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UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS

CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA

AUDITORÍA DE GESTIÓN AL ÁREA CONTABLE Y FINANCIERA

DE LA EMPRESA LA ROCA S.A, PERÍODO DE ENERO A

DICIEMBRE 2014

AUTORA:

MARJORIE EVELIN COELLO SÁNCHEZ

[email protected]

INGENIERA EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA, CONTADORA

PÚBLICA AUTORIZADA

DIRECTOR:

DRA. MORILLO ACOSTA LILIANA DEL CARMEN

[email protected]

QUITO, JULIO 2015

ii

Coello Sánchez Marjorie Evelin (Año 2015). Auditoría de

Gestión al Área Contable y Financiera de la empresa LA ROCA

S.A; período de enero a diciembre 2014. Trabajo de

investigación para optar por el título de Ingeniera en Contabilidad

y Auditoría. Facultad de Ciencias Administrativas. Quito: UCE.

189 p.

iii

DEDICATORIA

A mis padres que me dieron la vida, educación y ejemplo para n o rendirme y seguir adelante,

siendo el pilar fundamental de mi vida.

A mi esposo y compañero de vida José quien con su aliento, soporte y amor me apoya cada día y

me inspira a ser mejor.

A mi hija adorada Analía que es fuente de alegrías y bendiciones, que este trabajo sea un ejemplo

de perseverancia al cumplir una meta.

iv

AGRADECIMIENTO

A Dios por siempre darme sus bendiciones en cada paso que doy y nunca desampararme en los

momentos más difíciles, dándome la salud, la vida y la fuerzas para seguir adelante y poder así

culminar un escalón más en mi vida

A mis padres que son todo para mí, han estado en todos los momentos de mi vida y sé que siempre

estarán brindándome sus consejos, guiándome y dándome su amor; gracias por haber sido un apoyo

constante en la culminación de esta etapa de mi vida.

A mis hermanas que han sido mis compañeras de travesuras y amigas incondicionales quienes

indirectamente con su ejemplo y apoyo han contribuido a la elaboración de esta tesis.

A mi esposo y mi hija quienes con su amor y apoyo constante me inspiraron a culminar esta tesis

De manera especial agradezco al personal administrativo y financiero de la empresa LA ROCA

S.A de los cuales recibí la colaboración y apoyo constante en el desarrollo de esta tesis.

A todos mis profesores que a lo largo de mis estudios universitarios han contribuido a mi

formación profesional y personal; en especial a mi directora Dra. Liliana Morillo que ha sido una

guía excepcional en el desarrollo de esta tesis.

Por último y no menos importante agradezco a la UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR y

a la FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS ya que en sus aulas me fui formando

profesionalmente hasta el día de hoy que estoy culminando esta etapa tan importante de mi vida.

v

AUTORIZACIÓN DE LA AUTORÍA INTELECTUAL




Yo, Marjorie Evelin Coello Sánchez, en calidad de autora del trabajo de investigación o tesis

realizada sobre “Auditoría de Gestión al Área Contable y Financiera de la empresa LA ROCA S.A,

período de enero a diciembre 2014”, por la presente autorizo a la UNIVERSIDAD CENTRAL

DEL ECUADOR, hacer uso de todos los contenidos que me pertenecen o de parte de los que

contienen esta obra, con fines estrictamente académicos o de investigación.

Los derechos que como autor me corresponden, con excepción de la presente autorización,

seguirán vigentes a mi favor, de conformidad con lo establecido en los artículos 5, 6, 8, 19 y demás

pertinentes de la Ley de Propiedad Intelectual y su Reglamento.

Quito, 22 de Julio de 2015

Marjorie Evelin Coello Sánchez

C.C. 1719364141

vi

APROBACIÓN DEL TUTOR




Por la presente, dejo constancia que he leído el Trabajo de Titulación presentada por la Señorita

Marjorie Evelin Coello Sánchez para optar por el título profesional cuyo tema es: “Auditoría de

Gestión al Área Contable y Financiera de la empresa LA ROCA S.A; período de enero a diciembre

2014”, la misma que reúne los requerimientos, y los méritos suficientes para ser sometida a

evaluación por el tribunal calificador.

En la ciudad de Quito DM, a los 22 días del mes de Julio de 2015.

Dra. Liliana Morillo, MB

CC. 170495505-1

vii

CERTIFICADO

viii

CONTENIDO

DEDICATORIA ............................................................................................................................... iii

AGRADECIMIENTO ....................................................................................................................... iv

AUTORIZACIÓN DE LA AUTORÍA INTELECTUAL .................................................................. v

APROBACIÓN DEL TUTOR .......................................................................................................... vi

CERTIFICADO ............................................................................................................................... vii

CONTENIDO ................................................................................................................................. viii

LISTA DE TABLAS ........................................................................................................................ xii

LISTA DE FIGURAS ..................................................................................................................... xiii

RESUMEN EJECUTIVO ............................................................................................................... xiv

ABSTRACT ..................................................................................................................................... xv

INTRODUCCIÓN ............................................................................................................................. 1

CAPÍTULO I ...................................................................................................................................... 3

1. GENERALIDADES ..................................................................................................................... 3

1.1. Reseña Histórica ............................................................................................................. 3

1.1.1 Direccionamiento Estratégico .................................................................................... 4

1.1.1.1 Misión ............................................................................................................................. 4

1.1.1.2 Visión .............................................................................................................................. 4

1.1.1.3 Objetivos ........................................................................................................................ 4

1.1.1.4 Políticas .......................................................................................................................... 5

1.1.1.5 Estrategias ...................................................................................................................... 7

1.1.1.6 Principios y Valores ........................................................................................................ 8

1.1.1.6.1 Principios ..................................................................................................................... 8

1.1.1.6.2 Valores ......................................................................................................................... 9

1.1.2Micro ambiente ................................................................................................................ 10

1.1.2.1 Clientes ......................................................................................................................... 10

1.1.2.2 Proveedores ................................................................................................................. 11

1.1.2.3 Competencia ................................................................................................................ 11

1.1.3 Productos y Servicios ....................................................................................................... 12

1.1.4 Estructura Organizacional ............................................................................................... 15

1.1.5Organismos de Control .................................................................................................... 19

CAPÍTULO II .................................................................................................................................. 23

2. DIAGNÓSTICO SITUACIONAL ................................................................................................ 23

ix

2.1Análisis Externo ................................................................................................................... 24

2.1.1Macro ambiente ............................................................................................................... 24

2.1.1.1Factor Económico .......................................................................................................... 25

2.1.1.2 Factor Político - Legal ................................................................................................... 27

2.1.1.3 Factor tecnológico ........................................................................................................ 28

2.2Análisis FODA ...................................................................................................................... 28

2.2.1Matriz de FODA ................................................................................................................ 29

CAPÍTULO III ................................................................................................................................. 32

3. AUDITORÍA DE GESTIÓN ....................................................................................................... 32

3.1 Definiciones sobre Auditoría .............................................................................................. 32

3.2 Importancia de la Auditoría................................................................................................ 32

3.3 Clases de Auditoría ............................................................................................................. 33

3.4 Auditoría de Gestión .......................................................................................................... 33

3.4.1 Definición ................................................................................................................. 34

3.4.2 Características .......................................................................................................... 34

3.4.3 Alcance de la Auditoría............................................................................................. 35

3.4.4 Objetivos .................................................................................................................. 36

3.4.5 Importancia .............................................................................................................. 37

3.5 Control Interno ................................................................................................................... 37

3.5.1 Concepto .................................................................................................................. 37

3.5.2 Objetivos ......................................................................................................................... 38

3.5.3 Características .......................................................................................................... 39

3.5.4 Elementos ........................................................................................................................ 40

3.5.5 Componentes .................................................................................................................. 40

3.6 Gestión ............................................................................................................................... 41

3.6.1 Control ...................................................................................................................... 41

3.6.2 Control de Gestión ................................................................................................... 42

3.6.3 Propósito del Control de Gestión ............................................................................. 42

3.6.4 Alcance del Control de Gestión ................................................................................ 42

3.6.5 Instrumentos para el Control de Gestión ................................................................. 43

3.6.6 Elementos de Gestión .............................................................................................. 43

3.6.7 Fases de la Auditoría de Gestión .............................................................................. 46

3.6.8 Indicadores de Gestión .................................................................................................... 51

3.6.9 Papeles de Trabajo ......................................................................................................... 52

CAPÍTULO IV ................................................................................................................................. 54

x

4. APLICACIÓN PRÁCTICA DE LA AUDITORÍA DE GESTIÓN AL AREA CONTABLE Y FINANCIERA

DE LA EMPRESA LA ROCA S.A ....................................................................................................... 54

4.1 Instrumentos Normativos .................................................................................................. 55

4.1.1 Carta de Solicitud de Servicios de Auditoría de Gestión ................................................ 56

4.1.2 Oferta Técnica de Servicios ............................................................................................. 57

4.1.3 Comunicación a la Superintendencia de Compañías ...................................................... 60

4.1.4 Aceptación de Servicios ................................................................................................... 61

4.1.5 Contrato de Auditoría de Gestión ................................................................................... 62

4.2 Fase I Conocimiento Preliminar ......................................................................................... 65

4.3 Fase II Planificación ........................................................................................................... 84

4.3.1Programa General ............................................................................................................ 86

4.3.2 Cálculo de Indicadores .................................................................................................... 92

4.3.3 Hojas de Hallazgos ........................................................................................................... 95

4.4 Fase III Ejecución .............................................................................................................. 103

4.4.1 Hoja de Trabajo / Índice ................................................................................................ 104

4.4.1.1 Proceso Manejo de Caja - Bancos ............................................................................. 106

4.4.1.2 Aplicación del Cuestionario de Control Interno ......................................................... 107

4.4.1.3 Indicadores de Gestión............................................................................................... 109

4.4.1.4 Hoja de Hallazgos ....................................................................................................... 111

4.4.2.1 Proceso Manejo de Cuentas por Cobrar ................................................................... 115




4.4.3.1 Proceso Manejo de Cuentas por Pagar ..................................................................... 123




4.4.4.1 Proceso Presentación de Estados Financieros ........................................................... 130

4.4.4.2 Aplicación del Cuestionario de Control Interno y Evaluación del Riesgo de control . 131



4.4.5.1 Proceso Elaboración de Presupuesto ......................................................................... 137



4.4.6.1 Funciones del Jefe Financiero (Único manual que existe dentro del área) ............... 141


xi

4.4.6.3 Análisis del Manual de Funciones del Jefe Financiero ............................................... 144



4.5 Fase IV Informe Preliminar ............................................................................................... 149

CAPÍTULO V ................................................................................................................................ 170

5. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ............................................................................. 170

5.1 CONCLUSIONES ................................................................................................................ 170

5.2 RECOMENDACIONES ........................................................................................................ 171

Bibliografía .................................................................................................................................... 172

xii

LISTA DE TABLAS

Tabla 2.1 Porcentajes de la Inflación ............................................................................................... 26

Tabla 2.2 Matriz FODA de la empresa “LA ROCA S.A” .............................................................. 31

xiii

LISTA DE FIGURAS

Figura 1.1 Organigrama Estructural ................................................................................................. 16

Figura 1.2 Dirección de Operaciones ............................................................................................... 17

Figura 1.3 Dirección Comercial ....................................................................................................... 18

Figura 1.4 Dirección de Talento Humano ........................................................................................ 19

Figura 2.1 Diagnostico Situacional .................................................................................................. 23

Figura 2.2 Análisis Externo .............................................................................................................. 24

Figura 2.3 Inflación en Porcentajes .................................................................................................. 26

Figura 2.4 Análisis FODA ............................................................................................................... 29

Figura 3.1 Objetivos de Control Interno .......................................................................................... 39

Figura 3.2 Instrumentos del Control Interno .................................................................................... 43

Figura 3.3 Flujo de las Fases de Auditoria ....................................................................................... 46

xiv

RESUMEN EJECUTIVO

TEMA: “AUDITORÍA DE GESTIÓN AL ÁREA CONTABLE Y FINANCIERA DE LA

EMPRESA LA ROCA S.A, PERÍODO DE ENERO A DICIEMBRE 2014”

RESUMEN

La presente tesis sobre Auditoría de Gestión aplicada al área Contable y Financiera de la empresa

LA ROCA S.A; fue desarrollada aplicando los métodos de investigación deductivo, analítico,

sintético; así como, la utilización de técnicas y procedimientos pertenecientes a la auditoría de

gestión, que permitió evaluar de manera independiente la eficiencia, eficacia, economía y ética

sobre el desempeño de la Gestión en la parte financiera y contable para determinar si los

procedimientos se están cumpliendo.

En base al contexto anterior, la Auditoría de Gestión realizada permitió la evaluación del control

interno que determinó deficiencias en los procesos administrativos y operativos, también se evaluó

e identificó los procesos y actividades críticas del área contable y luego de un análisis de elementos

básicos, se emitió conclusiones y recomendaciones a fin de dar a conocer a la gerencia y a las

personas responsables las falencias y las posibles soluciones enfocadas al mejoramiento de

procesos que contribuyan al buen manejo de los recursos institucionales y al cumplimiento de

objetivos; constituyendo el informe una herramienta de asesoramiento para la gerencia y el

personal de la empresa LA ROCA S.A.

PALABRAS CLAVES

GESTIÓN ÁREA FINANCIERA

PROCESO

EVALUACIÓN ÁREA CONTABLE

OBJETIVOS ESTRATÉGICOS

INDICADORES DE GESTIÓN

RIESGO

xv

ABSTRACT

TOPIC: "AUDIT MANAGEMENT AREA TO ACCOUNTING AND FINANCIAL

COMPANY ROCK SA; PERIOD FROM JANUARY TO DECEMBER 2014”

SUMMARY

This thesis on Performance Audit and Financial Accounting applied to the area of LA ROCA SA;

It was developed using the methods of deductive, analytic, synthetic research; and the use of

techniques and procedures pertaining to the audit, which allowed independently evaluate the

efficiency, effectiveness, economy and ethics on the performance of management in the financial

and accounting part to determine whether the procedures are being met.

Based on the above context, the management audit allowed the evaluation of internal control

which found shortcomings in administrative and operational processes, also assessed and identified

the processes and critical activities of the accounting area and after an analysis of basic elements,

issued findings and recommendations to make known to management and those responsible for the

shortcomings and possible solutions aimed at improving processes that contribute to good

management of institutional resources and achievement of objectives; The report constitutes advice

tool for management and staff of LA ROCA SA

KEYWORDS

• MANAGEMENT

• PROCESS

• EVALUATION

• STRATEGIC OBJECTIVES

• INDICATORS

• RISK

1

INTRODUCCIÓN

El objeto social de la empresa LA ROCA S.A es brindar servicios generales, especialmente al

sector de la construcción, obras civiles en general y a todos los afines, acabado de la piedra para

construcción de carreteras, cementerios, techos y otros usos de construcción de obras civiles,

prestación de servicios generales, comercialización de materiales de construcción, producción y

procesamiento de piedra.

Durante trece años de incansable aprendizaje, a través especialmente de viajes a las ferias

mundiales de la piedra, se ha ido construyendo una actividad que la hace hoy la primera en el

Ecuador.

Para las empresas, el establecer las falencias existentes en el área financiera y contable constituyen

efectos importantes en la rentabilidad de la misma, razón por la cual la necesidad de tener

información oportuna y confiable sobre los movimientos económicos para la realización acertada

de la toma de decisiones por parte de la Gerencia, por lo que surge la necesidad de desarrollar una

Auditoría de Gestión que proporcione una evaluación independiente sobre el desempeño de la

Gestión en la parte financiera y contable para determinar si los procedimientos se están

cumpliendo, orientados a mejorar la efectividad y eficiencia en el uso correcto de los recursos

económicos, el cual contribuirá a la adopción de acciones correctivas.

El presente trabajo de investigación se encuentra desarrollado en cinco capítulos los mismos que se

encuentran compuestos por los siguientes aspectos que se mencionan a continuación:

En el Capítulo I se realizó la reseña histórica, el direccionamiento estratégico, el análisis del

macroambiente, los productos y servicios que ofrece, la estructura organizacional y los respectivos

organismos de control por los cuales está regida la empresa.

En el Capítulo II se realizó el diagnóstico situacional a través del análisis externo en lo que respecta

al macroambiente y se determinó las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas de la

empresa.

En el Capítulo III se determinó el marco teórico en lo que respecta a la Auditoría de Gestión y sus

respectivas fases las cuales contribuirán al desarrollo dela propuesta del trabajo de investigación;

para el desarrollo de este capítulo se ha tomado información de las siguientes fuentes principales;

Álvarez, A. (2010). Auditoría Adminstrativa; Badillo, J. (2010). Auditoría de Gestion de la

Calidad;Chiavenato, I. (2010). Planeación Estrategica Fundamentos y aplicaciones;Contraloria

2

General del Estado. (22 de Noviembre de 2001). Manual de Auditoría de Gestión; Franklin, E. B.

(2010). Audiotria Administrativa. Gestion Estrategica del cambio; entre otros.

En el Capítulo IV se desarrolló la Auditoría de Gestión al área Contable y Financiera de la

Empresa LA ROCA S.A, aplicando los métodos de investigación deductivo, analítico, sintético; así

como, la utilización de técnicas y procedimientos pertenecientes a la Auditoría de Gestión, que

permitió evaluar de manera independiente la eficiencia, eficacia, economía y ética sobre el

desempeño de la Gestión en la parte financiera y contable para determinar si los procedimientos se

están cumpliendo, después de esta evaluación se pudo determinar las deficiencias existentes a

través de las hojas de hallazgos y establecer las recomendaciones respectivas dispuestas en el

Informe de Auditoría, dirigidas a la gerencia y al personal responsable del área contable y

financiera.

En el Capítulo V se determinaron las conclusiones y recomendaciones del trabajo de investigación

desarrollado.

3

CAPÍTULO I

1. GENERALIDADES

1.1. Reseña Histórica

La compañía LA ROCA S.A. es una empresa líder dedicada a la transformación, importación,

distribución y comercialización de piedras ornamentales y acabados finos para la construcción, obras

civiles en general, prestación de servicios de instalación y mantenimiento de piedra.

El Sr. Alex Troya socio de la empresa, tenía en mente el negocio de la piedra de cantera y había

comenzado a recopilar información que le orientaría a un cambio de actividad de forma muy rápida

y certera de ahí que el contacto frecuente y directo con la piedra fue deslumbrándole con las formas,

tamaños, colores, texturas, luz propia cuya intensidad depende de la procedencia, valoró las

cualidades y rudimentariamente se comenzó a crear, copiar y recrear diseños de forma permanente,

explorar nuevos espacios de aplicación, posteriormente se incursiona en la ejecución de proyectos que

contribuyen a sostener y mejorar a Quito ciudad patrimonio de la humanidad.

Las circunstancias en las que se inscribe este negocio van desde la condición de precarios artesanos,

sin infraestructura básica, migrantes frecuentes de los sitios que arrendaban para cumplir con su

actividad, hasta hoy que tienen un espacio propio donde se procesan más de ochenta variedades de

piedras de forma mecánica y electrónica, instalaciones modernas bajo lineamientos técnicos, licencia

de protección ambiental, talento humano y equipo técnico de primera línea.

La sede de la empresa se encuentra en la ciudad de Quito, en la parroquia San Antonio de Pichincha

k/m 3 ½ vía Calacalí funcionó más de diez años en el mercado bajo el RUC de Margoth Sancho uno

de los socios y a partir del año 2010 fue constituida como sociedad anónima, con un capital autorizado

de Diez Mil Dólares de los Estados Unidos de Norteamérica, (USD $ 10.000,00).

Durante más de catorce años de incansable aprendizaje, a través especialmente de viajes a las ferias

mundiales de la piedra, la empresa La Roca S.A. ha ido construyendo una actividad que hoy es la

primera en el Ecuador. (La Roca S.A, 2014)

Actividades De La Empresa La Roca S.A.

Esta empresa se dedica a varias actividades la principal es corte tallado y acabado de la piedra para

construcción de carreteras, cementerios, techos y otros usos.

También sus actividades se han centrado en:

Construcción de obras civiles

Prestación de servicios generales

Comercialización de materiales de construcción

Producción y procesamiento de piedra

Los productos parte del inventario en su mayoría son producidos y otros son adquiridos, se brinda

también el servicio de instalación.

4

1.1.1 Direccionamiento Estratégico

La forma de organizarse de una empresa se convierte en una ventaja competitiva que permite a una

compañía competir y sobresalir en el mercado permitiendo asimismo evolucionar y adoptar un

carácter adaptivo.

La estrategia para direccionar las compañías permite prevenir más que reaccionar, para lograr esta

condición se necesita obtener un diagnóstico integral de la organización como sustento de los procesos

que elevarán la capacidad de adaptación a los cambios. (Latin America Quality Institute, 2010)

1.1.1.1 Misión

“La misión describe el rol que desempeña actualmente la organización para el logro de su visión, es la

razón de ser de la empresa.” (Wordpress, 2014)

Misión de la empresa “La Roca”

Con excelencia, compromiso procesamos, diseñamos, construimos y recuperamos los sueños de

nuestros clientes con duración milenaria. (La Roca S.A, 2014)

1.1.1.2 Visión

Definida por Fleitman Jack en su obra “Negocios Exitosos” (McGraw Hill, 2000) como “el camino al

cual se dirige la empresa a largo plazo y sirve de rumbo y aliciente para orientar las decisiones

estratégicas de crecimiento junto a las de competitividad”.

La Visión denominado como el SUEÑO de la empresa, es una declaración de aspiración de la

empresa a mediano o largo plazo, es la imagen a futuro de cómo deseamos que sea la empresa más

adelante. (Wordpress, 2014).

Visión de la empresa “La Roca”

Ser una empresa sólida, comprometida con la innovación de productos y servicios constructivos,

reconocida por su excelencia, aporte en obras emblemáticas y compromiso con sus colaboradores,

comunidad y medio ambiente. (La Roca S.A, 2014)

1.1.1.3 Objetivos

“Se define como “lo que se debe dar” en la empresa, son enunciados que enmarcan un propósito el

cual debe observarse de las actividades diarias de la empresa y como resultado de ellas. Es lo que

se pretende conseguir.” (Martínez, 2010).

5

De acuerdo a lo indicado por el Gerente de Operaciones Ing. Estevan Troya la empresa LA ROCA

S.A es una compañía que tiene objetivos definidos, a continuación se presentan los mismos:

Ganar posicionamiento de la empresa en el sector privado.

Incrementar significativamente las ventas al sector privado.

Ampliar la cartera de clientes del sector privado.

Evaluación continua de procesos productivos y control de calidad.

Ofrecer a los clientes de esta empresa variedad de construcción con sus diseños, para

satisfacer las expectativas de los clientes.

Ofrecer y proyectar servicios con calidad para generar confianza en los clientes.

1.1.1.4 Políticas

La política de una organización es una declaración de principios generales que la empresa u

organización se compromete a cumplir. En ella se dan una serie de reglas y directrices básicas acerca

del comportamiento que se espera de sus empleados y fija las bases sobre cómo realizar las

actividades de la empresa. (Bernal, 2013)

De acuerdo a lo indicado por el Gerente de Operaciones Ing. Estevan Troya la empresa LA ROCA

S.A es una compañía que tiene las siguientes políticas, a continuación las presentamos:

La recepción de materia prima en la Planta de Producción, será revisada por una persona

responsable y con conocimiento en el proceso, con la finalidad de identificar, medir,

evaluar y controlar la calidad del material ingresado.

Las maquinarias pertenecientes a la Planta de Producción, deberán mantenerse óptimas y

operativas, con la finalidad de no interrumpir el proceso productivo, de existir algún

inconveniente eléctrico o mecánico, el personal de mantenimiento deberá coordinar el

trabajo inmediato correctivo con su equipo, determinando jornadas intensas de trabajo que

permitan evitar largos tiempos de paro de maquinaria.

Se realizará la reposición de las herramientas y equipos de acuerdo a la respectiva

justificación del consumo y uso de cada una de ellas.

6

Cada trabajador se someterá a una evaluación del desempeño mensual, a través de la cual

se calificarán varios factores como son: producción, eficiencia, disciplina, predisposición,

cooperación con el trabajo, relaciones interpersonales, etc.

El personal de mantenimiento tendrá la obligación del manejo de documentos mediante los

procedimientos adecuados y establecidos en común acuerdo para cada trabajo a ejecutarse.

El fondo destinado a caja chica, será de uso exclusivo para materiales, herramientas y

equipos emergentes que permita dar continuidad a los trabajos de mantenimiento, la

responsabilidad del manejo será del Jefe de Mantenimiento. Cualquier solicitud por parte

de los demás involucrados será autorizada únicamente por el responsable directo.

El personal nuevo que se incorpore, será sometido a un proceso de capacitación e

inducción de todos los procedimientos operacionales del área de mantenimiento y será

notificado a través del respectivo registro donde constarán los temas tratados, la fecha, hora

y firmas de responsabilidad.

El departamento de recursos humano será el encargado de seleccionar a los candidatos que

reúnan los requisitos determinados en los perfiles de cargo por competencia, utilizando

para el reclutamiento fuentes internas y externas, a los candidatos se les someterá a pruebas

técnicas y prácticas para determinar su eficacia, así como también exámenes médicos.

La empresa gestionará la capacitación para todo el personal operativo y administrativo con

la SETEC una o dos veces al año. Anualmente se revisará las necesidades de capacitación.

Para el manejo de vacaciones, se trabajará con la fecha de ingreso, estas vacaciones serán

obligatorias y sin interrupción de sus 15 días de descanso anual, NO se cancelarán sino son

tomadas, salvo mutuo acuerdo con la Gerencia y excepción. Los trabajadores que tuvieran

más de 20 días de vacaciones, pueden dividirlas en dos o más periodos.

Todo trabajador está en la obligación de ayudar en cualquier área que esté debidamente

capacitado.

El desahucio es la terminación laboral entre el trabajador y la empresa, no habrá ninguna

diferencia si la renuncia se la realiza en el MRL o directamente en la empresa (el 25%

como indica el código de trabajo vigente).

7

La empresa les proporcionará tanto al personal administrativo como operativo una

alimentación diaria, la misma que se servirá en el comedor de la empresa, las personas que

no adquieran éste beneficio no será remunerado.

Se respetarán los días feriados decretados por el Gobierno, salvo en caso de alguna

necesidad urgente de la empresa, esto será organizado entre la GG, en éste caso se

cancelará el 100% de las horas trabajadas.

1.1.1.5 Estrategias

A menudo se escuchan frases como “la estrategia corporativa de mi empresa es fichar la mejor gente”

o “controlar los principales canales de distribución”. En algún caso hemos escuchado que “la

estrategia corporativa de mi empresa es diferenciarse, buscar un nicho”. En las primeras dos frases se

habla de estrategias de recursos humanos y de marketing, mientras que la tercera se refiere a estrategia

competitiva. (Planellas, 2010).

El diccionario de negocios define una estrategia empresarial como una estrategia que reconoce los

factores que actualmente afectan a la empresa y sus competidores, así como los factores que pueden

afectar a la empresa y a sus competidores en el futuro. (Ehowenespanol, 2013).

LA ROCA S.A es una compañía que tiene las siguientes estrategias para ganar posicionamiento en

el sector privado, de acuerdo a lo indicado por su gerente de operaciones Ing. Estevan Troya a

continuación las presentamos:

Fabricación de productos alternativos.

Evaluación continua del mercado.

Promoción y publicidad de los servicios de La ROCA S.A.

Coordinación en ventas para visitas a clientes, apertura de punto de ventas.

Enfoque en el negocio clave de cemento, concreto premezclado y agregados.

Ofrecer a los clientes la mejor propuesta de valor.

Maximizar la eficiencia operativa de la empresa.

Fortalecer la estructura de capital y recuperar la flexibilidad financiera de empresa La

ROCA S.A.

8

Atraer, retener y desarrollar un equipo de ejecutivos de clase mundial.

Fomentar el desarrollo sustentable de la empresa La ROCA S.A.

1.1.1.6 Principios y Valores

1.1.1.6.1 Principios

“Los Principios Empresariales son un conjunto de valores y normas que guían el actuar de todos los

colaboradores y que sirven de marco referencial para la toma de decisiones en los distintos ámbitos

del negocio.” (Memoriamasisa, 2013).

El Ing. Estevan Troya da a conocer que la empresa La Roca tiene como principios los siguientes:

El crecimiento de cada trabajador de la empresa La Roca es compromiso del equipo

directivo.

Todos los clientes deben ser tratados con mucha cordialidad y satisfacer todas sus

exigencias respecto del servicio de la empresa

Los trabajadores deben tener un sentido de pertenecía a la empresa y llevará a la práctica

estos principios en su vida diaria.

Desarrollo humanos integral de nuestros empleados.

La empresa promueve un lugar seguro para trabajar.

Los trabajadores y todos los directivos promulgan la calidad de su servicio y el

mejoramiento constante, generando confiabilidad.

La atención a los clientes de la empresa debe ser con calidez y personalizada.

La organización del trabajo se la realiza por equipos.

El trato debe ser con mucha cordialidad no solo a los clientes sino entre los mismos

trabajadores de la empresa.

9

La innovación es la herramienta por lo que la empresa está en búsqueda de nuevas

tecnologías y creativas estrategias que permitan mejorar el servicio que ofrece

1.1.1.6.2 Valores

Los valores corporativos son elementos de la cultura empresarial, propios de cada compañía. Dadas

sus características competitivas, las condiciones de su entorno, su competencia y la expectativa de

los clientes y propietarios.

“Específicamente estamos hablando de conceptos, costumbres, actuaciones, actitudes.

Comportamientos o pensamientos que la empresa asume como norma o principios de conducta o

que se propone tener o lograr una característica distinta de su posicionamiento y/o de sus variables

competitivas.” (Mejía, 2011).

La empresa LA ROCA tiene los siguientes valores de acuerdo a lo que indica su Gerente de

Operaciones Ing. Estevan Troya:

La lealtad con pertenencia, confidencialidad

Capacidad del talento humano de la empresa y esfuerzo en el logro de los objetivos

estratégicos.

La confidencialidad en la realización del trabajo, no divulgando a terceras personas.

Excelencia en el logro de objetivos con calidad, esfuerzo, empeño y coraje para lograr

resultados exitosos del trabajo.

Trabajo de excelencia en el trabajo diario.

Trabajo con responsabilidad, profesionalismo y constancia

Cumplimiento de los compromisos del trabajo diario.

Involucrarnos a fondo en cada tarea con la motivación de que en ello se sustenta el

crecimiento de nuestra empresa.

Honestidad en el ejercicio de cada una de las operaciones.

10

1.1.2Micro ambiente

Son grupos o elementos de interés interno, que ejercen influencia en las actividades de la organización

y caen dentro de la responsabilidad de un Gerente o Director.

Se refiere a todo lo que está dentro de la organización es decir a la cultura organizacional, al clima

organizacional, etc.

El análisis del entorno interno consiste en el estudio de los diferentes factores o elementos que pueden

existir dentro de la empresa. (Briceño, 2014)

Son todas las fuerzas que una empresa puede controlar y mediante las cuales se pretende lograr el

cambio deseado. Entre ellas tenemos a los proveedores, la empresa en sí, los competidores,

intermediarios, clientes.

En el análisis interno se identifican y evalúan diferentes factores que existen dentro de la empresa

“LA ROCA S.A” en este factor se realiza un análisis con el objetivo de conocer los recursos y las

capacidades que tiene la empresa para poder formular estrategias que le permitan aprovechar las

fortalezas o reducir las debilidades.

1.1.2.1 Clientes

Son conocidos como los compradores o personas que adquieren los bienes o servicios que ofrece una

organización. Los clientes son quizá las variables directas de mayor importancia para las

organizaciones, ya que la mayoría de ellas debe detectar los cambios en las preferencias de los

consumidores para que estos continúen prefiriendo sus productos y no solicitar los de la competencia.

(Gestiopolis, 2014).

Los principales clientes de la empresa “LA ROCA .SA” son los siguientes:

Municipio de Quito

Seguros Colonial

Municipio de Ibarra

Municipio de Rumiñahui

Municipio de Pujilí

Arq. Guevara Carola

Etinar S.A

Rancho San Francisco

11

1.1.2.2 Proveedores

Son todas aquellas organizaciones, personas o agentes que facilitan los insumos necesarios para que

una empresa produzca su bien o servicio. Estos insumos o recursos adquiridos afectan de manera

directa la calidad, costo y plazo de entrega para cualquier bien o servicio.

Los principales insumos que el proveedor ofrece al comprador pueden ser préstamos monetarios,

equipos, servicios, materiales o energía necesaria para que instalaciones funcionen adecuadamente.

(Gestiopolis, 2014).

Los Proveedores de la empresa “LA ROCA .SA” son los siguientes:

Graiman Cia. Ltda

Rejapon S.A

Abambari Clavijo Luis Antonio

Asitimbay Sotamba Fausto Patricio

Dicaram S.A

Automatizaciones SIMOTIC CIA. LTDA

Acepromed Cia. Ltda

Importadora Muñoz Ordoñez Cia Ltda

La Llave S.A

Insernin C.A

Autocomercio Astudillo & Astudillo

Autec S.A

Los proveedores es una oportunidad para la empresa “LA ROCA S.A ya que el contar con

servicios y productos de calidad la empresa puede mejorar el servicio a los clientes.

1.1.2.3 Competencia

“Las firmas que comercializan productos que son similares o que pueden sustituirse por los

productos de un comerciante en la misma área geográfica” (Fred, 2010).

Al identificar a los competidores, es importante saber que éstos pueden ser directos o indirectos. Es

fácil saber quiénes son sus competidores directos, dado que venden el mismo producto o servicio

que usted. Para identificarlos basta con consultar la sección amarilla, recorrer el área en la cual se

pretende establecer, consultar los periódicos locales, etcétera. Por otro lado, los competidores

indirectos son los que venden productos o servicios a su mercado aunque no exactamente lo

mismo. Es decir, ellos compiten por el dinero del mercado.

12

La competencia de la empresa “LA ROCA .S.A” son los siguientes:

Minerosa

Semaica

Constructora Granda Dávila

Ecuaconcreto Construcciones

SercuveCia. Ltda

CONSTRUECUADOR

Constructora Naranjo Ordoñez

Proinmobiliaria

La competencia es una amenaza para la empresa “LA ROCA .S.A” ya que si se da una baja de

precios en otras empresas constructoras las ventas disminuyen.

1.1.3 Productos y Servicios

Productos

Piedra

Las principales características de la piedra natural son su resistencia a distintos tipos de esfuerzos y

su aspecto, noble y natural. Las etapas por las que pasa una roca, desde el yacimiento en que se

encuentra en la naturaleza, hasta que se puede contemplar en una construcción, constituyen todo un

proceso. Roca Ornamental es la piedra natural que ha sido seleccionada, desbastada o cortada en

determinada forma o tamaño con o sin una o más superficies elaboradas mecánicamente.

La razone por las cuales escoger la piedra es por su garantía de resistencia y durabilidad, térmica,

maleable, fácil de colocar y mantener, la variedad en sus tonalidades genera diseños únicos.

13

Mármoles

Los mármoles tienen gran variedad de colores y tras

un proceso de pulido por abrasión, alcanzan alto

nivel de brillo natural, es decir, sin ceras ni

componentes químicos. Se utiliza principalmente en

la construcción, decoración y escultura. A veces es

translúcido, de diferentes colores, como blanco, marrón, rojo, verde, negro, gris, amarillo, azul, y

que puede aparecer de coloración uniforme, jaspeado (a salpicaduras), veteado (tramado de líneas)

y diversas configuraciones o mezclas entre ellas.

Granito

La característica principal del granito es su total

transparencia. Esto le permite convertirse en un

material ideal para cualquier tipo de decoración. Es

una piedra totalmente resistente. Su composición

100% natural le permite tener una larga vida útil. Muy utilizado para el revestimiento de paredes

exteriores. Posee características que le permiten convertirse en un excelente aislante de la

humedad. También funciona como aislante térmico, por lo que una vez que revistas tu casa con esta

piedra, los cambios de temperatura no se sentirán en el interior. Se emplea como adoquín y

baldosín en la cimentación, pavimentación y revestimiento.

Triturados

La piedra triturada también es conocida como roca

angular. Este tipo de piedras se forma de

agregados de construcción. Generalmente se

produce por la industria minera. La roca es

removida hasta el tamaño deseado, con

trituradoras. Es distinto de la grava que se produce por procesos naturales de meteorización y

erosión y tiene una forma más redondeada. La piedra triturada es uno de los materiales clave para

la construcción de carreteras aunque también se emplea para balasto de ferrocarril, ornamento de

jardines y como material compuesto del hormigón y asfalto.

Existen varios colores para diferentes alternativas de decoración, es también muy utilizada en

centros turísticos y balnearios.

14

Tallados

Realizan tallados con calidad según pedido del

cliente. La empresa tiene verdaderas obras de

arte en piedra natural como Piletas, Jardineras,

Letreros, Bolardos, etc.

Servicios

La compañía La Roca S.A. brinda los siguientes servicios:

Asesoramiento técnico eficiente en el almacén y en obra

Amplio Catálogo de Productos.

Realizan diseños previos, hasta lograr su satisfacción.

Respecto del transporte llevan el material al punto que requiera el cliente.

Seriedad y puntualidad en la entrega.

Maquinaria de producción de última generación.

Estricto control del proceso de producción y calidad.

Cuentan con el personal calificado para el proceso de instalación.

Mantenimiento de la piedra, servicio integral de limpieza y protección.

Obras

La empresa La Roca S.A. ha realizado las siguientes obras que se ven reflejadas en:

Villa del Carmen.

Teatro Sucre.

Seguros Colonial.

San Diego.

Rancho san Francisco.

Plaza Santa Prisca.

Plaza San Blas.

Plaza de la Independencia.

Nuevo Aeropuerto Internacional Quito.

Parque Tumbaco.

15

Parque Lineal Machángara.

Parque Gabriela Mistral.

Parque Alameda.

Naciones Unidas.

Municipio Rumiñahui.

Plaza Indoamérica.

Iglesia La Merced.

Adoquinado Corpus Christi.

Plaza Foch.

ESPEC.

Parque El Ejido.

Congreso.

Concha Acústica.

Calle Cuenca.

Biblioteca Municipal.

Ave. José María Alemán.

Calle Cotopaxi.

1.1.4 Estructura Organizacional

La estructura organizacional es un medio del que se sirve una organización cualquiera para conseguir

sus objetivos con eficacia, puede ser definida como las distintas maneras en que puede ser dividido el

trabajo dentro de una organización para alcanzar luego la coordinación del mismo orientándolo al

logro de los objetivos. (Blogspot, 2010)

A continuación se encuentran los organigramas de la empresa LA ROCA S.A, la misma que está

compuesta por las siguientes direcciones:

Dirección de Operaciones

Dirección Comercial

Dirección de Talento Humano

16

Figura 1.1 Organigrama Estructural

Por: (La Roca S.A, 2014)

17

ORGANIGRAMAS POR ÁREAS:

Figura 1.2 Dirección de Operaciones


18

Figura 1.3 Dirección Comercial


19

Figura 1.4 Dirección de Talento Humano Por: (La Roca S.A, 2014)

1.1.5Organismos de Control

Servicio De Rentas Internas (SRI)

La compañía La Roca S.A. es una compañía que debe cumplir

mensualmente con las siguientes obligaciones ante la autoridad

reguladora que es el SRI:

Anexo de compras y retenciones en la fuente por otros conceptos

Anexo de relación de dependencia

20

Declaración de Impuesto a la Renta de Sociedades

Declaración de Retenciones en la Fuente

Declaración Mensual del IVA (Servicio de Rentas Internas, 2010)

Instituto Ecuatoriano De Seguridad Social (IESS)

La compañía La Roca S.A. en el ejercicio de sus obligaciones con sus

trabajadores y ante el organismo regulador, como es derecho de los

trabajadores, el patrono que en este caso es la empresa, ha procedido a

afiliar a sus empleados desde el primer día de labores, como consta en

el Código de Trabajo, cumpliendo con el pago de las aportaciones

patronales y personales mensualmente, fondo de reserva y demás

beneficios de ley.

Para el análisis de esta tesis se ha tomado los siguientes artículos de la Ley de Seguridad Social, se

presentan a continuación:

Ley De Seguridad Social

De Los Asegurados Obligados

Art. 9.- Para los efectos de la protección del Seguro General Obligatorio:

b) Es administrador o patrono de un negocio toda persona que emplea a otros para que ejecuten una

obra o presten un servicio, por cuenta suya o de un tercero. (Asamblea Nacional del Ecuador, 2010)

La empresa LA ROCA S.A., dedicada a la transformación, importación, distribución y

comercialización de piedras ornamentales y acabados finos para la construcción, obras civiles,

prestación de servicios generales, que es su papel de patrono siendo que emplea o tiene a su cargo

otras personas con relación laboral, cumple con de afiliar a todos sus trabajadores y por ley

(mencionada en la presente) y en forma obligatoria, siempre que exista un contrato de trabajo

legalmente extendido.

De Las Prestaciones De Salud

Art. 102.- Alcance De La Protección.- El Seguro General de Salud Individual y Familiar protegerá al

asegurado contra las contingencias de enfermedad y maternidad, dentro de los requisitos y

21

condiciones señalados en este Título. La prevención de accidentes de trabajo y enfermedades

profesionales estará a cargo del Seguro General de Riesgos del Trabajo.

El afiliado, su cónyuge o conviviente con derecho, y sus hijos menores hasta los seis (6) años de edad,

así como el jubilado, serán beneficiarios de acciones integrales de fomento y promoción de la salud,

prevención, diagnóstico y tratamiento de enfermedades no profesionales, recuperación y rehabilitación

de la salud individual.

Las beneficiarias del seguro de maternidad recibirán atención de embarazo, parto y puerperio.

Se accederá a las prestaciones de salud de este Seguro en condiciones de libre elección del prestador

de servicios de salud, público o privado, dentro de las limitaciones señaladas en este Título.

(Asamblea Nacional del Ecuador, 2010)

La empresa La Roca S.A., en su relación laboral con sus empleados les brinda la oportunidad de

recibir el servicio de salud que beneficia a sus familias y a los trabajadores mismos, producto de la

afiliación al IESS. Es un derecho irrenunciable.

Superintendencia de Compañías

“La Superintendencia de Compañías es el organismo técnico, con autonomía

administrativa y económica, que vigila y controla la organización, actividades,

funcionamiento, disolución y liquidación de las compañías y otras entidades en las circunstancias y

condiciones establecidas por la Ley”. (Superintendencia de Compañias, 2013)

La empresa La Roca S.A., está regulada por la Superintendencia de Compañías, tiene en su

rendición de cuentas como sociedad anónima responder según el criterio tomado de la Ley de

compañías:

Ley De Compañías

De La Compañía Anónima

Art. 143.- La compañía anónima es una sociedad cuyo capital, dividido en acciones negociables, está

formado por la aportación de los accionistas que responden únicamente por el monto de sus acciones.

Las sociedades o compañías civiles anónimas están sujetas a todas las reglas de las sociedades o

compañías mercantiles anónimas.

Art. 144.- Se administra por mandatarios amovibles, socios o no. La denominación de esta compañía

deberá contener la indicación de "compañía anónima" o "sociedad anónima", o las correspondientes

siglas. No podrá adoptar una denominación que pueda confundirse con la de una compañía

preexistente. Los términos comunes y aquellos con los cuales se determine la clase de empresa, como

"comercial", "industrial", "agrícola", "constructora", etc., no serán de uso exclusive e irán

acompañadas de una expresión peculiar. (Slideshare, 2014)

22

La empresa La Roca S.A., como personas jurídicas cumple con las disposiciones desde su

constitución y el monto de su capital hasta la rendición de cuentas de las acciones.

Ministerio de Relaciones Laborales

La empresa está obligada a acatar las disposiciones emitidas por este

ministerio, debiendo cumplir con el pago de la décima tercera y

décima cuarta remuneración en los meses respectivos y también con

el pago de utilidades a cada uno de sus empleados por el tiempo que

hayan brindado sus servicios.

Código De Trabajo De Las Obligaciones Del Empleador Y Del Trabajador

Art. 48.- Jornada especial.- Las comisiones sectoriales y las comisiones de trabajo determinarán las

industrias en que no sea permitido el trabajo durante la jornada completa, y fijarán el número de horas

de labor.

Art. 83.- Plazo para pagos.- El plazo para el pago de salarios no podrá ser mayor de una semana, y el

pago de sueldos, no mayor de un mes.

Art. 84.- Remuneración semanal, por tarea y por obra.- Si el trabajo fuere por tarea, o la obra de

las que pueden entregarse por partes, tendrá derecho el trabajador a que cada semana se le reciba el

trabajo ejecutado y se le abone su valor. (Asamblea Nacional del Ecuador, 2010)

La empresa La Roca S.A., está regulada por el Ministerio de Relaciones Laborales y a sus

empleados como corresponde a la Ley y por derecho procede al pago de la décima tercera y décima

cuarta remuneración en los meses respectivos y también con el pago de utilidades a cada uno de sus

trabajadores.

23

CAPÍTULO II

2. DIAGNÓSTICO SITUACIONAL

El análisis situacional es el estudio del medio en que se desenvuelve la empresa en un determinado

momento, tomando en cuenta los factores internos y externos mismos que influyen en cómo se

proyecta la empresa en su entorno.

El análisis situacional que considera y estudia factores tanto internos como externos de la

organización es importante pues ayuda a orientar las decisiones gerenciales necesarias para hacer

competitiva la organización y además da a conocer los aspectos sobre los cuales debe tener

información el estratega de la empresa.

Figura 2.1 Diagnostico Situacional

Por: (Financial Red, 2013)

A la empresa “LA ROCA S.A” el análisis situacional orientará las decisiones gerenciales

necesarias para mejorar la productividad de la empresa haciéndola más competitiva, en la medida

que se hagan los ajustes necesarios que les permitan determinar los aspectos positivos y negativos

tanto del entorno como de la empresa.

24

2.1Análisis Externo

El análisis externo consiste en estudiar todas aquellas variables económicas, políticas, sociales,

tecnológicas, entre otras, que afectan el normal desenvolvimiento de la Compañía y que por sus

características no pueden ser reguladas o manipuladas por la Empresa directamente para el

cumplimiento de sus objetivos institucionales.

Figura 2.2 Análisis Externo

Por: (Iberoonline, 2011)

En la empresa “LA ROCA S.A” para poder introducir los cambios que la empresa requiere, es

necesario hacer un profundo análisis de la situación actual, atendiendo a los factores que tienen

influencia en la actividad que desarrolla la empresa.

2.1.1Macro ambiente

El macroentorno se refiere a todos aquellos aspectos relacionados con el exterior de la empresa.

Los Factores Socio Culturales, Factores Tecnológicos, Factores Económicos, Factores Político

Legales, y Factores Globales son claros ejemplos de este apartado. (Gestiopolis, 2014).

Son fuerzas que rodean a la empresa, sobre las cuales la misma no puede ejercer ningún control.

Podemos citar el rápido cambio de tecnología, las tendencias demográficas, las políticas

25

gubernamentales, la cultura de la población, la fuerza de la naturaleza, las tendencias sociales, etc.;

fuerzas que de una u otra forma pueden afectar significativamente y de las cuales la empresa puede

aprovechar las oportunidades que ellas presentan y a la vez tratar de controlar las amenazas.

(Slideshare, 2010)

El diagnóstico del macroentorno para la empresa “LA ROCA S.A” tiene como objetivo

fundamental, identificar y prever los cambios que se producen en términos de su realidad

actual y comportamiento futuro. Esos cambios deben ser identificados en virtud de que ellos

puedan producir un impacto favorable (oportunidad) o adverso (amenaza). Tiene que

prepararse para aprovechar las oportunidades o para contrarrestar las amenazas.

Los cambios que se dan en el macroentorno de la empresa pueden tener un impacto directo

en su funcionamiento, debido a que influyen en el desarrollo de sus actividades. Los factores

externos están sujetos a cambios continuos, y por esta razón la empresa debe estar en la

capacidad de adaptarse a dichos cambios.

2.1.1.1Factor Económico

Los cambios económicos pueden generar oportunidades o amenazas para los administradores; cuando

la economía pasa por un buen momento, las empresas aprovechan la creciente demanda de productos

o servicios para disponer de recursos que les permitan crecer o expandirse. De lo contrario cuando la

economía pasa por una crisis, caso de las recesiones, la demanda disminuye aumentando el desempleo

y disminuyendo las utilidades. (Gestiopolis, 2014).

Muchos mercados se están globalizando cada vez más. Ningún negocio, sea grande o pequeño, está a

salvo de la competencia internacional, debido a las facilidades que la tecnología ofrece a personas de

todo el mundo. En la actualidad se está registrando un movimiento hacia gigantescos mercados

mundiales, donde es posible perseguir economías de escala en la producción, el marketing y la

distribución. (Chiavenato, 2010)

Para la empresa “LA ROCA S.A” es necesario analizar el factor económico ya que depende

directamente de esta variable para determinar su proyección presupuestaria y realizar las

modificaciones a sus estrategias para alcanzar las metas establecidas.

Inflación

En economía la inflación es el aumento sostenido y generalizado del nivel de precios de bienes y

servicios, medido ante un poder adquisitivo. Se define también como la caída en el valor de

mercado o del poder adquisitivo de una moneda en una economía en particular.

26

Es el aumento de precios de bienes y servicios en un determinado tiempo. La inflación es una

medida estadística que se la obtiene atreves del Índice de precios al consumidor.

Tabla 2.1 Porcentajes de la Inflación

AÑO INFLACION EN PORCENTAJES

2009 4,31%

2010 3,33%

2011 5,41%

2012 4,16%

2013 2,70%

2014 3,67%

Nota: Muestra la inflación de los 6 últimos años; Adaptado de, (Banco Central del Ecuador, 2014)

Figura 2.3 Inflación en Porcentajes

Adaptado de, (Banco Central del Ecuador, 2014)

De acuerdo a lo analizado podemos decir que esta variable es una amenaza para la empresa

“LA ROCA S.A” por el incremento de precios, es un tema preocupante que intervienen en

4,31%

3,33%

5,41%

4,16%

2,70%

3,67%

2009 2010 2011 2012 2013 2014

AÑOS

INFLACION EN PORCENTAJES

27

todo plan de negocios y en la evaluación de alternativa de inversión. Particularmente para la

actividad de la producción es sensible y conspira seriamente con la factibilidad de llevar

adelante las actividades de la empresa.

2.1.1.2 Factor Político - Legal

Los factores político-legales establecen las reglas del ámbito de trabajo en el que se desenvuelven

la empresa. En todo sistema económico, las instituciones públicas cumplen una serie de funciones,

para ejercerlas, emiten normas y regulaciones. La cantidad e intensidad de las mismas oscila

enormemente entre los diversos sectores y organizaciones.

Una característica importante del país es su inestabilidad y precariedad en términos políticos.

Constitución Política Del ECUADOR

Art. 33.- El trabajo es un derecho y un deber social, y un derecho económico, fuente de realización

personal y base de la economía. El Estado garantizará a las personas trabajadoras el pleno respeto a

su dignidad, una vida decorosa, remuneraciones y retribuciones justas y el desempeño de un trabajo

saludable y libremente escogido o aceptado.

Art. 276.-El régimen de desarrollo tendrá los siguientes objetivos:

Numeral 2: Construir un sistema económico, justo, democrático, productivo, solidario y sostenible

basado en la distribución igualitaria de los beneficios del desarrollo, de los medios de producción y

en la generación de trabajo digno y estable.

Art. 284.-La política económica tendrá los siguientes objetivos:

Numeral 6. Impulsar el pleno empleo y valorar todas las formas de trabajo, con respeto a los

derechos laborales.

Art. 325.- El Estado garantizará el derecho al trabajo. Se reconocen todas las modalidades de

trabajo, en relación de dependencia o autónomas, con inclusión de labores de auto sustento y

cuidado humano; y como actores sociales productivos, a todas las trabajadoras y trabajadores.

En base a lo mencionado la empresa “LA ROCA S.A”, se rige al siguiente marco legal:

28

Ley de Compañías

Ley de Régimen Tributario Interno

Código de Trabajo

Ley de Seguridad Social

Ley del Medio Ambiente

Ordenanzas Municipales

2.1.1.3 Factor tecnológico

Los cambios tecnológicos en el proceso se relacionan con las modificaciones en la forma en que se

fabrican los productos o la forma de administrar las empresas. (Gestiopolis, 2014).

“El desarrollo de productos o procesos nuevos, así como los adelantos científicos, que pueden

afectar las actividades de la organización.” (Stoner, Freeman, & Gilbert, 2010)

Al hablar de tecnologías nos referimos al uso de técnicas que involucran la aplicación de nuevos

avances, es decir, el conocimiento científico del medio ambiente del hombre y sus propiedades, lo

cual requiere de la inversión de grandes cantidades de capital.

La tecnología capacita para el logro de nuevos productos y servicios.

La tecnología posibilita aumentos de la productividad, que revierten en disminuciones del

coste unitario de obtención del bien o servicio.

La tecnología afecta a la estructura de cualquier empresa.

Esta variable es una oportunidad para la empresa “LA ROCA S.A” ya que el uso de la tecnología

le permitirá a la empresa reducir costos y tiempo para brindar un mejor servicio a sus clientes.

2.2Análisis FODA

El análisis FODA tiene múltiples aplicaciones y puede ser usado por todos los niveles de la

corporación y en diferentes unidades de análisis tales como producto, mercado, producto-mercado,

línea de productos, corporación, empresa, división, unidad estratégica de negocios, etc.

29

Muchas de las conclusiones obtenidas como resultado del análisis FODA, podrán serle de gran

utilidad en el análisis del mercado y en las estrategias de mercadeo que diseñe y que califiquen para

ser incorporadas en el plan de negocios. (DeGuate, 2014).

“El FODA es un marco conceptual para un análisis sistemático que facilita el apareamiento entre las

amenazas y oportunidades externas con las debilidades y fortalezas internas de la organización.

La identificación de fortalezas y debilidades de las compañías, así como las oportunidades y las

amenazas en las condiciones externas, se considera como una actividad común de las empresas. Lo

que suele ignorarse es que la combinación de estos factores pueden requerir de distintas decisiones

estratégicas”. (Serna, 2010)

Figura 2.4 Análisis FODA

Por: (Dirección de Marketing, 2011)

2.2.1Matriz de FODA

La Matriz FODA es una herramienta que sirve para analizar la situación competitiva de una

organización, e incluso de una nación. Su principal función es detectar las relaciones entre las

variables más importantes para así diseñar estrategias adecuadas, sobre la base del análisis del

ambiente interno y externo que es inherente a cada organización (Flyer, 2010)

30

Con los resultados del análisis FODA empresa deberá definir una estrategia. Existen distintos tipos

de estrategia empresariales:

Defensiva: La empresa está preparada para enfrentarse a las amenazas. Si su producto o servicio ya

no se considera líder, ha de resaltar lo que le diferencia de la competencia. Cuando baje la cuota de

mercado, ha de buscar clientes que le resulten más rentables y protegerlos.

Ofensiva: La empresa debe adoptar una estrategia de crecimiento. Cuando las fortalezas son

reconocidas por sus clientes, es posible atacar a la competencia para resaltar las ventajas propias.

Cuando el mercado está maduro es posible tratar de “robar” clientes lanzando nuevos modelos o

servicios.

Supervivencia: La empresa se enfrenta a amenazas externas sin las fuerzas internas necesarias para

luchar contra la competencia. Es aconsejable dejar las cosas tal y como están hasta que se asienten los

cambios que se producen.

Reorientación: Aparecen oportunidades que se pueden aprovechar, pero la empresa carece de la

preparación adecuada. Será necesario cambiar de política o de producto o servicio porque los actuales

no están dando los resultados esperados.” (Guiadelacalidad, 2010).

Mediante el análisis realizado al funcionamiento y actividades que desarrolla la empresa “LA

ROCA S.A” de detectaron las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas que se detallan en

la siguiente tabla:

31

Tabla 2.2Matriz FODA de la empresa “LA ROCA S.A”

FORTALEZAS OPORTUNIDADES

Poseen tecnología actualizada y automatizada

para el procesamiento de la piedra.

Sus proyectos de infraestructura e ingeniería

son de calidad.

La empresa cuenta con experiencia y

profesionalismo para realizar sus actividades.

La empresa tiene calidad en los productos y

servicios que ofrece.

El personal administrativo es comprometido

con la empresa.

La política de impulsar el consumo de la

producción nacional influye para que haya un

crecimiento de la demanda.

El acceso a la tecnología le permitirá a la

empresa reducir costos, tiempo y brindar un

mejor servicio a sus clientes.

Nueva oferta de servicios y productos de

calidad por parte de proveedores que permitirán

ampliar el portafolio de clientes.

DEBILIDADES AMENAZAS

Débil control interno administrativo y

financiero.

Falta de conocimiento de políticas, planes y

estrategias a nivel operativo de la empresa

Inobservancia al manual de funciones y

procedimientos.

Falta delimitación de funciones

Manual de procedimientos incompleto

La inflación refleja el incremento de precios, la

actividad de la construcción es sensible y

conspira seriamente con la factibilidad de llevar


Gran crecimiento de oferta del sector de la

construcción.

Políticas estatales que afectan directamente al

sector de la construcción

Regulaciones ambientales.

Nota: Describe los factores de la matriz

32

CAPÍTULO III

3. AUDITORÍA DE GESTIÓN

3.1 Definiciones sobre Auditoría

Es un proceso sistemático para obtener y evaluar de manera objetiva, las evidencias relacionadas con

informes sobre actividades económicas y otras situación que tienen una relación directa con las

actividades que se desarrollan en una entidad pública o privada.

El fin del proceso consiste en determinar el grado de precisión del contenido informativo con las

evidencias que le dieron origen, así como determinar si dichos informes se han elaborado observando

principios establecidos para el caso. (Winkle, 2010)

“Es la revisión de estados financieros contables para efecto de dictamen de los mismos y

evaluación de su control interno” (Álvarez, 2010)

La evidencia que la auditoría es un proceso mediante el cual se realiza el examen sistemático y

estructurado para conseguir y evaluar de manera objetiva, las evidencias que se encuentre en las

operaciones relacionadas con las actividades financieras, administrativas y de gestión, con los

respectivos informes sobre las actividades económicas y otras que se desarrollen en relación directa

con las actividades que se desarrollan.

3.2 Importancia de la Auditoría

Es importante realizar una Auditoría por año a fin de mantener un control regular sobre la empresa.

Aunque a simple vista parezca un proceso difícil, la Auditoría es una técnica fundamental para el

desarrollo y crecimiento de cualquier empresa, dado que le otorgará interesantes posibilidades de

cambio, perfeccionamiento y desarrollo ordenado para las empresas y organizaciones.

Importancia de Realizar una Auditoría

Identifica los riesgos de la empresa.

Otorga confianza a los directivos, integrantes y clientes.

Previene errores y fraudes.

Proporciona una mejora continua a la Compañía.

33

3.3 Clases de Auditoría

Auditoría Externa: La Auditoría Externa o Independiente tiene por objeto averiguar la razón

habilidad, integridad y autenticidad de los estados, expedientes y documentos y toda aquella

información producida por los sistemas de la organización.

Auditoría Interna: Las auditorías internas son hechas por personal de la empresa. Un auditor

interno tiene a su cargo la evaluación permanente del control de las transacciones y operaciones y

se preocupa en sugerir el mejoramiento de los métodos y procedimientos de control interno.

Auditoría Financiera: La auditoría financiera examina a los estados financieros y a través de ellos

las operaciones financieras realizadas por el ente contable, con la finalidad de emitir una opinión

técnica y profesional.

Auditoría Operacional: Es la acumulación y examen sistemático y objetivo de evidencia con el

propósito de expresar una opinión independiente sobre: la eficacia de los sistemas de

administración y de los instrumentos de control interno incorporados a ellos, y la eficiencia,

eficacia, y economía de las operaciones.

Auditoría de Cumplimiento: Es la comprobación o examen de las operaciones financieras,

administrativas, económicas y de otra índole de una entidad para establecer que se han realizado

conforme a las normas legales.

Auditoría de Rendimiento: Es un examen independiente de la efectividad y la eficiencia de las

empresas los programas y las organizaciones del gobierno en realicen con la economía, el obtiene

principal es generar mejoras.

Auditoría de Gestión: Es aquella que se realiza para evaluar el grado de eficiencia y eficacia en el

logro de los objetivos previstos por la organización y con los que se han manejado los recursos.

3.4 Auditoría de Gestión

“Una auditoría de gestión es la revisión analítica total o parcial de una organización con el

propósito de precisar su nivel de desempeño y perfilar oportunidades de mejora para innovar valor

y lograr una ventaja competitiva sustentable”. (Franklin, 2010, pág. 11)

34

Es importante añadir que la auditoría de gestión abarca una revisión de los objetivos, planes y

programas de la empresa; su estructura orgánica y funciones; sus sistemas, procedimientos y

controles; el personal y las instalaciones de la empresa.

3.4.1 Definición

Es la evaluación de todo o parte de los procesos de una organización en términos de eficiencia,

efectividad, economía, ética y ecología con la finalidad de informar los resultados obtenidos y

proponer recomendaciones para optimizar la gestión institucional en el corto, mediano y largo plazo.

(Badillo, 2010, pág. 5)

La auditoría de gestión es aquella que se realiza para evaluar el grado de eficiencia y eficacia que

tiene la empresa en el logro de los objetivos conocidos por la organización y con los que se han

tratado los recursos.

La Auditoría de Gestión es definida como un examen sistemático y de evaluación profesional de

las actividades realizadas en un sector, dentro del marco legal, determinar su grado de eficiencia,

eficacia, y por medio de las recomendaciones que a efecto se formulen, promover la correcta

administración de los recursos de la entidad.

3.4.2 Características

Las características de la Auditoría de Gestión son las siguientes:

Mide el cumplimiento de los planes y programas en un período de tiempo determinado.

Concentra el análisis hacia actividades y procesos de cada entidad, aplicando indicadores

que midan adecuadamente la gestión realizada.

Mide la contribución de la entidad en el desarrollo de la comunidad, estableciendo el

beneficio o pérdida social.

Determina el comportamiento de las cifras durante un período de análisis y sus variaciones

significativas.

35

Verifica tendencias, desviaciones y participaciones.

Contribuye a que las entidades mejoren la eficiencia administrativa y financiera en el

manejo de los recursos asignados para su funcionamiento.

3.4.3 Alcance de la Auditoría

“El área de influencia que abarca la auditoría de gestión comprende la totalidad de una

organización en lo correspondiente a su estructura, niveles, relaciones y formas de actuación”.

(Franklin, 2010, pág. 13)

El alcance tiene que ver, con la extensión del examen que se realiza, si se van a examinarlos

procesos en su totalidad, o solo uno de ellos, por otro lado el alcance también puede estar referido

al periodo que se examina y estos pueden ser de un año, de un mes, de una semana y también

podría ser hasta de varios años.

Aspectos Generales del Alcance de Auditoría

Naturaleza Jurídica.

Criterios de Funcionamiento.

Estilos de Administración.

Enfoque Estratégico.

Sector de Actividad.

Giro Industrial.

Ámbito de Operación.

Tamaño de la Empresa.

Número de Empleados.

Relaciones de Coordinación.

Desarrollo Tecnológico.

Sistemas de Comunicación e Información.

Nivel de Desempeño.

Trato a Clientes.

Entorno.

Generación de bienes, servicios, capital y conocimiento.

Sistemas de calidad.

36

3.4.4 Objetivos

Por sus características, la auditoría administrativa constituye una herramienta fundamental para

impulsar el crecimiento de las organizaciones, toda vez que permite detectar en qué áreas se

requiere de un estudio más profundo, que acciones se pueden tomar para subsanar deficiencias,

como superar obstáculos, como imprimir mayor cohesión al funcionamiento de dichas áreas y,

sobre todo, realizar un análisis causa-efecto que concilie en forma congruente los hechos con las

ideas.

En virtud de lo anterior, es necesario establecer el marco para definir objetivos congruentes cuya

cobertura encamine las tareas hacia resultados específicos. Entre los criterios más sobresalientes

para lograrlo se pueden mencionar. Los objetivos de la Auditoría de Gestión son:

De Control: Destinados a orientar los esfuerzos en su aplicación y poder evaluar el

comportamiento organizacional en relación con estándares preestablecidos.

De Productividad: Encauzan las acciones para optimizar el aprovechamiento de los recursos de

acuerdo con la dinámica administrativa instituida por la organización.

De Organización: Determinan que su curso apoye la definición de la estructura, competencia,

funciones y procesos a través del manejo efectivo de la delegación de autoridad.

De Servicio: La organización está inmersa en un proceso que la vincula cuantitativa y

cualitativamente con las expectativas y satisfacción de sus clientes.

De Calidad: Disponen que tienda a elevar los niveles de actuación de la organización en todos sus

contenidos y ámbitos.

De Cambio: La transforman en un instrumento que hace más permeable y receptiva a la

organización.

De Aprendizaje: Permiten que se transforme en un mecanismo de aprendizaje institucional para

que la organización pueda asimilar sus experiencias.

De Toma de Decisiones: Traducen su puesta en práctica y resultados en un sólido instrumento de

soporte al proceso de gestión de la organización.

37

3.4.5 Importancia

Es de gran importancia ya que se toma en consideración las distintas leyes, normas, principios y

reglamentos administrativos el mismo que se aplica tanto para el Sector Público como el Privado,

buscando de esta manera poder satisfacer las diferentes perspectivas del personal de las

instituciones y ayudando de esta manera al desarrollo institucional de la organización.

3.5 Control Interno

El control interno se define como un proceso, ejecutado por personal de la entidad, diseñado para

cumplir objetivos específicos. La definición es amplia, diseñado para cumplir objetivos específicos.

La definición es amplia, abarca todos los aspectos del control de un negocio, permitiendo así que un

director se centre en objetivos específicos. El control interno consta de cinco componentes

interrelacionados, los cuales son inherentes a la forma como criterio para determinar cuando el

sistema es objetivo. (Mantilla, 2010, pág. 13)

Es el conjunto en el que intervienen actividades, planes, acciones, políticas, normas, registros,

procedimientos y métodos, incluido el entorno y cualidades que desarrollan las autoridades y el

personal a su cargo, con el objetivo de prevenir posibles eventualidades de riesgo.

3.5.1 Concepto

Control interno es un proceso, ejecutado por el consejo de directores, la administración y otro personal

de una entidad, diseñado para proporcionar seguridad razonable con miras a la consecución de

objetivos en las siguientes categorías:

Efectividad y eficiencia de las operaciones.

Confiabilidad en la información financiera.

Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables.

Esta definición refleja ciertos conceptos fundamentales:

El control interno es un proceso. Constituye un medio para un fin, no un fin en sí mismo.

El control interno es ejecutado por personas. No son solamente manuales de políticas y formas, sino

personas en cas nivel de una organización.

Del control interno esta engranado para la consecución de objetivos en una o más categorías separadas

per interrelacionadas. (Mantilla, 2010, pág. 14)

El sistema de Control Interno en una empresa forma parte del control y está constituido por el plan

de organización, la asignación de deberes y responsabilidades, son todos los métodos encaminados

a proteger y promover la eficiencia, para poder obtener información confiable segura y oportuna y

lograr la comunicación de políticas administrativas, estimular y evaluar el cumplimiento.

38

3.5.2 Objetivos

Cada entidad fija su misión, estableciendo los objetivos que espera alcanzar y las estrategias para

conseguirlos. Los objetivos pueden ser para la entidad, como un todo o específicas para las

actividades dentro de la entidad. Aunque muchos objetivos pueden ser específicos para las

actividades dentro de la entidad; algunos son ampliamente participados. Por ejemplo, los objetivos

comunes a casi todas las entidades son la consecución y el mantenimiento de una reputación positiva

dentro del comercio y los consumidores, proporcionando estados financieros confiables a los

accionistas, y operando en cumplimiento de las leyes y regulaciones.

Para este estudio, los objetivos se ubican dentro de tres categorías:

Operaciones, relacionadas con el uso efectivo y eficiente de los recursos de la entidad.

Información financiera, relacionada con la preparación de estados financieros públicos confiables.

Cumplimiento, relacionado con el cumplimiento de la entidad con las leyes y regulaciones aplicables.

Esta categorización sitúa el énfasis en aspectos separados del control interno. Tales categorías

distintas pero interrelacionadas (un objetivo particular se puede ubicar en más de una categoría)

orientas diversidad de necesidades y pueden ser responsabilidad directa de ejecutivos diferentes. Esta

categorización también permite distinguir lo que se puede esperar de cada categoría de control interno.

(Mantilla, 2010, pág. 17)

A continuación se detalla los objetivos del Control Interno:

39

Figura 3.1 Objetivos de Control Interno

3.5.3 Características

El Control Interno tiene como finalidad la efectividad y eficiencia de las operaciones, la suficiencia

y confiabilidad de la información y el cumplimiento de la normatividad.

La evaluación adecuada del Control Interno para el Auditor es un ahorro de tiempo y de

labor durante la realización del trabajo de auditoría.

SUFICIENCIA Y CONFIABILIDAD DE LA INFORMACIÓN

Esta información tendrá utilidad si su contenido es confiable y si es presentada a los usuarios con la debida oportunidad.

Será confiable si la organización cuenta con un sistema que permita su estabilidad, objetividad y verificabilidad.

EFECTIVIDAD Y EFICIENCIA DE LAS

OPERACIONES

Se debe tener la seguridad de que las actividades se cumplan cabalmente con un mínimo de esfuerzo y utilización de recursos.

Un máximo de utilidad de acuerdo con las autorizaciones generales especificadas por la administración.

CUMPLIMIENTO DE LAS LEYES Y

REGULACIONES APLICABLES

Este objetivo incluye las políticas que emita la alta administración.

Deben ser conocidas por todos los integrantes de la organización para que puedan adherirse a ellas .

40

El sistema de Control Interno permite al Auditor, efectuar una ponderación de la

importancia relativa y riesgo probable de las partidas a evaluar, sin que tenga la necesidad

de efectuar una revisión total. En otras palabras gracias a él, el Auditor se dirige a los aspectos y

actividades que más lo requieran e influyen en la toma de decisiones.

Para que el sistema de Control Interno cuente con un alto grado de confiabilidad, debe estar en

constante vigilancia, para que pueda revisar y actualizar permanentemente. El Control Interno es

una responsabilidad de la Administración de la Empresa auditada y el papel del Auditor frente al

mismo, es el de su evaluación y la formulación de sugerencias, para el Gerente de la empresa pueda

tomar decisiones.

3.5.4 Elementos

Los cinco elementos que tiene el Control Interno interactúan entre sí, y forman un sistema. Este

sistema debe estar formado según las actividades operativas que tiene la empresa. En cuanto más

este integrado el sistema de Control Interno a las actividades de la empresa, mayores serán las

posibilidades de éxito que tenga la misma.

3.5.5 Componentes

El control interno está compuesto por cinco componentes interrelacionados. Se derivan de la manera

como la administración dirige un negocio, y están integrados en el proceso de administración. Tales

componentes son:

Ambiente de Control. La esencia de cualquier negocio es su gente sus atributos individuales,

incluyendo la integridad, los valores éticos y la competencia y el ambiente en que ella opera. La gente

es el motor que dirige la entidad y el fundamento sobre el cual todas las cosas descansa.

Valoración de Riesgos. La entidad deber ser consciente de los riesgos y enfrentarlos. Debe señalar

objetivos, integrados con ventas, producción, mercadeo, finanzas y otras actividades de manera que

opere concertadamente. También debe establecer mecanismos para identificar, analizar y administrar

los riesgos relacionados.

Actividades de Control. Se deben establecer y ejecutar políticas y procedimientos para ayudar a

asegurarse que se están aplicando efectivamente las acciones identificada por la administración como

necesarias para manejar los riesgos en la consecución de los objetivos de la entidad.

Información y Comunicación. Los sistemas de información y comunicación se interrelacionan.

Ayudan al personal de la entidad a capturar e intercambiar la información necesaria para conducir,

administrar y controlar sus operaciones.

Monitoreo. Debe monitorearse el proceso total, y considerarse como necesario hacer modificaciones.

De esta manera el sistema puede reaccionar dinámicamente, cambiando a medida que las condiciones

lo justifique. (Mantilla, 2010, pág. 18)

41

La organización debe establecer un entorno que permita el estímulo y produzca influencia en la

actividad del recurso humano respecto al control de sus actividades.

Se debe entonces establecer un proceso amplio que identifique y analice las interrelaciones

relevantes de todas las áreas de la organización y de estas con el medio que los rodea, para así

determinar los riesgos posibles que se puedan presentar.

Las actividades de una organización se manifiestan en las políticas, sistemas y procedimientos,

siendo realizadas por el recurso humano que integra la entidad.

3.6 Gestión

Se denomina gestión al correcto manejo de los recursos de los que dispone una determinada

organización, como por ejemplo, empresas, organismos públicos, organismos no gubernamentales,

etc. El término gestión puede abarcar una larga lista de actividades, pero siempre se enfoca en la

utilización eficiente de estos recursos, en la medida en que debe maximizarse sus rendimientos.

(Definición, 2013)

Es el conjunto de actividades de planeación, control y ejecución que tiene como propósito

establecer los elementos de un proceso en una empresa, sea ésta administrativa o técnica. Por el

proceso se entiende como un conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan

para transformar órdenes o componentes o actividades en productos o servicios con valor agregado.

3.6.1 Control

El control es una de las principales actividades administrativas dentro de las organizaciones.

El control es el proceso de verificar el desempeño de distintas áreas o funciones de una organización.

Usualmente implica una comparación entre un rendimiento esperado y un rendimiento observado,

para verificar si se están cumpliendo los objetivos de forma eficiente y eficaz y tomar acciones

correctivas cuando sea necesario.

La función de control se relaciona con la función de planificación, porque el control busca que el

desempeño se ajuste a los planes. El proceso administrativo, desde el punto de vista tradicional, es un

proceso circular que se retroalimenta. Es por esto que en la gestión, el control permite tomar medidas

correctivas. (Zonaeconómica, 2014)

Es el mecanismo para comprobar que las cosas se realicen como fueron previstas, de acuerdo con

las políticas, objetivos y metas fijadas previamente para garantizar el cumplimiento de la misión.

42

3.6.2 Control de Gestión

El sistema de control de gestión presenta un diagnóstico o análisis que permite entender las causas

que condicionan el comportamiento de los sistemas físicos, además posibilita determinar los vínculos

que ligan las variables técnicas-organizativas y sociales con el resultado económico que presenta la

empresa, siendo un punto de partida para el mejoramiento de los estándares. También permite realizar

el control para determinar si los resultados satisfacen los objetivos planteados por la organización.

(Gestión, 2014)

Es el examen de eficiencia y eficacia de las entidades de la administración y los recursos

determinada mediante la evaluación de los procesos administrativos, la utilización de indicadores

de rentabilidad y el desempeño de la entidad.

3.6.3 Propósito del Control de Gestión

Establecer guías de acción que permitan coordinar las actuaciones al interior de la

organización.

Facilitar el cumplimiento de los objetivos establecidos por la empresa.

Fortalecer los procesos de comunicación con los grupos de interés.

Verificar que la información: Soporte la toma de decisiones, Cumpla las obligaciones ante

los diferentes niveles de la organización.

Determinar acciones preventivas y correctivas

Velar por el cumplimiento de su función constitucional y legal.

3.6.4 Alcance del Control de Gestión

Es de vital importancia para una empresa poseer los mecanismos que le ayuden a tener señales

permanentes de cómo está funcionando internamente y que permitan corregir las desviaciones

oportunamente.

Aquí se encuentra algunos factores por los que se realiza un Control de Gestión:

Aumentar la eficiencia operativa y evitar despilfarros, ilícitos, etc.

Mantener la competitividad de la empresa en el entorno en el que desarrolla sus negocios.

Establecer planes de recompensas, premios y castigos.

Guiar las acciones de las personas al logro de los objetivos empresariales.

Equilibrar los resultados de corto, mediano y largo plazo.

Evitar problemas legales, ambientales, etc.

43

3.6.5 Instrumentos para el Control de Gestión

A continuación se presenta los instrumentos para el Control de la Gestión

Figura 3.2 Instrumentos del Control Interno

3.6.6 Elementos de Gestión

Los elementos de Gestión son los siguientes:

Economía

Son los instrumentos correctos a menos costo, o la adquisición de recursos idóneos en cantidad y

calidad correctas en el momento previsto, en el lugar indicado, y al precio convenido; es decir,

adquisición o producción al menor costo posible, con relación a los programas de la organización y a

las condiciones y opciones que presenta el mercado, teniendo en cuenta la adecuada calidad.

La responsabilidad gerencial también se define por el manejo de los recursos en función de su

rentabilidad (en las actividades que les sea aplicable), el criterio de economía en su administración.

(Contraloria General del Estado, 2010).

•Es el modelo de la gestion orientada a los resultados asume que

los propios ciudadanos interesados pueden evaluar la calidad,

cantida y portunidad de los bienes y servicios recibidos.

ÍNDICES

•Evaluan el desempeño que generan multiples apoyos para la

implementacion de una gestion orientada a los resultdos INDICADORES

•Es un método para medir las actividades de una compañía en

términos de su visión y estrategia. Proporciona a los gerentes una

mirada global del desempeño del negocio.

CUADROS DE MANDOS

•Es un conjunto de procesos que parten de las principales áreas

claves dentro del sistema organizacional, esto con el fin de diseñar

indicadores y estándares basados en los planes y programas

estratégicos intentados por la organización.

CONTROL INTEGRAL

44

El uso oportuno de los recursos que se necesite en cantidad y calidad correctas en el momento

previsto y en el lugar indicado, quiere decir la adquisición o producción al menor costo posible, con

relación a los distintos programas de la organización.

Eficiencia

Insumos que producen los mejores resultados con el menor costo o la utilización provechosa de los

recursos, en otros términos, es la relación entre los recursos consumidos y la producción de bienes y

servicios, se expresa como porcentaje comparando la relación insumo-producción con un estándar

aceptable o norma; la eficiencia aumenta en la medida en que un mayor número de unidades se

producen utilizando una cantidad dada de insumo. Su grado viene dado de la relación entre los bienes

adquiridos o producidos o servicios prestados, con el manejo de los recursos humanos, económicos y

tecnológicos para su obtención; incluye la relación de los recursos programados con los realmente

utilizados para el cumplimiento de las actividades; por tanto, es la relación entre el rendimiento de los

bienes, servicios u otros resultados y los recursos utilizados para producirlos. La eficiencia es lograr

que las normas de consumo y de trabajo sean correctas y que la producción y los servicios se ajusten a

las mismas; que se aprovechen al máximo las capacidades instaladas; que se cumplan los parámetros

técnicos - productivos, que garanticen la calidad; que las mermas y los desperdicios que se originen en

el proceso productivo o en el servicio prestado sean los mínimos; y, que todos los trabajadores

conozcan la labor a realizar. Se manifiesta en la misión o finalidad compartida, tener objetivos y

políticas, una estructura operativa definida, disponer del personal idóneo, y tener una cultura de

perfeccionamiento. (Contraloria General del Estado, 2010).

Es la relación existente entre los recursos consumidos y la producción de bienes y servicios que

genera la empresa, se expresa como un porcentaje comprobando la relación entre el insumo y la

producción de bienes y servicios, en estándares aceptables o normas.

Eficacia

Son los resultados que brinda los efectos deseados, en otras palabras, es la relación entre los servicios

o productos generados y los objetivos y metas programados; es decir, entre los resultados esperados y

los resultados reales de los proyectos, programas u otras actividades; por lo que la eficacia es el grado

en que una actividad o programa alcanza sus objetivos, metas u otros efectos que se había propuesto;

tiene que ver con el resultado del proceso de trabajo de la entidad, por lo que debe comprobarse que la

producción o el servicio se haya cumplido en la cantidad y calidad esperadas; y que sea socialmente

útil el producto obtenido o el servicio prestado. (Contraloria General del Estado, 2010)

La eficacia es aquella en la que se determina comparando lo que se ha realizado con los objetivos

previamente establecidos en la empresa, es decir la medición del cumplimiento de objetivos y

metas. Se mide la eficacia investigando las necesidades de los clientes actuales y potenciales, como

también del desempeño de los competidores que se encuentran actualmente en el mercado.

45

Ecología

“Son las condiciones, operaciones y prácticas relativas a los requisitos ambientales y su impacto,

que deben ser reconocidos y evaluados en una gestión institucional, de un proyecto, programa o

actividad” (Contraloria General del Estado, 2010).

Son las condiciones de los requerimientos ambientales y el impacto, que deben ser reconocidos y

evaluados en una gestión de una empresa.

Ética

Es un elemento básico de la gestión institucional, expresada en la moral y conducta individual y

grupal, de los funcionarios y empleados de una entidad, basada en sus deberes, en su código de ética,

en las leyes, en las normas constitucionales, legales y consuetudinarias vigentes en una sociedad.


Es un elemento elemental de la gestión institucional, expresada en la moral y conducta individual y

grupal, de los funcionarios y empleados de una entidad, apoyada en sus deberes, en su código de

ética, las leyes, en las normas constitucionales, legales y vigentes de una sociedad.

Equidad

Implica distribuir y asignar los recursos entre toda la población, teniendo en cuenta el territorio en su

conjunto, la necesidad de estimular las áreas cultural y económicamente deprimidas, y con absoluto

respeto a las normas constitucionales y legales imperantes sobre el reparto de la carga tributaria, los

gastos, las inversiones, las participaciones, las subvenciones y transferencias públicas. (Contraloria

General del Estado, 2010).

La administración, identifica a los receptores de la actuación económica con el propósito de poder

determinar cómo es la distribución de los costos y beneficios se dan entre los diferentes agentes

económicos que intervienen en la acción.

46

3.6.7 Fases de la Auditoría de Gestión

Figura 3.3 Flujo de las Fases de Auditoría

Por: (Contraloria General del Estado, 2010).

47

FASE I: CONOCIMIENTO PRELIMINAR.-

Consiste en obtener un conocimiento integral del objeto de la entidad, dando mayor énfasis a su

actividad principal, esto permitirá una adecuada planificación, ejecución y consecución de

resultados de auditoría a un costo y tiempo razonables.

Actividades:

En la entidad auditada, el supervisor y el jefe de equipo, cumplen todas las tareas típicas siguientes:

1. Visita a las instalaciones, para observar el desarrollo de las actividades y operaciones, y visualizar

el funcionamiento en conjunto.

2. Revisión de los archivos corriente y permanente de los papeles de trabajo de auditorías anteriores;

y/o recopilación de informaciones y documentación básica para actualizarlos.

Su contenido debe proveer un conocimiento y comprensión cabal de la Entidad sobre:

a. La visión, misión, los objetivos, metas, planes direccionales y estratégicos.

b. La actividad principal, como por ejemplo en una empresa de producción interesa:

Qué y cómo produce; proceso modalidad y puntos de comercialización; sus principales plantas de

fabricación; la tecnología utilizada; capacidad de producción, proveedores y clientes; el contexto

económico en el cual se desenvuelve las operaciones que realiza; los sistemas de control de costos y

contabilidad; etc.

c. La situación financiera, la producción, la estructura organizativa y funciones, los recursos

humanos, la clientela, etc.

De los directivos, funcionarios y empleados, sobre: liderazgo; actitudes no congruentes con objetivos

trazados; el ambiente organizacional, la visión y la ubicación de la problemática existente.

3. Determinar los criterios, parámetros e indicadores de gestión, que constituyen puntos de referencia

que permitirán posteriormente compararlos con resultados reales de sus operaciones y determinar si

estos resultados son superiores, similares o inferiores a las expectativas. De no disponer la entidad de

indicadores, y tratándose de una primera auditoría de gestión, el equipo de trabajo conjuntamente con

funcionarios de la entidad desarrollarán los indicadores básicos.

4. Detectar las fuerzas y debilidades, así como, las oportunidades y amenazas en el ambiente de la

organización, y las acciones realizadas o factibles de llevarse a cabo para obtener ventaja de las

primeras y reducir los posibles impactos negativos de las segundas.

5. Evaluación de la Estructura de Control Interno que permite acumular información sobre el

funcionamiento de los controles existentes y para identificar a los componentes (áreas, actividades,

rubros, cuentas, etc.) relevantes para la evaluación de control interno y que en las siguientes fases del

examen se someterán a las pruebas y procedimientos de auditoría.

Dependiendo de la naturaleza de la entidad, magnitud, complejidad y diversidad de sus operaciones,

podrá identificarse a más de los componentes a sus correspondientes subcomponentes.

6. Definición del objetivo y estrategia general de la auditoría a realizarse.

Productos:

Archivo permanente actualizado de papeles de trabajo

Documentación e información útil para la planificación

Objetivos y estrategia general de la auditoría


48

En la Fase I el auditor deberá contar con un conocimiento preliminar de la empresa o institución a

la cual va a realizar la Auditoría con la finalidad de contar con toda la información que sea posible

en cuanto a su actividad principal que realiza.

FASE II: PLANIFICACIÓN

Consiste en orientar la revisión hacia los objetivos establecidos para los cuales debe establecerse los

pasos a seguir en la presente y siguientes fases y las actividades a desarrollar. La planificación debe

contener la precisión de los objetivos específicos y el alcance del trabajo por desarrollar considerando

entre otros elementos, los parámetros e indicadores de gestión de la entidad; la revisión debe estar

fundamentada en programas detallados para los componentes determinados, los procedimientos de

auditoría, los responsables, y las fechas de ejecución del examen; también debe preverse la

determinación de recursos necesarios tanto en número como en calidad del equipo de trabajo que será

utilizado en el desarrollo e la revisión, con especial énfasis en el presupuesto de tiempo y costos

estimados; finalmente, los resultados de la auditoría esperados, conociendo de la fuerzas, debilidades

y de las oportunidades de mejora de la Entidad, cuantificando en lo posible los ahorros y logros

esperados.

Actividades:

Las tareas típicas en la fase de planificación son las siguientes:

1. Revisión y análisis de la información y documentación obtenida en la fase anterior, para obtener un

conocimiento integral del objeto de la entidad, comprender la actividad principal y tener los elementos

necesarios para la evaluación de control interno y para la planificación de la auditoría de gestión.

2. Evaluación del Control Interno relacionada con el área o componente objeto del estudio que

permitirá acumular información sobre el funcionamiento de los controles existentes, para identificar

los asuntos que requieran tiempo y esfuerzos adicionales en la fase de “Ejecución”; a base de los

resultados de esta evaluación los auditores determinarán la naturaleza y el alcance del examen,

confirmarán la estimación de los requerimientos de personal, programarán su trabajo, prepararán los

programas específicos de la siguiente fase y fijarán los plazos para concluir la auditoría y presentar el

informe y, después de la evaluación tendrán información suficiente sobre el ambiente de control, los

sistemas de registro e información y los procedimientos de control. La evaluación implica la

calificación de los riesgos de auditoría que son:

a) Inherente. Posibilidad de errores e irregularidades

b) De Control. Procedimientos de control y auditoría que no prevenga o detecte

c) De Detección. Procedimientos de auditoría no suficientes para descubrirlos

d) Otras clases de riesgo. En sus diferentes áreas u operaciones a las que está expuesta la entidad.

Los resultados obtenidos servirán para:

a) Planificar la auditoría de gestión

b) Preparar un informe sobre el control interno

3. A base de las actividades 1 y 2 descritas, el supervisor en un trabajo conjunto con el jefe de equipo

y con el aporte de los demás integrantes del equipo multidisciplinario, prepararán un Memorando de

Planificación.

4. Elaboración de programas detallados y flexibles, confeccionados específicamente de acuerdo

con los objetivos trazados, que den respuesta a la comprobación de las 5 “E” (Economía, Eficiencia,

Eficacia, Ética y Ecología), por cada proyecto o actividad a examinarse. El supervisor con el jefe de

equipo preparan programas de auditoría en los que mínimo se incluya objetivos específicos y

procedimientos específicos con la calificación del riesgo de auditoría, por cada uno de los

49

componentes, aunque también podría incluirse aspectos relativos a las cinco “E”, breve descripción

del componente, entre otros.

Productos:

Memorando de Planificación

Programas de Auditoría para cada componente (proyecto, programa o actividad)


En la Fase II de la Auditoría se deberá realizar la revisión de los objetivos establecidos los cuales

deberán contar con los pasos respectivos para el desarrollo en las siguientes fases la misma que

deberá contar con el alcance del trabajo, la revisión de la información deberá estar sustentado en

los programas de los componentes determinados.

FASE III: EJECUCIÓN.

En esta etapa, es donde se ejecuta propiamente la auditoría, pues en esta instancia se desarrolla los

hallazgos y se obtienen toda la evidencia necesaria en cantidad y calidad apropiada (suficiente,

competente y relevante), basada en los criterios de auditoría y procedimientos definidos en cada

programa, para sustentar las conclusiones y recomendaciones de los informes.

Actividades:

En la entidad auditada, los miembros del equipo multidisciplinario realizarán las siguientes tareas

típicas:

1. Aplicación de los programas detallados y específicos para cada componente significativo y

escogido para examinarse, que comprende la aplicación de las técnicas de auditoría tradicionales, tales

como: inspección física, observación, cálculo, indagación, análisis, etc.; adicionalmente mediante la

utilización de:

Estadísticas de las operaciones como base para detectar tendencias, variaciones extraordinarias y otras

situaciones que por su importancia ameriten investigarse.

Parámetros e indicadores de economía, eficiencia, eficacia y otros, tanto reales como estándar, que

pueden obtenerse de colegios profesionales, publicaciones especializadas, entidades similares,

organismos internacionales y otros.

2. Preparación de los papeles de trabajo, que junto a la documentación relativa a la planificación y

aplicación de los programas, contienen la evidencia suficiente, competente y relevante.

3. Elaboración de hojas resumen de hallazgos significativos por cada componente examinado,

expresados en los comentarios; los mismos que deben ser oportunamente comunicados a los

funcionarios y terceros relacionados.

4. Definir la estructura del informe de auditoría, con la necesaria referencia a los papeles de trabajo y a

la hoja resumen de comentarios, conclusiones y recomendaciones.

En esta fase es muy importante, tener presente que el trabajo de los especialistas no auditores, debe

realizarse conforme a los objetivos de la planeación; además, es necesario, que el auditor que ejerce la

jefatura del equipo o grupo, oriente y revise el trabajo para asegurar el cumplimiento de los programas

y de los objetivos trazados; igualmente se requiere que el trabajo sea supervisado adecuadamente por

parte del auditor más experimentado.

50

Productos:

Papeles de trabajo

Hojas resumen de hallazgos significativos por cada componente


En la Fase III se realizara la ejecución de la Auditoría en donde se determinara los hallazgos y se

obtiene las respectivas evidencias que se basan en el criterio de la Auditoría y de los

procedimientos que se encuentran definidos.

FASE IV: COMUNICACIÓN DE RESULTADOS

Además de los informes parciales que puedan emitirse, como aquel relativo al control interno, se

preparará un informe final, el mismo que en la auditoría de gestión difiere, pues no solo que revelará

las deficiencias existentes como se lo hacía en las otras auditorías, sino que también, contendrá los

hallazgos positivos; pero también se diferencia porque en el informe de auditoría de gestión, en la

parte correspondiente a las conclusiones se expondrá en forma resumida, el precio del

incumplimiento con su efecto económico, y las causas y condiciones para el cumplimiento de la

eficiencia, eficacia y economía en la gestión y uso de recursos de la entidad auditada.

Actividades:

En la entidad auditada, el supervisor y el jefe de equipo con los resultados entregados por los

integrantes del equipo multidisciplinario llevan a cabo las siguientes:

1. Redacción del informe de auditoría, en forma conjunta entre los auditores con funciones de jefe de

grupo y supervisor, con la participación de los especialistas no auditores en la parte que se considere

necesario.

2. Comunicación de resultados; si bien esta se cumple durante todo el proceso de la auditoría de

gestión para promover la toma de acciones correctivas de inmediato, es menester que el borrador del

informe antes de su emisión, deba ser discutido en una Conferencia Final con los responsables de la

Gestión y los funcionarios de más alto nivel relacionados con el examen; esto le permitirá por una

parte reforzar y perfeccionar sus comentarios, conclusiones y recomendaciones; pero por otra parte,

permitir que expresen sus puntos de vista y ejerzan su legítima defensa.


En la fase IV se realiza la comunicación de resultada dos a través del respectivo informe de

auditoría en el que se establece las respectivas conclusiones y recomendaciones.

FASE V: SEGUIMIENTO

Con posterioridad y como consecuencia de la auditoría de gestión realizada, los auditores internos y

en su ausencia los auditores externos que ejecutaron la auditoría, deberán realizar el seguimiento

correspondiente.

51

Actividades:

Los Auditores efectuarán el seguimiento de las recomendaciones, acciones correctivas y

determinación de responsabilidades derivadas, en la entidad, en la Contraloría, Ministerio Público y

Función Judicial, según corresponda, con el siguiente propósito:

1. Para comprobar hasta qué punto la administración fue receptiva sobre los comentarios (hallazgos),

conclusiones y las recomendaciones presentadas en el informe y efectúa el seguimiento de inmediato a

la terminación de la auditoría, después de uno o dos meses de haber recibido la entidad auditada el

informe aprobado.

2. De acuerdo al grado de deterioro de las 5 “E” y de la importancia de los resultados presentados en

el informe de auditoría, debe realizar una re comprobación luego de transcurrido un año de haberse

concluido la auditoría.

3. Determinación de responsabilidades por los daños materiales y perjuicio económico causado y,

comprobación de su resarcimiento, reparación o recuperación de los activos.

Productos:

Cronograma para el cumplimiento de recomendaciones

Encuesta sobre el servicio de auditoría

Constancia del seguimiento realizado.

Documentación y papeles de trabajo que respalden los resultados de la fase de seguimiento.


3.6.8 Indicadores de Gestión

El fin primordial de emplear indicadores de gestión en el proceso administrativo es evaluar en

términos cualitativos y cuantitativos el puntual cumplimiento de sus etapas y propósito estratégicos, a

partir de la revisión de sus componentes.

Para estar en posibilidad de obtener la mayor y mejor información, a cada etapa del proceso se le

asignan indicadores cualitativos, que son los que dan razón de ser a la organización, e indicadores

cuantitativos, que son los que traducen en hechos el objeto de la organización.

El manejo de estos dos indicadores en forma simultánea, obedece al propósito de que el auditor tenga

una visión global y completa de la organización, mediante la vinculación de la esencia con las

acciones y el comportamiento con los resultados.

Esta división convencional se basa en la idea de evaluar al proceso en sí mismo, y de obtener

información adicional de los factores que influyen en su ejecución, toda vez que el conjunto de etapas

y elementos permite respaldar las recomendaciones que se pueden formular y, sobre todo, seguir una

secuencia ordenada y sistemática para emitir un juicio definitivo de la situación de la organización.

Asimismo, si se considera que los cuestionarios preparados para cada rubro respetan este criterio, es

importante anotar que, para ampliar el alcance en la revisión de cada etapa y elemento, y determinar

las condiciones en que se generaron, la organización puede considerar los siguientes aspectos:

Proceso seguido para su formulación

Asignación de la responsabilidad de su preparación

Difusión de su preparación

Aceptación por parte de la organización

Interpretación adecuada de los miembros de la organización

Acceso a la información para su consulta

52

Plazo o período de ejecución estimado

Claridad en su definición

Congruencia en su conceptualización

Congruencia con las condiciones de la organización

Revisión y actualización de los contenidos

Vínculos con las instancias con las que interactúa la organización. (Franklin, 2010)

3.6.9 Papeles de Trabajo

Generalidades:

Los papeles de trabajo, se definen como el conjunto de cédulas, documentos y medios magnéticos

(tendencia a la auditoría cero papeles) elaborados u obtenidos por el auditor, producto de la

aplicación de las técnicas, procedimientos y más prácticas de auditoría, que sirven de evidencia del

trabajo realizado y de los resultados de auditoría revelados en el informe.

Por tanto, constituyen los registros y documentos mantenidos por el auditor de los procedimientos

por él seguidos, de las comprobaciones parciales que realizó a la información obtenida y de las

conclusiones a las que arribó en relación con su examen; pueden incluir: programas de trabajo,

análisis, anotaciones, documentos de la entidad o de terceros, cartas de confirmación y

manifestaciones del cliente, extractos de documentos de la institución y planillas o comentarios

preparados u obtenidos por el auditor.

Los propósitos principales de los papeles de trabajo son:

a) Constituir el fundamento que dispone el auditor para preparar el informe de auditoría.

b) Servir de fuente para comprobar y explicar en detalle los comentarios, conclusiones y

recomendaciones que se exponen en el informe de auditoría

c) Constituir la evidencia documental del trabajo realizado y de las decisiones tomadas, todo

esto de conformidad con las NAGA

Todo papel de trabajo debe reunir ciertas características, como las siguientes:

a) Prepararse en forma clara y precisa, utilizando referencias lógicas y un mínimo número de

marcas.

b) Su contenido incluirá tan sólo los datos exigidos a juicio profesional del auditor.

c) Deben elaborarse sin enmendaduras, asegurando la permanencia de la información.

53

d) Se adoptarán las medidas oportunas para garantizar su custodia y confidencialidad,

divulgándose las responsabilidades que podrían dar lugar por las desviaciones presentadas.

Los objetivos de los papeles de trabajo son los siguientes:

Principales:

Respaldar el contenido del informe preparado por el auditor

Cumplir con las normas de auditoría emitidas por la Contraloría General

Secundarias:

Sustentar el desarrollo de trabajo del auditor. El auditor ejecutará varias tareas

personalmente o con la ayuda de sus operativos, las cuales requieren ciertas secuencias y

orden para cumplir con las normas profesionales.

Acumular evidencias, tanto de los procedimientos de auditoría aplicados, como de las

muestras seleccionadas, que permitan al auditor formarse una opinión del manejo

financiero-administrativo de la entidad.

Facilitar la supervisión y permitir que el trabajo ejecutado sea revisado por un tercero.

Constituir un elemento importante para la programación de exámenes posteriores de la

misma entidad o de otras similares.

Informar a la entidad sobre las deficiencias observadas, sobre aspectos relativos a las

actividades de control de los sistemas, de procedimientos contables entre otros.

Sirven como defensa en posibles litigios o cargos en contra del auditor. Los papeles de

trabajo, preparados con profesionalismo, sirven como evidencia del trabajo del auditor,

posibilitando su utilización como elementos de juicio en acciones en su contra.

(Contraloria General del Estado, 2010)

54

CAPÍTULO IV

4. APLICACIÓN PRÁCTICA DE LA AUDITORÍA DE GESTIÓN AL

AREA CONTABLE Y FINANCIERA DE LA EMPRESA LA ROCA

S.A

La empresa la ROCA es una Sociedad Anónima, de carácter familiar, con dos unidades

productivas:

1.- Procesadora de materiales rocosos, piedras, mármoles y granitos, con maquinaria industrial

automatizada, instalaciones propias, talento humano especializado, trabajan 350 días al año en tres

turnos diarios.

2.-Comercializadora de productos de primera calidad. Con un equipo técnico, ingenieros y

arquitectos dedicados a la elaboración y ejecución de proyectos, con énfasis en: restauración y

regeneración urbana, especialmente en ciudades patrimoniales.

55

4.1 Instrumentos Normativos

56

4.1.1 Carta de Solicitud de Servicios de Auditoría de Gestión

Quito, 05 de Mayo de 2015

Señores

MC & Asociados

Presente.-

Reciban un cordial saludo, en calidad de Representante Legal de LA ROCA S.A pongo en su

conocimiento que la empresa se encuentra en la necesidad de realizar una Auditoría de Gestión la

misma que se requiere sea aplicada al Área Contable y Financiera, por lo cual requerimos sus

servicios, a continuación presento información sobre la empresa a la que represento.

LA ROCA S.A es una empresa dedicada a la transformación, importación, distribución y

comercialización de piedras ornamentales y acabados finos para la construcción, obras civiles en

general y a todos los afines, se encuentra ubicada en la parroquia San Antonio de Pichincha k/m 3

½ vía Calacalí; en su estructura organizacional cuenta con tres direcciones:

Dirección de Operaciones

Dirección Comercial

Dirección de Talento Humano

Debo informar a ustedes que la Auditoría de Gestión se requiere únicamente al Área Contable y

Financiera que se encuentra dentro de la de Dirección de Operaciones el período a ser evaluado es

el año 2014

Sin más que agregar espero su favorable y oportuna oferta del servicio que se requiere.

Atentamente,

Srta. Andrea Troya

Gerente General

LA ROCA S.A

57

4.1.2 Oferta Técnica de Servicios

Quito, DM Mayo 08, 2015

Señorita

Andrea Troya

Gerente General

LA ROCA S.A

Quito.

De mis consideraciones:

De acuerdo a su requerimiento, tenemos a bien presentar a ustedes “LA ROCA S.A”, la

propuesta de servicios profesionales, para efectuar la Auditoría de Gestión aplicada al área

Contable Financiera por el año 2014. Para tal efecto, hemos realizado un conocimiento previo en

relación al alcance del trabajo que tenemos que realizar sobre los principales aspectos del mismo.

Para el cumplimiento de nuestro objetivo, contamos con un equipo de profesionales altamente

calificados, cuya formación ha sido adquirida en empresas de auditoría, además de asistir a

seminarios de auditoría y controles administrativos rutinariamente.

Queremos agradecer la oportunidad dada a nuestra firma de presentar esta propuesta. De requerir

cualquier pedido de aclaración o de ampliación de su contenido agradeceré nos informe al teléfono

02-2690-091 o al celular 0992608107

Atentamente,

Marjorie Coello

MC& Asociados

MC &ASOCIADOS

58

OFERTA DE TRABAJO

PROPUESTA TÉCNICA DE SERVICIOS PROFESIONALES

1. Alcance y Enfoque de la Auditoría

Nuestra Auditoría de Gestión aplicada a Área Contable y Financiera por el año 2014, tiene por

objetivo expresar una opinión independiente sobre la gestión realizada dentro de área antes

mencionada.

Nuestro plan de trabajo responderá a un enfoque de la Auditoría de Gestión que toma en

consideración el conocimiento sobre la Organización, así como sobre los objetivos y sus estructuras

organizacionales y el sistema de Control Interno vigente.

2.- Desarrollo General del Trabajo

Planificación

La planificación del trabajo comprende, básicamente:

Determinación de los Procedimientos de Auditoría a ser aplicados, el alcance de los mismos.

Distribución adecuada de los procedimientos, en el tiempo.

Designación del equipo y la distribución de las tareas.

La planificación se la realiza a través de un programa de trabajo escrito, que luego forma un

conjunto con la evidencia comprobatoria recopilada por medio de las distintas fases del examen.

El programa de trabajo se hará de acuerdo a las circunstancias en cada caso, considerando: la

naturaleza y tamaño, las políticas establecidas por la dirección, el Control Interno aplicado dentro

de cada proceso y la Gestión realizada en los mismos.

Evaluación del Sistema de Control Interno

Evaluar los métodos y procedimientos de control interno en el alcance que sea necesario para

fundamentar los procedimientos de auditoría, con la finalidad de emitir una carta a la Gerencia que

contenga nuestros comentarios y recomendaciones acerca del control interno y gestión existente.

Este trabajo permite a la firma auditora, informar a la organización, cualquier deficiencia en

los controles internos y la gestión como consecuencia de dicho estudio y evaluación.

Procedimientos de Auditoría

Nuestro trabajo se efectuará de acuerdo con Normas Internacionales de Auditoría y a las

normativas dictadas por la Superintendencia de Compañías, consecuentemente, incluirá los

procedimientos que consideremos necesarios emplear de acuerdo con las circunstancias.

59

La obtención de los elementos de prueba, se efectúa en base a muestras. Los procedimientos de

auditoría a aplicar, entre otros, comprenden los siguientes:

Medición, evaluación y control de la gestión de calidad, ambiente y factores de riesgo.

Identificación de Procesos

Medición de Procesos

Evaluación

Gestión del Área Contable y Financiera

Evaluación de los procedimientos aplicados dentro de los procesos que se desarrollan

dentro del Área Contable y Financiera.

Comunicación Interna y Externa

Capacitación del personal del Área Contable y Financiera

3.- PLAZO

El trabajo se iniciará en la fecha que de común acuerdo se establezca con ustedes y tendrá una

duración de 60 días laborables.

4.- HONORARIOS

Nuestros honorarios estimados para la ejecución de los trabajos, objeto de esta propuesta, están

directamente relacionados con las siguientes consideraciones:

El tiempo que estimamos demandará la ejecución del trabajo;

La categoría del personal a asignar al compromiso.

En base a las consideraciones precedentes hemos fijado nuestro honorario en CINCO MIL

DÓLARES AMERICANOS, 00/100 (US$ 4.000,00), más IVA, de cuyo pago solicitamos sea

hecho en la siguiente forma:

50% a la suscripción del presente contrato

30% a la terminación de la Auditoría preliminar en sus oficinas;

20% a la entrega del informe respectivo.

Atentamente,

Marjorie Coello

MC& Asociados

60

4.1.3 Comunicación a la Superintendencia de Compañías

Quito, DM Mayo 12, 2015

Señores

SUPERINTENDENCIA DE COMPAÑÍAS

Presente.-

Yo, Andrea Troya Rubio, en calidad de Representante Legal de la empresa LA ROCA S.A, me

permito informar que la Junta General de Socios con fecha 10 de Mayo de 2015, resolvió contratar

los servicios de la Firma de Auditoría MC & ASOCIADOS para que sea la empresa quien realice

la Auditoría de Gestión aplicada al Área Contable y Financiera durante el año 2014.

Por la atención que a la presente expreso mi agradecimiento.

Atentamente,

Srta. Andrea Troya

Gerente General

LA ROCA S.A

61

4.1.4 Aceptación de Servicios

Quito, 15 de Mayo de 2015

Señores

MC & Asociados

Presente.-

Yo, Andrea Troya Rubio, en calidad de Representante Legal de la empresa LA ROCA S.A, me

permito informar que la Junta General de Socios con fecha 10 de Mayo de 2015, resolvió contratar

sus servicios para que realicen la Auditoría de Gestión aplicada al Área Contable y Financiera

durante el año 2014.

Por la atención a la presente expreso mi agradecimiento.

Atentamente,

Srta. Andrea Troya

Gerente General

LA ROCA S.A

62

4.1.5 Contrato de Auditoría de Gestión

CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES DE AUDITORÍA

EXTERNA DE GESTIÓN AL ÁREA CONTABLE Y FINANCIERA DE LA EMPRESA LA

ROCA S.A

Celebran el presente contrato por una parte la Srta. Andrea Troya, representante legal de la

Empresa LA ROCA S.A, persona jurídica a quien en adelante se la denominará “Contratante”, y

por otra parte la Srta. Marjorie Coello representante de MC & ASOCIADOS a quien se le

denominará “Auditora”, celebran el presente contrato de Servicios de Auditoría de Gestión al

Departamento Contable y Financiero de la Empresa LAROCA S.A.

ANTECEDENTES

1. MC & ASOCIADOS, es una empresa calificada para ejercer todo tipo de Auditoría

2. MC & ASOCIADOS acepta celebrar este contrato con el objeto de cumplir con los

requerimientos de la Superintendencia de Compañías, y a través de la implantación de las

recomendaciones de Auditoría fortalecer los controles y aprovechar eficientemente los

recursos.

3. Las partes, libre y voluntariamente, han acordado celebrar el presente contrato al tenor de

las siguientes cláusulas.

PRIMERA.- OBJETO: El Auditor se obliga en favor de MC & ASOCIADOS a elaborar y

ejecutar una Auditoría de Gestión al Departamento Contable y Financiero de la empresa LA ROCA

S.A.

SEGUNDA.- COMUNICACION DE RESULTADOS: La comunicación parcial de resultados se

mantendrá en todo el proceso de la Auditoría.

TERCERA.- INFORMES DEFINITIVOS: El Auditor presentará a la Gerencia General de LA

ROCA S.A. los informes de Auditoría, los mismos que contendrá el dictamen profesional conforme

lo exigen las Normas Técnicas de una auditoría profesional.

CUARTA.- HONORARIOS: Por el fiel cumplimiento de las obligaciones que el Auditor

contrae en virtud de este contrato, LA ROCA S.A. pagará al Auditor, en concepto de honorarios

profesionales, la cantidad de CINCO MIL DOLARES ($4.000,00); que serán pagados de la

siguiente manera:

63

50% a la suscripción del presente contrato

30% a la terminación de la Auditoría preliminar en sus oficinas;

20% a la entrega del informe respectivo.

QUINTA.- PLAZO: A partir de la fecha de firma del contrato, se entregara el informe de

auditoría en un plazo de 60 días laborables.

SEXTA.- FASES Y PROCEDIMIENTO: El Auditor se obliga a elaborar y ejecutar la Auditoría

de Gestión en las fases determinadas en la propuesta de servicios profesionales:

SEPTIMA.- PERSONAL: Para ejecutar la auditoría, MC & ASOCIADOS se obliga, bajo su

exclusiva cuenta, responsabilidad y riesgo, a mantener profesionales idóneos, laborando, mientras

duren los procedimientos de control en el campo.

OCTAVA.- RESPONSABILIDAD: Expresamente el auditor se obliga a satisfacer en favor de

los profesionales que laboren en LA ROCA S.A por motivo de la auditoría, todas las obligaciones

que pudieren derivarse de la labor que aquellos desempeñen en virtud de la cláusula que precede.

Consecuentemente, el auditor se obliga a asumir y a responder por cualquier tipo de reclamación de

dichos profesionales.

NOVENA.- PRESTAMO DE DOCUMENTOS: El auditor podrá recibir de LA ROCA S.A en

calidad de préstamo, la documentación que necesite para la elaboración de la auditoría de gestión,

objeto de este contrato. El Auditor a través de su respectivo profesional autorizado extenderá el

correspondiente recibo y restituirá la documentación a la empresa, tan pronto como hubiere

terminado de usarla.

Cabe mencionar que toda documentación, bajo ningún punto de vista, podrá salir de las oficinas de

la Empresa LA ROCA S.A.

DECIMA.- OFICINA, MOBILIARIO Y EQUIPO: El Contratante se compromete a

proporcionar a la Auditora una oficina independiente con el mobiliario necesario, acceso de

consulta al sistema informático que mantiene la empresa para el proceso de la Auditoría de

Gestión, y a proporcionar los materiales de oficina necesarios para el desarrollo de la misma.

DECIMA PRIMERA.- CONFIDENCIALIDAD: El Auditor, y sus funcionarios autorizados

bajo este contrato, reconoce que durante el término de este contrato, el Auditor tendrá acceso a, y

se familiarizará con cierta información de carácter confidencial acerca de programas, proyectos,

métodos, técnicas y procedimientos, relativos a la operación y administración de la empresa,

64

incluyendo pero no limitándose a los planes de estratégicos de la CONTRATANTE y a la

información contenida en los datos que se manejan en el Departamento Contable y Financiero

(Información Confidencial), etc.

El Auditor se compromete y acuerda, para el beneficio de la Empresa LA ROCA S.A, en tomar

todas las medidas necesarias para preservar y proteger la Información Confidencial de toda

publicación, comunicación o exhibición no autorizada. Además, se compromete y acuerda a no

exhibir la Información Confidencial, ni la utilizará de manera alguna, o ayudará a cualquier otra

persona o empresa a utilizarla ya sea durante el término de este contrato o en cualquier momento

posterior, sin prescripción de tiempo. Información así como la documentación que repose en los

archivos del Área Contable y Financiera se devolverán inmediatamente a la terminación de este

contrato.

DECIMA SEGUNDA.- LIMITE DE RESPONSABILIDAD: En caso de incumplimiento parcial

o total del parte de la Auditora respecto de las obligaciones asumidas en el presente contrato, la

Auditora responderá solo hasta el monto de los honorarios que haya cobrado en relación al servicio.

DECIMA TERCERA.- CONTROVERSIA: Las partes dejan constancia que el presente contrato

es de estricta naturaleza civil, consecuentemente, cualesquier controversia que pudiera derivarse

del mismo se tramitará en juicio verbal sumario o ejecutivo, a elección del actor, ante un juez de lo

civil de Pichincha; sin perjuicio de que las partes solucionen la controversia amigablemente, o la

sometan ante uno de los tribunales de conciliación o arbitraje constituidos en la ciudad de Quito.

Para constancia, las partes firman este documente en Quito a, los veinte días del mes de mayo del

2015, en tres ejemplares de igual tenor y valor.

Srta. Andrea Troya Marjorie Coello

Gerente General AUDITORA

LA ROCA S.A MC&ASOCIADOS

65

4.2 Fase I Conocimiento Preliminar

66

LA ROCA S.A

HOJA DE TRABAJO

ÍNDICE

FASE I CONOCIMIENTO PRELIMINAR

1

Información que será requerida por el Auditor

CP-01

2

Revisión del Archivo del Área Contable y Financiera

CP-02

3

Narrativa sobre la visita de la Instalaciones de la empresa LA ROCA S.A

CP-03

4 Marcas de Auditoría a utilizarse CP-04

5

Elaboración y Aplicación de Entrevista a la Gerencia

CP-05

6

Análisis y Elaboración de narrativa sobre la Misión y Visión de la empresa LA

ROCA S.A

CP-06

7

Análisis y Elaboración de narrativa sobre los Objetivos de la empresa LA

ROCA S.A

CP-07

8

Análisis y Elaboración de narrativa sobre el FODA de la empresa LA ROCA

S.A

CP-08

9

Análisis del Organigrama Estructural de la empresa LA ROCA S.A

CP-09

10

Análisis la Matriz de Direccionamiento Estratégico LA ROCA S.A

CP-10

11

Cálculo de Indicadores de Gestión

CP-11

12

Elaboración de las Hojas de Hallazgos

HH-CP

Elaborado por: Marjorie Coello Fecha: 01-06-2015

Revisado por: Fecha:

MC &ASOCIADOS

ICP-01

67

LA ROCA S.A

HOJA DE TRABAJO

NARRATIVA

REQUERIMIENTO DEL

AUDITOR

Quito, 03 de Junio de 2015

Licenciada

Rocío Martínez

CONTABILIDAD

LA ROCA S.A

Como es de su conocimiento la firma de Auditoría MC & Asociados se encuentra realizando una

Auditoría de Gestión a Área Contable y Financiera, para efecto de la mismas requerimos de la

siguiente información:

Actividades de la empresa LA ROCA S.A

Constitución de la empresa y modificaciones que se hayan realizado

Mapa Estratégico de la empresa

Organigramas

Acuerdos

Resoluciones

Actas de la Junta General de Socios de la empresa

Manuales que mantenga la empresa

Manuales que se manejen dentro del Área Contable y Financiera

Procesos y Procedimientos que se desarrollen dentro del Área Contable y Financiera

Informes de Auditoría anteriores en caso de que se hayan efectuado en otros periodos

Número del personal y cargos que laboren dentro del Área Contable y Financiera

Manual de Funciones del personal del Área Contable y Financiera



MC &ASOCIADOS

CP-01

68

LA ROCA S.A

HOJA DE TRABAJO

NARRATIVA

VERIFICACIÓN DEL

ARCHIVO

Información Proporcionada:

Actividades de la empresa LA ROCA S.A

Constitución de la empresa y modificaciones que se hayan realizado

Mapa Estratégico de la empresa

Organigramas

Acuerdos

Resoluciones

Actas de la Junta General de Socios de la empresa

Manuales que mantenga la empresa

Manuales que se manejen dentro del Área Contable y Financiera

Procesos y Procedimientos que se desarrollen dentro del Área Contable y

Financiera

Informes de Auditoría anteriores en caso de que se hayan efectuado en otros

periodos

Número del personal y cargos que laboren dentro del Área Contable y

Financiera

Manual de Funciones del personal del Área Contable y Financiera



MC &ASOCIADOS

CP-02

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

√

69

LA ROCA S.A

HOJA DE TRABAJO

NARRATIVA VISITA A LAS

INSTALACIONES

El día lunes 08 de junio del año 2015, siendo las 10:00 horas, se llevó a cabo la visita a las

instalaciones de LA ROCA S.A, sus oficinas se encuentran ubicadas en la parroquia San

Antonio de Pichincha k/m 3 ½ vía Calacalí con especial atención se visitó el área Contable y

Financiera

En esta visita se constató que la empresa se dedicada a la transformación, importación,

distribución y comercialización de piedras ornamentales y acabados finos para la

construcción.

Cuenta con dos áreas una de ellas es el área de producción que consta de dos galpones en los

cuales se realiza el proceso de producción que es de corte, busardeo, escuadre y control de

calidad de la piedra para realizar este proceso la planta se encuentra equipada con maquinaria

especializada y automatizada, su personal es capacitado y dispone de las seguridades

necesarias. El almacenamiento de materia prima y producto terminado es al aire libre; para el

producto terminado existen dos áreas establecidas. También disponen de una bodega de

materiales, repuestos, implementos de seguridad, otros.

El área administrativa está distribuida en dos plantas en la planta baja se encuentra el área de

ventas, exhibiciones, gerencia general, gerencia de operaciones, gerencia de producción,

recursos humanos, logística y el área contable financiera; en la segunda planta se encuentra el

área de proyectos, mantenimiento y minas, además la empresa cuenta con dos salas de

reuniones, un comedor y un dispensario médico para atención del personal.

De lo que se pudo observar las actividades dentro del Área Contable Financiera se realizan de

manera ordenada, se pudo observar que existían documentos en los escritorios del personal y

se encontraban de manera ordenada a simple vista.



MC &ASOCIADOS

CP-03

1/3

70

LA ROCA S.A

HOJA DE TRABAJO


INSTALACIONES



Instalaciones de la empresa LA ROCA S.A

Dos galpones para el área de producciónArea de producción equipada con maquinaria

especializada y automatizada

Personal capacitado, dotado de implementos de

seguridadAlmacenamiento de material al aire libre área 1.

MC &ASOCIADOS

CP-03

2/3

71

LA ROCA S.A

HOJA DE TRABAJO


INSTALACIONES



Almacenamiento de material al aire libre área 2. Area de exhibición y ventas

Área administrativa, Talento Humano, Gerencia

General, Área Contable

Área administrativa, Gerencia de Operaciones, Gerencia

de Producción, Logística

Área Contable y Financiera Área Contable y Financiera

MC &ASOCIADOS

CP-03

3/3

72

LA ROCA S.A

HOJA DE TRABAJO

MARCAS DE AUDITORÍA A

UTILIZARSE

DETALLE ABREVIATURA

Observado

☼

Comprobado

√

Analizado

@

Revisado

®

Indagado

*



MC &ASOCIADOS

CP-04

73

A

LA ROCA S.A

HOJA DE TRABAJO

NARRATIVA ENTREVISTA A LA

GERENCIA

PERIODO 1 ENERO AL 31 DICIEMBRE DEL

2014

Se realiza la entrevista a la Gerente General Srta. Andrea Troya el cual establece lo siguiente:

1. ¿La empresa La ROCA S.A cuenta con una planeación estratégica?

Mediante la entrevista nos manifiesta que SI, cuenta con una planificacion estratégica lo cual nos

pemite establecer claramente hacia donde quieren direccionarse estableciendo objetivos a largo

plazo.

2. ¿La visión de la empresa La ROCA S.A es conocida por el personal?

Mediante la entrevista nos manifiesta que la visión de la empresa SI es conocida por el personal de

la organización, dado que les permite que los mismos se involucren para alcanzarla.

3. ¿La misión La ROCA S.A es conocido por el personal?

Mediante la entrevista nos manifiesta que la misión de la empresa SI es conocida por el personal de

la organización, dado que establece lo que la empresa esta realizando y como contribuye al

desarrollo del pais y de la industria.

4. ¿Cuenta la empresa La ROCA S.A con un código de ética?

Mediante la entrevista nos manifiesta que NO tienen un código de ética establecido, dado que si

cuenta con los valores la organización. ☼ *

5. ¿Existen valores establecidos dentro de la empresa La ROCA S.A ?

Mediante la entrevista nos manifiesta que la empresa SI cuenta con valores establecidos y que son

conocidos por el personal de la organización, dado que establece el comportamiento adecuado en

sus actvidades.

6. ¿Existe una comunicación de los objetivos principales de la empresa La ROCA S.A?

Mediante la entrevista nos manifiesta que NO se comunica adecuadamente a todo el personal los

objetivos, dado que no cree que sea de gran importancia difundirlo a todo el personal de la misma.

☼ *

Elaborado por: Marjorie Coello

Revisado por:

Fecha: 01-06-2015

Fecha:

CP - 05

1/2

74

LA ROCA S.A

HOJA DE TRABAJO

NARRATIVA ENTREVISTA A LA GERENCIA


2014

7. ¿Se encuentra definida la estructura organizativa de la empresa La ROCA S.A para el

personal?

Mediante la entrevista nos manifiesta que la empresa SI cuenta con una adecuada estructura

organizacional que establece cada una de las áreas de la organización y esta deacuerdo a sus

actividades.

8. ¿Existe un manual de funciones por áreas y por personas La ROCA S.A?

Mediante la entrevista nos manifiesta que la empresa SI cuenta con un manual de funciones cada

una de las áreas de la organización, pero manifiesta que no todo el personal tiene conocimiento del

mismo, solo conocen las funciones de acuerdo a su cargo. ☼ *

9. ¿Se realiza evaluación de desempeño de cada uno de los empleados La ROCA S.A?

Mediante la entrevista nos manifiesta que la empresa SI realiza evaluaciones a los empleados cada

semestre con la finalidad de establecer si realiza el cumplimiento de sus funciones asignadas.

10. ¿Existe adecuada segregación de funciones La ROCA S.A?

Mediante la entrevista nos manifiesta que en la empresa SI es adecuda la segregacion de las

funciones de cada una de las areas y cada uno de los miembros conoce sus funciones.

11. ¿Se encuentran bien definidas las jerarquías dentro de la empresa La ROCA S.A?

Mediante la entrevista nos manifiesta que la empresa SI tiene definidad claramente las jerarquías

que se muestran de acuerdo a la estructura organizacional.

12. ¿Existe un procedimiento de las diferentes áreas dentro de la empresa La ROCA S.A?

Mediante la entrevista nos manifiesta que NO tiene procedimientos para todas las áreas de la

empresa, y son empericos es decir se realizan por la experticia de cada persona. ☼ *


Revisado por:

Fecha: 01-06-2015

Fecha:

CP - 04

2/2

75

A

LA ROCA S.A

HOJA DE TRABAJO

NARRATIVA DE LA MISÍON Y VISIÓN


2014

Mediante la investigación se solicitó la misión y visión de la misma con la finalidad de comprobar

que la empresa cuente con la misma:

Misión de la empresa constructora “La Roca”

Con excelencia, compromiso procesamos, diseñamos, construimos y

recuperamos los sueños de nuestros clientes con duración milenaria. ®@

Visión de la empresa constructora “La Roca”

Ser una empresa sólida, comprometida con la innovación de productos y

servicios constructivos, reconocida por su excelencia, aporte en obras

emblemáticas y compromiso con sus colaboradores, comunidad y medio

ambiente. ®@

(La Roca S.A, 2014)

Mediante la descripcion de la misión y visión de la empresa se establece que la misma fue definida

por los accionistas de la empresa y manifiesta la gerente que fue difundida a todo el personal.


Revisado por:

Fecha: 01-06-2015

Fecha:

A

CP -06

1/1

76

LA ROCA S.A

HOJA DE TRABAJO

NARRATIVA DE LA OBJETIVOS


2014

Mediante la investigación se solicitó los objetivos de la misma con la finalidad de comprobar que

la empresa cuente con la misma:





Ofrecer a los clientes de esta empresa variedad de construcción con sus

diseños, para satisfacer las expectativas de los clientes.

Ofrecer y proyectar servicios con calidad para generar confianza en los

clientes.

(La Roca S.A, 2014)


Revisado por:

Fecha: 03-06-2015

Fecha:

CP -07

1/2

77

LA ROCA S.A

HOJA DE TRABAJO

NARRATIVA DE LA OBJETIVOS

PERIODO 1 ENERO AL 31 DICIEMBRE DEL 2014

Nos entregaron los objetivos de la dirección comercial

(La Roca S.A, 2014)


Revisado por:

Fecha: 03-06-2015

Fecha:

√

@

®

OBJETIVO

GENERAL

PROPOSITO

LINEAS DE

ACCIÓN

LOGRAR LA DIVERSIFICACION DEL NEGOCIO

INCREMENTAR SIGNIFICATIVAMENTE LAS

VENTAS AL SECTOR PRIVADO

OPTIMIZAR EL USO DE ENDEUDAMIENTO CON

BANCOS PARA CUBRIR LAS NECESIDADES DE

LIQUIDEZ Y CRECIMIENTO DE LA EMPRESA

GANAR POSICIONAMIENTO DE LA EMPRESA EN EL SECTOR PRIVADO

CONTAR CON UN AREA DE

PROYECTOS

AUTOSUSTENTABLE

REDUCIR LOS COSTOS DE

PRODUCCIÓN

IMPLEMENTAR UN MODELO

DE EVALUACION DE

INDICADORES DE GESTION

POR AREA

OB

JET

IVO

S

ES

PE

CIF

ICO

S

INCREMENTAR LA

VENTA DE INVENTARIOS

AMPLIAR LA CARTERA

DE CLIENTES DEL

SECTOR PRIVADO

CP - 07

2/2

78

A

LA ROCA S.A

HOJA DE TRABAJO

NARRATIVA FODA


2014

Mediante la investigación se solicitó el FODA de la organización con la finalidad de comprobar

que la empresa realice un diagnóstico de la situación actual de la misma:

√

®

(La Roca S.A, 2014)


Revisado por:

Fecha: 04-06-2015

Fecha:

A

CP - 08

1/2

79

LA ROCA S.A

HOJA DE TRABAJO

NARRATIVA FODA


2014

Mediante la investigación se solicitó el FODA de la organización con la finalidad de comprobar

que la empresa realice un diagnostico de la situacion actual de la misma:

√

®

(La Roca S.A, 2014)


Revisado por:

Fecha: 04-06-2015

Fecha:

CP -08

2/2

80

LA ROCA S.A

HOJA DE TRABAJO

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL


2014

Mediante la investigación se solicitó la estructura organizacional con la finalidad de comprobar que

la empresa establezca una adecuda jerarquización de la misma:

√

®

(La Roca S.A, 2014)


Revisado por:

Fecha: 04-06-2015

Fecha:

CP - 09

1/1

81

A

LA ROCA S.A

HOJA DE TRABAJO

MAPA ESTRATÉGICO


2014

√

(La Roca S.A, 2014)®


Revisado por:

Fecha: 06-06-2015

Fecha:

CP -10

1/1

82

A

LA ROCA S.A

HOJA DE TRABAJO

CÁLCULO DE INDICADORES


2014

Se realiza los indicadores con la finalidad de comprobar que la empresa cumpla con el

direccionamiento estratégico de la misma:

1.- VENTAS AÑO 2013 $3.127.258 -21%

VENTAS AÑO 2014 $2.472.541

2.- CARTERA CLIENTES AÑO 2013 $ 464.587 116%

CARTERA CLIENTES AÑO 2014 $1.007.017

3.- NÚMERO DE PROYECTOS 2013 2 50%

NÚMERO DE PROYECTOS 2014 3

4.- RECUPERACIÓN DE DESPERDICIOS AÑO 2013 $2.580 15%

RECUPERACIÓN DE DESPERDICIOS AÑO 2014 $2.966

A3.-


Revisado por:

Fecha: 06-06-2015

Fecha:

CP - 11

1/1

HH-CP-01

83

LA ROCA S.A

HOJA DE TRABAJO

HOJA DE HALLAZGOS


2014

CONDICIÓN.- Incumplimiento de objetivo estratégico acerca de incrementar las ventas de

inventarios en un 25% en el año 2014.

CRITERIO.-De acuerdo al mapa estratégico de la empresa LA ROCA S.A, se estableció que las

ventas debían tener un incremento del 25% en el año 2014.

CAUSA.-No se dio un incremento en las ventas ya que según información de la gerencia no se

invirtió en publicidad para el inventario de baja rotación, no se sacaron nuevos productos.

EFECTO.-Al mantenerse las ventas bajas no se cumplen con los objetivos de la empresa, y no va a

existir un crecimiento sustentable en el tiempo.

CONCLUSIÓN.-En el trascurso del tiempo las ventas en una empresa deben ir incrementando

para que sea rentable por lo cual la empresa LA ROCA S.A debe tomar decisiones en la promoción

y creación de nuevos productos, planteamiento de nuevas estrategias para el área de ventas que les

permita cumplir con sus objetivos y mantenerse en el mercado.

RECOMENDACIÓN.-La gerencia junto con la jefatura de ventas desarrollen planes y estrategias

nuevas que les permita el incremento de ventas, mediante nuevas promociones, nuevos productos,

promover la venta de los productos de baja rotación.


Revisado por:

Fecha: 07-06-2015

Fecha:

HH-CP-01

1/1

84

4.3 Fase II Planificación

85

LA ROCA S.A

HOJA DE TRABAJO

ÍNDICE


2014

Contenido: FASE II PLANIFICACIÓN

Planificación General…………………………………………………………………….PL-01

Planificación Específica…………………………………………………………………..PL-02

Cuestionario de Control Interno sobre los Aspectos Generales…………………………PL-03

Calculo de Nivel de Confianza y Nivel de Riesgo………………………………………PL-04

Calculo de Indicadores de Aspectos Generales…………………………………………PL-05

Hojas de Hallazgos de Aspectos Generales………………………………………………HH-PL


Revisado por:

Fecha: 07-06-2015

Fecha:

IPL-01

86

4.3.1Programa General

LA ROCA S.A

HOJA DE TRABAJO

PROGRAMA GENERAL

PERIODO 1 ENERO AL 31 DICIEMBRE

DEL 2014

Nro.

ACTIVIDAD

CRONOGRAMA Responsable

Observacion

1S 2S 3S 4S 5S 6S 7S 8S

1 Conocimiento Preliminar

Requerimientos MC

Entrevista MC

Visita Instalaciones MC

Narrativa MC

Cálculo de Indicadores MC

Hoja de Hallazgos MC

2 Planificación

Planificación General MC

Planificación Específica MC

Cálculo de nivel de Confianza y

R. de control

MC



3 Ejecución

Evaluación de Control Interno en

el Área Contable y Financiera

MC

Cálculo de nivel de Confianza y

R. de control

MC



4 Informe

Informe Preliminar MC

Elaboración del Informe Final MC

5 Segumiento

Cumplimiento de Concl y Rec MC


Fecha:

Fecha: 08-06-2015

Fecha:

PL-01

1/1

87

LA ROCA S.A

HOJA DE TRABAJO

PROGRAMA ESPECÍFICO


DEL 2014

Nro.

ACTIVIDADES

CRONOGRAMA RESPONSABLE OBSERVACIÓN

1D 2D 3D 4D 5D 6D 7D 8D

1 PROCESO: MANEJO DE

CAJA - BANCOS

Cuestionario de control interno MC

Evaluación de control interno MC

Indicadores de gestión / Hojas de

Hallazgos

MC


CUENTAS POR COBRAR




Hallazgos

MC


CUENTAS POR PAGAR



Indicadores de gestión/ Hojas de

Hallazgos

MC

4 PROCESO: PRESENTACIÓN

DE ESTADOS FINANCIEROS




Hallazgos

MC

5 PROCESO: ELABORACIÓN

EJECUCIÓN PRESUPUESTO




Hallazgos

MC

6 PROCESO FUNCIONES DEL

JEFE FINANCIERO




Hallazgos

MC


Revisado por:

Fecha: 08-06-2015

Fecha:

PL-02

1/1

88

LA ROCA S.A

HOJA DE TRABAJO

CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO

ASPECTOS GENERALES


2014

N°

PREGUNTA

Respuesta Evaluación

OBSERVACIONES SI NO PON. CALF

COMPONENTE: Ambiente de Control 1 ¿El Organigrama estructural de la

empresa considera que esta bien

definido?

X

10

8

2 ¿La empresa cuenta con todos los

reglamentos en línea los cuales le

permitan su funcionamiento normal?

X

10

8

3 ¿La empresa tiene establecidos

organigramas funcionales para cada

departamento?

X

10

0

4 ¿El personal de la empresa cumple

con los requerimientos y perfiles de

acuerdo a cada puesto y cargo que

desempeñan?

X

10

7

5 ¿El personal de la empresa mantiene

evaluaciones constantes para las

actividades que desempeña?

X

10

8

6 ¿La empresa cuenta con un código de

ética?

X 10 0

COMPONENTE: Establecimiento de Objetivos 7 ¿La empresa mantiene objetivos a

corto, mediano y largo plazo

establecidos?

X

10

8

8 ¿Las políticas establecidas por la

empresa favorecen al logro de los

objetivos planteados?

X

10

6

9 ¿Los objetivos planteados por la

empresa se han ido cumpliendo?

X

10

8

10 ¿Todo el personal de la empresa tiene

conocimiento de los objetivos que

persigue la empresa?

X

10

6

COMPONENTE: Identificación de Eventos

11 ¿La empresa sabe cuándo se esté

presentado un riesgo externo? X

10

10

12 ¿Internamente la empresa ha

identificado riesgos? X

10

7

13 ¿La empresa ha tenido que enfrentar

riegos internos que afecten el

cumplimiento de los objetivos?

X

10

8

14 ¿Se mantiene un plan propuesto sobre

los efectos que puede pasar la empresa

en caso de presentarse algún tipo de

riesgo?

X

10

8

PL-03

1/3

HH-PL-01

HH-PL-03

HH-PL-02

HH-PL-04

89

LA ROCA S.A

HOJA DE TRABAJO


ASPECTOS GENERALES


2014

N°

PREGUNTA



COMPONENTE: Evaluación de Riesgos

15 ¿La empresa mantiene algún plan o

sistema para conocer los riesgos por

los cuales puede estar expuesta?

X

10

7

16 ¿Los problemas que se presenten

dentro de la empresa son solucionados

de manera oportuna?

X

10

8

17

¿Considera que los controles que

mantiene la empresa pueden prevenir

riesgos de cualquier índole?

X

10 7

18

¿En caso de presentarse un riesgo para

la empresa este es atendido de manera

oportuna?

X

10

8

COMPONENTE: Respuesta al Riesgo

19

¿Cuándo se identifica un riesgo la

empresa mantiene un plan o estrategia

de mejoramiento?

X

10

8

20 ¿Si un riesgo es identificado se

evalúan sus debidas respuestas?

X

10

8

COMPONENTE: Actividades de Control

21 ¿La empresa mantiene manuales de

procedimientos planteados dentro de

todas sus áreas?

X

10

6

22 ¿El personal de cada área tiene

conocimiento de los manuales de

procedimientos de la empresa?

X

10

5

23 ¿Para medir los resultados de

eficiencia y eficacia se aplica

indicadores de medición?

X

10

0

COMPONENTE: Información y Comunicación

24

¿La Planificación Estratégica de la

empresa se ha dado a conocer a todo

el personal?

X

10

6

25

¿Los inconvenientes que se presenten

dentro de cada área son dados a

conocer a la Gerencia?

X

10

8

26

¿Para toma de decisiones y solución a

conflictos que se presenten dentro de

la empresa se comunica de manera

oportuna a Gerencia?

X

10

8

COMPONENTE: Monitoreo

27

¿Los reglamentos que mantiene la

empresa son aplicados en el desarrollo

de todas las actividades?

X

10

8

PL-03

2/3

HH-PL-05

HH-PL-06

HH-PL-05

HH-PL-07

90

LA ROCA S.A

HOJA DE TRABAJO


ASPECTOS GENERALES


N°

PREGUNTA



COMPONENTE: Monitoreo

28

¿Existe un seguimiento y evaluación

de los controles aplicados en la

empresa?

X 10 8

29

¿Se establecen acciones de control y

seguimiento para el desarrollo de cada

actividad dentro de todas las áreas?

X

10

8

TOTAL

290

195

PL-03

3/3

91

LA ROCA S.A

HOJA DE TRABAJO

CÁLCULO DEL NIVEL DE CONFIANZA Y

RIESGO DE CONTROL

ASPECTOS GENERALES

NIVEL DE CONFIANZA NIVEL DE RIESGO

15% - 50% Bajo Alto

51% - 75% Mediano Moderado

76% - 95% Alto Bajo

NIVEL DE CONFIANZA

NC

=

CTx100

=

Nivel de Confianza PT

NC

=

195x100

=

67,24% 290

RIESGO DE CONTROL

RC

=

100%-NC

=

Riesgo de Control

RC

=

100%-68,93%

=

32,76%

Conclusión: De acuerdo al análisis realizado con los resultados obtenidos en la aplicación del

Cuestionario de Control Interno sobre los Aspectos Generales de la empresa, se obtuvo que el

nivel de confianzas es del 67,24% lo cual equivale a un nivel Medio y el Riesgo dentro de la

empresa es del 32,76% lo que equivale a un Riesgo Moderado.



PL-04

3/3

92

4.3.2 Cálculo de Indicadores


Revisado por: Fecha: 09-06-2015

LA ROCA S.A

HOJA DE TRABAJO

CALCULO DE INDICADORES


INDICADOR 1

OBJETIVO: Incremento en las ventas que se realicen durante el año 2014 y alcanzar la meta que

la empresa pretende lograr.

Fórmula := Total de Ventas realizadas durante el año 2014

---------------------------------------------------------------------------------

Meta que se pretendía alcanzar

Calculo: = $2.472.541

---------------------------------------------------------------------------------

$3.209.072

Resultado = 77% Alcanzado

Criterio de Auditoría: En la aplicación de los indicadores se determinó que la meta propuesta

para alcanzar a obtener ventas por un valor de $3.209.072 se logró en un 77%.

PL-05

1/3

93

LA ROCA S.A

HOJA DE TRABAJO



INDICADOR 2

OBJETIVO: Determinar debilidades y fortalezas dentro de cada área de la empresa y poder

tomar medidas correctivas de manera oportuna.

Fórmula : = Número de áreas evaluadas

---------------------------------------------------------------------------------

Total de áreas de la empresa

Calculo: = 8

--------------------------------

16

Resultado = 50% Alcanzado

Criterio de Auditoría: En la aplicación de los indicadores se determinó que no se alcanzó la meta

planteada logrando así obtener el 50% de cumplimiento, debido a que solo se evaluaron 6 áreas de

la empresa y no todas.



PL-05

2/3

HH-PL-08

94

LA ROCA S.A

HOJA DE TRABAJO



INDICADOR 3

OBJETIVO: Determinar el cumplimiento de obligaciones oportunas con proveedores.

Fórmula := Proveedores a quienes se les canceló de manera oportuna

---------------------------------------------------------------------------------

Total de proveedores en un año

Calculo: = 234

--------------------------------

278

Resultado = 84,17% Cumplido

Criterio de Auditoría: En la aplicación de los indicadores se determinó que se alcanzó este

indicador en un 84,17% un porcentaje alto de cumplimiento ante los proveedores.



PL-05

3/3

95

4.3.3 Hojas de Hallazgos

LA ROCA S.A

HOJA DE TRABAJO

HOJA DE HALLAZGOS


2014

CONDICIÓN: Falta de un organigrama funcional para la empresa

CRITERIO: De acuerdo a la práctica sana profesional la importancia de un organigrama

funcional en toda empresa permite que el personal vaya desarrollando sus actividades de manera

ordenada para que de esta manera se llegue al logro de los objetivos planteados y a la vez que no

exista carga de trabajo para una sola persona.

CAUSA: La gerencia indica que cuando se realizó la elaboración de organigramas de la empresa

no se determinó la necesidad e importancia de un organigrama funcional omitiendo su creación.

EFECTO: Al mantenerse esta novedad se presentan problemas como duplicidad de funciones,

incumplimiento por desconocimiento, no poseer cargos y funciones bien definidas incurriendo

además en el desgaste de recursos innecesarios.

CONCLUSIÓN: La falta de un organigrama de funciones y una correcta segregación de

funciones ocasiona el retraso de resultados y el logro de los objetivos se ve afectado, es

importante la existencia de este organigrama para que cada persona conozca claramente las

actividades que debe cumplir de manera que exista eficiencia, eficacia y economía en la

utilización de recursos.

RECOMENDACIÓN: Al Jefe de Talento Humano, establecer una propuesta de un organigrama

funcional y presentarlo a la Gerencia para su aprobación.

Una vez aprobado el organigrama el área de Talento Humano socializará formalmente a todo el

personal de la empresa.

A todo el Personal de la empresa: Aplicar el organigrama de funciones en todas las actividades

que desarrollen.

A todas las Jefaturas, dar seguimiento al cumplimiento del Organigrama de Funciones.



HH-PL-01

1/1

96

LA ROCA S.A

HOJA DE TRABAJO

HOJA DE HALLAZGOS


2014

CONDICIÓN.- No tiene establecido el código de ética de la empresa.

CRITERIO.-De acuerdo a la práctica sana profesional es recomendable que las empresas tengan

su propio código de ética con el objetivo de que el personal tenga una base a la cual regir su

conducta y comportamiento para el desarrollo de sus actividades y de esta manera no se vea

afectado el normal desempeño del personal, ni las relaciones laborales entre áreas.

CAUSA.- La gerencia no tiene claro el impacto de la inexistencia de este código de ética, y el

riego que esto implica, creyendo que es suficiente el conocimiento de los principios yvalores de la

empresa.

EFECTO.-Al mantenerse esta novedad implicaría que el personal no tenga definido su perfil

ético y desconozca que tipo de conducta debe mantener en la empresa lo que puede ocasionar un

conflicto de intereses personales frente a los profesionales.

CONCLUSIÓN.-Para el normal desarrollo de actividades y la existencia de un ambiente laboral

adecuado es necesario que la empresa LA ROCA S.A tenga un código de ética propio que permita

ser una guía al comportamiento y conducta de sus colaboradores, contribuyendo de esta forma al

afianzamiento de los valores y principios organizacionales; y previniendo cualquier conflicto de

intereses.

RECOMENDACIÓN.- A la gerencia general que disponga la creación del código de ética para la

empresa, una vez creado y aprobado el còdigo la Jefe de Talento Humano debe socializarlo

formalmente a todo el personal.



HH-PL-02

1/1

97

LA ROCA S.A

HOJA DE TRABAJO

HOJA DE HALLAZGOS


2014

CONDICIÓN: Falta de políticas completas establecidas para la empresa.

CRITERIO: Toda empresa debe establecer las políticas necesarias que permitan que el personal

desarrolle sus actividades de manera ordenada y que así se evite realizar actividades que vayan

contra la Ley o en contra de la Jerarquía de la empresa.

CAUSA: Se lleva a cabo un comité para el establecimiento de políticas por áreas es un proceso

que se está realizando paulatinamente por lo que actualmente se encuentra incompleto.

EFECTO: Al mantenerse este hallazgo se tiene un riesgo de que el personal al no tener las

políticas establecidas que sirvan de guía para el desarrollo de actividades pueden estar

trasgrediendo una Ley o yendo contra la Jerarquía de la empresa.

CONCLUSIÓN: Para que una empresa marche adecuadamente debe tener establecidas y

socializadas sus políticas las cuales permitan que las actividades realizadas por el personal sean

bajo una guía adecuada orientada al cumplimiento de los objetivos organizacionales, en la

empresa LA ROCA S.A se viene estableciendo políticas por áreas pero aún se encuentra

incompleto este proceso.

RECOMENDACIÓN: A la gerencia que lidere la culminación del establecimiento de políticas

para todas las áreas de la empresa. Que cada jefatura se encargue de establecer sus políticas y

estas sean discutidas y aprobadas por la gerencia. Una vez aprobadas las políticas que la jefatura

de talento humano se encargue de que sean socializadas a todo el personal de la empresa



HH-PL-03

1/1

98

A

LA ROCA S.A

HOJA DE TRABAJO

HOJA DE HALLAZGOS


2014

CONDICIÓN.-Desconocimiento del personal de los objetivos estratégicos.

CRITERIO.-Dentro de las funciones de la gerencia está el comunicar a las jefaturas los planes y

proyectos que se desarrollan para que los mismos puedan ser alcanzados. Y las jefaturas a su vez

deben comunicar a sus subordinados los mismos e implementar las acciones necesarias para su

cumplimiento.

CAUSA.-Falta de comunicación adecuada al personal operativo indicándoles los objetivos

estratégicos por parte de la gerencia y jefaturas de las diferentes áreas

EFECTO.-Al no dar a conocer al personal operativo los objetivos estratégicos de la empresa,

estos no se ven relacionados ni comprometidos con la empresa, además de que al desconocer

dichos objetivos no son cumplidos.

CONCLUSIÓN.-Al existir una deficiente comunicación de los objetivos estratégicos planteados

por la gerencia estos no podrán ser alcanzados en el tiempo y condiciones establecidas, es necesario

involucrar a toda la empresa en el conocimiento de objetivos para que los colaboradores se sientan

comprometidos y pongan todo su esfuerzo en la consecución de los mismos.

RECOMENDACIÓN.- La gerencia junto con cada una de las jefaturas debe dar a conocer a todo

el personal la planificación estratégica de la empresa y los objetivos específicos, además de velar y

evaluar continuamente el cumplimiento de estos.


Revisado por:

Fecha: 07-06-2015

Fecha:

HH-PL-04

1/1

99

A

LA ROCA S.A

HOJA DE TRABAJO

HOJA DE HALLAZGOS


2014

CONDICIÓN.- Manual de procedimientos incompleto y desconocimiento por parte del personal

CRITERIO.-De acuerdo a la práctica sana profesional toda empresa debe tener un manual de

procedimientos completo que constituya una guía en el cumplimiento de actividades de cada área

de la empresa y el mismo debe ser difundido a todo el personal para su cumplimiento.

CAUSA.-En el transcurso del tiempo y de acuerdo a las necesidades de crecimiento de la empresa

se han ido creando departamentos nuevos y no se han creado los procedimientos para estos;

debilidad en la comunicación al personal.

EFECTO.-Si se mantiene esta novedad da lugar a que las actividades sean realizadas de forma

empírica y de acuerdo a la experticia de cada persona, no se tiene una uniformidad en los

procedimientos, no se tiene una guía en la cual el personal pueda apoyarse; lo cual desemboca en

que los resultados no sean los esperados o los necesarios.

CONCLUSIÓN.-Para que todas las actividades sean realizadas correctamente y respondan a las

necesidades y objetivos de la empresa es necesario que exista un manual completo de

procedimientos adecuadamente difundido a todo el personal que constituya una guía para el

personal en el desarrollo de las diferentes actividades, para prevenir la duplicidad de funciones,

desgaste innecesario de recursos y los objetivos sean alcanzados eficientemente.

RECOMENDACIÓN.- A la Gerencia que disponga el levantamiento de procedimientos que no se

encuentren en el manual existente, y cada vez que se cree un nuevo departamento realizar el flujo

del procedimiento correspondiente y el mismo sea socializado formalmente.

A


Revisado por:

Fecha: 07-06-2015

Fecha:

HH-PL-05

1/1

100

LA ROCA S.A

HOJA DE TRABAJO

HOJA DE HALLAZGOS


2014

CONDICIÓN: Falta de aplicación de indicadores de gestión y seguimiento en todas las áreas de la

empresa

CRITERIO: De acuerdo a la práctica sana profesional debe aplicarse indicadores de gestión que

permitan evaluar el cumplimiento de los objetivos planteados por la empresa.

CAUSA: No se tiene conocimiento de los indicadores de gestión existente por parte del personal

por lo cual no son aplicados ni tampoco se realiza el debido seguimiento de los mismos.

EFECTO: Al mantenerse esta observación la empresa desconoce el grado de cumplimiento de los

objetivos y no le deja tomar las decisiones oportunas para corregir las actividades

CONCLUSIÓN: Los objetivos planteados por la empresa deben ser monitoreados a través de la

aplicación de indicadores de gestión que permitan evaluar su cumplimiento y de identificarse que

esto no se está dando poder tomar oportunamente las decisiones correctivas para el mejoramiento,

el personal debe tener conocimiento de los objetivos y sus indicadores para que ellos estén

empoderados y canalicen todos sus esfuerzos al cumplimiento de los mismos.

RECOMENDACIÓN: A la gerencia verificar que todos los objetivos planteados a cada área

tengan su indicador de gestión, de ser así coordinar la comunicación de los mismos a todo el

personal e implantar un plan de evaluación y seguimiento en la aplicación de indicadores.

.


Revisado por:

Fecha: 07-06-2015

Fecha:

HH-PL-06

1/1

101

LA ROCA S.A

HOJA DE TRABAJO

HOJA DE HALLAZGOS


2014

CONDICIÓN.- Desconocimiento del personal de la Planificación Estratégica

CRITERIO.-Dentro de las funciones de la gerencia está el comunicar a las jefaturas los planes y

proyectos que se desarrollan para que los mismos puedan ser alcanzados. Y las jefaturas a su vez

deben comunicar a sus subordinados los mismos e implementar las acciones necesarias para su

cumplimiento.

CAUSA.-Falta de comunicación adecuada al personal operativo indicándoles la planificación

estratégica por parte de la gerencia y jefaturas de las diferentes áreas

EFECTO.-Al no dar a conocer al personal operativo la planificación estratégica de la empresa,

estos no se ven relacionados ni comprometidos con la empresa, además de que al desconocer dicha

planificación no podrá ser cumplida.

CONCLUSIÓN.-Al existir una deficiente comunicación de la planificación estratégica planteada

por la gerencia esta no podrá ser alcanzada en el tiempo y condiciones establecidas, es necesario

involucrar a toda la empresa en el conocimiento para que los colaboradores se sientan

comprometidos y pongan todo su esfuerzo en la consecución de la misma

RECOMENDACIÓN.- Al Gerente General.- Dar a conocer a todo el personal tanto jefaturas

como personal operativo, la planificación estratégica de la empresa y los objetivos específicos que

por área deben ser cumplidos. Cada jefatura debe velar por el cumplimiento que les corresponde.


Revisado por:

Fecha: 07-06-2015

Fecha:

HH-PL-07

1/1

102

LA ROCA S.A

HOJA DE TRABAJO

HOJA DE HALLAZGOS


2014

CONDICIÓN.-Falta de evaluación al 50% de las áreas de la empresa

CRITERIO.- Cada empresa debe tener una política de evaluación continua del desempeño ya que

es un proceso que busca determinar el grado de eficacia con el que las personas llevan a cabo las

actividades y responsabilidades que asumen dentro de la organización

CAUSA.- Falta de un programa adecuado de evaluación continua que debe ser implementado por

el área de talento humano

EFECTO.-Al no evaluar a todas las áreas se tiene como riesgo que existe personas que no estén

acorde a su cargo o las actividades que realizan no son eficientes.

CONCLUSIÓN.-Al evaluar a todas las áreas de una empresa se tiene varios beneficios como la

valoración objetiva de los resultados individuales que ella implica y el estímulo que genera en sus

trabajadores para mejorar la consecución de los objetivos. Asimismo, revela el grado de adecuación

de la persona al puesto de trabajo. Todo ello redunda en información que permite una mejor gestión

de las personas.

RECOMENDACIÓN.- Al Gerente General.- Disponga al área de Talento Humano realice una

planificación para evaluar las áreas pendientes.


Revisado por:

Fecha: 07-06-2015

Fecha:

HH-PL-08

1/1

103

4.4 Fase III Ejecución

104

4.4.1 Hoja de Trabajo / Índice

LA ROCA S.A

HOJA DE TRABAJO

ÍNDICE


DEL 2014

ÍNDICE

1. Programa de Auditoría para el Proceso de Caja- Bancos ……………………….EJ- 01

Aplicación de Cuestionario de Control Interno ……………………………….. EJ-02

Evaluación del Riesgo.…………………………………………………………. EJ-03

Cálculo de Indicadores de Gestión…..………………………………………….EJ-04

Elaboración de Hoja de Hallazgos…………………………………………… HH-EJ

2. Programa de Auditoría para el Proceso de Cuentas por Cobrar……………….. EJ- 05

Aplicación de Cuestionario de Control Interno …………………………………EJ-06

Evaluación del Riesgo……………………………………………………………EJ-07

Cálculo de Indicadores de Gestión……………………………………………….EJ-08

Elaboración de Hoja de Hallazgos…………………………………………….. HH -EJ

3. Programa de Auditoría para el Proceso de Cuentas por Pagar………………….. EJ-09

Aplicación de Cuestionario de Control Interno.………………………………… EJ-10

Evaluación del Riesgo……………………………………………………………EJ-11

Cálculo de Indicadores de Gestión………………………………………………. EJ-12

Elaboración de Hoja de Hallazgos……………………………………………… HH-EJ

4. Programa de Auditoría para el Proceso de Presentación de Estados Financieros EJ-13

Aplicación de Cuestionario de Control Interno ………………………………… EJ-14

Evaluación del Riesgo…………………………………………………………… EJ-15



IEJ-01

105

LA ROCA S.A

HOJA DE TRABAJO

ÍNDICE


DEL 2014

ÍNDICE

5. Programa de Auditoría para el Proceso de Elaboración y Ejecución Presupuesto.EJ-17

Aplicación de Cuestionario de Control Interno ………………………………..... EJ-18

Evaluación del Riesgo…………………………………………………………… EJ-19


6. Programa de Auditoría a la Gestión del Jefe Financiero………………………..….EJ-21

Aplicación de Cuestionario de Control Interno ……………………………… ….EJ-22

Evaluación del Riesgo………………………………………………………… …EJ-23

Análisis manual de funciones Jefe Financiero……………………………………EJ-24





IEJ-02

106

4.4.1.1 Proceso Manejo de Caja - Bancos

LA ROCA S.A

HOJA DE TRABAJO

PROGRAMA DE AUDITORÍA

ÁREA CONTABLE Y FINANCIERA

PERÍODO DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2014

N° ACTIVIDADES A REALIZARSE HORAS/

PLANIF

HORAS/

REALES DIF. REF P/T

ELABORADO

POR OBSERVACIONES

PROCESO: MANEJO DE CAJA - BANCOS

1

Elabore un cuestionario de

Control Interno aplique al

responsable del manejo de

Caja-Bancos.

8 7 1 EJ-02 MC

2

Evalué el riesgo de control

interno

2 2 0 EJ-03 MC

3

Aplique Indicadores de

gestión y determine la

eficiencia y eficacia en este

proceso

2 2 0 EJ-04 MC

4

Elabora las diferentes Hojas

de Hallazgos con las

novedades determinadas en

este proceso.

5 5 0 HH-EJ MC


Fecha: 13-06-2015


MC & ASOCIADOS

EJ-01

1/1

2

107

4.4.1.2 Aplicación del Cuestionario de Control Interno

LA ROCA S.A

HOJA DE TRABAJO


PROCESO: MANEJO DE CAJA-BANCOS

RESPONSABLE: Sr. Anchundia Jaime – Asistente contable

AUDITOR: Marjorie Coello

Período: 2014

No. PREGUNTA SI NO N/A VAL. POND. OBSERVACIONES

1

¿Sus actividades son

desarrolladas bajo un manual

de políticas y procedimientos?

X 0 10

2

¿Cumple sus actividades en

este proceso con los

lineamientos de la normativa

vigente?

X 10 10

3 ¿Este proceso cuenta con un

manual de control interno? X 0 10

4

¿Mantiene capacitaciones

necesarias para el desarrollo de

sus actividades?

X 0 10

5

¿El sistema que mantienen

facilita el desarrollo de las

actividades?

X 10 10

6

¿Se efectúan los registros

contables en forma cronológica

y guardando el consecutivo de

los hechos, transacciones u

operaciones realizadas?

X

9 10

7

¿Los reembolsos de caja chica

están debidamente respaldados

por comprobantes?

X

9 10

TOTALES 38 70



MC & ASOCIADOS EJ – 02

1/1

HH-EJ-01

HH-EJ-02

HH-EJ-03

108

LA ROCA S.A

HOJA DE TRABAJO


RIESGO DE CONTROL



15% - 50% Bajo Alto


76% - 95% Alto Bajo

NIVEL DE CONFIANZA

NC

=

CTx100

=


NC

=

38x100

=

54.29% 70

RIESGO DE CONTROL

RC

=

100%-NC

=

Riesgo de Control

RC

=

100%-54.29%

=

45,71%

Criterio del Auditor:

Al evaluar el desarrollo de los procedimientos del Proceso en el manejo de Caja-Bancos, se

determina que existe un nivel de confianza del 54.29% (CONFIANZA MEDIA); y un riesgo de

45.71% (RIESGO MODERADO), según la matriz de evaluación de confianza y riesgo.

Conclusión:

Las actividades desarrolladas dentro de este proceso no son realizadas con el apoyo de un Manual

de políticas y procedimientos, por lo que se determina, que este proceso presenta deficiencias.

Recomendación:

Al Jefe Financiero establecer una propuesta de un manual de políticas y procedimientos con el fin

de que todos los Procesos dentro de esta área los cuales permitan el desarrollo de las actividades

de manera eficaz y eficiente.



EJ-03

1/1

109

4.4.1.3 Indicadores de Gestión

LA ROCA S.A

HOJA DE TRABAJO

CÁLCULO DE ÍNDICES


APLICACIÓN DE INDICADORES DE GESTIÓN AL PROCESO DE CAJA – BANCOS

OBJETIVO: Constatar que se realice un control interno adecuado dentro del manejo de Caja-

Bancos.

Fórmula := ARQUEOS DE CAJA REALIZADOS EN EL AÑO

---------------------------------------------------------------------------------

ARQUEOS PROGRAMADOS AL AÑO

0

Calculo: = ----------------------

5

Resultado = 0% INCUMPLIMIENTO

Criterio de Auditoría: En la aplicación de los indicadores se determinó que la falta de un

adecuado control interno puede producir perdida de dinero debido a que no se realizan arqueros de

caja sorpresivos.

A


Revisado por:

Fecha: 14-06-2015

Fecha: 14-06-2015

MC & ASOCIADOS

EJ-04

1/2

HH-EJ-04

110

LA ROCA S.A

HOJA DE TRABAJO

CÁLCULODE ÌNDICES


APLICACIÓN DE INDICADORES DE GESTIÓN AL PROCESO DE CAJA – BANCOS

OBJETIVO: Constatar que se realice un control interno adecuado dentro del manejo de Caja-

Bancos.

CONCILIACIONES BANCARIAS REVISADAS POR EL JEFE FINANCIERO

Fórmula := ----------------------------------------------------------------------------------------------------

CONCILIACIONES REALIZADAS AL AÑO 2014

185

Calculo: = ----------------------

269

Resultado = 68,77% CUMPLIMIENTO


adecuado control interno puede producir perdida de dinero debido a que NO son revisadas en su

totalidad las conciliaciones bancarias por el Jefe Financiero.


Revisado por:

Fecha: 14-06-2015

Fecha: 14-06-2015

EJ-04

2/2 MC & ASOCIADOS

HH-EJ-04

111

4.4.1.4 Hoja de Hallazgos

LA ROCA S.A

HOJA DE TRABAJO

HOJA DE HALLAZGOS


CONDICIÓN.- Inexistencia de Manual de Polìticas y Procedimientos para el manejo de Caja-

Bancos

CRITERIO.- Según la práctica sana profesional es necesario que exista el establecimiento de

políticas y procedimientos para el manejo de la cuenta caja –bancos para lograr un mejor control y

minimización de riesgos.

CAUSA.- La Gerencia no ha visto la importancia ni ha medido el riesgo de no disponer de un

manual de políticas y procedimientos para el área contable y financiera.

EFECTO.- Lo que ha ocasionado que se presenten problemas dentro de este proceso debido a que

no se realizan Arqueos de Caja Sorpresivos asi como también las Conciliaciones Bancarias en

algunas ocaciones no son revisadas por el Jefe Financiero.

CONCLUSIÓN.- Es necesario que el área contable financiera cuente con su propio manual de

políticas y procedimientos para la cuenta caja – bancos ya que el manejo de dinero es una actividad

de riesgo y delicada en una empresa y se debe establecer los lineamientos y controles necesario

para el manejo de esta cuenta.

RECOMENDACIÓN.- Al Jefe Financiero y Contador establecer una propuesta de un Manual de

procedimientos y políticas de control y hacerlo difundir al personal de esta área.

Al Jefe Financiero y Contador planificar arqueos sorpresivos en el año pero que no solo quede en

la planificación si no mirar la importancia de ejecutarlo.

Al Jefe Financiero solicitar a la persona encargada de Conciliaciones Bancarias que toda

conciliación no puede quedarse sin su revisión y aprobación, a la vez establecer fechas de

presentación y que se las haga cumplir.A


Revisado por:

Fecha: 14-06-2015

Fecha: 14-06-2015

MC & ASOCIADOS HH-EJ-01

112

LA ROCA S.A

HOJA DE TRABAJO

HOJA DE HALLAZGOS


CONDICIÓN:Inexistencia de un manual de control interno para el área Contable y Financiera

CRITERIO: El Control Interno dentro del área Contable y Financiera debe ser aplicado de manera

impostergable, con el fin de evitar y salvaguardar los fondos de dinero como es Caja Chica y los

movimientos que se realicen en la cuenta Bancos.

CAUSA.- El Jefe Financiero y Contador no han medido el riesgo que implica el no disponer de un

manual de control interno para el área Contable y Financiera.

EFECTO.- De mantenerse esta novedad se tiene presente un riesgo alto de gineteo de valores,

malversación de fondos, faltantes, sobrantes de caja, depósitos no identficados, errores en el

registro de transacciones financieras.

CONCLUSIÓN.- Es importante que en el área Contable y Financiera exista un manual de Control

Interno que norme el desarrollo de las actividades para que el riesgo de cometer errores, o de que

existan actividades ílicitas sea el menor posible y sea controlado.


control interno y hacerlo difundir al personal de esta área.

A


Revisado por:

Fecha: 14-06-2015

Fecha: 14-06-2015


113

LA ROCA S.A

HOJA DE TRABAJO

HOJA DE HALLAZGOS


CONDICIÓN.- Falta de capacitación a Asistente Contable

CRITERIO.-Según polìtica de la empresa se debe mantener un programa de capacitación

continuo.

CAUSA.- No se tiene desarrollado un plan de capacitación para el personal de esta área.

EFECTO.- Que el personal se encuentre desactualizado de las normas y procedimiento legales

vigentes, que los criterios utilizados para el registro de transacciones sean caducos y conlleven a

incumplimientos de tipo legal y asdministrativo.

CONCLUSIÓN.- Es necesario mantener un plan de capacitación continuo para el personal de esta

área en temas contables y tributarios que les permita estar actualizados generando mayor confianza

en la información que manejan y emiten, de no tener capacitación continua el personal se da lugar

que la información por ellos generada no sea cien por ciento confiable y valedera ante las

instituciones reguladoras.

RECOMENDACIÓN.- Al Jefe Financiero y Contador proponer un programa de capacitación

continua para todo el personal que genera información contable directa e indirectamente.

A

A


Revisado por:

Fecha: 14-06-2015

Fecha: 14-06-2015


114

LA ROCA S.A

HOJA DE TRABAJO

HOJA DE HALLAZGOS


CONDICIÓN.- Falta de Control en el Manejo de Caja – Bancos (NO SE REALIZA ARQUEOS

SORPRESIVOS Y LAS CONCILIACIONES BANCARIAS NO SON REVISADAS EN SU

TOTALIDAD POR EL JEFE FINANCIERO)

CRITERIO.- El Jefe Financiero conjuntamente con el Contador deben realizar un adecuado

Control Interno dentro de este proceso con el fin de salvaguardar el dinero desembolsado por la

empresa asi como sus Ingresos.

CAUSA.- La falta de un adecuado control en Caja-Bancos no permite conocer los problemas que

se esten realizando dentro de este proceso.


no se realizan Arqueos de Caja Sorpresivos asi como también las Conciliaciones Bancarias en

algunas ocaciones no son revisadas por el Jefe Financiero.

CONCLUSIÓN.- El Jefe Financiero y Contador no han visto la importancia de establecer

controles el Manejor de Caja-Bancos a la vez no mantienen establecido un adecuado Manual de

Políticas y Procedimientos lo cuál es fundamental para el desarrollo de toda actividad.







presentación y que se las haga cumplir.


Revisado por:

Fecha: 14-06-2015

Fecha: 14-06-2015


115

4.4.2.1 Proceso Manejo de Cuentas por Cobrar

LA ROCA S.A

HOJA DE TRABAJO





PLANIF

HORAS/

REALES DIF. REF P/T

ELABORADO

POR OBSERVACIONES

PROCESO: MANEJO CUENTAS POR COBRAR

1




Cuentas por Cobrar.

8 7 1 EJ-06 MC

2


interno

2 2 0 EJ-07 MC

3




proceso

2 2 0 EJ-08 MC

4

Elabora una Hoja de

Hallazgos con las novedades

determinadas en este

proceso.

5 5 0 HH-EJ MC



EJ-05

1/1

2

MC & ASOCIADOS

116


LA ROCA S.A

HOJA DE TRABAJO



RESPONSABLE: Ing. Estevan Troya AUDITOR: Marjorie Coello

Período: 2014

No.

PREGUNTA SI NO N/A VAL. POND. OBSERVACIONES

1 ¿Sus actividades son



X

0 10

2 ¿Cumple sus actividades en

este proceso con los

lineamientos de la normativa

vigente?

X

8 10

Falta mejorar


manual de control interno?

X

0 10

4 ¿Mantiene capacitaciones


sus actividades?

X

10 10

5 ¿El sistema que mantienen


actividades?

X

10 10

6 ¿Se efectúan los registros

contables en forma

cronológica y guardando el

consecutivo de los hechos,

transacciones u operaciones

realizadas?

X

9 10

7 ¿Las cuentas por cobrar están

debidamente respaldados por

comprobantes?

X

10 10

TOTALES 47 70




1/1

HH-EJ-05

HH-EJ-06

117

LA ROCA S.A

HOJA DE TRABAJO


RIESGO DE CONTROL



15% - 50% Bajo Alto


76% - 95% Alto Bajo

NIVEL DE CONFIANZA

NC

=

CTx100

=


NC

=

47x100

=

67.14% 70

RIESGO DE CONTROL

RC

=

100%-NC

=

Riesgo de Control

RC

=

100%-67.14%

=

32.86%


Al evaluar el desarrollo de los procedimientos del Proceso en el manejo de Cuentas por Cobrar,

se determina que existe un nivel de confianza del 67.14% (CONFIANZA MEDIA); y un riesgo

de 32.86% (RIESGO MODERADO), según la matriz de evaluación de confianza y riesgo.

Conclusión:

Las actividades desarrolladas dentro de este proceso no son realizadas con el apoyo de un

Manual de políticas y procedimientos, por lo que se determina, que este proceso presenta

deficiencias LEVES.

Recomendación:






EJ-07

1/1

118


LA ROCA S.A

HOJA DE TRABAJO

CÁLCULO DE ÌNDICES

PROCESO: MANEJO DE CUENTAS POR COBRAR

APLICACIÓN DE INDICADORES DE GESTIÓN AL PROCESO DE CUENTAS POR

COBRAR

OBJETIVO: Constatar que se realice un control interno adecuado dentro del manejo de Cuentas

por Cobrar.

RECUPERACIÓN DE CARTERA EN EL AÑO

Fórmula := ---------------------------------------------------------------------------------

TOTAL CARTERA DE LA EMPRESA

24.890,04

Calculo: = ----------------------

56.789,00

Resultado = 43% CUMPLIMIENTO


adecuado control interno no ha permitido que las Cuentas por Cobrar sean recuperadas en un

porcentaje representativo.

A


Revisado por:

Fecha: 15-06-2015

Fecha: 15-06-2015

MC & ASOCIADOS

EJ-08

1/2

HH-EJ-07

119

LA ROCA S.A

HOJA DE TRABAJO



APLICACIÓN DE INDICADORES DE GESTIÓN AL PROCESO DE CUENTA POR

COBRAR

OBJETIVO: Constatar SI el personal que se encarga de este proceso ha recibido capacitaciones de

acuerdo al Cronograma de Capacitación anual de la empresa.

CAPACITACIONES RECIBIDAS

Fórmula := ----------------------------------------------------------------------------------------------------

TOTAL DE CAPACITACIONES PLANIFICADAS

3

Calculo: = ----------------------

3

Resultado = 100% CUMPLIMIENTO

Criterio de Auditoría: En la aplicación de los indicadores se determinó la planificación para la

capacitación dentro de este proceso se llevó acabo en un 100%.

A


Revisado por:

Fecha: 15-06-2015

Fecha: 15-06-2015

MC & ASOCIADOS

EJ-08

2/2

120


LA ROCA S.A

HOJA DE TRABAJO

HOJA DE HALLAZGOS


CONDICIÓN.- Inexistencia de Manual de Polìticas y Procedimientos para el manejo Cuentas por

Cobrar


políticas y procedimientos para el manejo de la cuenta cuentas por cobrar, para que la existencia de

cartera incobrables sea la menor posible.

CAUSA.- Se ha establecido un manual de procedimientos de forma general pero el mismo no

responde al manejo de la cuenta cuentas por cobrar.


no se tiene políticas y condiciones para la otorgación de créditos ni procedimientos para la emisión

y recaudación de cuentas por cobrar, generando una alta cartera incobrable y cuentas por cobrar si

los suficientes respaldos para su recuperación.


políticas y procedimientos para la cuenta cuentas por cobrar para que no exista un valor tan alto de

cartera incobrable y se regule la emisión de créditos, contribuyendo a que los ingresos de la

empresa sea mayor.


procedimientos y políticas para el manejo de la cuenta cuentas por cobrar, hacerlo difundir al

personal de esta área.

Realizar evaluaciones permanentes a los créditos otorgados, revisando que cumplan con los

respaldos y condiciones establecidas.




121

LA ROCA S.A

HOJA DE TRABAJO

HOJA DE HALLAZGOS


CONDICIÓN.- Inexistencia de Manual de Control Interno para el manejo Cuentas por Cobrar


Control Interno dentro de este proceso con el fin de que la cartera incobrable sea la menor posible

CAUSA.- El Jefe Financiero y Contador no han anilizado el riesgo e impacto de la no existencia de

un manual de control interno para el área contable y financiera.

EFECTO.- Lo que ha ocasionado que el personal encargado de esta actividad no logre la

recuperación de cartera en un porcentaje significativo, y el valor de cuentas por cobrar sea cada vez

mayor.


control interno para la cuenta cuentas por cobrar con el fin que se regule y se de seguimiento al

procedimiento de la emisión y recaudación de cuentas por cobrar, contribuyendo a que el valor de

cuentas incobrables sea el menor posible y las cuentas por cobrar existentes tengan los respaldos

suficientes para su recuperación a corto plazo.


Control Inerno y hacerlo difundir al personal de esta área.

Al personal responsable de las cuentas por cobrar aplicar de manera inmediata el Manual de

Control Interno una vez que cuente con la aprobaciòn de Gerencia.

A


Revisado por:

Fecha: 15-06-2015

Fecha: 15-06-2015


122

LA ROCA S.A

AUDITORÍA DE GESTIÓN



CONDICIÓN.- Falta de Procedimientos y Politicas de Control (NO SE HA RECUPERADO UN

% SIGNIFICATIVO DE LA CARTERA QUE MANTIENE LA EMPRESA)

CRITERIO.- El Jefe Financiero conjuntamente con el Contador deben establecer un Manual de

Politicas y Procedimientos para el desarrollo optimo de esta actividad.

CAUSA.- La falta de un adecuado Manual de Politicas y Procedimientos

EFECTO.- Lo que ha ocasionado que el personal encargado de esta actividad no logre la

recuperación de cartera en un % significativo.

CONCLUSIÓN.- El Jefe Financiero y Contador no han visto la importancia de establecer un

Manual de Políticas y Procedimientos lo cuál es fundamental para el desarrollo de toda actividad.




Politicas y Procedimientos una vez que cuenta con la aprobaciòn de Gerencia.

A


Revisado por:

Fecha: 15-06-2015

Fecha: 15-06-2015

MC & ASOCIADOS

HH-EJ-07

123

4.4.3.1 Proceso Manejo de Cuentas por Pagar

LA ROCA S.A

HOJA DE TRABAJO





PLANIF

HORAS/

REALES DIF. REF P/T ELABORADO

POR OBSERVACIONES

PROCESO: MANEJO CUENTAS POR PAGAR

1




Cuentas por Pagar.

8 7 1 EJ-10 MC

2


interno

2 2 0 EJ-11 MC

3




proceso

2 2 0 EJ-12 MC

4

Elabora una Hoja de



proceso.

5 5 0 HH-EJ MC



EJ-09

1/1

2

MC & ASOCIADOS

124


LA ROCA S.A

HOJA DE TRABAJO


PROCESO: MANEJO CUENTAS POR PAGAR

RESPONSABLE: Anchundia Jaime AUDITOR: Marjorie Coello

Período: 2014

No

.

PREGUNTA SI NO N/A VAL. POND

.

OBSERVACIONES




X 0 10

2 ¿La emisión de cheques es

realizado por una persona

externa a quien maneja

Cuentas por Pagar?

X 0 10



X 0 10



sus actividades?

X 10 10



actividades?

X 10 10

6 ¿Se efectúan los registros

contables en forma

cronológica y guardando el

consecutivo de los hechos,

transacciones u operaciones

realizadas?

X

9 10

7 ¿Las cuentas por cobrar están

debidamente respaldados por

comprobantes?

X

10 10

TOTALES 39 70




1/1

HH-EJ-08

HH-EJ-09

HH-EJ-10

125

LA ROCA S.A

HOJA DE TRABAJO


RIESGO DE CONTROL



15% - 50% Bajo Alto


76% - 95% Alto Bajo

NIVEL DE CONFIANZA

NC

=

CTx100

=


NC

=

39x100

=

55.71% 70

RIESGO DE CONTROL

RC

=

100%-NC

=

Riesgo de Control

RC

=

100%-55.71%

=

44.29%


Al evaluar el desarrollo de los procedimientos del Proceso en el manejo de Cuentas por Pagar, se

determina que existe un nivel de confianza del 55.71% (CONFIANZA MEDIANO); y un riesgo

de 44,29% (RIESGO MODERADO), según la matriz de evaluación de confianza y riesgo.

Conclusión:


Manual de políticas y procedimientos, por lo que se determina, que este proceso presenta

deficiencias

Recomendación:


de que todos los Procesos dentro de esta área se desarrollen con la aplicación de controles, los

cuales permitan el desarrollo de las actividades de manera eficaz y eficiente.



EJ-11

1/1

126


LA ROCA S.A

HOJA DE TRABAJO


PROCESO: MANEJO DE CUENTA POR PAGAR

APLICACIÓN DE INDICADORES DE GESTIÓN AL PROCESO DE CUENTAS POR

PAGAR

OBJETIVO: Constatar que se realice un control interno adecuado dentro del manejo de Cuentas

por Pagar..

Nro. DE PROVEEDRORES CANCELADOS EN UN AÑO A TIEMPO

Fórmula := ---------------------------------------------------------------------------------

TOTAL PROVEEDORES AL AÑO 2014

289

Calculo: = ----------------------

345


Criterio de Auditoría: En la aplicación de los indicadores se determinó que se cumplió con un

gran porcentaje de cumplimiento de obligaciones con los proveedores.

A


Revisado por:

Fecha: 15-06-2015

Fecha: 15-06-2015

MC & ASOCIADOS

EJ-12

1/1

127


LA ROCA S.A

HOJA DE TRABAJO

HOJA DE HALLAZGOS


CONDICIÓN.- Inexistencia de Manual de Polìticas y Procedimientos para el manejo Cuentas por

Pagar


políticas y procedimientos para el manejo de la cuenta cuentas por pagar, para que los créditos

adquiridos con terceras personas sean reales y bajo regulaciones.

CAUSA.- Se ha establecido un manual de procedimientos de forma general pero el mismo no

responde al manejo de la cuenta cuentas por pagar


no se tiene políticas y condiciones para la adquisición de créditos ni procedimientos para el pago a

proveedores.


políticas y procedimientos para la cuenta cuentas por pagar, para que la relación con proveedores

sea regulada y se establezcan en condiciones favorables para la empresa evitando que se presente

conflictos de intereses personales.


procedimientos y políticas para el manejo de la cuenta cuentas por pagar, hacerlo difundir al


Realizar evaluaciones permanentes a los créditos adquiridos con los proveedores, revisando que

cumplan con los respaldos y condiciones establecidas.

A




128

LA ROCA S.A

HOJA DE TRABAJO

HOJA DE HALLAZGOS


CONDICIÓN.- Inexistencia de Manual de Control Inteno para el manejo Cuentas por Pagar


Control Interno dentro de este proceso con el fin de salvaguardar el dinero desembolsado por la

empresa asi como sus gastos


un manual de control interno para el área contable y financiera.

EFECTO.- Lo que ha ocasionado que el personal encargado de esta actividad no logre realizar un

análisis adecuado de la demora en pagos a proveedores y las condiciones en las que se dan la

adquisición de créditos.


control interno para la cuenta cuentas por pagar con el fin de que se regule y se de seguimiento al

procedimiento de la adquisicón y pagos realizados a terceras personas y proveedores,

contribuyendo a que el valor de cuentas por pagar sea el real, confiable y tenga los respaldos

suficientes para su pago.





A




129

LA ROCA S.A

HOJA DE TRABAJO

HOJA DE HALLAZGOS

PROCESO: MANEJO DE CUENTAS POR PAGAR

CONDICIÓN.- Falta de Procedimientos y Politicas de Control así como un manual de fucniones

(EXISTE UNA SOLA PERSONA QUIEN REALIZA VARIAS ACTIVIDADES DE

ADQUISICIÓN, REGISTRO Y PAGO POR ENDE NO EXISTE CONTROL)

CRITERIO.- De acuerdo a la costumbre profesional y para un mejor control es necesario que la

empresa establezca claramente procedimientos, políticas y disponga de un manual de funciones

para cada cargo que se desempeña en la empresa.


un manual de procedimientos, polìticas y funciones para el área contable y financiera.

EFECTO.- Lo que ha ocasionado que una sola persona sea quien realiza varias funciones por ende

se ha convertido en Juez y parte de este proceso, dando lugar a que se presenten actividades ilícitas

y se entre en conflicto de intereses personales.

CONCLUSIÓN.- Es imprensindible la existencia de politicas, control interno, manual de

funciones y que los mismos sean puestos en práctica, no se pude dejar que una misma persona

realice todo un procedimiento de inicio a fin sin que exista una otra que intervenga en alguna parte

del proceso o supervise permanentemente el mismo, para evitar que se presenten actividades ilícitas


RECOMENDACIÓN.- El Jefe Financiero conjuntamente con el Contador deben analizar la

posibilidad de contratar a otra persona para que pueda haber control en este proceso es decir que

exista alguien que pueda revisar el trabajo del otro evitando asi todo tipo de riesgo.


Revisado por:

Fecha: 17-06-2015

Fecha: 17-06-2015


130

4.4.4.1 Proceso Presentación de Estados Financieros

LA ROCA S.A





PLANIF

HORAS/


POR OBSERVACIONES

PROCESO: PRESENTACIÓN DE ESTADOS FINANCIERO

1




Cuentas por Pagar.

8 7 1 EJ-14 MC

2


interno

2 2 0 EJ-15 MC

3




proceso

2 2 0 EJ-16 MC

4

Elabora una Hoja de



proceso.

5 5 0 HH-EJ MC



MC & ASOCIADOS

EJ-13

1/1

2

131

4.4.4.2 Aplicación del Cuestionario de Control Interno y Evaluación del Riesgo de control

LA ROCA S.A

HOJA DE TRABAJO


PROCESO: PRESENTACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS

RESPONSABLE: Lcda. Rocío Martínez AUDITOR: Marjorie Coello

Período: 2014

No PREGUNTA SI NO N/A VAL POND OBSERVACIONES




X 0 10

2 ¿La presentación de Estados

Financieros tiene una fecha

establecida?

X 6 10



X 0 10



sus actividades?

X 10 10



actividades?

X 10 10

6 ¿La información necesaria

para la elaboración de estados

financieros es entregada por el

personal de las otras áreas?

X 6 10

7 ¿Se da seguimiento a las

novedades detectadas en los

estados financieros después de

su revisión?

X 8 10

TOTALES 40 70



MC & ASOCIADOS

EJ – 14

1/1

HH-EJ-08

HH-EJ-09

HH-EJ-11

HH-EJ-12

132

LA ROCA S.A

HOJA DE TRABAJO


RIESGO DE CONTROL

PROCESO: PRESENTACIÓN DE ESTADOS

FINANCIEROS


15% - 50% Bajo Alto


76% - 95% Alto Bajo

NIVEL DE CONFIANZA

NC

=

CTx100

=


NC

=

40x100

=

57,14% 70

RIESGO DE CONTROL

RC

=

100%-NC

=

Riesgo de Control

RC

=

100%-57,14%

=

42,86%


Al evaluar el desarrollo de los procedimientos del Proceso de Presentación de Estados Financieros, se

determina que existe un nivel de confianza del 57% (CONFIANZA MEDIA); y un riesgo de 42%

(RIESGO MODERADO), según la matriz de evaluación de confianza y riesgo.

Conclusión:

Las actividades desarrolladas dentro de este proceso no son realizadas con el apoyo de un Manual de

políticas y procedimientos, por lo que se determina, que este proceso presenta deficiencias, No existe una

fecha establecida para la presentación de los mismos esto se realiza solo cuando la Administración de la

empresa requiere tomar decisiones ahí son solicitados a la Contadora.

Recomendación:

Al Jefe Financiero establecer una propuesta de un manual de políticas y procedimientos con el fin de que

todos los Procesos dentro de esta área los cuales permitan el desarrollo de las actividades de manera eficaz y

eficiente. Al Jefe Financiero, establece una fecha de presentación de los Estados Financieros y que esta sea

realizada de manera mensual , con el fin de mantener un control dentro de esta información y tomar medidas

correctivas de manera oportuna y en el camino y no esperar que pase mucho tiempo para corregir errores.



EJ-15

1/1

ej-04

3/3

133


LA ROCA S.A

HOJA DE TRABAJO



APLICACIÓN DE INDICADORES DE GESTIÓN AL PROCESO DE PRESENTACIÓN

DE ESTADOS FINANCIEROS

OBJETIVO: Constatar que se realice un control interno adecuado dentro de la Presentación de

Estados Financieros.

SUPERINTENDENCIA DE CIAS

Fecha de presentación de Estados Financiero ante la Superintendencia de Cias.

Fórmula := -------------------------------------------------------------------------------------------------------

Fecha de presentación establecida por la Superintendencia de Cias.

05-05-2014

Calculo: = ----------------------

Hasta el 30-04-2014

Resultado = 0% IMCUMPLIMIENTO

SRI

Fecha de presentación de Estados Financiero ante el SRI

Fórmula := -------------------------------------------------------------------------------------------------------

Fecha de presentación establecida por el SRI.

15-04-2014

Calculo: = ----------------------

Hasta el 10-04-2014

Resultado = 0% IMCUMPLIMIENTO

Criterio de Auditoría: En la aplicación de los indicadores se determinó que no se cumplió con las

fechas establecidas por los organismos de control provocando de esta manera multas y sanciones

por estos organismos


Revisado por:

Fecha: 15-06-2015

Fecha: 15-06-2015

MC & ASOCIADOS

EJ-16

1/1

HH-EJ-13

134


LA ROCA S.A

HOJA DE TRABAJO

HOJA DE HALLAZGOS


CONDICIÓN.- Inexistencia de fechas establecidas formalmente para la presentación de estados

financieros.

CRITERIO.- Para poder conocer la situación financiera de la empresa es necesario que la

información contable sea entregada de manera oportuna para que sea analizada y se tome las

decisiones correspondientes.

CAUSA.- Entre el Jefe Financiero y la Contadora no se ha establecido fechas de esntrega de los

estados financieros mensuales

EFECTO.- De mantenerse este hallazgo da lugar a que la información que tiene el Jefe Financiero

no esté actualizada y basado en esta información tome desiciones financieras que puedan afectar el

normal desembolvimiento de las actividades de la empresa

CONCLUSIÓN.- Se debe establecer formalmente una fecha de presentación de estados

financieros mensuales entre el Jefe Financiero y Contabilidad para que la información que se

disponga sea la real y las decisiones que se tome en base a esta sean las correctas, además que le

permitirá al Jefe Financiero realizar análisis a las cuentas y emitir criterios de control.

RECOMENDACIÓN.- Al Jefe Financiero y Contador establecer una fecha de presentación de

estados financieros mensuales.




135

LA ROCA S.A

HOJA DE TRABAJO

HOJA DE HALLAZGOS


CONDICIÓN.-Demora en la entrega de información por parte de las áreas involucradas en el

proceso contable.

CRITERIO.- Para la elaboración de los estados financieros se depende de otras áreas como

ventas, compras, bodega, producción que generan información directa en el proceso contable, por

lo que si estas áreas no entregan su información a tiempo los estados financieros no podrán estar a

tiempo.

CAUSA.- Falta de establecimiento formal de un cronograma con plazos para la entrega de

información a contabilidad por las diferentes áreas involucradas.

EFECTO.- De mantenerse esta novedad genera que e plazo para la entrega de balances no sea

cumplida, riesgo de no entregar la información mensual a las entidades reguladoras.

CONCLUSIÓN.- Es indispensable que entre las áreas que generan información para contabilidad

exista coordinación y establecimiento de plazos en la entrega de infomación garantizando de esta

manera que los estados financieros y la información que solicitan las entidades reguladoras sean

entregados a tiempo.

RECOMENDACIÓN.- Al Jefe Financiero y Contador establezcan formalmente un cronograma

con plazos para la entrega de información por pate de las áreas involucradas.

Que todas las áreas que entregan mensualmente la información a contabilidad cumplan con el

cronograma establecido.

A




136

LA ROCA S.A

HOJA DE TRABAJO

HOJA DE HALLAZGOS


CONDICIÓN.- Falta de Procedimientos y Politicas de Control (Incumplimiento en la

presentación de los Estados Financieros ante los organismos de control.)

CRITERIO.-La importancia de un Manual de politicas y procedimientos permite tener un control

adecuado en las actividades que realizan los miembros de la empresa.

CAUSA.- La falta de Control en las actividades que realiza la persona encargada de la Presentación

de Estados Financieros.

EFECTO.- Lo que ha ocasionado que al no existir control, la información requerida por los

Organismos de Control no sean cumplidas en las fechas establecidas lo que ha provocado multas

para la empresa. El Jefe Financiero conjuntamente con el Contador deben establecer un control

adecuado asi como establecer una fecha en la presentación de los Estados Financieros con el fin de

que esta sea de manera mensual.


Manual de Políticas y Procedimientos, lo cuál es fundamental para el desarrollo de toda actividad.



Al Jefe Financiero y Contador establecer una fecha determinada para la presentación de Estados

Financieros y que esta sea de manera mensual

Al Jefe Financiero solicitar que se cumpla con la fecha establecida con el fin de corregir errores en

de manera oportuna en el caso de que hubiere, y por ende evitar multas y sanciones con los

Organismos de Control. A




137

4.4.5.1 Proceso Elaboración de Presupuesto

LA ROCA S.A





PLANIF

HORAS/


POR OBSERVACIONES

PROCESO: ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE PRESUPUESTO

1



responsable de la

Elaboración de Presupuesto.

8 7 1 CI-06 MC

2


interno.

2 2 0 CI-06

MC

3


gestión y mida eficiencia y

eficacia en este proceso

2 2 0 IG-10

MC

4

Elabora una Hoja de



proceso.

5 5 0 HH-08

MC



MC & ASOCIADOS EJ-17

1/1

2

138


LA ROCA S.A

HOJA DE TRABAJO




Período: 2014

No. PREGUNTA SI NO N/A VAL. POND OBSERVACIONES

1




X

0

10

2

¿El presupuesto es elaborado

de manera anual?

X

10

10

3

¿El presupuesto anual se ha

llegado a cumplir en su

totalidad?

X

10

10

4

¿Para la elaboración de

presupuesto se considera con

la participación de todos los

Jefes de cada área?

X

10

10

5



actividades?

X

10

10

TOTALES 40 50



HH-EJ-08

MC & ASOCIADOS

EJ – 18

1/1

139

LA ROCA S.A

HOJA DE TRABAJO


RIESGO DE CONTROL

PROCESO: ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN

DE PRESUPUESTO


15% - 50% Bajo Alto


76% - 95% Alto Bajo

NIVEL DE CONFIANZA

NC

=

CTx100

=


NC

=

40x100

=

80% 50

RIESGO DE CONTROL

RC

=

100%-NC

=

Riesgo de Control

RC

=

100%-80%

=

20%


Al evaluar el desarrollo de los procedimientos del Proceso de Elaboración y Ejecución de

Presupuesto, se determina que existe un nivel de confianza del 80% (CONFIANZA ALTA); y un

riesgo de 20% (RIESGO BAJO), según la matriz de evaluación de confianza y riesgo.

Conclusión:


Manual de políticas y procedimientos ,por lo que se determina, sin embargo este proceso no

presenta deficiencias,

Recomendación:






EJ-19

1/1

ej-04

3/3

140


LA ROCA S.A

HOJA DE TRABAJO



APLICACIÓN DE INDICADORES DE GESTIÓN AL PROCESO ELABORACIÓN Y

PRESENTACIÓN DE PRESUPUESTO

OBJETIVO: Constatar el cumplimiento y ejecución del presupuesto

Presupuesto Ejecutado

Fórmula := ----------------------------------------------------------------------------

Presupuesto Anual establecido

348.000,00

Calculo: = ----------------------

350.000,00

Resultado = 99,43% EJECUTADO

Criterio de Auditoria: En la aplicación de los indicadores se determinó que el presupuesto anual

durante el año 2014 fue ejecutado de manera satisfactoria cumpliendo así el 99,43%.

RECOMENDACIÓN.-Al Responsable de la Ejecución del Presupuesto seguir manteniendo el

mismo cumplimiento dentro de este proceso.


Revisado por:

Fecha: 21-06-2015

Fecha: 21-06-2015

MC & ASOCIADOS

EJ-20

1/1

141

4.4.6.1 Funciones del Jefe Financiero (Único manual que existe dentro del área)

LA ROCA S.A





PLANIF

HORAS/


POR OBSERVACIONES

PROCESO: FUNCIONES DEL JEFE FINANCIERO

1



Jefe Financiero de la

empresa.

8 7 1 CI-06 MC

2


interno.

2 2 0 CI-06

MC

3

Solicite el manual de

funciones existente dentro de

esta área y analice su

cumplimiento.

5 6 1 CP-12

4


gestión y mida eficiencia y

eficacia en este proceso

2 2 0 IG-10

MC

5

Elabora una Hoja de



proceso.

5 5 0 HH-08

MC



MC & ASOCIADOS

EJ-21

1/1

2

142


LA ROCA S.A

HOJA DE TRABAJO




Período: 2014

No. PREGUNTA SI NO N/A VAL. POND. OBSERVACIONES

1



de funciones?

X 10 10 Es el único

manual de

funciones

establecido.

2

¿Mantiene reuniones

frecuentes con el personal de

su área?

X 4 10 No, son muy

frecuentes.

3

¿Este proceso cuenta con un


X

10

10

4

¿Mantiene capacitaciones


sus actividades?

X 10 10

5



actividades?

X 10 10

TOTALES 44 50



HH-EJ-14

MC & ASOCIADOS

EJ – 22

1/1

143

LA ROCA S.A

HOJA DE TRABAJO


RIESGO DE CONTROL

PROCESO: PRESENTACIÓN DE ESTADOS

FINANCIEROS


15% - 50% Bajo Alto


76% - 95% Alto Bajo

NIVEL DE CONFIANZA

NC

=

CTx100

=


NC

=

44x100

=

88% 50

RIESGO DE CONTROL

RC

=

100%-NC

=

Riesgo de Control

RC

=

100%-88%

=

12%


Al evaluar el desarrollo de las Funciones del Jefe Financiero, se determina que existe un nivel de

confianza del 88% (CONFIANZA ALTA); y un riesgo de 12% (RIESGO BAJO), según la matriz

de evaluación de confianza y riesgo.

Conclusión:

Las funciones son desarrollas bajo un Manual de funciones cabe mencionar que es el único

manual existente dentro de esta área.

El Jefe Financiero mantiene reuniones constantes con el personal de su área.

Recomendación:

Al Jefe Financiero establecer una propuesta de un manual de políticas y procedimientos para todas

las actividades y cargos que se desarrollan dentro de su área.

Al Jefe Financiero, establece una planificación para que se realicen reuniones frecuente con su

personal y asa conocer novedades y establecer medidas correctivas de manera oportuna.



EJ-23

1/1

ej-04

3/3

144

4.4.6.3 Análisis del Manual de Funciones del Jefe Financiero

LA ROCA S.A

HOJA DE TRABAJO

ANÁLISIS MANUAL DE FUNCIONES


@ Manual tomado de manera textual presentado por el Jefe Financiero

“JEFE FINANCIERO

I. IDENTIFICACION

Nivel:

Reporta a:

Profesional

Gerencia General y Contralor

II. OBJETIVO PRINCIPAL

Se encarga del manejo óptimo de los recursos humanos, financieros y físicos que hacen

parte de la organización a través de las áreas de Contabilidad, Presupuesto y

Tesorería, Compras y Recursos Humanos, para el logro de los objetivos de la empresa.

III. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESENCIALES

1. Análisis de los aspectos financieros.

2. Análisis de inversión necesaria para alcanzar las ventas esperadas.

3. Elaborar las decisiones específicas que se deban tomar y elegir fuentes y formas

alternativas de abastecimiento de fondos para financiar inversiones.

4. Forma de obtener fondos para proporcionar el financiamiento a activos que

requiere la empresa y elaborar productos cuyas ventas generarán ingresos.

5. Elaboración de documentos para transferencias entre cuentas y al exterior

6. Proyectar, obtener y utilizar fondos para financiar las operaciones de la

organización y maximizar el valor de la misma.

7. Interactúa con los otros departamentos para que la organización opere de

manera eficiente

8. Administrar la disponibilidad de fondos

9. Definir las políticas de inventarios, activos fijos, recursos, personal, etc.

10. Elaborar presupuestos que muestren la situación económica y financiera de la

empresa, así como resultados y beneficios a alcanzarse en los períodos siguientes

con un alto grado de probabilidad y certeza.

11. Negociación con proveedores: compras, descuentos especiales, formas de pago y

créditos. Es el encargado de los aspectos financieros de: compras que realiza la

empresa.

12. Negociación con: clientes, en temas relacionas con crédito y pago de proyectos.

13. Manejo y supervisión de la contabilidad y responsabilidades tributarias con el

MC & ASOCIADOS

EJ – 24

1/1

145

SRI, IESS y SUPER DE COMPAÑIAS

14. Gestionar pagos servicios básicos

15. Asegurar la información financiera y contable razonable y oportuna para el uso

de la gerencia.

16. Desarrollo de informe mensual de costos y gastos por área

17. Encargar de todos los temas administrativos relacionados con recursos humanos,

nómina, préstamos, descuentos, vacaciones, etc.

18. Liquidación de trabajos en área de proyectos

19. Aprobar la facturación de ventas a través de bodega.

20. Supervisar la facturación realizada por bodega de los contratos firmados con

clientes, con parámetros establecidos. 21. Elaboración de reportes financieros, de ventas y producción para la Gerencia General y

Contralor

22. Cualquier otra actividad determinada por el Gerente General o el Contralor

23. Preparación de Macros para pagos mediante Cash Management.

24. Preparación de Macros para pagos de viáticos.

25. Impresión de documentos de respaldo para entrega de cargas al departamento de

contabilidad.

26. Recepción de dinero por parte del área de ventas y envío del mismo a depositar.

27. Revisión diaria y constante de emisión de cheques, así como de las autorizaciones de los

mismos.

28. Entrega de información a contabilidad con respecto a las cuentas bancarias,

movimientos de transferencias grandes no registradas en el sistema.

29. Revisión diaria de las cuentas de bancos

30. Relación directa con el banco sobre solicitudes de sobregiros, renovación de pólizas.

IV. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES (Criterios de Desempeño)

1. Los planes y programas de la empresa se ajusten a las políticas administrativas y

financieras del Plan Estratégico

2. Los planes de Inversiones, Financiero y Proyecto de Presupuesto anual se ajusta a las

directrices impartidas para su elaboración

3. las políticas, normas y procedimientos para la administración de los recursos humanos,

físicos, económicos, financieros y logísticos se ajustan a las directrices institucionales.

4. Las políticas, planes y programas relacionados con: gestión de presupuesto contable y

tesorería, se ajustan a los procedimientos y normas que regulan la gestión financiera

de empresa.

5. Los gastos son ordenados, se ajustan a las normas establecidas

6. Los Activos Fijos de la empresa se los utiliza adecuadamente de acuerdo con las

directrices y mecanismos de control impartidos.

7. Los estudios sobre estructura organizacional y plana de personal responden a las

necesidades institucionales

8. El manual específico de funciones, competencias y requisitos de los empleados de la

empresa están actualizados.

9. Los Manuales de procesos y procedimientos responden a la racionalización de la

gestión, de los recursos y de las directrices institucionales establecidas.

10. Los Informes financieros son presentados de acuerdo con los requerimientos de los

146

entes de control.

11. Los documentos que soportan los actos administrativos y financieros de la

empresa están debidamente archivados.

12. La información financiera de la empresa es oportuna y actualizada. 13. Los informes de gestión y resultados son presentados de acuerdo con los

requerimientos de la empresa.

V. CONOCIMIENTOS BASICOS O ESENCIALES

Contabilidad y Administración Financiera así como conocimientos sobre gestión estratégica,

relaciones empresariales y recursos humanos, además de conocimientos en informática y

procesos administrativos y operativos.

VI. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA

Estudios

Superiores en Contabilidad, Economía,

Administración de empresas o carreras

afines.

Experiencia

3 a 5 años de experiencia en Cargos

similares”


Revisado por:

Fecha: 23-06-2015

Fecha: 23-06-2015

☼ Criterio de Auditoria: Del Manual facilitado por el Jefe Financiero se

pudo evidenciar que es cumplido casi en su totalidad, se encuentra bien

establecido y las funciones se encuentran bien definidas.

147


LA ROCA S.A

HOJA DE TRABAJO


PROCESO: FUNCIONES DEL JEFE FINACIERO

APLICACIÓN DE INDICADORES DE GESTIÓN A LAS FUNCIONES DEL JEFE

FINANCIERO

OBJETIVO: Constatar que las funciones establecidas dentro del Manual de Funciones del Jfe

Financiero sean puestas en marcha en su totalidad.

Nro. De funciones que son puestas en marcha.

Fórmula := ------------------------------------------------------------------------------------------------

Total Nro. De funciones que mantiene el Manual presentado

26

Calculo: = ----------------------

30


Criterio de Auditoria: En la aplicación de los indicadores se determinó que las funciones del Jefe

Financiero son ejecutadas en un 86,67%.


Revisado por:

Fecha: 23-06-2015

Fecha: 23-06-2015

MC & ASOCIADOS

EJ-25

1/1

148


LA ROCA S.A

HOJA DE TRABAJO

HOJA DE HALLAZGOS


CONDICIÓN.- FALTA DE REUNIONES CON EL PERSONAL QUE DIRIGE)

La comunicaciòn dentro de todo ambito es de suma importancia.

CRITERIO.- En toda empresa la existencia de una comunicación adecuada es indispensable para

el correcto desarrollo de las actividades.

CAUSA.- El Jefe Financiero también funge como Jefe de Operaciones por lo que tiene una carga

de actividades que realizar y controlar haciendo dificil el tener reuniones frecuetnes con el personal

contable financiero.

EFECTO.- Lo que ha ocasionado que no conozca inconvenientes o sugerencias en mejorar por

parte del personal de esta área.

CONCLUSION.- El Jefe Financiero no mantiene una planificación de reuniones con el personal

que dirige lo cual no ha permitido conocer las falencias del departamento.

RECOMENDACIÓN.- Al Jefe Financiero establecer una planificación de reuniones con el

personal que dirige con el fin de conocer como laboran dentro de cada actividad así como

inconvenientes dentro del mismo.


Revisado por:

Fecha: 24-06-2015

Fecha: 24-06-2015


149

4.5 Fase IV Informe Preliminar

150

INFORME DE AUDITORIA DE GESTIÓN REALIZADA AL ÁREA CONTABLE

FINANCIERA

CAPITULO I

ENFOQUE DE LA AUDITORIA

Motivo de la Auditoria

Verificar la existencia de Control Interno dentro de cada proceso que se desarrolla en el

área Contable y Financiera.

Conocer la aplicación de Indicadores de Gestión en el cumplimiento de los principales

procesos.

Proponer una mejor planificación para el Área Contable y Financiera.

Objetivos de la Auditoria

Auditar los principales procesos que se llevan a cabo dentro al Área Contable y Financiera.

Alcance

Se efectuará en el periodo comprendido del 01 de Junio al 07 de Julio del 2015.

Componentes Auditados

Proceso de Caja- Bancos

Proceso de Cuentas por Cobrar

Proceso de Cuentas por Pagar

Proceso de Estados Financieros

Proceso de Elaboración y Ejecución del Presupuesto

Gestión del Jefe Financiero

CAPITULO II

Información de la empresa

Misión

Con excelencia, compromiso procesamos, diseñamos, construimos y recuperamos los sueños de

nuestros clientes con duración milenaria.

Visión

Ser una empresa sólida, comprometida con la innovación de productos y servicios constructivos,

reconocida por su excelencia, aporte en obras emblemáticas y compromiso con sus colaboradores,

comunidad y medio ambiente.

151

FODA

FORTALEZAS OPORTUNIDADES

Poseen tecnología actualizada y automatizada

para el procesamiento de la piedra.

Sus proyectos de infraestructura e ingeniería

son de calidad.

La empresa cuenta con experiencia y

profesionalismo para realizar sus actividades.

La empresa tiene calidad en los productos y

servicios que ofrece.

El personal administrativo es comprometido

con la empresa.

La política de impulsar el consumo de la

producción nacional influye para que haya un

crecimiento de la demanda.

El acceso a la tecnología le permitirá a la

empresa reducir costos, tiempo y brindar un

mejor servicio a sus clientes.

Nueva oferta de servicios y productos de

calidad por parte de proveedores que permitirán

ampliar el portafolio de clientes.

DEBILIDADES AMENAZAS

Débil control interno administrativo y

financiero.

Falta de conocimiento de políticas, planes y

estrategias a nivel operativo de la empresa

Inobservancia al manual de funciones y

procedimientos.

Falta delimitación de funciones

Manual de procedimientos incompleto

La inflación refleja el incremento de precios, la

actividad de la construcción es sensible y

conspira seriamente con la factibilidad de llevar


Gran crecimiento de oferta del sector de la

construcción.

Políticas estatales que afectan directamente al

sector de la construcción

Regulaciones ambientales.

152

Objetivos





Ofrecer a los clientes de esta empresa variedad de construcción con sus diseños, para

satisfacer las expectativas de los clientes.

Ofrecer y proyectar servicios con calidad para generar confianza en los clientes.

Funcionarios Principales

153

CAPITULO III

RESULTADOS ESPECÍFICOS DE ACUERDO A CADA PROCESO ANALIZADO

OBSERVACIÓN Nº 1.- Incumplimiento de objetivo estratégico acerca de incrementar las ventas

de inventarios en un 25% en el año 2014.

CONCLUSIÓN.- En el trascurso del tiempo las ventas en una empresa deben ir incrementando

para que sea rentable por lo cual la empresa LA ROCA S.A debe tomar decisiones en la promoción

y creación de nuevos productos, planteamiento de nuevas estrategias para el área de ventas que les

permita cumplir con sus objetivos y mantenerse en el mercado.

RECOMENDACIÓN.- La gerencia junto con la jefatura de ventas desarrollen planes y estrategias

nuevas que les permita el incremento de ventas, mediante nuevas promociones, nuevos productos,

promover la venta de los productos de baja rotación.

A

OBSERVACIÓN Nº 2.- Falta de un organigrama funcional para la empresa

CONCLUSIÓN.- La falta de un organigrama de funciones y una correcta segregación de

funciones ocasiona el retraso de resultados y el logro de los objetivos se ve afectado, es importante

la existencia de este organigrama para que cada persona conozca claramente las actividades que

debe cumplir de manera que exista eficiencia, eficacia y economía en la utilización de recursos.

RECOMENDACIÓN.- Al Jefe de Talento Humano, establecer una propuesta de un organigrama

funcional y presentarlo a la Gerencia para su aprobación.

Una vez aprobado el organigrama el área de Talento Humano socializará formalmente a todo el

personal de la empresa.

A todo el Personal de la empresa: Aplicar el organigrama de funciones en todas las actividades que

desarrollen.

A todas las Jefaturas, dar seguimiento al cumplimiento del Organigrama de Funciones.

OBSERVACIÓN Nº 3.- No tiene establecido el código de ética de la empresa.

CONCLUSIÓN.- Para el normal desarrollo de actividades y la existencia de un ambiente laboral

adecuado es necesario que la empresa LA ROCA S.A tenga un código de ética propio que permita

ser una guía al comportamiento y conducta de sus colaboradores, contribuyendo de esta forma al

154

afianzamiento de los valores y principios organizacionales; y previniendo cualquier conflicto de

intereses.

RECOMENDACIÓN.- A la gerencia general que disponga la creación del código de ética para la

empresa, una vez creado y aprobado el còdigo la Jefe de Talento Humano debe socializarlo

formalmente a todo el personal.

OBSERVACIÓN Nº 4.- Falta de políticas completas establecidas para la empresa.

CONCLUSIÓN.- Para que una empresa marche adecuadamente debe tener establecidas y

socializadas sus políticas las cuales permitan que las actividades realizadas por el personal sean

bajo una guía adecuada orientada al cumplimiento de los objetivos organizacionales, en la empresa

LA ROCA S.A se viene estableciendo políticas por áreas pero aún se encuentra incompleto este

proceso.

RECOMENDACIÓN.- A la gerencia que lidere la culminación del establecimiento de políticas

para todas las áreas de la empresa. Que cada jefatura se encargue de establecer sus políticas y estas

sean discutidas y aprobadas por la gerencia. Una vez aprobadas las políticas que la jefatura de

talento humano se encargue de que sean socializadas a todo el personal de la empresa

OBSERVACIÓN Nº 5.- Desconocimiento del personal de los objetivos estratégicos.

CONCLUSIÓN.- Al existir una deficiente comunicación de los objetivos estratégicos planteados

por la gerencia estos no podrán ser alcanzados en el tiempo y condiciones establecidas, es necesario

involucrar a toda la empresa en el conocimiento de objetivos para que los colaboradores se sientan

comprometidos y pongan todo su esfuerzo en la consecución de los mismos.

RECOMENDACIÓN.- La gerencia junto con cada una de las jefaturas debe dar a conocer a todo

el personal la planificación estratégica de la empresa y los objetivos específicos, además de velar y

evaluar continuamente el cumplimiento de estos.

OBSERVACIÓN Nº 6: Manual de procedimientos incompleto y desconocimiento por parte del

personal

CONCLUSIÓN: Para que todas las actividades sean realizadas correctamente y respondan a las

necesidades y objetivos de la empresa es necesario que exista un manual completo de

procedimientos adecuadamente difundido a todo el personal que constituya una guía para el

155

personal en el desarrollo de las diferentes actividades, para prevenir la duplicidad de funciones,

desgaste innecesario de recursos y los objetivos sean alcanzados eficientemente.

RECOMENDACIÓN: A la Gerencia que disponga el levantamiento de procedimientos que no se

encuentren en el manual existente, y cada vez que se cree un nuevo departamento realizar el flujo

del procedimiento correspondiente y el mismo sea socializado formalmente.

OBSERVACIÓN Nº 7: Falta de aplicación de indicadores de gestión y seguimiento en todas las

áreas de la empresa

CONCLUSIÓNES: Los objetivos planteados por la empresa deben ser monitoreados a través de la

aplicación de indicadores de gestión que permitan evaluar su cumplimiento y de identificarse que

esto no se está dando poder tomar oportunamente las decisiones correctivas para el mejoramiento,

el personal debe tener conocimiento de los objetivos y sus indicadores para que ellos estén

empoderados y canalicen todos sus esfuerzos al cumplimiento de los mismos.

RECOMENDACIÓN: A la gerencia verificar que todos los objetivos planteados a cada área

tengan su indicador de gestión, de ser así coordinar la comunicación de los mismos a todo el

personal e implantar un plan de evaluación y seguimiento en la aplicación de indicadores.

OBSERVACIÓN Nº 8.- Desconocimiento del personal de la Planificación Estratégica

CONCLUSIÓN.- Al existir una deficiente comunicación de la planificación estratégica planteada

por la gerencia esta no podrá ser alcanzada en el tiempo y condiciones establecidas, es necesario

involucrar a toda la empresa en el conocimiento para que los colaboradores se sientan

comprometidos y pongan todo su esfuerzo en la consecución de la misma.

RECOMENDACIÓN.- Al Gerente General.- Dar a conocer a todo el personal tanto jefaturas

como personal operativo, la planificación estratégica de la empresa y los objetivos específicos que

por área deben ser cumplidos. Cada jefatura debe velar por el cumplimiento que les corresponde.

OBSERVACIÓN Nº 9.- Falta de evaluación al 50% de las áreas de la empresa

CONCLUSIÓN.- Al evaluar a todas las áreas de una empresa se tiene varios beneficios como la

valoración objetiva de los resultados individuales que ella implica y el estímulo que genera en sus

trabajadores para mejorar la consecución de los objetivos. Asimismo, revela el grado de adecuación

156

de la persona al puesto de trabajo. Todo ello redunda en información que permite una mejor gestión

de las personas

RECOMENDACIÓN.- Al Gerente General.- Disponga al área de Talento Humano realice una

planificación para evaluar las áreas pendientes.

OBSERVACIÓN Nº 10: Inexistencia de Manual de Polìticas y Procedimientos para el manejo de

la cuenta caja – bancos.

CONCLUSIÓNES: Es necesario que el área contable financiera cuente con su propio manual de

políticas y procedimientos para la cuenta caja – bancos ya que el manejo de dinero es una actividad

de riesgo y delicada en una empresa y se debe establecer los lineamientos y controles necesario

para el manejo de esta cuenta.

RECOMENDACIONES: Al Jefe Financiero y Contador establecer una propuesta de un Manual

de procedimientos y políticas de control y hacerlo difundir al personal de esta área.






OBSERVACIÓN Nº 11.- Inexistencia de un manual de control interno para el àrea Contable y

Financiera

CONCLUSIÓN.- Es importante que en el área Contable y Financiera exista un manual de Control

Interno que norme el desarrollo de las actividades para que el riesgo de cometer errores, o de que

existan actividades ílicitas sea el menor posible y sea controlado.


control interno y hacerlo difundir al personal de esta área.

OBSERVACIÓN Nº 12.- Falta de capacitación al Asistente Contable

CONCLUSIÓN.- Es neceario mantener un plan de capacitación continuo para el personal de esta

área en temas contables y tributarios que les permita estar actualizados generando mayor confianza

en la información que manejan y emiten, de no tener capacitación continua el personal se da lugar

157

que la información por ellos generada no sea cien por ciento confiable y valedera ante las

instituciones reguladoras.

RECOMENDACIÓN.- Al Jefe Financiero y Contador proponer un programa de capacitación

continua para todo el personal que genera información contable directa e indirectamente.

OBSERVACIÓN Nº 13.- Falta de Control en el Manejo de Caja – Bancos (NO SE REALIZA

ARQUEOS SORPRESIVOS Y LAS CONCILIACIONES BANCARIAS NO SON

REVISADAS EN SU TOTALIDAD POR EL JEFE FINANCIERO)

CONCLUSIÓN.- El Jefe Financiero y Contador no han visto la importancia de establecer

controles el Manejor de Caja-Bancos a la vez no mantienen establecido un adecuado Manual de

Políticas y Procedimientos lo cuál es fundamental para el desarrollo de toda actividad.








OBSERVACIÓN Nº 14.- Inexistencia de Manual de Polìticas y Procedimientos para el manejo

Cuentas por Cobrar


políticas y procedimientos para la cuenta cuentas por cobrar para que no exista un valor tan alto de

cartera incobrable y se regule la emisión de créditos, contribuyendo a que los ingresos de la

empresa sea mayor.


procedimientos y políticas para el manejo de la cuenta cuentas por cobrar, hacerlo difundir al


Realizar evaluaciones permanentes a los créditos otorgados, revisando que cumplan con los

respaldos y condiciones establecidas.

AA

158

OBSERVACIÓN Nº 15.- Inexistencia de Manual de Control Interno para el manejo Cuentas por

Cobrar


control interno para la cuenta cuentas por cobrar con el fin que se regule y se de seguimiento al

procedimiento de la emisión y recaudación de cuentas por cobrar, contribuyendo a que el valor de

cuentas incobrables sea el menor posible y las cuentas por cobrar existentes tengan los respaldos

suficientes para su recuperación a corto plazo.





OBSERVACIÓN Nº 16.- Falta de Procedimientos y Politicas de Control (NO SE HA

RECUPERADO UN % SIGNIFICATIVO DE LA CARTERA QUE MANTIENE LA

EMPRESA)






Politicas y Procedimientos una vez que cuenta con la aprobaciòn de Gerencia.

OBSERVACIÓN Nº 17.- Inexistencia de Manual de Polìticas y Procedimientos para el manejo

Cuentas por Pagar


políticas y procedimientos para la cuenta cuentas por pagar, para que la relación con proveedores

sea regulada y se establezcan en condiciones favorables para la empresa evitando que se presente

conflictos de intereses personales.

159


procedimientos y políticas para el manejo de la cuenta cuentas por pagar, hacerlo difundir al


Realizar evaluaciones permanentes a los créditos adquiridos con los proveedores, revisando que

cumplan con los respaldos y condiciones establecidas.

OBSERVACIÓN Nº 18.- Inexistencia de Manual de Control Inteno para el manejo Cuentas por

Pagar


control interno para la cuenta cuentas por pagar con el fin de que se regule y se de seguimiento al

procedimiento de la adquisicón y pagos realizados a terceras personas y proveedores,

contribuyendo a que el valor de cuentas por pagar sea el real, confiable y tenga los respaldos

suficientes para su pago.





OBSERVACIÓN Nº 19.- Falta de Procedimientos y Politicas de Control así como un manual de

fucniones (EXISTE UNA SOLA PERSONA QUIEN REALIZA VARIAS ACTIVIDADES

DE ADQUISICIÓN, REGISTRO Y PAGO POR ENDE NO EXISTE CONTROL)






Politicas y Procedimientos una vez que cuenta con la aprobaciòn de Gerencia..

OBSERVACIÓN Nº 20.- Inexistencia de fechas establecidas formalmente para la presentación de

estados financieros.



160





OBSERVACIÓN Nº 21.- Demora en la entrega de información por parte de las áreas involucradas

en el proceso contable.









OBSERVACIÓN Nº 22.- Falta de Procedimientos y Politicas de Control así como un manual de

fuciones (EXISTE UNA SOLA PERSONA QUIEN REALIZA VARIAS ACTIVIDADES DE

ADQUISICIÓN, REGISTRO Y PAGO POR ENDE NO EXISTE CONTROL)

CONCLUSIÓN.- Es imprensindible la existencia de politicas, control interno, manual de

funciones y que los mismos sean puestos en práctica, no se pude dejar que una misma persona

realice todo un procedimiento de inicio a fin sin que exista una otra que intervenga en alguna parte

del proceso o supervise permanentemente el mismo, para evitar que se presenten actividades ilícitas


RECOMENDACIÓN.- El Jefe Financiero conjuntamente con el Contador deben analizar la

posibilidad de contratar a otra persona para que pueda haber control en este proceso es decir que

exista alguien que pueda revisar el trabajo del otro evitando asi todo tipo de riesgo.

OBSERVACIÓN Nº 23.- Inexistencia de fechas establecidas formalmente para la presentación de

estados financieros.

161







OBSERVACIÓN Nº 24.- Demora en la entrega de información por parte de las áreas involucradas

en el proceso contable.









OBSERVACIÓN Nº 25.- Falta de Procedimientos y Politicas de Control (Incumplimiento en la

presentación de los Estados Financieros ante los organismos de control.)


Manual de Políticas y Procedimientos, lo cuál es fundamental para el desarrollo de toda actividad.



Al Jefe Financiero y Contador establecer una fecha determinada para la presentación de Estados

Finacieros y que esta sea de manera mensual

Al Jefe Financiero solicitar que se cumpla con la fecha establecida con el fin de corregir errores en

de manera oportuna en el caso de que hubiere, y por ende evitar multas y sanciones con los

Organismos de Control.

OBSERVACIÓN Nº 25.- FALTA DE REUNIONES CON EL PERSONAL QUE DIRIGE

Jefe Financiero

162

CONCLUSIÓN.- El Jefe Financiero no mantiene una planificación de reuniones con el personal

que dirige lo cual no ha permitido conocer las falencias del departamento.

RECOMENDACIÓN.- Al Jefe Financiero establecer una planificación de reuniones con el

personal que dirige con el fin de conocer como laboran dentro de cada actividad así como

inconvenientes dentro del mismo.

Atentamente,

Marjorie Coello4.6 Fase V Se

163

guimiento

164

LA ROCA S.A



SEGUIMIENTO Y CUMPLIMIENTO DE RECOMENDACIONES

Nro.

RECOMENDACIONES

SEMANAS

RESPONSABLE

OBSERVACIÓN AGOSTO SEPTIEMBRE

1 2 3 4 5 6 7 8

1

La gerencia junto con la jefatura de ventas desarrollen

planes y estrategias nuevas que les permita el

incremento de ventas, mediante nuevas promociones,

nuevos productos, promover la venta de los productos

de baja rotación.

Srta. Andrea Troya Rubio

Gerente General

Miguel Santacruz personal

de ventas

2

Al Jefe de Talento Humano, establecer una propuesta

de un organigrama funcional y presentarlo a la

Gerencia para su aprobación, socializarlo formalmente

A todo el Personal de la empresa: Aplicar el

organigrama de funciones en todas las actividades que

desarrollen.

A todas las Jefaturas, dar seguimiento al

cumplimiento del Organigrama de Funciones.

Ing. Sandra Naranjo

Jefe de Talento Humano

Ing. Estevan Troya

Jefe Financiero/Gerente

de Operaciones

MC & ASOCIADOS

S/R 1/6

2

165

LA ROCA S.A




Nro.

RECOMENDACIONES

SEMANAS

RESPONSABLE


1 2 3 4 5 6 7 8

3

A la gerencia general que disponga la creación del

código de ética para la empresa, una vez creado y

aprobado el còdigo la Jefe de Talento Humano debe

socializarlo formalmente a todo el personal.


Gerente General

Ing. Sandra Naranjo /Jefe de

Talento Humano

4

A la gerencia que lidere la culminación del

establecimiento de políticas para todas las áreas de la

empresa. Que cada jefatura se encargue de establecer

sus políticas y estas sean discutidas y aprobadas por la

gerencia. Una vez aprobadas las políticas que la

jefatura de talento humano se encargue de que sean

socializadas a todo el personal de la empresa.


Gerente General


Talento Humano

Jefaturas de cada

departamento

Establecer y formalizar

5

La gerencia junto con cada una de las jefaturas debe

dar a conocer a todo el personal la planificación

estratégica de la empresa y los objetivos específicos


Gerente General

Ing. Sandra Naranjo

Evaluar y velar por su

cumplimiento.

MC & ASOCIADOS

S/R 2/6

2

166

LA ROCA S.A




Nro.

RECOMENDACIONES

SEMANAS

RESPONSABLE


1 2 3 4 5 6 7 8

6

A la Gerencia que disponga el levantamiento de

procedimientos que no se encuentren en el manual

existente, y cada vez que se cree un nuevo

departamento realizar el flujo del procedimiento

correspondiente y el mismo sea socializado

formalmente.


Gerente General


Talento Humano

Jefaturas de cada

departamento

Hacerlo conocer mediante

un documento.

7

A la gerencia verificar que todos los objetivos

planteados a cada área tengan su indicador de gestión,

de ser así coordinar la comunicación de los mismos a

todo el personal e implantar un plan de evaluación y

seguimiento en la aplicación de indicadores.


Gerente General


Talento Humano

MC & ASOCIADOS

S/R 3/6

2

167

LA ROCA S.A




Nro.

RECOMENDACIONES

SEMANAS

RESPONSABLE


1 2 3 4 5 6 7 8

8

Difundir de manera formalizada el Direccionamiento

Estratégico de la empresa a todo el personal


Gerente General

Difundir de manera

inmediata.

9

Al Gerente General.- Disponga al área de Talento

Humano realice una planificación para evaluar las

áreas pendientes.


Gerente General

10

Al Jefe Financiero y Contador establecer una

propuesta de un Manual de procedimientos y políticas

de control y hacerlo difundir al personal de esta área.

Al Jefe Financiero y Contador planificar arqueos

sorpresivos en el año pero que no solo quede en la

planificación si no mirar la importancia de ejecutarlo.

Ing. Estevan Troya

Jefe Financiero/Gerente

de Operaciones

Lcda. Rocío Martínez

Contadora

Aplicar arqueos de manera

inmediata.

11

Solicitar a la persona encargada de Conciliaciones

Bancarias que toda conciliación no puede quedarse sin

su revisión y aprobación, a la vez establecer fechas de


Ing. Estevan Troya

Jefe Financiero

Enviar un Memorando con

la indicación de la

recomendación establecida.

MC & ASOCIADOS

S/R 4/6

2

168

LA ROCA S.A




Nro.

RECOMENDACIONES

SEMANAS

RESPONSABLE


1 2 3 4 5 6 7 8

12

Al Jefe Financiero y Contador proponer un programa

de capacitación continua para todo el personal que

genera información contable directa e indirectamente.


Talento Humano

Ing. Estevan Troya

Jefe Financiero

13

Al Jefe Financiero y Contador establecer una

propuesta de un Manual de control interno y hacerlo

difundir al personal de esta área.

Ing. Estevan Troya

Jefe Financiero


Contadora


16

Solicitar la contratación de otra persona o solicitar se

evalúen muy bien las funciones que realiza la persona

responsable del manejo de las Cuentas por Pagar,

debido a que tiene varias funciones que el realiza y no

existe control por parte de otra persona

independiente.

Ing. Estevan Troya

Jefe Financiero

Enviar un Memorando con

la indicación de la

recomendación establecida.

MC & ASOCIADOS

S/R 5/6

2

169

LA ROCA S.A




Nro.

RECOMENDACIONES

SEMANAS

RESPONSABLE


1 2 3 4 5 6 7 8

17

Al Jefe Financiero y Contador establecer una fecha de

presentación de estados financieros mensuales.

Ing. Estevan Troya /


Hacerlo conocer mediante

un documento.

18

Al Jefe Financiero y Contador establezcan

formalmente un cronograma con plazos para la

entrega de información por pate de las áreas

involucradas.

Que todas las áreas que entregan mensualmente la

información a contabilidad cumplan con el


Área Contable / Ventas /

Adquisiciones /

Producción / Talento

Humano


19 Al Jefe Financiero establecer una planificación de

reuniones con el personal que dirige

Ing. Estevan Troya

Jefe Financiero

Elaborado Por: Marjorie Coello Fecha: 28-06-2015

Revisado Por: Fecha: 28-06-2015

MC & ASOCIADOS

S/R 6/6

2

170

CAPÍTULO V

5. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

5.1 CONCLUSIONES

1. La Auditoría de Gestión aplicada al área Contable y Financiera de la empresa LA ROCA

S.A constituyó una herramienta esencial para evaluar el desempeño de las diferentes

actividades y procesos del área analizada enfocada a la consecución de la economía,

eficiencia, eficacia y ética en el manejo de los recursos; con la finalidad de presentar un

informe profesional a la Gerencia General y personal responsable, que les permita tomar

acciones correctivas y mejorar los procedimientos.

2. Al realizar el análisis situacional de la empresa se pudo establecer sus fortalezas,

oportunidades, debilidades y amenazas que permiten evaluar las condiciones en las que se

desarrolla el negocio constituyendo una herramienta de asesoramiento para la toma de

decisiones y el diseño de planes.

3. Durante el desarrollo de la Auditoría se logró cumplir con los objetivos planteados por la

misma; al realizar el análisis de control interno se pudo evidenciar su falta de

establecimiento formal impidiéndoles que las actividades sean realizadas adecuadamente;

en base a los resultados de la evaluación del control interno, se emitieron conclusiones y

recomendaciones de mejora sobre los procesos más críticos que fueron identificados luego

de un análisis de elementos básicos: objetivos, riesgos y controles, indicadores, definición

de funciones, manuales de procedimientos; las mismas que proporcionarán valor agregado

al control de los recursos de la entidad.

4. Mediante la aplicación de las pruebas y la obtención de la evidencia suficiente y

competente en la ejecución de la auditoría se detectó un débil control interno, la ausencia

de un organigrama funcional, desconocimiento de objetivos estratégicos, inexistencia de un

manual de políticas, manual de procedimientos y funciones incompleto, falta de

capacitación al personal del área contable y financiera.

5. La identificación y evaluación del riesgo es una responsabilidad ineludible para todos los

niveles que están involucrados en el logro de los objetivos y metas de la empresa. El

sistema de control interno implementado en cualquier entidad, juega un papel muy

importante, su fortaleza dependerá de la constante vigilancia de su aplicación, del

mejoramiento continuo de los procesos y métodos para el control de los recursos y de su

permanente evaluación.

171

5.2 RECOMENDACIONES

1. La empresa LA ROCA S.A, debe promover y apoyar la ejecución de Auditorías de

Gestión a las diferentes unidades administrativas para detectar falencias y tomar medidas

correctivas que contribuyan al cumplimiento de las actividades y objetivos institucionales,

bajo los criterios de eficiencia, eficacia, economía y ética.

2. Se recomienda que la empresa realice evaluaciones mensuales sobre el FODA con el fin de

conocer la situación actual del mismo y así tomar medidas correctivas de manera oportuna.

3. La empresa LA ROCA S.A debe aplicar y dar seguimiento a la aplicación correcta de un

buen sistema de Control Interno en todas las áreas y de manera especial en el área Contable

y Financiera en cada proceso considerando los resultados obtenidos dentro del examen de

auditoría que se determinaron con mayor riesgo, con el propósito de controlar, supervisar

y monitorear las actividades y operaciones que se desarrollan en la empresa.

4. La empresa LA ROCA S.A debe establecer, dar a conocer, hacer cumplir y dar

seguimiento a la aplicación de políticas y procedimientos dentro de cada proceso que se

desarrollan en el área Contable Financiera., con el fin de mantener una adecuada ejecución

en todas sus actividades.

5. A la Gerencia de LA ROCA S.A considerar todas las recomendaciones determinadas en

este examen de Auditoría de Gestión con el único fin de mejorar el Control Interno actual y

facilitar el logro de los objetivos.

172

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