISTRO 5
LISTADO DE PROVEEDORES CALIFICADOS
N° Nombre de proveedor
Tipo de producto o servicio
Dirección N°
Teléfono Nombre contacto
Calificación de selección
Fecha de
última compra
Observación
___________________________ __________________________
RESPONSABLE DEL COMPRAS RESPONSABLE DE PROCESO
120
REGISTRO 6
TARJETA DE CONTROL DE ACTIVOS FIJOS
Nº.:......................
NOMBRE DEL PRODUCTO: .....................................................................
FECHA OPERAC.
DESCRIPCIÓN
ENTRADAS SALIDAS EXISTE
FIRMA RECEPCIÓN
Nº. Orden
Cant. NOMBRE Cant.
ELABORADO POR: REVISADO POR: __________________________ __________________________
RESPONSABLE DEL KARDEX RESPONSABLE DE COMPRAS
121
REGISTRO 7
ENTREGA- RECEPCIÓN DE BIEN
ACTA Nº. ..........................
ORDEN DE COMPRA Nº...................
Nº. FACTURA: ....................................
En la Ciudad de Ambato, a Los............ del mes de.................. del año.........,
comparecen por un lado La Cooperativa de Ahorro y Crédito Ambato Ltda.
Representada legalmente por su gerente, Ing. Santos Chango, quien se
denominara PARTE QUE ENTREGA y por otra parte el
Sr..................................................................., que desempeña el cargo
de........................................................, en el Departamento
de..................................................... , quien se denomina PARTE QUE RECIBE
bajo las siguientes cláusulas.
PRIMERO: La PARTE QUE ENTREGA tiene a bien entregar a la PARTE QUE RECIBE el(los) siguiente(es) equipos para el cumplimiento de sus funciones y brindar un servicio de calidad a nuestros socios:
CANTIDAD ESPECIFICACIONES VALOR TOTAL $.
SEGUNDA: La PARTE QUE RECIBE, se compromete a dar los cuidados necesariospara el buen uso y mantenimiento del bien entregado hasta su permanencia en su cargo. En caso de cambio de cargo o cambio de usuario los bienes entregados se notificara al su jefe inmediato para los fines consiguientes del traspaso. TERCERA: En caso de daños o averías en el bien LA PARTE QUE RECIBE, debe notificar a su jefe inmediato para que se realice las reparaciones respectivas. Para constancia del presente documento, firman por triplicado: ___________________________ ____________________________ FUNCIONARIO QUE RECIBE RESPONSABLE DE COMPRAS
122
REGISTRO 8
DETALLE DE LA DEPRECIACIÓN
DE: 1 de enero A: 30 de diciembre DE. 2013
IDENTIFICACIÓN DEL TIPO DE ACTIVO: EJ. ENSERES DE OFICINA
Y se elaborarán columnas para los siguientes datos:
1. Cantidad.
2. anterior
3. Descripción
4. Color
5. Área
6. Funcionario a cargo
7. Fecha de adquisición
8. Fecha de depreciación,
9. Años
10. Meses
11. Días
12. Costo de Adquisición
13. Valor de depreciación anual
14. Depreciación acumulada de dic. 2013
15. Valor por depreciar
16. Meses por depreciación
17. Gastos depreciación acelerada
18. Gastos 2013
19. Diferencia en costo y depreciación
20. Observaciones.
ELABORADO POR:
123
REGISTRO 9
LEVANTAMIENTO DE ACTIVOS COAC AMBATO
OFICINA MATRIZ
FUNCIONARIO: CLARA SOLIS
FECHA DE
REGISTRO 28/03/2013 CARGO: ASISTENTE CONTABILIDAD
ACTIVOS FIJOS COAC AMBATO
CANT TIPO DE
ACT. NOMBRE DEL BIEN
CARACTERISTICA MARCA COLOR ESTADO ÁREA DE UBICAC.
FUNCIONARIO A CARGO
CÓDIGOANTER. FECHA
DE ADQUIS.
VALOR DE COMPRA
VALOR ACTUAL
OBSERVACION
124
REGISTRO 10
SOLICITUD DE BAJA DE ACTIVOS FIJOS
ACTIVOS DADOS DE BAJA.
SOLICITUD PARA DAR DE BAJA UN ACTIVO OBSOLETO
Nombre del Bien ……….………………………………………………………………….
Código……………………………………………………………………………………..
Fecha………………………………………………………………………………………
Motivo de la Baja y destino del bien …………………………………………………..
………… …………………………………………………………………………………
Autorizado Por.
……………………………
125
REGISTRO 11
SOLICITUD DE BAJA DEPRECIACIÓN ANTICIPADA
SOLICITUD DE DEPRECIACIÓN
OFICINA: RESPONSABLE:
FECHA.
SOLICITA BAJA ANTICIPADA DEL SIGUIENTE BIEN:
NOMBRE: CÓDIGO:
DESCRIPCIÓN:
DAÑO QUE PRESENTA:
OPINIÓN TÉCNICA:
SE ADJUNTA INFORME TÉCNICO: SI NO
___________________
RESPONSABLE DE OFICINA.
AUTORIZACIÓN
Una vez analizado el Informe Técnico presentado por…… (Nombre del
Técnico)………… Al respecto del daño del… (Describir el bien, con marca, colores
y otros)……………. Auditoria AUTORIZA LA BAJA DEL BIEN DESCRITO O
NIEGA LA BAJA DEL BIEN DESCRITO Y SOLICITA UNA NUEVA OPINIÓN
TÉCNICA.
Fecha:
FIRMA, NOMBRE Y CARGO
126
REGISTRO 12
REQUERIMIENTO DE REPARACIÓN DE MANTENIMIENTO
Oficina Operativa:
Fecha:
Nombre del Bien:
Motivo del envió:
Funcionario responsable:
127
REGISTRO 13
FICHA DEL NIVEL DE AUTORIZACIÓN PARA COMPRAS
VALOR DE LA COMPRA
GESTIÓN AUTORIZACIÓN REQUISITOS
$ 100,00 A 1 SBU $ 100,00 A $340,00
Jefe de área
(oficina)
Jefe de área (oficina)
XXXXXXXXXXXX
1 SBU A 25 SBU $ 340 A $ 8.000,00
Gerentes de Área
Gerente General
Solicitud de Compra
25 SBU A 1% P.T. $ 8.000,00 A $ 60.000,00
Gerente General,
Gerente General
Gerente Financiero
Gerente Negocios
Factura Proforma, Solicitud de compra.
1% P.T. A 5% P.T $ 60.001,00 A $300.000,00
Comisión de Compras
Gerente General
Gerente Financiero
Gerente Negocios
Consejo de Administración
Convocatoria a concurso
Bases
5% P.T.
A $ 300.000,00
Comisión de Compras
Presidente de consejo de Administración
Gerente General
Gerente Financiero
Asamblea General de Socios
Convocatoria
Bases
128
REGISTRO 14
BIENES MENORES Y DEPRECIADOS
OFICINA: MATRIZ FUNCIONARIO RESP. CLARA SOLIS
FECHA DE REGISTRO 28/03/2013 CARGO: ASISTENTE CONTABLE
CANT. CODIGOCARACTERISTI
CACOLOR AREA DE UBIC. FUNCIONARIO OBSERVACION OFICINA
ACTIVOS FIJOS COAC AMBATO
129
REGISTRO 15
MANTENIMIENTO DE VEHICULO
RESPONSABLE:……………………………………… CARGO:…………………………………..
OFICINA:…………………………………………….
FECHA:……………………………………………………..
CARACTERISTICAS:
CODIGO:
NIVEL DE GASOLINA:……………………………………
NIVEL DE DIESEL:…………………………V…………… F
INVENTARIO:
CONCEPTO: SI NO CONCEPTO SI NO
LIMPIADORES LLAVE P/ CAMBIAR LLANTAS
ESPEJOS RETROVIS. ANTENA
RADIO AM/FM CASSETTE /CD TAPON DE RADIADORES
BATERIA UNIDAD DE LUZ ALTA/BAJA
TAPON DE ACEITE TAPETES
TAPON DE GASOLINA PLACAS DE IDENTIDAD
CUARTOS DE LUZ INTERNA AIRE ACONDICIONADO
LLANTA DE REFACCION HERRAMIETAS( GATA,LLAVE DE RUEDAS)
EXTINTOR FRENO DE MANO
SEÑALES REFLEJANTES CONTROLES DE VENTANILLA
CALCOMANIA DE VERIFICACION CINTURONES DE SEGURIDAD
ENCENDEROR PARABRISA
JUEGO DE LLAVES PEDALES
CONTROL DE ALARMAS JUEGO DEL VOLANTE
POLIZA DE SEGURO(TARJETA) LUZ DIRECCIONALES DELANTERA/ATRÁS
BOTIQUIN FAROS
ESTADO DE LAS LLANTAS BOCINA
CERRADURAS DE LAS PUERTAS TABLERO DE INSTRUMENTOS
MATRICULA,SOAT (ESPECIE) TRANSMISION MANUAL/ AUTOMATICOS
ESTADO DE PINTURA ESTADO DEL MOTOR
KILOMETRAJE:……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………
OTROS:…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….
RESPONSABLE: ENTREGA: RECIBE:
Nombre:……………………………. Nombre:………………………………… Nombre:……………………………
Firma Firma Firma
OBSERVACIONES:
130
REGISTRO 16
CONTROL DE RUTA DE VEHÍCULO
OFICINA: _______________________________
VEHICULO: TIPO_____________________ MARCA: __________________ PLACA: ___________
RESPONSABLE:_____________________________________ CARGO: _________________________
PERIODO CONTROL: DEL __________________ AL _______________
DIA NOMBRE DEL CONDUCTOR
KILOM. DE
INICIOKILOM.FINAL DIFER. KILOM. ACTIVIDAD REALIZADA FIRMA CONDUCTOR
FIRMA
COORDINADOR
RESPONSABLE: AUTORIZADO POR:
Firma:…………………………………………………. Firma:………………………………………………….
OBSERVACIONES: ( Registrar cambios de aceite,llantas y mantenimiento en general)……………………………………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..
131
CAPÍTULO V
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
5.1 CONCLUSIONES
Una vez analizada la encuesta y en base a los resultados obtenidos, se
concluye:
Los empleados de la Cooperativa de Ahorro y Crédito Ambato,
desconocen la administración de un activo fijo; así como también si
se realiza o no el control de los activos fijos dentro de la
cooperativa.
No hay certeza de que se esté cumpliendo la normativa para la
administración y control de los bienes ya que no se cuenta con un
manual de procedimientos respecto a la administración y control de
los mismos.
No hay claridad respecto a que si el valor de los activos fijos están
reflejados en los estados financieros, lo que induce a un
desconocimiento de la manera en que se maneja.
Las debilidades del control en los activos fijos ocasiona grandes
desfases en la información financiera, los procedimientos
aplicados son ineficientes porque no permiten detectar a tiempo su
uso indebido.
La información financiera mejora, ver Anexo 5 (Estados
Financieros)
132
5.2 RECOMENDACIONES
Socializar el presente proyecto de tal manera que todos los
empleados conozcan sobre los activos fijos y su tratamiento,
además de determinar quién será el responsable de su manejo.
La situación actual de los Activos Fijos en la Cooperativa de Ahorro
y Crédito “Ambato”, determina la importancia de su administración
y manejo, la cual deberá realizarse mediante un manual que
permite identificar al bien de forma rápida y precisa. La aplicación
de un manual auxiliara un registro contable que acceda a la
obtención de saldos reales que se reflejan en los Estados
Financieros, lo cual es necesario para dar una información
financiera real.
Mantener un control permanente de los activos fijos de tal manera
que la información esté siempre al día, y se pueda utilizar como
información financiera verídica.
A través de políticas y procedimientos referentes al control interno
de activos fijos se protege a los bienes mediante un sistema de
control interno de vanguardia y con procesos eficientes y de calidad
se detectarán anomalías en el patrimonio empresarial y por ende
en los resultados financieros.
133
BIBLIOGRAFÍA
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Grupo Editorial Norma.
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GERENCIA DE MANTENIMIENTO CÁTEDRA: COSTOS Y
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http://www.monografias.com/trabajos89/balance-general-
el/balance-general-el.shtml#bibliograa
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Comentarios y desarrollos prácticos. 2da. Edición. Editorial
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Implementación de Niff- Niff para las PYMES. Editores Cía. Ltda.
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Internacionales de Información Financiera (NIIF). Séptima Edición.
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19. ZEVALLOS, ErlyCPC (2012). PLAN CONTABLE GENERAL para
Empresas-Modificado (dinámica y Práctica) contiene más de 700
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21. www.monografias.com/trabajos51/activos-fijos/activos-fijos.shtml
22. COSO, Control interno. Estructura conceptual Integrada. Ecoe
Ediciones. Bogotá 2008
136
ANEXOS
Anexo 1 RUC de la Cooperativa Ambato Ltda.
137
Anexo 2 Encuesta
UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL
SISTEMA DE EDUCACIÓN A DISTANCIA
CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA
CUESTIONARIO DE ENCUESTA A APLICARSE A LOS EMPLEADOS
Y ADMINISTRATIVOS DE LA COOPERATIVA AMBATO LTDA.
OBJETIVO: Conocer la información contable sobre la Cooperativa para
la elaboración de un manual de control de activos fijos.
INSTRUCCIONES: Marque con una (X) de acuerdo a lo que usted crea
que es lo correcto.
1. ¿Conoce qué es un activo fijo?
Si ( )
No ( )
2. ¿Le han informado alguna vez si la Cooperativa cuenta con un manual
de control de activos fijos?.
Si ( )
No ( )
3. ¿Con qué frecuencia se realiza el control de los activos fijos dentro de
la cooperativa?.
Mensual ( )
Trimestral ( )
Semestral ( )
4. ¿Cuál es el procedimiento administrativo que sigue en caso de faltante
de activo fijo?.
Amonestación ( )
Multa ( )
Otro ( )
138
5. ¿Cree usted que el personal de contabilidad es el adecuado para el
control de activos fijos?
Si ( )
No ( )
6. ¿Considera necesario nombrar un encargado para el manejo de
activos fijos?
Si ( )
No ( )
7. ¿Cómo califica la actual administración de activos fijos en la
Cooperativa?
Eficiente ( )
Deficiente ( )
Moderada ( )
8. ¿Considera importante disponer de un manual de administración de
activos fijos para la Cooperativa?
Si ( )
No ( )
9. ¿Con la implantación del manual, qué beneficios tendrá la
Cooperativa?
Mejor Eficiencia ( )
Información financiera precisa ( )
Mejor Operatividad ( )
Otra ( )
10. ¿Considera que la información financiera respecto a los activos fijos
es?.
Eficiente ( )
Deficiente ( )
Moderada ( )
Gracias
139
Anexo 3 Tabla del Chi Cuadrado
140
Anexo 4 Indicadores Financieros
Fuente: Departamento de contabilidad de Cooperativa de ahorro y crédito Ambato Ltda.
Elaborado por: Vicente Toalombo
COOPERATIVA AMBATO LTDA.
COMPARACION INDICADORES
PERIODO 2013
IN D IC A D OR ES dic-12 dic-13 D IF
1) Riesgo Crediticio
Provisión préstamos incobrables/Total cartera de credito
Ndev + Vencida105,7% 98,20% -7,5%
Morocidad (vencida+No dev)/Total Cart 5,2% 6,77% 1,6%
Morocidad (vencida)/Total Cartera 2,1% 2,80% 0,7%
2) Rentabilidad
ROAC: Resultado / Promedio Activo Total 0,6% 0,63% 0,0%
ROE: Resultado / Promedio Patrimonio Total 4,1% 4,58% 0,5%
3) Liquidez
Fondos disponibles / Obligaciones Público 22,6% 24,71% 2,2%
Liquidez Disponible 11,1% 14,40% 3,3%
Liquidez en Inversiones 11,5% 10,31% -1,2%
4) Eficiencia Administrativa
Gastos Operac./Activos 3,0% 2,42% -0,6%
Gastos Operac./Cart Bruta 3,6% 2,94% -0,7%
Gastos Personal/Activos 3,7% 3,87% 0,2%
Gastos Personal/Cart. Bruta 4,4% 4,70% 0,3%
(Gastos Operac+Personal)/Activos 6,7% 6,29% -0,4%
5) Eficiencia Financiera
Sostenibilidad acumulado T. ing/(T.Gast.+ Apor Corp. 117,0% 114,80% -2,2%
Sostenibilidad Mensual T. Ing.m/T. Gast+ Apot. Corp. 117,7% 118,56% 0,9%
Ingr gan Inv / Total Inversiones 6,8% 9,15% 2,4%
Ingr gan Inv / fondo dis+invers 3,5% 3,82% 0,4%
Ingr gan Inv / total Ingresos 3,4% 4,30% 0,9%
6) Solvencia Patrimonial
Patrimonio/Activos Totales 15,3% 13,87% -1,4%
7) Ejecucion Presupuestaria
Cum prespto Cartera (Acumulado) 99,8% 97,21% -2,6%
Cum prespto Cartera (mes) -17,7% -398,44% -380,8%
Cum prespto Captaciones (acumulado) 96,3% 100,67% 4,4%
Cum prespto Captaciones (mes) 1,2% 1501,98% 1500,8%
8) Estructura Sobre Activos
Participacion de Cartera 79,2% 76,85% -2,4%
Particip. total Captaciones 68,1% 71,65% 3,5%
Participac Crédito Externo 15,1% 12,27% -2,9%
Partc Capital Institucional 15,3% 12,82% -2,5%
Partc. Activos Improductivos 13,0% 15,75% 2,8%
9) Estructura Sobre Cartera
Cartera neta/ Total Captaciones 116,2% 114,90% -1,3%
Utilidad / Cartera Neta 0,8% 0,83% 0,0%
Patrimonio / Cartera Neta 19,3% 18,05% -1,3%
0,0%
10) Estructura de Captaciones
(F.Disponibles + inversiones) /(25 mayores dep ah vista + DPF) 143,1% 282,62% 139,5%
(F.Disponibles + inversiones) /(100 mayores dep ah
vista + DPF)78,7% 137,51% 58,8%
Ahorros Vista/ Total Captaciones 39,1% 38,01% -1,1%
Depositos a Plazo / Total Captaciones 60,9% 61,99% 1,1%
VARIACION ANUAL
141
Anexo 5 Estados Financieros
Fuente: Departamento de contabilidad de Cooperativa de ahorro y crédito Ambato Ltda.
Elaborado por: Vicente Toalombo
COOPERATIVA AMBATO LTDA
BALANCE GENERAL ACUMULADO
31 de diciembre de 2013
CTA ACTIVO31/12/2013
CONSOLIDADO
REAL CON
AJUSTES
CONSOLIDADO
11 FONDOS DISPONIBLES 5.039.265,21 5.039.265,21
12 OPERACIONES INTERBANCARIAS 0,00 0,00
13 INVERSIONES 3.608.800,96 3.608.800,96
14 CART. BRUTA CRÉDITOS 40.213.020,04 40.213.020,04
1401,1402,1403,14 CREDITOS VIGENTES 37.489.880,40 37.489.880,40
1411,1412,1413,14 CREDITOS NO DEVENGA 1.595.773,94 1.595.773,94
1421,1422,1423,14 CREDITOS VENCIDOS 1.127.365,70 1.127.365,70
1499 PROVISION CREDITOS -2.674.030,36 -2.674.030,36
15 DEUDORES POR ACEPTACIONES 0,00 0,00
16 CUENTAS POR COBRAR 533.312,39 533.312,39
17 BIENES REALIZABLES, ADJUDIC 9.000,00 9.000,00
18 PROPIEDADES Y EQUIPO 2.278.171,97 2.269.971,97
1899 DEPRECIACIONES -536.564,58 -534.036,25
19 OTROS ACTIVOS 432.678,93 432.678,93
1908 TRANSF. INTERNAS
TOTAL ACTIVO 48.903.654,56 48.897.982,89
CTA PASIVO
21 TOTAL OBLIGAC PUBLICO 34.997.900,12 34.997.900,12
2101 AHORROS VISTA 13.304.008,38 13.304.008,38
2103 PLAZO FIJO 21.693.891,74 21.693.891,74
22 OPERACIONES INTERBANCARIAS 0,00 0,00
23 OBLIGACIONES INMEDIATAS 0,00 0,00
24 ACEPTACIONES EN CIRCULACIÓN 0,00 0,00
25 CUENTAS POR PAGAR 612.352,21 612.352,21
26 OBLIGC FINANCIERAS 5.992.652,49 5.992.652,49
27 VALORES EN CIRCULACIÓN 0,00 0,00
28 OBLIGACIONES CONVERTIBLES 0,00 0,00
29 OTROS PASIVOS 48.965,48 48.965,48
2908 TRANSF.INTERNAS
TOTAL PASIVO 41.651.870,30 41.651.870,30
PATRIMONIO
31 CAPITAL SOCIAL 2.625.795,01 2.625.795,01
32PRIMA O DESCUENTO EN
COLOCACIÓN DE ACCIONES0,00 0,00
33 RESERVAS 3.635.311,55 3.635.311,55
34 OTROS APORTES PATRIMONIALES 0,00 0,00
35 SUPERÁVIT POR VALUACIONES 0,00 0,00
36 RESULTADOS 990.677,70 985.006,03
TOTAL PATRIMONIO 7.251.784,26 7.246.112,59
TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO 48.903.654,56 48.897.982,89
142
Fuente: Departamento de contabilidad de Cooperativa de ahorro y crédito Ambato Ltda.
Elaborado por: Vicente Toalombo
COOPERATIVA AMBATO LTDA
ESTADO DE RESULTADOS ACUMULADO
31 de diciembre de 2013
CTA DESCRIPCION31/12/2013
CONSOLIDADO
REAL CON
AJUSTES
CONSOLIDADO
5101,5102,5103 INT. GANADOS INVERS. 330.175,35 330.175,35
5104 INT. GANADO Crédito 7.068.683,50 7.068.683,50
4101 INT. PAGADOS A SOCIOS 2.274.350,03 2.274.350,03
4103 INT. PAGADO FINANCIAM 337.381,83 337.381,83
MARGEN NETO INTERESES 4.787.126,99 4.787.126,99
52 COMISIONES GANADAS 0,00 0,00
53 UTILIDADES FINANCIERAS 0,00 0,00
54 INGRESOS POR SERVICIOS 122.318,31 122.318,31
42 COMISIONES CAUSADAS
43 PERDIDAS FINANCIERAS
MARGEN BRUTO FINANCIERO 4.909.445,30 4.909.445,30
44 PROVISIONES 967.144,76 967.144,76
MARGEN NETO FINANCIERO 3.942.300,54 3.942.300,54
4501 GASTOS DE PERSONAL 1.889.534,75 1.889.534,75
45-4501 GASTOS DE OPERACION 1.183.392,47 1.189.064,14
MARGEN DE INTERMEDIACION 869.373,32 863.701,65
55 OTROS INGRESOS
46 OTRAS PERDIDAS OPERACIONALES
MARGEN OPERACIONAL 869.373,32 863.701,65
56 OTROS INGRESOS 164.228,15 164.228,15
47 OTROS GASTOS Y PERDIDAS 42.923,77 42.923,77
5 TOTAL INGRESOS 7.685.405,31 7.685.405,31
4 TOTAL GASTOS 6.694.727,61 6.700.399,28
GANANCIA O PERDIDA ANTES DE 990.677,70 985.006,03
IMPUESTOS Y PARTICIPACIONES 680.595,58 680.595,58
GANANCIA O PERDIDA DEL 310.082,12 310.082,12
APORTE CORPORATIVO 0,00 0,00
GANANCIA O PERDIDA DEL 990.677,70 985.006,03
143
Anexo 6 Asientos Contables
COOPERATIVA DE AHORRO Y CREDITO "AMBATO" Ltda.
MATRIZ AMBATO
Documento: Comprobante Diario Fecha de Emisión: 30/01/2011 Reg. Compra de Activo Fijo Muebles
CUENTA DESCRIPCION DEBE HABER
18050505 MUEBLES Y ENSERES DE OFICINA 8.200.00
25040507 RET. 1% IMPUESTO A LA RENTA
82.00
25040528 RETENCION 30% IVA
295.20
11031020 BANCO PICHINCHA 7822.80
TOTALES 8.200.00 8.200.00
Elaborado:
Autorizado:
COOPERATIVA DE AHORRO Y CREDITO "AMBATO" Ltda.
MATRIZ AMBATO
Documento: Comprobante Diario Fecha de Emisión: 31/12/2013 Reg. De Depreciación Muebles y Enseres mes Diciembre
CUENTA DESCRIPCION DEBE HABER
45052505 MUEBLES Y ENSERES DE OFICINA 68.33
18991505 (DEP. ACUM.MUEBLES Y ENSERES DE OFICINA)
68.33
TOTALES 68.33 68.33
Elaborado:
Autorizado:
144
COOPERATIVA DE AHORRO Y CREDITO "AMBATO" Ltda.
MATRIZ AMBATO
Documento: Comprobante Diario Fecha de Emisión: 31/12/2013 Reg. De baja de Activo Fijo Muebles de Enseres por deterioro
CUENTA DESCRIPCION DEBE HABER
18991505 (DEP.ACUM.MUEBLES Y ENSERES DE OFICINA) 2.528.33
45052505 MUEBLES DE OFICINA 5671.67
18050505 MUEBLES Y ENSERESE DE OFICINA
8.200.00
TOTALES 8.200.00 8.200.00
Elaborado:
Autorizado:
CALCULO METODO LINEA RECTA
CANTIDAD ESTADO
VIDA UTILI
COSTO VALOR
DEPREC MENSUAL
MESES DEPRECIADO
ANTERIOR
MESES DEPRECIADO
ACTUAL
VALOR DEPRES.
ACUMULADA
VALOR POR
DEPRECIAR
MESES POR
DEPRECIAR
1 VIGENTE 120 8.200,00 68,33
36 37 2.528,33 5.671,67
83
145
Anexo 7 Fotografía de Activos Fijos en bodega
146