tutorial fundamentos de microsoft access

Regional Cundinamarca

Sistema de Gestión de la Calidad

Centro Industrial y Desarrollo Empresarial

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Competencia: 220501046

Resultado de aprendizaje: 22050104602

SENA TECNICO SISTEMAS

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IDENTIFICACION Competencia: Aplicar herramientas ofimáticas, redes sociales y colaborativas de acuerdo con el proyecto a desarrollar Modalidad de formación: Acompañamiento directo y trabajo autónomo. RESULTADOS DE APRENDIZAJE:

Obtener la información requerida por su especialidad utilizando redes sociales y herramientas de trabajo colaborativo según las tendencias de las tecnologías de la información y la comunicación.

Aplicar herramientas ofimáticas de acuerdo con los requerimientos del cliente Construir bases de datos utilizando un sistema de gestión de bases de datos

relacional para uso personal en pequeñas organizaciones. Aplicar controles y estructuras básicas de programación de un lenguaje

orientado a eventos de acuerdo con el problema a solucionar. Elemento de competencia:

Realizar informes utilizando gráficos, tablas, macros y funciones básicas de la hoja de cálculo.

Elaborar presentaciones aplicando las funcionalidades del programa de presentación de diapositivas.

Crear una base de datos relacional. Resolver un problema utilizando un lenguaje de programación orientado a

eventos, manejador de bases de datos y herramientas ofimáticas. Utilizar herramientas de trabajo colaborativo. Crear redes sociales. Participar en redes sociales.




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INTRODUCCION Estimado aprendiz. En esta guía usted encontrara todo lo relacionado para cumplir con la primera etapa de formación para la competencia. “Aplicar herramientas ofimáticas, redes sociales, y colaborativas de acuerdo al proyecto a desarrollar”. La cual se subdivide en guías de formación para poder evaluar de manera concreta las actividades propuestas en la competencia. En esta guía encontrara todo lo relacionado en cuanto a definición y utilización de la hoja de cálculo Excel Objetivo: Definir claramente la funcionalidad de la Gestor de Base de Datos de Microsoft Access en la realización de una Base de datos generando, informes, funciones, tablas dinámicas, gráficos, y macros PLANTEAMIENTO DE LAS ACTIVIDADES Y ESTRATEGIAS DE APRENDIZAJE Apreciado aprendiz, proceda a investigar, analizar y profundizar sobre la teoría las herramientas ofimáticas y herramientas web 2.0. EVALUACION Apreciado aprendiz, el temario objeto de la evaluación al final de esta guía esta contenido a lo largo de este documento, que le proveerá todos los conocimientos para resolver los talleres y evaluaciones planteadas por el instructor. CRITERIOS DE EVALUACION Utiliza las funciones propias del procesador de palabra, hoja de cálculo y

presentador de diapositivas para la resolución de un problema. Utiliza las estructuras propias de un lenguaje de programación orientado a eventos

y manejador de base de datos, combinados con herramientas Ofimáticas en la resolución de problemas.

Crea redes sociales en la web y participa en ellas utilizando herramientas web 2.0. Utiliza herramientas tecnológicas de trabajo colaborativo para la resolución de un EVIDENCIAS DE APRENDIZAJE Una vez logrados los objetivos de la anterior experiencia, encontrara las evidencias de su aprendizaje requeridas para cumplir el objetivo de formación.




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1. Introducción a las Bases de Datos 1.1 Definición de Base de Datos "Colección no redundante de datos que son compartidos por diferentes sistemas de aplicación". (Howe, 1983). "Conjunto de ficheros maestros, organizados y administrados de una manera flexible de modo que los ficheros puedan ser fácilmente adaptados a nuevas tareas imprevisibles". (Frank, 1988). "Colección de datos interrelacionados". (Elsmari y Navathe, 1989). El concepto de base de datos ha ido cambiando a lo largo del tiempo. En la actualidad es posible establecer la definición de base de datos como sigue. "Colección o depósito de datos integrados, almacenados en soporte secundario (no volátil) y con redundancia controlada. Los datos, que han de ser compartidos por diferentes usuarios y aplicaciones, deben mantenerse independientes de ellos, y su definición (estructura de la base de datos) única y almacenada junto con los datos, se ha de apoyar en un modelo de datos, el cual ha de permitir captar las interrelaciones y restricciones existentes en el mundo real. Los procedimientos de actualización y recuperación, comunes y bien determinados, facilitarán la seguridad del conjunto de los datos". Para diseñar una base de datos es necesario establecer un proceso partiendo del mundo real, de manera que sea posible plasmarlo mediante una serie de datos. La imagen que obtenemos del mundo real se denomina modelo conceptual y consiste en una serie de elementos que definen lo que es necesario plasmar del mundo real en la base de datos. La definición de este modelo se denomina esquema conceptual y está compuesto de una parte estática llamada lenguaje de definición de datos ó DDL (Data Definition Language), donde se define la estructura de la base de datos y una parte dinámica denominada lenguaje de manipulación de datos ó DML (Data Manipulation Language). Sistema de Gestión de Base de Datos (SGBD): Conjunto de programas que: permiten la implantación, acceso y mantenimiento de la base de datos. El SGBD, junto con la base de datos y con los usuarios, constituyen el Sistema de Base de Datos.




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Modelo de datos: Conjunto de conceptos que permiten describir, a distintos niveles de abstracción, la estructura de una base de datos, a la cual denominamos esquema. Sistema de Información: Colección de personas, procedimientos y equipos diseñados, construidos, operados y mantenidos para recoger, registrar, procesar, almacenar y recuperar esa información. Esquema de una Base de Datos: Estructura de la Base de Datos. Ocurrencia del esquema: Conjunto de datos que se encuentran almacenados en el esquema en un momento determinado. El esquema no varía mientras no varíe el mundo real que éste describe, mientras que una ocurrencia del esquema es distinta en el transcurso del tiempo. Enfoque tradicional a los sistemas de bases de datos Algunas de las ventajas que ofrece utilizar un Sistema de Bases de Datos son las siguientes:

Independencia entre datos y tratamientos. El cambio en los programas no influye en la disponibilidad de los datos, así como la modificación de éstos no afecta a la reprogramación de las aplicaciones que los usan.

Coherencia de resultados: Debido a que los datos son almacenados una sola vez, se evitan los problemas que puede ocasionar la redundancia. Se permite una cierta duplicidad de datos, con el fin de conseguir una mayor eficiencia, controlada por el sistema y que no afecta a la redundancia lógica.

Mejor disponibilidad de datos para los usuarios: Los datos son compartidos por un conjunto de usuarios, que accede a ellos de forma concurrente, siempre que estén autorizados a ello.

Mayor valor informativo: El conjunto de los datos almacenados en la BD ofrece un mayor valor informativo, que la suma de ellos independientemente.

Mayor eficiencia en la recogida, validación e introducción de los datos en el sistema: Al no existir redundancia, los datos se recogen y validan una sola vez, aumentando así la eficiencia.

Reducción del espacio de almacenamiento: La desaparición (o disminución) de redundancias, unido a las técnicas de compactación, implica una menor ocupación de almacenamiento secundario.

1.2 Arquitectura ANSI/X3/SPARC. ANSI/X3/SPARC es un grupo de estudio del Standard Planning and Requirements Commitee (SPARC) del ANSI (American National Standars Institute), dentro del Comité X3 que se ocupa de ordenadores e informática. En sus estudios acerca de los SGBD, propugnaron una arquitectura basada en tres niveles de abstracción:




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Externo: Es el nivel más cercano a los usuarios, y en el se definen los datos tal y como los va a ver este. Cada usuario puede tener su propio modelo externo, con aquellos datos e interrelaciones que dicho usuario necesite. En este nivel, también deberán definirse las restricciones de uso, como por ejemplo el derecho a insertar o borrar determinados datos, o poder acceder a ellos.

Nivel Conceptual: Proporciona una descripción global del esquema independiente de la estructura física de la base de datos, es decir, cuáles son los datos, como están organizados, las relaciones entre ellos y las restricciones de integridad y confidencialidad. El modelo conceptual, que es único, establece el modelo teórico sobre el que están asentados los modelos externos.

Nivel Interno: Nivel más bajo en la abstracción. Describe la estructura almacenamiento físico de los datos, las estrategias de acceso a los datos, etc. Así mismo especifica todos los aspectos relacionados con el hardware, como por ejemplo dispositivos de memoria a usar (tamaño de páginas, número de éstas, tamaño de los buffers, etc.), técnicas de compresión de datos, criptografía, etc. El modelo interno, que es único, corresponde a la implementación del modelo conceptual.

1.3 Modelo Cliente Servidor El modelo de desarrollo Cliente/Servidor, se basa en la aplicación de dos simples conceptos, relacionados con la vida cotidiana. En cualquier tipo de práctica comercial, existen dos figuras relevantes, cada una de las cuales juega su propio papel. Una de estas figuras, El Cliente, se dedica a una determinada actividad comercial, ofrece su propio abanico de productos y desempeña por tanto una serie determinada de funciones. Pero esta figura no puede dar servicio a todas sus funciones sin la existencia, de otra figura, El Servidor, la cual le proporciona a éste las materias primas necesarias para el cumplimiento de sus funciones. Además este flujo de mercancía debe ser garantizado en tiempo real, es decir, las dos figuras referidas deben estar actuando simultáneamente, de forma que la actividad del Cliente, se vea afectada en la menor medida posible, por la actividad del Servidor. Mientras el Cliente desempeña su actividad, puede realizar peticiones al Servidor, para que le provea del material necesario, pero sin por ello paralizar dicha actividad, lo que dependerá también de la naturaleza de estas peticiones. Extrapolando el escenario presentado, al mundo informático, tenemos que ciertas aplicaciones (Clientes), necesitan de otras aplicaciones (Servidores), para poder llevar a cabo la mayor parte de sus funciones. Estas aplicaciones Clientes realizarán peticiones a otra u otras aplicaciones Servidoras que deberán encontrarse en ejecución, para atender dichas demandas. Este modelo permite diversificar el trabajo que debe realizar cada aplicación, de forma que los Clientes no deban ser sobrecargados, como ocurriría en el caso de tener que desempeñar ellos mismas las funciones que ahora le son proporcionadas, de forma directa y transparente.




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Además todas las tareas comunes a distintas aplicaciones que, debieran implementar cada uno de ellos, pueden ser implementadas, bajo este modelo, por una única aplicación que proporciona los servicios requeridos por dicha aplicaciones. Dado que el concepto de Cliente y Servidor más ampliamente difundido en el entorno informático, se refiere principalmente al papel desempeñado por las máquinas. En este modelo tanto el Cliente como el Servidor, son entidades abstractas, que pueden residir en la misma máquina, o en máquinas diferentes. Cuando se habla del Modelo Cliente/Servidor, se conoce un modelo de desarrollo de software, lo cual debe quedar perfectamente claro a partir de este punto. Por dar una idea aproximada del modelo presentado, enseguida se muestra un sencillo

2 Las Bases de Datos en Access 2.1. Componentes de una Base de Datos Tablas: Unidad donde se crean el conjunto de datos de la BD. Estos datos estarán ordenados en columnas verticales. Aquí se definen los campos y sus características. Consultas: Aquí se definen las preguntas que se formularán a la Base de Datos con el fin de extraer y presentar la información resultante de diferentes formas (pantalla, impresora...). Formulario: Elemento en forma de ficha que permite la gestión de los datos de una forma más cómoda y visiblemente más atractiva.




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Informe: Permite preparar los registros de la Base de Datos de forma personalizada para imprimirlos. Macro: Conjunto de instrucciones que se pueden almacenar para automatizar tareas repetitivas. Módulo: Programa o conjunto de instrucciones en lenguaje Visual Basic. Una Base de Datos comienza con el diseño de una tabla. Para ello, es necesario plantearse primero qué datos se necesitan. En el ejemplo, es necesario:

Matrícula Nombre, apellidos, dirección, etc., del alumno Actividad que realiza Cuota mensual Observaciones

Algunos conceptos básicos en el diseño de una BD. Campo: Unidad básica de una BD. Un campo puede ser, por ejemplo, el nombre de una persona. Registro: Conjunto de campos. Un registro vendría a ser algo así como una ficha.

2.2. Entorno de Access 2007.

Cuando inicia el programa de Access 2007, mediante el icono correspondiente, aparece una pantalla de inicio donde se deberá indicar la tarea que se va a realizar: Access proporciona una gamma de plantillas locales que ya se contemplan en el programa, así como plantillas en




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línea para realizar bases de datos con estructuras y datos generalizados, si la información que se maneja es adecuada y adaptable a las estructuras definidas, las plantillas resultan una herramienta de gran valor para el manejo de estos datos. Access presenta, al igual que toda aplicación que corre bajo Windows, la estructura de pantalla formada por ventanas, menús, y cuadros de dialogo con las características que Microsoft ha establecido para sus programas. Los elementos que constituyen a Access 2007 son: Barra de titulo de la aplicación. Esta barra contiene el nombre del archivo y el nombre de la aplicación con la que se esta trabajando.

Barra de Acceso rápido. Contiene las operaciones más habituales de Access como Guardar , Imprimir o Deshacer

. Esta barra puede personalizarse para añadir todos los botones que quieras. Solo haz clic en la flecha desplegable de la derecha y aparecerán los comandos más frecuentes para elegir. Banda de opciones. La banda de opciones contiene todas las opciones del programa agrupadas en pestañas. Al hacer clic en Crear, por ejemplo, veremos las operaciones relacionadas con la creación de los diferentes elementos que se pueden crear en Access. Todas las operaciones se pueden hacer a partir de estos menús. Pero las más habituales podríamos añadirlas a la barra de acceso rápido.

En algunos momentos algunas opciones no estarán disponibles, las reconocerás porque tienen un color atenuado. Las pestañas que forman la banda pueden ir cambiando según el momento en que te encuentres cuando trabajes con Access. Está diseñada para mostrar solamente aquellas opciones que te serán útiles en cada pantalla. Pulsando la tecla ALT entraremos en el modo de acceso por teclado. De esta forma aparecerán pequeños recuadros junto a las pestañas y opciones indicando la tecla (conjunto de teclas) que deberás pulsar para acceder a esa opción sin la necesidad del ratón. Para salir del modo de acceso por teclado vuelve a pulsar la tecla ALT. Si haces doble clic sobre cualquiera de las pestañas, la barra se minimizará para ocupar menos espacio. De esta forma sólo




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muestra el nombre de las pestañas y las opciones quedarán ocultas. Las opciones volverán a mostrarse en el momento en el que vuelvas a hacer clic en cualquier pestaña. Botón de Office. Haciendo clic en el botón de Office que se encuentra en la parte superior izquierda de la pantalla podrás desplegar un menú con las opciones que puedes ver en la imagen como Guardar, Imprimir... A este menú también puedes acceder desde el modo de acceso por teclado tal y como vimos para la Banda de opciones pulsando Alt + A. Este menú contiene dos tipos básicos de elementos: Comandos inmediatos. Se ejecutan de forma inmediata al hacer clic sobre ellos. Se reconocen porque a la derecha del nombre del comando no aparece nada. Por ejemplo, la opción Guardar para guardar el documento actual. O también, al hacer clic en la opción puede aparecer un cuadro de diálogo donde nos pedirá más información sobre la acción a realizar como la opción Abrir. Opción con otro menú desplegable. Se reconocen porque tienen un triángulo a la derecha. Colocando el ratón en ese triángulo puedes acceder a otro listado de opciones. Por ejemplo, la opción Administrar para acceder a las opciones de administración de la base de datos.

Barra de Estado. La barra de estado se encuentra en la parte inferior de la pantalla y contiene indicaciones sobre el estado de la aplicación, proporciona distinta información según la pantalla en la que estemos en cada momento. Por ejemplo aquí nos indica que tenemos la tecla de teclado numérico pulsada (Bloq Num), que estamos en la vista Hoja de datos y podemos cambiar la vista a Hoja de datos, Tabla dinámica, Gráfico dinámico y Diseño con los cuatro botones que aparecen a la derecha.




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El Icono de Ayuda Se dispone de un botón de ayuda, el cual al pulsarlo, aparecerá una ventana en la cual puede pulsar sobre cualquier elemento de interés, Access se mostrará una ayuda sobre el tema correspondiente. También se utiliza la tecla F1 y su opción de menú equivalente. 2.3. Creación de una Base de Datos en Access. Antes de comenzar a crear una Base de Datos algo compleja, convendría establecer un plano o borrador en papel de los objetivos de la misma. Si es una Base de Datos para otra persona o empresa, es conveniente primero hablar con los que van a utilizar la BD para determinar qué uso se va a dar de la misma. Si fuese por ejemplo una Base de Datos para gestionar un comercio, estas preguntas podrían ser:

Posibilidad de introducir, modificar, consultar y listar los datos Informes sobre artículos más vendidos Etiquetas postales para clientes Existencias de artículos Pedidos a proveedores, etc.

A partir de las preguntas, correcciones y apuntes que se hagan, se puede comenzar a construir las tablas que formarán la BD. Es muy importante no introducir 200 campos por ejemplo en una misma tabla, sino dividir la información en varias tablas que puedan gestionarse por separado, pero enlazarse cuando sea necesario. Para comenzar se creará una sencilla Base de Datos que podría servir para gestionar un gimnasio. Esta primera Base de Datos servirá como ejemplo para comenzar a ver muy por encima los pasos necesarios para trabajar con ella. A lo largo del curso se creará otra Base de Datos más completa y se notaran opciones avanzadas utilizando esa Base de Datos. De momento esta primera toma de contacto irá bien para familiarizarse con el programa. Para empezar se requiere seleccionar la opción Base de datos en blanco.

A continuación aparecerá en un panel a la derecha de la pantalla el siguiente cuadro: Automáticamente se creará nuestra nueva base de datos a la cual Access asignará la extensión. ACCDB. Por defecto, Access abrirá una nueva tabla para que puedas empezar a rellenar sus datos. Aquí es donde debes escribir el nombre del archivo. (En éste caso guardará el archivo en la carpeta Mis documentos. A continuación dar clic en el botón Crear.




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Automáticamente se creará nuestra nueva base de datos a la cual Access asignará la extensión. ACCDB.

Por defecto, Access abrirá una nueva tabla para que puedas empezar a rellenar sus datos Cerrar la base de datos: Se puede cerrar de varias formas Cerrando Access: Ir al botón office y pulsar el botón salir de Access o bien hacer clic en el botón cerrar de la ventana de bases de datos Sin cerrar Access: En el botón de office, elegir la opción cerrar de la base de datos Abrir una base de datos: Podemos abrir una base de datos ya existente en tres sitios distintos: Desde el botón de Office: Ir al Botón de Office. Elegimos abrir Desde los documentos recientes del Botón de office: Se despliega el Botón de Office donde aparecen Las últimas bases de datos que se abrieron bajo el titulo de documentos recientes. Haz clic en el botón que quieras abrir En cualquiera de los casos en los que no selecciones una base de datos concreta se abrirá el cuadro de diálogo Abrir para que busques el archivo: Elegir la carpeta donde está la base de datos que queremos abrir. Para abrir carpeta hacer doble clic sobre ella. Al abrir una carpeta, ésta se situará en el cuadro superior Buscar en:, y ahora en el cuadro inferior aparecerá toda la información de dicha carpeta. Hacer clic sobre la base de datos a abrir para colocar su nombre en el cuadro Nombre de archivo: y hacer clic sobre el botón Abrir. O bien hacer doble clic sobre la base de datos y se abrirá directamente.




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2.4. Creación y Diseño de Tablas Una tabla es el elemento principal de cualquier base de datos ya que todos los demás objetos se crean a partir de éstas. Si observas esta ventana, a la izquierda aparece el Panel de Exploración, desde donde podremos seleccionar todos los objetos que sean creados dentro de la base de datos. En principio sólo encontraremos el deTabla1 pues es el que Access creará por defecto. Puedes ocultar el panel haciendo clic en el botón Ocultar . El botón Tabla, abre automáticamente la Vista Hoja de datos, consiste en introducir directamente los datos en la tabla y según el valor que introduzcamos en la columna determinará el tipo de datos que tiene la columna. Plantillas de tabla crea una tabla de entre un listado que tiene predefinido, abre una tabla de este tipo y sólo tendrás que rellenarla con sus datos. Listas de SharePoint consiste en crear un objeto compatible con un sitio SharePoint desde el que podrás compartir los datos almacenados en la lista o tabla con otras personas con acceso al mismo sitio. La Vista diseño es el método que detallaremos en esta unidad. Explicaremos a continuación la forma de crear una tabla en vista diseño. Este método consiste en definir la estructura de la tabla, es decir, definir las distintas columnas que esta tendrá y otras consideraciones como claves, etc. Otra forma rápida de llegar a la vista Diseño es seleccionando la vista desde la pestaña Hoja de datos, o haciendo clic en el botón de Vista de Diseño en la barra de estado: Ahora aparece la ventana principal del diseño de los campos de la BD. Desde aquí se puede definir qué tipo de campos aparecerán en la BD. Se observan tres columnas: Nombre de campo, Tipo de datos y Descripción. Para comenzar:

Escribir como nombre de campo: Nombre y pasa a la columna siguiente pulsando Enter, con la flecha de desplazamiento o con un simple Clic del ratón.




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En la segunda columna aparece una lista desplegable. Al desplegarla se observa que aparecen varias opciones correspondientes a los diferentes tipos de campo posibles de crear. Por ejemplo, el primer campo (Nombre) servirá para introducir el nombre de una persona, es decir, para introducir simples caracteres como letras o números. Por tanto, será del tipo Texto. Si por ejemplo se define un campo del tipo Numérico, deberá asegurarse que posteriormente sólo permita introducir números en dicho campo. Las características de cada campo son las siguientes: Texto: Para introducir cadenas de caracteres hasta un máximo de 255. Memo: Acepta un texto extenso. Hasta 65.535 caracteres. Numéro: Solo reconoce valores numéricos. Fecha/Hora: Mantiene datos en formato fecha u hora. Moneda: Acepta datos en formato número y con el signo monetario. Autonumérico: En este tipo de campo, Access numera automáticamente el contenido. Si/No: Campo lógico. Este tipo de campo es sólo si se requiere un contenido del tipo Sí/No, o bien, Verdadero/Falso. Objeto OLE: Permite introducir una foto, gráfico, hoja de cálculo ó sonido Hipervínculo: Es útil definir un enlace a una página Web. Datos adjuntos: Asistente para búsquedas: Crea un campo que permite elegir un valor de otra tabla o de una lista de valores mediante un cuadro de lista o un cuadro combinado.

Introducir los siguientes nombres de campos (observe el tipo de dato de cada uno).

Cuando se agrega un campo, en la parte

inferior de la ventana aparecen unos campos para definir otro tipo de características.




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2.5. Propiedades de los campos. A medida que se van introduciendo nuevos campos, aparece en la parte inferior de la pantalla una ventana especial; Desde esta ventana es posible ampliar y mejorar las características de cada campo. Las principales propiedades son: Tamaño del campo: Define el tamaño máximo de caracteres que introducir hasta 255 Formato: Dependiendo del tipo de campo, es posible escoger un formato. (Por Ejemplo monetario, fecha, etc.) Título: Se utiliza para dar un título al campo para posteriormente utilizarlo en formularios. Máscara de entrada: Access coloca una serie de signos automáticamente para facilitarnos la introducción de los datos. P. Ejemplo, introducir una fecha tecleando sólo los números del día, mes y año, y Access nos colocará automáticamente las barras de separación. 12/abr/08. Valor predeterminado: Si se requiere que por defecto este campo contenga un valor que se repite a menudo para no tener que teclearlo. Regla de validación: Es posible obligar al usuario a que introduzca los datos según unos criterios. P. Ejemplo, obligar a que se introduzcan datos numéricos inferiores a una cantidad. Texto de validación: Cuando se incumplen las reglas de validación al introducir los datos, aparece un texto explicativo. Desde aquí se puede definir qué texto aparecerá. Requerido: Si esta opción está en Sí, el usuario está obligado a introducir datos. Permitir longitud cero: Si esta opción está en Sí, se permite la introducción de cadenas de longitud cero. Indexado: Los campos indexados permiten acelerar las búsquedas. Un dato puede repetirse o no en la tabla con la opción: Permitir duplicado Si ó No. 2.6. Establecer la Clave Principal e Introducir Datos. Un campo clave es un campo con una característica especial que hace que su contenido no se repita en ningún registro de la BD. Un campo clave incrementa además la velocidad de los procesos del tipo Consultas o Formularios. Lógicamente, no se puede introducir como campo clave el campo Nombre, por ejemplo. Se deberá seleccionar con un Clic la fila del campo Matricula (el cuadrito gris a la izquierda del nombre) de forma que se seleccione toda la fila. Después, pulsar un Clic en la pestaña Diseño y en el botón Clave principal situado en la barra de opciones. Aparecerá como aquí:




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Para guardar la tabla, se puede cerrar la ventana directamente, o bien, escoger la opción Archivo - Guardar. De cualquier forma, pedirá un nombre para la tabla. Colocar como nombre: Alumnos y aceptar. Cuando das doble Clic en el nombre de la tabla, aparece una pantalla en forma de tabla (al estilo de Excel) donde se puede introducir los datos de los campos. Para desplazarse, es suficiente con pulsar la tecla de tabulación o un clic en la siguiente casilla. Para el primer campo no hace falta escribir nada, ya que es auto numérico. Introduce algunos registros para probar. Para pasar de un registro a otro, simplemente se pulsa Intro.




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Para salir de la tabla, utiliza alguno da clic derecho sobre el nombre de la tabla y da clic en cerrar. Una vez guardada la tabla es posible modificar el contenido de los campos pulsando de nuevo el botón Abrir para añadir más registros o modificar los ya existentes. 2.7. Caso práctico La BD que a continuación se tratará de gestionar una empresa ficticia, "EL ABETO" dedicada al alquiler de propiedades. Esta empresa posee dos oficinas situadas en la Ciudad de México y Cuernavaca que abarcarán propiedades del Estado de México. Utilizando el ejemplo anterior, ¿qué es necesario para construir la BD? Datos del cliente (Nombre, apellidos, etc. ...) Datos de la propiedad (Tipo de propiedad, metros cuadrados, dirección, número de accesos, etc. ) Se ha hecho un estudio de la situación y se decidió incluir los siguientes campos en la BD:

Código de la propiedad (Número que identificará a la propiedad alquilada) Nombre, apellidos, DNI, y dirección Fecha de alquiler del contrato Fecha de expiración del contrato Alquiler mensual que paga el cliente Tipo de propiedad (Casa, apartamento, chalet...) ¿Tiene garaje? Número de acceso, habitaciones, dirección de la propiedad, ciudad, provincia y Código postal Superficie en m/2 Extras (observaciones, extras instalados, situación privilegiada, etc...)

Evidentemente, en una BD se está expuesto a olvidar algún campo, o es necesario modificar las características de otro, pero esto siempre es posible solucionarlo. En concreto se ha calculado que son necesarios 20 campos para nuestra Base de Datos. Si fuera una sola tabla incluyendo todos los campos, se gestionaría perfectamente pero sería una barbaridad tener tantos campos en una sola tabla. A veces es necesario modificar o introducir por ejemplo los datos de una propiedad, y los del cliente no nos servirían para nada. Por ello, es conveniente crear dos tablas; una controlará los datos del cliente y otra los de la propiedad.




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2.7 Caso Práctico Crea una BD nueva desde la opción Archivo

- Nueva Base de Datos y colócale como nombre: Abeto

Crea una nueva tabla en Vista de diseño A continuación crea los siguientes campos:

Se ha colocado como campo clave el campo Codigo. De esta forma se asegura el no repetir dos veces un mismo código. Cada propiedad tendrá un único código que la identificará. A continuación, se coloca en Sí la opción Requerido de los campos Nombres y Apellidos, en la tabla de propiedades, que esta en la parte inferior de la pantalla. En el campo Alquiler mensual, se cambiarán las propiedades siguientes:

Formato: Moneda Regla de validación: <150000 Texto de validación: El precio de alquiler no debe pasar de 150.000

Seleccionar el campo Fecha de contrato, al situar el cursor en la casilla Máscara de entrada. Pulsar el botón en la parte derecha: Access preguntará si se desea guardar la tabla. Aceptar y colocarle como nombre: Clientes. A continuación aparecerá una ventana con ejemplos de máscaras. Seleccionar la opción Fecha corta y pulsar en el botón Terminar. En la casilla aparecerán unos símbolos correspondientes a la máscara. Hacer exactamente lo mismo para el campo Fecha_expiracion, cerrar la ventana de Diseño de tabla. Guardar los cambios. Enseguida se requiere crear una nueva tabla llamada Propiedades y tendrá las siguientes características:




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3. Introducir Datos

En la relación entre las dos tablas es Uno a Uno, desde la tabla Clientes a la tabla Propiedades. Esto significa que primero debe dar de alta algún cliente y posteriormente darlo de alta en la tabla Propiedades. Establecerlo así, evita la introducción de errores en la tabla Propiedades, ya que, para introducir una propiedad, previamente se debe tener dado de alta el cliente en la tabla Clientes. 3.1. Añadir y Modificar Registros Para añadir nuevos registros:

Pulsar un clic directamente bajo el último registro:

Es importante fijarse en el símbolo de la izquierda (el triángulo negro). Cuando se está introduciendo un dato, el símbolo se convertirá en un lápiz.

Al finalizar la introducción de los datos del registro en el último campo, si se pulsa Enter, se introduce un nuevo registro. Al agregar un registro si se quiere cancelar la introducción de los datos, solo se pulsa la tecla Esc y el lápiz desaparecerá para volver a visualizar el triángulo negro. Para modificar los datos de un registro, únicamente se pulsa un clic en el interior del campo que se desea modificar. Modificar el ancho de una columna Para modificar la anchura de una columna y así poder visualizar el contenido del campo, se puede situar el ratón en medio de la cabecera del campo y "estirar" el ancho. También se puede pulsar un clic en la cabecera del campo y la columna entera se seleccionará. O da clic derecho sobre la cabecera del campo y selecciona Ancho de columna. De clic en el botón de Ajuste perfecto y Access ajustará el ancho automáticamente al contenido de la columna. Borrar un registro Para borrar un registro, se debe pulsar un clic en el cuadro de lado izquierdo de la fila del registro que se desea borrar. Una vez seleccionado, acceder al menú contextual con botón derecho, seleccione - Eliminar registro y Access, tras pedir confirmación, borrará el registro de la tabla.




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3.2. Buscar y Ordenar datos en la tabla Una opción muy útil es la de buscar algún dato en toda la tabla. En la pestaña Inicio botón Buscar. Aparecerá la típica ventanilla para buscar una frase. Se puede decir a Access que busque en el registro, en toda la tabla, de arriba a abajo, etc. 3 3 Ordenar: Esta opción permite obtener el listado por ejemplo, de la tabla Clientes ordenada por fecha de expiración del contrato, o un listado de la tabla Propiedades ordenada por Tipos de Propiedad. Simplemente se requiere situar el cursor dentro de un campo por el que se va a ordenar la tabla. Enseguida se puede pulsar los botones Orden Ascendente u Orden Descendente, según se quiera ordenar. Access ordenará la tabla por ese campo. Ordenar la tabla por un campo en concreto no significa que Access cambie la posición de los campos de la tabla. De hecho, si después de ordenar se intenta cerrar la tabla, Access preguntará si desea guardar los cambios, es decir, si se requiere que la tabla se guarde con el nuevo orden. 3.3. Copia de una tabla Es muy importante crear copias de todo lo considerado importante. Es pues, necesario, crear una copia de alguna tabla dentro de la propia Base de Datos. Hay que tomar en cuenta que en Access, hay opciones un poco delicadas, que pueden hacer que los datos de la base cambien por completo. Si existe una copia, no hay problema. Para hacer una copia de una tabla, debe tener cerrada la tabla. Desde la pantalla principal: Seleccionar la tabla

Pulsar el botón Copiar de la barra de herramientas, o bien Edición – Copiar.




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Pulsar el botón Pegar de la barra de herramientas, o bien Edición – Pegar. Cuando Access pide un nuevo nombre, se escribe el que sea oportuno.

3.4. Expresiones En las reglas de validación y consultas se requieren de introducir expresiones. Las expresiones son condiciones con un formato que Access debe interpretar para sujetarse a ellas. Pueden usarse expresiones de diversos tipos.

3.4.1. Expresiones de fecha Es posible utilizar operadores de comparación típicos de programas informáticos como mayor que, menor que, igual, distinto, etc. Para la cuestión de fechas, se pueden utilizar esos mismos operadores. Por ejemplo, se quieren conocer los registros con un campo cuya fecha es menor al 12 de Junio del 97. Puede hacerse de las siguientes formas: <12 Junio 1997 <#12/06/97# <12 Jun 97 <12-Jun-97 <12/06/97

3.4.2. Expresiones de números, moneda y contador Cuando se utilizan campos de este

tipo, tan sólo se tiene que escribir los datos y si contienen decimales, el separador de decimales.

3.4.3. Expresiones de texto En este tipo de criterios, bastara con escribir el texto utilizando mayúsculas o minúsculas indistintamente.

3.4.4. Expresiones lógicas tipo Si/No Para valores tipo Si, se pueden escribir las siguientes expresiones en la casilla de criterios: "Sí", "Verdadero" ,"Activado" ,"-1" ,Para valores del tipo No es posible usar las siguientes expresiones: "No" , "Falso", "Desactivado" "0" .




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3.4.5 Caracteres comodín En la mayoría de programas de Windows, son validos los dos caracteres comodín (el asterisco * y el interrogante?), Para crear una expresión. El interrogante puede sustituir un solo carácter en la posición que esté. El asterisco podrá sustituir a más de un carácter en la posición en que se encuentre. Por ejemplo:

M?? Buscará los datos que comiencen por M y luego tengan dos letras más. ?a?a Buscará los datos cuya segunda y cuarta letra sea una a */12/97 Buscará los datos de cualquier día del mes de diciembre del 97 An* Buscará los datos de lo que comience por la palabra An

4. Relaciones

4.1. El modelo Entidad-Relación (E.R.) Se trata de una técnica de diseño de base de datos gráfica, que nos muestra información relativa a los datos y la relación existente entre ellos. Sus características principales son:

Reflejan tan sólo la existencia de los datos sin expresar lo que se hace con ellos. Es independiente de las bases de datos y de los sistemas operativos (por lo que puede ser

implementado en cualquier base de datos). Está abierto a la evolución del sistema. Incluye todos los datos que se estudian sin tener en cuenta las aplicaciones que se van a

tratar. No tienen en cuenta las restricciones de espacio y almacenamiento del sistema.

4.1.1. Conceptos del Modelo Entidad-Relación

Entidades: Son objetos concretos o abstractos que presentan interés para el sistema y sobre los que se recoge información que será representada en un sistema de bases de datos. Por ejemplo, clientes, proveedores y facturas serían entidades en el entorno de una empresa. Atributos: Es una unidad básica e indivisible de información acerca de una entidad o una relación. Por ejemplo la entidad proveedor tendrá los atributos nombre, domicilio, población, CIF. Dominios: Es el conjunto de valores que puede tomar cada atributo. Por ejemplo el dominio del atributo población, será la relación de todas las poblaciones del ámbito de actuación de nuestra empresa. Tuplas: Cada fila que representa la información para cada ocurrencia de una determinada entidad. La información se descompondrá, como ya se ha dicho, en dar valores para cada uno de los atributos de la entidad. Tablas: Es la forma de estructurar los datos en filas o registros y columnas o atributos.




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Relación: Es la asociación que se efectúa entre entidades. Por ejemplo la relación entre las entidades facturas emitidas y clientes.

Tablas Relacionales: Son tablas que cumplen los siguientes requisitos:

Cada fila debe ser única, es decir no pueden existir filas duplicadas. Cada columna debe ser única Los valores de las columnas deben pertenecer al dominio de cada atributo Debe tener un solo tipo de fila, cuyo formato está definido por el esquema de tabla o

la relación. El valor de la columna para cada fila debe ser único. No puede contener columnas duplicadas.

Claves: En una tabla relacional a veces es necesario poder determinar una tupla (registro) concreta, lo cual es posible mediante la clave. Se debe elegir la clave entre los atributos, de forma que no puedan existir valores duplicados (la clave puede contener uno o más atributos).

4.2. Modelo E.R. en Access

Se han preparado dos Tablas; una para llevar el control de los clientes y otra para llevar el control de las propiedades. Se ha definido en común un campo: Código de Propiedad. ¿Porqué?., Se necesita un campo en común para las dos tablas de forma que en la tabla Propiedades sea posible introducir las propiedades que sean, cada una con su código único que las identificará. Pero también es necesario introducir datos en la tabla Clientes de forma que se le asigne una propiedad a cada uno de ellos. Posteriormente se pueden realizar consultas y crear formularios de las dos tablas, gracias a este campo en común. De esta forma, es posible introducir datos en la tabla Clientes pero asegurándose que existen en la tabla Propiedades. Así no habrá lugar a equivocaciones. Lo que es necesario hacer es una relación. Una relación es una característica especial de Access que hace que podamos trabajar con varias tablas relacionadas a través de un campo en común. Existen tres tipos de relaciones:




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4.3. Tipos de Relaciones Relación de uno a uno: En este tipo de relación, un registro de la tabla 1 sólo puede estar enlazado con un único registro de la tabla 2 y viceversa. Este tipo de relación es la que menos se utiliza. Un ejemplo podría ser éste, en el que cada persona tiene un único DNI: Relación de varios a varios: Cada registro de la tabla 1 puede estar enlazado con varios registros de la tabla 2 y viceversa. En el siguiente ejemplo, en la tabla 1 cada película pueden trabajar varios actores y, en la tabla 2, un mismo actor puede trabajar en varias películas: Relación de uno a varios: Cada registro de la tabla 1 puede estar enlazado con varios registros de la tabla 2, pero cada registro de la tabla 2 sólo puede estar enlazado con un registro de la tabla 1. En el siguiente ejemplo, un equipo puede tener varios jugadores, pero cada jugador sólo puede jugar en un equipo: Práctica: Con la Base de Datos del ejemplo abierta, pulsar en el botón Relaciones estando activa la Pestaña Hoja de Datos. Aparece una nueva ventana con las dos tablas preparadas para crear la relación. Arrastrar el campo Código de Propiedad desde una tabla hasta otra: Aparece una nueva ventana para definir algunas características de la relación. Access coloca automáticamente el tipo de relación como de Uno a uno, pues los dos campos son campos clave, por lo que sus datos serán únicos. Otras opciones de esta ventana son: Exigir integridad referencial.

Se utiliza para asegurar que los datos se mantendrán correctamente relacionados cuando se establezca la relación. Si esta casilla se activa, podemos escoger dos opciones más:

Actualizar o eliminar en cascada




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Los campos relacionados hacen que cuando se modifique un dato en una de las dos tablas, éste también será modificado en la tabla relacionada.

El botón Tipo de combinación es para acceder a más características de la relación. Se recomienda dejar activada la casilla Exigir integridad referencial y sus dos opciones, enseguida pulsar el botón Crear. Aparecen unas líneas que reflejan la relación entre ambas tablas. Contestar afirmativamente a la pregunta de Access de guardar la relación. De este modo, están a punto las dos tablas para introducir los datos. Para ello, simplemente se requiere pulsar el botón Abrir y Access mostrará una tabla formada por columnas donde podremos introducir los datos. En la introducción de datos es importante no dejar en blanco el campo clave, o Access no dejará terminar el proceso. Cuando se termine de introducir toda una fila, se pulsa Enter para pasar a introducir el segundo registro. Si se requiere cancelar la introducción de datos en una fila, solo se debe pulsar la tecla Esc.

5. Formularios Un formulario es un objeto de Access que permitirá introducir y modificar los datos de una forma más "amable" y cómoda. Los formularios tienen la ventaja de:

Mostrar datos de varias tablas al mismo tiempo Calcular campos Crear y utilizar gráficos Utilizar fuentes especiales, colores, títulos, etc.

5.1. Asistente para Formularios. Los formularios pueden crearse mediante un asistente o bien en blanco y diseñarlos a la medida propia. Para ver cómo se crean, se debe estar situado con una Base de Datos abierta en la pestaña Formularios y pulsar el botón Nuevo. Aparecerá una ventana pidiendo el tipo de formulario a crear y la tabla o consulta a partir de la cual se creará.

Con la Base de Datos abierta acceder a Formularios Pulsar sobre la opción de Más Formularios –

Asistente para formularios




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En esos momentos, se ejecutará un asistente de Access que irá guiando paso a paso en la creación del formulario. En el primer paso, Access pide qué campos se van a incluir en el formulario y la tabla de la cual se obtendrán los datos.

En la parte izquierda aparece una ventana con los campos de la Base de Datos y en la parte derecha otra con los campos que se incluirán en el formulario. En medio de las dos ventanas aparecen unos botones que servirán para incluir o borrar campos desde la ventana izquierda a la ventana derecha.

Carga el campo seleccionado desde la ventana izquierda a la ventana derecha. Carga todos los campos desde la ventana izquierda a la ventana derecha. Borra el campo seleccionado de la ventana derecha. Borra todos los campos de la ventana derecha.

Cargar todos los campos y pulsar el botón Siguiente.

En el siguiente paso, Access pregunta qué tipo de formulario y la distribución de los campos a través del mismo. Si se pulsa un clic en las diversas opciones, se podrá ver una simulación en la ventana de la izquierda de cómo quedará.

Aceptar el tipo En columnas y pulsa el botón Siguiente Para los estilos, puede probarse igual que antes el estilo de más agrado.

Escoger el estilo y pulsar Siguiente Aceptar el último paso se requiere del nombre del formulario y seleccionar una opción para abrir

el formulario. Al pulsar sobre el botón Terminar el formulario ya esta creado.




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La utilización del formulario es sumamente sencilla. Cada registro se visualiza como una ficha independiente. En la parte inferior del formulario se aprecian unos botones: Estos botones sirven para: Desplazarse al primer registro, desplazarse hacia atrás, hacia adelante, al último registro y añadir un nuevo registro. Desde el formulario se puede modificar el contenido de un campo, borrarlo, añadir nuevos registros, y todos los cambios que se realicen en el formulario, se realizarán en la tabla relacionada, así como todos los cambios efectuados en la tabla, se visualizarán en el formulario. Se puede cerrar el formulario, buscar un dato (Buscar), borrar un registro completo (Eliminar - registro), etc. Si el formulario está cerrado, para utilizarlo sólo se debe pulsar el botón Abrir. De igual forma, con el botón Diseñar se accede al diseño del formulario, que es una pantalla especial donde es posible cambiar las posición de los campos, características, añadir campos calculados, títulos, colores, etc. 5.2. Personalizar Formularios El siguiente ejemplo será para crear un formulario de forma personalizada.

Con la Base de Datos Abeto.MDB abierta y situados en la sección Diseño, pulsa la opción vista de diseño.

Aparece una ventana en blanco (o en gris) donde se puede "cargar" los campos de una tabla y situarlos al gusto propio. Para agregar los campos de una tabla antes se debe seleccionar el origen de los datos que conformaran al formulario, para ello se debe acceder a las propiedades del formulario y seleccionar una tabla desde la opción datos/origen del registro. La zona gris es la zona que se verá cuando se esté utilizando el formulario. Esta zona se puede ensanchar con el mouse "estirando" su esquina inferior derecha para que ocupe más zona de pantalla. Para cargar los campos existe un botón situado en la barra de opciones Agregar campos existentes, que despliega la Lista de campos desde el que se puede escoger el campo que se desea. Al pulsar dicho botón y aparecerá una pequeña ventana con los nombres de los campos.




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Arrastrar el primer campo hasta situarlo más o menos en la esquina superior izquierda: Al colocar el puntero del ratón sobre el campo cargado, aparece un cursor en forma de cruz, si está sobre un borde del campo. Esta mano sirve para mover el campo. También se pueden observar unos controles (puntillos negros) para modificar el tamaño del campo. Es importante anotar que se han cargado dos cosas: a la izquierda el nombre del campo y a su derecha (en blanco) el campo en sí. Posicionando el puntero del ratón sobre uno de los dos cuadrados más grandes, aparece una cruzo que servirá para mover sólo una parte del campo (el nombre o el campo).

Terminar de cargar el resto de campos y sitúalos de forma más o menos coherente.

En las barras de opciones Fuente y Líneas de división, hay botones para cambiar los colores de los campos, tipos de letra, bordes, efectos de relieve, etc. Es posible seleccionar algún campo y hacer diferentes pruebas con esta barra. El formulario puede quedar mejor, pero tampoco hay que llegar al extremo, tal que deje de ser estético. Cuando el resultado sea satisfactorio, se puede hacer una prueba para ver cómo quedará, con el botón Ver situado en la parte superior izquierda de la barra. Para volver a la pantalla de diseño, pulsa el mismo botón. Se puede cerrar el formulario y ponerle un nombre (Formulario de Propiedades, por ejemplo). Si se necesita realizar alguna acción con varios campos a la vez (cambiar el color, mover, borrar, etc.), se puede hacer seleccionándolos con el mouse en forma de selección de ventana como se haría con cualquier otro objeto. También se puede ir pulsando un clic uno a uno manteniendo pulsada la tecla Shift (mayúscula).




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Existe otra barra de opciones llamada Controles. Ésta sirve para crear textos, títulos o controles especiales como listas desplegables, botones programables, etc. Por un ejemplo. En esta pantalla hay un campo llamado Tipo de Propiedad cuyo contenido siempre es fijo, es decir, que siempre será un Chalet, Casa o Apartamento. Cuando se esté introduciendo un registro nuevo o bien cuando se modifique alguno existente, sería una pérdida de tiempo teclear siempre el contenido del campo. Lo más recomendable de hacer es crear una lista desplegable para poder seleccionar el contenido de una forma más sencilla y rápida. La lista desplegable a crear se puede hacer de dos formas: con un asistente que guiará paso a paso o bien "a mano". En la barra activa hay un botón con forma de varita mágica llamado Asistente para controles. Si está pulsado (hundido) significa que está activado, por lo que si se crea la lista desplegable, se pondrá en marcha automáticamente el asistente. Para crear un control manualmente, se deberá desactivar el botón pulsando un clic.

El botón mencionado deberá estar desactivado, pulsar después en el botón Cuadro combinado de la misma barra de herramientas.

Dibujar en la zona de los campos un rectángulo no muy grande. El tamaño se puede cambiar posteriormente.

Habrá aparecido un campo sin nombre. Ahora hay que configurarlo. Para acceder a las propiedades del campo ello, pulsar doble clic en un borde del campo, o bien

pulsar el botón Propiedades de la barra de herramientas superior. También se puede acceder desde el menú Ver- Propiedades.

Aparecerá una ventana especial. Desde esta ventana es posible cambiar las propiedades de cualquier campo, como el nombre, color, eventos especiales, etc.

Cambiar los datos de la ventana de la siguiente forma:

Nombre: Tipo de propiedad Este será el nombre de la etiqueta que se visualiza a la izquierda del campo. Origen del control: Tipo de propiedad (puede escogerse de la lista desplegable) La propiedad Origen del control define qué campo real de la tabla almacenará el valor introducido posteriormente. Tipo de origen de la fila: Lista de valores (puede escogerse de la lista desplegable) Origen de la fila: Chalet; Casa; Apartamento (atención al punto y coma separador) Aquí se define una lista de valores. En Tipo de origen de la fila se pudo escoger una tabla o consulta o bien escribir a mano los datos de la lista. Estos datos hay que escribirlos separados por punto y coma.




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Cerrar la ventana de Propiedades y acceder a las propiedades del nombre del campo para cambiarlo. En vez de Cuadro combinado... colocar como nombre: Tipo de Propiedad.

Cerrar el cuadro, ajustar si es necesario el tamaño y posición del campo y realizar una vista previa del formulario. Para confirmar que funciona correctamente, se deberá desplegar la lista recién creada.

5.3. Cálculo de campos en un formulario. Con el formulario de la tabla Clientes que se hizo con el Asistente para formularios.

Con la ventana de formularios a la vista, seleccionar el formulario Clientes y pulsa el botón Diseñar.

En la siguiente imagen: Se ha ampliado un poco la zona de diseño y movido el campo Alquiler. Ahora se insertará un campo calculado para el IVA y otro para el total del alquiler. Se pudieran crear dos campos nuevos para ese fin. Para ello, se tendría que ir al diseño de la tabla e insertarlos como dos campos nuevos del tipo numérico. En este caso no se van a crear, sino que se insertaran dos campos independientes que lo único que harán, será realizar un cálculo matemático de otros campos.

Se han añadido dos casillas de texto con el botón Cuadro de texto y se han cambiado el nombre de las etiquetas por el de IVA 16% y TOTAL alineando los campos. Para cambiar el nombre de la etiqueta, se debe seleccionar y pulsar doble clic para acceder a sus propiedades.

Ahora se seleccionará con un clic el campo gris del IVA 16% y acceder a sus propiedades (con doble clic, o con el botón derecho y la opción Propiedades).

En el cuadro que aparece, situar el cursor en el campo Origen del Control. Aquí se define de donde vienen los datos. Éstos pueden venir de algún campo de alguna tabla, o bien pueden ser el fruto de alguna operación de cálculo con campos. A la derecha se verán dos recuadros. Pulsar el de la derecha (puntos suspensivos).

Aparecerá otra ventana. Se trata del Generador de Expresiones. Aquí se pueden definir fórmulas o funciones que realizan ciertas operaciones.

Escoger de la ventana izquierda las opciones Formularios - Formularios cargados - Clientes. Escoger de la ventana central Alquiler mensual. Pulsar el botón Pegar. Pulsar clic en la ventana superior y terminar de escribir la fórmula: [Alquiler mensual] *16/100. Cerrar la ventana del generador de expresiones desde el botón Aceptar. Abrir la lista del campo Formato y escoge la opción Moneda.




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Cerrar la ventana de propiedades. Prueba una vista previa desde el botón Vista situado en la barra de herramientas en la parte

superior izquierda. El campo tiene que aparecer ya con el cálculo hecho:

Configurar el campo TOTAL con la fórmula: [Alquiler mensual] + [IVA]

Esto significa que el último campo sume el contenido del campo Alquiler mensual más el campo IVA. Este último será el campo de texto que se creó anteriormente. Es importante señalar que el nombre de IVA se ha puesto al campo desde la ventana de propiedades. Si no es así, Access no lo encontrará. El resultado final será que cuando se introduce el precio de la propiedad, los dos campos recién creados mostrarán automáticamente el cálculo del impuesto de IVA.

Es importante señalar que los dos últimos campos no existen como tales en la tabla Clientes ni en la de Propiedades. Son sólo campos calculados. 6. Informes Un informe es una forma de presentar los datos contenidos en una o varias tablas, impresos en una hoja de papel. Los informes nos permiten agrupar la información contenida en todos los registros. Los informes pueden incluir encabezados o pies de página con el título del informe, encabezados o pie de grupos, la fecha, número de página, etc. La presentación de diseño de un informe es similar a la de una forma o formulario, permite crear y modificar la estructura de un informe y concretamente, va a permitir controlar la composición y el aspecto global del informe, agregar texto, gráficos o imágenes y efectuar cálculos. Cuando está abierto el modo de diseño, está disponible el modo de presentación preliminar, que permite examinar rápidamente el diseño básico del informe.




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6.1. Asistente para informes. Access dispone de una herramienta que crea de forma casi instantánea un informe predeterminado. La creación de informes con asistente requiere solo de ir contestando las preguntas que plantea. La primera operación para crear un informe es seleccionar la opción de crear asistente para informes. Es necesario elegir la tabla o consulta desde la cual se deberá obtener la información para el informe. Inmediatamente después de seleccionar el origen de los datos, se debe pulsar el botón Aceptar y aparecerá el recuadro que permite seleccionar los datos particulares que contendrá el informe. En esta ventana, es posible cambiar el origen de los datos y seleccionar los campos que se van a reportar mediante este informe. Los grupos son aquellos en los cuales se puede clasificar la información en un informe, por ejemplo en las reservaciones de habitaciones de hoteles se puede solicitar información de acuerdo al tipo de habitación en cada uno de los hoteles registrados. También deberán definirse las prioridades de agrupación, para obtener los resultados que se requieren en realidad. Posteriormente se define el ordenamiento en que se va a presentar la información y detalles de totales, por grupos definidos.




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Las operaciones se sugieren a partir de valores numéricos que puedan causar el tipo de resultados de grupos o que originen información para la toma de decisiones. Una vez definida la información de totales, se deberá definir el estilo para el informe, dentro de Access se definen algunos estilos predeterminados para los informes tal como para los formularios. Siguiendo el asistente se definirán otras características de imagen que pueden ser seleccionadas conforme sea requerido para la aplicación. Las características que se definen por medio del Asistente pueden ser modificadas en modo de diseño, para que sean más acordes a la finalidad de la aplicación para la que este diseñando el informe. La forma más sencilla de crear un informe o un formulario es mediante el asistente, sin embargo, no siempre el asistente arroja los resultados que son más convenientes para las necesidades de la aplicación, y para ello Access permite crearlos de forma personalizada desde el inicio, o modificar el diseño de un informe o un formulario creado con el asistente, esto con seleccionar el elemento y pulsar el botón de Diseño, que está del lado derecho de la pantalla.

En un Informe personalizado nuevo, se deberá seleccionar la opción de Vista de diseño en la primera ventana que aparece, la vista de diseño tiene diversos elementos que permiten diseñar el informe adecuado.




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6.2. Las Secciones Tanto los informes y los formularios en modo de diseño, están divididos en secciones, que proporcionan el formato final y la información que se presentará por este medio. Las secciones que están disponibles son: Sección de Detalle. Siempre muestra su contenido en la pantalla o en copia impresa, en la que se incluye toda la información que se presenta al usuario. Encabezado. Aparece al principio de la ventana, generalmente se utiliza para mostrar el titulo, fechas e instrucciones o botones de mando que desencadenen cierta acción. Pie. Aparece al final de la ventana, se utiliza para incluir instrucciones, controles o botones de mandato en los formularios, o bien, para mostrar totales, o alguna otra información de los reportes, y solo se imprime una vez al final del mismo. Encabezado de página. Permite mostrar títulos encabezado de columnas, o alguna otra información al principio de cada una de las páginas impresas. Pie de Página. Contiene generalmente, el número de la página, la fecha o cualquier otra información que se desee mostrar al final de la página impresa. Si no está visible alguna se las secciones anteriores, se debe seleccionar la opción correspondiente. Propiedades de las secciones. Cada una de las secciones posee su propia hoja de propiedades. La hoja de propiedades permite establecer o modificar las propiedades, tales como el color, tamaño u otras características. Para mostrar la hoja de propiedades, se puede hacer doble clic sobre la sección correspondiente, seleccionando la sección y haciendo doble clic en su barra de título.




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Las Reglas Las ventanas de diseño contienen dos reglas graduadas, que se pueden utilizar como guías para dibujar y colocar los controles en un formulario o informe. Mostrar cuadricula Mostrar regla La Cuadrícula La cuadrícula es una malla de puntos visibles en el área de trabajo de la ventana de diseño. La hoja de propiedades Los formularios y los informes presentan, al igual que las secciones o controles, una hoja de propiedades del propio formulario o informe. Para ver la hoja de propiedades se debe elegir la opción Hoja de propiedades de la barra Herramientas. Las propiedades incluidas permiten configurar la apariencia del formulario o informe y especificar las acciones que se realizarán cuando ocurra un suceso dentro de él y otras nos permiten controlar su apariencia o tamaño. 6.3. Herramientas de Diseño. La caja de Herramientas. Microsoft Access incluye una caja de herramientas que contiene los útiles necesarios para personalizar los formularios e informes. Para que la caja de herramientas esté presente en la pantalla se debe activar la pestaña Diseño, aparecerá la barra de Controles. Los controles son los objetos gráficos incluidos en la ventana de diseño, tiene asociados un conjunto de sucesos, propiedades y métodos que pueden ser utilizados para incluir una función específica al formulario o informe. Tipos de controles.




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Los controles tratados por Microsoft Access se pueden clasificar en tres grupos: controles Dependientes, controles Independientes y controles Calculados. Los controles Dependientes son aquellos que nos permiten visualizar los datos contenidos en los campos de la tabla de la base de datos origen del formulario. Los controles Independientes son aquellos que no dependen de los datos contenidos en los campos de una tabla, tal como un título, líneas, recuadros, o cualquier texto añadido a los formularios. Los controles Calculados realizan cálculos con los datos de una tabla y visualizan el resultado en un formulario o informe. La caja de herramientas, además del puntero utilizado para manipular los controles incluidos en la ventana de diseño y el botón de asistente para controles, se incluyen los siguientes controles:

Etiqueta. Añade un texto fijo al formulario o informe. Una etiqueta también puede ser utilizada para identificar un control, tal como un cuadro de texto, que no posea la propiedad Titulo.

Cuadro de Texto. Añade un cuadro de entrada que contiene el valor de un campo de una tabla

que cambia según el registro. El cuadro de texto es un control dependiente que puede contener expresiones, permitiendo crear un control calculado.

Grupo de Opción. Añade un cuadro que puede rellenarse con botones de opción, casillas de

verificación o botones de alternar.




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Botón de Alternar. Añade un botón de mandato que puede estar presionado o no, tal como

los botones presentados en la barra de herramientas. Cuando estos botones pertenecen a un grupo, no es posible activar más de uno a la vez

Botón de Opción. Control que representa una opción Activada/Desactivada exclusivamente.

Si se encuentra junto con otros botones de opción formando un grupo, el usuario solamente podrá seleccionar una de las opciones mostradas. Los botones de opción pueden parecer similares a los cuadros de verificación pero poseen una diferencia importante: Cuando un usuario selecciona un botón de opción, los otros botones del grupo se desactivan automáticamente.

Cuadro Combinado. Añade un cuadro que contiene una lista de elecciones posibles para un

campo de las cuales será seleccionada una. Si el número de elementos es grande, se insertará en la lista una barra de desplazamiento para que el usuario pueda desplazarse a través de la lista hacia arriba y hacia abajo para visualizar todos sus elementos.

Subformulario/Subinforme. Añade un cuadro que contiene un subformulario o subinforme

creado por otra tabla o consulta.

Objeto de Marco Dependiente. Añade un marco que contiene un objeto OLE creado por arrastre.

Objeto de Marco Independiente. Añade un marco que contiene un objeto tal como una

imagen o un objeto OLE.

Línea. Añade líneas a un formulario o informe.

Rectángulo. Añade un salto de página al formulario o informe para dividirlo en varias páginas. Este control se añade en la parte izquierda de la ventana de diseño.

Botón de Comando. Añade un botón que ejecuta las instrucciones de una macro cuando el

usuario lo pulsa. La propiedad Imagen de este control nos permite mostrar como rótulo del botón cualquier imagen, especificando en ella la ruta de acceso al archivo que contiene la imagen (mapa de bits).

6.4. Propiedades de los controles Los controles insertados en un formulario o informe, son utilizados básicamente como interfaz con los usuarios de la aplicación, poseen su propio conjunto de propiedades o atributos que definen su apariencia final en la pantalla, así como su funcionalidad. En consecuencia, la configuración de las




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propiedades de los controles determinará el aspecto y comportamiento de los mismos. Los controles también responden a sucesos que pueden ser activados tanto por el usuario como por el sistema. Microsoft establece algunas de las propiedades de los controles de forma predeterminada. Estas propiedades se muestran en la hoja de propiedades asociada a la herramienta utilizada para crear el control.

El valor de estas propiedades se puede modificar, estableciendo otra nueva configuración. La forma más apropiada de establecer una nueva configuración predeterminada para un control, es diseñar primero el control y luego, mientras se encuentra seleccionado, establecerlo como modelo predeterminado con la orden Definir valores predeterminados de los controles del menú Formato.A partir de ese momento, siempre que se elija un control de este tipo y se coloque en un formulario o informe, tendrá las mismas propiedades que el control diseñado.




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7. Consultas En muchas ocasiones existe la necesidad de saber qué clientes viven en tal o cual ciudad, cuantas propiedades del tipo chalet existen, quién paga más de 100,000 pesos de alquiler, o cualquier otra pregunta que se ocurra. Evidentemente, el listado completo está en forma de tabla, pero según el tipo de preguntas que a realizar a la BD puede llevarse bastante tiempo el localizar algún dato en concreto. Para ello están las consultas. Las consultas con preguntas preparadas que se pueden diseñar para utilizar cuando sea necesario. Casi todo el trabajo en Access se basa en las consultas. Si es necesario hacer un informe de unos datos determinados, puede hacerse a partir de una consulta. Si se requiere un listado por pantalla o por impresora, se hará de una consulta. La ventana de consultas de Access, proporciona acceso a la presentación del diseño de consultas que se utiliza para crear o modificar consultas, para localizar, organizar y editar los datos contenidos en las tablas. Las consultas pueden ser de varios tipos. 7.1. Tipos de Consulta Las consultas son los objetos de una base de datos que permiten recuperar datos de una tabla, modificarlos e incluso almacenar el resultado en otra tabla. Existen varios tipos de consultas:

Consultas de selección: Son las consultas que extraen o nos muestran datos. Muestran aquellos datos de una tabla que cumplen los criterios especificados. Una vez obtenido el resultado podremos consultar los datos para modificarlos (esto se podrá hacer o no según la consulta). Una consulta de selección genera una tabla lógica (se llama lógica porque no está físicamente en el disco duro sino en la memoria del ordenador y cada vez que se abre se vuelve a calcular).

Consultas de acción. Son consultas que realizan cambios a los registros. Existen varios

tipos de consultas de acción, de eliminación, de actualización, de datos anexados y de creación de tablas.

Consultas específicas de SQL. Son consultas que no se pueden definir desde la cuadrícula

QBE de Access sino que se tienen que definir directamente en SQL. Estas consultas no se estudiarán en este curso ya que para definirlas hay que saber SQL, cosa que no es objeto de este curso.

Crear una consulta. Para crear una consulta, seguir los siguientes pasos: Abrir la base de datos donde se encuentra la consulta a crear. Hacer clic en el botón Diseño de Consulta en la pestaña Crear:




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También tenemos la posibilidad de utilizar el Asistente para consultas que puedes ver en la imagen anterior para crear consultas con un poco de ayuda. Si haces clic en el botón Asistente para consultas aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:

Asistente para consultas sencillas Asistente consultas de tabla referencias

cruzadas Asistente para búsqueda de duplicados Asistente búsqueda de no coincidentes

El Asistente para consultas sencillas crea una consulta de selección sencilla como definimos en el apartado anterior. Consulta sencillas Nosotros explicaremos detenidamente la opción Diseño de consulta que te permitirá crear cualquiera de las anteriores por ti mismo. Al entrar en la Vista Diseño de consulta nos pide primero las tablas de las que la consulta sacará los datos con un cuadro de diálogo parecido al siguiente:




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Diseño de Consultas Las consultas de selección son el tipo de consultas predeterminado de Microsoft Access, y están diseñadas para seleccionar los registros de una tabla que cumple unas condiciones determinadas. Los pasos a seguir para crear una consulta de selección son: Seleccionar Asistente para consultas. Access Mostrará una ventana de la consulta vacía en presentación de diseño y el cuadro de dialogo

Agregar tablas o consultas haciendo doble clic en los nombre de las tablas o consultas. Cuando se han elegido todas las tablas deseadas pulsar sobre el botón Cerrar.

Si es necesario, establezca las uniones entre las tablas (arrastrando el nombre de los campos de enlace de una tabla a otra). Microsoft Access mostrará automáticamente las líneas de unión, si se han definido ya las relaciones entre las tablas como relaciones.

Agregar los campos a la consulta, arrastrando su nombre desde la lista de campos hasta la cuadricula inferior o haciendo doble clic en ellos.

Completar la consulta complementando la cuadricula para introducir criterios, ordenar, totalizar, etc.




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Consultas de Referencias cruzadas Las consultas de referencias cruzadas permiten presentar de una forma más compacta y legible, resumiendo los datos repetidos y presentándolos en forma tabular. Por ejemplo queremos obtener las ventas mensuales de nuestros empleados a partir de los pedidos vendidos. Tenemos que diseñar una consulta resumen calculando la suma de los importes de los pedidos agrupando por empleado y mes de la venta Pues este último resultado se obtiene mediante una consulta de referencias cruzadas. Observa que una de las columnas de agrupación (empleado) sigue definiendo las filas que aparecen (hay una fila por cada empleado), mientras que la otra columna de agrupación (mes) ahora sirve para definir las otras columnas, cada valor de mes define una columna en el resultado, y la celda en la intersección de un valor de empleado y un valor de mes es la columna resumen, la que contiene la función de agregado (la suma de importes).

Las consultas de referencias cruzadas se pueden crear desde la vista diseño pero es mucho más cómodo y rápido utilizar el asistente. Desde la pantalla de Vista Diseño de la consulta es posible escoger qué campos se van a incluir en la consulta, así como otras opciones (orden, criterios de consulta, etc.). Si se desea realizar una consulta sólo de los campos Código de Propiedad, Alquiler, Nombre y Apellidos de la tabla Clientes, y el campo Tipo de Propiedad de la tabla Propiedades. Lo que se debe hacer es "cargar" el campo necesario, desde la casilla de la tabla hasta la cuadrícula inferior. Se puede hacer de dos formas:

Pulsar doble clic en el campo Código de propiedad de la tabla Clientes.




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El campo ha de aparecer en la parte inferior.

Arrastrar el campo Nombre de la tabla Clientes a la primera casilla de la segunda fila, al lado del campo anterior.

Ahora cargar, utilizando el método que sea, los campos Apellidos y Alquiler de la tabla Clientes, y el campo Tipo de Propiedad de la tabla Propiedades.

Para ver el resultado:

Pulsar clic en el botón Vista, situado en la barra de botones superior izquierdo.

En pantalla aparece un listado con los campos de las dos tablas, tal y como fueron preparado. Ahora se puede volver a la vista Diseño pulsando el mismo botón Vista que ahora aparece como una regla azul, pero ahora se guardara la consulta.

Al cerrar la ventana de la consulta, Access preguntara si se desea guardarla. Se deberá responder afirmativamente y ponerle como nombre: Consulta sencilla.

Para modificar la consulta, se deberá pulsar el botón Diseño. Para ejecutar la consulta para ver su contenido, solo se requiere pulsar el botón Abrir.

7.2. Consultas con Criterios La consulta anterior fue una consulta normal, de todos los registros de la Base de Datos. Una de las mayores ventajas de las consultas es la de introducir criterios de consulta. Mediante los criterios es posible seleccionar registros que cumplan unas condiciones determinadas. Para crear una consulta que muestre datos sobre los inquilinos que pagan más de 85,000 pesos de alquiler mensual:

Crea una nueva consulta de la tabla Clientes y carga los campos Código de propiedad, Nombre y Alquiler mensual.

En la casilla Criterios del campo Alquiler Mensual, escribe: >85000 Visualizar el resultado de la consulta con el botón Vista.




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Aparecen los tres campos de los clientes que pagan más de 85,000 pesos al mes. Volver al modo Diseño desde el mismo botón Agregar el campo Oficina Vendedora y añadir el siguiente criterio:

Visualizar el resultado. En este último caso existen dos condiciones que se tienen que cumplir. Sólo se verán los campos de los registros que cumplan las dos condiciones: que paguen más de 85.000 pts y cuya oficina vendedora esté en la ciudad de Terrassa.

Guardar la consulta con el nombre: Oficina Terrasa - Más de 85000

8. Campos calculados En ocasiones existe la necesidad de realizar operaciones matemáticas con algún campo. Es posible crear campos vacíos y rellenarlos con datos provenientes de alguna operación entre dos o más campos. Para efectos del ejemplo, se ha subido la cuota mensual a todos los inquilinos en 500 pesos. Es evidente que sería mucho trabajo modificar uno a uno todos los campos de los precios. Se realizará una operación matemática. 8.1. Llenado de tablas con campos calculados. Abrir la Base de Datos Abeto.MDB y colocarse en la pestaña de las Consultas. Crear una nueva Consulta en modo Vista Diseño Cargar la tabla Clientes Cargar los campos Código de Propiedad y Alquiler mensual En la barra de herramientas superior hay un botón llamado Tipo de consulta. Pulsar sobre el botón y escoger el tipo Actualización, Situar el cursor en la casilla Actualizar a y escribe: Cerrar la consulta. Guardar la consulta con el nombre Aumento de precio en 500 pesos.




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El icono de la nueva consulta deberá haber cambiado. Esta es una consulta de actualización. Lo que significa que cuando se ejecute, cambiará los datos de la tabla. Por eso se debe tener cuidado en preparar adecuadamente la consulta; un error podría traer consecuencias imprevisibles. En la presente consulta se ha puesto entre corchetes el nombre del campo Alquiler mensual al que se ha sumado el número 500. Es recomendable hacer una copia de la tabla Clientes para el caso de un error. Para ejecutar el cambio es necesario seleccionar la consulta y pulsar en el botón Abrir. Access avisará que se van a modificar datos de una tabla, deberá aceptarse el mensaje que aparece. Access vuelve a pedir confirmación con un segundo mensaje. Para observar el cambio, se debe entrar en la pestaña Tablas y abrir la tabla Clientes. El campo Alquiler mensual tiene que aparecer con un incremento de 500 pesos.

8.2. Llenado de una tabla nueva con Campos de otras tablas.

A continuación se verá cómo crear una tabla nueva con campos proveniente de otras tablas. Por ejemplo, se necesita una nueva tabla con sólo algunos campos de las otras dos (Clientes y Propiedades). Para evitar el construir la tabla y llenarla con los datos que se necesitan, registro por registro, se tomarán campos de las dos tablas y se construirá una nueva. Crea una consulta nueva escogiendo las dos tablas. Para obtener una tabla a partir de datos de otras, en el ejemplo es necesario añadir de la tabla Clientes, los campos Nombre, Apellidos, y Alquiler mensual, añadir de la tabla Propiedades los campos Tipo de propiedad, Dirección, Población y Provincia. Abrir el botón llamado Tipo de consulta que se encuentra en la barra de herramientas superior, deberá escoger el tipo Consulta de creación de tabla. Access pedirá un nombre para la nueva tabla que se creará más tarde. Colocar el nombre: Clientes y Propiedad y aceptar. Cerrar la consulta, grabarla con el nombre: Consulta de Creación de Tabla Aparecerá otro tipo de icono. Al seleccionar la consulta recién creada y abrirla. Access avisa que se creará una nueva tabla. Verificar en la pestaña de Tablas que la nueva tabla se ha creado.




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9. Mantenimiento a una Base de Datos Los datos en una Base de Datos pueden llegar a ser muy valiosos. De hecho, cualquier accidente o pérdida de datos, aparte de llegar a suponer una pérdida económica considerable, puede llegar a ver desperdiciadas tantas horas de trabajo. La pérdida de la información puede prevenirse de varias formas:

Realizar copias de seguridad de los archivos MDB con frecuencia. Hacer copias de las tablas. A veces, una consulta de actualización puede desembocar en

resultados catastróficos. Crear réplicas si es necesario. Proteger con contraseñas la Base de Datos.

El día menos pensado se pierde un fichero, se introduce un virus, se borra accidentalmente información o cualquier otra situación similar y es cuando se recuerda porqué no se hacen unas copias en disquete de los archivos. Access dispone de dos sistemas para asegurar la información de una Base de Datos: Contraseña: el acceso a la Base de Datos por completo está restringido por contraseña. Hay que tener en cuenta que, aunque la contraseña está encriptado para que no pueda leerse mientras se escribe, una vez abierta se puede acceder a todos los objetos, incluso anular o cambiar la contraseña. Seguridad al nivel de usuario: se limita el acceso para cada usuario. Éste tendrá accesosólo a determinadas partes de la Base de Datos. 9.1. Establecer Contraseña de Seguridad Para establecer una contraseña de seguridad, se deben seguir los siguientes pasos:

Cerrar cualquier Base de Datos que esté abierta. Accesar a Archivo - Abrir para abrir una Base de Datos. Selecciona cualquier Base de Datos que exista y activar el botón Exclusivo Abrir la Base de Datos.




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Debe usarse la opción Exclusivo porque se está trabajando en red, ningún otro usuario podrá acceder a la Base de Datos.

Accesar a Herramientas - Seguridad - Establecer contraseña para la Base de Datos. Escribir en las dos casillas la misma contraseña. Una cualquiera y aceptar.

En el caso de no abrir la Base de Datos en modo Exclusivo, Access muestra un mensaje indicando que se debe abrir en este modo, e impide asignar una contraseña.

Cerrar la Base de Datos.

Al volver a abrir la Base de Datos, Access pregunta por la contraseña, si no se introdujo correctamente, no es posible acceder a la Base de Datos. Para eliminar la contraseña bastará con acceder a la opción Herramientas -Seguridad - Anular contraseña establecida para la Base de Datos 9.2. Permiso y Cuentas de Usuarios y Grupos Cuando se trabaja en red, cualquier usuario que conozca una contraseña podrá igualmente acceder a todas las opciones de la Base de Datos así como modificar o borrar datos. En red, lo más apropiado es restringir el acceso de forma específica indicando qué usuarios pueden acceder a determinadas partes del programa.

Acceder a Herramientas - Seguridad - Cuentas de usuario y de grupo Si se ha trabajado en red, sobre todo con Windows NT, el cuadro de diálogo resulta familiar. Un permiso especifica el tipo de acceso que tiene un usuario. Un grupo de trabajo es un grupo de usuarios que comparten datos en un entorno multiusuario en red. Administradores: son aquellos que tienen permisos completos a todas las bases de datos. Estos, se crean desde Windows NT y el servidor central y se les asigna la tarea de administradores. Usuarios: son el conjunto de usuarios de un grupo de trabajo, a los cuales se les otorga una serie de permisos para el acceso a según qué partes del programa.

Cancelar el cuadro y accesar a Herramientas - Seguridad - Permisos de usuario y grupo




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En Lista se puede elegir entre Grupos o Usuarios para establecer los permisos. En la parte inferior, en el cuadro Permisos, se puede activar o desactivar las casillas para establecer los permisos para leer, modificar, etc. Por ejemplo, para permitir leer la información de dos de las tablas, pero no actualizarla, borrarla, ni modificar su diseño, se seleccionan primero las tablas en la lista Nombre del objeto y después se activa sólo la opción Leer datos.

Cancelar el cuadro.

También se puede proteger la Base de Datos con la opción Herramientas - Seguridad - Codificar o descodificar Base de Datos. Esta opción hará una copia de la Base de Datos en información indescifrable.




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Anexo (Ejercicios Access 2007) Unidad 2. Práctica

Crea una BD nueva desde la opción Archivo - Nueva Base de Datos y colócale como nombre:Abeto

Pulsa en el botón Nuevo y escoge la opción Vista diseño A continuación crea los siguientes campos:

Se ha colocado como campo clave el campo Código propiedad. De esta forma se asegura el no repetir dos veces un mismo código. Cada propiedad tendrá un único código que la identificará. A continuación, se coloca en Sí la opción Requerido de los campos Nombre y Apellido, en la tabla de propiedades, que esta en la parte inferior de la pantalla. En el campo Alquiler mensual, se cambiarán las propiedades siguientes: Formato: Moneda Regla de validación: <150000 Texto de validación: El precio de alquiler no debe pasar de 150.000 Seleccionar el campo Fecha de contrato, al situar el cursor en la casilla Máscara de entrada. Pulsar el botón en la parte derecha: Access preguntará si se desea guardar la tabla. Aceptar y colocarle como nombre: Clientes. A continuación aparecerá una ventana con ejemplos de máscaras. Seleccionar la opción Fecha corta y pulsar en el botón Terminar. En la casilla aparecerán unos símbolos correspondientes a la máscara. Hacer exactamente lo mismo para el campo Fecha de expiración, cerrar la ventana de Diseño de tabla. Guardar los cambios. Enseguida se requiere crear una nueva tabla llamada Propiedades y tendrá las siguientes características:




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…

Cuestionario

1. ¿Porqué define el campo Código Postal como texto y no como numérico? 2. ¿Se te ocurre un motivo por el que hemos repetido en esta tabla otra vez el campo 5. Código de Propiedad? 3. ¿Porqué el campo Garaje es del tipo Si/No? 4. ¿Qué podemos hacer para facilitar la introducción de datos si casi todas las 6. propiedades están en la ciudad de México? 7. ¿Podemos definir un campo numérico de tamaño 3?




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Unidad 4 Ejercicio:

Crear una Base de Datos básica de calificaciones de alumnos de una escuela. Los alumnos cursan una especialidad o carrera, y cada materia pertenece a una carrera en particular, los alumnos pueden cursar materias que corresponden a cualquier especialidad. Los datos que se requieren son los siguientes.

Para realizar el registro de las calificaciones es necesario crear la tabla siguiente.

Con las tablas anteriores deben ser creadas las relaciones correspondientes y los formularios necesarios para el registro adecuado de las calificaciones de los alumnos, así como se muestra a continuación.




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En el siguiente formulario se muestran y registran las carreras que se imparten, en el presente ejemplo, solo se requiere del nombre de la carrera, para una Base de Datos más compleja se deberán agregar los campos que se requieran. Para el caso de los formularios de Materias y Alumnos, es posible añadir, además de los campos comunes, un cuadro combinado para seleccionar la clave de la especialidad a la que corresponden. Conforme a la tabla Mat_Al es posible capturar calificaciones de los alumnos de acuerdo a las materias que cursan. Para facilitar la captura se agregan dos cuadros combinados, uno correspondiente a las claves de los alumnos y otro para seleccionar las claves de las materias que están registradas en la Base de Datos.




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Posteriormente Cambiar las Propiedades del Cuadro Combinado para que, al desplegar el Componente, se visualicen los nombres correspondientes al Alumno y la Materia.




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EJERCICIO DE REPASO. CONTROL DE UNA CLÍNICA. Crear una Base de Datos que controlará una supuesta clínica. Se Necesitan tres tablas para el control de los pacientes, ingresos en clínica y médicos. La clínica "SAN PATRÁS" necesita llevar un control informatizado de su gestión de pacientes y médicos. Para ello se crearán tres tablas con las siguientes características:

Tabla Pacientes: llevará un control de los datos de los pacientes como el Nº de S.S., Nombre, Apellidos, No. de Historial, etc.

Tabla Ingresos: llevará el control de la fecha del ingreso, número de planta, número de cama, diagnóstico, etc.

Tabla Médicos: Código del médico, Nombre, Apellidos, Especialidad, etc. A continuación se tienen las características de cada campo de las tablas:




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Este será el aspecto que tendrán las relaciones de las tablas: Se ha creado una relación de Uno a Varios del campo Número de Historial de las tablas Pacientes e Ingresos. Esto significa que primero se debe introducir los datos del paciente y luego los de la tabla de Ingresos. La relación uno a varios permitirá introducir varios ingresos para un mismo paciente, pero siempre que primero el paciente esté dado de alta en la tabla Pacientes. Asimismo, está definido como campo clave de la tabla Pacientes el campo Número de Historial porque serán datos únicos que no se repetirán en la misma tabla. Como campo clave de la tabla Ingresos se eligió el campo Número de Ingreso, ya que cada número de ingreso será único. Como campo clave de la tabla Médicos se tiene el campo Código de identificación y se ha establecido una relación de uno a varios con el mismo campo de la tabla Ingresos. Esto significa que primero se tiene que introducir los datos del médico, y posteriormente, en la tabla Ingresos asignarle el ingreso de un paciente a un médico determinado. Resumiendo: Primero se deben introducir los datos de los médicos y de los pacientes. Posteriormente, cuando se produzca un ingreso, se asignará un número de ingreso (único) a un paciente (Número de Historial) y un médico (Código de Identificación). En la tabla Ingresos se puede introducir varios pacientes, y asignárselo a uno de los médicos de la tabla Médicos.




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Para no mostrar todos los datos de las tres tablas, se han resumido los mismos. Una vez los datos introducidos, se pueden realizar varias consultas a la Base de Datos. Ejemplos de Consultas a la Base de Datos:

Se necesita un listado de los nombres de los médicos y su especialidad.

- Ir a la pestaña Consultas - Nuevo - Vista Diseño y agregar la tabla Médicos.

- Visualizar su contenido con el botón Vista previa para asegurar que funciona correctamente y cerrar la Consulta grabándola.

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Es necesario saber los el Nombre y Apellidos de los pacientes que ingresaron entre Enero y Marzo del 94 y que son alérgicos.

Se requiere saber los Nombres y Apellidos de los pacientes que viven en Getafe o Alcorcón.

Introducción de un nuevo campo Para introducir un nuevo campo en la tabla Ingresos llamado Fecha de Alta que controlará la fecha en la que el paciente es dado de alta de la clínica. Para ello:

Acceder a la pestaña de Tablas, seleccionar la tabla Ingresos y pulsar en el botón Diseño. Pulsar un clic a la izquierda del campo Código de Identificación. Su fila deberá quedar

resaltada en su totalidad.




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Abrir el menú Insertar y escoger la opción Filas. Pulsar un clic en la casilla del campo y escribir: Fecha de Alta Dotar al campo del formato Fecha corta a través de la máscara Cerrar la tabla (guardándola). Ahora debe abrirse la tabla para introducir los nuevos datos. El nuevo campo está al lado del

campo Fecha de Ingreso. Deben introducirse fechas. Es posible introducir fechas posteriores a la de Ingresos en unos cuantos días.

Introducción de dos campos nuevos

Para dar de alta dos campos nuevos que posteriormente servirán para realizar cálculos automáticos. Los campos serán: Días de Ingreso, que controlará automáticamente los días que el paciente ha estado ingresado a través de una sencilla operación matemática entre dos fechas, y el campo Coste Total del Tratamiento, que multiplicará el Coste del Tratamiento por los días que ha estado ingresado, dando como resultado el coste total.

Inserta dos campos nuevos: Días de Ingreso será del tipo numérico, y Coste total del tratamiento será también del tipo numérico pero con formato Moneda.

Consulta de actualización de campos Enseguida se creará una nueva consulta, pero esta vez no será una consulta para ver por pantalla, sino que será una consulta que cuando se ponga en marcha, cambiará los datos de la tabla. Este tipo de consultas reciben el nombre de Consultas de actualización.

Crear una nueva consulta en modo Vista diseño utilizando la tabla Ingresos. Cargar el campo Días de Ingreso Abrir la lista (botón desplegable) Tipo de consulta situado en la barra superior de

herramientas, y escoger la lo opción Consulta de actualización. Pulsar un clic en la casilla Actualizar a: y escribir la siguiente fórmula: [Fecha de Alta]- [Fecha

de Ingreso]




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Esto es una resta de dos fechas. - Cerrar la consulta grabándola y ejecutándola. Access avisa que se va a ejecutar una

consulta de actualización de datos, aceptar. Posteriormente, avisa por segunda vez de que se actualizarán varias filas, aceptar.

- Acceder a la pestaña de las tablas y verificar, abriendo la tabla Ingresos, que el campo

Días de Ingreso se ha actualizado automáticamente. Actualización del Coste total del tratamiento Actualizar de forma similar el campo Coste total del tratamiento multiplicando los campos Días de Ingreso y Coste del tratamiento. Se puede crear una nueva consulta de actualización, pero aprovecharemos la que ya está creada para añadir la nueva fórmula:

Editar con el botón Diseño la consulta anterior y añadir el siguiente campo con la siguiente fórmula:

Cerrar guardando la consulta y abrirla para verificar su funcionamiento.

Consulta de agrupación La clínica quiere saber el número de pacientes que existen por población. Se hará una consulta que muestre las poblaciones y que cuente el número de pacientes de cada una.

Crear una nueva consulta de la tabla Pacientes y cargar los campos Nombre, Apellidos y Población

Pulsar en el botón Totales situado en la barra superior de herramientas En la cuadrícula de los campos cargados aparece una nueva fila llamada Total.

Cargar en la cuarta fila otra vez el campo Población y abrir la lista desplegable de la fila Total seleccionando la opción Cuenta tal y como aparece en la ilustración:

Visualizar como queda. Debería verse una columna llamada CuentaDePoblación donde se observa el número de habitantes por población de la Base de Datos.

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