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UNIDADES TECNOLÓGICAS DE SANTANDER

ACTUALIZACIÓN DEL MODELO ESTÁNDAR DE

CONTROL INTERNO

DECRETO LEY 943 DE MAYO 21 DE 2014

OFICINA DE PLANEACIÓN SOPORTE AL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD

2014

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PRESENTACIÓN Desde la formulación de su misión y visión, la institución ha orientado sus esfuerzos hacia la consolidación de sus campos de acción académica y al crecimiento de una infraestructura acorde a los requerimientos del desarrollo institucional, respondiendo a las necesidades de educación de nuestra sociedad y convirtiéndose en un factor de equidad y de formación de tecnólogos competentes para generar soluciones a los problemas de la región y del país. El Modelo Estándar de Control Interno es complementario del Sistema de Gestión de Calidad y unidos buscan la materialización de los principios de la función pública en las instituciones del Estado, se orientan a la satisfacción de las necesidades de los ciudadanos que requieren de su presencia y atención, buscan en todo momento racionalizar la utilización de los recursos con un claro enfoque a causar un impacto positivo en los ciudadanos en general, a la vez que permitan identificar el aporte y beneficio social que generan. El Modelo Estándar de Control Interno en las Unidades Tecnológicas de Santander aplica los parámetros definidos en el Manual Técnico del MECI 2014 y se articula con la Norma Técnica de Calidad NTCGP 1000:2009, se constituye en guía de consulta obligada para la labor de los integrantes del equipo directivo, los servidores públicos en general y los auditores internos; este documento facilita el establecimiento de acciones de control que garanticen el desarrollo de procesos estructurados, generación de información fidedigna y la preservación de bienes y activos. El Manual permite la estandarización del conocimiento de la operación de la institución y un lenguaje común alrededor de ella, convirtiéndose en un instrumento guía de la acción individual y colectiva de la Institución, fomentando el control y la autorregulación. Este documento cuenta el proceso seguido por la Institución desde la implementación del MECI 1000:2005 hasta el proceso de actualización establecido en el DECRETO LEY 943 DE MAYO 21 DE 2014. Sirve de referente para que los procesos de la Institución, inmersos dentro de los diferentes asuntos identificados y definidos en el modelo, utilicen sus herramientas de control que articuladas a los instrumentos del sistema de gestión de la calidad, le procurarán un mejor funcionamiento de sus actividades, difundidas a todos aquellos que se consideran partes interesadas de la Institución, y a la comunidad en general, con el fin de lograr los objetivos organizaciones.

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Con esta herramienta se quiere contribuir en la gestión del día a día en el que hacer de la Institución, así mismo fortalecer el esquema del conocimiento institucional que se construye sobre la difusión del saber y saber hacer de los servidores públicos, orienta a la práctica del mejoramiento continuo de los procesos, planteado por la Norma Técnica de Calidad NTC GP 1000:2009 y el Modelo Estándar de Control Interno. Se requiere que sea de conocimiento público ya que en primer lugar es una fuente de consulta de personas interesadas en el tema, y en segundo término posibilita la participación de todos los niveles de la Institución en la presentación de recomendaciones para actualizar este sistema institucional y la estructura del Sistema de Control Interno. Como apoyo del presente material se indexa a las partes originales que generan la información actualizada, según necesidad del usuario consultor.

Oficina de Planeación UTS

El éxito no se logra sólo con

cualidades especiales. Es sobre todo

un trabajo de constancia, de método

y de organización.

J.P. Sergent

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CAPITULO I

DEFINICIÓN DEL CONTEXTO Y PARÁMETROS GENERALES En este capítulo se presentan los aspectos normativos e institucionales que se deben considerar en forma general y los parámetros básicos para la operación del Sistema de Control Interno de las Unidades Tecnológicas de Santander.

OBJETIVOS

General

Establecer los parámetros para actualizar el Modelo Estándar de Control Interno en las Unidades Tecnológicas Santander.

Específicos

Establecer un mecanismo escrito como herramienta de consulta sobre conceptos, definiciones, procesos, fases y técnicas para el funcionamiento del Modelo Estándar de Control Interno 2014

Implantar la Guía Básica de Actualización del Sistema de Control Interno bajo el modelo MECI 2014, como un instrumento orientado a facilitar, asegurar y mejorar la labor diaria en las diferentes áreas Estratégicas, Misionales y de Apoyo para realizar su trabajo con mayor efectividad.

Documentar el proceso que ha llevado las Unidades Tecnológicas de Santander desde la implementación del MECI 1000:2005 hasta la actualización 2014.

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IDENTIDAD INSTITUCIONAL

Presentación

Las Unidades Tecnológicas de Santander – UTS son una institución pública de educación superior, descentralizada del orden departamental. Fue creada por la Asamblea Departamental mediante Ordenanza No 90 del 23 de diciembre de 1963 con autonomía administrativa y patrimonial. Visión Las UTS será una Institución universitaria, acreditada y reconocida por la calidad en la formación de ciudadanos de bien, que contribuirán al desarrollo social, económico, científico, tecnológico, ambiental y cultural de la sociedad. Misión Somos una Institución pública de educación superior del orden departamental, dedicada a la formación de profesionales, con actitud crítica, ética, creativa e innovadora, soportada en procesos académicos de calidad, generación de conocimiento, desarrollo tecnológico y movilidad de actores académicos, apoyados en modelos de gestión administrativa y financiera efectivos para contribuir al desarrollo humano sostenible de su entorno regional, nacional e internacional. Política de Calidad Las Unidades Tecnológicas de Santander están comprometidas con la excelencia académica en la formación de tecnólogos y profesionales en el campo de las Ciencias Socioeconómicas y Empresariales y las Ciencias Naturales e Ingenierías, centrada en la calidad de la docencia, con procesos de autoevaluación y autorregulación, mejorando continuamente la infraestructura y el Sistema Integrado de Gestión al servicio del estudiante. Principios Los valores son el reflejo del comportamiento humano basado en los principios. Los principios, son normas o ideas fundamentales que rigen el pensamiento o la conducta de los integrantes de un grupo humano., y en suma se busca que todos los miembros de la organización internalicen y vivan en armonía. Bioética: El ideal y la dignidad de la persona han sido esenciales en la construcción de un nuevo paradigma para la sociedad contemporánea. La bioética, como una nueva ética, como un esfuerzo de establecer el diálogo entre la ética (ethike) y la vida (BIOS).

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Trata una amplia gama de cuestiones relativas a las personas, en forma individual en campos que van desde la ontología de la persona, la dignidad humana y la calidad de vida y el mantenimiento de los soportes vitales, como lo social, la vida del hombre en las sociedad/es actual/es. Responsabilidad social. En cumplimiento del mandato Constitucional, y por su carácter de entidad pública, el eje principal del accionar institucional es la responsabilidad social frente a los sectores vulnerables de la sociedad. Pluridiversidad. Las UTS promueven la libertad de enseñanza, la investigación y la difusión del pensamiento en un ambiente de pluralismo ideológico y diversidad cultural que haga posible la crítica y el debate públicos. Los procesos de generación y circulación del conocimiento se deben dar dentro de una pluralidad de paradigmas, métodos y estilos de representación de la ciencia, coherentes con la naturaleza del proceso de construcción del conocimiento en cada disciplina. Equidad. Las UTS promueven el respeto y prevalencia del interés público sobre el particular y la defensa de la igualdad de oportunidades. Reafirma como valores corporativos la justicia, el amor a la patria, el respeto a la diversidad étnica y cultural, el ejercicio de la democracia y la tolerancia. Excelencia académica. Las UTS se comprometen en la búsqueda de niveles de excelencia para obtener logros cada vez mayores en procesos académicos de calidad y con pertinencia social.

EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

Definición

El Control Interno “Es un sistema integrado por el esquema de la organización y el conjunto de planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por la Institucióni. Las Unidades Tecnológicas de Santander acoge este concepto en el acuerdo No 01-029 de diciembre 23 de 1996, creando la Oficina de Control Interno, según lo señalado en la Ley: “…se entiende por Control Interno, el Sistema integrado por el esquema de organización y el conjunto de planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una Institución, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos previstos.”

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Así, el Control Interno es un proceso interrelacionado, por un conjunto de elementos diseñados por la alta dirección y los servidores públicos, cuyo fin es proporcionar seguridad razonable en el cumplimiento de los objetivos de la Institución. Principios y fundamentos

Las Unidades Tecnológicas de Santander consideran los siguientes principios en el ejercicio del Control Interno, según Resolución No 02-251 de octubre 24 de 2005, mediante la cual se adoptó el MECI en las Unidades Tecnológicas de Santander. Artículo 3. PRINCIPIOS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO. Atendiendo los principios constitucionales y legales, la adopción e implementación del Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005 se enmarca, integra y complementa en los principios del Sistema de Control Interno, que a continuación se establecen:

a. De Autocontrol: Es la capacidad que ostenta cada servidor público para controlar su trabajo, detectar desviaciones y efectuar correctivos para el adecuado cumplimiento de los resultados que se esperan en el ejercicio de su función, de tal manera que la ejecución de los procesos, actividades y/o tareas bajo su responsabilidad, se desarrollen con fundamento en los principios establecidos en la Constitución Política. b. De Autorregulación: Es la capacidad institucional para aplicar de manera participativa al interior de la Institución, los métodos y procedimientos establecidos en la normatividad, que permitan el desarrollo e implementación del Sistema de Control Interno bajo un entorno de integridad, eficiencia, eficacia y transparencia en la actuación pública. c. De Autogestión: Es la capacidad institucional de la Institución para interpretar, desarrollar, coordinar, aplicar y evaluar de manera efectiva, eficiente y eficaz la función legal y administrativa que le ha sido asignada por la Constitución, la Ley y sus Reglamentos.” Artículo 4. OBJETIVOS ESPECÍFICOS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO.

Objetivos de Control de Cumplimiento. Los objetivos de control de cumplimiento de la función administrativa de las Unidades Tecnológicas de Santander los siguientes: a) Mejorar las acciones que permiten a las Unidades Tecnológicas de Santander garantizar el cumplimiento de las funciones a su cargo, con base en el marco legal que le es aplicable. b) Determinar el marco legal aplicable a la Institución, con base en el principio de autorregulación.

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c) Asegurar los procedimientos de verificación y evaluación que garantizan el cumplimiento del marco legal aplicable.

Objetivos de Control Estratégico. Los objetivos de Control Estratégico de las Unidades Tecnológicas de Santander son los siguientes: a) Crear conciencia en todos los servidores públicos de la Institución sobre la importancia del Control, mediante la generación y mantenimiento de un entorno favorable que permita la aplicación de los principios del Modelo Estándar de Control Interno.

b) Asegurar los procedimientos que permiten el diseño y desarrollo organizacional de la Institución de acuerdo con su naturaleza, características y propósitos que le son inherentes. c) Asegurar los procedimientos necesarios, que permiten a las Unidades Tecnológicas de Santander cumplir la misión para la cual fue creada y proteger los recursos que se encuentren bajo su custodia, buscando administrar en forma diligente los posibles riesgos que se pueden generar.

Objetivos de Control de Ejecución. a) Mantener los procedimientos de prevención, detección y corrección que permiten prestar las funciones, operaciones y actividades institucionales en armonía con los principios de eficacia, eficiencia. b) Velar porque todas las actividades y recursos de la Institución estén dirigidos hacia el cumplimiento de su misión. c) Asegurar los procedimientos, que garantizan la generación y registro de información oportuna y confiable necesaria para la toma de decisiones, el cumplimiento de la Misión y la Rendición de Cuentas a la Comunidad. d) Mantener los procedimientos que permiten llevar a cabo una efectiva comunicación interna y externa para dar a conocer la información que genera Las Unidades Tecnológicas de Santander de manera transparente, oportuna y veraz, garantizando que su operación se ejecute adecuada y convenientemente. Objetivos de Control de Evaluación.

a) Garantizar la existencia de los mecanismos y procedimientos que permiten en tiempo real, realizar seguimiento a la gestión de la Institución por parte de los diferentes niveles de autoridad y responsabilidad, permitiendo acciones oportunas de corrección y de mejoramiento.

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b) Mejorar los procedimientos de verificación y evaluación permanentes del Control Interno. c) Garantizar la existencia de la función de Evaluación Independiente de la Oficina de Control Interno sobre las Unidades Tecnológicas de Santander, como mecanismo de verificación a la efectividad del Control Interno.

d) Propiciar el mejoramiento continuo del control y de la gestión de la Institución, así como de su capacidad para responder efectivamente a los diferentes grupos de interés. e) Asegurar los procedimientos que permiten integrar las observaciones de los Órganos de Control Fiscal, a los planes de mejoramiento establecidos por la Institución.

Objetivos de Control de Información. Los objetivos de Control a la Información de las Unidades Tecnológicas de Santander son los siguientes: a) Asegurar los procedimientos necesarios para garantizar la generación de información

veraz y oportuna. b) Establecer los procedimientos que permitan la generación de información que por

mandato legal, le corresponde suministrar a las Unidades Tecnológicas de Santander a otros Órganos de Control externo.

c) Garantizar la publicidad de la información que se genere al interior de la

Institución. d) Garantizar el suministro de información veraz y oportuna para el proceso de

Rendición de Cuentas Públicas1.

La gestión por resultados es el mejor

incentivo para que el funcionario

sea más competitivo, eficiente, eficaz

y ético. Pero no solamente hay

beneficios personales, sino como

resultado de ello, la Institución

logrará sus objetivos en los plazos

establecidos; será más competitiva,

y será una institución moderna que

cumpla con los estándares

Internacionales de desarrollo social.

1 Decreto 464 de 2006.

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Marco Normativo Las principales normas que enmarcan la operación del Control Interno en Colombia y los actos administrativos internos son los siguientes: Artículos Constitución Política 209-269 Ley 87 de 1993.

Decreto 1826 de 1994 Decreto 2145 de 1999 Decreto 2539 de 2000, por el cual se modifica parcialmente el Decreto 2145 de noviembre 4 de 1999 Decreto 1537 de 2001, por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 87 de 1993 Directiva Presidencial 01 de 1997 Directiva Presidencial 02 de 1994, orienta el proceso de diseño y montaje de los sistemas de control interno Directiva Presidencial 09 de 1999 Decreto 1599 de 2005, por el cual se adopta el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado Colombiano. Anexo MECI 1000:2005 v: 1 y Anexo MECI 1000:2005 v: 2 Que mediante el Decreto 4110 de 2004 se adoptó la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2004. Por medio del Decreto 4485 DE 2009 se adopta la actualización de la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública, versión 2009.

Decreto 943 de 2014 – Manual Técnico del Modelo Estándar de Control Interno MECI 2014 En relación con la regulación interna se definen la siguiente: Resolución No 02-251 de octubre 24 de 2005, por medio del cual se adopta el Modelo Estándar de Control Interno MECI 1000:2005, en las Unidades Tecnológicas de Santander.

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EL MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO La Resolución No 02-251 Octubre 24 de 2005, suscrita por el Rector de las Unidades Tecnológicas de Santander, adopta el Modelo Estándar de Control Interno, cuya estructura de control es la siguiente: “Artículo 5. ESTRUCTURA DE CONTROL. Con base en los Artículos 3º y 4º de la Ley 87 de 1993, a fin de permitir el cumplimiento de los anteriores objetivos se hace necesario articular los diferentes métodos y procedimientos de prevención, corrección y evaluación de la operación de las Unidades Tecnológicas de Santander, Configurándose para este fin los Subsistemas, Componentes y Elementos que Interrelacionados bajo un enfoque sistémico, generan una Estructura de Control para garantizar el cumplimiento de los objetivos de la Institución, así: Se debe considerar además que para el logro de los objetivos del control, este se realizará sobre documentos, bienes, actividades, responsables, informes y objetivos de la organización, en concordancia con los siguientes principios establecidos en: las leyes 42 y 87 de 1993: Legalidad, Control económico financiero, Universalidad, Calidad de la información, Calidad del control, Responsabilidad y Valoración de Costos Ambientales. El Sistema de Control Interno público está orientado y se fundamenta simultáneamente en los principios de la función administrativa establecidos en el Artículo 209 de la Constitución Nacional así: Igualdad, Imparcialidad, Moralidad, Eficiencia, Eficacia, Economía, Equidad, Celeridad y Publicidad En la organización del estado, se ha establecido niveles de gestión, a los cuales se asigna la ejecución de determinadas funciones de servicio público y fuentes de recursos para ser optimizados en el cumplimiento de su misión, a través de la aplicación de los siguientes principios: Coordinación, Concurrencia, Complementariedad y Subsidiaridad.

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CAPITULO II

ACTUALIZACIÓN DEL MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO 2014 ANTECEDENTES

La calidad siempre ha estado presente en los ideales y compromisos de las Unidades Tecnológicas de Santander como formadora de los ciudadanos que el país necesita para su progreso. En ésta búsqueda constante por el mejoramiento y el buen servicio, el CONTROL es pilar fundamental de la gestión para el efectivo logro de sus objetivos y proyectos; en la medida que sea aplicable en cada una de las actividades realizadas por sus integrantes, se alcanzará la excelencia en lo académico y en todos los productos generados de la misión institucional.

Las UTS iniciaron la implementación del sistema de gestión de la calidad en el año 2005 con la aplicación de la Norma Técnica de calidad ISO 9001: 2000, lográndose certificar el 22 de diciembre de 2006 en sus procesos de Planeación, Seguimiento y Control de los planes institucionales y Admisiones y Matriculas. Este proceso lo adelantó bajo la asesoría contratada a la Firma Consultora CONCALIDAD quien acompañó a la Institución desde su implementación hasta la certificación por parte de ICONTEC.

A partir del 2009, la Institución realizó la actualización de su certificación en la Norma Técnica de Calidad NTC 9001: 2008, lo cual le facilitó el transito del Sistema de Gestión de la Calidad a la aplicación de la NTCGP 1000:2004 que rige de obligatorio cumplimiento a las instituciones del sector público en Colombia.

Con éste propósito, las UTS trabajaron con constancia hasta lograr el 21 de enero 2009, la certificación del Sistema de Gestión de la Calidad en la NTC GP 1000: 2004.

Con la asesoría técnica de la Firma ALTHVIZ CONSULTORES y la trayectoria institucional en la aplicación de las normas de calidad, se le facilitó el camino a las UTS para la implementación del Modelo Estándar de Control Interno en el año 2008. Cuando era perentorio el plazo (8 de diciembre de 2008, Decreto 2913 de 2007, Sistema de Gestión de la Calidad Ley 872 de 2003 y Decreto 4110 de 2004) para contar con los 75 productos mínimos del MECI 2004, las UTS ya tenían toda la fase de implementación terminada en el 97% y el Sistema Integrado de Gestión (NTCGP 1000:2004 – MECI y SIPLA) funcionando a cabalidad. Por lo anterior, el sistema de gestión de la calidad de las UTS fue recertificado el 17 de marzo del 2010 hasta enero de 2012.

Ver cuadro siguiente:

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MODELO DE CONTROL INTERNO

ELEMENTO %

COMPONENTE

%

SUBSISTEMA

s %

SUBSISTEMA CONTROL ESTRATÉGICO

AMBIENTE DE CONTROL

ACUERDO COMPROMISOS O PROTOCOLOS ÉTICOS 100% 100%

100%

DESARROLLO DEL TALENTO HUMANO 100%

ESTILO DE DIRECCIÓN 100%

DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO

PLANES Y PROGRAMAS 100% 100% MODELO DE OPERACIÓN POR PROCESOS 100%

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL 100%

ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO

CONTEXTO ESTRATÉGICO 100%

100% IDENTIFICACIÓN DEL RIESGO 100%

ANÁLISIS DEL RIESGO 100%

VALORACIÓN DEL RIESGO 100%

POLÍTICAS ADMINISTRACIÓN DEL RIESGO 100%

CONTROL DE GESTIÓN

ACTIVIDADES DE CONTROL

POLÍTICAS DE OPERACIÓN 100%

98%

90%

PROCEDIMIENTOS 100%

CONTROLES 100%

INDICADORES 100%

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 90%

INFORMACIÓN

INFORMACIÓN PRIMARIA 100% 93% INFORMACIÓN SECUNDARIA 100%

SISTEMA DE INFORMACIÓN 80%

COMUNICACIÓN PUBLICA

COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL 80% 78% COMUNICACIÓN INFORMATIVA 80%

MEDIOS DE COMUNICACIÓN 75%

CONTROL DE EVALUACIÓN

AUTOEVALUACIÓN

AUTOEVALUACIÓN DE CONTROL 100% 100%

100%

AUTOEVALUACIÓN DE GESTIÓN 100%

AUTOEVALUACIÓN INDEPENDIENTE

EVALUACIÓN INDEPENDIENTE AL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

100% 100%

AUDITORIA INTERNA 100%

PLANES DE MEJORAMIENTO

PLAN DE MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL 100% 100% PLAN DE MEJORAMIENTO POR PROCESOS 100%

PLAN DE MEJORAMIENTO INDIVIDUAL 100%

PORCENTAJE GLOBAL DE IMPLEMENTACIÓN DEL MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL

INTERNO A DICIEMBRE 8 2008

97 %

96 %

97 %

La ruta tomada por la Institución hasta ese momento, le significó importantes logros en la evaluación anual realizada por el Departamento Administrativo de la Función Pública DAFP al obtener calificaciones superiores al 95% y ser considerado modelo de réplica para el sistema. Razón por la cual, la Institución fue consultada por diferentes entidades del sector público para implementar sistemas de gestión de la calidad y MECI; verbigracia, la Asamblea Departamental de Santander, Colegio Aurelio Martínez Mutis entre otros.

Entrada la Institución de lleno en el proceso de Acreditación de Alta Calidad ante el CNA, se consideró prioritario para la Institución concentrar todos los esfuerzos en esa dirección; por lo tanto, se le manifestó voluntariamente al ente certificador (ICONTEC) la decisión institucional de no continuar con el proceso de certificación del Sistema de calidad, mediante comunicación de fecha octubre 3 de 2011 emitida por el Dr. Alfredo Reyes Serpa – Vicerrector, lo cual se ha mantenido hasta la fecha.

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Ser una de las entidades exitosas a escala nacional, al obtener en el 2004 los Diplomas de “Reconocimiento a su especial relevancia ejemplo y capacidad de réplica” y la inscripción en el Banco de Éxitos de la administración pública, continuando inscrita su experiencia a la fecha, demuestran que las Unidades Tecnológicas de Santander han logrado sustentar su modelo de gestión en el tiempo y la posición que tienen en el medio educativo.

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RESULTADOS Y ESTADO ACTUAL DEL MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO

Las Unidades Tecnológicas de Santander presentan anualmente la evaluación del MECI que realiza el Departamento Administrativo de la Función Pública a todas las entidades del sector público, como consta en el siguiente certificado:

El resultado de la última evaluación del MECI presentada fue la siguiente:

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TRANSICIÓN PARA LA ACTUALIZACIÓN DEL MODELO ESTÁNDAR DE CONTROL INTERNO

Al entrar en vigencia el Decreto 943 de 2014 – Manual Técnico del Modelo Estándar de Control Interno MECI 2014, las UTS iniciaron la preparación de las fases de fortalecimiento del Modelo, teniendo en cuenta que, la Institución ha realizado un correcto proceso de implementación del MECI desde el año 2008.

Para ello, la Representante de la Dirección se documentó sobre el nuevo proceso en diferentes capacitaciones y talleres prácticos sobre la actualización del MECI 2014, con el fin de replicarlo al Equipo MECI UTS e iniciar la implementación del mismo en la Institución.

A partir del mes de junio de 2014 inicia formalmente el desarrollo de las cinco fases de fortalecimiento del MECI en las UTS:

1. Fase de conocimiento: Con el fin de comprender los cambios y la intensión de la nueva norma, se realizó una lectura completa y profunda del Manual Técnico por parte de los integrantes del Comité Operativo MECI a quienes se les envió, el 11 de julio de 2014 a sus correos electrónicos, la información por parte de la Oficina de Planeación.

Posteriormente, se realizó una primera reunión del Comité, el 17 de julio de 2014 según acta No 02-2014, en la cual consta que se expusieron los nuevos conceptos, roles, responsabilidades, fases y términos para la actualización del MECI.

Durante la misma reunión, se realizó un taller práctico que preparó la Oficina de Planeación para afianzar los conceptos del Comité Operativo MECI; una vez desarrollado el taller por cada uno de los integrantes del Comité, se organizó la programación de la fase de conocimiento al interior de la Institución con la réplica del taller por cada dependencia. Para ello se dividió el Comité en dos grupos:

El primer grupo se encargaría de visitar cada una de las dependencias comunicando el proceso de actualización del MECI, para ello, la Rectoría envió una circular con fecha 28 de julio a todo el personal formalizando la visita del Comité Operativo MECI a sus oficinas. En cada visita, los integrantes de este grupo evidenciaron la socialización del MECI, con un registro que fue firmado por los diferentes líderes designados en cada dependencia para el desarrollo del taller con todas las personas a cargo. En la página WEB institucional www.uts.edu.co, se creó una ventana en la cual se publicaron los documentos de la actualización y el taller para que todos se documentaran del nuevo proceso (la actividad inició el 23 de julio y terminó el 8 de agosto de 2014) con la entrega del taller diligenciado por todas las dependencias.

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El segundo grupo se conformó para la revisión de todos los talleres entregados por las dependencias y en caso de encontrarse errores en su desarrollo, debían realizar la retroalimentación con la dependencia que lo necesitara para elaborarlo correctamente. Esta labor se desarrolló entre el 11 de agosto al 22 de agosto de 2014 quedando archivados todos los documentos en una carpeta que se conserva en la Oficina de Planeación.

Con el anterior ejercicio se garantizó la divulgación del MECI 2014 en toda la Institución y la interiorización del nuevo proceso en todas las personas que forman parte de las dependencias de las UTS.

2. Fase de Diagnóstico: La Representante de la Dirección y su profesional a cargo

lideró esta fase al interior de la Institución, tomando como referencia la documentación existente del MECI y comparándola con la requerida en el Manual Técnico MECI 2014. Se documentó el diagnóstico en una matriz en la cual se evaluó el estado de cada uno de los elementos y productos mínimos del MECI.

Resultado de este diagnóstico se concluyó, que el 93.2% de los productos mínimos exigidos en la actualización existen, están documentados y evidenciados en la información institucional. Se requiere adelantar la documentación para el elemento de Autoevaluación Institucional que se ha venido trabajando desde la Oficina de Autoevaluación y calidad; para tal efecto, se compartió este resultado con el Jefe de ésta oficina para incorporar sus documentos al Modelo. La Oficina de Control Interno realizó la evaluación y revisión al cumplimiento de esta fase.

3. Fase de Planeación de la actualización:

En la fase de Planeación, la Representante de la Dirección y el equipo operativo MECI elaboraron un listado de las actividades que deben realizarse para la actualización, sus responsables y fechas de cumplimiento debidamente firmado por el Rector, los integrantes del Equipo MECI y Representante de la Dirección. En reunión del Comité de Control Interno y Gestión de Calidad realizada el 1º de octubre de 2014 (Acta No 05-2014) se informó sobre el avance del proceso de actualización del MECI 2014 y el desarrollo de las fases que continúan hasta diciembre próximo. El Comité conoció y aprobó el Plan de Actualización del MECI, el cual se adjuntó al Acta de la reunión. A propósito del informe presentado al Comité, se aprobó la designación de un nuevo Representante de la Dirección, lo cual quedó formalizado mediante Resolución No 02-997 de octubre 2 de 2014.

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4. Fase de Ejecución y Seguimiento

Para el cumplimiento de ésta fase se llevó a cabo el desarrollo del Plan de Actualización aprobado en la fase anterior por cada uno de los responsables señalados en el cronograma de actividades. El seguimiento a las actividades planeadas se realizó por parte de la Representante de la Dirección, mediante un cuadro de indicadores por semáforos describiendo las actividades cumplidas y verificadas a la fecha, lo cual se presentó al Comité Operativo MECI y Comité de Control Interno y Gestión de Calidad, quedando documentado en actas de reunión.

5. Fase de Cierre

El Representante de la Dirección convocó a reunión al Comité Operativo MECI para dar a conocer los resultados finales de la actualización y los productos realizados, con el fin de compararlos con el diagnóstico inicial haciendo un balance sobre los cambios surgidos de la actualización, este ejercicio queda evidenciado mediante acta de reunión del Comité. Resultado de esta reunión de trabajo del Comité Operativo MECI, se realizaron nuevas revisiones y ajustes al proceso de actualización para el fortalecimiento del MECI. (Actas de reunión de Comité) Posteriormente se informa al Comité de Control Interno y Gestión de Calidad, el balance del proceso de actualización para formalizar los cambios generados y se inicie su aplicación. En esta misma fase, se incluyen las actividades de socialización con todas las dependencias para que los servidores conozcan el resultado de la actualización del MECI. Estas jornadas de actualización están a cargo del Comité Operativo MECI y quedan documentadas mediante actas de reunión con las dependencias.

Para el desarrollo de las jornadas de actualización del MECI con todo el personal de la Institución, los integrantes del Comité Operativo MECI se organizaron en dos grupos de trabajo con la misma programación de la fase de conocimiento.

La estrategia diseñada consiste en aplicar un taller a cada dependencia en la cual relacionen los elementos de control del MECI y sus productos mínimos de acuerdo al Documento “Balance de la Actualización del MECI” que se publica en el link de la página Web Institucional. Para ello se dividió el Comité Operativo MECI en dos grupos:

OFICINA DE PLANEACIÓN – NOVIEMBRE DE 2014 | A C T U A L I Z A C I Ó N M E C I 2 0 1 4 19

El primer grupo se encargaría de visitar cada una de las dependencias comunicando el Balance de actualización del MECI, para ello, la Rectoría envió una circular a todo el personal formalizando la visita del Comité Operativo MECI a sus oficinas. En cada visita, los integrantes de este grupo evidencian en un registro de asistencia que en cada dependencia se desarrolló el taller, anteriormente descrito, con todas las personas a cargo.

El segundo grupo se conformó para la revisión de todos los talleres

entregados por las dependencias y en caso de encontrarse errores en su desarrollo, debían realizar la retroalimentación con la dependencia que lo necesitara para elaborarlo correctamente. Esta labor se desarrolló entre el 18 de agosto al 21 de noviembre de 2014 quedando archivados todos documentos en una carpeta que se conserva en la Oficina de Planeación.

Para la última etapa de la fase de Cierre, se presenta un informe al Comité de Control Interno y Gestión de Calidad en el cual se describa todo el proceso de actualización y el porcentaje de cumplimiento del mismo. La Oficina de Control Interno realiza el seguimiento y evaluación de cada fase y envía un informe con sus observaciones, que igualmente, se presentan al Comité de Control Interno y Gestión de Calidad. Con el anterior ejercicio se garantizó la divulgación del MECI 2014 en toda la Institución y la interiorización del nuevo proceso en todas las personas que forman parte de las dependencias de las UTS.