unaula ejecución2

2013Carlos Mario Morales


Gestión de Proyectos Carlos Mario Morales C

Unidad 4 Ejecución de ProyectosMarzo -2013


Gestión de Proyectos

Disciplina que consiste en la aplicación de conocimientos, metodologías, técnicas y herramientas para la

definición, planificación y realización de actividades con el objeto de transformar

objetivos o ideas en realidades


Definición de Proyecto

Según el PMI (Project Management Institute) un proyecto es un esfuerzo de

carácter temporal llevado a cabo con objeto de crear un producto o servicio único (PMBoK 2000), mientras que un programa es un conjunto de proyectos

interrelacionados


Lo que es y no es un proyecto

Las operaciones y proyectos difieren en que las primeras son sucesivas y

repetitivas mientras que los proyectos son temporales y únicos.

Un proyecto puede ser definido en términos de sus características; es decir: es una tarea temporal desarrollada para

crear un producto o servicio único


Características de los proyectos Es un proceso único constituido por subprocesos y

actividades coordinadas con objeto de realizar uno o más productos.

Son de naturaleza temporal caracterizándose por tener fechas de comienzo y terminación determinadas.

Precisan de una cantidad de recursos determinada y de una estructura organizacional con roles y responsabilidades predefinidos para realizar los productos antes mencionados de acuerdo a ciertos requisitos (calidad, plazos, costes) .

Al tratarse de un proceso único, mayor relevancia de los riesgos.

Por ser único, por no existir, lo único verdaderamente fijo es el cliente y sus necesidades, debiendo estar el producto del proyecto subordinado a estas necesidades.


Producto del proyecto

El resultado global del proyecto es un producto o un servicio y puede ser de

cualquier naturaleza: una automóvil, un garaje, un programa de software, el

rediseño de un proceso de un negocio, el desarrollo de un nuevo fármaco, el diseño de una cadena de negocio, la

creación de una empresa, etc.


Dirección de Proyectos

La dirección de proyectos es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas, y técnicas a las actividades del proyecto para

satisfacer los requisitos del mismo.

El término de dirección de proyectos es muchas veces utilizado por organizaciones orientadas a

proyectos que gestionan sus actividades u operaciones continuas o que intentan alcanzar sus

objetivos utilizando técnicas de gestión de proyectos


Partes Interesadas (STAKEHOLDERS)

El director o jefe de proyecto (Comité de Dirección)

El cliente, persona u organización, destinataria del proyecto

Organización ejecutante

Miembros del equipo que constituye la organización del proyecto.

Consumidor o usuario final del producto del proyecto.

Patrocinador o sponsor.

Subcontratistas

La sociedad

Otros: socios: proveedores, subcontratistas, organismos subvencionadores, auditores de proyecto, etc.


Alcance de la Gerencia de Proyectos (PMI)

(Áreas de Conocimiento)

1. Desarrollo del Plan 2. Ejecución del plan 3. Control de Cambios

Gestión de la Integración

1. Iniciación 2. Planeación del alcance 3. Definición del alcance 4. Verificación del alcance 5. Control de Cambios al alcance

Gestión del Alcance

1. Definición de actividades 2. Secuencia de actividades 3. Estimación duración actividades 4. Desarrollo de la programación 5. Control de la programación

Gestión del Tiempo

1. Planeación de recursos 2. Estimación de costos 3. Presupuesto de costos 4. Control de Costos

Gestión de Costos

1. Planeación de la calidad 2. Aseguramiento de la calidad 3. Control de Calidad

Gestión de la Calidad

1. Planeación Organizacional 2. Adquisic ión de “Staff” 3. Desarrollo del equipo

Gestión del Recurso Humano

1. Planeación de las comunicaciones

2. Distribución de la información 3. Reportes del desempeño 4. Cierre administrativo

Gestión de las Comunicaciones

1. Identificación del riesgo 2. Cuantificación del riesgo 3. Desarrollo de respuesta al riesgo 4. Control de respuesta al riesgo

Gestión del Riesgo

1. Planeación de la procuración 2. Planeación de la solicitación 3. Solicitación 4. Selección de fuentes 5. Administración de contratos 6. Cierre de contratos

Gestión de Contrataciones


Procesos de Gerencia de Proyectos

Procesos de iniciación

Procesos de planificación

Procesos de ejecución,

Procesos de control

Procesos de cierre

De acuerdo con el estándar PMI, los procesos de dirección de proyectos pueden ser organizados en los cinco grupos siguientes, constando cada uno de ellos de uno o varios procesos:


Procesos de Gerencia de Proyectos

• Iniciación. Define y autoriza el proyecto o una fase.

• Planeación. Define y precisa los objetivos, y planea el curso de acción requerido para lograr los objetivos y el alcance pretendido del proyecto.

• Ejecución. Integra a personas y otros recursos para llevar a cabo el plan de gestión del proyecto.

• Seguimiento y Control. Mide y supervisa regularmente el avance, a fin de identificar las variaciones respecto del plan de gestión del proyecto, de tal forma que se tomen medidas correctivas necesarias para cumplir los objetivos del proyecto.

• Cierre. Formaliza la aceptación del producto, servicio o resultado, y termina ordenadamente el proyecto o una fase del mismo.


Pre-inversión

Inversión Operación

Fase 1 Fase 2 Fase 3 Fase 4 Fase 5

Conceptual Planeamiento Implementación y Control Terminación Operación

Documentos y Procedimientos Principales

Inicio Planeamiento Implementación Control Terminación

Estudio de factibilidad y planeamiento

Conceptual Factibilidad Aprobación Carta del proyecto

(Project Charter) Enunciación del

alcance

Plan de Gerenciamiento

del proyecto Requerimientos EDT (WBS) Presupuesto Cronograma Plan de Riesgos Plan de Calidad Plan de

Comunicaciones

Plan Recursos Humanos

Control de Cambios

Criterios de Aceptación

Métodos de evaluación y Control

Ejecución del proyecto

“Kickoff” Completar “work

packages” Desarrollo del

equipo Aseguramiento de

la calidad Gestión de las

Comunicaciones Gerenciamiento

de Riesgos

Documentación

Control durante la ejecución del

proyecto Control del

avance Revisiones Control de

Cambios Control de los

riesgos Aplicación de

estrategias Re-evaluación

de riesgos Control de

Calidad Documentación

Cierre del proyecto

Aceptación del

cliente (Grado de satisfacción)

Performance individual

“Postmortem” Documentación

final

CICLO DE VIDA O PROCESO DE GERENCIAMIENTO DE UN PROYECTO

Adaptado de la gráfica presentada en “Una metodología básica para la dirección de proyectos de Alberto López

Operación

Operación del proyecto

Evaluación

ExPost


Proceso de Iniciación

Identificación, formulación y evaluación del proyecto; y la decisión de continuar, aplazar o descartar la iniciativa de inversión

Autorización para dar inicio a la ejecución (Carta del Proyecto o Project Charter)

Enunciado preliminar del Alcance del Proyecto.


Procesos de Control (Seguimiento y Control)

Procesos de Ejecución

Procesos de Planeación

Procesos de Iniciación

Identificación, Formulación y Evaluación de

Proyectos

Carta del Proyecto o

Project Charter

Alcance preliminar del

Proyecto


Carta del proyecto (Project Charter)

Es un documento que debe contener: La necesidad u oportunidad que dio

origen al proyecto La descripción del producto que se

espera obtener a través de él El responsable o responsables de

ejecutar el proyecto La autorización de inicio para el gerente

de proyecto y el equipo; así como, el alcance de sus responsabilidades

Restricciones presupuestales y de tiempo

Otros asuntos, particulares de cada proyecto como: objetivos, factores críticos, plazos, condicionantes, entre otros asuntos


Alcance preliminar del Proyecto

Este proceso aborda y documenta los requisitos del proyecto y de los productos entregables, los requisitos de los productos, los límites del proyecto.

Los métodos de aceptación y el control del alcance de alto nivel.


Alcance preliminar del proyectoContenido: Objetivos del proyecto y del producto. Requisitos y características del producto o servicio. Criterios de aceptación del producto. Límites del proyecto. Requisitos y productos entregables del proyecto. Restricciones del proyecto. Supuestos del proyecto. Organización inicial del proyecto. Riesgos iniciales definidos Hitos del cronograma. WBS inicial. Estimación de costos de orden de magnitud. Requisitos de gestión de la configuración del proyecto. Requisitos de aprobación.


Procesos de Control (Seguimiento y

Control)

Procesos de Ejecución

Procesos de Iniciación

Procesos de Planificación

Requerimientos del proyecto

Estructura desagregada del proyecto

EDP

Plan de Gestión del proyecto



Los procesos de planeación desarrollan el plan de gestión del proyecto. Estos

procesos identifican, definen y maduran el alcance del proyecto, el costo del

proyecto y planean las actividades del proyecto que se realizan dentro del

proyecto.



Plan de Gerenciamiento del proyecto

Requerimientos

Estructura Desagregada del Proyecto -EDT (En ingles Work Breakdown Structure WBS)

Presupuesto

Programación de Actividades (Cronograma)

Plan de Riesgos

Plan de Calidad

Plan de Comunicaciones


Control de Cambios

Criterios de Aceptación




Requerimientos del Proyecto

Estructura Desagregada del Proyecto (EDP-WBS)

Plan de Costos (Presupuesto)

Programación de actividades

Plan de Riesgos

Plan de Calidad

Plan de Comunicaciones


Control de Cambios Criterios de Aceptación


Plan de Adquisiciones Plan de Recursos



El plan de gestión del proyecto define cómo se ejecuta, se supervisa y controla, y se cierra el proyecto.

El plan de gestión del proyecto documenta el conjunto de salidas de los

procesos de planeación del Grupo de Procesos de Planeación


La Estructura Desagregada del Proyecto (WBS: Work Breakdown Structure)

La EDP subdivide el trabajo del proyecto en porciones de trabajo más pequeñas y

fáciles de manejar, donde cada nivel descendente representa una definición cada vez más detallada del trabajo del

proyecto.



La desagregación consiste en convertir el objeto general del proyecto en una serie de objetos específicos, los cuales “sumados” dan como resultado el proyecto mismo, es decir, se trata de pasar de elementos generales que permitan visualizar lo global, a unos elementos de detalle que permiten la ejecución y control.


Ejemplo de desagregación de proyectos



El método de desagregar el proyecto se conoce en la literatura como el “Work Breakdown Structure” (WBS)

La razón de proceder por niveles, los cuales pueden ser tantos ó tan pocos como el proyecto mismo lo exija, es con el fin de disponer de elementos de control, elementos de cobertura y elementos de detalle.

El proceso de desagregación del proyecto es una actividad crítica en la planeación, ya que los elementos en ella definidos, serán la base sobre los cuales se actuara.



Para la desagregación de los proyectos no existen normas ó reglas fijas, el resultado depende del conocimiento, la experiencia y habilidad del programador, quien deberá considerar que no sean tantas actividades que sea imposible su control, ni tan pocas que no se pueda alcanzar el nivel de detalle mínimo requerido para el trabajo mismo.



Recomendaciones para desarrollar una EDP

1. Identificar el producto final del proyecto.

2. Identificar los entregables principales para obtener el producto final.

3. Incorporar niveles adicionales de trabajo detallado y apropiado para el entendimiento de la administración y control integrado.

4. Revisar y redefinir la WBS hasta que los participantes (stakeholders) del proyecto acuerden que la planeación ha terminado y que la administración, monitoreo y control producirá los resultados deseados



La típica EDP tiene de tres a seis niveles

Programa Total

Proyecto 1 Proyecto 2

Nivel 1

Nivel 2

Lotes de Control Nivel 3Lotes de Control

Paquetes de Trabajo 1

Nivel 4Paquetes de Trabajo 1

Actividades Nivel 5Actividades

Tareas Nivel 6Tareas


WBS Chart Pro

WBS Chart Pro es un programa Windows para la gestión de proyectos que se

utiliza para crear y mostrar la estructura de desglose de trabajo (WBS)

de los proyectos. El grafico WBS muestra cómo un proyecto se organiza en resumen y los niveles de detalle.


Ejemplo con WBS Chart Pro


Statement of Work

Diccionario de trabajo donde se describe el alcance del trabajo a realizar en cada uno de los componentes y paquetes de Trabajo del WBS.

Para cada paquete de trabajo se identificarán las tareas constituyentes, las entradas o inputs necesarios para realizar el trabajo correspondiente a cada tarea y las salidas o outputs esperadas


¿Para qué la EDP?

La EDP proporciona las bases para:

La/as matriz/ces de responsabilidad/es.

La programación de actividades

La programación de costos.

La estructura organizacional.

La coordinación de objetivos.

Las comunicaciones e informes.

El control ( incluyendo la administración de contratos).


Programación de Actividades

El proceso para la programación de las actividades del proyecto es el siguiente: Definición de las

actividades de la EDP

Construcción de matriz de Secuencias

Estimación de la duración de las actividades

Construcción del programa(Microsoft Project)


Definición de las actividades De la EDP se toman los Componentes finales independiente o no que correspondan a la categoría de actividades o tareas y se consignan en una tabla; Para cada uno de ellas se estima la duración

DURACIÓN

1.3.1 180

1.3.2.1.1 30

1.3.2.1.2 60

1.3.2.1.3 30

1.3.2.2 180

1.3.2.3 30

1.3.2.4 60

1.3.2.5.1 30

1.3.2.5.2 30

1.3.2.5.3 30

1.3.2.5.4.1 Instalación de Ductos 30

1.3.2.5.4.2 Cableado 15

1.3.2.5.4.3 Protección y Control 10

1.3.2.5.4.4 Iluminación 30

1.3.2.5.4Instalaciones Electricas

1.3

COMPONENTES DE LA ESTRUCTURA DESAGREGADA DEL PROYECTO

Diseño detallado del Edificio Parqueaderos

Limpieza del Lote

Excavaciones

Cimentaciones

Construcción de Estructuras

1.3.2

Adquisición del Lote y Contratacion de obras

Edificio de Parqueaderos

1.3.2.1Excavaciones y Cimentación

1.3.2.5 Instalaciones

Acabados Exteriores

Acabados Interiores

Instalaciones Especiales

Instalaciones Hidrosanitarias

Instalaciones Contra Incendio


Secuenciamento Final – Inicio (Finish to start)

Final – Final (Finish to finish)

Actividad A Actividad B



Secuenciamento Inicio –Inicio (Start to start)

Inicio – Final (Start to Finish)




Matriz de secuencias Se ordenan las actividades de acuerdo a la secuencia en la cual se van a realizar:

Duración Precedencia Tipo

1.3.1 180 -

1.3.2.1.1 30 -

1.3.2.1.2 60 1.3.2.1.1 F-F

1.3.2.1.3 30 1.3.2.1.2 F-F

1.3.2.2 180 1.3.2.1.3 F-F

1.3.2.3 30 1.3.2.4 F-F

1.3.2.4 60 1.3.2.2 F-F

1.3.2.5.1 301.3.2.4 Y

1.3.2.5.4.3F-F

1.3.2.5.2 30 1.3.2.4 F-F

1.3.2.5.3 30 1.3.2.4 F-F

1.3.2.5.4.1 Instalación de Ductos 30 1.3.2.2 F-F

1.3.2.5.4.2 Cableado 15 1.3.2.5.4.1 F-F

1.3.2.5.4.3 Protección y Control 10 1.3.2.5.4.2 F-F

1.3.2.5.4.4 Iluminación 30 1.3.2.5.4.3 F-F

1.3.2.5.4Instalaciones Electricas

1.3

COMPONENTES DE LA ESTRUCTURA DESAGREGADA DEL PROYECTO

Limpieza del Lote

Excavaciones

Cimentaciones

Construcción de Estructuras

1.3.2

Adquisición del Lote y Contratacion de obras

Edificio de Parqueaderos

1.3.2.1Excavaciones y Cimentación

1.3.2.5 Instalaciones

Acabados Exteriores

Acabados Interiores

Instalaciones Especiales

Instalaciones Hidrosanitarias

Instalaciones Contra Incendio

Diseño detallado del Edificio Parqueaderos


Herramienta para la Construcción del Programa

Microsoft Project es un software de administración de proyectos desarrollado y comercializado por Microsoft el cual está diseñado para asistir a los administradores de proyectos en el desarrollo de planes, asignación de recursos a tareas, dar seguimiento al progreso, administrar presupuesto y analizar cargas de trabajo


Herramienta para la Construcción del Programa

Microsoft Project es un software de administración de proyectos diseñado para asistir a los administradores de proyectos en el desarrollo de planes, asignación de recursos a tareas, dar seguimiento al progreso, administrar presupuesto y analizar cargas de trabajo


Ejemplo de Construcción de Programa con Microsoft Project


Programación de Recursos

El proceso para la programación de recursos del proyecto es el siguiente:

Definición de las actividades de la EDP

Asignación de Recursos a las actividades

Construcción del programa(Microsoft Project)


Programación de recursos


Presupuesto del proyecto

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