universidad central del ecuador biblioteca general...

UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR

BIBLIOTECA GENERAL

PROCESOS TÉCNICOS

LINEAMIENTOS PARA EL ANÁLISIS

DOCUMENTAL Y AUTOMATIZACIÓN DEL

SISTEMA INTEGRADO DE BIBLIOTECAS

2019

BIBLIOTECA GENERAL PROCESOS TÉCNICOS

PROCESOS DE LA AUTOMATIZACIÓN BIBLIOGRÁFICA Código

UCE-BG-PT-001-2019

ÍNDICE DE CONTENIDOS

Introducción 1

Presentación 3

1. Descarte bibliográfico 5

2. Material exento de descarte 6

3. Selección y adquisición de materiales 6

4. Proceso de selección 8

5. Proceso de adquisición 8

6. Desarrollo de colecciones 9

7. Tratamiento físico del material 10

8. Análisis documental 13

9. Clasificación 13

10. Políticas para la clasificación 13

11. Catalogación 16

12. Análisis documental 24

13. Procesos manuales 25

14. Siglas abreviadas para la construcción de la signatura topográfica 28

Anexos 29



UCE-BG-PT-001-2019

1

INTRODUCCIÓN

La Biblioteca es un centro de recursos para el aprendizaje, la docencia, la investigación y

las actividades relacionadas con el funcionamiento y la gestión de la Universidad en su

conjunto.

La Biblioteca tiene como misión facilitar el acceso y la difusión de los recursos de

información y colaborar en los procesos de creación del conocimiento, a fin de contribuir

a la consecución de los objetivos de la Universidad.

La biblioteca constituye el eje transversal de apoyo esencial en el proceso académico, son

la estructura para que las universidades cumplan sus objetivos de formación e

investigación. Es su función principal y debe seguir siendo su misión prioritaria. Sin

embargo, para responder adecuadamente a estos objetivos, las bibliotecas universitarias

tienen que asumir los cambios que afectan tanto a las universidades como a la sociedad e

incorporarlos a su desarrollo, a sus estrategias de gestión y a sus servicios.

Los presentes lineamientos tienen entre sus propósitos organizar los recursos y

documentos en diferentes formatos y soportes, de forma tal que sean accesibles para los

miembros de la comunidad educativa, así también orientar a docentes, personal

administrativo y estudiantes para que se incorporen en el uso y beneficio de estos recursos

en su vida académica cotidiana.

En este sentido, la biblioteca universitaria y en consecuencia también los profesionales

de la información tienen una función profundamente técnica y pedagógica, para lo que

permanentemente deben ser capacitados, despertando en ellos nuevas capacidades,

aptitudes, destrezas en el uso y manejo de nuevas tecnologías de la información.



UCE-BG-PT-001-2019

El trabajo conjunto con el cuerpo docente resultará fructífero en la medida en que, desde

la biblioteca se facilite el acceso a la información que requieren para planificar su cátedra,

se promueva y oriente el uso de diferentes recursos didácticos, en diferentes soportes de

información. Se organicen actividades en forma conjunta para mejorar el aprendizaje, la

enseñanza y la investigación.

En relación a los usuarios, la biblioteca universitaria académica debe dar respuesta

inmediata a las nuevas necesidades en base de la planeación, actualización y

mejoramiento de los servicios.

Los avances tecnológicos permanentemente requieren de los profesionales de la

información nuevas competencias y capacidades para ofrecer alternativas de

mejoramiento y optimización dentro de la relación con los usuarios y el Sistema Integrado

de Bibliotecas de la Universidad Central del Ecuador (UCE).



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PRESENTACIÓN

Ante las exigencias del mundo contemporáneo, uno de los principales desafíos de la

biblioteca universitaria consiste en incorporar las nuevas tecnologías de la información

y de la comunicación, contribuyendo de este modo a garantizar el derecho de todos a

conocerlas, dominarlas y facilitando el acceso a los recursos.

En la actualidad gestionar una Biblioteca Universitaria es una tarea compleja que exige

esfuerzo, recursos y trabajo de equipo así como de conocimientos, imaginación,

creatividad y liderazgo; aun cuando la tecnología ha modificado el entorno y las prácticas

de uso, muchos de los procedimientos básicos todavía están vigentes, dado que la misión

de la Biblioteca tipo continúa siendo la misma, la integración de nuevos procesos de

adopción de tecnologías, es un proceso permanente que obliga a ejecutar las nuevas

tendencias en los servicios y productos.

Los procedimientos escritos establecen una guía normalizada para el buen

funcionamiento del Sistema Integrado de Bibliotecas de la UCE.

El valor de registrar todos los procedimientos, es para que el personal que labora en las

biblioteca en red, conozcan y apliquen los lineamientos para cada proceso y contribuyan

a reforzarlas.

CARACTERÍSTICAS DE LOS LINEAMIENTOS

Los presentes lineamientos, formula los criterios y normas que se deben tener en cuenta

al momento de realizar el análisis documental de los diferentes materiales bibliográficos

que conforman el acervo documental de cada una de las unidades de información del

Sistema Integrado de Bibliotecas de Bibliotecas de la UCE, y cumple con las siguientes

características:



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Dispone de definiciones explícitas y normalizadas de las actividades y tareas del

análisis documental y de automatización.

Optimiza el grado de eficiencia y eficacia mediante la simplificación de los

procesos.

Garantiza la continuidad de actividades en las bibliotecas del Sistema Integrado

de Bibliotecas.

Evita la duplicación de tareas en los procesos.

OBJETIVOS:

Objetivo General

Orientar el quehacer de las personas vinculadas al análisis documental de información:

clasificación, asignación de descriptores (indización), ingreso a la base de datos

BIBLIOSITCI de los registros bibliográficos y preparación física de las colecciones; para

que esta labor se ejecute con alto sentido de estandarización de cada uno de los

procedimientos, obteniendo la unificación de los registros bibliográficos que posibilite el

acceso y la recuperación de la información en forma pertinente, oportuna y eficiente.

Objetivos Específicos

Seleccionar, procesar y diseminar la información.

Unificar los procesos de análisis documental en el tratamiento de la información.

Optimizar la eficiencia y eficacia en la simplificación del proceso de análisis

documental.



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1. DESCARTE BIBLIOGRÁFICO.

Proceso que consiste en separar de la colección general aquellos recursos, que por una u

otra razón no se justifica retenerlos y no son imprescindibles.

La finalidad de descarte es mejorar la calidad y la accesibilidad de las colecciones de las

bibliotecas.

Criterio para el descarte.

Contenido temático.- Se valora por los cambios en las diferentes líneas de investigación

y en relación a syllabus de las carreras; además se toma en cuenta los años de publicación,

edición, ejes temáticos y obsolescencia de la información.

Políticas para el Descarte.

El proceso de descarte se realizará cada 3 años con las siguientes recomendaciones:

Ejemplo:

FECHA ÚLTIMA

DESCARTE

FECHA PROXIMA PARA

DESCARTE

2015 2020

Considerar todos los libros con el año de publicación anterior a 1985 (se observará

la importancia de contenido de la información, a pesar del año de publicación).

Materiales en diferentes soportes que no hayan sido utilizados y consultados por

los usuarios por lo menos en los últimos 3 años.

Materiales cuya multiplicidad de ejemplares resulte innecesaria para las

bibliotecas, se deberá conservar un mínimo de dos y un máximo de cinco



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ejemplares, dependiendo del grado de utilidad, importancia y trascendencia del

documento.

Materiales mutilados que resulte difícil la recuperación física.

Materiales infestados de microorganismos, que no son susceptibles de

recuperación física y con riesgo de contaminación.

Materiales que contengan información superficial tales como; folletos, catálogos,

informativos, boletines y similares.

Libros y materiales en otros idiomas que no registren importancia científica

actualizada y consulta en los últimos 5 años.

Cintas magnéticas, diskettes, videos cassette en mal estado o que la Institución

tenga soporte tecnológico de difusión.

Publicaciones periódicas que no correspondan al interés de los usuarios y/o

especializadas de cada unidad de información.

Publicaciones periódicas incompletas, pudiendo gestionar su utilidad con la

recuperación total de la colección si son de interés de cada biblioteca de

especialidad.

Todo proceso de descarte llevará consigo la elaboración de una constancia escrita para

efectos legales, actas que deberán ser legalizadas por el Departamento de Control de

Bienes de la institución.

2. MATERIAL EXCENTO DE DESCARTE

Proceso de evaluación al contenido científico de la obra del material descartado, cuya

evaluación realiza un cuerpo académico designado por el Decano de cada Facultad en

colaboración con el personal de la biblioteca. Se debe tomar las siguientes

consideraciones:

Fondo histórico, curioso, único y raro (libros, mapas, planos, fotografías, etc.),

hasta el año 1960, independiente de su estado físico y contenido, recursos que

deberán ser dados en traspaso al Área Histórica de la Universidad Central.



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Fondo nacional de autores ecuatorianos relevantes los que deben constituir la

biblioteca pasiva considerando la relevancia de su contenido, año de publicación

y en buen estado.

Fondo documental institucional como: proyectos, investigaciones, informes,

revistas, prospectos y otros de importancia, que corresponda a cada facultad.

3. SELECCIÓN Y ADQUISICIÓN DE MATERIALES

Proceso por el cual la biblioteca obtiene el material bibliográfico, orientado a satisfacer

las necesidades informacionales de sus usuarios tales como: estudiantes, docentes e

investigadores para dar inicio al desarrollo de colecciones.

Los siguientes criterios están ordenados de acuerdo a su importancia, ponderación con

relación a las carreras que oferta la Universidad, en función a las líneas de gestión y

estándares de Organismos Nacionales rectores de evaluación de las instituciones de

Educación Superior.

POLÍTICAS PARA LA SELECCIÓN

Se puede considerar criterios cualitativos y cuantitativos.

Criterios Cualitativos:

Contenido temático: Es evaluar el contenido y pertinencia de las diferentes áreas

de estudio de los syllabus de cada Carrera.

Previsión de uso: Se valora la demanda de información y frecuencia de servicio

requerido por los usuarios reales.

Fecha de publicación: Se evalúa la fecha de publicación de acuerdo a la

disciplina del documento, además de los indicadores emitidos por los Organismos

de Evaluación.



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Idioma de la publicación: Primordialmente, se evalúa la lengua idiomática en

función del uso y conocimiento del usuario, predominando el idioma oficial del

país, sin descartar otros idiomas que contengan información científica.

Soporte: Los recursos de información podrán ser: impresos, virtuales, digitales,

electrónicos y otros.

Criterios Cuantitativos:

El número de ejemplares de soportes impresos para adquisición por compra, depende de

la política de los organismos de control de evaluación al Sistema de Educación Superior,

sin embargo, se normaliza para los núcleos de la red que se mantengan tres ejemplares

por título.

El número de ejemplares, en soporte electrónico (E-books), que se adquiera por compra

obedece a los lineamientos de los Organismos de Control de Evaluación de Educación

Superior, siendo la disposición de mantener un solo ejemplar.

Con la finalidad de fortalecer y desarrollar las bibliotecas virtuales especializadas de cada

núcleo de la red, su adquisición estará de acuerdo a los requerimientos y necesidades de

los académicos, directores de carrera y otras autoridades.

4. PROCESO DE SELECCIÓN

El proceso de selección de materiales bibliográficos, impresos, digitales y virtuales para

el Sistema Integrado de Bibliotecas, depende principalmente de la academia (Docentes,

Directores de Carrera, Autoridades) y los títulos recomendados por los Responsables de

Bibliotecas de acuerdo a las evidencias de uso.



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Para ejecutar este proceso, el Sistema Integrado de Bibliotecas contará con un Comité de

Selección definido en el Reglamento para el Sistema Integrado de Bibliotecas de la

Universidad Central del Ecuador.

5. PROCESO DE ADQUISICIÓN

Proceso en el cual, el Comité de Selección atiende las solicitudes del material

bibliográfico seleccionado de la manera oportuna con proveedores calificados con el

objetivo de conseguir los recursos de información con los mejores beneficios y valores

agregados.

Compra

Canje

Donación

a) Compra

Este proceso de adquisición realiza el Departamento de Contratación Pública, según el

caso con sujeción a la Ley Orgánica de Contratación Pública, su Reglamento y con el

presupuesto de cada Facultad o planta central.

b) Canje

Para este procedimiento se tiene en cuenta a las Instituciones de Educación Superior

Pública y Privada, que publiquen material bibliográfico que corresponda a los programas

académicos, de tal forma que las publicaciones canjeadas correspondan a las necesidades

de información de los usuarios.

c) Donación

El material recibido en donación se da por aceptado, previo a la evaluación de los

contenidos de la información científica y bajo los siguientes parámetros:

Bibliografía que aporte a los syllabus de las carreras ofertadas por la institución.

Material bibliográfico actualizado (hasta 5 años atrás de la fecha de donación).

Material bibliográfico impreso que se encuentren en buen estado.



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Material cuyo contenido siga siendo vigente.

No se aceptará la donación de materiales mutilados, infestados o desactualizados.

Las donaciones son evaluadas con el propósito de determinar su aporte científico a la

Facultad, si cumple con la malla curricular serán declaradas legalmente al Departamento

de Control de Bienes para su registro e inventario cuyo costo referencial es de $ 10,00

dólares (diez dólares), sin perjuicio de la disposición legal del Reglamento General

Sustitutivo de Bienes del Sector Público.

6. DESARROLLO DE COLECCIONES

Este proceso puede definirse como un plan estratégico para hacer crecer el fondo

documental con materiales en todos los soportes y satisfacer así las necesidades de

información para la enseñanza e investigación de la comunidad académica.

POLÍTICAS DESARROLLO DE COLECCIONES

Cada núcleo del Sistema Integrado de Bibliotecas y la Biblioteca General, debe planificar

el desarrollo de su colección acorde a los requerimientos de los usuarios reales y

potenciales, siempre con el objetivo final de satisfacer a las necesidades de información

de los mismos y son las siguientes:

El Desarrollo de Colecciones del Sistema Integrado de Bibliotecas, debe cubrir la

bibliografía de los syllabus de las carreras básicas y complementarias de las áreas

de investigación, en formato impreso, virtual y digital.

El contenido temático, estará basado en los syllabus de cada facultad y o carreras,

expresada a través del módulo de adquisiciones del Sistema AbsysNet o de las

solicitudes de profesores e investigadores tales como: libros impresos,

publicaciones periódicas, suscripciones de "journals" especializados, periódicos y



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revistas de interés general, material audiovisual en discos compactos (CD) y/o

DVD, bases de datos referenciales y a texto completo, libros electrónicos.

En relación al número de ejemplares de libros o de información en otro soporte

(cds, dvds, libros electrónicos u otros), las Bibliotecas de la red, podrán contar

hasta con dos ejemplares de un título en particular (mismo año, misma edición),

siempre y cuando el número de usuarios potenciales lo requiera, lo cual es dado a

conocer por el profesor de cada área académica. De lo contrario, se adquirirá o

recibirá un solo ejemplar por título.

El crecimiento, desarrollo y/o actualización de la colección, debe ser permanente

y fundamentado en un Plan Operativo Anual (POA).

7. TRATAMIENTO FÍSICO DEL MATERIAL

Es el proceso administrativo manual que se realiza en el tratamiento de los materiales

impresos y digitales, previo al procesamiento técnico de los recursos de información.

7.1 REVISION

Primera etapa de verificación y pertinencia sobre el proceso de adquisición del material

bibliográfico (canje, compra o donación).

Confrontación de registros del material con la factura, inventario (datos de facturas),

comprobante u oficio según su origen de adquisición.

Es importante revisar la parte física del material adquirido (libro, cds, etc.), cuando es

compra, de no haber conformidad, se podrá realizar el reclamo correspondiente al

proveedor para el cambio, entre otros aspectos se observarán los siguientes:



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Paginación: debe estar completa y en orden, sin páginas repetidas.

Tipografía: la impresión debe ser legible.

Papel: las hojas no deben estar manchadas, rasgadas, deterioradas pegadas entre

sí, esto dificulta la lectura.

Pastas: deben contener el mismo título de la portada y contraportada vertical y

horizontal de acuerdo al orden del texto.

El material digital (cds, dvds, libros electrónicos u otros) debe comprobarse que no esté

dañado y que la reproducción del contenido sea nítida y sin errores

7.2 REGISTRO

Todo material adquirido por compra, donación o canje, que luego del análisis de su

contenido y aporte a los usuarios, será reportado al Departamento de Control de Bienes

con la documentación de respaldo.

7.3 SELLADO

Proceso que consiste en colocar un sello en determinada parte de los libros y/o materiales

para acreditar la propiedad del mismo, tanto de la Biblioteca General, como del Sistema

Integrado de Bibliotecas.

1.

7.3.1 TIPOS DE SELLOS.

Sello Pertenencia de la Biblioteca: Este sello contiene los datos de pertenencia

de la Red de Bibliotecas de la Universidad Central del Ecuador (UCE), que irá

ubicado en la parte inferior interna de las cubiertas (pastas) del libro o publicación

y, tendrá las siguientes dimensiones 5.5 cm. x 1.5 cm.

Sello de Paginación: Este sello se coloca obligatoriamente, en las páginas

impares 11-21-33 y 45, e indistintamente en la parte inferior derecha sin afectar



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la información del documento. En caso de afectar la información, se colocará en

el lugar más apropiado de la misma hoja.

El sello contiene la información de la institución y de la Facultad. (su diámetro

es de 2.0 cm.).

Sello de Inventario: Se coloca en la portada del libro en la parte inferior en que

constan los datos del anexo. (su dimensión es de 9.0 cm x 5.0cm.).

Sello de Identificación Externa: Este sello se coloca en los contornos superior,

inferior y derecho del libro; este sello identifica a cada núcleo de la red de

bibliotecas. (su dimensionen es de 5.5 cm x 1.5cm.).

Colocación del código de barras:

Etiqueta que contiene el número de alta de cada libro, emitido por el Departamento

de Control de Bienes, se coloca en el lomo superior del documento.

Ubicación de Seguridades

Con la implementación de modalidad estantería abierta, en todo tipo de material

impreso o digital, se coloca su respectiva seguridad electrónica, en tiras

magnéticas, en los libros va en la página 35; en los otros materiales la etiqueta

se coloca en un lugar que no interfiera con la información.

Sistema de control RFID

Sistema de radio frecuencia que realiza el control inventario, ubicación,

ordenamiento, búsqueda y organización de la colección en los estantes del fondo

bibliográfico.

La implementación del dispositivo permite la constatación física de fondos

bibliográficos y el establecimiento de saldos a la fecha, se colocara en la pasta



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posterior del libro e ira cubierto por el bolsillo de préstamo como un medio

disuasivo para que el usuario no mutile o dañe el dispositivo.

En el dispositivo se registrará los siguientes datos:

Nº ID asignado automáticamente por el sistema

Nº de Alta

Número de clasificación

Autor

Titulo

Ubicación en la estantería

8. DESCRIPCIÓN BIBLIOGRÁFICA

Proceso, mediante el cual se analiza el documento en forma única para identificarlo,

localizarlo e integrarlo al Sistema Integrado de Bibliotecas AbsysNet. En este proceso se

aplican las técnicas operativas y normalizadas referentes al: ISBD, RCAA2 y formato

MARC 21, con visión a las RDA.

9. CLASIFICACIÓN

Proceso técnico de organización de la colección y material bibliográfico por sus

semejanzas o afinidad temática por su contenido o materia que se expresa dentro de un

área del conocimiento.

Para facilitar el acceso directo al usuario a través del servicio de estantería abierta se

utiliza el sistema de Clasificación Decimal Dewey (SCDD), que divide el conocimiento

humano en 10 esquemas del 000 al 900.



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Esquemas del Conocimiento

000 Generalidades

100 Filosofía

200 Religión

300 Ciencias Sociales

400 Lenguas

500 Ciencias Puras

600 Tecnología

700 Bellas Artes

800 Literatura

900 Geografía e Historia

10. POLÍTICAS PARA LA CLASIFICACIÓN

El sistema de Clasificación SCDD, (ver anexo 2), fortalecerá la interrelación

entre las Bibliotecas, permitiendo realizar el análisis del contenido intelectual de

las obras.

Se debe tener en cuenta, únicamente los 3 primeros niveles del esquema (clases

principales y divisiones) del SCDD.

Para la clasificación del material y colección bibliográfica se utilizara la edición

21 (completa) del SCDD; para nuevos temas del conocimiento se deberá utilizar

la edición 23.

La notación de clasificación es de tres dígitos seguidos de un punto decimal que

identifica la clase o subdivisión con un máximo 6 dígitos (en casos estrictamente

necesarios se utilizará hasta siete dígitos).

Ejemplo:

600 Tecnología (Ciencias aplicadas)

620 Técnica

621 Física aplicada

621.3 Electrotecnia



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621.38 Electrónica

621.388 Televisión

Para realizar una clasificación de las obras de literatura y los géneros literarios

para Ecuador y América latina se utiliza el código ISO 3166-1 alfa-3 del país

de origen de tres dígitos en mayúsculas, seguido del número que corresponde al

género literario.

INGRESAR A ESTE LINK: http://utils.mucattu.com/iso_3166-1.html

Ejemplo: Novela ecuatoriana Los Sangurimas

ECU

863

T235

En el caso de géneros literarios seremos específicos con la división del tercer

sumario sin agregar ninguna extensión:

860 Literatura

861 Poesía

862 Teatro

863 Novelística

864 Ensayos

865 Discursos

866 Cartas

867 Humor y sátira

868 Escritos varios

http://utils.mucattu.com/iso_3166-1.html



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Ej. Poesía colombiana Ensayo ecuatoriano

COL ECU

861 864

K23 P231

Para la literatura de los otros continentes se clasificaran con las respectivas

clasificaciones expuestas en el SCDD.

OTRAS CONSIDERACIONES:

Las colecciones literarias de diverso género y país se ubican dentro de la

clasificación 808.8.

La clasificación de biografías colectivas o en general (varios personajes) se

clasifica en 920 y para clasificar biografías por persona se clasifica en el 92.

Para clasificar biografías de un solo personaje pero con diversos autores es

recomendable clasificar en el 92 y utilizar el Cutter del biografiado y se alfabetizará

por el apellido del autor de la obra.

Ejemplo:

Biografía de Simón Bolívar.

Autor: Laura García

Autor: José Martínez



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Autor: Ángel Vela

92 92 92

B689g B689m B689v

En la clasificación de documentos de historia o geografía del Ecuador se lo hará

de manera general; para el caso de historia y geografía de provincias se recuperara

con el descriptor.

Cuando el tema de la obra no nos identifique al área del conocimiento debemos

realizar una revisión rápida del contenido del texto y determinarlo en su respectiva

área correspondiente.

Las obras que contengan más de una o dos áreas del conocimiento se debe de

considerar el área que tiene mayor contenido.

La Clasificación de Diccionarios y Enciclopedias se colocara la letra R mayúscula

de la siguiente manera:

Diccionario Español = R

463

S125

Ej.2

En el caso de las enciclopedias alfabéticas se clasificarán en el 030.

Las enciclopedias temáticas relacionadas a una misma área se las clasifican dentro

del área respectiva bajo un mismo código.

Las colecciones temáticas que abarcan todas las aéreas del conocimiento, se

clasificaran en el 080.

Las publicaciones periódicas se clasifica en el 050, las revistas especializadas se

clasificaran por el título de la revista.

Se debe respetar la notación de clasificación de los libros que aplicará el CII.



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11. CATALOGACIÓN

Proceso de descripción técnica de los elementos informativos que permiten identificar un

documento de acuerdo a las Normas (ISBD) y las Reglas de Catalogación

Angloamericanas (RCAA2) y las nuevas pautas de catalogación “RDA: Resources

Description and Access” y establecer los puntos de acceso que van a permitir su

recuperación en los Sistemas de búsqueda (OPAC´S).

La información para extraer los datos de libros y otros materiales impresos se encuentran

para su Catalogación en las siguientes partes del documento:

Portada: Es la página más sobresaliente que identifica el título completo de la

obra.

Contraportada: Es la página que está en la cara posterior a la portada, y contiene

los nombres completos del autor o autores, el título completo del libro, la casa

editorial (en la mayoría de los casos el logotipo de ésta), el lugar y el año de

impresión, nombre del prologuista, méritos del autor, etc.

Colofón: Ultima hoja del libro que lleva el lugar de impresión y tiraje.

11.1 ELEMENTOS PARA LA CATALOGACIÓN.

Los elementos o campos de la hoja de metadatos en formato Marc con información

bibliográfica son los siguientes:

Número de Clasificación y Cutter de autor: es un número de identificación de

la materia codificado del SCCD, seguido del Cutter, se debe poner también el

volumen (V.), tomo (T.) o ejemplar (Ej.), según sea el caso. (Ver anexo 3).

Autor: Persona(s) responsable(s) del contenido intelectual de la obra. En el caso

de autores cuyo apellido sea compuesto, se posponen las preposiciones que

preceden a los apellidos.

Ejemplo: Vicente de la Fuente

Va: Fuente, Vicente de la

Caso varios autores: Si hay más de tres autores en el documento, la entrada

principal deberá hacerse bajo el título de la obra y en el campo 700 "Punto de



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acceso adicional - Nombre de persona” se ubicara el nombre de todos los autores

personales como lo indica la regla hasta un máximo de seis autores.

Autor corporativo: Entidad(es) responsable(s) del contenido intelectual de la

obra. Este campo registra el nombre de la entidad responsable de la creación

intelectual o artística de una obra seguido de las unidades subordinadas. Los

autores corporativos pueden ser de carácter particular o estatal (asociaciones,

fundaciones, instituciones, gobiernos, etc.), se lo ingresará en el campo 710

“Punto de acceso adicional - Nombre de entidad”.

Caso de institución estatal

Si en el nombre de la Institución no está incluido el país.

Ejemplo: Ministerio de Finanzas

Va: Ecuador, Ministerio de Finanzas.

Si en el nombre de la Institución está incluido el nombre del país.

Ejemplo: Banco Central del Ecuador

Va: Banco Central del Ecuador

Coautores: Son los responsables de la obra o quienes aportaron con el contenido

científico. (si son más de 3 coautores, poner hasta 5).

Mención de responsabilidad: Es el segundo elemento de esta área y está

relacionado con las personas o entidades responsables del contenido intelectual o

artístico del ítem.

Se transcriben las menciones de responsabilidad que aparecen de manera

prominente en la fuente de información (editor, traductor, compilador, director,

etc.).



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Si el documento tiene responsables, la entrada principal debe hacerse por el título

de la obra y deberán hacerse entradas secundarias por los otros responsables en el

campo 700 "Punto de acceso adicional - Nombre de persona”.

Ejemplos:

Obra con 1 responsable.

Libro editado por Carlos Rangel.

Se ingresa en el campo 245 subcampo <c> luego del título de la siguiente manera:

Editado por Carlos Rangel

Obra con 2 responsables.

El libro es editado por René Jeanne y Charles Ford


Editado por René Jeanne y Charles Ford

En el campo 700 "Punto de acceso adicional - Nombre de persona” dos ingresos

independientes por: Jeanne, René y Ford, Charles

Obra con 3 responsables.

El libro es editado por René Jeanne, Charles Ford y Jaime Balderston


Editado por René Jeanne, Charles Ford y Jaime Balderston.

En el campo 700 "Punto de acceso adicional - Nombre de persona” tres ingresos

independientes por: Jeanne, René ; Ford, Charles y Balderston, Jaime



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Título: Denominación con la cual el autor designa a la obra.

Subtítulo: Una forma de título que sigue después del título propiamente dicho.

Edición: comprende una edición, todos los ejemplares de una obra producidos a

partir de una plancha matriz, por lo tanto, en las impresiones, reimpresiones o

tirajes, no se consideran nuevas ediciones. La edición se transcribe directamente

en letras, tomando en cuenta desde la Primera edición.

Por cada nueva edición de un libro, se deberá generar un nuevo registro

bibliográfico en el Sistema de Gestión Bibliotecaria AbsysNet.

Nota: En el caso de colecciones de diferente autor y título se creará un nuevo

registro por cada documento.

Año: Se registra el último año de la publicación o de reimpresión.

En el caso de que no existiera fecha se registra: Sin fecha

Descripción Física: son las especificaciones de volúmenes, tomos, páginas,

ilustraciones, tablas, gráficos, mapas.

Ejemplo: 600 páginas

5 volúmenes

Nota: Cuando se ingrese volúmenes se hace un solo registro y si tiene diferentes

títulos se los registra en el campo de Nota de contenido separados por “/”.

Ejemplo: Volumen 1: Título / Volumen 2: Título / Volumen 3: Título

Si no se identifica el número de páginas se colocará entre corchetes el número

aproximado de páginas: [128] páginas.

Otros detalles: en este subcampo <b> se colocará: gráficos, mapas, tablas,

ilustraciones según sea el caso.



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ISBN. (International Standard Book Number) o número normalizado

internacional para libros, es un sistema internacional de numeración que identifica

cada título y la producción editorial de las diferentes regiones, países o áreas

idiomáticas. Se lo registra sin guiones. Si el documento no lo posee se colocará

Sin ISBN.

Idioma: En el que esta publicada la obra, el código ISO de idioma se encuentra

por defecto en el sistema de gestión bibliotecaria AbsysNet.

Ejemplo: Español spa

Pie de imprenta: Indicación del lugar, fecha, editorial o imprenta.

En el caso de que no tenga algunos de los datos mencionados, se colocará: Sin

editorial, Sin fecha, Sin lugar.

Nota General: Hace referencia al contenido de la obra tales como anexos,

material adjunto.

Ejemplo: Incluye cds, mapas, etc

Serie: Conjunto de documentos que tratan de diferentes aspectos de un tema

común publicados sucesivamente bajo un título colectivo y generalmente

numerado (Colecciones). Se debe registrar también el Director de la colección.

Ejemplo: Grandes Poetas sin la palabra Serie o Colección

Notas de contenido: Área donde se incluye información adicional del material

en catalogación. Incluye títulos de obras independientes o partes de un documento

o contenidos. También puede incluir menciones de responsabilidad y números de

volúmenes y otras designaciones de secuencia.



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Bibliografía: Incluye citas bibliográficas.

Tema Persona. Hace referencia al estudio de biografías.

Tema conocimiento/Indización: Descripción de los contenidos del documento,

descriptores, de preferencia hasta seis descriptores.

En el caso de diccionarios, se utilizará tres opciones:

Ejemplo: Diccionario de química. Diccionario de química

Diccionarios-Química

Química-Diccionarios

11.2 ÁREA DE NUEVO EJEMPLAR.

Una vez terminado el registro el sistema sugiere añadir ejemplares, se escoge la opción

Aceptar o si se está añadiendo un nuevo ejemplar a un registro existente se escoge la

opción Añadir y se llena los siguientes datos:

Ejemplar, comprende los siguientes datos:

Sucursal

Localización

Tipo de ejemplar

Estado

Código 1 de ejemplar

Soporte

Procedencia

Situación ejemplar

Código alternativo

Signatura suplementaria

Identificador de volumen



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Dependiendo si existe otro ejemplar o volumen se Guarda y crea otro, caso contrario si

es único se Guarda.

Los campos: Código de barras, Fecha de registro y Signatura el sistema los llena

automáticamente.

11.3 DOCUMENTOS INSTITUCIONALES.

Para la clasificación y catalogación de documentos producidos por la Institución, recibirá

el mismo tratamiento de los documentos monográficos, en una colección o área especial

de la biblioteca de Facultad, para la Biblioteca General se enviará al Área Histórica y la

estructura de la signatura topográfica irá de la siguiente manera:

Ejemplo:

Reglamento de publicaciones e impresiones en la editorial universitaria de la Universidad

Central. (MI = Memoria Institucional)

Clasificación : MI/340/U58

Signatura Topográfica MI

340

U58

11.4 CATALOGACIÓN DE OTRAS PUBLICACIONES.

Publicación Periódica: Es una publicación seriada con una periodicidad fija.

CARACTERÍSTICAS DE LAS PUBLICACIONES.

PERIÓDICAS NO PERIÓDICAS

Su aparición es regular De aparición regular o irregular

Están numeradas de modo que el

conjunto de las partes comprende un

todo.

No se publican en partes destinadas a

constituir un volumen.



UCE-BG-PT-001-2019

Están formadas por colecciones de

artículos de varios autores.

No siempre están formadas por

colecciones de artículos de varios

autores.

Ej.: Diarios, revistas, anuarios, etc. Ej.: Series monográficas, actas de

conferencias, etc.

En la descripción de este tipo de publicaciones se siguen las reglas generales y las

específicas de este material. (Especificadas en las RCAA 2 ed. – revisión 2003 en el

capítulo 12 – Recursos Continuos).

Áreas y Fuentes de Información

La Fuente principal de información será la portada además de la página de sumarios,

cubierta, cabecera, membrete editorial, páginas editoriales, otros preliminares, colofón y

otras páginas que contengan.

Catalogación de material digital

Se considera a todo el material en soporte digital sean estos: películas, video grabaciones,

música, documentales, noticiarios, reportajes etc. Se cataloga de igual forma que el

normalizado para el material impreso.

Esquema del Material Digital

Título. [Designación general clase de documento] / Subtítulo o información

complementaria del título / Mención de responsabilidad / Mención de edición / Datos

específicos de la clase de documento. - Lugar de edición, nombre del editor, año.

/ Extensión y designación específica del material (duración) / otras características físicas

/ dimensiones / Título de serie:

Número

Notas

Número normalizado



UCE-BG-PT-001-2019

Encabezamiento de Materia.

Signatura Topográfica

12. ANÁLISIS DOCUMENTAL

Proceso intelectual donde se extrae palabras, del contenido o temática del documento

para describirlo y facilitar a su acceso, en este análisis se inicia el proceso de indización;

debemos tomar en cuenta los siguientes elementos:

Determinar aquellos conceptos que representan objetivos e ideas.

Seleccionar aquellos términos controlados, más adecuados para su recuperación.

Título

Subtítulo

Resumen y descriptores aplicados por los autores

Introducción

Conclusiones

12.1 INDIZACIÓN

Proceso que conceptualiza el contenido del documento para traducirlo en un lenguaje

normalizado denominado como descriptores, o a un lenguaje libre expresado en palabras

claves cuyo objetivo es crear índices que se generan en el sistema de gestión.

SELECCIÓN DE DESCRIPTORES

Se debe seleccionar cada uno de los descriptores de acuerdo a su importancia dentro del

contenido del documento aplicando los criterios de especificidad, exhaustividad,

pertenencia, coherencia, es decir, particularizando al máximo la información, escogiendo

los más específicos con un máximo de 6 descriptores.

Se recomienda el uso de la Lista ARMARC de encabezamientos de materia para

bibliotecas.



UCE-BG-PT-001-2019

Luego de haber realizado todo el proceso técnico de la información de los documentos,

se inicia al proceso final del tratamiento físico de los distintos materiales.

13. PROCESOS MANUALES.

13.1 COLOCACIÓN DE BOLSILLOS

En cada libro se coloca en la cubierta posterior en el lado interno el respectivo bolsillo

con las siguientes recomendaciones:

Cuando el documento incluya solapas, deben pegarse en las dos pastas de

encuadernación, a fin de no perder la información de esta fuente adicional.

Cuando el documento incluya algún material complementario en hojas separadas

y no sean demasiadas que interfieran en el uso del documento, deben pegarse al

contenido del libro. Por ejemplo, glosarios o fe de erratas.

Si el documento incluye material audiovisual como CD’s, DVD’s, o algún otro

tipo de material, retirarlo cuidadosamente y procesarlo por separado.

Para colocar el bolsillo pegamos en la parte superior en un ancho de un 1 cm. y se

adhiriere en la encuadernación posterior. Luego ubicamos el TAG con los registros de

control correspondientes y ubicación en estantería, se procederá a pegar la totalidad del

bolsillo en sus tres extremos restantes.

13.2 ESTRUCTURA DE LA SIGNATURA TOPOGRÁFICA

Los elementos que principalmente componen a toda signatura topográfica son los

siguientes:

Sigla de acuerdo al tipo de colección: R (referencia), código ISO de país, ejemplo:

ECU; MI (memoria institucional)

Número de clasificación del área del conocimiento

Número de Cutter de autor



UCE-BG-PT-001-2019

Número de volumen o tomo, serie

Número de ejemplar si son más de dos

COLOCACIÓN DE MARBETES O SIGNATURA TOPOGRÁFICA

Se debe elaborar, verificar y pegar las etiquetas normalizadas en todas las bibliotecas de

la Red en el lomo del libro a 1cm de la parte inferior del mismo y cubrir con la cinta

transparente autoadhesiva.

Para el material digital se elaboran 2 etiquetas con sus respectivas asignaturas

topográficas cubiertos con cinta transparente y se colocan en la parte inferior izquierda

de la portada del CD y de su caja.

Cuando los documentos ya incluyen una etiqueta adhesiva, se retira cuidadosamente en

forma manual o con la ayuda de un decapante, procurando no dañar la estética; en ningún

caso se colocará sobre la etiqueta antigua.

En el caso de las publicaciones periódicas se coloca en la parte inferior a dos centímetro

de la portada.

La signatura topográfica de las publicaciones periódicas se estructura de la siguiente

manera:

Clasificación

Cutter

Año

Numero

Volumen

Para utilizar la tabla de Cutter para el código de autor ingresar al siguiente link:



UCE-BG-PT-001-2019

http://www.unforbi.com.ar/herramientas/cutter/

En el caso de que se repita el mismo código de autor en los distintos documentos que

tienen una misma clasificación, se alfabetiza considerando la primera letra del título de la

obra.

Ejemplo:

Administración de personal y recursos humanos Administración de personal

Autor: Werther, William B. Werther, William B.

658.3 658.3

W499 W499a

14. SIGLAS ABREVIADAS PARA LA CONSTRUCCIÓN DE LA

SIGNATURA TOPOGRÁFICA.

Para todas las bibliotecas se deberá tomar en cuenta las siguientes siglas para las

colecciones de cada Facultad.

R = REFERENCIA

MI= MEMORIA INSTITUCIONAL

ECU= CODIGO ISO DE PAIS

Ejemplo:

REFERENCIA MEMORIA INSTITUCIONAL CODIGO ISO DE PAIS

R

463

D125

Ej. 2

BG

MI

463

D125

Ej. 2

BG

ECU

863

D125

Ej.2

BG

http://www.unforbi.com.ar/herramientas/cutter/

http://es.wikipedia.org/wiki/Werther,%20William%20B.

http://es.wikipedia.org/wiki/Werther,%20William%20B.



UCE-BG-PT-001-2019

BIBLIOTECAS ABREVIATURA

DE PERTENENCIA

EJEMPLO

Biblioteca General

BG

459.2

T724

Ej. 2

BG

DE ESPECIALIDAD:

Facultad de Arquitectura y Urbanismo

ARQ

459.2

T724

Ej. 2

ARQ

Facultad de Artes ART 459.2

T724

Ej. 2

ART

Facultad de Ciencias Administrativas

ADM

459.2

T724

Ej. 2

ADM

Facultad de Ciencias Agrícolas BG-AGRO 459.2

T724

Ej. 2

BG-AGRO

“La Tola” AGRO-T 459.2

T724

Ej. 2

AGRO-T

Facultad de Ciencias Económicas ECO 459.2

T724

Ej. 2

ECO

Facultad de Ciencias Médicas MED 459.2

T724

Ej. 2

MED



UCE-BG-PT-001-2019

Facultad de Ciencias Psicológicas PSI 459.2

T724

Ej. 2

PSI

Facultad de Ciencias Químicas BG-QUI 459.2

T724

Ej. 2

BG-QUI

Facultad de Comunicación Social COM 459.2

T724

Ej. 2

COM

Facultad de Filosofía, Letras y Ciencias de la Educación FIL 459.2

T724

Ej. 2

FIL

Facultad de Ingeniería Ciencias Físicas y Matemáticas ING 459.2

T724

Ej. 2

ING

Facultad de Ingeniería en Geología, Minas, Petróleos y

Ambiental

GEO 459.2

T724

Ej. 2

GEO

Facultad de Medicina Veterinaria y Zootecnia BG-VET 459.2

T724

Ej. 2

BG-VET

Facultad de Odontología ODO 459.2

T724

Ej. 2

ODO

Facultad de Jurisprudencia, Ciencias Políticas y Sociales JCP 459.2

T724

Ej. 2



UCE-BG-PT-001-2019

JCP

Facultad de Cultura Física FCF 459.2

T724

Ej. 2

FCF

Facultad de Ingeniería Química INQ 459.2

T724

Ej. 2

INQ

Facultad de Ciencias Biológicas FCB 459.2

T724

Ej. 2

FCB

Facultad de Ciencias de la Discapacidad, Atención

Prehospitalaria

CDAP 459.2

T724

Ej. 2

CDAP

Facultad de Ciencias Sociales y Humanas CSOH 459.2

T724

Ej. 2

CSOH

Nota: los presentes lineamientos están sujetos a cambios y/o actualizaciones según normativas

internacionales y firmas de responsabilidad de los responsables de: Dirección, Procesos Técnicos y

Circulación.

Ing. María del Carmen Gaibor, Msc. DIRECTORA SIGB-UCE

universidad central del ecuador biblioteca general...

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