Fecha: 05/02/2018 Responsables: FA Vo.Bo.: PG - JR Rev. 4.0 

TUTORIAL DIGITAR DEVOLUCIONES EN COMPRAS 

A CRÉDITO (DC1) Y CONTADO (DC2)  Versión 8 

 

Objetivo  Aprender a digitar devoluciones en Compras a Crédito y de Contado en el módulo « Gestión                             Administrativa ». 

Ruta de Acceso   Menú « Gestión » Opcion « Movimiento Gestión » Tipo de Documento « DC1 » o « DC2 »    

DESCRIPCIÓN 

La salida de las mercancías que nuestra empresa devuelve a sus proveedores por motivo de averías o por no                                     haberse cumplido las condiciones del pedido, se realiza a través de la devolución en Compras, este tipo de                                   documento en Mekano se encuentra configurado para reversar cada uno de los movimientos realizados al                             momento de ingresar las referencias y para disminuir los saldos de inventarios.  A partir de esta versión la generación de las devoluciones se ha optimizado, permitiendo realizar muy fácilmente                                 dicho proceso a través de la selección de las referencias que pertenecen a cada factura de Compra.   

AMBIENTE DE TRABAJO  Según el modelo de seguridad que ofrece Mekano, para que un usuario pueda ingresar a esta ventana es                                   indispensable que en su perfil tenga habilitado el Menú « Gestión », opción « Movimiento Gestión », además que                             estén activos los permisos requeridos, como: Adicionar, Editar, Eliminar, Moldear, Desmoldear, Desbloquear,                       Visualizar, Imprimir, Ejecutar, Exportar, Recolectar, entre otros; los cuales son fijados previamente por el usuario                             Supervisor, que tiene la facultad para activar o restringir. (ver « Perfiles »).  Recuerde que para elaborar Devoluciones en Compras a Crédito o de Contado, el perfil del usuario que elabora el                                     comprobante, debe tener activado el tipo de documento según corresponda: “ DC1 ” Devoluciones en Compras a                             Crédito y/o “ DC2 ” Devoluciones en Compras de Contado desde la ventana “ Documentos Disponibles para el                             perfil ”.  NOTA: El Supervisor puede activar e inactivar libremente el atributo “ Adicionar ” a un Usuario desde su Perfil, es así                                     como en Mekano existirán Usuarios de sólo consulta, que no puedan alterar la información almacenada en la                                 empresa o contabilidad.     

ELABORAR DEVOLUCIÓN EN VENTAS A CRÉDITO Y CONTADO  

 

Adicionar : Para digitar una Devolución en Compras a Crédito o de Contado, ingrese al menú « Gestión »,                               opción « Movimiento Gestión », seleccione el tipo de documento “ DC1 ” o “ DC2 ” según corresponda, y                           para ingresar al comprobante oprima la tecla [ Enter ] o las teclas [ CTRL + N ]. También puede ingresar                                 dando clic en el botón [ Nuevo ].   

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A continuación el sistema habilita la ventana « Terceros » donde usted podrá consultar el proveedor relacionado con                               el comprobante. Mekano permite realizar la búsqueda a través de distintos parámetros: Nombre, código, razón                             comercial, entre otros, seleccione el cliente y para continuar oprima la tecla [ Enter ].    

             BOTÓN BUSCAR  Inmediatamente se activa la ventana donde se podrán seleccionar las referencias que serán devueltas al proveedor,                               para generar el proceso ubíquese en la parte inferior de la ventana y establezca los criterios de búsqueda a través                                       de los siguientes campos:  

   

CAMPO  DESCRIPCIÓN 

Desde la Fecha  Digite la fecha de inicio desde donde el sistema buscará las facturas que cruzaran con la                               devolución.   

Producto  En este campo digite el código de la referencia o producto específica que desea buscar                             para hacer la devolución. 

Número Documento  Digite en este campo el número de factura específica que desea cruzar con la                           devolución. 

 

IMPORTANTE  

● La información que se genera a partir de los criterios de búsqueda digitados, toman como base el tercero                                   seleccionado inicialmente. 

 ● Mekano conservará los criterios de búsqueda digitados siempre y cuando no se cierre la ventana. 

 

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Después de digitar cualquiera de estos tres campos de clic en el botón « Buscar » y el sistema genera en la parte                                         superior de la ventana la información solicitada, allí observará nuevas columnas que brindan información                           relacionada con las referencias: 

 

CAMPO  DESCRIPCIÓN 

Aceptar  Campo de tipo ON - OFF donde se podrá seleccionar el registro que contiene la                             referencia a devolver.  

Nombre, Tipo, Prefijo y Número 

Estos campos identifican el comprobante (primario) que se afecta con la devolución,                       indicando tipo de documento, prefijo y número del comprobante. 

Fecha y Vence  Indican las fechas de elaboración y vencimiento del comprobante (primario) que se                       afecta con la devolución. 

Centro  Si el comprobante (primario) maneja centros de costos, allí se indica el código del                           centro asignado en movimiento. 

Referencia  Es el código de la referencia digitada en el comprobante y que se afecta al realizar la                                 devolución. 

Bodega  Indica la ubicación de la referencia a devolver. 

Categoría  Si la referencia tiene activo el atributo categoría, en este campo se indica el código de la                                 categoría a la cual pertenece la referencia. 

Lote  Si la referencia tiene activo el atributo Lote, en este campo se indica el código del Lote                                 asignado a la referencia. 

Bruto  Indica el valor bruto que tiene asignada la referencia en el comprobante. 

Unitario  Indica el valor unitario que tiene asignada la referencia en el comprobante. 

Cantidad  Es la cantidad comprada de la referencia a devolver, este campo es editable y podrá                             digitar la cantidad deseada. 

Saldo  En este campo se indica el valor en cartera de cada comprobante. 

   

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BOTÓN MARCAR  A continuación seleccione el registro donde se encuentra la referencia a devolver y marque                           el campo « Activa » a través del mouse o con barra espaciadora, si lo desea puede marcar                               todas las referencias en pantalla dando clic en el botón « Marcar ».  

     Nota: Si al marcar las referencias se detecta que su valor                     supera el valor en cartera, se mostrará el siguiente mensaje:      BOTÓN DESMARCAR 

 Al dar clic en este botón se desmarcan todos los registros marcados previamente, de esta                             forma podrá excluir referencias para que el sistema no las tenga en cuenta al momento de                               generar la devolución.  

 

Por ejemplo si desea excluir una referencia específica, realice el filtro en la columna “ Referencia ”,                             selecciónela y luego de clic en el botón « Desmarcar », de esta forma al cerrar el filtro quedarán                                 desmarcadas sólo las referencias seleccionadas en el filtro.    BOTÓN GENERAR   

Este botón es útil para trasladar las referencias seleccionadas desde la ventana « Recolector »                         hacia la ventana « Movimiento Gestión », basta con dar clic allí y el sistema copia las                             referencias de forma automática, verifique los datos del encabezado, los registros de                       movimiento, los cálculos parciales y totales: 

    

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   IMPORTANTE: Para realizar este proceso ambos documentos (factura y devolución) deben tener los mismos                           atributos en Impuestos, Cartera e Impuestos Incluidos , así mismo deben pertenecer al mismo grupo (Compra o                               Venta). Los atributos signo y documento secundario lógicamente serán diferentes.  Finalmente, guarde los registros con la tecla [F3] o con el Botón «Totaliza» ubicado en la parte superior.               CERRAR VENTANAS  Para salir de la ventana « Recolector », oprima la tecla [ Esc ], el sistema genera el siguiente mensaje, al dar clic en                                       “ Yes ” se ubica nuevamente en la ventana de movimiento. Para cerrar totalmente la ventana de clic en el botón                                     “ Salir ” ubicado en la parte superior.            

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DEVOLUCIONES QUE SUPERAN EL VALOR DE LA CARTERA  

Si al generar una devolución, ésta supera el valor de la cartera, Mekano lanza el siguiente mensaje de advertencia                                     discriminando la información en los siguientes campos:  

  

 

CAMPO  DESCRIPCIÓN 

Tipo, Prefijo y Número  Son los datos de identificación de la devolución. 

Tipo Ref, Prefijo Ref y Número Ref  Son los datos de identificación de la factura cuyo valor en cartera es inferior                           al valor de la devolución. 

Subtotal  En este campo se indica el valor antes de impuestos de la factura de compra.. 

Impuestos  Corresponde al valor de los impuestos de la factura. 

Retenciones  Corresponde al valor de las retenciones aplicadas en la factura. 

Neto  Es el valor Neto de la Factura . 

Saldo Cartera  En este campo se indica el valor de la factura que está en cartera y que en                                 este caso es inferior al valor de la devolución. 

  Con lo anterior, al momento de terminar el comprobante, el                   sistema impide hacerlo y lanza el siguiente mensaje:  El usuario debe verificar si existen por ejemplo descuentos a                   pie de factura que afectan el valor Neto de esta, o si la                         devolución se está realizando por una cantidad superior a la                   facturada.    Después de dar solución, Mekano permite terminar la devolución calculando su valor total y permitiendo generar                               vista previa o impresión.     

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MENSAJE DE VALIDACIÓN DE INVENTARIO  

Al elaborar un comprobante que valida saldos de inventario y al utilizar una referencia con este mismo atributo, el                                     sistema valida que la cantidad solicitada esté disponible, en caso contrario, se genera un mensaje de advertencia                                 que indica que cantidad está quedando negativa. Esta validación aplica también para las referencias que tienen                               activo el atributo « Lotes » y « Categorías ».  

  

VISTA PREVIA E IMPRESIÓN   Use la tecla [F6] o el botón Vista Previa para obtener una                       presentación preliminar del comprobante. Si desea           imprimirlo y terminarlo, use la tecla [F7] o el botón                   Imprimir , esta función activará el motor de impresión; si                 oprime la opción aceptar, el sistema enviará a impresión y                   bloqueará el comprobante, este se oculta de pantalla para                 evitar modificaciones y sólo podrá verse nuevamente al               desbloquearlo con las teclas [CTRL]+[F3] o el botón               “ Desbloquea ” desde el documento correspondiente; pero           si oprime la opción cancelar el sistema bloqueará               únicamente la Devolución sin generar una impresión.    

               

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EDITAR Y ELIMINAR DEVOLUCIONES EN COMPRAS A CRÉDITO Y CONTADO  EDITAR DEVOLUCIONES  

Para editar una devolución utilice la tecla [F2] , ubíquese en el campo que se requiere modificar y cambie                                   el valor correspondiente. Una vez realizado el cambio guarde con la tecla [F3] . Cabe anotar que solo                                 podrá modificar registros que no se encuentren bloqueados, en caso tal deberá desbloquear primero el                             registro con las teclas [Ctrl]+[F3] o el botón Desbloquea desde el tipo de documento correspondiente.    ( Ver Desbloqueo de Comprobantes Gestión ). 

  ELIMINAR DEVOLUCIONES 

 Para eliminar una devolución en compras utilice la tecla [SUPR] de su teclado . En primera instancia                               elimine el contenido de la devolución, es decir los registros de movimiento; una vez eliminados,                             ubíquese en el comprobante o encabezado de esta y elimínelo. Los comprobantes desbloqueados se                           visualizarán en la ventana Comprobantes, para ingresar a editarlos selecciónelos y presione la tecla   

[ENTER].   

 

     

 

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BOTÓN AUTOMÁTICOS    

● Para visualizar el comportamiento de la contabilidad en la Devolución, de  clic en el botón « Automáticos » ubicado en la parte superior de la ventana y                           seleccione la opción « Contabilidad » o también presionando la combinación de                   teclas [CTRL]+[8].   

● Para visualizar la distribución de los Centros de Costos por cada cuenta                       usada que maneja dicho atributo, de clic en la opción « Costos ABC » o también                           presionando la combinación de teclas [CTRL]+[9] .     

 

CAMBIO DE FECHA EN COMPROBANTES PREVIAMENTE ELABORADOS    Con el fin de garantizar la seguridad de la información digitada en el programa y los resultados que ésta genera en                                         los módulos complementarios que se encuentran integrados al aplicativo, a partir de la versión 8.0 de Mekano, ya                                   no será posible editar o modificar la fecha de los comprobantes digitados desde el módulo Gestión que alteren                                   otros módulos como: Inventario, cartera y tesorería.  Por esta razón si se desbloquea un comprobante y se trata de                       modificar su fecha, Mekano validará si el cambio altera por ejemplo                     los saldos de inventario de tal forma que queden negativos, si no se                         alteran, el sistema permitirá hacer el cambio sin problema, caso                   contrario genera dos mensajes de advertencia indicando los motivos                 que impiden cambiar la fecha.    Así mismo con el fin de proteger los saldos de cartera, Mekano valida y evita la edición de un comprobante primario                                         que ha sido afectado por un comprobante secundario.    

BUSCAR DEVOLUCIONES  Para buscar una Devolución utilice la “ Búsqueda incremental ” ubicándose en el menú « Gestión », opcion                           « Movimiento Gestión », Pestaña «Documentos», columna «Nombre Documento» digite parte del nombre del                       documento hasta encontrar la coincidencia completa, después de estar ubicado en el documento de clic sobre el                                 botón que aparece en la parte superior llamado «Comprobantes» o presione la combinación de teclas [Ctrl + 1]                                   usando el teclado Alfanumérico, allí aparece el listado de todos los comprobantes digitados sin bloquear,                             seleccione el correspondiente y para ingresar al detalle de este, de clic en el botón movimiento o utilice la tecla                                       [Enter] . 

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TRUCOS DE MANEJO  ● Acceso Rápido : También puede ingresar a esta ventana oprimiendo de manera secuencial las teclas:                           

[ Alt ]+[ G ]+[ M ], finalmente seleccionar el tipo de documento [ DC1 ] o [ DC2 ] . Combinación que puede variar                             según la configuración de su teclado, en tal caso, deberá consultar el manual de su sistema operativo. 

 

● Ambiente de Trabajo : Gracias a que Mekano es un so�ware de fácil uso, recordamos que todas las ventanas                                   tienen la misma forma para adicionar, editar o eliminar registros, pero si dado el caso requiere conocer mejor                                   el proceso, recuerde utilizar el tutorial respectivo. (ver « Ambiente de Trabajo »). 

 

● Validación Tarifas de Impuestos y Retenciones: Antes de ingresar a la Ventana «Movimiento Gestión»,                           Mekano realiza una validación previa a la configuración de Impuestos y Retenciones para el año actual,                               verificando que todos los tipos de impuestos y retenciones tengan asignada la tarifa para el año vigente, caso                                   contrario generará el siguiente mensaje de advertencia e impide la elaboración de comprobantes hasta que se                               actualicen los datos. 

         IMPORTANTE: Recuerde que la actualización de las tarifas se puede realizar de                       forma automática ingresando al Menú « Configuración », opción « Impuestos » o                 « Retenciones », a través del botón « Procesos », Opción « Actualiza Histórico ».                 Al dar clic allí el sistema crea de forma automática para el año actual, los                             registros que falten según el año inmediatamente anterior, asignando el año,                     valor y tarifa por cada tipo de impuesto o retención según el caso. El usuario                             sólo debe verificar que dichos campos correspondan a la normatividad                   vigente, debido a que el sistema toma siempre como base el último registro                         digitado. 

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● Crear Prefijos y Terceros al Vuelo: Puede crear Terceros y Prefijos al vuelo, seleccionando la opción “ Nuevo ”                                 en la ventana que activa el programa al indicar que se va digitar un nuevo comprobante. 

 ● Bloqueo de Comprobantes: Al terminar una Devolución con la tecla [F7] , el sistema imprimirá y bloqueará en                                 

pantalla la factura para evitar modificaciones.  ● Editar Comprobantes: Para modificar Devoluciones o registros de las Devoluciones, estas no pueden estar                           

bloqueadas, en caso tal deberá desbloquear primero el comprobante o los registros con la combinación de                               teclas [Ctrl]+[F3] . 

 ● Retenciones: Puede consultar las retenciones aplicadas en el documento con las teclas [Ctrl]+[4]                         

o con la opción «Retenciones» del menú superior.  ● Rutina Sondear: Utilice la rutina Sondear para consultar los saldos de cartera por terceros y/o las existencias                                 

por referencia oprimiendo la tecla [F10] en la ventana de movimiento. (Ver Sondeos ).   

          ● Reimpresión de Comprobantes : Para reimprimir o consultar los comprobantes terminados ingrese por la                         

opción « Gestión », « Impresión» , seleccione el tipo de Documento y luego de clic en la pestaña Comprobantes,                               allí podrá utilizar la ventana como una tabla dinámica realizando filtros que agilicen la búsqueda. (Ver Gestión                                 Impresión ). 

 ● Ayuda en Línea : Si desea activar la ayuda disponible para esta ventana, oprima la tecla [ F1 ] o en su defecto,                                       

sin salir de esta opción, puede hacerlo desde el menú « Conexión » y hacer clic en « Ayuda ». Recuerde que para                                     su ejecución se requiere señal de internet. 

 ● Recolectar en Movimiento: Si después de generar la devolución desea incluir más referencias, de clic en el                                 

botón « Recolectar », de esta forma se habilita la ventana donde podrá marcar las referencias que se incluirán                                 en la devolución. 

  

ENVIAR INFORMACIÓN POR E-MAIL DESDE MEKANO   Esta bondad que Mekano trae en a partir de su versión 8.0, consiste en enviar por e-mail a los correos que el usuario                                             requiera, información relacionada con comprobantes generados directamente en el aplicativo, basta con realizar la                           configuración del correo de salida desde el menú « Parámetros » Opción « Seguridad », Botón « Usuarios ». Ver envío                             de Información por e-mail .    

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TUTORIALES RELACIONADOS  A continuación aparece un resumen con los temas relacionados al presente tutorial y sus respectivos enlaces:  

● Desbloqueo de comprobantes  www.apoloso�.com/documentos/mekano/T041.pdf 

● Formatos de Impresión  www.apoloso�.com/documentos/mekano/T038.pdf 

● Rutina Sondeos  www.apoloso�.com/documentos/mekano/T078.pdf 

● Gestión Impresión  www.apoloso�.com/documentos/mekano/T047.pdf 

● Envío de Información por email  www.apoloso�.com/documentos/mekano/T189.pdf 

● Digitar Devoluciones en Ventas  www.apoloso�.com/documentos/mekano/T230.pdf    

TECLAS DE FUNCIÓN EN MEKANO  A continuación, un resumen de las teclas más usadas en esta ventana de la aplicación:  

[ F1 ]  Menú de ayuda en Línea  [ Ctrl ]+[ N ]  Nuevo comprobante 

[ F2 ]  Editar registro   [ Ctrl ]+[ 0 ]  Documentos 

[ F3 ]  Guardar registro  [ Ctrl ]+[ 1 ]  Comprobantes 

[ F6 ]  Vista Previa  [ Ctrl ]+[ 2 ]  Movimiento 

[ F7 ]  Imprimir  [ Insert ]  Insertar registro 

[ F12 ]  Recolectar  [ Supr ]  Eliminar registro actual 

 NOTA : Si desea más información Ver aquí imagen teclado completo o Ver aquí video teclado      

PASOS PARA DIGITAR UNA DEVOLUCIÓN  

1. Ingrese al menú « Gestión », opcion « Movimiento Gestion» . 2. Seleccione el tipo de documento: “ DC1 ” o “ DC2 ”  3. De clic en el botón « Nuevo » o presionando las teclas [ Ctrl ]+[ N ] genere un nuevo comprobante. 4. Busque el Proveedor al cual le esta realizando la Devolución.  5. Establezca los criterios de Búsqueda y seleccione las referencias que desea incluir en la devolución. 6. De clic en el Botón “ Generar ” verifique la información del comprobante y finalice presionando la tecla [F3]                                 

para totalizar el comprobante.  7. Para visualizarlo en pantalla oprima la tecla [F6] , o si desea imprimirlo y bloquearlo utilice la tecla [F7]. 

  

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CUESTIONARIO   

● Botón ubicado en la ventana « Movimiento Gestión », utilizado para generar las devoluciones:  

a. Retenciones b. Totaliza c. Desbloquea d. Recolectar 

  

● Este botón es útil para trasladar las referencias seleccionadas desde la ventana « Recolector » hacia la                             ventana « Movimiento Gestión » 

 a. Marcar b. Desmarcar c. Generar d. Buscar 

 ● Para seleccionar las referencias que se desean incluir en la devolución se deben establecer inicialmente los                               

siguientes campos:  

a. Desde la Fecha b. Producto c. Número Documento d. Cualquiera de las anteriores 

      

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