Una empresa bien organizada es más productiva

Guía para promotores

Una empresa bien organizada es más productiva

© Catholic Relief Services (CRS)

Primera edición: Octubre 2011

Desarrollo de contenido técnico: Carlos F. Ostertag, MBAÓscar A. Sandoval, Ing. AgroindustrialDiego A. Izquierdo, EconomistaJuan F. Barona, Experto en MercadeoAndrés Barona, Administrador de EmpresasCODER

Equipo de Revisión:José Ángel Cruz, CRS/El Salvador

Irma Lourdes CentenoElizabeth HurtadoCRS/El Salvador

Diseño y diagramación: Equipo Maíz

Ilustraciones: Óscar Chicas

Impresión: Imprenta Equipo Maíz

Se permite la reproducción total o parcial de este documento siempre y cuando se cite la fuente. No se permite la reproducción para fines comerciales.

Financiado por: Howard G. Buffett FoundationDecatur, Illinois USA

Catholic Relief ServicesAmérica Latina y El Caribe Oficina RegionalDiagonal 6 11-97, Zona 10Guatemala Ciudad 01010P.O. Box 739-01901Guatemalawww.crs.org CATHOLIC RELIEF SERVICES

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Introducción .................................................................................. 4

Preguntas de orientación ........................................................... 5

1. Relaciones humanas ................................................................ 6

2. Autoestima ............................................................................... 9

3. Bases de la asociatividad ....................................................... 11

4. Liderazgo y empoderamiento ............................................... 13

5. Trabajo en equipo ................................................................... 15

6. Constitución del fondo rotativo ........................................... 17

Mensaje final .................................................................................. 19

Recordemos y aprendamos .......................................................20

Índice

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Nuestro negocio, requiere de organización y cuidado. La falta de conocimiento del mercado, reglas claras en el manejo de la organización, de compromiso y participación de los asociados, son algunas de las situaciones más comunes en los grupos empresariales de productores rurales, que requieren ser superadas. Los negocios bien organizados tienen la posibilidad de acceder a fuentes de financiamiento para el fortalecimiento de su capital de trabajo, a recursos de donación a través de la gestión de proyectos, generan unidad entre sus asociados, llevan a cabo sus sueños en términos de crecimiento empresarial. En esta cartilla se presentan temas claves que permiten superar algunas deficiencias organizativas, estos temas son: autoestima, relaciones humanas, bases de la organización, liderazgo y empoderamiento, trabajo en equipo y creación de un fondo rotativo.

Introducción

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¿Qué tengo que hacer para montar un

negocio?

¿Qué principios se deben promover, para que

los socios de las organizaciones de pequeños productores rurales trabajen con mucho entusiasmo

y compromiso?

¿Y con qué tipo de personas

puedo hacer un negocio?

Ante estas preguntas difíciles, esta cartilla le puede ayudar a responderlas para que

tengamos más claro lo que debemos hacer.

¿Quién o quiénes pueden ser

líderes en una organización de pequeños productores

rurales?

Preguntas de orientación

¿Cómo cree usted que se puede financiar de manera permanente una

organización económica rural?

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1. Relaciones humanas

Se puede definir como la actitud

y comportamiento entre las personas para facilitar la armonía y la

comunicación.

Lo mejor es tener actitudes que

ayuden a mantener buenas relaciones

humanas.

Relaciones humanas son aquellas en que a pesar de las diferencias entre las personas, hay un esfuerzo por lograr un ambiente de comprensión y sincero interés en el bien común.

En resumen, las relaciones humanas son la forma en que nos tratamos, o en otras palabras: “Haz el bien y no mires a quién”.

Muchasveces las relaciones humanas no son de

armonía, sino de mucho conflicto.

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Los siguientes son algunos factores que favorecen las relaciones humanas:

Comprensión

Es aceptar a las demás personas, con sus defectos y virtudes. Es la clave en las relaciones humanas. Nos lleva a entender que somos diferentes y que debemos aprender a convivir en armonía.

Se cultiva diariamente, se enseña y se transmite con el ejemplo, aún cuando no se comparta un punto de vista, hay que respetar las creencias, sentimientos y opiniones de las demás personas. Con respeto se puede trabajar en equipo y en armonía.

Respeto

Cooperación

Es la llave del bienestar general. Trabajando todos por un mismo fin, se obtienen los mejores resultados y beneficios.

CortesíaEs el trato amable y cordial, facilita el entendimiento con las demás personas, permite trabajar en armonía y lograr resultados.

ComunicaciónEs el proceso en el cual transmitimos y recibimos información, ideas, opiniones y actitudes para lograr la atención de las demás personas. Si comunicamos más de lo debido, se puede perder el sentido de las ideas y lo que transmitimos puede ser un desastre, dando lugar al chisme, la murmuración, etc.

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A continuación se presenta en forma divertida algunos problemas de relaciones humanas y de valores. Todos los miembros de la empresa rural deben adoptar buenas relaciones humanas y también evitar los “virus” y la aplicación de sus vacunas; para así promover una armonía al interior de la organización y la sostenibilidad de la organización.

VACUNA: Destino claro. De dónde venimos

y para dónde vamos.

VACUNA: Tolerancia y derecho a ser

distinto.

VACUNA: Humildad y sencillez.

Igualdad.

VACUNA: Pensar antes de hablar. Escuchar

más y hablar menos.

VACUNA: Gozar con éxitos ajenos, ser

solidarios y trabajar en equipo.

VACUNA: Gana-gana. No gana,

pierde.

VACUNA: Pensar en el ser, más que

en el tener.

VirusConfusus

VirusChismususVirus

Envidius

Virus Conflictus

VirusCorruptus

VirusSoberbius

VirusLadronis

�

Yo me quiero como

soy.

2. Autoestima

Según como se encuentre nuestra autoestima, ésta es responsable de muchos fracasos y éxitos, ya que una autoestima adecuada, nos da ánimo, aumenta la capacidad de las personas para desarrollar sus habilidades y aumentar el nivel de seguridad personal, mientras que una autoestima baja enfoca a la persona hacia la derrota y el fracaso.

La autoestima se refiere a la opinión negativa o positiva que tienen las personas de

sí mismas.

Tener una buena autoestima es muy importante para

las relaciones con otras personas.

Influye en nuestra capacidad

productiva, en las relaciones familiares, puede beneficiar

la salud.

Para tener una buena autoestima hay que ser consciente de las virtudes y

defectos propios, así como de las cosas que los demás dicen y sienten

hacia uno, aceptando todo ello en justa medida.

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Síntomas de una persona con autoestima alta• Afronta nuevos retos con entusiasmo y asume responsabilidades con facilidad.• Se acepta, se quiere y se respeta a sí misma y consigue el aprecio y respeto de quienes le rodean.

• Está orgullosa de sus logros.• Utiliza sus medios, oportunidades y capacidades

para modificar su vida de manera positiva.• Expresa sinceridad en toda acción que realiza.• No es envidiosa y es tolerante.

Síntomas de una persona con autoestima baja• Desprecia sus dones naturales.• Otras personas influyen en ella con facilidad.• Se frustra fácilmente.• Se siente impotente.• Actúa a la defensiva.

• Culpa a los demás por sus debilidades.• Miente frecuentemente.

La autoestima es una característica humana que se construye lentamente desde la infancia y es difícil lograr cambios radicales a

corto plazo.

Es bueno que cada persona reflexione sobre sus virtudes y

defectos.

Al reflexionar podemos reconocer

lo valioso que somos.

Paraayudar a una persona

con baja autoestima debemos darle comprensión, respeto,

confianza y sobre todo practicar con ella buenas relaciones

humanas.

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3. Bases de la asociatividad

Las personas organizadas pueden alcanzar mayores metas, ofertas más grandes y poder conectarse con mercados más grandes que ofrecen mejores precios y mejores condiciones al momento de vender nuestro producto. Para un productor individual, es muy difícil o imposible, llevar sus productos a este tipo de mercados.

La organización y el trabajo en equipo son importantes porque los mercados necesitan productos de mejor calidad, mayores volúmenes de ventas, continuidad de la oferta, y menores costos de producción. Organizados, los pequeños productores rurales, les es más fácil satisfacer estos requerimientos de los clientes.

La organización puede ser formal o informal, dependiendo de si se registra o no ante el gobierno. Sin embargo, los compradores formales como supermercados, empresas procesadoras de alimentos, tiendas y almacenes, exigen que sus proveedores también estén debidamente registrados ante el Estado.

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La motivación más efectiva hacia la acción colectiva es identificar una oportunidad de mercado que se traduzca en un beneficio económico concreto para cada integrante del grupo. En otras palabras, es muy difícil promover la acción colectiva cuando los socios no tienen claros los beneficios concretos de haberse asociado.

Las principales ventajas de estar asociados y generar acción colectiva son:

Otros aspectos a tener en cuenta al momento de fortalecer la empresa son:

Tener clara la razón por la cuál se generó la organización. Esta razón debe partir de las necesidades comunes de las personas que se asocian.La claridad de sus funciones para ayudar a que la organización se fortalezca.Debe existir un organigrama claro.

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Aumento del poder de negociación

Es cuando se organizan las compras y las ventas, de esta manera se bajan los costos de producción y se ofrecen mejores precios a los clientes. Además, se bajan los costos de comercialización.

Incremento del capital social y humano

Se logra una mayor relación dentro de la organización. Permite el suministro de servicios de apoyo tales como crédito y asistencia técnica entre los asociados.

Los productores rurales agrupados fortalecen su posición

Mejoran su negociación frente al Estado, compradores del sector privado y agencias de desarrollo. Logran tener acceso a servicios de apoyo, mejorando y defendiendo intereses del sector.

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4. Liderazgo y empoderamiento

El empoderamiento es la participación de toda la membresía de una organización en la toma de decisiones, y la mejor manera de realizarlo es a través de la participación en las actividades propias de la organización, por esto el liderazgo, el trabajo en equipo y el empoderamiento están muy relacionados.

El liderazgo es un proceso donde todas las personas miembros participan. Al interior de una organización de producción, se es líder cuando se compromete a realizar una función; por esta razón las organizaciones exitosas tienen muchas personas líderes, es decir, toda persona asociada es responsable de alguna actividad que ayuda al crecimiento empresarial.

En el liderazgo, las actividades y el triunfo son compartidos, se promueve el compromiso, el análisis y la construcción conjunta. Para disfrutar el trabajo es necesario crear condiciones como las siguientes: escuchar atentamente, no interrumpir, hacer retroalimentación en el proceso de comunicación y disposición de adaptarse a cualquier situación.

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Para desarrollar el proceso de liderazgo es necesario tener claridad en los siguientes conceptos:

MotivaciónEs un proceso interno de cada persona, como anhelos, deseos, impulsos, etc., que le llevan a entusiasmarse, a realizar una actividad, sin necesidad que lo obliguen por medio de amenazas o presiones. En la motivación es necesario crear condiciones para que a los socios les guste y le encuentren sentido a lo que hacen.

Excelencia Es la capacidad de adaptarse a las diferentes situaciones haciendo bien las cosas, sin errores, con actitud positiva y voluntad de servir. Ser bueno a pesar de un mal momento económico o la falta de recursos, al bajo apoyo del Estado, etc. Los triunfadores salen adelante a pesar de las peores circunstancias. Ese es el sello de los excelentes.

ComunicaciónEn la comunicación genuina es un requisito escuchar atentamente, sin interrumpir, poner atención al significado total de quién nos habla o nos dice algo y hacer una retroalimentación inmediata.

Existen dos tipos de comunicación: Una, relacionada con la autoridad, es decir mandar, dar órdenes o informar. La otra, el proceso de comunicación mutua, que es comprender no solo lo que se dice si no lo que se intenta decir.

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5. Trabajo en equipo

1. Tiene un propósito claro, que se ha acordado conjuntamente y tiene sentido.

2. Los roles y responsabilidades de las personas del equipo incluyendo las de coordinación y gerencia, son claras.

3. Hay un plan de trabajo específico con objetivos y metas claras.

4. Existe un acuerdo formal o informal sobre cómo trabajar conjuntamente.

5. Se alcanza la mezcla correcta de habilidades y conocimiento para hacer el trabajo.

6. Participación adecuada en la toma de decisiones.

7. El liderazgo o gerencia del equipo es más de facilitar las cosas que de dirigir o mandar.

8. Se tiene en cuenta el logro de tareas y se trabaja conjuntamente.

9. Existe un fuerte sentido de responsabilidad colectiva.

10. Se disfruta realizando el trabajo.

Un equipo de trabajo está formado por varias personas que están comprometidas a un propósito, metas y enfoques comunes con los cuales se responsabilizan. Las siguientes son las principales características de los equipos:

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No todos los grupos son equipo

El siguiente cuadro explica la diferencia entre un equipo de trabajo y un grupo de trabajo convencional.

Trabajo en grupo

Un líder fuerte claramente enfocado.Responsabilidad individual, el líder delega tareas.El propósito del grupo se enfoca a los objetivos generales de la organización.El trabajo es individual.Ejecuta reuniones con agenda cerrada.Mide eficiencia indirectamente por su influencia en otros.Discute, decide y delega.

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Trabajo en equipo

Liderazgo compartido, se decide en colectivo.Responsabilidad individual y colectiva.El mismo equipo determina su propósito específico.Trabajo colectivo.Estimula reuniones abiertas para solucionar problemas.Mide el desempeño mediante los resultados del trabajo colectivo.Discute, decide y hace el trabajo real conjuntamente.

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Autores: Katrenbach y Smith

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Un reglamento permite lo siguiente:

Tener reglas claras en el manejo de los recursos de la organización.Garantizar que los recursos ahorrados o gestionados perduren en el tiempo.Fortalecer la participación y empoderamiento de todos los miembros de una organización. Garantizar que los recursos invertidos en los proyectos productivos regresen para volver a ser utilizados.Manejar las utilidades en forma justa. Disponer de capital de trabajo para emprender proyectos productivos.

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6. Constitución del fondo rotativo

El fondo rotativo es un mecanismo de la organización de productores que entrega crédito a sus socios. Este crédito puede ser para producir o para otras cosas. Los socios deben pagar sus créditos. El fondo rotativo debe tener un reglamento que explica cómo debe operar.

Preferiblemente, el fondo rotativo debe usar recursos aportados por las personas socias de la organización rural, ya que los recursos propios tienden a ser mejor manejados que los recursos que son regalados o donados.

También se pueden usar recursos conseguidos con entidades de apoyo o con una mezcla de ambas modalidades.

El fondo rotativo es conocido también como fondo

rotatorio.

1�

Desarrollar un reglamento del fondo rotativo.

Dentro de las funciones del fondo rotativo se pueden mencionar: la gestión de recursos para el fortalecimiento productivo de la organización, capitalizar la empresa y generar la costumbre del ahorro.

Para formar un fondo rotativo es necesario:

Acordar el producto que todos los asociados van a producir y comercializar a través de la organización.

Definir una forma de trabajo o funciones que va a desempeñar cada persona asociada.

Conocer los costos de producción.

Conocer las alternativas de comercialización.

Definir una estrategia de capitalización o ahorro para la empresa.

1�

Los gruposcon iniciativas de negocios bien

organizados tienen la posibilidad de llevar a cabo sus sueños en términos

de crecimiento empresarial.

Mensaje final

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Acción colectiva

Agroempresa

Asociación

Capital de trabajo

Fondo rotativo

Liderazgo

Organización

Proyecto

La unión o agrupación de varias personas (en este caso productores y otros actores rurales) con intereses comunes, para obtener beneficios sociales y económicos.

Negocio de pequeña escala, frecuentemente localizado en zona rural que produce y vende productos o servicios con base en la agricultura.

La unión de varias personas (pequeños productores rurales) con intereses comunes que se organizan para buscar beneficios.

Es la inversión de una empresa en activos a corto plazo (efectivo, valores negociables, cuentas por cobrar e inventarios).

Es un dinero al cual las personas socias tienen acceso a créditos dentro de la organización sin ánimo de lucro.

Describe el proceso mediante el cual una persona o grupo de personas influyen positivamente a otras con el objeto de ayudarles y lograr los objetivos colectivos.

Principio de administración que agrupa y ordena los recursos y las funciones (asignación de tareas y de responsabilidades) que deben desarrollar todas las personas asociadas de la empresa para lograr sus metas y objetivos. Se debe organizar espacio, tiempo, trabajo, recursos y dinero.

Conjunto ordenado de recursos y acciones para obtener un propósito definido en un tiempo determinado y con un costo estimado y que busca resolver un problema o necesidad detectada.

Recordemos y aprendamos

Término Significado