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UNIDAD DIDÁCTICA I.- EL OBJETO DE ESTUDIO Y EVOLUCIÓN DE

SU TRATAMIENTO

Tema 3.- Tratamiento: evolución desde la antigüedad hasta el siglo XX.

3.1.- La antigüedad y la Edad Media

Eduardo Peis

UNIDAD DIDÁCTICA I.- EL OBJETO DE ESTUDIO Y EVOLUCIÓN

DE SU TRATAMIENTO


3.1.- La antigüedad y la Edad Media.

Resulta difícil establecer una periodificación clara en el estudio de la

evolución del tratamiento de los documentos de archivo.

existe una clara dicotomía entre disciplina y objeto de atención

mientras que los archivos y los documentos, tienen una existencia clara y de

larga duración, la disciplina que los trata, por el contrario, es de factura

relativamente reciente.

¿por qué?

la razón


DE SU TRATAMIENTO



• La evolución histórica de la archivística la podemos dividir en dos grandes

períodos:

Período prearchivístico

Período de desarrollo archivístico

Período durante el cual el tratamiento de los fondos documentales

se ha caracterizado por la indefinición en sus presupuestos e

incluso por la sumisión a los principios de otras disciplinas.

Período durante el cual tanto en la teoría como en el tratamiento de

los fondos documentales se logra unos niveles de suficientes de

autonomía como para poder hablar propiamente de Archivística.


DE SU TRATAMIENTO



• Si seguimos la propuesta de Robert H. Bautier, podemos dividir al período

prearchivístico en cuatro subperíodos:

La época de los archivos de palacio: que se corresponde con la

Antigüedad.

La época de los cartularios: correspondiente a la Edad Media (s.

XII – XV).

La época de los archivos como arsenal de la autoridad: que

abarca desde el siglo XVI hasta principios del siglo XIX (Antiguo

Régimen).

La época de los archivos como laboratorio de la Historia: que se

extiende desde principios del siglo XIX hasta mediados del siglo

XX.


DE SU TRATAMIENTO



• Para Luciana Duranti y Cruz Mundet la gestión y el tratamiento de los

documentos se puede remontar hasta la constitución de los primeros grupos

sociales.

• Sin embargo, otros como Sandri , hacen coincidir los orígenes de esta práctica

con los de la escritura, más precisamente con la difusión del uso de la misma y

por tanto del material escriptorio.

• Waegemann sitúa el nacimiento del tratamiento de los documentos con la

invención del papel, en China, hace aproximadamente 4.500 años.

• Teóricos radicales de la gestión de documentos como Ira A. Penn y sus

colaboradores A. Morddel, G. Pennix, K. Smith y J. Coulson, sitúan alrededor del

5000 a.C., la producción de los primeros registros por la civilización sumeria.

• Los registros sumerios estaban relacionados con asuntos comerciales tales

como impuestos, préstamos e inventarios y fueron gestionados por los

sacerdotes del templo.

• Ernst Posner estableció, a partir de restos arqueológicos, que durante la época

de las tablillas de arcilla (3000 a.C. al 500 a.C.) los documentos eran conservados

por la oficina que los había creado y recibido.

La Antigüedad


DE SU TRATAMIENTO



• Estas tablillas generalmente estaban organizadas de manera cronológica según

la función o actividad con la que estaban relacionadas.

• mediante símbolos o etiquetas en sus extremos dentro de los grandes

recipientes de barro en los que se hallaban almacenadas.

• Este método de controlar los documentos se localiza según Evans en el Sudeste

de Mesopotamia, en el Irak actual.

• Las excavaciones de Tell Hariri,, Ras-Shamra, Nippur, … han dejado prueba

suficiente de la existencia de archivos y por tanto de fondos documentales

organizados.

• Estas excavaciones sacaron a la luz archivos reales, archivos de templos,

archivos bancarios (familia Murasu).

• Ahora bien, más interesadas en recuperar textos que en reconstruir su

organización, estas excavaciones nos han privado de conocer la sistematización

de esos fondos.

¿Cómo se identificaban?


DE SU TRATAMIENTO



• Podemos citar una excepción a lo anteriormente comentado. Se trata de la

excavación que puso al descubierto documentos de los reyes hititas de los

archivos de Ugarit.

• En Ugarit, se conservó completo el edificio de los archivos reales,

manteniéndose intacta su organización original. Éste estaba compuesto por tres

depósitos diferentes:

• El reparto de la documentación en las salas o depósitos de este archivo

evidencia que los fondos eran escrupulosamente respetados y conservados

según una clasificación rigurosa.

Documentación de carácter diplomático.

Documentación de carácter financiero.

Documentación de carácter administrativo.


DE SU TRATAMIENTO



• Durante el periodo del "Nuevo Imperio", en Egipto (1530-1050 a.C.), crear y

gestionar registros fue una importante operación gubernamental.

• Naturalmente, la gestión de estos registros en formato de tablilla de arcilla fue

algo primitiva.

• No obstante, el hecho de que fueran creados y mantenidos fue un gran avance

para la sociedad civilizada.

• Las inundaciones periódicas del Nilo exigían la producción de documentación

cada vez más numerosa y de todo tipo.

• Esta documentación debía ser convenientemente tratada para asegurar el buen

funcionamiento del imperio. Posner, citando a Wittfogel, indica que:

“Los dueños de la sociedad hidráulica fueron grandes constructores, porque

fueron grandes organizadores; y fueron grandes organizadores por que fueron

grandes gestores de documentos”.


DE SU TRATAMIENTO



• La civilización egipcia de la época faraónica y ptolemaica adoptó un

nuevo soporte, el papiro, pero esto no significó la introducción de

nuevos métodos de control de los que se tenga evidencia.

• En lo que respecta a Grecia y Roma, el conocimiento que poseemos

tanto del archeion como del tabularium procede de fuentes

mayoritariamente indirectas: los historiadores clásicos, las

inscripciones epigráficas (inscripciones realizadas en piedra o metal) y

los restos arqueológicos.

• Los griegos en su "archeion" guardaban las actas públicas, tanto las

de carácter político - administrativo como las de carácter notarial, para

servir de garantía a los ciudadanos.

• La palabra, el concepto y la función pasan al latín "archivum" de

donde etimológicamente se hace derivar el término “archivo”

castellano.

• En el caso de Roma, el término utilizado era “tabularium” (archivo

público).

• Por tanto, podemos decir que Grecia y Roma tenían archivos civiles.


DE SU TRATAMIENTO



•Las características de la gestión y tratamiento de documentos en Grecia y Roma

pueden resumirse como sigue:

1.- El archivo surge como una institución con entidad propia, con una

legislación específica e identificado con toda claridad (archeion - Grecia

y tabularium - Roma).

2.- Existen responsables de su custodia (el aerópago y el epistate) y

servidores específicos (los censores y los prefectos), lo que es prueba

de la importancia que se les concedía.

3.- Los archivos más que nunca cobran una doble utilidad, la

administrativa y la jurídica. Las administraciones los conservan como

fuente de información para su gobierno. El Derecho (especialmente el

romano) establece el valor probatorio del documento escrito.

4.- En ambas civilizaciones se contempla el principio de autenticidad

documental y su consiguiente vigor legal. La custodia en los archivos

públicos determinaba la autenticidad de un documento.


DE SU TRATAMIENTO



5.- Aunque existían archivos privados: familiares, religiosos,

económicos, etc.; es el archivo público, dependiente de las

instituciones del Estado, el archivo por antonomasia.

6.- Como afirma Lodolini, “los documentos eran creados y conservados

por necesidades de gobierno y de administración; la gestión del poder

y la gestión de los documentos estaban estrechamente ligados”.

Diferencias 1.- Dada la distinta concepción en el modelo de Estado; el griego

basado en ciudades independientes y el romano fuertemente

centralizado; sólo en este último caso es posible hablar de la existencia

de un sistema de archivos públicos. De hecho se estableció un red de

archivos en provincias.

2.- En Grecia, surge, unido a la noción de Democracia, el concepto de

publicidad como atributo propio de los archivos públicos. Derecho de

los ciudadanos de acceder a los documentos públicos

Por el contrario, en Roma, el acceso estaba reservado a determinados

funcionarios.


DE SU TRATAMIENTO



La caída del Imperio Romano tuvo importantes repercusiones sobre la

producción documental.

la imposición del derecho germano sobre romano

mientras que el derecho romano basaba el valor probatorio en el documento

escrito, el germano imponía el procedimiento oral y la prueba testimonial.

• Otro factor que favoreció la menor producción escrita fue el descenso general

de nivel cultural.

la causa fundamental

la consecuencia


DE SU TRATAMIENTO



• En la Edad Media hablar de documentos significa referirse a un objeto que reúne

en sí un doble carácter:

• ser fruto de la necesidad o de la utilidad y,

• a la vez, de lujo.

• El documento es siempre en pergamino, caro y escaso, y su redacción-creación

es compleja y sólo ejecutable por un reducido número de expertos o

profesionales.

•Todos estos elementos se dan cita únicamente en las cortes señoriales feudales

y en los centros monásticos importantes.

• Esto nos lleva a diferenciar en estos momentos entre dos clases de depósitos:

La Edad Media


DE SU TRATAMIENTO



• Clásico de los centros monásticos. Reúne los documentos recibidos desde las

dos instancias de poder a las que está sujeto el monasterio:

Depósitos de recepción

Poder eclesiástico: cancillería papal o episcopal

Poder civil: cancillerías feudales, señorial o Real

• Son los formados por el poder constituido como tal, reconocido y en ejercicio

pleno de sus funciones y facultades.

Depósitos de expedición

• Recibe además los documentos derivados de las relaciones jurídicas privadas

del monasterio con instituciones similares o con particulares.

• A partir de todos ellos se escriben los cartularios, habitualmente de manera

progresiva, a lo largo de una o más generaciones.


DE SU TRATAMIENTO



• Es un depósito de carácter mixto, en la medida en que recibe también

documentos de sus iguales.

• Su base está constituida por las copias de los documentos que se producen en

su cancillería.

• Estas copias que también se registran en formato códice normalizado, tienen

como objeto únicamente el administrativo y de gobierno, memoria práctica y de

referencia.

• Al ser los reyes y señores feudales itinerantes, creaban y preservaban pocos

documentos.

el reducido volumen y la naturaleza del contenido de estos depósitos no

presentaban excesivos problemas con respecto a su tratamiento.

en el siglo XII, los reyes y la nobleza comenzaron a establecer sus sedes de

gobierno. De esta manera los archivos también fijaron su ubicación, al tiempo que

aparecían nuevos tipos documentales.

por tanto

sin embargo


DE SU TRATAMIENTO



• Peter Waegemann afirma que el primer programa de gestión de documentos se

desarrolló en el siglo XII, bajo el emperador Federico I Barbarroja.

• Éste proclamó un decreto que prohibía el uso del papel para la documentación

importante, determinando así el uso del pergamino.

• La supervivencia de estos conjuntos de documentos de la Edad Media depende

del azar, ya que todo depósito de documentos en desuso o que ha perdido

vigencia tendía a desaparecer por varias razones:

Por destrucción al ser considerados inútiles.

Por accidentes, como incendios.

Por acontecimientos fortuitos, como guerras.


DE SU TRATAMIENTO



• Durante estos siglos, se resuelven los problemas de almacenamiento de los

documentos, por medio de:

• Los cartularios se constituyen por un proceso de sustitución de los originales

por sus copias, siempre que vengan certificados por un notario.

• El conjunto de documentos se copia en secuencia cronológica en un libro o

códice encuadernado.

La reunión de los originales en un lugar específico

y,

La trascripción-duplicación por seguridad. De esta

forma se sustituían los documentos originales por

copias en forma secuencial en libros cartularios,

que eran reflejo del propio archivo y en cierta

manera su sustituto. Los cartularios, en

consecuencia, harían las veces de archivo por su

poder sustitutorio.


DE SU TRATAMIENTO



• Durante el siglo XIII se produce el primer gran paso de carácter cualitativo en la

historia de los archivos debido a la:

• Además a esta situación tendríamos que añadir:

• En los siglos XIII al XV tienen lugar también dos hechos sustanciales:

Evolución de las administraciones y cancillerías y

a la aparición de núcleos de comerciantes pre-burgueses,

sobre todo italianos

La difusión del uso

del papel y

la sustitución del latín por las lenguas

“romances”.

Nacen nuevos tipos de depósitos de registros vinculados, por una

parte; a los nuevos grupos sociales urbanos (comerciantes e

intelectuales), cuya actividad encuentra en la escritura su vehículo

específico de desarrollo; y por otra, a las instituciones jurídicas

renovadas (tribunales y notariado estables).

1


DE SU TRATAMIENTO



• Las administraciones centrales clásicas crean su propia red o "servicios" de

archivos.

• De igual modo, las nuevas administraciones territoriales y locales dan lugar a

otros tantos archivos.

• Es en este periodo, cuando surge una imperiosa necesidad hasta entonces

desconocida: la necesidad de informarse.

• La información significa documento escrito, de ahí que se multiplique de manera

extraordinaria el número de los mismos en todos los niveles y actividades

(administración, comercio, enseñanza, etc.).

Se produce una evolución administrativa que lleva implícita la

formación de una red de archivos. 2


DE SU TRATAMIENTO



Este aumento cuantitativo de documentos

primeros problemas

plantea

recuperación de su

contenido

almacenamiento

físico

de

desarrollo de las primeras técnicas de

tratamiento

provoca

vinculadas

a las técnicas administrativas.

Como consecuencia de lo anterior, en las administraciones de

gran tamaño aparecen los especialistas de dicho tratamiento.


DE SU TRATAMIENTO



• La centralización de depósitos acelera la acumulación de documentos, a

menudo diversos y situados en villas o edificios distantes a lo largo del territorio,

alrededor del monarca o señor feudal.

• Esto provocará el nacimiento y desarrollo de sistemas de descripción

documental especializados: los inventarios.

• Cada inventariador de documentos adoptará unos criterios específicos que le

llevarán a unos resultados concretos.

• Por tanto estamos hablando de una actividad intelectual nueva o renovada, que

exige poder de abstracción y requiere el establecimiento de unas reglas

diferentes.

• Este nuevo elemento, el inventario, hace de intermediario entre los documentos

y los usuarios.

UNIDAD DIDÁCTICA I.- EL OBJETO DE ESTUDIO Y EVOLUCIÓN DE SU

TRATAMIENTO


3.2.- Antiguo Régimen: XVI-XVIII.

• Cambios en el funcionamiento de las administraciones

• Crecimiento geométrico en la producción de documentos – Formulación de nuevas teorías para el tratamiento de dichos

documentos

– Teorización sobre prácticas

– Nacimiento de un conjunto de normas, técnicas y procedimientos con entidad propia y personalidad definida

• Difusión de la educación y aprendizaje de la escritura – Uso de los documentos para un fin diferente al administrativo

– Por colectivos o personas que no son ni el propietario, ni el receptor de los documentos

• Uso generalizado del papel – Modificación del sistema tradicional de registro

• Series cronológicas separadas (de entrada y salida)

• Aparecen los primeros expedientes (numerado según el orden de creación)

• Rudimentario cuadro de clasificación

Antiguo Régimen


TRATAMIENTO



• Desarrollo de las monarquías absolutas

– Aumento descomunal de la masa de papel

– Los gobernantes adquieren conciencia clara de la importancia de esta masa documental para el gobierno y la administración

• Desarrollo del espíritu burgués humanista – intromisión de los documentos en los círculos de estudio y en

los circuitos culturales

• Desarrollo de la cultura libresca y del mundo editorial

• Progresiva crisis y decadencia de instituciones, organizaciones, etc.

modificación del método de trabajo erudito, con la aparición de un concepto

nuevo de la historia y su estudio, a partir del uso de documentos


TRATAMIENTO



• El documento se convierte en monumento

• Objetivización de la cultura antigua clásica

• Interés científico por los autores fallecidos

• Aparecen y se desarrollan como tales las primeras publicaciones archivísticas

• A lo largo del siglo XVII, se mejoran los métodos de concentración archivística en grandes depósitos

• Es en este momento cuando se comienza a plantear la disyuntiva archivo histórico-archivo administrativo

• En el siglo XVIII, se consolida la “fractura” administrativa europea, que comenzó a gestarse en el siglo XVI

• La Europa central, oriental y septentrional adopta la registratur, mientras que la Europa central y meridional permanece, en su mayoría fiel al sistema cronológico

Impulso a la descripción y normalización documental


TRATAMIENTO



• El periodo que se inicia con la Revolución Francesa supone el desarrollo progresivo de una estructura estatal centralizada que se ha denominado como Estado burgués

• A pesar de sus ventajas, los principios de racionalidad y cientifismo propios de la Ilustración tuvieron un efecto negativo en el mundo de los archivos

– Los nuevos profesionales adoptan el método de clasificación sistemático o de materias

– Muchos fondos comenzaron a ser clasificados de acuerdo con criterios ideológicos o temáticos

• Sistema de Daunon y Camus para los Archivos Nacionales franceses

• No obstante, también aportó principios beneficiosos, como el derecho de eliminar documentación inútil


TRATAMIENTO


3.3.- Siglos XIX - XX

• Fiebre de formación profesional – Ecole de Chartes (Francia) 1821

– Institut für Oesterreichische Geschichtsfurung (Austria) 1854

– Escuela de Diplomática (España) 1856

– Scuola di Paleografia e Diplomatica (Italia) 1857

• Creación de los Archivos Nacionales (como depósitos de concentramiento) – Archives Nationales (Francia) 1790

– Archivo Histórico Nacional (España) 1866

• A finales del XIX se desarrollan las técnicas de reproducción y evoluciona el equipo de archivo

• Principio de respeto a los fondos o principio de procedencia. Natalis de Wailly. 1841

• Primer manual profesional: Müller, Feith y Fruin. Holanda. 1898


TRATAMIENTO



• Los estados crean departamentos especializados para los archivos

• Formación de redes estatales de archivos – Dependientes de departamentos como presidencia, interior,

cultura o educación

• Expansión sostenida de la administración estatal – El Estado asume progresivamente los servicios de educación,

sanidad, economía, etc.

– multitudes de documentos pasan al dominio público desde el privado

socialización del uso de los archivos y nacimiento de los primeros

problemas reales de almacenaje y tratamiento


TRATAMIENTO



• La función de archivero adquiere fisonomía y carácter propios

• La profesión se define progresivamente

– Fundación de escuelas especializadas de formación

– Formulación de los principios teóricos fundamentales

– Producción profesional día a día más abundante:

• Hilary Jenkinson (1922)

• Casanova (1928)


TRATAMIENTO


3.4.- De la II Guerra Mundial a la actualidad

• Después de la II Guerra Mundial una serie de impactos múltiples crean un proceso de aceleración en el mundo de los archivos y su evolución

• Una profesión aún en fase de asentamiento y definición se vea abocada a redefinición de alguno de sus principios y actitudes: – las necesidades de la administración constituirán el factor que obligue a

la profesión a replantearse sus presupuestos y le decida a ocupar un espacio vacío

• creciente grado de actuación de las administraciones

• nuevos procedimientos de producción y reproducción de documentos

• ritmo acelerado de las sociedades industriales

generación de ingentes masas documentales cuya conservación

íntegra resulta imposible

esa fuente de información es absolutamente necesaria para el

buen funcionamiento de las administraciones

Son necesarios técnicos para poner orden en el caos y hacer útil

la documentación para la gestión diaria


TRATAMIENTO



• El punto que marcó cronológicamente el periodo de despegue de la archivística fue la II Guerra Mundial: – Necesidad de investigar y difundir el conocimiento de

los crímenes nazis contra la humanidad • Libre acceso a los archivos del III Reich

• Interés de la documentación contemporánea para la investigación

– Expansión de la democracia como modelo de organización social:

• cumplimiento del principio de transparencia en el quehacer de las administraciones públicas

• Apertura de los archivos no sólo a la historia, sino también a la ciudadanía y sus representantes


TRATAMIENTO



• Los cambios se pueden globalizar en los siguientes puntos: – La literatura profesional se dispara y evoluciona al ritmo de las

nuevas necesidades, no sólo a nivel de manuales (Brenneke, 1953; Schellenberg, 1956; Tanodi, 1961), sino también a nivel de publicaciones periódicas (La Gazette des Archives, The American Archivist, Archivum, Der Archivar, etc.).

– El campo de actuación de la archivística se ha extendido al de la administración. Se ha pasado de una preocupación por lo histórico a una concepción global del servicio de archivo, mediante la acuñación de un nuevo concepto, el del “ciclo de vida de la documentación”.

– La ampliación del dominio archivístico ha llevado, así mismo, a la partición del mundo profesional, y de manera muy destacada en los países anglosajones, donde se establecen dos áreas: la del records management o gestión de documentos administrativos y la tradicional o administración de archivos.


TRATAMIENTO



– Las nuevas tecnologías de la información además de

facilitar los procesos, han descubierto campos inéditos como el de la documentación audiovisual y el tratamiento de registros electrónicos.

– Las necesidades informativas y el derecho de libre acceso han creado un nuevo campo del derecho, relativo al régimen jurídico de la documentación. La problemática del libre acceso se ha agravado enormemente en los entornos electrónicos.


TRATAMIENTO



– Este proceso de renovación y revalorización, junto a la modificación de las actitudes profesionales y sociales, ha provocado la aparición de un nuevo tipo de usuarios.

– El mundo de los archivos ha evolucionado hacia una concepción universalista, buena prueba de ello es la creación de órganos y asociaciones internacionales.

Una cuestión fundamental que sí supuso, y supone, una

verdadera “revolución” en el mundo de los archivos, fue la

modificación del tratamiento y gestión de los documentos

administrativos, iniciada en los Estados Unidos, y que es

conocida como records management.


TRATAMIENTO


Hacia el “records management” : el caso de los Estados Unidos.

Eduardo Peis


TRATAMIENTO



• Es en EEUU donde se llevan a cabo los primeros pasos y donde se gestan los principales

fundamentos de la gestión de documentos.

• Las raíces del records management se adentran en los orígenes de la época colonial, hacia los

años 1789-1790, cuando el Primer Congreso de los Estados Unidos dictó legislación referente al

almacenamiento de los documentos (records) de su predecesor, el Congreso Continental.

• Hasta que el Congreso no se establece en Washington en 1800, los archivos eran itinerantes;

con los riesgos consecuentes de pérdidas y daños para los documentos.

• En 1810, el Congreso nombró el Comité Quincy para que elaborar una serie de

recomendaciones sobre las que basar la legislación de archivos. Efectivamente, a partir de estas

recomendaciones se dictó la Archives Act de 1810, que contemplaba la necesidad de espacio

para alojar los documentos públicos.

• Según Pérotin, la iniciativa de la creación de esta ley llegó del sector privado.

Segunda mitad del siglo XIX

tras la Guerra de Secesión

las industrias métodos económicos y racionales

gestión de los papeles

desarrollan

para la


TRATAMIENTO



• La eficacia que se deriva de su puesta en práctica no pasa inadvertida a los poderes públicos.

• Se crean comisiones en busca del rendimiento y la economía en los servicios públicos.

• Estas comisiones se interesan por:

• la creación,

• la utilización y

• la conservación de los documentos,

• y especialmente por el problema de la eliminación de los papeles inútiles.

• Una ley de 1853 prohibía la destrucción de los documentos públicos, de modo que las

administraciones federales experimentaban un crecimiento desbordado del volumen de papel.

• Hasta la conclusión de la Guerra Civil, en 1865, no se tomaron medidas sistemáticas con vistas

a la conservación de los documentos.

prueba de ello

sin embargo


TRATAMIENTO



• En 1877, el presidente Rutherford B. Hayes creó una comisión para examinar la seguridad de

los documentos y de los edificios públicos, que rehusó la destrucción de cualquier documento

público.

• Fue en 1880 cuando el Congreso comenzó a autorizar la destrucción de algunos fondos.

• Entre 1887 y 1889 el establecimiento de un comité del Senado constituye el primer intento de la

Administración para hacer frente a los problemas creados por los papeles.

• Este comité, al examinar las causas de los retrasos en la tramitación de los negocios públicos,

concluyó, entre otras cosas, que eran muchos los documentos que se creaban sin necesidad; y

esto motivaba la complicación de los procedimientos.

• Fruto de este examen, surgen una serie de recomendaciones que, aunque atacaban algunas de

las principales rutinas burocráticas, fueron aceptadas mediante la aprobación en el Congreso en

1889 de la primera General Records Disposal Act.

• En 1905, el presidente Roosevelt, nombró el Comité Keep con el fin de analizar y corregir los

métodos burocráticos. En este comité se establecieron subcomisiones para hacer frente a los

problemas relacionados con:

Los formularios

El correo

La organización de documentos

La eliminación de documentos


TRATAMIENTO



• Sus recomendaciones se materializaron en:

El abandono de prácticas tradicionales como:

La utilización de las máquinas de escribir y equipo moderno de archivo.

La eliminación del exceso de correspondencia.

La valoración de los documentos, como forma de garantizar la conservación en

los archivos de aquellos que tuvieran valor al término de su vida administrativa .

• la separación de las cartas recibidas de las enviadas,

• la encuadernación y análisis marginal de las cartas,

• los registros e índices y

• las copias de documentos en letra impresa.


TRATAMIENTO



• En 1910 el Gobierno creó la Comisión Taft (Committee on Economy and Efficiency), con el

objetivo de procurar eficacia y economía en el funcionamiento de la administración. Para ello,

entre otras cuestiones, se abordó:

• Esta comisión, que pidió consejo a expertos de la empresa privada, incluía entre sus

conclusiones, las siguientes recomendaciones:

• la problemática del correo,

• la inserción de documentos en expedientes,

• y las formas de registrar la información sobre papel.

• sustituir los expedientes tradicionales por otros abiertos verticalmente con carpetas,

• abandonar los resúmenes marginales,

• clasificar toda la correspondencia utilizando un sistema de autoindización,

• no registrar la correspondencia (excepto en casos especiales),

• utilizar copias en carbón,

• extender el uso de dictáfonos,

• utilizar sobres con ventana,

• mecanizar la utilización de sobres y el envío de circulares,

• utilizar formularios que se adaptaran a las máquinas de escribir, y

• simplificar las fórmulas de estilo.


TRATAMIENTO



• Como podemos comprobar, no se trataron las cuestiones relacionadas con la selección y

eliminación de documentos.

• A comienzos del siglo XX, los usuarios tenían grandes dificultades para acceder a la mayor

parte de los fondos administrativos.

• Ya en 1913 se constató la necesidad de crear los Archivos Nacionales, pero el estallido de la

Primera Guerra Mundial interrumpió el proyecto.

• No obstante, esta cuestión se volvió a plantear al finalizar el conflicto promovida por la enorme

producción de papel.

• Hastings culpa a la inexistencia de unos archivos de carácter nacional de la pérdida de muchos

documentos de los inicios de la república.

• No es hasta 1934 cuando se promulga la National Archives Act.

• Esta ley no sólo crea oficialmente los Archivos Nacionales, sino que también marca su

implicación en el campo del records management, al configurarlos como organismo director del

programa Federal Records Management.

• La ley preveía la concentración y preservación en el inmueble de los Archivos Nacionales de

todos los archivos inactivos del gobierno de los Estados Unidos con valor administrativo o valor

histórico, al tiempo que otorgaba al denominado “Archivero de los Estados Unidos” las

responsabilidades de:


TRATAMIENTO



• Un año después, un equipo de nueve especialistas reconoció en los más de 225 edificios que

alojaban las administraciones federales centrales, un total de 18 km. de documentos.

• En 1936 se amplió el campo de actuación a todas las administraciones federales,

reconociéndose ya 700 km. de documentos.

• Dos años más tarde ya se reveló la existencia de más de 1.500 km. de documentos federales.

• En aquella época se iniciaron las discusiones doctrinales sobre los criterios de selección

aplicables a los papeles administrativos.

• Eran dos las posturas mantenidas en torno a este asunto:

• inspeccionar los archivos del gobierno federal,

• requerir la transferencia de los documentos,

• definir las categorías de los documentos a transferir y establecer los reglamentos

que las regirían, y

• hacer recomendaciones al Congreso para la destrucción de papeles

• por un lado estaban los que pensaban que nunca se conservaban

documentos suficientes como para documentar la historia en el futuro,

• y por otro lado, los que consideraban el coste de la conservación.


TRATAMIENTO



• Entre otros productos, estas discusiones propiciaron, con posterioridad, la aparición del

estudio de Schellenberg sobre la valoración: “The appraisal of modern public records”.

• En 1939 el crecimiento desbordado de documentos se convertía en la principal preocupación de

los Archivos Nacionales.

• Estudios de estos archivos demostraron que el volumen de los documentos producidos por las

administraciones federales en el período 1917-1930 igualaba al de todos los documentos

generados entre 1776 y 1917, y que los del período 1930-1940 igualaban la suma de ambos

períodos.

esto provocó

• Los principales esfuerzos se dirigiesen hacia las eliminaciones.

• La racionalización de estas eliminaciones se realizaba a través de anotaciones en los cuadros

de los períodos de conservación de los documentos.

• La política sobre los cuadros de retención y disposición de los documentos se desarrolla en

1940; en este año se transfieren 17 km. de documentos.

•Walker sitúa en 1941 el reconocimiento oficial del record management, cuyas competencias se

centran en el valor primario del documento, mientras que el secundario queda atribuido a los

archivos.


TRATAMIENTO



• En 1942, se produce la entrada de los Estados Unidos en la Segunda Guerra Mundial.

consecuencia

la situación se convierte en crítica

pues

el personal se reduce y las obligaciones se acrecientan (había que recoger los documentos de

los servicios de guerra).

• Durante el período que transcurre de 1943 a 1946 el proceso de saturación es inexorable. A

pesar de ello, en 1946, las transferencias a los Archivos Nacionales disminuyen bruscamente.

esto es debido a la

entrada en servicio de los primeros records centers.


TRATAMIENTO



• En 1947 se produce un hecho trascendental para el desarrollo de la política de records

management norteamericana

• Estamos hablando de la denominada primera Comisión Hoover (Commission on the

Organization of the Executive Department of the Government).

• En el seno de esta comisión se formó un equipo de trabajo sobre gestión de documentos (Task

Force on Records Management) bajo la dirección de Emmet J. Leahy, entonces director del

National Records Management Council.

(Organismo privado sin ánimo de lucro fundado en estos años para aconsejar a las empresas en

la gestión de sus archivos y organizar su conservación conjunta)

• En el informe de este equipo se recogían las siguientes recomendaciones:

Que un nuevo organismo, llamado Federal Records Administration asumiese a los

Archivos Nacionales y los depósitos intermedios existentes a.-


TRATAMIENTO



• En 1949 se creaba la General Services Administration y los Archivos Nacionales dejaban de

existir, para convertirse en el National Archives and Records Service (NARS), que asumiría la

responsabilidad de la política de record management federal.

• Este organismo pasaría a denominarse, a mediados de los 80, National Archives and Records

Administration (NARA).

• En 1950 se aprobó la Federal Records Act, que definía por primera vez, desde el punto de vista

legal, el record management, incluyendo la creación y la conservación de los registros, su

destrucción o transferencia.

• Esta ley obligaba a los organismos administrativos a disponer de un programa de gestión de

documentos (records management program).

Que se aprobara una Federal Records Management Act, para asegurar la

existencia de una autoridad legal en materia de creación, preservación, organización

y eliminación de los papeles federales.

b.-

Que se nombrase un Records Management Officer en cada administración para

conducir un programa de trabajo relativo a estas cuestiones. c.-


TRATAMIENTO



• Sobre esta ley de 1950 se basan los cuatro pilares básicos del records management en Estados

Unidos:

• El informe de la Comisión Hoover tuvo cuatro consecuencias:

1. El concepto del ciclo de vida.

2. Los programas de atención continuada.

3. El control en la gestión

4. La especialización de quienes la practican.

- El reconocimiento oficial de la noción del records management.

- La creación de un servicio especial, junto a los Archivos Nacionales propiamente

dichos, y bajo la misma dirección.

- Este servicio y las administraciones recibirían responsabilidades complementarias

en materia de records management.

- La creación, u oficialización, de los records centers.


TRATAMIENTO



• De esta manera se establecía una triple acción sobre los papeles / documentos públicos:

• La Federal Records Act de 1950, por tanto, supuso el punto de partida oficial de la política de

records management norteamericana. A partir de aquí, además del desarrollo legislativo y

normativo, se produjo:

1. un birth control al inicio (es decir, un control de los

documentos nuevos que iban surgiendo),

2. una racionalización de las eliminaciones y

3. una conservación económica y concentrada de los

documentos con valor temporal, después del periodo de

utilidad inmediata.

1. la transformación tecnológica (auténtico motor de la

evolución del records management) ,

2. el establecimiento de principios prácticos y teóricos y

3. la consolidación de la estructura archivística federal .


TRATAMIENTO



• Son las necesidades nacidas, sobre todo, de la Segunda Guerra Mundial, las que han forzado

tanto a los gobiernos como a los archiveros a abordar de manera frontal los problemas

planteados por el aumento incontrolado de la masa documental.

• Esto ha constituido para los archiveros un replanteamiento de su papel tradicional.

• A partir de ahora; además de su responsabilidad como conservadores y ordenadores de fondos

constituidos, tendrían que preocuparse de:

• las condiciones de creación de los documentos,

• de su acumulación,

• de su transferencia a los archivos y

• de su evaluación / valoración con vistas a una conservación selectiva o total, y

limitada en el tiempo o permanente.

• Las respuestas planteadas a este desafío han sido variadas según los lugares y las épocas.

A modo de conclusión


TRATAMIENTO



• Los Estados Unidos, pioneros en este ámbito desde los años 40, desarrollaron como hemos

visto el sistema del records management.

• La óptica del mismo, en su inicio, era más administrativa y económica que archivística.

• De lo que se trataba era de optimizar el funcionamiento de la administración mediante la

limitación de documentos producidos y la duración de su conservación.

• Este sistema fue adoptado, con mayores o menores modificaciones, por otros países, como

Australia o Canadá.

• En Europa, por el contrario, el problema ha sido tratado especialmente bajo el ángulo del

interés histórico de los documentos.

• La conclusión a la que debemos llegar en este sentido, es que ningún país debe escapar a la

necesidad de definir su propia doctrina en este terreno; pues la falta de legislación en materia de

tratamiento de la masa documental, desemboca en:

• Una ineficacia creciente de la gestión administrativa.

• Un despilfarro económico.

• Empobrecimiento de la memoria histórica futura.


TRATAMIENTO



• No obstante, sean cuales sean los modelos, la administración moderna reclama a los

archiveros, de forma progresiva, un mayor número de respuestas a los problemas que le plantea

la documentación contemporánea, obligando a una mayor intervención de este colectivo

profesional en el ámbito de la gestión de documentos.

• Es decir, en el tratamiento de los documentos antes de que estos adquieran valor histórico.

• A raíz de ello, algunos archiveros propusieron que es importante intervenir desde el mismo

momento de la creación de los documentos, e incluso antes.

• A pesar de que en los países de tradición anglosajona el records manager es una profesión

distinta a la de archivero, cada vez es más unánime el sentimiento que no ve tan claras las

fronteras entre unos y otros.

• Los problemas en materia técnica, de formación, apreciación social, etc., de ambas profesiones

deberían solucionarse desde una perspectiva integradora.

• No existe una función documental administrativa y otra histórica, ambas son caras de una

misma moneda.

• Es lo que Couture y Rousseau denominaron como “archivística integrada”, que abarcaría el

tratamiento de la documentación, desde sus orígenes en el proceso administrativo hasta su

conservación definitiva.


TRATAMIENTO



• Esto implica aglutinar en el ciclo de vida, base del records management:

• el análisis de las necesidades de las administraciones,

• el establecimiento de un calendario de conservación,

• el diseño racional de los documentos,

• la protección de los documentos esenciales,

• la organización y el tratamiento de los documentos y

• su eliminación o transferencia a los archivos definitivos.

unidad didÁctica i.- el objeto de estudio y … · algo primitiva. • no obstante, el ... para la...

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