departamento de tesoreria 6.4.1 captación y...
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Políticas Generales Revisión 06 Secretaría de Administración Dirección de Recursos Financieros Departamento de Bienes Patrimoniales
Fecha:26/09/06
Universidad Autónoma del Estado de México Sistema de Gestión de la Calidad
DEPARTAMENTO DE TESORERIA
6.4.1 Captación y Registro de Ingresos y Pagos en Tesorería. 1. En base al Reglamento de Ingresos Extraordinarios Generados por Organismos
académicos, Unidades Académicas y Espacios Universitarios de la UAEM, todos los ingresos extraordinarios deberá depositarse en la Tesorería de la UAEM en las cuentas señaladas y dentro de los cinco días hábiles siguientes a aquel en que sean recibidos; de no ser así, se incurrirán en las responsabilidades señaladas en el artículo 7º de dicho Reglamento.
2. La Tesorería debe generar él o los documentos probatorios de los ingresos que recibe. 3. Los ingresos extraordinarios que se cobren en cada una de las Unidades Responsables
en forma acumulativa, al momento de ser depositados en la Tesorería se deben agrupar por conceptos, éstos deben soportarse con oficio de entrega y Comprobantes de Pago, mismos que serán capturados por la Tesorería sin que haya necesidad de emisión de un Recibo de Ingresos.
4. En los Comprobantes de Pago debe especificarse el Fondo, Proyecto y Función, cuando
ésta aplique, al que correspondan. 5. Todas las devoluciones, por cualquier concepto, deben ser ingresadas a través de la
ventanilla de ingresos del departamento de Tesorería; debiéndose informar el Fondo Proyecto y Cuentas Contables que originalmente se afectaron.
6. Las personas que requieran documento con requisitos fiscales, Recibos de Ingresos,
deberán hacerlo en el ejercicio fiscal en el que efectuaron su depósito a la Tesorería. 7. Las devoluciones de ingresos, cuando apliquen, deben solicitarse a través de oficio
firmado por el Director, anexando Ficha de Salida en Efectivo debidamente requisitada adjuntando el documento original. De proceder dicha devolución, ésta debe efectuarse en el mismo mes en el que se registró el ingreso.
8. Todos los pagos de inscripciones, reinscripciones y servicios académicos y
administrativos deben realizarse por medio de un depósito referenciado directamente en los Bancos con los que la UAEM tiene contrato.
9. Tratándose de recursos extraordinarios provenientes de Convenios y Proyectos
Específicos, se debe enviar una copia a la Dirección de Recursos Financieros de los mismos, indicándose la forma en que se administrarán los recursos pactados.
6.4.1.2 Pagos a través de Transferencia Electrónica. 1. Todas las transferencias de recursos financieros a las diferentes cuentas de nómina, de
gastos de operación y terceros; tanto en las cuentas de los propios bancos como los interbancarios (SPEUAS), únicamente se podrán realizar por el personal autorizado para efectuar movimientos a través de banca electrónica.
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2. En lo que se refiere a las transferencias a terceros se deberá contar con la instrucción
escrita de la Dirección de Recursos Financieros, con el visto bueno de su titular. 3. La Tesorería debe reportar diariamente al Área de Ingresos de la Dirección de Recursos
Financieros todos los movimientos realizados a través de banca electrónica. 4. La Tesorería debe reportar al Ärea de Cuentas por Pagar cada vez que se realice una transferencia a proveedores, Unidades Responsables y terceros. 6.4.1.4. Pagos de Cheques - Póliza.
1. Todo pago realizado por cheque póliza (proveedores, unidades responsables y terceros) será entregado al beneficiario únicamente mediante la presentación de su contra-recibo.
2. Tratándose de un cheque de pensión, cuando él o la beneficiaria no pueda acudir
personalmente a recoger su cheque tendrá que enviar una Carta Poder Notarial, al Departamento de Tesorería, anexando una copia fotostática de su credencial de elector o pasaporte tanto del otorgante como del aceptante.
3. Para recoger un cheque póliza de gastos corriente o de proveedores emitido por la
U.A.E.M., se debe presentar el contra - recibo, cuando la persona que cobra no sea el beneficiario, se deberá presentar una carta poder simple anexando una copia fotostática de su credencial de elector o pasaporte tanto del otorgante como del aceptante.
4. En caso que el contra - recibo haya sido extraviado se deberá presentar un oficio en
donde se notifique la pérdida del mismo.
5. Los cheques póliza tienen una vigencia de 60 días a partir de la fecha de emisión; en caso de no haberse solicitado en Tesorería, el beneficiario de éste podrá solicitar su reposición siempre y cuando no rebase 13 meses a partir de dicha fecha.
6. Los cheques que no fueron reclamados en el periodo de 13 meses, a partir de su fecha
de emisión, deben ser cancelados en forma definitiva y no tiene derecho a reposición. 6.4.1.5. Pagos en Efectivo de Tesorería
1. Los pagos en efectivo en Tesorería deben ser mediante la presentación del o de los documentos en original, Ficha de Salida en Efectivo y Ficha de Gastos a Comprobar, debidamente firmados, autorizados y sellados por la Dirección de Programación y Control Presupuestal.
2. Las pólizas de gastos extraordinarios se pueden pagar en efectivo cuando éstas sean
por un importe igual o inferior a $500.00 (quinientos pesos) y sean autorizadas por el Director de Programación y Control Presupuestal.
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3. Los pagos de Prácticas Profesionales se pagan en efectivo en cuanto el interesado lo solicita en ventanilla, siempre y cuando la empresa o institución en donde se presta el servicio haya efectuado previamente el ingreso de los recursos.
6.4.2 Nóminas
6.4.2.1. Entrega de Nóminas.
1. La entrega de nóminas se realizará al Director, subdirector administrativo o la persona que designe el titular de la dependencia, escuela o facultad (la designación es mediante un oficio de presentación); debiendo firmar de conformidad en el listado de “Recibo por Lugar de Pago”.
2. La entrega de nóminas para los foráneos, dependencias o centros de investigación se
llevará a cabo el día hábil anterior a la fecha de pago. 6.4.2.2 Recepción de Nóminas. 1. La nómina general se deberá de entregar al Departamento de Tesorería mediante oficio
y de acuerdo al calendario establecido por dicho departamento, ésta se entregará debidamente firmada por los empleados, anexándose los cheques no cobrados, así como las cartas poder con sus respectivas copias de identificación.
2. La nómina automatizada se deberá de entregar de igual forma al Departamento de Tesorería mediante oficio y de acuerdo al calendario establecido por dicho departamento, ésta se entregará debidamente firmada por los empleados anexándose los talones de cheques, los cuales también deberán firmarse por los beneficiarios, así como los cheques no cobrados y las cartas poder con sus respectivas copias de identificación.
6.4.2.3 Cheques de Nóminas (pago directo en ventanilla de Tesorería) 1. Para recoger un cheque de nómina, se tendrá que presentar identificación del interesado
(credencial de elector o pasaporte) o en el caso de no ser el interesado deberá presentar una Carta poder simple en la cual se tiene que anexar copia de identificación, tanto del interesado como del apoderado.
2. Tratándose de la nómina general, se deberá entregar al beneficiario su cheque con el
talón del mismo en el cual se detallan sus percepciones y deducciones, firmando en el Resumen de Nómina General Personalizado (nómina).
3. En cuanto a nómina automatizada, solamente se deberá entregar al beneficiario el
cheque, debiendo firmar de recibido tanto en el talón del mismo como el Recibo Automatizado Personal (nómina).
4. Los cheques que no hayan sido cobrados durante el periodo de 45 días, a partir de la
fecha de emisión, se cancelarán en forma temporal; el beneficiario tiene el derecho a solicitar su reposición en el Departamento de Tesorería.
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6.4.2.4 Cheques Cancelados. 1. Los cheques que estén cancelados temporalmente y que sean reclamados por el
beneficiario deberán ser tramitados para su reposición, debiendo firmar una Ficha de Salida en Efectivo.
2. Cuando la reposición de un cheque sea por una cantidad de $500.00 o inferior, el pago se podrá efectuar directamente en ventanilla y en efectivo. Cuando ésta exceda dicha cantidad se dará trámite al cheque correspondiente.
3. Para el trámite de reposición de cheque, se tiene que presentar el interesado con su
identificación (credencial de elector ó pasaporte), o en el caso de no ser el interesado deberá de presentar una carta poder simple en la cual se tiene que anexar copia fotostática de su credencial de elector o pasaporte tanto del interesado como del apoderado.
4. Todos los cheques que no han sido cobrados y que exceden de trece meses a partir de
la fecha de emisión ya no procede su reposición. 6.4.2.5 Cheques Extraviados. 1. Para reportar un cheque extraviado, se tiene que dar aviso al Departamento de
Tesorería, ya que es esta instancia la única facultada para tramitar la suspensión temporal o definitiva para el pago de un cheque.
2. La reposición de un cheque extraviado únicamente procederá cuando el personal de Tesorería haya revisado que éste no ha sido cobrado, verificándose detalladamente en los estados de cuenta bancarios.