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Transformación de los Archivos Jurisdiccionales en

el Ecuador como parte del derecho al acceso a la

información y ciudadanía

ASÍ SE CUSTODIABAN LOS EXPEDIENTES JUDICIALES

Archivos judiciales abril 2013 – Fuente: Secretaría General Archivos judiciales abril 2013 – Fuente: Secretaría General

Hacemos de la justicia una práctica diaria

Archivos judiciales mayo 2013 – Fuente: Secretaría General


Archivos judiciales junio 2013 – Fuente: Secretaría General Archivos judiciales julio 2013 – Fuente: Secretaría General


Archivos judiciales junio 2014 – Fuente: Secretaría General

ANTES DE LA INTERVENCIÓN


UBICACIÓN: PROVINCIA DE LOS RÍOS

AÑO: 2014

CORTE PROVINCIAL DE LOS RÍOS

ARCHIVO PASIVO


UBICACIÓN: PROVINCIA GUAYAS-DURÁN

AÑO: 2015

JUZGADO 30 DE LO CIVIL

ARCHIVO ACTIVO


UBICACIÓN: PROVINCIA TUNGURAHUA

AÑO: 2015

CORTE PROVINCIAL DE TUNGURAHUA

ARCHIVO ACTIVO


UBICACIÓN: PROVINCIA LOS RÍOS-BABHOYO

AÑO: 2015

UNIDAD DE FLAGRANCIA

ARCHIVO ACTIVO


“El proceso de transformación de la justicia no es una tarea sencilla, es realmente un compromiso con la verdad y concebirla realmente como una práctica diaria. Es tener presente que no se resuelve el destino de expedientes, sino de seres humanos que

buscan el respeto de sus derechos, de su dignidad humana.”

Dr. Gustavo Jalkh Röben Presidente del Consejo de la Judicatura


PROCESO DE ORGANIZACIÓN, LEVANTAMIENTO DE INVENTARIO Y TRASLADO DE LOS ARCHIVOS

1. Acopio de documentos 2. Recepción de transferencias

4. Distribución y organización de espacios físicos.

El proceso se lo realizó con el apoyo de las FF.AA. y Policía Nacional

o se lo rerr alil zi ózz con el apoyo de las FFFF

bución y organización de espa3. Clasificación

p y ypp


7. Digitalización de documentos

5. Codificación y rotulación

8.Capacitación

6. Ubicación topográfica de documentos y elaboración de inventarios

8.Capaciittaciitt óóón

PROCESO DE ORGANIZACIÓN, LEVANTAMIENTO DE INVENTARIO Y TRASLADO DE LOS ARCHIVOS


DESARROLLO DE LAS INTERVENCIONES ARCHIVÍSTICAS

EN ESTE PROCESO SE APLICA LA METODOLOGÍA ARCHIVÍSTICA,

ES UN CAMINO ARDUO DONDE COMIENZA LA TRANSFORMACIÓN

DE LOS ARCHIVOS JUDICIALES,

DEPENDIENDO DEL VOLUMEN DOCUMENTAL QUE POSEA LA JUDICATURA.

LA INTERVENCIÓN EN ALGUNAS PROVINCIAS CONTINUA CON LOS TRABAJOS DE ORGANIZACIÓN.


UBICACIÓN: PROVINCIA DE LOS RÍOS

AÑO: 2014

ARCHIVO ACTIVO

CORTE PROVINCIAL DE LOS RÍOS


UBICACIÓN: PROVINCIA DE PICHINCHA

AÑO: 2014

UNIDAD JUDICIAL ESPECIALIZADA DE FAMILIA

ARCHIVO ACTIVO


UBICACIÓN: PROVINCIA DE ESMERALDAS

AÑO: 2015

UNIDAD JUDICIAL CIVIL

ARCHIVO ACTIVO


DESPUÉS DE LAS INTERVENCIONES ARCHIVÍSTICAS

UNA VEZ QUE UNA JUDICATURA ES INTERVENIDA, LAS DIFERENCIAS SE

NOTAN DE FORMA INMEDIATA DONDE LOS ARCHIVOS CUMPLEN CON

NORMAS Y LINIAMIENTOS PLANTEADOS POR LA SECRETARÍA GENERAL

DEL CONSEJO DE LA JUDICATURA.


UBICACIÓN: PROVINCIA DE GUAYAS

AÑO: 2015

ARCHIVO COMPLEJO FLORIDA NORTE

ARCHIVO ACTIVO


De De DJuzgados a Juzgaggados a azgaadosaUnidades UnidadesaUnidadesaJudiciales

sseses

Enfoque ciudadano

Modelo de Gestión Abierto

Enfoque de Gestión de

Calidad

Estructura Organizacional

CAMBIO DE ESQUEMAS


PROTOCOLOO

Manejo adecuado de

causas

Formularios para un

adecuado trabajo

Atención a usuarios internos y externos

Flujos de procesos por

actividad

PROTOCOLO GENÉRICO DE MANEJO DOCUMENTAL Y ARCHIVÍSTICO PARA LAS UNIDADES JUDICIALES


Usuario

Solicita causa en ventanilla.

Funcionario de Ventanilla

- Verifica SATJE. - Revisa disponibilidad.

- Solicita a archivo.

Gestor de Búsqueda

- Recibe el pedido. - Revisa inventario y movimientos.

- Confirma topografía.

Registra el préstamo de la causa.

Traslada a la ventanilla.

Recibe la causa constatando su estado

físico y condición.

Funcionario de Ventanilla

Registra el préstamo al usuario externo.

Entrega la causa solicitada al usuario previo recepción de la cédula su

ciudadanía.

Recibe la causa y la revisa en las áreas

respectivas.

Usuario

FLUJO DE ATENCIÓN, CONSULTA Y UBICACIÓN DE CAUSAS - ÓPTIMO


GESTORES DE

ARCHIVO

REQUERIMIENTOS EXTERNOS:

-Búsqueda para consulta de causas. -Solicitud de copias simples y certificadas.

REQUERIMIENTOS INTERNOS: -Búsqueda de causas para usuarios internos (Registro F.01). -Recepción causas nuevas. -Recepción y entrega de escritos. -Devolución de causas a caja de conservación. -Registro en módulo inventario SATJE (ingreso, préstamo y devolución).

ACTIVIDADES QUE REALIZA EL GESTOR DE ARCHIVO



AÑO: 2017

ARCHIVO COMPLEJO QUITO NORTE

ARCHIVO ACTIVO


100INTERVENCIONES ARCHIVÍSTICAS ANIVEL NACIONAL, DATO ESTADÍSTICODE LA SECRETARÍA GENERAL DELCONSEJO DE LA JUDICATURA

PROVINCIASINTERVENIDAS

ARCHIVOSINTERVENIDOS

SAS 24

ANTIN414

INTERVENCIONES ARCHIVÍSTICAS

MAPA ARCHIVÍSTICO, INTERVENCIONES A NIVEL NACIONAL


ZAMORA 6

GALÁPAGOS 3 TUNGURAHUA 11 GUAYAS 45

PICHINCHA 43

EMERALDAS 15

SANTO DOMINGO DE LOS TSÁCHILAS 6

IMBABURA 13 LOJA 30 PASTAZA 3

LOS RÍOS 26

ORELLANA 8

SUCUMBÍOS 6

MANABÍ 28 EL ORO 17

AZUAY 9 MORONA SANTIAGO 20

CAÑAR 15

NAPO 6 BOLÍVAR 18

COTOPAXI 29 CARCHI 28

SANTA ELENA

CHIMBORAZO 15 7

TOTAL ARCHIVOS A NIVEL NACIONAL

414

CANTIDAD DE ARCHIVOS POR PROVINCIA


FOJAS INTERVENIDAS A NIVEL NACIONAL


TOTAL 326´104.430

TOTAL 150

FUNCIONARIOS*

TALENTO HUMANO QUE PARTICIPÓ EN EL PROCESO DE INTERVENCIÓN A NIVEL

NACIONAL

* Desde el 2014 a noviembre 2017.

ATENCIÓN A CIUDADANOS EN LOS ARCHIVOS JUDICIALES A NIVEL NACIONAL


No. PROVINCIA TOTAL DE REQUERIMIENTOS

EN EL ÁREA DE ARCHIVO

2016 2017* 1 AZUAY 203.038 386.243 2 BOLÍVAR 26.796 24.999 3 CAÑAR 24.871 15.373 4 CARCHI 19.965 22.348 5 CHIMBORAZO 47.718 30.380 6 COTOPAXI 52.921 44.035 7 EL ORO 116.083 82.938 8 ESMERALDAS 31.933 29.548 9 GALÁPAGOS 2.794 2.250

10 GUAYAS 399.674 260.579 11 IMBABURA 30.899 77.633 12 LOJA 78.716 81.156 13 LOS RÍOS 53.727 42.071 14 MANABÍ 92.092 153.775 15 MORONA SANTIAGO 20.042 17.785 16 NAPO 19.338 5.566 17 ORELLANA 17.006 31.920 18 PASTAZA 57.805 20.158 19 PICHINCHA 818.741 396.924 20 SANTA ELENA 10.516 8.468

21 SANTO DOMINGO DE LOS

TSÁCHILAS 25.020 55.678

22 SUCUMBÍOS 20.053 7.245 23 TUNGURAHUA 175.912 157.333 24 ZAMORA CHINCHIPE 23.441 15.011 FUENTE:*MATRIZ DE TIEMPOS ÓPTIMOS DE ARCHIVO REPORTADOS POR LAS DIRECCIONES PROVINCIALES DEL CONSEJO DE

LA JUDICATURA PERIODO ABRIL - SEPTIEMBRE 2017.

2017 1´969.416

2016 2´369.101

TOTAL

4´338.517

Visitas técnicas

a Nivel Nacional

Intervenciones Archivísticas

Estandarización de los procesos con el

“Protocolo Genérico de Manejo Documental y

Archivístico en Unidades Judiciales”

Descongestionó la acumulación

de Causas Pasivas en los Archivos

Activos Jurisdiccionales

CREACIÓN DEL ARCHIVO GENERAL DE LA FUNCIÓN JUDICIAL


Es el área en la cual se custodia, organiza y conserva de una manera técnica y sistematizada, todos los documentos calificados por la “Comisión Valoradora de Documentos” para su conservación permanente, constituyen el patrimonio histórico judicial, con el fin de promover la memoria colectiva jurisdiccional y estar disponibles para la investigación, la ciencia y la cultura. Se transferirá desde el archivo pasivo provincial hasta el Archivo General de la Función Judicial, la documentación que deba conservarse permanentemente.

Es el área en la cual se custodia, organiza y conserva toda la documentación generada en una judicatura, de una manera técnica y sistematizada, mediante normas y procedimientos que permiten administrar las causas activas.

ARCHIVO ACTIVO JUDICIAL

ARCHIVO GENERAL DE LA FUNCIÓN JUDICIAL


N° FONDO DOCUMENTAL FECHAS EXTREMAS

1 CIVIL 1885 a 2014 2 PENAL 1929 a 2016 3 FAMILIA 2004 a 2013 4 COMISARÍAS DE LA MUJER 1994 a 2014 5 TRIBUNAL PENAL 1968 a 2009 6 TRÁNSITO 1974 a 2015 7 LABORAL 1972 a 2017 8 CONTRAVENCIONES 2011 a 2014 9 CORTE PROVINCIAL 1918 a 2014

10 CORTE NACIONAL 1968 a 2005 11 FLAGRANCIA 2012 12 TRIBUNAL FISCAL 1945 a 2013 13 TRIBUNAL CONTENCIOSO 1950 a 2013 14 CONTENCIOSO ADMINISTRATIVO 1968 a 2005

15 UNIDAD DE REGISTO Y CONTROL DE PROCESOS PENALES 2009-2013 16 HISTÓRICO CHIMBORAZO 1806 a 1977 17 HISTÓRICO PORTOVIEJO 1831-1922 18 ARCHIVO GENERAL ADMINISTRATIVO 2005-2010 19 COGEP 2016



AÑO: 2014

ARCHIVO GENERAL

ARCHIVO PASIVO


Archivo General de la Función Judicial Ahora: Unidades judiciales intervenidas

Archivo General de la Función Judicial


Causa histórica – Loja 1834 Causa histórica – Manabí 1835


REGISTRO DE SERVICIOS A LOS USUARIOS EN EL ARCHIVO GENERAL DE LA FUNCIÓN JUDICIAL

Fuente: Archivo General de la Función Judicial, corte octubre 2017. Fuent e 2017.te: Archivo General de la Función Judicial, corte octubrHacemos de la justicia una práctica diaria

ARCHIVO GENERAL ADMINISTRATIVO DEL CONSEJO DE LA JUDICATURA

La primera preocupación organizativa del Consejo de la Judicatura fue el archivo administrativo. Así, en noviembre de 2013, con un grupo de archivistas, se trabajó en la organización y sistematización del Archivo General Administrativo del Consejo de la Judicatura. Debido a la importancia de la información administrativa se implementó un nuevo modelo de archivo, con el fin de centralizar la documentación que generan las direcciones y subdirecciones del Consejo de la Judicatura; todo esto permitió convertir al archivo administrativo en un verdadero espacio de custodia documental, preservación y fuente de consulta para auditorías, unidades administrativas y direcciones provinciales. Adicionalmente, se estandarizaron los procesos tales como: la validación, organización, clasificación, legalización e inventario, para lograr un control eficaz sobre la documentación que llega al archivo, y dar respuesta eficiente a cualquier requerimiento por parte de organismos del Estado y otros usuarios.



N° SERIES DOCUMENTALES FECHAS EXTREMAS

DESDE DESDE 1 PRESIDENCIA 2006 2016 2 PLENO 1999 2011 3 VOCALIA ING ALEJANDRO SUBIA 2011 2013 4 VOCALIA ING PABLO RODRIGUEZ 2011 2013 5 VOCALIA AB.TANIA ARIAS 2011 2013 6 SECRETARIA GENERAL (SG) 2011 2016 7 UNIDAD DE CONTROL DISCIPLINARIO (UCD) 1994 2016

8 DIRECCIÓN NACIONAL DE TALENTO HUMANO (DNTH) 2001 2015

9 ESCUELA DE LA FUNCIÓN JUDICIAL (EFJ) 2010 2015 10 TRIBUNAL DE RECONSIDERACIONES 2012 2014 11 INFRAESTRUCTURA CIVIL (I. CIVIL) 2011 2013 12 DIRECCIÓN NACIONAL ADMINISTRATIVO (DNA) 1997 2015 13 DIRECCIÓN GENERAL (DG) 2011 2013

14 DIRECCIÓN NACIONAL ASESORÍA JURÍDICA (DNA JURIDICA) 2010 2012

15 DIRECCIÓN NACIONAL DE TIC´S (DNTIC´S) 2013 2013 16 DIRECCIÓN NACIONAL FINANCIERA (DNF) 1981 2009 17 DIRECCÓN GENERAL EJECUTIVA (DGEJECUTIVA) 2004 2011

18 DIRECCIÓN NACIONAL ESTADISTICA ( DNESTADISTICA) 2000 2014

19 DIRECCIÓN NACIONEL DE PLANIFICACIÓN (DNPL) 2009 2013 20 CENTRO DE MEDIACIÓN (CDM) 1999 2015

21 DIRECCION NACIONAL DE TRAMITES DE GESTIÓN (DNTG) 2013 2014


2014 2015 2016 2017

5,100

10,300 9,870 9,502

USUARIOS ATENDIDOS EN EL ARCHIVO GENERAL ADMINISTRATIVO

TOTAL

34.772

ARCHIVO GENERAL ADMINISTRATIVO

DEL CONSEJO DE LA JUDICATURA

ARCHIVO GENERAL DE LA FUNCIÓN JUDICIAL

PUNTOS DE BÚSQUEDA

UNIDADES JUDICIALES TRIBUNALES

CORTES PROVINCIALES

COMPLEJO NORTE

ARCHIVO GENERAL DE LA DIRECCIÓN PROVINCIAL

DE PICHINCHA

10 DE AGOSTO Y MURGEÓN

BEETHOVEN Y PABLO CASALS

RED DE ARCHIVOS


INNOVACIONES

DESPUÉS DEL TERREMOTO EN MANABÍ EL 16 DE ABRIL DEL 2016, LA PROVINCIA

SUFRIÓ UNA GRAN PÉRDIDA EN LA MAYOR PARTE DE SUS CANTONES,

POR ESTA NECESIDAD ELLOS CREARON LA UMA (UNIDAD MÓVIL DE ARCHIVO),

CONSISTE EN ADECUAR CONTAINERS PARA ÁREAS DE ARCHIVO.


UBICACIÓN: PROVINCIA DE MANABÍ

AÑO: 2016

UNIDAD JUDICIAL PENAL

ARCHIVO ACTIVO


“Los logros de una organización son los resultados del esfuerzo combinado de cada individuo” Henry Ford.


transformación de los archivos jurisdiccionales en el ... · 8 contravenciones 2011 a 2014 9 corte...

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