unidad 8 2011 12

COMUNICACIÓN Y RELACIONES PROFESIONALES UNIDAD 8

1

UNIDAD 8

DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS BÁSICOS EN LA EMPRESA PRIVADA (I)

8.1 Corrección de errores 8.2 Convocatorias 8.3 Actas 8.4 Autorización 8.5 Declaración jurada 8.6 Certificados 8.7 Informes 8.8 Nota interior 8.9 Solicitud 8.10 Oficio 8.1 Corrección de errores Con el fin de corregir los errores que se cometen en la correspondencia escrita, se utilizan unos determinados signos que sirven para mejorar su presentación, expresar una idea más correctamente o separar párrafos de forma que al lector le resulte más comprensible el escrito que pretendemos transmitir.

Los signos legales han sido aceptados por profesionales especialistas y no sólo se utilizan en España, sino que están difundidos por otros países, tanto de la Unión Europea como de otros muchos.

La buena presentación, el elegir el estilo adecuado de comunicación, la distribución idónea y la puntuación correcta contribuyen a que al destinatario que reciba el mensaje le cause buena impresión, y en principio esté predispuesto a leerlo con más atención y complacencia.

Es importante revisar los escritos varias veces antes de enviarlos o de mostrarlos al superior responsable para su firma.

Una vez presentado el documento a un superior, éste puede hacer correcciones con los signos legales para intentar mejorar la comunicación. Es fundamental que se conozca la interpretación de cada signo para poder corregir el escrito correctamente.


2

A continuación se exponen los signos de corrección más utilizados:

8.2 Convocatorias En una primera acepción, es el documento por el cual se cita de forma oficial a un grupo de personas para tratar en un lugar determinado los temas que figuran en la propia convocatoria. En una segunda, es la publicación o difusión de notas informativas de interés general que hacen las empresas a sus empleados, tales como convocatorias para puestos de trabajo, para la formación, etc.

La convocatoria puede darse en el propio núcleo de la empresa, es decir, tener como destinatarios a determinados cargos o empleados, como por ejemplo una convocatoria a una reunión de jefes de departamento, o bien, tener proyección hacia el exterior. Un ejemplo de esta última es la que hace una sociedad anónima a sus socios


3

8.3 Actas

Se define un acta como "un documento que da fe de cuanto ha sucedido en una reunión y es un resumen de lo manifestado por los concurrentes a la misma".

Las actas se extienden en toda clase de Organismos Mercantiles y en reuniones colectivas de carácter legal, como Juntas Generales de las empresas, Asociaciones vecinales, etc. En las Sociedades Mercantiles tienen carácter obligatorio y se anotan en el libro destinado a tal efecto donde se recogen todas las actas extendidas de sesiones celebradas. Estos libros han de ser legalizados por un organismo público. Actualmente pueden ser legalizados libros de hojas sueltas para facilitar su impresión.

En casi todas las reuniones se comienza dando lectura al acta de la sesión anterior con el fin de que ésta sea aprobada por los asistentes o expongan sus reparos. Se hace constar, si es aprobada o si se formuló alguna enmienda.

Seguidamente, debe entrarse a discutir cada uno los asuntos que figuran en el orden del día, toma nota el Secretario (a cuyo cargo está la redacción del acta)


4

de cuantos intervienen en los debates, de lo manifestado por cada uno de ellos, así como del resultado de las votaciones que se celebren En la confección de las actas es preciso destacar la presentación, que se realizará en tamaño A4, aunque también se puede utilizar un libro de actas, cuyo papel suele ser rayado en horizontal, y en cada hoja aparece trazada una línea de color rojo que sirve para delimitar un margen o sección y que se utiliza para colocar el nombre de los asistentes a la reunión. Algunos organismos oficiales poseen impresos con las casillas necesarias para la redacción de actas.

•

Los márgenes usualmente utilizados en las actas son los siguientes:

Superior.

•

De 3 cm o 7 espacios, comenzando desde la parte superior.

Inferior.

•

No existe norma fija, ya que depende de la extensión del texto a escribir.

Derecho.

•

A 6 espacios de barra espaciadora, siendo aceptable a 2 cm.

Izquierdo. Comienza el encabezamiento, el cuerpo y el cierre a 1/3 del ancho del papel o a 28 espacios de barra espaciadora desde el borde izquierdo del papel.

El nombre de los asistentes empezará a escribirse a 6 espacios de barra espaciadora o a 2 cm, contando desde el borde izquierdo del papel. Entre el nombre de los asistentes y el encabezamiento habrá una separación de 4 espacios de barra espaciadora o 1,5 cm, aproximadamente. La redacción de un acta es una labor delicada, pues ha de ser un fiel reflejo de lo ocurrido y de los acuerdos tomados. En ella se expone solamente la esencia de las intervenciones, ya que las actas ofrecen un extracto, ante la imposibilidad de tomar literalmente y por completo las intervenciones de los asistentes.

Las actas se escriben con una redacción clara, y en ellas no se deben usar términos que pudiesen ser equívocos, dada la importancia de los asuntos tratados.

-

Las actas constan de tres partes:

-

encabezamiento

-

cuerpo

cierre.

El encabezamiento carece de membrete si se usa el libro de actas. En las páginas preimpresas de los diferentes organismos utilizados para tal fin figuran el escudo o tipo representativo, el nombre del departamento o negociado del que se trata, el número de acta que le corresponde con los datos personales que se necesiten. El encabezamiento comienza a escribirse a 3 cm del borde superior del papel y a 1/3 del ancho , dejando 2 cm de distancia para el margen derecho si no utilizamos papel impreso, en cuyo caso se escriben los datos en las casillas correspondientes En la redacción

-

del encabezamiento del acta deben constar los siguientes datos:

Hora, día, mes, año, ciudad y local en que la reunión tiene lugar, así como el nombre de la Entidad que se reúne


5

- La convocatoria en que se celebra (1.a o 2.a) y clase de

-

Junta de la que se trata, ordinaria o extraordinaria

-

Asistentes (generalmente margen izquierdo) y el orden del día.

-

En las Sociedades Anónimas, se relacionan en el margen izquierdo los accionistas asistentes con el número de acciones que representan o de las que son propietarios.

Número de acta, siendo siempre correlativos.

Ejemplos de encabezamientos:

"En la ciudad de Santander, a las cuatro de la tarde del día veinte de noviembre de dos mil cuatro, se reunió en su local social el Consejo de Administración de la Sociedad Anónima "Cántabros, S. A.", con la asistencia de los señores Consejeros indicados al margen, para tratar de los asuntos consignados en el orden del día..."

"En Valencia, siendo las ocho horas y en el domicilio social de este casino, sito en Palma de Candía, n.° 22, se reúnen los señores relacionados al margen, bajo la presidencia de su titular, para tratar los asuntos detallados en el orden del día..."

"En la Consistorial del Ayuntamiento de Madrid siendo las doce horas del día nueve de diciembre de dos mil seis y ante el Sr. Alcalde D. Antonio Vázquez Costas compareció Don Jose Carlos Pérez Pérez…”

El cuerpo es el verdadero contenido de la reunión, es el texto del documento. Comienza a escribirse a doble espacio, después de punto y aparte del encabezamiento, con los mismos márgenes que éste.

Si en la reunión se tratan varios puntos deberán ir con letras mayúsculas (PRIMERO, SEGUNDO, TERCERO, etc.) perfectamente destacados en el texto y separados unos de otros por doble espaciado después de escribir lo concerniente a cada uno.

En el cierre

•

de un acta generalmente aparece:

•

Frase (" y no habiendo más asuntos que tratar...").

•

Hora, localidad y fecha (en letra).

Firmas. Las Actas NO llevan pie, terminan con las firmas del Secretario, vocales y Presidente, que irán colocadas escalonadas partiendo del margen izquierdo de más a menos categoría del cargo

Algunos ejemplos de cierre:

"Y no habiendo más asuntos que tratar se levan la sesión a las veinte horas del día y en el lugar antes indicado, de todo lo cual yo, como Secretario, Certifico."


6

"Siendo las trece horas, el señor Presidente considera que los puntos tercero y quinto se aplacen para la próxima Junta Ordinaria levantándose la

sesión en el lugar y fecha en principio indicados...

"Y, sin más asuntos que tratar, se da por finalizada sesión, siendo las veintidós horas."

"Sin más asuntos que tratar, por el Sr. Presidente se levanta la reunión a las catorce horas en el lugar y fecha antes citados, de todo lo cual yo, como Secretario, doy fe."


7

Asistentes: PRESIDENTE:

Don Juan Méndez Pérez

SECRETARIO:

Don José Abad Dávila

TESORERO: Don Alberto Arosa Diez

Vocales:

Doña Manuela Soto Bello

Don Javier Alonso Bastos

Don Lino Lago Cameselle

Don Andrés Sobral Branco

En la ciudad de Girona, siendo las ocho horas del día cuatro de marzo de dos mil cinco, previa convocatoria del señor Presidente, se reúnen los miembros Directivos al margen reseñados, de la Sociedad Industrias Motori, S. A. para la construcción de viviendas de la C/ Sant Aniol, 9, y tratar los asuntos expuestos en el siguiente orden del día:

1.° Aprobación del acta anterior. 2.° Rendición de cuentas. 3.° Ruegos y preguntas.

Fue leída por el señor Secretario el acta de la reunión anterior, celebrada el día nueve de febrero de mil novecientos noventa y cinco, y ésta fue aprobada por unanimidad.

Por el señor Tesorero se da lectura al estado de cuentas existente en la actualidad, poniendo de manifiesto que la Póliza de Crédito solicitada al Banco de Etcheverría, por un importe de 30.000€. (treinta mil), ha sido concedida.

No habiendo ruegos y preguntas por parte de los asistentes, sin más asuntos que tratar, se levanta la sesión, siendo las nueve horas y media


8

8.4 Autorización La autorización surge en la mayoría de los casos, como respuesta a la petición de un empleado a su superior. Puede obedecer a una petición del propio trabajador o nacer en el propio seno de la empresa autorizando al trabajador a realizar una determinada labor. No existe un modelo de autorización, pero se exige claridad, brevedad y concisión para que cumpla con su objetivo. Se deben distinguir las autorizaciones anteriores que capacitan a una persona para realizar determinadas tareas que en principio no le corresponden de los poderes notariales expedidos por las empresas para autorizar a determinados trabajadores a tomar decisiones. 8.5 Declaración jurada

•

Las declaraciones son documentos mediante los cuales una persona deja constancia de un hecho o circunstancia en relación consigo misma, acreditándolo con su firma. Se redactan declaraciones en los siguientes tipos de situaciones:

•

Para aseverar que no se ha sido expulsado de ningún estamento público.

•

Con el fin de justificar que no se perciben dos remuneraciones del Estado por ocupar diferentes cargos públicos.

•

Para señalar que no se figura inscrito en ningún otro padrón Municipal cuando se solicita alta en el padrón de la ciudad en la que se reside

•

Para declarar el importe total de los ingresos tanto personales como familiares.

•

Para justificar el número de componentes de la unidad familiar.

•

Si es necesario demostrar que no se posee vivienda propia.

•

Para confirmar que no se ha estado encarcelado en ninguna ocasión.

En el caso de solicitar una prestación se acompaña una declaración en la que se justifica no percibir ninguna ayuda por el mismo concepto.

Las declaraciones se clasifican en dos grupos: ordinarias y juradas.

Las declaraciones ordinarias se redactan de forma similar a los certificados, de los que se diferencian en que en lugar de iniciar la exposición con la palabra certifico (a), se hace con las palabras HAGO CONSTAR o DECLARO (A).

Las declaraciones juradas son certificados personales que escriben las personas que quieren declarar algo, afirmativa o negativamente, sobre sí mismas. Aunque se mantiene la terminología de jurada, debido a que en épocas pasadas, para dar mayor fuerza a lo que se afirmaba o negaba se hacía bajo juramento, en la actualidad, la palabra juro se sustituye por DECLARO (A) bajo mi responsabilidad…o expresión equivalente.

Está penado por la ley el perjurio o el delito de jurar en falso. Desde el punto de vista legal, al declarante se le exige la misma responsabilidad que antes, no pudiendo incurrir en dolo o engaño, algo a lo que responde con su firma.

Las declaraciones se presentan en folio, tamaño A4 o A5, aunque la más usual es esta última, en la que se escribe el contenido en sentido apaisado. Si se emplea el folio o el A4, el escrito se realiza en sentido vertical. No existen normas para utilizar un tamaño u otro, sólo dependerá de la extensión del texto que se quiere redactar. El color del papel que se utiliza en estas comunicaciones es blanco


9

Los márgenes de una declaración jurada son diferentes para el tamaño A5 o A4.

La mayoría de las declaraciones juradas se redactan en tamaño A5, en cuyo caso se emplean los siguientes márgenes:

• Superior:

•

de 5 o 6 centímetros, aproximadamente, desde el borde superior del papel, lo que equivale a 20-24 espacios de palanca interlínea, aunque se recomienda que en función de la extensión del contenido de la declaración determine el margen apropiado para que el escrito quede a la misma distancia del margen superior que del inferior.

Izquierdo:

•

a 15 espacios de barra espaciadora. Puede considerarse aceptable 3 o 4 cm.

Derecho:

•

la longitud del espacio será de 1 o 2 cm. Son 8 espacios de barra espaciadora en máquina de escribir u ordenador. También es admisible que se deje la misma distancia en los dos márgenes si con eso se favorece la presentación del texto.

Inferior: no se deja ningún margen específico, la firma y rúbrica se distribuirá de forma que no quede demasiado cerca del borde de la cuartilla.

•

Si el texto de la declaración es extenso se redacta en folio o A4, y en este caso los márgenes adecuados son:

Superior:

•

puede ser 5 o 6 cm. o la distancia que se crea conveniente en función de la longitud del texto.

Izquierdo:

•

Se dejarán 16 o 19 espacios de barra espaciadora. De 3 a 5 cm, aproximadamente.

Derecho:

•

a 8 espacios de barra espaciadora en máquina de escribir u ordenador; si se mide la distancia en cm, son 2 cm.

Inferior:

la persona encargada de realizar la declaración tiene que distribuirla de forma que en el escrito no quede demasiado espacio en blanco ni en el margen superior ni en el inferior. Debe tener en cuenta que la firma y la rúbrica tienen que aparecer junto al borde inferior del papel sin dar la sensación de que no caben. Por esta razón, no se estipulan márgenes fijos.

—

Las declaraciones constan de tres partes, perfectamente diferenciadas:

— encabezamiento,

— cuerpo, y

cierre o terminación.

El encabezamiento lleva una fórmula fija que se escribe en letras mayúsculas " DECLARACIÓN (JURADA) QUE FORMULA DON/DOÑA..." (aunque no siempre se emplea) y los datos personales del declarante

En las declaraciones juradas no figura membrete y no es aconsejable hacerlas en papel con membrete aunque éste sea personal.

Los datos personales del declarante, el nombre y los dos apellidos deben escribirse en letras mayúsculas. En este apartado, figuran también la dirección, el número de Documento Nacional de Identidad (DNI) y cualquier otro dato (edad, profesión, estado civil...) que el firmante considere oportuno y necesario o que sea exigido.


10

El cuerpo está formado por una fórmula fija (diferente según que el tipo de declaración sea ordinaria o jurada) y por la exposición del caso o contenido.

Las fórmulas fijas usadas en el cuerpo de las declaraciones son las siguientes:

Declaraciones ordinarias: HAGO CONSTAR; DECLARO/A.

Declaraciones juradas: DECLARA BAJO SU HONOR; DECLARO BAJO MI RESPONSABILIDAD; DECLARO POR MI HONOR; DECLARA BAJO SU RESPONSABILIDAD.

A continuación de estas fórmulas se escribe el hecho del que se pretende dejar constancia, sin sangría cuando se utiliza tamaño cuartilla, y con sangría de 3, 5, 7 o 10 espacios si se emplea el papel en tamaño folio o A4

El cierre o terminación

consta también de una fórmula fija, fecha, firma y rúbrica.

En la fórmula fija de este apartado se especifica el Órgano o autoridad delante de la cual va a surtir efecto la declaración.

Ejemplos:

"Y para que conste en el Organismo pertinente, firmo la presente declaración..."

"Y para que pueda hacerlo constar, con el fin de..."

"Y para que así conste a efectos académicos, expido esta declaración en..."

Cuando se desconoce el Organismo en el que tiene que ser entregada la declaración, la fórmula sería:

"Y para que conste donde convenga…”

A continuación, se escribe la ciudad en la que se redacta la declaración, seguida del día, mes (que se pondrá en letras minúsculas) y año en el que se expide. Estos datos pueden escribirse en número o en letra. Es aconsejable hacerlo en letra cuando la fecha represente una referencia fundamental en el documento. La firma y la rúbrica serán del declarante, que corresponderán a la persona cuyos apellidos figuren en la presentación.

■ Redacción

Las declaraciones pueden redactarse en tercera persona o en primera. Esta última se considera menos correcta.

Desde el punto de vista jurídico, afirmar algo falso en documento escrito firmado y rubricado está penalizado por la ley, por eso, la redacción de las declaraciones juradas reviste vital importancia. No se pueden utilizar ambigüedades que lleven al equívoco, hay que hacer figurar de forma veraz y real lo que se atestigua.

La redacción en estos escritos tiene como característica fundamental la claridad de expresión en el contenido, que tendrá frases directas, sin tachaduras ni enmiendas. En algunas empresas y organismos oficiales, en las que se repiten con frecuencia el mismo tipo de declaraciones, existen unos impresos en los que el declarante sólo tiene que escribir sus datos personales y firmar porque el resto de la declaración está impresa.


11

A continuación se muestra un esquema una declaración escrita en A5:

Orientación sobre la distribución de márgenes y espacios sobre el papel

DON LUIS AREAL RODRÍGUEZ, de treinta y tres años de edad, soltero, vecino de Teruel, propietario de la empresa Moltalbán, S. L., ubicada en la calle Pirineos, 23, de Teruel, C. P. 44003. DECLARA BAJO SU RESPONSABILIDAD: Que debido a una fuga de agua producida de manera fortuita y accidental en el establecimiento que regenta y de su propiedad, antes mencionado, quedaron totalmente destruidos, junto con otros enseres, los libros de Contabilidad, archivos y demás documentación perteneciente a la misma. Y para que conste en el Organismo pertinente, firmo la presente declaración en Teruel, a diecisiete de diciembre de dos mil cuatro.


12

DOÑA LEONOR VALLES SERVET, directora de la empresa Mirambel, S. A.

DECLARA: Que ALBERTO CARIDE COLLADO, de 19 años de edad, con domicilio en la calle Abat Escarre, 41, 2.° A, de esta ciudad, ha realizado durante el presente curso académico prácticas profesionales en esta empresa bajo la dirección de doña Amalia Torres Crivillen, y en su opinión tuvo un buen aprovechamiento técnico y una conducta intachable difícil de superar. Y para que así conste, a efectos académicos, en el Instituto de Formación Profesional y además en el ámbito empresarial, expido la presente en Badalona, a treinta de septiembre de dos mil cinco.

8.6 Certificados

El certificado es un tipo de texto administrativo empleado para constatar un determinado hecho. En el proceso de solicitud de un puesto de trabajo, en especial cuando se trata de una institución oficial, los certificados son fundamentales para demostrar la formación y la experiencia. Es un tipo de texto que se produce normalmente a instancias de quien lo recibe, y por una persona con autoridad

http://es.wikipedia.org/wiki/Tipo_de_texto�


13

suficiente dentro de la institución para establecer que se ha cumplido con lo afirmado en el documento.

Los certificados pueden confirmar muy diversos hechos:

• La asistencia, participación u organización de un curso, jornada o acto • Los resultados académicos • La docencia de determinado curso o seminario • La experiencia profesional en determinado campo • La pertenencia a un grupo o jerarquía • Los conocimientos de lenguas extranjeras • La realización de cualquier otra actividad académica o extra-académica... • La adecuación de un objeto a una norma …

La persona que redacta el certificado no es necesariamente la misma que el que la firma; de hecho, en ocasiones es el propio interesado el que presenta el certificado ya redactado para que el responsable sólo tenga que firmarlo (siempre, claro está, que esté de acuerdo con su contenido); pero esta diferencia es irrelevante: a efectos administrativos y legales, el autor y responsable del certificado es quien lo firma, no quien lo redacta y lo produce físicamente.

Aunque cada institución o empresa suele tener sus propios modelos de certificación, un modelo estándar de certificado sería el siguiente:

Nombre o logotipo de la institución

D./Dª Nombre y apellidos, cargo que ocupa en la institución,

CERTIFICA

Que D./Dª nombre y apellidos', con DNI 'número' ha participado / organizado / realizado...

Y para que conste a los efectos oportunos, expido el presente certificado, a petición del interesado, en lugar, el día fecha.

Firma de quien expide el certificado

Fdo.: Nombre y apellidos

Sello de la institución


14

Se puede utilizar para su redacción papel de tamaño A4 o A5, siempre en vertical. Las siguientes orientaciones son para un documento redactado en A4 En el esquema anterior se puede distinguir el encabezamiento que comprende el membrete y nombre, apellidos y cargo de la persona que firma el certificado. Estos datos es conveniente escribirlos en mayúscula a dos o tres centímetros del borde izquierdo del papel y a uno o dos del borde derecho. Después del encabezamiento figura el cuerpo del certificado. Se deja aproximadamente 4 o 5 espacios del encabezamiento y se inicia con la expresión certifico, certifica, certifica escrita en letras mayúsculas dejando un margen de 1/3 del papel. A continuación se ponen dos puntos (:) y se comienza cada párrafo con la palabra Que con la letra Q escrita en mayúsculas. El cierre comienza con el mismo margen que el cuerpo pero con una sangría de 3 o 5 espacios. La firma suele ir en el lado derecho. En el caso de necesitar varias firmas (ej. El VºBº en un organismo público) se ordenarán por orden de mayor a menor importancia desde el margen izquierdo, al igual que en las actas.

D/ Dña.: …………………………………………con DNI…….. (Titulo o cargo que corresponda o proceda).

CERTIFICA: Que D/Dña.……………………………………………………….., tras examinar los datos correspondientes a los de años xxx (o lo que proceda). Para que conste y sirva de justificante para el interesado/a en cumplimiento de lo dispuesto en el en el articulo (o lo que proceda), se expide el presente certificado

En………………….……………, a…… de…………………….. del 2008

Fdo. Nombre de la persona que hace el certificado

Firma……………………………….


15

D/ Dña.: ………………………………………………………….……… con DNI nº………………como (Presidente/Director/Secretario) o lo que proceda de la Empresa/Fundación/Asociación/Colegio (o lo que corresponda en cada caso), y con domicilio en c/……………………………………. nº… Localidad y Provincia (o lo que corresponda en cada caso).

CERTIFICA QUE:

D/Dña.……………………………………………………….., con DNI, presta sus servicios en esta Empresa/Fundación/Asociación/Colegio (o lo que corresponda en cada caso), desde día/mes/año. Y para que conste y surta los efectos oportunos se expide el presente a petición del interesado/a, en………………….……………, a…… de…………………….. de 200_

Sello si procede Fdo.: Nombre de la persona que expide el certificado

8.7 Informes Una de las tareas principales y de mayor responsabilidad que tiene que asumir la dirección de una empresa es la toma de decisiones. Para que éstas sean fructíferas, alcancen sus objetivos, la empresa va a necesitar información imparcial y no distorsionada. El conjunto de esa información referente a un hecho, suceso o situación, expuesta de una forma ordenada, clara y siguiendo unos criterios objetivos, recibe el nombre de informe. Existe gran variedad de informes, ya que éstos dependen del motivo o causa que origina su petición o elaboración. Hay informes académicos, de auditoría, clínicos, científicos, comerciales, sanitarios, bursátiles, económicos, periciales, militares, prejudiciales (de personas físicas y jurídicas), de investigación, de mercado, financieros y así un largo etcétera, y cada uno de ellos con las consiguientes subdivisiones por áreas o especialidades. Se puede decir que la mayoría de los tipos citados anteriormente tiene cabida en nuestra asignatura, pero lo más sensato y racional es estudiar las partes en que se divide o se ordena un informe en general, independientemente de la información plasmada en él. De esta manera, se va a conseguir tener una guía de amplio espectro, a la vez que se adquieren los suficientes conocimientos para poder atender la petición por parte de los responsables de la empresa de la confección y trascripción de un informe


16

Otra ayuda fundamental que va a facilitar la comprensión del contenido o servir de respaldo al texto elaborado es la colocación estratégica de las representaciones gráficas de tablas y series estadísticas, que se pueden extraer y elaborar del propio estudio o borrador del informe.

- Las representaciones gráficas más usuales son:

- Gráficas de líneas.

- Gráficas de barras.

- Pictogramas. Diagramas de sectores…

De todos los gráficos antes citados utilizaremos aquel o aquellos que mejor se adapten para representar gráficamente la tabla o estudio que se cite en el informe. Antes se ha mencionado su colocación estratégica y no se debe pasar por alto ese detalle, debido a que la representación gráfica nunca ha de «romper» el texto de un párrafo. Es aconsejable que vaya al final del mismo y que en su encabezamiento figure una brevísima introducción o presentación, a qué título, viñeta o etiqueta pertenece, el número correlativo que le corresponde.

El informe consta de encabezamiento, que a su vez se divide en la portada e introducción, contenido y final. Encabezamiento.

-

Esta primera parte se divide, como se ha comentado anteriormente, en:

Portada.

-

Son las pastas o las hojas que contienen el informe y, por tanto, el primer contacto visual que tiene el destinatario con el documento. En la portada figura el título del propio informe, que resalta sobre el resto del enunciado, la razón social o persona física que solicita el informe, la empresa de consultoría (razón y domicilio social) que lo elabora, así como la fecha de confección. Este último dato, aunque parezca intrascendente, es esencial. Pensemos en un informe sobre el grado de solvencia de un cliente potencial. En el período de elaboración del informe puede resultar un buen cliente para la empresa, pero con el transcurso del tiempo la información recogida en el documento puede no resultar válida, debido a las situaciones por las que ha podido pasar ese cliente.

Introducción. En esta subdivisión del encabezamiento, el responsable o autores del informe especifican de qué va a tratar y cómo van a hacerlo, para que de esta manera el destinatario del documento se forme una idea del contenido o cuerpo del informe. Este apartado trata de preparar al destinatario para que se vaya adentrando en materia. Su exposición se hace de forma sencilla, breve, se evita la suntuosidad y el formulismo, y se ha de tener en cuenta el nivel socio-cultural del destinatario.

Contenido. Es el principal apartado del informe. En él se plasmarán los análisis, los hechos, las situaciones, en definitiva, los estudios llevados a cabo por la empresa de consultoría o el autor responsable. Para una mejor lectura y comprensión de este apartado, es aconsejable que su organización sea buena, y esto se consigue manteniendo un orden estructurado en la exposición de los temas tratados. Para conseguir esta estructuración o agrupamiento, se pueden utilizar las viñetas o títulos, que a su vez pueden ser utilizadas también para dividir el resto de las partes de que consta el informe.

-

Final. Este apartado varía debido a la extensión, tipo o clase del propio informe. Si el documento no es extenso, el final puede tener un solo apartado, que recibe normalmente el nombre de «Conclusiones», «Propuestas», «Deducciones» u otros análogos. Ahora bien, si el informe es de cierto volumen, el apartado final se puede subdividir a su vez en los siguientes:

Anexos: se incluyen en esta división aquellos datos (tablas, gráficos, etc.) que no son estrictamente necesarios en el contenido para que sirvan de ayuda al destinatario en la comprensión global del informe. Es recomendable no abusar de


17

los datos numéricos, de numerosas tablas, etc., ya que podrían hacer perder la atención al lector.

-

-

Extracto: comprende, como su palabra indica, un resumen o compendio del informe en sí. Se trata de un «repaso» expuesto de forma concisa. Los resultados se expondrán de mayor a menor importancia o prioridad y se hará una matización de los mismos, así como de las recomendaciones oportunas si el tipo de informe lo requiere. Índice: es la última fase del apartado «final». Consiste en relacionar los diferentes apartados y divisiones de que consta el informe desde su inicio hasta el final, indicando el número de la página. Puede aparecer en este apartado o en el encabezamiento, después de la portada.

Probablemente uno de los tipos de informe más solicitado a las empresas de consultoría y financieras son los informes económico-comerciales, por lo que a continuación se verán más detalladamente. En esta clase de informes se indaga sobre el grado de cumplimiento de las personas físicas o jurídicas, y se clasifica generalmente en positiva y negativa. La primera hace referencia a la capitalización propia de la empresa, a las inversiones, a los derechos sobre terceras personas, al personal de la empresa, etc., mientras que la segunda hace mención a las obligaciones adquiridas y que no han sido atendidas. Tanto las entidades de crédito, como las financieras y de consultoría utilizan sus propias bases de datos para recabar información sobre las personas o empresas estudiadas. Así las entidades de crédito acuden a la ASNEF (Asociación Nacional de Entidades Financieras) a la que están suscritas la mayoría de ellas (Banca, en general, Cajas de Ahorros Confederadas, Cajas Rurales, Cajas Laborales de Crédito, etc.); al RAÍ (Registro de Aceptaciones Impagadas), que se trata de una base de datos conformada por las entidades de crédito respecto a las letras de cambio que han sido aceptadas por los diferentes librados y no pagadas a su vencimiento; a la Central de Información de Riesgos del Banco de España (CIRBE); así como a otras organizaciones como las consultorías y asesorías financieras que ofrecen sus servicios a los clientes que así lo solicitan, previa suscripción o pago de una cuota. Esta información es trasmitida, generalmente, por vía telemática (Internet), para que posteriormente, y con los datos obtenidos, se organice y redacte el informe por la empresa solicitante. Otro elemento es tener la formación o conocimientos suficientes para confeccionar o elaborar el informe, tarea ésta, por otra parte, reservada a los especialistas de cada materia (economistas, ingenieros superiores y técnicos, investigadores, analistas de mercado, etc.) La informática, mediante los diferentes programas que se comercializan, bien sean paquetes integrados o «suites», por citar los de uso más extendido en los trabajos de oficina, va a ser de una excelente, y prácticamente imprescindible, ayuda a la hora de confeccionar los informes. Con el tratamiento de textos se transcribirá el borrador, con la base de datos se recuperará la información grabada en sus ficheros y con la hoja de cálculo se elaborará aquello que sea necesario (gráficos, cálculos aritméticos, cálculos estadísticos, etc.); y todo ello redundando en una forma de trabajar más rápida y segura. Otro tipo de informe muy utilizado a nivel empresarial son los informes personales o comerciales que difieren notablemente en su estructura de los informes generales que se han expuesto en las páginas anteriores. Los informes personales o comerciales, como su nombre indica, tratan de comunicar las características fundamentales de las personas o empresas acerca de las cuales se realizan. La empresa los solicita cuando:


18

• •

Se contrata a un nuevo empleado. Un empresario desea iniciar relaciones comerciales mediante un pedido.

Los informes personales pueden referirse también personas con las que haya que mantener una negociación. Es costumbre que una empresa, al efectuar un primer pedido a otra, indique nombres de casas comerciales con las que trabaja en la actualidad y a las que se puede pedir informes.

•

Las principales preguntas, en este caso, se refieren a:

• Morosidad en el pago.

• Devolución de papel (letras de cambio o pagarés).

• Créditos concedidos.

• Capacidad de endeudamiento.

Seriedad y responsabilidad del empresario, etc.

En la carta de petición de informes el empresario que los solicita debe ofrecer su colaboración para cuando se requiera, prometiendo guardar la discreción necesaria sobre los informes que reciba. Las cartas de contestación deben responder a las preguntas solicitadas. Si los informes personales son muy malos puede pedirse que la carta sea destruida una vez leída. Como medida de precaución en estos casos, suele enviarse la respuesta en papel sin timbrar y sin firma.

La mayoría de las entidades bancarias disponen de unos impresos especiales para contestar en estos casos, aunque presenten cierta reserva si la solicitud no proviene de clientes con los que mantienen relaciones comerciales.

Industrias Pándelo, S. A.

C/ Campos Góticos, 22 - 34003 PALENCIA

22 de abril de 1993

MANUFACTURAS DEL MUEBLE Avda. Ángel López Pérez, 8 27002 LUGO ASUNTO: Petición informes Distinguidos señores:

Don Jesús Salgueiro Pereira solicita una plaza en nuestro Departamento de Ventas. Nos hemos informado de que durante diez años ha estado trabajando en su empresa desempeñando el puesto de Jefe de Ventas.

Agradeceremos que tengan la bondad de remitirnos, con la mayor urgencia posible, información sobre las cualidades técnicas y comportamiento social o cualquier otro dato que consideren de interés, durante el tiempo que estuvo trabajando con ustedes.

Asegurándoles una reserva total y absoluta, al mismo tiempo que agradecemos de antemano su atención.

Un saludo cordial de

GERENTE

José Vázquez Prieto


19

C O N S E R V A S

El buen Gusto

CI Galván. 6 - 11401 JEREZ DE LA FRONTERA

Tfno: 34 78 92 - Fax: 00 87 21

Conservas O Morrazo Jazmín, 25 a 3 de marzo de 1993 39010 SANTANDER

n/ref.: M-3/92

ASUNTO: Solicitud informe personal

Distinguidos señores: Agradeceríamos tuvieran a bien facilitarnos información sobre doña Sábela Arteixo Moran, que ha estado empleada en su empresa durante los últimos años, a cargo del Departamento Administrativo. Desearíamos conocer su responsabilidad a la hora de tomar decisiones, su seriedad y eficacia en el trabajo, al mismo tiempo que la solvencia moral que le caracteriza. Dicha señora ha solicitado el cargo de Jefa Administrativa en nuestra empresa; les estaríamos muy reconocidos si estudiaran esta posibilidad y su valía para el cargo.

Hemos de significarles que guardaremos la debida reserva. En espera de sus noticias, les saludamos muy atentamente.

JEFA DE PERSONAL

María Barbeito


20

8.8 Nota interior Es un tipo de comunicación que utilizan los distintos departamentos o secciones pertenecientes a una empresa para comunicarse entre sí. Las partes de que consta son: Inicio. En esta parte figurará el membrete de la empresa u organismo de que se trate, lugar y fecha de la comunicación, y las referencias de la misma (S/Rfra y N/ Rfra). También figurarán el De: y el Para: figurando en ambos el nombre dos apellidos y cargo de emisor y destinatario del mensaje. Contenido. Es la exposición clara y concisa de lo que se quiere transmitir Final. Es la firma del emisor del mensaje. No es de uso que en este tipo de nota figure una despedida.

COMUNIDAD AUTÓNOMA DE ARAGÓN

Consejería de Agricultura y Ganadería Servicio Territorial Sección de Agricultura de

Zaragoza

Zaragoza, 18 de abril de 2001

N/Rfra.: AA/cm

S/Rfra:

De: Jefe de Sección de Agricultura

Andrea Arenas Parra

A: Jefe del Departamento de Coordinación Agrícola Rufino Manzanedo Caballero Asunto: Petición de inscripciones maquinaria agrícola primer trimestre.

Con el fin de remitir a la Jefatura Provincial de Tráfico las inscripciones de maquinaria agrícola del primer trimestre, le ruego me pase relación nominal de las mismas. Para mayor aclaración adjunto fotocopia de la petición realizada por dicha Jefatura.


21

8.9 Solicitud La solicitud o instancia es un escrito que tiene por finalidad formular una petición o reclamación a una persona de rango superior, o bien a las autoridades, departamentos de la Administración o entidades públicas o privadas.

•

Cuando va dirigida a determinadas autoridades se denomina:

Memorial.

•

Cuando se dirige a un monarca o príncipe, Jefe de Estado, Sumo Pontífice.

Exposición.

Si se envía al Parlamento o al Senado.

•

Existen cantidad de ocasiones en las que es necesario presentar la solicitud correspondiente para que se pueda ejecutar la petición. Algunos casos son:

• Para solicitar puesto de trabajo.

• En contratos de cualquier tipo.

• Para concursar en oposiciones.

• En la petición de certificaciones.

• Para solicitar reducción de plantilla de personal en una empresa.

• Como petición de anulación de una sanción de tráfico.

• Para pedir la instalación de un contador de agua, de luz, ...

• En la empresa, para pedir declaración de quiebra, o suspensión de pagos.

• Cuando se quiere abrir una nueva industria para pedir autorización.

• Para realizar reformas, obras y ampliaciones.

Para realizar la inscripción en el registro mercantil, etc.

En algunas ocasiones habrá que hacer constar en la solicitud que se acompaña de los documentos que se exigen para la presentación y admisión de la misma, sin cuyo requisito ésta será dada por no válida. Cuando se entregan varios documentos importantes en una oficina de la Administración, se presenta también una instancia en la que se enumeran cada uno de los escritos que allí quedan depositados. A la instancia se le pone el sello del registro que recibe la documentación, sirviendo así como justificante para la persona que deja los documentos; y en caso de extravío o pérdida de los mismos es el organismo el que se responsabiliza del hecho

El papel utilizado para su presentación y realización es siempre de tamaño A4 siempre en sentido vertical. En algunos organismos (Ayuntamientos, Delegaciones de Hacienda, Policía...) tienen instancias impresas para determinadas peticiones que se realizan con frecuencia, como solicitudes de pasaportes, becas, DNI, etc., en las que el solicitante sólo rellena sus datos personales y cubre las líneas que aparecen en blanco.


22

•

Los márgenes aconsejados para una distribución correcta del escrito en una solicitud son:

Superior:

•

De 5 a 7 cm. es decir, se elegirán los adecuados en función de la extensión del texto.

Inferior: Debe ir a 2 cm del borde del papel El pie

•

de la solicitud se comenzará a escribir 2 o 3 cm. a partir del extremo izquierdo del papel en función de la longitud del texto del pie. En la actualidad este suele centrarse para un mayor equilibrio en la estética del texto.

Derecho:

•

Se dejará siempre un espacio en blanco de 2 cm.

Izquierdo: Desde el borde del papel se dejarán antes de empezar a escribir, 1/3 del ancho del papel. Sólo en instancias memorial se dejará la mitad del ancho del papel,

como símbolo de mayor cortesía hacia la persona o entidad ante la que se presenta.

La instancia se redacta en tercera persona, por eso las palabras son expone y solicita en lugar de expongo y solicito; de esta forma se refleja mayor cortesía y consideración por parte del solicitante. Cuando el texto no cabe en el anverso se continúa en el reverso. Se puede escribir a uno o dos espacios de según aconseje la extensión del escrito, dejando doble espaciado en los puntos y aparte.

• Al igual que la mayoría de los documentos, la instancia se divide en tres partes:

• Encabezamiento.

• Cuerpo. Cierre.

■ El encabezamiento El conjunto de palabras con las que se comienza este tipo de escrito, consta de los datos personales del solicitante necesarios para cada situación como pueden ser

-

los siguientes:

- Nombre y apellidos (se aconseja escribirlos en letras mayúsculas).

- Domicilio

- Lugar de nacimiento.

- Profesión.

- Estado civil.

N.° Documento Nacional de Identidad (DNI). O N.° de Identificación Fiscal (NIF) en algunos casos.

Al comienzo del encabezamiento pueden escribirse las frases «El que suscribe, D .............. » o «El abajo firmante D ». En la actualidad tiende a suprimirse el lenguaje retórico, eliminando palabras innecesarias e intentando aproximarlo a la realidad del lenguaje hablado. Se aconseja escribir directamente en letras mayúsculas el nombre y los apellidos de la persona que firma la instancia.


23

Ejemplo:

DOÑA LEONOR SOLER VALLES, natural de o simplemente:

JUAN CARLOS RASPEIG, soltero, domiciliado en Una instancia puede presentarse en nombre propio o en el de otra persona, organismo, institución o grupo de personas, en cuyo caso se hará constar en el encabezamiento. Ejemplo:

ISABEL BLANCO IZQUIERDO, como gerente de la empresa Marazal, S. L., con domicilio

DOÑA ANA MARÍA CASTELO VEGA, en su calidad de Delegada de alumnos del Ciclo Superior de Secretariado en el I.E.S. Racardo Mella de Vigo……

■ El cuerpo Comienza a escribirse a continuación del encabezamiento después de dejar un espacio de 1 o 2 cm dependiendo de la longitud del texto.

Comprende: la exposición y la solicitud.

La exposición está compuesta por todos aquellos datos y circunstancias que se considera necesario presentar con miras a obtener la solicitud, es decir, las razones sobre las que se fundamenta. Se inicia con la palabra «EXPONE»: acompañada siempre de dos puntos y escrita en letras mayúsculas, centrada en el cuerpo de la instancia o en el margen izquierdo a la altura de la primera línea de la exposición. A continuación se pone siempre la palabra «Que» para comenzar a exponer los motivos de la petición. Si en el escrito incluimos diversos asuntos, o varias razones, éstos se detallarán de manera clara y concisa, utilizando para cada uno párrafos distintos que empiezan siempre por la palabra «Que» y terminando el último párrafo con la frase: «es por lo que...».Ejemplo:

EXPONE: Que (asunto de la petición) Que (otro motivo) Que (otra razón)

es por lo que,

SOLICITA;


24

La Solicitud es la petición que se quiere hacer, escribiendo la palabra «SOLICITA» siempre en letras mayúsculas. Esta puede colocarse centrada en el cuerpo de la instancia seguida de dos puntos (:) o en el margen izquierdo con punto y coma (;) o coma (,). Este apartado resume las consecuencias de todo lo expuesto anteriormente, rogando que la instancia sea atendida en virtud de los derechos, preceptos o requisitos en que se ampara el solicitante. Los apartados «expone» y «solicita» expresan el contenido de la instancia. Al redactarlos es conveniente y necesario ser preciso, claro y breve, sin incurrir en el error de repetir los mismos conceptos en los dos apartados ■ El cierre A continuación viene el cierre del documento. Comprende estas partes - Localidad y fecha - Firma. - Pie. Una vez terminado el escrito, y después de punto y aparte, consignaremos la plaza desde donde escribimos, es decir, la localidad, y en la misma línea pondremos la fecha en letra para determinar la validez del escrito y evitar cualquier rectificación. También es válido escribir la fecha con cifras, lo que permite hacerlo más rápidamente; actualmente se tiende a incrementar el uso de este formato pero si la fecha es un dato fundamental a la hora de que atiendan o no nuestra solicitud se debe escribir con letra. Debajo de la fecha se pone la firma; el solicitante debe firmar y rubricar a mano en la forma habitual. No lleva antefirma. El pie comienza incluye el tratamiento a quien se eleva la instancia se pone en abreviatura (Sr.) y, al igual que el cargo completo y la localidad donde reside la autoridad a quien se dirige el documento, todo con letras mayúsculas, para evitar posibles errores de interpretación en la escritura Si la instancia se dirige a una autoridad superior por medio de otra persona de categoría inferior, esta última tiene que informar a la primera. Este informe se escribe en el margen izquierdo, centrado respecto al texto. Ejemplo: «Este Departamento informa favorablemente esta solicitud»

Barcelona, 12-9-03

EL JEFE DEL DPTO. DE PERSONAL


25

PRESENTACIÓN El que suscribe, ALFONSO ALONSO PÉREZ,presidente y en representación de la comunidad de vecinos "El Vergel", mayor de edad, natural de San Vicente del Raspeig, provincia de Alicante y con domicilio habitual en la calle Vergel, 2 -1.° D. 36208 Vigo y con DNI n.° 35.402.703

EXPOSICIÓN EXPONE:1.° Que por petición de todos los vecinos de la mencionada comunidad, molestos por haber solicitado en varias ocasiones al ayuntamiento poder agrandar la entrada al garaje del edificio, sin haber obtenido hasta la fecha solución alguna.

2.° Que debido al poco espacio disponible en el acceso al edificio, afecta tanto al tráfico como a los peatones de la zona por las peligrosas maniobras realizadas en la entrada del inmueble.

3.° Que habiendo recibido cartas de protesta de los numerosos vecinos, para el arreglo del paso, es por lo que

SOLICITUD SOLICITA: a usted se sirva dar permiso para poder ensanchar la puerta del garaje del edificio, con el fin de poder acceder al mismo sin poner en peligro a los ciudadanos que lo frecuentan. Se acompaña a la presente la siguiente documentación:

a) Fotocopias de las peticiones anteriores

b) Planos del edificio

c) Fotocopias de las cartas vecinales.

LOCALIDAD Y FECHA

Vigo, a nueve de mayo de dos mil tres

FIRMA Y RÚBRICA PIE SR. ALCALDE DEL AYUNTAMIENTO DE VIGO

\


26

D. CARLOS ANDRADE VELO, mayor de edad, DNI 36.425.728, con domicilio en Pontevedra, Ayuntamiento de Pontevedra, y D. MIGUEL ABELLÓN GOLPE, mayor de edad, con DNI n.° 36.123.567 y domicilio en Redondela, Ayuntamiento de Redondela,

EXPONEN:

1.° Que a la empresa Construcciones «El Castillo» se le adjudicó, por el procedimiento de subasta, el contrato de las obras del puente sobre el río Lérez por el precio de seis mil millones de pesetas. 2.° Que la empresa Construcciones «El Castillo» cumple los requisitos exigidos para participar en la subasta, como se acredita en los documentos presentados. 3.° Que acordó proponer al Ayuntamiento la sustitución del contratista Hijos de Amador Núñez por Contratas, S. A., como adjudicatario del contrato, que el concesionario se compromete a ejecutar, ajustándose a las condiciones fijadas.

Es por lo que,

SOLICITAN se acepte esta sustitución.

Pontevedra, 25 de marzo de 2002

EL CESIONARIO EL CONCESIONARIO

SR. ALCALDE-PRESIDENTE DEL AYUNTAMIENTO DE PONTEVEDRA.


27

CURSO ACADÉMICO 199...-199...

Primer apellido ............................ segundo apellido........................................... nombre ........................................ y DNI ................................. matriculado en la sección de ................................. Curso en el que está matriculado ...........................

EXPONE: ...........................................................................................................

SOLICITA:

Vigo, a ... de ....................... de 200...

FIRMA

UNIVERSIDAD DE VIGO ESCUELA UNIVERSITARIA DE INGENIERÍA TÉCNICA INDUSTRIAL

Cl Conde de Torrecedeira, 86 36208 VIGO FAX: 986-81 36 63 - Tfno: 986-81


28

Amelia Llauger Salat, de 22 años, soltera, natural de Santa Coloma de Gramanet, provincia de Barcelona, con DNI 45.321.556 y domiciliada en la calle Cervantes, 15-3.°-A, con C. P. 08924,

EXPONE:

Que reúne todos los requisitos de la convocatoria publicada en el BOP número 1.234, de 10-12-92, referente a dos plazas para cubrir vacantes existentes en la escala auxiliar de administración.

Que ha satisfecho los derechos de examen, según indica el resguardo adjunto (n.° 12.123), por ello,

SOLICITA:

Ser admitida para poder concursar, con arreglo a las bases de la convocatoria.

En Santa Coloma de Gramanet, a diez de enero de mil novecientos noventa y tres.

SR. ALCALDE DEL AYUNTAMIENTO DE STA. COLOMA


29

IRÍA LAGO CASTIÑEIRAS, mayor de edad, casada, natural de Barcelona, domiciliada en la actualidad en la calle Petrarca, 12-4.°-D. 08031 Barcelona, con DNI n.° 32.498.767,

EXPONE:

Que deseando abrir un local comercial en la calle Saldes, n.° 2, de esta ciudad para la venta de confecciones en artículos de piel y estando en posesión de la Licencia Fiscal, del Impuesto Industrial y demás docu-mentación, según la Legislación vigente, es por lo que

SOLICITA:

dé por presentada esta instancia y se digne concederle la licencia de apertura necesaria para poder inaugurar el establecimiento lo antes posible.

Barcelona, cuatro de marzo de mil novecientos noventa y tres.

SR. ALCALDE DEL AYUNTAMIENTO DE BARCELONA.


30

8.10 Oficio La Administración Pública y los Organismos Oficiales utilizan en sus comunicaciones escritas unos documentos, que sustituyen a las cartas y se denominan oficios. El oficio es el escrito que se emplea con más frecuencia en la Administración Pública

Estos documentos se crean en las diferentes secciones de los Organismos Oficiales y pueden estar dirigidos a otros órganos u oficinas de la Administración Pública, a una empresa, a un grupo de personas privadas o a un particular. Un oficio es un escrito que sirve para comunicar, citar, adjuntar y también para acompañar a otros documentos. Los oficios reciben distintos nombres según su aplicación. Así, se denomina comunicación al utilizado a que dos organismos se comuniquen entre sí; notificación al oficio de contestación a una instancia etc…. . La presentación del oficio se realiza en dos tipos de tamaño de papel, en A4 o en A5, dependiendo siempre de la extensión del texto. Suele llevar impreso en la parte superior izquierda el membrete del Organismo correspondiente.Se escribe en sentido vertical teniendo en cuenta los márgenes orientativos siguientes: Superior: A 5 o 6 cm, aproximadamente. Inferior: Desde el borde del papel a 2 c. Derecho: Se dejará siempre 1 cm de espacio en blanco. Izquierdo: Se considera aceptable un tercio o la mitad del ancho del papel. El oficio podemos dividirlo en tres partes:

El encabezamiento consta de las siguientes partes o elementos:

•

• El membrete, que suele estar situado en el ángulo superior izquierdo del papel, impreso con los datos del remitente, es decir, el Organismo que lo envía, con su anagrama o logotipo correspondiente.

•

Las referencias forman parte del encabezamiento, pudiendo situarse debajo del membrete o en la parte superior derecha.

La referencia indica la Sección, Negociado o dependencia que se responsabiliza del despacho del documento. Cuando aparecen cuatro letras separadas por un trazo vertical, las dos primeras corresponden a las iniciales del funcionario que ha redactado el texto y las dos últimas al que lo ha mecanografiado El número

•

hace referencia al Registro de Salida de la dependencia, para su posterior localización, clasificación y archivo.

El asunto

resume en pocas palabras el texto que se trata en el oficio.

■ El cuerpo del oficio contiene el texto de la comunicación. Se empezará a escribir a1/3al lado izquierdo del papel. En cuanto a las


31

sangrías, o espacios en blanco, al principio del párrafo y después de punto y aparte se aconseja dejar aproximadamente 1cm.Los oficios se escriben a un espacio de palanca interlínea; sólo en casos extremos, cuando la comunicación es muy breve puede hacerse a dos. En los puntos y aparte se pondrá doble espaciado.

• El texto comienza con fórmulas de introducción como, por ejemplo:

• «En contestación al escrito n.° ....... , referencia de fecha

• «Tengo el honor de comunicarle que ......

• «Le comunico que ...................................

• «Con motivo de las fiestas patronales tengo el honor de remitir a Vd

• «Sírvase disponer ....................................

• «Me complace poner en su conocimiento que

• «Para su conocimiento y oportunos efectos

• «Tengo el gusto de adjuntar .....................

• «Pongo en su conocimiento .....................

•

«En atención a lo solicitado en su escrito n.° de fecha se acompañan ..............................

• «Tengo el honor de informarle ................. «En relación con su escrito n.° ........... de fecha se acompaña

A continuación de la frase de introducción sigue una breve y clara exposición del asunto que se desea comunicar.

•

Al final del texto, después de punto y aparte, suele indicarse la finalidad que se persigue con la remisión del oficio utilizando frases tales como:

• «Lo que le comunico para su traslado al interesado

• «Le ruego devolución del adjunto acuse de recibo

«Lo que comunico a usted a los efectos oportunos

■ El cierre. A continuación con espaciado de punto y aparte, es decir, doble, se escribe la localidad donde se cursa el oficio y la fecha en una sola línea. El mes se pondrá con letras minúsculas, los días pueden escribirse con números o con letras, el año en números, siendo incorrecto poner el punto a los miles.

• La antefirma o cargo de la persona que firma se escribirá en letras mayúsculas a doble espaciado de la fecha y localidad. Todo oficio tiene que llevar consignado el cargo que desempeña el que lo firma.

• Para la firma se dejarán 4 o 5 espacios de palanca interlínea (un centímetro y medio aproximadamente) de la antefirma. La firma debe estar rubricada.

En los escritos oficiales las firmas tienen un orden de categoría; así la persona de menos categoría firmará hacia la derecha y más arriba, escribiendo hacia la izquierda y más abajo la de mayor categoría e importancia:

FIRMAS

Menos categoría EL SECRETARIO Más categoría EL TENIENTE ALCALDE

Categoría máxima EL ALCALDE

• El sello del Organismo que expide el certificado se estampa a la izquierda de la firma o firmas


32

• El pie está formado por el nombre de la persona a quien va dirigido el oficio; se pone en la parte inferior del mismo y se considera incluido en el cierre. Ocupa todo lo ancho del papel dejando los márgenes habituales y consta de nombre, y si procede, el tratamiento, cargo de la persona a quien va dirigido el oficio, y población, en letras mayúsculas y sin abreviar. La distancia desde el pie hasta el borde inferior del papel es de 2 cm.

La redacción de un oficio debe ser clara, concisa, formal, breve y sin formalismos inútiles. Este documento se redactará en tercera persona, evitando expresiones como «yo», «me», «mí». Si en el escrito aparece el nombre de una persona este se escribirá en letras mayúsculas Si el contenido del oficio es muy extenso y no cabe en el anverso de la hoja, se continúa en el reverso de la misma invirtiendo los márgenes. Cuando sólo falta espacio para poner la localidad, fecha y firma se escribirá en la parte inferior derecha la primera sílaba seguida de puntos suspensivos y en el reverso se finaliza el renglón, colocando a continuación la antefirma y firma Si el oficio adjunta alguna documentación, enumeración o relación, éstas deberán escribirse al dorso del oficio y se indicará con una expresión similar a Se adjunta documentación que se cita al dorso JUNTA DE ANDALUCÍA GRANADA

Negociado: Personal Asunto: Notificación N.°: 7.456/93 Ref.: RV/IC

Me complace poner en su conocimiento que ha sido admitida su instancia de solicitud de acceso a las pruebas del concurso-oposición, convocado por esta Entidad, para cubrir seis plazas de Auxiliar Administrativo.

El examen tendrá lugar el próximo día doce de marzo a las nueve horas en el Instituto de Formación Profesional Zaidin-Vergeles.

Granada, uno de marzo de mil novecientos noventa y nueve.

María Castro Gómez

JEFA DE PERSONAL

DOÑA ISABEL RODRÍGUEZ CONS. PRIMAVERA, 6-2.° PLAZA.


33

Negociado: Cultura

Referencia: nm/ex

Asunto: Exposición

N.°: 7.874

La Consellería de Cultura del Ayuntamiento de Vigo el día 14 de enero, inaugura una exposición denominada "Galicia, Medio Ambiente Natural". Esta exposición estará en la Sala Laxeiro hasta el 31 del presente mes. Dado el carácter didáctico de la misma, nos complace invitarles, junto con grupos de alumnos.

Para más información, póngase en contacto con el Departemento de

Cultura, de este Ayuntamiento en el teléfono 81 01 70

LOCALIDAD Y FECHA Vigo, 10 enero de 1993

ANTEFIRMA LA TÉCNICA DE CULTURA

NOMBRE DE LA FIRMANTE Beatriz Lorenzo Pastor

PIE SR. DIRECTOR DEL INSTITUTO DE F. P. DE MOAÑA.

FIRMA Y RÚBRICA

unidad 8 2011 12

Education