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Universidad Autónoma del Estado de México

Sistema de Gestión de la Calidad

Procedimiento: Recepción y entrega Revisión No. 02 Secretaría de Docencia Dirección de Infraestructura Académica Departamento de Servicios Técnicos Bibliotecarios

Fecha: 25/10/07

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C O N T E N I D O

1. Propósito

2. Alcance

3. Responsabilidad y autoridad

4. Normatividad aplicable

5. Políticas

6. Diagrama de bloque del procedimiento

7. Glosario

8. Anexos

9. Revisión Histórica.




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1. Propósito

Establecer las políticas y lineamientos para la recepción y entrega de documentos para el proceso técnico y el control bibliográfico.

2. Alcance

Este procedimiento debe ser observado y aplicado por el personal del departamento de Servicios Técnicos Bibliotecarios, y es aplicable a documentos procedentes de Centros de Investigación, Organismos Académicos, Centros Universitarios, Bibliotecas de Área y Planteles de Escuelas Preparatorias y Dependencias de Administración Central, pertenecientes a la UAEM.

3. Responsabilidad y autoridad

Director de Infraestructura Académica: Responsabilidad: Recibir y responder los oficios relacionados con la solicitud y entrega de servicios. Gestionar los recursos necesarios para la operación del proceso. Autoridad: Firmar oficios de entrega de materiales y documentos. Responsable de Departamento de Servicios Técnicos Bibliotecarios Responsabilidad: 1. Planear y organizar las actividades propias del sistema automatizado para las

bibliotecas de la UAEMex (Janium) de acuerdo a plan preestablecido. 1. Planear y organizar las actividades propias del sistema bibliotecario de la

UAEMex 2. Gestionar ante el Director de Infraestructura Académica los recursos materiales

necesarios para el buen desarrollo de las actividades en el departamento. 3. Dirigir y controlar el desarrollo de las actividades propias del departamento 4. Supervisar el desarrollo de las actividades realizadas por el personal del

departamento (catalogador-clasificador) en el sistema automatizado para bibliotecas (Janium)

5. Recibir y entregar el material, previa solicitud, a los coordinadores de las distintas bibliotecas que conforman el sistema bibliotecario

6. Verificar las condiciones físicas del material recibido (de manera general) de las distintas bibliotecas que conforman el sistema bibliotecario

Autoridad: 1. Toma de decisiones para las diferentes situaciones que se presenten en la

catalogación y clasificación 2. Aplicación de políticas de catalogación para los diferentes documentos a

catalogar. 3. Firmar oficios de entrega de materiales y documentos.




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Catalogador-Clasificador Responsabilidad: Catalogar y clasificar material documental. Autoridad: Tener acceso al Sistema Automatizado Janium.

4. Normatividad aplicable Norma ISO 9000:2000 Norma ISO 9001:2000

5. Políticas

Recepción El oficio de solicitud remitido a este Departamento deberá contener:

5.1. Oficio dirigido al Director de Infraestructura Académica firmado por el coordinador de biblioteca (o responsable, según sea el caso) y Vo. Bo. del director, coordinador o titular del organismo académico, señalando el servicio requerido (procesamiento técnico de documentos, bajas, etiquetas con código de barras, solicitud de arreglos por inventario, solicitud de cambio del estado de material). 5.2. Anotar el total de títulos y volúmenes, con listado anexo. Así mismo, enviar el material bibliográfico asignando un número progresivo al material bibliográfico para su verificación contra el anexo. 5.3. Anotar la procedencia de adquisición (compra, donación o canje) 5.4. Cuando sea compra, especificar el recurso por el cual se adquirió el material documental (PIFI 2.0, 3.0 y 3.1, 3.2, 3.3, PIFIEMS, FOMES, PEF, etc.). 5.5. Para la recepción del material bibliográfico, deberá venir con la preparación física (sellado y con tiras magnéticas). Enumerar el material documental con números consecutivos para verificar que coincida con el total de títulos y volúmenes que menciona el oficio de solicitud. 5.6. En el caso de requerir bajas por inventario, pérdida, mutilación, descarte u otro de material bibliográfico, llenar el formato que aparece en el Procedimiento de Descarte y anexarlo al oficio de solicitud. 5.7. Para el caso de solicitudes de modificaciones y/o correcciones del material documental, resultado de un inventario, llenar el formato que aparece en el Procedimiento de Inventario y anexarlo al oficio de solicitud. 5.8. Para el caso de material bibliográfico de Proyectos de Investigación, se recibirá únicamente el Formato de Resguardo de Acervo Bibliográfico que proporciona la S.I. y E.A. Estos son prioridad para su proceso técnico, se enviará copia del material procesado al coordinador de biblioteca; aparecerán en el catálogo en línea con ubicación “Investigación”. Una vez terminado el proyecto, el material documental pasa a formar parte del acervo de la biblioteca del organismo académico.




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5.9. Para el caso de solicitudes de cambio del “Estado” a “En Encuadernación” por reparación del material documental, anexar en el oficio el título y el código de barras. 5.10. Cuando se solicite etiquetas con código de barras, anexar listado únicamente con título de la obra y número de adquisición o en su defecto el Formato de Corrección que aparece en el procedimiento de Inventario. 5.11. No se reciben material documental fotocopiado, engargolados ni publicaciones seriadas. 5.12. Para procesamiento técnico material documental, se va a dar prioridad a proyectos de investigación; Material documental adquirido por compra (Pifi, PEF, etc.), Material adquirido por Donación; Solicitud de etiquetas de código de barras, Solicitud de bajas (Descarte, mutilación, pérdidas) va ser conforme llegue la solicitud al departamento. 5.13. Las solicitudes se registran en la Bitácora de Recepción del Dpto. de Servicios Técnicos Bibliotecarios para su control y a asignación al catalogador. 5.14. El material documental que llega al departamento será resguardado en estantería para bibliotecas, bajo llave, en un lugar seco, con letreros de la biblioteca a la que pertenece para su identificación. En caso de no haber espacio suficiente en estantería, el material será resguardado en cajas de cartón, debidamente rotulados para su identificación. 5.15. En caso de pérdida de alguno de los materiales documentales, el encargado del Dpto. de Servicios Técnicos Bibliotecarios notificará al Director de Infraestructura Académica el cual tomará las medidas pertinentes para la aclaración del hecho ante las autoridades correspondientes.

Entrega 1. Para entrega del material, presentar copia de acuse del oficio de solicitud o

formato de resguardo de acervo bibliográfico (investigación). 2. Entrega del material bibliográfico sellado, con sus etiquetas y código de

barra correspondientes. 3. Para entrega de material documental de proyectos de investigación

(Resguardos Bibliográficos), se entregará una copia del oficio con listado anexo al coordinador (responsable, encargado) de biblioteca.

4. Para el caso de entrega de material documental con faltantes con respecto a

la solicitud, explicar al coordinador (responsable, encargado) de biblioteca el motivo por el cual se detuvieron ciertos materiales, que puede ser: catalogación compleja (debido al soporte del material), idioma del material (japonés, chino, entre otros).




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5. El coordinador (responsable, encargado) de biblioteca deberá verificar que el material documental entregado esté completo antes de ser embalado por el personal del departamento.

6. El material documental se mueve en carros transportadores metálicos a la

estantería, después es almacenado en cajas de cartón, teniendo cuidado con materiales frágiles; los cds, dvds, videocasetes, se embalan en cajas separadas de los libros para no ocasionar rupturas, estas cajas se rotulan señalando que es material frágil para su manipulación.

6. Diagrama de bloque del procedimiento




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Catalogador/

Clasificador

Responsable de

Procesos Técnicos

Director de Infraestructura

AcadémicaUsuario

Si

Entrega material,

solicitud y anexo al

catalogador/clasificador

Hace la aclaración

y modifica la

solicitud y anexo,

en caso necesario

Recibe solicitud y

anexo y los envía al

Departamento de

Procesos Técnicos.

2

Recibe el material

documental, oficio y

anexos.

1

3

Recibe solicitud, anexo y

material documental.

Verifica el material contra

listado anexo y registra oficio

en la bitácora de recepción y

da fecha de entrega.

¿El material

coincide con el

anexo?

Inicio

Elabora oficio de solicitud y

anexo dirigido a la D.I.A,

señalando el servicio

requerido (procesamiento

técnico de documentos,

bajas, etiquetas de código

de barra, arreglos por

inventario).

Envía solicitud a la D.I.A.

firmado por el titular del

organismo académico y el

material documental al

Departamento de Procesos

Técnicos

7

Recibe el material,

indicando las

diferencias en el oficio

y lo comunica al

solicitante.

No

6

5

8

9

Continua el

procedimiento de

catalogación y

clasificación de

materiales

documentales

Entrega material

documental, oficio y

anexo al Responsable

de Servicios Técnicos

Bibliotecarios

Solicita al Director de

Infraestructura

Académica la

elaboración de oficio

de entrega de material

documental y la

entrega al solicitante

Elabora oficio dirigido al titular

del espacio académico,

mediante el cual se entrega el

material procesado o servicio

requerido.

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12

Recibe oficio de

entrega de los

servicios solicitados

y, en su caso,

material documental

Si la solicitud no incluye

material documental, solo

envía oficio y anexos al

catalogador / clasificador y

registra el oficio en bitácora .

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Fin del

procedimiento

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10

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7. Glosario PIFI. Programa Integral de Fortalecimiento Institucional. PIFOP. Programas Integrales de Fortalecimiento del Posgrado. FOMES. Fondo para la Modernización de la Educación Superior. S.I. y E.A. Secretaría de Investigación y Estudios Avanzados. JANIUM. Sistema de automatización para bibliotecas utilizado en la UAEMex. UAEMex. Universidad Autónoma del Estado de México. D.S.T.B. Departamento de Servicios Técnicos Bibliotecarios 8. Anexos Solicitud de proceso técnico por compra. Solicitud de proceso técnico por donación. Solicitud de proceso técnico por canje. Solicitud de proceso técnico por Descarte. Solicitud de proceso técnico para modificaciones por inventario. Solicitud de etiquetas de código de barras.




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Oficio No. _________

Toluca, México a ___ de _____________ de ______ (Director en turno) DIRECTOR DE INFRAESTRUCTURA ACADÉMICA UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DEL ESTADO DE MÉXICO P R E S E N T E

Por medio del presente, me permito enviar a usted ____ títulos en______ volúmenes, los cuales fueron adquiridos por ___________, con recursos __________, con el fin de que se les realice el proceso técnico correspondiente. Se anexa relación de títulos de los libros.

Sin otro particular, le reitero las seguridades de mi más alta y distinguida

consideración.

________________________ ____________________ (coord. o responsable biblioteca) (Vo. Bo. Director)




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Por medio del presente, me permito enviar a usted ____ títulos en ______ volúmenes, los cuales fueron adquiridos por Canje, con el fin de que se les realice el proceso técnico correspondiente. Se anexa relación de títulos de los libros.


consideración. _______________________________ _______________________ (coord. o responsable biblioteca) (Vo. Bo. Director)




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10/14



Por medio del presente, me permito enviar a usted ____ títulos en ______ volúmenes, los cuales fueron adquiridos por Donación, con el fin de que se les realice el proceso técnico correspondiente. Se anexa relación de títulos de los libros.


consideración. _____________________________ _____________________ (coord. o responsable biblioteca) (Vo. Bo. Director)




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Por medio del presente, me permito enviar a usted ____ títulos en ______ volúmenes, los cuales fueron Descartados del acervo por (descarte, mal estado, pérdida, etc.) con el fin de que se les realice la baja correspondiente. Se anexa relación de títulos de los libros.


consideración. ____________________________ (Director)




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12/14



Por medio del presente, me permito enviar a usted ____ títulos en ______ volúmenes, los cuales fueron detectados con error, resultado del inventario, para que se realice la corrección correspondiente. Se anexa relación de títulos de los libros.


consideración. ____________________________ ______________________ (coord. o responsable biblioteca) (Vo. Bo. Director)




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Por medio del presente, me permito enviar a usted ____ números de adquisición y/o código de barras para la elaboración de etiquetas de lomo correspondiente. Se anexa relación números.


consideración. ____________________________ _______________________ (coord. o responsable biblioteca) (Vo. Bo. Director)




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9. Revisión Histórica.

Número de revisión

Fecha de revisión

Revisó Reaprobado (Puesto)

Descripción del cambio

01 16/03/07 Coordinación del SGC

Dirección de DODA

Se quitó el nombre del director que decía Jorge Cabrera Bohórquez por “director en turno” en los ejemplos de solicitudes. También se agregó la palabra “en” en lugar de “y” en la frase de títulos y volúmenes de los ejemplos de solicitudes

02 25/10/07 Coordinación del SGC

Dirección de DODA

Se modificó el punto 5.12, se agregó el 5.13 y se modificaron ciertas políticas asi como las tablas TEP, TOC, TRS, TSNC.

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