Plan De Auditoria En Gestin De Compras

Empresa ELECKTROCASA S.A

Objetivos:

Objetivo general-.

Proveer informacin profesional e independiente a la empresa (cliente), as mismo una opinin independiente acerca de la tica, eficiencia y efectividad respecto al buen uso de los fondos de la organizacin en el ciclo del proceso de compras y detectar actividades no ticas o fraudulentas.Procesos del rea de comprasObjetivos relacionados al proceso del reaObjetivos de la auditoriaRiesgo

Determinacin necesidades

Solicitud de bienesSolicitar mercadera de acuerdo a la necesidad de compra.Verificacin de los requerimientos segn a necesidades de compras.Descontrol y desorden en el manejo presupuestal, improvisacin en le flujo d caja.

Solicitud de mercaderas de acuerdo al reporte de los productos necesarios Solicitar mercadera con la correspondiente aprobacin de la necesidad de compra.Sustentar el requerimiento de la mercadera segn el stock en almacn. Compra de productos in necesarios y /o de dudosa calidad, mal uso de los bienes.

Adquisicin

Adquisicin de mercadera segn cotizaciones y ofertas Adquirir mercadera con solicitud de cotizaciones y elaboracin d estudio comparativo de ofertas preparar el cuadro comparativo de ofertas de proveedores y la justificacin d la seleccin Pagos por encima del promedio de mercado. Adquisicin de bienes de dudosa calidad, proveedores que no cumplen con el nivel de servicio requerido, conflicto de intereses, compra de bienes sin garantas necesarias.

Compra de mercadera autorizada por gerenciaComprar mercadera con el chequeo y firma del gerente

Tomar en cuenta la escala de autorizaciones y niveles de decisin Descontrol y desordenen el manejo presupuestal de la gerencia, errores en los pasos y proceso logstico.

Adquiran de mercaderas con orden de compra y /o contrato Adquirir mercadera emitiendo la correspondiente orden de compra y/o contrato.Cumplir con la emisin de los documentos correspondientes para su adquisicin Incumplimiento en el proceso de adquisiciones ,recepcin de bienes y servicios con deficiencias en cantidad, calidad y costos, conflicto de intereses, falta respaldo legal ante el incumplimiento de un proveedor

Recepcin y control

Recepcin de mercaderas verificando y almacenandoRecibir mercadera con la debida verificacin fsica y adecuado almacenamiento. Tomar en cuenta el control anual de inventario y procedimiento para la recepcin ,almacenamiento y control de salidas del almacn Bienes y servicios de mala calidad ,mal control de los activos, deterioro anticipado de los inventarios, mal uso de los recursos de la institucin, deficiente atencin a los trabajadores

Recepcin de mercadera registrando factura Recibir mercadera con el debido registro de la factura Tomar en cuenta la fecha de la factura en el rea de contabilidad de de a empresaDeficiencias en manejo y control contable, pagos inadecuados por errores en registro de la informacin, quejas de proveedores.

Pago

Compra de mercadera con el pago y registro de la compra Compra d mediera y realizar los procesos de pago y registro contable Tomar en cuenta el manual que contiene los reglamentos contables que sealan el procedimiento a seguir en los procesos contables.Errores en le manejo del gasto, inadecuado manejo presupuestal

Pago al proveedor segn la solicitud de compra y/o servicioEntrega del pago al proveedor indicado en la solicitud de copra y/o servicioVerificar a identidad del proveedor antes de la entrega del pago, confirmar la conclusin del trabajo contratado as como el comprobante de pago adjunto al contratoEntrega de cheques sin verificacin de documentos de identidad del proveedor, entrega de cheques sin confirmacin de termino de trabajo contratado.

Proceso de actualizacin de proveedores

Clasifica a proveedores por servicio ofertado

Obtener informacin oportuna por proveedores de acuerdo ala mercadera requerida Existencia de un registro de proveedores sistematizado por tipo de producto o servicio.Demora en la ubicacin de proveedor por tipo de servicio o producto que oferten .

Verifica documentos para seleccionar proveedores segn registro Verificacin de documentos mnimos que sustentan el registro de proveedor para su seleccin Verificacin de archivos de proveedores que contengan los requisitos segn el reglamento, para su seleccin como tal.Incumplimiento de reglamento de adquisiciones de bienes y servicios. Seleccin de proveedor inexistente legal o tributariamente.

Criterios: NORMASISSO 9001

7.4 Compras 7.4.1 Proceso de compras La organizacin debe asegurarse de que el producto adquirido cumple los requisitos de compra especificados. El tipo y el grado del control aplicado al proveedor y al producto adquirido deben depender del impacto del producto adquirido en la posterior realizacin del producto o sobre el producto final. La organizacin debe evaluar y seleccionar los proveedores en funcin de su capacidad para suministrar productos de acuerdo con los requisitos de la organizacin. Deben establecerse los criterios para la seleccin, la evaluacin y la re-evaluacin. Deben mantenerse los registros de los resultados de las evaluaciones y de cualquier accin necesaria que se derive de las mismas. 7.4.2 Informacin de las compras La informacin de las compras debe describir el producto a comprar, incluyendo, cuando sea apropiado: a) los requisitos para la aprobacin del producto, procedimientos, procesos y equipos, b) los requisitos para la calificacin del personal, y c) los requisitos del sistema de gestin de la calidad. La organizacin debe asegurarse de la adecuacin de los requisitos de compra especificados antes de comunicrselos al proveedor.

7.4.3 Verificacin de los productos comprados La organizacin debe establecer e implementar la inspeccin u otras actividades necesarias para asegurarse de que el producto comprado cumple los requisitos de compra especificados. Cuando la organizacin o su cliente quieran llevar a cabo la verificacin en las instalaciones del proveedor, la organizacin debe establecer en la informacin de compra las disposiciones para la verificacin y el mtodo para la liberacin del producto.

Alcance: parcial Tomaremos en cuenta nuestro estudio de auditoria en un rea de la empresa Elecktrocasa S.A rea, gestin de compras.

El trabajo de auditoria incluye la revisin de los procesos de adquisicin de la empresa en trminos de competitividad transparencia y eficacia para asegurar que los bienes adquiridos cumplan con los requerimientos de la organizacin, los mismos que deben incluir lo siguiente:

Procedimiento de recepcin e inspeccin de bienes para determinar la conformidad del proceso con las especificaciones acordadas del bien. Evaluacin de procedimientos establecidos para reducir el riesgo de compra de equipos que no cumplen con los requerimientos o que se encuentren defectuosos. Manejo de control sobre las rdenes de compra.El trabajo de auditoria en esta rea incluye la utilizacin y aprobacin de firmas consultoras y la eficacia de procedimientos para obtener personal calificado con experiencia.

FECHA Y LUGAR: la auditora realizada el da 22 de julio del presente iniciada a las 8.00 am horas hasta el da23 de julio del presente se realizo a la auditoria administrativa de manera parcial al rea de compras en la empresa Elecktrocasa S.A dedicada a la venta de electrodomsticos ubicada en AV. Snchez cerro 333.

CRONOGRAMAFecha: 22/07/13-23/07/13.Auditor: -Roa Garca, Rina.-Domnguez Rojas, Noem.-Ynga Segura, Diana

Norma: NIAS (ISO 9001)

Da Hora Proceso/requisitoAuditado

22-07-138.00 amDeterminacin necesidades /observacin, documentacin (ordenes de compra, requerimientos)Jefe del rea de logstica

9:00 a.mEntrevista y cuestionario

Trabajadores del rea

11:00 a.m Adquisiciones (requerimiento de cotizaciones y el estudio comparativo de ofertas )Cheques debidamente firmados y contratos.

Refrigerio

14:00 pmRecepcin y control/verificacin fsica de de las adquisiciones (almacn), facturas y cardex, revisin del sistema de stock, verificacin de guas de guas de remisin

Jefe de almacn

17:00 pmPago/verificacin de los registros contables, verificacin del pago a los proveedores.

23-07-139:000amProceso de actualizacin de proveedores/solicitar informacin de los proveedores ,registro de proveedores

11:00 amCierre y Presentacin del informe

Funciones y responsabilidades de los miembros:

Josu Castillo Rodrguez, Jefe Del rea De Logstica. Carlos Chvez Manrique, Jefe De Almacn. Juana Orozco Tocto, Asistente Del rea De Compras.

Jefe de logstica:Encargado de llevar acabo el cumplimiento del de entrega, as como reportar al gerente administrativo financiero los indicadores de cumplimiento de entrega a tiempo y sin devoluciones a los clientes .controlar los gastos de logstica y hacer un seguimiento continuo al presupuesto anual de la seccin. Dirigir la personal de manera que hagan los despachos del producto en la cantidad, calidad tiempo y lugar solicitado por los clientes.

Jefe de almacn 1. controla y registra las entradas y salidas de materiales, y otros bienes propiedad o en custodia de la empresa, de acuerdo a lo establecido por la empresa para cotejar existencias.2. verificara que los materiales, equipos, productos, propiedad o en custodia de la empresa, estn debidamente almacenados para su localizacin y distribucin adecuada.3. realiza, tramita y verifica reportes y documentos propios de su especialidad, para el reabastecimiento de materiales, equipos, y otros bienes propiedad de la empresa.4. solicita y tramita los medios o elementos necesarios para carga y descarga de materiales, equipos, y otros bienes propiedad o en custodia de la empresa, para el almacn.5. realizara el armado y desarmado de equipo para almacenamiento.6. realizara las actividades necesarias para la toma de inventarios y auditorias.Asistente del rea de compras Recibe, revisa y organiza los materiales y equipos adquiridos por la empresa. Colabora en la clasificacin, codificacin y rotulacin de materiales y equipos que ingresan al almacn. Registra y lleva el control de materiales y equipos que ingresan y egresan del almacn. Distribuye y moviliza materiales y equipos de la unidad. Colabora en la realizacin de inventarios peridicos. Custodia la mercanca existente en el almacn. Lleva el archivo de la unidad. Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomala.

Cuestionario

1.- cuenta el rea de compras a examinar con un organigrama funcional?a) Sib) no c) n.a 2.- el rea de compras cuenta con los siguientes documentos: manual de organizacin y funciones, manual de procedimientos.a) Sib) noc) n.a3.- se establece claramente lneas de responsabilidad y autoridad en el rea?a) Sib) noc) n.a4.- se cumple los objetivos y metas trazados por el rea?A) Sib) noc) n.a 5se realizaran programaciones de compra de mercadera?a) Sib) noc) .n.a 6.- se encuentra ordenado cronolgicamente el archivo de las rdenes de compra de tal manera que permite un real control y revisin de los mismos? a) Sib) noc) n.a 7.- la empresa tiene la poltica de requerir al proveedor cotizaciones y/o listado de precios?a) Sib) noc) n.a 8.- se conservan dichas cotizaciones debidamente ordenadas para su ubicacin y revisin en cualquier momento?a) Si b) noc) n.a 9.- se verifican las facturas de los proveedores con: listado de precios y con guas de remisin.a) sib)noC) n.a10.- se verifican las guas de remisin con la orden de compra respectiva?a) Si b) no c) n.a11.- estn claramente identificadas las facturas de proveedores con un sello a fin de evitar su nueva utilizacin?a) Sib) no c) n.a12.- en caso de facturas por fletes son revisadas, aprobadas y canceladas por el jefe de la seccin correspondiente?a) Sib) no C) n.a 13.- se realizan programaciones de pago de proveedores?a) Sib) no c) n.a 14.- los pagos de las letras de cambio a los proveedores se realiza en: efectivo y cheque.a) Si b) noc) n.a 15.- se rota peridicamente al personal?a) Sib) no c) n.a 16.- los pagos de la facturas a los proveedores han sido revidados y autorizadas por un funcionario responsable?a) Sib) no c) n.a 17existe evidencia de que los pagos efectuados a los proveedores son verificados y controlados?a) Sib) no c) n.a 18.- recibe directamente del rea de contabilidad los siguientes documentos para la verificacin: orden de compra, facturas y guas de remisin.a) Si b) no c) n.a 19.- existe evidencia de que toda la informacin sustentatoria ha sido registrada adecuadamente en el registro de compras, revisada y aprobada por un funcionario?a) Sib) no c) n.a 20.- se comprueban y verifica los reportes emitidos por el sistema en el rea de compras?a) Si b) noc) n.a 21.- se efecta un recuento fsico de la mercadera al recepcionarla y es verificada con la gua de remisin?a) Sib) noc) n.a 22.- la verificacin lo realiza un funcionario responsable?a) Sib) noc) n.a 23.- La mercadera esta asegurada con plizas de seguros contra robos e incendios?a) Sib) noc) n.a 24.- son utilizados los cardex para controlar las entradas y salidas de la mercaderas en almacn?a) Sib) noc) n.a 25.- se realizan inventarios fsicos peridicos de la mercadera en almacn?a) Sib) noc) n.a 26.- los bienes malogrados o con defecto se desenvuelven a los proveedores con guas de remisin?a) Sib) noc) n.a 27.- la devolucin de la mercadera a los proveedores se controla con la recepcin de la nota de crdito?a) Sib) noc) n.a 28.- cumple el libro de compras con todo los requisitos legales en cuanto: diseo, llenado, y legalizacin.a) Sib) noc) n.a

INFORME DE LA AUDITORIAEn virtud de las normas y los objetivos de la auditora realizada el da 22 de julio del presente iniciada a las 9.00 am horas hasta el da23 de julio del presente se realizo a la auditoria administrativa de manera parcial al rea de compras en la empresa Elecktrocasa S.A dedicada a la venta de electrodomsticos ubicada en AV. Snchez cerro 333 en la cual se hallo a los trabajadores: Josu Castillo Rodrguez(Jefe del rea de Logstica), Carlos Chvez Manrique(Jefe de Almacn), Juana Orozco Tocto( Asistente del rea de Compras) en la oficina del rea se procedi a realzar el respectivo levantamiento de informacin encontrando los siguientes hallazgos Como resultado de la realizacin de las actividades de control de la matriz de riesgo, as como del cuestionario de control interno, hemos determinado las siguientes debilidades de control que requieren de mayor atencin e importancia para la empresa, las cuales detallo a continuacin.

1.- AUSENCIA DE UN ORGANIGRAMA EN LA EMPRESA. (Pregunta N 1) He observado la ausencia de un organigrama funcional en el rea de compras. A pesar de ello, la estructura de la empresa cuenta con las reas de: Directorio, Gerencia, Ventas, Almacn y el rea de evaluacin: Compras. Esto origina la falta de eficiencia en las labores diarias de cada rea y por ende de toda la organizacin, observndose inadecuada direccin y control, existiendo interferencia en las actividades y duplicidad de funciones por la inadecuada distribucin y descoordinacin de procesos. La causa se debe a la poca importancia que le presta la gerencia, a esta deficiencia administrativa, basndose las operaciones de la empresa en el desenvolvimiento emprico de las mismas. 2.- NECESIDAD DE IMPLEMENTAR UN MANUAL DE ORGANIZACIN, PROCEDIMIENTOS, FUNCIONES, POLTICAS Y REGLAMENTO EN EL REA DE COMPRAS. (Pregunta N 2) Se observa la falta de un manual de organizacin, funciones, procedimientos y polticas, en el rea de compras, documentos que deben indicar cmo est constituida el rea, que personal conforma dicha rea, las actividades o funciones que desempear cada personal generando responsabilidades, y los procedimientos realizados para cada operacin, estas actividades son desarrolladas en base a las instrucciones comunicadas en forma verbal, desde el inicio de las actividades de la empresa, siendo desarrollados a la rutina y experiencia a travs de los aos. Contemplndose la falta de asignacin de funciones por escrito, existiendo deficiencias en la realizacin de las operaciones. Lo observado genera que los mtodos y procedimientos adoptados por la gerencia de la entidad no coadyuven al cumplimiento de los objetivos asegurando una direccin ordenada y eficiente en las actividades, as como la falta de deteccin de fraudes y errores, afectando el proceso administrativo y la solidez del control interno. La causa es la falta de un ambiente de control interno, los mtodos y procedimientos dados por la gerencia en forma verbal as como la organizacin, delegacin de autoridad y responsabilidad, y la implantacin de polticas adecuadas. 3.- FALTA DE LNEAS DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD. (Pregunta N 3) Se observa que el personal del rea de compras no tiene bien definidas las lneas de responsabilidad y autoridad de las funciones. Segn el manual de organizacin y funciones se debe establecer claramente las lneas de autoridad y responsabilidad para la iniciacin y aprobacin de transacciones para un adecuado cumplimiento de polticas administrativas. Esto origina inadecuada direccin y control para el personal de esta rea as como ineficiencia en la realizacin de las actividades asignadas al personal. Se debe a que la empresa no cuenta con un organigrama, ni con un manual de organizacin y funciones necesarias para la designacin correcta de los deberes y responsabilidades. 4.- NO EXISTEN OBJETIVOS Y METAS TRAZADAS PARA EL REA DE COMPRAS.(Pregunta N 4) Se detect que no se establece metas y objetivos al personal que labora en el rea de compras, lo que imposibilita el cumplimiento de los objetivos y metas trazados por la organizacin. Las funciones estn supeditadas a los requerimientos del rea de acuerdo a las necesidades. Una adecuada administracin estratgica define sus metas y objetivos y a su vez orienta estos metas a objetivos especficos por unidad de negocio, permitiendo al personal del rea de compras que capte, desarrolle, gestione y controle sus operaciones segn los objetivos estratgicos del negocio. Lo observado se debe al desconocimiento de la gerencia de impartir objetivos y metas, y hacerlas cumplir asegurando la direccin y ejecucin ordenada y eficiente de las actividades. 5.- NO EXISTEN PROGRAMACIONES DE COMPRAS, SEGN PLAN ANUAL DE NECESIDADES.(Pregunta N 5) De la evaluacin de control interno y de la matriz de riesgos, se observ que la mayora de las compras se realizan con carcter de urgencia, o cuando el cliente realiza un pedido solo ah se revisa el stock. Lo que origina desembolsos no programados y presupuestos de ltimo momento, debindose a la falta de un programa de adquisiciones. Situacin que origina altos costos por la falta de stock e improvisaciones del flujo de caja de la empresa y conflicto de intereses. 6.- NO SE VERIFICAN LAS GUAS DE REMISIN CON LA ORDEN DE COMPRA RESPECTIVA.(Pregunta N 10) De la verificacin realizada se observ que el encargado de almacn no compara las rdenes de compra emitidas con las guas de remisin recepcionadas con las mercaderas, solo constata la mercadera con las guas de remisin y en algunos casos con las facturas; e informa verbalmente al encargado del rea de compras de la conformidad o no de la mercadera. Esto se debe a la falta de un procedimiento continuo que describa cuales son los documentos que intervienen en la actividad de recepcin y verificacin en informar con documentos al encargado de cada recepcin y verificacin de la mercadera. Situacin que ha originado que se ingrese al almacn mercadera no correspondiente, o que exista faltante o sobrante de mercadera. As mismo origina que el almacn no cuente con la mercadera que se requiera debido a los faltantes existentes, o que se incurran en gastos innecesarios por los posibles sobrantes de mercadera. 7.- FALTA DE PLIZAS DE SEGUROS CONTRA ROBOS E INCENDIOS. (Pregunta N 23) De la revisin efectuada se ha comprobado que la empresa nunca ha contado con plizas de seguros de la mercadera contra robos e incendios y no cuenta con un sistema de deteccin, alarmas y entrenamiento del personal en caso de desastre. Toda empresa debe contar con garantas que aseguren el patrimonio para evitar prdidas futuras irrecuperables, principalmente cuando existe mercadera y equipos para proteger. Lo que representa un riesgo para la empresa, considerando que en una situacin de robo o incendio, le afectara en gran medida. Lo observado se debe a la falta de prevencin por parte de la gerencia de no contar con plizas de seguros, ni medidas de seguridad sobre todo para el rea de almacn. 7.1.- AUSENCIA DE EXTINTORES CONTRA INCENDIO. Se comprob que en el rea de compras y almacn, no se cuenta con extintores como medida de seguridad en caso de incendio. Segn las medidas de seguridad toda entidad debe estar implementada con equipos de seguridad, as como simulacros en caso de desastres para prevenir accidentes en el centro de trabajo. Esto origina que en caso de incendio la empresa no est preparada, generando gastos innecesarios por prdidas que se pueden prevenir. Situacin que se presenta por la falta de una poltica de seguridad para la prevencin de desastres que contemple la realizacin de simulacros, y revisin de equipos en general. 8.- NECESIDAD DE IMPLEMETAR EL USO DE KRDEX EN EL REA DE ALMACN. (Pregunta N 24) Se observo que en el almacn no se cuenta con un sistema de Crdex manual y/o mecanizado para controlar y verificar las entradas y salidas de las mercaderas en almacn. Las existencias son verificadas en el sistema de la diferencia de lo que se compra (ingresa) con lo que se vende (salida) de cada producto. Toda operacin de ingreso y salida de las existencias deben registrarse en un Crdex para llevar un adecuado control y una mejor contabilizacin. Eso origina que exista diferencia del saldo arrojado por el sistema de logstica con el saldo fsico de almacn y al momento de necesitar un producto este no se encuentre. Deficiencia que se presenta por el descuido por parte de la gerencia de implantar un adecuado control de inventarios.9.- NO SE EVIDENCIA LA REALIZACIN DE INVENTARIOS FSICOS PERIDICOS. (Pregunta N 25) Se constato que no se realizan inventarios fsicos de todos los productos electrodomsticos. Medidas de control interno sealan que se debe realizar inventarios fsicos permanentes que permitan determinar a tiempo la existencia de faltantes o identificar productos antiguos, a manera que se pueda mostrar saldos actualizados en el sistema. Situacin que representa un riesgo de presentacin de informacin financiera y contable no razonable. Situacin que se presenta por la falta de un debido control por parte del jefe de compras y una adecuada supervisin por parte del gerente. HALLAZGOS Se encontr en el almacn mercadera no correspondiente, referente a 117 latas de pintura al agua valorizados en S/. 9828 para autos al preguntarle al jefe de almacn manifest que el da 8 de julio el jefe de logstica haba autorizado el ingreso de aquellos productos al almacn verbalmente mediante un comunicado por correo el mismo que costa en al anexo N1 del presente informe, se procedi a tomar las fotos respetivas para el sustento del hallazgo el da 22 de julio a las 14:10 horas (Anexo N2) . Asimismo se ha detectado faltantes de mercaderas (2 lavadoras de dimensiones Dimensiones en cm. altoxanchoxprof110 x 69 x 65 Capacidad:13KLS blanco Dimensiones en cm. altoxanchoxprof.: 92x69x78capacidad14.5c.Blancoy 1 TV LG 42" CINEMA 3D 42LA6130 42LA6130 y dos celulares nokia modelo 206 y modelo lumia 720) por el mondo de S/. 8399.00 segn facturas (N001-354 de Whirlpool Peru S.R.L y N00023-765 de telefnica moviles) al comparar el registro de compras y de ventas solicitado al jefe del almacn el mismo da de la verificacin fsica llevada a cabo a las 17horas con 15 minutos. Adems de lo mencionado anteriormente se han descubierto que se han realizado compras innecesarias referente a la adquisicin de dos relojes de marca casio modelo Edfifice Efx 510sp 1a Edicion Gold por el monto de S/750.00 c/u y uno modelo guest U95027g1 por el monto de S/ 450.00 adquirido segn factura 001-20039 al no sustentar los requerimientos de la mercadera con la correspondiente aprobacin de la necesidad de compra de la mercadera segn el stock en almacn. as como la existencia de cotizaciones adulteradas referente a los proveedores de kitchen center SAC y Comercial Santa Luisa S.A.C. en la descripcin y el monto de los productos respectivamente tal como consta en el anexo N2 del presente informe

RECOMENDACIONES Para poder determinar el impacto en la eficiencia de sus operaciones, hemos desarrollado un cuadro en el que podremos comparar de que manera es eficiente el proceso que se desarrolla, y como se podra mejorar para obtener mejores resultados en la empresa de acuerdo a la implementacin de las recomendaciones presentadas, a continuacin presento el cuadro.Proyecto De Medicin De La Eficiencia De Las Operaciones

N nProcesoObservaciones RecomendacionesEficiencia de las operaciones

Antes de la implementacin de la recomendacinImplementando la recomendacin

11SolicitudmercaderaCarencia de un organigrama funcional en el rea de comprasSe recomienda a la gerencia que se contrate a un administrador que prepare un organigrama funcional donde indique los organigramas necesarios para las diversas operaciones que realiza la empresa sus relaciones de dependencia y jerarqua entre cada departamentoFalta de eficiencia en las labores diarias de cada rea y por ende de toda la organizacin.Observndose inadecuada direccin y control, existiendo interferencia en las actividades y duplicidad de funciones por la inadecuada distribucin y descoordinacin de procesosSe contratar personal idneo, capaz, eficiente para dirigir y ordenar en el rea delegando de esta manera responsabilidad de dirigir y controlar las labores del personal del rea y de esta manera tome decisiones en cualquier operacin realizada.

22Solicitud de mercadera de acuerdo a la necesidad de compraFalta de reas de responsabilidad y autoridad de las funcionesSe debe establecer claramente las lneas de autoridad y responsabilidad para la iniciacin y aprobacin de transacciones para un adecuado cumplimiento de polticas administrativas.Inadecuada direccin y control para el personal de esta rea asi como ineficiencia en la realizacin de actividades asignadas al personal.Llevar un adecuado cumplimiento de polticas administrativas para la iniciacin y aprobacin de las transacciones.

Proyecto De Medicin De La Eficiencia De Las Operaciones

33ProcesoObservaciones RecomendacionesEficiencia de las operaciones

Antes de la implementacin de la recomendacinImplementando la recomendacin

3Adquisicin de mercadera segn cotizaciones y ofertasFalta de programacin de comprasSe recomienda a la gerencia que el manual de funciones y procedimientos disponga la elaboracin de un programaLas compras se realizan con carcter de urgencia, o cuando el cliente realiza un pedido slo ah se revisa el stock, entonces se realiza la compra, originando desembolsos no programados y presupuestos de ltimo momento.Contar con un cronograma de adquisicin llevando un mejor control de las compras de acuerdo al stock de almacn y atiende de manera ms efectiva a los clientes.

44Compra mercadera autorizada por el gerenteNo se establece metas y objetivosSe recomienda a la gerencia establecer criterios para implementar metas y objetivos al personal del rea y as puedan determinar su adecuada funcin dentro del rea.Realiza procedimientos ineficaces no pudiendo determinar desviaciones en la ejecucin de lo previsto con los objetivos y analizar las causas de los menores logros para adoptar medidas correctivasPermitir que el personal del rea capte, desarrolle, y controle sus operaciones segn objetivos.

Proyecto De Medicin De La Eficiencia De Las Operaciones

NnProcesoObservaciones RecomendacionesEficiencia de las operaciones

Antes de la implementacin de la recomendacinImplementando la recomendacin

55Adquisicin de mercadera con orden de compra y/o contratoNo se verifica guas de remisin con rdenes de compra.Se recomienda implantar un procedimiento donde establezca los pasos de recepcionar, verificar y emitir informes al recibir la mercadera o ingresarla al almacn.No se constatan la orden de compra con la gua de remisin, originando que se ingrese al almacn mercadera no correspondiente o bien faltante o sobrante sin poder confirmar, solo se rigen por el conocimiento previo del pedido.El almacn contar con la mercadera que se requiere en cualquier momento sin faltantes ni gastos innecesarios y sin sobrantes.

66Recepcin de mercadera verificando y almacenandoFalta de un cardex en el rea de almacn y la realizacin de inventarios peridicos.Se recomienda a la gerencia implantar un sistema de control de mercaderas en almacn por Cardex para cada proveedor y disponer polticas de realizar inventarios fsicos permanentes.No se tiene informacin oportuna y adecuada de faltantes o productos por agotarse e identificar productos cuya fecha de vencimiento est prxima y hay que cambiarlos, es por ello que se realizan compras con carcter de urgenciaLlevar un control adecuado y una mejor contabilizacin determinando los saldos mostrados en los estados y solo realizar compras programadas.

Proyecto De Medicin De La Eficiencia De Las Operaciones

NnProcesoObservaciones RecomendacionesEficiencia de las operaciones

Antes de la implementacin de la recomendacinImplementando la recomendacin

77Compra de mercadera con el pago y registro por la compraLa falta de los manuales de organizacin, funciones, procedimientos y polticasSe recomienda a la gerencia que implemente los MOF, procedimientos y polticas.Las actividades son desarrolladas en base a las instrucciones comunicadas en forma verbal, desde el inicio de las actividades de la empresa siendo desarrolladas a la rutina y experiencia a travs de los aos, contemplndose la falta de asignacin de funciones por escrito y existiendo deficiencias en la realizacin de las operaciones.Existir una adecuada realizacin de las operaciones coadyuvado de esta manera a tener un ambiente de control basndose en un orden y estructura organizacional bien definida.

Medidas tomadas por la Gerencia de Acuerdo A las Recomendaciones Indicadas en el Proyecto de Medicin de la Eficiencia de las Operaciones En base al trabajo efectuado y de acuerdo a las observaciones y recomendaciones presentadas se ha determinado que la finalizacin de la implementacin de las medidas correctivas llevar un tiempo por parte de la empresa, ya que uno de esos resultados es la implementacin de programas poder verificar la mercadera y los procedimientos para la recepcin de esta, lo cual nos llevara un periodo aproximado de 10 semanas en la implementacin y luego otro periodo aproximado en observar los resultados; es por eso que he desarrollado una encuesta todo el personal involucrado en el rea de compras en donde podemos observar que la implementacin de las propuestas es altamente positiva en la eficiencia .