procedimiento de consignaciones -...

Fecha: 1/06/06

Procedimiento de: Consignaciones Revisión No. 00

Secretaría de Difusión CulturalDirección de Divulgación CulturalUnidad de Comercialización y Distribución Editorial

Universidad Autónoma del Estado de México

Sistema de Gestión de la Calidad1/7

C O N T E N I D O

1. Propósito

2. Alcance

3. Responsabilidad y autoridad

4. Normatividad aplicable

5. Políticas

6. Diagrama de bloque del procedimiento

7. Glosario

8. Anexos (formatos y registros)

Fecha: 1/06/06





1. PropósitoEstablecer los lineamientos para la venta de libros y publicaciones periódicas que forman parte delfondo editorial de la Universidad Autónoma del Estado de México, a través de la modalidad enconsignación.

2. AlcanceEste procedimiento debe ser aplicado por la Direccion de Divulgacion Cultural y por la Unidad deComercializacion y Distribución Editorial para la venta de libros y publicaciones periodicas editadospor la U.A.E.M. en librerías externas a la institucion y con distribuidores.

3. Responsabilidad y autoridad:

Director de Divulgación Cultural:Responsabilidad Autoridad

Consolidar la producción y divulgación científica,cultural y artística de la institución en el ámbitonacional e internacional, a través del fondo editorialuniversitario. Cumpliendo con el manual de calidad:establecer, definir y controlar los procesos deoperación de la UCyDE. Mejorar las condiciones deinfraestructura e instalaciones a través de la gestónante las instancias correspondientes. Establcer laspoliticas de descuentos, minimos y maximos paraventa por consignación. Gestionar los recursospara garantizar la operación del procedimiento

Autorizar los documentos del procedimiento,autorizar la distribucion por consignacion alibrerias externas y/o distribuidores

Coordinador de la Unidad de Comercialización y Distribución Editorial:Responsabilidad Autoridad

Coordinar, planear y dirigir las actividades de ventaen general de los libros y publicaciones periódicaseditados a través del programa editorial y/o ladirección de promoción y difusión de lainvestigación, en la modalidad de consignación alibrerias externas y distribuidores.Cumpliendo con el manual de calidad: establecer,definir y controlar los procesos de operación de launidad. Mantener informada a la Dirección deDivulgación Cultural acerca de los resultados,logros y cumplimineto de objetivos.

Autorizar los documentos del proceso, registrosde entradas y salidas. La planeacion y busquedade espacios donde se vendera el fondo editorial.Asignar los precios y descuentos de venta de loslibros y publicaciones periodicas en conjunto conla Direccion de Divulgacion Cultural.

Fecha: 1/06/06





Responsable de Ventas:

Responsabilidad AutoridadDesarrollar y dar seguimiento a las actividadesencomendadas para las ventas, informar a lacoordinacion sobre el desempeño, avances ycumplimiento de objetivos

Elaborar los Registros de salida y entrada alalmacen; realizar los cortes de venta alencargado de consignaciones, elaborar las notasde consignacion y los recibos de

Responsable de Consignaciones:Responsabilidad Autoridad

Desarrollar y dar segimiento a las actividadesrelativas a: La busqueda de librerias y distribuidorespara la venta del fondo editorial universitario en lamodalidad de consignacion. Aplicar y asegurar elcumplimiento del Contrato de Venta porconsignacion, mantener a los consignatariosactualizados en cuanto al suministro de novedadeseditoriales. Realizar los cortes trimestrales deconsignaciones informar a la coordinacion sobre eldesempeño, avances y cumplimiento de objetivos

Realizar el listado del material que se selecionarapara distribuir por consiginación. solicitar materialadicional para reposiciones.Establecer comunicación con los distintaslibrerias y distribuidores para evaluar el servicio

Responsable de Almacen:Responsabilidad Autoridad

Dar de alta y baja los movimientos en el almacen,suministrar al encargado de consignaciones, laspublicaciones contenidas en el registro de salida enbuen estado y con las cantidades correctas.informar a la coordinacion sobre el desempeño,avances y cumplimiento de objetivos.

Realizar la revision de las devoluciones dematerial por parte del encargado deconsignaciones

Encargado de Distribucion:Responsabilidad Autoridad

Responsabilidad: Recibir, trasladar y entregar elmaterial a los consignatarios.

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4. Normatividad aplicable

Norma ISO 9001: 2000 Sistema de gestion de la calidad

5. Políticas

1. La Dirección de Divulgación Cultural, la Coordinación de la UCyDE, los responsables deventas, eventos y almacén y todo el personal que participa en la venta de libros, deberándar cumplimiento a este procedimiento.

2. Para asegurarse de la eficaz planificación, operación y control de los procesos se utilizaraeste procedimiento.

3. La venta de libros y publicaciones periódicas será de aquel los editados por la UAEM, asícomo dictaminados y aprobados por el Consejo General Editorial Universitario.

4. Las consignaciones se aplicaran a librerías externas a la U.A.E.M. y con distribuidoreseditoriales, aplicándose para este efecto los lineamientos contenidos en el contrato deventa por consignación.

5. Se realizaran cortes trimestrales de las consignaciones, con la misma periodicidad serealizaran las reposiciones de material y suministro de novedades.

6. Todo movimiento de material deberá ser registrado en los formatos “Registro de Salida”,“Registro de Entrada” para que el responsable de almacén surta el mismo.

7. Para la venta de libros y publicaciones periódicas, en la modalidad de consignación seestablecerán los descuentos sobre el precio de lista de 20 a 65% en consignaciones alibrerías y/o distribuidores. A criterio conjunto de la Dirección de Divulgación cultural y elcoordinador de la UCyDE.

8. Para la entrega de los materiales se deberá evitar que estén sucios, maltratados ydefectuosos poniendo cuidado tanto el responsable de almacén como el encargado deconsignaciones.

9. El responsable de consignaciones deberá reportar semanalmente a la coordinación de laUCyDE las actividades realizadas así como los resultados, con el propósito a su vez deinformar a la Dirección de Divulgación Cultural.

Fecha: 1/06/06





INICIO

No Si

Continua enpaso 5

6. Diagrama de bloque del procedimientoEncargado de Consignaciones Responsable de ventas Responsable de almacén

Registra el material seleccionadoen el formato “Registro de salidas”(0 – 1) archiva para su control.

Turna al responsable de almacénpara suministro y entrega alencargado de la venta en la feria

3

Recibe la solicitud y/o pedido dereposición del material enconsignación.Selecciona el material solicitadoy/o agrega las novedadeseditoriales.

1

Elabora la “Nota de consignación”(0–3) archiva para su control (0),(1) turna copia al responsable deventas, (2) turna copia alresponsable de almacén y entrega(3) al consignatario anexa elcontrato de venta por consignaciónfirmado.

2

Suministra el material de acuerdoal formato “Registro de salidas” (0– 1) archiva para su control.Entrega el material al encargadode consignaciones

4

Recibe el material, verificando enconjunto con el responsable dealmacén los títulos y cantidadescorrectas.Apoyado por el encargado dedistribución, realiza el traslado dematerial al domicilio del solicitante(librería y/o distribuidor),

Entrega el material, y programa lafecha de corte.

5

Cantidadescorrectas?

A

Fecha: 1/06/06





FIN

No

Si

Conecta conpaso 7

Responsable de ventas Responsable de almacen

Realiza el corte de venta con el encargado deconsignaciones, verifica cantidades en devolucióncontra vendidos, determina los importes y registra laventa en el formato “Recibo” (0-1).Deposita en tesorería el importe y archiva para sucontrol.Reporta los resultados de la venta al coordinador dela UCyDE.

7

Recibe del encargado de consignaciones, ladevolución del material que no se vendió y loregistra en el formato “Registro de entradas” (0-1)archiva para su control 0,Turna el documento (1) al responsable de ventas.

6

Solicita al encargado de la venta, cubrir ladiferencia

A

¿Cantidadescorrectas?

Fecha: 1/06/06





7. Glosario

UCyDE: Unidad de Comercialización y Distribución Editorial

Consignación: Poner determinada cantidad de productos editoriales en deposito, señalando ydestinando un rédito por la venta de estos.

Consignatario: El que recibe en deposito los materiales a través de un contrato para que losvenda.

Librería Externa: Punto de comercialización de los productos editoriales operados porparticulares.

Distribuidores: Empresas o personas físicas, encargadas de distribuir productos editorialessegmentando por zonas de venta.

Material (es): Productos editoriales como son libros, revistas, publicaciones periódicas, cuadernosy cuadernillos.

8. Anexos (formatos y registros)

1. Formato “Registro de Salidas”2. Formato “Registro de Entradas”3. Formato “Recibo”4. Formato “Nota de Consignación

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