Introducción

El presente trabajo comprende una síntesis sobre la importancia estructura y contenido de una descripción y especificación de puestos que es esencial en toda organización para garantizar el buen funcionamiento de una operación en cualquier momento.

Este trabajo ha sido estructurado de la siguiente forma:

Definición, términos implícitas en el tema de la descripción y especificación de puestos.Fundamentos a considerar para la elaboración de una descripción de puestos.Elementos que conforman la descripción de puestos.Importancia del análisis y descripción de los puestos de trabajo.Esquema, modelo de hoja de descripción de puesto.Se incluye además un ejemplo estructurado sobre la descripción de puestos para una mejor comprensión del tema.

Objetivos

General:

Determinar la importancia, estructura y contenido de una descripción y especificación de puestos en una organización.

Específicos:

Identificar la información que debe contener una descripción y especificación de puestos

Determinar los factores a considerar para el análisis de la descripción y especificación de puestos.

Elaborar un esquema con la información que debe contener una descripción de puestos.

DESCRIPCIONES Y ESPECIFICACION DE PUESTOS

La definición precisa de lo que debe hacerse en cada unidad de trabajo se detalla en el documento que se denomina descripción de puestos.

Descripción de puestos: Es una relación escrita que delinea los deberes y las condiciones relacionados con el puesto. Proporciona datos sobre lo que el aspirante hace, como lo hace y por que lo hace.

La descripción de puestos es un documento que responde a las siguientes preguntas:

¿Cuáles son mis responsabilidades?

¿Qué tipo de autoridad tengo?

¿Quién es mi superior inmediato?

¿Quiénes son mis subordinados?

¿con quienes coordino mis tareas?

En este punto es importante definir tres importantes términos que están implícitos en el tema sobre la descripción de puestos.

1. Responsabilidad: es una actividad que ha sido asignada específicamente a una persona.

2. Autoridad: el derecho o el poder para actuar sobrellevando una responsabilidad.

3. Subordinación: la obligación de sobrellevar una responsabilidad.

FUNADAMENTOS PARA ELABORAR LA DESCRIPCION DE PUESTOS

1. Una descripción de puestos debe ser considerada como un contrato, ya que cuando una persona ingresa a una organización deberá entregársele un ejemplar de su descripción de puesto. Así, ambas partes se ponen de acuerdo en el trabajo que deberá ser realizado; y se involucra a la persona en la elaboración de su propia descripción de puesto.

2. Las descripciones de puestos deben ser elaboradas para los puestos ejecutivos y para todos los empleados de la organización.

Nadie debe tener una responsabilidad que su subordinado no comparta. Esto desarrolla un marco de referencia piramidal dentro de la organización.Si usted es responsable de todas las actividades dentro de su área de trabajo deberá saber todo lo que esta ocurriendo; así, su descripción deberá contener en conceptos generales todo lo que correspondan a sus subordinados.Deben ser dinámicas y revisarse periódicamente.

ELEMENTOS DE UNA DESCRIPCION DE PUESTOS

1. ENCABEZADO: En esta parte se anotan todos aquellos datos que permitan identificar el puesto descrito. Asimismo, se detalla lo que se denomina ubicación del puesto en la organización; es decir, de quien depende (jefe inmediato) quienes dependen del puesto (subordinados) y con quienes coordina sus funciones o actividades.

2. DESCRIPCION GENERICA: Párrafo que describe brevemente la función sustantiva del puesto. En la práctica, este término se puede suplir por el de objetivo básico del puesto, que se considera de más fácil comprensión para toda persona.

3. DESCRIPCION DETALLADA: Es la relación detallada, precisa y clara de todas y cada una de las responsabilidades que le corresponden al puesto en cuestión; así como las condiciones en que se han de realizar.

Aunado a la descripción de puestos, al realizar el diseño laboral se formula el documento que se denomina Especificación de puestos.

Especificación de puestos: Documento en el que se determinan las características que debe reunir una persona para poder desempeñar exitosamente un puesto. Esta especificación de puestos se formula teniendo como referencia la descripción de puestos, ya que el conocimiento de las responsabilidades de un puesto y las condiciones en que se han de efectuar permitirán identificar características físicas, psicológicas y especificas que ha de poseer una persona para desempeñar dicho puesto con máxima eficiencia.

En este documento de detallan aspectos como: sexo, estado civil, escolaridad, estudios específicos, experiencia, cualidades personales y físicas que debe tener una persona para desempeñar al puesto exitosamente.

En muchas ocasiones el crecimiento de las organizaciones y multiplicación de sus actividades originan que las características de los puestos sufran modificaciones sustanciales; cambios que no fueron anotándose en la descripción de puestos correspondiente, llegando a tal punto que en determinadas circunstancias un superior desconoce con precisión lo que realiza cada uno de sus subordinados, por lo que es necesario realiza lo que se denomina análisis de puestos técnica que con base en la recopilación de información, como principal medio, determinan lo que hacen los trabajadores, así como la forma en que lo hacen y por que lo hacen.

La descripción de puestos puede representarse un pasivo si es imprecisa, incompleta y obsoleta; puede representarse un activo si cubre cada uno de los puestos de la organización, demostrando que cada uno ha sido diseñado y analizado como parte integral e un esfuerzo total. Las descripciones de puestos adquieren mas valor si son complementadas por consejos en el trabajo, estudios del progreso y oportunidades para el desarrollo de una carrera. De esta forma todo empleado cuanta con un estimulo que le ofrece una guía del puesto sin confusión alguna.

IMPORTANCIA DEL ANALISIS DE PUESTO DE TRABAJO

El objetivo de un Análisis y Descripción de Puestos de Trabajo (ADP) no es otro que el de definir de una manera clara y sencilla las tareas que se van a realizar en un determinado puesto y los factores que son necesarios para llevarlas a cabo con éxito.   Tal es su importancia, que debería considerarse como un método fundamental y básico para cualquier organización, sin embargo aún seguimos viendo como es considerado como un procedimiento “no importante”, o al menos “no tan necesario”, como otras herramientas utilizadas.   En las empresas estamos preocupados por cuestiones tales como: políticas de selección, promoción, retribución, etc. y, sin embargo olvidamos o dejamos en un segundo plano la base de todos estos procesos: El Análisis y Descripción de Puestos de Trabajo (ADP)   Antes de comentar brevemente la utilidad de esta herramienta, me gustaría invitar a una reflexión  sobre las siguientes cuestiones:   ¿Cuántas veces hemos visto la desorientación de muchos trabajadores porque no saben, cuales son exactamente sus tareas y sus funciones?

¿Cuántas veces hemos seleccionado a un determinado candidato para cubrir un puesto en una organización y nos damos cuenta de que esa persona no era la idónea?

¿Cuántas veces nos hemos preguntado por nuestra situación o, el lugar que ocupamos en nuestra empresa?

¿Cuántas veces nos hemos dado cuenta de que nuestros valores chocan con la cultura de nuestra organización?

¿Cuántas veces nos hemos planteado si tenemos autoridad o responsabilidad para tomar determinadas decisiones?   En mi opinión, son demasiadas las veces que nos encontramos ante tales cuestiones. Y las respuestas a todas ellas están en  el ADP.   Con estos ejemplos tan solo pretendo poner de relieve la importancia que tiene este sistema y las repercusiones que a largo plazo puede tener para una organización el “ignorarlo” o, en su caso, no otorgarle dicha importancia.   Todo empresario, todo Directivo y todo departamento de Recursos Humanos debería de promover, desarrollar e implantar un sistema adecuado de ADP. Y entre sus funciones debería destacar la de concienciar al resto de la organización de la importancia y utilidad de dicho sistema.   A la hora de implantar tal sistema no deben olvidar que de nada sirve desarrollar una herramienta ininteligible, compleja o de difícil utilización, pues esto provocará desconfianza, pérdidas de tiempo y, sobre todo, altos costes.   Aunque existen modelos estándares de ADP, la organización debe desarrollar e implantar aquel sistema que mejor defina y describa las variables más relevantes para su organización. Debe ser un sistema sencillo y claro, que todo el mundo comprenda, concreto y de fácil utilización.   El establecimiento de un ADP sentará las bases, y en cierta medida, determinará el éxito o el fracaso de muchos de los procesos de una organización.   Así, hablamos de que tener una herramienta clara y sencilla determinará:   Los procesos de selección: Cuando seleccionamos a alguien lo que hacemos es establecer los requisitos necesarios que ha de tener un candidato para desempeñar de manera eficaz un puesto de trabajo y, sobre la base de esa información desarrollar todo el proceso de selección propiamente dicho (plantearnos qué técnicas vamos a utilizar, qué pruebas vamos a pasar, cómo vamos a enfocar la entrevista, etc.) Así pues, los perfiles profesionales se basan en los requerimientos y exigencias que un determinado puesto va a imponer a quien lo desempeñe. En este sentido la utilización de este sistema es

indispensable. De aquí, podemos deducir también su importancia para el reclutamiento, pues en él especificamos las características o exigencias que debe tener un candidato para desempeñar ese puesto de manera eficaz. Y la pregunta que cabe plantearnos es: ¿Cómo reclutamos al personal, cómo realizamos un proceso de selección si ni tan siquiera conocemos lo que el propio puesto impone a su ocupante?   - Planes de carrera y promoción. A la hora de planificar la carrera de un profesional dentro de nuestra organización es necesario conocer las necesidades futuras que tiene nuestra compañía y, qué requisitos son necesarios para satisfacer y responder a tales necesidades. En este sentido es necesario saber qué puestos tengo, qué puestos voy a crear, por qué los considero necesarios y, qué características han de tener aquellas personas que ocupen estos  puestos.   - Valoración de puestos de trabajo. La valoración de puestos es un procedimiento que proporciona información acerca del valor o el “peso” específico que un  determinado puesto tiene, cuestión fundamental a la hora de establecer retribuciones. Para hacer una valoración de puestos es necesario la información aportada por el ADP. Si no sabemos cuáles son las tareas de un puesto de trabajo, ¿cómo podremos determinar  su valor?   - Evaluación del desempeño. Para evaluar o medir el desempeño de un trabajador es necesario conocer con exactitud cuáles son las tareas que hace, cuáles son sus funciones, sus objetivos. Si no tenemos esta información, ¿qué variables vamos a utilizar para medir su eficiencia?   - Formación. Para planificar la formación necesaria para un trabajador es necesario saber lo que hace, cómo lo hace y dónde lo hace, para así determinar que capacidades, aptitudes y conocimientos tiene, en cuáles muestra carencia y, en función de ello proporcionarle la formación necesaria.   - Determinación de la responsabilidad. Un Análisis y Descripción de puestos nos dará información acerca de nuestras responsabilidades, nuestras competencias, etc., lo que reducirá la incertidumbre que, en muchas ocasiones, tenemos al respecto y evitará  el desempeño de un rol distinto al que realmente tenemos.   - Clasificación y ordenación de puestos. Como anteriormente mencionamos, la información obtenida en el ADP servirá para clasificar y ordenar todos los puestos de nuestra organización y sobre la base de ello establecer la estructura retributiva.   Como hemos visto hay muchos aspectos y procesos de nuestra organización  que requieren la implantación de un sistema como éste. Todos deberíamos reflexionar acerca de los beneficios que tendría para nosotros el implantar dicho sistema, que en mi opinión son muchos, y de las repercusiones negativas que para nuestra organización y, sobre todo para nuestros trabajadores, tiene el ignorar este aspecto fundamental de la gestión empresarial.

 Antecedentes del Análisis y Descripción de los puestos de trabajo.

Desde la época primitiva cuando los hombres comenzaron a formar grupos para alcanzar sus objetivos que resultaban inalcanzables de modo individual, la administración ha sido fundamental para lograr la coordinación del quehacer humano. La organización y la división del trabajo generaron la necesidad de modelos para gestionar personas.

La forma de enfocar la gestión de los recursos humanos ha cambiado en correspondencia con la dinámica del desarrollo social, influenciado por sucesos y filosofías como la revolución industrial, la administración científica y la psicología industrial.

Los estudios preliminales en el Análisis y Descripción de Puestos de Trabajo (ADPT) coinciden con la revolución industrial en Europa y en Estados Unidos, Charles Babbage, en Europa, y Frederick Taylor en la Unión Americana fueron los primeros autores que plantearon que el trabajo podría y debía estudiarse de manera sistemática y en relación con algun principio científico.

La revolución industrial estuvo caracterizada por el desarrollo rápido de la tecnología de producción, la división y la especialización del trabajo, la producción en masa, mediante procedimiento de ensamble, así como la reducción del trabajo físico pesado. Con ella aparecieron métodos cientificos aplicados a la ingeniería de producción y el desarrollo computarizado de control (33).

Como uno de los resultados de la revolución industrial, los empleados comenzaron a discutir colectivamente temas de intéres mutuo y surgen los sindicatos que influyeron notablemente en las relaciones entre empleados y patrones. El sindicalismo constribuyó a la expansión de programas de beneficio para los empleados, a la definición clara de las obligaciones laborales, a la implantación de estructuras sistemáticas de salarios y al sistema de manejo de quejas entre otras más.

De forma paralela a la revolución industrial surgió la administración cientifica que fue un intento por investigar métodos de producción y montaje y establecer la manera más eficiente para realizar un trabajo. Se considera que el "padre" de este movimiento fue Frederick Taylor.

La administración cientifica contribuyó a la profesionalización de la GRH. Se sustituyó el enfoque de corazonada e intuición en la gestión, por el de diseño y planificación basados en técnicas para la administración.

Después de la segunda guerra mundial, las investigaciones en el campo de la ingeniería del factor humano comenzaron a experimentar en el diseño de las tecnologías, las instalaciones y el equipamiento, obteniéndose resultados a finales de la década de 1940.

Algunos años después se hizo evidente que muchos de los problemas administrativos existentes eran el resultado de fenómenos humanos en vez de mecánicos. Este reconocimiento impulsó la intervención del psicólogo industrial en el mundo del trabajo, introduciéndose la idea de que los trabajadores tenian necesidades emocionales y psicológicas que debían considerarse en el trabajo, convirtiéndose la satisfacción del trabajador y el compromiso con el trabajo en aspectos importantes, mejorando asi algunos aspectos relacionados con la gestión del personal como la selección, capacitación, colocación, entre otras.(33)

En la medida en que fueron cambiando las relaciones con los empleados y las personas fueron más valiosas, los métodos y funciones de los Recursos Humanos se convirtieron en aspectos claves de las organizaciones

Las tendencias actuales de la Gestión de los Recursos Humanos se dirigen hacia enfoques sistemáticos prácticos, multidisciplinarios y participativos que consideran el Análisis y Descripción de los Puestos de Trabajo (ADPT) como una herramienta básica para el establecimiento de toda política de recursos humanos pues casi todos las actividades desarrolladas en el área de recursos humanos se basan de uno u otro modo en la información que proporciona este procedimiento (11).

Análisis y Descripción de los puestos de trabajo. Conceptos y Objetivos.

Antes de entrar en materia de conceptos, resulta conveniente realizar una serie de reflexiones relacionadas todas ellas con la figura del puesto de trabajo, a partir de la bibliografía consultada:

Respecto a su procedencia podemos afirmar que el análisis de los puestos de trabajo nace y se desarrolla en el ámbito de la teoría y de las técnicas de la Organización Científica del Trabajo. Esta escuela del pensamiento organizativo propugna la racionalización del centro de trabajo como vía principal para la maximización del rendimiento de los trabajadores. El núcleo de esta corriente estaba constituido por el estudio organizado del trabajo, posterior análisis hasta conseguir reducirlo a sus elementos más simples y la mejora sistemática del rendimiento del trabajador con relación a cada uno de estos elementos.

El análisis de los puestos de trabajo es un proceso objetivo, en la medida en que no tiene en consideración a la persona que ocupa el puesto de trabajo, sino al puesto en sí (7,32). Aparece entonces el peligro que acecha a todo analista de puestos: perder la orientación y concentrarse en el titular del puesto de trabajo en lugar de hacerlo en el propio puesto. Esta circunstancia también está presente en el proceso de valoración de los puestos de trabajo (28).

Los puestos, curiosamente, son considerados como una posesión personal por parte de sus ocupantes y ello unido al inevitable egocentrismo presente en la interpretación de las percepciones individuales induce a los empleados a considerar este proceso como una intromisión territorial molesta (34).

El puesto de trabajo determina en gran medida el rol que las personas juegan en las organizaciones. Esto hace que se espere un determinado comportamiento en un individuo por el simple hecho de ocupar un determinado puesto de trabajo.(3)

El puesto de trabajo es el principal nexo de unión entre los empleados y la organización. Efectivamente, este vínculo permite a los individuos realizar aportaciones para con su organización, al tiempo que les permite recibir las recompensas pertinentes. Estas recompensas pueden ser intrínsecas (satisfacción respecto al trabajo realizado, sentimientos de logro, etc.) y extrínsecas (promociones y remuneraciones principalmente). Hágase constar en este momento que la remuneración continúa ocupando un lugar ciertamente privilegiado entre los instrumentos de motivación de que disponen las organizaciones, y que es precisamente el puesto de trabajo ocupado uno de los principales determinantes del montante económico recibido por tal concepto.

Las organizaciones pueden ser entendidas como conjuntos de personas que desempeñan puestos de trabajo o como conjuntos de puestos de trabajo que son ocupados por personas. En consecuencia el tándem persona-puesto de trabajo es el que caracteriza a una organización de forma similar a como el tándem producto-mercado caracteriza la estrategia desplegada.

Resulta oportuno aclarar en este momento que no siempre existe equivalencia entre el número de empleados de una organización y el número de puestos de trabajo distintos que dicha organización contempla. Con frecuencia suele ocurrir que diversas personas ocupan puestos de idéntico contenido, luego, generalmente el número de puestos de trabajo es inferior al de miembros de la compañía. No obstante, también pueden observarse situaciones contrarias cuando una determinada firma convive con la figura del puesto vacante. En este caso existe el puesto, pero no la persona que ha de ocuparlo. Esta circunstancia normalmente tiene carácter coyuntural; no estructural. Las posibles combinaciones resultado de cruzar la existencia/inexistencia de empleados y puestos de trabajo pueden ser observadas en el gráfico 2.(6)

Puesto SI; Persona SI Puesto NO; Persona SI

PUESTO CUBIERTO EXCEDENTE DE PLANTILLA

Puesto SI; Persona NO Puesto NO; Persona NO

PUESTO VACANTE PUESTO POTENCIAL

Gráfico 1. Adaptado de ELORDUY MOTA (1993)

Normalmente este proceso es acometido en tres típicas ocasiones: una primera cuando la organización nace y se enfrenta a la necesidad de sistematizar su flujo de trabajo; en segundo lugar, cuando es creado un

nuevo puesto de trabajo; y, en tercer lugar, cuando un puesto, a consecuencia de la implantación de nuevos métodos, procedimientos o tecnología, es alterado en su contenido significativamente.(31)

Como última de las reflexiones apuntadas debemos señalar que la figura del puesto de trabajo es el principal referente de la gestión de carreras. Por tanto, los individuos y las organizaciones evaluarán esta faceta a partir de la relación de puestos de trabajo desempeñados durante el historial profesional de los empleados.(31)

Los términos "Análisis de puestos de trabajo", "Descripción de puestos de trabajo" y "Especificaciones o requisitos del puesto de trabajo" son habitualmente utilizados indistintamente; por lo que conviene establecer, al menos de forma teórica, una diferenciación conceptual (18):

Análisis de puestos de trabajo: procedimiento de obtención de información acerca de los puestos: su contenido y los aspectos y condiciones que los rodean.

Descripción de puestos de trabajo: documento que recoge la información obtenida por medio del análisis, quedando reflejada de este modo, el contenido del puesto así como las responsabilidades y deberes inherentes al mismo.

Especificaciones del puesto de trabajo: esta relacionado con los requisitos y cualificaciones personales exigidos de cara a un cumplimiento satisfactorio de las tareas: nivel de estudios, experiencia, características personales, etc. Estos requisitos emanan de forma directa del análisis y descripción del puesto. Mediante esta información se elaboraría el perfil profesiográfico. Figura 1.

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Figura 1: Elementos del diseño de los puestos de trabajo

Es importante, también, aclarar la diferencia existente entre ciertos términos comúnmente utilizados en el Análisis y descripción de puestos de trabajo:

Elemento: Es la unidad mínima indivisible del trabajo.o Tarea: Actividad individualizada e identificable como diferente del

resto.o Función: conjunto de tareas, realizadas por una persona, que

forman un área definida de trabajo. Suelen mantener entre sí una relación de proximidad física o técnica.

o Obligación: se le denomina así a las diversas compromisos que puede desarrollar una persona en una organización.

o Puesto: Se trata de una o mas funciones que se organizan constituyendo una nueva unidad de orden superior y adoptan una

posición jerárquica en la organización. También puede definirse como "una unidad de organización que conlleva un grupo de deberes y responsabilidades que lo vuelven separado y distinto de los otros" (8).

o Ocupación: clases de puestos que pueden ser hallados en diferentes organizaciones y que presentan una gran similitud entre sí. Este término está relacionado con la calificación profesional de los individuos, que le capacita para el desempeño de determinados puestos de trabajo.

Por las características del tema objeto de estudio se hace necesario adentrarnos un poco en los aspectos relacionados con puesto de trabajo a partir del análisis e interpretación de las definiciones encontradas en la literatura consultada.

PERETTI (1987), en este sentido, afirma que este proceso debe responder a dos preocupaciones: conocer la utilidad del trabajo y describir los componentes (materiales, organizacionales, ambientales) del mismo(29).

PEÑA BAZTAN (1990) lo define como "la fijación del contenido de un puesto de trabajo, con las funciones o actividades que en el mismo se desarrollan, así como los niveles de formación, habilidad, experiencia, esfuerzo que son precisos y la responsabilidad que se exige a su ocupante en el marco de unas determinadas condiciones ambientales. (...) Dada la importancia, de esta actividad, es preciso aplicar a su realización el máximo interés y esfuerzo, utilizando analistas capacitados, a los que se hayan señalado normas claras y concretas a fin de que, si se utilizan varios, puedan aplicar idénticos criterios de observación y análisis."(28).

Según LOUART(1994) puesto de trabajo no es mas que: "punto de encuentro entre una posición, que es a la vez geográfica, jerárquica y funcional, y un nivel profesional, que se refiere a competencia, formación y remuneración. Comporta un conjunto de actividades relacionadas con ciertos objetivos y supone en su titular ciertas aptitudes generales, ciertas capacidades concretas y ciertos conocimientos prácticos relacionados con las maneras internas de funcionar y con los modos externos de relacionarse"(20).

Insistiendo un poco más en el puesto de trabajo, señalaremos que NOE, HOLLEMBECK, GERHART y WRIGHT (1994) presentan esta figura desde una perspectiva de proceso; es decir, inputs concurren en un puesto de trabajo para dar lugar a una serie de outputs.(24)

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Figura 2. Proceso que ocurre en los puestos de trabajo

Efectivamente, en una estructura organizativa correctamente diseñada todo puesto de trabajo responde a una necesidad de la organización, por consiguiente ha de esperarse una aportación de dicho puesto para con la organización; además debe superar ciertos criterios de productividad y calidad. Para lograr estos outputs, los puestos de trabajo están diseñados a partir de tareas, obligaciones y ocupaciones que han de ser desempeñadas mediante los procedimientos instaurados por la organización, los cuales han de responder a criterios de eficacia y eficiencia. Finalmente señalar que en el desempeño de estas actividades están presentes una serie de factores mediáticos: la persona que ocupa el puesto de trabajo (conocimientos, habilidades, potencial, etc.), los medios necesarios para ejecutar las actividades (tecnología usada, herramientas disponibles, etc.) las condiciones organizacionales (relaciones humanas, clima laboral, etc.) y ambientales (lugar físico, iluminación, ruido, etc.).

De acuerdo a lo anteriormente comentado, el Análisis y Descripción de los puestos de trabajo puede ser definido como el proceso de determinación, mediante la observación y el estudio, de los elementos componentes de un puesto específico, estableciéndose las responsabilidades, capacidades, requisitos físicos y mentales que exige, los riesgos que comporta y las condiciones ambientales en las que se desenvuelve. Los autores consultados lo definen como:

DESSLER (1994) define el análisis de puestos de trabajo como el "procedimiento para determinar las obligaciones y habilidades requeridas por un puesto de trabajo así como el tipo de individuo idóneo para ocuparlo"(10).

CARREL, ELBERT y HATFIELD (1995) señalan que es el "proceso por el cual la dirección investiga sistemáticamente las tareas, obligaciones y responsabilidades de los puestos dentro de una organización. El proceso incluye la investigación del nivel de toma de decisiones de los empleados pertenecientes a una determinada categoría profesional, las habilidades que los empleados necesitan para ejercer su puesto adecuadamente, la autonomía del trabajo en cuestión y los esfuerzos mentales requeridos para desempeñar el puesto"(5).

Similar resulta la definición ofrecida por DUCCESCHI (PUCHOL, 1993): "proceso de determinar, mediante observación y estudio, los elementos componentes de un trabajo específico, la responsabilidad, capacidad y los requisitos físicos y mentales que el mismo requiere, los esfuerzos y riesgos que comporta y las condiciones ambientales en las que se desenvuelve".(30)

El análisis y descripción de puestos de trabajo es una herramienta básica para toda la Gestión de Recursos Humanos. Permite aclarar los cometidos de los individuos y sus aspectos colectivos, permite controlar la carga laboral y su evolución de manera que se pueda actuar sobre los calificadores, las decisiones técnicas y los equilibrios de la organización.

En la descripción se detallan:

"Que hacen" los trabajadores: Tareas, funciones o actividades que ejecutan en el desempeño del puesto.

"Como lo hacen": Recursos que utilizan, métodos que emplean, manera como ejecutan cada tarea.

"Para qué lo hacen": Objetivos que pretenden conseguir, propósito de cada tarea.

Junto a esto se han de especificar los requisitos y cualificaciones necesarias para que el trabajador realice las tareas con una cierta garantía de éxito.

Entre los objetivos o posibles usos del análisis y descripción de puestos de trabajo cabe destacar los siguientes:

Reclutamiento: El análisis y descripción de puestos de trabajo proporciona información sobre las características que debe poseer el candidato/a a ocupar el puesto de trabajo y por tanto resulta de utilidad a la hora de determinar las fuentes de reclutamiento, esto es, aquellos lugares, centros, etc., donde es más probable que encontremos suficiente número de personas que se ajustan a los requisitos exigidos.

Selección de Personal: El análisis y descripción de puestos de trabajo proporciona datos suficientes para elaborar el perfil profesiográfico o profesiograma en el que se especifican las características y requisitos tanto profesionales como personales que debe cumplir el candidato para desarrollar de forma adecuada las tareas y actividades propias del puesto. Esta información guiará la elección de la batería de pruebas psicológicas que se utilizará para medir las características aptitudinales y de personalidad que buscamos. También servirá de guía para la entrevista de selección y para los distintos procedimientos selectivos que se utilicen: dinámicas de grupo, assesment center, etc.

Formación: Comparando el ajuste existente entre los requisitos exigidos por el puesto y los conocimientos, aptitudes y características que aporta el candidato, podremos determinar la existencia de posibles desajustes que indiquen la necesidad de desarrollar acciones formativas encaminadas a subsanar las carencias y potenciar los aspectos positivos. De esta forma, una vez detectada la necesidad podremos diseñar e implementar los planes de formación más adecuados.

Evaluación del desempeño: Dado que la descripción de puestos nos indica las tareas, actividades, deberes y obligaciones de las que es responsable la persona que ocupa el cargo, dicha descripción nos servirá para determinar hasta que punto la persona está desarrollando un rendimiento acorde a lo exigido por el puesto. Esto cobra especial relevancia si se está utilizando un procedimiento de evaluación por objetivos o por valores.

Valoración de Puestos: El análisis y descripción de puestos de trabajo constituye la herramienta básica a partir de la cual se determina el sistema de valoración de puestos a utilizar. Sin el análisis de puestos de trabajo no resultaría posible la posterior realización de la valoración, procedimiento mediante el que se pretende determinar el valor relativo de los distintos puestos que componen una organización. Esto se hace de cara al establecimiento de sistemas retributivos más justos y equitativos.

Otras Finalidades en las que contribuye o participa:

Administración de salarios

Seguridad e higiene del trabajo

Planes de carrera

Mejora de la comunicación entre el personal de la organización y otras. (18)

Profesiograma De Cargos.

A partir del ADPT se elabora el Profesiograma de cargos que constituye el documento que sintetiza los principales requerimientos y exigencias que debe poseer el ocupante del puesto.

Según A. Cuesta Santos "el Profesiograma, cuyos componentes esenciales se expresan en la figura 3, es el resultado de las actividades claves de ADPT, marca un hito metodológico fundamental y es un elemento esencial de conexión técnico – organizativo.(9)

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Figura 3: Componentes esenciales del ADPT.

Para J. M. Fourgous citado por M. Fernández Ríos, el Profesiograma debe contener las seis rúbricas siguientes:

1. La identificación del puesto: Denominación exacta, lugar de trabajo, número de personas que ejercen el mismo cargo.

2. El objetivo del puesto: La situación dentro del organigrama.3. Las responsabilidades del puesto.4. Las relaciones: relaciones en el seno de un equipo, animación, contactos,

influencias sobre el trabajo de otros que no tienen relación de supervisión con el puesto que se describe y que es ejercida a través del intercambio de información o de opinión.

5. Las condiciones físicas de trabajo: descripción del lugar de trabajo, naturaleza del esfuerzo físico, riesgos posibles, así como las exigencias

mentales inherentes al mismo. En cuanto a las exigencias mentales se consideran la concentración, reflexión, coordinación, juicio, discernimiento, etc., que el puesto requiera para el desarrollo de sus funciones, teniendo en cuenta tanto la frecuencia con que se los requiere cuanto la complejidad del razonamiento requerido.

6. Requerimientos para ocupar el puesto: Deberán indicarse las condiciones mínimas que debería reunir el ocupante ideal del puesto que se describe los cuales no coincidirán necesariamente con los que posee el ocupante real del puesto, incluye:

Estudios: Nivel mínimo y la especialidad de los estudios formales requeridos, se refieren a aquellos que se adquieren fuera de la empresa, con sus propósitos general y no necesariamente para un puesto específico.

Cursos de especialización: Se especificaran aquellos cursos o actividades complementarias que proveen conocimientos particulares especializados y que se consideran necesarios para el cumplimiento de las tareas del puesto.

Experiencia previa y entrenamiento: Se indicará el tiempo mínimo de trabajo como para una persona de características medias y con el nivel de estudios ya descrito, este en condiciones de ejercer satisfactoriamente todas las funciones y salarios, pensiones de jubilación, primas, beneficios, posibilidades de promoción, cambios, desarrollo de carreras.(14)

Nombre del cargo u ocupación Dirección de trabajo. Objetivos Responsabilidades Relaciones con otros puestos Calificación técnica Nivel de escolaridad requerido Habilidades y conocimientos requeridos Cualidades Físicas Sexo Características personológicas necesarias.

Es necesario precisar que el profesiograma no puede constituir un documento estático en el tiempo y ajeno al micro y macro entorno laboral. Sobre este aspecto señala A. Cuesta: "Como tendencia actual es hacia puestos polivalentes o de multihabilidades, habría que garantizar que los profesiogramas, perfiles de cargos o perfil por competencia se mantengan consecuente con esa tendencia, de manera que no signifique encasillamiento o traba legal, sino un marco referencial, flexible y coherente con un perfil amplio, propiciando el enriquecimiento del desempeño o trabajo, tanto en vertiente horizontal como vertical" (9).

Para la confección de los profesiogramas de cargos es necesario durante el proceso de investigación brindar la mayor información posible familiarizando al personal implicado con las concepciones modernas de GRH, a fin de obtener la

máxima colaboración de todos, fomentar el diálogo y la comunicación, para eliminar suspicacias que procedimientos de este tipo suelen generar entre los empleados.

En cuanto a la redacción de los profesiogramas de los cargos no existe un esquema fijo de presentación y descripción de un puesto, no obstante en la bibliografía consultada se sugiere el uso de un estilo sencillo, conciso y claro, procurando iniciar cada frase con un verbo de acción y en tiempo presente.

Fernández Ríos (14) sobre el tema, recomienda:

Sólo valen hechos objetivos, no las opiniones e interpretaciones subjetivas. La descripción debe ser sencilla. Palabras ambiguas como: "tal vez", "puede", "ocasionalmente", "pocas

veces", siempre son fuentes de conflictos interpretativos y en consecuencia habrán de evitarse.

Si se describe un puesto de trabajo es preciso asegurarse de que se ha hecho plenamente. De no ser así debe indicarse con la máxima claridad y transparencia.

Un puesto de trabajo no es ninguna "historieta" que haya que ser contada. En consecuencia debe usarse un correcto estilo literario, con corrección y fluidez sintáctica.

Los contenidos de las afirmaciones deben ajustarse a la estructura previa del formato, evitando duplicaciones y redundancias innecesarias.

Siempre que sea necesario hacer referencia a otro puesto de trabajo, debe mencionarse la denominación formal del mismo.

Teniendo en cuenta los estudios realizados es recomendable establecer un procedimiento para el Análisis y Descripción de Puestos de Trabajo y a partir de este elaborar el modelo de profesiograma de cargos, que permita recoger toda la información necesaria acerca de las características y requisitos del candidato para ocupar el puesto de trabajo.

El procedimiento de Análisis y Descripción de puestos de trabajo utilizado debe brindarle información detallada y abarcadora a la Organización de todos los puestos de trabajo, para su estudio y al grupo de experto que una vez procesada dicha información decidirán los aspectos claves que debe estar en el profesiograma de cargos, teniendo en cuenta la repercusión e importancia de estos en el desenvolvimiento del ocupante del puesto.

Esto nos permitirá que cuando se necesite consultar el profesiograma para un proceso de selección, un análisis de las necesidades y/o la evaluación del desempeño, se concentrará la atención en aquellos datos que realmente interesan.

MANUAL DE ANALISIS Y DESCRIPCION DE PUESTOS

I. IDENTIFICACION DEL CARGO

Nombre del puesto Gerente de Mercadeo

Departamento Mercadeo

Nombre del puesto del jefe inmediato Gerente de Operaciones

Puestos que Supervisa en Forma Directa Asistentes, asociados

Puestos que Supervisa en Forma Indirecta Gerente de Tienda

Elaborado por

Fecha de elaboración 02/02/2009

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II. RESUMEN DE LAS FUNCIONES DEL CARGO

Funciones:

• Análisis de mercado, distribución y entorno de la empresa

• Diseño y presentación de nuevos productos

• Diseño y ejecución de planes promocionales y programación de ambos.

• Actividades de merchandising mensual

• Encargado de gestionar artes e información POP

• Generación de alianzas estratégicas

• Obtener información de 5 estándares de cada sucursales

• Organizar actividades de inauguración o remodelación de sucursales

• Sugerir a los encargados cambios en las sucursales

• Planificar , organizar y dirigir la apertura de nuevas sucursales

• Planificar la remodelación de sucursales

III. FINALIDAD DEL CARGO

¿Cuales son los principales los objetivos del cargo?

Abrir nuevos mercados para lograr un crecimiento sostenible de la organización, a través de la investigación sistemática de la preferencias y expectativas de los clientes

IV. DESCRIPCION DE FUNCIONES

¿Qué hace?

(Que funciones tiene) ¿Como lo hace? ¿Para qué lo hace?¿Cada Cuánto lo Hace?

• Análisis de mercado, distribución y entorno de la empresa

• Analizar la psicología del consumidor a través de la observación para aplicarla en la promoción del producto

• Identificar nuevos nichos de mercados por medio de la investigación de mercado

• Analizar el mercado a través de la informática y otros medios de comunicación

• Análisis de los movimientos de la competencia

• Para tener un crecimiento sostenible en el tiempo de la organización.

• Para incursionar donde la competencia no lo ha hecho para obtener ventaja competitiva

• Para dar al publico las mejores promociones en el área de comida rápida y lo mejores precios

• Para estar preparados y sacar ventaja de los movimientos de la competencia

• Todos los días constantemente

• Todos los días constantemente

• Todos los días

• Todos los días

• Diseño y presentación de nuevos productos • Diseño de etiquetas y empaques atractivos para el cliente

• Diseño de nuevos productos

• Para proyectar una excelente imagen hacia los clientes

• Para mantener la imagen que queremos proyectar • Ocasionalmente

• Ocasionalmente

• Diseño y ejecución de planes promocionales y ejecución de combos

• Preparación y diseño de campañas publicitarias y promocionales

• Administración de fechas especiales para ser aprovechadas y proponer eventos promocionales

• Organización , presentación y gestiones de contactos con proveedores promocionales

• Evaluar y recomendar diferentes agencias de comunicación para llevar a cabo publicidad y promociones y hacer gestiones para su contratación

• Evaluar recursos como telemercadeo para vender el producto •Para promover las ventas y asegurar la permanencia de la empresa en el

tiempo

• Para aprovechar aumentar las ventas en dichas fechas festivas

• Para preparar los eventos con las proveedores y apartar cupos, para evitar atrasos

• Recomendar una terna de agencias publicitarias que menos costos generen a la Compañía

• Para tener nuevas opciones de mercado o nuevos canales de distribución

• Semanal

• Ocasionalmente

• Ocasionalmente

• Ocasionalmente

• Todos los dias

• Actividades de merchandising mensual

• Realizar actividades de publicidad en el punto de ventas

• Realizar sugerencias de arreglos de producto adaptado a cada sucursal •Para hacer mas llamativas clientes los productos y servicio que prestamos

• Para evitar que el cliente vea siempre lo mismo, y la rotación del producto sea más efectiva • 1 vez al mes

• Ocasionalmente

• Encargado de gestionar artes e información de material P.O.P •Gestionar la creación de material P.O.P. con proveedores tomando en

cuenta el precio, calidad del producto, servicio y rapidez de entrega

• Proporcionar elementos necesarios a los proveedores para el diseño de artes y material a utilizar para la publicaciones

• Para asegurarse que los materiales sean de calidad, tengan un precio justo y que la entrega sea al tiempo estipulado

• Para que el material tenga todas las especificaciones dadas, la calidad sugerida y el tiempo que se requiere

• Una vez al mes

• Una vez al mes

¿Qué hace?

(Que funciones tiene) ¿Como lo hace? ¿Para qué lo hace?¿Cada Cuánto lo Hace?

• Generación de alianzas estratégicas

• Promover nuevos productos ya exigentes a través de patrocinio o actividades de lanzamiento empuje en lugares donde haya presencia de clientes actuales o potenciales

• Generar relaciones comerciales con diferentes empresas

• Abrir nuevas oportunidades de negocio o explotar al máximo las existentes

• Para expandir o asegurar relaciones con proveedores, para cubrir mas territorio, para llegar a clientes donde no es posible nuestra presencia •

Ocasionalmente

• Ocasionalmente

• Obtener información de 5 estándares de cada sucursal

• Analizar información obtenida por medio de supervisores para identificar los puntos fuertes o débiles en el cumplimiento de los estándares

• Llevar acabo acciones de conjunto con gerencia de Área, Operaciones y Gerentes de Sucursal para motivar al personal a cumplir a cabalidad los estándares establecidos por la empresa

• Para garantizar la existencia del menú completo que es ofrecido a los clientes y asegurar que se estén cumpliendo con todos los lineamientos dados, además ver donde se puede mejorar.

• Retroalimentar al personal de las acciones a llevarse a cabo e incentivarlos para desempeñar mejor las tareas

• Todos los días

• Cuando sea necesario

• Organizar actividades de inauguraciones o remodelaciones de sucursales• Contar con proveedores de servicio de entretenimiento para

actividades de apertura

• Preparar muestras de productos, hojas volantes, música, promociones, entre otros • Para poner alegría a las actividades, llamar la atención de los clientes e impulsarlos a comprar

• Para que la gente pruebe los productos, se de cuenta quienes somos y que productos ofrecemos

• Todos los días

• ocasionalmente

• Sugerir a los encargados cambios en las sucursales

• Llevar a cabo un libro de bitácoras en donde se anoten las observaciones y sugerencias realizadas

• Asegurar de que las sugerencias realizadas se hayan cumplido por medio de visitas a las sucursales • Para verificar que los lineamentos dados se cumplan según las indicaciones

• Para asegurarse del cumplimiento de las sugerencias

• Todos los días

• Ocasionalmente

• Planificar, organizar y dirigir la apertura de nuevas sucursales •Identificar el punto o zona de ubicación de la tienda

• Contactar con proveedores para determinar la distribución de la tienda con base a diseño

• Para acercarse a los clientes potenciales, además para expandir nuestros servicios

• Contar con la opinión de los proveedores para determinar la accesibilidad del nuevo restaurante

• Ocasionalmente

• Ocasionalmente

V. REQUERIMIENTOS DEL CARGO.

FACTORES DE HABILIDAD

EDUCACION

Nivel mínimo de educación Educación superior

Cual Lic. En mercadeo

Cursos complementación Publicidad y Promoción de productos

Requiere Inglés si Nivel 80% como mínimo

MotivoComunicación directa con Wendy’s Internacional Inc.

EXPERIENCIA (Que experiencia previa se requiere para desempeñar en este cargo)

PROMOCION INTERNA

Tiempo (años) 3 Dpto. Similares

Cargo Asistente de promoción

EXTERNO

Tiempo (años) 4 años Dpto. Mercadeo

Cargo Gerente o Sub gerente de Mercadeo y Promoción o afines

Entrenamiento recibido para el desarrollo de las funciones del cargo

Capacitaciones de publicidad y promoción.

Conocimientos Competencias conductuales

• Conocimiento y desarrollo de la industria y planificación

• Conocimientos de HACCP Y BPM

• Sistemas de Gestión de Calidad

• Técnicas de Excelencia en el Servicio al cliente

• Idioma Ingles

• Proyecciones de ventas y mercado

• Preferencias del cliente

• Conocimientos en técnicas estadísticas

• Conocimientos en promoción de productos • Empatía

• Creatividad

• Iniciativa

• Capacidad investigativa

• Dinamismo

• Extrovertido

• Tolerancia a la frustración

• Proactivo

El cargo tiene dependencia de otras áreas

Cuales: Sí, de la Gerencia de Operaciones

Casos en los que trabaja bajo presión:

Cuando están siendo elaboradas las promociones de ocasiones especiales, o cuando sea requerida su presencia en la organización de un evento

Tareas que se consideran repetitivas:

• Ejecución de planes promocionales

• Análisis de la competencia

• Análisis de mercado

TOMA DE DECISIONES

Posee el poder de en la toma de decisiones: Si

Casos: En todo lo concerniente a planes, estrategias y actividades de promoción y mercadeo, aunque debe estar en comunicación constante con la Gerencia de Operaciones.

Casos en los que es necesario consultar con el jefe Inmediato para la toma de decisiones.

Casos: En el tratamiento de la información y el manejo de lo referente a lo confidencial

FACTORES DE RESPONSABILIDAD

BIENES Y VALORES

Bienes y/o valores por los cuales responde directamente:

Responde por valores: Si Monto en dólares -------------------------

• Responsabilidad de la confidencialidad de la información.

• Por bienes y activos fijos.

• Ética profesional.

• Si actúa incorrectamente y además lo hace con dolo, le puede acarrear una responsabilidad penal o civil, puesto que si su actuación ilegal dolosa causa perjuicios a terceros, es apenas natural que deba responder por ello.

RELACIONES INTERPERSONALES

A- INTERNAS

¿Con que cargos o áreas se relaciona dentro de la organización?

(Con quienes cargo o área) MOTIVO PERIOCIDAD IMPACTO POR

MALA RELACION

• Gerencia de Área

• Gerentes de Tiendas

• Para coordinar nuevas promociones y actividades de mercadeo

• Retroalimentación de las promociones ejecutadas

• Ocasionalmente

• Ocasionalmente

• No se consiguen los resultados esperados de las estrategias

• No se conocen los resultados de las promociones

B- EXTERNAS

¿Con quiénes se relaciona fuera de la organización?

(Con quienes cargo o área) Razón

• Clientes

• Proveedores (Compañías publicitarias) • Para conocer sus preferencias y costumbres de compra

• Para coordinar y solicitar servicios

POR INFORMACION

Tiene que Presentar Informes: Si

Nombre del informeTipo Dirigido a

(cargo o área) Periocidad

• Planificación de promociones

• Precios sugeridos

• Lineamentos de Promociones • Interna

• Interna

• Interna • Gerente de Operaciones

• Gerente de Operaciones

• Gerente de Área

Mensual

Mensual

Ocasionalmente

Maneja información confidencial dentro de la organización: Sí

Tipo de información (solo nombrada):

• Planes estratégicos de Mercadeo

• Promociones a Ejecutar

CONDICIONES DE TRABAJO

Describa las condiciones ambientales que hacen adecuado el puesto de trabajo (iluminación, ruidos, ventilación, temperatura, etc.),

• Iluminación adecuada

• Confort en los escritorios

• Herramientas adecuadas al puesto de trabajo( conto metro, computadora, lápiz y papel)

• Aire acondicionado a temperatura ambiente

Riesgos que tiene durante el desempeño del cargo: Afectaciones nerviosas, enfermedades ocupacionales

Capacidades sensoriales necesarias y a que escala: Vista a una escala de mucho; el oído a una escala de regular.

Tipo de fatiga que ocasiona el puesto en el cuerpo del ocupante:

El tipo de fatiga causada por el puesto es mental.

 

Condiciones Personales

Este cargo puede ser desempeñado tanto por el género masculino o femenino de en una de edad de 30 a 40 años.

Habilidades

• Habilidad para investigar, crear y desarrollar nuevos productos

• Habilidad para proyectar( visión a futuro)

• Habilidad para comunicarse oralmente y de forma escrita

• Establecer y mantener nuevas relaciones

• Habilidad para analizar y solucionar problemas

• Habilidad para gestionar al personal

• Habilidad para manejar múltiples situaciones simultaneas

• Liderazgo

Otros requisitos

Jornada Laboral:

Comprendida de

De Lunes a Viernes en horarios

De 8:00 a.m. a 12:00 md

De 1:00 p.m. a 5:00 p.m.

Sábados en horarios de

De 8:00 a.m. a 12:00 md

Descripción General del puesto

• Desarrollar labores de mercadeo en general así como estudiar el mercado para encontrar nuevos nichos de mercado, todo encaminado a cumplir los planes de ventas

Elaborado por : RR.HH Wendy’s International Inc. Latinoamérica

Autorizado por : Wendy’s International Inc.

CONCLUCION

La descripción y especificación de puestos brinda a las organizaciones de una manera clara y sencilla la manera de cómo debe realizarse las actividades en cada uno de los puestos y además los factores necesarios para realizar las actividades.

Para cumplir con el objetivo esperado de una descripción de puestos debe contener: un detalle pasó a paso de las actividades de cada puesto información sobre la relación jerárquico con otros puestos.

Una descripción y especificación de puestos clara y objetiva, brinda información útil para el análisis y evaluación de cada puesto, así como también constituye una herramienta útil para la selección de personal.

Bibliografia

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de los Negocios