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Procedimiento: Electrónico de Solicitud de Acceso a Datos Personales y/o su Corrección Revisión No. 01 Secretaría de Rectoría Fecha: 22/11/07 Dirección de Información Universitaria
Sistema de Gestión de la Calidad Universidad Autónoma del Estado de México
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C O N T E N I D O
1. Propósito
2. Alcance
3. Responsabilidad y autoridad
4. Normatividad aplicable
5. Políticas
6. Diagrama de bloque del procedimiento
7. Glosario
8. Anexos
9. Revisión Histórica
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Procedimiento: Electrónico de Solicitud de Acceso a Datos Personales y/o su Corrección Revisión No. 01 Secretaría de Rectoría Fecha: 22/11/07 Dirección de Información Universitaria
Sistema de Gestión de la Calidad Universidad Autónoma del Estado de México
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CONTENIDO
1. Propósito Establecer las actividades a desarrollar cuando exista una solicitud vía electrónica de acceso a datos personales y/o su corrección
2. Alcance Secretaria de Rectoría Dirección de Información Universitaria Unidad de Información Departamento de Clasificación de Información y Archivos Dependencia Universitaria
3. Responsabilidad y autoridad
Secretaría de Rectoría Responsabilidad:
• Recibir notificación de ingreso de solicitud vía electrónica de acceso a datos personales y/o su corrección
Autoridad: • Dar Vo. Bo. a las respuestas de las solicitudes vía electrónica de acceso a
datos personales y/o su corrección
Dirección de Información Universitaria Responsabilidad:
• Revisar y evaluar las respuestas a las solicitudes vía electrónica de acceso a datos personales y/o su corrección
• Notificar a Secretaría de Rectoría el ingreso de las solicitudes vía electrónica de acceso a datos personales y/o su corrección
• Recibir y turnar a los departamentos internos la documentación relativa a las solicitudes de acceso vía electrónica a datos personales y/o su corrección
• Vigilar el cumplimiento de lo descrito en el procedimiento
Autoridad: • Autorizar la documentación relativa al trámite de las solicitudes vía
electrónica de acceso a datos personales y/o su corrección
Unidad de Información Responsabilidad:
• Recibir y analizar las solicitudes vía electrónica de acceso a datos personales y/o su corrección en el Sistema de Control de Solicitudes de Información del Estado de México (SICOSIEM)
• Recibir del director la documentación relativa a las respuestas y a su vez, entregarlas a los usuarios
• Codificar, procesar y archivar las encuestas de evaluación del servicio • Convocar al Comité de Información
Departamento de Clasificación de Información y Archivos Responsabilidad:
• Recibir información y realizar análisis de procedencia • Vigilar el cumplimiento de la normatividad aplicable en la materia
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Autoridad: • Definir si la solicitud es procedente o improcedente
Dependencia Universitaria Responsabilidad:
• Recibir los requerimientos de las solicitudes de información a través del SICOSIEM y realizar su búsqueda
• Realizar modificaciones y remitir a la Dirección de Información Universitaria la información solicitada a través del SICOSIEM
• Informar vía SICOSIEM a la Dirección de Información Universitaria, la ausencia de información
Autoridad: • En su caso solicitar prórroga
4. Normatividad aplicable • Norma ISO 9000:2000 • Manual de Calidad de la UAEM • Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos • Ley Federal de Acceso a la Información Pública Gubernamental • Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de México • Reglamento de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del
Estado de México • Reglamento para la Transparencia y Acceso a la Información de la Universidad
Autónoma del Estado de México • Lineamientos para Acceso a la Información, Datos Personales y su Corrección • Lineamientos de Funcionamiento del Comité de Información de la Universidad
Autónoma del Estado de México • Lineamientos para Clasificación de Información en las Dependencias de la
Universidad Autónoma del Estado de México • Acuerdo de Creación de la Dirección de Información Universitaria
5. Políticas a. El personal que integra la Dirección de Información Universitaria deberá
garantizar a la comunidad universitaria y a la sociedad en general el acceso a la información que genera nuestra Institución, considerando la no publicidad de ésta sólo por excepción
b. Las solicitudes de información deberán atenderse de manera inmediata y expedita preservando la discrecionalidad de los datos personales del solicitante
c. La información contenida en las respuestas a las solicitudes de información deberán integrarse bajo los principios de oportunidad, transparencia, accesibilidad e imparcialidad
d. Las respuestas a los requerimientos de información deberán brindarse con eficiencia y eficacia apoyadas en normas internacionales de calidad
e. Los plazos de trámite del recurso de revisión están sujetos a lo dispuesto en la normatividad aplicable en la materia
f. Toda solicitud de acceso a datos personales y/o su corrección que se presente por escrito deberá registrarse en el SICOSIEM
g. Toda solicitud por escrito de acceso a datos personales y/o su corrección deberá presentarse ante la Unidad de Información de la Dirección de Información Universitaria
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6. Diagrama de bloque del procedimiento
PROCEDIMIENTO ELECTRÓNICO DE SOLICITUD DE ACCESO A DATOS PERSONALES Y /O SU CORRECCIÓN
DEPENDENCIA UNIVERSITARIA
UNIDAD DE INFORMACIÓN
DIRECCIÓN DE INFORMACIÓN UNIVERSITARIA
SECRETARÍA DE RECTORÍA
USUARIO
Inicio
No
¿ Cumple con los
requisitos ?
Recibe la solicitud de acceso a datos
personales y /o su corrección , informa a
la Dirección de
Información Universitaria
Si
Registra sus datos en el
SICOSIEM y asigna “Clave de Usuario” y
“Contraseña”
2
Captura solicitud de acceso a datos
personales y /o su corrección en SICOSIEM
y la envía electrónicamente a la Dirección de Información
Universitaria
En conjunto con el Departamento de Clasificación de la
Información y Archivos , realizan el análisis de
procedencia
4
5
8
1
A
Informa a Secretaría de
Rectoría de la solicitud acceso a datos personales y /
o su corrección y envía documentación ( f )
Recibe documentación ,
da Vo . BO.
B
6
C
_
_
_
7
3
Recibe Vo . Bo . y ordena a la Unidad de
Información solicite
información o modificación de datos
Recibe instrucción y
requiere a la (s) dependencia (s) a
través del SICOSIEM la información solicitada o la
modificación de datos
Recibe requerimiento , a través del
SICOSIEM y realiza la búsqueda de la información
10
¿Cuenta con la
información ?
11
Si
En su caso , realiza modificaciones o
identifica información y la remite a la
Dirección de Información Universitaria
a través delSICOSIEM
12
Recibe y revisa la congruencia entre la
solicitud y la información recibida a través del SICOSIEM
13
¿Son congruentes ?
14
No
NoSi
Remite la propuesta de
respuesta a Secretaría de Rectoría , para su Vo . Bo.
15
Recibe propuesta
para su Vo . Bo.
16
¿Da Vo . Bo .?
17
Si No
Turna la propuesta autorizada a la
Dirección de Información Universitaria
18
Recibe y turna a la
Unidad de Información ,
Recibe y notifica a través del SICOSIEM al
usuario que la
respuesta o corrección está disponible y en su
caso , informa el costo
20
21
Recibe identificación
oficial (O-1) comprobante de pago en su caso y entrega la
información en el medio solicitado
22
Recibe información en el medio solicitado
23
Solicita sea
evaluado el servicio
24
¿Evalua ?
Si No
1925
Entrega evaluación
Recibe evaluación (O), archiva para su control
y carga identificación oficial (1) en SICOSIEM
27
Recibe notificación a través del
SICOSIEM y se presenta en la Unidad de Información , con
identificación oficial (O-1) para acreditar su personalidad y
comprobante de pago , en su
caso
34
Informa a la Dirección de Información
Universitaria la ausencia de
información a través del SICOSIEM y
conecta con actividad
13
Conecta con actividad 9
Turna las observaciones de la propuesta para su
modificación a la Dirección de
Información Universitaria
35
26
9
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PROCEDIMIENTO ELECTRÓNICO DE SOLICITUD DE ACCESO A DATOS PERSONALES Y /O SU CORRECCIÓN
DEPENDENCIA UNIVERSITARIA
UNIDAD DE INFORMACIÓN
DIRECCIÓN DE INFORMACIÓN
UNIVERSITARIAUSUARIO
AB
C
NoSi
Fin28
Ordena a la Unidad de Información que requiera al solicitante complemente la
solicitud con los requisitos faltantes
30
Requiere al solicitante a través del SICOSIEM los requisitos
faltantes
31
Recibe requerimiento para
complementar informacióna través del SICOSIEM
32
¿Complementa
información ?Si No
33
Conecta con actividad 4
36
Instruye a la Unidad de Información y conecta con
actividad 14
Conecta con actividad 29
¿Esta conforme con la
información recibida ?
29
Da origen al procedimiento de Recurso de Revisión
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7. Glosario Términos y definiciones de la Norma ISO 9000:2000, además de los siguientes:
a. Adecuar.-Proporcionar, acomodar, apropiar algo a otra cosa (http://www.rae.es)
b. Archivo electrónico.- En computación se refiere a cualquier documento electrónico que contiene información que puede ser leída, vista u oída de un programa informático (http://www.uv.mx/edu_dist/glos.htm)
c. Acuerdo de Clasificación.- Escrito definitorio mediante el cual el Comité de Información colegiadamente define un expediente o información con el carácter de clasificado, pudiendo ser parcial o totalmente reservado o confidencial (Reglamento para la Transparencia y Acceso a la Información de la UAEM, extracto arts.8 y 12)
d. Cargar archivo.- En redes, enviar un archivo desde una computadora hacia otra, especialmente hacia un servidor (http:///www.alegsa.com.ar/Dic/cargar.php)
e. Comité de Información.- Órgano universitario encargado de coordinar y supervisar las actividades tendientes a dar cumplimiento a las disposiciones que emanan del Reglamento para la Transparencia y Acceso a la Información de la UAEM (Reglamento para la Transparencia y Acceso a la Información de la UAEM, Cap. IV art. 12)
f. Descargar información.-Es la acción informática por la cual un archivo que no reside en la máquina de un usuario pasa a estarlo mediante una transferencia a través de una red desde otra computadora que sí lo alberga; la acción se denomina download en inglés. En español también se usa la palabra bajar (http://es.wikipedia.org/wiki/Download)
g. Modificar.-Transformar o cambiar algo mudando alguno de sus accidentes (http://www.rae.es)
h. Recurso de Revisión.- Medio de impugnación que el usuario tiene derecho a interponer cuando se le niegue el acceso a la información, a datos personales o su corrección, y/o no se encuentre conforme cuando se le haya otorgado el acceso a los mismos (Reglamento para la Transparencia y Acceso a la Información de la UAEM, Cap. VII art.22)
i. SICOSIEM.- Sistema de Control de Solicitudes de Información del Estado de México Fuente: Instituto de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de México (ITAIPEM) (http://www.itaipem.org.mx)
j. Solicitud Electrónica.- Petición de información presentada por cualquier persona mediante el SICOSIEM (Reglamento para la Transparencia y Acceso a la Información de la UAEM, extracto de art. 17)
k. Usuario.- Todo aquel integrante de la comunidad universitaria o de la sociedad en general, que en uso de su derecho solicite acceso a la información (Reglamento para la Transparencia y Acceso a la Información de la UAEM, extracto de arts. 1 y 17)
l. Dependencia Universitaria.- Las Unidades Académicas Profesionales, Organismos Académicos, Planteles de la Escuela Preparatoria y la Administración Central (Reglamento para la Transparencia y Acceso a la Información de la UAEM artículo 3° fracción IV )
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8. Anexos
a. Para realizar las Solicitudes Vía Electrónica favor de visitar el sitio http://www.uaemex.mx/Transparencia/, o bien http://www.itaipem.org.mx
b. Cédula de Evaluación del Servicio para Usuarios Virtuales con Solicitud de Acceso a Datos Personales y/o su Corrección
9. Revisión Histórica
Número de revisión
Fecha de revisión
Revisó (Puesto)
Reaprobado (Puesto)
Descripción del cambio
00 03/09/07 Director de Información Universitaria
Director de Información Universitaria
No aplica
01 22/11/07 Director de Información Universitaria
Director de Información Universitaria
Se modificaron los apartados 2, 3 , 4, 7 y 9