transferencia del control interno a la administraciòn activa

TRANSFERENCIA E INTEGRACION DEL

CONTROL PREVIO EN LA ADMINISTRACIÓN

ACTIVA DEL IPSFA

2009

1 “EL CONTROL PREVIO NO DEBE SER EJERCIDO POR UNIDADES CREADAS CON TAL FINALIDAD. DEBE SER EJERCIDO POR LA ADMINISTRACIÓN

ACTIVA, INSERTO EN LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS” Novedosa esencia paradigmática del Sistema Nacional de Control Fiscal

INDICE

INTRODUCCION 1

CONTROL INTERNO 6

FUNCIONES A TRANSFERIR 6

Control Interno (Definición) 6

¿Quién ejerce el Control Interno? 6

Control Interno Previo 6

¿Quién ejerce el Control Interno Previo? 6

Control Interno Posterior 7

¿Quién ejerce el Control Interno Posterior? 7

Unidad de Auditoría Interna 7

RESPONSABILIDADES DE LAS UNIDADES EJECUTORAS 7

PRINCIPIOS BASICOS DEL CONTROL INTERNO (Relacionados directamente con la actividad de control previo)

8

PUNTOS CLAVES DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO QUE INFLUYEN EN EL EJERCICIO DEL CONTROL PREVIO

9

PLAN OPERATIVO ANUAL 9

¿Qué es un plan operativo? 9

ELEMENTOS DE PROGRAMACION 9

Base Legal 10

Responsabilidad 10

LOS MANUALES COMO INSTRUMENTO DE CONTROL INTERNO 10

Esquema General de un Manual de Normas y Procedimientos 11

Beneficios atribuibles a los manuales de normas y procedimientos 12

Base Legal 12

Responsabilidad 13



ACTIVA DEL IPSFA

2009



CONTROL PRESUPUESTARIO 13

EL SISTEMA DE CONTROL PRESUPUESTARIO 14

Control de Legalidad 14

Control Físico 14

Control Financiero 15

Control de Gastos 15

El Compromiso 15

El Gasto Causado 15

El Pago 15

En resumen 16



ACTIVA DEL IPSFA

2009



INTRODUCCION

La presente compilación se expone a la Administración Activa en el Instituto de Previsión Social de la Fuerza Armada Nacional dentro del marco de competencia de la Auditoría Interna del Instituto de: “Evaluación del Sistema de Control Interno” del mismo, a tenor del ordenamiento jurídico venezolano que regula el Sistema Nacional de Control Fiscal en la República. Como ya es sabido la Auditoría Interna se ha propuesto coadyuvar con la institución en el desarrollo de la cultura de control interno y a tales efectos apunta la finalidad este documento.

Al igual que otras informaciones que esta oficina ha facilitado a la administración, esta es producto de la investigación en otras experiencias de instituciones venezolanas, sujetas a las mismas normas de control nuestras, y si bien se desconocen los resultados de la aplicación, sus fundamentos están ajustados a los preceptos legales, reglamentarios y demás directrices del Estado en el ámbito del control fiscal venezolano.

Para precisar la comprensión del contenido del presente escrito, es necesario asumir el escenario de contexto de la transferencia objeto del presente documento, dicho sea de paso pareciera que su presentación fuese extemporánea, toda vez que la referida transferencia fue ordenada a la entrada en vigencia de las normas legales a la cual estaba sujeta tal actividad, me refiero al año 2001. Sin embargo, con conocimiento de causa que tiene la administración, ha resultado complejo no solo para el instituto, sino para toda la administración pública el desarrollo de esta cultura, por cualquier cantidad de variables de diferentes naturaleza que no vienen al caso; evidenciándose en la comunicación número 24200-1199 del 18 de noviembre 2008, donde el Coronel Gerente de Finanzas, cumpliendo instrucciones del Ciudadano Presidente de la Junta Administradora del IPSFA, informa a todo el cuadro gerencial del instituto, que el Departamento de Control Previo adscrito a la Gerencia de Finanzas, quedara sin efecto a partir del 01/01/2009,



ACTIVA DEL IPSFA

2009



por lo cual estimaba que se tomaran las medidas necesarias para la implementación del control interno en cada gerencia. Precisamente es el CONTROL INTERNO, el escenario de contexto donde se sitúa el objeto de la actividad que se explana aquí, de él se señalan las ideas elementales que desde el mismo inicio del documento le permitirá al administrador hacer una abstracción del CONTROL PREVIO como parte del SISTEMA DE CONTROL INTERNO, al cual se le ha encomendado a los gerentes del instituto para que tomen las medidas necesarias para su implementación.

Partiendo de las premisas que la delinean: Control al pago y

Control al gasto, actividades que en su oportunidad fueron traspasadas de la entonces Contraloría Interna -ahora Auditoría Interna- a la Administración, específicamente a la Gerencia de Finanzas como fueron las instrucciones en aquella oportunidad y que hoy día la misma dirección proactivamente aspira transferirla o mejor dicho integrarla en toda la administración, de acuerdo al mandato de ley.

Este documento desarrolla inductivamente la conceptualización básica del control interno, específicamente la que facilita la abstracción de la actividad de control previo como parte del primero, a saber: control interno (definición), ¿quién ejerce el control interno?, control interno previo, ¿quién ejerce el control interno previo?, control interno posterior, ¿quién ejerce el control interno posterior?, unidad de auditoría interna, responsabilidades de las unidades ejecutoras, principios básicos del control interno (relacionados directamente con la actividad en concreto de control previo), puntos claves de un sistema de control interno que influyen en el ejercicio del control previo, plan operativo anual, elaboración de manuales de normas y procedimientos, control presupuestario, control de legalidad, control físico, control financiero, control de gastos, el compromiso, el gasto causado, el pago.

Esta Auditoría Interna ajustada a su competencia, insiste en el envío de información a la administración activa relacionada con el



ACTIVA DEL IPSFA

2009



Sistema Nacional de Control Fiscal, específicamente en esta oportunidad a un elemento que resulta ser el esencia del cambio de paradigma del control fiscal, en tal sentido reitero la disposición de esta oficina de estar a la orden de quien eventualmente pudiera requerir de alguna otra asistencia en lo particular. Por último la Auditoría Interna cuenta en sus archivos el desarrollo de la exposición que desarrolla en tema en cuestión, a disposición de ser requerida por parte interesada.

Rafael M. Contreras Acevedo

CI 4208526

Auditor Interno (I)



ACTIVA DEL IPSFA

2009



CONTROL INTERNO

La transferencia del control previo requiere de la implantación de un sistema de control interno eficaz y eficiente que permita la ejecución de las actividades con la mayor transparencia posible y de esta manera lograr el cumplimiento de las metas fijadas en el Plan Operativo Anual.

FUNCIONES A TRANSFERIR

Control al pago

Control al Gasto

Estas dos funciones constituyen las más importantes en cuanto a la ejecución presupuestaria se refiere.

Control Interno (Definición):

Es toda actividad ejercida por órgano competente para verificar, de acuerdo a las disposiciones legales, el correcto manejo de los ingresos, gastos y bienes que posea el organismo, funcionario o particular a quien se haya encomendado su gestión, administración, recaudación o transferencia.

¿Quién ejerce el Control Interno? Es ejercido por todos y cada funcionario que integra la

administración activa.

Control Interno Previo.

Es aquella acción preventiva que permite revisar el acto sujeto al control antes de que cause efecto, con el propósito de verificar la legalidad, veracidad, conveniencia y oportunidad de las operaciones y actividades bajo su responsabilidad.



ACTIVA DEL IPSFA

2009



¿Quién ejerce el Control Interno Previo? Cada unidad ejecutora es responsable de ejercerlo y luego es pasado por la unidad de trámites administrativo para su final aprobación. (Ver “Distribución de Competencias en el Ente

Descentralizado”, Artículo: “MARCO CONCEPTUAL, Sistema integrado de

gestión y control de las finanzas públicas, Entes descentralizados sin fines

empresariales”, publicado en la página electrónica del Ministerio del Poder Popular para las Finanzas, Dic. 2002). Control Interno Posterior

Es el examen de las cuentas que rinden los funcionarios y las entidades obligadas a ello, con base en los comprobantes y relaciones de documentos que reflejan las operaciones realizadas, para verificar su conformidad, sinceridad y legalidad.

¿Quién ejerce el Control Interno Posterior? Los responsables superiores sobre los resultados de las

operaciones bajo su directa competencia

Unidad de Auditoría Interna Se crea como consecuencia de la separación de las funciones

de control interno y externo siendo su principal función la de realizar un servicio de examen posterior, de las operaciones administrativas y financieras del instituto, la cual debe estar desvinculada de las operaciones sujetas a su control. (Artículo 135 Título VI de la Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público).

RESPONSABILIDADES DE LAS UNIDADES EJECUTORAS

• Definir sus productos con sus atributos y criterios a tomar en cuenta para calificarlo.

• Crear o consolidar un área administrativa.

• Crear mecanismos de verificación y control de la documentación.

• Mantener registros de control de la ejecución presupuestaria de su unidad.

• Realizar el control perceptivo de bienes y servicios.



ACTIVA DEL IPSFA

2009



• Mantener archivos organizados y actualizados.

• Mantener control y ubicación de los bienes asignados a la unidad ejecutora.

Todo lo antes en conjunto para formar una Buena Organización.

PRINCIPIOS BASICOS DEL CONTROL INTERNO (Relacionados directamente con la actividad de control previo)

• Vigilar la correcta Administración del Patrimonio Público, es el objetivo básico elemental primario de la función de control, velar porque la administración del patrimonio público se haga de acuerdo con la ley y además sea útil y conveniente al interés público.

• Asegurar la vigencia del estado de derecho en las labores de administración de los recursos, bienes y fondos públicos, dentro de un estado de derecho debe asegurarse el cumplimiento de la normativa existente aplicando en forma amplia, no solo lo indicado en las leyes, el principio de legalidad sino lo existente en normas de carácter reglamentario, manuales, instrucciones y lineamientos que crea una relación estrecha entre el control jurídico (cumplimiento de la norma) y el control de gestión en cuanto al cumplimiento de objetivos, metas y volúmenes.

• El respeto de los principios de probidad administrativa y probidad pública por quienes administran los dineros públicos, la función pública no puede ser fuente de enriquecimiento indebido sino que se debe actuar con rectitud y moralidad lo que permitirá como resultado, ejercer el control basado en dos principios: Objetividad e Imparcialidad, para merecer el respeto de la colectividad y tener autoridad y jerarquía en las decisiones.



ACTIVA DEL IPSFA

2009



PUNTOS CLAVES DE UN SISTEMA DE CONTROL INTERNO QUE INFLUYEN EN EL EJERCICIO DEL CONTROL PREVIO

En el control interno existen puntos clave como son: 1.- Plan Operativo Anual 2.- Elaboración de Manuales de Normas y Procedimientos 3.- Control Presupuestario

PLAN OPERATIVO ANUAL

¿Qué es un plan operativo? Es el conjunto orgánico y sistematizado de los proyectos,

objetivos y actividades que deben ejecutar las unidades administrativas de la institución, con una asignación presupuestaria para enfrentar los problemas diagnosticados, mejorar un servicio o implantar algo nuevo.

ELEMENTOS DE PROGRAMACIÓN

OBJETIVOS METAS

VOLÚMENES DE TRABAJO RECURSOS REALES

RECURSOS FINANCIEROS



ACTIVA DEL IPSFA

2009



Base Legal Ley Orgánica de Planificación Artículo 50:

“Cada uno de los órganos y entes de la administración pública deben elaborar su respectivo plan operativo, donde se concreten los programas, proyectos y acciones a desarrollar en el año fiscal correspondiente, en conformidad con las directrices del Plan Operativo Anual Nacional”.

Responsabilidad Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del

Sistema Nacional de Control Fiscal

Artículo 91 numeral 10 “Sin perjuicio de la responsabilidad civil o penal, y de lo que

dispongan otras leyes, constituyen supuestos generadores de responsabilidad administrativa los actos, hechos u omisiones que se mencionan a continuación:…

10. La falta de planificación, así como el incumplimiento injustificado de las metas señaladas en los correspondientes programas o proyectos.

Ley Orgánica de la Administración Financiera del Sector Público

Artículo 165: “Si de la evaluación de los resultados físicos de la ejecución

presupuestaria se evidenciare incumplimiento injustificado de las metas y objetivos programados, la Oficina Nacional de Presupuesto informará dicha situación a la máxima autoridad del ente u organismo, a la respectiva Contraloría Interna y a la Contraloría General de la República, a los fines del establecimiento de las responsabilidades administrativas a que haya lugar.”

LOS MANUALES COMO INSTRUMENTO DE CONTROL INTERNO

Toda actividad, para su ejecución, requiere de una planificación y para realizar una planificación amerita cumplir ciertos



ACTIVA DEL IPSFA

2009



pasos o procedimientos que estén enlazados de manera coherente y secuencial para el logro de una meta. De allí que el primer paso a ejecutar para desarrollar la actividad de control previo debe ser la elaboración de los Manuales de Normas y Procedimientos respectivos.

Un manual de procedimientos es el documento que contiene la descripción de actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad administrativa, o de dos ò más de ellas.

Normas son las reglas a seguir para la ejecución de los procedimientos.

Procedimientos son un conjunto de operaciones ordenas en secuencia cronológica, que precisan la forma sistemática para hacer un determinado trabajo.

El manual incluye además los puestos o unidades administrativas que intervienen precisando su responsabilidad y participación.

Suelen contener información y ejemplos de formularios, autorizaciones o documentos necesarios, máquinas o equipo de oficina a utilizar y cualquier otro dato que pueda auxiliar al correcto desarrollo de las actividades dentro del instituto.

En él se encuentra registrada y transmitida sin distorsión la información básica referente al funcionamiento de todas las unidades administrativas, facilita las labores de auditoría, la evaluación y control interno y su vigilancia, la conciencia en los empleados y en sus jefes de que el trabajo se está realizando o no adecuadamente.

Esquema General de un Manual de Normas y Procedimientos:

• Objetivo y alcance

• Aprobación y actualizaciones



ACTIVA DEL IPSFA

2009



• Base Legal

• Políticas

• Normas

• Procedimientos

• Glosario.

• Flujograma

Los manuales son los que hacen posible el flujo de la información, y el flujograma es fundamental para un buen sistema de control interno.

Beneficios atribuibles a los manuales de normas y procedimientos

• Compilar en forma ordenada, secuencial y detallada las operaciones a cargo de la institución, los puestos y unidades administrativas que intervienen, precisando su participación en dichas operaciones y los formatos a utilizar para la realización de las actividades institucionales agregadas en el procedimiento.

• Uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria.

• Determinar en forma más sencilla las responsabilidades por fallas o errores.

• Facilitar las labores de auditoría, la evaluación, el control interno y su vigilancia.

• Aumentar la eficiencia de los funcionarios y empleados, indicándole qué deben hacer y cómo.

• Ayudar en la coordinación de trabajo y evitar duplicidad de funciones.

• Constituir una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los sistemas, procedimientos y métodos.

Base Legal Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal



ACTIVA DEL IPSFA

2009



Artículo 36: “Cada entidad del sector público elaborará, en el marco de las

normas básicas dictadas por la Contraloría General de la República, las normas, manuales de procedimientos, indicadores de gestión, índices de rendimiento y demás instrumentos o métodos específicos para el funcionamiento del sistema de control interno.

Responsabilidad Artículo 92: “Las máximas autoridades, los niveles directivos y gerenciales de los organismos señalados en los numerales 1 al 11 del artículo 9 de esta ley, además de estar sujetos a las responsabilidades definidas en este capítulo, comprometen su responsabilidad administrativa cuando no dicten las normas, manuales de procedimientos, métodos y demás instrumentos que constituyan el sistema de control interno, o no lo implanten, o cuando no acaten las recomendaciones que contengan los informes de auditoría o de cualquier actividad de control fiscal externo, en los términos previstos en el artículo 48 de esta ley ,o cuando no procedan a revocar la designación de los titulares de los órganos de control en los casos previstos en el artículo 32 de esta Ley, salvo que demuestren que las causas del incumplimiento no le son imputables.

CONTROL PRESUPUESTARIO

Es el conjunto de actividades que se emprenden para medir y examinar los resultados obtenidos en un período determinado para evaluarlos y para decidir las medidas correctivas que sean necesarias. Es el seguimiento sistemático de los resultados obtenidos, en comparación con los que se han presupuestado, con el objeto de establecer correctivos en caso de observarse discrepancia.



ACTIVA DEL IPSFA

2009



EL SISTEMA DE CONTROL PRESUPUESTARIO El Control sobre el Presupuesto, es una actividad que se puede realizar a través de los procedimientos de:

Se puede decir que el control presupuestario está directamente relacionado con el control previo.

Control De Legalidad Consiste en la verificación de la legalidad presupuestaria, es

decir de la disponibilidad de los créditos presupuestarios e imputación respectiva.

Control Físico Es el conjunto de actividades destinadas a verificar que se

han cumplido las condiciones previstas de oportunidad, cantidad, calidad, tanto en la realización de las acciones, volúmenes de trabajo y metas, con la disponibilidad de los recursos humanos, materiales y de servicios de terceros.

CONTROL DE

LEGALIDAD

CONTROL DE

GASTOS

CONTROL FÍSICO

CONTROL FINANCIERO



ACTIVA DEL IPSFA

2009



Lo que quiere decir que todo funcionario o funcionaria debe saber lo que tiene y es responsable del control físico. Control Financiero

Es el conjunto de actividades destinadas a verificar el cumplimiento en los términos monetarios previstos, tanto de las acciones, volúmenes de trabajo y metas, como de los resultados esperados en los diferentes estados financieros.

Control de Gastos Una vez establecida la programación de la ejecución física

financiera de gastos el proceso presupuestario entra en la etapa de lo que podríamos llamar los tres momentos del control presupuestario del gasto los cuales son los siguientes:

a.- El Compromiso: se debe verificar en la unidad ejecutora lo siguiente:

♦ Partida en el presupuesto vigente.

♦ Disponibilidad presupuestaria.

♦ Precios justos y razonables.

♦ Garantías suficientes en el caso de contratación de obras o servicios.

♦ Suficiencia documentaria (Normas y Procedimientos).

♦ Autorización legal.

b.- El Gasto Causado: esta es la etapa donde se hace exigible una obligación de pago con terceros, ya sea por la recepción de bienes o servicios, por disposiciones de carácter contractual, o por haber cumplido con las condiciones para realizar un gasto sin contraprestación.

c.- El Pago: es la etapa donde se extingue la obligación con terceros. Se registrará como pago:

a) La emisión de un cheque a su legítimo beneficiario, o los documentos que certifiquen que el pago se ha formalizado.



ACTIVA DEL IPSFA

2009



b) Los documentos aceptados como rendición de cuenta por órdenes de pago giradas en calidad de avance.

Tesorería, deberá verificar lo siguiente:

♦ Imputación presupuestaria.

♦ Ordenación de pago.

En resumen: La Unidad Ejecutora propone Presupuesto dispone Administración paga

transferencia del control interno a la administraciòn activa

Documents