unidad 10 2011 12

COMUNICACIÓN Y RELACIONES PROFESIONALES UNIDAD10

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UNIDAD 10

REGISTRO DE LA CORRESPONDENCIA Y OTRAS COMUNICACIONES

10.1 Registro de las comunicaciones 10.2 Sistemas de anotación en los libros de registro 10.3 Fases en el proceso de entrada y salida de comunicaciones 10.1 Registro de las comunicaciones

El registro de la correspondencia, así como de los diversos documentos que reciben y expiden las empresas y organismos oficiales, estos últimos en su ámbito nacional, autonómico y local, está respaldado, para la primera, por la propia racionalización u organización del trabajo administrativo y, para los segundos, por la obligatoriedad marcada en la ley. El modo o sistema de llevar a cabo estos registros o anotaciones se hace reflejándolos en los denominados libros de registro. Su división o clases se verán más adelante. Debe comentarse que muchas son las formas que adoptan los fabricantes de estos libros para llevar a cabo su cometido, mas el fondo va a ser muy parecido, debido a que lo que persiguen estos libros es ofrecer una pequeña referencia o descripción de la correspondencia o documentos recibidos y expedidos, anotados cronológicamente. Estos libros pueden ser libros físicos o estar integrados en el sistema informático que usa la empresa. Debido a los avances tecnológicos que han experimentado los sistemas de comunicación, ya no solamente son válidos o necesarios los libros que sirven para registrar las cartas o correspondencia, sino que aquéllos han sido ampliados para llevar el registro de fax y del correo electrónico, tanto recibido como enviado. En todo caso, es importante mencionar que se ha de aplicar el principio de racionalización para llevar a cabo el registro de este último, pues muchos pueden ser los e-mail recibidos por vía telemática y pocos los que realmente necesiten de su registro.

El correo electrónico recibido, y cuyo registro interese, se enviará a la impresora para así tener copia escrita de la comunicación recibida, para posteriormente proceder a su anotación, distribución y archivo, tal como se verá más adelante. Dependiendo del grado de informatización que posea la empresa, los e-mail podrán ser enviados a los departamentos interesados utilizando una red interna o externa. Referente a aquéllos cuya impresión o registro no interesa, I se pueden guardar durante un pequeño período de tiempo en el disco duro del ordenador, para, finalizado ese período, proceder a su eliminación, sin más. Por otra parte, tanto para las comunicaciones recibidas como para las expedidas, en todas sus modalidades (correo postal, electrónico y fax), se debe comprobar si van acompañadas de anexos (letras de cambio, pagarés, facturas, otras hojas adjuntas, etc.), para tomar nota de los mismos en los libros correspondientes. El número de libros a llevar dependerá del volumen de comunicaciones que se deben tratar o registrar. Las clases de libros de registro se dividirán atendiendo al propio volumen de la correspondencia que se tenga que despachar. Cuando tengamos un pequeño volumen de correspondencia y/o comunicaciones:


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• Libro registro de entrada y salida de correspondencia. En un mismo libro tenemos la posibilidad de anotar tanto las entradas como las salidas de la correspondencia.

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Cuando el volumen de correspondencia es mayor que el anterior pero sin llegar a ser de gran entidad, su división es la siguiente:

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Libro registro de entrada.

Libro registro de salida.

Ambos son válidos para anotar todo tipo de comunicaciones: cartas, telegramas, faxes y correos electrónicos.

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Cuando el volumen de comunicaciones es grande es aconsejable ampliar los libros de registro. Su división es la siguiente:

• Libro registro de entrada de correspondencia.

• Libro registro de salida de correspondencia.

• Libro registro de faxes recibidos.

• Libro registro de faxes expedidos.

• Libro registro de correo electrónico recibido.

Libro registro de correo electrónico expedido


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10.2 Sistemas de anotación en los libros de registro Se entiende por sistemas de anotación la forma o manera de llevar a cabo la validación y asiento de la documentación en los libros de registro.

- Dos son los sistemas empleados:

- Manual. Informatizado.

Manual: como su nombre indica, la forma de autenticar o validar el documento que se va a registrar se hace de forma manuscrita. Lo primero que se hará es colocar la correspondencia a registrar por orden, agrupándola por tipos o clases, a continuación, se toma el último número de registro anotado en el libro de que se trate, sirviendo de referencia para utilizar su número correlativo en el próximo registro, y sucesivos.

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La validación del registro se lleva a cabo por medio de la estampación del correspondiente sello fechador y que, por regla general, contendrá los siguientes datos:

- Departamento, sección o unidad.

- Si se trata de una entrada o salida.

- Número de registro. Fecha de registro del asiento.

Respecto a los datos variables (número y fecha), podrán aparecer impresos de forma automática debido al grado de mecanización del propio sello fechador que imprime el


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resto de los datos o, en su defecto, se procederá a hacerlo de forma manuscrita al aparecer estos dos espacios en blanco. En cuanto a los asientos en los libros de registro, se hará de forma manuscrita o introduciendo los datos en una aplicación informática específica.

Informatizado: gracias a la informática, la validación de la documentación, así como la anotación de los asientos en los libros correspondientes, se lleva a cabo en una sola operación de toma de datos, a diferencia del anterior que se hacía por separado, ya que utilizando el programa adecuado se consigue automatizar tales tareas. El programa de informática facilita el número correlativo a la vez que en el monitor aparecen los campos que se han de rellenar por teclado o ratón, y que, como mínimo, serán:

- Para las Administraciones Públicas:

- Número correlativo -automático- (entradas o salidas).

- Naturaleza del documento (entradas o salidas).

- Fecha de entrada o de salida.

- Fecha y hora de su presentación (sólo entradas).

- Identificación del interesado (sólo entradas).

- Órgano administrativo remitente (sólo entradas). Persona u órgano administrativo al que se envía, si procede (sólo salidas)

10.3 Fases en el proceso de entrada y salida de comunicaciones Para el correo recibido las fases serían las siguientes:


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Gráficamente para el correo postal:

Para la entrada de faxes:

Y para la de correo electrónico:


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Para el correo que se envía las fases serían las siguientes:

Gráficamente los pasos a dar para el correo postal:

Para la salida de los faxes:

Y para la del correo electrónico:

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