16.DESPACHO DE MERCADERIAS Y CONTROLES

Funciones de recibo y despacho de mercaderías

• Las actividades de recibo y despacho se dan de manera continua en los

almacenes, bodegas y centros de distribución.

• Las tareas de recibir las mercancías exigen cuidado y protección de las

mismas, puesto que éstas permiten el desarrollo y gestión de la

organización y dar respuesta a los clientes en los procesos de

distribución. Dichas mercancías recibirán un proceso interno de

almacenamiento, control sobre las materias primas e insumos para la

fabricación de productos, manejo de inventarios, alistamiento,

manipulación, acondicionamiento entre otras.

• Los procesos de Recibo y despacho inician con una orden de compra

siendo esta una solicitud dirigida al proveedor donde se especifica

características, cantidades, además de términos de pago y de entrega.

Almacenamiento de mercaderías

El almacenamiento de las mercancías cuenta con diferentes técnicas:

1. Convencionales: Sistema clásico de almacenamiento con estanterías de

acceso manual por carretillas.

2. Drive in: Sistema de almacenamiento, cuya característica principal es la de

no tener espacios entre pasillos dentro de las estantería.

3. Dinámicos: Sistema de almacenamiento móvil, formado por bloques

compactos, sin pasillos. Su principal característica es el deslizamiento de los

[pallets desde el punto de entrada a la estantería, hasta el de salida.

4. Móviles: Sistema de almacenamiento que se caracteriza por el movimiento de

toda la estructura de estanterías. Esto permite abrir un pasillo entre cualquier

de ellas, manteniendo el resto compacto.

5. Semiautomáticos y Automáticos: Estos sistemas se caracterizan por el

movimiento automatizado de las zonas de almacenamiento. Ello permite el

acceso a cualquier producto almacenado desde el punto de control.

6. Autoportantes: Estos almacenes se caracterizan por la doble función de las

estanterías. Una de ellas consiste en almacenar los diferentes productos, y la

otra es la de hacer de soporte del edificio.

Zonificación de los ambientes de almacenamiento y

despacho

1. Muelles y zonas de Maniobra:

• Espacios destinados a las maniobras que

deben realizar los vehículos para entrar,

salir, y posicionarse a su des(carga).

• El número de muelles puede

determinarse por los costos de camiones

que esperan, operaciones de des(carga) y

de los trabajadores, además de que

afecta la programación de des(carga).

2. Zona de Recepción y Control

Dentro de la secuencia de actividades y después del

descargue es preciso proceder a la comprobación,

verificar cantidades y clasificación antes de ser

almacenados.

3. Zona de Stock – Reserva

Zona destinada a ubicar las mercancías, durante un

periodo de tiempo.

Los espacios no dependen de los lugares para

alojarlos sino de pasillos y elementos estructurales

(Estantería de soporte), también de los elementos

de manipulación.

4. Zona de Picking y Preparación

Recuperación de los productos de sus lugares de almacenamiento y su preparación

para ser enviados adecuadamente, dependiendo del nivel de automatización.

Se presentan tres formas para recuperación de productos:

1. Selección individual, recoger un solo producto de una ubicación concreta.

2. Denominada “Ruta de Recogida”, se recuperan varios productos diferentes de

un mismo pedido antes de volver a la zona de preparación.

3. Asignar a cada trabajador una zona de recogida.

5. Zona de Salida y Verificación

Antes de proceder a la carga, la consolidación de las mercancías y verificación

final, se realizan tareas de paletización y estabilización por métodos de enfajado

con Film estirable o termorretractil u otros.

6. Zona de Oficinas y Servicios

Espacios para la organización de las operaciones, oficinas y servicios auxiliares

para personal administrativo y operativo.

7. Zonas Especiales

Cámaras Frigoríficas y Devoluciones

Manual del Procedimiento del contenedor de

importación definitiva (Callao)

FASE 1: TRÁMITES DOCUMENTALES PREVIOS

DOCUMENTOS COMERCIALES

DOCUMENTOS DE SEGURO

DOCUMENTOS REFERIDOS A MERCANCÍAS PELIGROSAS

DOCUMENTOS PREVIOS A LA DESCARGA

FASE 2: DESCARGA DEL CONTENEDOR

DOCUMENTOS

FASE 3: DESPACHO ADUANERO

DESPACHO NORMAL

DESPACHO ANTICIPADO

DESPACHO URGENTE

ETAPAS DEL PROCEDIMIENTO DE IMPORTACIÓN

Relación de documentos

FASE 1: TRÁMITES DOCUMENTALES PREVIOS

1. Documentos Comerciales

2. Documentos de Seguro

3. Documentos de Mercancías Peligrosas

4. Documentos Previos a la Descarga

FASE 2: DESCARGA DEL CONTENEDOR

Documentos

FASE 3: DESPACHO ADUANERO

1. Documentos de Despacho

2. Documentos de Inspección

FASE 4: RETIRO DE LA MERCANCÍA

1. Documentos de entrega del contenedor

2. Documentos de entrega del contenedor vacío

Documentos comerciales

Con su tramitación y gestión comienza el proceso de importación.

1. SOLICITUD DE COTIZACIÓN: Gestiones que realiza el Importador

2. FACTURA PRO-FORMA. Es un documento de oferta e información emitido por el exportador donde se detallan las condiciones bajo las cuales estaría dispuesto a vender una mercancía

3. ORDEN DE COMPRA. Es una solicitud escrita a un proveedor, por determinados artículos a un precio convenido, la solicitud también especifica los términos de pago y entrega.

4. CONTRATO DE COMPRAVENTA. Mediante el contrato de compraventa se refleja el acuerdo entre las partes intervinientes en la transacción, que tiene por objeto la entrega de una Mercancía determinada a cambio de un precio prefijado.

5. CONOCIMIENTO DE EMBARQUE: Es el documento emitido por la línea naviera o su representante, el mismo que es evidencia del contrato de transporte, título sobre la mercadería y recibo del contenedor.

6. FACTURA COMERCIAL. Es el documento que extiende el exportador, el

cual contiene la descripción y la cantidad de las Mercancías objeto

de la operación, asimismo, recoge el precio de la misma y las

condiciones definitivas en que se realizará la venta.

7. LISTA DE CONTENIDOS (Packing list). En este documento se hacen constar

detalladamente todos los bultos que componen la expedición de la

Mercancía y la indicación de números, tipo, volumen, peso de cada uno,

marcas y contramarcas, de corresponder

Este documento, que acompaña a la Factura Comercial y facilita la

identificación de la Mercancía para la inspección aduanera, es requerido por

el agente de aduanas para tramitar el despacho ante la SUNAT.

Documentos de Seguro

• La utilización de seguros en el comercio internacional proporciona ciertas garantías frente a los riesgos que pueden presentarse durante el transporte o ante eventualidades comerciales, políticas o de carácter extraordinario.

• El Contrato de Seguro obliga al asegurador a indemnizar al asegurado en el caso de que se produzca la incidencia cuyo riesgo es objeto de cobertura, siempre dentro de los límites pactados. A cambio, el asegurado debe satisfacer una prima que cobra el asegurador.

Entre los documentos que podemos encontrar referentes a los seguros se

encuentran los siguientes:

1. Solicitud de contratación de seguro de transporte de Mercancías. En

este documento se recoge la voluntad de contratar un seguro que a futuro

dirige a la Entidad Aseguradora.

2. Póliza de seguro de transporte de Mercancías. El seguro de transporte

tiene como objetivo cubrir los riesgos derivados del transporte de la

Mercancía y de la modalidad de entrega acordada. Al suscribir la póliza del

seguro, el asegurador obliga al asegurado a satisfacer un capital, una

renta u otras prestaciones convenidas, mediante el cobro de una prima y,

en caso de que se produzca la incidencia cuyo riesgo es objeto de

cobertura, se compromete a indemnizarle dentro de los límites pactados

3. Carta de Garantía. Es un documento que extiende la entidad aseguradora

como documento provisional de la existencia de una determinada

cobertura de seguro.

4. Certificado de seguro de transporte. Se trata de un documento para el

asegurado en el que se indica que se ha suscrito un seguro y se ha

preparado una póliza.

Documentos referidos a mercancías peligrosas

Los trámites previos a la llegada de la nave relacionados con las Mercancías

Peligrosas y la operatividad aduanera y portuaria son:

1. Formato de información electrónica de arribo (PBIP). Manifiesto de

Mercancías Peligrosas: Documento transmitido a DICAPI por el Capitán o

Agente Marítimo, 72 horas, previas al arribo de la nave, mediante el cual

se adjunta copia de los manifiestos de Mercancía peligrosa, en caso la

nave los esté transportando.

2. Manifiesto de Mercancías Peligrosas: Documento presentado por la nave

a través del Agente Marítimo a DICAPI, APN y al ADMINISTRADOR

PORTUARIO en soporte físico, en el cual se detalla la información de carga

peligrosa, clasificación IMO, Numero ONU, tipo y características de la

mercancía de acuerdo al código IMDG. Este documento es presentado a

DICAPI 48 horas previo al arribo de la nave y al arribo de ésta a la SUNAT y

a la APN.

Documentos previos a la descarga

• En general, se efectúan antes de que la nave llegue a puerto para agilizar el

proceso, aunque algunos de ellos también pueden realizarse cuando la nave ya

se encuentra atracada a muelle.

• El Agente Marítimo solicitará al Administrador portuario la asignación del

número de manifiesto, entregando la información de la nave mediante el

volante de llegada y la respectiva solicitud de atraque.

• Previo al arribo de la nave, la Línea Naviera o su representante, recibe la

información de los documentos de transporte de los puertos de embarque,

elabora y transmite a la SUNAT los Manifiesto de Carga, con destino Callao.

• Con 48 horas previas al arribo de la nave, el Agente Marítimo transmitirá a la

APN, la Solicitud de Arribo o Zarpe, documento en el cual se detallan las

características de la nave y las operaciones a realizar.

• Mediante carta simple solicita a DICAPI, SUNAT, Sanidad Marítima Internacional y

DIGEMIN la recepción de la nave.

• Para los casos en que se transporte animales vivos, productos o subproductos de

origen animal o vegetal, entrega a SENASA carta informativa adjuntando el

manifiesto de carga.

• Una vez arribada la nave el Agente Marítimo tramita la documentación

relacionada con la maniobra de atraque (acta de atraque y reporte de

práctico).

• Asimismo, la línea naviera o su representante tienen la potestad de

ponerse en contacto con la parte a notificar, la cual se detalla el

Conocimiento de Embarque para avisar la llegada de la carga.

• El Agente Marítimo transmite al agente de estiba los planos de estiba34 y

la lista de descarga para que las operaciones se realicen de acuerdo con

estos documentos.

• El agente de estiba dispone de los recursos humanos y los equipos

necesarios para realizar sin retrasos y en el menor tiempo posible las

operaciones de carga y descarga.

• Las operaciones se iniciarán tan pronto la nave esté amarrada a muelle y

cuente con la Libre Plática

Despacho Aduanero

Existen tres modalidades de despacho aduanero:

1. DESPACHO NORMAL

Se requiere que las Mercancías se encuentren en el territorio

aduanero y cuenten con todos los documentos exigidos en la Ley

General de Aduanas, su Reglamento y normativa conexa. Para este

tipo de despacho la SUNAT requiere la presentación de los

siguientes documentos:

- Declaración Única de Aduanas de Importación (DUA).

- Factura Comercial.

- Conocimiento de Embarque (B/L)

- Otros documentos que la naturaleza del régimen lo requiera,

conforme a las disposiciones específicas de la materia.

2. DESPACHO ANTICIPADO

La unidad de transporte es numerada antes del arribo de la Mercancía, con la

condición que ésta arribe en un plazo no superior a 30 días, contados a partir

del día siguiente de la fecha de numeración, y su desplazamiento sea directo

al almacén del importador.

3. DESPACHO URGENTE

En este tipo de despacho existen 2 clases:

- Envíos de Urgencia: Las Mercancías que por su naturaleza o lugar donde

deben ser almacenadas, requieran de un tratamiento preferencial.

- Envíos de Socorro: Las Mercancías destinadas a ayudar a las víctimas de

catástrofes naturales, de epidemias y siniestros.

Para el despacho anticipado y el despacho urgente la SUNAT requiere la

presentación de los siguientes documentos:

- Declaración Única de Aduanas de Importación (DUA) debidamente

cancelada.

- Copia de la Factura Comercial.

- Autorización para el despacho urgente, en los casos de Mercancías que

requieran calificación por el intendente.