tutorial access 2007

ACCESS – Manejador de Bases de Datos Prof. Maciel Castillos, Rodolfo

El Access es uno de los componentes del paquete Office y su especialidad es el manejo de bases de datos. Básicamente una base es un conjunto de datos organizados en registros a su vez compuestos por campos. Para el Access, una base está compuesta por varias tablas que contienen información específica. En un sistema de registro de datos, existen variadas informaciones que no pueden ser incluidas todas en una misma tabla, por lo tanto se generan varias tablas y se las vincula por medio de claves, existiendo una sola tabla principal que se enlaza a las otras mediante el establecimiento de relaciones entre las mismas. La idea de separar en varias tablas se basa fundamentalmente en el hecho de que:

• Se debe evitar mezclar información heterogénea • Se debe evitar los grupos repetitivos, es decir, información que necesariamente se debe repetir

es conveniente codificarla (a este proceso se llama “normalización”). Para ello se deberán definir campos de relación que pueden ser o no las claves de ordenación (clave principal de las tablas). Los campos que resultaren ser claves no admiten repetición y generalmente son los códigos de artículos, DNI, nro. Matrícula, etc; todos datos únicos e identificatorios de un solo registro.

Por lo tanto, debemos identificar la tabla principal, que es la que va a registrar la mayor cantidad de movimientos y generalmente la que soporta mas carga de datos (en el caso de un supermercado: los artículos y/o productos, en el caso de una escuela los registros de notas de los alumnos, en caso de personal: la liquidación mensual de los sueldos, etc.); las otras serán secundarias.- El esquema de una tabla sería:

DNI NOM_APE DIRECCION TE EDAD

Y el esquema de una base de datos relacionadas sería: TABLA: PRODUCTOS

COD_PROD NOMBRE_PROD COD_RUBRO STOCK_PROD PRECIO_COMPRA COD_PROV

TABLA: RUBROS TABLA: PROVEEDORES

Como vemos se ha codificado el campo RUBRO para de esta manera solo se repita un corto código en vez de un extenso texto ( por ejemplo PA: Panadería, LI: Limpieza, QU: químicos, LA: Lácteos; PA: Pastas, etc).- Las marcas en grises son las claves principales de ordenación de cada una de las tablas, pero para que las relaciones funciones es IMPRESCINDIBLE que las claves de las tablas secundarias sean las claves de la relación.- Las relaciones permitidas pueden ser: 1 a M: ( uno a muchos)…aparece 1 sola vez en la tabla Rubros pero muchas veces en Articulos 1 a 1: (uno a uno) … aparece 1 sola vez en una tabla y 1 sola vez en la otra (es cuando tenemos una tabla principal muy extensa y la desdoblamos usando la misma clave de conexión).-

COD_RUBRO NOMBRE_RUBRO

COD_PROV NOMBRE_PROV DIRECCION_PROV TE_PROV

CAMPOS

REGISTROS


Situación Problemática: La cooperativa de productos orgánicos PRODUNOR S.A que manufactura frutas, verduras y hortalizas ofrecidos por pequeños productores monocultivos de la región; nos ha solicitado que le confeccionemos una base de datos que le permita llevar un registro de sus ventas, de los clientes, de los productores y asesoramientos técnicos.- Analizando podremos extraer las siguientes tablas: A - PRODUCTORES

COD_ PRODUCTOR

1

NOMBRE_ PRODUCTOR

2

DIREC_ PRODUC

3

TE_ PRODUC

4

COD_ PRODUCTO

5

CANT_ HECTAREAS

6 B - PRODUCTOS

COD_ PRODUCTO

1

NOMBRE_ PRODUCTO

2

CARAC_ PRODUCCION

3

STOCK_ PRODUCTO

4

COSTO_ TONELADA

5 La unidad de medida del stock será la tonelada. C - VENTAS (PRINCIPAL)

NRO_ VENTA

1

FECHA_ VENTA

2

COD_ PRODUCTO

3

CANTIDAD_ VENDIDA

4

COD_ CLIENTE

5 Se asume que cada venta es distinta a otra y por más que esté en la misma factura, la consideraremos distinta a los efectos de realizar correctamente la carga y no tener que recurrir a claves mas complejas D - ASESORAMIENTOS

NRO_ ASESORAM

1

FECHA_ ASESORAM

2

COD_ PRODUCTOR

3

TIPO_ ASESORAM

4 E - TIPOS DE ASESORAMIENTO

TIPO_ ASESORAM

1

DESCRIP_ ASESORAM

2 F - CLIENTES

COD_ CLIENTE

1

NOMBRE_ CLIENTE

2

DIREC_ CLIENTE

3

TE_ CLIENTE

4 Tenemos 6 tablas…por lo tanto deberemos tener 5 relaciones.- C(3) �� B(1) B(1) �� A(5) A(1) �� D(3) D(4) �� E(1) C(5) ��F(1) Ahora que hemos definido todas las tablas que vamos a usar y las relaciones, estamos en condiciones de diseñar nuestra base de datos en ACCESS.- 1) Ingresamos al software con INICIO – PROGRAMAS – ACCESS 2) Luego ARCHIVO – NUEVO – ARCHIVO NUEVA BASE DE DATOS – definir nombre: PRODUNOR SA., y nos encontramos con esta pantalla:


1. Tablas: Permite crear las tablas que contendrán los registros.- 2. Consultas: permiten crear las pantallas que podemos ver cuando realizamos la búsqueda de algún dato. E incluso desde aquí podemos realizar las actualizaciones que correspondan.- 3. Formularios: permiten definir las pantallas de ingresos de datos a cada una de las tablas.- 4.Informes: especifica el formato de salida impresa de nuestros informes. 5. Páginas: Permite crear una página web a partir de nuestra base 6.Macros: son secuencias de instrucciones que se activan que se suceden determinados eventos. Para programarlas se debe tener conocimiento de Visual Basic.

7. Módulos: Un módulo es básicamente un conjunto de declaraciones, instrucciones y procedimientos que se almacenan en una unidad con nombre para organizar el código de Microsoft Visual Basic (Microsoft Visual Basic: versión visual del lenguaje de programación Basic de alto nivel. Microsoft ha desarrollado Visual Basic para crear aplicaciones basadas en Windows.).

Aquí elegimos – TABLAS – CREAR UNA TABLA EN VISTA DISEÑO (hacemos doble clic)

3) Vamos a crear primero las TABLAS secundarias, para así luego ver como quedan establecidas las relaciones..

Empezamos con la tabla PRODUCTOS (porque no tiene ningún código que derive a otra tabla, excepto la clave principal). Colocamos en Nombre del campo: COD_PRODUCTO

Tipo de Datos: tenemos

Texto: cuando guardamos direcciones, nombres, códigos y hasta teléfonos. Podemos incluir aquellos campos que contengan números que no van a ser utilizados en cálculos. Es el más utilizado.

Memo: puede guardar gran cantidad de información escrita, como observaciones.

Número: cuando guardamos datos numéricos, como edad, altura, cantidades, metros u otros datos que se utilizarán para realizar cálculos.

Fecha/Hora: guardamos fecha y hora de los registros con el formato establecido por el sistema.

Moneda: define los campos que guardarán valores monetarios.

Autonumérico: son campos que se actualizan por si sólo y se autonumeran tomando como base el nro 1. Son útiles para códigos que no se quiere que se repitan. Pero no los usaremos para

nuestro caso.

Si/No: Son campos que guardan un valor de tick cuando hacemos clic en él. Aparecerá marcado cuando es un SI y vacío cuando es un no.

Objeto OLE: se define así cuando se quiere guardar datos obtenidos de manera externa a nuestra base, es común definir así cuando queremos guardar una foto por ejemplo.

Hipervínculos: guarda el enlace a alguna entidad externa a la base.

Asistente para búsqueda: es una de las formas utilizadas para establecer la relaciones entre tablas a partir de los códigos. Esta opción las utilizaremos cuando de una tabla, y a través de un código, tengamos que referenciar el contenido de otra tabla.


En la solapa GENERAL nos interesa

Tamaño del campo: se refiere a la cantidad posible de datos que se puede guardar. Generalmente para texto va 30.

Entonces definimos lo siguiente

COD_PRODUCTO - texto - tamaño: 4 ( así nuestro primer producto será 0001)

NOMBRE_PRODUCTO - texto – 25

CARAC_PRODUCCION – texto – 20

STOCK_PRODUCTO - Numérico – Tamaño: SIMPLE

COSTO_TONELADA – Moneda – 6 – 2 decimales

Seguidamente seleccionamos el primer campo haciendo clic según la gráfica y luego clic en el icono de la llave.-

Después grabamos haciendo un clic en el ícono del diskette y colocamos como nombre: PRODUCTOS y cerramos la ventana de la tabla.

Repetimos el procedimiento para crear las tablas de

Nombre del campo Tipo Tamaño

Tabla: TIPOS DE ASESORAMIENTO

TIPO_ASESORAM Texto 2

DESCRIP_ASESORAM Texto 30

Tabla: CLIENTES

COD_CLIENTE Texto 2

NOMBRE_CLIENTE Texto 25

DIREC_CLIENTE Texto 30

TE_CLIENTE Texto 20

Ahora recién estamos en condiciones de poder crear las restantes tablas que tienen campos que dependen de otras tablas. Desarrollamos la tabla de PRODUCTORES…

Iniciamos el procedimiento de la misma forma teniendo en cuenta la siguiente tabla de Nombre de Campo, Tipo de Campo y Tamaño; es conveniente desde el principio, una vez cargado el campo clave,


definirlo como clave principal, con la llavecita… Luego cuando llegamos a COD_PRODUCTO1 deberemos desarrollar lo indicado.-

Escribir el nombre del campo COD_PRODUCTO1 – Texto – Tamaño 4. Luego cambio Texto por Asistente para Búsqueda y

En Asistente para búsqueda – Siguiente – Tabla: PRODUCTOS – Siguiente – Hacer 2 click sobre COD_PRODUCTO y NOMBRE_PRODUCTO y – y vemos que se pasa del otro lado de la tabla – luego Siguiente – Siguiente – desactivamos la opcion de Ocultar la columna clave – damos el ancho a las columnas como en Excel – Siguiente – chequeamos que esté seleccionado nuestro campo clave COD_PRODUCTO, luego Siguiente - Finalizar – Pide que se grabe la Tabla - Contestamos que SI – y colocamos el nombre de: PRODUCTORES.

Luego terminamos la carga del último campo, grabamos con el diskette y cerramos la ventana de la tabla.

Repetimos el mismo procedimiento para terminar de cargar las otras tablas

Nombre del campo Tipo Tamaño

Tabla: PRODUCTORES

COD_PRODUCTOR Texto 3

NOMBRE_PRODUCTOR Texto 25

DIREC_PRODUC Texto 30

TE_PRODUC Texto 15

COD_PRODUCTO1 Asistente para búsqueda

COD_PRODUCTO2 Asistente para búsqueda

CANT_HECTAREAS Numérico Simple

Tabla: VENTAS

NRO_VENTA Autonumérico

FECHA_VENTA Fecha/Hora

COD_PRODUCTO Asistente para búsqueda

CANTIDAD_VENDIDA Numérico Simple

COD_CLIENTE Asistente para búsqueda

Tabla: ASESORAMIENTOS

NRO_ASESORAM Autonumérico

FECHA_ASESORAM Fecha/Hora

COD_PRODUCTOR Asistente para búsqueda

TIPO_ASESORAM Asistente para búsqueda


Una vez que hayamos definido todas las tablas tendremos que chequear las relaciones entre las mismas.

Para ello hacemos clic en (

Relaciones) de la barra de Herramientas y nos aparece la siguiente pantalla con las tablas desordenadas, las organizamos de tal manera que no se crucen las líneas de las relaciones.

Luego para terminar de definir las relaciones hacemos los siguientes pasos sobre cada una de las líneas:

1 CLICK sobre la línea – BD – MODIFICAR RELACIÓN – EXHIGIR

INTEGRIDAD REFERENCIAL – ACEPTAR (veremos que aparece en un extremo de la relación un 1y en el otro

el símbolo de INFINITO, de esta forma se asegura que las claves sean idénticas).-

Entendemos esas relaciones que un producto puede ser producido por varios productores, que un producto puede venderse varias veces, que un cliente pudo haber realizado varias compras, etc.-

Cerramos la ventana de Relaciones.

Por ahora vamos a cargar los datos directamente sobre la tabla, pero el Access nos brinda la posibilidad de crear Formularios de ingresos, de manera de hacer mas amigable la carga de datos, e incluso, si se tiene ideas de programación podríamos definir cuadros de controles desde el Visual Basic.-

Comenzamos a cargar haciendo doble clic sobre la tabla correspiendente.

OJO!! Debemos cargar primero las tablas secundarias: CLIENTES, TIPOS DE ASESORAMIENTO, PRODUCTOS, PRODUCTORES, ASESORAMIENTOS Y VENTAS.

TIPO_ASESORAM DESCRIP_ASESORAM

01 EDAFOLÓGICO

02 CONTROL DE PLAGAS

03 TECNICAS DE CULTIVO

04 TECNICAS DE RIEGO

05 NUEVOS PRODUCTOS

06 METODOS DE COSECHA


COD_CLIENTE NOMBRE_CLIENTE DIRECC_CLIENTE TE_CLIENTE

01 Supermercado 8 hermanos Junín 931 (03783) 428896 02 Supermercados El Sol Córdoba y Pellegrini (03783) 461460 03 Supermercados Stop 24 hs 3 de Abril 799 (03783) 464025 04 Distribuidora Marcos Independencia 550 (03783) 421079 05 Supermercados Impulso Av. Ferré 1952 (03783) 444715 06 Hipermercado Norte Av Pedro Ferré y

Chacabuco (03783) 460297

07 Verdulería Ever Green 1000 viviendas (03783) 487541 08 Verdulería y Frutería “Valerio” Laguna Seca (03783) 449863 09 Frutería “El Mendocino” Av Ferré y Brasil 10 Escuela de Gastronomía IGP Moreno 1800 (03783) 436547 11 Servicios de Catering Shonko SA Irigoyen 1880 (03783) 451324

COD_PRODUCTO NOMBRE_PRODUCTO CARAC_PRODUCCION STOCK COSTO 0001 Alcaparras Naturales Terreno semiárido 4 $1450.00 0002 Alcaparras Congeladas Terreno semiárido 0.5 $1480.00 0003 Tomates M Larga Vida Naturales 2 $1300.00 0004 Tomates G Larga Vida Naturales 2.5 $1400.00 0005 Lechuga Común Naturales 0.5 $800.00 0006 Lechuga Enrepollada Naturales 0.75 $1200.00 0007 Zapallo Mediano Naturales 2 $700.00 0008 Zapallo Punky Naturales 1.5 $1400.00 0009 Arvejas Comunes Naturales 4 $1250.00 0010 Arvejas Comunes Congel 1.5 $1140.00 0011 Naranjas Ombligo Cítricos 8 $1200.00 0012 Pomelos Cítricos 5 $1350.00 0013 Mandarinas Cítricos 7 $1100.00 0014 Chauchas Largas Naturales 1 $1120.00 0015 Frutillas Obsesión Bajo Cubierta 4 $1800.00 0016 Acelga Naturales 0.75 $1140.00

Tabla: Productores COD_ PROD

NOMBRE DIRECCION TELEFONO PRO-1 PRO-2 HECT

01 PEREYRA, Norberto Ruta 4 Km 3 (03783) 428440 0003 0004 25 02 TORRES, Ana María Ruta 4 Km 20 (03783) 447559 0005 0006 15 03 MACIAS, Manuel Ruta 5 Km 4 (03783) 463797 0005 0006 10 04 LESTER, Daniel Ruta 4 Km 8 (03783) 15648751 0007 0008 20 05 ZETNER, Norma Ruta 5 Km 2 (03783) 488741 0014 18 06 LEVI, Enrique Ruta 11 Km 12 (03783) 441449 0011 0013 40 07 MERCADO, Lelia Ruta 4 Km 7 (03783) 469395 0015 18 08 SORRE, Valeria Ruta 5 Km 3 0001 0002 8 09 DICK, Mauro Ruta 5 Km 5 (03722) 425651 0009 0010 30 10 GONZALEZ, Paulo Ruta 4 Km 6 (03783) 499214 0016 4


Tabla: VENTAS

NRO_VENTA FECHA_VENTA COD_PRODUCTO CANT_VENDIDA COD_CLIENTE 1 05/03/2006 0007 1,00 05 2 05/03/2006 0014 0,75 04 3 06/03/2006 0005 0,05 06 4 06/03/2006 0006 0,25 06 5 06/03/2006 0010 0,50 06 6 06/03/2006 0013 2,00 06 7 07/03/2006 0016 0,02 08 8 07/03/2006 0015 0,20 08 9 09/03/2006 0008 1,00 02

10 09/03/2006 0001 1,00 05 11 01/04/2006 0002 0,20 05 12 01/04/2006 0011 2,00 06 13 08/04/2006 0012 1,00 09 14 09/04/2006 0003 0,50 11 15 10/04/2006 0004 0,25 11 16 15/04/2006 0011 0,50 07 17 15/04/2006 0007 1,00 11 18 16/04/2006 0015 0,50 09 19 16/04/2006 0010 1,00 01 20 20/04/2006 0011 1,00 10

Tabla: ASESORAMIENTOS

NRO_ASESORAM FECHA_ASESORAM COD_PRODUCTOR TIPO_ASESORAM 1 02/01/2006 06 02 2 02/01/2006 10 01 3 06/01/2006 05 05 4 08/01/2006 01 03 5 08/01/2006 01 05 6 08/01/2006 03 01 7 10/01/2006 06 02 8 10/01/2006 01 04 9 12/01/2006 01 06 10 12/01/2006 02 06 11 15/01/2006 10 01 12 15/01/2006 09 02

Una vez relacionadas y cargadas las tablas estamos en condiciones de generar informes de todo tipo. INFORME 1: LISTADO DE PRODUCTORES con sus productos Hacer Clic en INFORMES – CREAR UN INFORME UTILIZANDO EL ASISTENTE – Elijo TABLA PRODUCTORES - e incluyo de esta tabla: NOMBRE_PRODUCTOR y CANT_HECTAREAS (haciendo clic sobre el campo, luego dando “ > ” mayor) – Elijo tabla: ASESORAMIENTOS , de aquí FECHA_ASESORAM, y de la tabla: TIPOS DE ASESORAMIENTO: DESCRIP_ASESORAM – Siguiente – Siguiente – Siguiente – Siguiente – Siguiente – Corporativa – Siguiente – Finalizar


Aparece el informe creado, pero debemos darle algunos retoques…. Hacemos clic en cerrar el informe, ¡OJO!!!!... NO CERRAR EL ACCESS Luego clic sobre nuestro informe PRODUCTORES y clic en DISEÑO… Aparece una pantalla cuadriculada, es el diseño, sobre el cual haremos los cambios… Para ir viendo como va quedando, haremos clic en el ícono de vista previa. Cambiamos el título haciendo doble clic sobre el mismo y colocando PRODUNOR SA – Productores que han recibido asesoramiento Haciendo un clic fuera del área de escritura y quedando seleccionado el título podremos cambiarle la fuente a : ARIAL NARROW – NEGRITA – 18 (si fuera necesario ampliar el área del texto para que pueda ingresar todo).- Vemos como queda con la vista preliminar, volver con CERRAR… En el área de Encabezado: Cambiamos de igual manera los títulos de las columnas, con el mismo procedimiento y llamamos: Nombre_Productor: como Productor.. Cant_Hectareas como hectáreas sembradas Fecha_asesoram como fecha Descrip_asesoram como tipo asesoramiento Luego seleccionamos todos los campos, como selección múltiple y le cambiamos la fuente a Arial 11 – N – Relleno de color…. Luego para los campos NOMBRE_PRODUCTOR y CANT_HECTAREAS.. le damos el mismo formato Arial 11 – N y para que nos aparezca todo el bloque en otro color...no estando sobre ningún campo pero en el área de Encabezado COD_PRODUCTOR – BD – Color de Fondo o Relleno – Elegir Color – Aceptar En el área de Pie de página – colocar SU NOMBRE…. El informe quedaría tal cual figura en la página siguiente. INFORME 2: Crear un informe listando LOS CLIENTES (sólo nombres) – las VENTAS que les hicimos (FECHA) y los nombres de los PRODUCTOS (NOMBRE_PRODUCTO) que les vendimos Título del informe: PRODUNOR SA – Listado de ventas del último semestre INFORME 3: Crear un informe listando LOS PRODUCTOS que se vendieron ordenados en forma descendente por cantidades totales…y obtener las cantidades de los mismos.-


Bibliografía de Consulta:

• APRENDIENDO MICROSOFT OFFICE 2000, Greg, Perry. Editorial Prentice Hall, México 1999 • TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LA COMUNICACIÓN. Cersósimo, Héctor. Editorial Kapelusz.

Buenos Aires. 2004. • TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LA COMUNICACIÓN. Valsechi y otros. Gram Editora. Buenos

Aires. 2000. • E-book MICROSOFT ACCESS XP. www.manualesshop.com.ar . España. 2006


MÓDULO INSTRUCTIVO

TUTORIAL DE

BASE DE DATOS

ACCESS

AUTOR

Prof. MACIEL CASTILLOS, Rodolfo

*** 2006 ***

tutorial access 2007

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