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Apoyo en el proceso de actualización del sub proyecto “modernización de
subestación eléctrica de la gobernación del Tolima con certificación Retie”
Paula Valentina Puello Ramírez
Universidad Cooperativa de Colombia
Facultad de Ciencias Económicas, Administrativas y Contables
Programa de Administración de Empresas
Ibagué – Tolima
2021
Apoyo en el proceso de actualización del sub proyecto “modernización de
subestación eléctrica de la gobernación del Tolima con certificación Retie”
Paula Valentina Puello Ramírez
Asesor:
Edgardo E. Mejía Herrera
Universidad Cooperativa de Colombia
Facultad de Ciencias Económicas, Administrativas y Contables
Programa de Administración de Empresas
Ibagué – Tolima
2021
Tabla de contenido
Introducción ................................................................................................................................... 7
1. Planteamiento del problema .............................................................................................. 10
1.1. Objetivos ........................................................................................................................... 12
1.1.1. Objetivo general ............................................................................................................ 12
1.1.2. Objetivos específicos ..................................................................................................... 12
1.2. Justificación ...................................................................................................................... 13
2. Marco teórico .................................................................................................................... 14
2.1. Mapa conceptual ............................................................................................................... 14
2.2. Proyectos ........................................................................................................................... 14
2.2.1. Evolución de los proyectos en el tiempo ....................................................................... 15
2.2.1.1. Época antigua ............................................................................................................ 15
2.2.1.2. Época contemporánea – moderna .............................................................................. 16
2.2.1.3. Siglo XXI – La globalización .................................................................................... 18
2.2.2. Proyectos en Colombia .................................................................................................. 20
2.2.2.1. Sector público ............................................................................................................ 20
2.2.2.1.1. Departamento nacional de planeación ....................................................................... 21
2.2.2.1.2. Banco nacional de programas y proyectos de inversión ............................................ 22
3. Metodología ...................................................................................................................... 24
4. Actualización del sub proyecto “modernización de subestación eléctrica de la gobernación
del Tolima con certificación Retie” .......................................................................................................... 26
4.1. Solicitud y comparación de las cotizaciones para obtener el valor promedio .................... 29
4.2. Asignación de valores al presupuesto general ................................................................... 32
4.3. Actualización de la cadena de valor, fuentes de financiación y cronograma ..................... 33
4.4. Elaboración de certificados para efectos legales y recolección de firmas necesarias ......... 37
Conclusión ................................................................................................................................... 42
Bibliografía .................................................................................................................................. 44
Lista de tablas
Tabla 1 Desarrollo teórico de los proyectos ................................................................................. 20
Lista de figuras
Figura 1 Mapa conceptual de los proyectos ................................................................................. 14
Figura 2 Fases de la metodología ................................................................................................ 24
Figura 3 Cuadro de cotizaciones del sub proyecto “Modernización De Subestación Eléctrica De
La Gobernación Del Tolima Con Certificación Retie”................................................................. 31
Figura 4 Cuadro de cotizaciones con fórmulas del sub proyecto “Modernización De Subestación
Eléctrica De La Gobernación Del Tolima Con Certificación Retie”. ........................................... 32
Figura 5 Cuadro del presupuesto general del sub proyecto “Modernización De Subestación
Eléctrica De La Gobernación Del Tolima Con Certificación Retie”. ........................................... 33
Figura 6 Cuadro de Cadena de valor del sub proyecto “Modernización De Subestación Eléctrica
De La Gobernación Del Tolima Con Certificación Retie”. .......................................................... 34
Figura 7 Cuadro de Fuentes de financiación del sub proyecto “Modernización De Subestación
Eléctrica De La Gobernación Del Tolima Con Certificación Retie”. ........................................... 35
Figura 8 Cuadro del Cronograma del sub proyecto “Modernización De Subestación Eléctrica De
La Gobernación Del Tolima Con Certificación Retie”................................................................. 36
Figura 9 Ejemplo de forma de finalización de la carta de presentación a la Secretaría de
Planeación y TIC del sub proyecto “Modernización De Subestación Eléctrica De La
Gobernación Del Tolima Con Certificación Retie”. ..................................................................... 39
Figura 10 Ficha del proyecto “Fortalecimiento institucional para el mejoramiento de la gestión
pública del departamento del Tolima” en el ejecutor del Tolima. ................................................ 40
7
Introducción
El presente trabajo se basa en apoyar el proceso de actualización del sub proyecto
“Modernización de Subestación Eléctrica de la Gobernación del Tolima con certificación Retie”
perteneciente al proyecto “Fortalecimiento institucional para el mejoramiento de la gestión
pública del departamento del Tolima”, el cual pertenece a la Secretaría administrativa de la
gobernación del Tolima.
Este sub proyecto tiene el objetivo de modernizar la planta eléctrica que abastece al
edificio central de la Gobernación del Tolima, debido que desde hace un tiempo viene
presentando falencias en cuanto a las fluctuaciones de energía pese al mantenimiento preventivo
y correctivo que recibe por parte de la empresa EGETSA, encargada del abastecimiento de
energía para el departamento del Tolima y del mismo modo es la encargada de la sub estación
eléctrica en cuestión, es de allí donde nace la necesidad de ejecutar una serie de actividades que
permitan modernizar la sub estación eléctrica y que esta cuente con mayor capacidad para
abastecer sin problemas el edificio central de la gobernación del Tolima y permita optimizar los
procesos de la gestión pública, esto teniendo en cuenta la debida certificación RETIE
(Reglamento técnico de instalaciones eléctricas).
En este trabajo se trata desde la importancia y necesidad de llevar a cabo la ejecución del
sub proyecto hasta los pasos que fueron necesarios seguir para realizar dicha actualización. En
primera medida, se tuvo en cuenta que el sub proyecto ya había sido presentado anteriormente a
la Secretaría de Planeación y TIC por parte de la Secretaría Administrativa, pero que por motivos
ajenos, este no se pudo llevar a cabo como se tenía establecido previamente, es por esto que se
hace necesaria la actualización del sub proyecto para poderlo presentar nuevamente con
8
información actualizada del mismo, esto con el fin de cumplir con los requisitos exigidos por el
BPPID (Banco de programas y proyectos de inversión departamentales).
Con el conocimiento previo de la finalidad del sub proyecto, se procede a iniciar la
recolección de información necesaria para la actualización del mismo, es así como en primera
medida se requiere de revisar las actividades que se deben llevar a cabo en la ejecución del sub
proyecto, esto proporciona información que permite definir si se presentaron variaciones en las
mismas.
Seguido de esto, se obtienen las cotizaciones por parte de las empresas interesadas en
ganar la oportunidad de ejecutar dicho sub proyecto, cuando ya se tiene a la mano estas, se
presenta un cuadro en donde se realiza una breve comparación entre estas para así lograr obtener
un valor promedio, el cual nos definirá el valor promedio en el que ronda el costo total del sub
proyecto, este servirá para asignar valores al presupuesto general del sub proyecto en cada
actividad como se podrá ver más adelante.
Luego, tomando los mismos valores de referencia, se actualiza la cadena de valor del sub
proyecto, la cual es de gran importancia, a su vez, estos valores se ubican en el cuadro de las
fuentes de financiación, esto se presenta de acuerdo al método del cual provienen los recursos
para financiar el sub proyecto, más adelante se conocerá de donde salen los mismo, puesto que es
importante dar a conocer esta información para que el proceso se realice con la mayor
transparencia posible, con la información completada de las actividades a llevarse a cabo, se
realiza un cronograma, el cual define el tiempo en el cual se debe llevar la ejecución del sub
proyecto.
9
Para efectos legales, se hace necesario realizar una serie de certificados que son
expedidos por la gerencia del proyecto, la cual es llevada por la Secretaría Administrativa de la
Gobernación del Tolima, con el fin de darle transparencia, legalidad y cumplimiento a los
requisitos exigidos por el BPPID al momento de presentar un proyecto, sub proyecto o la debida
actualización de los mismos.
Para finalizar la actualización del sub proyecto, se requiere de la revisión y posterior
aprobación por parte de las personas involucradas en realizar el proceso, es así como es
importante especificar la persona que proyecta, las personas que revisan las cuales están a cargo
de dicha actualización y por último la persona que aprueba quien es el gerente del sub proyecto,
para este en específico es la Doctora Sandra Acevedo quien hace de Secretaria Administrativa
(E) del departamento del Tolima, al llevarse a cabo esto, la gerente del sub proyecto verifica la
información y procede con las firmas en los documentos que la requieren para finalmente poder
presentar la documentación completa de la actualización a la Secretaría de Planeación y TIC
quienes avalaran la información y posteriormente informaran si la solicitud de actualización para
viabilidad técnica es aceptada o no por ellos y por supuesto el BPPID.
10
1. Planteamiento del problema
El edificio central de la gobernación del Tolima fue inaugurado en el año 1958 y desde
ese entonces, este viene funcionando con la misma sub estación eléctrica, la cual ha permitido el
correcto funcionamiento del edificio y la gestión pública por más de 60 años, durante todo este
tiempo, se le ha realizado diferentes tipos de reparaciones y el mantenimiento correspondiente
por lo que esta aun funciona con algunas falencias.
Desde hace un par de años, el edificio central de la gobernación del Tolima, viene
presentando fluctuaciones constantes en energía, las cuales han ocasionado que el desarrollo de
la gestión pública se vea afectada por dichos inconvenientes, sucesos que cada vez se hacen más
notorios y recurrentes, por lo que estos generan gastos adicionales de recursos, a su vez,
ocasionan que se tengan pérdidas significativas tanto de información importante como de
equipos tecnológicos.
Debido a esto, surgió la necesidad de que el edificio central de la gobernación del Tolima
formulara un sub proyecto de inversión, por medio del cual se logrará obtener los recursos
necesarios para realizar la debida actualización de la sub estación eléctrica, es así como nace el
sub proyecto “Modernización de Subestación Eléctrica de la Gobernación del Tolima con
certificación Retie” el cual es formulado por la Secretaría Administrativa de la gobernación del
Tolima quien es la encargada de mantener en adecuado funcionamiento las instalaciones del
edificio central de la Gobernación del Tolima, dicho sub proyecto se encuentra incluido en el
Plan de Desarrollo Departamental “El Tolima nos une 2020-2023”, por lo que fue presentado en
el año 2020.
11
Teniendo en cuenta todos los inconvenientes que se presentaron en el año 2020 por la
crisis sanitaria mundial causada por la llegada del coronavirus SARS-CoV2 mayormente
conocido como (Covid-19), muchos proyectos y sub proyectos no se pudieron llevar a cabo
dentro del cronograma que inicialmente se tenía planeado, es así que para el año 2021 se requirió
realizar la actualización del sub proyecto que modernizará la sub estación eléctrica para que se
pueda empezar a dar viabilidad al mismo.
12
1.1.Objetivos
1.1.1. Objetivo general
Apoyar a la Secretaría Administrativa de la Gobernación del Tolima en el proceso de
actualización del sub proyecto “Modernización de Subestación Eléctrica de la Gobernación del
Tolima con certificación Retie”.
1.1.2. Objetivos específicos
1.1.2.1. Solicitar las cotizaciones por parte de las diferentes empresas que se
postularan para realizar la modernización de la sub estación eléctrica y
comparar las diferentes cotizaciones para luego obtener el valor promedio.
1.1.2.2. Asignar los valores en el cuadro de presupuesto general.
1.1.2.3. Actualizar la cadena de valor, las fuentes de financiación y el cronograma.
1.1.2.4. Elaborar los certificados correspondientes que permitirán la asignación de
recursos y recolectar las firmas necesarias para presentar nuevamente el sub
proyecto a la Secretaría de Planeación y TIC.
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1.2. Justificación
La presente actualización del sub proyecto “Modernización de Subestación Eléctrica de
la Gobernación del Tolima con certificación Retie” se realiza con el fin de permitir que el
edificio central de la Gobernación del Tolima pueda mejorar su gestión, ya que esta se ha visto
afectada por fluctuaciones de energía cada vez más constantes, lo que no permite un desarrollo y
condiciones óptimas para la gestión.
Con la actualización de dicho sub proyecto, al momento de ejecutarse beneficiara a los 47
municipios que hacen parte del departamento, pues al ser la administración central, maneja temas
de cada uno de los municipios, lo que implica que los procesos de los mismo se retrasen por las
falencias que se presentan en la energía del edificio y la gestión pública pueda optimizar cada
uno de los procesos que maneja, del mismo modo, se evitará poner en riesgo los equipos de
cómputo y demás elementos tecnológicos que se ven afectados en cada bajón de luz producido
por la planta eléctrica y así mismo, no se tendrá que gastar dinero en el arreglo de los equipos
descompuestos por los problemas anteriormente mencionados.
14
2. Marco teórico
2.1. Mapa conceptual
Figura 1
Mapa conceptual de los proyectos
Fuente: Elaboración propia.
2.2. Proyectos
Los proyectos desde siempre han sido planes que se ejecutan para cumplir con una
necesidad o requerimiento existente en la sociedad por medio de distintos recursos que
contribuyen al desarrollo de los mismos. Como lo indica Martin, un “Proyecto es el plan que se
establece para transformar una realidad, consumiendo un conjunto de recursos ya existentes, con
Proyectos
Evolución de los proyectos en el tiempo
Época Antigua
Época Contemporanea -Moderna
Siglo XXI - La Globalización
Proyectos en Colombia
Sector público
Departamento nacional de planeación
Banco nacional de programas y proyectos de
inversión
15
el fin de crear una fuente de la que se deriva una corriente de bienes y/o servicios” (2011, pág.
2).
Según el Programa de Apoyo a la Docencia, Investigación y Difusión de las Artes -
PADID (2014) un proyecto es;
una planificación, que consiste en un conjunto de actividades a realizar de manera
articulada entre sí, con el fin de producir determinados bienes o servicios capaces de
satisfacer necesidades o resolver problemas, dentro de los límites de un presupuesto y de
un periodo de tiempo dados (pág.1)
2.2.1. Evolución de los proyectos en el tiempo
2.2.1.1. Época antigua
Se tiene conocimiento de los proyectos desde que se conoce la existencia de la
humanidad sobre la tierra, pues según Apaza (2019)
La construcción del Arca de Noé, la Muralla China, las pirámides de Egipto, los
ferrocarriles, construcción de aviones, automóviles, entre otras construcciones históricas
conocidas por la humanidad, son proyectos que se ejecutaron por sus líderes utilizando
recursos, materiales, mano de obra, tiempo, entre otros factores que influyen en los
proyectos, esto realizándose empíricamente, puesto que para estas épocas aún no había
conocimiento exacto de la organización y metodología exacta para la ejecución de los
mismos. (pág.1)
De acuerdo con Pardo (2018), el enfoque de los proyectos mantiene un enfoque
direccionado desde múltiples áreas:
16
Es precisamente en el entorno de la ingeniería donde se ubican algunos de los primeros
esfuerzos significativos en gestión de proyectos a lo largo de la historia, figuras como los
arquitectos, los ingenieros o los maestros de obra se encargan de la planificación y
organización de los proyectos, de una forma cada vez más especializada. De ahí que,
algunos cambios relevantes comienzan a observarse ya durante la Revolución Industrial.
La producción se sistematiza y optimiza al máximo. Los recursos cada vez son mayores y
se profundiza en la distinción entre recursos humanos y recursos materiales (pág. 1).
2.2.1.2. Época contemporánea – moderna
Hasta inicios del siglo XX fue que los proyectos comenzaron a tomar forma como
disciplina al empezar a industrializarse el mundo, pues para esta época, se empezaron a
implementar diferentes técnicas que relacionaba entre si los recursos para la ejecución de los
proyectos, así como las capacidades y habilidades que podría desarrollar cada persona, es así
como Frederick Winslow Taylor (1911), en su libro empezó a implementar técnicas de
aprendizaje para los trabajadores no calificados para que estos pudieran realizar proyectos más
complejos, al mismo tiempo, fue pionero en los incentivos salariales a los trabajadores y en
realizar proyectos optimizando su tiempo. No obstante, al día de hoy aún se considera que Henry
Gantt es el padre o el precursor de la gestión de proyectos moderna, pues Pardo (2018) afirma:
A inicios del Siglo XX Gantt desarrolla el conocido como “Diagrama de Gantt”, como
alternativa al “Harmonograma”, propuesto por Karol Adamiecki. El Diagrama de Gantt
resulta ser todo un éxito en la práctica, siendo utilizado en tareas tan relevantes como la
construcción de barcos durante la Primera Guerra Mundial. De hecho, el Diagrama de
Gantt sigue siendo muy utilizado aún en nuestros días. Además, durante los años 50, la
17
disciplina alcanza nuevos impulsos en su desarrollo. El concepto de “Project
Management” es acuñado de forma específica por el General Bernard Schrieve y se
desarrollan nuevos modelos para la proyección de tiempos” (pág.1).
En esta misma década, según Apaza (2019) nacen nuevos métodos para la gestión de los
proyectos muy conocidos e implementados hoy en día para la programación de proyectos,
estos métodos son el método de la ruta crítica (CPM, Critical Path Method) y la técnica
de revisión y evaluación de programas (PERT, Program Evaluation and Review
Techniques). Estos son muy importantes para la preparación, evaluación y gestión de los
proyectos. Para la década de los 60, se consolidan logros importantes para la gestión de
proyectos, pues se entiende que entre para gestionar un proyecto se deben comunicar e
integrar los trabajos de los diferentes departamentos y profesiones es así como nacen
nuevas herramientas y medios implementados hoy en día como son:
• La Desglose del Trabajo (EDT, Work Breakdown Structure WBS)
• La Asociación Internacional de Gestión de Proyectos (IPMA,
International Project Management Association)
• El Project Management Institute (PMI)
• El Enfoque de Marco Lógico
• El desarrollo en cascada
• La Guía para la Presentación de Proyectos
• Eliyahu M. Goldratt
• El Scrum
• El Guía PMBOK
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• La Gestión del valor ganado (EVM, Earned Value Management)
• El Método PRINCE (PRojects IN Controlled Environments)
• La Gestión de proyectos por cadena crítica (CCPM, Critical chain
project management)
• La filosofía Lean y Ágile
• El Project management for results (PM4R) (pág. 1).
No obstante, aún quedaban cosas por cambiar. Con la llegada de las Tecnologías de la
Información durante los años 70 y 80, la gestión de proyectos da un nuevo salto. Así,
surgen los softwares de gestión de proyectos y aparecen enfoques más evolucionados
y específicos para materias concretas, como el PRINCE2, que propone un método
genérico para la gestión de proyectos y se centra en la definición y entrega de
productos o el CCPM, que se centra en la disponibilidad limitada de recursos y en la
prioridad según parámetros de criticidad, al tiempo que surgen conceptos como el de
“Gestión de Proyectos Ágil” (Pardo, 2018, pág. 1).
2.2.1.3. Siglo XXI – La globalización
Según lo manifiesta Pérez (2017):
El siglo XXI, es conocido como el de la era de la información, caracterizado por el
avance y la expansión de la digitalización y el control de la información. Por lo tanto,
donde todo es tan dinámico y rápido, el tiempo es uno de los factores más importantes a
tomar en cuenta para las empresas, las personas y los países, es por esto que la Gestión de
Proyectos juega un papel tan importante en administrar y lograr culminar la puesta en
producción de proyectos, a servicio de la humanidad (p.1)
19
Por otra parte, la globalización juega un papel sumamente importante en los proyectos,
puesto que, así como Miranda (2004) afirma:
Corresponde a una realidad de la cual ninguna nación puede ser ajena, lo que significa
que el ímpetu de este movimiento es de tal magnitud que no hay localidad, vereda o zona
de la geografía universal que pueda escapar a su influjo. Los productos más autóctonos de
la región más apartada del orbe reciben la influencia de la competencia de similares
producidos por antípodas al otro lado del mundo, hasta las artesanías más singulares
tienen que competir en mercados que ancestralmente se manifestaban cautivos. Esto es la
globalización, la expresión más cruda de la competencia, donde sólo sobrevive aquel que
garantice mejores ofertas en calidad y precio. (pág.1)
Esto significa conforme lo expresa Pérez (2017) que los proyectos se pueden ejecutar
implementando distintos materiales y mano de obra gracias a las relaciones comerciales
internacionales existentes entre países, a raíz de esto, de la misma forma se tienen diferentes
opciones de productos y servicios ofrecidos en el mercado para ser escogidos con el objetivo de
lograr la ejecución de un proyecto, pues la competitividad prevaleciente en esta época permite
estas múltiples opciones. Como todo en la vida, la gestión de proyectos tiene limitantes
principales, las cuales son el alcance, el tiempo, la calidad y el presupuesto, así como la
planificación de optimizar la asignación de los recursos necesarios para poder lograr los
objetivos, por lo tanto, el éxito de los proyectos obedece a lograr los objetivos trazados dentro
del tiempo, calidad y alcance establecido. De este modo, se puede inferir que los proyectos han
tenido una evolución significativa hasta nuestros tiempos, donde el enfoque de los proyectos se
20
basa en la gestión de los mismos, en la siguiente imagen, se puede evidenciar el desarrollo
teórico que han tenido los proyectos.
Tabla 1
Desarrollo teórico de los proyectos
Modelo económico Metodología de los proyectos Enfoque de los proyectos
Primitiva, esclava, mercantil y
feuda
Maestros, técnicos, arquitectos e
ingenieros (antes de 1900) Conocimiento empírico e intuitivo
Liberalismo Administración de Taylor (1903) y
gráficas de Gantt (1910)
Análisis costo beneficio de
proyectos
Keynesianismo CMP (1957), PERT (1958),
(NNUU, 1958) Preparación de evaluación de
proyectos Neoliberalismo
EDT (1962), USAD (1969), Global Gestión de proyectos
Fuente: Rubén Apaza, Breve historia de los proyectos: Antigua y contemporánea (2019).
2.2.2. Proyectos en Colombia
2.2.2.1.Sector público
En Colombia para el sector público, existen procesos por medio de los cuales se lleva a
cabo la asignación de recursos para la ejecución de proyectos, del mismo modo, existen
entidades encargadas de realizar un control y seguimiento a los mismos, es de esta
manera que en cada periodo presidencial, cada presidente electo expone su Plan Nacional
de Desarrollo el cual “Es el documento que sirve de base y provee lineamientos
estratégicos de las políticas públicas formuladas por el Presidente de la República a través
de su equipo de Gobierno. Su elaboración, socialización, evaluación y seguimiento es
responsabilidad directa del DNP” (Departamento Nacional de Planeación, s.f., pág. 1).
21
2.2.2.1.1. Departamento nacional de planeación
En Colombia durante mediados del siglo XX empezaron a realizar una serie de leyes y
reformas las cuales ayudarían a mejorar la gestión y organización en los procesos
gubernamentales, es así como con la Ley 19 del 25 de noviembre de 1958, el gobierno
emprendió el camino hacia uno de los mayores procesos de modernización de su historia.
No solo se creó el Consejo Nacional de Política Económica y Planeación (Conep), como
la instancia encargada de orientar y conducir, al más alto nivel técnico y político, la
acción del Estado para el desarrollo. También se da vida jurídica e institucional al
Departamento Administrativo de Planeación y Servicios Técnicos, hoy Departamento
Nacional de Planeación (DNP) (Alonso, 2018, pág. 1).
El Departamento Nacional de Planeación es una entidad eminentemente técnica que
impulsa la implantación de una visión estratégica del país en los campos social,
económico y ambiental, a través del diseño, la orientación y evaluación de las políticas
públicas colombianas, el manejo y asignación de la inversión pública y la concreción de
las mismas en planes, programas y proyectos del Gobierno (Departamento Nacional de
Planeación, 2020, pág. 1).
Teniendo en cuenta que el DNP es a nivel nacional y no podría encargarse de forma
centrada de cada uno de los planes de gobiernos de cada departamento y municipio del
país, es el momento en el que se crean dependencias que permitan llevar un control,
manejo y asignación de recursos públicos para el desarrollo de los programas y proyectos
de asignación publica, es por esto que se crea el BPIN (Función Pública, s.f., pág. 1).
22
2.2.2.1.2. Banco nacional de programas y proyectos de inversión
El Banco Nacional de Programas y Proyectos de Inversión (BPIN), consolida el registro
de los programas y proyectos de inversión que solicitan recursos del Presupuesto General
de la Nación. Está conformado por los componentes legales e institucionales, educación,
capacitación y asistencia técnica, metodologías y sistemas de información y herramientas
computacionales. Dichos componentes son coordinados por la Subdirección de Proyectos
e Información para la Inversión Pública del Departamento Nacional de Planeación
(DNP).
Es necesario conocer que cada departamento del país, cuenta con un sub BPPID, los
cuales se hacen cargo de revisar cada uno de los programas y proyectos de los municipios
pertenecientes al mismo departamento, esto se hace de esa forma para lograr obtener un
mayor orden y efectividad en los tramites y procesos que se deben realizar para la
validación de cada programa o proyecto y que del mismo modo estos puedan llegar a
obtener los recursos que necesitan, por lo que existe un Sistema Unificado de Inversiones
y Finanzas Públicas (SUIFP) el cual “integra los procesos asociados a cada una de las
fases del ciclo de la inversión pública, acompañando los proyectos de inversión desde su
formulación hasta la entrega de los productos, articulándolos con los programas de
gobierno y las políticas públicas” (Departamento Nacional de Planeación, 2020, pág. 1).
Es de esta forma como hoy en día por medio de estas entidades estatales se lleva a cabo la
planeación, formulación, ejecución y gestión de los programas y proyectos que hacen parte de
los planes del estado Colombiano, pues gracias a ellas y su constante modernización y
seguimientos, se logra tener información más clara y completa de cada uno de los programas y
23
proyectos que se desarrollan en todo el territorio nacional, demostrando una mayor transparencia
ante los directivos del gobierno y las poblaciones que se ven mayormente beneficiadas de la
ejecución de los programas y proyectos.
24
3. Metodología
Figura 2
Fases de la metodología
Fuente: Elaboración propia
La metodología implementada para el desarrollo de la actualización del sub proyecto
“Modernización de Subestación Eléctrica de la Gobernación del Tolima con certificación Retie”
inicia con la fase “Identificación del proyecto” en donde inicialmente se tiene acceso a los
informes presentados anteriormente por la Secretaría Administrativa a la Secretaría de
Planeación y TIC sobre el sub proyecto, seguido de esto, se realiza la lectura correspondiente de
Identificación del sub proyecto
• Acceso a informes presentados del sub proyecto
• Lectura de los informes
• Análisis de la información
Investigación de información actualizada
• Recolección de información actualizada
• Comparación de información nueva con la antigua
• Selección de información relevante
Actualización de informes y cuadros a presentar
• Ubicar la información en los cuadros correspondientes
• Elaborar los informes con la información actualizada
• Revisión de la actualización por parte del gerente del sub proyecto
Presentación de la actualización del sub proyecto
• Firma de certificados y documentos por parte del gerente del sub proyecto
• Presentación del sub proyecto a la secretaría de planeación y TIC
25
los mismos y se realiza un análisis de la información obtenida para lograr la compresión del sub
proyecto y el fin del mismo.
La siguiente fase es la de “Investigación de información actualizada”, en esta fase lo que
se realizo es la recolección de información actualizada necesaria para el informe, esto se hizo por
medio de información adquirida anteriormente, las fuentes de donde provenían las mismas y por
medio de datos proporcionados por la empresa EGETSA, al obtener toda esta información, se
realiza una comparación de información antigua con la nueva, de esta forma se selecciona la
información más relevante y se elige que información puede permanecer y cuál debe ser
reemplazada por la nueva para obtener información verídica, confiable y la manejada
actualmente así como se exige en el manual de operaciones del BPPID.
A continuación, se desarrolla la fase “Actualización de informes y cuadros a presentar”,
en dicha fase se procede a ubicar la información seleccionada en los diferentes cuadros
correspondientes que han de ser presentados como actualización de sub proyecto, seguido de esto
se elaboran los informes con la información actualizada en los diferentes cuadros a presentar al
gerente del proyecto para que realice la revisión correspondiente de toda la actualización.
La fase final es la “Presentación de la actualización del sub proyecto”, para esta fase se
hace necesaria la obtención de la firma del gerente del sub proyecto en los diferentes certificados
que deben ser presentados junto con la actualización del sub proyecto, con todos los documentos
ya listos se procede a la presentación de los mismos en una carpeta debidamente organizada a la
Secretaría de Planeación y TIC.
26
4. Actualización del sub proyecto “modernización de subestación eléctrica de la
gobernación del Tolima con certificación Retie”
Para empezar, se debe tener en claro los ciertos conceptos importantes como el de sub
proyecto, el cual “Es la parte más pequeña y manejable de un proyecto. Los sub proyectos tienen
las mismas características que los proyectos y generalmente se consideran proyectos”
(Programador clic, s.f., pág. 1). Ahora bien, teniendo el conocimiento del significado de sub
proyecto, su utilidad según (BROADCOM, 2019) es Al establecer asociaciones de sub
proyectos, se pueden crear planes, y analizar y realizar un seguimiento de un proyecto individual
con detalle. Las asociaciones también ayudan a la visualización, resumen y análisis del progreso
de varios proyectos en el nivel del proyecto máster. (pág.1)
Siguiendo con conceptos importantes, “Actualización es el proceso y el resultado de
actualizar. Este verbo alude a lograr que algo se vuelva actual; es decir, conseguir que esté al
día” (Pérez porto & Gardey, 2015, pág. 1).
Por ultimo tenemos el concepto de sub estación eléctrica, según (Vatia, s.f.) Una
subestación eléctrica es una instalación que forma parte de un sistema eléctrico de
potencia. Su objetivo principal es modificar y establecer los niveles de tensión de una
infraestructura eléctrica, para facilitar la transmisión, distribución y uso final de la
energía eléctrica. (pág.1)
Las sub estaciones eléctricas, pueden encontrarse junto a las centrales
generadoras y en la periferia de las zonas de consumo, en el exterior o interior de los
edificios. Actualmente en las ciudades las subestaciones están en el interior de los
27
edificios para ahorrar espacio y contaminación. En cambio, las instalaciones al aire libre
están situadas en las afueras de la ciudad (Rincón educativo , s.f., pág. 1).
Para entender por qué se da este sub proyecto, es importante conocer el
significado de fluctuaciones de energía, según (Islas, 2001) El problema de las
fluctuaciones de tensión es un problema de calidad de energía. Este término se refiere a
un conjunto de disturbios o condiciones que producen resultados indeseables para el
equipo eléctrico instalado en la industria, y en el sistema eléctrico de potencia que
suministra la energía. (pág.20)
“Esta entidad tiene una función muy importante y es la de administrar los
recursos de cada departamento; también se encarga de velar para que estos recursos
sean utilizados generando bienestar a todas las personas” (Gobernación del Huila, 2017,
pág. 1).
El sub proyecto de la sub estación eléctrica en la gobernación del Tolima, tiene como
principal objetivo modernizar a la misma, pues con el correcto funcionamiento de la sub estación
se estarán beneficiando los 47 municipios del departamento del Tolima, gracias a que la gestión
pública no volverá a tener falencias en cuanto al desempeño en sus procesos por culpa de las
constantes fluctuaciones de energía, del mismo modo, busca que se realice una inversión
importante solicitando de este modo la actualización de viabilidad del sub proyecto para el año
2021, buscando no volver a tener gastos innecesarios para la gobernación del Tolima, ya que
estos responden a las constantes reparaciones que se deben estar realizando para que la sub
estación eléctrica pueda seguir prestando su servicio con falencias por un tiempo prolongado.
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El sub proyecto fue presentado por la Secretaría Administrativa en el año 2020 a la
Secretaría de Planeación y TIC con el fin de obtener los recursos necesarios para poder empezar
con la ejecución del mismo, sin embrago, por múltiples inconvenientes este no se puedo llevar a
cabo, es por este motivo que para el presente año (2021) la Secretaría Administrativa decide
volver a presentar el sub proyecto con las actualizaciones correspondientes, ya que es algo que
no puede dar más espera teniendo en cuenta todos los problemas mencionados anteriormente y el
alcance de los mismos que se han originado a causa de la antigüedad de sub estación eléctrica y
su poca capacidad para continuar prestando el servicio.
Es de saberse que la modernización de la sub estación eléctrica debe ser con certificación
Retie.
El RETIE (Reglamento técnico de instalaciones eléctricas) es un documento
técnico-legal para Colombia expedido por el ministerio de Minas y energía. En el
podemos encontrar los parámetros más importantes que deben ser tenidos en cuenta al
momento de diseñar, construir, mantener y modificar una instalación eléctrica en
Colombia de la manera más segura posible. (Castañeda, 2020, pág. 1)
Al momento de presentarse el sub proyecto por primera vez a la Secretaría de planeación
y TIC, se siguieron los lineamientos correspondientes para la elaboración del mismo, estos
lineamientos están sujetos a los estipulados por el Departamento Nacional de Planeación (DNP)
tal y como aparece en su página web: (Departamento Nacional de Planeación, s.f.); del mismo
modo, el Banco de Programas y Proyectos perteneciente a cada departamento (BPPID),
especifica las directrices para la elaboración y posterior presentación de cada proyecto y sub
proyecto, es de aclarar que para el presente año (2021), el BPPID realizó la actualización del
manual de operaciones para el funcionamiento del mismo, esto quedó estipulado en el Decreto
29
0262 del 23 de febrero del 2021, mismo que se puede encontrar en la página web: (Gobernación
del Tolima, 2021), de modo que para la presentación de la actualización del sub proyecto
nuevamente, se debe asegurar que este cumpla con las modificaciones solicitadas en el Decreto
anteriormente mencionado.
Es así como para la actualización del sub proyecto, la pasante lo estudió y comprendió de
que se trataba el mismo para proceder con las actividades que se debían cumplir para dicha
actualización, a continuación, se muestran las actividades realizadas por la pasante al momento
de proyectar la actualización:
4.1. Solicitud y comparación de las cotizaciones para obtener el valor promedio
Este sub proyecto tiene una lista de actividades que se den llevar a cabo al momento
de ejecutarse el mismo, es por esto que es de suma importancia verificar las presentadas
anteriormente por el gerente del sub proyecto e investigar si es necesario agregar alguna
actividad que no se tuvo en cuenta en dicha oportunidad y que sea de gran importancia e
indispensable para el proyecto.
La empresa EGETSA la cual es prestadora del servicio de energía en el departamento
del Tolima, es quien se encuentra a cargo del mantenimiento preventivo y correctivo
actualmente de la sub estación eléctrica, es quien realizando el estudio pertinente determina
las actividades que se deben llevar a cabo para la modernización de la sub estación, al
obtener estas por parte de EGETSA se puede evidenciar que no hay alguna actividad con
novedad que haya sido incluida o modificada en cuanto a su estructura, pero como es de
saberse el costo de las mismas varia.
Existen diferentes empresas que pueden llevar a cabo el proyecto, es por esto que se
le solicita a cada una de ellas una cotización para todas las actividades que se deben ejecutar
30
dentro del sub proyecto, esto con el objetivo de poder obtener un monto estimado del valor
total del proyecto el cual será necesario al momento de que el gerente del sub proyecto en
este caso la Secretaria Administrativa, presente la actualización del sub proyecto a la
Secretaría de Planeación y TIC para obtener los recursos necesarios y poder ejecutar el sub
proyecto.
Cotización en las Empresas: Se refiere a un documento informativo que el
departamento de compras de una empresa o institución utiliza para entablar una negociación.
Este documento no genera ninguna forma de registro contable, sino que sólo pretende colocar
su precio justo a un bien o a un servicio. (Oca, 2015, pág. 1)
Las cotizaciones fueron presentadas por dos empresas, la primera es del ingeniero
Rubén Darío Monroy García y la segunda fue la empresa FV SERVICIVILES S.A.S quienes
adjuntaron tanto el valor unitario como el valor parcial de cada una de las actividades que se
deben llevar a cabo para el cumplimiento del sub proyecto, del mismo modo, manifestaron
anticipadamente las condiciones bajo las cuales se llevaría a cabo el contrato por parte de
ellos, con el fin de que si se les tiene en cuenta para la ejecución del sub proyecto es porque
desde un inicio la Gobernación del Tolima estuvo de acuerdo con dichas condiciones y por
ello se tuvo en cuenta su cotización como referente para el sub proyecto, cabe aclarar que
estas son teniendo en cuenta los precios actuales del mercado.
Una vez ya se tenían las cotizaciones por parte de la empresa, se procede a ubicarlas
en un cuadro de Excel destinado justamente para realizar la comparación entre todas las
comparaciones obtenidas como se evidencia a continuación:
31
Figura 3
Cuadro de cotizaciones del sub proyecto “Modernización De Subestación Eléctrica De La
Gobernación Del Tolima Con Certificación Retie”
Fuente: Elaboración propia.
Después de realizar esto, se evidencia que hay una columna sin información llamada
“Valor promedio” en la cual, se ubicara el valor promedio teniendo en cuenta los valores
existentes en las 2 columnas anteriores pertenecientes a las cotizaciones por parte de las
empresas, esto se realiza implementando la fórmula del programa Excel llamada
“PROMEDIO” en donde se relacionan los valores anteriormente mencionados, a
continuación, podemos evidenciar la forma en como esto funciona:
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Figura 4
Cuadro de cotizaciones con fórmulas del sub proyecto “Modernización De Subestación
Eléctrica De La Gobernación Del Tolima Con Certificación Retie”.
Fuente: Elaboración propia.
4.2. Asignación de valores al presupuesto general
Según (Contaduría general de la nación, s.f.) “El presupuesto público es una de las
herramientas fundamentales para la ejecución de la política económica por parte del Estado.
Es el instrumento mediante el cual ejerce su función de financiador o proveedor directo de
bienes y servicios” (pág.1).
Con el valor promedio listo, se procede a entrelazar las casillas de la columna de
valor promedio en la hoja del cuadro de cotizaciones con las casillas correspondientes al
33
valor total en la hoja del presupuesto general, seguido de esto, para sacar en valor unitario
por actividad, se procede a realizar la siguiente formula: = (valor total/cantidad), con el fin de
cumplir con los requisitos pedidos para la presentación del sub proyecto, teniendo esto, se
realiza la suma de los sub valores totales y el resultado de estos debe ser igual a la suma del
valor promedio obtenido anteriormente, a continuación, se ve el resultado de esta operación:
Figura 5
Cuadro del presupuesto general del sub proyecto “Modernización De Subestación Eléctrica De
La Gobernación Del Tolima Con Certificación Retie”.
Fuente: Elaboración propia.
4.3. Actualización de la cadena de valor, fuentes de financiación y cronograma
Terminado el cuadro del presupuesto general, se procede a actualizar la cadena de
valor, la cual “es una herramienta de análisis estratégico que ayuda a determinar la ventaja
34
competitiva de la empresa” (Peiró, 2017, pág. 1), esto se realiza entrelazando las casillas del
presupuesto general con la cadena de valor, esto de acuerdo a cada actividad como se podrá
ver en la siguiente imagen:
Figura 6
Cuadro de Cadena de valor del sub proyecto “Modernización De Subestación Eléctrica De La
Gobernación Del Tolima Con Certificación Retie”.
Fuente: Elaboración propia.
Seguidamente, se procede a actualizar el cuadro de fuentes de financiación, en él se
encuentran diferentes opciones, en las cuales se deberá colocar en la columna correspondiente el
valor de cada una de las actividades y su total, esto de acuerdo a la fuente de financiación, “Se
conoce como fuentes de financiamiento a las vías que utilizan las empresas para conseguir los
35
recursos financieros necesarios y realizar una determinada actividad” (Enciclopedia Económica,
2019, pág. 1).
Para este sub proyecto, los recursos que se van a utilizar para el financiamiento del
mismo son los recursos PROPIOS con los que dispone la Secretaría Administrativa, ya que es la
encargada de llevar a cabo dicho sub proyecto, al final en la columna del total, se deben
relacionar del mismo modo los valores referentes a cada actividad y el total de la suma de estos.
En las observaciones, se debe especificar de donde provienen los recursos propios con los cuales
se financiará el proyecto, en seguida se puede observar el cuadro de las fuentes de financiación:
Figura 7
Cuadro de Fuentes de financiación del sub proyecto “Modernización De Subestación Eléctrica
De La Gobernación Del Tolima Con Certificación Retie”.
Fuente: Elaboración propia.
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El cronograma es una herramienta esencial para elaborar calendarios de trabajo o
actividades. Un documento en el que se establece la duración de un proyecto, la fecha de inicio y
final de cada tarea; es decir, una manera sencilla de organizar el trabajo (Bizneo blog, s.f.). El
cronograma se organiza de acuerdo al tiempo que se tiene estipulado se vaya a llevar a cabo cada
actividad, teniendo en cuenta que en este tiempo puedan surgir contratiempos y retrasen la
entrega del sub proyecto, a continuación, se presenta el cronograma con los tiempos para cada
actividad, esto teniendo en cuenta la información proporcionada por la empresa EGETSA para el
desarrollo de las mismas ya que son quienes poseen el conocimiento acerca de estas actividades:
Figura 7
Cuadro del Cronograma del sub proyecto “Modernización De Subestación Eléctrica De La
Gobernación Del Tolima Con Certificación Retie”.
Fuente: Elaboración propia.
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4.4. Elaboración de certificados para efectos legales y recolección de firmas necesarias
Para presentar el sub proyecto nuevamente a la Secretaria de Planeación y TIC, se deben
adjuntar otros documentos que soportan la viabilidad del mismo cumpliendo con los requisitos
exigidos por el BPPID dados en el Decreto 0262 del 23 de Febrero del 2021 (Gobernación del
Tolima, 2021).
Dentro de las certificaciones expedidas por parte de la Secretaría Administrativa, se
certifica que el sub proyecto no se encuentra localizado en zona que presente alto riesgo no
mitigable y es acorde con las normas del Plan de Ordenamiento Territorial (POT)/Plan Básico de
Ordenamiento Territorial (PBOT)/Esquema de Ordenamiento Territorial (EOT), de conformidad
con lo establecido en el Decreto 1077 de 2015 (MINISTERIO DE VIVIENDA, CIUDAD Y
TERRITORIO, 2015)
Otra de las certificaciones manifiesta que el sub proyecto no ha sido ejecutado a la fecha
y que las actividades que se pretenden financiar con recursos del Departamento del Tolima no
están siendo financiados con otras fuentes, ni se encuentran en ejecución a la fecha.
También se certifica que el sub proyecto se encuentra en concordancia con el Plan
Nacional de Desarrollo “Pacto por Colombia, pacto por la equidad (2018-2022) y contribuye al
programa gobernabilidad; del Plan de Desarrollo Departamental Tolima nos une” y contribuye al
programa gobernabilidad”.
A su vez, se certifica Que la Secretaría Administrativa del departamento garantiza la
sostenibilidad del sub proyecto de inversión mediante la realización de actividades encaminadas
a la operación y funcionamiento de los bienes o servicios entregados con ingresos de naturaleza
permanente.
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Del mismo modo, se certifica que los precios unitarios corresponden al promedio de la
región y que son los utilizados para el tipo de actividades contempladas en el sub proyecto.
En un último certificado la Secretaría Administrativa como encargada del sub proyecto,
certifica que:
• No contempla dentro de sus componentes la intervención en un bien inmueble
de interés cultural del ámbito nacional ni territorial.
• No contempla dentro de sus componentes la generación o intervención de
espacio público localizado en sectores urbanos de interés cultural del ámbito
nacional.
• No contempla dentro de sus componentes la intervención al patrimonio
arqueológico.
• No contempla dentro de sus componentes la intervención en un bien inmueble
de interés cultural territorial.
• No se encuentra localizado dentro de áreas protegidas públicas del ámbito
nacional o regional.
Para finalizar, se realiza una carta dirigida a la Secretaría de Planeación y TIC en la cual
se Solicita la actualización de viabilidad técnica para la vigencia 2021 del sub proyecto:
“Modernización De Subestación Eléctrica De La Gobernación Del Tolima Con Certificación
Retie”, especificando que el mismo se encuentra incluido dentro del Plan de Desarrollo
Departamental en vigencia, esto se puede corroborar en la página del ejecutor del Tolima
(Secretaría Administrativa, 2021), se especifica a que dependencia pertenece, en este caso a la
Secretaría Administrativa, la fuente de financiación de los recursos los cuales son propios como
ya se había dicho anteriormente y el valor del sub proyecto, al final se especifica que se adjuntan
39
los documentos exigidos para la legalidad del sub proyecto, la carta se finaliza con la firma del
gerente del sub proyecto y un pie de página en el que se estipula quien proyectó, quien revisó y
finalmente quien aprobó la gerente del proyecto y Secretaria Administrativa.
Figura 8
Ejemplo de forma de finalización de la carta de presentación a la Secretaría de Planeación y
TIC del sub proyecto “Modernización De Subestación Eléctrica De La Gobernación Del Tolima
Con Certificación Retie”.
Fuente: Elaboración propia.
Para verificar la existencia en el PDD del sub proyecto en el ejecutor del Tolima como ya
se mencionó anteriormente, se procede a acceder a la pagina web
http://www.ejecutortolima.gov.co/, seguido de esto, se ingresa como ciudadanos, despues
escogemos la opcion PA (plan de acción), luego volvemos a elegir la opcion plan de acción, a
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continuación escogemos el año en vigencia el 2021 y la dependencia a la que pertenece el sub
proyecto la cual es la Secretaría Administrativa, luego escogemos el proyecto al que pertenece el
sub proyecto en cuestión (la secretaría administrativa solo cuenta con 1), alli podremos encontrar
la ficha del proyecto perteneciente a la secretaría el cual es “Fortalecimiento institucional para el
mejoramiento de la gestión pública del departamento del Tolima”, en el se cobijan todos los sub
proyectos de la secretaría incluyendo el de “Modernización De Subestación Eléctrica De La
Gobernación Del Tolima Con Certificación Retie”, este está dentro de la meta GP1MP23, la cual
se enfoca en la Modernización institucional para una mejor gestión publica.
Figura 9
Ficha del proyecto “Fortalecimiento institucional para el mejoramiento de la gestión pública
del departamento del Tolima” en el ejecutor del Tolima.
Fuente: Página web ejecutor Tolima.
Al tener completa la actualización del sub proyecto, se procede a imprimir todos los
documentos, seguido a esto, se hace firmar los documentos que lo requieran por parte del gerente
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del sub proyecto la Secretaria Administrativa del departamento del Tolima, la cual revisa que
todos los documentos se encuentren en regla para así finalmente poder realizar la solicitud de
actualización de viabilidad técnica para la vigencia 2021 del sub proyecto: “Modernización De
Subestación Eléctrica De La Gobernación Del Tolima Con Certificación Retie” a la Secretaría de
Planeación y TIC presentando la actualización completada.
Es de tener en cuenta que a pesar de que el anterior es un sub proyecto, este se trata como
un proyecto más a ejecutarse, esto debido a la complejidad que conlleva su ejecución y las
actividades que se deben desarrollar referentes al mismo.
42
Conclusión
El edificio central de la gobernación del Tolima es la base y centro de actividades y
procesos ejecutados que benefician a todo el departamento, sin el funcionamiento efectivo del
mismo, no se podría llevar a cabo la gestión pública de la forma en cómo se realiza hoy en día, es
por esto que el sub proyecto tratado en este trabajo es tan importante no solo para la gobernación
como institución sino para todo el departamento.
Es de suma importancia mencionar que todos los sub proyectos que hacen parte de un
solo proyecto como es el correspondiente a la Secretaría Administrativa como se mencionó en
este trabajo, se complementan entre si buscando la finalidad de suplir múltiples necesidades que
surgen en la gestión pública y que buscan optimizar diferentes procesos que se llevan a cabo
dentro de la misma, de modo que todos los proyectos y sub proyectos que nacen en una
institución pública como la Gobernación del Tolima es buscando un bienestar colectivo y que
constantemente este en renovación en innovación en cuanto a los avances en cualquier ámbito
que vaya surgiendo.
Cabe mencionar que del mismo modo que el desarrollo y ejecución es importante para un
correcto funcionamiento y desarrollo de la gestión pública, también es importante porque con él
se está contribuyendo en la seguridad y salud de todos los trabajadores y visitantes que asisten
constantemente a las instalaciones del edificio central, pues en dado caso de que surja una
fluctuación de energía y hayan personas haciendo uso en ese momento de los ascensores, estos
podrían quedar atascados dentro de los mismos por un periodo de tiempo, el cual les puede
afectar tanto personal como profesionalmente.
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Finalmente, dicho sub proyecto, contribuirá a que la Gobernación del Tolima se empiece
a convertir poco a poco en una institución moderna e innovadora, con la implementación de
nuevas tecnologías que le permitan dar un buen funcionamiento al edificio central de la misma,
dando paso a que sus trabajadores se sientan más seguros y comprometidos con sus labores
dentro de la misma sin preocupaciones que de sus trabajos se puedan perder por inconvenientes
espontáneos con la fluctuación de energía o el daño de equipos de cómputo y tecnológicos.
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