toma fisica de inventarios
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INTRODUCCION
Para cualquier tipo de activo debe de existir un nivel optimo de control para salvaguardar
los bienes de la compañía para así cumplir con la ejecución de planes de la empresa. Conel presente trabajo de investigación se presentan los controlar básicos de inventarios a
efectuar y así evitar los puntos de peligro en administración de los mismos.
Como una medida de control interno de la empresa se debe comprobar que los
inventarios indicados en los registros contables existen físicamente, por lo cual reviste de
alta importancia la toma física de inventarios, ya que por medio de estos se puede
verificar la existencia de los mismos, así como el cumplimiento adecuado cumplimiento delos controles internos implementados como políticas implementados por la administración
de la compañía y que éstos sean los más adecuados de acuerdo a la naturaleza del
inventario
Es importante que el estudiante de Contaduría conozca las herramientas que posee el
Contador Público y Auditor para dictaminar acerca de la razonabilidad de los Estados
Financieros. Para dar a conocer lo anterior exponemos los definiciones, procedimientosde auditorias aplicables a este tema.
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TOMA FISICA DE INVENTARIOS
1. GENERALIDADES DE UNA AUDITORIA DE ESTADOS FINACIEROS.
El contador público independiente puede desempeñar diversas actividades o
trabajos aplicando sus conocimientos técnicos, pero su principal actividad es la
auditoria de estados financieros; la cual tiene por objetivo final el emitir una opinión
en la que haga constar que dichos estados financieros presentan la situación,
financiera, los resultados de operación, las variaciones en el capital contable y los
cambios en la situación financiera de la empresa a una fecha, de acuerdo con los
principios de contabilidad generalmente aceptados.
El trabajo de auditoría tiene por consiguiente, como finalidad inmediata,
proporcionar al propio contador público los elementos de juicio y de evidencia
suficiente para poder emitir su opinión de una manera objetiva y profesional. Es,
por tanto, responsabilidad personal e indeclinable del propio auditor determinar la
naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos de auditoria a aplicar, que
considere necesarios.
2. MARCO REFERENCIAL PARA UNA AUDITORIA DE ESTADOSFINANCIEROS.
El objetivo de una auditoria de estados financieros es facilitar al auditor expresar
una opinión sobre si los estados financieros están preparados, respecto de todo lo
importante, de acuerdo con un marco de referencia de información financiera
aplicable.
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El termino “estados financieros” se refiere a una representación estructurada de la
información financiera, que ordinariamente incluye notas complementarias,
derivadas de registros contables y que propone comunicar los recursos
económicos u obligaciones de una entidad en un momento de tiempo los cambios
correspondientes por un periodo de tiempo, de acuerdo con un marco de
referencia de información financiera. El término puede referirse a un juego
completo de estados financieros pero puede también referirse a un solo estado
financiero.
Los requisitos del marco de referencia de información financiera determinan la
forma y contenido de los estados financieros y lo que constituye un juego completo
de estados financieros. Para ciertos marcos de referencia de información
financiera, un solo estado financiero (como un estado de flujo de efectivo y las
notas aclaratorias relacionadas) constituyen un juego completo de estados
financieros. Por ejemplo, la Norma Internacional de contabilidad del Sector
Publico (IPSAS, con sus siglas en ingles), información financiera bajo la
contabilidad con base en efectivo, declara que el principal estado financieros es un
estados de recibos y pagos de efectivo cuando una entidad del sector publico
preparara y presenta sus estados financieros de acuerdo a esta norma.
La administración es responsable de identificar el marco de referencia de
información financiera que se ha de usar en la preparación y presentación de los
estados financieros. La administración también es responsable de preparar y
presentar los estados financieros de acuerdo con ese marco de referencia de
información financiera aplicable. Esta responsabilidad incluye:
• Diseñar, implementar y mantener un control interno relevante a la
preparación y presentación de estados financieros que estén libres de
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representación errónea de importancia relativa, ya sea debida a fraude o
error.
• Selección y aplicar políticas contables apropiadas.
• Hacer estimaciones contables que sean razonables en las circunstancias.
2.1. Determinación de la aceptabilidad del marco de referencia de
información financiera
El auditor deberá determinar si el marco de referencia de información financiera
adoptado por la administración al preparar los estados financieros es aceptable.
El auditor ordinariamente toma esta determinación cuando considera si acepta el
trabajo de auditora, según discute en la NIA 210 Términos de los trabajos de
auditoria. Un marco de referencia de información financiera aceptable se conoce
en las NIA como el “marco de referencia de información financiera aplicable”.
El auditor determina si el marco de referencia de información financiera adoptados
por la administración es aceptable en vida de la naturaleza de la entidad y el
objetivos de los estados financieros.
2.2. Estados financieros diseñados para cumplir con las necesidades de
información financiera de usuarios específicos:
En algunos casos el objetivo de los estados financieros será cumplir con las
necesidades de información financiera de usuarios específicos. Las necesidades
de información de estos usuarios determinan el marco de referencia de
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información financiera aplicable en esas circunstancias. Son ejemplos de marcos
de referencia de información financiera para las necesidades de usuarios
específicos: contabilización con base en impuestos para un juego de estados
financieros que acompañan la declaración de impuestos de una entidad.
2.3. Estados financieros diseñados para cumplir con las necesidades
comunes de información financiera de una amplia gama de usuarios
Muchos usuarios de estados financieros no están en una posición de demandar
que los estados financieros se ajusten a la medida para cumplir sus necesidades
específicas de información. Aunque no pueden cumplirse todas las necesidades
información de usuarios específicos, hay necesidades de información financiera
que son comunes a una amplia gama de usuarios. Los estados financieros
preparados de acuerdo con un marco de referencia de información financiera
diseñado para cumplir con las necesidades comunes de información de una
amplia gama de usuarios se conoce como “estados financieros de propósito
general”.
2.4. Marcos de referencia de información financiera establecidos por organizaciones autorizadas o reconocidas:
Al presente, no hay una base objetiva ni autorizada que se haya reconocido
globalmente de manera general para juzgar la aceptabilidad de los marcos de
referencia de información financiera que se hayan diseñado par estados
financieros de propósito general. Hasta que exista esta base, se supone que losmarcos de referencia de información financiera establecidos por organizaciones
que sean autorizadas o reconocidas para promulgar normas que se usen por
cierto tipos de entidades, son aceptables para estados financieros de propósito
general preparados por dichas entidades, siempre y cuando las organizaciones
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siguen un proceso establecido y transparente que indiquen deliberación y
consideración de los puntos de vista de una amplia gama de partes interesadas.
Los ejemplos de estos marcos de referencia de información financiera incluyen.
• NIIF promulgadas por el consejo de Normas Internacionales de
Contabilidad.
• IPSAS (Normas Internacionales de Contabilidad del Sector Publico)
promulgadas por la federación internaron de contadores – Consejo de
Normas Internacionales de contabilidad del Sector Publico.
• Principios de contabilidad generalmente aceptados promulgados por un
reconocido establecedor de normas en una jurisdicción particular.
Estos marcos de referencia de información financiera a menudo se identifican
como el marco de referencia de información financiero aplicable en los requisitos
legislativos y reguladores que rigen la preparación de los estados financieros de
propósito general.
2.5. Marcos de referencia de información financiera complementado con
requisitos legislativos y reguladores.
En algunas jurisdicciones, los requisitos legislativos y reguladores pueden
complementar un marco de referencia de información financiera adoptado por la
administración con los requisitos adicionales relativos a la preparación y
presentación de los estados financieros. En estas jurisdicciones, el marco de
referencia de información financiera aplicable, para fines de aplicar las NIAS,
abarca tanto el marco de referencia de información financiera identificado como
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dichos requisitos adicionales, cierre y cuando no entre en conflicto con el marco de
referencia de información financiera aplicable.
2.5.1. Jurisdicciones que no tienen una organización establecedora de
normas autorizada y reconocida
Cuando una entidad esta registra u opera en una jurisdicción que no tiene una
organización autorizada o reconocida para establecer normas, la entidad identifica
un marco de referencia de información financiera aplicable. La practica en esas
jurisdicciones con frecuencia es utilizar un marco de referencia de información
financiera establecida por una de las organizaciones descritas anteriormente de
modo alternativo puede hacer convenciones contables establecidas en una
particular jurisdicción que sean generalmente reconocida como el marco de
referencia de información financiera aplicable para los estados financieros de
propósito general preparados por ciertas entidades especificadas que operen en
esa jurisdicción.
Los marcos de referencia de información financiera aceptables para estados
financieros de propósito general normalmente muestran los siguientes atributos,
los cuales dan como resultado información que se muestra en los estados
financiera que es útil para los usuarios:
a. Relevancia, en cuanto a que la información se da en los estados financieros
es relevante a la naturaleza de la entidad y el objetivo de los estadosfinancieros. (Por ejemplo, en el caso de una empresa de negocios que
prepara estados financieros de propósito general, la relevancia se evalúa en
termino de información que se necesita para complicar con las necesidades
comunes de información de una amplia gama de usuarios para tomar
decisiones económicas. Estas necesidades, ordinariamente cumplen
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presentando razonablemente la posición financiera, desempeño financiero y
flujo de efectivo de la empresa de negocios.)
b. Integridad, en cuanto a que no se omitan transacciones y eventos, saldo de
cuenta y revelaciones que pudieran afectar la presentación razonable de los
estados financieros.
c. Confiabilidad en cuanto a la información que se da en los estados
financieros:
• Refleja la sustancia económica de los eventos y transacciones no
meramente su forma lega.
• Da como resultado una evaluación, medición, presentación y revelación
razonablemente consistentes, cuando se usa en circunstancias
similares.
d. Neutralidad, en cuanto a que contribuya a una información libre de sesgo en
los estados financieros.
e. Comprensibilidad, en cuanto a que la información de los estados financieros
sea clara e integral y no este sujeta a un interpretación con diferenciasimportantes.
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2.6. Expresión de una opinión sobre los estados financieros:
Cuando un auditor expresa una opinión sobre un juego completo de estados
financieros de propósito general, preparados de acuerdo con un marco de
referencia de información financiera, diseñado para logra una presentaciónrazonable, el auditor se refiere a la NIA 700. El dictamen del autor independiente
sobre un juego completo de estados financieros de propósito general para normas
y lineamientos sobre los asuntos que el considera para formar una opinión de
dichos estados financieros y de la forma y contenido del dictamen del auditor. El
auditor también se refiera a la NIA 701 cuando expresa un opinión modificada de
auditora, incluyendo un párrafo de énfasis de asunto, una opinión con salvedad,
una abstención de opinión o una opinión adversa.
El auditor se refiere a la NIA 800 cuan expresa una opinión sobre:
a. Un juego completo de estados financieros preparados de acuerdo con la
base integral de contabilidad.
b. Un componente de un juego completo de estados financieros de propósito
general o de propósito especial, como un solo estado financiero, cuentas
especificadas, elemento de cuentas o partida de un estado financiero.
c. Cumpliendo de acuerdos contractuales
d. Estados financieros resumidos
3. NORMAS DE AUDITORIA RELACIONADAS A TOMA FISICA DE
INVENTARIOS.
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NIA 501 Parte A: Asistencia a conteo físico del Inventario: La Administración
ordinariamente establece procedimiento bajo los cuales el inventario es contado
físicamente, cuando menos una vez al año, para servir como base para la
preparación de estados financieros o para asegurar la confiabilidad del sistema de
inventario perpetuo.
Cuando el inventario es de importancia relativa para los estados financieros, el
auditor deberá obtener evidencia suficiente apropiada de auditoria respecto de su
existencia y condición, asistiendo el conteo físico del inventario a menos que no
sea factible. La asistencia del auditor sirve como prueba de controles y
procedimientos sustantivos sobre el inventario dependiendo de la evaluación del
riesgo y el enfoque planeado del auditor. Dicha asistencia hará posible al auditor
inspeccionar el inventario, observar el cumplimiento con la operación de
procedimientos de la administración para registrar, así como controlar los
resultados del conteo y proporcionar evidencia respecto de la confiabilidad de los
procedimientos de la administración.
Si esta imposibilitado a asistir al conteo físico del inventario en la fecha planeado
debido a causas imprevistas, el auditor deberá tomar u observar algunos conteos
físico en una fecha alternativa y, cuando sea necesario, aplicar procedimientos de
auditoria a las transacciones intermedias.
Donde la asistencia no es factible, debido a factores como la naturaleza y locación
del inventario, el auditor deberá considera si los procedimientos alternativos brinda
evidencia suficiente apropiada de auditoria de la existencia y condición para
concluir que el auditor no necesitar hacer referencia a una limitación en el alcance.
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Al planear la asistencia al conteo físico del inventario o los procedimientos
alternativos, el audito deberá considerar:
• Los riesgos de representación errónea de importancia relativa relacionados
al inventario.
• La naturaleza del control interno relacionado a inventario.
• Si se espera que sean establecidos procedimientos adecuados y se emitan
instrucciones apropiadas para el conteo físico del inventario.
• La organización del tiempo de conteo.
• Las locaciones en las que se tiene el inventario.
• Si se necesita la ayuda de un experto.
Cuando se tienen que determinar las cantidades por medio de un conteo físico del
inventario el auditor asiste a dicho conteo, o cuando la entidad opera un sistema
perpetuo y el auditor asiste a un conteo una o mas veces durante el año, el auditor
ordinariamente deberá observar los procedimientos de conteo y realizar conteos
de prueba.
Si la entidad usa procedimientos para estimar la cantidad físico, tal como estimar
una pila de carbón, el auditor necesitaría estar satisfecho respecto de la
razonabilidad de dichos procedimientos.
Cuando el inventario esta situado en varias locaciones, el auditor deberá
considerar a cuales locaciones es apropiada la asistencia, tomando en cuenta la
importancia relativa del inventario y el riesgo de representación errónea de
importancia relativa en diferentes locaciones.
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El auditor deberá revisar las instrucciones de la administración respecto de:
a. La aplicación de procedimientos de control, por ejemplo, recopilación de
hojas de recuento de existencias usadas, contabilidad de hojas de recuento
de existencias no usadas y procedimientos de conteo y reconteo:
b. Identificación precisa de la etapa de terminación del trabajo en progreso, de
artículos de movimiento lento, obsoletos, dañados y de inventario poseído
por una tercera parte, por ejemplo, en consignación: y
c. Si se hacen arreglos apropiados respecto del movimiento de inventario
entre áreas y el embarque, así como recepción de inventario antes y
después de la fecha de corte.
Para obtener evidencia de auditoria de que los procedimiento de la administración
están implementados adecuadamente, el auditor deberá observar los
procedimientos empleados y realizar conteos de prueba. Cuando realice conteos,
el auditor deberá poner a prueba tanto la integridad como la exactitud de los
registro de conteo, siguiendo el rastro a partidas seleccionadas del inventario
físico a los registro de conteo. El auditor deberá considerar el grado al cual es
necesario retener copias de dichos registro de conteo para subsecuentes pruebas
y comparación.
El auditor deberá también considerar procedimientos de corte, incluyendo detalles
del movimiento de inventario justamente antes de, durante y después del conteo,
de modo que la contabilidad de dichos movimiento pueda ser verificada en una
fecha posterior.
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Por razones prácticas el conteo físico del inventario puede conducirse en una
fecha distinta de la del fin del periodo. Esto, ordinariamente, será adecuado para
fines de auditoria sol cuando la entidad ha diseñado e implementado controlessobre los cambios en el inventarios. El auditor debiera determinar si, mediante el
desempeño de procedimientos apropiados, son registrados correctamente los
cambios en el inventario entre la fecha de conteo y el final del periodo.
Cuando la entidad opera un sistema de inventario perpetuo que se usa para
determinar el balance del fin del periodo, el auditor deberá evaluar si, mediante el
desempeño de procedimientos adicionales, se comprenden las razones para
cualesquiera diferencias significativas entre el conteo fisico y los registro de
inventario perpetuo, y si los registros son ajustados apropiadamente.
El auditor aplica procedimientos de auditora al listado final del inventario para
determinar si refleja en forma precisa los conteos reales del inventario
Cuando el inventario esta bajo custodia y control de una tercera parte, el auditor
ordinariamente obtendrá confirmación directa de la tercera parte sobre las
cantidades y condición del inventario retenido a nombre de la entidad.
Dependiendo de la importancia relativa de este inventario el auditor considerará
también:
• La integridad e independencia de la tercera parte.
• Observar o hacer arreglos para que otro auditor observe el conteo físico del
inventario.
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• Obtener un informe de otro auditor sobre la adecuación del control interno de la
tercera parte, para asegurar que el inventario es contado correctamente, asi
como salvaguardado adecuadamente.
• Inspeccionar la documentación referente al inventario retenido por terceraspartes, por ejemplo, recibo de almacén, u obtener confirma de otras partes
cuando dicho inventario ha sido comprometido como colateral.
4. IMPORTANCIA DEL CONTROL DE INVENTARIOS.
La importancia en el control de inventarios reside en el objetivo primordial de toda
empresa: obtener utilidades.
La obtención de utilidades obviamente reside en gran parte de Ventas, ya que éste
es el motor de la empresa, sin embargo, si la función del inventario no opera con
efectividad, ventas no tendrá material suficiente para poder trabajar, el cliente se
inconforma y la oportunidad de tener utilidades se disuelve. Entonces, sin
inventarios, simplemente no hay ventas.
El control del inventario es uno de los aspectos de la administración que en la
micro y pequeña empresa es muy pocas veces atendido, sin tenerse registros
fehacientes, un responsable, políticas o sistemas que le ayuden a esta fácil pero
tediosa tarea.
En todos los giros resulta de vital importancia el control de inventarios, dado que
su descontrol se presta no sólo al robo hormiga, sino también a mermas y
desperdicios, pudiendo causar un fuerte impacto sobre las utilidades. En el
presente estudio ejemplificaremos el control de inventarios de una empresa
restaurantera, dado que éste tipo de negocios combinan las funciones comercial,
de producción y servicios.
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Por ejemplo, sin el efectivo control de los inventarios dentro de un restaurante, las
fortalezas propias del giro (alta rentabilidad y liquidez) se convierten
automáticamente en debilidades.
El objetivo principal del presente documento es proporcionar herramientas básicas
y simplificadas del control de inventarios, a modo de hacer de esta función
rutinaria pero sencilla, que permita llevar a cabo la planeación y la maximización
de utilidades.
5. METODOS DE EVALUACION DE INVENTARIOS.
En el sistema de inventario permanente existen varios métodos para calcular el
monto de los inventarios, los más usados son: el de primeras entradas, primeras
salidas (PEPS); el de últimas entradas, primeras salidas (UEPS), el método de
promedio móvil.
Las empresas que utilizan este sistema de inventario llevan el control de la
circulación de sus mercancías, en unas tarjetas previamente elaboradas para tal
fin. El diseño de estas tarjetas no es estándar, cada empresa puede tener su
propio modelo adaptado a las necesidades y requerimientos particulares.
Cualquiera sea el modelo que se utilice, un buen control con información suficiente
para los efectos administrativos y contables requiere de una ficha de control de
existencias que contenga las siguientes partes: nombre del artículo, código,
unidad, ubicación, mínimo, máximo, proveedor, fecha, comprobante, cantidades,
precio unitario, monto.
Método de Primeras Entradas, Primeras Salidas (PEPS)
Con este método se supone que las primeras mercancías compradas (entradas)
son las primeras que se venden (salidas). Por lo tanto, las mercancías en
existencia al final del período serán las más recientes adquisiciones, valoradas al
precio actual o a los últimos precios de compra.
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Método de Últimas Entradas, Primeras Salidas (UEPS)
Este método considera que las últimas mercancías compradas (entradas) son las
primeras que se venden (salidas). Por lo tanto, las mercancías en existencia al
final del período serán las de más vieja adquisición, valoradas a los precios
iniciales de compra.
Método de Promedio Móvil
Este método reconoce que los precios varían, según se van comprando
mercancías, durante el ciclo económico. Por lo tanto, las salidas de almacén seránvaloradas al costo promedio de las existencias disponibles.
6. PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA PARA TOMA FISICA DE
INVENTARIOS.
La observación de la toma de inventarios físicos de existencias es un
procedimiento de auditoría generalmente aceptado. El auditor independiente queemita una opinión sin haber efectuado este procedimiento, debe tener presente
que es su responsabilidad sustentar la opinión expresada.
El objetivo de este procedimiento es proveer una guía al auditor independiente
para la observación de los inventarios físicos.
6.1. Consideraciones para la observación de los inventarios físicos
Cuando las cantidades del inventario son determinadas solamente mediante un
recuento físico y todos los conteos son hechos a la fecha del balance general o en
otra fecha dentro de un plazo razonable antes o después de la fecha del balance
general, comúnmente es necesario que el auditor independiente esté presente en
el momento del conteo y, mediante la adecuada observación, pruebas e
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indagaciones, se satisfaga respecto de la efectividad de los métodos empleados
para tomar el inventario y del grado de confianza que puede tener con respecto a
las representaciones del cliente sobre las cantidades y condición física de las
existencias cuando los registros de inventarios perpetuos son bien llevados y son
verificados periódicamente por el cliente por medio de comparaciones con los
conteos físicos, los procedimientos de observación de los inventarios por parte del
auditor, pueden ser efectuados durante el período bajo examen o después de la
fecha de cierre.
En la actualidad, algunas entidades han desarrollado controles de inventarios o
métodos de determinación de inventarios, incluyendo muestreo estadístico, los
cuales son altamente efectivos en la determinación de las cantidades enexistencia y suficientemente confiables como para hacer innecesario un recuento
físico anual de cada partida del inventario. En tales circunstancias, el auditor
independiente debe satisfacerse de que los métodos y procedimientos de los
clientes son suficientemente confiables para producir resultados sustancialmente
equivalentes a aquellos que se obtendrían mediante el recuento de todas las
partidas cada año. El auditor debe estar presente para observar tantos recuentos
como estime necesario y debe satisfacerse de la efectividad de los procedimientos
de recuento utilizados. Si el cliente aplica métodos de muestreo estadístico en la
toma de los inventarios.
El auditor debe satisfacerse de que el plan de muestreo es razonable y
estadísticamente válido, que ha sido apropiadamente aplicado, y que los
resultados son razonables en las circunstancias.
Cuando el auditor independiente no se ha satisfecho con respecto a las
existencias en posesión del cliente a través de los procedimientos descritos las
pruebas de los registros contables por sí mismas no serán suficientes para que él
pueda llegar a satisfacerse respecto de las cantidades de las existencias; será
siempre necesario que el auditor haga, u observe, algunos recuentos físicos de los
inventarios y aplique pruebas apropiadas sobre las transacciones realizadas en el
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período que media entre la fecha de recuento físico y el cierre del ejercicio. Esto
debería estar acompañado con la inspección de los registros de algunos recuentos
del cliente y los procedimientos relativos al inventario físico sobre los cuales se
basa el monto presentado en las existencias del balance general.
El auditor independiente puede ser requerido para auditar los estados financieros
que abarquen el período corriente y uno o más períodos anteriores para los cuales
el no ha observado o efectuado recuentos físicos de las existencias. El auditor
puede, sin embargo, ser capaz de llegar a satisfacerse respecto a tales
existencias de períodos anteriores a través de procedimientos apropiados, tales
como pruebas de las transacciones anteriores, revisión de los registros de conteos
anteriores y la aplicación de pruebas de margen bruto, siempre que haya podidosatisfacerse del inventario del período corriente.
7. INSTRUCCIONES PARA LA TOMA FISICA DE INVENTARIOS.
• La mercancía se contará de izquierda a derecha, de arriba hacía abajo y de
atrás hacía adelante.
• Se contará en presencia un "contador" y un "auditor" para cotejar que lo
contado sea lo correcto.
• Se dividirá la bodega (anaqueles) por número para mejor distribución y rápida
detección de errores.
• El contador y el auditor no contarán la mercancía del mismo lugar sino que uno
empezará en el primer anaquel y el auditor por el último.
• Se hará un listado de mercancía en el cual se tomarán los productos
encontrados en el anaquel de izquierda a derecha, de arriba hacía abajo y de
atrás hacia delante, esto para facilitar más el conteo.
• Se bajara la mercancía que se tenga duda en su conteo y se regresará a su
lugar una vez contada.
• Se abrirán todas las cajas para verificar que se encuentren las cantidades
correctas de producto dentro de ellas.
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• Si se encuentra un producto que no esté anotado en la lista se le dará un
número de secuencia intermedia dependiendo la ubicación del producto y se
anotará al final de la hoja.
• Los números de secuencia de la mercancía enlistada serán de 10 en 10 y por
anaquel, es decir en el anaquel 1 abra la secuencia 10, 20, 30, etc. Y hasta el
número que se necesite según la cantidad de mercancía que haya, y en el
anaquel 2 será lo mismo comenzando por el número 10 y continuando de 10
en 10.
• Al final del conteo se cotejarán las hojas de contador y auditor (listados) para
verificar que no haya errores, si hay habrá que verificarlos y corregirlos, una
vez que todo esté revisado y sin ninguna anomalía se procederá a ingresar el
conteo en el sistema.
• Imprimir lo capturado en sistema y revisar que no haya ningún faltante físico de
mercancía, en caso de haberlo se volverá a contar la mercancía con faltante y
se buscará en todos los lugares posibles que pueda estar antes de tomarla
como faltante real.
8. DOCUMENTACION EN PAPELES DE TRABAJO
Los siguientes formatos de control, pueden ser usados libremente para el control de
nuestro inventario. Dependiendo qué tantos aspectos queremos controlar, serán los
formatos que necesitemos.
9. EL MUESTREO EN AUDITORIA PARA INVENTARIOS
El muestreo estadístico en la auditoria es la aplicación de un procedimiento de
auditoria a una muestra de una población por revisar, en donde se estiman las
características y/o valores de esa población a partir del diseño, selección y
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evaluación de la muestra por métodos matemáticos basados en el cálculo de
probabilidades.
Cuando se obtiene una muestra por el método estadístico, es posible afirmar con
un determinado grado de confianza, que el resultado de la muestra no se aleja delas condiciones reales de la población (es decir, de las condiciones que pueden
determinarse mediante el examen completo de la población) más allá de cierto
límite especificado.
9.1. Etapas fundamentales
De la propia definición es posible concluir las aplicaciones del muestreo
estadístico, que involucran tres etapas fundamentales:
a) Diseño de la muestra: Consiste, básicamente, en la determinación del tamaño
apropiado de la muestra.
b) Selección de la muestra: Se refiere a la identificación de los elementos por
examinar.
c) Evaluación de la muestra: Es la formación de conclusiones acerca de la
información, basadas en el examen de los elementos muestreados.
9.2. Muestreo estadístico y no estadístico.
Al realizar las pruebas de auditoria el auditor puede utilizar el muestreo estadístico
o el no estadístico, o ambos. Los dos tipos de muestreo requieren del ejercicio de
un buen juicio en la planeación y ejecución del plan de muestreo y en la
evaluación de los resultados. Ambos tipos de muestreo en la auditoria están
sujetos a los riesgos de muestreo y no muestreo. La diferencia crítica entre los dos
tipos de muestreo es que las leyes de probabilidades son utilizadas para controlar
el riesgo de muestreo en el estadístico.
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La decisión de utilizar uno y otro tipo de muestreo se basa primordialmente en
consideraciones de costo/beneficio. El muestreo no estadístico será menos
costoso que el estadístico, pero los beneficios del muestreo estadístico pueden
resultar superiores a los obtenidos con el no estadístico, conforme se explica a
continuación.
En el muestreo no estadístico, el auditor determina el tamaño de la muestra y
evalúa los resultados de esta totalmente sobre las bases de criterio subjetivo y de
su propia experiencia. Por lo tanto erróneamente procederá a utilizar una muestra
muy grande en un área y una muestra muy pequeña en otra área. Hasta el grado
en que lo adecuado de la evidencia de auditoria se base en una muestra, elauditor a su vez, obtendrá más (o menos) evidencia de la que en realidad se
necesita para tener una base razonable para poder expresar una opinión. Sin
embargo, una muestra no estadística debidamente diseñada será tan efectiva
como una estadística.
En el muestreo estadístico, costos elevadísimos podrán ser requeridos para
entrenar a los auditores en el uso de la estadística y en el diseño e implantación
del plan de muestreo. No obstante, el muestro estadístico deberá beneficiar al
auditor en (1) diseñar una muestra eficiente, (2) medir el grado de seguridad que
se pueda tener de la evidencia obtenida y (3) evaluar los resultados de las
muestras. Lo que es más importante, el muestreo estadístico permite al auditor
cuantificar y controlar el riesgo de muestreo.
Utilizando el muestreo estadístico se incorporan los factores control interno,
importancia y riesgo de auditoria, entre otros, de manera más explícita, pero de
ningún modo se sustituye el juicio del auditor. El muestreo estadístico puede ser
considerado como una herramienta que ayuda a los auditores a formar juicios.
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Los procedimientos de muestreo no estadístico, aunque de uso amplio, se
considera con frecuencia que tienen varias desventajas. Por ejemplo, no
proporcionan al auditor:
•
Un estimado cuantitativo de la cantidad de riesgo tomado;• Un método objetivo de evaluar el efecto de los errores que se encuentran; o,
• Asegurar que las muestras están libres de prejuicios
La elección del muestreo estadístico o no estadístico no afecta directamente la
elección de los procedimientos de auditoria para aplicar a la muestra. Asimismo,
no afecta la calidad de la evidencia recabada alrededor de partidas muestreadas
individuales o la respuesta apropiada por el auditor a errores descubiertos en las
partidas muestreadas.
El muestreo estadístico permite proyectar los resultados de la muestra a todo el
universo, así como medir probabilísticamente las conclusiones a que se llegue, es
decir, permite hacer afirmaciones en términos de probabilidad acerca de la
exactitud de las estimaciones de la muestra. El éxito de las auditorias dependerá
en gran medida en que se siga un método científico para seleccionar los
elementos a auditar.
9.2.1. Condiciones para el uso del muestreo estadístico
Deben reunirse tres requisitos para garantizar que las conclusiones a que se
llegue con base en el muestreo estadístico sean válidas:
a) Masividad.- Es requisito propio del cálculo de probabilidades, puesto que las
leyes de la probabilidad no son aplicables a pequeños cúmulos de datos, ya
que las probabilidades se autolimitan.
b) Homogeneidad.- Para interpretar las características generales de la población
se van a emplear promedios de los resultados de la muestra, por lo que es
necesario que estos promedios sean representativos de la población; esto sólo
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se logrará si las características (atributos) o valores (variables) de la población
son homogéneas.
Cuando las poblaciones no sean homogéneas será necesario estratificar,
seccionando en partes homogéneas entre sí para ser probadas aisladamente.
c) Que la muestra sea seleccionada al azar (aleatoria).- Sólo así es posible
garantizar que todos los elementos que forman la población han tenido la misma
oportunidad de ser seleccionados.
10.CASOS PRACTICOS
a. Toma física de Inventarios y conciliación con los registros contables.
b. Toma física de Inventarios y que los datos no concilien con los registros
contables
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CONCLUSIONES
Por medio de la toma física el auditor se satisface respecto a la efectividad de los
métodos empleados por la compañía para el control de inventarnos y obtiene un
grado de confianza con respecto a las declaraciones del cliente sobre cantidades y
condiciones físicas de su mercadería como parte de examen de los estadosfinancieros
Es importante la toma física de los inventarios para establecer el costo de las
mercaderías vendidas durante el ejerció, comparando el inventarío final con el
inventario inicia, y las compras del periodo.
En la mayoría de las empresas, ya sean estas comerciales o industriales, cuando
hablamos de inventarios en los estados financieros, representa un parte muy
significativa, del total de los activos será entonces el sistema utilizado para
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asignar el costo, el elemento clave para presentarlos, ya que la elección adecuada
del mismo permitirá valuación correcta.
El Contador Publico y Auditor deberá ser capaz de poder analizar ciertos factores
en inventarios tales como una reducción drástica de los inventarios que trastorne
la producción de manera que deje de producirse y no haya mercaderías en venta
o Niveles tan altos de inventario que generen costos adicionales innecesarios tales
como almacenaje y riesgo por obsolescencia
RECOMENDACIONES
1. El auditor debe de contar con toda la información necesaria para poder
realizar una evaluación efectiva de los inventarios y de esta manera realizar un
mejor análisis a los estados financieros, específicamente en el rubro de
inventarios.
2. El Contador Público y Auditor debe de contar con los procedimientos y
políticas establecidos por la Administración de la compañía para verificar su
adecuado cumplimiento en la toma física a través de instructivos destinados
para el efecto.
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3. Debido a la importancia de la toma física de inventarios, estas deben
efectuarse más de una vez al año como mínimo a los artículos más
significativos en valores monetarios respecto a los Estados Financieros de la
compañía.